Sluttrapport fra prosjektgruppen STAR, prosjektperioden: høsten 2015

Transkript

1 Sluttrapport fra prosjektgruppen STAR, prosjektperioden: høsten 2015 Oppsummering av anbefalingene: DELMÅL 1: Arbeidsgruppen støtter anbefalingene fra STAR-rapporten av : - Opprettelse av en ekspertgruppe for forvaltning og kvalitetssikring av rapportmaler. Ekspertgruppen bør bestå av medlemmer fra institusjonene på både ledernivå og superbrukernivå og NSD. Arbeidsgruppen anbefaler i tillegg at KD inviteres til å delta som observatør. - FSAT har forvaltningsansvar for STAR og sørger for god informasjon og kursopplegg. Informasjon bør gis ved bruk av både nye og eksisterende informasjonskanaler. DELMÅL 2: Arbeidsgruppen anbefaler i tillegg at STAR utvides med opptaksdata. DELMÅL 3: Arbeidsgruppen anbefaler at STAR fokuserer på å tilrettelegge for gode analyser av studiedata før man vurderer å utvide med andre datakilder. FSAT ivaretar fortsatt datavarehusoppgaver for CRIStin. Utvikling av rapporter må skje i forhold til etterspørsel fra sektoren. Rapportmaler og beregningsmåter benyttet i maler må være kvalitetssikret. Konklusjoner for Datavarehuset STAR om eierskap og ansvarsforhold i samarbeid med NSD/DBH, SSB, NIFU: STAR skal utvikles som analyseredskap for institusjonene til lokal bruk. DBH er den nasjonale databasen som har ansvar for å utarbeide nasjonal statistikk og statistikk på tvers av institusjonene i UH-sektoren. Samarbeidet som i dag eksisterer mellom sentrale aktører som FSAT, NSD og NIFU bør intensiveres. Samordning av begrepsbruk på de ulike nivåene, lokalt og nasjonalt vil gjøre både STAR og DBH til bedre verktøy for sektoren. KD bør i sterkere grad involveres i definering av begreper og ansvars- og arbeidsoppgaver innen utvikling av databaser, datavarehus og analyseenheter i sektoren. Driftsorganisasjon for datavarehuset STAR bør være knyttet til FSAT. 1

2 1. Bakgrunn STAR (Statistikk, analyse og rapporter) er en rapport- og statistikkløsning for studiedata. Hovedformål med STAR er å støtte institusjonenes behov for styringsdata på utdanningsområdet ved å tilby standardrapporter og tilrettelegge for institusjonenes behov for egendefinerte rapporter. Løsningen er dynamisk ved at institusjonene har tilgang til ferske data i motsetning til DBH-data som er institusjonenes offisielle rapporterte tall og som forholder seg til tidspunkt for rapportering til KD. Institusjonene kan kun se og har kun tilgang til egne studiedata. STAR-prosjektet har vært gjennom følgende hovedfaser: - Utarbeidelse av kravspesifikasjon for rapporter (juli 2010 mars 2012) - Utarbeidelse av kravspesifikasjon og anskaffelse av rapportverktøyet (april juni 2014) - Etablering av drift, implementering og utrulling (juni august2015) - Anbefaling for videre utvikling og organisering av rapport- og statistikkløsningen (høsten 2015) Bakgrunn for prosjektet var bl.a. studiereformen i 2003 og ny finansieringsmodell som ga nye behov for tall, analyse og statistikk. DBH inneholder kun institusjonenes offisielle rapporter i form av to øyeblikksbilder i løpet av et år. Reformen ga i tillegg til ny finansieringsmodell også press på studiekvalitet og gjennomføring på programnivå. Hensikten med STAR er i tillegg å oppnå større grad av harmonisering i definisjoner og beregningsmåter som brukes av NSD, FSAT, i KD og av institusjonene selv. Det er i dag brukt ulike definisjoner, noe som kan føre til at rapportene er basert på ulike datagrunnlag. I utarbeidelsen av kravspesifikasjon for rapportverktøy ble det lagt vekt på å sørge for å velge et verktøy med godt brukergrensesnitt og mulighet for å lage egendefinerte lokale ad-hoc rapporter og som både kunne koble på kildedata (Felles Studentsystem) og definerte datavarehus. Etter at Tableau var anskaffet som sektorens felles presentasjons- og analyseverktøy til bruk lokalt ved institusjonene, ble rapportene implementert i verktøyet. Ved testing av rapportene kom behov for justeringer underveis med tett samarbeid mellom institusjonene i prosjektgruppen og FSAT. Det ble laget detaljert dokumentasjon av rapportdefinisjonene. Sluttrapporten fra STAR-prosjektet (periode høst 2014-vår 2015) inneholder følgende anbefalinger: Prosjektgruppen anbefaler at det opprettes en ekspertgruppe for rapportverktøy for studiedata, med videreføring av dagens sammensetning med variert kompetanse og roller. Gruppen foreslår at ekspertgruppen ivaretas av FSAT på lik linje med de andre ekspertgruppene. Prosjektgruppen anbefaler i tillegg at denne ekspertgruppen ivaretar det overordnete perspektivet på institusjonenes behov med tanke på statistikkutvikling og analyse av studiedata. Gruppen kan derfor ikke bestå utelukkende av superbrukere av FS (FSkontakter). Uavhengig av gruppens øvrige møteregularitet, må den møtes årlig for gjennomgang av rapportporteføljen (hva som er utviklet, hva er på ønskelisten, hva brukes mye/lite) også sett opp mot andre statistikkleverandører og bestillere i sektoren. 2

3 Rutine for når en institusjon har laget en helt ny rapport man ønsker å dele med andre: Tableau er et verktøy som i utgangspunktet skal brukes internt ved institusjonene. Dersom en institusjon har laget en rapport flere kan ha nytte av, foreslås det følgende rutine: - Ekspertgruppen kvalitetssikrer det rapporttekniske og vurderer om rapporten skal tilbys alle institusjonene, samt tar stilling til benevning av rapporten. Dette gjelder både DV-siten og FSsiten. Noe av det viktigste med denne rutinen er at det sikrer videreutvikling av verktøyet, at sektoren deler smarte løsninger og samarbeider om smarte løsninger (her rapporter) og at tempoet på rapportutviklingen ikke stopper opp. Ekspertgruppen bygger da oppunder det dynamiske aspektet ved verktøyet nevnt innledningsvis. Rutine for vedlikehold og videreutvikling av rapporter: Hvis en institusjon ønsker en rapport som ikke finnes på DV-siten eller FS-siten fra før, og mangler kompetanse til å utvikle den selv, er det mulig å be ekspertgruppen om hjelp til å utvikle denne. Innmelding av endringsønsker, nye rapporter: - Nye rapportønsker må benytte definisjoner fra opprinnelig kravspesifikasjon og utarbeides i dialog med bestiller. Rapporter tilbys sektoren etter hvert som de er kvalitetssikret og utviklet. - Avklaringer og definisjoner fra den opprinnelige kravspesifikasjonen legges til grunn for det videre arbeid i gruppen. - Ønsker meldes inn via FS-kontaktene på vanlig måte (FSAT administrerer dette). - Ekspertgruppen vurderer og prioriterer hvilke nye rapporter som skal utvikles og tilbys. - Ekspertgruppen møtes to ganger i semesteret og hyppigere ved behov. Begrepsbruk og benevnelser STAR-prosjektet er: - en arbeidsmetode (arbeidsgruppe/uh-representasjon) - et sett av standardiserte kvalitetssikrede rapporter - en verktøykasse for institusjonsvise ad hoc-rapporter ved bruk av verktøyet Tableau, «sandkassen» Etter gruppens vurdering kan eksempelvis «STAR» da enten overtas som betegnelsen på kun en datavarehusløsning med standardiserte rapporter, med eller uten flere datakilder; eller så kan det forbeholdes det som så langt kun har relatert seg til studiedata: både som datavarehus, analyseverktøy og ekspertgruppeorganisering gjennom FSAT. Anbefaling vedrørende arbeid med Tableau på institusjonene (flere datakilder): STAR-gruppen har hatt fokus på studiedata. Det har hele tiden vært et premiss at det også skal legges til rette for at institusjonene kan jobbe med ulike datakilder i institusjonelle sites. Institusjonene må da koordinere sin interne bruk av Tableau. FSAT ivaretar i dag kontakten med det nasjonale CRIStin-sekretariatet og deres Tableau-prosjekt og Økonomiprosjektet ved UiO-UiB og deres Tableau-prosjekt. 3

4 Forhold til DBH og UHR: Prosjektgruppen har hatt som ambisjon å gjennomføre et dialogmøte med DBH. NSD blir nå representert i den rådgivende gruppen for STAR, og prosjektgruppen forutsetter at dialogen vil ivaretas der. Det bør vurderes å opprette dialog med UHRs gruppe som jobber med definisjoner for utdanningsfaglige områder knyttet til rapportering av data. Rapporter for ph.d. Dagens STAR-rapporter kan per i dag ikke brukes for ph.d.-studenter. Noen rapporter krever tilpasninger, noen må lages på nytt. En ekspertgruppe bør derfor ta inn ph.d. som et av områdene gruppen skal jobbe med. Doktorgradsgruppen i FSAT vil kunne være referanse ved utvikling av rapporter for ph.d. 2. Prosjektgruppens sammensetning og mandat For å gi styret for FSAT råd om den videre utviklingen og organiseringen av rapport- og statistikkløsningen ble det oppnevnt en prosjektgruppe med følgende sammensetning: - Johannes Falk Paulsen, UiO - Kristin Gåsemyr, NSD - Marianne Øhrn Johannessen, UiA - Elisabeth Müller Lysebo, UiB - Steinar Vestad, UiB - Hans Jacob Berntsen, HIT - Marcus Buck, UiT Norges arktiske universitet - Geir Magne Vangen, FSAT Gruppens mandat er å bidra til en god anvendelse av STAR i sektoren og vurdere hva som bør være STARs formål, funksjonsområde og organisering framover og består av følgende delmål: DELMÅL 1: Gi råd hvordan anbefalingen fra STAR-rapporten følges opp for å sikre at institusjonene tar STAR i bruk på en hensiktsmessig måte. Hvordan sikre forankring av STAR på ledernivå Hvordan sikre god informasjon om STAR til institusjonene DELMÅL 2: Gi råd om hva datavarehuset STAR bør levere. Vurdere om datavarehuset STAR bør konsentrere seg om studiedata eller også kople studiedata med andre data, som f. eks. økonomi- personal- og forskningsdata Vurdere hvilke typer av rapporter det vil være mest relevant å levere framover. 4

5 DELMÅL 3: Gi råd om hva som kan være en hensiktsmessig organisering av datavarehuset STAR for sektoren. Foreslå en hensiktsmessig driftsorganisasjon for datavarehuset STAR. I lys blant annet av Strukturmeldingen s. 69, gi råd om hvordan et samarbeid med NSD/DBH, SSB, og NIFU kan organiseres for å sikre klart eierskap og tydelige ansvarsforhold. 3. Tableau Presentasjons- og rapportverktøyet Tableau ble anskaffet som sektorens felles presentasjons- og analyseverktøy til bruk lokalt ved institusjonene. Tableau er et selvbetjent analyseverktøy med god brukervennlighet. Verktøyet vil kunne dekke behov både for standardrapportering og for skreddersydde maler. Verktøyet kan brukes til ad-hoc analyse og egendefinerte rapporter. Institusjonene tilbys tre siter (områder der rapporter er tilgjengelige og lagres): - Site med STAR-rapportmaler. Her inngår rapportmaler slik de er spesifisert i kravspesifikasjonen (12 rapporter). - FS-site. Herfra får institusjonene direkte tilgang til FS-basene og kan trekke ut egne data. - Institusjonell site (sandkasse). Implementeres på sikt. Her kan institusjonene lage egne rapporter og sammenstille data slik de har behov for. Løsningen innebærer at institusjonene kun ser og kun har tilgang til egne studiedata. 4. Vurdering og anbefaling for videre arbeid DELMÅL 1: Gi råd hvordan anbefalingen fra STAR-rapporten følges opp for å sikre at institusjonene tar STAR i bruk på en hensiktsmessig måte. Hvordan sikre forankring av STAR på ledernivå Hvordan sikre god informasjon om STAR til institusjonene Gruppen støtter anbefalingen fra STAR-rapporten av om å opprette en ekspertgruppe for rapportvektøy for studiedata. Gruppen tar ikke stilling til den konkrete sammensetningen. Det er viktig at kontinuitet i STAR-prosjektet ivaretas og det er i tillegg viktig å få inn nye medlemmer som kan representere institusjonene uten å ha vært involvert i STAR-prosjektet hittil. Følgende kompetanse må være representert i ekspertgruppen: ledelse på det studieadministrative området, ledelse på institutt- eller fakultetsnivå ved brukerinstitusjonene, FS-kompetanse, statistikk og analyse, teknisk databasekompetanse. Andre aktører i sektoren som arbeider med statistikk 5

6 innenfor studiedata bør også inviteres til å være medlemmer i ekspertgruppen dvs. en representant fra DBH i NSD. Kunnskapsdepartementet er bestiller av data og rapporter som sendes fra institusjonene til DBH til bruk i finansieringsmodellen og ulike rapporter, utredninger og meldinger. En representant fra KD bør derfor inviteres til å være fast observatør i ekspertgruppen. (Tilsvarende ordning der KD er observatør i UHRs Publiseringsutvalg som forvalter regelverk for rapportering av publiseringspoeng fra sektoren.) Gruppen anbefaler at også opptaksdata er tilgjengelig i Tableau i tillegg til dagens kilder da dette vil gi verktøyet merverdi. Gruppen støtter forslaget til rutiner for arbeid med vedlikehold og videreutvikling av rapportmaler i ekspertgruppen slik anbefalt i rapporten av Gruppen anbefaler at ekspertgruppen ledes og administreres fra FSAT på linje med FSATs øvrige ekspertgrupper. Gruppen har diskutert forankring av STAR-løsningen på ledernivå og legger til grunn at oppnevnelse av medlemmer til ekspertgruppen på forhånd er forankret ved institusjonene. Det forutsettes også at institusjonene fra før har effektive rutiner for forankring av arbeid i ekspertgruppen i egen organisasjon, også på ledernivå. For øvrig er det arbeidsgruppens oppfatning at en aktiv bruk av STAR i analysearbeid som grunnlag for lederstøtte vil bidra til ledelsesforankring i praksis. Implementering av rapportverktøyet Tableau gir institusjonene tilgang til egne data på en ny, enklere og mer fleksibel måte enn tilgangen via FS. FS er et komplekst system og bruk av FS krever mye systemkompetanse, noe det primært studieadministrativt ansatte ved institusjonene som har. Tableau gir tilgang til institusjonenes egne studiedata for bredere gruppe av brukere uten FSkompetanse som den administrative og den faglige ledelse, rådgivere og analytikere som arbeider med å skaffe beslutningsgrunnlag og sikre korrekte data som gir utgangspunkt for hensiktsmessig og effektiv virksomhetsstyring ved institusjonen. Gruppen anbefaler at institusjonene koordinerer bruk av Tableau ved egen institusjon og oppretter egne nettverk for arbeid med statistikk og analyse. Gruppen anbefaler ikke at det opprettes et eget råd/utvalg på studiesjefsnivå for arbeid med vedlikehold og videreutvikling av STAR-løsningen. Gruppen anbefaler at FSAT sørger for god informasjon om STAR-løsningen til institusjonene. Informasjon bør gis ved bruk av både nye og eksisterende informasjonskanaler: - Presentasjon av Tableau og hovedfunksjonalitet i rapporter på FSAT sine etablerte brukerfora: FS-kontaktforum (forum for FS-superbrukere, holdes to ganger i året), FSbrukerforum (forum for studieadministrative ledere og FS-superbrukere, holdes hvert tredje semester) seminar for opptaksledere og opptaksansvarlige (holdes to ganger i året) - Presentasjon av Tableau for relevante lederfora ved institusjonene, i samarbeid mellom FSAT og institusjonene - Utarbeidelse av nettsider på nettstedet fsat.no som sørger for utfyllende informasjon om verktøyet så vel som om STAR-prosjektet og bakgrunn for valg av løsningen (informasjon om arbeid i prosjektgruppene frem til 2015). 6

7 Nettsiden bør i tillegg inneholde kursmateriell og informasjon om kurs i Tableau samt kontaktinformasjon for ekspertgruppen. - FSAT bes utarbeide et opplegg for kursing i Tableau for ulike brukergrupper ved institusjonene. Opplegget skal kunne benyttes av de større institusjonene selv, dersom de ønsker det. Begrepsbruken i prosjektet har ikke vært konsekvent. Gruppen ønsker derfor at informasjonsmateriell som utarbeides av FSAT preges av gjennomarbeidet bruk av begrepene: STAR, datavarehus, rapporter og rapportmaler, datakilder. DELMÅL 2: Arbeidsgruppen er bedt om å gi råd om hva datavarehuset STAR bør levere. Vurdere om datavarehuset STAR bør konsentrere seg om studiedata eller også kople studiedata med andre data, som f. eks. økonomi- personal- og forskningsdata Vurdere hvilke typer av rapporter det vil være mest relevant å levere framover. For å vurdere dette har arbeidsgruppen tatt utgangspunkt i hva som er formålet med FSAT. I vedtektene for Felles studieadministrativt tjenestesenter 1, fastsatt av Kunnskapsdepartementet 28. mai 2014 omtales formålet i 2 Formål: «Felles studieadministrativt tjenestesenter skal forvalte, utvikle, vedlikeholde og drifte studieadministrative systemer og tjenester til norske universiteter og høgskoler (brukerne). Systemene og tjenestene skal bidra til mest mulig effektiv og korrekt studieadministrasjon. Det samordnede opptaket utgjør en viktig del av de studieadministrative systemene og tjenestene. De nasjonale fellesløsningene som utvikles skal bidra til sammenheng og helhet i institusjonenes studieadministrasjon.» Tar man kun utgangspunkt i 2 er det tydelig at det er studiedata som skal være i fokus. I 8 i vedtektene omtales hvilke oppgaver og tjenester FSAT skal ivareta: «Felles studieadministrativt tjenestesenter - skal utføre oppgaver etter delegasjon fra departementet og skal være et rådgivende organ for departementet i saker innenfor sitt ansvarsområde. - har sine primære virkefelt innen studieadministrative systemer og tjenester, inkludert samordning av opptak ved norske universiteter og høgskoler. - skal være et bindeledd mellom institusjonene og sikre brukermedvirkning for de institusjonene som bruker de produktene og tjenestene som senteret tilbyr. - skal bidra til standardisering, effektivisering og kvalitetssikring av studieadministrative rutiner ved institusjonene i universitets- og høyskolesektoren. 1 Vedtekter for Felles studieadministrativt tjenestesenter: mai-2014-docx-(l)(798511)-docx-(l)(807112).pdf 7

8 - skal informere om gjeldende regelverk og rutiner for opptak til høgre utdanning. Senteret kan også foreta ordinær saksbehandling av søknader dersom styret finner dette formålstjenlig. - skal ivareta sekretariatsfunksjoner for de nasjonale klagenemndene for opptaks- og studentsaker. - skal utvikle, utarbeide og levere nødvendig statistikk og rapporter og bidra til spredning av resultatene. - har ansvaret for administrasjon og utvikling av den nasjonale vitnemålsdatabasen (NVB) i videregående opplæring. - kan levere utviklingstjenester til andre nasjonale systemer. Departementet kan pålegge Felles studieadministrativt tjenestesenter andre arbeidsoppgaver knyttet til studieadministrative systemer og tjenester.» Som det går frem av oppgavene er det tydelig at det er «primære virkefelt innen studieadministrative systemer og tjenester». I det siste punktet går det frem at FSAT kan «levere utviklingstjenester til andre nasjonale systemer», slik man gjør i forhold til CRIStin. Til slutt påpekes det at departementet kan pålegge FSAT andre arbeidsoppgaver. Arbeidsgruppen er ikke kjent med at departementet har pålagt FSAT noen datavarehus ansvar for andre i sektoren. Gitt denne formålsvurderingen har arbeidsgruppen vurdert om FSAT bør konsentrere sitt arbeid i forhold til studiedata. Vår konklusjon er at en slik avgrensning må vurderes opp mot hva som er formålet til tjenesten. Hovedformål med STAR er å støtte institusjonenes behov for styringsdata på utdanningsområdet ved å tilby standardrapporter og tilrettelegge for institusjonenes behov for egendefinerte rapporter. Behovet for styringsdata kan medføre et behov for å kombinere studiedata (innenfor STAR eller utenfor STAR) med andre typer data. Arbeidsgruppen mener derfor at det må være en løpende vurdering basert på institusjonenes behov, og hvilke muligheter den teknologiske utvikling gir som må være avgjørende. Vi finner det derfor ikke hensiktsmessig å foreslå en slik avgrensning. En utvidelse skal imidlertid diskuteres med aktører og institusjonene i sektoren og bevilgende myndigheter for å sikre god ressursbruk. Arbeidsgruppen mener dog at der er gode argumenterer for at FSAT i en innledende fase bør avgrense og fokusere sitt arbeid mot studiedata, og analyse av disse. Datavarehuset STAR har en lang forhistorie i seg selv, prosjektet ble startet i 2010, og var en reorganisering av et tidligere analyseverktøy LIST (LedelsesInformasjon og Statistikk). Systemet fikk aldri den posisjon som det var tiltenkt i sektoren, og hovedgrunnene til dette var blant annet at sektoren ikke hadde vært tett nok på for å utvikle rapporter, og dermed at eierskapet var svakt, samtidig som man ikke kjente seg igjen i tallene som LIST produserte, kombinert med et for kompleks brukergrensesnitt. I STAR-prosjektet har man derfor brukt mye tid, 5 år, for å sikre at sektoren både eier løsning så vel som de rapporter løsningen produserer. Arbeidsgruppen anbefaler derfor at man fokuserer på å tilrettelegge for gode analyser av studiedata, i denne fasen, før man vurderer å utvide. Arbeidsgruppen støtter imidlertid prosjektgruppens forslag om at ph.d.-rapporter bør innarbeides. DATAKILDER: I dag inneholder datavarehuset data fra tre kilder: 8

9 - studentdata fra FS - forskningsdata (publikasjoner, prosjekter, forskere) fra CRIStin - økonomi- og noen personaldata fra UiB og UiO. Økonomi- og noen personaldata fra UiB og UiO Datavarehuset inneholder i dag økonomi- og personaldata fra to av institusjonene sektoren, UiB og UiO. Bakgrunnen for at dette i dag er en del av porteføljen er av historiske årsaker. UiB og UiO hadde behov for å avlaste produksjonsløsningen på økonomisiden i forhold til å kjøre rapporter, samtidig som man etterhvert så et ønske om å utvikle rapporter som kombinerte data fra flere områder. Datavarehusgruppen var plassert ved UiO, ved USIT, og «ble med over» til den nye organisasjonen FSAT. Datavarehuskompetanse er spesialisert, og oppdraget knyttet til UiO og UiB sine behov var ikke av en slik art at UiB og UiO kunne forsvare å bygge en egen kompetanse på feltet. Arbeidsgruppen er kjent med at BOTT institusjonene har startet et arbeid for å anskaffe en ny løsning knyttet til økonomi- og HR-systemene. Et bytte av økonomiløsningen for UiB og UiO, vil i seg selv medføre endringer for FSAT sitt datavarehus. Hvorvidt dette vil medføre et ønske om at alle BOTT institusjonene skal benytte FSAT sitt datavarehus for økonomi- og personaldata er foreløpig uklart. Arbeidsgruppen ønsker å påpeke viktigheten av at eventuelle endringer knyttet til datavarehusets oppdragsportefølje gis en strategisk forankring hos styret i FSAT. Forskningsdata (publikasjoner, prosjekter, forskere) fra CRIStin CRIStin-data blir i dag også overført til datavarehuset. FSAT har allerede et oppdrag knyttet til å være leverandør av utviklingsressurser for CRIStin. Omfanget og kompleksiteten i forhold til CRIStin-data er foreløpig begrenset. Som påpekt er datavarehuskompetanse en spesialisert kompetanse. Arbeidsgruppen kan vanskelig se for seg at det vil være rasjonelt for sektoren at CRIStin selv opparbeidet tilstrekkelig kompetanse på dette området. Arbeidsgruppen anbefaler derfor at FSAT fortsatt ivaretar datavarehusoppgaver for CRIStin. Andre forhold Det er nedsatt en arbeidsgruppe av KD som et av tiltakene etter St.melding 18. Arbeidsgruppen skal foreslå IKT strategi og arkitektur for UH-sektoren og dessuten se nærmere på organisering og styring av en felles tjenesteportefølje. Forslag fra denne arbeidsgruppen kan kunne medføre endringer som kan få betydning for flere av institusjonene i sektoren. Gitt at dette arbeidet ikke skal være ferdig før sommeren 2016, har vi i dette dokumentet av naturlige årsaker ikke kunne vurdere slike forhold. I forhold til hvilke rapporter som vil være mest hensiktsmessige å vurdere fremover, viser vi til våre vurderinger knyttet til delmål 1. Vårt hovedpoeng er at utvikling av rapporter må skje i forhold til etterspørsel fra sektoren, samtidig som de må være kvalitetssikret. 9

10 DELMÅL 3: Gi råd om hva som kan være en hensiktsmessig organisering av datavarehuset STAR for sektoren. Foreslå en hensiktsmessig driftsorganisasjon for datavarehuset STAR. I lys blant annet av Strukturmeldingen s. 69, gi råd om hvordan et samarbeid med NSD/DBH, SSB, og NIFU kan organiseres for å sikre klart eierskap og tydelige ansvarsforhold. Arbeidsgruppen fant det naturlig å ta en gjennomgang av de institusjonene som er nevnt i mandatet, for å plassere disse i forhold STAR. SSB SSB inneholder offisiell utdanningsstatistikk i Norge. Individbasert rapportering til SSB er samordnet med rapporteringen til DBH. Kilder for utdanningsstatistikken for høyere utdanning er FS og DBH i tillegg til direkterapportering fra utdanningsinstitusjoner som ikke rapportere til DBH. Når det gjelder SSB så har Elektronisk Dialog med Arbeidsgivere EDAG, gjort at behovet for rapportering av data om ansatte til SSB opphørt. Siden data til EDAG-systemet kun rapporteres på enheter i Enhetsregisteret i Brønnøysund, vil denne rapporteringen ikke kunne brytes ned på fakulteter/avdelinger og institutter, noe som er svært viktig for institusjonene bruk av data i DBH. I tillegg er det enkelte opplysninger som ikke ivaretas av EDAG-spesifikasjonen. EDAG vil dermed ikke kunne erstatte DBH sin rolle, ei heller STAR da EDAG jo ikke omhandler studenter. Arbeidsgruppen har valgt og ikke fokusere SSB sin rolle i den videre gjennomgangen. NSD/DBH Norsk Samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD) er et nasjonalt arkiv for forskningsdata og et av verdens største i sitt slag. NSD arkiverer, tilrettelegger og formidler data til forskningsmiljøer både nasjonalt og internasjonalt, og utarbeider teknologiske løsninger. NSD har egen seksjon for personvern som behandler prosjektsøknader fra rundt 150 institusjoner. NSD er et aksjeselskap eid av Kunnskapsdepartementet. NSD har et bredt spekter av aktiviteter og tjenester, men i denne sammenheng vil fokusert være rett mot database for statistikk om høgre utdanning (DBH). NSDs styre har nedsatt en referansegruppe for DBH. Referansegruppen skal bidra til at DBH drives og videreutvikles på en god måte i tråd med samfunnets behov for tilgang på relevante data om høyere utdanning til bruk i forskning, forvaltning og virksomhetsstyring. DBH inneholder et bredt spekter av informasjon om den tertiære utdanningen i Norge som inkluderer universiteter, høyskoler og fagskoler. DBH ble opprinnelig opprettet hos NSD som et oppdrag fra Kunnskapsdepartementet og inneholder data om studenter, utdanning, forskning, personale, museum, areal, økonomi og selskapsdata. Datatilbudet er åpent tilgjengelig for forskning 10

11 på sektoren, for planlegging både sentralt i departementer og lokalt ved hver enkelt institusjon. Under sider for statistikk og de ulike nettportalene finner man innrapporterte data tilrettelagt for å dekke forvaltningsmessige og forskningsmessige behov. Siden 2008 har sektoren rapportert studentdata til DBH på individnivå, og siden november 2015 individdata for tilsatte ved de fleste UH-institusjonene. Omleggingen av dataleveringen fra aggregert nivå til individnivå på studiesiden var begrunnet med samordning av rapporteringen til SSB og DBH og sporbarhet i data som inngår i finansieringsmodellen. I tillegg var det et ønske om mer nøyaktige datasett i sektoren og bedre grunnlag for analyser av dataene. Data om tilsatte vil medføre en enklere rapportering for institusjonene ved at DBH får inn de relevante data knyttet til tilsatte som en enkeltfilrapportering 2. Tilrettelegging av data for forskning er en viktig del av mandatet for NSD. Etablering av DBH som et datavarehus for sektoren er vokst frem etter et ønske om mer forskning på dataene i sektoren, jf. for eksempel KDs strategi for utdanningsforskning 2014 til Det arbeides med hjemmel for hvordan individdata kan utleveres til forskning slik at man kan gjennomføre analyser på for eksempel andre institusjoners data. Begrensningene i forhold til DBH skyldes eventuelt måten data rapporteres på. Data som rapporteres til DBH rapporteres på noen faste tidspunkter i løpet av året. Dataene er dermed et bilde på en bestemt dato, og endres ikke på et senere tidspunkt, selv om kildedataene endres. DBH har i mange år fungert som et datavarehus med aggregerte data for sektoren. Den er også den viktigste kilden for rapportering til KD. Det er utviklet rapporter og løsninger som erstatter separat rapportering til blant annet NIFU og SSB. Det har vært en positiv utvikling hvor det har vært en dialog med institusjonene i sektoren som både har tatt inn deres behov, samt gitt mulighet til å fjerne og/eller endre rapportering som opplevdes som til tungvint og/eller lite meningsfull. Overgang til å rapportere individdata åpner opp en rekke nye muligheter for å kunne gjennomføre analyser, men også en del utfordringer knyttet å håndtere denne typen data. Dette gjelder både i forhold til lovverk, men også i forhold hvordan man skal gi tilgang til data på tvers av institusjoner. Disse problemstillingene er krevende men fullt mulig å finne gode løsninger for. DBH har over lang tid samlet inn data for hele sektoren basert på mange områder, og har et godt grunnlag for å håndtere dette. DBH mottar i dag nasjonale indikatorer for økonomidata og i St.meld. 18 er det uttrykt et ønske om at DBH skal videreutvikles som et nasjonalt analysesenter for disse dataene. Siden DBH data rapporteres noen ganger i året, vil det si at «live dashboards» som kontinuerlig oppdateres med data, ikke lar seg realisere med DBH slik databasen er bygget i dag. Sektoren har imidlertid trolig i liten grad behov for denne typen verktøy på nasjonalt nivå. UH- sektoren er rimelig stabil, og endringer skjer relativt sakte. DBH gir grunnlag for å ta ut rapporter som oppdateres på faste tidspunkter, gir mulighet til å koble data på tvers av fagområder, og på tvers av institusjoner. 2 Rapport fra arbeidsgruppen for personaldata i Database for statistikk om høgre utdanning,

12 STAR vil gi mulighet til å kunne dekke behovet for å kunne ta ut oppdaterte rapporter og følge utviklingen i sanntid lokalt gjennom det valgte presentasjons- og rapportverktøyet Tableau. Verktøyet kan brukes til ad-hoc analyse og egendefinerte rapporter. Det er mulig å dele visualiseringer på mail, intranett eller andre samhandlingsplattformer, på tvers av organisasjonen. Tableau har støtte for å lage rapportmaler og formatinnstillinger som lar seg kopiere på tvers av analyser og dashboards. Mens DBH gir mulighet til å sammenligne data på tvers av institusjoner, er STAR et verktøy for analyse av institusjonens egne studiedata. Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning (NIFU STEP) Området for Statistikk og indikatorer i NIFU ivare tar det nasjonale ansvaret NIFU har for produksjon, analyse og formidling av statistikk og indikatorer for FoU-systemet. Her inngår utarbeidelse av FoUstatistikk, indikatorutvikling på FoU- og innovasjonsområdet, så vel som videreutvikling og drift av Forskepersonalregisteret og Doktorgradsregisteret og tilrettelegging og analyse av data fra vitenskapelig publisering og patentering 3. FoU-statistikk: Statistikk om forskning og utviklingsarbeid (FoU) gjelder i første rekke måling av ressursbruk, dvs. utgifter til FoU og bruk av personalressurser. Nøkkeltall for forskningsinstitutter. NIFUs doktorgradsregister omfatter alle doktor- og lisensiatgrader som er utstedt ved alle norske læresteder gjennom alle tider. Kandidatundersøkelsen: NIFU har siden 1972 utført undersøkelser blant kandidater fra universiteter og høgskoler om deres tilpasning på arbeidsmarkedet. Forskerpersonalregisteret er en database over forskerpersonale ved universiteter, høgskoler, helseforetak, forskningsinstitutter og andre institusjoner med FoU, og inngår som en del av den nasjonale FoU-statistikken. DBH skal fra 2016 foreta datainnsamling som danner grunnlaget for FOU statistikken. Arbeidsgruppen mener at samarbeidet som i dag eksisterer mellom sentrale aktører som FSAT, NSD og NIFU bør intensiveres. Et slikt samarbeid vil legge et godt grunnlag for å: Redusere behovet for rapportering til ulike aktører, ved at man i større grad ser rapporteringen i en helhet, som sikrer gjenbruk for ulike formål. Sikre en bedre samordning av begrepsbruk, som vil gjøre både DBH og STAR til bedre verktøy for sektoren, og at KD for bedre grunnlag for sine behov som eier. Sikre en god bruk og utvikling av kompetansen på tvers av disse enhetene. 3 NIFUs Årsrapport

13 Arbeidsgruppen har ikke funnet det naturlig å vurdere forholdet mellom NIFU og DBH i forhold til å være analyseenhet, men legger til grunn at dette vil bli et tema for arbeidsgruppen for IKT-strategi og arkitektur for UH-sektoren som er nedsatt av KD som et av tiltakene etter St.melding 18. I lys blant annet av St. Meld. 18 s. 69, vil et samarbeid med NSD/DBH, SSB, og NIFU kreve klare definisjoner fra sektoren og av KD for å sikre klart eierskap og tydelige ansvarsforhold mellom institusjonene. Ved endringer eller utvidelse av oppgaver i STAR kan en ekspertgruppe gi anbefalinger om eventuell utvikling. Beslutninger som endrer oppgaver mellom berørte aktører i sektoren eller ansvarsnivå skal diskuteres med institusjonene det vil angå og KD, og vil trolig være et tema for arbeidsgruppen som en nedsatt av KD som et av tiltakene etter St.melding 18. Gitt denne gjennomgangen mener arbeidsgruppen at det er hensiktsmessig at driftsorganisasjon for datavarehuset STAR fortsatt ligger knyttet til FSAT. En forutsetning for å lykkes med å tilrettelegge for gode analyser av studiedata for institusjonene til lokal bruk, er god kjennskap til grunnlagsdataene. Arbeidsgruppen mener dette best ivaretas ved at de fortsatt ligger organisert ved FSAT. Konklusjoner for Datavarehuset STAR om eierskap og ansvarsforhold i samarbeid med andre NSD/DBH, SSB, NIFU: STAR skal utvikles som analyseredskap for institusjonene til lokal bruk. DBH er den nasjonale databasen som har ansvar for å utarbeide nasjonal statistikk og statistikk på tvers av institusjonene i UH-sektoren. Samarbeidet som i dag eksisterer mellom sentral aktører som FSAT, NSD og NIFU bør intensiveres Samordning av begrepsbruk på de ulike nivåene, lokalt og nasjonalt vil gjøre både STAR og DBH til bedre verktøy for sektoren. KD bør i sterkere grad involveres i definering av begreper og ansvars- og arbeidsoppgaver innen utvikling av databaser, datavarehus og analyseenheter i sektoren. Driftsorganisasjon for datavarehuset STAR bør være knyttet til FSAT. 13