INNFØRINGSVEILE DNING. success.office.com. Innføringsveiledningen for Office 365 1

Transkript

1 INNFØRINGSVEILE DNING success.office.com Innføringsveiledningen for Office 365 1

2 Innledn ing Måten personer kontakter hverandre på i privatlivet og i yrkeslivet har endret seg fundamentalt i løpet av de siste årene verden er nå som et gigantisk nettverk. Folk forventer å få ting gjort på arbeid på samme måte. Office 365 er en invitasjon til organisasjonen om å arbeide på denne måten. Du kan oppnå mer kontakt, samarbeid og struktur med hensyn til hvordan arbeidet blir utført. Men du kan bare oppnå dette hvis du tar med deg folkene i organisasjonen på ferden. Kundesuksessteamet for Office 365 har bidratt til erfaringene våre med å arbeide med kunder som har tatt i bruk de nye arbeidsmetodene i denne veiledningen. Vi håer at dette inspirerer deg til å se hva som er mulig, og at du liker det, bruker det og deler det med folkene i organisasjonen din. Vi setter pris på tilbakemeldinger via Office 365- nettverket. Endre måten du arbeider på, fordi måten du arbeider på virker inn på arbeidet du gjør. Mike Grafham, Office 365-kundesuksess, Microsoft Bli med i samtalen på Office 365-nettverket aka.ms/office365network/drivingadoption Innføringsveiledningen for Office 365 3

3 En vellykket Office 365-utrulling betyr å få brukerne med på laget og sørge for at alle forstår fordelene ved å arbeide på en ny måte. 06 DEFINER EN VISJON, OG SKISSER FORRETNINGSSCENARIER Før du ruller ut Office 365, anbefales det at du tenker litt på hvorfor du anskaffet det i utgangspunktet. Var det på grunn av spesifikke tekniske krav, som en del av IToppgraderingssyklusen, eller oppdaget du spesifikke behov i selve bedriften? Tilrettelegging for innføring handler om å forstå forretningsutfordringene du skal håndtere med løsninger basert på Office 365. Det handler om å sørge for at de ansatte i hele organisasjonen forstår fordelene og tar i bruk løsningene du kommer med. 1 6 PRIORITER LØSNINGER OG UTARBEID EN INNFØRINGSPLAN Hos Microsoft ønsker vi at du får best mulig utbytte av investeringen i Office 365, og planlegging er nøkkelen til å oppnå dette. Formålet med denne innføringsveiledningen er utelukkende å hjelpe deg i innføringsprosessen, og den er derfor delt inn i fire nøkkeltrinn: 1 Definer en visjon, og skisser forretningsscenarier 30 AVSETT RESSURSER, OG GJENNOMFØR EN INNFØRINGSPLAN 2 3 Prioriter løsninger og utarbeid en innføringsplan. Avsett ressurser, og gjennomfør i henhold til 4 innføringsplan. Mål,del resultater og gjenta prosessen. Denne innføringsveiledningen hjelper deg med å finne den beste fremgangsmåten når du skal planlegge og rulle ut Office 365, slik at du kan etablere et innføringsprogram som gir varige resultater. 36 MÅL, DEL RESULTATER OG GJENTA PROSESSEN Innføringsveiledningen for Office 365 5

4 En veldefinert forretningsprosess og en liste over mål fungerer som retningsleder under planleggingen av lansering og utrulling og er også med på å sikre "innsalg" i organisasjonen. I dette trinnet skal du lære hvordan du meisler ut en visjon. Du får se eksempler på vanlige målsettinger og utfordringer som organisasjoner møter, og du kan lage din egen liste over forretningsscenarioer, og få ledelsens støtte til planleggingen av lanseringen. TRINN 1: DEFINER EN VISJON, OG SKISSER FORRETNINGSSCENARIER

5 Innføringsveiledningen for Office 365 7

6 Hvorfor finne viktige interessenter? En vellykket innføringsstrategi starter med et team av dedikerte personer som representerer et tverrsnitt av organisasjonen. Bruk tabellen nedenfor til å forstå de forskjellige interessentene, deres roller og ansvarsområder i en vellykket Office 365- utrulling. ROLLE ANSVARSOMRÅDER AVDELING Prosjektleder Opplæringsa nsvarlig Støttespille re Har oppsyn med hele Office 365-lanseringen og -utrullingen Hovedsponsor Formidler visjon på høyt plan og merverdien ved å bruke Office 365 til bedriften Avdelingsleder IT-spesialist HR-ansvarlig Kommunikasjonsansv arlig Fellesskapsansvarlig Administrer og kommuniser opplæringsinnhold om Office 365 Bidrar til å spre det glade budskap om Office 365 og håndterer innsigelser Finn ut hvordan spesifikke avdelinger og team kommer til å bruke Office 365, og oppfordre til engasjement Har oppsyn med alle tekniske aspekter ved utrullingen, inkludert integreringer Integrerer Office 365 i personalprosesser og administrerer personalinnhold i Office 365 Har oppsyn med kommunikasjon i hele bedriften om Office 365 Administrerer daglig aktivitet på Yammer-nettverket, sørger for veiledning og beste fremgangsmåter Prosjektstyring Toppledelse IT og/eller personaladministrasjon Alle avdelinger (bemanning) Alle avdelinger (ledelse) IT Personaladministr asjon (ledelse) IT og/eller bedriftskommunikasjon IT og/eller bedriftskommunikasjon Hvorfor er ledende sponsorer viktige? Det er svært viktig å sørge for at ledelsen er involvert i innføringsplanen for Office 365. De har den største påvirkningen på kulturen i bedriften og kan aktivt formidle merverdien og fordelene i hele organisasjonen. De kan også sørge for at folk forstår de viktigste forretningsmålene og vanlige utfordringer som må overvinnes og det er der Office 365 kommer inn i bildet. Hovedsponsorer bør: Hjelp prosjektteamet med å skissere den overordnede visjonen for Office 365 ved å binde den til mer vidtfavnende organisasjonsmål. Spille en rolle når det gjelder å formidle visjonen til andre ledere i hele organisasjonen. Aktivt delta og bruke funksjonene i Office 365 for å fremme innføring for sluttbrukere og forsterke ønsket atferd. Bli med på lunsjkurs for å videreføre bedriftens visjon for endring gjennom Office 365. Hjelp til med å utforme budskap som skal gjøre folk bevisste på Office 365. Leder for SharePointområde Hjelpe til med å administrere strategien for SharePoint-området for organisasjonen, fungere som et bindeledd mellom bedriftssiden og IT IT og/eller personale TIPS OG TRIKS ADVARSEL Finn muligheter til å gå foran med et godt eksempel. Lær opp de ledende sponsorene og assistentene for noen Office 365-funksjoner for å hjelpe dem med å fremheve hvordan dere kan arbeide på en ny og mer effektiv måte i organisasjonen. Bruk Yammer til oppdateringer eller fellesmøter for hele bedriften. Husk på at hver av disse rollene er retningslinjer. Alt etter størrelsen på TIPS organisasjonen OG TRIKS din og hvordan den er satt opp, kan disse rollene overlappe hverandre. Det er viktig å sikre seg ledende sponsorer når du finner de viktige interessentene i organisasjonen din. Hvis du har ledelsesteamet og viktige interessenter med deg, vil disse generere en betydelig oppmerksomhet i bedriften for å holde momentet oppe og oppnå innføring av sluttbrukere. Bruk Skype for Business til å redusere antallet personlige møter med ledelsen noe som betyr at du kan ha raskere, hyppigere og mer effektive møter. Innføring av ledelsen er nøkkelen til suksess, spesielt for organisasjoner som ennå ikke har opplevd en slik kulturendring. Grupper med fokus på brukerinnføring, Microsoft, april 2013 Innføringsveiledningen for Office 365 9

7 Hvorfor definere en visjon? En tydelig definert visjon bidrar til at ansatte på alle nivåer kan forutse verdien av de nye verktøyene, ikke bare for organisasjonen som helhet, men også hvordan de individuelle rollene passer inn i denne visjonen. Den må inspirere, og formidling av denne Eksempler på visjonserklæringer Når du meisler ut visjonen, er det viktig å tenkt på hvordan den kan posisjoneres for å inkludere hele organisasjonen. Denne posisjoneringen er svært viktig for å oppnå en varig påvirkning. motivasjonen sammen med hvordan du har tenkt å komme dit, vil være viktig for suksess. Hvordan meisler jeg ut en visjonserklæring? Når du skal definere visjonen din, bør du starte med å involvere viktige interessenter og forretningssponsorer. Dette hjelper deg med å sørge for at fremgangsmåten er i samsvar med bedriftens viktigste prioriteringer. Du vil få støtte fra ledelsen, og du kan styrke ideen om at Office 365 er en kritisk løsning for bedriften. Organiser et visjonsseminar, og still følgende spørsmål: EKSEMPEL Oversiktlig kommunikasj on EKSEMPEL Inspirert arbeid EKSEMPEL Delt kunnskap "En plattform for å levere et konsekvent budskap og dra nytte av toveis kommunikasjon." "Raskere nytenkning gir oss fleksibiliteten vi trenger for å dekke behovene til en virksomhet i stadig endring" "Øke tilgangen til informasjon og muligheten til å dele anbefalte fremgangsmåter og lære fra den enkelte kollega." 1 Hvordan bruker de ansatte allerede eksisterende produktivitetsverktøy i programvare for å få arbeidet gjort? 2 Hva er de nåværende samarbeids- og kommunikasjonsutfordringene innen organisasjonen? 3 Hvorfor endrer organisasjonen måten vi arbeider på nå? 4 Hvordan kan arbeid på en ny måte støtte organisasjonens overordnede misjon, visjon og strategi? 5 Hvordan vil arbeid på den nye måten endre organisasjonen? 6 Hvordan måler vi suksess etter innføringen av denne nye måten å arbeide på? Lag et utkast av visjonserklæringen Lag et utkast av visjonserklæringen nedenfor på 1 4 setninger. Disse erklæringene vil hjelpe sluttbrukerne med å forstå fordelene ved den nye teknologien, noe som er viktig med tanke på å oppnå "innsalg" og støtte fra sluttbrukerne. 7 Hvordan vil en mer sosial og åpen måte å arbeide på være til nytte for organisasjonen generelt? 8 Hvordan vil en mer sosial, samarbeidende og åpen måte å arbeide på være til nytte personlig for hver ansatt? TIPS OG TRIKS 1. Hold fokus på styring av bedriften på høyt nivå, og sørg for at den har en håndgripelig innvirkning for de ansatte. 2. Generer "innsalg" fra brukere og innvirkning utover IT-avdelingen ved å ikke bare fokusere på spesifikke IT-fordeler, men også demonstrere hva bedriften og de ansatte tjener på dette. Husk at visjonen kan endres over tid, etter hvert som organisasjonen og behovene endrer seg, og etter hvert som bedriften vokser.

8 Innføringsveiledningen for Office

9 Skisser og definer forretningsscenarier Skissering og definering av forretningsscenarier er et viktig trinn mot å sørge for en myk innføring av Office 365. Forretningsscenarier defineres på et lavere nivå enn visjonen din. De er finsiktede mål som du ønsker å oppnå som en bedrift eller som en person, og de er knyttet til eksisterende initiativer i organisasjonen. Det er viktig å definere tydelige forretningsscenarier, der du effektivt kan måle suksess og oppnå håndgripelige resultater. Hvordan henger alt sammen? En visjon omfatter områdene der en organisasjon må utvikle seg, for å kunne drive vellykket videre i henhold til den gjeldende forretningsstrategien. Eksempel: Drive produktiviteten ved å fremme funksjonelt teamsamarbeid i prosjektene på tvers av geografiske områder Forretningsscenarier har et strammere omfang enn den tilsvarende visjonen, og de illustrerer de ønskede målene som en bedrift eller avdeling skal oppnå i løpet av et kort tidsrom. Disse kan virke inn på et bestemt team eller i hele organisasjonen. Forretni ngsscen ario Visjon Forretni ngsscen ario Hopp på med iverksettelsessenteret DETTE ER ET GODT TIDSPUNKT FOR Å INVOLVERE TEAMET DITT Trenger du hjelp til å implementere Office 365? FastTrack og iverksettelsessenteret er et nytt program som hjelper deg til en rask og forutsigbar Office 365-implementering. Hvis du er en ny Office 365-kunde med over 150 brukere, får du en egen Microsoftekspert som hjelper deg med iverksettelsesprosessen. Eksperten arbeider med deg for å forstå de forretningsmessige utfordringene dine, veilede deg gjennom det nåværende miljøet og løse eventuelle problemer. Eksperten hjelper deg også med å koble til den nåværende infrastrukturen din, slik at du kommer i gang raskt. Eksempel: Avholde effektive møter Løsninger bidrar til å fokusere på muligheter i Office 365 i hvert scenario, slik at du til slutt kan overholde forretningsstrategien og nå målene dine. Eksempel: Engasjere møtedeltakerne ved å bruke en Yammer-gruppe til regelmessige statusoppdateringer i stedet for å avholde ukentlige møter Løsning Løsning Løsning Få en gratis prøveversjon La brukerne få oppleve merverdien til Office 365 gratis. Begynn Office 365-opplevelsen ved å publisere nyttige scenarier og veiledninger for brukere og IT-spesialister fra ditt eget Office 365- miljø. deploy.office.com/getting-started

10 Innføringsveiledningen for Office

11 Identifiser forretningsscenarier For å sikre "innsalg" er det best å involvere personene som skal legge til rette for og støtte endringen i hele organisasjonen. Du bør avholde et par seminarer der du inviterer avdelingssjefer, prosjektledere, IT-spesialister og andre støttespillere som kan bidra til å legge til rette for en positiv overgang. Følgende spørsmål er et flott utgangspunkt for å fastslå og identifisere forretningsscenarier på et seminar: Definer dine egne forretningsscenarier FORRETNINGSSCENARIO: Eksempel: Avholde effektive møter 1 Hva er noen av organisasjonens utfordringer relatert til kommunikasjon og samarbeid? 2 På hvilke områder ønsker organisasjonen å forbedre seg? 3 Hvilke kommunikasjons- og samarbeidsmetoder mottas vanligvis bedre av organisasjonen enn andre? 4 Hvordan ser prosessen for skissering, distribuering og deling av informasjon ut? 5 Hvilke faktorer kan bidra til å drive forretningsscenariet fremover? Les heftet "Bli kjent med Office 365" Seminarene dine, sammen med referering til dette heftet, bidrar til å identifisere forretningsscenarier. aka.ms/o365booklet UTFORDRING: AVDELING: Eksempel: Møtedeltakerne er ikke alltid helt fokusert på møtet, og det kan hende at de også gjør andre ting under møtene. Eksempel: Denne utfordringen er formidlet fra alle avdelinger i organisasjonen. Få en pangstart på prosjektet Besøk Office 365 Customer Success Center, og dra nytte av "Komme i gang"-scenariene. success.office.com Innføringsveiledningen for Office

12 Når du har definert en visjon og vurdert forretningsmessige utfordringer og muligheter, er det neste trinnet å knytte Office 365-funksjonene til målene og prioritere arbeidsoppgavene for å komme i havn. TRINN 2: 2: PRIORITER LØSNINGER OG UTARBEID EN INNFØRINGSPLAN

13 Innføringsveiledningen for Office

14 Definisjon og prioritering av løsninger Office 365 kan hjelpe folk på mange måter: Mulighetene er nær sagt endeløse, fra innebygde funksjoner til egendefinerte løsninger. For å oppnå suksess må du gjøre ting riktig helt fra starten av. Du må forenkle ting og starte i det små for å unngå at folk føler seg overveldet over endringen. Relativ fordel 1 Opplevd effektivitet oppnådd av nyskapningen i forhold til aktuelle verktøy eller prosedyrer Start med de mest grunnleggende scenariene, og planlegg for en fremgangsmåte i faser, der du legger til flere løsninger som gradvis innfører Office 365 i organisasjonen. Fokuser på de mest engasjerende scenariene for forretningsbrukere, innrettet etter bedriftens mål og målrettet mot de rette teamene. Sett deg selv i brukernes sted, og sett sammen en representativ brukergruppe fra forretningsenhetene for å prøve ut løsninger. Lag en blandet gruppe både med forretningssponsorer, støttespillere og også skeptikere, slik at du har en god representasjon av brukerprofiler, kulturer og demografier der du lar personene være i sentrum av opplevelsen. Vi ønsker at de skal bli glad i dette verktøyet, og en del av dette handler ikke bare om å lytte til de ansatte, men å bruke slike tilbakemeldinger, ta hensyn til dem og implementere dem. 2 Kompatibilitet Med det eksisterende systemet Kompleksitet 3 eller enkelhet Det er vanskelig å lære Tar løsningen hensyn til disse faktorene? Everett M. Rogers (6. mars oktober 2004) Rogers definerer flere intrikate karakteristikker for nyskapninger som påvirker en persons beslutning om å innføre eller avvise en nyskapning. Jeff Schuman, direktør for digital markedsføring, sosialt og samarbeid hos Nationwide Rogers var kommunikasjonsekspert, sosiolog, skribent og lærer. Han er best kjent som opphavspersonen til teorien om spredning av Se webcasten 4 Mulighet for prøveversjon nyskapninger og for å ha innført begrepet "tidlig innføring". Nationwide utvikle et verdenskjent intranett med SharePoint 2013 og Yammer (SPC311) Kan det testes, og finnes det en prøveversjon? aka.ms/nationwidespot TIPS OG TRIKS Visste du at du kan bruke Office 365-apper som er tilgjengelige i Office Store, til å dra nytte av at Office 365-plattformen kan utvides, uten at du trenger å utvikle egendefinerte løsninger? 5 Observerbarhet De observerte virkningene

15 Innføringsveiledningen for Office

16 Komme frem til løsninger Ikke sikker på hvordan du kommer i gang? Bruk disse fire erklæringsutgangspunktene for å finne løsningene du trenger for å nå forretningsmålene dine: Definer løsningene FORRETNINGSSCENARIO: Eksempel: Avholde effektive møter Som en [Personens rolle] Ønsker jeg å [Utføre en handling] Oppgave 1: Finne tilknyttede funksjoner Ved å finne de tilknyttede funksjonene i Office 365 kan du definere en løsning. For hvert av forretningsscenariene kan du bruke tabellen nedenfor til å finne de tilknyttede funksjonene, for å tilordne Office 365-funksjonene til de bestemte forretningsmålene. Identifiser funksjonene Slik at jeg kan... [Gjøre hva/hvorfor] Dette betyr at jeg trenger [Elementer som trengs for å utføre det som er nevnt ovenfor] UTFORDRING: AVDELING: Eksempel: Møtedeltakerne er ikke alltid helt fokusert på møtet, og det kan hende at de også gjør andre ting under møtene. Eksempel: Denne utfordringen er formidlet fra alle avdelinger i organisasjonen. Utfordring: Eksempel Engasjere møtedeltakere Produkt Foreslått løsning Yammer Skype for Business SharePoint OneDrive for Business Office og Outlook Eksempel Bruke en spørreundersøkelser Yammer-gruppe til på regelmessige nettet til å stille spørsmål statusoppdateringer og svarene fra i stedet deltakerne. for å avholde Bruk videosamtaler ukentlige møter med om statusoppdatering. tavlekapasitet. Eksempel Enkel deling av dokumenter på direkten med andre deltakere. Anbefalt for langsiktige prosjekter med god struktur. Eksempel Enkel deling av dokumenter på direkten med andre deltakere. Anbefalt for adhoc-møter. Ingen funksjoner gjelder direkte for dette scenariet. LØSNING: Eksempel: Opprett undersøkelser i Skype for Business for å finne ut hva møtedeltakerne mener eller stemme over beslutninger, og bruk tavlen Bruk en til Yammer-gruppe samarbeid til i regelmessige sanntid. statusoppdateringer i stedet for å avholde ukentlige møter om statusoppdatering. Innføringsveiledningen for Office

17 Oppgave 2: Prioriter løsningene dine Hvis du har mange potensielle løsninger, vil dette trinnet hjelpe deg med å prioritere dem og fremheve løsningene som gir mest merverdi for bedriften. Husk at det er viktig å starte i det små og demonstrere den umiddelbare merverdien, slik at teamene ikke blir overveldet. Vi oppfordrer deg til å ta de fire parameterne nedenfor i betraktning når du arbeider med å prioritere løsningene og definere den trinnvise fremgangsmåten. Kompleksitet Hvor komplekst eller vanskelig er det å sette løsningen ut i livet? Dette kan skyldes tekniske, organisatoriske eller kulturelle utfordringer. Merverdi Hvilken merverdi gir denne løsningen for de ansatte? Innvirkning Vil løsningen virke inn på ansatte i hele selskapet, eller er den spesifikk for et team eller en avdeling? Støtte fra ledelsen Beregn hvor mye støtte det er sannsynlig at du vil få fra ledelsen, for hver løsning. Prioriter løsningene dine Oppgave 3: Definer suksesskriteriene Når du utvikler ideelle forretningsscenarier og løsninger, er det svært viktig å ha et formelt sett med suksesskriterier for å måle innvirkningen av Office 365-utrullingen. Du må finne ut hva som skal måles, og hvordan du skal samle inn både kvantitative og kvalitative data. Akkurat nå er det lurt å ta en kikk på veikartet for Office 365 roadmap.office.com for å bli klar over oppdateringer eller funksjoner som er planlagt for tjenesten. Sjekk inn med IT-teamet for å sørge for at de bruker iverksettelsessenteret og følger distribusjonsplanen. Arbeid med dem for å sørge for at løsningene du har funnet, er en del av organisasjonens distribusjonsplan. Følgende setninger kan være til hjelp når du skal definere suksesskriteriene: Evaluer hvor du er, før du setter i gang. Etabler standardmål og brukerundersøkelser. Identifiser forretnings-kpi-er som kan forbedres, basert på ønskede utfall (tilfredshet, tid for å behandle en bestilling osv.). Finn suksesshistorier og samle inn sitater ved hjelp av intervjuer, rundebord, Yammer-grupper osv. Mål fremdrift mot KPI-ene dine for å understøtte den kvalitative analysen med data. Når du har samlet inn alle rangeringene, kan du bruke poengsummene i en prioritetstabell for å analysere hvordan de kan sammenlignes med hverandre. Løsning Kompleksitet Merverdi Innvirkning Støtte fra Totalt ledelsen Eksempel: Opprett undersøkelser i Skype for Business for å finne ut hva møtedeltakerne mener eller stemme over beslutninger, bruk tavlen til og samtidig Lav Høy Lav Høy Lav Høy Ingen Sterk redigering i et frihåndsformområde. Vi anbefaler at du velger kriterier som bidrar til å vise ledelsen at du har lykkes, f.eks. brukertilfredshet, de ansattes engasjement, innføringshastighet og tall som er tilknyttet de ønskede forretningsscenariene. Sett sirkel Sett sirkel rundt ett Sett sirkel rundt ett Sett sirkel rundt ett rundt ett alternativ alternativ alternativ 5 alternativ Lav 4 3 Høy 2 Lav Høy Lav Høy Ingen Sterk Innføringsveiledningen for Office

18 Definer suksesskriteriene Bruk SMART-huskeregelen som veiledning SUKSESSVILKÅR: Eksempel: METODE/KILDE: Reduserte driftskostnader: Økt bruk samsvarer med redusert bruk av tredjepartskonferanser, reisetid og ressursfordeling. Eksempel: Kvantitativ Office 365-rapportering, økonomiske rapporter / regnskapsrapporter, rapporter for brukerstøtte Reiseregninger og telefonutgiftsrapporter Måling av utdata M A R T MÅLBART: Konkret, demonstrer framdrift tydelig. ATTAINABLE (oppnåelig): Realistisk, ikke ekstremt. RELEVANT: Har betydning for interessenter. TIMELY (punktlig): Fastlagt til en spesifikk måldato, svar på spørsmålet "Når?" MÅLINGER: Eksempel: Merknader: Bruk av innboks, bruk av SharePoint Lydkonferanser fakturering og bruk Reiseregninger og telefonutgifter, samtaler med kundestøtte MÅL: Eksempel: Ved å sammenligne rapporter før og etter Office 365 kan du se hvor mye du sparer. Bruk av tredjeparts telefonkonferanser etter utrullingen bør vise 10 % mindre bruk per måned. S SPESIFIKK: Tydelig og utvetydig, svar på spørsmålene Hva? Hvorfor? Hvem? Hvor? Innføringsveiledningen for Office

19 Lag et program for støttespillere Støttespillere er lidenskapelige og klare til å øke engasjementet og hjelpe kollegene med å lære om mer effektive løsninger. De kan bidra til å redusere presset på ressursene i prosjektets kjerneteam, og de hjelper med å fremme engasjement i hele fellesskapet. Hvorfor er støttespillere viktige? De skaper en entusiasme som fremmer innføring av bedre arbeidsmetoder. De bygger en innflytelsessfære i teamene. De legger til rette for de nye arbeidsmåtene i teamene. De identifiserer forretningsutfordringer og mulige løsninger. De gir tilbakemeldinger til prosjektteamet og sponsorer. Hvordan oppretter du et fellesskap for støttespillere? Finn entusiastiske støttespillere som kan avsette tid og innsats. Opprett en Yammer-gruppe der støttespillere kan dele oppdateringer og suksesser. Sørg for lett opplæring om kjerneelementer i Office 365. Sørg for materiale til å støtte arbeidet på gulvet med team og enkeltpersoner for eksempel uformelle lunsjmøter. Sørg for en regelmessig rytme for diskusjoner med støttespillerne om hva som fungerer og ikke fungerer. Lag et program for å engasjere dem og anerkjenne innsatsen, for eksempel gi dem privilegert adgang til relevante arrangementer, eller foredrag om bygging av fellesskaper for støttespillere. Gi enkeltpersoner beskjed om rollen som støttespiller og hvor de kan finne støttespillere husk at de ikke er en IT-støttefunksjon, men representanter for bedriften. TIPS OG TRIKS Sørg for at programmet for støttespillere er obligatorisk i innføringsplanen. Vi har funnet ut at den vanligste og mest effektive løsningen for folk er å lære gjennom kolleger. Finn de naturlige lederne eller lærerne i organisasjonen, kontakt dem, og bruk dem som et utgangspunkt for å utvikle fellesskapet. Se webcasten Best Buy: Ninjaenes fremgang en historie om brukerinnføring av SharePoint 2013 (SPC296) aka.ms/bestbuyninjas Innføringsveiledningen for Office

20 Lag en innføringsplan Du er nå klar til å bestemme deg for aktivitetene for å oppnå en vedvarende innføring av Office 365. Det er viktig å øke bevisstgjøringen rundt disse løsningene for å fremme innføring, siden brukerne blir informert, involvert og inspirert. Del og se gjennom Office 365- innføringsplanen med andre i organisasjonen din Vurder en blanding av disse aktivitetene for maksimal påvirkning og innføring: Kommunikasjon Bruk interne kunngjøringer eller nyhetsbrev. Dette er kritisk for å fremme innføring, siden brukerne blir informert om og inspirert av den nye teknologien, noe som kan skape en naturlig oppstemthet. Engasjementshendelser Fester, møter i rådhuset, konkurranser og gaver kan bidra til at de ansatte blir oppfordret til å prøve de nye verktøyene. Opplæring Kan variere fra klasseromsøkter til selvbetjente veiledninger om hvordan du kommer i gang. Det er viktig å sørge for at de ansatte faktisk forstår hvordan de bruker ny teknologi for å få arbeidet gjort. Fullfør innføringsplanen ved å følge den trinnvise fremgangsmåten, med enkel tilgang til ressursene du trenger for hvert trinn Sett i gang prosjektet ved hjelp av settet vårt med grunnleggende Office 365-scenarier, og bruk de tilsvarende malene for kommunikasjon og opplæring for TIPS OG TRIKS Bruk verktøyet for planlegging av Office 365-innføring til å lage en egen innføringsplan, der du kan sortere en blanding av disse aktivitetene i ett dokument. sluttbrukerne Dra nytte de vanligste innføringsaktivitetene drevet av vellykkede kunder under kundenes egne Office 365-utrullinger Legg inn innføringsplanen i en tilpasset rapport ved å klikke en knapp Innføringsveiledningen for Office

21 I dette trinnet skal du bruke arbeidet du fullførte i trinn 2, og begynne å gjøre planen om til handling både ved å avsette ressurser og kjøre i henhold til innføringsplanen. Du vil oppdage viktige ressurser som er tilgjengelig for deg, og de beste fremgangsmåtene for hvordan du bruker dem, og i hvilken fase. TRINN 3: AVSETT RESSURSER, OG GJENNOMFØR EN

22 INNFØRINGSPLAN Innføringsveiledningen for Office

23 Ressurser for bevisstgjøring og kommunikasjon For å hjelpe til med å informere brukere om den kommende utrullingen kan du dele hva det betyr for dem og skape forventninger. Engasjementshendelser og aktiviteter i fellesskapet For å skape forventninger kan du få folk til å møtes og dermed øke tilliten. PLAKATER, HEFTER OG TRYKK Sørg for at Office 365 har en visuell tilstedeværelse i alle avdelinger i selskapet, med trykt materiale. NEDTELLING OG E-POSTER MED KUNNGJØRINGER La folk få vite hva som kommer, og skap forventninger og interesse ved å fokusere på "Hva får jeg ut av det?" HØYDEPUNKTER OG TEASERS En flott måte for å skape blest og få folk interessert er å spille teaser-videoer under et arrangement eller ved kaféen. SWAG OG BROSJYRER Bruk "swag" og brosjyrer til å få en maksimal effekt av aktiviteter, for eksempel lunsjkurs. success.office.com/resources success.office.com/resources success.office.com/resources success.office.com/resources E-POSTSERIE MED TIPS OG TRIKS Tilpassbare e-postmaler for å oppnå maksimal bruk over tid. HURTIGSTARTVEILEDNINGER Disse utskrivbare veiledningene inneholder nyttige tips, snarveier og skjermbilder som hjelper folk med å finne frem i Office 365. success.office.com/resources aka.ms/officestart E-postmeldinger og nyhetsbrev (Start 4 8 uker før lansering) Første gangs bruk og lunsjkurs (Start 4 uker før lansering) La e-postene være korte og konsise, med et tydelig budskap om at brukerne må være klare. De bør også inneholde koblinger til mer informasjon, for eksempel vanlige spørsmål. E-postene bør være sendt fra en enkeltperson, helst en ledende sponsor, ikke fra en gruppe eller distribusjonsliste. Innhold i e-poster og nyhetsbrev bør besvare de viktigste spørsmålene fra sluttbrukerne: "Hvorfor bytter vi til Office 365?" "Hva kreves av meg?" "Hvordan hjelper dette meg med å gjøre jobben min?" Bruk øvelsene under "Definer forretningsvisjonen og skisser forretningsscenarier" til å få hjelp med budskapet. Gjør e-postene attraktive, med stil og farger som passer til kampanjen. Tilrettelegg for toveis kommunikasjon med brukerne ved å inkludere koblinger til det interne nettstedet og Yammer-gruppen for tilbakemeldinger, støtte og opplæring. Avhold et arrangement med personlig oppmøte der brukerne kan prøve Office 365 og få tilgang til opplæringsressurser. Avhold arrangementet i et område med stor trafikk, f.eks. en lobby eller et lunsjrom. Få støttespillere til å engasjere seg aktivt med publikum og svare på spørsmål, drøfte bekymringer og fremme bruken av Office 365. Kjør lunsjkurs regelmessig (for eksempel hvert kvartal), og oppfordre folk til å delta ved å tilby insentiver. Uformelle lunsjkurs gir sluttbrukerne en anledning til å stille spørsmål i et åpent forum. Organiser konkurranser, grublespill, premier og gaver som krever at folk må bruke verktøyene i Office 365. Trykk opp materialer for å øke bevisstheten om dagens aktiviteter og fremheve de mest spennende funksjonene i Office 365. Diriger brukerne til Yammer-gruppen for å fortsette samtalen og bidra til å samle informasjon.

24 Innføringsveiledningen for Office

25 Opplæring og støtte Hjelp brukerne med overgangen og å komme i gang med de nye appene. OPPLÆRINGSSENTER FOR OFFICE 365 Få folk i gang raskt med disse essensielle opplæringsressursene for Office 365. OFFICE-OPPLÆRING Bruk disse ressursene som en hjelp til å bytte til nye Office og for å lære raskt hvordan du utfører daglige oppgaver. "Hvorfor" er det viktigste aspektet ved opplæringen. Hvis sluttbrukerne er nye i Office 365, bør opplæringen bestå av mer enn bare en innføring i hvordan de utfører oppgaver i henhold til prosedyrer. De trenger å vite hvorfor denne endringen skjer, hva det betyr for dem, og hvorfor de blir bedt om endringen. En viktig del i opplæringsplanen er å demonstrere fordelene ved endringen. Det å forstå og ta hånd om brukernes bekymringer er svært viktig for å gjøre overgangen enkel og sørge for en vellykket distribusjon. Her er noen tips: OPPRETT ET OPPLÆRINGSSENTER: Bruk en intern teamside for å lagre opplæringsressurser som f.eks. oppstartsveiledninger og tips. aka.ms/o365learning STYKKLISTE FOR OFFICE 365 LEARNING CENTER Bruk denne hjelpen til å finne ut nøyaktig hva du trenger av alt opplæringsinnholdet som er tilgjengelig. aka.ms/officetraining LEDELSE MED FORDELER: Forklar hvordan arbeidet spesifikt vil se ut med Office 365, og hvilke typer fordeler de kan forvente seg, sammenlignet med tidligere verktøy eller prosesser. BRUK SCENARIER FRA VIRKELIG ARBEID: Bruk oppgaver eller forretningsprosesser som er kjent for publikum, for å vekke oppmerksomheten deres, slik at de får med seg den spesifikke informasjonen om funksjoner. INKLUDER STYRING: Flett inn informasjon om regler, prosesser og anbefalte praksiser som organisasjonen har etablert rundt Office 365. success.office.com/resources success.office.com/resources MOBILISER STØTTESPILLERE: Bruk nettverket med støttespillere som er engasjert i å utvikle Office 365-ekspertise og sørge for trening og assistanse i teamene. Besøk Office 365 Customer Success Center Finn disse ressursene og lag innføringsplanen med detaljerte tidslinjer og spesifikke oppgaver. success.office.com Innføringsveiledningen for Office

26 I dette siste trinnet får du lære hvordan du kan bruke tilbakemeldingene som er innhentet i løpet av innføringsprosessen, mål fremdrift, identifisere og dele suksess og deretter gjenta prosessen. TRINN 4: MÅL, DEL RESULTATER OG GJENTA PROSESSEN Innføringsveiledningen for Office

27 Mål fremdriften mot et standardmål Etter hvert som du utvikler suksessvilkår og undersøkelser, kan du dra nytte av eksemplene vi oppgir nedenfor. Det er viktig å måle fremdrift mot standardmålet under utrullingsprosessen, fortsette med å forbedre løsninger basert på tilbakemeldinger fra brukerne og registrere suksesser som skal deles. Dette vil inspirere andre personer til å bruke Office 365 og måle suksessen. Én måte å samle inn kvalitative og kvantitative data på er å dele ut spørreundersøkelser om brukernes kunnskap og meninger om Office 365. Her er noen forslag for undersøkelser for sluttbrukere under utrullingen: Myk lansering eller pilot Send ut en enkel spørreundersøkelsene rett før brukerne som deltar i pilotprosjektet, får sine aktiverte kontoer og enheter. Formålet med dette er å samle inn data om deres kunnskap om Office 365. Send ut en spørreundersøkelse når du er halvveis gjennom pilotprosjektet for å samle data om brukernes erfaringer med Office 365, og bruk resultatene til å foreta justeringer før den generelle utrullingen. Bruk en siste spørreundersøkelse like etter pilotperioden for å finne ut om du må gjøre flere endringer i opplærings- og bevissthetsmaterialet. Full utrulling Send ut en enkel spørreundersøkelsene like før brukerne får sine aktiverte kontoer og enheter. Formålet med dette er å samle inn data om deres kunnskap om Office 365. success.office.com/resources success.office.com/resources Bruk KPI-instrumentbordet til å spore innføringsfremdrift Disse diagrammene representerer noen av rapportene som er tilgjengelig i administrasjonskonsollen for Office 365, som kan knyttes til de nødvendige målingene for å representere forbruks- eller innføringsforbedringer. Exchange Lync SharePoint Send ut en spørreundersøkelse når du er halvveis gjennom lanseringen for å samle data om brukernes erfaringer med Office 365, og bruk resultatene til å foreta nødvendige justeringer. Etter utrullingen for hele organisasjonen bør du sende ut en siste spørreundersøkelse for å få oversikt over brukertilfredsheten med utrullingsprosessen. Du kan sende ut denne undersøkelsen 90 dager etter lanseringen, og deretter kvartalsvis, for å måle brukerinnføringen fra et tilfredshets- og produktivitetsstandpunkt. TIPS OG TRIKS Tidlig i innføringsveiledningen satte vi opp en oppgave for å definere suksesskriteriene dine. Du kan bruke denne oppgaven som referanse mens du bruker malene på success.office.com/resources

28 Innføringsveiledningen for Office

29 Måle og dele suksess Suksesshistorier kan ofte være like nyttige som kvantitative mål når du skal demonstrere suksess med Office 365. Gjennom utrullingen kan du få medlemmer i prosjektteamet og støttespillere til å finne eksempler som demonstrerer samarbeid og lagånd på tvers av funksjoner. Dette kan de gjøre ved ganske enkelt å spørre sluttbrukerne om den personlige merverdien de har oppnådd, og hvordan Office 365 hjelper dem med å nå målene. En ansatt på nattskiftet flagger et ikke-rutinemessig problem CHARLESTON Andre forretninger over hele landet bekrefter problemet DALLAS Gjenta prosessen Det å legge til rette for innføring pågår kontinuerlig og slutter ikke etter lanseringsdagen og heller ikke etter at du har målt innvirkningen av lanseringen. Se etter nye måter der Office 365 kan øke forretningsverdien, slik at du kan holde tritt med de nye behovene til brukerne og organisasjonen. Bruk innsikten fra evalueringsprosessen til å sette i gang med flere opplæringsøkter for å lære brukerne opp i beste fremgangsmåter og Office 365-løsninger med høy påvirkningsgrad. Planlegg flere økter for utvikling av forretningsscenarier og løsninger med flere avdelinger i organisasjonen. Etterpå kan du kjøre opplæringer i avdelingene der du forklarer hvordan Office 365 kan bidra til å oppnå suksess for hver bestemte bransje. Du bør avholde engasjerende arrangementer regelmessig, for eksempel åpne møter i en stor sal eller lunsjkurs, for å fremme engasjementet i organisasjonen. Sørg for å oppfordre brukerne og støttespillerne til å utvikle ideer til hvordan Office 365 kan forbedre forretningspraksiser, og dele disse med andre via engasjementshendelser, aktiviteter i fellesskapet og en Yammer-gruppe. Bruk disse ideene til å generere nye løsninger og til å sette i gang nye opplæringer. En leder bekrefter problemet CHICAGO Noen tanker til slutt Husk at bedriften din og skyen er i konstant bevegelse. Se etter nye muligheter å forbedre forretningsprosesser på og gi de ansatte bedre forutsetninger. Hold øye med det offentlige veikartet for Office 365 og Office-bloggene for å få med deg potensielle nye tjenestefunksjoner og oppdateringer som du kan dra nytte av. roadmap.office.com blogs.office.com Problemet er løst CHICAGO Innføringsveiledningen for Office

30 Den komplette sjekklisten for innføringsprosessen Trinn 1: Definer en visjon, og skisser forretningsscenarier Finn viktige interessenter, og sett sammen teamet. Gjennomfør en visjonsøvelse for å definere visjonen din. Avhold et seminar med forretningsscenarier for å få hjelp til å identifisere scenarier. Skaff deg en ledende sponsor for innføringsprosjektet. Besøk Office 365 Customer Success Center success.office.com Trinn 2: Prioriter løsninger og utarbeid en innføringsplan fremgangsmåte Definer løsninger ved å tilordne Office 365-funksjoner til scenariene Start i det små, hold det enkelt: prioriter løsninger og utvikle en trinnvis Kjør et program for støttespillere for å få hjelp til å samle tilbakemeldinger, skalere og fremme organisk innføring Kjør et pilotprosjekt på løsningene og budskapene med støttespillere, og hent inn tilbakemeldinger La innføringsplanen inneholde et sett med aktiviteter for kommunikasjon, opplæring og fellesskap Trinn 3: Avsett ressurser, og gjennomfør i henhold til innføringsplan Pilot / før lansering: Øk bevisstheten før lansering for å skape forventninger, få brukerne til å glede seg, og svar på spørsmål Lanseringsfasen: Støtt utrullingen i organisasjonen under lanseringsuken, og vær åpen for tilbakemeldinger Etter lansering: Hold deg engasjert, oppretthold momentet og mål fremdrift Trinn 4: Mål, del resultater og gjenta prosessen Fortsett måling av fremdrift over tid, og identifiser suksesser Del suksesser for å bidra til å fremme innføring hos andre team og avdelinger Identifiser områder som kan forbedres, og nye sett med forretningsscenarier for organisasjonen din Følg det offentlige veikartet for Office 365 for å lære mer om kommende funksjoner Følg siste nytt om Office 365 blogs.office.com Bli med i samtalen på Yammer aka.ms/office365network/drivingadoption Last ned alle tilgjengelige ressurser success.office.com/resources Innføringsveiledningen for Office Microsoft Corporation. Med enerett. Dette dokumentet tilbys "som det er". Informasjonen og holdningene det gis uttrykk for i dokumentet, herunder URL-adresser og andre henvisninger til nettsteder, kan bli endret uten varsel. Dokumentet brukes på eget ansvar.

31 Dette dokumentet inneholder ingen juridiske rettigheter til immaterielle rettigheter i noen Microsoft-produkter. Du kan kopiere og bruke dokumentet til bruk internt og som referanse. Du kan endre dokumentet til bruk internt og som referanse.

32 success.office.com