MØTEINNKALLING. Arbeidsmiljøutvalget har møte i Organisasjons- og personalavdelingen kl

Transkript

1 ÅS KOMMUNE MØTEINNKALLING Arbeidsmiljøutvalget har møte i Organisasjons- og personalavdelingen kl Org./- og pers.avd. Møterom, Erik Johansenbygget, 3. etg. Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet eller møtet lukkes i henhold til lov. Saksdokumentene ligger til gjennomsyn hos Organisasjons- og personalavdelingen, Rådhusplassen 29. Innkallinger og protokoller publiseres på kommunens intranett. Referatsaker: Godkjenning av protokoll fra møte i AMU, Rapporter fra Follo bedriftshelsetjeneste AS: - Rapport etter arbeidshelseundersøkelse nattvakter 2012, l.nr.: 5062/12 - Rapport etter arbeidsplassvurdering etter, l.nr:: 5919/12 - Tilbakemelding etter samtaler med ansatte ved Voksenopplæringen Ås kommune (Saken tas opp som egen orienteringssak. Brevet deles ut i møtet.). l.nr.: 6925/12. Rapporter fra/til Arbeidstilsynet: - Kommuneoverlegen, gjennomføring/oppfyllelse av pålegg, l.nr: 5633/12 - Ås bibliotek, Melding om tilsyn, l.nr.: 13406/12 - Rådmannen, vedtak om pålegg Ås kommune, l.nr: 9554/12. - Ås kommunale voksenopplæringssenter, vedtak om pålegg, l.nr.: 8402/11 - NAV Ås, vedtak om pålegg, l.nr: 7459/12. - Rådmannen, tilbakemelding til arbeidstilsynets rapport med varsel om pålegg, l.nr.: 1887/12. - Oppvekst- og kulturetaten, tilbakemelding til arbeidstilsynets rapport med varsel om pålegg Ås kommunale voksenopplæringssenter, l.nr: 1888/12. Andre saker: - Inngått avtale om levering av bedriftshelsetjenester Saksnr.: 12/76 l.nr: 6820/12. Orienteringssaker: Rådmannen, gjennomgang av status i saken ved Ås voksenopplæringssenter.

2 Saksliste: AMU-sak 3/12 12/912 ÅRSMELDING ARBEIDSMILJØUTVALGET 2011 AMU-sak 4/12 12/915 EVALUERING AV VERNEOMRÅDER I ÅS KOMMUNE 2012 Ås, Arnt Øybekk leder Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes til *, tlf eller e-post hanne.dolheim@as.kommune.no (Det sendes personlig svar på mottak av e-post. Telefonbeskjed må gis dersom svar ikke er mottatt innen rimelig tid). Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

3 ÅS KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget AMU-sak 3/12 AMU-sak 3/12 ÅRSMELDING ARBEIDSMILJØUTVALGET 2011 Saksbehandler: Hanne Dølheim Arkivnr: 440 Saksnr.: 12/912 Utvalg Utv.nr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 3/ Rådmannens innstilling: 1. Arbeidsmiljøutvalget tar Årsmeldingen til orientering. Rådmannen i Ås, Trine Christensen Avgjørelsesmyndighet: Arbeidsmiljøutvalget Behandlingsrekkefølge: Arbeidsmiljøutvalget Legges frem som orienteringssak i Administrasjonsutvalget. Arbeidsmiljøutvalgets årsmelding skal følge kommunens årsmelding som eget vedlegg. Vedlegg som følger saken trykt: Årsmelding fra hovedverneombudet. Prosess for helse- miljø- sikkerhetsarbeidet. Retningslinje for forebygging og håndtering av konflikter, trakassering og utilbørlig oppførsel. Rutine for trinnvis løsningsprosess ved håndtering av konflikter, trakassering og utilbørlig oppførsel. Oversikt over forbrukte timer bedriftshelsetjeneste i Vedlegg som ligger i saksmappen i tillegg til trykte dokumenter: Ingen Utskrift av saken sendes til: Arbeidstilsynet

4 SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Arbeidsmiljøutvalgets arbeid i 2011 fremgår av selve Årsmeldingen. Hovedverneombudets årsmelding var ikke klar da saken ble produsert og hovedverneombudet ettersender denne til arbeidsmiljøutvalgets medlemmer. Konklusjon med begrunnelse: Arbeidsmiljøutvalget tar Årsmeldingen til orientering. Årsmelding med vedlegg sendes Arbeidstilsynet.

5 ÅRSRAPPORT VERNE- OG MILJØARBEIDET (AMU) 2011

6 Henvisning: Arbeidsmiljøloven med forskrifter Ås kommunes tertialrapporter og årsmelding 2011 Kommunen er forpliktet til å utarbeide en intern årsmelding for verne- og miljøarbeidet. Ved en evt. kontroll/tilsyn skal årsmeldingen forelegges arbeidstilsynet. 1. ARBEIDSMILJØUTVALGET (AMU): Arbeidsmiljøutvalget består av 10 medlemmer med stemmerett, hvorav 5 fra arbeidstakersiden og 5 fra arbeidsgiversiden. I 2011 hadde arbeidstakersiden ledervervet. Eli Stokkebø har vært leder og Roald Westre har vært nestleder. Anne Mari H. Borge er hovedverneombud (HVO). Utvalget hadde følgende medlemmer ved utgangen av året: Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Medlemmer Trine Christensen, rådmann Emil Schmidt, økonomisjef Marit Leinhardt, helse- og sos.sjef Arnt Øybekk, teknisk sjef Ellen Benestad, oppv.- og kult.sjef Anne Mari H. Borge, HVO Roald Westre, Udf Eli Stokkebø, Fagforbundet Bente C. Kristiansen, Spl.forb. Anne Rysstad, Fagforbundet Varamedlemmer 1. Wenche Vedhugnes, org. pers.sjef 2. Arne Hågensen, fagkonsulent 3. Andreas Brodahl, serv. og kom.sjef 4. Irma Kristensen Vara HVO (ikke valgt) Audun Johannessen, Udf Astrid Svingen, Fagforbundet * Ikke valgt Fagforbundet Inge Endre Dybedahl Jenssen (Delta) Representanter fra Follo Bedriftshelsetjeneste AS har deltatt på alle AMU møter. BHT har talerett i utvalget. I arbeidsmiljøutvalget i 2011 ble det satt opp 12 saker. 5 møter er avholdt. Alle AMU saker er fulgt opp i 2011, med unntak av sak 2/11, Amus reglement /oppgaver, med særlig fokus på involvering i byggesaker som berører ansatte. Systemet iverksettes i AMU har referatsaker og orienteringssaker på alle møter. Ås kommunes mål med Helse som strategisk satsningsområde er fortsatt det som kommunen ønsker å prioritere. Arbeidet har ikke vært et stort satsningsområde i Ny IA-avtale, nye rutiner for oppfølging av sykmeldte, nytt kvalitetssystem, arbeidstilsynssaker og andre løpende saker har tatt mye oppmerksomhet. Situasjonen på voksenopplæringssenteret har vært krevende for mange i kommunen og har tatt nødvendig mye tid i organisasjonen.

7 Oppfølging av arbeidsmiljøkonflikter er tidkrevende prosesser og slitsomme for alle ansatte som er involvert, samt for de rundt som er mer indirekte involvert. Det kan også være krevende i forhold til å greie å yte de tjenester man skal yte. Målet til Ås kommune er nok derfor å bruke mer tid på forebyggende arbeid og å søke unngå at denne typen konflikter utvikler seg. Det er helseskadelig for enkeltansatte på kort og lang sikt og svært uheldig for hele organisasjonen. Samtidig er det å si at denne typen utfordringer også er kostnadskrevende for kommunen. Arbeidsmiljøsaker i kommunen: Kommunen har hatt flere tilsynsbesøk fra Arbeidstilsynet og det er ingenting som tyder på at det kommer til å bli færre tilsyn de neste årene. Arbeidstilsynet har stor oppmerksomhet på sykmeldinger, årsaker til disse, forebyggende arbeid og arbeidsmiljø generelt. Paradokset for ledere kan synes å være balansegangen mellom det å faktisk følge opp sine ansatte og plikten på rapportering ifht. tilsynsbesøk, sykefravær osv. Ny BHT-avtale: kommunen har hatt avtalen på anbud og det er valgt ny leverandør i 1. tertial Ny avtale fra ARBEIDSMILJØUTVALGETS SAKER: Møtedato AMUsak Sakens tittel (evt. forkortet) Status for oppfølging nr. 1. tertial /11 Inkluderende arbeidsliv Fast oppfølging 2. tertial /11 Amus reglement / oppgaver, med særlig Settes i system 2012 v/ tekn.sjef. fokus på involvering i byggesaker som berører ansatte 3. tertial /11 Amu-midler / årsrapport verne og miljøarbeidet Følger ås kommunes øvrige rapportsystem. 4. tertial /11 Ny ia-avtale Fast oppfølging. 6/11 Evaluering av miljøarbeidertjenesten i ås kommune /11 Forslag til handlingsprogram med økonomiplan /11 Mangel på spiserom for de ansatte på rådhuset 9/11 Handlingsplan ik-hms - forslag til aktivitetsplan bht /11 Valg av leder og nestleder amu /11 Fastsettelse av møteplan for amu /11 Bedriftshelsetjeneste tilbudskonkurranse

8 Møte- AMUsak Sakens tittel (evt. forkortet) Status for oppfølging dato nr. Referatsaker: Rapporter fra Follo bedriftshelsetjeneste AS, fra NAV og fra Arbeidstilsynet refereres til hvert møte. AMU er orientert om følgende saker: 1. BHT-aktivitetsplan. Status jan/febr. 2. Medarbeiderundersøkelsen v/ Wenche Vedhugnes. 3. Introduksjonsdag for nyansatte v/ Wenche Vedhugnes. 4. Freskuke. Freskuke er flyttet til uke 38 / Ny samarbeidspartner. 5. Hovedverneombudet. 6. Påskjønnelsesarrangementet er 16. februar. 7. Orientering om org./pers.avd. 8. Medarbeiderundersøkelsen v/ Geir Løchsen. 9. Introduksjonsdag for nyansatte v/ Geir Løchsen. 10. Freskuke. Freskuke er flyttet tilbake til uke 36. Presentasjon av prosjektgruppe. 11. Valg til AMU, etter at Delta har trukket seg fra AMU. 12. Valg av vara hovedverneombud. 13. Ny IA-kontakt hos NAV arbeidslivssenter 14. Orientering om tillitsvalgtes arbeid med IA-avtalen. 15. Presentasjon av Hans-Henrik Andresen, vår kontakt hos NAV arbeidslivssenter. 16. Kort oppdatering om sykefraværsarbeidet. 17. Frokostmøte Hanne D. sender ut liste til etatssjefene ifht. påmelding. 18. Frisklivssentral, frivillighetssentral v/ Marit R. Leinhardt. 19. Rådmannen orienterte om situasjonen på VO. Rapport fra Arbeidstilsynet gjøres ikke offentlig for noen på nåværende tidspunkt. Rådmannen kommer tilbake med hvordan denne skal behandles internt i Ås kommune. Verneområdet for avdeling for enslige mindreårige flyktninger: Arbeidstilsynets tilsynsbesøk og tilbakemeldinger fra tilsynet, tyder på at Ås kommune vil få et pålegg om å gjennomgå alle verneområder i kommune og saken kan evt. tas opp igjen da. Orientering fra OK-sjefen og Eli Stokkebø om prosessen ifht. avdeling for enslige mindreårige. AMUS ARBEIDSUTVALG AMUs arbeidsutvalg har ikke hatt noen saker til behandling. ARBEIDSTILSYNSRAPPORTER Følgende arbeidstilsynsrapporter / annen informasjon fra arbeidstilsynet er blitt lagt frem for AMU: Vedtak om lukking av pålegg nr. 2 og vedtak om utsatt frist for pålegg nr 1 Dr. Sødringsvei, l.nr.: 21617/10. Svar vedtak om pålegg, l.nr /10. Utsettelse av frist for pålegg ved Dr. Sødringsvei, l.nr.: 19736/10. Notat vedrørende pålegg fra Arbeidstilsynet, referat fra møte, l.nr /10

9 Avslutning av tilsyn med innleie av arbeidskraft i Ås kommune. L.nr.: 13893/11. Tilsyn ved Ås kommune og voksenopplæringen, s.nr.: 11/3175: Varsel om tilsyn NAV Ås, s.nr.: 11/2950. ARBEIDSMILJØTILTAK STØTTET VIA AMU-MIDLER AMU hadde i 2011 kr ,- til fordeling til arbeidsmiljøtiltak. Nye retningslinjer for søknad og tildeling av midler ble vedtatt av AMU Midlene ble kunngjort på intranettet. ARBEIDSMILJØUTVALGETS VEDTAK : Søknad 1: Sagaskogen barnehage, tildeles kr til fagdag/tematur. Søknad 5: Psykisk helse, avd. Tunveien 1, tildeles kr til overnattingstur/teamtur. Søknad 8: PPS, tildeles kr ,- til innkjøp av to sykler til transport til og fra tjenestesteder i arbeidstiden og ett balansebrett.. HOVEDVERNEOMBUDET: Anne Mari Hojem Borge gjeninntrådte som hovedverneombud fra Hun har frikjøpt tid i 50 % stilling. 2. KOMMUNENS ARBEID MED ARBEIDSMILJØET: SYKEFRAVÆR: Samlet er sykefraværet 8,63 %. Fraværet er litt over 1 % høyere enn kommunen målsetting for sykefraværet. Dette målet ble opprettholdt i forbindelse med tegning av ny IA-avtale i Det samlede korttidsfraværet er på 2,06 %. En nedgang fra i fjor. Dette fraværet betaler kommunen selv i sin helhet. Det totale sykefraværet for 2011 er omtrent som i fjor. Dette betyr at sykefraværet i Ås kommune har vært veldig stabilt siste 5 år. Arbeidet med sykefravær og forbedring av helse må ses som et langsiktig arbeid. Fysisk aktivitet er en faktor som på sikt kan gi bedre helse og redusert sykefravær og dermed kan gi effekter i form av bedre arbeidsmiljø, høyere effektivitet og kvalitet på tjenesten. IA-avtalens målsetting er tettere oppfølging og bedre tilrettelegging for sykmeldte, for nettopp å redusere sykefraværet og dermed øke andelen friske. Historisk oversikt Totalt 8,3 9,0 8,9 8,7 8,6 Sykefraværet i 2011 fordeler seg på følgende måte: Felles Sentr.adm. Oppvekst- og Helse- og Andre Kom.tekn. Eiendom kultur sosial Korttidsfravær < 16 d. 2,0 1,1 2,4 1,9 0,6 0,9 1,9 Sykmelding > 16 d. 6,6 4,8 6,4 7,3 2,7 2,6 7,9 Samlet 8,6 6,0 8,8 9,2 3,3 3,5 9,8 Rapporten baserer seg på kommunens egne tall, og er inklusive legemeldt og egenmeldt fravær.

10 Det synes ikke som om det er entydige årsaksforklaringer til fraværet. Det er vanskelig å se noen sammenheng mellom sykefravær og medarbeiderundersøkelser osv. Historisk har Ås kommune fulgt trender i samfunnet og det er mye som tyder på at det fortsatt er slik. Det er mye som tyder på at innsats over tid vil gi resultater, når man i større grad setter ressurser inn på tiltak som fremmer god helse. Jobbtilfredshet, engasjement og nærvær oppnås ikke kun fordi negative forhold er fraværende, men fordi positive faktorer og opplevelser er tilstede. Det legges store ressurser i arbeidet for å gi enkeltpersoner god oppfølging under sykefravær. Rutinen ble endret i forbindelse med lovendring i De ansatte som blir syke får tett oppfølging, men lederne melder at det er krevende å følge sykmeldte ansatte i tråd med den nye IA-avtalen. Det er mange formkrav som må følges, med lovpålagte rapporterings- og tidsfrister. Oversikt over kontinuerlige tiltak i arbeidet med sykefraværet: Lederen: Følger opp ansatte kontinuerlig i tråd med de omfattende rutinene og dokumentere oppfølgingen. Dette krever store ressurser for ledere med mange syke. Innkalle og gjennomføre Dialogmøte I og oppfølgingsmøter. Delta i Dialogmøte II (på NAV). Kontinuerlig drøfte, avklare forhold og ha dialog med den ansatte evt m/tillitsvalgte, organisasjonsog personalavdelingen, de ulike NAV-kontorene, Bedriftshelsetjenesten og Arbeidslivstjenesten. Evt omplassere eller avvikle arbeidsforhold der tilbakeføring ikke lykkes. Dette krever også store ressurser fra leder og organisasjons- og personalavdelingen. Organisasjons- og personalavdelingen: Ajourhold og tydeliggjøring av sykefraværsrutinene. Opplæring i sykefraværsarbeid til ledere og tillitsvalgte i organisasjonen. Opplæring i vernerunder/risikoanalyser til ledere og tillitsvalgte i organisasjonen. Kontinuerlig veiledning til ledere og ansatte ved behov. Gjennomført Dialogmøte I og oppfølgingsmøter. Antall saker har økt gjennom året. Deltar sammen med ledere på Dialogmøte II (på NAV) ved behov. Viktige saker løftes inn i AMU for avklaring/videre oppfølging i organisasjonen. Gjennomført interne arbeidsmiljøprosesser etter behov. Koordinering av vernetjenesten/verneombud NAV: Fra sommeren 2010 arbeider arbeidslivssenteret mer på systemnivå og mindre med enkeltsaker. NAV lokalkontor skal bistå arbeidsgivere og ansatte med veiledning i enkeltsaker. Dette fungerer veldig forskjellig på de enkelte NAV kontor. Det er ønskelig fra kommunen at NAV i større grad deltar i oppfølgingsarbeidet. Kommunen har foreslått at NAV lokalt oppretter en egen kontaktperson for kommunen, men dette er ikke avklart. Arbeidslivssenteret gir veiledning om tilskuddsordninger fra NAV (tilretteleggingstilskudd m.m.), rådgivning, kurs og kontakt i vanskelige enkeltsaker. Arbeidslivssenteret deltar i AMU, når det har vært spesielt aktuelle saker. Follo BHT: Ås kommune kjøper 160 timer med bedriftshelsetjeneste fra Follo BHT. Avtalen ble prolongert ut Totalt forbruk av timer for 2011 er 389,5 timer. Kjøp av ekstra timer finansieres hovedsakelig gjennom tilskudd fra NAV til bl.a. dialogmøter, arbeidsplassvurderinger og ekstra kurs.

11 Deltatt på samtlige Dialogmøte I (69 timer). Deltatt regelmessig på AMU (9 timer). Deltatt på oppfølgingsmøter etter behov. Hørselkontroll barnehager (50 timer). Arbeidsplassvurderinger, samtaler (91 timer). Helsekontroll er tilbudt i hht. Plan. Tiltak som gjennomføres når sykmelding foreligger: De viktigst tiltakene gjøres ute i enhetene ved at ledere, tillitsvalgte og ansatte har gode og enkle rutiner, samt tilbud om veiledning ved behov. Ås kommunes ledere følger opp sine ansatte i tråd med rutinene. Arbeidet med å få flere sykmeldte ansatt inn til Dialogmøte I har lykkes. Resultat for enkeltansatte som følge av oppfølgingen er ulik. For enkelte er resultatet uføretrygd, andre kommer tilbake til jobb, men ingen blir over lang tid gående i systemet uten avklaring eller oppfølging. Der hvor legen får en rolle tidlig i sykefraværsperioden er det mye som tyder på at dette er bra for den sykmeldte. Det er en utfordring å få legene til å stille på Dialogmøte I og oppfølgingsmøter. Legen er forpliktet til å møte på dialogmøte dersom den sykmeldte ønsker det. Legene har i litt større grad deltatt på møter i I tillegg gjøres en mengde forebyggende arbeid ute i enhetene. Tilskudd til arbeidsmiljøtiltak fra NAV søkes også av enkeltenheter i Ås kommune (ergonomi, miljørettede tiltak, tilretteleggingstilskudd m.m.). SENIORPOLITIKK Ås kommune har innført seniorpolitiske tiltak for ansatte med virkning fra Ås kommunes mål er å beholde verdifull kompetanse og arbeidskraft for å kunne gi innbyggere/brukere de kommunale tjenester, samtidig som kommunen ønsker å øke pensjoneringsalderen og redusere uttak av AFP. Seniorpolitikken er forankret i Ås kommunes arbeidsgiverpolitisk plattform. Tilbakemeldinger fra Storebrand er at det synes som om uttak av uføretrygd og tidligpensjon reduseres i Ås kommune. Det kan bety at seniorpolitikken har hatt ventet effekt i organisasjonen og at man må tolke tallene og se disse i sammenheng over en viss periode for å få oversikt over tilstanden. De seniorpolitiske tiltak er bl.a.: Seniorsamtale 55 år fokus på yrkeskarrieren noen år fremover i tid og avklare behov for tilrettelegging/tiltak. Leder medarbeider BHT-samtale Kompetanseutvikling Fleksible arbeidstidsordninger Seniorseminar +/- 60 år og 65 år Redusert stilling 10 % eller Seniortillegg kr år Redusert stilling 20 % eller Seniortillegg kr år og eldre Andre særskilte tiltak/tilpasninger kan søkes og begrunnes spesielt ARBEIDSMILJØKARTLEGGING/-UNDERSØKELSER, HELSEKONTROLL OG ANDRE TILTAK PÅ ARBEIDSPLASSENE Arbeidsmiljøkartleggingene og helsekontroller foretas etter en årlig plan godkjent av AMU eller etter særskilt meldt behov fra ledere. Faktaundersøkelse og utvidet tilsyn fra Arbeidstilsynet, tiltakt fra

12 etatsssjef og rådmann, på Ås voksenopplæringssenter er behandlet som egen sak i organisasjonen. Helsekontroller, se punkt om BHT. MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Medarbeiderundersøkelsen gjennomføres årlig. Tjenesten hadde gjennomgående bra resultater. Medarbeiderundersøkelsen blir fulgt opp av rådmannens ledergruppe og enhetsledere ihht. rutiner og retningslinjer. Tiltak iverksettes på enhetene der hvor det er hensiktsmessig. STØRRE INVESTERINGSPROSJEKTER SOM HAR INNVIRKNING PÅ ARBEIDSMILJØSPØRSMÅL (NYBYGG, REHABILITERING OG VEDLIKEHOLD AV BYGNINGER). Ingen saker er forelagt AMU i FORBEDRINGSARBEID Generelt: Kvalitetsarbeidet er forankret i kommunens styringsdokumenter: Kommuneplan Handlingsprogram Kvalitetspolitikken fremgår av handlingsprogrammet. Oppfølging av tiltak i disse styringsdokumenter rapporteres i tertialrapporter og årsmeldinger. Kvalitetssystemet ledelsen gjennomgåelse: Henvisning: Prosess for ledelsens gjennomgang Ledergruppa har faste møter der kvalitetssystemet er tema og der bl.a. følgende behandles: Forbedring av kvalitetssystemet oppbygging og innhold på intranett Revisjonsrapporter Avvik og forbedringssystemet Undersøkelser og rapporter (bruker- og medarbeiderundersøkelser, sykefraværsrapporter etc) Status, forbedringer og tiltak innarbeides i årsmelding og neste rullering av handlingsprogram. Kvalitetssystemet Ås kommune har hatt Kvalitetslosen som leverandør av avviks- og forbedringssystem siden 2007, mens kvalitetsdokumentasjonen er lagt i kommunens intranettsystem. Ny plattform for avviks- og forbedringssystem og nytt system for kvalitetsdokumentasjon (KSS) er kjøpt og meningen var at denne skulle implementeres i løpet av Implementering er utsatt til første kvartal Hensikten er å gjøre kvalitetssystemet mer brukervennlig og gi ledere et godt styringsverktøy. Det er et håp om at ansatte vil oppleve en mer hensiktsmessig informasjonsflyt og enklere avviks- og forbedringssystem. Bygging av det nye systemet gjøres i samarbeid mellom IT-avdelingen og organisasjons- og personalavdelingen.

13 4. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET ORGANISERING Henvisning: Prosessbeskrivelse helse, miljø og sikkerhet (kvalitetssystemet). Rutiner/retningslinjer: Kommunens organisering og rutiner innen helse, miljø og sikkerhet fremgår av kvalitetssystemet. Prosessen er gjennomgått og forbedret i Denne vedlegges årsmeldingen. Vernerunder: I henhold til retningslinjer for IK-HMS gjøres bl.a. følgende av enhetene/etatene (verneområdene): Vernerunder med påfølgende registreringer foretas som hovedregel en gang pr. år i februar/mars. Registreringer foretatt under vernerunden vurderes av enheten/etaten. - HMS registreringer knyttet til arbeidsmiljøet, som ikke kan løses lokalt rapporteres til rådmann for behandling i AMU. - Registreringer knyttet til renhold, bygningsvedlikehold m.m. rapporteres imidlertid fortløpende til teknisk etat på eget fastsatt skjema. HMS-registreringer knyttet til arbeidsmiljøet, sykefraværsoppfølging og annen kjennskap til arbeidsmiljøforhold danner også grunnlaget for AMUs utarbeidelse av kommunens årlige aktivitetsplan for bedriftshelsetjenesten. Ingen saker ble meldt til AMU etter vernerunder. Arbeidstilsynsrapporter: Arbeidstilsynsrapporter følges opp fortløpende av enhetslederne og legges som referatsak i AMU og orienteres i Administrasjonsutvalget. AKAN Ås kommune har eget AKAN-reglementet. Lederne følger opp. Det er meldt to AKAN-saker til organisasjons- og personalavdelingen i Begge er fulgt opp av leder med bl.a. veiledning fra BHT. Likestilling i kommunen (tallene vil bli oppdatert) Ås kommune ivaretar likestilling ved at kommunen bl.a. har kjønnsnøytrale lønns- og arbeidsvilkår, seniorpolitiske tiltak etc. Ansettelser og lønnsfastsettelser foretas i henhold til kvalifikasjoner og reguleres i tråd med hovedtariffavtalen. Arbeidsplassene er tilrettelagt uavhengig av kjønn. Av kommunens ansatte totalt er ** % kvinner og ** menn. Av kommunens ledere er 75 % kvinner og 25 % menn. I teknisk etat er det kun mannlige ledere, og i helse- og sosialetaten er det hovedsakelig kvinnelige ledere. Også i oppvekst og kulturetaten er det stort sett kvinnelige ledere. For mer informasjon se kommunens årsmelding.

14 ÅS KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget AMU-sak 4/12 AMU-sak 4/12 EVALUERING AV VERNEOMRÅDER I ÅS KOMMUNE 2012 Saksbehandler: Hanne Dølheim Arkivnr: 440 Saksnr.: 12/915 Utvalg Utv.nr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalget 4/ Rådmannens innstilling: Prinsipper og verneområder, samt rutiner og retningslinjer, som fremkommer i saksutredningen, vedtas. Rådmannen i Ås, Trine Christensen Avgjørelsesmyndighet: Arbeidsmiljøutvalget Vedlegg som følger saken trykt: Oversikt over verneområder, verneansvarlige og verneombud. Utskrift av saken sendes til: Arbeidstilsynet. SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Arbeidstilsynet har gjennomført tilsyn i Ås kommune og et av påleggene, med frist , var evaluering og gjennomgang av verneområder. Rutinen tilhører Internkontroll Helse- miljø og sikkerhet. Henvisning: Arbeidsmiljølovens kap. 7, 6-1 Vurdering av saken: Det har vært systematisk gjennomgang av verneområdene og den har vært lagt frem for og drøftet med hovedverneombud og hovedtillitsvalgt underveis.

15 AMU-sak 4/12 Det er gjort noen justeringer, men hovedprinsippene er de samme som tidligere. Det er utarbeidet en egen, skriftlig rutine for valg av verneombud. Etatssjefer har ved omorganiseringer og eller endringer i strukturen ansvar for å fremme sak til Arbeidsmiljøutvalget om endringer/nye verneområder. Prinsipper: Verneområder: Arbeidsmiljøutvalget oppretter og nedlegger verneområder, etter innstilling fra rådmannen. Verneområdene er ofte lokalisert/avgrenset til bygg. Noen enhetsledere/verneansvarlige har verneansvar i flere bygg dersom man har ansatte spredt i flere bygg i kommunen (eks. helsestasjonen). I bygg der flere avdelinger/enheter er lokalisert, er det en som har et koordineringsansvar for fastsetting av dag/timeplan etc for gjennomføring av vernerunden. Verneansvarlig: Etatsjef/enhetsledere er verneansvarlig for egen etat/enhet Verneansvarlig skal ha opplæring i verne-/hms-arbeid, i tråd med lover og retningslinjer gitt av kommunen. Det er verneansvarlig som er ansvarlig for å gjennomføre vernerunder og å skrive rapport fra denne, samt å koordinere med andre ledere som skal delta på vernerunder for hele eller deler av bygget. Det kan for enkelte bygg/områder avtales at en av de verneansvarlige utarbeider rapport for deler av eller samtlige i bygget/etasjen eller lignende, for eksempel den som har koordineringsansvaret. Verneombud: Rutine for valg av verneombud Hovedverneombud: o Ås kommune har et hovedverneombud. o Hovedverneombudet er frikjøpt i 50 % stilling. o Hovedverneombudet velges av arbeidstakerorganisasjonene (ATO). o Hovedverneombudet koordinerer vernearbeidet med de lokale verneombudene. o Hovedverneombudet velges i september av ATO. o Den som velges som hovedverneombud bør ha erfaring som verneombud og bør ha arbeidet i virksomheten de siste to år. o ATO melder til arbeidsgiver hvem som er valgt som hovedverneombud. Lokale verneombud: o Det er arbeidstakerne alene som skal avgjøre hvem som skal være verneombud, Enhetsleder, eller dennes stedfortreder, kan ikke velges.

16 AMU-sak 4/12 Andre arbeidsledere er valgbare, men det anbefales likevel at disse ikke velges som verneombud, da det lett kan oppstå konflikt mellom rollen som verneombud og rollen som arbeidsleder. o Alle enheter skal være tilsluttet et verneområde. o Alle verneområder skal ha valgt eget lokalt verneombud. o Dersom det er formålstjenelig nedsettes det et valgstyre. o Verneombudet velges for to år av gangen. o Verneombud skal velges i desember, før ny periode starter i januar. o Verneombudene skal velges blant anerkjente dyktige arbeidstakere ved virksomheten, med erfaring og innsikt i dens arbeidsforhold. o Verneombudet bør velges blant arbeidstakere som har arbeidet i virksomheten de siste to år. Arbeidsmiljøutvalget skal 2. hvert år evaluere verneområdene og gå igjennom og foreta justeringer som er nødvendige. Valgene på verneombud foretas for en periode på 2 år. Neste gang i Endringer skal meldes på fastsatt skjema, som ligger på Intranettet, til organisasjons- og personalavdelingen. Konklusjon med begrunnelse: Arbeidsmiljøutvalget vedtar de prinsipper som har vært lagt til grunn og mener at dette er en hensiktsmessig inndeling.