Foreslåtte tiltak grunnlag for diskusjon i policygruppe 2. mars 2009

Transkript

1 Foreslåtte tiltak grunnlag for diskusjon i policygruppe 2. mars 2009 Etikk og holdninger 1. Etablere et opplegg for systematisk måling av samarbeidsforhold og holdninger hos byggherre, rådgivere, entreprenører og leverandører (repeterende for å følge utvikling over tid) 2. Systematisere og styrke opplegget for tilbakemelding og evaluering periodevis og ved avslutning av arbeider 3. Systematisk involvering i etats- og utviklingsprosjekter, håndbøker mv som berører bransjen, omfang og form vurderes i den enkelte sak 4. Bygge opp gjensidig felles kunnskaper og holdninger gjennom å åpne og samordne opplæring og kompetanseoppbyggingssystemer 5. Styrke erfaringsoverføring gjennom å åpne og samordne erfaringsoverføringssystemer Forutsigbarhet og kapasitet 1. Videreutvikle og forbedre informasjon på vegveven (prosjekter, NTP, handlingsprogram, tilbudsåpninger) og gjennom informasjonsmøter sentralt og regionalt 2. Portal for prosjekter og kontrakter for veg- og jernbane videreutvikles og driftssettes i samarbeid med nordiske veg- og jernbaneetater, samordne store prosjekter mht tidsfrister 3. Gjennomgå bransjeopplegg og andre opplegg for vurdering av kapasitet med sikte på utvikling og samordning 4. Åpne vegvesenets prosesstyringssystem slik at grunnlaget for planlegging, prosjektering, bygging, drift og vedlikehold er kjent og danner basis for ensartet praksis 5. Langtidsplanlegging prosjektfinansiering, NTP og handlingsprogram som forpliktende langtidsprogrammer 6. Kvalitet på budsjettoverslag og kalkyler (bedre markedsvurdering) Kontraktstyper og samarbeidsformer 1. Gjennomgå dagens praksis på ulike områder for å avklare forbedringspunkter og uklarheter (ansvars- og risikodeling, medvirkning, konfliktpunkter, måleregler ) og iverksette strakstiltak, etablere systematiske samarbeidsmønster med bransjen 2. Systematisere og videreføre samarbeidet med bransjen i forbindelse med utvikling av retningslinjer for konkurransegrunnlag, se spesielt på avvik fra Norsk Standard og avklare begrunnelse, arbeide for en videre tilnærming 3. Ta i bruk dagens partneringbestemmelser og legge opp et program for å ta i bruk økt samarbeid gjennom partnering og målpriskontrakter. 4. Gjennomgå dagens praksis og konkurransegrunnlag for funksjonskontrakter for drift og vedlikehold (spesielt omfang, varighet, risikodeling, dokumentasjon, forenklinger, kvalitetssikring, samarbeidsopplegg) 5. Utrede mulighetsrommet innenfor offentlige anskaffelsesregelverk ved å se på nye gjennomføringsmodeller som utnytter og bygger kompetanse hos de involverte. Utrede og prøve ut i pilotprosjekter, samarbeide og utnytte erfaringer fra andre offentlige byggherrer 6. Miljø i kontrakter 7. 3D-prosjektering, datamodell 8. Øke innovasjonsgraden gjennom bruk av FOU i kontrakter og etablering av regionale leverandørutviklingsprogrammer

2 Kommentarer til forslagene: Etikk og holdninger Etablere et opplegg for systematisk måling av samarbeidsforhold og holdninger hos byggherre, rådgivere, entreprenører og leverandører (repeterende for å følge utvikling over tid) Vi har tidligere gjort slike målinger i Statens vegvesen (BAROK, byggherreprosjektet). Fra bransjen har vi fått innspill om at Mesta har gjennomført et opplegg med denne type spørreundersøkelser, og vi har hatt et møte med Mesta. Hvis dette etableres som et fast opplegg, kan det brukes for 1) å gi et grunnlag for å vurdere hvordan situasjonen oppfattes i dag 2) følge utviklingen over tid ved oppfølging (årlig?) Ved hjelp av moderne spørreverktøy kan dette gjøres over nett til en representativ gruppe fra byggherre, rådgiver- og entreprenørsiden. Hovedtyngden av arbeid vil ligge i spørsmålsutforming og analyse. Vi foreslår at det settes ned en arbeidsgruppe med representanter fra rådgiver, entreprenør og byggherre som får i oppgave å utforme og gjennomføre en slik undersøkelse slik at resultatet av undersøkelsen foreligger til neste møte i policygruppa. Systematisere og styrke opplegget for tilbakemelding og evaluering periodevis og ved avslutning av arbeider Dette vil være en systematisering og mer aktiv bruk av evalueringssystemer som allerede inngår i våre rutiner. Det gjennomføres for tiden pilotprosjekt med en utvidet evaluering (som også kan benyttes i forbindelse med bonus). Dette har fått positiv tilbakemelding fra bransjen. Vurderes utvidet til gjensidig evaluering der også evaluering av byggherre inngår. Vi foreslår at det høsten 2009 gjennomføres på et utvidet antall prosjekt med sikte på full gjennomføring fra Dette følges opp gjennom linjen hos oss. Systematisk involvering i etats- og utviklingsprosjekter, håndbøker mv som berører bransjen, omfang og form vurderes i den enkelte sak Dette er iverksatt delvis som en oppfølging av etablert praksis og delvis ut fra vegdirektørens signaler til egen organisasjon på utvidet ledersamling som oppfølging av det felles bransjemøtet i april. Bygge opp gjensidig felles kunnskaper og holdninger gjennom å åpne og samordne opplæring og kompetanseoppbyggingssystemer Dette er en omfattende og krevende oppgave som må utvikles over tid. Det finnes i dag mange ulike opplæringstilbud i virksomheter, bransjeorganisasjoner og i det offentlige skoleverket. En del av tilbudene er virksomhetsinterne og ønskes holdt internt.

3 På bransjemøtet i fjor foreslo vi at foredrag og kurs som gav basiskunnskaper legges åpent på nett som et første steg for å gi alle mulighet til å kunne tilegne seg kunnskaper og skaffe seg et felles forståelsesgrunnlag. Dette vil gi mulighet for å kunne kjøre egne kurs på grunnlag av denne basiskunnskapen tilpasset et prosjekt eller virksomhet eller en spesiell læresituasjon i skolesystemet. Motforestillingene ved siden av at en del er internt stoff, er at det materialet vi har i dag ikke er laget for dette formål, og derfor ikke er egnet for selvstudium. I etatsprosjektet Kompetanseutvikling drift og vedlikehold er dette et eget delprosjekt der det foreslås at det bygges opp et modulbasert opplæringsprogram som gir grunnlag for kompetanse for å utføre bestemte type vedlikeholdsutgaver. Vi foreslår at dette etatsprosjektet brukes som pilot for vurdering av en videre utvikling av et felles opplæringstilbud. Det er også kommet ønske fra bransjen om at Tunnelskolen som nå er etablert, åpnes for bransjen. Vi har også fått et bransjeinnspill i seriøsitetssammenheng (Bølviken) med forslag om å utarbeide et spesielt etterutdanningsopplegg rettet mot byggherrer, prosjekterende og utførende, og som omhandler tema som Offentlige anskaffelser Partenes plikter og rettigheter i ulike kontraktsformer Forståelse av den samlede prosessen I tillegg til det direkte læringsutbyttet, påpekes det at det vil ligge et betydelig potensial i å bringe folk sammen til læring, erfaringsutveksling og diskusjon på tvers av de tradisjonelle skillene i næringen. Dette kan utarbeides i samarbeid med anleggsmiljøet ved NTNU, samt at det er naturlig at aktørenes interne skoler bidrar. Styrke erfaringsoverføring gjennom å åpne og samordne erfaringsoverføringssystemer Dette ble også lagt fram som en idé på det felles bransjemøtet i april i fjor. Det er gjort en intern vurdering av dette i Statens vegvesen der det konkluderes med at dette krever en gjennomgående omlegging av dagens rapporteringssystemer som må deles inn i flere nivåer, og at dette vil være en meget omfattende oppgave. Det påpekes også at materialet er av varierende kvalitet. Vi foreslår at etatsprosjektet Kompetanseutvikling drift og vedlikehold brukes som pilot for å vurdere en videre utvikling for å åpne erfaringsoverføringssystemene for omverdenen. Forutsigbarhet og kapasitet Videreutvikle og forbedre informasjon på (prosjekter, NTP, handlingsprogram, tilbudsåpninger) og gjennom informasjonsmøter sentralt og regionalt Vegvesenets nettsider ble lagt om ved årsskiftet for å gjøres mer tilgjengelig og for å få en bedre strukturering av informasjonen.

4 Viktig med tilbakemelding på om omleggingen har gitt det ønskede resultat, og med innspill til forbedringer. Portal for prosjekter og kontrakter for veg- og jernbane videreutvikles og driftssettes i samarbeid med nordiske veg- og jernbaneetater, samordne store prosjekter mht tidsfrister Portalen er etablert, men ikke ferdig utviklet, og krever et oppdaterings- og forvaltningsopplegg fra Statens vegvesens side. Gjennomgå bransjeopplegg og andre opplegg for vurdering av kapasitet med sikte på utvikling og samordning Dette er et viktig tema som ønskes prioritert. Det finnes flere leverandører av data, bl.a. MEF og BNL i tillegg til ulike prognosesentre. Det burde gjøres en felles gjennomgang av de opplegg som finnes i dag i forhold til behovene med sikte på å samordne og utvikle opplegget vurdere om en organisasjon skal ha et spesielt ansvar i forhold til dette. Åpne vegvesenets prosesstyringssystem slik at grunnlaget for planlegging, prosjektering, bygging, drift og vedlikehold er kjent og danner basis for ensartet praksis Det er gjort en utredning for å løse dette rent teknisk. Det er sendt en forespørsel til avdelingene om å angi hvilke dokumenter som er aktuelle for dette med frist 15. mars. Vi vil avklare tidspunkt for utlegging. Vi vil anta at håndbok 151 som beskriver rutinene for planlegging, prosjektering, bygging, drift og vedlikehold er mest interessant i denne sammenheng. Denne er tilgjengelig på ( gjelder alle våre håndbøker. Langtidsplanlegging prosjektfinansiering, NTP og handlingsprogram som forpliktende langtidsprogrammer Dette er et ønske fra BNL/EBA ber om at det utdypes i møtet. Kvalitet på budsjettoverslag og kalkyler (bedre markedsvurdering)

5 Dette er et innspill fra bransjen som mener at overslagene i noen tilfeller ikke er i samsvar med markedspriser til tross for et omfattende kvalitetssikringssystem rundt kostnadsoverslag i ulike faser. Utdypes i møtet. Kontraktstyper og samarbeidsformer Gjennomgå dagens praksis på ulike områder for å avklare forbedringspunkter og uklarheter (ansvars- og risikodeling, medvirkning, konfliktpunkter, måleregler ) og iverksette strakstiltak, etablere systematiske samarbeidsmønster med bransjen Vi vil i løpet av året invitere bransjen til en gjennomgang av dagens praksis for å få innspill til forbedringspunkter slik at det kan vurderes om det skal innarbeides i konkurransegrunnlagene og vår praksis, samt avtale kontaktpunkter, samarbeidsmøter Dette er gjort for asfalt. Gjennomgå dagens praksis og konkurransegrunnlag for funksjonskontrakter for drift og vedlikehold (spesielt omfang, varighet, risikodeling, dokumentasjon, forenklinger, kvalitetssikring, samarbeidsopplegg) Vi vil innen september i år gjennomgå og evaluere erfaringene med dagens funksjonskontrakter i en region supplert med en kontrakt fra en annen region for å avdekke forbedringspunkter og justere strategi, praksis Ta i bruk dagens partneringbestemmelser og legge opp et program for å ta i bruk økt samarbeid gjennom partnering og målpriskontrakter. Dagens konkurransegrunnlag inneholder partneringbestemmelser som ikke alltid følges opp samtidig som det er utviklet et opplegg for målpriskontrakter som representerer en mer utviklet partneringmodell. Egne erfaringer og erfaringer fra andre virksomheter viser at partnering bidrar til minsket konfliktnivå og med et system for risiko- og gevinstdeling gir fokus på løsninger. Vi ønsker å ta dette i bruk, og vil iverksette et internt opplærings- og støtteopplegg for å få en gradvis innføring i virksomheten, samt å få dette inn i våre virksomhetsplaner. Dette vil også inngå som en del av det nordiske nettverksarbeidet på veg- og jernbanesiden. Erfaringen viser at dette er en krevende prosess som må innarbeides i organisasjonen. En innføringsplan vil bli tatt opp med regionene. Vi vil involvere bransjen i referansegruppe og oppfølgingsseminarer for å videreutvikle et slikt opplegg. Vi vil avklare internt ansvar og tidsplan i samarbeid med regionene. Dette vil også være tema i samarbeidet med de nordiske veg- og jernbaneetatene. Utrede mulighetsrommet innenfor offentlige anskaffelsesregelverk ved å se på nye gjennomføringsmodeller som utnytter og bygger kompetanse hos de involverte. Utrede

6 og prøve ut i pilotprosjekter, samarbeide og utnytte erfaringer fra andre offentlige byggherrer Det er stor interesse for å prøve ut nye gjennomføringsmodeller og hvilke muligheter som ligger innen våre rammebetingelser. I praksis har det vært krevende å få dette til i praksis. Her ønsker vi et samarbeid med de andre nordiske veg- og jernbaneetatene, andre byggherrer og bransjen for å utvikle konkurransepreget dialog, samspillmodeller, tildelingskriterier med videre. Her ønsker vi en dialog om opplegg. Vi mener det er viktig å prøve dette ut i praksis og finne egnede prosjekter. Systematisere og videreføre samarbeidet med bransjen i forbindelse med utvikling av retningslinjer for konkurransegrunnlag, se spesielt på avvik fra Norsk Standard og avklare begrunnelse, arbeide for en videre tilnærming Statens vegvesen har lang tradisjon med bruk av prosesskode som kontoplan og beskrivelsekode. Den er utviklet spesielt for anleggsdrift, og betraktes av mange som faglig god og tilpasset formålet. Den er grunnlaget for mange av etatens systemer, og det vil være en krevende og omfattende sak å gå bort fra denne. Det har over lang tid vært en prosess for tilnærming med Norsk standard. Vi er innstilt på å fortsette den. Når det gjelder andre avvik fra NS, vil vi foreslå at det gjøres en gjennomgang med bransjen for å se på bakgrunn og begrunnelse for avvik. Miljø i kontrakter I forbindelse med handlingsprogram og NTP arbeides det med å finne modeller for et miljøregnskap for vegbygging, drift og vedlikehold. Vi må regne med at dette vil bli et meget sterkt fokusområde. Det arbeides også med maler for Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø og Ytre miljø. Det er også et ønske om at dette tas opp i kontraktssammenheng, og AEF har tatt dette opp for asfaltproduksjon. Det er også foreslått som et aktuelt tema for et videre nordisk samarbeid. Vi ber om innspill på møtet om dette skal prioriteres og hvordan vi skal gripe det an. Se også innspill til forrige møte. 3D-prosjektering, datamodell Mange analyser viser at dette er et av de områder som har størst effektiviseringspotensial og som også bidrar til nye samarbeidsformer. Vi mener at Statens vegvesen ligger langt framme på dette området, og vi ønsker å videreutvikle dette. I dette arbeidet er det tett kontakt med bransjen. Det er viktig å innarbeide disse rutinene på større prosjekter og bygge opp kompetanse for å kunne utnytte dette. Her ligger det også et utviklingsarbeid for å kombinere dette med de modeller som utvikles på byggsiden.

7 Øke innovasjonsgraden gjennom bruk av FOU i kontrakter og etablering av regionale leverandørutviklingsprogrammer Det er et mål i større grad å bygge inn FOU i våre kontrakter og å bruke demonstrasjonsprosjekter aktivt for å øke innovasjons- og utviklingsgrad. Vi ønsker også komme i gang med mer aktive leverandørutviklingsprogrammer. Det er for tiden et samarbeid i gang i region Nord. Vi foreslår at vi følger den utvikling som er i gang, og at dette tas opp på neste møte i policygruppa. BSE