Til Medlemmer i Gullhaug IL. Fra Styret. Saksdokument Opprettelse av selskapet Gullhaug idrettspark AS

Transkript

1 Til Medlemmer i Gullhaug IL Fra Styret Saksdokument Opprettelse av selskapet Gullhaug idrettspark AS Ifm årsmøte 2016 ønsker styret å gi en kort orientering til alle medlemmer og foresatte angående en sak som fremmes av styret til årsmøte Bakgrunnen for dette er at saken er omfattende, kompleks og innebærer store økonomiske disposisjoner. Holmestrand kommune vedtok høsten 2014 et forprosjekt til gymsal for Botne skole, dette var en såkalt dobbel gymsal med aktivitetsareal på 21 x25 meter, garderober, fellesareal og skytehall plassert ved oppkjøringen til klubbhuset. Estimert kostnad for denne gymsalen var stipulert til 47 MILL brutto. Styret i GIL engasjerte seg sterkt og protesterte på plassering og kostnadsnivå, vi argumenterte med at dette ga svært lite aktivitetsareal i forhold til midlene som ble brukt. I denne tidsperioden besluttet HK å bygge ny barnehage ifm Botne skole, dette ga store utfordringer med å finne gode areal- løsninger til både barnehage og flerbrukshall. Med dette som bakteppe valgte styret i GIL å starte en prosess for å forsøke å inne en bedre utnyttelse av tomteareal og samtidig forsøke å finne løsninger som ga mer aktivitetsareal for midlene avsatt til formålet flerbrukshall til Botne skole, denne prosessen startet i juni Anleggsansvarlig i Vestfold fotballkrets anbefalte oss å kontakte et selskap som heter Lønnheim AS, dette var et velrenommert selskap som har bygd og prosjektert utallige idrettsbygg i hele Norge. Vi fikk kontakt med markedsdirektør Knut Smedsvig og han kom sammen med en prosjektleder for å se på arealet og diskutere mulighetene. Det var på dette tidspunkt uklart hva vi kunne klare å få til og det var ikke klima for å jobbe åpent med dette prosjektet, vi valgte derfor å jobbe videre med Lønnheim AS uten å kunngjøre dette utad siden mulighetene på dette tidspunktet var ukjent. Vi utfordret Lønnheim AS til å prosjektere et kombinasjonsbygg som skulle minimum inneholde en fullverdig flerbrukshall, garderobeanlegg, skytehall og 7er fotballhall. Den måtte også være økonomisk konkurransedyktig med kommunens eget forslag! Dette var begynnelsen og forutsetningene vi startet med. Knut Smedsvig i Lønnheim AS har jobbet med oss i dette prosjektet. Han har inngående kunnskap om alle økonomiske aspekter av et slikt bygg, inkludert tippemidler, moms, tilskudd og offentlige regelverk.. Han har på våre vegne holdt presentasjoner for utvalgte beslutningstakere og vært en uvurderlig hjelp når strategien har blitt til. Han har med sin kunnskap og engasjement sørget for at vi nå har kommet i posisjon til å kunne presentere egen sak ifm dette prosjektet for årsmøte Styret i GIL har inngått en kontrakt med Lønnheim AS (nå en del av Backe- gruppen, en av Norges største entreprenør selskaper). Vi vil redegjøre for denne avtalen på årsmøte

2 men i korte trekk betyr avtalen at Lønnheim bygger denne hallen som totalentrepenør for Gullhaug IL. Gullhaug IL er ikke underlagt noe regelverk som krever anbudsprosesser i motsetning til offentlige instanser. Dette er et etablert forretningskonsept og presenterer fordeler for alle parter. Fordeler for Holmestrand kommune; Slipper bokføring av investeringskostnaden (låneopptak) Kan bruke disse midlene til andre pressende oppgaver i Holmestrand, for eksempel akselerere utbyggingen av Hvitstein. Får mer tilrettelagt idrettsareal for hver krone Får realisert flerbrukshall / gymsal til Botne skole langt raskere enn de selv kan realisere (kan stå ferdig til skolestart 2017). Får tilgang til tomteareal for planlagt barnehage til redusert pris i forhold til markedsverdi (planlagt tomt eies delvis av GIL) Får en optimal helhetsløsning og utnyttelse av omliggende arealer til kommunens behov. Trafikk og parkeringsløsning for skole og barnehage som vil gi en sikrere trafikkavvikling en den vi har i dag. Det forutsettes at kommune selv etablerer veien til anlegget. Det er planlagt en skytehall i kombinasjonshallen som gir mulighet for å løse dette behovet. Frigjør administrativ kapasitet til andre oppgaver da GIL har ansvaret for hele prosjektet. Slipper driftsansvar, all erfaring tilsier at frivillige organisasjoner / idrettslag vil kunne drifte og vedlikeholde slike anlegg rimeligere enn offentlige etater. Fordeler for Gullhaug IL; Får realisert fotballhallen som har vært et langsiktig mål i klubben de siste 20 årene. Får utnyttet og realisert tomten klubben eier til idrettslig formål ihht en 20 år lang visjon og drøm. Får tilgang til en flerbrukshall med garderobeanlegg og fellesarealer som gir klubben mulighet til å tilby nye aktivitetstilbud til kommunen og nærområdets innbyggere. Mulighet til å videreutvikle kombinasjonshallen ihht. Behov, nye aktiviteter og andre / flere leietakere. Gir mulighet til å skape inntektsbringende aktiviteter som vil styrke klubben og nærområdet (se eget notat økonomisk analyse av Gullhaug IL). Gir mulighet til å etablere en profesjonell driftsorganisasjon som kan hjelpe klubben med praktisk og administrativ drift. Herunder muligheten til å ansette personell.

3 Her er noen nøkkelpunkter og begreper som det er greit å ha et forhold til; Med uttrykket Kombinasjonshall mener vi i denne sammenhengen hele bygget, flerbrukshall med scene, uttrekkbare tribuner, galleri, AV- utstyr, garderobeanlegg, skytehall, kontorer, andre tilrettelagte arealer og fotballhall. Bygget er tilbudt som passiv hus + 80% grønn energi. GIL har etter oppfordring fra rådmann fremlagt et tilbud til Holmestrand kommune hvor GIL står som eier og byggherre av beskrevet kombinasjonsbygg. Tilbudet kan trekkes tilbake innen juni, dette for å sikre en forsvarlig demokratisk prosess i GIL. Et positivt vedtak på årsmøte er viktig for å sikre fremdrift og nødvendig for å sikre formell forankring. Dette klassifiseres som et Offentlig- frivillig samarbeid Dette er en etablert metode for samarbeid mellom frivillige organisasjoner og kommuner. Dette er relativt nytt men flere prosjekter i Norge har blitt realisert på denne måten og flere er på gang. Dette fordrer at HK påtar seg ansvaret som Selvskyldnergarantist for hele kombinasjonshallen. GIL vil da kunne oppta lån i Kommunalbanken til samme rente og nedbetalingstid som kommunen selv ville fått. Holmestrand Idrettsråd støtter GIL s forslag og har sendt sine betraktninger i saken til rådmann. Rådmann har varslet at denne saken skal avgjøres før sommerferien, inklusiv politisk behandling hvis administrasjonen aksepterer GIL s tilbud, konsept og prosjekt. GIL betaler kapitalkostnader for fotballhall (vektes i forhold til totalkostnad) GIL betaler andel av driftskostnadene vektes ca 2/3 HK og 1/3 GIL Holmestrand kommune garanterer for lånopptak, lån tas opp i kommunalbanken til samme rente som kommunen selv ville fått. Holmestrand kommune leier flerbrukshall og garderobeanlegg til Botne skole isteden å bygge egen gymsal for Botne skole. GIL oppretter eget selskap, Gullhaug Idrettspark AS med den hensikt å skrive avtale med Holmestrand kommune og realisere dette prosjektet. GIP AS vil også ha driftsansvar for hele kombinasjonshallen. Økonomi, kombinasjonshall (tall i MILL); Tallene som presenteres her er hentet ut fra investering og driftsbudsjett samt forslag til leieavtale med Holmestrand kommune, alle dokumentene ligger vedlagt til årsmøte. Den økonomiske modellen er basert på at Holmestrand kommune skal gjennom sin leiekostnad dekke 2/3 av finans og driftskostnadene årlig. Gullhaug IL må da selv dekke 1/3 av de samme kostnadene årlig. GIL og Lønnheim fikk svært kort frist på å levere dette tilbudet. Dette betyr at tilbudet har blitt levert på den sikre siden økonomisk. Tallene som her presenteres er maksimale. Blant annet har vi tegnet bygget med passiv hus + standard, dette er utover kravene og vil gi tilskudd gjennom ENOVA. Størrelsen på tilskudd var ikke kjent når tilbud ble oversendt kommune og vil gi en lavere totalkostnad for klubb og kommune.

4 Entreprenør har også sikret seg noe margin opp mot detaljplanleggingen, redusert totalkostnad vil også gi lavere kostnader for klubb og kommune. Med dette som utgangspunkt presenteres herved summene som er offisielle per i dag. Total sum finansiering MVA kompensasjon (90%) Spillemidler Egenkapital Totalt Lånebehov Totale kapitalkostnader Totale driftskostnader Totale kostnader hele hallen årlig Økonomi, Holmestrand kommune; Lån flerbrukshall (kun for visualisering) Kapitalkostnad, andel 2/ Driftskostnad, andel 2/ Total kostnad, - leieavtale, årlig Økonomi, Gullhaug IL; Lån fotballhall (kun for visualiseringen) Kapitalkostnad, andel 1/ Driftskostnad, andel 1/ Totale kostnader, årlig For detaljert oversikt se vedlagte investeringsbudsjett, forenklet driftsbudsjett. Se også dokumenter Økonomisk analyse av Gullhaug IL i forhold til styrets vurdering av klubbens økonomiske muligheter til å håndtere dette prosjektet. Driftsform og risiko; Kombinasjonshallen skal driftes og eies av et profesjonelt driftsselskap, etablert som et aksjeselskap. Selskapet, Gullhaug Idrettspark AS (GIP AS) vil ha sitt eget styre men eies 100% av Gullhaug IL. Kombinasjonshallen skal driftes som et normalt aksjeselskap, verken Gullhaug IL eller enkeltpersoner vil ha personlig ansvar så lenge man følger selskapets vedtekter og aksjelovens lover og regler. Det er avsatt midler i driftsbudsjettet til å ansette en daglig leder for GIP AS, hensikten med denne stillingen er å drifte hallen i forhold til vedlikehold, renhold og skape / administrere de forskjellige inntektsbringende tiltakene som besluttes. Dette er fortsatt i planleggingsfasen så alle muligheter og begrensninger er ikke vurdert, dette må styret i GIP AS overta og vurdere.

5 Økt rente er den største risikoen, dette er sikret i leieavtalen med HK. GIL s andel av renteøkningen må vi håndtere selv. Det er vanskelig å spå men i løpet av 38 år vil den gå opp og ned. Styret mener dette er en akseptabel risiko. Hvordan kan GIL / GIP AS håndtere forpliktelsene? kroner er mye penger for et lite frivillig idrettslag, styret har brukt mye tid på å vurdere dette. Det er åpenbart at GIL og GIP AS må skape nye inntekter for å betjene beskrevne forpliktelser. Forpliktelsene må ses i to deler, kapitalkostnadene på er en direkte årlig kostnad. Total driftskostnad er budsjettert til hvor GIL s andel er budsjettert til Som tidligere nevnt ligger det midler til en stilling i denne summen, disse midlene er ment å dekke renhold og vaktmestertjenester og utgjør ca 68% ( ) av totalt driftsbudsjett. Dette vil si at GIP AS har spillerom til å disponere relativt romslig. Drift av kombinasjonshallen er GIP AS ansvar, hvis driftskostnader blir lavere enn budsjettert vil dette tilfalle GIP AS og til syvende og sist GIL. Under kommer en kort liste med inntektsbringende muligheter, disse er beskrevet nærmere i dokumentet Økonomisk analyse av Gullhaug IL, se dette dokumentet for detaljer rundt hver post. Det bemerkes at summene er svært forsiktige og på ingen måte uttømmende når det gjelder muligheter; Driftsoverskudd, klubb Nye muligheter for promotering og salg av Eplemost Nye medlemmer, flere aktiviteter Økte treningsavgifter Reklameinntekter i hall Salg av hallnavn Vintercuper i fotballhall Utleie av fotballhall Utleie av flerbrukshall etter skoletid Dugnader, inntektsbringende og vedlikehold Andre muligheter; o Konferanser og messer o Andre leietakere o Konserter og foredrag o Utleie av møterom, konferanserom o Fotball SFO o Utleie av driftstjenester Dette bygget kan gi oss fantastiske muligheter, ikke bare for GIL men for barn, ungdom og voksne i hele Holmestrand. Området vil bli et fantastisk oppvekstområde med skole, barnehage og et signalbygg som gir oss anledning til å sørge for aktivitet for alle i årtier som kommer. Styret.