Møteinnkalling. Formannskapet. Utvalg: Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 11:00

Transkript

1 Formannskapet Utvalg: Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 11:00 Møteinnkalling Eventuelt forfall meldes til tlf eller pr. e-post: Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Kai Henning Henriksen Ordfører Tomas Andreassen Bang Sekretær Side1

2 Saksliste Pkt. 1 Pkt. 2 Pkt. 3 Pkt. 4 Pkt. 5 Godkjenning av innkalling og saksliste Valg av protokollgodkjennere Habilitet/Permisjon Spørsmål Orienteringer Utvalgssaksnr Innhold Lukket Arkivsaksnr Politisk sak PS 51/14 Oppgradering av Hauknes skole 2014/2556 Side2

3 Arkiv: A20 Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Karsten Holgersen Oppgradering av Hauknes skole Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 40/ Kommunestyret 36/ Formannskapet 51/ Rådmannens innstilling 1. Rana kommune takker nei til tilbudet fra Åga IL om leie av gymsal. 2. Rana kommune fortsetter prosjekteringen av renovering/nybygging av skolen etter alternativ B. Dette medfører at det planlegges å bygge en utvidet gymsal i kommunal regi som et tilbygg til selve skolen. 3. Den økonomiske rammen for investeringen økes til kr 112 mill som følge av endrede forutsetninger. Saksprotokoll - Formannskapet sak 40/14 Behandling: Dan Erik Kjellnø(ML) fremmet utsettelsesforslag: Saken utsettes og behandles av formannskapet 16. eller 17. juni Votering: Utsettelsesforslaget ble enstemmig vedtatt, 13 0 Vedtak: Saken utsettes og behandles av formannskapet 16. eller 17. juni Saksopplysninger Kommunestyret vedtok i sak 87/13 at Hauknes skole skulle renoveres etter alternativ 2, se vedlegg 1 og 2. Alternativ 2 gikk ut på renovering/nybygging i kommunal regi uten gymsal og med et investeringsbehov kalkulert til kr 87,4 mill. Her var intensjonen å leie fasiliteter for gym hos Åga IL som tilbød seg å bygge et idrettsbygg som tilfredsstiller kravene til håndball, ca. 25 x Side3

4 45 m og med et servicebygg med garderober på ca. 385 m2. Idrettslaget hadde her lagt til grunn en årlig leie fra kommunen på kr 1,14 mill. I tråd med Lov om offentlige anskaffelser annonserte kommunen formelt etter leie av lokaler tiltenkt gym for Hauknes skole. Etter denne tilbudsprosessen har det nå framkommet et formelt tilbud fra Åga IL (eneste tilbyder). Tilbudet medfører en fast årlig leie på kr 1,485 mill samt et stipulert tillegg på kr 0,615 mill til dekning av oppvarming, belysning, renhold, forsikring, offentlige avgifter etc. Tillegget skal årlig avregnes etter faktiske kostnader. Samlet vil fast og stipulert leie utgjøre kr 2,1 mill på årsbasis. Dette medfører en økning av de årlige leiekostnadene for kommunen på kr 0,960 mill i forhold til det som lå til grunn i k.sak 87/13. I tillegg har idrettslaget blant annet forutsatt at kommunen forestår brøyting, at skatteetaten aksepterer at hallselskapet heleid av idrettslaget får full fradragsrett for mva, en leiavtale på 40 år, at kommunen vederlagsfritt stiller tomt til disposisjon, at kommunen bekoster etablering og drift/vedlikehold av nødvendige parkeringsplasser i tilknytning til hallen, at kommunen etablerer og bekoster felles avskjæringsgrøft for overvann, at kommune legger fram tilkoblingspunkt for pelletsanlegg til tomtegrense samt at kommunen forskutterer tippemidler på ca. kr 12 mill uten renteberegning og at dersom tippemidler ikke tildeles eller reduseres skal kommunen gi dette som tilskudd, se vedlegg. Alle disse forutsetningene vil medføre økte kostnader for kommunen, både i forhold til investeringer og drift, men er vanskelig å kostnadsberegne. I forhold til Tekniske forskrifter er det krav om alternativ energikilde og kommunen har valgt å investere i pelletsanlegg for skolen. I k.sak 87/13 var det forutsatt at Eldres borettslag skulle være delaktig i dette anlegget og også kostnadene, men det er ikke lenger aktuelt. Siden kommunen nå blir alene om anlegget vil dette medføre økte investeringskostnader uansett alternativ. Det kommunale ledningsnettet for overvann har liten kapasitet og dette medfører at det må etableres en overvannsgrøft på oversiden av skolen som må føres fram til bekkefar sør for skolen. Pelletsanlegget samt overvannsgrøften betyr økte investeringskostnader for kommunen, grovt anslått til ca. kr. 6 mill og tilkommer for alle alternativene. Vurdering Ut fra siste tilbud fra Åga IL med økte årlige leiekostnader på kr 0,96 mill må kommunen ta stilling til den videre prosessen. Kommune har engasjert arkitekt og rådgivere som har planlagt skolen basert på alternativ 2 i k.sak 87/13 uten gymsal. Disse planene er nå i sluttfasen og snart klar til anbudsutsendelse. Slik saken nå står er vurderingen fra administrasjonen at kommunen står foran 2 alternativer: Alternativ A: Inngå leieavtale med Åga IL ut fra siste tilbud samt fortsette planlegging av skolen uten gymsal som forutsatt i alternativ 2 i k.sak 87/13. Ut fra alle forutsetninger og forbehold som fremkommer i tilbudet fra idrettslaget er det usikkert om en slik avtale vil være innenfor regelverket om offentlige anskaffelser. Kommunens forutsetninger var en ren leieavtale. Men siden kostnadsrisikoen for en rekke forhold overføres fra utleier til leietaker som følge av tilbudet, er man i grenseland til at dette må anses som en bygge- og anleggskontrakt som i så fall skal følge forskrift om offentlige anskaffelser. Av tidsmessige årsaker er det ikke innhentet juridiske vurderinger av dette forholdet. Konsekvenser: Investeringskostnader for kommunen kostnadsberegnet til kr 87,4 mill. Investeringskostnader for pellets og overvannsgrøft ca. kr 6 mill. Side 2 av 4 Side4

5 Det vil påløpe kostnader, både investerings- og driftsmessig, knyttet til idrettslagets forutsetninger, men disse er ikke innkalkulert. Kapitalkostnader pr. år: ca. kr 5,44 mill Husleie pr. år: ca. kr 2,10 mill FDV endring pr. år (mot dagens) ca. kr 0,06mill Sum ca kr 7,60 mill Det planlegges at skolen skal stå klar til skolestart høsten 2015, men fremdriften vil være nokså kritisk. Alternativ B: Avslå tilbudet fra Åga IL. Fortsette planleggingen av skolen som forutsatt i alternativ 2 i k.sak 87/13, men nå også med bygging av gymsal med utvidet spilleflate i kommunal regi. Ved å utvide gymsalen til en sal med spilleflate 16 x 24 m, vil anlegget være berettiget til spillemidler i størrelsesorden ca. kr 4,8 mill som også er maksbeløpet for slike anlegg. Totalt tilleggsareal inkl. garderober anslås til ca m2. En slik økning i investeringskostnadene er vanskelig å beregne, men et grovt estimat gir en økning i forhold til alternativ A på ca. kr 18,5 mill fratrukket spillemidler. Konsekvenser: Investeringskostnader for kommunen kostnadsberegnet til kr 105,9mill. Investeringskostnader for pellets og overvannsgrøft ca. kr 6 mill. Kapitalkostnader pr. år: ca. kr 6,52 mill FDV endring pr. år (mot dagens) ca. kr 0,38mill Sum ca kr 6,90 mill Det planlegges at skolen skal stå klar til skolestart høsten 2015, men fremdriften vil være svært kritisk blant annet som en følge av prosjektering av ny egen gymsal. Her vil det også påløpe noen ekstra prosjekteringskostnader. Leie av gymsal hos Åga IL blir en dyr og usikker løsning. Velger derfor en løsning med å bygge gymsal i kommunal regi integrert i skolen. Det er valgt en løsning med stor gymsal med spilleflate 16 x 24 m. Anlegget er da berettiget til spillemidler, noe som medfører at investeringen blir marginalt dyrere en kun å bygge en gymsal på 260 m2. I tillegg vil dette gi et bedre tilbud til idrettslag og foreninger i forhold til aktiviteter utenom skoledrift. Den anbefalte løsningen vil også medvirke til at vi kanskje kan opprettholde fremdriften selv om tilleggsprosjekteringen som må gjøres medfører at fremdriften vil være på kritisk linje. Sverre Å. Selfors Teknisk sjef Karsten Holgersen Byggdriftssjef Vedlegg: 1 Tilbud fra Åga IL Side 3 av 4 Side5

6 Side6 Side 4 av 4

7 Rana kommune Mo i Rana, Tilbud på leie av gymsal Vi viser til samtaler og møte vedrørende ovennevnte. Vi tilbyr med dette leie av gymsal i en ny flerbrukshall på Hauknes. Hallen tenkes ført opp og eid av selskapet Hauknes Flerbrukshall AS SUS som stiftes og eies 100 % av Åga IL. Nærmere om leieobjektet Vi ser for oss å bygge en hall med ett stk håndballbane. I tillegg kommer servicebygg med garderober, m.v. som henger sammen med hallen. Det vises for øvrig til vedlagte skisse der plassering, bygg, samt en del detaljer fremgår. (ettersendes i eget vedlegg) Leiepris Leiepris beregnes slik: - Leie NOK ,- - I tillegg kommer kostnader med oppvarming, belysning, renhold, forsikring, offentlige avgifter, m.v. belastes kommunen til faktisk kostpris. Disse er pt stipulert til NOK ,- pr år. (kostnader for snørydding er ikke medtatt, da dette forutsettes utført av kommunen). Basert på dagens kjente forutsetninger innebærer dette en stipulert årlig leie på NOK ,- eks mva. Oppføringskostnadene er stipulert til NOK ,- eks mva. Leien vil bli fakturert kommunen med mva. Leien er med forutsetning om 100 % mva fradrag for oppføringskostnadene. Dette er basert på at leien til kommunen faktureres med mva, samt at Åga IL mva registreres slik at leiekostnader som faktureres hit også mva beregnes. Dette skulle gi grunnlag for 100 % fradrag for mva på oppføringskostnadene. Vi vil innhente en bindende forhåndsuttalelse fra skatteetaten for å kvalitetssikre dette. I den grad skatteetaten nekter fullt fradrag, vil leien korrigeres med en økning lik finanskostnadene på den ikke fradragsførte mva, med oppføringen korrigeres tilsvarende, basert på et annuitetslån over 30 år med 6 % rente. Leietid Leietiden er 40 år. Tomt - regulering Tilbudet forutsetter at kommunen vederlagsfritt stiller tomt ihht vedlagte skisse enten som eiertomt eller som feste på eget festenummer i minimum 40 år (eller lengre dersom dette kreves for godkjenning for tippemidler). Side7

8 Det forutsettes videre at kommunen vurderer og sørger for nødvendig regulering av området i den grad den planlagte bruk ligger utenfor dagens reguleringsplan. Kommunen sørger for og bekoster etablering og drift/vedlikehold av nødvendige parkeringsarealer i tilknytning til hallen (dette sammenfaller sannsynligvis med planlagt parkering for området som kommunen uansett skal bekoste). Det forutsettes at Rana kommune etablerer og bekoster felles avskjæringsgrøft for overvann, det forutsettes videre at Rana Kommune avklarer og etablerer adkomst for grunneier til utmark. Det forutsettes mulighet for tilkobling til planlagt pelletsanlegg i forbindelse med Hauknes skole, og at kommunen legger tilkoblingspunkt på tomtegrensen til flerbrukshallen. Tippemidler Tilbudet forutsetter at kommunen forskutterer tippemidler NOK 12mill, som utbetales ved byggestart eller etter nærmere avtale. Dette gjøres opp når tippemidler tildeles. Det beregnes ikke renter. I den grad tippemidler ikke tildeles/tildeles i mindre grad enn NOK 12 mill, omgjøres differansen mellom NOK 12 mill og tildelte tippemidler til tilskudd som ytes fra kommunen til Hauknes Flerbrukshall AS. Andre forbehold: Styret i Åga IL vil uten opphold innkalle til ekstraordinært årsmøte for godkjennelse av tilbudet. Det tas for ordens skyld forbehold om slik godkjennelse. Tilbudets Gyldighet Tilbudets gyldighet er satt til 3 mndr. Leieavtale Vedlagt følger utkast til leieavtale. Side8

9 Rana kommune Mo i Rana, Revidert tilbud på leie av gymsal Vi viser til samtaler og møte vedrørende ovennevnte. Vi tilbyr med dette leie av gymsal i en ny flerbrukshall på Hauknes. Hallen tenkes ført opp og eid av selskapet Hauknes Flerbrukshall AS SUS som stiftes og eies 100 % av Åga IL. Innledning Basert på tilbakemelding på vårt tilbud , har vi gjennomgått premissene på nytt og kommer derfor med dette reviderte tilbudet. Vi ser at det trekkes en sammenligning mellom en hall oppført i kommunens egen regi og en hall oppført i regi av Åga IL. En slik sammenligning må ta i betraktning at den hall Åga Il tilbyr er ca 3 ganger større enn en hall i egen regi, noe som skulle gi helt andre muligheter for både aktiviteter og arrangementer i regi av skolen. I tillegg vil en slik hall være viktig for lokalsamfunnet og de fritidstilbud som her er. Vi tror dessuten at det samarbeid som legges opp til i tilbudet mellom kommunen og en frivillig organisasjon i seg selv er positivt for denne typen fremtidige samarbeid, som nok vil kunne gi positive økonomiske effekter for kommunen. Forholdet til reglene om offentlige anskaffelser Vi har fått opplyst at administrasjonen i kommunen mener det kan foreligge utfordringer ift reglene om offentlige anskaffelser. Vi har forespurt administrasjonen hva disse problemene eventuelt skal gå ut på uten å få noen tilbakemelding. For vår del klarer vi heller ikke se hva som eventuelt skal være problemstillingen her. Vi kan derfor på nåværende tidspunkt ikke ta stilling til om tilbudet kan endres for å avbøte eventuelle slike forhold. Dersom det likevel skulle foreligge noen slike forhold, ber vi om å få mulighet til å avbøte dette i et nytt revidert tilbud. Nærmere om leieobjektet Vi ser for oss å bygge en hall med ett stk håndballbane. I tillegg kommer servicebygg med garderober, m.v. som henger sammen med hallen. Det vises for øvrig til vedlagte skisse der plassering, bygg, samt en del detaljer fremgår. (ettersendes i eget vedlegg) Side9

10 Leiepris Leiepris beregnes slik: - Leie NOK ,- - I tillegg kommer kostnader med oppvarming, belysning, renhold, forsikring, offentlige avgifter, m.v. belastes kommunen til faktisk kostpris. Disse er pt stipulert til NOK ,- pr år. (kostnader for snørydding er ikke medtatt, da dette forutsettes utført av kommunen). Tilbyder ser gjerne et samarbeid med kommunen om de driftskostnader som nevnt her, noe som bør kunne gi ikke ubetydelige kostnadsreduksjoner. For eksempel gjennom samarbeid om renhold, energioptimalisering, m.v. Basert på dagens kjente forutsetninger innebærer dette en stipulert årlig leie på NOK ,- eks mva. Leien forutsetter at den lånefinansierte delen av leien skjer som et annuitetslån over 40 år. Videre forutsetter leien en effektiv rente på maks 5 % totalt på dette lånet. I den grad renten overstiger 5 % vil leien bli justert tilsvarende de faktisk økte finanskostnadene. Oppføringskostnadene er videre stipulert til NOK ,- eks mva. Leien vil bli fakturert kommunen med mva. Leien er med forutsetning om 100 % mva fradrag for oppføringskostnadene. Dette er basert på at leien til kommunen faktureres med mva, samt at Åga IL mva registreres slik at leiekostnader som faktureres hit også mva beregnes. Dette skulle gi grunnlag for 100 % fradrag for mva på oppføringskostnadene. Vi vil innhente en bindende forhåndsuttalelse fra skatteetaten for å kvalitetssikre dette. I den grad skatteetaten nekter fullt fradrag, vil leien korrigeres med en økning lik finanskostnadene på den ikke fradragsførte mva, med oppføringen korrigeres tilsvarende, basert på et annuitetslån over 40 år med 5 % rente (dersom høyere effektiv bankrente, tillegges dette leien etter samme prinsipp som ovenfor). Leietid Leietiden er 40 år. Tomt - regulering Tilbudet forutsetter at kommunen vederlagsfritt stiller tomt ihht vedlagte skisse enten som eiertomt eller som feste på eget festenummer i minimum 40 år (eller lengre dersom dette kreves for godkjenning for tippemidler). Det forutsettes videre at kommunen vurderer og sørger for nødvendig regulering av området i den grad den planlagte bruk ligger utenfor dagens reguleringsplan. Kommunen sørger for og bekoster etablering og drift/vedlikehold av nødvendige parkeringsarealer i tilknytning til hallen (dette sammenfaller sannsynligvis med planlagt parkering for området som kommunen uansett skal bekoste). Det forutsettes at Rana kommune etablerer og bekoster felles avskjæringsgrøft for overvann, det forutsettes videre at Rana Kommune avklarer og etablerer adkomst for grunneier til utmark. Side10

11 Det forutsettes mulighet for tilkobling til planlagt pelletsanlegg i forbindelse med Hauknes skole, og at kommunen legger tilkoblingspunkt på tomtegrensen til flerbrukshallen. Tippemidler Tilbudet forutsetter at kommunen forskutterer tippemidler NOK 12mill, som utbetales ved byggestart eller etter nærmere avtale. Dette gjøres opp når tippemidler tildeles. Det beregnes ikke renter. I den grad tippemidler ikke tildeles/tildeles i mindre grad enn NOK 12 mill, omgjøres differansen mellom NOK 12 mill og tildelte tippemidler til tilskudd som ytes fra kommunen til Hauknes Flerbrukshall AS. Andre forbehold: Styret i Åga IL vil uten opphold innkalle til ekstraordinært årsmøte for godkjennelse av tilbudet. Det tas for ordens skyld forbehold om slik godkjennelse. Tilbudets Gyldighet Tilbudets gyldighet er satt til 3 mndr. Leieavtale Vedlagt følger utkast til leieavtale. Fakta Åga IL Åga IL er et idrettslag som har fokus på å opprettholde og videreutvikle et bredt aktivitetstilbud tilpasset barn, ungdom og voksne i bydelen. Åga IL skal legge til rette for et godt miljø der fellesskap, idrettsglede, helse og ærlighet er bærende elementer. Åga IL har ca 550 medlemmer. Vi har ca 250 aktive fotballspillere i barne- og ungdomsklassene fordelt på 22 lag, og i tillegg old-boys og A-lag. Idrettslaget har også en skigruppe som består av ca 40 løpere som deltar på lagets skitreninger, og tilbyr barneidrett til bydelens yngste og Aerobic og tilrettelagte turstier til voksne trimmere. Per i dag opplever idrettslaget at det er et kapasitetsproblem hva idrettshaller angår, noe som er en begrensning i forhold til den aktiviteten idrettslaget ønsker å legge til rette for. Blant annet har dette resultert i at håndballgruppa ble nedlagt høsten 2013 (45 aktive spillere fordelt på 4 lag). Side11