Innkalling til styremøte 13. juni- Møte 5

Transkript

1 Sakshandsamar: Ståle Berglund Vår dato: Vår ref. Tlf.: Dykkar dato: Dykkar ref.: Medlemene i styret for Høgskulen i Bergen Innkalling til styremøte 13. juni- Møte 5 Vi viser til møteplanen og tidligare utsendingar om styremøte og kallar med dette inn til møte i styret for Høgskulen i Bergen. På grunn av ønskje frå Riksrevisjonen om møte med høgskolestyret, og av omsyn til saksmengda, er dette siste møtet før ferien planlagt å vare til kl Møtetid: Torsdag 13. juni kl til kl Møtestad: Avdeling for helse- og sosialfag, studiested Nordnes, Haugeveien 28 rom 307 (i nybygget) : Styremøte : Lunsj : Styremøtet held fram. Dersom du ikkje kan møte ber vi om at du gir melding til styresekretariatet v/ståle Berglund på , e-post: stale.berglund@hib.no. Parkering er eit problem på Nordnes. Det er svært få parkeringsmuligheiter ved studiestaden. Alternativa er Nordnes Parkeringshus eller Klostergarasjen. Elles ber vi om at folk reiser kollektivt eller tar seg fram til fots/med sykkel. Med venleg helsing Sign. Ole-Gunnar Søgnen rektor Sign. Audun Rivedal høgskuledirektør Postadresse: Postboks 7030, N 5020 Bergen Tlf: post@hib.no Besøksadr. Nygårdsgt Bergen Bankgironr.: Fakturaadresse: Høgskolen i Bergen fakturamottak, Postboks 363 Alnabru, N-0614 Oslo

2 STYREMØTE: MØTE: 5/2013 SAKSLISTE: Sak 49/13 Godkjenning av innkalling og sakliste Sak 50/13 Møtebok frå møte 4/2013 Sak 51/13 Referatsaker, orienteringssaker, fullmaktssaker Sak 52/13 Styret møter Avdeling for Helse og sosialfag (ref. 13/378) Sak 53/13 Rekneskapsstatus pr. 1. tertial 2013 (Ref. 13/1755) Sak 54/13 Oppnemning av studentrepresentantar til Klagenemnda (ref. 13/32) Sak 55/13 Oppnemning av studentrepresentantar til Skikkethetsnemnda (ref. 13/564) Sak 56/13 Etablering av Master i idrett, kosthold og folkehelsearbeid (jnr. 11/5437) Sak 57/13 Sak 58/13 Sak 59/13 Barnehagelærerutdanningen organisering og status for studiet (ref. 12/4941) Etikk i forsking Reielegheitsutval for Høgskolen i Bergen Forslag til visuell kommunikasjonsplattform for Høgskolen i Bergen Sak 60/13 Forskrift om studiar og eksamen ved Høgskolen i Bergen (ref. 12/5917) Sak 61/13 Sak 62/13 Sak 63/13 Sak 64/13 Sak 65/13 Sak 66/13 Sak 67/13 Framtidig organisering av administrasjonen ved Høgskolen i Bergen Utlysing av åremålsstilling som dekan ved Avdeling for ingeniørutdanning (ref. 2013/2472). Oppnemning av medlemmar i sakkyndig komité for vurdering av søknad om opprykk til professor i fysikk og teknologi (Ref. 13/1361) (u.off.) Tilsetting utan utlysning i professorat ved Avdeling for ingeniørutdanning (Ref. 13/2363) (U.off) TIlsetjing utan utlysing som professor i maskinfag ved Avdeling for ingeniørutdanning (Ref. 2012/2754) (u.off) Forlenging av tilsetting som professor II i samfunnsfagdidaktikk ved Høgskolen i Bergen, Avdeling for lærerutdaning, samfunnsfagseksjonen (Ref. 12/2262) (u.off) Forlenga tilsetjing i stilling som professor II i helsefremjande arbeid ved Høgskolen i Bergen, Avdeling for lærerutdanning, seksjonane Idrett og Mat og hels. (Ref. 10/554) (u.off)

3 Sak 68/13 Oppnemning av sakkunnig utval for vurdering av søkjarar til utlyst stilling som professor i dramapedagogikk ved Avdeling for lærarutdanning (Ref. 2012/5774) (u.off) Sak 69/13 Revidert årsregnskap 2012 (ref. 11/6879) (ut.off. jf. RRL 18 (2)) Eventuelt Merk at Riksrevisjonen har bedt om å få møte styret ca en halv time for å presentere sine funn knyttet til regskap/innkjøp i 2012 og for å gå gjennom styrets ansvar ca kl Dei som ynskjer å stille spørsmål under eventuelt, og få svar i møtet, må melde frå til Ståle Berglund seinast kl dagen før styremøtet.

4 SAK 51/13 Referatsaker, orienteringssaker, fullmaktsaker Orientering ved rektor og ved høgskoledirektør Utsendte referatsaker og orienteringssaker: Rapport klagenemda brev frå riksrevisjonen (u.off) (også sendt ut tidligare) brev frå NOKUT- Vedtak om avslag på søknad om akkreditering av mastergradsstudium i jordmorfag (120) studiepoeng fra Høgskolen i Bergen Brev frå KD - Delårsrapportering 1.tertial Brev til KD - Beretning om forvaltning av statens eierinteresser i NCE Subsea AS (u.off) Brev frå KD - Oversendelse av protokoll - kompensasjon av verv - lønn til valgt rektor referat frå møte på verksemdsnivå Årsrapport lærerprofesjonalitet 2012 tillegg til tidligere styresak Avtale om nettverkssamarbeid for UH-nett Vest Fullmaktsaker: Referatsaker og orienteringssaker på bordet: Møte på verksemdsnivå: - Mandag 10. juni - Tirsdag 11. juni

5 SAK 52/2013 STYRET MØTER AVDELING FOR HELSE- OG SOSIALFAG (ref. 13/378) Dokument i saken Årsplan AHS (vedlegg 1) Saken gjelder Styret vil våren og høsten 2013 møte de tre avdelingene ved høgskolen samt Studentparlamentet ved HiB. Turen har denne gangen kommet til AHS. Vurdering Avdeling for helse- og sosialfag ved Høgskolen i Bergen er høgskolens nest største i antall studenter og har den største andelen ansatte ved HiB. Avdelingen tilbyr mastergrader, bachelorgrader og etter- og videreutdanninger, og har god søkning til sine utdanningstilbud. Avdelingen er også vertskap for to senter; Senter for kunnskapsbasert praksis og Senter for omsorgsforskning. Avdelingen er involvert i svært interessante prosjekter, og står sentralt i arbeidet med prosjektet «Teknologi i helse og omsorg» sammen med Avdeling for ingeniørutdanning. Høgskoledirektøren inviterer avdelingen til å gi en kort presentasjon av de utfordringer og mål som preger arbeidet ved avdelingen i tiden fremover, med særskilt fokus på følgende: Arbeidet med utvikling av doktorgradsområdet «Helsefag med kjerneområdet Kunnskapsbasert praksis». Status for arbeidet så langt og planlagt aktivitet frem mot søknadstidspunktet 1. november. Arbeidet med innpassing av videreutdanningene i masterutdanningene. Avdelingens arbeid med rekruttering av bachelorstudenter til masterstudiene. Status for arbeidet med oppfølging av st.mld. 13. Styret inviteres til å stille spørsmål til avdelingsledelsen og til studentrepresentantene fra avdelingen. Innstilling til vedtak Styret takker for møtet med Avdeling for helse- og sosialfag, og ber avdelingen følge opp de utfordringer som kom fram i dialog med styret. Audun Rivedal høgskoledirektør Ståle Berglund rådgiver

6

7 Årsplan 2013 for AHS. Mars Innleiing: Årsplan for Avdeling for helse- og sosialfag tar utgangspunkt i sektormåla og verksemdsmåla i Høgskolen i Bergen sin årsplan. Kort om avdelinga AHS har i overkant av 2000 studentar og omlag 200 tilsette. Avdelinga er lokalisert på tre studiestader. Den blir leia av en dekan og to prodekanar, ein for forsking og ein for utdanning. Avdelinga har tre institutt og ein felles administrasjon. Avdelinga har i tillegg ansvar for eitt av høgskolen sine fire senter; Senter for Kunnskapsbasert praksis. HiB fikk i 2008 status som Senter for omsorgsforsking for region vest. Ansvaret for senteret er tillagt AHS. Senteret er eitt av fire senter for omsorgsforsking i Norge. Avdelinga har i 2013 eit budsjett på om lag Kr. 145 mill. Det er ei auke på om lag Kr. 10 mill frå Budsjettauka er i hovudsak knytt til auke i studiepoengproduksjonen frå 2010 til 2011, auke i talet studentar i 2011 og 2012, samt mindreforbruk på om lag Kr.6,4 mill. i Avdelinga vil også i 2013 ha eit tydeleg fokus på ressursbruken og må avpasse aktiviteten etter budsjettet. Føljande område er viktige for avdelinga i 2013; 1. Oppfølginga av St.meld. 13 om velferdsutdanningane. Tre områder vil vere særleg i fokus i 2013; - Tverrprofesjonell samarbeidslæring - Samarbeid med praksisfeltet - Vidareutdanning som del av mastergrad - styrke forskinga rundt aktuelle vidareutdanningar 2. Kronstad/Møllendalsveien planlegging av flytting - Planlegging og deltaking i arbeidsgrupper aukar i takt og omfang 3. Universitetsstatus 1

8 PhD-søknad er under utvikling, samtidig må kompetansen og forskingsaktiviteten auke. - Vidareutvikle mastergradane Samtidig skal vi oppretthalde den ordinære verksemda og har som målsetting høg kvalitet i utdanning og FOU-verksemd, og ei tenleg administrativ verksemd. AHS har ein god del ekstern finansiert verksemd, særlig innan etter- og vidareutdanning. Denne dannar eit viktig grunnlag for vår kontakt med samfunnet rundt oss og bidrar til at vi blir/er fleksible og endringsdyktige. I den fasen vi no går inn i er det viktig at vi klarar å oppretthalde denne verksemda. Sektormål 1. Avdeling for helse- og sosialfag skal tilby utdanning av høg internasjonal kvalitet i samsvar med behova i samfunnet. Verksemdsmål 1.1 AHS skal tilby solide, forskingsbaserte og relevante utdanningar på høgt fagleg nivå, og utdanne høgt kvalifiserte, sjølvstendige, reflekterte og etisk bevisste yrkesutøvarar for ein nasjonal og internasjonal arbeidsmarknad. Tiltak: Rekruttere studentar frå bachelorstudiane til masterstudiane våre Munnleg info i kulla og info på It s learning, facebook, m.m. Stimulere studentar som skriv gode bacheloroppgåver til å starte på eit masterstudium. Vurdere vidareutdanningane i forhold til masterkrav Vurdere innpassing av vidareutdanningane i master Vurdere organiseringa av masterane Stimulere til internasjonale studentutvekslingsavtaler 2

9 Styrke samarbeidet med praksisfeltet for å sikre relevans og kvalitet i utdanningane. Vidareutvikle gode rammer for samarbeid med praksisfeltet både i primær og spesialisthelsetenesta. Delta i prosjekt med Helse Bergen og Bergen kommune for å styrke praksis som læringsarena Delta i samarbeidsprosjekt med UiB og praksisfeltet Styrke tilbodet om opplæring i informasjonskompetanse Tilby kurs om arbeidsformer som nytter e-læring for studentar som ikkje er fysisk i Bergen Stimulering til/idédugnad om bruk av streama førelesingar, pågåande forsking og studentaktive arbeidsformer Legge til rette for auka bruk av e-læring både i undervisinga og ved vurderingsformer Fortsette prosjektet med elektronisk innlevering av heimeeksamen Legge til rette for å bruke/sette seg inn i utstyret som skal være på Kronstad/Møllendalsveien Gi korte kurs i bruk av It s learning Gi administrasjonen opplæring i bruk av It s learning Arbeide for å etablere fleire pedagogiske prosjekt og vidareutvikle kurs i pedagogikk og fagdidaktikk Lyse ut prosjektmidlar der alle tre institutta og Senter for KBP ved avdelinga er involvert Implementere handlingsplan for internasjonalisering. Vurdere studentutveksling knytt til internasjonale prosjekt Definere tydelegare hovudsamarbeidspartnarar Vurdere om det skal vere meir samarbeid med hovudsamarbeidspartnar Stimulere til fleire studentutvekslingsavtaler på masterstudiane Systematisere erfaringane ved gjennomføring av MSc i samfunnsarbeid på engelsk slik at det kan danne grunnlag for å evaluere studiet i etterkant Kvalitetssikring av bachelor- og masteroppgåva Vurdere nivå og retningslinjer for bacheloroppgåva 3

10 Vidareføre fora for samarbeid mellom mastergradsstudiane i avdelinga Vidareføre arbeidet med implementering av kvalifikasjonsrammeverket og kvalitetssikring av læringsutbytet. Sjå nærare på samanhengen mellom læringsutbytte, arbeidsform og eksamensform på dei ulike utdanningane. Kvantitative styringsparameter Styringsparameter Gjennomføring på normert tid (KD) HiB AHS Delen uteksaminerte kandidatar tekne opp på doktorgradsprogram seks år tidlegare (KD) HiB Resultat ,1 94,1 0,8 (5 av 6) 91,1 94,5 0,5 (3 av 6) 91 (92) 95 (95) (0,7) (4 av 6) Resultatmål ,7 Talet på kvalifiserte førstevalssøkarar per studieplass (KD) HiB AHS Talet på nye studiepoeng per eigenfinansiert heiltidsekvivalent per år (KD) HiB AHS 2,21 2,15 (2,3) 2,1 (2,25) 3,6(3,5) 48,4 55,0 49,6 (50) 56,2(53) 50,8 (50) 55,7 (55) , Talet på studentar per undervisnings-, forskings- og formidlingsstilling (HiB) AHS 15,2 13,3 15,6(15) 13,2 (13,3) 15 (15) 12,2 (13,3) 14, Studiepoengproduksjon for høgskolen totalt (HiB) AHS Talet på utvekslingsstudentar totalt over 3 mnd (ut/innreisande) (HiB) AHS Talet på utvekslingsstudentar på masternivå (ut/innreisande) (HiB) Talet på framandspråklege mastergradar (HiB) AHS Studietilbod i samarbeid med andre institusjonar (fellesgradar) (HiB) AHS (5100) (1600) 247/76 227/73 104/ (5270) 1673(1620) 265 /60 (250/90) 133/41 (130/50) /90 140/50 2/0 0/0 1/0 5/

11 Verksemdsmål 1.2 AHS skal legge gode planer for flytting av undervisning og anna verksemd til Kronstad og i Møllendalsveien i 2013, med det mål at det ikkje skal gå utover kvaliteten i utdanningane. Kvalitetssikre undervisningstilbodet Kvalitetssikre simuleringsresultata for romfordelinga Vurdere resultata i forhold til undervisning og eksamen Vurdere undervisningstilbodet ut frå resultatet på simuleringsprosjektet. Sektormål 2. Avdeling for helse- og sosialfag skal i tråd med sin eigenart, utføre i forsking og faglig utviklingsarbeid av høg internasjonal kvalitet. Verksemdsmål 2.1 AHS skal auke aktiviteten og kvaliteten innanfor FOUverksemd, og medverke til å utvikle et kunnskapsbasert arbeidsliv. Tiltak: Sende søknad til NOKUT om akkreditering av minst eitt av PhD-studium - Arbeide systematisk med utviklinga av PhD i helsefag med KBP som kjerneområde med mål om å kunne ferdigstille søknaden i Arbeide for en tett kopling mellom utdanning- og forskingssamarbeid på bachelor-, mastergrad, og PhD-nivå. - Styrke forskinga rundt mastergradane og vidareutdanningane. - Legge til rette for pågåande forsking i kjerneområda til vidareutdanningane som skal bli en del av en mastergrad Rekruttere professorar inn mot PhD-programma. - Rekruttere minst ein professor i 100 % og minst ein fagleg tilsett skal kvalifisere seg til professor. - Tilsette fem professor II innan området vi skal søke PhD. Auke i eksterne forskingsmidlar til utvikling av PhD-utdanningane saman med samfunns- og næringsliv 5 - Auke talet på eksterne forskingssøknader - Samarbeide med forskingsseksjonen om kurs og rettleiing på eksterne forskingssøknader

12 Vedta område for utvikling av eit fjerde ph.d.-studium. - Delta i diskusjonen om utvikling av eit fjerde doktorgradsområde. Prioritere tildeling av FOU-tid inn mot strategiske satsingsområde med krav til dokumentasjon, publisering og formidling. - Vidareføre ordning med rapportering og søknader om FoU. - Legge til rette for at vitskapeleg tilsette kan ta ut FoU-tid i samla periodar for å sikre framdrift og kvalitet på forsking og publisering. - Auke talet på timar avsett til FoU-tid studieåret Følgje opp forsking knytt til TPS prosjekt Etablere eit tilbod i forskingsstøtte for stipendiatar. - Sørgje for at alle stipendiatane ved AHS deltar i forskingsmiljøet og har ein tilfredsstillande progresjon. Etablere seminarserie for opplæring og erfaringsutveksling i vitskapleg publisering - Faglig tilsette skal delta i opplæring og erfaringsutveksling i vitskapleg publisering - Stimulere til publisering av artiklar knytt til dei internasjonale prosjekta våre. - Implementere det vedtekne internkontrollsystemet for helseforskingslova og personopplysningslova for å sikre høg etisk kvalitet i FoU-arbeidet. - Delta aktivt i implementeringsarbeidet. - - Styringsparameter Vitskapleg publisering, målt i publikasjonspoeng (HiB) Resultat ,4 113 Klart 3. april! (115) Resultatmål Tal på vitskaplege publikasjonar HiB AHS Klart 3. april! (200) (75) Midlar frå Noregs forskingsråd (HiB) (12.000)

13 Sektormål 3. Avdeling for helse- og sosialfag skal være tydelege samfunnsaktørar og bidra til formidling, internasjonal, nasjonal og regional utvikling, innovasjon og verdiskaping. Verksemdsmål 3.1. AHS skal være ein sentral samarbeidspartnar og aktør i det regionale samfunns- og næringslivet. Avdelinga skal delta i samarbeidsprosjekt, kunnskapsutvikling og kompetanseutbygging som kan gje menneske betre livsvilkår, regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Tiltak: Samarbeid med samfunns og næringsliv. - Bidra med kompetanse- og fagutvikling i kommunesektoren ifm samhandlingsreforma, NAV-reforma og styrking av barnevernet. - Vidareføre samarbeid med praksisfelt gjennom samarbeidsmidla. - Styrke samarbeidet med praksisfeltet når det gjeld innhald i studietilboda, gjennom mellom anna å invitere representantar frå praksisfeltet ifm kvalitetssikring av fagplanar mm. - Arrangere årlege nettverkskonferansar innan våre faglege profilområde. Intensivere arbeidet med å etablere bilaterale internasjonale samarbeidsavtalar om forsking innan doktorgradsområda - Vidareutvikle internasjonalt forskingssamarbeid ved å stimulere både stipendiatar og vitskapelege tilsette til å ta opphald i internasjonale forskingsmiljø. Etablere eit regionalt senter for omsorgsteknologi i samarbeid med samarbeidspartnarane - AHS skal bidra i senterutviklinga innan omsorgsteknologi 7

14 Verksemdsmål 3.2. Senter for kunnskapsbasert praksis og senter for omsorgsforskning vest skal ha høg relevans for regionen og være nasjonal og internasjonalt konkurransedyktige innan sine fagfelt. Tiltak: - Sentra skal ha ein sentral plass i FOU-utviklinga i avdelinga - Sjå eigne planer frå senter for KBP og SOF vest. Sektormål 4. Avdeling for helse- og sosialfag skal ha en effektiv forvaltning av verksemda, kompetansen og ressursane i samsvar med samfunnsrolla si. Verksemdsmål 4.1. AHS skal ha et arbeids- og læringsmiljø som er ope, stimulerande, trygt og utfordrande. Tiltak: Ferdigstille og sette i verk HMS strategi- og handlingsplan for med særleg fokus på psykososialt arbeidsmiljø, miljøleiing, omstilling og særleg risikofylt arbeidsmiljø. Det vil særleg vere viktig å ha fokus på HMS i samband med flytting til nye lokale. - Utvikle gode informasjonsrutinar i avdelinga, særlig med tanke på Kronstad/Møllendalsveien - Ha ein god og forutsigbar møteplan - Legge til rette for en oversikteleg arbeids- og studiesituasjon - Legge til rette for at tilsette og studentar kan delta i råd og utval. - Følgje opp vedtak i råd og utval. 8

15 Verksemdsmål 4.2. AHS skal bidra til å utvikle ein heilskapleg organisasjon, der samlokalisering skal styrkje fagleg samarbeid på tvers av utdanningane. Tiltak: - AHS deltar aktivt i prosessane med organiseringa av HiB fram mot Kronstad og Møllendalsveien. - AHS vidarefører ordninga med nokre delte administrative stillingar med SA Verksemdsmål 4.3. AHS skal bidra til å leggje til rette for gode kunnskapslokale med høg kvalitet. Tiltak: - Følgje opp prosessane knytt til Kronstad og Møllendalsveien uklart kva rolle avdelingsnivået har her. Verksemdsmål 4.4. AHS skal ha høg kompetanse blant dei tilsette, og med tanke på å oppnå universitetsstatus. Tiltak: Utarbeide plan for rekruttering av vitskapleg personale i tråd med vedtekne strategiar og rammeverk for studieporteføljen. - Delta i arbeidet frå avdelingsnivå - Rekruttere fagleg tilsette med både akademisk og klinisk kompetanse avdelinga står framfor ei stor utskifting av fagleg tilsette dei næraste åra pga alder. - Utarbeide rekrutterings- og kompetanseplanar for teknisk og administrativt personale. - Delta i arbeidet frå avdelingsnivå - Rekruttere administrativt tilsette med høg kompetanse. 9

16 Sak 53/2013 REGNSKAPSSTATUS PER 1. TERTIAL 2013 (Ref 2013/1755) Dokumenter i saken 1. St.prp. nr. 1 ( ) 2. Orientering om forslag til statsbudsjettet for 2013 fra KD 3. Statsbudsjett 2013 tildelingsbrev Høgskolen i Bergen 4. Regnskap for 2012 og delårsrapportering i 2013 brev fra KD Delårsrapportering 1. tertial 2013 brev fra KD (vedlegg 1) 6. Styresak 100/2012 Budsjett 2013 foreløpig fordeling 7. Styresak 04/2013 Endelig budsjettfordeling Styresak 27/2013 Rapport og planer Styresak 16/2013 Godkjenning av avlagt årsregnskap for Ledelseskommentaren til regnskapet per 1. tertial 2013 (vedlegg 2) 11. Regnskapet per 1. tertial 2013 med noter (vedlegg 3) 12. Orientering om intern regnskapsstatus per april (vedlegg 4) Saken gjelder I denne saken vil regnskapet per 1. tertial 2013 bli presentert og kommentert. Tertialregnskapet ble sendt til Kunnskapsdepartementet (KD) (registrert i DBH) innen fristen Det vises ellers til vedleggene i saken. Vurdering Ekstern regnskapet per 1. tertial 2013 (jf. vedlegg 2 og 3) Høgskolen fikk for 2011 tildelt 85 mill. kr. i utstyrsbevilgning til høgskolens nybygg, 175,27 mill. kr. i 2012 og 87,805 mill. kr i Disse midlene fører til at regnskapstallene ukorrigert ikke blir sammenlignbare. Per hadde høgskolen inntektsført om lag 289,316 mill. kr. av disse midlene, men kun forbrukt om lag 43 mill. kr, noe som fører til en uforholdsmessig høy avsetning i regnskapet sammenlignet med tidligere år. Høgskolen hadde per et positivt driftsresultat på om lag 21,87 mill. kr, jf. vedlegg 2 og tabell 1, mens resultatet for samme periode i 2012 var et resultat på om lag 49,17 mill. kr. Korrigert for årets tildeling og forbruk av utstyrsbevilgningen er resultatet for perioden om lag 6,02 mill. kr. Dette betyr at mindreforbruket i forhold til bevilgning, fratrukket utstyrsbevilgningen, har økt fra 1,38 % til 2,05 %. Inntektssiden har i perioden økt noe mer enn kostnadssiden, med hhv. 9,54 % og 8,96 %, når en sammenligner med samme periode i 2012 og korrigerer for utstyrsbevilgningen. Lønn og sosiale kostnader utgjør per 1. tertial 66,92 % av de samlede kostnader, noe som er en økning på 2,13 % ift. årsregnskapet 2012, men en reduksjon på 0,96 % ift. 1. tertial Periodens resultat, som her er overskuddet av oppdragsvirksomheten, er på 0,012 mill. kr, som er en resultatnedgang på om lag 0,433 mill. kr, sammenliknet med Denne reduksjonen skyldes i

17 hovedsak at man i 2013 ikke har avsluttet like mange prosjekter i første tertial som i samme periode i Tabell 1: Sammenlikning av resultatregnskapet 1. tertial 2012 og 2013 (alle tall i tusen kr) Driftsinntekter Inntekt fra bevilgninger Tilskudd og overføringer fra andre Salgs- og leieinntekter Andre driftsinntekter Sum driftsinntekter Driftskostnader Lønn og sosiale kostnader Andre driftskostnader Avskrivninger Sum driftskostnader Ordinært driftsresultat Finansinntekter og finanskostnader Finansinntekter Finanskostnader Sum finansinntekter og finanskostnader Resultat av ordinære aktiviteter Avregninger Avregning statlig og bidragsfinansiert aktivitet Sum avregninger Periodens resultat Høgskolen har som mål å øke avsetningene, bl.a. fordi høgskolen skal kunne legge til grunn et flerårig planleggingsperspektiv. Avsatt andel av tilskudd til statlig finansiert virksomhet var per om lag 325,133 mill. kr, ref. tabell 2. Ser man bort fra avsetningen knyttet til utstyrsbevilgningen (246,312 mill. kr) var avsatt andel på om lag 78,8 mill. kr. Dette er en økning på 6,06 mill. kr. sammenliknet med , noe som er en økning på om lag 8,34 %. Det forventes at det samlede avsetningsnivået vil bli redusert i 2. og 3. tertial, ref. brukerinvesteringene til nybygget. Avsetningen per første tertial inkluderer også en positiv saldo knyttet til metningsdykkerutdanningsprosjektet, på om lag 7,1 mill. kr.

18 Tabell 2: Avsatt andel av tilskudd til statlig og bidragsfinansiert virksomhet (alle tall i tusen kr) Ref. vedlegg 3 og note 15. Avsetning pr Avsetning pr Endring i perioden Sum Kunnskapsdepartementet Sum Norges forskningsråd Sum andre bidragsytere Sum avsatt andel av tilskudd til statlig og bidragsfinansiert aktivitet Den eksterne omsetningen (her: all inntekt unntatt bevilgninger fra KD) er på om lag 20,9 mill. kr, som er en økning på om lag 2,87 mill. kr. sammenliknet med 1. tertial Det er spesielt NFRbevilgninger og tilskudd fra annen statlig forvaltning som øker. Tabell 3: Ekstern omsetning (eks. bevilgninger fra KD) ref. vedlegg 3 og note 1 1. tertial tertial 2013 (alle tall i tusen kr) Tilskudd og overføringer fra andre statlige forvaltning NFR Gaver Tilskudd til annen bidragsfinansiert aktivitet Oppdragsaktivitet Andre driftsinntekter Den oppdragsfinansierte virksomheten hadde en omsetning på om lag 2,85 mill. kr, som utgjør 1 % av de samlede driftsinntekter justert for utstyrsbevilgningen. Omsetningen er redusert med om lag 35,8 % sammenliknet med 1. tertial Nedgangen skyldes i all hovedsak nye regler for klassifisering av prosjekter, slik at flere prosjekter defineres nå som bidragsfinansiert virksomhet. Avsluttede oppdragsprosjekter gav et resultat på 0,012 mill. kr. Det er svært få prosjekter som er avsluttet per 1. tertial. De fleste prosjekter avsluttes ikke før i 2. og 3. tertial. Høgskolens økonomiske utvikling vurderes fortsatt som positiv, og de fleste nøkkeltall bekrefter dette, ref, tabell 4. Gjennomførte tiltak for å sikre en bedre balanse mellom budsjettrammer og aktivitetsnivå synes å ha hatt god effekt. Tabell 4: Sammenlikning av nøkkeltall 1. tertial 2012 og 2013 (alle tall i tusen kr) NØKKELTALL 1. tertial tertial 2013 Statstilskudd Avregninger (- = reduksjon i avsetningene) Avsetninger Avsetning i % av statstilskudd 57,43 % 111,00 % Driftsresultat

19 Driftsresultat i % av statlig tilskudd 16,34 % 7,46 % Arbeidskapital (omløpsmidler-kortsiktig gjeld) Arbeidskapital i % av driftsinntekter 61,72 % 113,52 % Likviditetsgrad (omløpsmidler/kortsiktig gjeld) 2,57 3,5 Lønn i % av totale driftskostnader 64,65 % 64,45 % Opptjent virksomhetskapital Beholdning Norges Bank (Tallene er her inkludert utstyrsbevilgningen og utgiftene knyttet til denne) Det vises ellers til vedlegg 2 og 3 for ytterligere detaljer til regnskapet per 1. tertial. Vedlegg 4 gir en kort orientering om regnskapet per budsjettenhet i perioden. Innstilling til vedtak 1. Styret tar redegjørelsen om regnskapsstatus per 1. tertial 2013 til etterretning. Audun Rivedal Høgskoledirektør Jan Ove Henriksen økonomidirektør

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52 SAK 53/2013 Vedlegg 4 ORIENTERING OM ØKONOMISTATUS PER Internregnskapet per 1. tertial 2013 Høgskolen hadde per et regnskapsmessig mindreforbruk på om lag 6,2 mill. kr, som er om lag 2,4 % av det periodiserte budsjettet. Det tilsvarende resultatet på samme tidspunkt i 2012 var et mindreforbruk på om lag 13,6 mill. kr. Korrigert for kjente regnskapsmessige ukorrektheter /periodiseringsfeil var overskuddet på om lag 0,5 mill. kr. Nedenstående tabell viser totale driftsinntekter og -utgifter (eks. eksternt finansiert virksomhet) per fordelt på hver driftsenhet. Utstyrsbevilgningene er ikke inkludert i oppstillingene under. Tabell 1: Internregnskap per avdeling (Alle tall i 1000) Kontokl. 3 Driftsinntekter Kontokl. 1 Invest. og vedlikehold Kontokl. 5-9 Samlet regnskap Budsjett Avvik Korrigert avvik Prognose AL AI AHS SA MS DU MD HiB- Felles SUM Avvikstallene per 1. tertial inkluderer ikke høgskolens sentrale reserver/avsetninger. Ufordelte midler (54,89 mill. kr.), strategisk reserve (5 mill. kr) og akkumulert egenkapital (23 mill. kr.), totalt 82,88 mill. kr. er ikke inkludert i mindreforbruket. Reservene er i sin helhet budsjettert i periode Midlene er tatt med i prognosen for avvik per , ref. tabell 1. Mindreforbruket består i stor grad av ubrukte fellesmidler, men det er forventet at dette kun er budsjettmessige periodiseringsavvik og at utgiftene blir tilsvarende høyere i senere perioder. Samtlige budsjettenheter, med unntak av SA og Dykkerutdanningen, har et mindreforbruk i perioden. Økningen i lønnsutgifter var på om lag 11,1 % fra april 2012 til april 2013, mens endringen i nettoforbruk var 9,3 %. Økningen i budsjett for den samme perioden var 12 %. Ordinære driftsinntekter var 8,8 % høyere enn i samme periode i Samlede lønnsutgifter utgjør om lag 70 % av de totale driftsutgiftene, mot 64,4 % for samme periode i Økningen skyldes blant annet at antall årsverk i samme periode er økt med 34.

53 Nedenfor følger noen kommentarer til den økonomiske situasjonen per fra budsjettenhetene. Avdeling for helse- og sosialfag Regnskapsrapporten viser et mindreforbruk på 1,5 mill. kr. Av fjorårets mindreforbruk var om lag 2 mill. kr knyttet til øremerkede midler, og korrigert for ubenyttede øremerkede midler er avdelingens regnskap og budsjett tilnærmet i balanse. Avdelingen har en plan for bruken av investeringsmidlene, og har allerede iverksatt noen innkjøp. Avdelingen har til hensikt å benytte høgskolens tildeling av strategiske midler til IKT-investeringer og investeringer til vitenskapelig utstyr og inventar i Avdelingens prognose per er at budsjettet skal holdes. Avdeling for ingeniørutdanning Avdelingen har et regnskapsmessig mindreforbruk på om lag 0,84 mill. kr. Avdelingen har totalt for 2013 budsjettert med om lag 2,9 mill. kr. mer enn bevilget, grunnet uvisshet i behandling av det videreførte underskuddet fra 2012 på dykkerutdanningen. Det er besluttet at avdelingen og Dykkerutdanningen skal dekke 50 % hver av underskuddet. Korrigert for dette har avdelingen et mindreforbruk per april på om lag 0,34 mill. kr. På grunn av sykdom har avdelingen ikke fått utarbeidet en tilbakemelding vedrørende den økonomiske situasjonen. Regnskapet for Dykkerutdanningen (DU) viser et merforbruk på om lag 0,24 mill. kr. Dykkerutdanningen har to vakanser som ikke vil bli besatt før til høsten, noe som medfører reduserte utgifter de neste månedene. Utstyrssituasjonen ved Dykkerutdanningen er fortsatt prekær, mye avhenger av beslutninger rundt metningsdykkerprosjektet. Det er leid en dykkebil/post på kontrakt som går ut i juli, men har tilsagn om forlengelse av denne kontrakten slik at man er i stand til å gjennomføre dykkeprogrammene i høst. Da budsjettet til dykkerutdanningen vil bli redusert med om lag 1,45 mill kr medfører dette at det korrigerte resultatet pr april er et merforbruk på om lag 0,74 mill. kr. Det er også sannsynlig at avdelingen ikke vil klare å spare inn dette budsjettkuttet i Men utdanningen forventer budsjettbalanse per Avdeling for lærerutdanning Avdelingen har et regnskapsmessig mindreforbruk på om lag 0,3 mill. kr. Dette er, i hovedsak, på grunn av periodiseringsfeil i forhold til budsjett og regnskap, men det totale korrigerte avviket per er på om lag 0,1 mill. kr. Årets budsjettramme er påvirket av en forventet reduksjon i inntekter fra ompostert lønn fra EVO i forhold til fjoråret på om lag 20 %. Det holdes en meget stram budsjettstyring ved avdelingen, med bakgrunn i blant annet forventning om høye praksiskostnader.

54 Samlet sett påvirker nevnte forhold avdelingens økonomiske handlingsrom, og driften er fortsatt preget av knappe ressurser og begrensede muligheter for økt satsing. Sentraladministrasjonen Regnskapet for Sentraladministrasjonen (SA) viser et merforbruk på om lag 0,1 mill. kr, da er tallene for bibliotek, Mediesenteret og strategiske midler/fellestiltak holdt utenfor. Dette skyldes i stor grad høyere kostnader enn budsjettert på andre driftskostnader, som for eksempel porto og stillingsutlysninger. Merforbruket for SA jf. tabellen 1 skyldes merforbruket knyttet til biblioteket. Bibliotekets (BIB) regnskap viser et merforbruk per april på om lag 2,3 mill. kr. Merforbruket skyldes i hovedsak merforbruk på tidsskrifter (0,4 mill. kr.), e-bøker (0,49 mill. kr) og database/søketjenester (1,4 mill. kr). Det forventes at merforbruket reduseres og at budsjettbalanse oppnås per Mediesenterets (MS) samlede påløpte kostnader var på om lag 1,76 mill. kr, noe som gir et mindreforbruk på om lag 0,37 mill. kr. Mindreforbruket skyldes hovedsakelig periodiseringsavvik, man har hatt et lavere investeringsnivå og mindre forbruk av tid/lønnsressurser på strategiske tiltak, timekvoteprosjekter og andre interne prosjekter enn budsjettert hittil i år. Det forventes at mindreforbruket gradvis vil utjevne seg ved proporsjonalt økt forbruk på investeringer og interne prosjekter siste halvår. Målet for 2013 er å generere en samlet fortjeneste på minimum 10 prosent av Mediesenterets oppdragsvirksomhet (dvs. om lag 0,37 mill. kr). Basert på inngåtte oppdrag anses det som mulig, men for å ta høyde for den iboende uforutsigbarheten og risikoen som knytter seg til et stort antall eksternt finansierte prosjekter, legges en prognose som tilsier balanse/nullresultat til grunn for Den eksternt finansierte virksomheten Høgskolen hadde en omsetning innen bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet per april på om lag 18,3 mill. kr, noe som er en økning på om lag 2,68 mill. kr i forhold til samme periode i Omsetning per enhet og totalt: Per april 2013 Per april 2012 AL AI AHS MS SA Totalt Tabellene under viser utviklingen i resultat/overskudd per enhet og totalt. Resultatet er lavere enn på samme tid i fjor. Men her må det bemerkes at det er regnskapsmessig avsluttet betydelig færre prosjekter enn på samme tid i fjor. Prosjekter blir hovedsakelig avsluttet i tredje tertial. Utvikling resultat/overskudd per enhet og totalt Pr Pr AL

55 AI 0 0 AHS MS 0 0 SA Totalt Saksforbereder: Kristine Tangen

56 SAK 54/12 Oppnevning av studentrepresentanter til klagenemnda (13/32) Dokumenter 1. Korrespondanse med Studentparlamentet 2. Lov om universiteter og høyskoler Saken gjelder I følge lov om universiteter og høyskoler kap 5 skal høgskolen ha en klagenemnd. Klagenemnda skal ha to studentrepresentanter med personlige varamenn som oppnevnes for ett år om gangen. Representantene må ikke samtidig være medlem av høgskolens styre. Representantene oppnevnes for ett år om gangen. Studentparlamentet foreslår følgende medlemmer: Rosmari Valdersnes, avdeling for ingeniørutdanning og Andreas N. Person, Avdeling for ingeniørutdanning. Studentparlamentet vil oppnevne vararepresentanter innen høsten Innstilling til vedtak Styret oppnevner Rosmari Valdersnes, avdeling for ingeniørutdanning og Andreas N. Person, Avdeling for ingeniørutdanning som medlemmer i klagenemnda for perioden august 2013 august Audun Rivedal høgskoledirektør Elin Kvaale fung. utdanningsdirektør

57 SAK 55/13 Oppnevning av studentrepresentanter til skikkethetsnemnda (13/564) Dokumenter 1. Brev til Studentparlamentet Brev fra Studentparlamentet Forskrift om Skikkethetsvurdering Saken gjelder I følge forskrift om skikkethetsvurdering skal høgskole ha en skikkethetsnemnd (FOR nr 859). To av medlemmene skal representere studentene og disse oppnevnes for ett år om gangen. Skikkethetsvurderingen omhandler utdanninger innen helse- og sosialfag og lærerutdanninger, og de to studentene skal være fra henholdsvis helse- og sosialfagutdanning og fra lærerutdanning. Studentparlamentet foreslår følgende medlemmer: Marie Furulund, Avdeling for lærerutdanning og Marianne Rødseth Espelid, Avdeling for helse- og sosialfag. Det skal ikke oppnevnes vararepresentanter. Høgskoledirektøren konstaterer at studentenes forslag er i samsvar med gjeldende forskrift og fremmer følgende Forslag til vedtak: Styret oppnevner følgende studentrepresentanter til Skikkethetsnemnda for perioden august 2013 august 2014: Marie Furulund, Avdeling for lærerutdanning og Marianne Rødseth Espelid, Avdeling for helse- og sosialfag. Audun Rivedal høgskoledirektør Elin Kvaale

58 fung. utdanningsdirektør

59 SAK 56/13 Etablering av Master i idrett, kosthold og folkehelsearbeid (jnr. 11/5437) Dokumenter 1. Søknad fra avdeling for lærerutdanning mottatt vedlegg 2. Lov om universiteter og høgskoler 3. NOKUT Studietilsynsforskriften 4. Høgskolen i Bergen Bergen kommune Bergen kommune Hordaland fylkesting 13. og 14. desember Sak 88/12 Mastergradsstudier ved HiB 9. Sak 89/12 Universitetsstatus og framtidig studieportefølje 10. Strategisk plan 11. Brev fra idrettskretsen av Saken gjelder Avdeling for lærerutdanning søker om å få etablere mastergradsstudium i Idrett, kosthold og folkehelsearbeid (vedlegg). Avdelingen viser til styrets vedtak angående høgskolens strategi for nye studier på 2. syklus. Arbeidsgruppen har utarbeidet et forslag til studieplan som ivaretar et bredt opptaksgrunnlag til studiet og der det inngår valgfrie fordypningsenheter. Eksterne samarbeidspartnere som Bergen Kommune Idrettskrets, Olympiatoppen og Hordaland Fylkeskommune har gitt viktige innspill til utviklingen av studieplanen. Søknaden planlegges sendt til NOKUT innen fristen som er 1. sept Opptaksgrunnlaget Høgskolen har utviklet to bachelorgradsstudier som kvalifiserer for opptak: Faglærerutdanning i idrett som hadde første opptak i 2007 og Folkehelsearbeid med første opptak i Faglærer i idrett er opprettet etter uttalt behov fra og i samarbeid med Hordaland fylkeskommune, Bergen kommune og Olympiatoppen Vest-Norge. Målet for utvikling av studiet har hele tiden vært å opprette et mastergradsstudium. Foruten disse to bachelorgradsstudiene kvalifiserer studenter etter 3 år på grunnskolelærerutdanningen som har idrett 60 sp eller mat og helse 60 sp for opptak. Også søkere med fri bachelorgrad kan kvalifisere for opptak dersom de har idrett 80 sp eller mat og helse 80 sp (jf. departementets forskrift om mastergradsstudier). Fagmiljøet For å få akkreditert mastergradsstudium må høgskolens fagmiljø fylle visse krav. Høgskolen fyller kravene med hensyn til førstekompetanse og professorkompetanse innen folkehelsearbeid, og har også lyst ut stilling som professor i idrett. Denne stillingen vil de første årene bli finansiert i et spleiselag mellom Hordaland fylkeskommune, Bergen 1

60 kommune og høgskolen (korrespondanse 7/2-11, 7/3-1, 19/9-11 og Hordaland fylkesting 13. og 14.desember 2011). Høgskolen vil overta de økonomiske forpliktelsene fullt ut fra Studieplan 1. semester Emne 1 fellesemne Vitenskapsteori 15 sp 2. semester Emne 3 Fellesemne Forskningsmetode 15 sp Emne 2 Fellesemne Folkehelsearbeid, idrett og kosthold 15 sp Emne 4 a valgemne Idrett og prestasjonsutvikling 15 sp Emne 4 b valgemne Mat og helse 15 sp 3. semester Masteroppgaven 60 sp Masteroppgaven 60 sp 4. semester Masteroppgaven Masteroppgaven Vurdering Studiet faller inn under høgskolens Strategiske plan om å utvikle mastergradsstudier som bygger på høgskolens bachelorgradsstudier. Det er god søkning og god gjennomstrømning på de studiene som kvalifiserer for opptak. Studiet faller inn under prinsippene som styret vedtok i sak 89/12. Studietilbudet vil ha sin forankring i et miljø som er tilfredsstillende robust og stabilt (AL). Kandidatene vil være etterspurt i samfunnet jf. engasjementet til Bergen kommune, Hordaland fylkeskommune og Olympiatoppen Vest Norge. Videre faller det inn under høgskolens faglige profil og det bygger på flere av høgskolens egne bachelorgradsstudier. Det har en overbyggende studiestruktur med alternative fordypningsenheter. Både Folkehelsearbeid og Idrett har allerede internasjonale utvekslingsavtaler som kan videreutvikles. Høgskoledirektøren viser til at høgskolen i mange år har arbeidet strategisk for å få etablert mastergradsstudium innen idrett og folkehelsearbeid. Studiet vil kunne kvalifisere for opptak til doktorgradsstudier både på Norges Idrettshøgskole og Universitetet i Bergen. Studiet vil også måtte utvikles og innpasses i høgskolens egne doktorgradsutdanninger som er under oppbygging. Fagmiljøet er tilfredstillende robust og finansiering av oppstarten er ordnet, foreløpig innen en ramme på tre år. I løpet av arbeidet med saken har høgskolen mottatt brev fra idrettskretsen med bl.a fokus på navn, profilering og rekruttering til studiet. Høgskoledirektøren ser positivt på at brukersiden involverer seg og tar på alvor ansvaret for å sikre et godt faglig grunnlag ved opptak til masterstudiet og som kvalifiserer best mulig til fordypningene. Angående navnet på graden så speiler det at her er flere faglige basis-studier både spesifikke bachelor-grader, men også relevante emner fra lærerutdanningen. Selve masterstudiet inneholder både fellesemner og to alternative fordypninger. Høgskoledirektøren vil gi honnør til avdelingen og de involverte 2

61 fagmiljøene som i løpet av relativt kort tid, med utgangspunkt i styrets vedtak om organisering av studietilbudene på nivå to, har utviklet et studietilbud ut fra disse premissene. Det lover godt for et verdifullt tverrfaglig samarbeid også i fortsettelsen. På denne bakgrunn anbefaler høgskoledirektøren at studiet etableres og at søknad om akkreditering sendes til NOKUT innen Innstilling til vedtak: Styret godkjenner at studiet Master i idrett, kosthold og folkehelsearbeid etableres og at søknad om akkreditering sendes til NOKUT. Audun Rivedal høgskoledirektør Margareth Haagensen utdanningsdirektør 3

62 Avdeling for lærerutdanning Orientering om arbeid med ny master i idrett, kosthold og folkehelsearbeid. Bakgrunn Avdeling for lærerutdanning har over en periode arbeidet med å etablere et nytt masterstudie innen områdene idrett og folkehelse. Arbeidet ble initiert ved at Høgskolen søkte støtte Bergen Kommune og Hordaland Idrettskrets til et professorat innen idrett, som et ledd prosessen med å få på plass tilstrekkelig faglig kompetanse innen hele fagområdet som mastergraden skal dekke. Avdelingen har nedsatt en arbeidsgruppe med representanter fra seksjonene mat og helse og idrett, og har vært ledet av programansvarlig Gunnar Karlsen frem til februar 2013 og deretter av prodekan og programansvarlig for masterstudier Nina Grieg Viig. Sak om etablering av dette masterstudiet var til behandling i styret i desember 2012, men ble da utsatt som følge av diskusjon rundt særlig studiets navn og idrettsdelen av studiet. I etterkant av dette møtet (jan. 2013) har ledelsen ved AL (ved dekan og programansvarlig Gunnar Karlsen) og rektor hatt møte med representanter for idretten i Hordaland, som støtter studiet. I dette møtet ble det avgjort at studiets navn skal være Master i idrett, kosthold og folkehelsearbeid, og dette navnevalget har støtte hos HiBs samarbeidspartnere innenfor idretten i Hordaland. Det ble videre lagt en felles plan for videre dialog og møtevirksomhet frem mot endelig innlevering av søknaden. I møtet ble også professorstillingen diskutert og det ble gitt tilslutning til at søkere som vurderes som særlig godt kvalifiserte for stillingen kan tilsettes som førsteamanuensis dersom det ikke melder seg aktuelle søkere med professorkompetanse. Arbeidsgruppen som har utarbeidet forslag til søknad og studieplan har tatt utgangspunkt i vedtak i styremøte sak 89/12 om Høgskolens strategi for nye studier på 2.syklus, der det blant annet at «Styret tilrår at som hovedprinsipp skal flere bachelorgradsstudier kunne kvalifisere for opptak til ett mastergradsstudium at høgskolens mastergradsstudier og doktorgradsstudier skal bygge på eksisterende bachelorgradsstudier at høgskolen skal prioritere overbyggende mastergradsstudier med flere fordypninger der det er mulig og faglig forsvarlig at flere mastergradsstudier har felles emner at kriterier for etablering av nye studietilbud er at: de faglige og økonomiske ressursene er tilstede, det faglige miljøet er robust og stabilt, det er forankret i etterspørsel / behov fra nærings- og samfunnsliv og faller inn under høgskolens faglige profil at økningen i studieplasser skal fortrinnsvis skje i 2. syklus og at nye frie studieplasser skal plasseres her fremfor i 1. syklus» Med dette som grunnlag har arbeidsgruppen anbefalt den vedlagte oppbygningen for studiet, slik den fremgår av forslag til studieplan. Det har vært avgjørende for arbeidsgruppen å få på plass en struktur som ivaretar et bredt opptaksgrunnlag til studiet (fire eksisterende

63 utdanninger: bachelor idrett, bachelor folkehelse, GLU m/60 sp idrett og GLU m/60 sp mat og helse) og at mastergraden skal være et tilbud også for lærere som ønsker 5-årig utdanning inkl. master. Studiet har en oppbygging med to fagfordypninger innen 1) idrett og 2) mat og helse med tilhørende opptakskrav på hhv min 60 sp idrett eller 60 mat og helse/folkehelse. Noen emner i studiets første år er felles for alle studentene og emnet Idrett, kosthold og folkehelsearbeid er tenkt en sentral rolle for å skape studiets profil og både knytte sammen og diskutere kontraster mellom de tre nøkkelelementene folkehelsearbeid, idrett og kosthold. Mastergraden vil også kvalifisere for opptak til avdelingens ph.d.-studie Studiet av danning og didaktiske praksiser for studenter som velger å jobbe med problemstillinger innenfor dette området i sin mastergrad. Navnet Master i idrett, kosthold og folkehelsearbeid vil være dekkende for studiets innhold og fordypninger, samt at det gjenspeiler det foreslåtte opptaksgrunnlaget. Ressurser Avdelingen har mottatt støtte til professorat i idrett for 3 år fra tilsetting. Støtten er fordelt på pr år fra hhv Bergen Kommune, Hordaland Fylkeskommune og Høgskolen i Bergen (strategiske midler). Denne stillingen har vært utlyst, med to søkere. Ingen av søkerne ble tilkjent professorkompetanse av det sakkyndige utvalget og stillingen vil lyses ut på nytt. Seksjonene idrett og mat og helse vil ved oppstart bidra med totalt minst ca 4,5 årsverk, fordelt på 2 årsverk til undervisning og veiledning og 2,5 årsverk knyttet til forskning relatert til studiet. Hele fagmiljøets årsverksinnsats er dekket av ansatte med førstestillingskompetanse. Av dette er 1,3 årsverk dekket av ansatte i professorstillinger (hvorav 0,7 knyttet til stilling under behandling). Avdelingen vil understreke at selv om ressursene er tilstede i form av faglig kompetanse til å drifte et mastergradsstudium i idrett, kosthold og folkehelsearbeid, har vi pr. i dag ikke ledige studieplasser på mastergradsnivå til å ta opp studenter til studiet. Et første opptak til studiet ved planlagt oppstart (tidligst høsten 2014) bør ha som utgangspunkt minst 12 plasser, likt fordelt på de to fordypningene. I tråd med styrevedtak i sak 98/12 legger vi derfor til grunn en økning i antallet studieplasser på 2.syklus for dette studiet, samt for å dekke forventet økning for andre av avdelingens mastergradsstudier. Prosessen videre Juni 2013: Studieplan sendes til siste høring til berørte parter i Bergen Kommune, idrettskrets, Olympiatoppen og Hordaland fylkeskommune. Juni 2013: Arbeidsmøte med samarbeidspartnere i idretten for endelig ferdigstillelse av studieplan Endelig søknad sendes NOKUT Nina Grieg Viig Programansvarlig master

64 Sak 57/13 Barnehagelærerutdanningen organisering og status for studiet (12/4941) Dokumenter 1. Forskrift om rammeplan for barnehagelærerutdanning 4. juni Kunnskapsdepartementet, Merknader til forskrift Kunnskapsdepartementet, Nasjonale retningslinjer for barnehagelærerutdanningen Lov om universiteter og høyskoler 5. Orientering fra Avdeling for lærerutdanning vedlegg Saken gjelder På bakgrunn av NOKUTS evaluering av førskolelærerutdanningene og innføring av nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk har departementet vedtatt ny rammeplan. Samtidig er navnet endret fra førskolelærerutdanning til barnehagelærerutdanning. Opptaket til den nye utdanningen skjer første gang høsten I følge nasjonale retningslinjer for barnehagelærerutdanningen skal utdanningen være helhetlig og integrert. Institusjonene skal utarbeide egne programplaner som omfatter faglige innhold, praksis, organisering, arbeidsformer og vurderingsordninger. Studiet er organisert i 6 kunnskapsområder og innenfor disse kan institusjonen tilby flere profiler. De 6 områdene er: 1. barns utvikling, lek og læring 2. samfunn, religion, livssyn og etikk 3. språk, tekst og matematikk 4. kunst, kultur og kreativitet 5. natur, helse og bevegelse 6. ledelse, samarbeid og utviklingsarbeid I tillegg er det en fordypningsenhet på 30 sp. Studentene skal ha minst 100 dagers praksisstudier og høgskolen skal legge til rette for et forpliktende samarbeid med praksisfeltet. I 3. studieår skal studentene skrive bacheloroppgave. I vedlegget har dekan for Avdeling for lærerutdanning gjort rede for arbeidet med utviklingen av fagplanen. Fagplanen vil fortsatt være under utvikling. For studieåret 2013/14 har høgskolen lyst ut studiet med fire profiler: *Barnehagelærer med vekt på Barns utvikling, lek og læring *Barnehagelærer med vekt på Natur, helse og bevegelse *Barnehagelærer med vekt på Kunst, kultur og kreativitet *Barnehagelærer med vekt på Språk, tekst og matematikk.

65 De 6 kunnskapsområdene inngår i alle profilene, men med ulik vekting. Vurdering Arbeidet med implementering av ny barnehagelærerutdanning er kommet godt i gang ved Avdeling for lærerutdanning. Tidsperspektivet og tidspresset for innføring av ny utdanning gjør at avdelingen ennå ikke har fått ferdigstilt alle emneplanene og konkretisering av plan for bacheloroppgaven. Hovedstrukturen er fastsatt, og høgskoledirektøren ser positivt på at en fastholder høgskolens særpreg og profil med hensyn til satsing på kunstfagene i utdanningen. Høgskoledirektøren ser også positivt på det regionale samarbeidet innen UH-nett Vest om etablering av felles fordypningsenhet. Men vil likevel stille spørsmål ved om dette innebærer en fordypning som kommer i tillegg til de som allerede er utviklet, eller om samarbeidet representerer videreutvikling av en fordypningsenhet som allerede er etablert. Høgskoledirektøren minner her om departementets SAK-program som forutsetter at det også utvikles arbeidsdeling mellom institusjonene. Flere ting i utvikling av barnehagelærerutdanningen gjenstår, men høgskoledirektøren har tillit til at disse vil bli fullført på tilfredsstillende måte innen tidsfristen. Høgskoledirektøren konstaterer at Avdeling for lærerutdanning har jobbet systematisk og godt med etableringen av ny barnehagelærerutdanning ut fra de premissene og rammebetingelsene som er fastsatt fra departementets side. Høgskoledirektøren registrerer at det er en nedgang i antall søknader til utdanningen både i totalantall og i førsteprioritetssøkere. Dette er en nasjonal tendens. Høgskolen har valgt å utvikle og utlyse fire studietilbud med ulike profiler. Disse har en sterkt varierende søkning og det kan tyde på at de ulike profilene framstår som utydelige for søkerne. Barns utvikling, lek og læring har flest søkere med 803 søkere totalt og 146 førsteprioritetssøkere. Derpå følger Natur, helse og bevegelse med 483 søkere og 56 førsteprioritetssøkere. Så følger Kunst, kultur og kreativitet med 340 søkere og 33 førsteprioritetssøkere og til sist Språk, tekst og matematikk med 181 søkere og 12 førsteprioritetssøkere. Målet er å ha 70 studenter på hver studieretning. Høgskoledirektøren har forståelse for at barnehagelærerutdanningen nå fremstår som en helt ny utdanning som må innarbeides i søkergruppen. Skal et utdanningstilbud med ulike profiler ha sin begrunnelse så må disse framstå, om ikke tilnærmet like attraktive for nye søkere, så med et jevnere fordelt søknadsgrunnlag. Høgskoledirektøren forventer nå at avdelingen gjør en analyse/evaluering av hva som har utløst slik ulik søknad og tar en bred drøfting i de aktuelle fagmiljøer for hvilke tiltak som kan være aktuelle for å få et jevnere søkergrunnlag mellom de ulike profilene og oppnå avdelingens egne målsettinger. Høgskoledirektøren ber om en rapport om dette sammen med oppdatert skisse til studieplan i god tid før neste utlysning.

66 Innstilling til vedtak: Styret tar redegjørelsen om status for etablering av ny barnehagelærerutdanning til etterretning. Styret oppfordrer Avdeling for lærerutdanning å arbeide videre med å profilere de ulike studieretningene slik at de fremstår som tilsvarende attraktive over for nye søkere. Styret ber om en ny oppdatering av studieplanarbeidet sammen med en kort rapport om evaluering og tiltak etter første års søknad i god tid før neste utlysning Audun Rivedal høgskoledirektør Elin Kvaale fung. utdanningsdirektør

67 Vedlegg Barnehagelærerutdanning. Organisering. Status for arbeidet Sentrale dokument: Nasjonale: o Kunnskapsdepartementet Forskrift om rammeplan for barnehagelærerutdanning o KD Merknader til nasjonal forskrift om rammeplan for barnehagelærerutdanning o KD Nasjonale retningslinjer for barnehagelærerutdanning Regionale: o Diverse dokument knytta til arbeidet med barnehagelærerutdanning i UH-nett Vest Høgskolestyret: o Sak 96/2010: Plan for oppfølging av evaluering av førskolelærerutdanninga ved Høgskolen i Bergen o Sak 90/2011: Rapport om oppfølging av evaluering av førskolelærerutdanninga ved Høgskolen i Bergen o Sak 99/2012: Muntlig orientering om BLU Avdeling for lærerutdanning: o Mandat for arbeidsgruppe for barnehagelærerutdanning o Mandat for emneplanegrupper o Ressursfordeling mellom fagseksjoner i de ulike emna i barnehagelærerutdanning o Oversikt over fordypningsenheter o Overordna planer for Barnehagelærerutdanning med vekt på barns utvikling, lek og læring Barnehagelærerutdanning med vekt på kunst, kultur og kreativitet Barnehagelærerutdanning med vekt på natur, helse og bevegelse Barnehagelærerutdanning med vekt på språk, tekst og matematikk o Tretten ferdigstilte emneplaner: 20 sp: Barns utvikling, lek og læring (1+2), Kunst, kultur og kreativitet (1+2), Natur, helse og bevegelse (1+2), Språk, tekst og matematikk (1+2), Samfunn, religion, livssyn og etikk (1) 15 sp: Ledelse, samarbeid og utviklingsarbeid(1) Tre emneplaner for praksis (0 stp.) o Retningslinjer for fagutvalg i barnehagelærerutdanning på profilnivå og utdanningsnivå o Instruks for profilkoordinatorer i barnehagelærerurdanning o o Instruks for profesjonsveiledere Samarbeidsavtale om praksisopplæring i lærerutdanning/barnehage mellom Høgskolen i Bergen og barnehageeiere Saken gjelder Ny barnehagelærerutdanning som erstatter førskolelærerutdanning skulle innføres fra studieåret , men innføringa ble av KD i november 2011 utsatt med ett år. Første opptak til barnehagelærerutdanning skjer dermed høsten Den nye utdanninga er forskriftsregulert og organisert etter kunnskapsområder som favner om flere fag. Det er til sammen seks slike kunnskapsområder i BLU, ved siden av bacheloroppgave (15sp), fordypningsenhet(30 sp) og 100 dager praksis.

68 En enkel modell for utdanningen slik den blir på HiB vises under. Her er det verd å merke seg at for studenter som velger fordypelse i kunnskapsområdet LSU, blir tredjeåret organisert annerledes. Arbeidet med innføring av ny utdanning har pågått over flere år med kjerne i ei arbeidsgruppe på åtte personer leda av programansvarlig og med representasjon fra faglig og administrativt personale og praksisfeltet. Arbeidsgruppa har hatt til sammen 14 møter i perioden mars 2011-april Den er nå oppløst og arbeidet blir videreført på andre måter, særlig gjennom oppnevning av fire koordinatorer for de ulike profilene/ opptaksretningene i ny utdanning. Koordinatorene har vært i arbeid fra mars Fra mai 2012 har lokale plangrupper arbeidet med å utvikle emneplaner for til sammen detaljere planverket. Ut over arbeidsgruppas og plangruppenes arbeid har diskusjoner og drøfting vært ført i og med: Avdelingsråd, Studiekvalitetsutvalg, Studentråd, Samarbeidsutvalg for praksis, avdelingsmøter, utdanningsmøter, møter med ulike barnehageeiere, styrere i praksisbarnehager og praksislærere, nettforum og andre kanaler. Dekanen har gjennomført egen høring om struktur for tredje studieår. De sentrale planene for utdanningen har selvsagt vært styrende for det lokale arbeidet med å lage modell for den nye utdanningen. Omleggingen fra fagorganisering til kunnskapsområdeorganisering har kanskje vært en av de største utfordringene. Styret ble i møte i desember 2012 muntlig informert om strukturen i og tankene bak HiBs organisering. Det er lyst ut fire separate utdanninger i Hver av disse skal i utgangspunktet ha et omtrent like stort opptakstall. Søkninga inneværende år indikerer at det vil bli ulikheter i studentmengden i utdanningene for første kull, men intensjonen om like studenttall ligger fast. Grunnleggende for den valgte organiseringa har vært Høgskolens universitetsambisjoner og vår rolle som den tredje største utdanningsinstitusjonen i landet for

69 barnehagelærerutdanning. Studentene i kull 2013 vil få anledning til å bygge til 85 studiepoeng i det kunnskapsområdet de søker seg spesielt inn mot. Denne organiseringsmåten gjør det mulig og forutsetter at det skal etableres mastergrad bygd direkte på bachelorutdanninga som også vil gi mulighet for tydelig faglig profilering. Det vil fortsatt også være mulig å velge ei mer breddeorientert tilnærming til bachelorgraden. Studieåret vil studentene kunne velge mellom emne 3 og påbygging til 85 studiepoeng i sitt valgte kunnskapsområde og fire andre fordypningsenheter. Fordypningsenhetene for et kull blir fastlagt før utlysning og vist fram for søkerne. I er det disse åtte: Påbygging med emne 3 i o Barns utvikling, lek og læring, o Kunst, kultur og kreativitet, o Natur, helse og bevegelse o Språk, tekst og matematikk Aestetic and Outdoor Education in Early Childhood (felles for innreisende og interne studenter) Bærekraftig utvikling og barns medvirkning Ledelse, samarbeid og utviklingsarbeid, emne 2 Kulturforståelse og komparativ pedagogikk I tillegg blir det arbeida med sikte på å etablere en felles fordypningsenhet for alle institusjonene i UH-nett Vest. Både det komplekse i den sentrale rammeplanen og vår lokale utforming av studiet/ studiene har gjort det nødvendig å utforme selve planverket så enkelt som mulig. Alle studenter som tar et bestemt emne vil ha samme emneplan, uavhengig av når emnet kommer i studiet og hvilken profil studenten tar. Kombinert med at ingen emner er på mindre enn 15 studiepoeng, medfører det at de obligatoriske delene av den nye utdanninga samla vil inneholde 14 emner, inkludert tre praksisemner. I førskolelærerutdanninga er det tilsvarende tallet 39 pluss planer for praksis. Det er også lagt som premiss at samtlige studenter som tar fordypning (30 sp) internt ved HiB skal bygge bacheloroppgave tematisk på denne fordypningsenheten. De viktigste forholda som det skal arbeides med de to kommende åra er: Organisering av deltidsutdanning med sikte på opptak i 2014 Konkretisering av plan for bacheloroppgaven og fordypningsenheter Etablering av mastergrad bygd på barnehagelærerutdanning Og ikke minst: Kontinuerlig arbeid med å realisere intensjonene i rammeplanen knytta til det flerfaglige samarbeidet

70 SAK 58/2013: ETIKK I FORSKNING - REDELIGHETSUTVALG FOR HØGSKOLEN I BERGEN 1. Dokumenter i saken 1. Lov om behandling av etikk og redelighet i forskning (forskningsetikkloven) 2. Sak 80/2012 Internkontrollsystem for forskningsprosjekter under helseforskningslova og personopplysningslova 3. Oppfølgingsvedtak på bakgrunn av høgskolestyresak 80/ Høgskolens intranett: Forskningsetikk - Internkontrollsystem for forskning under helseforskningsloven og personopplysningsloven. 5. Utkast til Reglement for Redelighetsutvalget ved Høgskolen i Bergen (vedlegg) 2. Saken gjelder Høgskolen i Bergen har ansvar for at ansatte utøver sin faglige virksomhet i tråd med god vitenskapelig praksis og høye forskningsetiske standarder. Dette ansvaret ble aktualisert og tydeliggjort da Lov om medisinsk og helsefagiig forskning (helseforskningsloven) trådte i kraft , noe som medførte omlegging av oppgaver og ansvarsfordeling mellom Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD), de Regionale forskningsetiske komiteer for helsefaglig forsking og Universitets- og høgskolerådets (UHR) medlemsinstitusjoner. Kravene til institusjonenes internkontroll, rutiner og prosedyrer ble skjerpet. For spesifikt å følge opp påbudene i helseforskningsloven og personopplysningsloven behandlet og vedtok styret i 2012 et internkontrollsystem for forskning. Som ledd i dette ble det også opprettet en sentral dataserver for kontrollert lagring av forskningsdata. Vedtak på fullmakt ble gjort , og internkontrollsystemet ble gjort gjeldene fra Institusjonene har imidlertid et mer generelt ansvar for redelighet i forskning, som omfatter fremskaffing og publisering av forskningsdata i bredere forstand. I tillegg til å utvikle en kultur for god vitenskapelig praksis, er det behov for mekanismer som kan håndtere tilfeller av uredelighet i forskning. I følge 5 i Lov om behandling av etikk og redelighet i forskning (forskningsetikkloven), er vitenskapelig uredelighet: «forfalskning, fabrikkering, plagiering og andre alvorlige brudd med god vitenskapelig praksis som er begått forsettlig eller grov uaktsomt i planlegging, gjennomføring eller rapportering av forskning.» I forskningsetikkloven omtales Nasjonale forskningsetiske komiteer, Regionale komiteer innen medisinsk og helsefaglig forskningsetikk samt Nasjonalt utvalg for gransking av redelighet i forskning (Granskingsutvalget). Granskingsutvalget ble opprettet i slutten av 2007 og skal være en nasjonal ressurs og et supplement til lokalt behandlingsapparat. Som et ledd i arbeidet for å ivareta høgskolens ansvar i forskningsetiske spørsmål, er det behov for å etablere prosedyrer for håndtering av uredelighet i forsking. Selv om 1

71 dette ikke er lovfestet har mange andre institusjoner i sektoren allerede etablert slike lokale ordninger. Høgskoledirektøren legger i denne saken fram forslag til både reglement og sammensetning av et redelighetsutvalg ved Høgskolen i Bergen. 3. Vurdering Institusjonene i UH-sektoren har i varierende grad og på ulike vis etablert prosedyrer for håndtering av uredelighet i forskning. Noen har opprettet forskningsetiske utvalg eller redelighetsutvalg. Utvalgene har varierende sammensetning, mandat og praksis siden disse ikke er lovfestet. Sammensetning Noen av utvalgene har kun interne medlemmer, mens andre har flertall av eksterne. Noen ledes av et medlem av institusjonsledelsen (rektoratet) mens andre ledes av eksterne. Antallet varierer fra tre til åtte medlemmer. Fordelen ved at utvalget er fristilt fra ledelsen, er at det kan gjøre helt uavhengige vurderinger. Ulempen er at disse utvalgene kun blir rådgivende/retningsgivende uten det mandat og den handlekraften utvalget kan få ved å inkludere ledelsen. Noen utvalg har bevisst inkludert jurister og/eller spesialister på etikk/forskningsetikk. Andre består av kompetente fagpersoner uavhengig av faglig bakgrunn. Universitetet i Bergen har et utvalg bestående av tre faste personer med anledning til å kalle inn to til, ut fra behov. Dette synes å ivareta behovet for fleksibilitet og spesialisert kompetanse fra sak til sak. Høgskolen mangler spesialisert faglig kompetanse i forskningsetiske/juridiske spørsmål og har behov for minst en ekstern representant med slik kompetanse og erfaring. Det er også ønskelig at en fra rektoratet leder utvalget. Høgskoledirektøren vil derfor tilrå at utvalget ledes av viserektor for forskning. Alle avdelingene bør være representert i utvalget, hvorav en av disse er leder (viserektor). Begge kjønn bør være representert. Videre bør utvalget ha et eksternt medlem med kompetanse på/erfaring med slike saker. I tillegg bør det være anledning til å kalle inn ytterligere to medlemmer, vurdert ut fra sakens faglige innhold og problemstillinger. Innenfor disse kriteriene er 4 personer blitt forespurt som faste medlemmer, og har takket ja til å sitte i utvalget. Se innstilling til vedtak, pkt 4. Sekretærfunksjonen bør fylles av forskningsadministrasjonen som er delegert det administrative ansvaret for oppfølging av forskningsetiske spørsmål. Mandat Noen forskningsetiske utvalg har kun en responderende rolle med ansvar for behandling av innmeldte saker. Andre har i tillegg et forebyggende mandat og arrangerer foredrag, møter og seminarer og annen informasjonsvirksomhet. Siden høgskolen ikke har noe annet fora som egner seg til å ta initiativ til forebyggende virksomhet innen forskningsetikk, foreslås det at dette legges til redelighetsutvalgets mandat. Forskningsadministrasjonen vil da få i oppgave å iverksette utvalgets planer. 2

72 Saksbehandling Administrasjonen har vært i kontakt med utvalgssekretariatet ved UiB, og fått gode råd i arbeidet med utvikling av reglementet. Utkast til reglement (se vedlegg) følger i all hovedsak UiBs reglement og etablerte praksis. Før en sak kommer opp i redelighetsutvalget, skal den være behandlet i avdelingen. Prosedyrene for dette bør inngå i de overordnede retningslinjene. Saker som gjelder uredelighet eller brudd på god vitenskapelig praksis bør meldes til dekan ved den aktuelle avdeling. Saken fremlegges skriftlig med dokumentasjon, og vedkommende som anklages skal gis anledning til å uttale seg. Dersom dekan løser saken på en måte som kan aksepteres av de involverte, avsluttes den ved at dekan sender en kort rapport til Redelighetsutvalget. Dekan kan også forberede den for framlegging for Redelighetsutvalget eller avvise saken. Når dekan avviser en sak, skal Redelighetsutvalget informeres. Redelighetsutvalget kan allikevel be dekan løse saken eller forberede den for redelighetsutvalget. Ved mistanke om alvorlige tilfeller av uredelig forskning som de lokale forskningsmiljøene ikke selv kan eller bør behandle, bl.a. på grunn av mulige habilitetsproblemer, vil Nasjonalt utvalg for gransking av redelighet i forskning (Granskingsutvalget) være en riktig saksbehandler. Granskingsutvalget vil også kunne be det lokale Redelighetsutvalget om å behandle saker. 4. Innstilling til vedtak: 1. Styret viser til premissene i saken og godkjenner utkast til Reglement for redelighetsutvalget ved Høgskolen i Bergen. 2. Styret oppnevner følgende medlemmer til redelighetsutvalget: Viserektor Eva Haukeland Fredriksen (leder) Professor Aslaug Nyrnes, AL Professor Håvard Helstrup, AI Professor Matthias Kaiser (eksternt medlem, Universitetet i Bergen) Forskningsdirektøren delegeres sekretariatsansvar for utvalget. Bergen Audun Rivedal høgskoledirektør 3 Astrid Bårdgard forskningsdirektør

73 Reglement for Redelighetsutvalget ved Høgskolen i Bergen Vedtatt av Høgskolestyret ved Høgskolen i Bergen Etablering Redelighetsutvalget (RU) ble opprettet av Høgskolestyret ved Høgskolen i Bergen i møte for å bidra til å forebygge uredelighet i forskningen og behandle saker hvor det er mistanke om brudd på vitenskapelige redelighetsnormer. 2. Redelighetsnorm Lov om behandling av etikk og redelighet i forskning 5 definerer vitenskapelig uredelighet som forfalskning, fabrikkering, plagiering og andre alvorlige brudd med god vitenskapelig praksis som er begått forsettlig eller grovt uaktsomt i planlegging, gjennomføring eller rapportering av forskning. 3. Utvalgets mandat Med utgangspunkt i forskningsetikklovens definisjon vil påstand om avvik fra god vitenskapelig praksis, i form av plagiering, forfalskninger og fabrikasjon av data, kunne forelegges utvalget. Dette gjelder også andre mulige alvorlige brudd som uberettiget forfatterskap, bevisst feilaktig presentasjon og fortolkning av data eller manipulering av data. Utvalget har også anledning til å behandle andre saker hvor det er mistanke om grove brudd på god vitenskapelig praksis, men det understrekes at de påståtte brudd på redelighetsnormer eller avvik fra god vitenskapelig praksis alltid må fremstå som bevisst eller grovt uaktsomt. Det er en forutsetning for utvalgets behandling at sakene har tilknytning til vitenskapelig virksomhet ved Høgskolen i Bergen og/eller involverer eller berører én eller flere ved Høgskolen i Bergen, og er av prinsipiell karakter Saker kan også forelegges utvalget fra Nasjonalt utvalg for gransking av redelighet i forskning (Granskingsutvalget). 1 Reglementet bygger på reglementet for Redelighetsutvalget ved Universitetet i Bergen.

74 Redelighetsutvalget forutsettes også å ha en forebyggende rolle. Utvalget bør ta initiativ til å arrangere foredrag, møter og seminarer samt informere på annen måte som ledd i sitt forebyggende arbeid. 4. Sammensetning Redelighetsutvalget består av viserektor for forskning, to faglig ansatte ved høgskolen og et eksternt medlem. Disse oppnevnes av Høgskolestyret. Funksjonstiden for disse medlemmene er den samme som for Høgskolestyret. Utvalget kan innkalle inntil to andre personer, eksterne eller interne, som sakkyndige til å bistå dem i vurderingen av den aktuelle sak. Den ene av disse bør som hovedregel være jurist, den andre bør være en erfaren forsker med kompetanse innenfor det fagområdet som uredelighetspåstandene er knyttet til. Denne eller disse inngår som medlem av utvalget i behandlingen av den aktuelle saken. Forvaltningslovens regler om inhabilitet legges til grunn for behandlingen i utvalget. Forskningsadministrasjonen er sekretariat for utvalget. 5. Arbeidsform Utvalget har både en rolle som initiativtager til forebyggende aktiviteter jfr. 3 og en responderende rolle i enkeltsaker det får seg forelagt. Sakens fakta og problemstillinger skal være klarlagt under den forutgående behandling i avdelingen og det tas ikke sikte på noen kontradiktorisk behandling i utvalget. 6. Saksbehandling ved den aktuelle avdeling Saker som gjelder uredelighet eller brudd på god vitenskapelig praksis meldes til dekan ved den aktuelle avdeling. En sak skal fremlegges skriftlig og bør inneholde en begrunnelse eller en sannsynliggjørelse for at den påståtte uredelighet eller handling i strid med god vitenskapelig praksis har funnet sted. Det skal føres dokumentasjon for at den som klagen gjelder, har handlet slik som hevdet og vedkommende skal selv ha fått anledning til å uttale seg.

75 Dersom dekan finner grunnlag for å løse saken på en måte som kan aksepteres av de berørte, avsluttes saken og dekanatet sender en kort rapport til Redelighetsutvalget. Dersom dekan ikke finner grunnlag for å løse saken på en måte som kan aksepteres av de berørte, men finner grunn til å gå videre med saken, skal den forberedes og legges frem for Redelighetsutvalget. Dersom dekan avviser saken, sendes også en kort rapport om dette til Redelighetsutvalget. Redelighetsutvalget kan be dekan om å behandle en ny sak eller ta en ny gjennomgang av en sak som tidligere er avvist. 7. Saksbehandling i Redelighetsutvalget Redelighetsutvalget avgjør om en mottatt sak skal realitetsbehandles eller avvises. Hvis den avvises, skal den sendes tilbake til avdelingen med en begrunnelse for avvisningen. Finner utvalget at betingelsene for realitetsbehandling er til stede, legges avdelingens utredning og spørsmål til grunn. Dersom nye opplysninger eller anførsler kommer frem etter at utvalget har tatt saken til behandling, skal disse som hovedregel henvises til avdelingen for vurdering først. Når en sak er ferdigbehandlet, utarbeider utvalget en begrunnet uttalelse som meddeles gjeldende avdeling og andre som har en berettiget interesse i å få informasjon om resultatet. En avgjørelse i Redelighetsutvalget er ikke et enkeltvedtak som kan påklages til høyere organ, men utvalgets begrunnede uttalelse vil kunne inngå dersom fakultetet eller annen med berettiget interesse ønsker saken brakt videre inn for Granskingsutvalget. Saken kan også sendes til Granskingsutvalget dersom særlige grunner taler for det. Redelighetsutvalget inngir rapport om de saker det behandler til Granskingsutvalget. Saker som er avvist, nevnes kort med avvisningsgrunn. Redelighetsutvalget utarbeider årsmelding som forelegges Høgskolestyret.

76 8. Følger av brudd på redelighetsnormer Såfremt Redelighetsutvalget kommer frem til at det i en konkret sak foreligger uredelighet eller alvorlig brudd på god vitenskapelig praksis, skal utvalget orientere den innklagedes arbeidsgiver og gi råd om tiltak som bør følge av utvalgets vurdering. Slike tiltak kan dreie seg om a) tilbaketrekning eller endring av det vitenskapelige arbeid, b) retting av forfatterangivelser, c) rapportering av saken til den offentlige myndighet som fører tilsyn med saksområdet, d) politianmeldelse av eventuelle straffbare forhold.

77 Sak 59/13 Forslag til visuell kommunikasjonsplattform for Høgskolen i Bergen Dokument i saka: Styresak 77/12 Styresak 91/12 Design- brief frå Haltenbanken Logo Ein nærmare presentasjon av det samla forslaget til visuell kommunikasjonsplattform vert gitt i møtet. Bakgrunn for saka Styret vedtok 7. november i sak 91/12 at arbeid med ny kommunikasjonsplattform og designprofil for Høgskolen i Bergen skulle settast i gang hausten Høgskoledirektøren etablerte ei styringsgruppe med ansvar for prosess og endeleg designforslag. Styringsgruppa har hatt denne samansettinga: Rektor Ole-Gunnar Søgnen, student Adi Redzic, designar Lisbeth Thomassen Larsen (Mediesenteret), Høgskoledirektør Audun Rivedal og kommunikasjonsdirektør Elin F. Styve (prosjektleiar). Det vart også sett ned ei referansegruppe med medlemer frå ulike stillingskategoriar og avdelingar/seksjonar. Forskerforbundet oppnemnde eitt medlem. Referansegruppa fekk denne samansettinga: Kathryn Lynn Bousman, Maria Carme Torras Calvo, Tjalve Madsen, Halvor Austenå, Einar Georg Johannessen, Per Eilif Thorvaldsen, Trude Myklebust Hedvig, Kristin Rørvik, Kamilla Hedvig Halvorsen Myklebust og Monica Wammen Nordtvedt. Ikkje alle hadde høve til å møta kvar gong, medan dei fleste stilte på begge møta. Lisbeth Thomassen Larsen og Adi Redzic har saman med prosjektleiar Elin F. Styve vore tilstades i møta til referansegruppa.

78 Val av designbyrå Arbeidet med innhenting av tilbod vart sett i gang straks etter vedtaket, og tre designbyrå vart inviterte til å delta: Haltenbanken (Bergen) Grand People (Bergen) Tank (Oslo) Haltenbanken leverte det rimelegaste tilbodet, i tillegg til ei svært god prosjektskisse. I januar i år kom Haltenbanken for fullt inn i arbeidet, og det vart utarbeidd ein prosjektplan for tida fram til styremøtet 13. juni. Prosess Det var på førehand skissert at Høgskolen ville ta til med arbeidet ved å involvera flest mogleg tilsette i starten. Dette vart gjort ved ei spørjeundersøking til alle tilsette i desember 2012, der ei rekkje synspunkt på HiBs særtrekk, innhald og kvalitetar kom fram. Det vart også lagt vekt på å få fram kva kvalitetar dei tilsette ønskjer at høgskulen skal profilera seg med i framtida. Undersøkinga skapte godt engasjement og det kom inn 260 svar, fleirtalet frå dei fagleg tilsette. Studentane vart involverte gjennom fokusgruppeintervju leia av dei tilsette ved Seksjon for kommunikasjon. Fleire av elementa som vart tekne opp i spørjeundersøkinga for dei tilsette vart også presenterte for studentane. Også i studentgruppa var engasjementet stort, og styringsgruppa og designarteamet fekk mange gode innspel. På bakgrunn av innspela frå spørjeundersøkinga vart alle tilsette inviterte på ein felles workshop 19. januar, for å gå grundig til verks med å sortera ut og spissa det innhaldet som HiB vil spegla i sin visuelle kommunikasjon. Over førti tilsette møtte opp, og resultata frå workshopen vart tekne vidare til referansegruppa for bearbeiding. Referansegruppa har også kome med nyttige innspel og kommentarar til fargeval og profilelement, og til nokre av detaljane i utforminga av malar for brev, visittkort etc. Nedanfor viser me samla dei overbyggande «personlighetstrekka»/karakteristika ved HiB som vart kommunisert til designbyrået etter dei innleiande rundane i organisasjonen. Innunder desse samlebegrepa ligg mange andre stikkord som berekraftig, grøn, engasjert, aktuell, etc.

79 Frå desse innleiande og grunnleggande karakteristika arbeidde designbyrået vidare saman med referansegruppa og styringsgruppa for å komme fram til ei visualisering av innhaldet i og kvalitetane ved HiB, der alle innspela så langt til vart lagde til grunn for det vidare arbeidet. Resultat Resultatet av denne bearbeidinga framgår skjematisk og tekstleg nedanfor:

80 Sluttresultatet av den faglege bearbeidinga frå designbyrået si side framgår av vedlegg, men visualiseringa kan framstillast i mange variantar. Styret vil i møtet få ein grundigare presentasjon av prosess og resultat, med ei samla framstilling av ny visuell

81 kommunikasjonsplattform for Høgskulen i Bergen. Designbyrået Haltenbanken vil delta under presentasjonen og kan svare på spørsmål. Vurdering Høgskoledirektøren legg til grunn at det har vore ein grundig prosess med høg grad av engasjement og involvering frå eit stort tal tilsette og studentar. Det har i den innleiande fasen kome fram eit stort og rikhaldig materiale om korleis dei tilsette ser på høgskolen og korleis dei ønskjer at høgskolen skal framstå i tida som kjem, kva særtrekk og kvalitetar som pregar og bør prege høgskolen framover. Høgskoledirektøren har delteke i styringsgruppa og har merka seg at det synest å ha vore god kommunikasjon mellom deltakande tilsette og studentar, prosjektleiinga og designbyrået som har hatt ei utprøvande tilnærming og vore lydhøre for innspel. I endeleg val av kommunikasjonsprofil og plattform vil det kunne vere mange og divergerande oppfatningar om kva som er best tenleg for høgskolen. Det er mange omsyn som skal takast i val av fargar, endeleg utforming av logo, skrift og fontar, i tillegg til fleksibilitet i uttrykket og presentasjonmåte i digitale og trykte medium. Både i høve til prosess og resultat har det late seg høyre langt fleire entusiastiske kommentarar enn det motsette. Mykje av det som har kome fram har gjenbruksverdi i andre samanhengar og prosessen har såleis vore både fornyande og identitetsskapande. Høgskoledirektøren meiner difor at forslaget om ny visuell kommunikasjonsplattform vil presentere høgskolen på ein lekker, moderne og framtidsretta måte både innad i høgskolen og ut mot omverda. Innstilling til vedtak: Styret godkjenner ny visuell kommunikasjonsplattform for Høgskolen i Bergen slik den er presentert i møtet. Audun Rivedal Høgskoledirektør Elin Folgerø Styve Kommunikasjonsdirektør

82 COPYRIGHT 2013 HALTENBANKEN HALTENBANKEN AS HALFDAN KJERULFSGT BERGEN POST@HALTENBANKEN.COM NO MVA KUNDE >> >>> HiB 1 PROSJEKT >> Designbrief >>> DATO >> DERES REF >> VÅR REF >> ELIN FOLGERØ STYVE ELISE SÆLE DAHLE >> >>>

83 COPYRIGHT 2010 HALTENBANKEN HALTENBANKEN AS HALFDAN KJERULFSGT BERGEN POST@HALTENBANKEN.COM NO MVA 1. Oppdragsbeskrivelse Oppdraget innebærer å utvikle ny visuell kommunikasjonsplattform - designtjenester for HiB. Prosjektet skal danne et fullstendig grunnlag for visuell profilering og formspråk for merkevaren HiB. Den visuelle kommunikasjonsplattformen skal kunne gjennomsyre HiBs aktivitet internt og overfor omverdenen, med eksterne samarbeidspartnere og nåværende/potensielle studenter som primærmålgrupper. 2 Kommunikasjonsplattformen skal knyttes til det innhold og de verdier HiB leverer og står for, i tillegg tydeliggjøre HiB som en moderne, internasjonal og fremtidsrettet institusjon. Logo og visuelt formspråk skal være varig og tydelig, og må kunne fungere videre dersom HiB oppnår universitetsstatus. Oppdraget samles i en profilmanual, med beskrivelser og retningslinjer for hvordan den nye kommunikasjonsplattformen skal forvaltes. 2. Prosess 1: Innsikt: 2: Strategisk arbeid: Workshop 3: Visuell identitet: Skisserunder: 4: Implementering: 5: Produksjon og levering Oppstartsmøte Intervju Research Analyse Utvalgte workshops Leder til designbrief Idé og konseptutvikling Skisseretninger presenteres, evalueres og videreutvikles Leder til endelig visuelt uttrykk Inkluderer 1-3 skisserunder Arbeidsmøter Implementering av visuelt uttrykk på avtalte flater: Visittkort Stillingsannonse»3 ulike størrelser Power Point-mal Wordmal - brev Idé til skiltløsning til nybygg på Kronstad Leder til ferdige produksjonsdokumenter Administrering og oppfølging av trykkeri og produksjonstjenester. Produksjon Kvalitetsikring Oppfølging Endelig leveranse

84 COPYRIGHT 2010 HALTENBANKEN HALTENBANKEN AS HALFDAN KJERULFSGT BERGEN POST@HALTENBANKEN.COM NO MVA 3. Designbrief Gjennom spørreundersøkelse, workshop og arbeidsmøter har vi etablert en felles forståelse for hva HiBs nye visuelle kommunikasjonsplattform skal kommunisere. Dette består av: - HiBs personlighet - HiBs kvaliteter - Hva gjør HiB unik? - Hvem sammenligner vi oss med? - Eksempler på framtidens suksesshistorier 3 Grunnlaget i denne briefen er det vi som designere og dere som kunde skal bruke til å vurdere de ulike skisseløsningene. De to viktigste er personlighet og kvaliteter. På denne måten sikrer vi en målrettet og effektiv prosess. 4. HiBs personlighet Disse ordene beskriver HiBs framtidige personlighet. Nyskapende Feminin Ekte Utfordrende & maskulin Visjonær Empatisk Optimistisk Verdiskapende Samfunnsengasjert Tillitsskapende Spennende Samarbeidsorientert Kreativ Pådriver Kulturell Formidlende Dyktig Energisk Tverrfaglig

85 COPYRIGHT 2010 HALTENBANKEN HALTENBANKEN AS HALFDAN KJERULFSGT BERGEN POST@HALTENBANKEN.COM NO MVA 4. HiBs kvaliteter HiBs kvaliteter er delt i to visualiseringer. Den ene handler om institusjonen og den andre handler om den enkelte avdeling/profesjon. Institusjon 4 Tverrfaglig (dynamikk) Nyskapende (løsninger) Nysgjerrighet Kreativitet Fellesskap (følelser) Engasjert fagkompetanse Godt håndverk Faglige tradisjoner og verdier Oppdatert og endringsvillig Avdelingene/profesjon Dette er en utdyping av rubrikken Engasjert fagkompetansen. Kvalitetene er felles for alle avdelingene/profesjonene. Engasjert fagkompetanse Engasjement Profesjonstilknytning For omverdenen Faglig Vitenskapelig

86 COPYRIGHT 2010 HALTENBANKEN HALTENBANKEN AS HALFDAN KJERULFSGT BERGEN POST@HALTENBANKEN.COM NO MVA 5. Hva gjør HiB unik? HiB har et kraftfullt mandat. Vi er en sterk regional aktør, med nasjonale og internasjonale perspektiver. Balanse mellom fagene Yrkesutøvelse Kronstadbygget. Det er det nest største byggeprosjektet til Statsbygg, bare Operaen er større. 5 Mest spennende studentmiljø Tverrfaglig samling på hovedsaklig en campus I vekst HiB har det høyeste ambisjonene > Kreativt løft > Faglig løft > et løft på innovasjon > gir en lovnad til samfunnet 6. Hvem sammenligner vi oss med? Høgskolen i Sør Trøndelag Universitetet i Stavanger Universitetet i Agder Via University College (Danmark) Mittuniversitetet (Sverige) Hvordan kan vi la oss inspirere av disse: - Komplett universitet - bredde og balanse mellom fagene - Bred faglighet - Bevare moment og drive - Dyrke disiplinene - Grundig i bredden - Offensiv innstilling - Nyskapende - Endringsvilje - Sterk regional forankring - Giv - Energi - Bestandig & varig

87 COPYRIGHT 2010 HALTENBANKEN HALTENBANKEN AS HALFDAN KJERULFSGT BERGEN POST@HALTENBANKEN.COM NO MVA 7. Eksempler på framtidens suksesshistorier Hentet fra workshop Eksperter fra HiB blir etterspurt i samfunnsdebatten Vi er blitt universitet Det beste biblioteket i Norge 6 Internasjonal campus Det største og beste studiesenteret for etter- og videreutdanning i Bergen Flere søkere > økt kvalitet på studentene > lav strykprosent > høy kvalitet på kandidatene Styrket undervisning i realfag i hele høgskolen Styrket organiasjonskultur for realfagmiljøet Erfaringene fra undervisning av svake studenter har styrket vår pedagogiske egenskaper og kommer til nytte for framtidige studenter med sterkere bakgrunn. Innovasjon (patenter, priser, positiv omtale i media) Energikrisen er løst takket være forskere ved HiB, i godt samarbeid med næringslivet og staten Det mest populære lærested i landet, pga. samfunnsrollen og kontakten med praksis Fått pris for kreative undervisningsmetoder (nytenkende) Det er svært vanskelig å få jobb ved HiB, fordi jobbene er så ettertraktet HiB er en ekstremt attraktiv arbeidsplass HiB er en ønsket partner for samarbeidsprosjekter, og HiB har mulighet til å delta En kandidat uteksaminert fra HiB sorterer øverst i jobbsøkerbunken

88

89 SAK 60/13 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen (12/5917) Dokumenter 1. Forslag til forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen vedlegg 1 2. Oversikt over høringsuttalelser vedlegg 2 3. Kommentarer til forskriften vedlegg 3 4. Brev til avdelingene og Studentparlamentet 5. Høringsuttalelser 6. Lov om universiteter og høyskoler 3-9 og Forvaltningsloven kap. VII Saken gjelder Høgskolestyret har tidligere godkjent eksamensforskrift (2006), forskrift om bachelorgrad (2002) og forskrift om opptak og rangering til mastergradsstudier og videreutdanninger (2008). Videre har høgskolestyret denne våren godkjent forskrift for graden Philosophiae Doctor (Ph.d) (2013). En av de større endringene i høgskolens fagportefølje de siste årene har vært etableringen av mastergradsstudier. Høgskolen har dessuten manglet en forskrift som gir retningslinjer for etablering av studier. I en slik forskrift er det naturlig å integrere eksamensbestemmelser og retningslinjer for godkjenning av ekstern gradsutdanning. Studieadministrasjonen ser også behovet for å revidere eksisterende eksamensforskrift i forlengelsen av kvalitetsreformen har eksamensforskriften være justert noen ganger og det er nå behov for en ny, fullstendig gjennomgang. For phd-studiet er vedtatt egen forskrift og det er foreløpig ikke naturlig å innlemme denne i forskrift om studier og eksamen. Det er også naturlig å beholde forskrift om opptak og rangering til mastergradsstudier og videreutdanninger som egen forskrift. I utviklingen av forskriften har tilsvarende forskrifter ved flere større høgskoler og universitet vært brukt som modell. Som det fremgår av innledningen i forskriften, erstatter det nye forslaget den gamle eksamensforskriften og bachelorgradsforskriften. Bakgrunnsinformasjon Bakgrunnsinformasjon for forskriften er (vedlegg 3): Lov om universiteter og høyskoler (univl) NOKUT studietilsynsforskriften Diverse sentrale forskrifter og brev Tilsvarende forskrift ved UiA, HiOA og HiST Høgskolens egen bachelorgradsforskrift og eksamensforskrift Innspill fra personer i studieadministrasjonen ved AI, AL og AHS Høringsuttalelser 1

90 Prosedyren Utarbeidelse av forskrift er regulert i forvaltningsloven. Det heter her at forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtas treffes. ( 37). Loven krever blant annet at saken skal sendes til høring og gi interessegrupper og andre som forskriften berører, anledning til å uttale seg. Høringsforslaget ble sendt til alle avdelingene og Studentparlamentet med uttalefrist Følgende har gitt uttalelse: AHS ved studieadministrasjonen, AI studieadministrasjonen og Institutt for økonomiske- og administrative studier og Institutt for data og realfag, AL ved praksiskontoret og Studentparlamentet (vedlegg 2). Kommentarene ble vurdert og forskriften ble justert i henhold til kommentarene (vedlegg 2). Etter dette ble forskriften lagt frem for Studieforum (samling av studieadministrasjonen ved høgskolen) som kommenterte og justerte forskriften. Til sist ble den lagt frem for Utdanningsutvalget som foreslo noen få justeringer i teksten. Om forskriften De tre første kapitlene har fokus på høgskolens administrering av studier og eksamen, mens de fire siste kapitlene har hovedfokus mot studentene. Paragrafene har forankring i lover, andre forskrifter og brev fra departementet og Universitet- og høgskolerådet (vedlegg 3). Videre er god praksis lagt til grunn for noen paragrafer. I andre saker har en trukket analoge slutninger ut fra annet sammenliknbart regelverk. Eksempel på slik analogi finner en i 5-12 der en lar regel i skikkethetssaker og i disiplinærsaker, som er 3 år maksimal utvisningstid før student kan søke seg inn igjen på studiet og få ny sjanse, danne modell for at student som søker seg inn igjen på samme studium etter tre år, gis blanke kort med henhold til antall eksamensforsøk ( 5-12). Vedlegg 3 er tatt med for å vise samlet hvilke lover, forskrifter og brev som paragrafene forholder seg til. Dersom høgskolen får mandat til selv å etablere mastergradsstudier og tilby doktorgradsstudier, vil den foreliggende forskriften bli oppdatert uten ny høringsrunde ettersom oppdateringen da følger av sentrale vedtak. Vurdering Utvikling av høgskolen med blant annet etablering av flere mastergradsstudier, og flere års erfaring med gjeldende eksamens- og bachelorgradsforskrift gjør det nå naturlig å utvikle en samlet ny studie- og eksamensforskrift. Den fremlagte forskriften vil bli retningsgivende både for høgskolens personale og for studentene i studieadministrative saker. Forskriften er utviklet slik at den enkelte avdeling ikke skal ha påtrengende behov for å lage utfyllende regler for eksamen og for praksisstudier. Det er utformet slik at den tar høyde for akademiske og praktiske forskjeller som den samtidig pålegger skal nedfelles i fag- eller emneplan. Det studentene da ikke finner i forskriften, skal de kunne finne i fag- eller emneplaner. Godkjenning av forskrift følger regler som er hjemlet i forvaltningsloven kapittel VII. Alle i høgskolen har hatt mulighet til å uttale seg og forskriften er drøftet både med studieadministrativt personale og med faglige og studenter. 2

91 Høgskoledirektøren mener det har vært arbeidet grundig og gjennomgående med det foreliggende forslaget og at den nye forskriften utgjør både en nødvendig og påkrevd oppdatering av det forvaltningsmessige grunnlaget for studie- og eksamensadministrasjonen ved Høgskolen i Bergen. Når forskriften er vedtatt av styret må den deretter kunngjøres i Norsk Lovtidend og gjøres gjeldende fra 1. august Høgskoledirektøren legger med dette frem en nyutviklet og omforent forskrift og anbefaler følgende Innstilling til vedtak: Styret godkjenner Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen, i samsvar med vedlegg. Audun Rivedal høgskoledirektør Margareth Haagensen utdanningsdirektør 3

92 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen Hjemmel: LOV og 3-10 (lov om universiteter og høyskoler). Erstatter: - FOR Eksamensforskrift for Høgskolen i Bergen - FOR Forskrift om bachelorgrad ved Høgskolen i Bergen Kapittel 1. Generelle bestemmelser 1-1. Virkeområde 1-2. Definisjoner 1-3. Motstrid med forskrift om rammeplan og nasjonale bestemmelser Kapittel 2. Grader og utdanninger 2-1. Grader og utdanninger 2-2. Krav til sammensetning av graden bachelor 2-3. Tilleggs betegnelser for gradene høgskolekandidat og bachelor 2-4. Krav til sammensetning av graden master 2-5. Tilleggs betegnelser for graden master 2-6. Tilknytningskrav for tildeling av grad og utskrivelse av vitnemål 2-7. Godskriving og innpassing av annen utdanning. Fritak Kapittel 3. Studier generelle og faglige bestemmelser 3-1. Faglig ansvar 3-2. Etablering og nedlegging av studier 3-3. Innhold i fag-/program- og studie-planer 3-4. Emnestørrelse Arbeidsbelastning 3-5. Obligatorisk undervisning og praksis 3-6. Studieåret 3-7. Utdanningsplan 3-8. Språk 3-9. Tilretteleggelse av studie- og eksamenssituasjonen Vurderingsordning Sensur Karakterskala. Utregning av endelig karakter Godkjent styret

93 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen Studentens rettigheter og plikter Kapittel 4. Studierett. Permisjon. Tap av studierett 4-1. Studierett 4-2. Tap av studierett 4-3. Pålegg om framvisning av originalvitnemål 4-4. Permisjoner Kapittel 5. Eksamen 5-1. Tidspunkt for eksamen. Eksamensplan 5-2. Vilkår for å gå opp til eksamen 5-3. Oppmelding til eksamen 5-4. Avmelding (trekk) fra eksamen 5-5. Ordinær eksamen. Ny og utsatt eksamen 5-6. Gjennomføring av skriftlig eksamen under tilsyn 5-7. Særordninger under eksamen 5-8. Gjennomføring av muntlig eksamen 5-9. Gjennomføring av gruppeeksamen Kunngjøring av eksamensresultater. Begrunnelse og Klage Eksamensforsøk og forsøk i praksisstudier Forsøk til eksamen ved nytt opptak til samme studieprogram Gjentak av bacheloroppgave, masteroppgave og andre oppgaver Innlevering av hjemmeeksamen, mappevurdering og lignende Kapittel 6. Fusk og forsøk på fusk 6-1. Fusk og forsøk på fusk Kapittel 7. Veiledet praksis 7-1. Praksisstudier 7-2. Vurdering av praksis 7-3. Spesiell tilrettelegging av praksis Kapittel 8. Privatister 8-1. Privatistenes rettigheter Ikrafttreden. Godkjent styret

94 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen Kapittel 1. Generelle bestemmelser 1-1. Virkeområde (1) Bestemmelsene i denne forskriften gjelder for alle studier og emner ved Høgskolen i Bergen (HiB) Definisjoner I denne forskrift forstås med: a) Diploma Supplement: Vitnemålsvedlegg på engelsk som gir informasjon om kandidatens kvalifikasjon, utdanningens innhold, institusjonen som har gitt utdanningen og utdanningssystemet i Norge. b) Eksamen: betegnelse på en prøve eller vurdering når resultatet skal inngå på vitnemålet eller karakterutskriften eller innregnes i karakter på vitnemålet eller karakterutskriften. c) Emne: den minste studiepoenggivende enhet som kan inngå i et studieprogram eller gis som frittstående studium. d) Emnegruppe: kombinasjon av emner som gjennom en fag-/program- eller studie-plan er definert til å utgjøre en samlet enhet. e) Fagplan: En konkretisering av det faglige innholdet i studier som er regulert av rammeplan f) Forprøve: obligatorisk test som ikke gir studiepoeng, men som må være godkjent eller bestått i følge de kriterier som er bestemt for prøven, for å gå videre i studiet eller avlegge eksamen. g) Forskrift om rammeplan: en plan som definerer de nasjonale rammene for et nærmere angitt studieprogram. Forskrift om rammeplan fastsettes av departementet. h) Læringsutbytte: kunnskaper, ferdigheter og generell kompetanse som studenten skal ha etter fullført studium. i) Mappe: Læringsmappe er en samling tekster og/eller andre arbeider som er produsert gjennom en viss periode. Samlingen dokumenterer prosess og/eller produkt, og skal vise studentens faglige refleksjoner og kompetansemessige utvikling. Vurderingsmappe består av et utvalg av elementer av mappen og som danner grunnlaget for vurdering. Prosessen for å bestemme hvilke elementer i mappen som skal telle med i mappevurderingen skal fremgå av emnebeskrivelsen. j) Ny eksamen: vurdering som arrangeres for student som har gjennomført, men ikke bestått ordinær eksamen. k) Obligatoriske arbeidskrav: generell betegnelse for arbeidskrav, kontroll av læringsmappe eller andre krav, som av faglig-pedagogiske grunner er lagt inn i et emne, og som skal være gjennomført og godkjent før studenten får avlegge eksamen eller gå i praksisstudier eller fortsette studieprogresjonen (jf. «forprøve»). Godkjent styret

95 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen l) Ordinær eksamen: første gangs eksamen i et emne m) Permisjon: Midlertidig fraskriving av studieretten n) Praksisstudier: obligatoriske praksisperioder som studenten, i henhold til ramme-, fageller studie-plan må bestå for å få vitnemål. o) Privatist: En person som avlegger eksamen etter bestemmelsene i universitets- og høyskoleloven 3-10, uten å være tatt opp ved studiet. p) Programplan: fagplan for grunnskolelærerutdanningene q) Rammeplan: Se forskrift om rammeplan, ( 1-2 g)). r) Student: En person som er tatt opp til et emne eller studieprogram ved Høgskolen i Bergen i samsvar med universitets- og høyskoleloven 3-6 og 3-7. s) Studiebelastning: Forventet arbeidsinnsats av student i studiet t) Studiepoeng: mål på omfanget av et emne eller andre typer studieenheter, der et fullt studieår er normert til 60 studiepoeng. u) Studieplan: Plan for det faglige innholdet i studier som ikke er regulert av rammeplan. v) Studierett: rettigheter knyttet til det å være tatt opp som student ved et studium og inneha studentstatus. w) Utdanningsplan: en avtalt plan mellom høgskolen og student tatt opp til et studieprogram på 60 studiepoeng eller mer. x) Utsatt eksamen: den prøve som arrangeres for student som har dokumentert gyldig fravær ved ordinær eksamen Motstrid med forskrift om rammeplan og andre nasjonale bestemmelser Rammeplaner og andre nasjonale bestemmelser er overordnet denne forskriften. Ved eventuell motstrid gjelder rammeplanens bestemmelser foran forskriften. Tilsvarende gjelder for andre nasjonale bestemmelser. Kapittel 2. Grader og utdanninger 2-1. Grader og utdanninger (jf FOR ) (1) Høgskolen i Bergen kan tildele følgende grader og yrkesutdanninger a. Høgskolekandidat, normert studietid 2 år b. Bachelor, normer studietid 3 år c. Master, normert studietid 2 år d. Yrkesutdanning, Grunnskolelærerutdanningene trinn og trinn, normert studietid 4 år Godkjent styret

96 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen (2) Høgskolen i Bergen gir videreutdanninger som bygger på avsluttet 3-årig eller 4-årig grunnutdanning. Høgskolen tilbyr også studier av kortere varighet som bygger på generell studiekompetanse eller tilsvarende Krav til sammensetning av graden bachelor Bachelorgraden oppnås på grunnlag av eksamen i emne, emnegruppe eller studieprogram av minimum 180 studiepoengs omfang. (1) Grunnlaget for graden skal omfatte ett av følgende: a. Integrert yrkesrettet utdanning av minimum 180 studiepoengs omfang. b. Integrert yrkesrettet utdanning eller annet studieprogram av minimum 120 studiepoengs omfang kombinert med påbygging av ytterligere fag, emner eller emnegruppe av 60 studiepoengs omfang. De to studieenhetene av 120 og 60 studiepoengs omfang må være formelt fastsatt som avsluttede utdanninger, fag, emne eller emnegruppe. Enheten på 60 studiepoeng kan erstattes av to studier á 30 studiepoeng. Avsluttet enhet på 15 studiepoeng kan også godtas som del av graden. c. Selvvalgt bachelorløp, med kombinert utdanning av fag eller emnegruppe av minimum 80 studiepoengs omfang (fordypningsenhet) og ytterligere fag, emnegrupper eller studieprogram av minimum 30 studiepoengs omfang (breddenhet). Enhetene må være formelt fastsatt som avsluttede utdanninger, fag eller emnegrupper. Avsluttet enhet på 15 studiepoeng kan også godtas som del av graden. d. Fullførte 3 første år (180 studiepoeng) av 4-årig grunnskolelærerutdanning/ allmennlærerutdanning etter forskrift om rammeplan for utdanningen. (2) Krav til studieplanen ved etablering av bachelorgradsstudium Studieplanen skal fastsette: - Læringsutbyttebeskrivelse - Studiets innhold og oppbygging - Eksamensordning, prøve- og vurderingsformer - Eventuelle særvilkår for å avlegge eksamen - Filosofiske og /eller vitenskapsteoretiske emner av et omfang normalt på 15 studiepoeng - Bacheloroppgave på studiepoeng 2-3. Tilleggs betegnelse for graden høgskolekandidat og bachelor (1) Grad oppnådd på grunnlag av fullført studieprogram på lavere grads nivå (1. syklus) gis normalt betegnelsen «Høgskolekandidat/ bachelor i <studiets navn>» Andre tilleggs betegnelser fastsettes i det enkelte tilfelle av styret. Godkjent styret

97 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen (2) Grad oppnådd på grunnlag av selvvalgt bachelorløp med fordypningsenhet, gis betegnelsen «bachelor med fordypning i <fagområde for studentens fordypningsenhet>». Grad oppnådd på grunnlag av selvvalgt bachelorløp med 2-årig integrert studieprogram, gis benevnelsen «Bachelor med integrert studieprogram i <fagområdet for studentens integrerte studieprogram>». (3) Grad oppnådd på grunnlag av fullført 3 første studieår av 4-årig grunnskolelærerutdanning, gis henholdsvis benevnelsen «Bachelor i grunnskolefag trinn» eller «Bachelor i grunnskolefag trinn». Grad oppnådd på grunnlag av 3 første studieår i allmennlærerutdanning, gis benevnelsen «Bachelor i grunnskolefag» (jf. rammeplan for grunnskolelærerutdanningen). (4) Engelsk gradsbenevnelse fastsettes av styre Krav til sammensetning av graden master (1) De generelle kravene til graden master er fastsatt i forskrift av 1. desember 2005 nr om krav til mastergrad. (2) Masteroppgaven skal være på studiepoeng (3) Ved Høgskolen i Bergen kan master av 1 ½ eller 2 års omfang (90 eller 120 studiepoeng) oppnås på grunnlag av studieprogram som er akkreditert av NOKUT. (4) Alle studenter skal inngå veiledningskontrakt før arbeidet med masteroppgaven starter Tilleggs betegnelse for graden master (1) For oppnådd mastergrad av 1 ½ eller 2 års omfang angis graden på vitnemålet som: «Master i <betegnelse på studieprogram>». Navnet på studiet inngår i NOKUTs akkreditering av studiet Tilknytningskrav for tildeling av grad og utskrivelse av vitnemål (1) For å kunne tildele en grad med vitnemål fra Høgskolen i Bergen må eksamen i fag/emner/emnegruppe/studieprogram av et samlet omfang på minimum 60 studiepoeng være avlagt ved høgskolen. (jf. FOR nr. 412) (2) Det skrives ut vitnemål for praktisk pedagogisk utdanning, 1- årig dykkerutdanning og fullført utdanning som bachelor, master, grunnskolelærer, høgskolekandidat og jordmor. Beståtte emner utover det som kreves til graden eller fullført studium, dokumenteres ved karakterutskrift. (3) Videreutdanninger, studier av mindre omfang, ikke fullførte gradsstudier eller yrkesutdanning dokumenteres ved karakterutskrift. Student som ikke har fullført utdanning, skal på anmodning gis karakterutskrift for beståtte eksamener eller prøver. Godkjent styret

98 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen (4) På vitnemål og karakterutskrift skal det fremgå hvilket semester eksamen er avlagt. (5) Ny eksamen som avlegges etter at studenten har fått utstedt vitnemål, dokumenteres ved karakterutskrift. (6) Dersom privatist har fått sine kunnskaper og ferdigheter prøvd på en annen måte enn student som er tatt opp ved studiet, skal det angis på vitnemålet/karakterutskriften. (7) Student som tidligere er tildelt en grad, må ha gjennomført minst 60 nye studiepoeng før det kan utstedes nytt gradsvitnemål. Ny bachelorgrad i ingeniørfag eller i økonomi og administrasjon tildeles ikke for gjennomført ny studieretning eller nytt valgfag innen samme studieprogram. Studenten har da bare krav på karakterutskrift. (8) Vitnemål på fullført studium utstedes automatisk. Kandidater som ønsker vitnemål på bachelorgrad etter fullført 3 år på grunnskolelærerutdanning eller som har et selvvalgt bachelorløp, må søke om slikt vitnemål. (9) Diploma Supplement på engelsk skal følge alle vitnemål. (10) Vitnemål utstedes bare én gang. Ved tap av vitnemål kan avdelingen etter søknad og mot betaling utstede duplikat Godskriving og innpassing av annen utdanning. Fritak (1) Dekan avgjør søknader om godkjenning av utdanning og godskriving av studiepoeng fra andre institusjoner under loven. Dekan avgjør også søknader om fritak for eksamen eller prøve. Kapittel 3. Studier generelle og faglige bestemmelser 3-1. Faglig ansvar (1) Alle studier og emner skal ha tilhørighet i en fagavdeling Etablering og nedlegging av studier (1) Studier med omfang mer enn 30 studiepoeng etableres og legges ned av styret selv. Dette gjelder også for eksternt finansierte studier og for fellesgrader. Dekan godkjenner etablering av studier opptil 30 sp Innhold i fag-, program- og studieplaner (1) Styret fastsetter mal for fag-, program- eller studie-planer, herunder begrepsbruk (2) Fag-, program- eller studie-planer skal godkjennes av dekan. (3) Endringer i en vedtatt fag-, program- eller studie-plan kan først gjelde fra nytt studieår. Mindre endringer i pensum kan likevel gjøres underveis i studieåret. Godkjent styret

99 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen 3-4. Emnestørrelse arbeidsbelastning (1) Student på fulltidsstudium skal hvert studieår kunne avlegge eksamener tilsvarende 60 studiepoeng innenfor det studieprogrammet vedkommende er tatt opp på. Ved deltidsstudium reduseres antall studiepoengproduksjon forholdsmessig. (2) Emne skal ikke ha mindre omfang enn 5 studiepoeng. Styret kan tillate annen emnestørrelse dersom dette er nødvendig av hensyn til formalisert samarbeid med andre institusjoner. Til grunn for emnestørrelsen skal det beregnes et forventet arbeidsomfang for studenten på 1600 timer pr. studieår (60 sp) eller 27 timer pr. studiepoeng. (3) Den overordnete delen av fag-, program- eller studie-planen skal være godkjent innen 1. april. Emnebeskrivelsene skal være godkjent innen 1. juni. Pensumlister skal være godkjent innen studiestart Obligatorisk undervisning og praksis (1) Krav om obligatorisk studiedeltagelse skal framgå av fag-, program- eller studieplanen og/eller emnebeskrivelsen Studieåret (1) Studieåret ved Høgskolen i Bergen begynner medio august og avsluttes ultimo juni. Rektor fastsetter undervisningsterminer, jr. lov om universiteter og høgskoler 3-8. (2) Undervisning og ordinær eksamen avvikles innenfor studieåret Utdanningsplan (1) Student som tas opp til studier av 60 studiepoeng eller mer, skal ha utdanningsplan. Utdanningsplanen skal inneholde bestemmelser om høgskolens ansvar og forpliktelser overfor studenten, og studentens forpliktelser overfor høgskolen og medstudenter. (2) Utdanningsplanen skal være satt opp slik at studenten skal gjennomføre planlagt studieløp på normert tid som heltids- eller deltidsstudent. (3) Utdanningsplan kan endres etter avtale mellom student og studieenheten. 3-8 Språk (1) Undervisnings- og oppgave-språket ved Høgskolen i Bergen er normalt norsk, med mindre annet er fastsatt i fag- /program- eller studie-plan. Eksamener kan også leveres på svensk eller dansk med unntak av eksamen der norskkompetanse blir prøvd. Etter søknad fra student kan det vurderes om det også bør utarbeides oppgavetekst på engelsk og/eller om besvarelsen kan skrives på engelsk. Frist for slik søknad er 8 uker før eksamen. Eksamensoppgavene skal foreligge på både nynorsk og bokmål. Godkjent styret

100 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen 3-9 Tilretteleggelse av studie- og eksamenssituasjonen (1) Student kan på grunn av sykdom, funksjonshemming eller andre særlige forhold få tilrettelagt studie- og/eller eksamenssituasjonen (jf. lov om universiteter og høgskoler 4-3(5)). Jf. forskriften Vurderingsordning (1) Vurderingen skal måle studentens kunnskaper, ferdigheter og generelle kompetanse i forhold til beskrivelse av emnets læringsutbytte. (2) Vurderingsformene skal være nedfelt i fag-/program eller studie-planen for det enkelte studium/emne. Det skal fremgå av emnebeskrivelsen hvilke vurderinger som inngår i den endelige karakteren og hvilke vurderinger som har status som forprøve. (3) Ved fastsetting av vurderingsform skal det legges vekt på variasjon i vurderingsformer innen studiet/studieprogrammet. (4) Samme deleksamen kan ikke inngå i vurderingsgrunnlaget for flere emner for en og samme student. (5) Individuell prøving skal utgjøre minst 50 % av vurderingene i det enkelte studium eller studieprogram. Masteroppgaven holdes utenfor beregningsgrunnlaget. (6) Det skal gå frem av fag- /program- eller studie-planen hvilke hjelpemidler som er tillatt under eksamen. (7) Det kan fastsettes egen vurderingsform for privatister Sensur (1) Innlevert eksamensbesvarelse kan ikke unndras sensur. (2) Sensureringstiden er inntil 3 uker ved ordinær sensur. Ved mastergradsoppgaver er sensureringstiden inntil 6 uker. Når helligdag faller på en ukedag, forlenges sensurfristen tilsvarende. Ved klage på karakter legges forvaltningsloven 11a til grunn for sensureringstid. (3) Det skal oppnevnes to sensorer ved muntlig/praktisk eksamen. (4) Styret oppnevner sensorer etter forslag fra fagansvarlig (jf. univl 3-9 punkt 2). (5) Følgende kvalitetssikring skal inngå i sensureringsordningen: a. Emner der karakteren står selvstendig på vitnemålet skal ha ekstern og intern sensor ved den enkelte eksamen minimum hvert 3. år. b. Eksamensoppgavene skal kvalitetssikres ved at instituttleder/seksjonsleder eller ekstern sensor eller eksamenskommisjon godkjenner oppgavene. c. Sensor(ene) skal etter sensurering, skrive rapport på fastsatt skjema. (6) Ved uenighet: a. mellom ekstern og intern sensor avgjør ekstern sensor resultatet Godkjent styret

101 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen b. mellom to interne sensorer avgjør den sensor som ikke har undervisningsansvaret c. ved uenighet på mer enn 2 karakterer, oppnevnes en 3. sensor Karakterskala. Utregning av endelig karakter (1) Vurderingsuttrykk er bestått/ikke bestått eller gradert karakter fra A til E for bestått og F for ikke bestått. Følgende kvalitative beskrivelser gjelder for de ulike karaktertrinnene: Karakter Betegnelse Generell, ikke fagspesifikk beskrivelse av vurderingskriterier A Fremragende Fremragende prestasjon som klart utmerker seg. Kandidaten viser svært god vurderingsevne og stor grad av selvstendighet B Meget god Meget god prestasjon. Kandidaten viser meget god vurderingsevne og selvstendighet C God Jevnt god prestasjon som er tilfredsstillende på de fleste områder. Kandidaten viser god vurderingsevne og selvstendighet på de viktigste områdene D Nokså god En akseptabel prestasjon med noen vesentlige mangler. Kandidaten viser en viss grad av vurderingsevne og selvstendighet. E Tilstrekkelig Prestasjonen tilfredsstiller minimumskravene, men heller ikke mer. Kandidaten viser liten vurderingsevne og selvstendighet. F Ikke bestått Prestasjon som ikke tilfredsstiller de faglige minimumskravene. Kandidaten viser både manglende vurderingsevne og selvstendighet. (2) Ved bruk av graderte karakterer angis bokstavkarakterene uten tillegg av pluss eller minus både ved sensur av deleksamen og ved fastsetting av endelig karakter. Bestått/ ikke bestått fastsettes uavhengig av den graderte karakterskalaen. (3) For vilkår for å gå opp til eksamen (forprøve) benyttes bestått/ikke bestått for prøver og aktiviteter som er gjenstand for vurdering, mens godkjent/ ikke godkjent benyttes der det ikke kreves vurdering. (4) Grensen mellom bestått/ ikke bestått kan settes høyere enn grensen mellom E og F. (5) Alle deleksamener som inngår i felles karakter skal ha samme vurderingsuttrykk. Godkjent styret

102 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen (6) I emner hvor endelig karakter bygger på karakterer fra flere deleksamener, må hver enkelt deleksamen være bestått for å oppnå bestått resultat i emnet. Det skal fremgå av emnebeskrivelsen hvilke deleksamener som må tas om igjen ved ikke bestått. (7) Når resultatet av flere eksamener eller deleksamener inngår i en samlet karakter, benyttes flg. omregningsskala: A=5, B=4, C=3, D=2 og E=1. Det benyttes vanlige forhøyningsregler. (8) Etter justerende muntlig eksamen kan karakteren på det skriftlige eller utøvende arbeidet justeres opp eller ned med maksimalt én karakter. Studentens rettigheter og plikter Kapittel 4. Studierett. Tap av studierett. Permisjon. 4-1 Studierett (1) Opptak til et studieprogram eller emne gir studierett, dvs. rett til undervisning, veiledning, tilgang til læringsplattform og eksamen i samsvar med godkjent fag- /program-/studie-plan. (2) Studierett betinger at studenten registrerer seg og betaler pålagte avgifter innen fastsatt frist. Dersom studieprogrammet krever utdanningsplan, må studenten, for å beholde studieretten, bekrefte utdanningsplanen hvert semester innen fastsatt frist. (3) Studieretten opphører når studieprogrammet er fullført og bestått. Det samme gjelder dersom studenten selv trekker seg fra studiet. Jf. 4-2 og (4) Kandidat som har fullført et studieprogram, har adgang til å få åpnet studieretten for forbedring av karakter på individuell eksamen i inntil ett år etter at programmet er fullført. Det utstedes karakterutskrift for den nye karakteren. Ved senere ønske om forbedring av karakteren må kandidaten melde seg opp som privatist. 4-2 Tap av studierett (1) Vedtak om tap av studierett fattes av dekan. Studenten skal varsles før vedtak fattes. Vedtaket kan påklages til høgskolens klagenemnd. (2) Studieretten kan opphøre når en student a. ikke har oppfylt forpliktelsene i henhold til 4-1 ledd (2) b. 2 år etter opptak eller senere i studiet over en periode på 2 år har bestått mindre enn 50 % av antall studiepoeng i sin utdanningsplan. Dersom studenten ikke har utdanningsplan for det aktuelle tidsrom, legges normert studie- eller fagplan til grunn. Dette gjelder ikke for student som har fått innvilget permisjon (jf. 4-4). Godkjent styret

103 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen c. har gjennomført obligatorisk praksis to ganger, uten bestått resultat og ikke er innvilget dispensasjon til et 3. forsøk (jf. 5-12) d. har brukt opp sine forsøk til eksamen i et emne (jf. 5-12) e. Ved vurdering om studenten skal miste studieretten etter (2) bokstav b, skal det legges vekt på hvilke grunner studenten har for ikke å ha avlagt eksamener i samsvar med utdanningsplanen eller studie-/fagplanen. (3) I tilfeller der det fattes vedtak om utestenging av en student, gjelder egne bestemmelser, jf. lov om universiteter og høyskoler 4-8, 4-9 og Pålegg om framvisning av originalvitnemål (1) Student må ved forespørsel fra høgskolen, framvise originaldokumenter som grunnlag for opptak til studier eller for utstedelse av vitnemål ved Høgskolen i Bergen. Student som ikke framviser de forespurte originaldokumentene for kontroll, kan miste studieretten. Vitnemål fra Høgskolen i Bergen vil kunne bli holdt tilbake til de forespurte originaldokumentene er framvist og kontrollert Permisjoner (1) Med «permisjon» menes her at student sier midlertidig fra seg studieretten. (2) Det innvilges normalt ikke permisjon i løpet av første semester etter opptak. Unntak er fødselspermisjon. I særlige tilfeller kan permisjon også innvilges ved skader/sykdom. (3) Student som får barn under studiene, har rett til permisjon fra studiene under svangerskap og til omsorg for barn, jf. lov om universiteter og høyskoler 4-5. Permisjon skal også gis ved førstegangstjeneste, sykdom og andre tungtveiende grunner. (4) Student som er toppidrettsutøver, kan innvilges permisjon i henhold til avtale med Olympiatoppen. (5) Student med utdanningsplan som ikke ønsker å benytte studieretten på et studium/studieprogram kommende semester, kan søke om permisjon. (6) Høgskolen innvilger permisjon i inntil to semestre og kan i særlige tilfeller innvilge permisjon for inntil to år. (7) Student i permisjon har adgang til å gå opp til eksamen dersom vedkommende fyller fag-, program- eller studie-planens krav for å avlegge eksamen. (8) For student som har hatt permisjon, vil høgskolen så langt som mulig legge forholdene til rette slik at vedkommende kan komme tilbake til tilsvarende nivå som før permisjonen. Når det gjelder student som skal ha praksisstudier, er høgskolen avhengig av at det er ledig praksisplass. (9) Student som har hatt permisjon på grunn av fødsel og omsorg for barn, har rett til å gjenoppta studiene på samme nivå som før permisjonen. Dersom studieprogrammet i Godkjent styret

104 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen mellomtiden er endret, må høgskolen og studenten sammen finne frem til et gunstig gjennomførbart studieløp. (10) For alle studenter gjelder at studiet må gjennomføres i henhold til gjeldende fagplan på det tidspunktet som de gjenopptar studiet. Kapittel 5 Eksamen 5-1. Tidspunkt for eksamen. Eksamensplan (1) Tidspunkt for den enkelte eksamen kunngjøres på høgskolens nettsider. Ev. endringer skal være kunngjort innen oppmeldingsfristen. Endringer på et senere tidspunkt kan bare gjøres ut fra særlig tungtveiende grunner og i samråd med de oppmeldte studentene. (2) Oversikt over eksamenssted skal være tilgjengelig via studentweb senest 1 uke før hver eksamen. (3) Ved ordinær eksamen har studentene rett til lesedag mellom hver eksamensdag. Det er ikke krav om at lesedag er en virkedag. (4) Tidspunkt for utsatt eksamen kunngjøres senest 2 uker forut for aktuell eksamen. Når det kreves at den aktuelle eksamen er bestått før videre studieprogresjon tillates, skal utsatt eksamen avvikles slik at videre studieprogresjon er mulig. Utsatt eksamen skal normalt være avvikle innen utgangen av påfølgende semester. (5) Ny eksamen (kontinuasjon) kan arrangeres på samme tid som ordinær eksamen, eller bestemmes avviklet sammen med utsatt eksamen Vilkår for å gå opp til eksamen (1) Det kan i fag-/program- eller studie-plan gis utfyllende regler om at visse eksamener ikke kan avlegges før andre eksamener/kurs/praksisopplegg med mer, er bestått eller godkjent. (2) For å kunne gå opp til eksamen må studenten ha betalt semesteravgift i henhold til lov og forskrift om studentsamskipnader, og meldt seg opp til eksamen innen de fastsatte frister. Student som er fritatt fra betaling av semesteravgift, må for å kunne gå opp til eksamen, registrere seg innenfor de samme frister. (3) For student på studier eller emner med deltakeravgift, er undervisnings- og eksamensmelding ikke gyldig før denne er betalt Oppmelding til eksamen (1) Studenten melder seg opp til eksamen via høgskolens studentweb i Felles Studentsystem (FS). Godkjent styret

105 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen (2) Frist for oppmelding til eksamen er 15. februar i vårsemesteret og 15. september i høstsemesteret. I spesielle tilfeller kan det dispenseres fra fristen for oppmelding til eksamen. (3) Studenten er selv ansvarlig for å holde seg orientert om tid og sted for eksamen. (4) Student som ønsker å forbedre karakter, kan melde seg opp til ny/ utsatt eksamen dersom denne blir arrangert (jf. 4-1(4)) Avmelding (trekk) fra eksamen (1) Student på studier med bestemmelse om studieprogresjon, kan ikke trekke seg fra ordinær eksamen. (2) Trekk fra eksamen må skje senest 14 dager før eksamensdato. Trekk fra eksamen må skje på studentweb eller skriftlig. (3) Trekk under eksamen regnes som ikke bestått med mindre dette skyldes sykdom. (4) Sykdom under eksamen må dokumenteres ved legeattest Ordinær eksamen. Ny og utsatt eksamen (1) Ordinær eksamen gjennomføres med den vurderingsform og i det semester som er angitt i fag-/program- eller studie-planen. (2) Eksamenskandidat som ikke har bestått ordinær eksamen, har krav på ny eksamen. Trekk under eksamen uten dokumentasjon på sykdom, regnes som ikke bestått, men gir ikke rett til ny eksamen med mindre slik eksamen arrangeres (jf. punkt (4)). (3) Utsatt eksamen arrangeres for eksamenskandidat som har gyldig fravær ved ordinær eksamen. Som gyldig fravær regnes sykdom eller annen tvingende fraværsgrunn. Som gyldig fravær regnes også fravær som følge av gyldig fravær i praksis. Dette gjelder der praksis er et vilkår for å gå opp til eksamen i emnet og det ikke er mulig å fullføre påbegynt praksisperiode eller å gjennomføre ny praksisperiode før eksamen. Høgskolen avgjør i hvert enkelt tilfelle hva som kan godkjennes som gyldig fravær. Fraværet skal være dokumentert ved legeattest eller annen dokumentasjon. For at studenten skal ha krav på utsatt eksamen, må dokumentasjonen være levert høgskolen eller poststemplet senest 4 dager etter at eksamen skulle vært avlagt/ etter frist for innlevering av skriftlig arbeid. Høgskolen kan i særlige tilfeller dispensere fra fristene. Dersom en besvarelse er innlevert, kan studenten i ettertid ikke påberope seg sykdom. (4) Student som ikke møtte ved ordinær eksamen og som ikke har gyldig fravær, har ikke rett til å få satt opp utsatt eksamen, men kan melde seg opp dersom den arrangeres. (5) Student som på grunn av utvekslingsopphold i regi av Høgskolen i Bergen ikke har kunnet gå opp til ordinær eksamen, kan etter søknad få adgang til utsatt eksamen forutsatt at eventuelle vilkår for å gå opp til eksamen er oppfylt. (6) Det blir ikke arrangert ny eksamen for eksamenskandidater som ikke består ny eller utsatt eksamen. Disse må vente til neste gang det arrangeres eksamen i emnet. Godkjent styret

106 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen (7) Eksamenskandidat som har fått eksamen eller prøve annullert på grunn av fusk eller forsøk på fusk, kan tidligst gå opp på nytt ved neste ordinære eksamen eller prøve etter at bortvisningstiden er over. (8) Ny og utsatt eksamen skal gjennomføres med samme pensum som ved siste ordinære eksamen. Så langt det er praktisk mulig og annet ikke er nedfelt i fag-/program- eller studie-planen, gjennomføres eksamen med samme vurderingsform som ved siste ordinære eksamen Gjennomføring av skriftlig eksamen under tilsyn (1) Eksamenskandidat skal møte i eksamenslokalet senest 15 minutter før eksamen tar til. Eksamenskandidat som kommer for sent, kan få adgang til eksamen de første 60 minuttene etter at eksamen har begynt. (2) Vesker og lignende plasseres etter anvisning fra eksamensvaktene. (3) Det er ikke tillatt å bruke kommunikasjonsutstyr under eksamen. Slikt utstyr plasseres etter anvisning av eksamensvaktene (jf. 6-1, fusk). (4) Ingen kandidater får forlate eksamenslokalet de første 60 minuttene etter at eksamen har begynt. (5) Eksamenskandidaten skal vise gyldig studentlegitimasjon aller annen gyldig legitimasjon med bilde og signere på kandidatliste. (6) I eksamenslokalet skal kandidaten rette seg etter anvisning fra eksamensvaktene. (7) Det er ikke tillatt å skrive på utdelt papir før eksamensoppgavene er delt ut. Det er ikke tillatt å bruke annet papir enn det som er delt ut. (8) Besvarelse skrevet på papir skal føres med penn som gir gjennomslag. (9) Det er ikke tillatt med noen form for kommunikasjon mellom kandidatene eller med andre personer under eksamen. Dersom kandidaten har spørsmål, skjer henvendelse til en av eksamensvaktene. (10) Kandidaten har til disposisjon den oppgitte eksamenstid. Etter at eksamenstiden er ute gis det inntil 15 minutter ekstra til å skille kopier fra originaler. Det er kandidatens ansvar å påse at innleveringen er komplett. (11) Kladdeark kan ikke leveres inn som del av besvarelsen. (12) Etter at besvarelsen og ubrukt eksamenspapir og kladdepapir er levert, skal kandidaten forlate eksamenslokalet. Innlevert eksamensbesvarelse blir ikke under noen omstendigheter levert tilbake til kandidaten. (13) Ansvarlig faglærer eller dennes stedfortreder skal være tilgjengelig under eksamen Særordninger under eksamen (1) Kandidat som har behov for å få avlegge eksamen under særskilte vilkår, må levere dokumentert søknad innen de oppgitte fristene. Dokumentasjonen på kronisk tilstand Godkjent styret

107 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen skal normalt ikke være eldre enn 3 år. Dokumentasjon på annen tilstand skal være av ny dato. (2) Eksempler på særordning ved eksamen kan være: a. Utvidet eksamenstid b. Anledning til lengre pauser, ev med mulighet for å hvile c. Skriftlig eksamen i stedet for muntlig eksamen og vice versa d. Eget eksamenslokale med egen eksamensvakt e. Bruk av pc og andre tekniske hjelpemidler f. Skrivehjelp, døvetolk og annen praktisk hjelp g. Overføring av oppgavene til punktskrift eller forstørret skrift h. Høytlesning av oppgaveteksten (3) Utvidet eksamenstid kan normalt gis med 10 minutter pr. eksamenstime, maksimalt 1 time ved skriftlig skoleeksamen (4) Student med dysleksi, dyskalkuli eller andre lese- og skrivevansker må ha attest fra logoped eller annen spesialist som beskriver hvilke særordninger det er behov for. Studenten kan etter ønske få vedlagt sin besvarelse en anonymisert attest fra logoped eller annen sakkyndig person som bekrefter dysleksien/dyskalkulien. (5) Student med annet morsmål enn norsk kan etter søknad, bruke PC med retteprogram eller ordbok uten ordforklaringer under eksamen, med mindre faglige hensyn taler mot dette. (6) Student med annet morsmål enn norsk kan, etter søknad, få utvidet eksamenstid inntil de 4 første semestrene vedkommende er registrert som student ved høgskolen. Dette gjelder også eksamenskandidat som har samisk som morsmål. (7) Ved vurdering av eksamensbesvarelsen skal anonymiteten til kandidaten ivaretas så langt som mulig. (8) Frist for å søke særordninger er 8 uker før eksamen. Behovet for særordning må dokumenteres med legeattest eller attest fra annen sakkyndig person. Er funksjonshemmingen oppstått etter fristens utløp, eller hvis andre særlige grunner tilsier det, kan avdelingen fravike denne fristen. Dersom behovet for særordning er permanent, kan det søkes om å få godkjent særordningen så lenge vedkommende er student ved HiB. (9) Ved vektig grunn kan student få avvikle skriftlig skoleeksamen utenfor institusjonen. Dekan kan etter søknad godkjenne at eksamen avvikles utenfor institusjonen, når dette kan skje under betryggende kontroll. Eksamensstedet skal godkjennes av dekan på forhånd. Studenten ilegges en avgift som dekker merkostnadene. Frist for søknad er 8 uker før eksamen Gjennomføring av muntlig eksamen (1) Opplegg for muntlig eksamen skal gjøres kjent for studentene i god tid før eksamen. Godkjent styret

108 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen (2) Eksamenskandidaten kan gis anledning til å forberede seg på et bestemt tema på forhånd. Forberedelse kan skje med eller uten hjelpemidler. (3) Individuell muntlig eksamen skal normalt ikke vare lenger enn 45 minutter. (4) Når muntlig eksamen gjennomføres i gruppe, skal sensorene påse at alle eksamenskandidatene i gruppen eksamineres i et omfang som gir tilstrekkelig grunnlag for karakterfastsetting. (5) Sensorene i fellesskap er ansvarlig for planlegging og gjennomføring av muntlig eksamen i henhold til bestemmelser i denne forskriften og emnebeskrivelsen. (6) Der hvor endelig karakter fastsettes ved justerende muntlig eksamen, jf (8) skal det gå minimum 24 timer fra sensuren for skriftlig eller utøvende del er offentliggjort til muntlig eksamen starter. (7) Hvis en kandidat trekker seg under muntlig eksamen, skal dette påføres sensurlisten Gjennomføring av gruppeeksamen Ved gruppeeksamen skal alle deltakere i gruppen bidra til felles produkt. Dersom det oppstår tvil om hvorvidt en eksamenskandidat bidrar eller har bidratt tilstrekkelig til å få uttelling for et felles produkt der det gis samme karakter til hele gruppen, skal det innhentes skriftlig, individuell uttalelse fra samtlige gruppemedlemmer og faglig veileder/fagansvarlig. Dekan kan fatte vedtak om at eksamenskandidaten skal anses å ha trukket seg under eksamen Kunngjøring av eksamensresultater. Begrunnelse og Klage (1) Kunngjøring av eksamensresultater skjer vanligvis på studentweb. Ved kunngjøring av resultatet føres det kun opp kandidatnummer og karakter. (2) Kandidat kan be om begrunnelse for karakteren på skriftlig eksamen innen 1 uke etter kunngjøringen. (3) Begrunnelsen skal normalt være gitt innen 2 uker etter at kandidaten har bedt om det. (4) Klagefristen er normalt 3 uker fra eksamensresultatet er kunngjort. Dersom kandidaten ber om begrunnelse, er klagefristen 3 uker fra kandidaten har fått begrunnelsen. (5) Det er klagerett på karakterfastsettelse som etter sin art lar seg etterprøve (6) Ved klage sendes kandidatens besvarelse til nye sensorer. Vedlagt besvarelsen følger også sensorveiledningen. Klagen skal ikke være begrunnet verken fra klager eller opprinnelig sensor. Dersom de nye sensorene ønsker det kan tre andre besvarelser én A-besvarelse, én C-besvarelse og én E-besvarelse legges ved for å eksemplifisere nivået på besvarelsene. (7) Ved gruppeeksamen kan student klage individuelt på karakter. Eventuell endring i karakter etter klagesensur får bare virkning for de studentene som har underskrevet den skriftlige klagen. Godkjent styret

109 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen (8) Ved muntlig og praktisk eksamen må krav om begrunnelse fremsettes umiddelbart etter at karakteren er meddelt. Det kan ikke klages på karakteren ved muntlig og praktisk eksamen. (9) Det kan klages på formell feil under eksamen. Klagefristen er 3 uker etter at kandidaten er kjent med det forholdet som begrunner klagen. Slik klage avgjøres av klagenemnda (jf. forvaltningsloven 32 og 33) Eksamensforsøk og forsøk i praksisstudier (1) En student kan fremstille seg til eksamen i samme eksamensemne inntil tre ganger. Etter søknad kan en student i spesielle tilfeller få avlegge eksamen for fjerde gang. (2) Student har rett til ny praksisperiode dersom første periode vurderes til ikke bestått. I helt spesielle tilfeller kan studenten søke om å få tilrettelagt en tredje praksisperiode. Denne paragrafen gjelder ikke for forprøver Forsøk til eksamen ved nytt opptak til samme studieprogram (1) For student som har hatt opphold fra et studieprogram i tre år og fått nytt opptak til samme studieprogram, starter studiet på nytt med nye forsøk til eksamen og praksis etter denne forskrift 5-11 og 7-1. (2) For student som har hatt opphold fra studiet i mindre enn tre år og som har fått nytt opptak til samme studieprogram, teller tidligere forsøk til eksamen og praksis. (3) Student som er i karantene etter å ha mistet studieretten har ikke adgang til eksamen som privatist (jf. 4-2,3) Gjentak av masteroppgave, bacheloroppgave, og andre oppgaver (1) En student kan levere revidert masteroppgave én gang dersom masteroppgaven er vurdert til ikke bestått. (2) Det er ikke adgang til å få vurdert en revidert masteroppgave i samme studieprogram når studenten tidligere har fått vurdert sin oppgave med bestått resultat. (3) Ved ikke bestått vurdering kan en student levere forbedret versjon av bacheloroppgave, hovedprosjekt og andre større oppgaver på 10 studiepoeng eller mer med individuelt utformet problemstilling, til sensur én gang, med mindre annet er bestemt i fag-/program- eller studie-plan. (4) Det er anledning til ved ikke godkjent/ikke bestått vurdering, å levere forbedret versjon av praksisrelaterte oppgaver på mindre enn 10 studiepoeng dersom det ikke er mulig å endre problemstilling for oppgaven uten at praksisperioden gjennomføres på nytt. (5) For øvrige oppgaver enn de som er nevnt i denne paragraf, er det ikke anledning til å levere forbedret versjon ved ikke godkjent/ikke bestått, med mindre annet er nedfelt i fag-/program- eller studie-plan. Godkjent styret

110 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen Innlevering av hjemmeeksamen, mappevurdering og lignende (1) Fag-/program- eller studie-plan beskriver innleveringsform. (2) Besvarelsen skal være innlevert på den måten og innen det tidspunkt og på angitt sted som er bestemt for den aktuelle eksamen. Kandidaten skal vise gyldig legitimasjon og signere ved innlevering av besvarelsen. (3) Besvarelsen skal leveres i det antall eksemplarer som er fastsatt. Kandidaten må selv sørge for å ha kopi. (4) Kandidat som ikke leverer besvarelsen innen fristen, registreres som «ikke møtt». Dette teller som ett eksamensforsøk. Kapittel 6 Fusk og forsøk på fusk 6-1. Fusk og forsøk på fusk (1) Konsekvenser av fusk og forsøk på fusk reguleres av lov om universiteter og høyskoler 4-7 og 4-8. (2) Som fusk eller forsøk på fusk ved eksamen eller vilkår for å gå opp til eksamen regnes bla.: a. Å ha ulovlige hjelpemidler tilgjengelig under eksamen (jf. 5-6) b. Å presentere andres arbeid som sitt eget (plagiat) c. Å sitere kilder eller på annen måte benytte kilder i skriftlige arbeider uten tilstrekkelig kildehenvisninger (plagiat) d. Å sitere eller på annen måte benytte egne tidligere eksamensarbeider uten tilstrekkelig kildehenvisning e. Å ha skaffet seg adgang til eksamen ved å ha fusket ved prøve og lignende som er vilkår for å gå opp til eksamen, eller ved på uriktige grunnlag fått godkjenning for deltakelse ved obligatorisk undervisning eller andre obligatoriske aktiviteter. f. Ureglementert samarbeid mellom eksamenskandidater eller grupper g. Å handle i strid med denne forskriften eller retningslinjer for den enkelte eksamen (3) En student kan anses å ha fusket eller forsøkt å fuske fra det tidspunkt eksamen eller intern prøving er påbegynt. Eksamen eller intern prøving anses normalt å være påbegynt når oppgaveteksten er utlevert og/eller problemformulering er godkjent. (4) Dersom det oppstår mistanke om fusk eller forsøk på fusk under eksamen eller intern prøve, skal eksamenskandidaten underrettes om at forholdet vil bli rapportert. Eksamenskandidaten har rett til å fullføre eksamen eller prøven. Mistanke om fusk eller forsøk på fusk under gruppeeksamen der det er gitt samme karakter for hele Godkjent styret

111 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen gruppen, vurderes individuelt for hvert gruppemedlem. Fastsatt karakter blir gjeldende for student som ikke har fusket eller forsøkt å fuske. (5) Annullering av eksamen eller prøve i henhold til lov om universiteter og høyskoler 4-7, teller som ett forsøk til eksamen eller prøve. (6) En student som mistenkes for fusk eller forsøk på fusk, har ikke rett til å fremstille seg til eksamen eller prøve i det faget eller emnet som omfattes av mistanken, så lenge saken er under behandling. Bestemmelsen gjelder både ordinær og ny og utsatt eksamen eller prøve i vedkommende fag eller emne. Tilsvarende gjelder når det mistenkes fusk ved arbeidskrav. Dersom klagenemnda kommer frem til at det ikke foreligger fusk og besvarelsen da blir vurdert til ikke bestått, har studenten rett til ny eksamen eller prøve eller arbeidskrav. Kapittel 7 Veiledet praksis 7-1. Praksisstudier (1) Studentenes taushetsplikt a. «En student som i studiesammenheng får kjennskap til noens personlige forhold, har taushetsplikt etter de regler som gjelder for yrkesutøvere på vedkommende livsområde» (Lov om universiteter og høyskoler 4-6). (2) Politiattest a. «I studier der studenter kommer i kontakt med pasienter, klienter, barnehagebarn, elever eller andre som del av klinisk undervisning eller praksisopplæring, kan det kreves at studentene legger frem politiattest ved opptak til, eller underveis i studiet.[ ] Hvis det er gitt særlige regler om politiattest for bestemte typer yrkesutøving, gjelder disse tilsvarende for studenter som deltar i praksisopplæring eller klinisk undervisning» (lov om universiteter og høyskoler 4-9) (3) Pliktmessig avhold a. «Helsepersonell skal ikke innta eller være påvirket av alkohol eller andre rusmidler i arbeidstiden. b. Legemidler som er nødvendige på grunn av sykdom, regnes ikke som rusmidler etter første ledd. Helsepersonell som inntar slike legemidler, skal snarest orientere sin arbeidsgiver om dette.»(helsepersonelloven 8) 7-2. Vurdering av praksisstudier Godkjent styret

112 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen (1) Praksis vurderes etter skalaen bestått/ikke bestått. Dersom praksis er obligatorisk arbeidskrav vurderes perioden som godkjent/ikke godkjent. Vurderingsform skal fremkomme av fag-/emneplan. (2) For utdanninger der gjennomføringen av praksisstudier er gjenstand for en faglig vurdering, gjelder følgende: a. Studenten har rett til jevnlig veiledning og tilbakemelding, slik at han/hun er orientert om hvordan han/hun fungerer i forhold til læringsutbytte for praksisperioden. b. For hver praksisperiode skal det foretas avsluttende vurdering i forhold til læringsutbytte for praksisperioden. Vurderingen skal bygge på vurdering underveis og eventuelle praktiske prøver. Vurderingsresultatet og beskrivelsen av hva som er vurdert skal være underskrevet av student og de som har gjennomført vurderingen. Studenten skal ha kopi av den skriftlige vurderingen. c. Dersom det på et tidspunkt i en veiledet praksisperiode kan være tvil om studenten vil kunne nå beskrivelsen av læringsutbyttet og bestå praksisperioden, må høgskolen kontaktes. Studenten kalles inn til møte. Dette møtet bør avholdes på et tidspunkt som gir studenten mulighet til å vise tilfredsstillende praksis den siste del av perioden. Studenten skal gis skriftlig melding om at det er tvil om vedkommende vil kunne oppfylle målene og bestå praksisperioden. Studenten skal i tillegg ha skriftlig melding om hva som må til for å bestå praksis. (3) Dersom student på grunn av dokumentert fravær får avkortet praksisperiode slik at vedkommende ikke kan vurderes, må praksisperioden tas igjen. (4) Dersom student på grunn av udokumentert fravær får avkortet praksisperiode slik at vedkommende ikke kan vurderes, vil det føre til karakteren ikke bestått. Studenten må gjennomføre ny praksisperiode neste gang denne arrangeres. (5) Dersom en praksisperiode vurderes til ikke bestått, må hele praksisperioden tas om igjen før studenten kan gå videre i studiet. (6) Får studenten vurdert samme praksisperiode til ikke bestått to ganger, må studiet avbrytes. Dersom det foreligger særskilte grunner, kan studenten søke om å få tilrettelagt en tredje praksisperiode Spesiell tilrettelegging av praksis (1) Student med spesielle behov kan, så langt det er mulig og rimelig, få tilrettelagt praksisperioden. Slik tilrettelegging kan være: a. Fysisk tilrettelegging under selve praksisoppholdet b. Fri for å amme c. Fortrinn ved valg av praksisplass. Tildeling vurderes etter følgende kriterier i prioritert rekkefølge: Godkjent styret

113 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen 1.Student med aleneansvar for barn under 18 år 2.Egen behandlingstrengende sykdom med dokumentasjon på at nødvendig behandling må gjennomføres lokalt i den aktuelle tidsperioden 3.Student med daglig omsorg for barn under 12 år 4.Akutt/alvorlig sykdom eller funksjonsvansker i nær familie 5.Toppidrettsutøver som er knyttet til olympiatoppen eller som er 1) aktive på landslag, 2) utøver i øverste divisjon på lagidrett og 3) enkeltutøver på nasjonalt nivå 6.Student som utøver kunst/kultur på nasjonalt nivå 7.Verv i Studentparlamentets styre, studentråds styre eller høgskolestyret d. Søknadsfrist er 1. april for høstsemesteret og 1. oktober for vårsemesteret. Ved praksis i løpet av første semester er søknadsfristen ved studiestart. Søknaden må være dokumentert. Kapittel 8 Privatister 8-1. Privatistenes rettigheter (1) Privatistenes rettigheter er begrenset til adgang til å delta i offentlige forelesninger og adgang til å gå opp til eksamen. Styret kan i spesielle tilfeller dispensere fra dette. (2) Privatister skal i tillegg til semesteravgift til Studentsamskipnaden, betale vederlag fastsatt av styret selv. (3) Privatistene må melde seg opp til eksamen, betale semesteravgift og vederlag innen fastsatte firster. Dokumentasjon av generell studiekompetanse, realkompetanse og spesiell studiekompetanse må vedlegges oppmeldingen. Styret kan i helt spesielt tilfeller dispensere fra oppmeldingsfristen. (4) Styret avgjør om vilkårene for oppmelding er oppfylt, og kan etter søknad lempe på krav til forutdanning m.m. når det er sannsynliggjort at søkeren har de nødvendige kunnskaper. (5) Student med studierett ved Høgskolen i Bergen skal ikke regnes som privatist når vedkommende avlegger eksamen i et emne eller i et annet studium enn hun/han er tatt opp til. (6) Denne forskrift gjelder også for privatister så lenge bestemmelsene ikke strider mot innholdet i denne paragraf. 9 Utfyllende regler Styret kan gi utfyllende regler innenfor rammen av denne forskrift. Godkjent styret

114 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen I krafttredelse Forskriften trer i kraft fra Fra samme dato oppheves: - FOR Eksamensforskrift for Høgskolen i Bergen - FOR Forskrift om bachelorgrad ved Høgskolen i Bergen Godkjent styret

115 Høringsuttalelser et resymé Tekst i kursiv er saksbehandlers kommentarer Forskriften AHS AI + Inst.for øk.adm + Data- og realfag. Kap.1 Generelle bestemmelser Vil erstatte kvalifikasjon med sluttkompetanse Sluttkompetanse er ikke begrep i KVR Vil definere Sensor Blir ikke definert Foreslår å slå sammen f og k forprøve og obligatoriske arbeidskrav. Begge ordene brukes i teksten og må da være med i def. AL Forslag til korrigeringer knyttet til GLU 1-3 Foreslår omformulering Tatt til følge SP OK Kap.2 Grader og utdanninger Foreslår endringer i ord. Tatt ikke til følge Bemerker at 15 sp vit.emner ikke er i overenstemmelse med rammeplan for ing. Viser til 1-3. Har justert teksten Foreslår justering av språket Tatt til følge OK Kap.3 Studier generell og faglige bestemmelser 3-4 Noe om deltidsstudium Tatt til følge 3-11(6) foreslår sensor som ikke har und.v.ansvar får avgjøre karakt. Tatt til følge 3-12 (5) Påpeker at studier har både praktisk prøve og vanlig eksamen og at kandidaten skal ha gradert karakter. Gir ingen endring, En kan ikke få en felles karakter av bestått og gradert karakter. 3-8 (1) ønsker å tilføye: «Forutsatt at det er registrert studenter på begge målføre». Vi følger språkloven. (HiB har vært på Stortingets talerstol i denne saken før) 3-3(3) mener at det må være mulig å gjøre endringer underveis i en krisesituasjon. Det er det alltid. 3-10(4) justere teksten Tatt til følge 3-1 Mener formuleringen er uklar. 3-2 Foreslår justering av teksten. 3-4 ta med noe om deltidsstudium og justere tekst 3-5 Ønsker å fjerne frammøteprosentene. 3-8 Om språk 3-11 Om sensur Tatt til følge 3-11(6) b. Foreslår at den sensoren som ikke har underv.ansvaret får avgjøre karakteren fordi vedk. er mer upartisk. Tatt til følge Kommenterer beskrivelsen av karakterene. Gjelder D foreslår «nokså god» som er den offisielle betegnelsen Tatt til følge

116 3-11(5b) mener at godkjenningen er svært omfattende og ressurskrevende. Tatt til følge 3-11(6) foreslår sensor som ikke har und.v.ansv. får avgjøre karakt. Tatt til følge Kap.4 Studierett og tap av studierett Permisjon 4-1 (4) vil ikke gi kandidater rett til å forbedre karakter på hjemmeeksamen. Blir ikke endret. 4-1(4) Synes at ett år er kort tid. Har tatt inn muligheten for å avlegge eksamen som privatist og omskrevet regelen slik at den blir klarere. 4-1 justeringer 4-2 Endre utdanningsdirektør til dekan 4-4 har kommentarer til permisjoner Tatt til følge OK 4-2(2) ønsker å føye til et «kan» opphøre. Tatt til følge Kap.5 Eksamen 5-5(5) Foreslår at studenter på utveksling får avlegge manglende eksamen uavhengig av om det skal arrangeres slik eksamen Tatt til følge 5-7(3) ønsker å beholde redusert forlenget tid under eksamen Den foreslåtte tiden blir 5-1(3) Ønsker å fjerne regelen. Vi må ha regler. 5-3 (2) Vil ta bort hele regelen. Mener at det ikke er gjennomførbart. Dersom den blir stående kan 1. febr og 1.sept være aktuelle datoer. Setter inn 15.sept. og 15. febr. 5-1 Ønsker tilføyelse: -fagpers. skal senest 3 uker før eks. levere oversikt over stud som fyller vilkår for å gå opp til eks. og stud som ikke fyller vilkår. Faglærer er ansvarlig for at stud som ikke fyller vilkår får kjennskap til dette. Adm.bestemmelse tas ikke inn 5-5(4) Ønsker å føye til at stud uten gyldig fravær/stryk kan få avlegge eksamen dersom ny/utsatt prøve arrangeres. Tatt til følge 5-12 Støtter forslaget Støtter forslaget

117 stående. Jf. andre høgskoler 5-14 (3) Trekker frem problemer med Post-i-butikk og manglende stempling. Tatt til følge 5-4(1) «melde seg av» endre til «trekke seg fra» Tatt til følge 5-4(2) Etterlyser begrunnelsen for å ha to uker som frist for å trekke seg. Å få oversikt over antallet kandidater er viktig. Har betydning for: Eksamenslister, eksamensrom, antall eksamensvakter, antall sensorer, antall oppgaver Ting tar tid.. 5-5(4) ønsker å endre til: Studenter som ikke møtte ved ordinær eksamen og som ikke har gyldig fravær, har ikke rett til å få satt opp ny eksamen, men kan melde seg opp dersom den blir arrangert. Tatt til følge 5-5(2) vil her føye til «men gir ikke rett til ny eksamen» Tatt til følge 5-10 (2) ønsker å har begrunnet klage på karakter. I følge forarbeidene til univl skal klagebeh. være second Foreslår lesedag ved ordinær eksamen Tatt til følge 5-3(3) Ønsker 15.febr. og 15. sept. Tatt til følge 5-4 (4) Vil tillate oppmelding. Tatt til følge 5-7 Vil spesifisere noe mer - Om alder på dokumentasjonen - Om bruk av PC Delvis tatt til følge. 5-7 (6) ønsker flere semestre. Tatt til følge 5-7(9) endre utd.dir til dekan. Tatt til følge 5-9 noe tilføyelse Tatt til følge 5-10 Justere tekst om klagefrist Tatt til følge 5-14 justere teksten

118 opinion. De nye sensorene skal ha samme opplysning som de opprinnelige sensorene. Jf brev fra dep. Tatt til følge Kap.6 Fusk og forsøk på fusk Kap.7 Veiledet praksisstudier Ta inn noe om Legemiddelassistert rehabilitering Tatt til følge 6-1(3) Ønsker å fjerne siste del av regelen ang. mappeeksamen eller andre eksamensformer. Tatt til følge Ingen merknader 7-2 Kommentarer ang. tekst og rutiner. Tatt til følge OK OK I tillegg til uttalelsene som er tatt inn i oversikten, har forskriften vært til høring og blitt drøftet i Studieforum og til sist i Utdanningsutvalget.

119 Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Bergen (2012) Kommentarer til ny forskrift, inkludert henvisning til annen lovgivning og brev. I kommentarene nedenfor vises spesielt til bestemmelser som er nedfelt i lov, andre forskrifter og brev fra departementet og som styrer hvilke bestemmelser høgskolen kan ta inn i forskriften. Kapittel 1 Generelle bestemmelser Listen definerer ord og utrykk som finnes i forskriften Kapittel 2 Grader og utdanninger 2-1 (1) er klippet fra departementets forskrift om hvilke grader og yrkesutdanninger som HiB kan tildele. Når høgskolen får tildele doktorgrad, blir denne oppdatert. 2-2 (1) a, b og c er hentet fra departementets forskrift og diverse skriv om sammensetning av bachelorgrad. I b er tatt inn vårt forslag om at 60 sp kan erstattes av 2 x 30 sp, alternativt 15 sp. Punkt d er hentet fra rammeplan for grunnskolelærerutdanning. 2-2 (2) Krav til studieplanen, jf. NOKUT tilsynsforskriften. 2-3 (1) fastlagt av departementet (2) Vårt forslag. (3) Fastsatt i Rammeplan for grunnskolelærerutdanning 2-4 (1) og (2) jf. departementets forskrift om mastergrader (3) Dersom høgskolen får mandat til å opprette mastergrader, må denne paragrafen endres. 2-5 Navnet på mastergraden følger vanlige regler. Må endre paragrafen dersom høgskolen får mandat til å opprette mastergradsstudier. 2-6 (1) Departementets forskrift om godskriving av høyere utdanning 2. FOR nr 412. (2) og (3) departemental bestemmelse ( , s.6) (4) og (5) UHR mal for vitnemål og vitnemålstillegg (e-phorte: 11/2256) (6) Lov om universiteter og høgskoler (univl) 3-11 (7) dep. Forskrift om godskriving av høyere utdanning. Ad bachelor i ingeniørfag. Tittelen er fastsatt av departementet og gjelder alle studieretninger innen ingeniørutdanning. Kandidaten får derfor ikke ny bachelortittel selv om vedkommende tar en ny studieretning. Vedkommende får kun en ny side 3: grunnlag for vitnemål. Kapittel 3 Generelle og faglige bestemmelser 3-1 og 3-2: faglige fullmakter er delegert til dekan i henhold til delegasjonsreglementet. HKL/

120 3-3 (1) er lovbestemt Jf. univl 3-3(3). 3-4: Styret har vedtatt at studentarbeidsår er 1600 timer. 3-6: jf. univl : jf. univl : jf. univl , (1) og (2) jf NOKUT studietilsynsforskriften 3-11: jf. univl 3-9 I forhold til den «gamle» eksamensforskriften er det tatt inn ny paragraf: (6) der en regulerer hvem som skal fastsette karakteren ved uenighet mellom sensorene (8) Dersom en under muntlig eksamen mistenker kandidaten for ikke å ha skrevet oppgaven selv, faller dette inn under fuskbegrepet og behandles som fusk. Den videre eksaminasjonen blir da viktig med tanke på dokumentasjon. Saken skal behandles av klagenemnda. Kapittel 4 Studierett. Tap av studierett. Permisjon 4-1 (4) jf 2-6 (5) 4-3 er nytt. Fra opptaket 2012 kreves ikke attesterte kopier og høgskolen er pålagt å samle inn originalvitnemål for kontroll. 4-4 (1) jf univl (2) «kan være» betyr her at opplistingen ikke er fullstendig, men kan utvides. Jf. for øvrig kap.3, 3-9 og univl 4-3 (5) Jf. univl (7). Jf. Forvaltningsloven (9). Jf. forvaltningsloven 32 og : Dette er ny bestemmelse som regulerer 3 gangers- bestemmelsen angående antall eksamensforsøk. At studenten får blanke kort etter 3 års fravær tilsvarer maksimal utvisningstid i andre forskrifter som for eksempel skikkethetsforskriften. Tilsvarende regel gjelder ved flere andre høgskoler og universiteter. 5-13: her åpnes det for at dersom kandidat stryker på «store» eksamener, kan vedkommende få levere en forbedret /bearbeidet oppgave én gang. Det åpnes ikke for å forbedre karakter på «store» eksamener gjennom å bearbeide besvarelsen dersom vedkommende har bestått denne. Dersom kandidat med beståttvurdering på slike eksamensoppgaver ønsker å forbedre karakter, må hele oppgaven skrives på nytt Jf. lov om universiteter og høyskoler 4-3 (5). HKL/

121 Styresak 61/2013: FREMTIDIG ORGANISERING AV ADMINISTRASJONEN VED HØGSKOLEN I BERGEN Sakens dokumenter: St.meld. nr. 40 ( ) «Fra visjon til virke om høgre utdanning» Lov om universiteter og høgskoler Handlingsromutvalget: «Handlingsrom for kvalitet», 2010 Styresak nr. 76/2010: Prosjektplan for organisasjonsutviklingsprosjektet «Sammen til Kronstad» Styresak 103/2011: Justeringer i omstillings- og samlokaliseringsprosjektet Styresak nr. 115/11: Organisering av samlokaliseringsprosjektet Styresak nr. 38/13: Ny organisering av driftspersonalet og utvikling av en fellesenhet for drift og arealforvaltning ved HiB Rapport fra delprosjekt studieadministrasjon, fase I (vedlegg 1) Rapport fra delprosjekt studieadministrasjon, fase II (vedlegg 2) Høringsuttalelser til rapport, fase II (vedlegg 3) Rapport fra delprosjekt Biblioteket, fase I (vedlegg 4) Prosjektrapport - Delprosjekt Bygningsdrift. Organisering av driftstjenestene ved Høgskolen i Bergen etter samlokalisering 2014 (vedlegg 5) Prosessbeskrivelse for omstilling ved Høgskolen i Bergen Samlokaliseringsprosjektet (under utarbeidelse) Organisasjonskart (vedlegg 6) Innledning Høgskolen i Bergen (HiB) ble etablert gjennom en sammenslåing av en rekke mindre høgskoler. Dette skjedde etter at det i St.meld. nr. 40 ( ), «Fra visjon til virke», ble foreslått at norske universiteter og høgskoler ble felt sammen «i et integrert hele, et Norgesnett for høgre utdanning og forskning.» Formålet var å heve kvaliteten totalt sett og få en bedre utnyttelse av de samlede ressurser reformen av høyere utdanning ble starten på en omfattende strukturendring av høgskolesystemet og omfattet høgskoler med ulik bakgrunn, både høgskolene som var tuftet på de ulike profesjonenes historiske og kulturelle tradisjoner og de gamle disktrikshøgskolene med sin bakgrunn i fagdisipliner likt universitetene. Arbeidet med å få reist et felles høgskolebygg startet umiddelbart etter at HiB var etablert 1. Allerede i det første styremøtet i august 1994 ble det lagt frem et brev høgskolens ledelse hadde sendt til statsråden. Styret pekte på at skulle visjonen om en felles høgskole realiseres måtte dette innebære et felles bygg i en ikke altfor uoverskuelig fremtid. I styresak 51/96 ble det påpekt følgende positive effekter av en samlokalisering: Samordning og koordinering av faglige tiltak vil bli lettere Administrative strukturer vil kunne forenkles og reduseres Høgskolen vil kunne effektivisere sin arealbruk Profilering av høgskolen ville bli lettere I 2002 ble lokalisering av nytt høgskolebygg til tomten på Kronstad godkjent, og i 2008 kom bevilgningen og byggingen ble påbegynt. Sakens bakgrunn 1 Ertresvaag m.fl.: Veien til Kronstad Høgskolebygninger i Bergen,

122 Arbeidet med å tilpasse høgskolens administrasjon til nye rammebetingelser både mht de strategiske valg knyttet til forskningssatsingen og universitetsambisjonen og til nye fysiske rammebetingelser startet allerede høsten Det ble gjennomført en prosess med deltakelse av hele ledelsen for å utarbeide en prosjektplan for dette arbeidet. Planen ble lagt frem for styret i møte (sak 76/2010). Det ble satt ambisiøse mål for arbeidet, og det ble ansatt egen prosjektleder som brukte våren 2011 til å forberede organisasjonen på de kommende omstillingene. Det ble gjennom dette arbeidet tydelig at HiB s organisasjon på dette tidspunkt ikke var i «omstillingsmodus», noe som førte til at prosjektleder valgte å slutte i august Begrunnelsen for denne beslutningen var bl.a. knyttet til at mandatet ikke opplevdes som omforent og støttet av ledergruppen, at det ble reist tvil om høgskolen var under omstilling, at kvalitet som system ikke ble opplevd å være helhetlig innarbeidet. Videre ble det vist til at kulturelle forhold vanskeliggjorde arbeidet, bl.a. gjennom at historiene knyttet til tidligere omstillingsfaser i HiB var negative og skapte mye friksjon. Samlet sett vurderte prosjektleder det slik at det ville være umulig å komme i havn med prosjektet slik mandat og ambisjoner var utformet. Høgskoledirektøren fant det, i samråd med faglig og administrativ ledelse, nødvendig å foreslå endringer i selve organiseringen og ledelsen av prosjektene med vekt på: - Tydeligere og mer logisk organisering - Tydeligere prosjektstruktur - Bedre forankring/eierskap i høgskolens ledelse og avdelinger til de delprosjektene som settes i gang - Bedre sammenheng mellom nivåene i prosjektorganiseringen - Nødvendig ressursallokering i forhold til delprosjektene som settes i gang - Nødvendige informasjonsressurser for å sikre god kommunikasjon mellom samlokaliseringsprosjektet, høgskolens ledelse og medarbeidere Som en følge av endringene ble prosjektets ambisjoner justert, og organisering av og mandat for arbeidet ble behandlet av styret høsten Styret valgte å organisere samlokaliseringsarbeidet i to prosjekter Organisasjonsprosjektet og Byggprosjektet, med tilhørende rådgivende prosjektgrupper. Det ble også vedtatt opprettet et Samlokaliseringsråd ledet av rektor. I Strategisk Plan for heter det blant annet at «Høgskulen skal utvikla ein heilskapleg organisasjon på Kronstad, der samlokaliseringa skal styrkja fagleg samarbeid på tvers av utdanningane». Videre fastsetter planen at «Høgskulen skal ha høg kompetanse blant dei tilsette, óg med tanke på å oppnå universitetsstatus. [Dette skal ein oppnå ved mellom anna å] læra av beste praksis i organisasjonen, og arbeida for lik praksis der dette er naturleg [og å] gjennomføra ein omstillingsprosess [ ] som sikrar at tilsette og studentar blir ivaretekne, får delta og blir høyrde». Styret ga Organisasjonsprosjektet mandat til å utvikle administrasjonen som en forvaltningsenhet og etablere én samlet administrasjon for høgskolen når denne samlokaliseres på Kronstad i Prosjektet skal bidra til at administrasjonen utøver gode støttefunksjoner for kjernevirksomhetene utdanning, forskning og formidling. Prosjektet skal videre bidra til videreutvikling av en felles kultur og identitet for hele høgskolen (styresak 11/115). Mandatet gir følgende kjennetegn for den samlede administrasjonen: En administrasjon som er godt tilpasset behovene (funksjoner, ressurser, organisering) og med kompetanse tilpasset oppgavene En kvalitetsbevisst og effektiv administrasjon, med høy etisk bevissthet En kompetent og lærende administrasjon En organisering av administrasjonen som bidrar til åpenhet og godt arbeidsmiljø 2

123 En administrasjon som tar hensyn til særtrekk og spesielle behov på avdelinger og i fagmiljøer En administrasjon som sammen med øvrige ansatte bidrar til kultur- og identitetsbygging for merkevaren Høgskolen i Bergen En administrasjon som bidrar til å legge til rette for god virksomhetsstyring ved HiB Sentrale oppgaver i prosjektet er blant annet: Kartlegging av organisering og ressursbruk for funksjonene i dagens administrasjon Analyse av ressursbruk og forbedring av funksjoner og prosesser Foreslå ny stillingsstruktur for de samlede administrative funksjonene/oppgavene Innpasse samlet personale i målgruppen i ny stillingsstruktur Den samlede administrasjonen inngår i Organisasjonsprosjektet, og administrative funksjoner som pr. i dag er tilnærmet sentraliserte (økonomi, forskningsadministrasjon, kommunikasjon og personaladministrasjon) vil gjennomgås i tilsvarende prosesser på sikt, som ledd i langsiktig og kontinuerlig kvalitetsutvikling av de administrative tjenestene. Med tanke på tiden høgskolen har til rådighet frem mot samlokalisering i 2014, har prosjektledelsen valgt å starte med tre delprosjekter som er kritiske for at høgskolens kjernevirksomhet skal kunne fungere tilfredsstillende fra semesterstart 2014: Delprosjekt Studieadministrasjon, Delprosjekt Bygningsdrift og Delprosjekt Biblioteket. De administrative tjenestene som faller inn under disse delprosjektene er i dag spredt mellom høgskolens avdelinger og studiesteder, og er organisert på ulik måte fra avdeling til avdeling. For å sikre en hensiktsmessig samordning av disse tjenestene har de ulike delprosjektene fått i oppgave å kartlegge prosesser innenfor hvert sitt område som er kritiske med tanke på hva som må være på plass når høgskolen åpner dørene for semesterstart høsten Delprosjektene utarbeider så forslag til ny organisering av virksomheten, og nye prosesser basert på beste praksis. Arbeidet med å utarbeide detaljene i den fremtidige organiseringen er ikke ferdigstilt, deriblant hvordan tjenestene skal organiseres ved de to campusene, Kronstad og Møllendalsveien. Dette arbeidet vil fortsette utover sommeren og høsten. Alle de tre delprosjektene er likevel opptatt av å sikre et kvalitativt godt tilbud både på Kronstad og i Møllendalsveien, og har dette hensynet med seg i det videre arbeidet. 3

124 STUDIEADMINISTRASJON Sakens bakgrunn Den studieadministrative virksomheten ved Høgskolen i Bergen (HiB) har siden sammenslåingen i 1994 vært organisert ved tre faglige avdelinger og i sentraladministrasjonen, og har vært lokalisert på fem ulike studiesteder. Dette har medført ulik organisering av tjenestene og ulik studieadministrativ praksis ved de forskjellige studiestedene. Ulikhetene skyldes i visse tilfeller faglige vurderinger, mens det i andre tilfeller er tradisjon og/eller sedvane ved det enkelte studiested som har ledet til dagens praksis. Fra og med 1. mai 2014 skal høgskolen samlokaliseres på Kronstad og i Møllendalsveien. I den forbindelse har det vært nødvendig å foreta en gjennomgang av den studieadministrative virksomheten slik den har vært organisert, og utarbeide og foreslå en mer hensiktsmessig organisering og studieadministrativ praksis tilpasset høgskolens nye hverdag etter samlokalisering og fremtidige utviklingsbehov. Som ledd i Organisasjonsprosjektet har Delprosjekt Studieadministrasjon kartlagt den studieadministrative virksomheten ved høgskolen, og utarbeidet forslag til organisering av den fremtidige studieadministrasjonen. Fra prosjektrapporten for Delprosjekt Studieadministrasjon fase 1: «Visjonen for Delprosjekt Studieadministrasjon: «Best for flest!» Studenten skal lykkes med felles beste praksis! Hovedmålet for prosjektet er at Høgskolen i Bergen skal ha en kvalitetsbevisst og effektiv studieadministrasjon som er godt tilpasset behovene og med kompetanse tilpasset oppgavene, den fremtidige studieadministrasjonen skal bidra til kultur- og identitetsbygging for merkevaren Høgskolen i Bergen, samtidig som den skal ta hensyn til særtrekk og spesielle behov i fagmiljøer. Videre skisseres følgende målsetninger for prosjektet: Å utvikle høgskolens studieadministrasjon slik at ulike studentgrupper sikres like gode tjenester Å sikre høy kvalitet og effektiv drift i de studieadministrative tjenestene Å identifisere og implementere beste praksis som felles praksis for gjennomgående prosesser Å legge til rette for utviklende og interessante arbeidsoppgaver for ansatte med oppgaver innenfor studieadministrasjon» Første fase i delprosjektet hadde oppstart i mai 2012, og involverte 38 medarbeidere fra studieadministrasjonen (ca. 2/3 av samtlige ansatte i studieadministrasjonen) ved de faglige avdelingene og sentraladministrasjonen. En referansegruppe bestående av representanter fra fagmiljøene, studentene og delprosjektledelsen var også tilknyttet prosjektet. I denne første fasen ble de studieadministrative arbeidsprosessene ved høgskolen kartlagt, og arbeidet med å lage nye prosesser basert på tanken om felles, beste praksis ble startet. Arbeidet i fase 1 viste at det gjøres svært mye godt arbeid på det studieadministrative feltet, men også at høgskolen har et klart forbedringspotensial. Dette gjelder blant annet i forhold til lov- og regelverk, hvor høgskolen ikke tilfredsstiller gjeldende krav i alle henseender. Det kan nevnes her at høgskolens gjennom ulik behandling av studentene bryter med regelverk og god forvaltningsskikk, for eksempel ved at det ble påvist ulike muligheter for studentene til å avlegge 4. gangs eksamen avhengig av hvilken avdeling studentene tilhørte. Kvalifikasjonsrammeverket følges ikke opp slik det skal, og kvalitetssikring av fag- og studieplaner fungerer ikke tilfredsstillende. Mangler i kvalitet gjelder også i forhold til 4

125 sårbarhet ved ferier og fravær gjennom manglende tilgjengelighet for brukerne av tjenestene. Det ble også påvist sårbarhet knyttet til manglende dublering av viktig kompetanse. Anbefalinger fra Delprosjekt Studieadministrasjon I tråd med delprosjektets formål, anbefales det generelt å sikre felles praksis og likebehandling av studentene på alle områder hvor det ikke foreligger faglige begrunnelser for ulikhet, samt å sikre kvalitet og utvikling av de studieadministrative tjenestene. Mer spesifikt kan den studieadministrative virksomheten ved høgskolen deles inn i følgende understående funksjoner, som ble kartlagt i første fase av Delprosjekt Studieadministrasjon. Delprosjektgruppen ga i flere tilfeller anbefalinger om endringer i funksjonsområdene: 0. linjetjeneste/selvbetjeningsløsninger Anbefaling: disse løsningene må videreutvikles og oppdateres i større grad enn tilfellet er i dag. Bedre selvbetjeningsløsninger vil bidra til bedre ressursutnyttelse i studieadministrasjonen for øvrig, og studentene får i større grad oppfylt sine ønsker om lett tilgjengelig informasjon og bedre elektroniske tjenester. Studieadministrativt servicetorg/førstelinjetjeneste Størrelsen og utformingen av resepsjonen på Kronstad er ikke egnet for å betjene 6000 studenter. Det er behov for en kvalitetsmessig oppgradering av førstelinjetjenesten mot studentene. Anbefaling: Det vil være langt mer hensiktsmessig å skille studieadministrative tjenester fra resepsjonstjenester, og opprette et studieadministrativt servicetorg som en førstelinjetjeneste mot studentene. Servicetorget må ha en egen leder og må bestå av en fast stab, i tillegg til at medarbeidere med spisskompetanse fra de ulike studieadministrative enhetene kan rotere inn i/bemanne opp servicetorget ved behov. God studieadministrativ kompetanse hos den faste staben i servicetorget er en forutsetning for god kvalitet i tjenesten. Dette vil også hindre unødige henvendelser til den øvrige studieadministrasjonen, og vil således frigjøre ressurser i den studieadministrative andrelinjen. Servicetorget må plasseres slik at det er lett tilgjengelig for alle studentene, uavhengig av avdelingstilhørighet, og selvbetjeningsstasjoner (PCer) bør stå i nær tilknytning til servicetorget, slik at kompetent personale kan bistå studentene ved behov. Eksamensadministrasjon Eksamensplan settes opp av studieadministrasjonen etter innspill fra og i samråd med fagmiljøene/studieprogrammene. Anbefaling: Planlegging og gjennomføring av eksamen må følge regelverket. Det må utarbeides og implementeres like rutiner for planlegging og gjennomføring av eksamen. Etter samlokaliseringen vil dette bli en komplisert kabal som vil kreve helhetsoversikt og samkjøring. Praksisadministrasjon Lærerutdanningene og helse- og sosialfagutdanningene har rammeplanstyrte krav om praksisstudier. Enkelte studier knyttet til Avdeling for Ingeniørutdanning har også praksis integrert, og det er pr. i dag de vitenskapelig ansatte som utfører det studieadministrative arbeidet knyttet til praksisorganisering. Anbefaling: Rapporteringsverktøy for praksis må forbedres. Roller og ansvarsfordeling mellom praksisadministrasjonen og fagmiljøene må avklares. En fremtidig praksisadministrasjon må også kunne yte studieadministrativ støtte til aktuelle fagmiljøer på AI. Dette vil kreve økte ressurser til funksjonsområdet. 5

126 Studieveiledning Studieveiledning må her skilles fra faglig veiledning, som utføres av vitenskapelig ansatte. Høgskolen mangler et profesjonelt og solid apparat for studieveiledning, og det er store forskjeller på hvordan dette utføres ved de tre faglige avdelingene i dag. Et profesjonelt studieveiledningstilbud vil bidra til god gjennomstrømning. Anbefaling: studieveiledningsområdet bør styrkes. Det bør opprettes et eget studieveilederteam, bestående av medarbeidere med god studieadministrativ kompetanse og med særskilt veilederkompetanse. Rekruttering og opptak Opptak av nye studenter, og saksbehandling knyttet til dette, har vært felles ved høgskolen siden Det foreligger ingen grunn til å endre på dette. Anbefaling: Det bør opprettes en gruppe/et team som skal videreutvikle høgskolens rekrutteringsarbeid. For å sikre best mulig rekrutteringsgrunnlag er det behov for økt samarbeid mellom opptakskontoret, kommunikasjonsseksjonen og vitenskapelig ansatte/utdanningsledere. Utdanningskvalitet Rammer og regelverk for kvalitetsarbeidet er likt for alle, men praksis er ulik ved høgskolens avdelinger i dag. Anbefaling: det helhetlige kvalitetsarbeidet ved høgskolen må forbedres for å sikre systematisk oppfølging og kvalitet. Kompetansen og kapasiteten på studiestøttesystem og øvrige sårbare områder må bedres. Internasjonalisering av utdanning Administrering av det internasjonale utdanningssamarbeidet har vært samlet siden Det foreligger ingen grunn til å endre på dette (felles organisering). Dagens situasjon Den studieadministrative staben ved HiB er liten sammenlignet med mange andre høgskoler og universiteter. Det må ses på som et fortrinn at HiB i dag har en effektiv studieadministrasjon. Dette må også kjennetegne fremtidens studieadministrasjon. Dette står ikke i motsetning til behovet for å videreutvikle en studieadministrasjon med nødvendig kvalitet og profesjonalitet. Funksjoner som i dag er organisert sentralt, under ledelse av stabsdirektør: Rekruttering og opptak Utdanningskvalitet og læringsmiljø Internasjonalisering Funksjoner som i dag er organisert avdelingsvis, under ledelse av dekanene: Eksamensadministrasjon Praksisadministrasjon Studentinformasjon Studieveiledning Studiekvalitet/utredningsarbeid 6

127 Antall ansatte medarbeidere avdelingsvis (inkl. leder): Sentraladministrasjon Avdeling for helseog sosialfag Avdeling for ingeniørutdanning Totalt: 15,5 15 7,5 17 Studie-/eksamensrelatert: 5 6 (2 på 10 deloppgaver) Praksisrelatert Avdeling for lærerutdanning Informasjon/studentekspedisjon 4/5 3 1 Studieveiledning Faglig 3 (deloppgave) som deloppgave Studiekvalitet/læringsmiljø 4,5 0,5 + 0,5 1 (deloppgave) Rekruttering og opptak 6 Internasjonalt kontor 4/5 Organiseringen er ulik på de ulike avdelingene. Medarbeiderne kan dermed ha arbeidsoppgaver som inngår i flere funksjonsområder. Utfordringer ved dagens organisering har vist seg å være knyttet hovedsakelig til: Kvalitetssikring. Gjeldende lov- og regelverk blir ikke tilfredsstillende fulgt opp. Kvalitetsutvikling. Ressurser som spres tynt utover slukes fort i løpende drift og levner små muligheter for utvikling, både når det gjelder individuell kompetanseutvikling og kvalitetsutvikling av tjenestene generelt. Det er i tillegg vanskelig å drive helhetlig kvalitetsutvikling av det studieadministrative fagområdet så lenge ressursene er organisert under fire ulike ledere. Sårbarhet ved fravær og ferieavvikling. Høgskolen mangler dublering av viktig kompetanse. Perioder med ferieavvikling medfører ulemper for brukerne, da tjenester ikke er tilgjengelige. Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 forslag til organisering av den studieadministrative virksomheten I fase 2 av Delprosjektet Studieadministrasjon ble det utarbeidet forslag til fremtidig organisering av den studieadministrative virksomheten ved høgskolen. Mandatet for fase 2 bygger på det overordnede mandatet for Organisasjonsprosjektet, og sier følgende om den fremtidige organiseringen av den studieadministrative virksomheten: Den foreslåtte organisasjonsmodellen skal bidra til: Å sikre profesjonalitet i de studieadministrative tjenestene Å sikre at studieadministrasjonen yter god service til brukerne av de studieadministrative tjenestene, blant annet gjennom å sikre nærhet og godt samarbeid mellom administrasjon og brukere (studenter og vitenskapelig ansatte) Å sikre kobling mellom faglig kvalitetsutvikling og kvalitetsutvikling i den studieadministrative virksomheten Å sørge for at den studieadministrative virksomheten ivaretar både daglig drift og utviklingsorienterte oppgaver (kvalitetsutvikling, utredning, regelverk, styresaker, jus etc.) Å sikre en hensiktsmessig fordeling av studieadministrative ressurser Det var delte meninger i delprosjektgruppen om hvordan det overordnede prosjektmandatet ( utvikle administrasjonen som en forvaltningsenhet og etablere én samlet administrasjon for høgskolen ) skulle fortolkes. Proponenter for forslagene A og C mente mandatet måtte fortolkes slik at prosjektets oppgave var å videreutvikle dagens administrative praksis og å 7

128 etablere én samlet administrasjon, med den forståelsesbakgrunn at høgskolens administrasjon er delt mellom en sentral enhet og tre avdelinger pr. i dag. Proponenter for forslag B mente at høgskolen allerede har en samlet administrasjon pr. i dag, og at prosjektets oppgave var begrenset til å videreutvikle dagens administrative praksis innenfor dagens organisering. Delprosjektgruppen klarte dermed ikke å enes om en felles modell for den fremtidige studieadministrative virksomheten, og tre ulike modeller ble sendt på høring i organisasjonen. Det henvises til rapporten for Delprosjekt Studieadministrasjon for en grundigere gjennomgang, men de foreslåtte modellene kan i korte trekk beskrives slik: Modell A: Felles organisatorisk enhet for studieadministrasjonen Modellen beskriver en samlet studieadministrativ virksomhet under ledelse av utdanningsdirektør. En ser for seg at dette vil være en hensiktsmessig organisering etter samlokalisering, og med tanke på utvikling av de studieadministrative tjenestene. Modellen tar utgangspunkt i utdanningsdirektørens ansvar for utvikling og drift av profesjonelle studieadministrative tjenester, og skisserer en felles enhet som leverer tjenester til avdelingene. Fellesenheten kan eksempelvis deles inn i følgende underenheter, som ledes av egne ledere: Studieadministrative tjenester 0.linjetjeneste Servicetorg / førstelinjetjeneste Eksamen Praksis Studieveiledning Rekruttering og opptak Utdanningskvalitet Internasjonalisering av utdanning Begrepet 0-linjetjeneste tar utgangspunkt i at det må legges til rette for at studentene kan finne mest mulig oppdatert og riktig informasjon selv. All informasjon som studenten kan finne på høgskolens nettsider må være lett tilgjengelig og oppdatert. Alle skjema som studenten skal fylle ut må utvikles til å bli helelektroniske (både utfylling og sending) og skal finnes på nettsidene. Lederne for de ulike underenhetene utgjør stabsdirektørens ledergruppe, og har personalansvar for medarbeiderne i sin underenhet. Dedikerte personer innenfor de ulike funksjonsområdene skal være tilknyttet utvalgte studieprogram for å ivareta nærhet og kjennskap til programmenes egenart. I praksis vil da hver avdeling ha sine personer å forholde seg til i det daglige, slik som nå. Nær kontakt og gjensidige forpliktende samarbeidslinjer mellom utdanningsledelse og studieadministrativ ledelse er viktig for en smidig og effektiv drift. Saker skal løses på lavest mulig nivå. Fordeler ved modell A kan i korte trekk oppsummeres slik: modellen gir gode muligheter for nødvendig kvalitetssikring og kvalitetsutvikling modellen gir gode muligheter for effektiv og rasjonell drift modellen gir gode muligheter for kompetanse- og karriereutvikling, samt faglig fellesskap for ansatte i studieadministrasjonen Bekymringer knyttet til modell A kan i korte trekk oppsummeres slik: fare for økt byråkratisering fare for at modellen vil bidra til mindre fokus på støttefunksjonen mot fagmiljøene, med påfølgende lavere opplevd kvalitet i tjenestene for en vesentlig brukergruppe 8

129 Modell B: Studieadministrative tjenester tilknyttet avdelingene (noen tjenester på avdeling, andre i en fellesadministrasjon) Modellen tar utgangspunkt i avdelingsledelsenes ansvar for studiene, og anser to typer administrasjon som nødvendig: en administrasjon som utøver støttefunksjoner mot studiene og som bør ligge på avdelingsnivå, og en administrasjon som ivaretar spisskompetanse, koordinering og kontakt med myndighetene, og som kan ligge på sentralt nivå. Denne modellen viderefører dagens organisering med avdelingsadministrasjoner under ledelse av dekan, og en fellesadministrasjon under ledelse av stabsdirektør. Det foreslås å opprettholde de fleste studieadministrative oppgaver på avdelingsnivå, slik det gjøres i dag. I tillegg foreslås det at studentinformasjon og studierådgivning legges til fellesadministrasjonen, sammen med andre oppgaver som ikke er tidskritiske for virksomheten. Studieadministrative tjenester på avdelingsnivå: Praksisadministrasjon Eksamensadministrasjon Rom- og timeplanlegging Utredningsarbeid Fagplanarbeid Studieadministrativ saksbehandling knyttet til o Eksamen o Fritak o Dispensasjon o Klager o Innpassing o Permisjoner og overflytting o Vitnemål o Privatister Studieadministrative fellestjenester: Utdanningskvalitet og læringsmiljø Internasjonalisering Rekruttering og opptak Studentekspedisjon/-informasjon Studieveiledning Andre oppgaver som ikke er tidskritiske for virksomheten Studieadministrativt ansatte har dedikerte oppgaver knyttet til instituttenes behov, og sikrer at utdanningene får den støtten de har behov for. Saker løses fleksibelt og på lavest mulig nivå. Fordeler ved modell B kan i korte trekk oppsummeres slik: modellen gir gode muligheter for ivaretakelse av støttefunksjonen mot kjernevirksomheten modellen gir gode muligheter for å videreføre dagens tjenestekvalitet Bekymringer knyttet til modell B kan i korte trekk oppsummeres slik: fare for at videreføring av dagens modell innebærer en videreføring av dagens problemer kvalitetssikring og kvalitetsutvikling av tjenestene vil kreve særskilte tiltak og økte personalressurser til administrasjon 9

130 Modell C: Felles studieadministrativ enhet og administrative ressurser til dekanene Modellen søker å forene behovet for kvalitetsutvikling og effektiv drift av administrasjonen med dekanenes behov for administrative ressurser. Modellen tar utgangspunkt i at utdanningsdirektøren har ansvar for drift og utvikling av profesjonelle studieadministrative tjenester, og at dekanene har ansvar for studiekvaliteten og det faglige innholdet. Det foreslås å etablere en enhet for studieadministrative fellestjenester, som beskrevet i forslag A, men i tillegg å avsette spesifikke administrative ressurser tilknyttet dekanene, med funksjonsområder innen utrednings- og utviklingsarbeid, herunder støtte på fagstrategisk nivå samt studiekvalitetsarbeid knyttet til avdelingene. Prinsippet i modellen er at det meste av de studieadministrative tjenestene er fellestjenester, men at det er behov for at visse fagnære oppgaver løses av administrativt personale som rapporterer til dekan. Hvor store ressurser det er behov for til disse funksjonene må avklares nærmere. Det må etableres og holdes nær kontakt mellom den studieadministrative fellesenheten og dekanenes studieadministrative ressurser for å sikre godt samarbeid, erfaringsutveksling og kompetanseoverføring. Fordeler ved modell C kan i korte trekk oppsummeres slik: modellen gir gode muligheter for å ivareta fordelene knyttet til både modell A og B modellen gir gode muligheter for fleksibilitet, og kan tilpasses behovet på hver enkelt avdeling Bekymringer knyttet til modell C kan i korte trekk oppsummeres slik: avhengig av hvilke oppgaver som legges hvor, vil bekymringene være knyttet til de samme momentene som ved modell A og B Høringssvar fra organisasjonen De innkomne høringssvarene i forbindelse med rapporten fra fase 2 viser at organisasjonen er delt i synet på hvilken organisasjonsmodell som vil være best tjenlig for høgskolen. Fagmiljøene gir sin tilslutning til modell B, studentene gir sin tilslutning til modell C, mens administrasjonen er delt mellom forslagene eller avstår fra å gi sin tilslutning til noen av modellene. Tjenestemannsorganisasjonene er delt mellom alle tre forslagene, men likevel slik at majoriteten støtter modell B. Argumentene for de ulike modellene i høringssvarene tilsvarer og utdyper argumentene som kommer frem i rapporten, og gjenspeiler uenigheten som var til stede i delprosjektgruppen i fase 2 av prosjektarbeidet. Det er dermed god grunn til å anta at rapportens fremstilling er representativ for organisasjonen som helhet. Svært kort oppsummert skisserer høringssvarene følgende behov som må tas hensyn til i utformingen av den fremtidige studieadministrative virksomheten ved høgskolen: Behovet for gode støttetjenester mot fagmiljøene Behovet for kvalitetssikring og kvalitetsutvikling Behovet for kultur- og identitetsbygging for å bygge én høgskole på tvers av faglige skillelinjer Samtlige høringssvar følger saken, og for en mer detaljert kunnskap om de ulike synspunktene henvises det til disse. Fremtidige behov og rammebetingelser Den fremtidige organiseringen av den studieadministrative virksomheten vil med nødvendighet måtte ta hensyn til og adressere de utfordringene som ble avdekket i 10

131 rapporten fra første fase i Delprosjekt Studieadministrasjon, samt i høringssvar fra organisasjonen. Det utpeker seg dermed hovedsakelig tre viktige behov som må ivaretas i den fremtidige studieadministrasjonen: Behovet for profesjonalisering og kvalitetssikring av tjenestene Behovet for kvalitetsutvikling og utvikling av nye støttetjenester (f.eks. mot master- og ph.d.utdanningene) med tanke på universitetsambisjonen Behovet for en organisering av den studieadministrative virksomheten som ivaretar støttefunksjonen mot fagmiljøene og studentene. Høgskolen er i dag under omstilling, noe som betyr tre ting: større effektivitet i tjenestene, omdisponering av ressurser, eventuelt tilføring av ny kompetanse ved naturlig avgang eller ved nyopprettede stillinger. Høgskolen løser i dag de administrative oppgavene med nokså knappe ressurser. Disse er som nevnt i stor grad bundet opp i daglig drift, noe som levner små muligheter for nødvendig kvalitets- og kompetanseutvikling. Samtidig skal høgskolen flytte inn i nye lokaler på Kronstad og i Møllendalsveien, noe som vil medføre økte husleiekostnader og krav til en mer effektiv arealutnyttelse. Skal høgskolen opprettholde dagens organisering av studieadministrasjonen og samtidig innfri kravene til kvalitetssikring og behovet for tjeneste- og kvalitetsutvikling som påpekes gjennom Delprosjekt Studieadministrasjon, vil dette medføre økte kostnader til studieadministrative ressurser for høgskolen. Dimensjoneringen er ikke ferdig utarbeidet av Delprosjekt Studieadministrasjon, men anslagsvis kan en si noe om det økte ressursbehovet dette vil medføre innenfor visse funksjonsområder: Delprosjekt Studieadministrasjon anbefaler å opprette et studieadministrativt servicetorg, bemannet med en fast stab av medarbeidere, som en førstelinjetjeneste mot studentene. Det vil være behov for økt kompetanse innenfor studieadministrative områder i forhold til dagens studentekspedisjoner. Med tanke på behovet for profesjonalisering av tjenestene, anbefaler både Delprosjekt Studieadministrasjon og Delprosjekt Bygningsdrift å oppløse dagens studentekspedisjoner og dele oppgavene mellom studieadministrasjon og bygningsdrift. De studieadministrative oppgavene i dagens studentekspedisjoner vil dermed kunne flyttes til det studieadministrative servicetorget, mens service- og resepsjonsoppgaver som ikke er tilknyttet studieadministrasjon, vil kunne utføres av medarbeidere i driftsenheten. Delprosjekt Bygningsdrift anbefaler at også rom-/tidsplanlegging for fremtiden utføres av et eget team, som legges under drift. Dette vil med stor sannsynighet føre til at deler av personalet tilknyttet dagens studentekspedisjoner vil få andre oppgaver og en annen organisatorisk plassering i den fremtidige administrasjonen. Ut fra de nevnte forutsetningene, kan en dermed ikke påregne at hele det studieadministrative servicetorget kan bemannes med ansatte i dagens studentekspedisjoner. Servicetorget anbefales å ha en egen leder, og det vil anslagsvis være behov for 5-6 medarbeidere i servicetorget på Kronstad, i tillegg til 1-2 medarbeidere som ivaretar samme funksjon i Møllendalsveien. Det legges til grunn at de fleste spørsmål og behov studentene henvender seg med, skal løses i servicetorget. Dette stiller krav til høy kompetanse hos de medarbeiderne som skal yte service overfor studentene. God gjennomstrømning bidrar positivt i forhold til utdanningsinsentivene for tildeling av midler gjennom rammebevilgningen, i tillegg til at det bidrar til positiv omdømmebygging for Høgskolen i Bergen, og derigjennom til et godt rekrutteringsgrunnlag. Delprosjekt Studieadministrasjon anbefaler å styrke studieveiledningstjenesten gjennom å etablere et studieveiledningsteam bemannet med medarbeidere med god studieadministrativ kompetanse, samt særskilt veiledningskompetanse. Dette vil være et godt tiltak for å redusere frafall av studenter, noe KD forventer at høgskolen har fokus på. De økte kostnadene knyttet 11

132 til etablering av veiledningstjeneste vil helt eller delvis kunne tas inn igjen hvis dette fører til at flere av de studentene som tar i mot studieplass, faktisk gjennomfører. Dersom høgskolen skal følge anbefalingene fra Delprosjekt Studieadministrasjon om å sikre studieadministrativ støtte til praksisadministrasjon på Avdeling for Ingeniørutdanning med anslagsvis én stilling ligger det potensielt økte kostnader også i dette. Etter Kvalitetsreformen er det påkrevd for institusjonene å bygge opp kompetanse på områder som tidligere har vært overlatt til departementet å beslutte. Innenfor det studieadministrative området betyr dette høyere krav til spisskompetanse og generell kvalitetsutvikling av tjenestene en utvikling som vanskelig kan ivaretas med en delt organisering av den studieadministrative virksomheten over flere avdelinger uten økt tilføring av ressurser. I tillegg må høgskolen sikre sårbar kompetanse ved hjelp av dublering, og studieadministrasjonen må bygge opp ytterligere kompetanse med tanke på høgskolens universitetsambisjon. I så måte er det et vesentlig poeng at HiB må være en attraktiv arbeidsplass som tilbyr faglige utfordringer også innenfor det studieadministrative området, slik at høgskolen kan tiltrekke seg og beholde den gode kompetansen som bidrar til å utvikle høgskolen som en nyskapende og lærende organisasjon. Det er vanskelig å kostnadsberegne dette behovet, men det må legges til grunn at en styrking på dette punktet vil føre til økte personalkostnader. I tillegg til å understreke betydningen av rettferdighet i forvaltningen og kvalitet i tjenestene, vektlegger også Kvalitetsreformen god virksomhetsstyring. Kvalitetsreformen ga institusjonene større frihet, men dermed også større ansvar for egen styring. I St. meld. nr. 27 ( ) står følgende: Institusjonene må etablere mindre tidkrevende beslutningsstrukturer, blant annet gjennom å unngå dobbeltarbeid i ulike organer og på ulike nivåer. God styring av institusjonene forutsetter profesjonalitet og kvalitet i støttefunksjoner, personalforvaltning, økonomistyring og studieadministrasjon. Det bør være sterkest mulig faglig orientering i ledelse og styring på fakultets- og avdelingsnivå, samt på instituttnivå. Ansvar for og utførelse av administrative oppgaver og støttefunksjoner kan derfor i større grad legges til institusjonenes sentrale nivå i de tilfellene der dette best legger til rette for å heve kvaliteten på disse tjenestene. Dette må også vurderes i forhold til mulige stordriftsfordeler som frigjør ressurser fra administrative til faglige oppgaver, og til at det kan bidra til å rendyrke faglige orienteringer og tidsbruk på de lavere nivåene ved institusjonene. Med en omdisponering av ressursene, som setter høgskolens studieadministrative personale i stand til å jobbe mer effektivt gjennom å gjøre oppgavene én gang istedenfor to - tre, kan det frigjøres ressurser til nødvendig styrking av aktuelle områder eller gi rom for å omdisonere ressurser til faglig virksomhet. Tildelingsbrevet for Høgskolen i Bergen 2013 understreker at både ambisjonene og kvaliteten på forskning og utdanning må heves, og at tydeligere prioriteringer må til for å utvikle universitets- og høyskolesektoren. Sektormål 4 i tildelingsbrevet påpeker at universiteter og høyskoler skal ha effektiv forvaltning av virksomheten. Med tanke på utvikling av høgskolens kjernevirksomhet og universitetsambisjonen, vil det ikke være formålstjenlig for høgskolen å organisere administrasjonen på en måte som vil kreve økte ressurser for å kunne utføre nødvendig kvalitetssikring og utvikling. Høgskolens ressurser bør i størst mulig grad benyttes for å utvikle høgskolens kjernevirksomhet, ikke støttefunksjonene. 12

133 Handlingsromutvalget, som ble oppnevnt av Kunnskapsdepartementet i 2009, påpekte i sin rapport Handlingsrom for kvalitet (februar 2010) at det eksisterer et generelt behov i UHsektoren for utvidede budsjettrammer for å øke handlingsrommet, men understreket også viktigheten av at den enkelte institusjon selv arbeider for å øke sitt interne handlingsrom, gjennom en mer effektiv forvaltning av sine ressurser. Styret ved den enkelte institusjon har ansvar for å forvalte og prioritere den samlede rammebevilgningen best mulig for å nå de målene Stortinget har vedtatt for sektoren. I høgskolens nye hverdag, med økning i utgifter til blant annet husleie, vil det bli enda viktigere å disponere høgskolens midler på en måte som best mulig bidrar til god kvalitet og effektiv ressursdisponering. Det er også slik at ansatte ved høgskolen vil ha mindre areal til rådighet i de nye lokalene på Kronstad og i Møllendalsveien. Det vil dermed være vanskeligheter forbundet med å øke de studieadministrative ressursene i den størrelsesorden som er skissert ovenfor - pr. i dag er det ikke tilgjengelig areal for en slik økning i personalet. Med henvisning til det ovenstående, fremstår ikke en videreføring av dagens organisering av de studieadministrative tjenestene som en god løsning for høgskolen. En slik videreføring er heller ikke i henhold til mandatet for prosjektet, som spesifiserer at det skal etableres én samlet administrasjon for høgskolen. Erfaringer fra sektoren I den interne debatten ved høgskolen, og i høringsuttalelsene, har det vært påpekt at høgskolen må trekke veksler på andres erfaringer med ulike organisasjonsmodeller for den studieadministrative virksomheten. Det har også blitt stilt spørsmål ved hvorfor Delprosjekt Studieadministrasjon ikke har vurdert lokal studieadministrasjon på instituttnivå som et alternativ for høgskolen. Universitetene i Oslo og Bergen har vært trukket frem som eksempler til etterfølgelse når det gjelder organisering av den studieadministrative virksomheten. Felles for begge institusjonene er at de vanskelig kan sammenlignes med HiB: de er betraktelig større, og de er geografisk spredt over et større område enn høgskolen vil bli etter flytting til Kronstad og Møllendalsveien, de har langt større administrative staber til disposisjon enn høgskolen og de har en betydelig bedre finansiering. Universitetet i Stavanger, med sine 3 fakulteter, 14 institutter, 2 sentre og rundt 9000 studenter, er langt mer egnet for sammenligning med HiB etter 2014 både når det gjelder størrelse og fysisk nærhet i tilknytning til campus. UiS gikk gjennom en organisasjonsutviklingsprosess i En egen arbeidsgruppe bestående av administrativ og faglig ledelse, samt representanter for tjenestemannsorganisasjonene, gikk i den forbindelse gjennom fokusområdet Utvikling av støttefunksjoner og studentservice. Utfordringene i forkant av prosjektet var blant annet tilknyttet instituttledelsens opplevelse av manglende administrativ støtte. Denne opplevelsen var knyttet både til omfanget av oppgavene som skulle gjøres, og til den forvaltningsmessige dybdekompetanse oppgavene krevde av instituttlederne. Prosjektarbeidet vurderte generelle administrative funksjoner, inkludert økonomi og personal, men på det studieadministrative området var en av konklusjonene fra gruppen at oppgaver som er rutinepreget og som finnes i stort omfang, ikke bør utføres på instituttnivå (f.eks. eksamensforberedende arbeid, klagebehandling og utskriving av vitnemål). De studieadministrative ressursene ble foreslått tilknyttet fagnære oppgaver (f.eks. studentevalueringer, oppdatering av emne- og studieplan, saksbehandling knyttet til rådsarbeid, individuelle tilpasninger av studieplan og andre særordninger/enkeltvedtak). Seksjon for utdanning peker i sin høringsuttalelse på mange andre høgskoler og universiteter som har valgt en lignende løsning, med felles studieadministrative tjenester i større eller mindre grad (oppgaver i parentes er fellestjenester). Noen eksempler: 13

134 Universitetet i Agder (eksamen, opptak, timeplan, FS, tilrettelegging, Fronter) Tidligere Høgskolen i Akershus (studentservice, eksamen, opptak, studieveiledning, FS m.m.) Høgskolen i Gjøvik (studenttorg, studieveiledning, eksamen, opptak, FS, tilrettelegging, Fronter) Høgskolen i Narvik (opptak, studieplaner, eksamen, IKT verktøy FS, timeplanlegging, studieinformasjon på web og It's Learning) Universitetet i Nordland (studentinformasjon, registrering, opptak, oppmelding til eksamen, utstedelse av karakterutskrifter, vitnemål, samt forskningsadministrative tjenester) Høgskolen i Volda (Fronter, FS, Nexus - studie- og emneplan, opptak, eksamen, regelverk, eldre studieplaner) Høgskolen i Sogn og Fjordane (opptak, rekruttering, studenttorg, eksamen, sensur, tilrettelegging, fagplaner, studiekvalitet, IT, oppdrag) Høgskolen i Hedmark (eksamen, utdanningsplaner og studieveiledning, opptak, FS, internasjonalt kontor, utvikle og legge til rette for pedagogisk bruk av IKT i høgskolen m.m.) Høgskolen i Telemark (delvis - koordinering av utdanningsvirksomheten, studieinformasjon, markedsføring og opptak, studieadministrativ saksbehandling, sekretærfunksjon bl.a. for høgskolens klagenemnd, internasjonalt utvalg, utdanningsutvalget og læringsmiljøutvalget, utrednings- og utviklingsarbeid, utforming og vedlikehold av høgskolens forskrifter, retningslinjer og instrukser, utvikling av høgskolens kvalitetssikringssystem m.m.) Høgskolen i Lillehammer (studenttorg, opptak, eksamenskontor, internasjonalt kontor, studieplanlegging) Høgskolen Stord/Haugesund (fellestjenestene omfatter alt teknisk og administrativt personale) Universitetet i Stavanger (delvis enhet for studentservise: sentralbord, servicetorg, opptak, planlegging av semesterstart, rom og vakter til eksamen, rom og timeplanlegging, FS, rapportering, studieveiledning og tilrettelegging) Norges Handelshøyskole (eksamen, timeplanlegging, informasjon/service, opptak, markedsføring, utredning og kvalitetssikring, utveksling og internasjonalisering) Oppsummering Delprosjekt studieadministrasjon har påvist ulik praksis og mangler som må forbedres. Høgskolen har også en ambisjon om å bli profesjonsuniversitet innen I tillegg til dette, og i tråd med føringer fra Kunnskapsdepartementet, setter høgskolens strategiske plan fokus på internasjonalisering av utdanning. Dette vil kreve utvikling av studieadministrative tjenester og kompetanse som høgskolen ikke har pr. i dag. Eksempelvis vil det være behov for studieadministrativ støtte til master- og ph.d-utdanningene, kompetanseheving i forhold til mastergrader på engelsk og økt kompetanse på internasjonalt opptak. Det er altså behov for nye støttetjenester, og endringer i eksisterende. Dette vil betinge effektivisering og omfordeling/tilføring av ressurser til aktuelle områder. Uavhengig av hvilken organisasjonsform som velges for den fremtidige studieadministrasjonen, må disse behovene tas på alvor. Prosessen frem mot styrets behandling av saken har til dels vært polarisert når det gjelder spørsmålet om hvordan studieadministrasjonen skal organiseres. Dette til tross for høy grad av enighet om at tjenestene må utvikles på fagenes premisser og i nært samarbeid mellom fag og administrasjon. En udelt positiv effekt av de gjennomførte prosessene har likevel vært at organisasjonen gjennom disse har ervervet betydelig høyere kunnskap om seg selv, både når det gjelder hva som fungerer og hva som ikke fungerer godt nok. 14

135 Sammenligner vi oss med flere andre høgskoler finner vi at disse følger et felles utviklingsmønster med flere oppgaver utført i større fellesadministrasjoner og mindre administrasjon på underliggende nivåer. Selv om det er ulike synspunkter på valg av organisasjonsmodell mellom de to store brukerne av studieadministrative tjenester de faglige ansatte som ønsker modell B og studentene som ønsker modell C, er det likevel enighet om at dekanene må ha en tilknyttet stab som bl.a. kan ivareta de fagnære studieadministrative oppgavene samt faglige særtrekk ved utdanningene. Dekanene vil fortsatt ha det administrative ansvaret innen sin avdeling og ha direkte tilknyttet funksjoner som planlegging, utredning, studiekvalitet samt planleggingsoppgaver i forbindelse med eksamen som ikke er egnet for fellesløsninger. Dersom det avsettes nødvendige ressurser som kan bistå avdelingenes ledelse og enheter i dette arbeidet vil dette kunne frigjøre tid og ressurser hos avdelingenes faglige ledelse. Disse stillingene bør i minst mulig grad belegges med driftsoppgaver og løpende saksbehandling. 15

136 BYGNINGSDRIFT Sakens bakgrunn Bygningsdrift er organisert som et delprosjekt under Organisasjonsprosjektet, og forholder seg således til Organisasjonsprosjektets overordnede mandat og målsetninger. Delprosjekt Bygningsdrift er relatert til det som omhandler drift av høgskolens leide areal. Dagens driftsvirksomhet ved høgskolen er organisert i de tre faglige avdelingene, og med tanke på samlokaliseringen i 2014 har Delprosjekt Bygningsdrift som formål å utvikle ulike driftsfunksjoner til en samlet driftsenhet. Den samlede driftsenheten skal ivareta høgskolens behov for drifts- og servicetjenester. Delprosjektet skal foreslå ny organisasjonsstruktur for den samlede driftsenheten etter samlokalisering på Kronstad og i Møllendalsveien, samt foreslå ny stillingsstruktur for å ivareta de administrative funksjonene/oppgavene. I henhold til mandatet for delprosjektet, skal den foreslåtte organisasjonsmodellen bidra til: Å sikre profesjonalitet i driftstjenestene, herunder å sikre en operativ og handlekraftig enhet Å sikre forutsigbare og gode støttefunksjoner til høgskolens primærvirksomhet Å sikre godt samarbeid mellom driftsenheten, gårdeiere og øvrige ansatte og studenter ved høgskolen Å sørge for både daglig drift og utvikling av den driftsmessige virksomheten, herunder relevant kompetanseutvikling for driftspersonalet Å sikre en hensiktsmessig fordeling av oppgaver/ansvar mellom høgskolen og aktuelle gårdeiere Prosjektorganisering og fremdrift - Delprosjekt Bygningsdrift I henhold til Organisasjonsprosjektets struktur, er høgskoledirektøren prosjekteier for prosjektet, og personaldirektør er prosjektleder. Delprosjektet ledes av høgskolens driftssjef. Høgskolens samlede driftspersonell er involvert i prosjektet, inkludert innleid personell. Selve delprosjektgruppen består av fast ansatte ved høgskolen med god kompetanse på sine felt, og har medlemmer fra alle avdelingene og sentraladministrasjonen. Delprosjekt Bygningsdrift ser på driftsoppgaver knyttet opp til seks funksjonsområder: 1. Renhold 2. Vaktmestertjenester 3. Logistikk 4. Lys, lyd, scene 5. Sikkerhet 6. Servicesenter/resepsjon Innenfor det første funksjonsområdet, renhold, har høgskolen valgt å få bistand fra et eksternt konsulentfirma, som utreder behov, utarbeider renholdsplan etc. Resultatet av dette arbeidet vil bli levert innen 1. juli d.å. Delprosjekt Bygningsdrift leverte sin rapport fra første fase i arbeidet , og har beskrevet fremtidige behov og forslag til organisering av en samlet driftsenhet. I forslaget er det forutsatt at dagens studentekspedisjoner omorganiseres i henhold til anbefalingene fra Delprosjekt Studieadministrasjon, og at deler av dagens ekspedisjonsarbeid inngår i en samlet driftsenhet i form av resepsjons-/servicearbeid. Med tanke på omfanget av oppgaver i forbindelse med flytteprosessen og overtakelse av nybygg, vedtok høgskolens styre å samle driftspersonalet i en felles prosjektorganisasjon for optimal ressursdisponering (sak 38/13). Det samlede driftspersonalet utfører dermed pt. sine daglige driftsoppgaver tilknyttet avdelingene som før, men deltar i tillegg i prosjektarbeidet og rapporterer til driftssjef, som også er delprosjektleder for bygningsdrift. I henhold til styrevedtaket, skal Delprosjekt Bygningsdrift også videreutvikles og inngå i et større 16

137 Delprosjektet felles bygningsdrift og arealforvaltning. En samlet plan for organisering av driftsfunksjoner og arealforvaltning ved HiB med virkning fra 1. mai 2014 skal tilbake til styret for vurdering innen utgangen av høstsemesteret Rapporten fra Delprosjekt Bygningsdrift Gjennomgangen av dagens driftsorganisering har vist at det gjøres svært mye godt arbeid innenfor driftsområdet ved HiB, men at høgskolen kan dra nytte av å organisere tjenesten på en mer helhetlig og effektiv måte. Høgskolen har for eksempel pr. i dag ingen strukturert oppfølging og kvalitetssikring av underleverandører og kontrakter. Dette medfører potensielt store kostnader, da man i liten grad kan dokumentere avvik, feil og mangler ved en avtalt leveranse. Et eksempel på dette er renholdskontrakten, som leveres med store variasjoner i kvalitet. Høgskolen har pr. i dag heller ikke noe system for en planmessig drift og vedlikehold av inventar, utstyr eller bygningsmasse. Dette medfører at driftspersonalet i stor grad ikke har mulighet til å arbeide på en forutsigbar og forbyggende måte, men må løse oppgavene fortløpende etter hvert som det oppstår problemer. Det vil også være en vesentlig høyere intensitet i arealutnyttelsen på Kronstad og i Møllendalsveien enn det som er tilfelle pr. i dag, noe som vil påvirke hvordan arealene må driftes. Driften må også legges opp på en måte som gjenspeiler at arealene på Kronstad på den ene siden vil kreve mindre fordi de er nye, men som på den andre siden vil kreve mer på grunn av mer avanserte tekniske løsninger. For å imøtekomme forventinger til høyere servicegrad og høyere kvalitet på serviceleveransen, mener Delprosjekt Bygningsdrift at høgskolen vil være tjent med å utvide driftsbegrepet til også å omfatte service rettet mot brukerne av tjenestene. Det foreslås at det etableres et servicesenter, en driftssentral, et felles varemottak og en funksjon som sammen med avdelingene ivaretar felles time- og romplanlegging. Driftsvirksomheten vil dermed kunne ivareta flere funksjoner en det man tradisjonelt forbinder med slike tjenester, og vil da kunne ivareta høgskolens totale drifts- og servicebehov. En hensiktsmessig og effektiv drift vil også måtte kommunisere på en annen måte enn tidligere mot andre administrative og tekniske fagområder for en «sømløs» produksjon av tjenester. Et eksempel på dette er at arealplanlegging og-utnyttelse må ses i en tettere sammenheng med de faglige- og studieadministrative oppgavene knyttet til en helhetlig undervisnings- og eksamensplanlegging. Et annet aspekt som det videre arbeidet med organisering av bygningsdrift må integrere i arbeidet, er målsettingen om at HiB skal bli et miljøfyrtårn. Denne målsettingen er krevende, og innebærer at alt fra valg som gjøres i fasen med innkjøp av brukerutstyr til valg som vil ha betydning for den langsiktige driften av byggene, må gjenspeile miljøambisjonen. Servicesenteret skal motta, samordne og koordinere tilbakemeldinger og bestillinger fra avdelinger og enkeltpersoner. Sentralbord og resepsjon vil naturlig inngå i et slikt senter, i tillegg til andre servicerettede oppgaver både til studenter, ansatte og besøkende, samt oppfølging av underleverandører. Andre oppgaver som kan legges her, kan være bestillinger og booking av møte- og grupperom. Bestillinger av mer tradisjonelle driftsoppgaver vil bli ivaretatt i driftssentralen, slik som vaktmester- og driftsteknikeroppgaver. Det sentrale varemottaket vil også kunne ligge til bygningsdrift, slik at høgskolen kan etablere en innkjøpskontroll. Pr. i dag har ikke høgskolen noe system for kontroll av mottatte leveranser/varer mot bestilling/faktura. Varemottaket vil også håndtere intern distribusjon av varer og post, mellom høgskolens ulike studiesteder (Kronstad, Møllendalsveien, Straume og Skålevik). De nye lokalene vil kreve langt større grad av effektiv arealutnyttelse enn pr i dag. Det foreslås dermed å opprette en funksjon som ivaretar høgskolens felles behov for koordinering av undervisningsrom sammen med avdelingene, et time-/romplanleggingsteam. Dette er også i samsvar med anbefalingene fra Delprosjekt Studieadministrasjon. 17

138 Den samlede driftsenheten vil kunne inngå i en fremtidig seksjon for arealforvaltning. Dette vil være en hensiktsmessig organisering med tanke på effektiv og helhetlig drift, arealforvaltning, oppfølging av kontrakter og avtaler etc. Universitetet i Stavanger og Universitet i Bergen er eksempler på institusjoner som har organisert drifts- /arealforvaltningsfunksjonene på lignende måte. Delprosjektet har vurdert stillingsstruktur, oppgaver og funksjoner i organiseringen, og anbefaler en teamorganisering, med en teamleder for servicesenteret, en teamleder for driftssentralen og en teamleder for time- /romplanlegging. Disse tre teamlederne inngår i enhetens ledergruppe, og rapporterer til driftssjef. Det henvises til rapporten fra Delprosjekt Bygningsdrift for en grundigere beskrivelse av oppgaver som er tenkt å inngå i de ulike funksjonene. Delprosjektet vil i neste fase arbeide videre med detaljene i arbeidsprosesser, organisering og dimensjonering. BIBLIOTEKET Sakens bakgrunn Delprosjekt Biblioteket er det tredje delprosjektet under Organisasjonsprosjektet som er under arbeid ved Høgskolen i Bergen pr. i dag. Dagens bibliotekstjenester er lokalisert ved de ulike studiestedene og fungerer som avdelingsbibliotek for de faglige avdelingene, men er organisert sentralt under ledelse av stabsdirektør. Prosjektarbeidet ved biblioteket dreier seg i stor grad om hvordan dagens tjenester skal samordnes og utføres etter samlokalisering på Kronstad og i Møllendalsveien, samt hvordan bibliotekstjenestene kan videreutvikles i henhold til strategiske planer. Prosjektorganisering og fremdrift - Delprosjekt Biblioteket I henhold til Organisasjonsprosjektets struktur, er høgskoledirektøren prosjekteier for prosjektet, og personaldirektør er prosjektleder. Delprosjektet ledes av bibliotekdirektøren, og Bibliotekrådet fungerer som referansegruppe for delprosjektet. Alle fast ansatte ved biblioteket er involvert i prosjektarbeidet, som er organisert i syv undergrupper tilknyttet kjernefunksjoner ved biblioteket: Publikums-/utlånstjenester Studiestøtte Forskningsstøtte Digitale systemer Formidling Samlingsutvikling/tilvekst Administrasjon Prosjektarbeidets første fase inkluderte kartlegging av dagens bibliotekfunksjoner ved de ulike avdelingsbibliotekene med tanke på oppgaver, prosesser og organisering, samt kartlegging og analyse av ressursbruken knyttet til funksjonene. Delprosjektet leverte rapport fra dette arbeidet Fase 2 er under arbeid pt., og har rapporteringsfrist Delprosjektgruppen prioriterer kritiske prosesser frem mot samlokaliseringen i 2014, og utarbeider nye prosesser i henhold til prioritering basert på beste praksis. Det videre prosjektarbeidet i påfølgende faser vil dreie seg om dimensjonering og utarbeiding av funksjonsplan, innplassering, tilrettelegging/gjennomføring av evt. kompetanseutvikling og iverksetting. En samlet plan for organisering og stillingsstruktur skal fremlegges styret for vurdering innen utgangen av høstsemesteret. 18

139 Fremtidige behov Delprosjekt Biblioteket har fokus på å utnytte de utviklingsmuligheter som ligger i en samlokalisering av bibliotekstjenestene. Kartleggingen i første fase viser forbedringsområder innenfor kjernefunksjonene som vil bidra til bedre servicekvalitet og mer effektiv ressursbruk, og dette arbeides det videre med pt. Anbefalte tiltak dreier seg eksempelvis om å sikre dublering av nøkkelkompetanse for å unngå sårbarhet i organisasjonen, utvikling av elektroniske støttesystemer og e-læring, utvikling av rutiner for tilvekst og satsing på oppbygging av digitale samlinger, markedsføring av bibliotekstjenestene, utvikling av studieog forskningsstøtte og utvikling av biblioteket som formidlingsarena for forskning- /utviklingsaktivitet ved høgskolen. Det er et sterkt ønske i delprosjektet å synliggjøre bibliotekets funksjon som verdiskapende enhet for høgskolen. Biblioteket skal utvikles som kunnskapsallmenning for profesjonskompetanse med tanke på både interne og eksterne omgivelser. Delprosjektet ser særlig utviklingspotensial ved at bibliotekstjenestene etter samlokalisering kan organiseres ut fra funksjoner, heller enn avdelinger. Dette vil medføre samordning av oppgaver og mer effektiv ressursbruk, som igjen vil frigjøre ressurser til videreutvikling av tjenestekvalitet og til den nødvendige utviklingen av biblioteket som forskningsbibliotek i henhold til strategisk plan. ØVRIGE ADMINISTRATIVE FAGFELT Høgskolens administrasjon forøvrig er i dag hovedsakelig sentralisert: Økonomi, regnskap og innkjøp ligger til Økonomiseksjonen, og seksjonen yter tjenester og støtte til avdelinger og institutter innen sine fagområder i tillegg til å ha ansvar for å utvikle de fagområder den har ansvar for. Avdelingsvise ressurser knyttet til dette feltet varierer. Dokumentsenteret, Lønnskontoret, HR Rekruttering, HMS, kompetanse- og organisasjonsutvikling samt forvaltning av tariffavtaler og forholdet til de ansattes organisasjoner ligger til Seksjon for personal- og organisasjonsutvikling. Avdelingene har noe ressurser knyttet til forberedende lønnsarbeid og personaladministrasjon. Seksjon for forskning og ekstern samhandling bistår avdelingene når det gjelder utvikling av dr.gradsprogrammene, forskningskontrakter og eksterne prosjekter. Seksjonen har også ansvar for Mediesenteret. Avdelingene har noe ressurser knyttet til forskningsadministrasjon. Seksjon for kommunikasjon yter støtte og bistand til høgskolens fagmiljøer og ledelse i forhold til formidling, profilering samt ekstern og intern kommunikasjon og informasjon. Avdelingene har i dag hver sin medarbeider på feltet. Disse ivaretar også avdelingsinterne oppgaver knyttet til sekretærfunksjoner for avdelingsrådene. Som nevnt innledningsvis inngår den samlede administrasjonen i Organisasjonsprosjektet, og administrative funksjoner som pr. i dag er sentraliserte vil bli gjennomgått i tilsvarende prosesser på sikt, som ledd i langsiktig og kontinuerlig kvalitetsutvikling av de administrative tjenestene. I dette arbeidet vil en også legge føringer og kriterier som fremgår av mandatet for Organisasjonsprosjektet til grunn. Høgskoledirektørens vurderinger Høgskoledirektøren mener at flyttingen til Kronstad og Møllendalsveien gir en unik mulighet til å etablere et større fellesskap og utvikle identiteten som en høgskole. Organiseringen av 19

140 de administrative tjenestene kan bidra til dette. Høgskolen må ha et sterkt fokus på dette og ikke ta med seg en desentralisert kultur og struktur inn i den nye campus. Selv om arbeidet med å gjennomgå og finne frem til en hensiktsmessig organisering av det totale administrative apparat ved Høgskolen i Bergen ikke fullt ut kan ferdigstilles før innflytting på Kronstad og i Møllendalsveien i 2014, er høgskoledirektøren fornøyd med at en ser ut til å komme i mål med de mest kritiske administrative fagområdene. Det er likevel grunn til å understreke at det haster med å komme frem til endelige beslutninger slik at de valgte løsninger kan implementeres med tilstrekkelig margin mot tidspunktet for flytting, og senest Høgskoledirektøren vil også takke for den innsats som er lagt inn i prosjektene fra svært mange medarbeidere i høgskolen. Deres kompetanse og innsikt har vært uvurderlig for utviklingen av høgskolens fremtidige organisasjon, ikke minst i lys av de felles utfordringer som skal løses. Organisering av den studieadministrative virksomheten Med henvisning til det ovenstående, foreslås det at den studieadministrative virksomheten ved Høgskolen i Bergen organiseres etter modell C. Modell C fremstår som den beste modellen for å kombinere behovet for gode støttetjenester og behovet for kvalitetssikring og utvikling med behovet for god virksomhetsstyring. En omdisponering av ressursene vil legge til rette for at oppgavene kan utføres én gang istedenfor tre, og vil frigjøre ressurser til å dekke mange av de behovene som skisseres i rapportene fra Delprosjekt Studieadministrasjon. Med henvisning til eksempler fra andre institusjoner i UH-sektoren, foreslås det å samle oppgaver som egner seg for standardisering (f.eks. overlappende oppgaver innenfor et funksjonsområde), som gir stordriftsfordeler og som bidrar til nødvendig kvalitetsutvikling i en fellesadministrasjon under stabsdirektør, mens fagnære oppgaver (f.eks. fagplanarbeid, lokalt studiekvalitetsarbeid, fagstrategisk arbeid) og oppgaver som krever individuell tilrettelegging kan organiseres på avdelingsnivå under dekan. Høgskolen har ansatt en ny utdanningsdirektør, som starter 12. august. Detaljene i hvilke oppgaver som skal utføres i fellesadministrasjonen og hvilke oppgaver som skal utføres på avdelingsnivå, må utarbeides i nær samhandling mellom avdelingsledelsen og den nye utdanningsdirektøren i neste fase av delprosjektet. Fellestjenester under ledelse av stabsdirektør Gjennom høringsrunden er det avdekket at motstanden mot å flytte studieadministrative oppgaver fra avdelingene til en fellesadministrasjon bl.a. springer ut av en manglende tro på at en slik løsning vil kunne levere de tjenestene avdelingene og fagmiljøene trenger. Høgskoledirektøren mener at svaret på denne utfordringen må være å inngå gjensidig forpliktende samarbeidsavtaler mellom studieadministrasjonen og de faglige avdelingene, slik at aktivitetene kan utføres på en forutsigbar og hensiktsmessig måte. Den felles studieadministrasjonen må kunne forplikte seg overfor avdelingene i form av serviceavtaler som igjen bygger på at avdelingene oppfyller sine forpliktelser etter en samarbeidsavtale. Fellestjenestene deles inn i følgende underenheter, hvor hver enhet har en egen leder og disse til sammen utgjør stabsdirektørens ledergruppe: Studieadministrative tjenester o 0.linje-tjeneste o Servicetorg/førstelinjetjeneste 20

141 o Eksamensadministrasjon, herunder klagebehandling o Praksisadministrasjon Studieveiledning Rekruttering og opptak Utdanningskvalitet, herunder rapporteringssystemer Internasjonalisering av utdanning Funksjonene leverer tjenester til avdelingene, og innen hver funksjon må det være dedikerte personer knyttet til avdelinger/studieprogram for å ivareta og videreføre nærhet til og kunnskap om de ulike studieprogrammene. Dekanenes stab En av fordelene med modell C er som sagt at den er fleksibel. Detaljene i arbeidsoppgavene og dimensjoneringen vil derfor kunne tilpasses hver enkelt avdeling etter behov. Den endelige fordeling av oppgaver og ressurser mellom en fellesadministrasjon og dekanenes administrative stab må foretas med utgangspunkt i felles prinsipper og kriterier slik det er beskrevet i saken. Dersom høgskolen skal klare å løfte seg i samsvar med de faglige ambisjoner som ligger til grunn for de vedtatte faglige satsingene, er det behov for et kontinuerlig faglig ledelsesfokus. Dersom en skal lykkes med dette, er det viktig at løpende driftsoppgaver knyttet til administrative forhold løftes vekk fra dekanenes ansvarsområde slike at større del av dekanatenes oppmerksomhet og tid kan vies faglige utviklingsoppgaver. Det er også et vesentlig poeng at studentene i sin høringsuttalelse har stilt seg samlet bak modell C, da studentene utgjør den største brukergruppen av de studieadministrative tjenestene. Det er også andre viktige hensyn å ta, som kommer frem i høringsuttalelsene fra de faglige avdelingene, nemlig behovet for nærhet til de faglige miljøene og gode og tilgjengelige støttetjenester for ansatte i undervisnings- og forskerstillinger. Administrasjonen har en dobbeltfunksjon som både tjenesteyter og kontrollør, og begge områdene må ivaretas på en kvalitativt god måte. Høgskoledirektøren har forståelse for de synspunkter som er kommet frem angående behovet for en tett kobling mellom fag og administrasjon og mener derfor at det må avsettes en studieadministrativ ressurs for å ivareta nødvendig koordinering mellom fag og administrative fellesløsninger og sikre kvaliteten i fagnære administrative oppgaver slik det er beskrevet i oppsummeringen av arbeidet som er gjort mht gjennomgangen av studieadministrasjoner. Størrelsen på ressursen vil kunne variere mellom avdelingene og må dimensjoneres i forhold til de administrative oppgavene som blir liggende igjen i hver avdeling. Eventuelt andre behov for avdelingsvise administrative ressurser vil måtte vurderes i forbindelse med at det gjennomføres tilsvarende utviklingsprosesser på de øvrige administrative fagområder. Høgskoledirektøren mener at de administrative stabene i avdelingene i utgangspunktet ikke må overstige 5 personer i tillegg til dekanatene. Det tas ikke sikte på å etablere administrative stillinger på instituttnivå, men det kan være aktuelt å legge administrativ ressurs til avdelingsnivå som kan gi støtte til instituttledere. Organisering av bygningsdrift Arbeidet med å finne frem til en tjenlig organisering av driftsfunksjonene er fortsatt i prosess. Grensedragningen mot Statsbyggs ansvarsområde er nå utarbeidet, og arbeidet med å organisere og dimensjonere høgskolens interne driftsoppgaver og trekke grensen mot andre administrative områder pågår. Dette er langt på vei beskrevet i den nylig fremlagte 21

142 rapporten. Når vi mottar renholdsplanen, vil arbeidet med å utarbeide en spesifikasjon over behov for renholdstjenester starte. Begrepet bygningsdrift er ikke klart definert. I dagens organisering kan tjenestene i hovedsak beskrives som tradisjonelle vaktmestertjenester. En mer moderne forståelse av begrepet omfatter langt flere tjenester enn dette f.eks. en funksjon som «husvert», resepsjonstjenester, sentralbord, distribusjon og transport, oppfølging av mer spesialisert elektronisk og teknologisk utstyr mv. Høgskoledirektøren mener at høgskolens driftstjenester må gis et oppdatert innhold i tråd med de behov vi vil ha etter flytting til Kronstad og Møllendalsveien. Prosjektrapport Bygningsdrift gir et godt grunnlag for det videre arbeidet med å utvikle dette fagområdet i høgskolen. Det er fortsatt mye utviklingsarbeid som gjenstår, ikke minst når det gjelder grensedragningen mot andre administrative fagfelt. Mens en tidligere har hatt tette skott mellom de ulike feltene, ser vi nå at grensene blir mindre tydelige. Eksempler på dette er rom- og timeplanlegging som har elementer både av arealforvaltning og studieadministrasjon. Adgangskontroll er et annet eksempel å holde oversikt over og gi korrekt adgang til 7000 studenter handler både om sikkerhet og tilgang til faglige og sosiale aktiviteter. Det kan også pekes på at det i forbindelse med relokaliseringen investeres mange titalls millioner i avansert teknologisk utstyr som både har en IT-messig og en driftsmessig komponent som skal følges opp. Høgskolen i Bergen har også ambisjoner utover de rent faglige, bl.a. om å bli Miljøfyrtårn. Dette stiller oss overfor en rekke krav som må innfris, ikke minst når det gjelder innretning og nivå på driftstjenester. Her kan nevnes avfallshåndtering, valg av vaskemidler og kjemikalier, tilrettelegging for miljøvennlige transportmidler som el-biler, el-sykler, sykkelparkering, dusjer mv. Organisering av biblioteket Kartleggingen av bibliotekets kjernefunksjoner er avsluttet, og en er nå i gang med fase II av prosjektet. Det er svært positivt at samtlige av bibliotekets medarbeidere har deltatt i dette viktige utviklingsarbeidet. Høgskoledirektøren støtter en organisering av biblioteket ut fra funksjoner, heller enn avdelinger. En organisering ut fra funksjoner vil støtte opp under utvikling av biblioteket som forskningsbibliotek i henhold til strategisk plan. En omlegging av bibliotekets organisasjon vil ventelig kunne frigjøre ressurser. Disse kan benyttes til å utvikle nye tjenester og til å utvikle kvaliteten på eksisterende tjenester. Alternativt kunne ressursene omdisponeres til andre formål enn til biblioteket. Høgskoledirektøren mener at mulighetene som åpner seg ved denne omleggingen bør benyttes til å heve kvaliteten gjennom å utvikle nye tjenester og nå nye brukergrupper. Et sentralt moment i dette er høgskolens universitetsambisjoner. Et fremtidsrettet forskningsbibliotek vil være en vesentlig faktor for at Høgskolen i Bergen skal klare å nå sine faglige mål. For at vi skal klare å komme i mål til innflytting i 2014 er det viktig at styret nå treffer beslutning om veien videre. I det kommende året vil det i samarbeid med de ansattes organisasjoner bli arbeidet med funksjons- og bemanningsplaner og innplassering av ansatte i den nye organiseringen. Før styrets endelige behandling av organisering av studieadministrasjonen, bygningsdrift og biblioteket vil det bli ført forhandlinger med organisasjonene i medhold av Hovedavtalens 13. Parallelt med dette arbeidet må det legges til rette for kompetanseutvikling og innpassing av nye funksjoner. Høgskolens ledelse og ansatte må i fellesskap sørge for at organisasjonen er beredt når studentene møter til studiestart i

143 Høgskoledirektøren legger med dette saken frem for styret med følgende forslag til vedtak: 1. Styret gir sin tilslutning til de vurderinger det er gjort rede for når det gjelder organisering av de studieadministrative tjenestene, og ber om at høgskoledirektøren viderefører arbeidet i tråd med følgende prinsipper: Oppgaver/funksjoner som egner seg for standardisering, som gir stordriftsfordeler og som bidrar til nødvendig kvalitetssikring og utvikling, samles i en felles enhet under ledelse av stabsdirektør Fagnære oppgaver/funksjoner løses på avdeling under ledelse av dekan. 2. Styret tar arbeidet med å etablere en helhetlig organisering av driftstjenestene til etterretning, og ber høgskoledirektøren fortsette prosjektarbeidet i henhold til plan. 3. Styret ber om at arbeidet i Delprosjekt Biblioteket fortsettes i henhold til plan. 4. Styret ber om å få saken om fremtidig organisering av administrasjonen tilbake når endelig organisering av de tre delområdene er ferdigstilt, senest innen utgangen av høstsemesteret Audun Rivedal Høgskoledirektør Eli Glambek personaldirektør 23

144 Prosjektrapport Delprosjekt Studieadministrasjon Fase 1 «Best for flest!» Studenten skal lykkes - med felles beste praksis! Forfattere: Sidsel Kaland, Henning Norheim, Eli Borsholm, Trude Myklebust, Kristin Haugsøen, Maria Stene-Jonassen og Elin Kvaale Godkjent av: Personaldirektør Eli Glambek 0

145 Innholdsfortegnelse Del 1 - Funn og anbefalinger Side 1. Oppsummering 2 2. Mandat 3 3. Avgrensning 3 4. Kartleggingsfunn Hovedfunn gruppe 1 Studieadministrativ saksbehandling Hovedfunn gruppe 2 Praksisorganisering Hovedfunn gruppe 3 Studentinformasjon Hovedfunn gruppe 4 Læringsmiljø Hovedfunn gruppe 5 Rekruttering og opptak Innspill fra referansegruppen Brukerundersøkelsen Forslag til felles prosesser Anbefalinger Tiltak som må være gjennomført innen HiB samlokaliseres Andre anbefalte tiltak 16 Del 2 Om prosjektet 1. Bakgrunn for prosjektet Prosjektets visjon og målsetninger Suksesskriterier Prosjektorganisering Prosjektgruppen Arbeidsgruppene Referansegruppen Tidsplan og milepæler Om valgt metodikk Evaluering 24 1

146 Del 1 Funn og anbefalinger 1. Oppsummering Når høgskolen samles på Kronstad og i Møllendalsveien i 2014 må de studieadministrative tjenestene være på plass slik at studenter og vitenskapelig ansatte får den støtten de behøver til alt fra timeplanlegging og praksisorganisering til eksamensavvikling. Alt må fungere når studenter og ansatte møter til historisk studiestart i august Delprosjekt studieadministrasjon ble etablert i mai Oppdraget var å kartlegge de studieadministrative tjenestene, samt å beskrive beste praksis for gjennomgående prosesser med tanke på samlokaliseringen. Forut for prosjektstart kjente man til at det er ulik praksis knyttet til de studieadministrative tjenestene avhengig av avdeling/studiested. Gjennom å kartlegge likhetene og ulikhetene ønsket man å få kunnskap om bakgrunnen for at ting løses likt/ulikt. Man ønsket også å få belyst styrker og svakheter ved dagens praksis. Målet var, gjennom diskusjon og refleksjon over de funnene man gjorde, å utvikle beste praksis til felles praksis. «Beste praksis» må i dette tilfellet forstås som praksis som har blitt vurdert som mest hensiktsmessig med tanke på eksisterende lovverk og retningslinjer, samt for brukerne av de studieadministrative tjenestene. Det handler om å etablere en grunnstamme av studieadministrative tjenester som sikrer lik behandling for alle samtidig som man tar høyde for at det alltid vil være behov for en viss grad av utdanningsspesifikke/individuelle tilpasninger. Deltakerne i prosjektet har først og fremst vært ansatte i studieadministrasjonen. Det har derfor vært viktig å høre hva andre premissleverandører for/ mottakere av studieadministrative tjenester mener om dagens praksis. Det ble gjennomført en brukerundersøkelse blant studenter, vitenskapelig ansatte og ansatte i studieadministrasjonen om den opplevde kvaliteten på de studieadministrative tjenestene. Gjennom referansegruppen for prosjektet har vitenskapelig ansatte og studenter fått informasjon om prosjektet og anledning til å komme med innspill. Rapporten skal også høres i hele organisasjonen. Det viktigste i denne fasen er å sikre at kartleggingen i så stor grad som mulig reflekterer virkeligheten sett fra alle perspektiv. Når vi stiller spørsmål ved hvorfor vi gjør som vi gjør, ser vi at dagens praksis i mange tilfeller er definert av lover, regler og rammeplaner. Andre ganger er den et resultat av lokalisering eller tilgang til kompetanse/personale, eller den kan være basert på tradisjoner og historikk. Det siste er ofte det vi er minst bevisst, og som nettopp derfor er vanskeligst å forklare. Dette er første gang høgskolen gjør en omfattende kartlegging av de studieadministrative tjenestene, og funnene er interessante. Selve kartleggingen ble organisert gjennom fem ulike arbeidsgrupper som skulle definere og ta utgangspunkt i de mest kritiske tjenestene (hovedprosessene) for sitt område. Vi har tolket dette som «de prosessene som er kritiske for studiestart 2014 og/eller som må avklares for å kunne si noe om fremtidige behov og organisering (jfr. Fase 2)». Deltakerne fikk opplæring i et kartleggingsverktøy som differensierer mellom hovedprosess, delprosess/underprosess og enkeltaktivitet. Eksempler på hovedprosesser er Rekruttering, Studieveiledning, Planlegge studieåret. Eksempler på delprosesser/underprosesser er Utarbeide studiekatalog, Gjennomføre avtalt studieveiledning, Fordele studenter i klasse. Eksempler på enkeltaktiviteter er Lese korrektur på studiekatalog, Avtale tidspunkt for studieveiledning, Skrive ut pinkodebrev. Hovedfunnet fra kartleggingen er at det er stor grad av ulik praksis mellom avdelingene/ studiestedene når det gjelder de studieadministrative tjenestene og at en viktig årsak er at studiene er ulikt organisert. Et eksempel er utforming av eksamensplan som blir lagt opp etter undervisningsplanen for det enkelte studieprogram. For studieprogram med modulbasert undervisning (AHS) er eksamen lagt til slutten av hver modul mens for studieprogram med parallell 2

147 undervisning i flere emner gjennom semesteret (AI og AL) så har man samlet alle eksamener til slutten av semesteret. Kartleggingen har også vist at studieadministrasjonene på de tre avdelingene har til dels ulike ansvarsområder eller grader av ansvar knyttet til sine områder. For eksempel har praksisadministrasjonen på AL et stort ansvar for praksisstudiene, på AHS deler den ansvar med de vitenskapelig ansatte, mens på AI er studieadministrasjonen i svært liten grad involvert. Et annet eksempel er eksamensplan, hvor det er ulik deltakelse av vitenskapelig ansatte. Kartleggingen har også avdekket at servicenivået i de ulike studentekspedisjonene er forskjellig. Det handler imidlertid ikke det om studienes struktur, men er først og fremst et resultat av at bemanningen og kompetansen på de ulike studiestedene varierer. Delprosjekt Studieadministrasjon er et ambisiøst prosjekt og den korte tidsrammen for fase 1 har nødvendigvis satt sitt preg på gjennomføring og resultat. Det har hele tiden vært nødvending å avveie progresjon og detaljnivå, og i noen tilfeller har det siste måttet vike for det første. Vi håper at dette prosjektet blir begynnelsen på et utviklingsarbeid som vil fortsette i studieadministrasjonen frem mot samlokaliseringen i 2014, og som vil prege den nye studieadministrasjonen videre til beste for studenter, vitenskapelig ansatte og høgskolen for øvrig. 2. Mandat Delprosjekt Studieadministrasjon er et underprosjekt i Organisasjonsprosjektet og kan beskrives i følgende 3 faser: Fase I: Identifisere og prioritere prosesser, kartlegge praksis og standardisere i henhold til beste praksis Fase II: Identifisere fremtidige behov og foreslå fremtidig organisering Fase III: Iverksetting av organisasjonsplan Mandat, fase 1: Identifisere de enkelte prosesser i de fem underprosjektene som skal gjennomgås Prioritere kartleggingsarbeidet med utgangspunkt i de mest kritiske prosessene Kartlegge arbeidsprosessene under de fem underprosjektene, både oppgaver som utføres på avdelingene og oppgaver som utføres sentralt, inkludert oppgaver som i dag utføres av ansatte i forsknings- og undervisningsstillinger. Beskrive beste praksis for gjennomgående prosesser. Delprosjekt Studieadministrasjon skal rapportere til leder for organisasjonsprosjektet med frist Vurderinger og anbefalinger fra fase 1 er sammenstilt i denne rapporten, som vil bli sendt på høring i organisasjonen. 3. Avgrensing Denne rapporten er en delrapport som beskriver og evaluerer arbeidet som har blitt gjort i fase 1. Arbeidet omfatter kartlegging av arbeidsprosessene innenfor de fem nevnte underprosjektene/arbeidsområdene i studieadministrasjonen, samt utarbeiding av forslag til noen nye prosesser innenfor disse områdene. 3

148 Gruppelederne har hatt ansvar for å definere og prioritere prosesser innenfor sitt arbeidsområde, og valgte å gjøre dette i samråd med medlemmene i egne arbeidsgrupper. Prosjektet har hatt kort tid til å gjennomgå prosesser innenfor hele det studieadministrative området, og gruppelederne har dermed blitt bedt om å prioritere de mest kritiske prosessene. Det vil si prosesser som er kritiske for driften og for brukerne av de studieadministrative tjenestene, og som må være på plass ved oppstart på Kronstad og i Møllendalsveien. Følgende kriterier ligger til grunn for prioriteringene: betydningen av prosessen for daglig drift og brukerne kvaliteten på dagens prosess opp mot forbedringspotensialet Oversikt over definerte og prioriterte prosesser finnes i vedlegg 6a-6e. Bestillingen til prosjektet var å kartlegge eksisterende praksis og å beskrive beste praksis. Hovedfokus har vært på kartlegging og særlig av de store linjene, såkalte hovedprosesser. Det er derfor noe variasjon i detaljnivået på kartleggingen hos de ulike gruppene. Når det gjelder forslag til nye prosesser kan noen relativt enkelt gjøres felles, mens andre vil kreve større strukturelle endringer som går ut over det studieadministrative feltet. Dette gjelder for eksempel eksamen og organisering av undervisning. Delprosjekt Studieadministrasjon har manglet klare føringer når det gjelder byggenes struktur. Det er ikke avklart hvor studieadministrasjonen skal være plassert, og arbeidsprosessene har dermed ikke blitt vurdert og knyttet opp mot bygg- og infrastruktur. Prosjektets inndeling av det studieadministrative feltet i fem arbeidsområder, skaper kunstige skiller i flyten i de studieadministrative prosessene, men er gjort med tanke på å gjøre prosjektarbeidet mer håndterbart. Understående skisse viser hvordan dette er lagt opp i prosjektet. 4

149 Av praktiske årsaker har gruppene gjort avgrensninger seg i mellom. Eksempelvis har gruppe 3 (Studentinformasjon) avgrenset sitt ansvarsområde til å omfatte informasjonsformidling generelt, og har overlatt ansvaret for å se på spesifikk informasjon knyttet for eksempel til praksis til gruppe 2 (Praksisorganisering). Gruppe 4 (Læringsmiljø) har avgrenset sitt ansvarsområde til ikke å omfatte fysiske læringsmiljø. Gruppen har fokusert på veiledning og studiemestring. Gruppe 5 (Opptak og rekruttering) har ikke kartlagt opptak til enkeltemner, overflyttingssøknader, kvotestudenter eller opptak av utenlandske søkere. Selv om opplæring og utvikling av rutiner er en viktig del av den studieadministrative saksbehandlingen, har gruppe 1 (Studieadministrativ saksbehandling) valgt å ikke se på dette. Begrunnelsen for det er at ingen stillinger har dette som hoveddel, og at det derfor ikke er vurdert som egen prosess, men som en prosess som inngår naturlig i alle arbeidsoppgaver. I tillegg til å kartlegge arbeidsoppgavene som knytter seg til praksisorganisering, har gruppe 2 kartlagt studieadministrative aktiviteter som kunne vært definert inn under de andre arbeidsgruppenes områder, når disse aktivitetene knytter seg direkte til praksisopplæringen. Dette gjelder spesielt studentveiledning, informasjon, behandling av studentsaker og håndtering av praksis som eksamen. Gruppen har også kartlagt områder som ikke kan defineres som direkte studieadministrative, f.eks. økonomi og kontraktshåndtering, men som er sentrale og omfattende arbeidsoppgaver for praksisadministrasjonen. Deler av praksisorganiseringen i høgskolen gjøres av personer i vitenskapelige stillinger, og selv om dette er tatt hensyn til i sammensetningen av arbeidsgruppen, kunne vi ønsket å involvere utdanningslederne og fagpersonalet mer enn det den knappe tiden har tillatt. Til tross for intern avgrensning mellom gruppene er det likevel en del overlapp i kartleggingsarbeider og dette fremgår i de skjematiske oversiktene (vedlegg 6a-6e). En del studieadministrative oppgaver har ikke vært gjenstand for kartlegging i fase 1 av Delprosjekt Studieadministrasjon. Eksempelvis gjelder dette noen oppgaver knyttet til rapportering, utredning og kvalitetsutvikling. Dette er i henhold til mandatet for fase 1, som vektlegger de kritiske prosessene, og med tanke på tiden vi har hatt til rådighet. Disse oppgavene må ivaretas i den nye studieadministrasjonen, og må inkluderes i arbeidet for fase 2. Bestillingen til Delprosjekt Studieadministrasjon har et kvalitetsforbedrende aspekt, men det har i denne omgang blitt prioritert å utrede muligheter for å utarbeide felles prosesser basert på beste praksis for de ulike områdene. I noen tilfeller har prosesser blitt identifiserte, men ikke prioriterte for forbedring innenfor prosjektets tidsramme. Det vil si at det vil være grunnlag for å drive en kontinuerlig kvalitetsutvikling av de studieadministrative tjenestene også i etterkant av samlokaliseringen på Kronstad og i Møllendalsveien. Prosjektet har også kartlagt og gjennomgått studieadministrative oppgaver som utføres av ansatte i vitenskapelige stillinger. For alle områdene er det et grensesnitt opp mot vitenskapelig ansatte/vitenskapelig ledelse. Dette grensesnittet viser seg i organiseringen av de studieadministrative tjenestene. I mange tilfeller er disse tjenestene organisert rundt undervisning/vitenskapelig praksis, og er dermed spesifikt tilpasset det enkelte fag. Bestillingen til Delprosjekt Studieadministrasjon er å lage felles prosesser basert på beste praksis, men i mange tilfeller vil det ikke være mulig å endre de studieadministrative prosessene uten også å foreta strukturelle endringer på områder som ligger utenfor det studieadministrative feltet. Delprosjektet tar ikke stilling til hvorvidt disse endringene skal/bør foretas. 5

150 4. Kartleggingsfunn Funnene fra kartleggingen viser at det er store forskjeller mellom avdelingene når det gjelder enkelte studieadministrative prosesser. Det finnes også eksempler på prosesser som gjøres likt. I noen tilfeller skyldes ulikhetene strukturer som faller utenfor det studieadministrative feltet, f.eks. organisering av undervisning. Prosjektet tar ikke stilling til hvorvidt disse strukturene skal endres, men påpeker dette i henhold til vår bestilling om å utarbeide felles prosesser basert på beste praksis. Eksempler på prosesser med lik praksis: Registrering og publisering av fagplaner og emnebeskrivelser Samordna opptak Vitnemålskontroll Evaluering av undervisning Eksempler på prosesser med ulik praksis, hvor felles praksis er mulig uten større strukturelle endringer: Timeplanlegging Semesterstart/mottak av nye studenter Formidling av studieadministrativ informasjon Eksempler på prosesser med ulik praksis, som krever større strukturelle endringer dersom prosessene skal bli felles: Veiledning Organisering av studieåret En fullstendig oversikt over kartlagte prosesser for de fem arbeidsgruppene finnes i vedlegg 6a-6e Hovedfunn gruppe 1 Studieadministrativ saksbehandling Gruppe 1 har hatt studieadministrativ saksbehandling som sitt arbeidsområde. Dette er det området som favner flest prosesser, og som dermed er det mest omfattende. Gruppen har kartlagt følgende hovedprosesser: planlegge studieåret, utarbeide fagplan/studieplan, utarbeide utdanningsplan, forberede eksamen, gjennomføre skriftlig skoleeksamen, gjennomføre muntlig/praktisk eksamen og etterarbeid eksamen. Gruppe 1 har valgt å dele sine funn inn i prosesser med lik praksis, prosesser med ulik praksis hvor felles praksis kan utvikles og prosesser med ulik praksis hvor utvikling av felles praksis vil kreve strukturelle endringer: Eksempel på prosesser med lik praksis: Registrering og publisering av fagplaner og emnebeskrivelse, avlønning eksamensvakter, saksbehandling i forbindelse med klagesensur, tilrettelegging ved eksamen, formell klage på eksamen, permisjoner og fritak. Eksempel på prosesser med ulik praksis hvor en kan utvikle felles praksis: Ved saksbehandling av søknader om overflytting har en like rutiner, men ulike frister. Her kan en over tid bli enige om felles frister. Oppmelding til utsatt/ny eksamen kan gjøres på skjema eller på Studentweb. AI har brukt Studentweb, og AL og AHS skjema. Begge valg har sine begrunnelser. På AI gjør det store omfanget det nødvendig å bruke FS, og AHS sitt system med oppmelding to uker før eksamen har gjort bruk av skjema mest hensiktsmessig. AL er midt i mellom med samme frister som AI, men stadig endrede 6

151 emnebeskrivelser og krav om god oversikt over alle oppmeldinger har gjort at skjema er mest hensiktsmessig. Skjema og manuell oppmelding er ressurskrevende, og AL vil våren 2013 forsøke å gå over til bruk av Studentweb. Behovet for opptak til enkeltemne/privatist er avhengig studietilbudet. AI har et studietilbud hvor dette er aktuelt og nødvendig, mens AL og AHS har tradisjonelt hatt utdanninger hvor dette er uaktuelt av flere årsaker. AHS har noen få emner hvor det er åpnet for opptak til privatist, AL har ingen. En ny gjennomgang av studietilbudet er nødvending for å undersøke om flere emner kan tilbys som enkeltemne/privatist. Eksempel på ulik praksis som krever strukturendringer dersom det skal bli felles praksis Et av de viktigste funnene i kartleggingen er at innhold i og organisering av de studieadministrative støttefunksjonene henger nøye sammen med hvilke utdanninger de administrative funksjonene skal gi service til, og her er det ulikheter. Hver avdeling har tilpasset sine rutiner, støttefunksjoner, praksis og retningslinjer for saksbehandling utfra de utdanninger som tilbys, hvordan de vitenskapelig ansatte er organisert og behovet for administrative ressurser. Fast ansatte instituttledere har for eksempel større ansvar og flere oppgaver inn mot det studieadministrative feltet enn valgte seksjonsledere, som har administrativ funksjon som del av faglig stilling. Eksempelvis gjelder dette utforming av eksamensplan. AHS har i flere av sine utdanninger progresjonskrav, hvor et emne må være bestått før en kan gå videre. Det blir gitt undervisning i moduler som avsluttes med eksamen. Eksamensdato blir da fortløpende gjennom studieåret, og progresjonskravet gjør at eksamen for studenter som er syke/stryker må tilbys etter at klagesensur er avsluttet. Studenter som ikke møter til eksamen eller trekker seg må vente til neste ordinære eksamen. Eksamensplanen blir lagt etter undervisningsplanen for utdanningen. AI og AL har grunnutdanninger hvor det blir gitt undervisning i flere emner parallelt. For AL Organiseres undervisning i flere emner over to semester, og dette gjør at skoleåret må deles i en undervisningsperiode og en eksamensperiode for å sikre at en har tilgang til rom, samt at adskilte perioder er nødvendig for å sikre at eksamen i ett emne ikke skal kollidere med undervisning i et annet. Det blir da arrangert eksamen i så å si alle emner en gang pr. semester, og det ville være lite effektivt både for studenter og administrasjon å nekte studenter som har trekk/ikke møtt å få avlegge eksamen. Eksamensplanen må legges ut fra regelen om at en student ikke har to eksamener pr. dag, samt at tilgang på rom påvirker hvor mange emner en kan tilby eksamen i pr. dag. AL har i tillegg en eksamensavvikling som skal ta hensyn til stor variasjon i vurderingsordninger. Mange muntlige/praktiske ferdighetseksamener gjør at eksamensplan også må utformes slik at det for en student kan gjennomføres hjemmeeksamen, muntlig, skriftlig og praktisk eksamen i én og samme eksamensperiode. Dette fører igjen til at en stor del av eksamensdatoene må fastsettes administrativt for å ivareta helheten for et kull. Utforming av eksamensplan og avvikling av utsatt/ny eksamen er en viktig del av det studieadministrative arbeidet, og må tilpasses de behov utdanningen har og hvordan den er organisert. Det vil derfor ikke være opp til administrasjonen selv å gjøre endringer på praksis og rutiner. Kartleggingen avdekker store forskjeller i volum/omfang. Ved AL organiseres emner i grunnutdanninger, og dette gjør at det er en stor eksamensperiode om våren og en mindre om høsten. AI har to nesten like perioder og AHS har eksamen gjennom hele studieåret. Dette mønsteret kommer også frem i rapporteringen av studiepoeng: 7

152 AI AHS AL Vår Høst Totalt Ved å se på rapport for oppnådde kvalifikasjoner blir tallene noe misvisende fordi AHS og AL har mange betalingskurs som oppnår kvalifikasjon etter fullført videreutdanning, mens AI har langt færre studenter i denne kategorien. Om en tar bort dette nivået, vil likevel AI ha lavest gjennomstrømning. AI har en utstrakt bruk av skriftlig skoleeksamen som vurderingsordning. Sammen med at det er færre studiepoeng pr. eksamen, vil den høye strykprosenten gjøre at avdelingen må arrangere langt flere eksamener pr. student enn de to andre avdelingene for å oppnå samme studiepoengproduksjon. Det store volumet gjør at en får vesentlig høyere antall oppmeldinger, klager på vurdering, begrunnelser, søknad om 4. gang og behov for nye utdanningsplaner. Det store omfanget av eksamen kommer også frem i kostnader til eksamensvakter. For 2011 viser tall følgende fordeling: Antall timer Kostnad AI AHS AL Muligheter for å bygge på med mastergrad hvor det er karakterkrav, påvirker også omfanget av oppmeldinger til forbedring av karakter og oppmelding til privatist. Søknader i forbindelse med oppmelding øker med antall oppmeldinger og strykprosent. Dette er en av årsakene til at AL har 5-10 søknader om å få avlegge eksamen for fjerde gang, og AI har ca. 50 søknader pr. semester. Sammensetning av emner i grunnutdanninger, valg av oppbygging og organisering av en bachelorgrad vil sammen med f.eks. progresjonskrav og valg av vurderingsordning, påvirke hvordan rutiner for avvikling av eksamen blir. Med dette som funn blir det klart at endring av praksis må ses i sammenheng med de faktorene som er med å begrunne valgt praksis. Dette vil si at en ikke uten videre kan endre de studieadministrative støttefunksjonene uten at det skjer andre tilsvarende endring i utdanningen. En kan ikke frata en student på AHS retten til å få avlegge utsatt eksamen rett etter ordinær eksamen, uten å fjerne progresjonskravet. En kan heller ikke uten videre tilby en student ved AL eller AI ny eksamen rett etter ordinær uten å sette av ny undervisningsfri periode i skoleruten for å hindre kollisjon med obligatorisk undervisning og praksis. På AL vil det f.eks. være studenter i praksis i hele vårsemesteret, og på AI vil det å innføre to ekstra eksamensperioder i tillegg kreve flere ressurser - for en kan ikke utnytte gevinsten med at studenter som har ordinær og utsatt/ny eksamen har samme eksamen. 8

153 4.2. Hovedfunn gruppe 2: Praksisorganisering Gruppe 2 har kartlagt følgende hovedprosesser: utarbeide rammer for praksis, skaffe og fordele praksisplasser, følge opp praksisperioder og administrere praksisvurderinger, sikre formelle krav, håndtere økonomi og kvalitetssikre praksis. Arbeidsgruppen brukte mye tid på å kartlegge nåsituasjonen. Kartleggingen avdekket mange ulike måter å organisere praksisopplæringen på, men i løpet av arbeidet viste det seg at variasjonene kan være like store innenfor én avdeling som på tvers av avdelingene. Noen variasjoner skyldes ulike nasjonale føringer, f.eks. rammeplaner og avtaleverk. Størrelsen på utdanningene ser også ut til å ha stor betydning for hvordan praksis håndteres og ikke minst hvem som gjør hva. Noen variasjoner kan nok også spores til tradisjoner og historisk utvikling i utdanningene. Som en tendens kan vi si at fagmiljøene ser ut til å være mer involvert i praksisorganiseringen/koordineringen på de mindre utdanningene, mens de store utdanningene spesielt på AL i større grad også er koordinert av praksisadministrasjonen. For de sistnevnte betyr det mer direkte samarbeid mellom utdanningslederne og praksisadministrasjonen. I den forbindelse er det verdt å nevne at gruppen brukte mye tid på å diskutere hva som er administrative og hva som er vitenskapelige oppgaver, og hvor arbeidsdelingen mellom administrasjonen og de vitenskapelig ansatte bør gå. Spesielt gjaldt dette utarbeiding av rammer for praksis og oppfølging av studenter og praksisveiledere. Representantene fra AL synes å være langt mer involvert i arbeidsoppgaver som representantene fra AI og AHS så som klart vitenskapelige. Dette kan ha sammenheng med organiseringen på avdelingene og kompetansen i praksisadministrasjonen. På AL har det vært en bevisst politikk å rekruttere personer med faglig relevant utdanning og helst med arbeidserfaring fra relevant yrkesfelt/profesjon. I tillegg til å kartlegge nåsituasjonen har arbeidsgruppen omarbeidet materialet til nye prosesser og felles praksiser, og i den forbindelse forsøkt å rydde prosesser og klargjøre roller. I dette arbeidet er det likevel viktig å ta hensyn til utdanningenes egenart og faglige og formelle krav. Dermed må også studenter, fagmiljø, ledelse og praksisfelt akseptere variasjoner i administrasjonen og praksisopplæringen også i fremtiden. Dette må selvsagt ikke være til hinder for å finne frem til felles rutiner og arbeidsmåter der det er grunnlag for det. Den skjematiske oversikten (vedlegg 6b) har blitt en blanding av nåsituasjon og ønsket situasjon. Arbeidsgruppen har gjort et forsøk på å forenkle prosesser og avklare hvem som skal gjøre hva, men foreløpig er dette arbeidet bare å anse som påbegynt. Tilgang på praksisplasser i nærområdet varierer mye mellom utdanningene, noe som fører til ulike prioriteringer og tidsbruk på samme type arbeidsoppgaver. I flere av helseutdanningene må mange studenter reise ut av Bergensregionen og bo hjemmefra i praksisperioden. Dette fører til økte reiseog boutgifter, i tillegg til at søknader om særplass og geografisk tilrettelegging får en helt annen betydning enn i lærerutdanningene. De fleste utdanningene med praksisopplæring har nasjonale rammeplaner som legger ulike typer føringer på praksisorganiseringen, men det finnes også utdanninger som ikke har nasjonale rammeplaner, og dermed større lokal frihet. I tillegg til ulikt nasjonalt rammeverk for utdanningene, har utdanningene ulikt avtaleverk når det gjelder arbeidsmessige og økonomiske betingelser tilknyttet praksisplasser og praksisveiledning. I de fleste helseutdanningene er praksisveiledning en obligatorisk del av yrkesutøvernes arbeid, og høgskolen har dermed ikke store utgifter knyttet til selve praksisveiledningen. I lærerutdanningene reguleres praksisveiledningen gjennom et eget nasjonalt avtaleverk, og høgskolen har store utgifter i den forbindelse. Som eksempel kan nevnes at praksisveiledning i grunnskolen alene har et budsjett på 12,6 mill. for

154 Arbeidsgruppen har samlet inn nøkkeltall på mange områder, men mye av materialet kan ikke brukes i sin nåværende form. Gruppen har måttet prioritere tall som var relativt lett tilgjengelig. Det viste seg at det varierer mye fra avdeling til avdeling og mellom utdanningene hvilke tall som er lett tilgjengelig. En nærliggende konklusjon å trekke ut fra dette, er at høgskolen har for lite fokus på rapportering av praksisdata. Å innarbeide gode rutiner for rapportering og lett tilgjengelige rapporter vil være ressurskrevende, i hvert fall i en etableringsfase. En satsing på praksismodulen i FS ville vært til stor hjelp i et slikt arbeid. Gruppen har forsøkt å finne tall for studenter, praksisomfang, avtaler, praksissteder, veiledere i praksisfeltet, praksisveiledere i høgskolen, dokumenthåndtering, registreringer i FS, forespørsler om praksisplasser, saksbehandling praksisplasser, saksbehandling studentsaker, informasjon/kommunikasjon, nettsider, praksismøter og kurs, planer og økonomi. Av tallene som er tilgjengelig for studieåret på alle de tre avdelingene og på de fleste utdanningene kan nevnes: Antall studiemodeller med praksis: 21, antall klasser: 127 Antall studenter med praksis: 3938 (AHS 1576, AI 188, AL 2174) Antall praksisperioder: 102 (AHS 51, AI 9, AL 42) Antall praksisdager: 1805 (AHS 1100, AI 71, AL 634) Antall avtaler med praksissteder: 752 (AHS 550, AI ikke tall, AL 202) Antall avtaler med overordnet organ (for eksempel barnehageeiere og helseforetak): 64 Selv om vi mangler en god del tall som vi gjerne skulle hatt med for å illustrere omfanget av de ulike arbeidsoppgavene, vil også tallene ovenfor si en god del om omfanget av praksisorganiseringen og administreringen ved høgskolen Hovedfunn gruppe 3: Studentinformasjon Gruppe 3 har kartlagt følgende hovedprosesser: betjene ekspedisjonene, informere via infoskjermer, informere via nett og bruk av Time-Edit. Kartleggingen har avdekket at studentekspedisjonene er involvert i mange ulike prosesser gjennom enkeltaktiviteter. Innenfor dagens praksis finnes det ikke eksempler på prosesser som gjøres likt. Det er svært stor forskjell på hvilke arbeidsoppgaver ansatte i de 5 nåværende ekspedisjonene har ansvar for, og det er også ulikt i hvor stor grad vitenskapelig ansatte henvender seg og får bistand fra personalet i studentekspedisjonene. Arbeidsoppgaver som er lagt til studentekspedisjonene varierer fra å bistå i saksbehandling (praksis eksamen), bemanne telefonsentral, administrere AV-utstyr og kopimaskiner/skrivere, dele ut parkeringskort, nøkler og tøykort, bistå ved eksamensavvikling og semesterstart (fotografering til og utstedelse av studentkort o.l.) til å utarbeide rom-/timeplaner (Time-Edit), selge kompendier o.l., organisere tilsynsvakter, betjene info-skjermer, bestille rekvisita, organisere utleie av lokaler, lage utskrifter av ymse slag, samt postsortering og frankering. Mange av disse oppgavene medfører at de ansatte må forlate ekspedisjonene som da blir stående ubetjent. Dette er uheldig for dem som henvender seg direkte i ekspedisjonene. Spesielt ved semesterstart og i eksamensperioder øker arbeidsmengden i ekspedisjonene. Ved semesterstart tar utdeling av oblater til studentkortene svært mye tid på alle de fem studiestedene. Variasjonen i studentekspedisjonene viser at mange av arbeidsoppgavene som utføres der er oppgaver som ikke naturlig faller inn under det studieadministrative feltet, men som likevel krever 10

155 mye ressurser fra studieadministrasjonen. Med tanke på byggstruktur og forventet omfang av henvendelser i studentekspedisjonen etter samlokalisering, vil dagens organisering av studentekspedisjonsarbeidet ikke være hensiktsmessig. For eksempel må man se på muligheter for å skille mellom henvendelser fra studenter, vitenskapelig ansatte og eksterne. Kartleggingen viser også tydelige utfordringer ved å formidle administrativ informasjon til studenter. I svært mange tilfeller forholder studentene seg først og fremst til faglærer, og informasjon som gis av ham eller henne. Dette medfører gjerne at studenter får feil informasjon om studieadministrative forhold, noe som bidrar til uro blant studentene Hovedfunn gruppe 4: Læringsmiljø Gruppe 4 har kartlagt hovedprosessene veiledning 1, arrangere tiltak for studentenes mestring, forberede nytt studieår, tilrettelegging og kvalitetssikring. Kartleggingen har vist at svært mye innenfor feltet læringsmiljø gjøres ulikt ved de tre avdelingene. I noen tilfeller er regelverk og retningslinjer like (f.eks. innenfor kvalitetssikring), mens det i praksis utføres på ulik måte på avdelingene. Den ansattes holdning, (veileder-)kompetanse (det åpnende spørsmålet) og kunnskap om lovverk påvirker møtet med studenten, og hvordan studenten oppfatter dette. Med dette mener vi at alle som har studentkontakt påvirker læringsmiljøet. Vi har kalt dette for hverdagsveiledning; noe som skjer hele tiden. Når studenten henvender seg personlig er det som veisøker. Om en student trenger hjelp med utforming av søknader eller søker hjelp i forhold til mestring, skjer det i de fleste tilfeller uten at dette er avtalt i forkant. Dette er altså det første møtet som kan føre til avtalte veiledningstimer eller til en søknad, eller det kan gå flere runder før en eventuell saksbehandling finner sted. Tiltak kan oppstå som følge av søknader og tilbakemeldinger fra studenter, fagmiljø eller studieadministrasjon. Dette har ført til en rekke prosesser som vi har samlet under hovedprosessen tiltak for studentenes mestring. På AI finnes et paraplyprosjekt kalt «Prosjekt økt gjennomstrømning» hvor blant annet ForVei og Jentedagen ligger som underprosjekt, mens AHS har gjennomført studiemestringsgrupper i flere år. Utdanningssamtaler er også en delprosess under studiemestringstiltak. I all hovedsak er det fagmiljøene som gjennomfører samtalene, mens studieadministrasjonen tilrettelegger for samtalene. AHS og AL bruker utdanningssamtaler i størst grad. Tilrettelegging er noe som gjerne skjer i etterkant av veiledning. Mye av tilretteleggingen er lovfestet, men ofte blir den utformet gjennom dialog mellom veileder og student og med eksterne parter, som NAV og Studentrådgivningen. Andre arbeidsprosesser gruppen har kartlagt er kvalitetssikring og kvalitetsutvikling. Dette er i stor grad lovfestede oppgaver. Men en viss del av kvalitetsutviklingen, som er lite målbar, skjer også i møtet mellom student og studieadministrasjon/veileder. Vi har kalt det ad hoc avvikshåndtering, og med det mener vi feilretting der og da. For å bli oppmerksomme på avvik er det veldig nyttig med kvalitative tilbakemeldinger. Dette skjer ofte i hverdagen, men også gjennom ForVei har det kommet opp saker som virker kvalitetsutviklende. 1 Med veiledning menes her studieveiledning, og omfatter altså ikke faglig veiledning. 11

156 Mange av prosessene under feltet læringsmiljø er vanskelig målbare pr i dag, og det er dermed ikke innhentet nøkkeltall for disse Hovedfunn gruppe 5: Rekruttering og opptak Gruppe 5 har kartlagt følgende hovedprosesser: utarbeide trykket materiell, presentere studietilbudet på skoler og messer, annonsere studietilbud, markedsføring gjennom sosiale medier og nettmøter, markedsføring gjennom media, veilede rådgivere og potensielle studenter, presentere studietilbudet på høgskolens nettsider, lokalt opptak, samordna opptak (SO), EVO-opptak, vitnemålskontroll og mottak av nye studenter. Gruppen har valgt å dele kartleggingsfunnene inn i områder med lik eller ulik praksis: Lik praksis på avdelingene: Alle avdelingene har stort sett lik praksis når det gjelder de ulike opptakene og kontakten med opptakskontoret. Både studieadministrasjonen og fagmiljøet har avklarte ansvarsområder og roller ved overføring fra opptaksdatabasen til studentdatabasen og registrering av møtt for nye studenter. Se mer utdypende i oversikt over kartleggingsfunn (vedlegg 6). Ulik praksis på avdelingene: Rekruttering: Studiekatalog, høgskolens nettsider, annonser m.m. Når det gjelder rekrutteringsarbeid er dette organisert ulikt på avdelingene. Rekrutteringsarbeidet krevet tett samarbeid mellom kommunikasjonsseksjonen, opptakskontoret, studieadministrasjonen og fagmiljøet. Kartleggingen av disse prosessene viser er at det er viktig at noen har hovedansvar for innsamling av studiekatalogtekster, slik at det kan tas avgjørelser og gis rask tilbakemelding for å kunne overholde de frister som er satt. Dekanene er ansvarlige for de faglige tekstene i studiekatalogen og på nettsidene, innholdet i annonser etc. mens studieadministrasjonen er ansvarlig for å legge studietekster i FS slik at de blir tilgjengelig på nettsidene. Tekst til studiekatalogen på nett hentes fra FS. AI har en fast person i studieadministrasjonen som har ansvar for rekrutteringsarbeid, innhenting av studiekatalogtekster og registrering i FS. Ved AHS er det som regel nettredaktøren som har oppgaven med å innhente tekster, mens 1-2 personer i studieadministrasjonen er involvert i å registrere tekst i FS. Ved AL er det en person i studieadministrasjonen som har ansvar for å innhente tekst til studiekatalogen. I tillegg har en person ansvar for å legge tekst i FS for egenfinansierte studier, mens en annen person har ansvar for å registrere tekst for EVO-studiene. Mottak av nye studenter på avdelingene: Ved mottak av nye studenter er mye likt. Fagmiljøet registrerer fremmøte og leverer lister til studieadministrasjonen som sender videre til opptakskontoret. Studieadministrasjonen ved AHS har direkte informasjon til nye studenter i klasserommene. AI og AL har egen studiestartgruppe som koordinerer arbeidet med mottak av nye studenter Innspill fra referansegruppen Referansegruppen har blitt bedt om å komme med innspill til arbeidsprosessene fra et brukerperspektiv. Det har blitt avholdt møter med referansegruppen i etterkant av hver fellessamling i prosjektet for å orientere om status og overlevere arbeidet fra gruppene, slik at referansegruppen 12

157 kunne følge arbeidet og bidra med sine perspektiv. Gruppen har også fått førsteutkast av rapporten til gjennomlesning. Gruppen har vært særlig opptatt av å formidle at prosjektet må ta hensyn til de vitenskapelige miljøenes egenart, og at de nye studieadministrative tjenestene må støtte godt opp om høgskolens kjerneoppgaver og ha nærhet til de vitenskapelige miljøene. Det ble også poengtert at det videre arbeidet med kvalitetsutvikling, både innenfor det studieadministrative feltet og når det gjelder organisering av undervisning, må ha fokus på integrering av vitenskapelig og administrativt arbeid ved høgskolen, og at det bør være representanter fra begge feltene med i dette arbeidet. Innspill fra referansegruppen finnes i vedlegg 5a og 5b Brukerundersøkelsen Som ledd i kartleggingen ble det gjennomført en brukerundersøkelse av de studieadministrative tjenestene. Målgruppene for undersøkelsen var ansatte i studieadministrasjonene og brukerne av de studieadministrative tjenestene, altså studenter 2 og vitenskapelig ansatte. Det viktigste funnet er at kvaliteten på de studieadministrative tjenestene oppleves som jevnt over god av respondentene. De øvrige viktigste funnene for de tre målgruppene kan oppsummeres slik: Studenter Tilgjengelighet, responstid og evne til å veilede er det viktigste for studentene, og får middels score i gjennomsnitt. Stor variasjon mellom studiestedene. Høyere tilfredshet medfører høyere opplevd nytte. Vitenskapelig ansatte Overordnet høy total tilfredshet og lite forskjeller mellom studiestedene. Tilgjengelighet og responstid er også her det viktigste. Klart størst forbedringspotensial knyttet til IKT-støtte (opplæring i It s Learning). Administrativt ansatte Opplever noe høyere tilfredshet enn studentene. Enighet med studentene at viktige forhold er tilgjengelighet og evne til å veilede, samt at det er noe variasjon mellom studiestedene om tilfredshet på disse områdene. Følgende punkt er også av særlig betydning for arbeidet i delprosjekt studieadministrasjon: Ønskelig med timeplaner, pensumlister og informasjon om praksis i god tid. Studentene vektlegger It s Learning og faglærer som viktigste informasjonskilder, til forskjell fra administrativt ansatte, som vektlegger studentekspedisjonene Ønskelig med rask og effektiv utarbeiding av studie-/fagplaner Ønskelig at eksamensoppgaver leveres inn til studieadministrasjonen innen fristen 2 Førsteårsstudenter er ikke inkludert i undersøkelsen. Dette fordi det samtidig pågikk en spørreundersøkelse rettet spesifikt mot førsteårsstudenter, samt at brukerundersøkelsen tar for seg flere områder førsteårsstudenter ikke har forutsetning for å svare på, f.eks. gjennomføring av eksamen og praksis. 13

158 Fullstendig rapport fra brukerundersøkelsen finnes på Formålet med undersøkelsen var å måle hvordan de administrativt ansatte opplever å levere tjenestene, hvordan brukerne opplever å motta tjenestene, samt hvordan de ulike målgruppene vurderer viktigheten av de ulike tjenestene. Vi ønsker også å bruke undersøkelsen som et måleverktøy for prosjektarbeidet og resultatene av det, ved å gjennomføre undersøkelsen på nytt i 2015, når den samlokaliserte organisasjonen og de nye arbeidsprosessene har fått virke en stund. Måleområdene for undersøkelsen ble definert i samarbeid mellom HiB og MarkUp Consulting. Referansegruppen for delprosjektet bidro med innspill til utformingen av undersøkelsen, for å sikre relevans i forhold til studenter og ansatte i undervisnings- og forskerstillinger. MarkUp utarbeidet undersøkelsen, og HiB var selv ansvarlig for datainnsamlingen. Undersøkelsen ble gjennomført i perioden MarkUp analyserte og presenterte resultatene for HiB i etterkant. Resultatene fra brukerundersøkelsen har blitt brukt som et supplement til arbeidsgruppenes grundige kartlegging av de studieadministrative tjenestene. Funnene fra undersøkelsen har dermed bidratt med et perspektiv i tillegg til det som har blitt ivaretatt gjennom arbeidsgruppenes kartlegging og referansegruppens innspill, men ingen slutninger blir trukket på grunnlag av brukerundersøkelsen alene. Det er viktig å understreke dette fordi det har blitt stilt kritiske spørsmål til gjennomføringen av undersøkelsen både når det gjelder valg av spørsmål og tidsaspektet. MarkUp vurderte imidlertid analysegrunnlaget som tilstrekkelig ut fra at svarprosenten var lik svarprosenten fra tilsvarende undersøkelser gjennomført ved høgskolen, samt at responsen var godt balansert mellom studiestedene. 5. Forslag til felles prosesser I fase 1 har vi hatt størst fokus på kartlegging av hovedprosesser og det er utarbeidet forslag til noen nye studieadministrative hovedprosesser. Disse er basert på kartleggingsfunn og analyse av styrker og forbedringspotensial ved dagens praksis. Våre anbefalinger (pkt. 6) omfatter også forslag til utarbeiding av nye, felles prosesser. Videreutvikling av disse og flere nye prosesser/ rutiner må følges opp i den nye studieadministrasjonen. Vi ser det som hensiktsmessig at detaljene knyttet til de ulike prosessene utvikles av den nye studieadministrasjonen når den nye funksjonsplanen er fastsatt. Fullstendig oversikt over nye prosesser vil bli tilgjengelig på esherpa: fa280b661b14.htm 14

159 6. Anbefalinger Våre anbefalinger legges frem som en liste over tiltak som vi mener vil bidra til at relokaliseringen til Kronstad og Møllendalsveien kan bli så komplikasjonsfri som mulig for brukerne av de studieadministrative tjenestene. Videre mener vi at våre anbefalinger på sikt kan bidra til å utvikle de studieadministrative tjenestene slik at vi også etter 2014 kan sikre ulike studentgrupper like gode tjenester. Til slutt håper vi at våre anbefalinger vil være et ledd i et enda mer målrettet og kontinuerlig kvalitetsutviklingsarbeid knyttet til de studieadministrative tjenestene. Vi skiller mellom to kategorier tiltak; 1) tiltak som vi mener direkte/ indirekte er kritiske for en «smertefri» studiestart 2014 og som derfor må være gjennomført innen samlokalisering på Kronstad og i Møllendalsveien, og 2) andre anbefalte tiltak. Enkelte av de anbefalte tiltakene vil kreve at man oppretter ad hoc grupper. For utfyllende informasjon fra hver av arbeidsgruppene om anbefalte tiltak henvises til vedleggene fra arbeidsgruppene (vedlegg 6a-6e) Tiltak som må være gjennomført innen HiB samlokaliseres Tiltak: Planlegge felles studie- og semesterstart 2014, inkl. mottak av studenter Gjennomføre simulering av eksamensavvikling for høsten 2014 og våren 2015 Gjøre regelverk felles (Studieforskrift, utfyllende regler) Utarbeide like rutiner for planlegging og gjennomføring av eksamen (felles instruks for eksamensvakter, felles mal for emnekoder etc.) Etablere et team som arbeider med time- og romplanlegging Etablere et studieveilederteam Legge til rette for at alle utdanningene skal gjennomføre utdanningssamtaler Ta i bruk system for avvikshåndtering Arrangere workshops for den nye studieadministrasjonen Kommentar: Planleggingen må begynne så snart som mulig, og må være klart til studiestart Eksamensplan høst 2014 må være klar innen Sikre lik behandling Sikre lik behandling Time-/romplan må være klart til studiestart Vurdere å flytte time- og romplanlegging fra studieadministrasjonen til drift. Samlet kompetanse, økt profesjonalitet, likt og bedre tilbud til studentene Kan ses i sammenheng med oppretting av veilederteam Systematisk oppfølging og kvalitetssikring. Inkludere alle medarbeiderne i studieadministrasjonen, også de som ikke har vært engasjert i fase 1. Erfaringsutveksling, bygge felles kultur. Utvikle et studieadministrativt informasjonstorg. Skille mellom studieadministrativ informasjonsformidling/ studieadministrative 15

160 Avklare servicenivå. Avklare hvilke informasjonskanaler som kan benyttes mellom studieadministrasjonen, vitenskapelig ansatte og studenter (It s Learning) Øke kompetansen og kapasiteten på FS (Felles Studentsystem). Opprette tett dialog med Byggprosjektet (flytting, byggstruktur fysisk plassering etc.) Avklare fordeling av roller/ansvar/oppgaver mellom driftsenheten og studieadministrasjon. Fastsette hvordan studieadministrasjonen skal være organisert og lokalisert. Hospitering innen studieadministrasjonen på de tre avdelingene tjenester og resepsjonstjenester. Fysiske rammer i byggstruktur vanskeliggjør videreføring av studentekspedisjonene i dagens form, spesielt på Kronstad. Vurdere å flytte resepsjonstjenester til drift. Vanskelig og nå frem med studieadministrativ informasjon til studenter. Studenter forholder seg først og fremst til It s Learning og faglærer som informasjonskanaler. Svært viktig kompetanse, men mangler tilstrekkelig kompetanse og kapasitet pr. i dag. Sikre kontinuerlig drift i kritiske tjenester (f.eks. opptak) En del oppgaver som pr i dag utføres i studentekspedisjonene, er oppgaver som ikke naturlig faller inn under det studieadministrative området. Fase 2. Erfaringsutveksling, kontinuitet mot Andre anbefalte tiltak Tiltak: Opprette en gruppe som skal videreutvikle høgskolens rekrutteringsarbeid. Sette fokus på kvalitetsutvikling i fase 2 og avklare studieadministrasjonens ansvar/roller i forhold til dette. Forbedre rapporteringsverktøy for praksis Formulere klare målsetninger om bruk av digitale verktøy Gjennomgå organiseringen av studier/undervisning for å avklare hvor(vidt) det er grunnlag for utvikling av felles beste praksis. Avklare roller og ansvarsfordeling mellom Kommentar: Gruppen må ha representanter fra opptakskontoret, kommunikasjonsavdelingen og fagmiljøene. Kartleggingen er ikke gjennomført må følges opp. Rammer og regelverk er likt, men gjennomføres noe ulikt. Rutiner for registrering, forbedre praksismodulen i FS. Økt ambisjonsnivå ved høgskolen om å tilby best mulig støttetjenester i studieadministrasjonen Fysiske rammer i byggstruktur vil påvirke organisering av undervisning. Praksis i studieadministrasjonen må tilpasses til utdanningene. Må utredes nærmere. Fungerer ulikt i dag. 16

161 praksisadministrasjonen og fagmiljøene Avklare ansvarsområder mellom praksisadministrasjonen og den øvrige administrasjonen Følge opp brukerundersøkelsen Kvalitetssikring og forenkling. Gjelder først og fremst eksamensadministrasjonene, dokumentsenteret, opptakskontoret og økonomiseksjonen. Kan for eksempel gjøres gjennom fokusgrupper, egne undersøkelser på de ulike områdene som ble undersøkt; eksamen, praksis, utveksling etc. 17

162 Del 2 Om prosjektet 1. Bakgrunn for prosjektet Høgskolen i Bergen skal samlokaliseres på Kronstad og i Møllendalsveien fra høsten I Strategisk Plan for heter det blant annet at «Høgskulen skal utvikla ein heilskapleg organisasjon på Kronstad, der samlokaliseringa skal styrkja fagleg samarbeid på tvers av utdanningane». Videre fastsetter planen at «Høgskulen skal ha høg kompetanse blant dei tilsette, óg med tanke på å oppnå universitetsstatus. [Dette skal ein oppnå ved mellom anna å] læra av beste praksis i organisasjonen, og arbeida for lik praksis der dette er naturleg [og å] gjennomføra ein omstillingsprosess [ ] som sikrar at tilsette og studentar blir ivaretekne, får delta og blir høyrde». Styret behandlet organisering av omstillingsarbeidet høsten 2011 (sak 11/115) og vedtok å organisere arbeidet knyttet til samlokalisering i to prosjekter Organisasjonsprosjektet og Byggprosjektet, med tilhørende rådgivende prosjektgrupper. Det ble også vedtatt opprettet et Samlokaliseringsutvalg ledet av rektor. Organisasjonsprosjektet har som formål å utvikle administrasjonen som én forvaltningsenhet og etablere én samlet administrasjon for høgskolen når denne samlokaliseres på Kronstad i Prosjektet skal bidra til at administrasjonen utøver gode støttefunksjoner for kjernevirksomhetene utdanning, forskning og formidling. Prosjektet skal videre bidra til videreutvikling av en felles kultur og identitet for hele høgskolen. Sentrale oppgaver er blant annet: Kartlegging av organisering og ressursbruk for funksjonene i dagens administrasjon Analyse av ressursbruk og forbedring av funksjoner og prosesser Foreslå ny stillingsstruktur for de samlede administrative funksjonene/oppgavene Innpasse samlet personale i målgruppen i ny stillingsstruktur Den samlede administrasjonen skal ha følgende kjennetegn: En administrasjon som er godt tilpasset behovene (funksjoner, ressurser, organisering) og med kompetanse tilpasset oppgavene En kvalitetsbevisst og effektiv administrasjon, med høy etisk bevissthet En kompetent og lærende administrasjon En organisering av administrasjonen som bidrar til åpenhet og godt arbeidsmiljø En administrasjon som tar hensyn til særtrekk og spesielle behov på avdelinger og i fagmiljøer En administrasjon som sammen med øvrige ansatte bidrar til kultur- og identitetsbygging for merkevaren Høgskolen i Bergen En administrasjon som bidrar til å legge til rette for god virksomhetsstyring ved HiB Det første administrative fagområdet man ønsker å kartlegge og vurdere i forhold til fremtidig organisering, er studieadministrasjonen. Delprosjekt Studieadministrasjon er delt inn i fem områder representert ved en arbeidsgruppe for hvert område: 1. Studieadministrativ saksbehandling 2. Praksisorganisering 3. Studentinformasjon 18

163 4. Læringsmiljø 5. Rekruttering og opptak Arbeidsgruppene har medlemmer fra alle avdelingene og sentraladministrasjonen og ledes av en gruppeleder. 2. Prosjektets visjon og målsetninger Visjonen: «Best for flest!» Studenten skal lykkes - med felles beste praksis! Hovedmålet for prosjektet er at Høgskolen i Bergen skal ha en kvalitetsbevisst og effektiv studieadministrasjon som er godt tilpasset behovene og med kompetanse tilpasset oppgavene. Den fremtidige studieadministrasjonen skal bidra til kultur- og identitetsbygging for merkevaren Høgskolen i Bergen, samtidig som den skal ta hensyn til særtrekk og spesielle behov i fagmiljøer. Videre skisseres følgende målsetninger for prosjektet: Å utvikle høgskolens studieadministrasjon slik at ulike studentgrupper sikres like gode tjenester Å sikre høy kvalitet og effektiv drift i de studieadministrative tjenestene Å identifisere og implementere beste praksis som felles praksis for gjennomgående prosesser Å legge til rette for utviklende og interessante arbeidsoppgaver for ansatte med oppgaver innenfor studieadministrasjon 3. Suksesskriterier Vi har skissert følgende suksesskriterier for fase 1 av prosjektet: Felles rutiner innenfor det studieadministrative feltet basert på beste praksis At ansatte som er berørt av prosjektet opplever reell medvirkning At ansatte som deltar i prosjektet blir kjent med hverandre og får økt forståelse for hverandres arbeidsfelt på tvers av avdelinger og arbeidsområder At ansatte som deltar i prosjektet utvikler et godt samarbeid for å kunne bidra til arbeidet i tråd med prosjektets målsetning og visjon 4. Prosjektorganisering Organisasjonsprosjektet Referanse-gruppe Delprosjekt studieadministrasjon Delprosjekt bygningsdrift Delprosjekt Biblioteket Gruppe 1 Studieadministrativ saksbehandling Gruppe 2 Praksisorganisering Gruppe 3 Studentinformasjon Gruppe 4 Læringsmiljø Gruppe 5 Rekruttering og opptak 19

164 Delprosjekt studieadministrasjon er et underprosjekt under organisasjonsprosjektet. Prosjektet har vært organisert i fem arbeidsgrupper som hver har vært ledet av én gruppeleder. Sammen med delprosjektleder og prosjektkoordinator har gruppelederne utgjort prosjektgruppen. I tillegg har delprosjektet hatt en referansegruppe. Arbeidet i gruppene ble gjennomført over tre fellessamlinger à to dager. Begrunnelsen for dette var å oppnå en mest mulig effektiv prosjektgjennomføring, med tanke på å få kontinuitet i arbeidet, samt å legge til rette for den praktiske gjennomføringen med å samle så mange deltakere. Vi har også ønsket å legge til rette for at ansatte i de ulike studieadministrasjonene kunne bli kjent på tvers av avdelinger/enheter. Dette med tanke på nødvendig erfaringsutveksling, samt synliggjøring av og forståelse for hverandres arbeid. I tillegg til fellessamlingene med arbeidsgruppene har det vært avholdt følgende møter i forbindelse med prosjektet: 4 statusmøter med delprosjektledelsen og personal-, utdannings- og kommunikasjons-direktør. 5 statusmøter med delprosjektledelsen og gruppelederne. 4 møter med delprosjektledelsen og referansegruppen. I tillegg har både organisasjonsprosjektgruppen og AMU og har fått jevnlig informasjon om prosjektet og delprosjektleder har orientert dekanmøtet i SA. Prosjektet har også blitt presentert for ansatte på avdelingene via avdelingsmøter om organisasjonsprosjektet og/ eller i avdelingsrådet. Delprosjektgruppen, inkludert prosjekteier og kommunikasjonsdirektør var også på studietur til Danmark for å lære om omorganiseringsprosesser ved Professionshøjskolen Metropol, Danmarks Tekniske Universitet og Københavns Ingeniørhøjskole. Erfaringene er oppsummert i vedlegg 4a og 4b Prosjektgruppen Prosjekteier Eli Glambek Personaldirektør SA Delprosjektleder Elin Kvaale Rådgiver, stedfortreder for utdanningsdirektøren SA Prosjektkoordinator Maria Stene- Jonassen Rådgiver SA Gruppeledere, gruppe 1 Trude Myklebust, Seniorkonsulent, teamleder for studie- og eksamensteamet AL Gruppeledere, gruppe 2 Eli Borsholm Seniorkonsulent, teamleder for praksisteamet AL Gruppeledere, gruppe 3 Sidsel Kaland Høgskolelektor AHS Gruppeledere, gruppe 4 Henning Nordheim Rådgiver, gruppeleder for studieadministrasjon, eksamenskontor og student-torg AI Gruppeledere, gruppe 5 Kristin Haugsøen Seniorkonsulent, opptaksleder SA Ekstern rådgiver Trond Wincentsen Implement Consulting Group 20

165 4.2. Arbeidsgruppene Første fase i delprosjekt studieadministrasjon er organisert med 5 arbeidsgrupper med hver sin gruppeleder, totalt 36 personer. Medlemmene i arbeidsgruppene er utpekt på bakgrunn av kompetanse innenfor de aktuelle arbeidsfeltene, og gruppene er satt sammen med tanke på å sikre at en får med relevante erfaringer fra de ulike avdelingene i hver gruppe. Gruppe 1 Gruppe 2 Gruppe 3 Gruppe 4 Gruppe 5 Trude Myklebust (AL) Eli Borsholm (AL) Sidsel Kaland (AHS) Henning Norheim (AI) Kristin Haugsøen (SA) Marthe Lillefjære Andersen (AHS) Merete Andersen (AHS) Siren Brynjulfsen (AHS) Anne Gro Dalland (SA) Birgit Hansen (AHS) Kari Smørås Brakstad (AI) Jorunn Anette Henriksen (AL) Tone Hølleland (AHS) Håvard Moe Hagen (AI) Inger D. Eikeland, (AL) Ellen Karoline Grønli (AL) Irene Nygård (AI) Marit Elisabeth Lund (SA) Liv Kari Lønningen (AHS) Roald Monsen (SA) Siren Kraft (SA) Hilde Kristin Tveit (AHS/ SA) Halvard Ones (SA) Ingunn Nordstrøm (AHS) Unni Beite Rogvin (SA) Stig Rune Soltvedt (AHS) Tone M. Rong (AI) Cathrine Palmstrøm (SA) Nina Samnøy (AI) Øyvind Valde (SA) Karl Henrik Svensson (AI) Gro Sælemyr (AI) Jeanette Haukeland Bakke (AL) Håvard Ulstein (AL) Nina Parmann (SA) Ragnhild Thomsen Thornam (SA) 4.3. Referansegruppen Referansegruppes medlemmer er utpekt av avdelingene og Studentparlamentet og skal representere de vitenskapelige ansatte og studentene. Gruppen har fått overlevert oversikt over prosessene som arbeidsgruppene har jobbet med etter hver fellessamling, og blitt bedt om å gi løpende innspill/kommentarer til dette arbeidet. Innspill fra referansegruppen er samlet i vedlegg 5a og 5b. Gruppen har bestått av følgende representanter: Tjalve Madsen Prodekan AL Milka Satinovic Førsteamanuensis AHS Terje Simonsen Instituttleder AI Øyvind Grassdal Student AL Ingrid Lothe Eldholm Student AI 21

166 4.4. Tidsplan og milepæler Prosjektet ble gjennomført med følgende tidsramme og aktiviteter. Definerte milepæler jfr. godkjent prosjektplan (vedlegg 1) er markert med grønt. Dato: Aktivitet: Kommentar: Prosjektplan er behandlet og godkjent av prosjektleder Prosesser er ferdig definert og presentert til arbeidsgrupper Vedlegg 1: Prosjektplan Utsatt til første fellessamling, Introduksjonssamling for alle prosjektdeltakerne. Informasjon om prosjektet, presentasjon av prosjektplan, gjennomgang av deltakernes forventninger til prosjektet, samt gode råd til ledelsen Opplæring i kartleggingsmetodikk for alle prosjektdeltakerne Studietur til København for å lære om omorganiseringsprosesser ved Professionshøjskolen Metropol, Danmarks Tekniske Universitet og Kobenhavns Ingeniørhøjskole delprosjektgruppen (delprosjektledelsen og gruppelederne), samt personal- og kommunikasjonsdirektør Første fellessamling. Kartlegging av arbeidsprosesser. Vedlegg 2: Oppsummering av forventninger til prosjektet og gode råd til ledelsen Gjennomført Vedlegg 3a: Program for studietur Vedlegg 3b: Oppsummering fra studietur Vedlegg 4: Oversikt over symbolbruk Andre fellessamling. Prosesser er kartlagt og analysert, inkl. forbedringspotensial. Ferdigstilling av kartleggingsprosessen dag 1. Påbegynne utarbeiding av nye arbeidsprosesser dag Tredje fellessamling. Ferdigstille arbeidet med å lage nye prosesser. Løpende Statusmøter i tilknytning til fellessamlingene 22

167 delprosjektgruppen. Løpende Løpende Statusmøter etter hver fellessamling delprosjektledelsen og prosjekteier, samt kommunikasjonsdirektør Referansegruppemøter i tilknytning til fellessamlingene Vedlegg 5: Innspill fra referansegruppen Brukerundersøkelse. Kartlegger opplevd kvalitet i de studieadministrative tjenestene sett fra perspektivet til ansatte i studieadministrasjonen og brukerne av de studieadministrative tjenestene. Resultatene brukes i arbeidet med å lage nye prosesser. Brukerundersøkelsen tenkes også gjentatt i 2015, for å sammenligne resultatene i den samlokaliserte studieadministrasjonen kontra situasjonen pr Forslag til standardiserte prosesser utarbeidet beste praksis. Vedlegg 6: Rapport fra brukerundersøkelsen: Frist Delprosjektgruppesamling for å sammenfatte arbeidet i fase Rapporten for fase 1 overleveres til prosjekteier. Utformet og dokumentert leveranse er ferdigstilt. Vedlegg 6a-6e: Oversikt over kartlagte arbeidsprosesser, inkludert forslag til forbedringer. Se fullstendig modulert oversikt over arbeidsprosesser i esherpa: essprocessnetwork/69a3b2b1-f905-4dba fa280b661b14.htm 4.5. Om valgt metodikk Alle prosjektdeltakerne har fått opplæring i felles kartleggingsmetodikk. Opplæringen ble gitt av ekstern rådgiver, og kartleggingsverktøyet som har blitt benyttet er en forenklet utgave av kjente prosessmoduleringsverktøy. Høgskolen benytter esherpa som del av kvalitets- og ledelsessystemet, og kartleggingsverktøyet ble utformet for å passe inn i dette. Verktøyet har benyttet ulike symboler og fargekoder for å kartlegge følgende 3 : Input/trigger (for hovedprosess) hva setter prosessen i gang Hovedprosesser Bruker(e) av prosess 3 Se vedlegg 6 for oversikt over symbolbruk i kartleggingsverktøyet. 23

168 Delprosesser ledd i hovedprosesser Aktiviteter enkeltaktiviteter i delprosesser Roller hvem utfører de ulike enkeltaktiviteter Styrker Svakheter Output/sluttprodukt (for hovedprosess) hva avslutter prosessen En prosess har blitt regnet som ferdig kartlagt når: Prosessen som skal kartlegges er identifisert og prioritert Dagens situasjon er kartlagt på ulike nivå, dvs. at hoved-, delprosesser, aktiviteter og roller er beskrevet, inkludert variasjoner mellom avdelingene Styrker/forbedringstiltak og svakheter/problemer er beskrevet og vurdert Relevante nøkkeltall (antall/volum) for de definerte hovedprosessene er innhentet 4.6. Evaluering Evaluering av prosjektet knyttes opp mot suksesskriteriene som skissert i pkt. 3, samt opp mot de gode råd til ledelsen som prosjektdeltakerne trakk frem under startskuddet for prosjektet (vedlegg 7). På slutten av hver fellessamling har deltakerne evaluert informasjonsflyten inn og ut av prosjektet, forankringen av prosjektet i organisasjonen og arbeidsprosessen internt i prosjektet og i gruppene. Evalueringene viser at den tilgjengelige informasjonen generelt om prosjektet oppfattes som god. Det finnes mye informasjon om hva som skjer i prosjektet på nettet, og prosjektledelsen har i tillegg informert avdelingsledelse, prosjekteiere, referansegruppen, AMU og Organisasjonsprosjektet om status i prosjektet. Hvorvidt man har benyttet muligheten til å tilegne seg tilgjengelig informasjon, avhenger av graden av interesse for prosjektet. Interessen for prosjektet vurderes av deltakerne til å være høyest blant ansatte i studieadministrasjonen og ledelsen lokalt og sentralt, og lavest blant studenter og vitenskapelig ansatte. Dette følger naturlig av at det er det studieadministrative arbeidsområdet som er gjenstand for kartlegging og utvikling i prosjektet, men vi ser også at informasjon om prosjektet bidrar til økt interesse og forankring i organisasjonen. Etter tilbakemelding fra prosjektdeltakerne, ble det informert ytterligere til brukerne av de studieadministrative tjenestene i forkant av siste fellessamling, slik at disse skulle være forberedt på redusert servicenivå i studieadministrasjonen under fellessamlingen som følge av prosjektdeltakelse og dermed redusert bemanning. Dette hadde i følge prosjektdeltakerne god effekt. Prosjektdeltakerne har vært svært fornøyde med arbeidsprosessen internt i prosjektet og i gruppene. På en skala fra 0-5, hvor 0 er det dårligste og 5 er det beste, ble fremdriften i prosjektet vurdert til 4,1, samarbeidet i gruppen til 4,8 og læring på tvers av avdelinger til 4,4. Deltakerne rapporterer også at deres kompetanse har vært viktig i prosjektet, at de har lært mye gjennom erfaringsutveksling med kolleger og at prosjektorganiseringen har vært hensiktsmessig og effektiv. Langt de fleste mener også at de har opplevd å få medvirke til utviklingen av den nye studieadministrasjonen gjennom deltakelse i prosjektet og at de ser mer positivt på omstillingsarbeidet ved høgskolen enn de gjorde før de ble med i prosjektet. Oppsummering av deltakernes sluttevaluering finnes i vedlegg 7. 24

169 Omfanget av prosjektet har vært større enn de fleste hadde tenkt seg før prosjektstart. For prosjektdeltakerne har det vært en utfordring å kombinere prosjektarbeid med gjennomføring av daglige oppgaver. Frikjøp av ressurser har hatt begrenset verdi i mange tilfeller, særlig for gruppelederne, fordi det ikke er alle typer arbeidsoppgaver det er hensiktsmessig å delegere til vikarer. Gruppelederne er likevel svært fornøyde med å ha deltatt i prosjektets første fase. De opplever å ha fått økt innsikt i helheten i det studieadministrative arbeidet, samt økt forståelse for hverandres arbeidsfelt. Avslutningsvis vil vi poengtere at rammene for prosjektet og tiden man har hatt til rådighet har satt begrensninger som vi har måttet forholde oss til. Det hadde for eksempel vært ønskelig å kunne ha større grad av dialog med vitenskapelig ansatte og utdanningsledere i løpet av prosjektperioden, men dette har ikke vært mulig å gjennomføre innenfor tidsrammen. Med bedre tid kunne også kartleggingsarbeidet og utarbeiding av nye prosesser vært gjort i større detalj. 25

170 Prosjektrapport Delprosjekt Studieadministrasjon Fase 2 «Best for flest!» Studenten skal lykkes - med felles beste praksis! Godkjent av: Eli Glambek 1

171 Innholdsfortegnelse 1. Innledning..s 3 2. Prosjektgruppe og mandat fase 2 s 4 3. Samlokalisering..s 5 4. Ulike perspektiv.s 6 5. Nærhet, samarbeid og kommunikasjon...s 8 6. Studieadministrative tjenester.s 9 o 0.linjetjeneste selvbetjening...s 9 o Servicetorg / førstelinjetjeneste..s 9 o Eksamensadministrasjon. s 10 o Praksisadministrasjon s 10 o Studieveiledning s 11 o Rekruttering og opptak s 12 o Utdanningskvalitet..s 12 o Internasjonalisering av utdanning s Organisering.. s 13 o Forslag A s 14 o Forslag B s 16 o Forslag C s 19 2

172 1. Innledning Høgskolen i Bergen skal samlokaliseres på Kronstad og i Møllendalsveien fra høsten I Strategisk Plan for heter det blant annet at «Høgskulen skal utvikla ein heilskapleg organisasjon på Kronstad, der samlokaliseringa skal styrkja fagleg samarbeid på tvers av utdanningane». Videre fastsetter planen at «Høgskulen skal ha høg kompetanse blant dei tilsette, óg med tanke på å oppnå universitetsstatus. [Dette skal ein oppnå ved mellom anna å] læra av beste praksis i organisasjonen, og arbeida for lik praksis der dette er naturleg [og å] gjennomføra ein omstillingsprosess [ ] som sikrar at tilsette og studentar blir ivaretekne, får delta og blir høyrde». Styret behandlet organisering av omstillingsarbeidet høsten 2011 (sak 11/115) og vedtok å organisere arbeidet knyttet til samlokalisering i to prosjekter Organisasjonsprosjektet og Byggprosjektet, med tilhørende rådgivende prosjektgrupper. Det ble også vedtatt opprettet et Samlokaliseringsutvalg ledet av rektor. Organisasjonsprosjektet Prosjektmandat (vedtatt av styret i sak 11/115) Prosjektet har som formål å utvikle administrasjonen som en forvaltningsenhet og etablere én samlet administrasjon for høgskolen når denne samlokaliseres på Kronstad i Prosjektet skal bidra til at administrasjonen utøver gode støttefunksjoner for kjernevirksomhetene utdanning, forskning og formidling. Prosjektet skal videre bidra til videreutvikling av en felles kultur og identitet for hele høgskolen. Sentrale oppgaver er: - Utvikle og lære opp sentrale personer i kartleggingsmetodikk og prosessanalyse - Kartlegging av organisering og ressursbruk for funksjonene i dagens administrasjon - Analyse av ressursbruk og forbedring av funksjoner og prosesser - Sikre god medvirkning for alle grupper i administrasjonen - Aktuell og relevant informasjon til målgruppen, de øvrige HiB-ansatte og studentene - Foreslå ny stillingsstruktur for de samlede administrative funksjonene/oppgavene - Innpasse samlet personale i målgruppen i ny stillingsstruktur Den samlete administrasjonen skal ha følgende kjennetegn: - En administrasjon som er godt tilpasset behovene (funksjoner, ressurser, organisering) og med kompetanse tilpasset oppgavene - En kvalitetsbevisst og effektiv administrasjon, med høy etisk bevissthet - En kompetent og lærende administrasjon - En organisering av administrasjonen som bidrar til åpenhet og godt arbeidsmiljø - En administrasjon som tar hensyn til særtrekk og spesielle behov på avdelinger og i fagmiljøer - En administrasjon som sammen med øvrige ansatte bidrar til kultur- og identitetsbygging for merkevaren Høgskolen i Bergen - En administrasjon som bidrar til å legge til rette for god virksomhetsstyring ved HiB 3

173 Delprosjekt studieadministrasjon startet arbeidet i juni 2012, som en del av organisasjonsprosjektet frem mot samlokalisering på Kronstad og i Møllendalsveien. Fase 1 ble gjennomført høsten 2012 og hadde som mandat å identifisere, kartlegge og prioritere prosesser i den studieadministrative virksomheten og beskrive beste praksis for gjennomgående prosesser. Prosjektrapport ble levert innen fristen og denne ble sendt på høring i organisasjonen. Ettersom arbeidet i fase 1 var svært omfattende, betyr det at arbeidet ikke ble ferdigstilt på alle områder (prioriterte å få ferdig rapport innen frist, arbeidet som er startet opp må fortsette/tas opp igjen senere for å få fullt utbytte av kartleggingen) Arbeidet i fase 1 danner grunnlag for arbeidet i fase 2. Fase 2 gjennomføres våren 2013 og skal identifisere fremtidige behov og foreslå fremtidig organisasjonsstruktur for den samlede studieadministrative virksomheten etter samlokalisering på Kronstad og i Møllendalsveien, samt foreslå ny stillingsstruktur for å ivareta de administrative funksjonene/oppgavene. 2. Prosjektgruppe og mandat fase 2 Medlemmer: Margareth Hauge Haagensen, utdanningsdirektør, delprosjektleder fase 2 Elin Kvaale SA, delprosjektleder i fase 1 Maria Stene-Jonassen, prosjektkoordinator fase 1 og fase 2 Trude Myklebust AL, gruppeleder fase 1 (studieadministrativ saksbehandling) Eli Borsholm AL, gruppeleder fase 1 (praksisorganisering) Sidsel Kaland AHS, gruppeleder fase 1 (studentinformasjon) Henning Norheim AI, gruppeleder fase 1 (læringsmiljø) Kristin Haugsøen SA, gruppeleder fase 1 (rekruttering og opptak) Kathryn Lynn Bousman AHS, kontorsjef Terje Simonsen AI, instituttleder Tjalve Madsen AL, prodekan for utdanning Milka Satinovic AHS, førsteamanuensis Øyvind Grassdal, student Ingrid Lothe Eldholm, student 4

174 Mandat Delprosjekt Studieadministrasjon skal bidra til å utvikle administrasjonen som en forvaltningsenhet og etablere én samlet administrasjon for høgskolen. (styresak 11/115) Den samlede administrasjonen skal ha følgende kjennetegn: En administrasjon som er godt tilpasset behovene (funksjoner, ressurser, organisering) og med kompetanse tilpasset oppgavene En kvalitetsbevisst og effektiv administrasjon, med høy etisk bevissthet En kompetent og lærende administrasjon En organisering av administrasjonen som bidrar til åpenhet og godt arbeidsmiljø En administrasjon som tar hensyn til særtrekk og spesielle behov på avdelinger og i fagmiljøer En administrasjon som sammen med øvrige ansatte bidrar til kultur- og identitetsbygging for merkevaren Høgskolen i Bergen En administrasjon som bidrar til å legge til rette for god virksomhetsstyring ved HiB Delprosjektets fase II skal foreslå ny organisasjonsstruktur for den samlede studieadministrative virksomheten etter samlokalisering på Kronstad og i Møllendalsveien, samt foreslå ny stillingsstruktur for å ivareta de administrative funksjonene/oppgavene. Den foreslåtte organisasjonsmodellen skal bidra til: Å sikre profesjonalitet i de studieadministrative tjenestene Å sikre at studieadministrasjonen yter god service til brukerne av de studieadministrative tjenestene, blant annet gjennom å sikre nærhet og godt samarbeid mellom administrasjon og brukere (studenter og vitenskapelig ansatte) Å sikre kobling mellom faglig kvalitetsutvikling og kvalitetsutvikling i den studieadministrative virksomheten Å sørge for at den studieadministrative virksomheten ivaretar både daglig drift og utviklingsorienterte oppgaver (kvalitetsutvikling, utredning, regelverk, styresaker, jus etc.) Å sikre en hensiktsmessig fordeling av studieadministrative ressurser Delprosjektet har frist for å levere rapporten for fase Rapporten sendes på høring i organisasjonen med høringsfrist og den skal behandles på styremøte Prosjektgruppen klarte ikke å bli ferdig innen den oppsatte fristen, og leverte rapporten Prosjektgruppen har hatt tre heldagssamlinger: 4. februar, 28. februar og 14. mars På grunn av knapp tid til rådighet rakk ikke prosjektgruppen å foreslå ny stillingsstruktur fullt ut. 3. Samlokalisering På Kronstad blir alt fysisk nært; alle kan gå innomhus til hverandre. Alle undervisningsrom, seminarrom, grupperom etc. (med unntak av spesialrom) vil bli brukt felles. Timeplan og 5

175 rombruksplan (hvem, hva, hvor og når) må derfor sees som en helhet. Også semesterplan og eksamensplan må sees på helhetlig. Slik fellesbruk blir det også i Møllendalsveien, der enheter fra alle tre avdelingene skal bruke felles rom og arealer. På samme måte som de fysiske/ geografiske forholdene (spredt på fem lokasjoner) har lagt premisser for dagens organisering av studieadministrasjonene internt så vel som mellom de tre avdelingene, må samlokaliseringen av store deler av høgskolen i 2014 få konsekvenser for organiseringen av den nye studieadministrasjonen. Det er ikke avklart hvor studieadministrasjonen blir plassert på Kronstad. 4. Ulike perspektiv Med tanke på universitetsambisjonen må den nye strukturen legge til rette for nødvendig kvalitetsutvikling av de studieadministrative tjenestene, blant annet ved å sikre tilstrekkelige ressurser og kompetanse til dette formålet. Studieadministrasjonen vil ha en rådgivende og støttende funksjon ut mot vitenskapelig ledelse/ansatte når det gjelder f.eks. implementering av eventuelle endringer innen forvaltningsområdet, opplæring i relevante støttesystemer og formelle rammer/lover/regler osv. Mulighet til å utøve en slik funksjon på en god måte overfor brukerne av tjenesten krever også tilstrekkelige ressurser og kompetanse. Analysene i fase 1 avdekket at det er store ulikheter innen flere områder i det studieadministrative arbeidet mellom avdelingene, og også internt i avdelingene. Hovedfunn fra kartleggingen viser at mye er regulert av sentralt lovverk som er felles for hele fagfeltet, uavhengig av avdelingstilhørighet. Ulik praksis som ikke er faglig begrunnet er også til stede, og det er en felles forståelse og sterk motivasjon i gruppen som deltok på å endre på dette. Flere prosesser har allerede blitt like, andre vil trenge mer tid og diskusjoner for å avgjøre hvilke hensyn som skal vektlegges, og derav hvilken «avdeling» sin praksis som skal videreføres som felles. Mye utviklingsarbeid gjenstår, men det er ikke noen funn fra kartleggingen som krever at alle ressurser må samles for å oppnå mål om felles praksis. Analysene viste også at høgskolen har et forbedringspotensial knyttet til flere viktige områder som for eksempel å legge til rette for formell veiledningstjeneste, oppfølging av studenter med spesielle behov/ utfordringer og formidling av studieadministrativ informasjon til brukerne. I prosessen med fase 1 og fase 2 utkrystalliserer det seg fire ulike hensyn/interesser som må ivaretas i den nye organiseringen for å sikre profesjonalitet og kvalitet i den studieadministrative virksomheten: o o o o Helhets-/institusjonsperspektivet Studentperspektivet Avdeling/institutt/programperspektivet Administrasjonsperspektivet 6

176 Helhets-/institusjonsperspektivet - høgskolen er en organisasjon som må fremstå som en helhet med felles regelverk, styring, forvaltning og administrasjon. Studieadministrasjonen skal yte helhetlig service til alle ansatte og studenter Høgskolen har felles lover og regelverk. Det er administrasjonens/forvaltningens ansvar å sørge for og sikre at lover og regler blir fulgt i studieadministrative saker. Dette bidrar til å sikre kvalitet i studiene og minske risiko for formelle feil, forskjellsbehandling, avvik og klager. Studentperspektivet studentene forventer og har krav på å bli behandlet likeverdig i forvaltningen, de skal ha likt servicenivå uavhengig av studieprogram. Det viktigste for studentene er gode og velfungerende studier av høy kvalitet og godt læringsmiljø. I forhold til administrative tjenester så sammenligner studentene seg med hverandre. De oppdager fort hvis deres henvendelser og saker behandles forskjellig ved de forskjellige avdelingene, eller dersom det er forskjell på hvilke tjenester de blir tilbudt. De uttaler at prinsipper og retningslinjer må være like, med mindre det foreligger en faglig begrunning for evt. ulik praksis. Studentene har krav på likebehandling i saker av lik art. Basert på lovverket har studentene like rettigheter, men ulik organisering av studieløpene medfører ulik praksis i håndhevingen av disse rettighetene. Studentene uttaler at de ønsker mest mulig felles tjenester og felles sted for henvendelser som f.eks. et felles praksiskontor og et felles eksamenskontor. Avdeling/institutt/programperspektiv ansvaret for den faglige virksomheten er delegert til dekan. Det er her den vitenskapelige og pedagogiske virksomheten foregår. Det forventes at studieadministrasjonen iverksetter og utfører de studieadministrative tjenestene i tett dialog og kommunikasjon med den faglige virksomheten. I prosjektets fase 1 var det et uttrykt ønske å bygge ned barrierer mellom vitenskapelig og administrativ virksomhet for å sikre gjensidig utvikling og godt arbeidsmiljø. Vitenskapelig og administrativ kvalitetsutvikling må gå hånd i hånd. Den nye organisasjonsstrukturen må tilby arenaer/fora for godt samarbeid, kommunikasjon og gjensidig utvikling, slik at nærhet mellom administrative og vitenskapelige fagmiljøer sikres. Det er uttrykt bekymring for at dersom de studieadministrative tjenestene samles i en felles enhet, vil dette medføre stor avstand, mindre nærhet og mer byråkrati. Det er viktig at de ansatte i studieadministrasjonen som skal yte service og støtte til fagmiljøene, har nærhet og kjennskap til disse. Nærhet til fagmiljøene som en viktig premiss for å kunne yte best mulig service til både studenter og vitenskapelig ansatte/ ledere ble også fremhevet av de administrativt ansatte som var involvert i fase 1. Et gjennomgående poeng i høringsuttalelsene fra det faglig-vitenskapelige personalet og fra ledernivåene på avdelingene har vært at støttefunksjonene ikke bør være for fjernt fra avdelingene og studieprogrammene. Det er viktig at den valgte organisasjonsmodellen tar hensyn til behovet for, og verdien av, nær kontakt med fagmiljøene. Den må også ivareta innsikt i, og forståelse for, de faglige vurderinger som ligger til grunn for løsningene som er valgt. 7

177 Administrasjonsperspektivet studieadministrasjonen vil ha både en kontrollerende funksjon og en tjenesteorientert funksjon. Den kontrollerende funksjonen er å påse at lover, regler og system følges og etterleves i forvaltningen. Den tjenesteorienterte funksjonen er å yte best mulig service til brukerne, være løsningsorientert, rådgivende, koordinerende og bidra til verdiskaping. Høgskolen må ha et kompetent og robust fagmiljø innen studieadministrasjon som kan yte nødvendig støtte og service til studenter og ansatte. Studieadministrasjonen må være profesjonell og utføre sine oppgaver i samsvar med styring, regelverk og god forvaltningsskikk. Høgskolens administrasjon skal sørge for at regler og rutiner følges, og legge til rette for at studentenes studiehverdag blir best mulig. Administrasjonen har høy kompetanse på sine områder og trenger å utvikle sin kompetanse ytterligere, også med tanke på høgskolens ambisjon om å oppnå universitetsstatus. Høgskolen i Bergen har en av sektorens minste administrasjoner relativt sett, og er derfor svært sårbar ved fravær av spisskompetente personer. Høgskolen trenger en robust studieadministrasjon der flere kan overlappe hverandre for å sikre effektivitet og kvalitet i tjenestene. Studieadministrasjon er også et eget fagområde, og det er viktig at de som jobber med dette kan være del av et administrasjonsfaglig utviklende og stimulerende arbeidsmiljø. Muligheten for å få større fagmiljø/ faglig fellesskap og å få nye samarbeidsarenaer var også ett av punktene som ble trukket frem av de ansatte som en inspirasjon i forhold til arbeidet i fase Nærhet, samarbeid og kommunikasjon For at de studieadministrative tjenestene skal ha høy kvalitet og relevans kreves det nærhet og kjennskap til fagmiljøene, særlig på områder med et tydelig grensesnitt mellom den vitenskapelige og den administrative virksomheten. Det er derfor viktig å legge til rette for tett og regelmessig dialog mellom fagmiljøene/ vitenskapelig ledelse og studieadministrasjonen. Kommunikasjonslinjene og god kommunikasjonen mellom de vitenskapelig ansatte/utdanningslederne og de som utfører oppgaver i studieadministrasjonen er den viktigste faktoren for å få til godt samarbeid og effektivitet uavhengig av organiseringsmodell. Tversgående team/møteplasser kan/ bør etableres mellom de ulike enhetene i studieadministrasjonen og institutter/program etter behov, for på den måten sikre samarbeid og nærhet. Slike møteplasser må være gjensidig forpliktende. I det daglige arbeidet vil den viktigste kommunikasjonslinjen mellom studieadministrasjonen og utdanningsledelsen være på det operative nivået mellom utdanningsledere og personer i studieadministrasjonen dedikert til studieprogram og funksjon. Dette vil sikre at saker løses på lavest mulig nivå med direkte kommunikasjon, mindre byråkrati og at studieprogrammenes/ fagmiljøenes behov ivaretas på en rask og effektiv måte. 8

178 6. Studieadministrative tjenester Uavhengig av modell, kan den studieadministrative virksomheten deles inn i følgende ulike funksjonsområder: o 0.linjetjeneste selvbetjening Prosjektgruppen støtter at høgskolen må ha en god og funksjonell 0.linjetjeneste der studentene kan finne mest mulig oppdatert og riktig informasjon selv. All informasjon som studenten kan finne på høgskolens nettsider må være lett tilgjengelig og oppdatert. Alle skjema som studenten skal fylle ut må utvikles til å bli helelektroniske (både utfylling og sending) og skal finnes på nettsidene. Det anbefales at det settes ned en arbeidsgruppe som får mandat til å videreutvikle en slik 0.linjetjeneste ved HiB i samband med at høgskolen nå er i ferd med å utvikle nye nettsider. o Servicetorg / førstelinjetjeneste I rapporten fra fase 1 foreslås det å etablere et studieadministrativt servicetorg, delvis som en erstatning for dagens studentekspedisjoner, delvis for å imøtekomme behov for forbedring knyttet til 1. linjetjenesten som ble avdekket i kartleggingen. Prosjektgruppen er samstemt i at det må etableres et felles servicetorg for studentene som vil fungere som førstelinjetjeneste. Servicetorget må ha en egen leder. Det første som vil møte oss når vi går inn i bygget på Kronstad er en (liten) resepsjon der det er plass til to personer i skranken og to lenger bak. Det sier seg selv at de ikke kan ta seg av alle henvendelser og forespørsler tilsvarende slik det er i dagens studentekspedisjoner. Resepsjonen vil derfor måtte fungere som en felles resepsjon for alle typer henvendelser og besøk, og så lose disse videre til rett sted. Resepsjonstjenesten omfatter mer enn studieadministrative spørsmål og trenger derfor ikke høre inn under studieadministrasjonen. Servicetorget bør plasseres i de åpne arealene ved inngangspartiet der en kan tenke seg mange ulike utforminger. Hvis dette blir vedtatt så må planleggingen komme i gang fortest mulig. Servicetorget må til enhver tid være bemannet med godt kvalifiserte og kompetente personer som har god oversikt og kunnskap om høgskolen. Bemanningen kan variere, men det må være en fast stab som har ansvar for den daglige driften av torget og for koordinering av bemanning i henhold til behov. Ved semesterstart, særlig om høsten, vil de nye studentene ha stort behov for informasjon, veiledning og praktisk støtte. Da må servicetorget være rustet til å ta imot alle henvendelser på en slik måte at studentene opplever å få den hjelpen de trenger. Det samme gjelder perioder rundt oppmelding til eksamen eller ved ulike søknadsfrister, for eksempel utveksling. Derfor bør servicetorget, i tillegg til en fast stab, bemannes med forskjellige personer/ kompetanse alt etter behov, og disse må hentes fra de ulike enhetene i studieadministrasjonen. En kan her tenke seg en matriseorganisering der de ulike enhetene leverer tjenester alt etter behov. Det må diskuteres hvilke faste funksjoner som legges til servicetorget med fast bemanning. 9

179 På Kronstad og i Møllendalsveien vil det i stor grad bli tatt i bruk informasjonsskjermer/ informasjonsterminaler, (campusguide?) og 0.linjetjenesten må fungere godt med tanke på for eksempel informasjon om timeplan, rombruksplan etc. 0.linjetjenesten knyttet til studieadministrasjon bør legges til servicetorgets ansvarsområde. Servicetorget vil for mange studenter være det første møtepunktet med Høgskolen i Bergen, og det er uhyre viktig at de som jobber der er oppdatert og forberedt til enhver tid. Servicetorget bør derfor ha en egen leder som får ansvar for den daglige driften. Leder for servicetorget vil ha et koordinerende ansvar for oppgaver og bemanning i servicetorget og for utviklingen av tjenestene i tråd med høgskolens og studentenes behov. I Møllendalsveien vil resepsjon/ekspedisjon/servicetorg være lokalisert der det er i dag og det er sannsynligvis ikke hensiktsmessig å dele opp funksjonen her. Leder for servicetorget bør også ha ansvar for servicetorget/ekspedisjonen i Møllendalsveien. Det bør legges til rette for rotasjon av personale mellom de to studiestedene. o Eksamensadministrasjon Planlegging og gjennomføring av eksamen må følge regelverket. Eksamensplan settes opp av studieadministrasjonen etter innspill og i samråd med fagmiljøene/ studieprogrammene og legges ut på nettet innen fristen. Etter samlokaliseringen vil dette bli en komplisert kabal som vil kreve helhetsoversikt og samkjøring. Studieadministrasjonen har ansvar for å sjekke studierett, betalt semesteravgift, fagvalg, krav for å gå opp til eksamen, progresjonskrav m.m. som er relevant for eksamensavviklingen. Det er de vitenskapelig ansatte som lager eksamensoppgaven, og studieadministrasjonen som planlegger og gjennomfører opplegget rundt eksamenssituasjonen uavhengig av vurderingsform, det være seg å skaffe sensorer, eksamensvakter, fordele i rom, trykke opp oppgaver etc. Høgskolen arbeider nå med å innføre elektroniske vurderingsformer og det blir studieadministrasjonens oppgave å legge til rette for gjennomføring. Sensurarbeidet organiseres av studieadministrasjonen, det samme gjelder ønske om begrunning for karakter, klager, registrering av sensurvedtak i FS og utskriving av vitnemål o Praksisadministrasjon Lærerutdanningene og helse- og sosialfagutdanningene har rammeplanstyrte krav om praksisstudier. Det er spesifisert hvilken type praksisstudier som skal inngå i studiene og dette må gjennomføres og bestås før studenten kan få godkjent sin utdanning. Læringsutbyttebeskrivelser for praksisstudiene skal være nedfelt i fagplanene. Enkelte studier knyttet til Avdeling for Ingeniørutdanning har også praksis integrert og i fase 1 ble det avdekket at det er de vitenskapelig ansatte som utfører det studieadministrative arbeidet knyttet til 10

180 praksisorganisering. En fremtidig praksisadministrasjon må også kunne yte studieadministrativ støtte til aktuelle fagmiljøer på AI på lik linje med AL og AHS. Dette vil kreve økte ressurser til funksjonsområdet. Praksisadministrasjonen har blant annet ansvar for å skaffe praksisplasser, sørge for formelle avtaler, holde kontakt med praksisplassene, fordele studenter på praksisplassene m.m. Det er ulikheter knyttet til hvilke oppgaver og ansvarsområder de to praksiskontorene på hhv AL og AHS har. Det er viktig at de som har praksisadministrasjon som sitt ansvarsområde kjenner godt til innholdet og særpreget i de utdanningene og det praksisfeltet de har ansvar for. God kommunikasjon mellom fagmiljøene og praksisadministrasjonen er avgjørende for at tilrettelegging av studentenes praksisstudier skal bli best mulig. Vitenskapelig ansatte har ansvar for å sikre at praksisstedet holder faglig kvalitet på et nivå som gjør at læringsutbyttet kan oppnås. o Studieveiledning Det skilles her mellom de vitenskapelige ansattes ansvar for veiledning relatert til faglige spørsmål, og studieveiledning. Det skilles også mellom såkalt «hverdagsveiledning» (jfr. delrapporten fra fase 1) som alle, både faglige og administrative er involvert i, og mer formell veiledning som drives av dedikerte personer basert på kompetanse innen veiledning. Studieveiledning omhandler spørsmål om studieprogresjon, studiegjennomstrømming, studiemestring, forebygging/ håndtering av eksamensangst, rådgivning i forhold til valgmuligheter, spesiell tilrettelegging, trivsel, studiehverdag, karriereveiledning osv. Det kan også omfatte utdanningssamtaler og problemstillinger knyttet til skikkethetsvurdering. Dette er oftest problemstillinger og oppgaver som må løses individuelt for den det gjelder. Fase 1 avdekket at høgskolen ikke har et profesjonelt og solid apparat for studieveiledning og at dette området må styrkes. Kartleggingen viste at alle avdelingene har utviklet/ tatt i bruk ulike verktøy knyttet til studiemestring, gjennomstrømmingsproblematikk etc. og at det absolutt er et potensial for å lære av hverandre og ta i bruk hverandres kompetanse på området. Kartleggingen viste også at denne funksjonen er løst på forskjellige måter på de tre avdelingene ved at AL har egne administrativ ansatte for denne funksjonen, AHS har vitenskapelig ansatte som har en brøk av sin stilling til dette og det ved AI er det de ansatte i studieadministrasjonen som tar seg av dette i tillegg til andre oppgaver. En god studieveiledertjeneste kan bidra til økt gjennomstrømming, bedre eksamensresultat (for eksempel ved å hjelpe studenter med eksamensangst), god studieprogresjon, og sist men ikke minst; til bedre trivsel og større mestring av studiene. 11

181 o Rekruttering og opptak Rekruttering av nye studenter til høgskolens studier involverer både vitenskapelig ansatte (som f.eks. har ansvar for å produsere faglig innhold til rekrutteringstekster), kommunikasjonsseksjonen (trykksaker, annonser og nettsider) og studieadministrasjonen. Det forutsettes et tett og nært samarbeid mellom de involverte. Høgskolen ønsker å rekruttere de beste studentene og da er det viktig å profilere studiene våre på en attraktiv og best mulig måte både på nettet, utdanningsmesser, trykksaker osv. Godt samspill mellom vitenskapelig ansatte/ ledere og administrasjonen er derfor av stor betydning for kvaliteten. Godt samarbeid mellom opptakskontoret, kommunikasjonsseksjonen og vitenskapelig ansatte/ utdanningsledere er nødvendig for å få best mulig rekruttering til høgskolens studier Saksbehandling og opptak av alle nye studenter har siden 1994 vært felles ved høgskolens opptakskontor og det foreligger ingen grunn til å endre på dette. Søkerne vet hvor de kan henvende seg for å få svar og når det er faglige spørsmål så kanaliseres de videre til de aktuelle studieprogrammene/instituttene. Samspillet mellom opptakskontoret og avdelingene er viktig i denne prosessen. Opptakskontoret har ansvar for å delta i rekrutteringsarbeidet, veilede søkere, svare på spørsmål, vurdere søknader, rangere, sende opptaksbrev, registrere ja svar i FS, (politiattest), vitnemålskontroll etc. for alle høgskolens studier som gir studiepoeng. Leder har ansvar for å koordinere og lede arbeidet. o Utdanningskvalitet For å sikre god utdanningskvalitet kreves det godt samspill mellom vitenskapelige og administrative funksjoner. Kartleggingen i fase 1 viste at rammer og regelverk for kvalitetsarbeidet er likt men at det praktiseres ulikt på de tre avdelingene, og det er potensial for å forbedre det helhetlige kvalitetsarbeidet ved høgskolen. Studieadministrasjonen har ansvar for at høgskolens system for kvalitetssikring av studier utvikles og vedlikeholdes, og at det fungerer. Bruken av systemet foregår for det meste i fagmiljøene/ studieprogrammene med for eksempel gjennomføring av halvtids- og heltids evaluering av emner, studier, oppfølging og rapportering. Studieadministrasjonen involveres i blant annet rapporteringsarbeidet. Det kreves tett samarbeid mellom studieadministrasjonen og utdanningsledelsen for å sikre god bruk og oppfølging av kvalitetssikringssystemet Kvalitetssikring av fagplaner/studieplaner er et område der vitenskapelig ansatte produserer det faglige innholdet med læringsutbyttebeskrivelser etc., og studieadministrasjonen kvalitetssikrer innholdet i forhold til regelverket (f.eks. vurderingsordning/eksamen). Studieadministrasjonen har ansvar for å legge fagplan/studieplan inn i FS og for publisering på nettet via FS. 12

182 Studentenes læringsmiljø er viktig for utdanningskvaliteten og er både et vitenskapelig og et administrativt ansvar. Studieadministrasjonen har sekretariatfunksjon for Læringsmiljøutvalget, Utdanningsutvalget, Klagenemnda og ansvar for utarbeiding av studierelaterte styresaker som f.eks. sak om studieportefølje. Studieadministrasjonen har systemansvar for studiestøttesystemet Itslearning, administrering av FS med rapportering og analyser, avvikssystem og utvikling av digitale lærings- og vurderingsformer. Administrativ oppfølging av studiestøttesystemene er et område hvor høgskolen har stort behov for kompetanse- og kapasitetsheving og studieadministrasjonen har ansvar for internopplæring, kompetanseheving og brukerstøtte for Itslearning og FS. I brukerundersøkelsen som ble gjennomført i forbindelse med fase 1 kom det frem at Itslearning er en av studentenes viktigste informasjonskilder. I dag er ikke administrasjonene til stede på denne arenaen som kan bli en viktig arena for dialog og informasjonsformidling mellom administrasjonen og studentene. o Internasjonalisering av utdanning Siden 2006 har administrering av internasjonalt utdanningssamarbeid vært samlet på Internasjonalt kontor. Høgskolen ønsker at internasjonaliseringsarbeidet skal bidra til økt kvalitet og relevans i utdanning og forskning og det er fagmiljøenes ansvar å utvikle et internasjonalt perspektiv i studieprogrammene og å vurdere aktuelle samarbeidspartnere på faglig grunnlag. Internasjonalt kontor har ansvar for å tilrettelegge for student- og ansattmobilitet, for inngåelse og vedlikehold av internasjonale samarbeidsavtaler og for utvikling og oppfølging av internasjonale utdanningsprosjekter. Leder har ansvar for å koordinere og lede arbeidet. Studenter fra alle avdelingene henvender seg til internasjonalt kontor for å få råd og hjelp og alle søknader om utveksling saksbehandles der. Det er fagmiljøene som forhånds godkjenner utvekslingsopphold. Organiseringen av internasjonaliseringsarbeidet ved høgskolen (faglig og administrativt) skal gjennomgås og evalueres, jfr. Handlingsplan for Internasjonalisering Organisering Prosjektgruppen er enig om at høgskolen skal ha studieadministrative tjenester som ivaretar brukernes behov på best mulig måte, både som støttefunksjon for avdelingsledelsene og som leverandør av tjenester til både ansatte og studenter. Gruppen er også enig i at skillelinjene mellom vitenskapelig virksomhet/ ansatte og administrative tjenester/ ansatte må bygges ned. Gruppen er imidlertid delt i sitt syn på hvordan disse behovene best kan ivaretas, dvs. hva som er den best tjenlige måten å organisere studieadministrasjonen på og som kan bidra til å sikre god støtte til avdelingsledelsene, profesjonalitet i tjenestene, god service til brukerne av tjenestene 13

183 (studenter og ansatte), nærhet og godt samarbeid, kvalitetsutvikling, daglig drift og utviklingsorienterte oppgaver, samt hensiktsmessig fordeling av ressurser. Uenigheten bunner i ulikt syn på hvor rapporteringslinjene skal gå. Noen mener helhetsperspektivet i denne sammenheng best ivaretas gjennom en helhetlig administrativ virksomhet som yter tjenester til alle høgskolens fagmiljøer, mens andre mener helhetsperspektivet best ivaretas gjennom en videreføring av dagens delte forvaltning av administrative ressurser. På denne bakgrunn presenteres det derfor tre modeller i rapporten som sendes på høring. Alle modellene er tenkt å kunne justeres etter høringsinnspill. Modell A er en samlet og felles studieadministrasjon i en egen enhet med ansvar for alle de studieadministrative tjenestene ledet av en stabsdirektør. Denne modellen vektlegger studentenes behov for en enhetlig og forutsigbar administrasjon med høy kvalitet. Modell B skisserer en organisasjon hvor noen funksjoner samles i en felles enhet (rekruttering og opptak, internasjonalisering, utdanningskvalitet, systemadministrasjon og servicetorg), mens andre studieadministrative tjenester (funksjoner knyttet til eksamen, praksisstudier, studieveiledning, studiekvalitet) organiseres avdelingsvis med tre eksamenskontor, tre praksiskontor etc. Denne modellen bygger på et syn om at det i første rekke er avdelingene og fagmiljøene som har ansvar for service mot studentene med basis i avdelingenes egenart og tradisjoner. Modell C forsøker å forene behovet for en helhetlig og profesjonell studieadministrativ virksomhet med dekanenes behov for administrative ressurser. Noen av medlemmene i prosjektgruppen har støttet modell A og noen har støttet modell B. Modell C er utarbeidet som et forsøk på å ivareta viktige perspektiv fra begge modellene innenfor rammen av mandatet. Det har vært diskusjon rundt fortolkningen av mandatet i prosjektgruppen. Noen av gruppens medlemmer mener at mandatet gir prosjektet i oppgave å etablere én samlet administrasjon og utvikle administrasjonen som en forvaltningsenhet. Modellene A og C svarer da til mandatet gitt i styresaken (11/115) mens modell B opprettholder dagens delte organisering av den studieadministrative virksomheten. Andre av gruppens medlemmer mener at prosjektets mandat må forstås slik at høgskolen allerede pr. i dag har én samlet administrasjon og at administrasjonen allerede er en forvaltningsenhet. Ut fra dette perspektivet svarer alle de foreslåtte modellene til mandatet som er gitt, da mandatet forstås som begrenset til videreutvikling av dagens administrasjon. Forslag A Felles organisatorisk enhet for studieadministrasjonen I dette forslaget er hele den studieadministrative virksomheten samlet i en felles enhet ledet av en stabsdirektør. 14

184 Fordelene med en felles enhet er for eksempel at det blir en mer robust enhet der det er mulig å overlappe / utfylle hverandre og dermed være mindre sårbar. De ansatte vil ha et faglig fellesskap der de kan lære av hverandre og bygge kompetanse, det styrker institusjonsperspektivet og kan sikre likeverdig behandling og forvaltning, profesjonalitet og kvalitetsheving. En felles enhet vil også kunne bidra til økt fleksibilitet og god ressursbruk, og derigjennom til utvikling av nye støttetjenester rettet mot brukerne, f.eks. opplæring i Itslearning som tidligere nevnt. Studentene vil ha et felles sted for henvendelser slik de ønsker, for eksempel knyttet til spørsmål om eksamen og praksis. Bekymringer knyttet til en slik modell er at den kan føre til mindre nærhet mellom administrasjonen og fagmiljøene, mer byråkrati og at utdanningenes særegenheter og behov blir mindre synlige og følgelig dårligere ivaretatt. Noen av gruppens medlemmer frykter blant annet at en felles administrasjon vil kunne utvikle sin egen agenda og egne prioriteringer, og at dette kan innebære at avdelingene ikke får den hjelpen de har behov for. I denne sammenheng viser en til ulike erfaringer i sektoren når det gjelder samling av de studieadministrative tjenestene, der denne organisasjonsmodellen hevdes å ha medført økt avstand og større grad av byråkrati. Noen av gruppens medlemmer mener dette utgjør det mest sentrale argumentet mot en samling av de studieadministrative tjenestene. Det er derfor svært viktig at høgskolen lærer av andres erfaringer og forebygger slike problemstillinger. Økt byråkrati må forebygges gjennom gjensidig forpliktende direkte samarbeids-/ og kommunikasjonslinjer mellom utdanningsledelsen og de ulike funksjonene i studieadministrasjonen. Prinsippet om å løse saker på lavest mulig nivå må gjelde her. Faste og forpliktende planleggings- og samarbeidsmøter mellom studieadministrativ og vitenskapelig ledelse vil være viktige for at driften gjennom året kan planlegges og gjennomføres på best mulig måte, og slik sikre at avdelingene til enhver tid får den hjelpen de har behov for. Nærhet og kjennskap til studieprogrammenes egenart kan sikres ved å utpeke dedikerte personer for de ulike funksjonene som har et spesielt ansvar knyttet til utvalgte studieprogram, for eksempel når det gjelder fagplanarbeid, praksis og eksamensadministrasjon. Da vil det i praksis bli slik som nå at hver avdeling/ fagmiljø har «sine» personer å forholde seg til i det daglige, samtidig som disse inngår i et faglig fellesskap under en felles ledelse. Ved å samle felles tjenester i enheter knyttet til spesifikke studieadministrative fagfelt/ ansvarsområder/funksjoner vil en kunne sikre at studentene får likeverdig behandling og service med likhet i forvaltningen og studentrettigheter uavhengig av studieprogram. I en felles enhet vil en kunne sikre robusthet og redusere sårbarhet ved at det er flere som kan gjøre de samme oppgavene for eksempel ved sykdom, ferieavvikling eller permisjoner. Det vil også være med å legge til rette for god kompetanseutvikling/kompetanseoverføring og for varierte arbeidsoppgaver for medarbeiderne. På Kronstad ligger det til rette for en slik organisering da alle er i samme bygg. Denne modellen svarer godt til kjennetegnene for den samlede administrasjonen som skissert i prosjektmandatet (se pkt. 1). 15

185 En felles samlet enhet for studieadministrasjon kan deles inn i underenheter eller grupper som for eksempel: studieadministrative tjenester o servicetorg/ førstelinjetjeneste o eksamen o praksisstudier studieveiledning rekruttering og opptak utdanningskvalitet internasjonalisering av utdanning Det kan selvfølgelig tenkes andre gruppekonstellasjoner som at f.eks. administrasjon av praksisstudier blir egen underenhet/gruppe, eller at studieveiledning inngår i gruppen studieadministrative tjenester. Her er det prinsippet om en felles enhet som er utgangspunktet og så må det diskuteres videre med de involverte hvordan den bør deles inn på best og mest mulig tjenlig måte for virksomheten. Gruppene ledes av egne ledere som utgjør stabsdirektørens ledergruppe. Argumentet for å etablere en egen felles enhet for studieveiledning er for å styrke dette området. Høgskolen vil som helhet kunne yte bedre hjelp og støtte til de studentene som har behov for det. Ved å bygge opp/ styrke det administrative fagmiljøet knyttet til studieveiledning vil man også få en enhet som kan yte profesjonell støtte til vitenskapelig ansatte/ ledere i forhold til problemstillinger knyttet til studieveiledning og studiemestring. Lederne for gruppene skal ha ansvar for sin del av den studieadministrative virksomheten og koordinere og lede arbeidet i sine enheter. De må ha et helhetsperspektiv på tjenesteområdet og bidra til utvikling, innhold, praksis, regeltolking og kompetanseutvikling innenfor det studieadministrative feltet, basert på høgskolens målsetninger og ambisjoner slik de er beskrevet i strategier, årsplaner og handlingsplaner. Lederne for gruppene må ha personalansvar for medarbeiderne i sin enhet. Det bør være dedikerte personer knyttet til studieprogram for de ulike funksjonene og det bør etableres tversgående forpliktende team/møtefora mellom enhetene og utdanningsledere for å sikre god kommunikasjon og nærhet. Forslag B Studieadministrative tjenester tilknyttet avdelingene (noen tjenester på avdeling, andre i en fellesadministrasjon) Modellen tar utgangspunkt i at det er avdelingene (avdelingsledelsene) som har ansvar for studiene og dekanen må derfor ha en tilstrekkelig administrativ stab for å ivareta dette ansvaret på en effektiv og smidig måte. Dette innebærer at studieadministrative staber er organisert på avdelingene med rapporteringslinje til dekanene. En slik organisering sikrer reell støtte for faglig ledelse og at 16

186 studieadministrativ stab har nærhet til fagmiljøene og god innsikt i avdelingens studieprogram. Modellen baseres på at en best mulig integrering av de faglige og studieadministrative tjenestene skjer gjennom tett kontakt i det daglige virke og ikke gjennom at fagmiljøene skal bestille tjenester fra en studieadministrasjon som ligger utenfor fagmiljøene med en sentral toppstyrt ledelse. Modellen innebærer at noen av de studieadministrative tjenestene blir ivaretatt på avdelingene, andre blir ivaretatt av en fellesadministrasjon. Fordelingen baseres på at det behøves to typer administrasjon: en som er nært knyttet til fagmiljøene og som har som hovedmål å støtte oppunder primæraktivitetene våre undervisning, forskning og formidling og en som er tilknyttet høgskolens ledelse som ivaretar felles spisskompetanse, koordinering og kontakt med myndighetene. Det er et viktig argument for å beholde dagens organisering at den, slik høgskolen har vært lokalisert hittil, har vist seg å fungere godt. En kan tenke seg at samlokaliseringen i tillegg vil åpne for mer kontakt og erfaringsutveksling. De aller fleste høgskoler og universiteter her i landet anvender denne modellen, og mange har i tillegg studieadministrative støttefunksjoner på instituttnivå. Vi mangler dokumentasjon for at full sentralisering vil gi bedre kvalitet og profesjonalitet i de studieadministrative tjenestene. Modellen gir gode muligheter for at studieadministrativt ansatte har dedikerte oppgaver knyttet til instituttenes behov, og innebærer mulighet for tett og smidig samarbeid mellom studieadministrasjon og de studieadministrative oppgavene som gjøres av vitenskapelige medarbeidere. Eksempler på høy faglig kvalitet og produksjon med gode administrative støttefunksjoner på avdelings- og instituttnivå finnes blant annet på UiB. Dette er et viktig moment når det gjelder universitetsambisjonen. Mange av de studieadministrative oppgavene foreslåes etter denne modellen å bli opprettholdt på avdelingsnivå. Dette omfatter: praksisorganisering eksamensavvikling og planlegging rom- og timeplanlegging utredningsarbeid knyttet til studier og studiesaker fagplanarbeid studieadministrativ saksbehandling knyttet til: o eksamen o fritak o dispensasjon o klager o innpassing o permisjoner og overflytting o vitnemål o privatister Praksisorganiseringen forutsetter i stor grad personlig kontakt og lokal kunnskap som i dag finnes i fagmiljøene og praksisadministrasjonene på avdelingene. Praksisorganiseringen er i dag en oppgave som i stor grad er knyttet til fagmiljøene og det framstår som lite gunstig å trekke dette ut fra avdelingene. Praksisorganisering er også arbeid som er sesongpreget og tidskritisk. Oppgaver som er 17

187 lagt inn under studieadministrativ saksbehandling er oppgaver der det er spesielt viktig med nær kontakt mellom studieadministrasjon og fagmiljø. Eksamensplanlegging, rom- og timeplanlegging må også ivaretas på avdelingsnivå, men her er det ekstra stort behov for koordinering. En full sentralisering gir stor risiko for at avdelingens interesser ikke blir tilstrekkelig ivaretatt. Noen av oppgavene som i dag ivaretas av studieadministrasjonene peker seg ut som aktuelle for samling i en felles enhet: studentekspedisjonen studierådgivning andre oppgaver som ikke er tidskritisk i forhold til virksomheten (inkludert overordnet superbrukeransvar for Itslearning, FS, mv. og overordnet ansvar for godkjenning av utenlandsk utdanning) Avdelingene må også sammen med felles studieadministrasjon lage systemer og rutiner som sikrer samarbeid, kommunikasjon, informasjonsflyt og kvalitetssikring av tjenestene. For noen av tjenestene er det nødvendig med tett samordning gjennom teamorganisering (eksamen, rom- og timeplaner). Som begrunnelse for modellen vises det blant annet til muligheter for skifte i arbeidsoppgaver etter behov: at samme person kan være knyttet til oppstartsrelaterte støttefunksjoner i august, diverse saksbehandling i september/oktober og eksamensrelatert arbeid i november/desember. Medarbeiderne kan også bistå i tilknytning til konferanser mv. som avdelingen har ansvar for. Dette gir grunnlag for en kostnadseffektiv stab og variasjon i arbeidsoppgavene. Modellen er robust ved at medarbeiderne i stor grad har (overlappende) kompetanse på de forskjellige deloppgavene. En annen viktig fordel er at ved henvendelser fra ansatte og studenter som gjelder flere sammenhengende problemstillinger (f. eks innpassing, fritak, permisjon) kan det meste avklares i samtale med én person og ikke kreve avklaring med flere. Bekymringer knyttet til denne modellen er at den mangler et helhetsperspektiv. Dette kan medføre fragmentering av tjenestene og det faglige fellesskapet i studieadministrasjonen. Faste og forpliktende samarbeidsmøter og gode kommunikasjonslinjer mellom administrativ og vitenskapelig ledelse, kan avhjelpe dette. Manglende kvalitetsutvikling og profesjonalisering av tjenestene kan bli konsekvenser ved en slik modell. Denne modellen gir heller ikke studentene et felles sted for henvendelser, slik de ønsker. Pr. i dag har vi eksempler på at denne modellen har sårbarheter ved fravær og ferieavvikling, noe som går ut over brukerne av tjenestene som ikke når frem med sine behov. Mulighetene for fleksibilitet i en slik modell vil være mindre, siden ressursene er organisert i fire ulike strukturer. Ut fra dette er det også en bekymring at denne modellen ikke tilbyr gode nok muligheter for utvikling av medarbeidernes kompetanse, og heller ikke sikrer den spisskompetansen høgskolen vil ha behov for i fremtiden. Sårbarheten i modellen, samt ulempene knyttet til profesjonalisering og kvalitetsutvikling, kan forebygges ved særskilte tiltak kombinert med økt bemanning. 18

188 Forslag C Felles studieadministrativ enhet og administrative ressurser til dekanene Forslag C er et forslag som søker å forene helhetsperspektivet i de studieadministrative tjenestene og dekanenes behov for administrative ressurser. Utviklingen og driften av profesjonelle studieadministrative tjenester må ivaretas, og ligger under utdanningsdirektørens ansvarsområde. Utviklingen av studiekvaliteten og det faglige innholdet må også ivaretas, og ligger under dekanenes ansvarsområde. Modellen er en modifisering av modell A og bør utredes nærmere når det gjelder konkret hvilke funksjoner det er behov for at ligger under dekanen. Prinsippet i denne modellen er at det meste av de studieadministrative tjenestene er fellestjenester som i modell A men at noen funksjoner som kan være saksbehandling til studiekvalitetsutvalgene, oppfølging av evalueringer o.l. knyttet til studiekvalitet, ligger til dekan. I dette forslaget til organisasjonsmodell for studieadministrasjonen foreslås det at det: o o etableres en enhet for studieadministrative fellestjenester under stabsdirektør, som skissert i forslag A. avsettes spesifikke ressurser knyttet til dekanene, med funksjonsområder innen utrednings- og utviklingsarbeid og studiekvalitetsarbeid knyttet til avdelingen. De som har ansvar for å sikre og følge opp studiekvaliteten på avdelingene vil ha fagnære oppgaver men må også ha et nært samarbeid med den felles studieadministrasjon. Hvor store ressurser det er behov for til disse funksjonene må avdelingene selv vurdere. Fordelene med en slik modell er at den ivaretar behovet for profesjonalitet og utvikling av de studieadministrative tjenestene, samtidig som den ivaretar dekanenes behov for administrative ressurser. Den ivaretar således helhetsperspektivet på en god måte. Risikoen ved denne modellen ligger hovedsakelig i manglende kontakt/samarbeid mellom fellesenheten og dekanenes studieadministrative ressurser. For å forebygge dette, må det derfor etableres og opprettholdes nær kontakt mellom den studieadministrative fellesenheten og dekanenes studieadministrative ressurser. Slik kan en sikre godt samarbeid, erfaringsutveksling og kompetanseoverføring. 19

189 Studentparlamentet HØGSKOLEN I BERGEN HØRINGSSVAR Referanse: SP, høringssvar, Rapport Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 Postadresse: Pb BERGEN Tlf: / E-post: sp@hib.no Til: Høgskolestyret, v/audun Rivedal, Høgskoledirektør Kopi: Eli Glambek, Personaldirektør Margareth Hauge Haagensen, Utdanningsdirektør Studentparlamentet, v/styret Høringssvar på Delprosjekt Studieadministrasjon, fase 2 Innledning Studentparlamentet ved Høgskolen i Bergen takker for anledningen til å komme med høringssvar på rapporten over fase 2 i Delprosjekt Studieadministrasjon. I dette høringssvaret vil vi presentere innspillene fra Studentparlamentet, og gå gjennom hva studentene mener om de ulike modellene. Saken er drøftet på to møter i Studentparlamentet, og med Leder- og nestlederforum, 1 og vi har fått diverse innspill fra studentene i arbeidsgrupper for samlokaliseringen. Vi inviterte studentrådene til å gi oss innspill på rapporten for å sikre høringssvaret vårt et bredt grunnlag. Innspillene er ivaretatt i høringssvaret, men vi vil noen steder vise til konkrete sitater fra studentrådene. Merk: Vi beklager at høringssvaret kommer noe sent, dette skyldes sykmelding samt gjennomføring av eksamensperiode på kontoret i tiden da høringssvaret skulle utarbeides. Modellene Studentparlamentet drøftet fordeler og ulemper ved de ulike modellene slik de var foreslått. Det kom frem av debatten i saken og en prøvevotering at Studentparlamentet i sin helhet vil ha en løsning basert på forslag C, og at denne modellen bør legges til grunn for det videre arbeidet. Studentparlamentet ba også styret om å presisere i høringssvaret at modellene med tilhørende argumentasjon er veldig ulikt vektet; med en gjennomgående argumentasjon for forslag A, mens forslag B blir et motforslag med dertil skjev argumentasjon, utarbeidet av andre mennesker enn rapporten gir inntrykk av. Dette gjør etter parlamentets syn at debatten blir unødvendig polarisert, og vi mener at en utredning burde ta innover seg at det ville være flere alternativer ved ny organisering. Vi hadde regnet med at en høring skulle legge frem forholdsvis likt utredete modeller, og ber høgskolen ta dette til etterretning for senere saker som skal på høring i organisasjonen. 1 Leder- og nestlederforum består av ledere og nestledere i studentrådene og i Studentparlamentet. Studentparlamentet ved Høgskolen i Bergen (SP HiB) er det øverste studentorganet ved Høgskolen i Bergen (HiB). SP HiB arbeider for å sikre at studentenes faglige og demokratiske rettigheter blir ivaretatt av institusjonen og at institusjonen, studentsamskipnaden og andre bidrar til å sikre studentenes sosiale, kulturelle og velferdsmessige interesser. SP HiB er partipolitisk uavhengig.

190 Høringssvar Rapport Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 Studentparlamentet HØGSKOLEN I BERGEN Postadresse: Pb BERGEN Tlf: / E-post: sp@hib.no Oppsummering Vi mener at det er positivt at dekanene kan få større fokus på og ansvar for det faglige arbeidet på avdelingene, inkludert faglig utviklingsarbeid og kvalitetsheving av utdanningstilbudene, og mener overordnet at det administrative ansvaret bør ligge på personer med formell administrativ bakgrunn og kompetanse. Derfor mener vi at det mest hensiktsmessig forslaget er forslag C, hvor de studieadministrative tjenestene er felles, mens dekanene likevel får administrative ressurser. Vi mener diskusjonen i høgskolestyret bør omhandle hvor mye ressurser det er gode, faglige argumentet for at dekanene skal ha ansvar for. Videre mener vi at det rent overordnet er ønskelig med felles administrasjon for å sikre like rutiner der det ikke er faglig grunn til forskjell. Studentrådet på Avdeling for lærerutdanning beskriver fremstillingen på denne måten: «Studentrådet ved HiB avdeling for lærerutdanning støtter forslag C. Vi ser også at forslag B legger opp til løsninger som i vår mening er hensiktsmessige, og vil hevde at det finnes behov for å vurdere hvilke funksjoner som bør ligge sentralt, og på avdelingsnivå. Slik forslagene er fremstilt per i dag opplever vi forslag C som et kompromiss, men likevel med et enten/eller forhold til studieadministrative oppgaver. Studentparlamentet har de siste årene behandlet et utall saker som omhandler svikt i, eller manglende formaliserte administrative rutiner ved høgskolen, og vi ser at alle de tre avdelingene har ganske ulik praksis når det gjelder flere oppgaver og rutiner som etter vårt syn burde være gjennomtenkt og forankret på et institusjonelt nivå. Det er vårt mål at dette skal være på plass etter samlokaliseringen. Studentparlamentet diskuterte også at det er farlig med økt byråkratisering med ny studieadministrasjon, og at det må jobbes målrettet for at en samling ikke skal føre til at det går saktere ved spørsmål og henvendelser. Det er ikke gitt at en sentralisering av tjenester frigir mer tid til det faglige, da det kan føre til lengre beslutningsveier og gjøre det vanskeligere å gjennomføre tiltak og endringer. Dette bør man være bevisste på. Vi ønsker også å bemerke at vi ikke har som mål å spare inn økonomisk sett på en samling av de studieadministrative tjenestene. Vårt mål er utelukkende bedre kvalitet for studentene, og overordnet vil vi heller ha en større satsning på gode tjenester enn i dag. Vi mener derfor at forslag C er et bedre forslag enn A, da dekanene og avdelingene trenger studieadministrative ressurser til enkelte avdelingsvise oppgaver som høringssvar, utredninger, studiekvalitetsarbeid, drift av fagutvalg og så videre, men ikke i så stor grad som de har det i dag, da det fører til ulik praksis og dårligere kvalitet på tjenestene for studentene. Forslag C er et forslag Studentparlamentet støtter som utgangspunkt, da enkelte ting bør legges til avdelingene, mens andre ting definitivt bør være samlet etter vårt syn. Det gjør det vanskelig å støtte forslag A eller B hvor Studentparlamentet opplever at det blir enten samling eller oppdeling det er ikke så svart-hvitt. Studentparlamentet ved Høgskolen i Bergen (SP HiB) er det øverste studentorganet ved Høgskolen i Bergen (HiB). SP HiB arbeider for å sikre at studentenes faglige og demokratiske rettigheter blir ivaretatt av institusjonen og at institusjonen, studentsamskipnaden og andre bidrar til å sikre studentenes sosiale, kulturelle og velferdsmessige interesser. SP HiB er partipolitisk uavhengig.

191 Høringssvar Rapport Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 Studentparlamentet HØGSKOLEN I BERGEN Postadresse: Pb BERGEN Tlf: / E-post: sp@hib.no Eksempler på studieadministrative saker med ulik praksis: De kommende eksemplene er hentet fra Studentparlamentets arbeid det siste året. Alle sakene er også saker vi håper fremtidige tillitsvalgte skal slippe å jobbe med, da det streng tatt bør være klare rutiner for dette på en høyere utdanningsinstitusjon i Rutiner for salg og distribuering av kompendier, Vi avdekket høsten 2012 at flere faglærere brukte tillitsvalgte til å samle inn penger og distribuere kompendier til studentene. I store kull fører dette til problemer, og vi har dokumentasjon på at summen ble så stor at studenten kom over skattegrensen, og ble oppfordret av banken sin til å starte enkeltmannsforetak for å kunne skrive kompendiene av på skatten. At studenter måtte rapportere inn til skattevesenet om «ekstrainntekt» er uheldig og helt unødvendig. Salg av kompendier bør selvsagt gjøres gjennom Studia, eller andre profesjonelle distributører, og ikke under noen omstendigheter gjøres gjennom tillitsvalgte. Da parlamentet behandlet saken, konkluderte vi med at: «Studentparlamentet stiller seg uforstående til at studenter blir oppfordret til personlig innsamling av økonomiske midler til obligatoriske kompendier for studier ved høgskolen. Studentparlamentet mener at Høgskolen i Bergen må få klare retningslinjer for hvordan kompendier skal distribueres, og mener det er et ledelsesansvar at retningslinjene følges på alle avdelinger.» Selv om denne saken nok er ekstrem, så vi i arbeidet med kartleggingen at det var vanskelig å finne ut hvordan dette ble praktisert, da hver enkelt avdeling hadde ulik praksis, og veken kontorsjefene eller Utdanningsdirektøren hadde særlig oversikt da vi tok opp saken. Siden måtte hver enkelt avdeling redegjøre for praksis, og Utdanningsdirektøren komme med en oppfordring til å skaffe bedre rutiner. 2. Demokratitid på avdelingene Studentparlamentet får hvert eneste år får denne saken opp igjen, og det tyder det på at det er vanskelig å få gjennomført endringer i de studieadminstrative rutinene på avdelingene, selv om høgskolen, gjennom Samarbeidsavtalen, har vedtatt at «Det skal legges til rette for demokratitid; et tidspunkt i løpet av uken hvor studenter og faglige ansatte kan ha møter seg i mellom». Studentparlamentet ser det som svært uheldig at det fortsatt finnes avdelinger og studiesteder hvor det ikke er avsatt et tidspunkt i løpet av uken til møtevirksomhet for studenter og ansatte seg imellom. Det er viktig for studentdemokratiet å kunne ha møter uten at tillitsvalgte gjentatte ganger må gå fra undervisning, da dette virker til hinder for studenters engasjement. Vi krever derfor at det settes av økter på timeplanen hvor det ikke er satt opp undervisning, slik at denne kan brukes til møtevirksomhet, jamfør Samarbeidsavtalen pkt. 3.1 linje Studentparlamentet ved Høgskolen i Bergen (SP HiB) er det øverste studentorganet ved Høgskolen i Bergen (HiB). SP HiB arbeider for å sikre at studentenes faglige og demokratiske rettigheter blir ivaretatt av institusjonen og at institusjonen, studentsamskipnaden og andre bidrar til å sikre studentenes sosiale, kulturelle og velferdsmessige interesser. SP HiB er partipolitisk uavhengig.

192 Høringssvar Rapport Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 Studentparlamentet HØGSKOLEN I BERGEN Postadresse: Pb BERGEN Tlf: / E-post: sp@hib.no Videre minner vi om at tillitsvalgte har krav på gyldig fravær fra undervisning for tillitvalgtarbeid, men studentene på sin side skal forsøke å legge møter utenom undervisning. Uten en avsatt demokratitid lar dette seg vanskelig løse. Vi mener at når høgskolen, på øverste nivå, og gjennom de de demokratiske prosessene en vanligvis har, vedtar et tiltak, må det være mulig å gjennomføre disse tiltakene i organisasjonen. At studentene på studiestedene fortsatt melder dette inn som problem år etter år, selv om alle tilsynelatende er enige om at tidspunktet skal være «fredet» for undervisning, er ikke greit. Dette er eksempel på spørsmål dekanene ikke bør ha mulighet til å overstyre i ny struktur, samme om avdelingen har trang timeplan eller ikke. Det er vårt inntrykk av alle vil ha det på Kronstad. 3. Bokskap og parkeringsplasser Parkering og bokskap er i dag flere studentråd sitt ansvar på studiestedene, og flere studentråd har de siste årene fått tillagt dette ansvaret. Kort sagt innebærer det at det er de tillitsvalgte i studentrådsstyrene som må dele ut nøkler, ta inn depositum og klippe låser om ikke studentene ordner dette selv. (Det gjør de skuffende sjelden). I tillegg administrerer de fleste av de studentrådene på studiesteder med p-plasser, tildelingen av slike p-plasser, og vurdere hvem som har behov og ikke. LNL-forumet samt Studentparlamentet mener at begge disse skal være høgskolen sitt ansvar, og at det skal gjøres av administrasjonen på studiestedene, i samarbeid med drift. Det er vanskelig å finne/skape engasjement for låsklipping og utdeling av parkeringsbevis, og det er feil bruk av våre tillitsvalgte. Da saken var oppe til behandling med Utdanningsdirektøren, ble vi enige om dette, og saken skulle bli tatt opp med dekanene. Det ble gjort, men tilbakemeldingen var at det ikke ville skje noe før Kronstad, da dekanene ikke prioriterte dette før samlokaliseringen var på plass. Det var da halvannet år til. Vi mener at når studentene, sammen med høgskoleledelsen, kommer frem til løsninger, skal det ikke være mulig at dekanene trenerer oppgavene, slik som i dette tilfellet. Det er heller ikke greit. 4. eksamensdatoer og oppmelding Ved Høgskolen i Bergen er det svært ulik praksis på når eksamensdatoene blir lagt ut for studentene, og mange utdanninger bruker flere måneder av semesteret før dette klart. Det gjør at det er vanskelig å planlegge semesteret for studentene, og det er så godt som umulig å vite semesterslutt. Dette skal nok bli bedre med ny felles studieforskrift for hele høgskolen, men vi mener likevel det er nødvendig å minne om at ny praksis må implementeres i henhold til ny forskrift. Det skjer ikke av seg selv, og her skal heller ikke dekanene ha fullmakt til å gå bort fra denne forskriften, slik de i større elle mindre grad gjør hvert eneste semester i dag. Derfor bør en felles studieadministrasjon ha ansvaret for implementeringen av ny studieforskrift, all den tid denne er felles for hele høgskolen. Studentparlamentet ved Høgskolen i Bergen (SP HiB) er det øverste studentorganet ved Høgskolen i Bergen (HiB). SP HiB arbeider for å sikre at studentenes faglige og demokratiske rettigheter blir ivaretatt av institusjonen og at institusjonen, studentsamskipnaden og andre bidrar til å sikre studentenes sosiale, kulturelle og velferdsmessige interesser. SP HiB er partipolitisk uavhengig.

193 Høringssvar Rapport Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 Studentparlamentet HØGSKOLEN I BERGEN Postadresse: Pb BERGEN Tlf: / E-post: sp@hib.no Konkrete innspill til ny studieadministrasjon Studentparlamentet mener at en sentralisering av studieadministrative rutiner står i stil med samlingen på Kronstad og Møllendalsveien. Når vi skal samles på Kronstad/Møllendalsveien må det også være samling på høyere nivå, og ikke kun en rent fysisk samling ved at vi er i samme bygg. Vi mener også at det er et poeng at det allerede jobbes mot felles ordninger, som for eksempel felles mal for bachelorretningslinjer og felles studieforskrift, og at dette må forankres i felles administrasjon. Studentparlamentet diskuterte hvorvidt en oppdeling av det studieadministrative kunne skape mye rot, og dermed bety nærhet på bekostning av orienteringsevnen til studenter og ansatte. Det ble påpekt at en samling kan skape avstand om ikke linjene er klare for. Med klare linjer som en forutsetning, mener Studentparlamentet at en samling burde fungere best. Disse linjene må tenkes gjennom av personer med kompetanse i administrativ planlegging, og ikke vokse frem av seg selv ugjennomtenkt. Videre mener Studentparlamentet at de studieadministrative tjenestene som ikke er unike for avdelingene, som omhandler generelle bestemmelser og ikke krever avdelingsspesifikk bakgrunn, bør organiseres på sentralt nivå. Det som derimot er viktig, er at spørsmål som trenger individuell tilrettelegging, for eksempel om spesialordninger ved eksamen, tilpasset studieløp og så videre, må ordnes fra avdelingen ikke av generelle mennesker med oversikt over reglement og rutiner, men personer fra fagmiljøene som kjenner utdanningens særtrekk og kan tilpasse best for studentene. Her støtter Studentparlamentet innspillet fra Studentrådet på Av. for lærerutdanning, som skriver at: Arbeid rundt eksamen, praksis, rom/timeplan og klagesaker virker naturlig å organisere på et sentralt nivå. Studieveiledning, fritak, permisjoner og liknende vil kunne innebære høyere grad av individuell vurdering, og vi tror slike oppgaver best løses nært studenten, altså på avdelingsnivå. Vi tror at avdelingene selv er best skikket til å forstå studentenes studieløp, og hvilke utfordringer dette kan innebære. På et generelt grunnlag mener vi at alle saker som innebærer behandling av sensitiv informasjon bør skje på et lavest mulig nivå i organisasjonen. Utover dette mener vi det er åpenbart at avdelingene selv må stå ansvarlige for utredningsarbeid og fagplanarbeid, men at dette godt kan følges opp sentralt og/eller samordnes med andre avdelinger.» Det er klart for oss at dekanene må ha stor nok stab til å sikre et godt studiekvalitetsarbeid, kunne drifte fagutvalgene for alle utdanninger på avdelingen, skrive høringssvar og mindre utredninger, sikre utvikling av fagplaner i henhold til tilbakemeldinger og fagevalueringer, og gjennomføre møter med tillitsvalgte fra studentrådet og de ulike avdelingsvise utvalgene på høgskolen. Vi mener like fullt at større utredningsarbeid, søknadsskriving (for eksempel til NOKUT) og utarbeidelse av strategier og planer for studieadministrativt arbeid bør være institusjonelt forankret, både for å frigi ressurser til lokalt studiekvalitetsarbeid, men også for å sikre kvalitet i gjennomføringen av disse. At HiB som Studentparlamentet ved Høgskolen i Bergen (SP HiB) er det øverste studentorganet ved Høgskolen i Bergen (HiB). SP HiB arbeider for å sikre at studentenes faglige og demokratiske rettigheter blir ivaretatt av institusjonen og at institusjonen, studentsamskipnaden og andre bidrar til å sikre studentenes sosiale, kulturelle og velferdsmessige interesser. SP HiB er partipolitisk uavhengig.

194 Høringssvar Rapport Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 Studentparlamentet HØGSKOLEN I BERGEN Postadresse: Pb BERGEN Tlf: / E-post: sp@hib.no institusjon stadig har nye mennesker på avdelingene som utformer søknader til NOKUT, er for oss ganske uforståelig. Høgskolen i Bergen er en forholdsvis oversiktlig utdanningsinstitusjon, og ved å spre denne kompetansen i organisasjonen slik som i dag, blir kvaliteten avhengig av enkeltmennesker heller enn institusjonens kompetanse som helhet. Her er det forbedringspotensial ift. dagens praksis dette er oppgaver som blir stadig mer sentrale på HiB, og bør ha sentral organisering. Studentparlamentet ønsker videre å trekke frem noen innspill som går på visse sentrale deler av studieadministrasjonene, uavhengig av modellforslagene. Vi er skeptiske til å la rom- og timeplanlegging, praksisorganisering, samt eksamensavvikling- og planlegging fortsatt ligge på avdelingsnivå, og skal gå gjennom disse argumentene enkeltvis. Eksamensadministrasjon Vi synes at det er en god tanke at eksamenskontor er samlet når vi er samlokalisert. Det vil gjøre det lettere å unngå forskjellsbehandling som ikke er faglig begrunnet mellom avdelingene angående eksamen, enn når det er delt opp administrativt. Det må selvsagt fortsatt være mulig å ha dedikerte personer til hver avdeling, men å kunne samle disse i samme område vil være sentralt. Studentparlamentet viser gjerne til hvordan Opptakskontorets modell er; så vidt vi kan se fungerer denne bra, der hver enkelt person har sine ansvarsoppgaver, men likevel er i samme seksjon. Å skulle desentralisere disse til avdelingene er ingen god løsning. Videre ser vi at det kun er eksamensansvarlige ved noen studiesteder i dag, og en samling av eksamensadministrasjonen vil etter Studentparlamentets syn ivareta studentene på best mulig måte. Å skulle ha tre ulike eksamensadministrasjoner i samme bygg er også en løsning ingen i parlamentet kunne se poenget i. Praksisadministrasjon Vi mener at også praksiskontorene bør samles, uavhengig av modellforslagene. Studentparlamentet frykter for eksempel at avdelingsvise praksiskontor vil være sårbare ovenfor sykdom, og at du kan bli avhengig av å vente til rette vedkommende er tilbake før du får den hjelpen du trenger. Vi mener i likhet som ved eksamensadministrasjonen at det bør være dedikerte personer til hver avdeling, men at enheten fortsatt er samlet på ett kontor. Mange spørsmål kan gjerne svares på uten avdelingsspesifikk kunnskap, og særlig mener vi at det er naturlig at de administrativt ansatte vil plukke opp gode rutiner fra hverandre når de jobber på samme kontor, og at seksjonen vil ha lettere for å utvikle seg i et sterkt faglig miljø, på tvers av avdelingens skillelinjer. Rom- og timeplanlegging Vi mener at ansvaret for romløsning og timeplanlegging bør samles. Studenter har opplevd at det er rot i dette ved enkelte avdelinger i dag, og det bør ikke få fortsette på Kronstad. Vi vil også nevne at Studentparlamentet ved Høgskolen i Bergen (SP HiB) er det øverste studentorganet ved Høgskolen i Bergen (HiB). SP HiB arbeider for å sikre at studentenes faglige og demokratiske rettigheter blir ivaretatt av institusjonen og at institusjonen, studentsamskipnaden og andre bidrar til å sikre studentenes sosiale, kulturelle og velferdsmessige interesser. SP HiB er partipolitisk uavhengig.

195 Høringssvar Rapport Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 Studentparlamentet HØGSKOLEN I BERGEN Postadresse: Pb BERGEN Tlf: / E-post: sp@hib.no det er viktig med et system som tar høyde for den økte belastningen på rom, og kravet om sambruk og effektiv romutnyttelse, og dermed også kan se det helhetlige behovet ikke kun etter avdeling. En mulig risiko ved avdelingsvis rombooking kan være at det skapes situasjoner hvor rom holdes av til en avdelings studenter, selv om det ikke er i bruk mens en annen avdeling har rommangel. Dette skjer i stor grad på høgskolen i dag, innenfor samme avdeling. Det er stor sjanse for at dette kunne bli et salig kaos med avdelingene i samme bygg. Generelle innspill til ny studieadministrasjon Studentparlamentet vil til slutt komme med en del generelle innspill som er viktige å tenke på. Det første er at parlamentet fortsatt er samlet om at Møllendalsveien skal ha et godt studieadministrativt tilbud, og dermed skal det følge med en viss studieadministrasjon også i Møllendalsveien, og selvsagt en studentekspedisjon. Det er viktig med 1-linjetjenester også i Møllendalsveien, det er studenter der som i utgangspunktet aldri skal ha fag på Kronstad, og disse må kunne studere i godt tilpassede lokaler i det daglige, uten å måtte ta bybanen for å stille spørsmål eller snakke med konsulenter som kjenner utdanningen. Det skal være samme kvalitet der som på campus. Vi ønsker også at det lages tydeligere kommunikasjonslinjer slik at det blir enklere for studenter og ansatte å finne frem til hvem man skal spørre om hva, og hvor man finner aktuell informasjon. Slik situasjonen er i dag opplever mange studenter at det er vanskelig å finne ut av hvem som kan hva, svarene variere gjerne med hvem du snakker med, og du kan bli sendt frem-og-tilbake. Vi synes ikke at det er hensiktsmessig at dekanleddet kan stanse avgjørelser som høgskoleledelsen har blitt enige om, dette har vi har vist til tidligere. Det er en ulempe ved dagens organisering, og gjør at dekanleddet i fremtiden kan fungere som en propp i systemet, både for ting som kommer ovenfra og nedenfra i systemet. Det er ønskelig med gode og faglig funderte diskusjoner, men disse bør tas før tiltak skal gjennomføres og settes i gang. Da skal det ikke være behov for en ekstra vurdering på dekannivå om det som ledelsen, i samråd med tillitsvalgte og studenter har bestemt egentlig skal iverksettes eller ei. På samme måte skal dekanene ha fullmakter for sin avdeling, og dette skal ikke høgskoleledelsen legge seg borti. Klar arbeidsdeling er nøkkelen for en god organisasjon. Videre peker Studentparlamentet på at en sentralisering av det administrative bør føre til at studentrådene får færre administrative saker å hanskes med. Det er nylig vedtatt i studentdemokratiet at det skal være faglig rettede studentråd, og da vil det være positivt med samlede administrative enheter som har felles gang og rutiner på administrative saker, som igjen kan gjøre at de tillitsvalgte i studentrådene kan bruke mer tid på faglige spørsmål. Studentparlamentet ved Høgskolen i Bergen (SP HiB) er det øverste studentorganet ved Høgskolen i Bergen (HiB). SP HiB arbeider for å sikre at studentenes faglige og demokratiske rettigheter blir ivaretatt av institusjonen og at institusjonen, studentsamskipnaden og andre bidrar til å sikre studentenes sosiale, kulturelle og velferdsmessige interesser. SP HiB er partipolitisk uavhengig.

196 Høringssvar Rapport Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 Studentparlamentet HØGSKOLEN I BERGEN Postadresse: Pb BERGEN Tlf: / E-post: sp@hib.no Vi mener videre det også er viktig å huske på tidsperspektivet. Etter noen år med en samlet tjeneste vil gjerne administrativt personell fra en avdeling ha lært mer om andre avdelinger etter å ha jobbet sammen, og vil naturlig kunne være mer allsidige og svare på spørsmål i et bredere område. Det er derfor ingen løsning å vente med å lage den studieadministrasjonen høgskolen som helhet mener er best, det vil bare føre til at en viderefører dagens praksis, og at denne «gror inn» i veggene i nytt lokale. Derfor må HiB nå finne ut hvordan de studieadminstrative tjenestene skal være, og så gjennomføre dette ved samlokaliseringen. En omveltning vil det uansett bli i 2014, og det er ingen løsning å utsette de store avgjørelsene til etter samlokaliseringen er på plass. Vi lar dette avslutte vårt høringssvar på Rapport Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2, og vil minne om at vi kan kontaktes på sp@hib.no ved eventuelle spørsmål til Studentparlamentets høringssvar. Simon Filip Berg (sign.) Organisatorisk nestleder Anders Kvernmo Langset (sign.) Leder Studentparlamentet ved Høgskolen i Bergen (SP HiB) er det øverste studentorganet ved Høgskolen i Bergen (HiB). SP HiB arbeider for å sikre at studentenes faglige og demokratiske rettigheter blir ivaretatt av institusjonen og at institusjonen, studentsamskipnaden og andre bidrar til å sikre studentenes sosiale, kulturelle og velferdsmessige interesser. SP HiB er partipolitisk uavhengig.

197 Avdeling for helse- og sosialfag Til: Kopi: Fra: Maria Stene-Jonassen Audun Rivedal, Eli Glambek Kristin Ravnanger Dato: Saksnr: 2012/1923 Delprosjekt studieadministrasjon fase 2 høringsuttalelse fra AHS Rapport fra delprosjekt studieadministrasjon fase 2 er drøftet i ulike fora i AHS. Dekan har drøftet den i ledergruppen og med de tillitsvalgte og verneombudene. Enhetene; instituttene og administrasjonen er invitert til å komme med innspill til høringsuttalelsen. Administrasjonen og to av instituttene har benyttet seg av denne muligheten. Instituttene har i hovedsak basert sine innspill på drøftinger i ledergruppene i instituttene, administrasjonen har drøftet rapporten i egne administrasjonsmøter. Dekan baserer sin høringsuttalelse på de nevnte drøftingene og innspillene. I rapporten finner vi tre forslag til modell for organisering av studieadministrasjonen. To forslag er basert på arbeidsgruppens arbeid; modell A og modell B. I tillegg foreligger et tredje forslag - modell C. Dette siste forslaget mener de fleste er for utydelig til å forholde seg til. Alle i AHS er opptatt av at HiB får til en hensiktsmessig organisering av den studieadministrative virksomheten. Høgskolen må fremstå som en helhet med felles regelverk, styring og forvaltning som sikrer kvalitet i studiene og reduserer fare for feil. Det er stor støtte til forslaget om o-linjetjeneste og servicetorg /førstelinjetjeneste for studentservice. Den uenighet som vi finner i rapportens to hovedmodeller finner vi også i AHS. De administrativt tilsatte er tilhengere av modell A, mens faglig tilsatte er skeptiske til den og heller mer mot B. Bakgrunnen for det siste er at en uro for at en ren A modell skal føre til et redusert samarbeid mellom administrativt tilsatte og faglig tilsatte, og at veien blir for lang og kronglete når en rapporterer i ulike linjer og til forskjellige overordnede. Avdelingsadministrasjonen ser fordelen med modell A fordi den gir

198 muligheter for samarbeid mellom dagens oppdelte studieadministrasjoner og større mulighet for faglig utvikling på dette området. I dagens AHS har vi noe studieadministrasjon på hvert studiested i form av (studentekspedisjonene) og så har vi samlokalisert de som arbeider med studieadministrasjon knyttet til praksis på ett studiested og de som arbeider med eksamen, fagplaner mv på ett studiested. Vår erfaring er at dette gir et studieadministrativt fagligmiljø som bidrar til kvalitetssikring, erfaringsutveksling og back up funksjoner som er positivt for virksomheten. Samtidig ser vi at kontakten mellom de faglige tilsatte og studieadministrasjonen er tetter der de administrative er lokalisert enn mellom studieadministrasjon og faglige for øvrig. Vi har derfor forsøkt å innføre faste møtepunkter mellom faglig tilsatte med koordineringsansvar for studietilbud og de studieadministrativt tilsatte med ansvar for de aktuelle studietilbudene. Dette håper vi skal bidra til tettere samarbeid, vi har også sett at det virker. Studieadministrativt tilsatte møter i tillegg studenter og tilsatte på studiestedene ifm eksamensavvikling og fordeling av praksisplasser, saksbehandling mv. Vi ser at denne AHS modellen er nær modell A i forslaget. Forskjellen er at både administrativt tilsatte og faglig tilsatte rapporterer til samme overordnede. Det gir grunnlag for en enkel og ubyråkratisk måte å organisere samarbeidet på. Mange i AHS er tvil om modell A vil gi det samme. Denne skepsisen bygger mye på erfaringer med administrative områder som er blitt sentralisert i HiBs 19. årige historie. Det har ofte ført til at tilgangen for avdelingen til de samme administrative ressursene har blitt redusert og faglig tilsatte har overtatt de administrative funksjonene. Dette er uheldig og må motvirkes i all framtidig organisering. Våre erfaringer med å samlokalisere deler av studieadministrasjonen tilsier også at vi må ha en tydelig studieadministrasjon i Møllendalsveien. I tillegg til studentekspedisjon o-linjetjeneste, må vi ha studieadministrativt tilsatte som er lokalisert der og vi kan i tillegg av studieadministrativt tilsatte som er der deler av tiden. Det er viktig at dette er studieadministrativt tilsatte som er kjent med studietilbudene som skal være i Møllendalsveien. Kronstad og delvis Møllendalsveien er inndelt kontormessig på en slik måte at det gir føringer for kontorinnplassering av hhv administrativt og faglig tilsatte. For studieadministrasjonene kan dette få den samme effekt som vi har sett i AHS med samlokalisering på studiesteder. Det er imidlertid ikke nødvendig å organisere studieadministrasjonen i en enhet for å få dette til. De kan sitte samlet, men fortsatt rapportere til sine ledere i de respektive avdelinger. På den måten sikrer vi at vi opprettholder og helst styrker samarbeidet mellom faglig tilsatte og studieadministrativt tilsatte. Avstanden mellom kontorinnplasseringene er kort både på Kronstad og i Møllendalsveien, så en samlokalisering av studieadministrasjonen bør ikke by på problemer for den nærhet et samarbeid trenger. Oppsummering/konklusjon. AHS er positiv til at det etableres en felles o-linjetjeneste og et servicetorg/førstelinjetjeneste. Det vil også være nødvendig med felles romplanlegging for de to framtidige studiestedene. AHS ønsker videre at vi opprettholder dagens organisering av studieadministrasjonen. Vi ser imidlertid ikke noe hinder for at studieadministrasjonene samlokaliseres selv om de rapporterer til hver sin avdeling og derfor foreslår vi dette. På den måten kan HiB videreutvikle kvaliteten på

199 studieadministrasjonen, det kan utvikles et felles fagmiljø og de tilsatte kan drar nytte av hverandres kompetanse og erfaringer. Samtidig opprettholder vi et godt grunnlag for samarbeid og arbeidsdeling mellom faglige og studieadministrativt tilsatte. Studieadministrasjon må være tydelig tilstede både på Kronstad og i Møllendalsveien.

200 Avdeling for ingeniørutdanning Til: Fra: Audun Rivedal Halvor Austenå Dato: Saksnr: 2012/1923 Emne: Høringsuttalelse fra Avdeling for ingeniørutdanning: Rapport - delprosjekt Studieadministrasjonen fase 2 1. Innledning Vi viser til brev av fra høgskoledirektøren, hvor rapport med forslag til 3 ulike modeller for framtidig organisering av studieadministrasjonen blir sendt på høring. Dekan forutsetter at administrativt personell som i dag utfører oppgaver knyttet til økonomi, personal, prosjekt og strategisk saksbehandling ved avdelingen holdes utenfor de tre nevnte modellene, og at disse ressursene også lokaliseres til avdelingen etter en eventuell omorganisering av studieadministrasjonen. Avdelingen etterlyser i noen tilfeller de prinsipielle vurderingene som de ulike modellene baserer seg på. Som eksempel kan nevnes forslag i modell A om en studieveiledningsfunksjon sentralt. Det er vanskelig å se hvordan man kan ivareta det faglige aspektet ved veiledningen når denne funksjonen løsrives fra den normale driften ved det enkelte studieprogram/institutt/avdeling. Når det gjelder mer generell veiledning som studieteknikk og eksamensmestring finnes det allerede et tilbud i dag i regi av Studentsamskipnaden i Bergen. Avdelingen tar kun stilling til organisering av studieadministrasjonen, og ikke til plassering i byggene. 2. Prosess ved Avdeling for ingeniørutdanning Rapporten er blitt videresendt til avdelingens institutter, administrasjon, Avdelingsråd og Studiekvalitetsutvalg. Alle institutter ved Avdeling for ingeniørutdanning har gitt tydelig tilbakemelding på at de ønsker en organisering av studieadministrasjonen ved studiested Kronstad og Møllendalsveien i tråd med modell B i forslaget: Studieadministrative tjenester tilknyttet avdelingene (se vedlagte høringsuttalelser). I høringsuttalelsene blir det også understreket at studiested Møllendalsveien trenger egne tilrettelagte administrative tjenester. Interne høringsuttalelser følger vedlagt.

201 3. Organisering av de studieadministrative tjenester Hovedkonklusjon: De ulike modellene har vært drøftet, og dekan er av den oppfatning at en modell hvor de studieadministrative tjenestene er organisert ved avdelingen og hvor denne staben rapporterer i linje til dekan er den mest hensiktsmessige, fordi: Avdelingen er studentenes førstelinje-/primærtjeneste. Det er naturlig at både studenter, fagpersonale, dekan, instituttledere og studiekoordinatorer har en studieadministrasjon som et støtteapparat organisert ved avdelingen (og hvor høgskolens produksjon i all hovedsak foregår). En slik studieadministrativ enhet kan ikke være for liten, og må minst bestå av 5-7 personer for å sikre: o Bred kompetanse Skal dekke flere fagfelt ved en stor avdeling Det er behov for kompetanse innen et vidt spekter av oppgaver fra drift til studieadministrative gjøremål av strategisk karakter o At studieadministrasjonen ved avdelingen blir en attraktiv arbeidsplass også for administrativt personale Implementeringstidspunkt. Høgskolen har store utfordringer i forbindelse med innflyttingen på Kronstad høsten 2014, jf rapporten fra Ernst & Young. Avdelingen er av den oppfatning at tilgjengelige ressurser nå først og fremst må brukes på de tjenester som må være operative fra , dvs. felles servicetorg/ informasjonstjeneste og romdisponering. Avdelingsadministrasjonene må, uavhengig av valg av framtidig organisering, beholdes med dagens organisering inntil flytteprosjektet er i havn. Hovedkonklusjonen bygger på følgende argumentasjon: Avdelingene trenger lederstøtte på alle nivå (både innen drift og strategisk virksomhet), og de må være i linjen til dekan. Størrelsen på avdelingens administrative stab bør ikke være mindre enn 5-7, for å sikre attraktivitet og kompetanse til å delta og videreutvikle seg innen avdelingen. Plassering og organisering trenger ikke henge sammen. Vi åpner for at de administrative stabene i avdelingene kan samlokaliseres. Avdeling for ingeniørutdanning er landets største ingeniørutdanning, og skal være synlig i nasjonal og internasjonal sammenheng. Denne synligheten er først og fremst knyttet til de ulike fagmiljøene ved avdelingen. Det vil imidlertid også være behov for administrativ kompetanse med nær kobling til fagmiljøene, for å imøtekomme ulike krav til diverse utredninger, implementeringer mm som igangsettes av ulike nasjonale premissleverandører (f.eks. Nasjonalt Råd for Teknologisk Utdanning, Nasjonalt Råd for Økonomisk-Administrativ Utdanning, NTNU og regionalt samfunns- og næringsliv). Eksempel på dette er innføring av ny rammeplan for ingeniørutdanning. Studentene skal lykkes! Mange studieadministrative tjenester er vesentlige for studiekvalitet og læringsmiljø, og vi mener at en profesjonell studieadministrasjon i nær tilknytning til fagpersonale og ledelse ved avdelingen bidrar til, som et supplement til den faglige virksomheten, at våre studenter lykkes.

202 Vi mener at profesjonalitet i saksbehandlingen og likebehandling av studenter er godt ivaretatt i dagens organisering av studieadministrasjonen, og kan ikke forstå at dette kan brukes som motargument mot modell B. Avdelingskompetanse- og nærhet til de ulike fagmiljøene er avgjørende for kvaliteten i de administrative tjenestene. Studieadministrasjonen en viktig del av et apparat for at avdelingene skal kunne ivareta sine primæroppgaver. Dekanen har all faglig og administrativ mynde ved avdelingen (jf. stillingsinstruks for Dekan). For å sikre avdelingens autonomi må derfor en studie-administrativ stab være forankret i avdelingen med rapporteringslinje til dekan. Vi frykter en økt byråkratisering, og en mindre smidig saksbehandling ved valg av modell A eller C når rapporteringslinjen til leder på avdelingsnivå erstattes med en rapporteringslinje til utdanningsdirektør/høgskoledirektør. Dekan støtter også de mange kommentarene fra instituttene om at administrasjon er et eget fag, og at høy administrativ kompetanse på avdelingsnivå også i framtiden vil være et viktig bidrag for å opprettholde den kvalitet man i dag har på utdanningene. Dette må også gjenspeiles i lønnsutvikling og karrieremuligheter for administrativt ansatte på avdelingsnivå. 4. Andre kommentarer I forrige høringsrunde, Delprosjekt studieadministrasjon, fase 1, var en av innvendingene fra avdelingen at administrasjon utført ved instituttene var bortimot fraværende i kartleggingen. For å etablere gode rutiner og godt samspill mellom administrasjonen og faglig ledelse er det viktig at de enkeltes roller blir klart synlige, og at samarbeidet (grensesnittet) mellom de to blir godt ivaretatt. Så vidt vi kan se tar ingen av de tre modellene høyde for den administrative aktiviteten som pr i dag foregår på instituttene/studieprogramnivå. Dekanen sitt forslag til organisering av studieadministrasjon ved avdelingen, forutsetter at studieadministrative tjenester som pr i dag er sentralisert ( f.eks. internasjonalisering og opptak) også vil ha samme struktur som i dag etter Fram til innflytting på Kronstad og i Møllendalsveien må det arbeides for å få på plass et felles, sentralt servicetorg/felles informasjonstjeneste og en felles funksjon for romdisponering. Med hilsen Halvor Austenå dekan

203 HØRINGSUTTALSER FRA INSTITUTTENE OG ADMINISTRASJON VED AVDELING FOR INGENIØRUTDANNING: 1. Institutt for bio- og kjemiingeniør 2. Institutt for bygg 3. Institutt for data- og realfag 4. Institutt for elektro 5. Institutt for maskin- og marinfag 6. Institutt for økonomisk-administrative fag med Organisasjonsteoretiske innspill v/ Kari Heggholmen, Eli Lindblad Rem og Tom Skauge 7. Administrasjonen

204 1. Høringssvar fra Institutt for bio- og kjemiingeniørfag til Prosjektrapport Delprosjekt Studieadministrasjon Fase 2. Rapporten ble sendt ut til instituttets ansatte i en E-post 10. april. Saken ble deretter behandlet og diskutert på instituttmøte onsdag 24. april. Av de 3 fremlagte alternativ i rapporten (A, B og C) var det ingen som på møtet støttet alternativ A. Det var en som uttrykte støtte til alternativ C. De andre som tok ordet støttet alternativ B. Som instituttleder tillater jeg meg derfor å trekke den konklusjon at IBK instituttet vil tilrå at alternativ B velges. Vi vil spesielt trekke frem følgende vedrørende vår tilrådning av alternativ B: Studieadministrasjonen en viktig del av et apparat for at avdelingene skal kunne ivareta sine primæroppgaver. Dekanen har all faglig og administrativ mynde ved avdelingen (jf. stillingsinstruks for Dekan). For å sikre avdelingens autonomi må derfor en studieadministrativ stab være forankret i avdelingen med rapporteringslinje til Dekan. Vi mener også at denne staben bør ha en samlet kontorplassering i nærhet av Dekan. Diskusjonen vedrørende studieadministrativ støtte ved AI har i de seneste år fremkommet et ønske om også å få administrativ støtte tilknyttet de enkelte institutt. Dette representerer stikk motsatt trend av det som alternativ A og i hovedsak alternativ C legger opp til, der det meste skal sentraliseres. Vi frykter en økt bytåkratisering, og en mindre smidig saksbehandling ved valg av modell A eller C. Vi mener at profesjonalitet i saksbehandlingen og likebehandling av studenter er godt ivaretatt i dagens organisering av studieadministrasjonen, og kan ikke forstå at dette kan brukes som motargument mot modell B. Høgskolen har store utfordringer i forbindelse med innflyttingen på Kronstad høsten Tilgjengelige ressurser må nå først og fremst brukes på de prosesser som det er nødvendig å omorganisere i første omgang, så som felles studentekspedisjon og studenttorg. Ove Kvammen Instituttleder IBK

205 2. Høringsuttalelse fra Institutt for bygg Fra: Arve Leiknes Sendt: 23. april :53 Til: Merete Sviggum Emne: SV: Høring - Rapport Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 Hei, Jeg synes i likhet med fleste andre at det bør være studieadministrasjon på hver avdeling. Begrunnelsen er selvfølgelig at vi vet at det vil fungere fordi det fungerer glimrende i dag. Graden av endring vil bli stor nok som ved flytting til Kronstad, og endring av administrasjonsordningen er en av de endringene som ikke er nødvendig å gjennomføre. Det er mulig å tenke at administrasjonen skal være en støtte funksjon for studenter og faglig ansatte. Dette forholdet er svært viktig å ha fokus på i oppstartfasen på Kronstad og vil helt sikkert bli best ivaretatt ved å beholde administrasjonen omtrent som i dag. Veldig viktig at både studenter og faglig ansatte får den støtte som trenger i oppstarten. Det er også viktig å tenke på at prosessen rundt administrasjonsordningen ikke har vært god. Det har virket som beslutningene har vært tatt på forhånd. En avdelingsvis administrasjon vil være et godt eksempel på at medbestemmelse fungerer ved HiB, det vil være svært viktig for å bevare et godt forhold mellom ansatte og ledelse. Arve

206 3. Høringsuttalelse fra Institutt for data- og realfag Fra: Carsten Helgesen Sendt: 30. april :44 Til: Halvor Austenå; Merete Sviggum Kopi: AI-Instituttledere; Håvard Skibenes; Henning Norheim Emne: SV: Høring - Rapport Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 Hei, Institutt for data- og realfag slutter oss helt til høringsuttalelsen fra IBK instituttet, samt tillegget fra Institutt for maskin- og marinfag: I tillegg anmoder vi om at HiB legger til rette for at det å jobbe i en liten og effektiv studieadministrasjon rundt dekanen og tett på instituttene og studentene, blir minst like attraktivt som det å arbeide i en stor sentralisert administrasjon hva gjelder karrieremuligheter, lønn, utviklingsmuligheter osv. Vennlig hilsen Carsten Helgesen Carsten Helgesen, Dr Scient Instituttleder, Institutt for data- og realfag Høgskolen i Bergen Sentral Direkte Mobil

207 4. Institutt for elektro Fra: Per Eilif Thorvaldsen Sendt: 30. april :01 Til: Carsten Helgesen; Halvor Austenå; Merete Sviggum Kopi: AI-Instituttledere; Håvard Skibenes; Henning Norheim Emne: RE: SV: Høring - Rapport Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 Hei Dette støtter institutt for elektrofag. Hilsen Per Sent from my Windows Phone From: Carsten Helgesen Sent: 30. april :43 To: Halvor Austenå; Merete Sviggum Cc: AI-Instituttledere; Håvard Skibenes; Henning Norheim Subject: SV: Høring - Rapport Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 Hei, Institutt for data- og realfag slutter oss helt til høringsuttalelsen fra IBK instituttet, samt tillegget fra Institutt for maskin- og marinfag: I tillegg anmoder vi om at HiB legger til rette for at det å jobbe i en liten og effektiv studieadministrasjon rundt dekanen og tett på instituttene og studentene, blir minst like attraktivt som det å arbeide i en stor sentralisert administrasjon hva gjelder karrieremuligheter, lønn, utviklingsmuligheter osv. Vennlig hilsen Carsten Helgesen Carsten Helgesen, Dr Scient Instituttleder, Institutt for data- og realfag Høgskolen i Bergen Sentral Direkte Mobil

208 5. Høringsuttalelse fra Institutt for maskin- og marinfag Fra: Nils-Ottar Antonsen Sendt: 29. april :26 Til: Kopi: Merete Sviggum; Halvor Austenå AI-Instituttledere; Håvard Skibenes; Henning Norheim Emne: Høring - Rapport Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 Hei, Ut fra den diskusjon som har vært på institutt for Maskin- og Marinfag trekker jeg som instituttleder den konklusjon at vi anbefaler at alternativ B velges. Vi slutter oss helt til høringsuttalelsen fra IBK instituttet. I tillegg anmoder vi om at HiB legger til rette for at det å jobbe i en liten og effektiv studieadministrasjon rundt dekanen og tett på instituttene og studentene, blir minst like attraktivt som det å arbeide i en stor sentralisert administrasjon hva gjelder karrieremuligheter, lønn, utviklingsmuligheter osv. Mvh. Nils O. Antonsen Instituttleder Maskin- og Marinfag

209 6. Høringssvar fra Institutt for økonomisk-administrative fag (IØAF) IØAF legger til grunn at det er avdelingene som har ansvaret for høgskolens primæroppgaver og at avdelingene trenger en administrativ stab som støtte for å ivareta disse oppgavene. Denne staben må være forankret i avdelingene med rapporteringslinje til dekanene. En slik organisering sikrer reell støtte for faglig ledelse og med nærhet til fagmiljøene. Det er viktig at høgskolens primæroppgaver blir ivaretatt av faglige ledere. Administrative ledere har ikke nødvendigvis samme mål og prioriteringer. I tillegg til støtte knyttet til økonomi og personal trenger avdelingen som nå en studieadministrativ enhet. Blant de aller mest sentrale funksjoner som må dekkes er utredningsarbeid og arbeid knyttet til kvalitetssikring og videreutvikling av studier, høringssaker, implementering av nye planer, utvikling av nye master- og doktorgradsprogram. Det trengs også administrativ støtte knyttet til faglig samarbeid med andre høgskoler og til samarbeid gjennom nasjonale råd (NRT og NRØA). Dette er oppgaver som krever nærhet til og innsikt i bestemte studier og fagmiljø. Tilbakemelding fra vår studieadministrative stab gir uttrykk for at en slik stab (begrenset til oppgavene nevnt over) redusert til ca(?) 2 personer vil være en lite attraktiv arbeidssituasjon. Staben blir for liten til at det blir noe miljø av det. Det blir også vist til at perspektivet innebærer ensidig skrivebordsarbeid. Det er ønskelig med mer variasjon, mer operative oppgaver, mer kontakt med studenter og lærere. Dette innebærer at den studieadministrative staben bør være på minst 5 personer. Det vurderes slik at disse andre oppgavene også gir en viktig kompetanse for mer utredningspreget arbeid. IØAF er åpen for at noen oppgaver, slik som foreslått i rapportens modell B, blir samlet. Først vil vi komme med noen generelle betraktninger om organisering av undervisningsinstitusjoner: Faglige betraktninger Også fra en organisasjonsfaglig vurdering framstår det som ugunstig å samle/sentralisere det administrative støtteapparatet slik at det mister den nære tilknytningen til kjernevirksomheten. Vi viser her til egen uttalelse (vedlegg bakerst i dokumentet) fra vårt fagmiljø innen ledelses- og organisasjonsfag. Erfaringer fra andre Det er en svakhet ved rapporten at den ikke inkluderer en systematisk oversikt over, og erfaringer med, alternative modeller på landsbasis. Tilhengere av modell A og C har ikke kommet opp med noen positive erfaringer med slike modeller. Tilhengere av modell B framhever at modell B er standardmodellen og at det bare er negative erfaringer med A og i hovedsak også med C. IØAF mener at framlagte argumenter i denne sammenheng tilsier at modell B er tryggere og sikrer høgskolens primæroppgaver.

210 Vi vil videre knytte kommentarer til en del forhold som har vært påpekt i rapporten og i diskusjonen om saken. Rapportens framstilling av og karakteristikk av modellene. I presentasjon av modellene er det i begge tilfeller tatt med et avsnitt med bekymringer eller motforestillinger. Motforestillinger mot modell A blir langt på vei nærmest nøytralisert ved å framheve tiltak for å avhjelpe disse problemene («lære av andres erfaringer», «forebygge slike problemer»,» gjensidig forpliktende direkte samarbeids- og kommunikasjonslinjer», «faste og forpliktende planleggings og samarbeidsmøter», «dedikerte personer for de forskjellige studieprogram» mv.) Det er selvfølgelig positivt at slike tiltak er framhevet. Men det gjøres ikke noe tilsvarende med motforestillinger mot forslag B. Motforestillinger mot forslag B kan også nøytraliseres med mange av disse og andre tilpassete tiltak. Ikke minst kan det settes inn tiltak (spesielt dersom det baseres på en bemanningsøkning slik som modell A synes å innebære) for å sikre profesjonalisering og kvalitetsutvikling og faste møter for å sikre samordning mellom avdelingene. Uansett hvilken organisasjonsmodell som velges, er det en forutsetning at perspektivene fra kapittel 4 i rapporten, samt behovet for nærhet, samarbeid og kommunikasjon (kapittel 5) ivaretas gjennom møteplasser for gjensidig erfaringsutveksling og samordning. Argumenter i rapporten til fordel for modell A (mer kvalitet, mer profesjonelt, helhetstenkning, likebehandling av studentene mv) og argumentene som er liste opp som ulemper ved modell B kommer i et merkelig lys når vi sammenholder det med situasjonen i universitets- og høgskole- Norge. Det er modell B som er hovedregelen. Argumentene til fordel for modell A synes ikke å være tillagt noen vekt ved disse studiestedene. Tilsvarende med argumenter mot modell B: De synes ikke å være tilstede, eller: det er ikke noe problem å håndtere disse innenfor normal-modellen, modell B. Høyere faglig kvalitet, profesjonalitet, likebehandling av studenter er ikke avhengig av at administrative støttefunksjoner er luket bort fra de faglige enhetene og underlagt en sentral administrativ leder. Fristilling av de ansatte i studieadministrasjonen Modell A må oppfattes som hovedforslaget fra skolens administative ledelse. Modell C kommer også fra skolens administrative ledelse, som et kompromissforslag(?). Det må antas at begge modellene vil innebære fristilling av de studieadministrativt ansatte, og at de deretter må søke de nye stillingene i den omorganiserte nye studieadministrasjonen. Dette er en av hovedsvakhetene ved en mer eller mindre full omorganisering som administrativ ledelse går inn for. Dette innebærer at den enkelte blir revet løs fra sine nåværende oppgaver og de studier og fagmiljø de har sin kompetanse i stor grad knyttet til, og som det er viktig å ta vare på. Det må i en slik sammenheng nødvendigvis være en del av prosessen at den enkelte medarbeider søker de best betalte stillingene/stillingene med høyest prestisje i den nye organisasjonen. Folk må sette seg inn i nye oppgaver og en besværlig og konfliktfyllt overgangsfase vil bli en realitet. Dette har de erfart på de høgskolene som har gjennomført slike omorganiseringer Aarhus universitet, HiVe, HSF. I forhold til høgskolens primæroppgaver er dette noe man helst bør unngå. Fristilling og risikoanalyse Det foreligger nå en fersk risikoanalyse for samlokaliseringsprosjektet ved HiB. Det erkjennes at det foreligger høy grad av risiko ved flere forhold ved dette prosjektet. Sentralt i denne sammenheng er usikkerhet knyttet til både ferdigstillingstidspunkt og kapasitet for de nye lokalene HiB skal inn i. Det

211 er også vurdert at det er høy risiko knyttet til administrative tjenester. Det påpekes i den sammenheng som et potensielt problem: at de ansatte i studieadministrasjonen ikke kjenner sine nye oppgaver. Dette innebærer et sterkt argument mot modell A, eller, at en eventuell omorganisering av studieadministrasjonen i hvert fall bør utsettes et år eller to og ikke komme i tillegg til andre store og mulige problemer. Med det utgangspunkt at studieadministrasjonen fungerer bra i dag og at vi ikke kan endre på det faktum at det blir semesterstart i nye lokaler ca. 10. august 2014, står vi overfor et sterkt argument om å ikke «eksperimentere» med ny studieadministrasjon august 2014 Økonomi Vurderinger om kostnadsforskjeller ved de alternative modellene er ikke behandlet i rapporten men har dukket opp som tema i senere diskusjoner, bl.a. i møte i organisasjonsprosjektet. Det kan synes nærliggende å tro at en sammenslåing vil gi en rasjonaliseringsgevinst. Men dette er ikke opplagt. Det er argumenter for det motsatte: En omorganisering (modell A og C) innebærer at mange vil havne på nokså nye oppgaver, til dels også med nye kollegaer, og at administrative team ikke er samkjørte. Ved en full omorganisering er det grunn til å tro at vekst i studieadministrativ stab blir resultatet når staben fungerer dårlig og ikke makter å få arbeidet gjort. På den annen side (modell B) slik vi kjenner situasjonen på AI: Vi har en liten men effektiv administrasjon, de ansatte har varierte arbeidsoppgaver med forskjellige intensitetstopper, slik at de utnytter kapasiteten på en god måte. Dette gjør at de også er godt inne i de fleste sakene, slik at de kan overta for hverandre ved f.eks. sykdom eller ferie. Viktige kjennetegn i denne sammenheng er også smidighet og fleksibilitet. Vi har også tro på at stabens nærhet til studiene, studentene og fagmiljøene innebærer mer «oppofrende» medarbeidere. En administrasjon som tar hensyn til særtrekk og spesielle behov på avdelinger og i fagmiljøer Prosjektrapporten fra fase I pekte på at det var ulikheter i studieadministrativ praksis mellom avdelingene og at det var behov for en del strukturelle endringer for å tilpasses lik praksis.. Høringssvarene fra fase I gir også tydelig uttrykk for betydningen av at studieadministrasjonen har innsikt i og ydmykhet overfor de løsningene/ordningene som er valgt på grunnlag av faglige vurderinger IØAF er overbevist om at en studieadministrativ stab på avdelingen vil ivareta våre behov best i denne sammenheng og i sterkere grad være en støtte i arbeidet med primæroppgavene. Vi tror også at en samlet (sentralisert) studieadministrasjon i sterkere grad vil være opptatt av standardisering og kontroll og på den måten i sterkere grad gi oss arbeid enn å arbeide for oss. Uavhengig av modell: stor grad av samling på Kronstad, men ikke full. Tilhengere av modell A har framhevet og snakket varmt om den positive betydningen av full samling av studieadministrasjonen på Kronstad. Både når det det gjelder argumenter om samling/ sentralisering av studieadministrasjonen (en «felles» studieadministrasjon) og om at studentene skal ha et(t?) felles sted å gå for å få svar, vil vi understreke: Avdelingen vil etter august 2014 ha sin virksomhet både på Kronstad og i Møllendalsveien. Begge stedene må tilgodeses med studieadministrative tjenester (for faglige ledere, lærere og studentene). Det kan f.eks. ikke være slik at økonomistudenter i Møllendalsveien må gå til Kronstad for å få svar på sine spørsmål.(tilsv. for de andre i Møllendalsveien). Velges modell B er det naturlig at de avdelingsvise administrative stabene plasseres i «hattene» (toppetasjene i høyblokkkene) der dekanene er plassert. Velges Modell A (eller

212 C?) er det vel meningen at studieadministrasjonen skal plasseres i samme område. Men i arbeidet med å legge rom-«kabalen» på Kronstad er det ikke sikkert at dette blir mulig, det kan likevel bli en del spredning. Uavhengig av modell: Det blir mer nærhet og bedre grunnlag for samarbeid og erfaringsutveksling. Studentenes ønske om et sted å gå for å få svar på «alle» sine studieadministrative spørsmål. Det har vært framhevet som et argument for modell A at modellen gjør det mulig å imøtekomme studentenes påståtte ønske om et felles sted å gå for å få svar på «alle» sine studieadministrative spørsmål. Det er usikkert om de har fremmet ønske om «et» eller «ett» sted. IØAF vil i hvert fall avvise «ett», fordi det også må være tilbud til studentene i Møllendalsveien. Vi setter også spørsmålstegn ved «felles». Det er vel ikke noe viktig poeng at lærer- og ingeniørstudenter nødvendigvis skal gå samme sted for å få svar på sine spørsmål. Det må viktigere at de møter helst én person som kan svare på det meste, slik at de ikke blir sendt på runddans til mange. I de aller fleste tilfellene vil det være tilstrekkelig at studentene møter 0. og 1. linjetjenestene (Selvbetjening og Servicetorg). Når de har behov for ytterligere hjelp er det viktigere at ingeniørstudenten kan gå ett sted og få hjelp til alle sine problemer, enn at vedkommende må gå til samme sted som lærerstudentene og kanskje må oppsøke flere forskjellige personer fordi funksjonene er mer spesialiserte. Dette blir bedre ivaretatt med modell B. Modellvalg i forhold til mandat for arbeidet med ny studieadministrasjon (styresak 11/115) Det er fra enkelte hold satt spørsmålstegn ved om modell B tilfredstiller retningslinjene for arbeidet, gitt i mandat og styresak 11/115. IØAF vil påpeke at studieadministrasjonen er èn forvaltningsenhet i dag, og vil fortsatt være det etter modell B. Når det gjelder krav til «èn samlet administrasjon» vil vi peke på at det her er snakk om gradsforskjeller mellom de alternative modellene. IØAF vil uansett framheve at HiB må komme fram til en best mulig modell, basert på argumenter, analyse, erfaringer fra andre og innspill som har kommet fram i prosessen. Studieadministrative oppgaver som gjøres på instituttene. Et viktig moment i saken gjelder de studieadministrative oppgavene som gjøres av de faglige på instituttene (det varierer gjerne en del mellom avdelingene). Dette er for mange lite synlig og har ikke blitt vektlagt i fase I i studieadministrasjonsprosjektet. Men det inkluderer viktige elementer i det totale studieadministrative arbeidet og ivaretas best med modell B, med studieadministrasjonen nært knyttet til fagmiljøene. Samordning av oppgaver knyttet til eksamensplanlegging og eksamensavvikling, time-og romplaner. Det har vært framhevet som et argument for modell A at disse oppgavene må løses av en felles enhet med dedikerte personer i forhold til studier og fagmiljø. IØAF er overbevist at en felles enhet i denne sammenheng (underlagt en stabsdirektør) vil gi oss et dårligere service-nivå, med mindre smidighet og fleksibilitet, mindre vilje til å finne løsninger. Vi tror en slik organisering i større grad vil stille strengere krav til standardisering, strengere tidsfrister og rammer. IØAF kan ikke se noe problem med at oppgavene løses etter modell B, med en god team-organisering mellom avdelingene- Studieveiledning Dette er tatt med som et eget punkt i rapporten (Kap. 6.5). Vi er enige i at det må skilles mellom de vitenskapelige ansattes ansvar for veiledning relatert til faglige spørsmål og studieveiledning, i tillegg til at det skilles mellom «hverdagsveiledning» og mer formell veiledning. Når det gjelder formell

213 veiledning er det viktig å være oppmerksom på at SiB allerede har god kompetanse på dette feltet, og et omfattende tilbud som også inkluderer våre studenter (tilbud om individuell samtale og kurs innen tema som bl.a. eksamensangst, studieteknikk og stressmestring, Det er viktig at en utvidelse at tilbudet ved HiB når det gjelder dette området blir komplementært til SiB s tilbud, ikke i konkurranse med det. Konklusjon: På bakgrunn av vår vurdering av alle viktige momenter i saken konkluderer vi med at vi støtter modell B i rapporten. Denne modellen gir best støtte til høgskolens primæraktiviteter. At studiene våre er velfungerende og med høy kvalitet, må ha topp prioritet, og må være det viktigste å ta hensyn til ved vurdering av modell fra august Modellen innebærer at studieadministrative staber er organisert på avdelingene med rapporteringslinje til dekanene. En slik organisering sikrer reell støtte for faglig ledelse og at studieadministrativ stab har nærhet til fagmiljøene og god innsikt i avdelingens studieprogram. Modellen baseres på at en best mulig integrering av de faglige og studieadministrative tjenestene skjer gjennom tett kontakt i det daglige virke. Det må også understrekes at modellen inkluderer teambaserte løsninger på områder der samordning er nødvendig, f.eks. arealbruk, eksamensplan, og eksamensavvikling. IØAF mener at en studieadministrativ stab på avdelingsnivå bør være på minimum 5 personer. I tillegg kommer en supplerende stab for å ta seg av praksisorganisering. IØAF etterlyser også en avklaring når det gjelder administrativ støtte for instituttet i Møllendalsveien. Det trengs minimum èn person for å dekke de forskjellige administrative oppgavene for IØAF i Møllendalsveien. Rotasjon av personer mellom Kronstad og Møllendalsveien ser vi som en dårlig løsning, vi mener det beste både for studenter og ansatte å ha en fast person å forholde seg til.

214 Administrativ organisering ved HiB - Organisasjonsteoretiske innspill v/ Kari Heggholmen, Eli Lindblad Rem, Tom Skauge, Institutt for ØkAdm. Kunnskapsledelse og administrative støttefunksjoner Høgskolen er en kunnskapsorganisasjon hvor kjernevirksomheten og kjernekompetansen entydig er plassert i organisasjonenes grunnenheter. I faglitteraturen er dette kalt den operative kjernen. HiB samfunnsoppdrag for profesjonsutdanning og forskning foregår ved HiBs institutt, - program og -sentre. God kunnskapsledelse og god administrasjon i en kunnskapsorganisasjon må derfor ha en særlig orientert mot kunnskapspremisser fra sine fagfolk og sine brukere. HiB som profesjonelt byråkrati HiB er et profesjonelt byråkrati. I vår grunnbok i organisasjon og ledelse for ØkAdm-studiet heter det 1 : «Denne organisasjonsformen er kjennetegnet ved profesjonalisering, og at de ansatte i den operative kjernen er tildelt mye beslutningsmyndighet og handlefrihet i det daglige arbeidet. Beslutningsmyndigheten kan desentraliseres fordi den operative kjernen består av profesjonelle som gjennom utdanningen har tilegnet seg kunnskaper og ferdigheter for å løse oppgavene på en tilfredsstillende måte» (..) Det profesjonelle byråkrati kjennetegnes ved at beslutningsmyndighet er delegert til de ansatte i daglige spørsmål, altså et desentralisert byråkrati. Ingen andre enn de profesjonelle kan vurdere hvordan jobben skal utføres på en god måte. Strukturen er sterkt spesialisert, og fremstår derfor som horisontalt kompleks horisontal kompleks. De beste eksempler på profesjonelle byråkratier er sykehus eller høyere utdanningsinstitusjoner. (..) Fordeler med denne organisasjonsformen er at delegering av beslutningsmyndighet sikrer et godt faglig arbeid. Dessuten gir delegering av beslutningsmyndighet raskere problemløsning og saksbehandling.» Vi har valgt å illustrere betydningen av den faglige kjernen med illustrasjonen under: Administrasjonen som støtte Administrasjon er en svært viktig støttefunksjon for HiBs samfunnsoppdrag for utdanning, forskning og samhandling med samfunnet. I tillegg til denne viktigste servicefunksjon for administrasjon mot grunnenhetene har HiBs ledelsesledd behov for noe administrativ kapasitet som kan betjene styrefunksjoner, kommunikasjon med Kunnskapsdepartementet og andre felles representasjonsoppgaver ut mot samfunns, arbeids- og næringsliv. Et hovedprinsipp for administrasjon er at den skal være nærmest mulig kjernevirksomhet der kjerneoppgavene blir utført. Under bestemte betingelser kan det være nyttig å sentralisere. Det forutsetter i såfall at 1 Jacobsen og Thorsvik 2007:90-91.

215 organisasjonens omgivelser er svært stabile og svært ensartede (homogene) 2. I HiBs tilfelle er omgivelsene dynamiske: Arbeids-, nærings- og samfunnsliv har varierende behov for utdanningskapasitet og forskning. HiBs omgivelser er også lite ensartet (heterogene): Industrien ønsker teknologer. Skolen trenger lærere og helsevesenet trenger helsearbeidere med store variasjoner i kunnskapsgrunnlag. Nærhet, desentralisering og tillit Basert på ovenstående organisasjonsanalyse er det rimelig at valg av organisasjonsmodell for administrasjon må være basert på prinsippet om nærhet til HiBs viktigste brukere av administrative tjenester. Det er derfor overaskende at HiB i sine utredninger om fremtidig organisering ikke drøfter alle tre aktuelle organisasjonsformene ikke minst hovedmodellen ved UiO og UiB: Administrasjon knyttet til instituttnivået. Administrativ nærhet til HiBs faglige kjerne må være et bærende prinsipp. Nærhet innebærer også fysisk nærhet i så stor grad det er mulig. Mellom HiBs gode administrasjon og faglige ansatte bør det være kortest mulig vei og færrest mulige låste dører. Nærhet innebærer Nærhet til studentene Nærhet til faglige/vitenskapelige ansatte At arbeidsoppgaver/retningslinjer er i samspill og forståelse med fagenhetene og avdelingsledelsen At HiBs studieadministrative ekspertise har erfaring med bestemte studier/fag/vurderingsordninger/sensorer med mer. Lettere å registrere feil. Forslag om ytterligere sentralisering av HiBs administrative medarbeidere må dermed begrunnes særskilt, og svare på spørsmålet om vilkårene for sentralisering er til stede. Administrativ detaljstyring fra stabselementer langt unna kjernevirksomheten innen forskning og undervisning er ikke er tjenlig i en dynamisk og kompleks kunnskapsorganisasjon. Dels gir dette flaskehalser i beslutningstaking, dels kan det reflekterer at administrativ innblanding har for lite respekt for faglig kompetanse i HiBs grunnenheter. Nærhetsprinsippet er viktig i all forvaltning også for undervisning og forskning. De som kjenner undervisning og forskning må ha administrativ støtte til å gjøre sin jobb best mulig. Endringsledelsens hovedoppgaver En forutsetning for god endringsledelse er at det blir stilt en diagnose gitt en problemdefinisjon før løsninger blir skissert 3. Hovedforslaget fra arbeidene som er gjort ved HiB skal gi en ytterligere sentralisering av administrative funksjoner ved HiB. Den er understøttet av både formelle- (linje og kommandomyndighet) og uformelle strukturer (fysisk nærhet). Dersom denne radikale sentraliseringen (som knapt er i bruk andre steder i Norge) er svaret. Hva er da spørsmålet (diagnosen eller problemdefinisjonen)? Litteratur: JACOBSEN, D. I Organisasjonsendringer og endringsledelse, Bergen, Fagbokforlaget. JACOBSEN, D. I. & THORSVIK, J Hvordan organisasjoner fungerer, Bergen, Fagbokforlaget 2 Sm.st. s Jacobsen,. 2004: 20

216 8. Høringsuttalelse fra administrasjonen ved Avdeling for ingeniørutdanning. 1. Innledning Deler av administrasjonen ved Avdeling for ingeniørutdanning har hatt møte om saken. I møtet ble de ulike modellene drøftet, og det var enighet om både modell A og B har styrker og svakheter, men at ingen av modellene kan tas i bruk uten modifikasjoner. I prosjektrapporten nevnes fire ulike hensyn/interesser som må i varetas i den nye organiseringen, for å sikre profesjonalitet og kvalitet i den studieadministrative virksomheten: Helhets-/institusjonsperspektivet Studentperspektivet Avdeling/institutt/programperspektivet Administrasjonsperspektivet Vi tror at preferanse for valg av organisering vil avhenge av hvilke av de fire overnevnte hensyn som veier tyngst i vurderingen. 2. Studentperspektivet/avdelingsperspektivet Vi ser helt klart at det ut fra et avdelingsperspektiv og studentperspektiv, vil være en stor styrke å ha en studieadministrasjon organisert ved avdelingen i linje til dekan. Vi mener en slik gruppe må bestå av minimum 8-10 personer. «Studentene skal lykkes!» er en visjon som ligger til grunn for alt arbeid i avdelingens administrasjon. Mange studieadministrative tjenester er vesentlige for studiekvalitet og læringsmiljø, og vi tror at en profesjonell studieadministrasjon i nær tilknytning til fagpersonale og ledelse ved avdelingen bidrar til, som et supplement til den faglige virksomheten, at våre studenter lykkes. 3. Utvikling- og karrieremuligheter for den enkelte administrativt ansatte For den enkelte administrativt ansatte mener vi det kan være fordeler ved å velge en organisasjonsmodell i retning av en felles administrasjon. Her tenker vi først og fremst på de muligheter en felles organisering vil gi vi større faglig fellesskap og utviklingsmuligheter. En slik organisering forutsetter imidlertid at det er dedikerte grupper knyttet opp mot den enkelte avdeling. En intern organisering av en fellesadministrasjon må derfor sikre en fornuftig og balansert inndeling i undergrupper. 4. Valg av organiseringsmodell for studieadministrasjon gir også konsekvenser for annet administrativt personale Vi tror at en eventuell omorganisering av studieadministrasjonen vil ha konsekvenser for hele avdelingsadministrasjonen, da det blir langt færre administrative støttespillere ved avdelingen. Vi er kjent med at instituttene ved avdelingen uttrykker et stort behov for mer administrativ støtte, og vi frykter at en organisering i retning av modell A vil kreve mer av de administrativt ansatte som blir igjen ved avdelingen. 5. Konklusjon Uavhengig av studieadministrasjonen framtidige organisatoriske tilhørighet, vil administrasjonen ved AI oppfordre høgskoledirektøren til å sørge for samme muligheter for kompetanse- og lønnsutvikling for de administrativt ansatte ved HiB.

217 Høringsuttalelse AL Organisasjonsprosjektet: Forslag til en framtidig organisasjonsstruktur Organisasjonsprosjektet (delprosjektet Studieadministrasjon) har lagt fram en prosjektrapport 1 som foreslår en framtidig organisasjonsstruktur av studieadministrasjonen ved høgskolen. Denne er lagt ut på høring (Sak 2012/1923). Dette er avdeling for lærerutdannings høringsuttalelse. Rapporten setter tre modeller opp mot hverandre: A. Felles organisatorisk enhet for studieadministrasjonen B. Studieadministrative tjenester tilknyttet avdelingen (noen tjenester på avdelingene, andre i en fellesadministrasjon) C. Felles studieadministrativ enhet og administrative ressurser til dekanene Målet for organiseringen skal være å sikre profesjonalitet og kvalitet i den studieadministrative virksomheten og ivareta interessene til høgskolen, studentene, avdelingene og administrasjonen. I rapporten er mye av den argumentative kraften lagt ned i å framstille modell A som den beste løsningen, mens det kan se ut til at de to alternativene er lagt inn i etterkant (modell B) og konstruert som et kompromiss (modell C). Dette har som følge at argumentasjonen for de to siste modellene ikke er fyllestgjørende. Avdelingen oppfatter det derfor slik at vi i høringen ikke nødvendigvis skal falle ned på en av modellene, men at modellene mer er utgangspunkt for en diskusjon om hvordan studieadministrasjonen kan organiseres best mulig, og at målet for høringen er å fastsette de viktigste prinsippene for denne organiseringen. Vi skal ikke kommentere prosessen fram mot høringen i særlig grad, men det kan virke som om de faglig ansatte og faglige perspektiv er kommet for seint med i prosessen, og at rapporten som er skrevet, bærer preg av dette. Når rapporten presenterer tre svært ulike modeller, burde det ha kommet klart fram i rapporten hvem som har fremmet forslag om de ulike modellene, og argumentasjonen for dem burde ha vært utformet av forslagsstillerne. Det hadde gjort rapporten mer transparent, og det ville ha vært lettere å ta stilling til en modell framfor de to andre. Det er selvsagt ikke heldig når lesingen av rapporten avler tvil om modellene er presentert i tråd med intensjonene til dem som ønsker modellen. Sånn denne rapporten er skrevet, blir det derfor tidvis nødvendig å argumentere mot hvordan modellene blir presenterte. Dekanen har sendt rapporten på høring på avdelingen. Det er kommet inn ti høringsuttalelser (Se vedlegg). 2 Det er verdt å merke seg at ingen støtter modell A, da den ikke synes å ivareta avdelingens behov for administrative ressurser (nevnt av alle); et flertall går inn for modell B, og et mindretall går inn for en justert variant av modell C (eller en kombinasjon av B og A). Ett av disse forslagene ønsker 1 Prosjektrapport. Delprosjekt Studieadministrasjon. Fase 2: Best for flest! Studenten skal lykkes med felles beste praksis! 2 Fra avdelingsrådet, avdelingsadministrasjonen, dramaseksjonen, matematikkseksjonen, samfunnsfagseksjonen, norskseksjonen, kunst og håndverkseksjonen, engelskseksjonen, pedagogikkseksjonenene for GLU og BLU og studentrådsstyret ved avdelingen. 1

218 at studieadministrasjonen legges under dekanene, ikke under utdanningsdirektøren, men med arbeidslag på tvers med dedikerte personer som tar ansvar for de sentrale tjenestene (ikke omvendt med avdelingsdedikerte personer sentralt organisert). En uttalelse uttrykker bekymring for at en hektisk flytteperiode ikke er det rette tidspunktet for å gjennomføre en gjennomgripende omorganisering av studieadministrasjonen. I dag er dekanen faglig og administrativ leder for avdelingen. Kontorsjefen har personalansvar for de administrativt ansatte, som er ca. tjuefem i tallet. Administrasjonen er delt i team med egne teamledere. Eksempler på slike team er studie- og eksamensteamet, praksisteamet og team for personal og økonomi. Administrasjonen utfører mange ulike typer oppgaver, så som førstelinjetjeneste overfor studentene, eksamensadministrasjon, praksisadministrasjon, studieorganisering, sikring av studiekvalitet, regnskapsarbeid, studieveiledning, forvaltningsoppgaver, utsteding av vitnemål og sekretariatsoppgaver. I tillegg kommer sørvisoppgaver og komplementære arbeidsoppgaver overfor fagpersonell og avdelingsledelse. De administrative oppgavene forutsetter tett, daglig dialog med fagmiljøene og avdelingsledelsen (og mer sporadisk med sentraladministrasjonen). Noen av oppgavene er bestilt, andre oppstår av ulike behov. Noen oppgaver følger årshjulet, andre ikke. Noen krever lang behandlingstid, mens andre igjen oppstår spontant, krever rask behandlingstid og er avgjørende for og setter sitt preg på den daglige driften av avdelingen. Felles for alle de administrativt ansatte på avdelingen er at de har sammensatte arbeidsoppgaver. Dette for at de skal få variasjon i arbeidsoppgavene sine, men også fordi de skal kunne bakke hverandre opp og utfylle hverandre, f.eks. ved sykdom eller i travle perioder. Uten en sånn organisering er det vanskelig å se for seg at avdelingen ville kunne løse alle de administrative oppgavene den har. I rapporten framheves en slik praksis som en styrke kun ved sentraliseringsalternativet (modell A), noe som virker besynderlig så lenge det er gjeldende praksis i dag på avdelingene. Avdelingsadministrasjonen har gode kunnskaper om avdelingen, utdanningene våre, praksisfeltet, forvaltningen mm. Den hadde stort utbytte av kartleggingsarbeidet i fase en av studieadministrasjonsprosjektet og er opptatt av å finne beste praksiser og samarbeide på tvers av avdelingene. Dedikasjon er et nøkkelbegrep i rapporten. Men i den er ordet brukt som noe som delvis kan kompensere for at de administrative tjenestene blir sentraliserte. Vi mener at dedikasjon er en viktig motivasjonsfaktor, kanskje den viktigste, som det gjelder å ta vare på. Vår administrasjon har naturlig nok dedikasjon inn mot lærerutdanningene, og ansatte her vil være mest trygge viss de kan bruke sine kunnskaper og ferdigheter inn mot avdelingen hvor de nå er ansatt, og hvor mange er ansatt på grunn av spesialkompetanse og erfaringsbakgrunn fra praksisfeltet avdelingen utdanner for. En mulig løsning er derfor å la være å gjøre store endringer i måten studieadministrasjonen er organisert på midt opp i den kaotiske innflyttingsfasen vi står framfor, og etter hvert vurdere hvilke studieadministrative oppgaver som egner seg for sentralisering og hvilke som bør beholdes på avdelingsnivå, etterhvert som en felles kultur og identitet utvikles på de nye lærestedene. Det kan se ut som om rapporten blander sammen plassering og organisering. Slik prosessen om plassering av personalet på Kronstad og i Møllendalsveien er lagt opp, virker det som om det allerede er bestemt at det er avsatt egne områder hvor de administrativt ansatte skal sitte. Uavhengig av hvilken organisering som velges, kan administrativt personale med like funksjoner og 2

219 arbeidsoppgaver helt og holdent eller langt på vei derfor plasseres i nærheten av hverandre. Dermed vil det være mulig å bygge en helhetlig administrasjonskultur etter samlokaliseringen, selv om deler av studieadministrasjonen er knyttet til avdelingene og underlagt dekanene. Den planlagte plasseringen av de administrativt ansatte vil også gjøre det lettvint med underordnet teamorganisering på tvers av avdelingsstrukturen. Den avgjørende forskjellen på de tre modellene er hvorvidt de administrative tjenestene og arbeidsoppgavene skal sentraliseres, eller hvorvidt, og i hvor stor grad, disse fortsatt kan være desentraliserte. I neste omgang handler dette også om hvem som skal ha nærmest myndighet over de administrative ansatte, disponere de administrative ressursene og definere det administrative behovet. Høgskolen er en kunnskapsorganisasjon, og som sådan er den en helt spesiell organisasjon. Det er de faglige ansatte som driver kjernevirksomheten ved høyskolen, som er utdanning, forsknings-, utviklings-, og nyskapingsarbeid og samfunnskontakt. Ordet «administrere» kommer fra det latin og betyr til tjeneste eller oppvartning. Administrasjonens viktigste funksjon er å tjene, oppvarte eller støtte høgskolens kjernevirksomhet, som i all hovedsak skjer på avdelingsnivå. Rapporten slår fast at det utkrystalliserer seg fire ulike hensyn/interesser som må ivaretas i den nye organiseringen for å sikre profesjonalitet og kvalitet i den studieadministrative virksomheten (vår utheving). Det er ingen som er imot at profesjonalitet og kvalitet settes i høysete. Disse hensynene eller interessene blir i forlengelsen kalt perspektiv. Oppdelingen i fire perspektiv virker også fornuftig, men rekkefølgen på og omtalen av de fire ulike perspektivene virker noe tilfeldig og litt lemfeldig. Avdelingen har derfor funnet det hensiktsmessig å kommentere disse perspektivene etter tur: 1. Helhets- /institusjonsperspektivet Ifølge rapporten er det viktig at høgskolen framstår som en helhet. Avdelingen deler det synspunktet, men det betyr selvsagt ikke at høgskolen ikke kan deles opp i mindre faglige og administrative enheter. Høgskolereformen i 1994 la klare føringer for oppbyggingen av den administrative strukturen i sektoren. Ifølge departementet (NOU 1998:6) har de fleste høgskolene etter denne reformen falt ned på en modell med to nivå en fellesadministrasjon og avdelingsadministrasjoner. Dette er en klar indikasjon på at det er en formålstjenlig organisering. Vi vil mene at jo større en institusjon er, desto mer vil det være behov for delegasjon av myndighet, spredning av støttefunksjoner, gode prosessrutiner og klare beslutningslinjer. Det er uansett ikke gitt av seg selv at høgskolen som en helhet framstår mer helhetlig om studieadministrasjonen yter helhetlig sørvis til alle ansatte og studenter, som det står skrevet i rapporten. At de skal det, er trivielt. Det er merkelig at helhetlig her brukes som adjektiv til studieadministrativ tjenesteytelse. Her er vi redd for at språkbruken er blitt styrt av rapportforfatterens ønske om mest mulig sentraliserte tjenester. Høgskolen er forpliktet til å følge regler og lover, som ikke bare gjelder for høgskolen, men som i det store og hele er felles for hele sektoren. Disse forvaltningsmessige forpliktelsene med påfølgende 3

220 kontrollfunksjon gjelder uavhengig om studieadministrasjonen for eksempel er sentralisert eller desentralisert; og de gjelder for dagens organisering så vel som for framtidens organisering hvordan den enn blir. For at høgskolen skal framstå som en samlet institusjon, er det viktig at administrasjonen er effektiv og beslutningsprosessene gode (jf. over om profesjonalitet og kvalitet). Et allment akseptert prinsipp som vil bevirke dette, er det såkalte nærhetsprinsippet, som i korthet går ut på at beslutninger tas nærmest mulig dem som beslutningene omfatter. Sagt på en annen måte: Det er vanskelig å se at prosessene blir mer effektive av at avdelingsledelsen skal bestille alle administrative tjenester fra utdanningsdirektøren, så lenge de vitenskapelige ansatte sitter på fagekspertisen, de administrative kjenner regelverket, dekanen har faglig og administrativt ansvar og det er avdelingen som kjenner arten til og omfanget av de administrative oppgavene som skal løses. 2. Studentperspektivet Av en eller annen merkelig grunn har rapporten fått tittelen: Best for flest! Studenten skal lykkes med felles beste praksis!. Vi går ut fra at felles beste praksis her gjelder studieadministrasjonen, selv om det grammatikalsk entydig er knyttet til studentene. Videre kan det ut fra tittelen se ut til at studentperspektivet er gitt forrang framfor de andre perspektivene. Dette framstår som ubegrunnet. I beste fall kan det tolkes som at det er studentene som i siste instans vil nyte godt av en profesjonell og god organisering. Det er selvsagt. Mest av alt virker tittelen som et slags mantra (jf. alle utropstegnene), som det kanskje ikke er verdt å bruke mer tid på. I rapporten skiller omtalen av studentperspektivet seg ut på flere måter: For det første gjengis det at studentene uttaler at de vil ha mest mulig fellestjenester. Studentene er her muligens studentene i arbeidsgruppen, og neppe et representativt utvalg. Det bør være høringen og ikke rapporten som uttaler seg på studentenes vegne. I tillegg virker det som om studentperspektivet i hovedsak dreier seg om enkel sørvisytelse der behandlingen kan måles som lik eller ulik (likeverdig) den andre studenter får, og at garantien mot ulik behandling er fellesadministrasjon. Studentrådsstyret på AL går ikke inn for modell A, men en variant av modell C, og de er i sin høringsuttalelse mer opptatt av nærhetsprinsippet enn likhetsprinsippet. Det må være på det rene at studentperspektivet også må tillegges stor vekt i administrative avgjørelser der det ikke nødvendigvis er en studenthenvendelse som ligger til grunn. Det tas mange faglig- administrative beslutninger med betydning for studentenes utdanninger, studiekvalitet og læringsmiljø, som ikke kan måles i lik vs. ulik skrankebehandling. (jf. for eksempel avgjørelser som er tuftet på rammeplanforskrifter, nasjonale retningslinjer, fagplaner med mer.) 3. Avdeling/institutt/programperspektivet Som sagt drives kjernevirksomheten av avdelingene, og avdelingenes behov bør derfor vektlegges sterkt. Også når det gjelder dette perspektivet argumenteres det som om sentralisering er vedtatt (modell A). Riktignok vises det til noen bekymringer, men dem gjelder det bare å være seg bevisst. For avdelingen er nærhetsprinsippet og dekanens styringsrett viktige prinsipp som vi tror sikrer effektivitet og faglighet. I rapporten argumenteres det som om studieadministrasjon bare er støttefunksjoner som kan bedrives fra distanse og gjennom fora for samarbeid, men mange 4

221 administrative avgjørelser krever kunnskaper om utdanningen og profesjonen, faglig forankring og faglig skjønn. Viss hele studieadministrasjonen legges direkte under utdanningsdirektøren, vil dekanene bli fratatt myndighet i forhold til i dag. I rapporten gjentas det flere steder at dekanen er avdelingens faglige leder, men i dekanens stillingsomtale heter det: 1. Dekanen er leder for avdelingen og har det overordnete ansvaret for både den faglige og den administrative virksomheten ved avdelingen. 2. Dekanen rapporterer til rektor i faglige saker og høgskoledirektøren i administrative saker. Dekanen er følgelig faglig og administrativ leder ved avdelingen. En fullstendig sentralisering vil nødvendigvis overføre myndighet fra faglig til reint administrativt hold. Det vil også i mange tilfelle forvanske beslutningsprosessene unødig og øke byråkratiet. Det er ingen enkel bekymring som kan avfeies på en lettvint måte. God og effektiv saksbehandling fordrer i utdanningsspesifikke sammenhenger en stor porsjon spisskompetanse inn mot profesjonen. Vi er redde for at sentralisering kan føre til mer generalisering, og at det svekker tjenesteytingen overfor kjernevirksomheten. 4. Administrasjonsperspektivet. Det virker som om rapporten oppfatter studieadministrasjon for enkelt som kontroll og direkte, responderende tjenesteyting. Det er viktig at vi utvikler en administrasjonskultur som er effektiv, ytende, samarbeidende og utviklende, og ikke en egen lukket administrasjon som er seg selv nok. Avdeling for lærerutdanning mener at organiseringen av studieadministrasjonen i større grad enn rapporten gjør, bør anerkjenne sammenhengen mellom den faglige virksomheten og den studieadministrerende virksomheten, og ikke bare se på administrasjon som kontroll og forvaltningsorgan enkelt forstått. Ved å se på avdelingenes behov, vil en lettere bygge opp en slagkraftig administrasjon som ivaretar studentene og bygger en kultur som tjener høgskolen som helhet. Vi foreslår ikke at de delene som er sentraliserte i dag, skal føres tilbake til avdelingene. Vi er også trygge på at nulte- og førstelinjetjenestene må være felles. Romplanlegging er et annet eksempel på en administrativ oppgave som bør sentraliseres. Vi vet ikke for sikkert hvordan verden vil se ut etter samlokaliseringen. Derfor er vi ikke fremmed for at vi etter hvert som vi utvikler en felleskultur på Kronstad og i Møllendalsveien, bør se på organiseringen av studieadministrasjonen på nytt. Før det bør vi finne mer ut om hva slags studieadministrativ kompetanse høgskolen trenger på veien mot profesjonsuniversitet. Denne veien må stakes ut som et samarbeid mellom ledelse, fagpersonell og administrasjon 5

222 Vedlegg Vedlegg 1 Høringsuttalelse fra avdelingsrådet ved AL Vedlegg 2 Invitasjon til høring på avdelingene Vedlegg 3 Høringsuttalelse fra studieadministrasjonen på AL Vedlegg 4 Høringsuttalelse fra dramaseksjonen Vedlegg 5 Høringsuttalelse fra seksjon for matematikk fagdidaktikk Vedlegg 6 Høringsuttalelse fra samfunnsfagseksjonen Vedlegg 7 Høringsuttalelse fra norskseksjonen Vedlegg 8 Høringsuttalelse fra seksjon for kunst og håndverk Vedlegg 9 Høringsuttalelse fra engelskseksjonen Vedlegg 10 Høringsuttalelse fra seksjonene for pedagogikk GLU og pedagogikk BLU Vedlegg 11 Høringsuttalelse fra studentrådsstyret AL (også sendt til studentparlamentet) 1. Høringsuttalelse fra avdelingsrådet ved AL Prosjektrapport Delprosjekt Studieadministrasjon Fase 2 Avdelingsrådet ved Avdeling for lærerutdanning vil som høringsinstans i forhold til prosjektrapporten uttale følgende: Rådet ønsker ikke en full sentralisering av de administrative støttefunksjoner underlagt utdanningsdirektøren. I stedet ønsker rådet tilstrekkelig grad av administrative funksjoner knyttet til avdelingene. Dette ser vi prinsipielt sett som svært viktig og avgjørende. Rapporten har tre forslag til fremtidig organisering av administrasjonen, forslag A, B og C. Slik vi tolker rapporten, er det forslag A som står i fokus. Man argumenterer hovedsakelig for den. Det er en betydelig svakhet ved rapporten. Rådet er av den oppfatning at forslag A ikke i tilstrekkelig grad ivaretar avdelingenes behov. Rådet ser det som selvsagt at høyskolen har én administrasjon. Men det betyr ikke at alle administrative funksjoner må sentraliseres. Høyskolen har én administrasjon i dag og deler av denne administrasjonen er knyttet til avdelingene og dekanenes styringsrett. Slik bør organiseringen av administrasjonen i prinsippet også være etter Vi ser svakheter ved forslag A, men ser det vanskelig å ta stilling til forslag B og C, blant annet fordi disse forslagene virker noe uferdige og lite utredet. 6

223 Rådet mener at høyskolen trenger en åpen, god og grundig diskusjon om hvilke administrative funksjoner som bør knyttes til avdelingene og dekanenes styringsrett, og hvilke funksjoner som med fordel kan samorganiseres og sentraliseres. Vi er av den oppfatning at viktige støttefunksjoner innenfor områdene studieadministrasjon og økonomi også etter må knyttes til avdelingene i organisert forstand. Det for å sikre nødvendig grad av nærhet til dekan, utdanningsledere, fagpersonale og studenter en nærhet som også sikrer administrasjonens nødvendige kunnskap om og kjennskap til utdanningene og til det faglige personale samt studenter. Sist, men ikke minst, ser vi dette som viktig for å sikre en raskest mulig saksbehandling. Vi ser det derfor slik at avdelingene også etter vil ha behov for delegert styring av deler av administrasjonen. Landås 2. mai Invitasjon til høring på avdelingen Fra: Per Arne Michelsen Sendt: 15. april :32 Til: AL-Seksjonsleder Kopi: Karen Klepsvik Emne: organisering av studieadministrasjon Avdelingen er høringsinstans på rapport om organiseringen av studieadministrasjonen. Jeg ønsker at seksjonene og administrasjonen ved avdelingen skal få komme med innspill til høringen. Frist for de lokale innslagene er 2. mai (sendes dekan). Avdelingen har høringsfrist 9. mai. Gruppen bak rapporten har ikke greid å komme til enighet og det foreligger tre ulike modeller. Hvordan studieadministrasjonen er organisert har stor betydning for det faglige arbeidet ved avdelingen. Det er derfor viktig at vi får en brei diskusjon på dette på avdelingen. PAM 3. Høringsuttalelse fra studieadministrasjonen på AL Framtidig studieadministrativ organisering ved Høgskulen i Bergen Kven skal studieadministrasjonen ha nærleik til for å kunne gi studentar det beste studieløpet og korleis skal ein sørgje for at dei fagleg tilsette skal få dei beste vilkåra for å kunne gi ei optimal undervisning og vilkår for FoU- arbeid i lys av universitetsambisjonen? For vår del er nærleik til studentar, fagtilsette og avdelingsleiing det viktige. Denne nærleiken finn vi i høgskulens kjerneverksemd, utdanning og forsking, som er å finne på avdelingsnivået. 7

224 Høgskulen har valt å konsentrere seg om delar av dei administrative oppgåvene i omorganiseringsprosjektet. Skal ei omorganisering av studieadministrasjonen lukkast, så er det nødvendig at arbeidsoppgåvene blir sett i lys av dei enkelte utdanninganes, avdelinganes og studentgruppenes eigenart. Organisasjonsprosjektet har ikkje valt ein slik innfallsvinkel, noko som rapportens forståing og løysingar ber preg av. Prosess og rapport Mandatet Studieadministrasjonen ved Avdeling for lærarutdanning stiller seg kritiske til den manglande mandatavklaringa prosjektet «ny studieadministrasjon» har i høve styringsretten. Det har i organisasjonen og mellom deltakarane i prosjektet vore to tolkingar av kva som ligg i ein studieadministrasjon dekan- og direktørstyrt eller direktørstyrt. Rapporten har openbart hatt den siste varianten som utgangspunkt. Ei slik eksklusiv tolking strir i mot høgskulens vedtekne forståing av at ein tilbake til 90- talet har hatt ein administrasjon underlagt dekanar og direktør. Departementet la under gjennomføringa av høgskulereforma i 1994 ei rekke føringar for oppbygginga av den administrative strukturen i høgskulesektoren. Desse viser at dei fleste høgskular har funne det hensiktsmessig å etablere to administrative nivå med ein fellesadministrasjon og ein eller fleire avdelingsadministrasjonar(nou1998:6). Prosessen Studieadministrasjonen gjekk til fase 1 med intensjon om å kartlegge og sameine studieadministrasjonen på HiB på best mogleg måte. Det var ein positiv prosess prega av optimisme. Samtidig var det studieadministrative arbeidet knytt opp mot spørsmålet om styringsrett og utdanninganes særpreg ikkje med. Studieadministrasjonen forstod det likevel slik at arbeidet ein gjorde ville kome til nytte i fase 2 og opplevde at store ressursar vart nytta for å sikre arbeidet gode vilkår. Gjennomføringa av fase 2 var skuffande. Arbeidet i den første fasen var ikkje i vesentleg grad tatt høgde for eller vidareført. Deltakarane i arbeidsgruppa opplevde å få innkallingar seint opp mot dei tre aktuelle møta, noko som vanskeleggjorde arbeidet og som førte til at rapportens alternativ B og C kom til i ettertid utan diskusjonen i arbeidsgruppa var ferdig. Tidspresset dei involverte opplevde i fase 2 var uforsvarleg med tanke på at det var ei særs viktig rapportfase som skulle danne grunnlag for omorganisering. Tidsperspektivet Det er alarmerande at tid går føre substans i denne prosessen. Med betre tidsplanlegging ville ein i større grad fått sett på heilskapen i organisasjonen, då dei ulike einingane gjensidig påverkar kvarandre. Fase 1 var produktiv for store delar av studieadministrasjonen ved HiB og førte til eit godt samarbeidsklima som lovar godt for samlokaliseringa. Rapporten frå fase 1 var rimeleg god, men mangla kartlegging av det studieadministrative arbeidet vitskapleg tilsette og fagleg- administrative leiarar utfører. Sjølv med ei breiare arbeidsgruppe i fase 2, gjekk ein ikkje inn i denne tematikken. Tida høgskulen har frå eit vedtak i høgskulestyret om organisering av studieadministrasjonen til implementering er kort. Dersom høgskulestyret går inn for den mest dramatiske omlegginga (alternativ A), vil det føre til mange nye arbeidsinstruksar, nye ansvarslinjer og fare for at ei rekke studieadministrative arbeidsoppgåver ikkje blir fanga opp i ei funksjonsorganisering. I seg sjølv er 8

225 dette alvorleg, og det blir ikkje betre av at høgskulen i tillegg skal gjennomføre ein flytteprosess på same tid. Rapporten Rapporten har ei sterk slagside, der funksjonstenking, institusjonsperspektivet og den faglege administrative fellesskapen er dei sterkaste føringane. Rapporten bygg konsekvent opp under alternativ A. Dette vil gjelde alt frå forståing av kva ein administrasjon er for noko, til kva arbeidsoppgåver den har. Funksjonstenking. Arbeidet studieadministrasjonane utøver i dag er grunna i arbeidsoppgåver der mange følgjer årshjulet i utdanningane. Ein person kan ha fleire funksjonar, noko som også blir sett som ein styrke med tanke på at fleire kan utfylle kvarandre. Rapporten legg til grunn ei funksjonstenking, der nærleiken til utdanningane skal sikrast gjennom dedikerte personar. Korleis sikringa skal skje over tid seier rapporten ingenting om. Å organisere etter funksjonar blir omtala som å sikre profesjonalitet i forvaltninga fordi det gir nærleik mellom dei administrativt tilsette og likebehandling av studentane. Dette er også eit grep som studieadministrasjonen er kritisk til. Profesjonalitet og likebehandling handlar i like stor grad om å yte studentar, fagtilsette og avdelingsleiing ein støtte som er tilpassa utdanningane ved høgskulen Rapporten manglar både eit erfaringsgrunnlag og eit teoretisk grunnlag. Verken prosessen (fase 1 og 2) eller rapporten har etter det vi kan sjå brukt noko av den mangfaldige litteraturen som finst om omorganisering og om framtidas administrasjon. Administrative arbeidsoppgåver og formell kompetanse har gått gjennom ei kraftig endring dei siste tiåra. Litteraturen om framtidas administrasjon viser at personalets ønskjer om interessante oppgåver, ansvar og sjølvstende vil bli sterkare fordi den samla kompetansen aukar. I lys av universitetsambisjonen og høgskulen som kunnskapsorganisasjon burde rapporten og forslaga til organisering i langt større grad sett framover mot det forventa (kompetanse)behovet i det administrative apparatet. Det er viktig at administrasjonen på høgskulen er ein del av ein heilskap som bidreg til god utdanningskvalitet og godt læringsmiljø for studentane. I framtida trur vi at det blir endå viktigare at samhandlinga mellom studieadministrasjonen og fagtilsette er tett, noko som sikrar at dei komplementære oppgåvene blir gjort. Då må høgskulen sørgje for gode strukturar og organisering som er med på å fremje denne samhandlinga. Forståing av administrasjonen på høgskulen. Rapporten viser tidvis ei ganske snever oppfatning av korleis administrasjonen fungerer på høgskulen. Det forvaltningsmessige grunnlaget er dominerande og det er tatt lite omsyn til den tenesteytande og utdanningsretta studieadministrasjonen. Det er gjennomgåande ei svakheit i den første delen av rapporten at sentraladministrasjonens funksjonar og arbeidsområde blir forstått som dekkande for det studieadministrative arbeidet. Rapporten tar heller ikkje inn over seg ressurssituasjonen sett i lys av ein effektiv administrasjon og gode beslutningsprosessar. Dei ulike alternativa Rapporten legg fram tre ulike alternativ som høgskulestyret skal ta stilling til i junimøtet. Det er to radikalt ulike forslag (A og B) og eit som forsøksvis er ein mellomting. Studieadministrasjonen vil først peike på at rapporten i si framstilling konsekvent støttar under det som er alternativ A som føreslår full direktørstyrt sentralisering. Dei to andre alternativa er ikkje innarbeidd i argumentasjonen i rapporten og er openbart lagt til etter at dokumentet fekk si endelege form. 9

226 Det er vidare ei svakheit ved alternativa at ein nyttar positive omgrep som profesjonelt, robust, fagleg fellesskap, kvalitetsheving, osv. nærast eksklusivt om det første alternativet. Studieadministrasjonen vil peike på at dei same omgrepa like gjerne kan nyttast om dei to andre alternativa, då det i rapporten ikkje blir forklart kva ein legg i dei. Eit justert forslag Studieadministrasjonen ved AL ønskjer ikkje bevaring for bevaringas skuld og ser ikkje vekk frå at erfaringsgrunngitte omstillingar seinare vil måtte skje. Vårt forslag handlar i hovudsak om å modifisere alternativ B samtidig som vi ønskjer å trekke inn nokre perspektiv frå alternativ A. Bakgrunnen for studieadministrasjonens forslag om justering av modellen er at vi ser det som nødvendig at dekanatet har styringsrett over studieadministrasjonen. Det er på avdelingane høgskulens mandat blir bearbeidd og gjennomført i form at utdanningar og FoU- arbeid. Høgskulen skal bli profesjonsuniversitet og treng robuste og fagleg sterke studieadministrasjonar som på ein god måte kan støtte opp under utdanning og forsking som skjer på avdelingane. Nærleik til avdelingsleiing, fagtilsette og studentar gjennom ei sterk tilknyting til utdanningane vil gi den enkelte student, tilsett og leiar meir presise og grunngitte tenester. Det er viktig å få vidareført den studieadministrative spisskompetansen som er opparbeidd mot profesjonsutdanningane og nærleik til læringsmiljøet. Det vil gjere både utdanningane og administrasjonen meir robuste mot framtidige endringar. I korte trekk vil ein justert modell halde på dagens rapporteringslinjer der avdelingane har sjølvstendig økonomiansvar. Ein studieadministrasjon må ha følgjande kjenneteikn: Rapporteringslinjer til avdelingsleiing og dekan. Nært samarbeid og samforståing med avdelingsleiing og fagtilsette. Studentane får studieadministrative tenester ut frå utdanninganes eigenart. Effektivitet bygd på nærleik til fagleg leiing, vitskapleg tilsette og studentar. Ein studieadministrasjon bygger i tillegg fellesskap ved: Reell samlokalisering. Det er allereie nedfelt kvar administrasjonen skal lokaliserast. Det gir i seg sjølv fagleg- administrative fellesskap på tvers av avdelingar og sentraladministrasjon. 0.- og 1.- linjetenesta sørgjer for publikumsretta felles profil på høgskulen. Tverrgåande arbeidslag/team gir fellesskap ut frå kva arbeidsoppgåver som må gjerast. 4. Høringsuttalelse fra dramaseksjonen Studieadministrasjonen skal arbeide tett med fagmiljøene. De tre avdelingene har ulike behov for administrativ kompetanse og samarbeid med de ulike fagmiljøene. Det er viktig at administrative oppgaver knyttet til for eksempel lærerutdanningen er så nær læringsmiljøet som mulig. For eksempel er praksiskontorets kjennskap til skole/barnehage avgjørende for at kommunikasjonen og 10

227 samarbeidet med praksisfeltet skal fungere så godt som mulig. En sentralisering av administrasjonen på Høgskolen på dette område vil ikke tjene avdeling for Lærerutdanning. Vi er også bekymret for en sentralisering av makten. Hvis en ikke har myndighet til å ta faglige avgjørelser på seksjon og avdelingsnivå gjennom Dekanen, vil avgjørelser stå i fare for å bli tatt av en som ikke kjenner utdanningene godt nok til å kunne vurdere hva som er det beste for den bestemte utdanningen. En sentralisering av for eksempel ansettelsesprosesser har vist seg å være pinlig langsomme. Dette er ikke høgskolen tjent med. Avgjørelser må tas i nærhet og god kjennskap til fagmiljøenes og utdanningenes behov. At noe av administrasjonen samles, som for eksempel studentekspedisjonen, vil være naturlig. Dramaseksjonen støtter alternativ B. På vegne av dramaseksjonen, Katrine Heggstad 5. Høringsuttalelse fra seksjonen for matematikk fagdidaktikk Seksjonen for matematikk fagdidaktikk ønsker at studieadministrasjonen organiseres etter modell B. Begrunnelsen er at vi anser det som svært viktig at den fremtidige organiseringen av studieadministrasjonen oppfyller følgende kriterier: De ansatte i studieadministrasjonen må kjenne godt til de faglige særegenhetene og behovene ved avdeling for lærerutdanning og må ha innsikt i faglige vurderinger som ligger til grunn for den administrative organiseringen. Det må finnes nær kontakt mellom de faglige og administrative ansatte for å sikre dette. Organiseringen av studieadministrasjonen bør underbygge dekanatets styringsrett og ansvar for den faglige virksomheten ved avdelingene. Det er særlig ved praksisadministrasjon, eksamensadministrasjon og studieveiledning at de faglige særegenhetene ved de enkelte avdelingene gjør seg gjeldende. Derfor mener vi at modell B best kan sikre at studentene får en utdanning av høy kvalitet. 6. Høringsuttalelse fra samfunnsfagseksjonen Synspunkt frå samfunnsfagseksjonen om organisering av studieadministrasjon Samfunnsfagseksjonen er oppteken av nærleik mellom administrasjonen, dei vitskaplege tilsette og studentane. Vi meiner at for å kunne yte gode administrative tenester og høg studiekvalitet må 11

228 administrasjonen ha god kjennskap kvart enkelt fagmiljø og studentane må ha kort veg til desse administrative tenestene. Vi meiner det er grunn til å frykte at alternativ A og C vil gjere at avstanden mellom dei vitskapleg og dei administrativt tilsette blir større og at kommunikasjonen blir svekka. Vi fryktar også at A og C- alternativa vil føre til at dei som skal administrere dei ulike ordningane kjem til å ha mindre konkrete kunnskapar om dei ulike undervisingsfelta, og at dette i sin ytterste konsekvens vil føre til at ein del informasjonsansvar i praksis blir flytta over på dei vitskaplege tilsette. Det er også ein viss fare for at det utviklar seg ein blokk- kultur der dei administrativt tilsette og dei vitskapleg tilsette vil stå mot kvarandre. Med utgangspunkt i rapporten, meiner vi at modell B har best føresetnader for å gi gode administrative tenester og høg kvalitet i utdanninga. Her skil ein mellom tenester som best blir ivareteke på avdelingsnivå og tenester som kan ytast av ein sentral administrasjon. Vi sluttar oss til grunntanken bak denne modellen: at tenester som stør opp under primæraktivitetane til høgskulen, dvs. undervisning, forsking og formidling, best blir ivaretatt på avdelingsnivå. Bente Brathetland På vegne av Samfunnsfagseksjonen 7. Høringsuttalelse fra norskseksjonen Høring, Rapport Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 Norskseksjonen har på seksjonsmøte diskutert «Rapport Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2». Seksjonen mener at forslag B er det beste alternativet for videre arbeid. Dette alternativet sikrer nærhet til fagpersonalet på avdelingen. Det er viktig for fagpersonalet å ha bestemte personer å henvende seg til med spørsmål om eksamen, praksis o.l. Vi har liten tro på en ordning der alle skal kunne alt, heller ikke at alle som arbeider med f.eks. praksis skal kunne like mye om praksis på alle avdelingene. Alternativ B sikrer derfor best mulig fagkompetanse hos de administrativt ansatte. Alternativ B hindrer likevel ikke at de som arbeider med samme studieadministrative fagfelt, men rettet inn mot ulike avdelinger, kan samlokaliseres og på den måten dra nytte av hverandre. Studieadministrasjonene bør sortere under dekanene på hver avdeling. Det er viktig at det er nærhet mellom det administrative personalet og dem de skal arbeide for, dvs. avdelingsledelsen, fagpersonalet og studentene på avdelingen. Og særlig viktig er det at dekanene har en administrativ stab som de kan råde over. Saksgangen blir tungvint og byråkratiet vil øke om dekanene må gå veien om en stabsdirektør for å få utredet et studieadministrative spørsmål. Alternativ A er også uheldig av en tredje grunn. Uansett hva vi velger, vil det bli mye nytt når vi flytter til Kronstad/Møllendalsveien. Fagpersonalet er avhengig av en administrativ stab som fungerer også høsten 2014 da er neppe sommeren 2014 rette tidspunkt for en omorganisering. For norskseksjonen 12

229 Morten Rønning seksjonsleder 8. Høringsuttalelse fra kunst og håndverkseksjonen HØRING STUDIEADMINISTRASJON Seksjonen har sett gjennom og vurdert de tre ulike forslagene som ligger ute til høring. Seksjonens medlemmer var svært tydelig på at modell A, med en samlet og felles studieadministrasjon i en egen enhet med ansvar for alle de studieadministrative tjenestene ledet av en stabsdirektør, var noe vi ikke ønsket oss. Modell C finner vi noe utilgjengelig og lite bearbeidet og er derfor vanskelig å gi sin støtte til. Med utgangspunkt i at seksjonen ønsker nærhet til administrasjonen og de tjenestene de yter oss og våre studenter, går vi inn for Modell B som skisserer en organisasjon hvor noen funksjoner er samlet i en felles enhet, men de fleste administrative funksjonene er knyttet til avdelingene og fagmiljøene. Vh Gro Eide, seksjonsleder Forming/Kunst og håndverk 9. Høringsuttalelse fra engelskseksjonen Engelskseksjonen mener det viktigste prinsippet vedrørende den fremtidige organiseringen av studieadministrasjonen ligger i å sikre en god og fruktbar kommunikasjon mellom fagpersonalet og det administrative støtteapparatet. Dette prinsippet ivaretas best ved at vi beholder et system der vi kan forholde oss til personell som har opparbeidet spesialkompetanse inn mot profesjonsutdanningen de skal betjene, i vårt tilfelle lærerutdanningen. En sammenslåing med fordeling av arbeidsoppgaver i studiestøttesystemet der denne kompetansen svekkes og ansvarsforholdene blir uklare omkring hvem vi til enhver tid skal henvende oss til vil bety en klar svekkelse av støtteapparatet fra vårt synspunkt. Videre er vi mot et system der studieadministrasjonen rapporterer til en stabsdirektør. Det riktige etter vår mening er at studieadministrasjonen rapporterer til den enkelte dekan, for å kvalitetssikre en dialog der man tar hensyn til relevante faglige og profesjonsrelaterte aspekter knyttet til den enkelte avdeling. Hilsen Hege Emma Rimmereide Seksjonsleder for engelsk 13

230 10. Høringsuttalelse fra PED- GLU- seksjonen og PED- BLU- seksjonen Innspill til høring fra pedagogikkseksjonen alu/glu om organisering av studieadministrasjonen Vi har på seksjonsmøtet den diskutert de tre ulike modellene/alternativene. Seksjonen går enstemmig for alternativ B, selv om det er detaljer i dette alternativet som bør diskuteres nærmere. HIB/AL, For Ped- alu/glu- seksjonen Gro Karper Bjørgaas, seksjonsleder 11 Høringsuttalelse fra studentrådsstyret ved AL (også sendt studentparlamentet) Vedrørende rapport om organiseringen av studieadministrasjonen Vi takker for muligheten til å komme med innspill til høringen. Dog kom denne muligheten sent til oss, og saken har derfor ikke vært behandlet i Studentrådet ved HiB avdeling for lærerutdanning. Det følgende er derfor å regne som kommentarer fra SRAL- styret. Studentrådet ved HiB avdeling for lærerutdanning støtter forslag C. Vi ser også at forslag B legger opp til løsninger som i vår mening er hensiktsmessige, og vil hevde at det finnes behov for å vurdere hvilke funksjoner som bør ligge sentralt, og på avdelingsnivå. Slik forslagene er fremstilt per i dag opplever vi forslag C som et kompromiss, men likevel med et enten/eller forhold til studieadministrative oppgaver. Arbeid rundt eksamen, praksis, rom/timeplan og klagesaker virker naturlig å organisere på et sentralt nivå. Studieveiledning, fritak, permisjoner og liknende vil kunne innebære høyere grad av individuell vurdering, og vi tror slike oppgaver best løses nært studenten, altså på avdelingsnivå. Vi tror at avdelingene selv er best skikket til å forstå studentenes studieløp, og hvilke utfordringer dette kan innebære. På et generelt grunnlag mener vi at alle saker som innebærer behandling av sensitiv informasjon bør skje på et lavest mulig nivå i organisasjonen. Utover dette mener vi det er åpenbart at avdelingene selv må stå ansvarlige for utredningsarbeid og fagplanarbeid, men at dette godt kan følges opp sentralt og/eller samordnes med andre avdelinger. Studentrådsstyret Studentrådet ved Høgskolen i Bergen Avdeling for lærerutdanning 14

231 15

232 Seksjon for utdanning Til: Fra: Maria Stene-Jonassen Hilde Kristin Tveit Dato: Saksnr: 2012/1923 Emne: Høringssvar, Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 Innledning Mandatet for delprosjekt 2 er tydelig på at en skal utvikle administrasjon som én forvaltningsenhet og etablere en samlet administrasjon for høgskolen (styresak 11/115). Flytting til Kronstad og Møllendalsveien innebærer et nytt kapittel i høgskolens historie som åpner for helt unike muligheter når det gjelder organiseringen av de studieadministrative tjenestene. Hvis høgskolen skal få til å skape en felles kultur på Kronstad der skillelinjene mellom administrativt og vitenskapelig virksomhet bygges ned er det viktig at høgskolen er villig til å tenke nytt og benytte denne muligheten. Hva skal høgskolen med et nytt høgskolebygg og samles på 2 steder dersom vi ikke klarer å tenke nye tanker som også kan legge grunnlaget for utviklingen av en etterlengtet felles kultur og identitet? Hva innebærer studieadministrative oppgaver? En studieadministrasjon har ansvar for mange ulike oppgaver fra å følge lovverk og retningslinjer gitt fra departement, NOKUT, høgskolestyret mm til å ha ansvar for studieadministrativt arbeid som knyttes til studentenes gjennomføring av studiene. Det er informasjonsarbeid, opptak, eksamen, sensur, studieveiledning og tilrettelegging, kvalitetssikring av studieplaner mm til saksbehandling, utredninger, rapportering, høringssaker, rådgiving og veiledning og ikke minst kvalitetsutvikling av disse tjenestene. En felles studieadministrasjon har flere sentrale roller. Den skal tilby studieadministrative tjenester for studenter og vitenskapelig ansatte men skal samtidig være kontrollør i forhold til at tjenestene skal følge de lover, rammer mm som er gitt av forvaltning, departement, rammeplaner, studieplaner mm. samt vedtak som er fattet av høgskolestyret.

233 Dagens situasjon HiB har i dag 3 studieadministrasjoner og 5 studiesteder. Studieforum, som arrangeres 2-3 ganger pr. semester, bidrar til et formelt samarbeid studieadministrasjonene imellom og mellom avdelingens studieadministrasjon og Seksjon for utdanning. Ut over dette skjer samarbeidet ved behov. I delprosjektets fase 1 kom administrativt ansatte sammen og oppdaget at avdelingene har ulike rutiner og prosedyrer og at man har mye å lære av dette. Avdelingene har en god administrativ kompetanse og ressurser. Seksjon for utdanning erfarer at mye av den spredte kompetansen kunne vært utnyttet bedre og kommet hele høgskolen til gode. Kvalitetssikring av fag- og studieplaner har vært et område som Seksjon for utdanning opplever ikke har fungert tilfredsstillende. Vi kan her trekke frem blant annet EVO-kontoret og Mediesenteret. Disse får liten eller ingen oppfølging fra avdelingsadministrasjonen ved for eksempel kvalitetssikring av studieplanene sine. EVO-kontoret og Mediesenteret har også rutiner for administrasjon som ikke er like som dem som er i bruk ved Seksjon for utdanning og avdelingsadministrasjonene. En felles studieadministrasjon vil få større mulighet for å ivareta en helhetlig kvalitetssikring av den samlede studieporteføljen til høgskolen og forvaltningen av den studieadministrative virksomheten. At høgskolen har tre studieadministrasjoner er særlig tydelig på høgskolens hjemmeside. Avdelingene legger ut sine rutiner, skjema og prosedyrer og utformingen kan være svært forskjellig. Det samme arbeidet blir gjort tre ganger på forskjellige steder det kan umulig være fornuftig utnyttelse av ressurser. Følgende om utstedelse av vitnemål ligger til informasjon for studentene på Høgskolen sine nettsider avslører for omverdenen hvor lite enhetlig høgskolen er per i dag: Avdeling for helse- og sosialfag sender vitnemålet innen 1. juli til semesteradressen din. Avdeling for ingeniørutdanning starter utsendelsen 4. juli, og sender til hjemstedsadressen din. Avdeling for lærerutdanning sender vitnemålet innen 1. juli til hjemstedsadressen din. Hvis studieadministrasjonene var samlet kunne man her ha blitt enige om én dato, og én adresse vitnemål sendes til (kilde: Seksjon for utdanning ser høgskolen som en helhet mens studieadministrasjonen i avdelingene i større grad retter fokuset mot sin avdeling og er i mindre grad opptatt av å se høgskolen som en helhet. Opptak er en funksjon som har vært sentralisert siden Det fungerer godt. Opptak jobber direkte mot dekan, instituttledere og studieprogram ansvarlige i sin daglige drift. Det vil bli den samme måten en felles studieadministrasjon vil jobbe mot avdelingene og de faglige ansatte. Hverken leder for felles studieadministrasjon eller dekan sitter med detalj kunnskap/styring for den daglige driften. Dekan er underlagt de samme lover/forskrifter og styrets vedtak som en leder for felles studieadministrasjon vil være. Forskjellen er at leder for felles studieadministrasjon vil være ansvarlig for at faget studieadministrasjon utføres på den best tjenlige måten for studentene og for de vitenskapelige ansatte. På den måten vil høgskolen sikre profesjonalitet i tjenestene og utvikling av de studieadministrative tjenester.

234 Seksjon for utdanningen mener at dekan ikke skal måtte ha ansvar for gjennomføring av eksamen siden dette er en ren studieadministrativ oppgave. For øvrig viser vi til Ansvars- og arbeidsområde for Utdanningsdirektøren. De foreslåtte modellene Modell A Modell A skisserer en ny modell og Seksjon for utdanning mener denne modellen oppfyller mandatet som er gitt fra styret om å bidra til å utvikle én forvaltningsenhet og etablere én samlet administrasjon for høgskolen (styresak 11/115). Modellen legger til rette for kvalitets- og kompetanseutvikling blant ansatte i studieadministrasjonen da modellens struktur ivaretar behovet for et faglig felleskap under en ledelse. Gjennom å satse på helhetlig kvalitets- og kompetanseutvikling, vil det studieadministrative personalet kunne utvikle bedre tjenester til studenter og faglige ansatte enn det de får i dag. Modellen vil bidra til økt fleksibilitet og mindre sårbarhet i studieadministrasjonen. Dette vil gi økt tilgjengelighet og bedre service til studenter og faglig ansatte. Studentene får dessuten et felles sted å henvende seg og de får likeverdig behandling og service i forvaltningen. Seksjonen stiller seg sterkt kritisk til noen av argumentene som er brukt mot denne modellen i rapporten: «Bekymringer knyttet til en slik modell er at den kan føre til mindre nærhet mellom administrasjonen og fagmiljøene, mer byråkrati og at utdanningenes særegenheter og behov blir mindre synlige og følgelig dårligere ivaretatt.» Seksjonen mener ikke at modell A vil føre til mindre nærhet og forståelse for hverandre. Modellen utnytter ressursene bedre ved at høgskolen samlet sett vil jobbe tettere sammen. Personene og arbeidsoppgavene vil være mye de samme som de er i dag og fagmiljøene vil få minst like gode tjenester og støtte samtidig som båndet til forvaltning og sentrale føringer styrkes og kvaliteten samlet sett heves. I tillegg vil studentene oppleve å bli behandlet likt i større grad enn det de gjør i dag. Det vil forekomme forskjeller, men disse skal være begrunnet i studiets egenart. Nærhet og kjennskap til studieprogrammenes egenart vil bli sikret ved å utpeke personer som har ansvar for sine utvalgte studieprogram. Det er også slik at administrative personale kan sette seg inn i nye studieprogram om nødvendig. Studieadministrativt personale kan faktisk tilegne seg nye kunnskaper og ferdigheter i jobben sin! Det er viktig at det satses på kompetanseutvikling hos studieadministrativt personale gjennom å bygge større faglig felleskap i studieadministrasjonen. Bekymringene om mindre nærhet og mer byråkrati mener vi kommer fra tidligere erfaringer med en sentraladministrasjon og en spredt campus. Når vi samles på Kronstad og i Møllendalsveien er det nettopp disse skillelinjene vi må forsøke å bryte ned gjennom en ny organisering. Modell A innebærer at det som i dag er sentraladministrasjon fjernes til fordel for en stor, felles og samlet studieadministrasjon som jobber direkte mot avdelingene slik som dagens avdelingsadministrasjon gjør. Ny forskrift om studier og eksamen skal opp i styret 13. juni. Denne skal erstatte avdelingenes utfyllende eksamensreglement. Høgskolen er på vei mot å etablere felles ramme for virksomheten og gjennom denne sikre at studentenes rettigheter blir

235 ivaretatt. Det er synd om denne bevegelsen mot beste felles praksis ikke følges opp videre i organiseringen av de studieadministrative tjenestene generelt. Det er flere høgskoler og universiteter som har valgt å etablere velfungerende felles studieadministrative tjenester som server fagmiljøene. HiB er ikke alene om å tenke at en samling av fellestjenestene er en god løsning. Her er noen eksempler på universiteter og høgskoler som i større og mindre grad har etablert felles studieadministrative tjenester som informasjonstorg, studieveiledning og eksamen mm. Universitetet i Agder (eksamen, opptak, timeplan, FS, tilrettelegging, Fronter) Tidligere høgskolen i Akershus (studentservise, eksamen, opptak, studieveiledning, FS mm) Høgskolen i Gjøvik (studenttorg, studieveiledning, eksamen, opptak, FS, tilrettelegging, Fronter) Høgskolen i Narvik (opptak, studieplaner, eksamen, IKT verktøy FS, timeplanlegging, studieinformasjon (web) og It's Learning) Universitetet i Nordland (studentinformasjon, registrering, opptak, oppmelding til eksamen, utstedelse av karakterutskrifter, vitnemål samt forskningsadministrative tjenester) Høgskolen i Volda (Fronter, FS, Nexus - studie- og emneplan, Opptak, Eksamen, Regelverk, Eldre studieplaner) Høgskolen i Sogn og Fjordane (opptak, rekruttering, studenttorg, eksamen, sensur, tilrettelegging, fagplaner, studiekvalitet, IT, oppdrag) Høgskolen i Hedmark (eksamen, utdanningsplaner og studieveiledning, opptak, FS, internasjonalt kontor, utvikle og legge til rette for pedagogisk bruk av IKT i høgskolen mm) Høgskolen i Telemark (delvis - Koordinering av utdanningsvirksomheten, studieinformasjon, markedsføring og opptak studieadministrativ saksbehandling, sekretærfunksjon bl.a. for høgskolens klagenemnd, internasjonalt utvalg, utdanningsutvalget og læringsmiljøutvalget, utrednings- og utviklingsarbeid, utforming og vedlikehold av høgskolens forskrifter, retningslinjer og instrukser, utvikling av høgskolens kvalitetssikringssystem mm) Høgskolen i Lillehammer (studenttorg, opptak, eksamenskontor, internasjonalt kontor, studieplanlegging) Høgskolen Stord/Haugesund (Fellestjenestene omfattar alt teknisk og administrativt personale) Universitetet i Stavanger (delvis enhet for studentservise: sentralbord, servicetorg, opptak, planlegging av semesterstart, rom og vakter til eksamen, rom og timeplanlegging, FS, rapportering, studieveiledning og tilrettelegging) Norges Veterinærhøgskole Norges handelshøgskole (eksamen, timeplanlegging, informasjon/service, opptak, markedsføring, utredning og kvalitetssikring, utveksling og internasjonalisering) Arkitekt og designerhøgskolen i Oslo Høgskolen i Nesna Høgskolen i Vestfold mm Modell B Denne modellen innebærer ingen endring av dagens struktur og ivaretar dermed ikke mandatet for hva organisasjonsprosjektet skulle være. Prosjektgruppen ble bedt om å foreslå ny organisasjonsstruktur for den samlede studieadministrative virksomheten etter samlokalisering på Kronstad og i Møllendalsveien, samt foreslå ny stillingsstruktur for å ivareta de administrative funksjonene/oppgavene. Bekymringer fra deltakerne i delprosjekt 1 slår til? De aller fleste ansatte i dagens studieadministrasjon (lokalt og sentralt) var med i prosjektets fase 1. I følge vedlegg 2 til Delprosjekt 1 var deres gleder knyttet til prosjektet mange. Mange så det som en ny arena med nye muligheter for samarbeid som skulle føre til et bedre samspill og gi nye løsninger samt nye og flere utfordringer for de ansatte. En annen viktig glede som ble påpekt var at dette prosjektet kunne la ansatte se ting med nye øyne. Medvirkning og det å være med å påvirke hvordan arbeidet vil bli i framtiden var også en viktig glede.

236 Bekymringene var mange. Alt fra å være fastlåst, mange fordommer, steile holdninger og stor uenighet som overskygger og som hindrer høgskolen og tenker felles løsninger. Mange var redd for at det ville bli «the same procedure as last year. Den største bekymringen for mange som var med i prosjektets fase 1 var at hele prosjektrapporten ville bli lagt ned i en skuff og alt ville bli som før. Ved valg av modell B blir deltakernes i prosjektets fase 1 sine bekymringer knyttet til organisasjonsprosjektet bli til virkelighet. For mange innebærer dette knuste drømmer. Opprettholdelse av skillelinjer og dårlig utnyttelse av administrative ressurser Seksjon for utdanning mener modell B ikke tar innover seg de kritiske forholdene som avdekkes i rapporten fra delprosjekt 1. Seksjonen frykter at modell B, det vil si en videreføring av dagens organisering, vil føre til at høgskolen opprettholder dagens skillelinjer internt og at ressursene ikke vil bli utnyttet til det beste for høgskolens studenter og ansatte. Modell B bidrar ikke til å skape noe felles kultur og identitets. Med modell B velger Høgskolen bevisst vekk mulighetene et nytt høgskolebygg og samlokalisering vil gi oss. Modell B innebærer en opprettholdelse av 3 selvstendige studieadministrasjoner som forvaltere av de studieadministrative tjenestene og høgskolen risikerer at studentene fortsett vil erfare ulikbehandling avhengig av hvilken avdeling man tilhører. Et eksempel på forskjellsbehandling er håndhevingen av formaliteter i forbindelse med innlevering av bacheloroppgaven. Et annet eksempel på ulikheter er antall ganger en student kan få fremstille seg til eksamen. Et argument som brukes for modell B i Prosjektrapporten er at denne modellen har vist seg å fungere godt. Hvor godt dette har fungert dokumenteres ikke. Heller ikke hva som ikke har fungert godt med denne modellen. Prosjektrapporten viser også til at det på UiB er gode administrative støttefunksjoner på avdelings- og instituttnivå. Dette kan til dels være misvisende siden Studieadministrativ avdeling på UiB bl.a. er ansvarlig for eksamensavviklingen. UiB har også etablert et informasjonssenter som er en felles førstelinjetjeneste for studentene. Modell B vil kunne føre til mindre fleksibilitet og økt sårbarhet. Et av forslagene for å forebygge dette, er å øke tallet på ansatte i administrasjonen. Økonomisk sett så vil nok dette ikke være en løsning som er realistisk. Ved å samle studieadministrasjonen vil de eksisterende ressursene i studieadministrasjonen utnyttes på en bedre måte og studieadministrasjonen vil fremstå som en mer effektiv og robust organisasjon der dublering lettere kan la seg gjennomføre. Manglende dokumentasjon? Et argument som blir brukt for modell B er at det mangler dokumentasjon på at sentralisering av kompetanse gir bedre kvalitet og profesjonalitet. Vi stiller spørsmål ved denne påstanden. Det henvises bl.a. til UiB. Hvis man skal sammenligne seg med andre høgskoler, må man sammenligne seg med høgskoler som har omtrent like forhold, både når det gjelder antall studenter, ansatte og lokasjon. Det er ikke er hensiktsmessig å organisere seg etter samme modell som et universitet eller en høgskole som har en spredt campus. Når vi blir samlet på Kronstad og i Møllendalsveien får vi helt andre forutsetninger for organisering av studieadministrasjonen. Dette må høgskolen ta innover seg og utnytte mulighetene av. Det er ramset opp en rekke høgskoler og universitet som har valgt å ha én samlet studieadministrasjon. En ringerunde der vil avdekke at denne løsningen

237 fungerer godt. Høgskolen i Akershus på Kjeller er nylig slått sammen med Høgskolen i Oslo. De har vært svært fornøyd med å ha én felles studieadministrasjon. Modell C Modellen åpner for at dekan har behov for en stab som kan håndtere utredningsarbeid, oppfølging av evalueringer, saksbehandling til studiekvalitetsutvalgene mm. Modellen kan være et alternativ til modell A der enkelte av de studieadministrative tjenestene samles. Fremtiden Seksjon for utdanning ønsker at styret går inn for modell A. Det er dette alternativet som i størst grad vil sikre at studentene får en rettferdig og likeverdig behandling, at kvaliteten på tjenesten vil bli den beste og at høgskolen samlet vil få en mer hensiktsmessig bruk og utvikling av de administrative tjenestene. Studieadministrasjonene er et viktig fagområde for høgskolens utvikling og det er helt nødvendig for kvaliteten på de studieadministrative tjenestene at disse samles under en ledelse som har kompetanse på området. Vitenskapelige ansatte er brukere av de studieadministrative tjenestene og sentrale medspillere i utviklingen av disse. Administrasjonen og de vitenskapelige ansatte må jobbe sammen som et team for å gjøre høgskolen i Bergen til det beste stedet i Norge å være student. Det gjør vi best ved at vi har fullt fokus på det vi kan best. For studieadministrasjonen handler det om å utvikle gode tjenester for studenter og ansatte samtidig som vi ivaretar krav fra eksterne oppdragsgivere så vel som eget styre. Seksjon for utdanning mener at det oppnår vi vi best ved å velge Modell A. Denne modellen sikrer best likebehandling. Høgskolen bør tenke innovativt i forhold til sin egen organisasjon og ikke bare i forhold til faglig innhold i studieprogrammene. Med hilsen Seksjon for utdanning

238 HØRINGSSVAR FRA Norsk Sykepleierforbund Vedr. Prosjektrapport. Delprosjekt Studieadministrasjon. Fase 2. NSF går for Forslag B; (Sekundært Forslag C med justeringer) Begrunnelse Høgskolen er en profesjonshøgskole hvor undervisning, forskning og formidling er primæroppgavene. Studieadministrasjonen skal utøve støttefunksjoner knyttet til kjernevirksomheten. Derfor bør nærhet mellom administrativt personale og fagpersonale være helt sentralt i den nye studieadministrasjonen. Dette medfører at studieadministrativ stab må være organisert under dekan. Som eksempel kan nevnes studieveilederrollen. Den som skal veilede studentene må ha faglig kompetanse og innsikt i studieprogrammet. Det gjelder både innhold og krav til progresjon i studiet. Alle ansatte ved HiB er likeverdige personer, men har ulike funksjoner knyttet til kjernevirksomheten. Kompetanse og profesjonalitet i de ulike funksjonene vil kvalitetssikre møtene med studentene slik at de kan lykkes. Norsk Sykepleierforbund anbefaler at forslag B evalueres og evt. justeres etter 2 år (2016)

239 Høringssvar, Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 Som organisasjon er vi invitert til å komme med innspill til rapporten om den fremtidige organiseringen av studieadministrasjonen ved Høgskolen i Bergen. Mandatet for delprosjekt studieadministrasjon (fase 2) er å «bidra til å utvikle administrasjonen som én forvaltningsenhet og etablere en samlet administrasjon for høgskolen», og vi har sett på hvordan de ulike forslagene til organisering svarer på denne bestillingen. Flere av Parat sine medlemmer har deltatt i delprosjekt studieadministrasjon. Arbeidet med kartlegging av de studieadministrative arbeidsoppgavene har avdekket en del ulikheter i praksis og rutiner ved avdelingene. I dag eksisterer det gjerne minst tre forskjellige måter å løse en lik oppgave på, ofte uten at de forskjellige praksisene er begrunnet med nødvendighet eller faglige behov. Blant deltakerne i delprosjekt studieadministrasjon har det vært et ønske om, og interesse,for å avdekke hvilke forskjeller som er begrunnet i faglig nødvendighet og hvilke som kun er tilfeldige - og som derfor med fordel kan samkjøres mellom alle avdelingene. Det gjelder ikke bare trivielle detaljer som dato og destinasjon for vitnemålsutsendelse, men mer alvorlig er det at saksbehandlingen ved avdelingene ikke praktiseres likt. Saker som egentlig er ganske like kan få helt forskjellig utfall, avhengig av hvilken avdeling som behandler saken. Et eksempel er at avdelingene har forskjellig praksis for om studenter kan få innvilget rett til å gå opp til eksamen etter å ha brukt opp de obligatoriske forsøkene. En overordnet målsetning for de ansatte i studieadministrasjonen er at studenter og andre som bruker de studieadministrative tjenestene skal oppleve mest mulig forutsigbar og lik behandling, uavhengig av hvilken avdeling de hører til. Et tettere samarbeid kan gjøre det mulig for ansatte som har tilnærmet like oppgaver å dra nytte av hverandres faglige kompetanse og erfaringer, og sammen kan man komme frem til bedre måter å gjøre ting på. Disse hensynene blir ikke godt nok ivaretatt med dagens organisering, og det er viktig at man etter samlokaliseringen finner en organisasjonsform som gir beste praksis. Ved å samle studieadministrativt ansatte i én enhet, vil det være mulig å samkjøre praksis og rutiner i mye større grad enn det som er mulig i dag. På denne måten vil høgskolen få en mer effektiv administrasjon og kan tilby studentene og andre brukere av studieadministrative tjenester god kvalitet på saksbehandlingen og lik behandling der vi i dag har ulikheter. I det følgende vil vi kommentere de forskjellige forslagene til organisering som er gitt i rapporten. Modell A: Vi mener at denne modellen svarer best på mandatet som er gitt fra styret: Høgskolen i Bergen skal ha én forvaltningsenhet og etablere en samlet administrasjon[ ] Forslaget går ut på at hele den studieadministrative virksomheten samles i en felles enhet.

240 Vi mener at dette er en god modell fordi den setter studentenes behov i første rekke. Høgskolen i Bergen bør prioritere å tilby studentene lik og rettferdig behandling, uavhengig av hvilken avdeling de er student ved. En samlet studieadministrasjon som kan gjøre ting én gang istedenfor tre ganger vil frigjøre ressurser som gjør det mulig å satse på kvalitet og kompetanseheving. Med en samlet studieadministrasjon vil vi og lettere kunne heve kompetansen inn mot universitetsstatus. Videre vil det bidra til økt kunnskapsdeling, overlapping og fleksibilitet innad i studieadministrasjonen, noe som vil komme brukerne av de studieadministrative tjenestene til gode. En velorganisert og kompetent studieadministrasjon vil kunne levere tjenester av høy kvalitet som ivaretar retten til forutsigbar og lik behandling i like saker, og den vil være mer robust i forhold til sykdom og ferieavvikling. I rapporten ytres det en bekymring om at en samlet studieadministrasjon vil utvikle en egen agenda og egne prioriteringer som vil være til ulempe for høgskolen. Denne påstanden ønsker vi å kommentere. Oppgavene som ligger til studieadministrasjonen er todelt - den er både en serviceyter og en kontrollør: Den skal på den ene siden yte service av høy kvalitet til høgskolens studenter og fagmiljøer, og samtidig kontrollere og legge til rette for at beslutninger fattet av styret gjennomføres og at gjeldende lovverk blir fulgt. Studieadministrasjonen har ingen egen agenda utover å sørge for at disse oppgavene løses på best mulig måte. En annen bekymring som vi vil kommentere er at man mener at en samlet studieadministrasjon vil føre til økt byråkratisering. Eksempel på hvordan arbeid kan løses effektivt på tvers av «kommandolinjer» kan hentes fra de delene av administrasjonen som allerede er samlet; opptak, økonomi og personal. Opptakskontoret hører til i sentraladministrasjonen og har utdanningsdirektøren som leder, men i det daglige arbeidet forholder man seg til de fagmiljøene man kjører opptak for. Det samme gjelder økonomi og personal man går ikke veien om øverste leder med mindre det er nødvendig. Modell A foreslår at man utpeker dedikerte personer for de ulike funksjonene som skal ha et spesielt ansvar knyttet til utvalgte studieprogram. Det at de ansatte i studieadministrasjonen har dedikerte arbeidsområder er ikke noe nytt, det er i praksis slik det foregår på opptak, økonomi og personal i dag. De ansatte har lignende arbeidsoppgaver, men hver og en har hovedansvar for forskjellige avdelinger/studieprogram, samtidig sitter de samlet og kan dele kunnskap, hjelpe hverandre og overlappe. Dette gjør det mulig å opprettholde god (og tilpasset!) kvalitet på tjenestene også ved fravær eller når noen slutter. Modell B Modell B innebærer en videreføring av dagens organisering og besvarer således ikke mandatet som er gitt: Delprosjektets fase to skal foreslå ny organisasjonsstruktur for en samlet studieadministrativ virksomhet etter samlokalisering på Kronstad og i Møllendalsveien, samt foreslå ny stillingsstruktur for å ivareta de administrative funksjonene/oppgavene. Den grunnleggende kartleggingen som ble gjort i delprosjekt 1 må ligge til grunn, og få konsekvenser for den fremtidige organiseringen av studieadministrasjonen. Modell B tar ikke innover seg dette og griper heller ikke muligheten vi har til å utvikle høgskolen videre, men viser til at dagens organisering har «vist seg å fungere godt».

241 Mandatet etterspør en organisering hvor «en administrasjon som sammen med øvrige ansatte bidrar til kultur- og identitetsbygging for merkevaren Høgskolen i Bergen. Modell B er en videreføring av dagens studieadministrasjon som gjør at vi fortsatt vil ha dagens skillelinjer internt i høgskolen. Denne modellen foreslår å beholde forskjellene innad i høgskolen og bidrar ikke til identitetsbygging og felles kultur. Forslaget er preget av at det skal tilfredsstille fagmiljøenes behov, mens studentens behov for forutsigbarhet og rett til lik behandling er fraværende i forslaget. Hvis vi velger modell B risikerer studentene å bli behandlet ulikt avhengig av hvilken avdeling de er student ved, også når vi endelig har blitt «en» høgskole. Vi mener det er viktig å understreke at de spesielle behovene de forskjellige avdelingene har kan ivaretas like godt med modell A, og det vil også være mulig for studieadministrasjonen å gi reell støtte til fagmiljøene uten å være organisert slik vi er i dag. Modell C Denne modellen er noe uklar, men kan være et kompromiss. Dekan har behov for noen studieadministrative støttetjenester som knyttes til utredningsarbeid, etc. De har også bruk for saksbehandlere til fagnære oppgaver. Disse oppgavene vil også ivaretas om vi velger modell A. Dersom Høgskolen velger alt. C kan det føre til at tautrekkingen fortsetter om hvilke funksjoner som skal ligge til dekan. Dette kan igjen føre til en risiko om det studieadministrative personalet er klar til studiestart Konklusjon: Flyttingen til Kronstad/Møllendalsveien gir oss en unik mulighet til å utvikle oss i en mer enhetlig retning, og å skape en felles kultur og identitet for Høgskolen i Bergen. I mandatet gis det at man ønsker én forvaltningsenhet og en samlet administrasjon. Vi mener at modell A er det beste svaret på denne bestillingen. Med denne modellen vil studieadministrasjonen kunne utvikle bedre tjenester til studentene og de vitenskapelig ansatte ved å satse på kvalitet og kompetanseutvikling. Modellen gjør at administrasjonen blir mindre sårbar. De bidrar til større tilgjengelighet og bedre service til alle. Modellen vil ikke føre til mindre nærhet, det er fordelingen av arbeidet og hvordan det blir organisert som blir viktig. Avdelingene vil få den hjelp de har behov for. Med vennlig hilsen Parat ved Høgskolen i Bergen

242

243 Høringssvar fra Utdanningsforbundet Utdanningsforbundet ser med uro på at Fase 1 som åpnet for et grundig kartleggingsarbeid og bred involvering, ender i et uferdig sluttprodukt (se s. 4 i Prosjektrapporten). Siden arbeidet i Fase 1 danner grunnlag for Fase 2, er det enda mer foruroligende å se at prosjektgruppen ikke holder oppsatt frist og heller ikke oppnår de målene som er satt. Demokratisk prosess Deltakere i Fase 2 har rapportert om at gruppen som var med i Fase 2, fikk korte frister når de skulle komme med innspill. De ba om et ekstra møte, da de fant dette nødvendig for å få et godt nok grunnlag da rapporten skulle skrives. Dette fikk de ikke, noe som gir inntrykk av at den demokratiske prosessen som Fase 1 inviterte til, blir innskrenket i Fase 2. Dette er svært uheldig, siden Delprosjekt Studieadministrasjon er et av de første prosjektene i organisasjonsprosjektet frem mot samling på Kronstad, og dermed har en viktig signaleffekt overfor de ansatte på hvordan disse prosessene skal foregå fremover. Prosjektrapporten Utdanningsforbundet mener at rapporten som foreligger, presenterer en del svakheter. Vi forstår det dithen at Prosjektrapporten synes å favorisere en modell (modell A) fremfor de to andre alternativene. Dette gir en skjev framstilling av de tre modellene. Viktige innholdskomponenter i modell A, som at studenter skal behandles likt og at studieadministrasjonen skal være robust, kan like gjerne ivaretas i de andre modellene. Prosjektrapporten argumenterer ikke godt nok for hvorfor man vi sentralisere hele studieadministrasjonen, særlig ikke sett på bakgrunn av at organiseringen av fagseksjoner og institutter ennå ikke er påbegynt. Vi vet med andre ord ikke hvilke behov som ligger i fagmiljøene. Så langt vi kan se er det heller ikke innhentet erfaringer fra andre høgskoler eller sammenlignbare organisasjoner. Profesjonsuniversitet Store deler av det studieadministrative arbeidet er i dag direkte knyttet til utdanningene, og krever nærhet mellom administrasjon og fagseksjoner. Det vil trolig bli enda viktigere på veien mot profesjonsuniversitet, noe Prosjektrapporten ikke har nevnt med ett ord. Vi er av den oppfatning at avdelingenes behov ikke kan ivaretas i stor nok grad dersom alle administrative støttefunksjoner skal sentraliseres slik modell A foreslår. Samlokalisering på Kronstad/Møllendalsveien vil i seg selv kunne gi en del endringer både formelt og uformelt når det gjelder kontakt og samarbeid mellom avdelingene, og er dermed et godt grunnlag for å gjøre gradvise endringer på veien mot profesjonsuniversitet. Utdanningsforbundets forslag Med utgangspunkt i at Prosjektrapporten åpner for at alle de tre modellene kan justeres i etterkant, vil Utdanningsforbundet anbefale en justert modell B. Vi mener at argumentet om nærhet mellom administrasjon og fagmiljøer må veie tyngst i en omorganisering, slik vi har beskrevet ovenfor. Likebehandling av studenter og sikring av en robust studieadministrasjon er to hensyn som modell A vektlegger. Utdanningsforbundet mener imidlertid at disse to hensynene like gjerne kan ivaretas med en justert modell B. Justert modell B:

244 Hvordan sikre en robust administrasjon (sykdom, lengre fravær osv.): Mindre grupper sikrer bedre oversikt og kan fange opp saker som blir liggende pga sykdom/annet fravær. Saker som krever inngående saksbehandling, kan ikke behandles uten at saksbehandler har dybdekompetanse innenfor arbeidsfeltet. Man må kjenne utdanningen inngående det vil være lite sannsynlig at for eksempel en saksbehandler på AHS kan gå inn og løse en sak på AL. En full sentralisering, slik modell A legger opp til, vil etter vår mening ikke kunne ha samme fleksibilitet og handlekraft som avdelingsadministrasjonene har per i dag. Ved å opprette tversgående team (på tvers av avdeling og på tvers av arbeidsfelt) mellom avdelingene kan man sikre likebehandling av studenter (skjønnsmessig vurderinger, m.m.). Gjennom en justering av modell B, kan man sikre og ivareta de viktigste momentene i modell A.

245 Vedtatt på Forskerforbundet v/hib sitt årsmøte 7. mai 2013 Omorganisering av administrative personale 1. Prosessen for administrativ omorganisering må utsettes og tas opp først etter at HiB har gjort erfaringer med de nye byggene på Kronstad og Møllendalsveien. Bare nødvendig omorganisering for drift og fellesekspedisjon iverksettes nå. 2. Dersom vi ikke får støtte for vårt primærforslag vil vi subsidiært foreslå at modell B blir lagt til grunn for videre arbeid med Studieadministrasjonen. 3. Studieadministrativt personale må bli fysisk plassert nær hver av de tre dekanene. Uttalelse til - HIBs styre - Rektor - Direktør - Personaldirektør Forskerforbundet (FF) høringsuttalelse, Rapport Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2 Direktør Audun Rivedal Personaldirektør Eli Glambek Bakgrunnen for denne uttalelsen er FF sitt årsmøte, et medlemsmøte, tema på et OU-seminar for medlemmer i Forskerforbundet og en spørreundersøkelse blant medlemmene (se vedlegg). FF sin oppsummering av høringen er at prosessen for administrativ omorganisering må utsettes og tas opp først etter at HiB har gjort erfaringer med de nye byggene på Kronstad og Møllendalsveien. Bare nødvendig omorganisering for drift og fellesekspedisjon iverksettes nå Dette begrunner vi ut fra: Angående tolkningen av Organisasjonsprosjektets mandat slik det fremkommer i styresak 115/11 referer prosjektgruppen: "Prosjektet har som formål å utvikle administrasjonen som en forvaltningsenhet og etablere en samlet administrasjon for høyskolen når denne samlokaliseres på Kronstad i 2014 (s. 3)". FF slutter seg til de av prosjektgruppens medlemmer som tar til orde for at HiB "per i dag har en samlet administrasjon og at administrasjonen allerede er en forvaltningsenhet (s. 8)." På same måte som prosjektgruppen legger FF til grunn at organiseringen diskuteres med sikte på å utvikle "studieadministrative tjenester som ivareta brukernes behov på best mulig måte." Det er viktig at MDV er likestilt i forhold til tjenester man vil finne på Kronstad. Det vil være ca. 1000/2000 studenter som vil ha MDV som sin "hoved campus". En av disse tjenestene er Servicetorg/førstelinjetjeneste. En annen er teknisk support til alle ulike tekniske løsninger. Under eksamensadministrasjon står det følgende: "Det er de vitenskapelig ansatte som lager eksamensoppgavene, og studieadministrasjonen som planlegger og gjennomfører opplegget rundt eksamenssituasjonen uavhengig av vurderingsform, det være seg å skaffe sensorer, eksamensvakter, fordele i rom, trykke opp oppgaver etc. (s. 10)" Dette er ikke rett. Det er de faglige som skaffer sensorer (eksamensadministrasjon skriver kontrakter) og ofte må

246 reservere rom, trykke opp oppgaver etc. Det vil fortsatt være de faglige som vil ha ansvar for dette. Der man har rammeplanfestet og intensjonsavtaler i forhold til praksis blir det å skaffe praksisplasser et organisatorisk problem. Utdanninger der det ikke er formelle avtaler av typen man har på grunnskole- og barnehagelærer, er det en utfordring å skaffe praksisplasser som vil ta imot studenter. Dette gjelder for videreutdanninger ved AL og ulike utdanninger på AI og AHS. Her er det spørsmål om interesse og overskudd om man vil ta imot studenter. "God kommunikasjon mellom fagmiljøene og praksisadministrasjonen er avgjørende for at tilrettelegging av studentenes praksisstudier skal bli best mulig. Vitenskapelige ansatte har ansvar for å sikre at praksisstedet holder faglig kvalitet på et nivå som gjør at læringsutbyttet kan oppnås (s. 11)." Under Praksisorientering i delrapport 1 s. 11 kan man lese at "Arbeidsgruppen har samlet inn nøkkeltall på mange områder, men mye av materialet kan ikke brukes i sin nåværende form." Det kan indikere at Delrapport 2 er skrevet på et noe tynt grunnlag. Ved enkelte utdanninger er det unaturlig at det er administrative personale som legger timeplan og bestemmer rom. Dette fordi undervisningene ikke er "strømlinjeformet" og det vil være særs behov man må ta stilling til (ferdighetstrening, rollespill eller forelesninger). Dersom timeplaner og rombestilling skal gjøres sentralt så vil det kunne medføre et merarbeid for alle. Det må være de vitenskapelig som legger timeplan og bestemmer rom ut fra de pedagogiske hensyn man må ha i tankene i utdanningen. FF vurderer det slik at verken forslag A eller forslag B kan gjennomføres dersom en skal være tro mot forslagene slik disse er presentert i rapporten. FF vil likevel redegjøre for sitt syn knyttet til disse to forslagene. Alternativ C er så lite utarbeidet at det er vanskelig å si noe om dette alternativet i denne høringsrunden. Alternativ A: I dette alternativet skives det inn noen premisser som FF stiller seg spørrende til. Hvorvidt en felles enhet blir "mer robust" er en påstand som det fins lite belegg for i arbeidet som ble gjort i fase 1. Det samme gjelder påstanden om at dette gir "økt fleksibilitet og god ressursbruk." Under alternativ A nevnes ikke dekanene med et ord. Her skisseres ikke hvordan grenseflatene mellom sentral- og avdelingsadministrasjonen skal organiseres. Dette må på plass dersom et slikt forslag skal kunne vedtas. Forslaget operer også med en uspesifisert "stabsdirektør", mens de andre forslagene spesifikt viser til "utdanningsdirektør". FF forutsetter at av de studieadministrative oppgavene, som i fremtiden blir organisert sentralt, blir disse liggende under utdanningsdirektør." Alternativ B FF støtter dette forslagets premisser om at dekan må ha en tilstrekkelig administrativ stab for å sikre reell støtte for faglig ledelse og innsikt i avdelingenes studieprogram og finner ikke grunnlag for ytterligere sentralisering av administrasjon med unntak av drift og fellestorg (jmf. Årsmøteuttalelse). Oppsummering FF ønsker i første omgang å utsette prosessen som er i gang. Signaler fra undersøkelsen blant FF sine medlemmer indikerer at man bør være forsiktig med store endringer på dette

247 tidspunktet. Også Ernst & Young rapporten understreker faren for risiko som ligger i å presse gjennom en stor endring på det nåværende tidspunktet. Noen tilpasninger har man alt foretatt etter fase 1, og det er bra at man har samkjørt oppgaver og prosedyrer der det faller naturlig. Endringer som er foreslått under A er av en slik karakter at den risikoen som fremkommer gjennom Ernst & Young (1.4 Redusert kvalitet i administrative tjenester plassert i matrisen alvorlig/meget sannsynlig), bør tas på alvor. Flere av de vitenskapelige og administrative signaliserer den samme oppfatningen. En for rask prosess er også et tydelig signal fra medlemmene som kan eksemplifiseres ved følgende uttalelser fra medlemmene: Fase 2 er tilnærmet en skandale som begrunnes i tidspress om at saken koste hva det koste vil skal fremmes for styret i juni. Prosessen i fase 2 har ikke vært god. Dårlig prosess Hvorfor kartlegge hvis en ikke tar seg tid til å analysere denne for å finne frem til en best mulig løsning! Ein bør vente med omorganisering til ein veit kva ein bør/må omorganisere og ikkje omorganisere etter prinsipp som nokon meinar er bra, utan at ein har gode argument for å gjere det. Det er grunn til å tro at alternativet A også kan få negative følger for høgskolen virke de nærmeste år. HiB må ta de meget negative erfaringene fra Aarhus Universitet for en tilsvarende reform på største alvor. Ved videre prosesser for å vurdere effektivitet og profesjonalitet gjennom omorganisering bør desentralisering bli vurdert seriøst ettersom desentralisert forvaltning er for de fleste kunnskapsorganisasjoner vil være overlegen en sentralisert. Ut fra vedtak gjort på Forskerforbundets årsmøte oppsummer FF med: 1. Prosessen for administrativ omorganisering må utsettes og tas opp først etter at HiB har gjort erfaringer med de nye byggene på Kronstad og Møllendalsveien. Bare nødvendig omorganisering for drift og fellesekspedisjon iverksettes nå. 2. Dersom vi ikke får støtte for vårt primærforslag vil vi subsidiært foreslå at modell B blir lagt til grunn for videre arbeid med Studieadministrasjonen (72% støtter dette forlaget, se vedlegg). 3. Studieadministrativt personale må bli fysisk plassert nær hver av de tre dekanene. Vedlegg Medlemsundersøkelsen Det er til sammen 74 (ca. 27 %) av FF medlemmer som har svart på denne undersøkelsen Av disse er det ca. 74 % vitenskapelige og 26 % Administrative som har svart

248 På spørsmål "Føler du deg godt informert om denne prosessen" representerer 0 svært dårlig, mens 5 representert svært bra Fordelingen er som tabellen under viser % % % % % 5 7 9% Har du noen kommentarer til forrige spørsmål, om prosessen: Har fulgt med på allmenningen og fått min informasjon der. Det er ikke informasjonen som har vært for dårlig, men prosessen Fase 1 var ikke ferdig før en gikk i gang med fase to, og forslagene (unntatt A) i fase to virker lite gjennomarbeidet. Som en del av prosessen føler jeg meg godt informert. Problemet er at informasjonen har vært uklar og har gitt meg en sterk følelse av skjulte intensjoner. Liten informasjon om arbeidet ut til faglig ansatte. Involverte i altfor liten grad faglige ledere (instituttledere, studiekoordinatorer) på avdelingene, særlig i Fase 1. Eg er relativt nytilsett og organiseringa vil ha praktisk talt ingen konsekvensar for meg, så evt. mangel på informasjon er like mykje manglande interesse. Jeg tenkte: "Hvilken prosess?" Men jeg er ikke flink til å holde meg orientert. For kort tid er brukt på arbeidet, det er og et dårlig arbeid som er levert. Det har vært dårlig informert fra ledelsen, men godt fra fagforeningen. Jeg har ikke fulgt med har liten relevans for meg. Informasjonen er sikkert bra nok, men jeg må innrømme at dette ikke har interessert meg så mye at jeg har satt meg skikkelig inn i det. Mange andre gjøremål som må prioriteres. Informasjonen har jeg selv måtte innhente/ oppsøke. Det har ikke vært noe eget informasjonsmøte for adm.ansatte i SA! Mye av informasjon rundt Kronstad og Møllendalsveien kommer seint og i lite omfang. Fase 2 er tilnærmet en skandale som begrunnes i tidspress om at saken koste hva det koste vil skal fremmes for styret i juni. Mens kartleggingen i fase 1 har holdt på 1/2 år, så har fase 2 kun hatt 3 heldagssamlinger. Innkallingen til første møte kom så sent at mange medlemmer ikke hadde mulighet til å stille, og ingen skriftlig utspill lå til diskusjon før siste møte. Fase 2 bygger verken på fase 1 eller på høringen som var i etterkant. De 3 modellene som presenteres er heller ikke gruppens alternativer, da gruppemedlemmene som skulle utarbeide rapporten og forslagene IKKE har fått kommentere den siste rapporten før den ble sendt på høring. I siste utkast ble det utarbeidet 3 modeller hvor modell B og C kom seilende inn i siste liten og er således svært uferdige. Modellen som ble fremmet som alternativ til A på siste møte er ikke

249 fremmet som et forslag, da forslagsstiller ikke kjenner den igjen. Rapporten er tendensiøs og bærer preg av at den i første utkast kun hadde en modell som ble forherliget. Den innehar en rekke påstander om fordeler og ulemper uten at de er begrunnet. Fordelene i modell A kan dessuten også overføres med gode begrunnelser og ivaretas enkelt i de to andre modellene. Rapporten bygger ikke på organisasjonsteori og har ingen utredninger om modeller i forhold til f. eks. stabile eller skiftende miljø. Det er en klar svakhet. Slik rapporten nå fremstår gir den ikke "likeverdige" valg å ta stilling til. At det er delte meninger om modeller og løsninger for beste praksis i gruppen, er ikke til forsvar for at det presenteres 3 modeller som ikke er ferdigstilte fra gruppen. Det hører også med til offentlighetens lys at medlemmer i delprosjektet som ikke delte lederen syn for modellvalg ble forsøkt instruert i hva som skal tolkes som EN administrasjon i siste møte, til tross for at organisasjonsgruppen (nedsatt av styret) har brukt 3 møter på å diskutere at dette må ha en vid forståelse og at vi i dag allerede har EN administrasjon men organisert etter høgskolens behov. Dette er i tråd med øvrige høgskolers fortolkning og praksis i Norge. Organisasjonsgruppen har protokollført at de ønsker rapporten til diskusjon før den gikk ut på høring. Det har det ikke vært tid til. Rådsgruppen under ledelse av rektor har heller ikke hatt rapporten til gjennomsyn. Organisasjonsgruppen har stort sett funger som en gruppe som blir gitt informasjon i møte, uten reelle saker å diskutere eller ta stilling til (unntak er mandatene). Gruppen har flere ganger tatt opp saken og bedt om å bli brukt for å gi råd, uten at dette er etterkommet. Når man på egen hånd tar opp saker oppleves det ikke som å bli hørt; så lenge man har divergerende synspunkter til "fasiten". Flere gruppemedlemmer opplever dette som skinndemokrati, og at reel medvirkning ikke er tilfelle, da fasiten og modell A allerede er lagt! Saken bør definitivt ikke sendes til styrebehandling. Modell B og C bør videreutvikles slik at det kan bli gode alternativer å ta stilling til. Det bør også forventes at modell A gir begrunnelser bak sine påstander. Fase 2 har i beste fall hatt svært dårlig styring. Prosessene er svært kritikkverdige. Jeg savner informasjonsmøter om prosessen, for eks. i form av stabsmøte for de administrativt ansatte i SA. Man bruker altfor mye krefter til å diskutere mindre vesentlige punkter (som til dels er godt kjent eller allerede løst), og overser galant reelle problemer. Prosessen har hatt et preg av at resultatet var forhåndsbestemt og at innvendinger ble "overhørt/ignorert". Og at administrativt ansattes egentlige oppgave i prosessen var å beskrive arbeidsprosesser med tanke på mulige besparelser og da kun med alternativ A i tankene. Godt informert om selve prosessen fordi jeg har deltatt (men tilgjengelig informasjon/kunnskapsgrunnlaget for å treffe beslutninger har vært for dårlig, ikke minst pga. tidsnød). Viktige deler synes lukket. Opplevelser av skjulte agendaer. Ledelsen har nok bestemt seg, men prøver å kjøre en liksomdemokratisk prosess. Opplevelse av manipulerende ledelse. Helheten er mer en summen av delene. Det mangler helhetsperspektiv etter mitt skjønn. Uansett hvilken løsning man velger er det viktig å se på hvordan ting skal fungere bedre (som ikke ligger eksplisitt i en organisasjonsmodell). En omorganisering eller en flytting er gylne anledninger til å gjøre endringer. Dette MÅ ligge på plass før vi flytter. Særlig matrisestrukturer gjør at ansvarsområder blir uklare og pulveriseres. Dette må avklares på forhånd. Prosessen virker til dels kompleks og vanskelig å forstå seg på. Prosessen har ikkje klart å samlast om utgangspunktet, mandatet. Arbeidet som har blitt gjort i fase 1 blir ikkje tatt høgde for i fase 2, grunngitt i mangel på tid, men det er i større grad mandatforståinga som hindrar integreringa mellom fasene. "Fasiten", dvs. full sentralisering, har heile vegen vore eit uromoment og med rapportens einsidige

250 framstilling/forståing fekk ein svaret. Fasiten har vore førande heile vegen, med full sentralisering og overføring av styringsrett til direktørstaben, og prosessen har slik sett fungert som ein skinndemokratisk prosess som leiinga kan vise til ved seinare høve med ord som involvering av tilsette, medbestemming, osv. Prosessen er en ting, forhåndsbestilte resultat i slike prosesser er noe annet som heller bekymrer, men heldigvis her kom det frem alternativ (B) som helt klart vil støtte bedre opp faglig på institutt og avdelingsnivå. Prosessen har vært preget av tidspress, der det virker som om det å overholde tidsfrister vært viktigere enn å ferdigstille arbeidet i de ulike fasene. Som rapporten også stadfester ble kartleggingsfasen ikke helt ferdig, det har ikke vært tid til å analysere kartleggingen på en god måte, og det er ikke gjennomført en analyse av ressursbruk (ei heller om det er vitenskapelig eller administrativt ansatte som utfører fagligadministrativt arbeid). Det virka som konklusjonen av prosessen var klar før prosessen kom i gang. Prosessen i fase 2 har ikke vært god. Dårlig prosess. SA må LYTTE til erfaringer og forslag fra de som kjenner det administrative arbeidet ved hver avdeling. Hvorfor kartlegge hvis en ikke tar seg tid til å analysere denne for å finne frem til en best mulig løsning! En prosess hvor mange viktige avgjørelser skal fattes på bakgrunn av mangelfull konsekvensutredning og planlegging, og under press pga. tidsaspektet. Argumentene for radikale endringer er dårlig begrunnet, eller altfor generelle og "svevende". SA må LYTTE til forslag fra de som kjenner det administrative arbeidet ved den enkelte avdeling. Hva er hensikten med å kartlegge hvis en ikke tar seg tid til å analysere? Her bør tiden tas til hjelp, slik at en finner den beste løsningen. Hvilke av de tre alternativene ønsker du: Alternativ A 5 7 % Alternativ B % Alternativ C 3 4 % Vet ikke % Av medlemmene (ca. 27%) som har svart og av disse hele 72% velger alternativ B Begrunn gjerne valget av alternativ Tror det sikrer en administrering hvor det blir bedre samarbeid mellom alle parter. Jeg har svart B her, føler meg ikke kompetent nok til å vite hva som vil fungere best, men jeg er mest redd for alternativ A. Dere burde kanskje hatt en kategori med "vet ikke" her. Dekanen trenger en administrativ stab, det skal være unødvendig for ham/henne å gå veien om en stabsdirektør. Det blir feil hvis alle adm. ansatte skal kunne alt om sitt ansvarsområde enten det er praksis eller eksamen. Adm. ansatte bør være eksperter på sitt område på sin avdeling (altså ikke på alle avd.) Det er viktig for fagpersonalet å kunne henvende seg til samme person i samme type sak over en lang periode. Men jeg ser at det siste er mulig å få til

251 også med alternativ A. I dag fungerer det godt f.eks. slik som EVOkontoret er organisert. Noe sentralisering bør følge med flyttingen da det er mer som vil bli felles både for studenter og vitenskapelig og administrativt ansatte. Samtidig bør man sikre korte avstander mellom de tre gruppene for å få effektive prosesser. Hvis veiene er korte, dørstokkene er lave og kontaktflatene er til stede kan studieadministrasjonen godt sentraliseres. Men. Plasseringen av de administrative i bygget bryter med behovet for nærhet. Da 40 av oss skal sitte i 7 etasje i høyblokken. Viktig med administrasjon som er nær og dedikert til avdelingenes utdanningsoppgaver. Frykter at en sentralisert administrasjon blir mer opptatt av å generere eget arbeide enn å være en støtte for de faglig ansatte. Fagmiljøene trenger god administrativ støtte lokalt. Hvordan administrasjonen er organisert er ikke viktig en trenger ikke bruker så mye resurser på dette. Det som er viktig for faglig ansatte er hvilken administrativ støtte en kan få. I dag bruker HiB administrasjon som et kontrollapparat istedenfor en støttefunksjon. Det burde heller vært brukt resurser på organisering av faglig arbeid det blir ikke diskutert i det heletatt. Forskerforbundet er for opptatt av administrasjon og for lite opptatt av forskning og faglig arbeid. Mest mulig av adm. tilknyttes avd. på grunn av "nærhet" Sidan eg arbeider i Sentraladministrasjonen og ikkje er involvert i studiesaker i det heile, har eg eigentleg ikkje engasjert meg i dette i stor grad. På den andre sida gjer bakgrunnen min frå UiB at eg har mange tankar omkring dette, og dersom eg skulle velja kva alternativ eg TRUR vi får, så ville det vore C. Dette fordi eg trur det vil gjera at ingen vert HEILT misnøgde. Dersom eg skulle velja ut frå kva eg trur ville vore ei god løysing på lang sikt, ville eg valt A. Dette fordi eg trur dette vil gjera at ein kan få ein stor robust stab av kompetente medarbeidarar som i det daglege kan arbeida i team, som likevel kan spesialisera seg inn mot eitt eller fleire fagfelt, men der ein også kan overlappa kvarandre sine oppgåver relativt smertefritt ved fråvær. Jeg tror det er dette alternativet som best ivareta at noen med administrasjonsansvar har kontakt med og kunnskap om fagfeltet. Viktig at sakshandsamarane kjenner utdanninga. Alternativ A vil føra til unødvendig byråkratisering og stor avstand mellom vitskaplege tilsette og administrative tilsette. På grunnlag av at arbeidet på langt frå er sluttført med datainnsamling og analyse av høgskulen sine prosessar er rapporten og arbeidt eit for dårleg grunnlag til og gjere strukturelle endringar på. Ein bør vente med omorganisering til ein veit kva ein bør/må omorganisere og ikkje omorganisere etter prinsipp som nokon meinar er bra, utan at ein har gode argument for å gjere det. Studieadministrasjonen en viktig del av et apparat for at avdelingene skal kunne ivareta sine primæroppgaver. Dekanen har all faglig og administrativ mynde ved avdelingen (jf. stillingsinstruks for Dekan). For å sikre avdelingens autonomi må derfor en studieadministrativ stab være forankret i avdelingen med rapporteringslinje til Dekan. Vi mener også at denne staben bør ha en samlet kontorplassering i nærhet av Dekan. Alternativ A og C vil ikke gi noe positivt bidrag i forhold til dagens situasjon. Instituttene har et godt samarbeid med studieadministrasjonen på AI og ønsker stabilitet rundt det studieadministrative. Et felles studenttorg og studentekspedisjon er ønskelig. Det vil kreve ressurser å få denne delen til å fungere smidig. Eg oppfattar alternativ B som ein slags alternativ for "status quo". Eg trur at det å setja i gang ei full omvelting av administrasjonen samtidig som alt anna er nytt for oss ved flytting til Kronstad, er ein svært dårleg ide. Studentane skal ha ordinær undervisning, praksis og eksamen også hausten 2014, og vi har ikkje råd til å bruka det første året på Kronstad til å få

252 ein "ny" administrasjon til å fungera. Dessutan trur eg dei administrative funksjonane fungerer best viss dei ligg nært dei som skal bruka dei. Det er kort tid til innflytting, og det er kanskje for mye forvente at man kan omorganisere samtidig med flytting. Det kommer til å bli mye nytt i august 2014, og vi er avhengig av at de adm.ansatte kan ta litt på rutine. På sikt må man imidlertid få til mer samordning og felles praksis der det er mulig, og jeg er ikke fremmed for at dette innebærer en form for sentralisering av administrative tjenester. Et suksesskriterium ved sentralisering er imidlertid å beholde noen personer som er dedikert til avdelingene. Kan ikke nok om de ulike alternativene til å ha en begrunnet mening Jeg tenker på AHS som i dag er på 3 steder med bussavstand mellom, med en studieadm. plassert på ett sted. Dette fungerer utmerket. Nå skal alle under samme tak. Og så skal vi splitte opp studieadministrasjonen og fordele den utover bygningsmassen? Hvorfor? Skal kommunikasjon bli så vanskelig når vi kommer på Kronstad? Hva gjør studieadm.i dag som ikke kan gjøres fra en felles enhet? Har studenter på AL andre rettigheter enn studenter på AHS /AI? Forflytting og samlokalisering av samtlige ansatte, samtidig med at høgskolen skal driftes, eksamener avvikles og oppstart av nytt studieår, så kan det kanskje være mest hensiktsmessig å avvente omorganisering av adm.til etter innflytting. De to studiestedene setter også noen fysiske rammer som kan influere på organiseringen. Administrasjonen har mange flere funksjoner enn studieadm. Det blir rart/ kunstig å komme med innspill dersom ikke resten av adm. også inkl. i omorganiseringsarbeidet. Argumentasjonen for de ulike alternativene er tynn. Det er vanskelig å se noen fordeler for Høgskolen med alternativ A eller C. Dekan, programansvarlige og instituttledere vil mest sannsynlig få større avstand til de administrative med ved å velge A eller C. Studentene ønsker å henvende seg kun ett sted. En stor felles enhet blir ikke ett sted slik bygget er utformet men i hattene kan alle avdelingene ha ett møtested for studenter. Det er viktig at det er nærhet til deler av det administrative. Jeg tror det er en fordel at noe av administrasjonen er sentralisert. Det er bedre bruk av personalet og det blir mindre sårbart for HiB f.eks. om noen skulle bli syk. Men samtidig er det viktig at dekanatet har en viss stab under seg med nøkkelpersoner som de disponerer slik at de får gjort jobben. Det er sikkert hensiktsmessig at noen har fysisk plass i nærheten, men kanskje enda viktigere er det at disse ligger organisatorisk under dekanen. Dette for at arbeidet blir effektivt og at ikke nøkkelpersoner befinner seg i flere kommandolinjer. Det mangler et spm. om modeller som bryter med utredningene Det virker lite sannsynlig at modell A som er de organisasjonsendringer som krever størst omveltning og endring, skal vedtas uten skikkelig forarbeid, og at alt arbeidet i fase 1 ikke skal tas hensyn til. Det er også forunderlig at deler av administrasjonen er løsrevet fra resten av administrasjonen og resten av utdanningsløp og HIB`s øvrige organisering. Administrasjonen er tross alt en del av den helhetlige organisasjonen, og viktig i samspill med undervisningspersonale, studenttjenesteyting og ledelsesstøtte. RESSURSBRUK er overhode ikke kommentert i rapporten, og konsekvensene for ulike modeller kan gi store endringer i ressurstilgang for profesjonsutdanningene. Det er en stor utfordring å få hele organisasjonen på plass i nye lokaler. Vi har ikke råd til unødvendige eksperimenter samtidig! Ut over dette har studieadministrasjonen særdeles viktige oppgaver for å sikre kvaliteten i studietilbudet vårt. Avdelingene våre er forskjellige på mange områder! Det er all grunn til å tro at avdelingstilknyttet administrasjonspersonale kan ivareta studenter og faglig ansatte på en bedre måte enn det en sentral administrasjon vil kunne gjøre. Valg B blir nærmest eget ønske, men frykter for at "de" som blir værende på avdeling skal bli for få, at de blir hengende etter når det gjelder karrierevalg/muligheter. Slik det er også i dag. Ønsker ingen av alternativene,

253 men en kombinasjon av modell B og C Samle høgskolen, bygge felles kultur og identitet til høgskolen. Sikre at studentene blir ivaretatt og får lik saksbehandling. Slik det er nå har avdelingene ulik praksis og studentene ulik behandling! Ved å samle adm. Vi vil styrke kompetansen (vi vil dra nytte av erfaringen fra 3 administrasjoner!). Dersom vi kan få fortsette å utvikle felles beste praksis og felles rutiner som fungerer (følge delprosjekt 1!), vil høgskolen styrke den totale kompetanse i administrasjonen ved at vi får løftet områder (i adm. som ikke har hatt så gode rutiner). Vi vil få et helt annet utgangspunkt for og kvalitetssikre tjenestene våre og også større muligheter til kompetanseutvikling og til å utvikle de administrative tjenestene bedre enn ved modell B. Det vil bli flere som jobber med samme arbeidsoppgaver og at disse personene får fellesskap til hverandre og mer samkjørte!!! Og studentene får lik behandling Ved modell B vil utdanningsdirektøren ikke ha noe stor innflytelse siden dekan vil styre sin administrasjon og "triksing og miksing vil fortsette slik det passer det enkelte fagmiljø best! Vi må samarbeide om de oppgavene som vi gjøre felles. Fellesskapet og fellespraksis bør være fokus og hovedregel. Så ivaretar vi særegenhetene den enkelte fagene har. La dekanen ha det faglige ansvaret og la studieadministrasjonen få løse oppgavene etter det samme regelverket til det beste for studentene Høgskolens kjernevirksomhet er undervisning, forskning og formidling. Høgskolens viktigste interessenter er studenter og det regionale næringsliv. Følgelig må Høgskolen velge en struktur som er desentralisert og tett på de sentrale interessentene. En sentralisert organisasjon med standardiserte rutiner og prosedyrer kan umulig løse disse utfordringene på en effektiv måte. Litt usikker, men ser at det er veldig problematisk at hvert studium har sine egne rutiner og regler for alt mulig. Det fungerer gjerne greit for den enkelte utdanning, men det blir vanskelig å sikre et godt og effektivt opplegg som fungerer til alles beste uten sentralisering. Høgskolen i Bergen er én høgskole, det valget ble tatt for mange år siden. Om alle skulle gjøre det på sin måte kunne vi like gjerne forblitt ulike høgskoler. I dag er det tendenser til en usunn kultur der det er mistro mellom enkelte enheter, det skyldes nok til dels at integrasjonen ikke er god nok. Dette kan samling på Kronstad og sentralisering av administrasjonen kanskje være med å motvirke. Ønsker at administrativt personalet skal være knyttet til den enkelte avdeling sin dekan. Eksempel ansatte ved praksiskontoret trenger kjennskap til avdelingens utdanninger slik at det ikke sitter noen i sentraladministrasjonen og jobber med for eksempel grunnskolepraksis uten å ha kjennskap til denne. Bedre kommunikasjon opp mot Avd./Institutt "nærhet til fagmiljøene og god innsikt i avd. studieprogram". Henvendelser fra ansatte og studenter = nærhet. Nærleik til fagmiljø. Det vil kome alternative variantar gjennom høyringa. Vil gjerne ha ein variant som utvikla frå modell B og C med styringsrett til dekanatet, samlokalisering av arbeidsoppgåver og der igjennom tversgåande arbeidslag. Vi må ha en administrasjon som kan være et støtteapparat for de som underviser og da må vi ha nærhet. De ansatte i administrasjonen må kjenne undervisningspersonalet og omvendt. Det må være enkelt for oss å be om hjelp. Jeg frykter mer og mer byråkratisering dersom alternativ A får gjennomslag. Vi vil få en stat i staten. En administrasjon som lever sitt eget liv og som lager regler og prosesser som gagner administrasjonen mer enn de som skal hjelpes. Vi bør ha fokus på kjerneoppgaven.

254 HØRING, RAPPORT - DELPROSJEKT STUDIEADMINISTRASJON FASE 2 Vi viser til høringsbrevet av med rapporten fra Delprosjekt Studieadministrasjon fase 2. Samfunnsviterne støtter modell A i rapporten. Den oppfyller best mandatet til delprosjektet fase 2 og bygger videre på funnene fra den grundige kartleggingen som ble gjort i fase 1. Samfunnsviterne mener det er viktig at høgskolen også satser på kompetanse og kompetanseutvikling blant ansatte i studieadministrasjonen. Samler høgskolen den studieadministrative virksomheten i en enhet, legger den til rette for økt faglig felleskap blant de ansatte i studieadministrative stillinger. Det blir enklere for de ansatte å dele kunnskap og erfaring med hverandre, samtidig får de større mulighet til spesialisering og faglig fordypning. Dette vil både studenter og ansatte i faglige stillinger dra nytte av, fordi de vil oppleve bedre kvalitet i tjenestene og støtten som studieadministrasjonen leverer. En felles studieadministrasjon sikrer likebehandling av og forutsigbarhet for studentene, ved å redusere risikoen for ulike tolkninger av lovverk og forskrifter. Med modell A bidrar høgskolen til å utvikle en profesjonell studieadministrasjon med ansatte som kan sitt fag. Når det gjelder hensynet om nærhet og kjennskap til fagmiljøene, ivaretar en felles studieadministrasjon dette ved å opprette en tett og konstruktiv dialog med faglig ledelse /fagmiljø. Når høgskolen samles på Kronstad og i Møllendalsveien ligger forholdene til rette for tett kontakt mellom fagmiljøene og studieadministrasjonen. Samfunnsviterne mener også at et større faglig fellesskap, økt kompetansedeling og variasjon i arbeidsoppgaver gir de ansatte i studieadministrasjonen bedre muligheter til faglig utvikling og reelle karriereløp i høgskolen. Dette er viktig for at høgskolen skal kunne klare å rekruttere de beste kandidatene ved nye tilsettinger. Det er også viktig for å kunne beholde kompetente medarbeidere med høyere utdanning i studieadministrasjonen.

255 Når høgskolen samles på Kronstad og i Møllendalsveien ligger alt til rette for å tenke nytt med en helhetlig organisering av studieadministrasjonen. Vi frykter at en videreføring av dagens organisering, fører til at de interne skillelinjene i høgskolen blir opprettholdt. Vi mener at en samling av høgskolen og en ny organisering av studieadministrasjonen kan stimulere til økt samarbeid og utvikling, tett kontakt med fagmiljøene og bygging av felles kultur. Med hilsen Samfunnsviterne ved Høgskolen i Bergen

256 Kartlegging av oppgaver og ressursbruk ved biblioteket pa Høgskolen i Bergen. Delprosjekt Biblioteket, organisasjonsprosjektet. Rapport fra fase 1. Prosjektleder: Bibliotekdirektør Maria Carme Torras

257 Organisasjonsprosjektet, Delprosjekt Biblioteket Rapport fra fase 1 Innhold Om denne rapporten... 2 Innledning: Prosjektorganisering, prosjektplan og mandat for undergruppene Funksjonsområde digitale systemer Funksjonsområde tilvekst/samlingsutvikling Funksjonsområde publikums-/utlånstjenester Funksjonsområde studiestøtte Funksjonsområde forskningsstøtte Funksjonsområde formidling Funkjonsområde administrasjon Veien videre Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg

258 Organisasjonsprosjektet, Delprosjekt Biblioteket Rapport fra fase 1 Om denne rapporten Denne rapporten kartlegger oppgavene og ressursbruken ved biblioteket på HiB. Kartleggingen utgjør første fase i delprosjekt Biblioteket, som er ett av de tre delprosjektene i Organisasjonsprosjektet ved HiB. Hver undergruppe har forfattet kapittelet om funksjonsområdet de har kartlagt. Prosjektleder, bibliotekdirektøren, har redigert rapporten. Innledning: Prosjektorganisering, prosjektplan og mandat for undergruppene Delprosjekt Biblioteket er ett av de tre delprosjektene som Organisasjonsprosjektet ved HiB består av. Overordnet prosjekteier er personaldirektør Eli Glambek. Leder for delprosjekt Biblioteket er bibliotekdirektør Maria-Carme Torras. Rådgiver Maria Stene-Jonassen fungerer som prosjektstøtte for dette delprosjektet. Organisering av delprosjekt Biblioteket Prosjektgruppe Delprosjektet Biblioteket er organisert i syv undergrupper tilknyttet kjernefunksjoner ved biblioteket: publikums-/utlånstjenester, studiestøtte, forskningsstøtte, digitale systemer, formidling, samlingsutvikling/tilvekst, og administrasjon. Alle fast ansatte ved biblioteket er med i minst en av undergruppene. Gruppe 1: Publikums- /utlånstjenester Gruppe 2: Studiestøtte Gruppe 3: Forskningsstøtte Gruppe 4: Digitale systemer Gruppe 5: Formidling Gruppe 6: Samlingsutviklin g/ tilvekst Gruppe 7: Administrasjon Trude Færevaag, gruppeleder Kari Elin Røyrane Monica Bjorheim Gro H. Instebø Bård Seterås Marit Frydenberg Atle Hårklau, gruppeleder Bente Tveito G. Austrheim Nazareth Kifle Monica Roos, gruppeleder G. Austrheim Nazareth Kifle Torild Tveit R. Vingsand Ragnhild Vingsand, gruppeleder Bente Tveito Bård Seterås C. Nilsson Monica Roos Turid Hitland, gruppeleder M. Bjorheim Monica Roos Signy Børsheim Solfrid Berge Bente Tveito, gruppeleder Anne Brunes Berit Birkeland Ingvild Monsen Torild Tveit Turid Hitland Roald Paulsen Ingvild Monsen, gruppeleder Bente Tveito M.C. Torras R. Vingsand Trude Færevaag Turid Hitland 2

259 Organisasjonsprosjektet, Delprosjekt Biblioteket Rapport fra fase 1 Lederne til undergruppene rapporterer skriftlig til prosjektlederen, dvs. bibliotekdirektøren, innen fristene som er fastsatt i prosjektplanen (se avsnitt Prosjektplan). Prosjektlederen kaller lederne til undergruppene inn til møte etter behov. Lederne for undergruppene er ansvarlig for å kalle inn til møter i undergruppene, sørge for framdrift i arbeidet og for skriftlig rapportering innen fristene. Ytterligere kompetanse kan innhentes etter behov. Referansegruppe Bibliotekrådet er referansegruppe for delprosjektet. Rådet består bl.a. av representanter fra de hovedmålgruppene som biblioteket betjener (studenter, stipendiater og vitenskapelig ansatte). Rådet ble orientert om prosjektet på møte , og gav innspill (se sak i referatet fra møtet i bibliotekrådet i vedlegg 1). Bibliotekrådet holdes oppdatert og bes om innspill i de ulike prosjektfasene både via epost og på de vanlige møtene i bibliotekrådet. Prosjektplan Delprosjekt Biblioteket er organisert i følgende fire faser. 3

260 Organisasjonsprosjektet, Delprosjekt Biblioteket Rapport fra fase 1 Mandat for undergruppene Hver undergruppe skal fokusere på funksjonen(e) den er blitt tildelt. I perioden januar-juni 2013 skal hver undergruppe jobbe med følgende oppgaver, delt inn i to faser: Fase 1 - Kartlegging Frist for rapportering til bibliotekdirektøren: 20. mars Kartlegging av dagens bibliotekfunksjoner ved de ulike avdelingsbibliotekene Oppgaver, prosesser og organisering 2. Kartlegging og analyse av ressursbruk for funksjonene i dagens bibliotek (nøkkeltall for omfanget av oppgavene) Fase 2 Utarbeiding av nye prosesser Frist for rapportering: 20. juni Prioritering av kritiske prosesser 2. Utarbeide nye prosesser basert på beste praksis prosessutvikling Prosjektleder sammen med undergruppelederne er ansvarlig for å utarbeide organiseringen av bibliotektjenester i Møllendalsveien, og forholdet mellom disse og bibliotektjenester på Kronstad. Videre organisering av prosjektarbeidet for fasene 3 og 4 blir presentert til sommeren. Kommunikasjon, møter og samlinger I løpet av prosjektperioden blir det avholdt informasjonsmøter og prosjektsamlinger for å bidra til god kommunikasjonsflyt og god medvirkning for alle bibliotekansatte. I første prosjektfase har vi hatt fire felles samlinger. Prosjektlederen og lederne for undergruppene var på studietur til Universitetsbiblioteket i Stavanger, og hadde også egen samling der. I tillegg har hver undergruppe holdt flere møter. Delprosjektet har fått egen hjemmeside på Allmenningen. Det ble publisert en sak på Allmenningen , «Biblioteket er i gang»,da prosjektet ble iverksatt. 4

261 Organisasjonsprosjektet, Delprosjekt Biblioteket Rapport fra fase 1 1. Funksjonsområde digitale systemer 1.1 Avgrensning Med digitale systemer menes alle bibliotekets elektroniske ressurser og verktøy. Systemene BORA og Cristin blir av praktiske årsaker behandlet under funksjonsområdet forskningsstøtte. Formidling av de elektroniske ressursene behandles under funksjonsområdet formidling. Undervisning og veiledning i bruk av de elektroniske ressurser behandles under funksjonsområdene studiestøtte og publikumstjenester. Her har vi sett på arbeidet med databaser, tidsskriftpakker, e-bokpakker og lisensavtaler, begrenset til tilvekst, tilgjengeliggjøring, drift og fornyelser. I tillegg har vi sett på arbeidet med en del teknisk utstyr i bruk i biblioteket, siden dette til dels krever teknisk kompetanse. Vi har sett på hvilke funksjoner som utføres i biblioteket sentralt og på studiestedsbibliotekene, og anslått ressursbruk i forbindelse med dette. 1.2 Dagens organisering Arbeidet med digitale ressurser er fra og med 2013 lagt til bibliotekets Faggruppe for digitale ressurser og verktøy (DG). Gruppen rapporterer til bibliotekdirektør, men har en leder som også sitter i bibliotekledergruppen og kan formidle saker til denne ved behov. Gruppen består ellers av personer som jobber med og har interesse for elektroniske ressurser på tvers av bibliotekene. Det meste av arbeidet med digitale ressurser er sentralisert, slik at en eller flere av de som sitter i DG tar seg av alt bakenforliggende arbeid med avtaler og lisenser. Det er to grunner til dette: arbeidet krever spesialisert kompetanse, og det er nødvendig at noen holder oversikten over alle avtaler for i størst mulig grad å unngå dobbeltfaktureringer og overlappende tilganger. Men på de ulike studiestedsbibliotekene deltar personalet for øvrig i utvelgelse, testing og evaluering av ressursene, i tillegg til veiledning og formidling. Bibliotekdirektør og bibliotekledergruppen er også involvert ved utvalg, innkjøp og fornyelser av ressurser. 5

262 Organisasjonsprosjektet, Delprosjekt Biblioteket Rapport fra fase Funksjoner Kjernefunksjoner knyttet til digitale systemer er: utvalg, innkjøp, tilgjengeliggjøring (formidling), drift og fornyelser. I tillegg kommer faglig oppdatering og intern kommunikasjon Utvalg Innkjøp av elektroniske ressurser gjøres som regel etter et konkret ønske fra fagmiljøet eller studentene, eller fordi biblioteket ser et behov for nye ressurser. Ønsker meldes så til DG som undersøker hvilke leverandører som tilbyr ønsket ressurs, og til hvilke betingelser. Noen avtaler kjøpes direkte fra forlag/leverandør, mens andre går gjennom en agent eller et konsortium som mellomledd. Det kan i noen tilfeller finnes forskjellige ressurser som kan dekke noenlunde de samme behov. Disse må da vurderes opp mot hverandre etter innhold, pris, brukergrensesnitt og andre betingelser. Som regel kan biblioteket få en gratis testperiode for å vurdere innholdet i basen. Alle bibliotekets ansatte som har interesse av å bruke ressursen kan delta i testingen, i tillegg til fagmiljøet som har ønsket den. Tilbakemeldinger gis til DG. Den endelige vurderingen foretas av bibliotekdirektøren i samråd med DG Innkjøp Innkjøp av elektroniske ressurser gjøres sentralt av DG. Tidligere har også de enkelte studiestedsbibliotekene kjøpt inn fagspesifikke ressurser, men dette arbeidet skal nå være sentralisert til DG. Man kan i noen tilfeller forhandle med leverandør om pris ut fra antall brukere, her finnes ulike prismodeller. Bestilling gjøres som regel i direkte kontakt med en av leverandørens selgere på epost eller telefon. I de tilfeller hvor avtalen er forhandlet fram gjennom et konsortium (eks. Cristin, Helsebiblioteket) bestiller vi fra konsortiet, som allerede har forhandlet fram en avtale på vegne av alle institusjonene. Faktura attesteres av DG og anvises av bibliotekdirektør. DG er også som regel involvert i innkjøp av enkelttitler av e-tidsskrifter, selv om bestilling av disse foretas av det enkelte studiestedsbibliotek. DG har oversikt over avtaler med de ulike leverandørene og kan gi råd i forhold til valg av titler og leverandører. Når det gjelder e- bøker må DG opprette avtaler med leverandørene, før vi kan begynne å bestille enkelttitler. Foreløpig har vi kun én slik avtale, men DG ønsker å opprette flere slik at vi får flere 6

263 Organisasjonsprosjektet, Delprosjekt Biblioteket Rapport fra fase 1 muligheter til å bestille enkelttitler, eventuelt inngå avtaler om brukerstyrt innkjøp av e- bøker (patron driven acquisition (PDA)) Tilgjengeliggjøring Tilgjengeliggjøring av de elektroniske ressursene krever en viss teknisk kompetanse i biblioteket. I DG sitter det p.t. én person som har hovedansvar for dette. De fleste av ressursene våre er tilgjengelige på høgskolens nettverk via IP-gjenkjenning, mens noen krever brukernavn og passord. Så fremt det er mulig foretrekker vi tilgang via IPgjenkjenning. Dette vil si at alle som er pålogget høgskolens nettverk får tilgang til ressursene enten fordi de sitter på høgskolens maskiner eller fordi de er pålogget nettverket via egen PC, mobil eller annen enhet. I noen tilfeller kan biblioteket selv logge seg inn i administrasjonsmodulen av ressursen og opprette tilgangen. I andre tilfeller gjøres dette av leverandør. Brukergrensesnitt kan også i mange tilfeller tilpasses bibliotekets behov. I tillegg til å åpne opp tilgang til ressursen, må man sørge for å tilgjengeliggjøre den via lenker. Databasene våre legges ut på bibliotekets hjemmeside i samarbeid med bibliotekets webgruppe, med lenke til både enkelt og avansert søk. En lenketjener sørger for tilgangen til fulltekst av artiklene, og oppdatert beholdning i BIBSYS må importeres. Dette gjøres også av DG i samarbeid med BIBSYS Drift Daglig drift av de elektroniske ressursene består i å: - følge opp oppdateringer av databaser, når det kommer meldinger fra leverandør eller konsortier om dette, - sjekke avtaler når ressurser faller vekk og vi mister tilgang, - ta kontakt med leverandør hvis det er feil med tilgangen, - oppdatere IP-adresser, når disse legges om ved HiB, - gjøre lokale tilpasninger av grensesnitt, - holde kontakt med BIBSYS om administrasjon av pakker og annet. 7

264 Organisasjonsprosjektet, Delprosjekt Biblioteket Rapport fra fase 1 Dette arbeidet må kunne gjøres daglig siden det er viktig at tilgangen til de elektroniske ressursene til enhver tid er i orden Fornyelser De fleste løpende avtalene våre fornyes årlig med frist I arbeidet med fornyelsene tar DG ut statistikk over bruk og sammenholder med pris og evt. nye betingelser. Avgjørelsen tas som regel i samråd med bibliotekdirektør. Noen avtaler vurderes fra år til år, mens andre er så sentrale at det bare er unntaksvis man vurderer å si dem opp. Arbeidet med fornyelser og statistikk er konsentrert til en hektisk periode i oktober-februar. Statistikk skal også leveres til bibliotekets årsmelding og til Nasjonalbiblioteket for den årlige fag- og forskningsbibliotekstatistikken. I forbindelse med fornyelser og innkjøp av ressurser er det viktig at man har en samlet oversikt over alle bibliotekets avtaler og kontroll med budsjett og regnskap. Det må lages bedre rutiner for å sikre kontroll Teknisk utstyr Biblioteket bruker en del spesialutstyr som også skal anskaffes og vedlikeholdes, som utlånsautomater, strekkodeskrivere, ryggmerkingsskrivere og strekkodelesere. Dette gjøres dels i samarbeid med IT-avdelingen og dels av biblioteket selv Faglig oppdatering Det er viktig at de som jobber med elektroniske ressurser er oppdatert på hva som finnes av tilbud og ulike tekniske løsninger. Dette gjøres ved å følge med på ulike informasjonskanaler, holde kontakt med leverandører, uformell og formell kontakt med andre bibliotek, og deltakelse på kurs/konferanser. Biblioteket har også deltatt i ulike prosjekt sammen med andre institusjoner, for eksempel UH-nett Vests e-bokprosjekt Intern kommunikasjon DG holder møter jevnlig gjennom året. I tillegg sendes informasjon ut til bibliotekets ansatte ved anskaffelse av nye ressurser eller det informeres på felles personalsamlinger eller andre møter. I noen tilfeller kan det også være aktuelt å holde interne kurs. 8

265 Organisasjonsprosjektet, Delprosjekt Biblioteket Rapport fra fase Saksgang og kommunikasjonslinjer Følgende figurer viser hvem som er involvert i arbeidet med de elektroniske ressursene: Forklaringer: SB = studiestedsbibliotek BG = bibliotekledergruppe BD = bibliotekdirektør DG =Faggruppe for digitale ressurser og verktøy Lev = leverandør WG = webgruppen Stiplet linje står for kommunikasjon som bare delvis forekommer. 9

266 Organisasjonsprosjektet, Delprosjekt Biblioteket Rapport fra fase 1 10

267 Organisasjonsprosjektet, Delprosjekt Biblioteket Rapport fra fase Ressursbruk Sentralt Daglig drift: 0,2 årsverk = 350 timer i året. 11