Adopsjonsveiledning for sluttbrukere for Microsoft 365

Transkript

1 Adopsjonsveiledning for sluttbrukere for Microsoft 365

2 2 Innhold Interessenter 7. Rekrutter hovedsponsorer 9. Velg suksesseier 10. Legg til rette for superbrukere Scenarier 15. Identifiser scenarier 20. Prioriter scenariene 22. Definer suksesskriterier 26. Del suksess Bevisstgjøring 29. Lag kommunikasjonsplanen 35. Oppmuntre til kontinuerlig engasjement Opplæring 38. Lag opplæringsplanen 40. Få tilgang til opplæringsressurser Planlegge, implementere og administrere 43. Planlegg adopsjonsaktivitetene 46. Få en pangstart på programmet for tidlig adopsjon 51. Lag en suksessplan 53. Fokuser på fortsatt suksess 54. Administrer og forbered for endringer

3 Innledning Etter hvert som bedriftslandskapet endres, endres ansattes og kundens forventninger, og det oppstår en ny kultur rundt måten vi jobber på. Ansatte vil gjerne ha et formål med jobbene sine, og arbeidsgivere tilrettelegger for å utnytte ansattes oppfinnsomhet. En mangfoldig arbeidsstyrke tar form, og for første gang i menneskets historie omfatter den globale arbeidsstyrken fem generasjoner. Samarbeid og teamarbeid med kolleger er en del av våre daglige aktiviteter, og muligheten til å arbeide på tvers av steder og enheter er svært viktig. Arbeidsgivere er ikke lenger bundet av fysiske eller geografiske grenser og kan skaffe ekspertise fra hele verden. Etter hvert som arbeidskulturen utvikler seg, må verktøyene vi jobber med, også utvikle seg. Med Microsoft 365 kan organisasjonen komme i gang med denne nye arbeidskulturen ved å gjøre ansatte mer kreative og samarbeide bedre på en trygg måte. Microsoft 365 er en komplett, intelligent og sikker løsning som samler Office 365, Windows 10 og Enterprise Mobility + Security. Denne veiledningen for adopsjon for sluttbrukere er laget for organisasjoner som er interessert i de mest 3 effektive måtene å maksimere investeringene sine i Microsoft 365. Den er ment å brukes som en trinnvis veiledning, der du kan sikre at organisasjonen først identifiserer og deretter utfører spesifikke oppgaver som bidrar til at organisasjonen tar i bruk denne nye arbeidskulturen. De anbefalte fremgangsmåtene i denne veiledningen er basert på erfaringene fra våre mest suksessrike kunder som gjennom årene har innført de forskjellige teknologiene som nå er en del av Microsoft 365 Office 365, Windows 10 og Enterprise Mobility + Security. Vi håper det inspirerer deg til å se hva som er mulig, og at du bruker, og deler det med menneskene i organisasjonen din. Vi tar gjerne imot tilbakemeldinger på det, gjennom driv adopsjonfelleskapet på: Og husk, du er ikke alene i dette. Det finnes mange organisasjoner som for tiden lanserer Microsoft 365-teknologier, og du kan få kontakt med dem i dette fellesskapet. Måten vi arbeider på dreier seg mer om kontakt, så la oss koble samme måten vi arbeider på. Med Microsoft 365 kan organisasjonen komme i gang med denne nye arbeidskulturen ved å gjøre ansatte mer kreative og samarbeide bedre på en trygg måte.

4 4 Å oppnå suksess med Microsoft 365 betyr å sørge for at alle i organisasjonen får hjelp til å oppnå mer med arbeidet sitt. Før du ruller ut Microsoft 365, tar du et skritt tilbake og tenker på hvorfor organisasjonen kjøpte det i første omgang. Var det på grunn av spesifikke tekniske krav, som en del av IT-oppgraderingssyklusen, eller oppdaget du spesifikke behov i selve bedriften? Driving av adopsjon kommer fra forståelsen av de forretningsmessige utfordringene dine, og hvordan håndtere dem med Microsoft 365-løsninger. Det handler om å sikre at alle i hele organisasjonen forstår fordelene og omfavner løsningene du leverer. Mennesker har en naturlig motstand mot endring, så de trenger å få vite hvordan det gagner dem. Hos Microsoft vil vi at du skal få mest mulig ut av investeringen din i Microsoft 365, og planlegging er nøkkelen til å oppnå nettopp det. Det eneste formålet med denne adopsjonsguiden for sluttbrukere er å hjelpe deg gjennom adopsjonsprosessen. Gjennom tidligere kundeopplevelser har vi funnet ut at for å lykkes med Microsoft 365-adopsjon, er det viktig å fokusere på disse fire suksessfaktorene: Interessenter, scenarier, bevisstgjøring og opplæring. Suksessfaktorer for adopsjon for sluttbrukere for Microsoft 365 LÆRE OG STYRKE Interessenter Scenarier Bevisstgjøring Opplæring Rekrutter hovedsponsorer Legg til rette for superbrukere Prioriter scenariene Definer suksesskriterier Implementer kommunikasjonskampanjer Gjennomfør lanseringsarrangementer Lær opp sluttbrukere Gjør klar brukerstøtte Lær mer om de kritiske suksessfaktorene som påvirker Microsoft 365-adopsjon: Bli med i "Driving Adoption Community"

5 5 Interessenter Den første regelen for vellykket adopsjon av Microsoft 365 er å sette sammen et dynamisk team med sentrale interessenter og de riktige menneskene som kan fremme og igangsette endringer hos andre. I dette avsnittet får du informasjon om betydningen av de forskjellige rollene i organisasjonen under utrullingen, og hvilke viktige interessentroller du må fokusere ekstra på. Du vil også få informasjon om hvordan du velger de riktige personene i organisasjonen, som skal fungere som hovedsponsorer, suksesseiere og superbrukere under utrullingen, og hvordan du gir superbrukerne bedre forutsetninger gjennom et superbrukerprogram. OVERSIKT Hva er hovedsponsorer, suksesseiere og superbrukere, og hvorfor er de viktige? Hva er det grunnleggende for hovedsponsorer? Hva er superbrukerprogrammet, og hvordan kan jeg bruke et for å gi superbrukerne bedre forutsetninger?

6 Interessenter: Roller for interessenter 6 Roller for interessenter En vellykket adopsjonsstrategi starter med et team med engasjerte enkeltpersoner som representerer et tverrsnitt av organisasjonen. Bruk tabellen til å forstå de ulike interessentene og rollene og ansvaret deres i en vellykket Microsoft 365-utrulling. Nøkkelrollene du bør fokusere ekstra på, er hovedsponsorer, suksesseiere og superbrukere. Rolle Ansvarsområder Avdeling Nøkkelroller Hovedsponsor Formidler visjon på høyt plan og merverdien ved å bruke Microsoft 365 til bedriften Toppledelse Suksesseier Sikre at virksomhetsmålene realiseres for en Microsoft 365-utrulling Enhver avdeling Superbrukere Hjelp til med å spre budskapet om Microsoft 365 og håndter innvendinger fra sluttbrukere Alle avdelinger (bemanning) Prosjektleder Har kontroll over hele Microsoft 365-lanseringen og -utrullingen Prosjektstyring Opplæringsansvarlig Administrer opplæringsprogram og/eller ressurser for Microsoft 365-utrullingen IT og/eller personalressurser Avdelingsledere Finn ut hvordan spesifikke avdelinger og team kommer til å bruke Microsoft 365 og oppfordre til engasjement Alle avdelinger (ledelse) IT-spesialist Har kontroll over alle tekniske aspekter ved utrullingen IT HR-ansvarlig Inkluder Microsoft 365 i personalprosesser og administrerer personalinnhold i Microsoft 365 HR (ledelse) Kommunikasjonsansvarlig Har kontroll over kommunikasjon i hele bedriften om Microsoft 365 IT og/eller bedriftskommunikasjon Fellesskapsansvarlig Administrerer daglig aktivitet på Yammer-nettverket, sørger for veiledning og beste fremgangsmåter IT og/eller bedriftskommunikasjon SharePoint-administrator Hjelpe til med å administrere strategien for SharePoint-området for organisasjonen, fungere som et bindeledd mellom bedriftssiden og IT IT For å forstå nøkkelrollene, hva som kreves fra teamet ditt og hvorfor de trengs, gå til: Advarsel Husk på at hver av disse rollene er retningslinjer. Avhengig av størrelsen og sammensetningen av organisasjonen, er det mulig at disse rollene overlapper eller kanskje ikke er nødvendige.

7 Interessenter: Rekrutter hovedsponsorer 7 Rekrutter hovedsponsorer Hovedsponsorer er sentrale ledere i organisasjonen, og deltakelsen deres er viktig for å drive adopsjonen blant medarbeiderne. De har størst innflytelse på bedriftskulturen og kan kommunisere verdien og nytten av en ny teknologi aktivt, samt måten å jobbe på til hele organisasjonen. De kan også sørge for at folk forstår de viktigste forretningsmålene og vanlige utfordringer som må overvinnes og det er der Microsoft 365 kommer inn i bildet. Hovedsponsorer setter de overordnede forretningsmålene. Forskning viser at transformasjonsprosjekter blir mer vellykkede når det finnes en synlig hovedsponsor. Over 85 % av respondentene indikerte at når konsernsjefen enten var ganske eller svært synlig, ble transformasjonsprosjektet enten svært vellykket eller ekstremt vellykket. Juli 2017, McKinsey Quarterly, Copyright 2017 McKinsey & Company. Alle rettigheter reservert. Gjengitt med tillatelse. Hovedsponsorer bør: Hjelpe prosjektgruppen med å identifisere og prioritere hvilke scenarier som skal brukes Spille en rolle i å formidle hvordan organisasjonen planlegger å bruke Microsoft 365 for å nå forretningsmålene sine til de andre lederne i hele organisasjonen Delta aktivt og bruke Microsoft 365-funksjonene til å bidra til å drive adopsjon på tvers av sluttbrukere, og forsterke den ønskede atferden Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan en utøvende sponsor kan bidra til en vellykket utrulling av Microsoft 365-prosjektet, kan du se Tips og triks Ved identifisering av sponsorer, bør du vurdere å inkludere viktige interessenter på tvers av ulike bransjer som påvirkes av endringen.

8 Interessenter: Forstå det grunnleggende 8 Dere må forsikre dere om at hovedsponsorene forstår det grunnleggende: Aktiv og synlig deltakelse Bygge en koalisjon med kolleger i ledelsen Kommunisere direkte med de ansatte Opphavsrett Prosci. Med enerett.

9 Interessenter: Velg suksesseier 9 Velg suksesseier Velg suksesseier i organisasjonen er viktig for å sikre at forretningsmålene som er angitt for Microsoft 365, blir oppnådd. De er ansvarlige for å sikre at folk bruker tjenesten, og får utbytte av den. Suksesseier bør: Sørge for at folk bruker og får verdi fra Microsoft 365 Bidra til å sikre at de riktige interessentene er involvert Oversett forretningsmålene som organisasjonen har satt for Microsoft 365, til Microsoft 365-scenarier Sørge for at kommunikasjon og opplæring implementeres

10 Interessenter: Legg til rette for superbrukere 10 Legg til rette for superbrukere Å skape og bruke Microsoft 365-superbrukere i organisasjonen er en annen viktig interessentgruppe for å tilrettelegge for Microsoft 365-adopsjonen. Enighet mellom alle brukerne i en organisasjon er en utfordring. Superbrukere kan bidra til å gjøre utfordringen mindre og spille en viktig rolle. De er kunnskapsrike, interesserte i å utvikle sin kompetanse og er villige til å gi opplæring og hjelp til kolleger. De hjelper til med den praktiske innføringen av Microsoft 365 i avdelingen eller teamet. Superbrukere bør: Spre budskapet om Microsoft 365 og dets verdi på tvers av teamene. Hjelpe menneskene i teamet deres med å forstå hvordan det gagner dem Bygg bevissthet om Microsoft 365 gjennom uformelle kommunikasjonskanaler. Bistå med å ta imot nye brukere, og gi veiledning og deling av beste praksis Gi tilbakemelding til prosjektgruppen om brukerengasjementet og adopsjon Bygg ditt eget superbrukerprogram For mer ressurser og materialer som kan hjelpe deg med å utvikle dine egne Microsoft 365-superbrukere, kan du laste ned denne veiledningen:

11 Interessenter: Lag et superbrukerprogram 11 Lag et superbrukerprogram Superbrukere er lidenskapelige og klare til å øke engasjementet og hjelpe kollegene med å lære om mer effektive løsninger. De kan bidra til å redusere presset på ressursene i prosjektets kjerneteam, og de hjelper med å fremme engasjement i hele fellesskapet. Hvorfor er superbrukere viktige? De skaper entusiasmen som driver frem adopsjon av bedre måter å jobbe på De bygger en sirkel av innflytelse blant teamene sine De har med seg nye måter å arbeide på tvers av team De identifiserer forretningsmessige utfordringer, og mulige løsninger De gir tilbakemelding til prosjektgruppen og sponsorene "Jeg er en superbruker. Jeg prøver å holde det gående slik at andre vil gjøre det samme. Det handler om å dele ideer. Paul Det handler om å finne de folkene som er motivert. Jeg ser på det som en mulighet. En del av jobben min er å oppfordre til fellesskap og deling av kunnskap." Darren

12 Interessenter: Bygg et superbrukerfellesskap 12 Bygg et superbrukerfellesskap Finn entusiastiske mestere som kan legge ned både tid og krefter Lag en Yammer-gruppe der superbrukere kan dele oppdateringer og suksesser Gi enkel opplæring om hovedkomponentene i Microsoft 365 Vi tar kontakt med en superbruker innen adopsjon i hver forretningsenhet, som sender ut ukentlige e-poster om Office 365. Hvert Office 365-verktøy har kjernefordeler, og ved å gi brukerne en enkel omvisning kan vi realisere verdien for hver enkelt. Nick Lamshed, Change Manager, Qantas Sørg for at det finnes materialer klare som støtter arbeidet deres på bakken, med team og enkeltpersoner (f.eks «brown bag»-økter) Sørg for en regelmessig rytme i diskusjoner med superbrukerne, om hva som fungerer og hva som ikke fungerer Design et program som engasjerer og fremhever innsatsen deres, for eksempel ved å gi VIP-tilgang til relevante arrangementereller foredrag Fortell de ansatte om superbrukernes rolle og hvor de kan finne dem husk at de ikke er en IT-støttefunksjon, men representanter for selskapet Tips og triks Gjør superbrukerprogrammet til en nødvendighet i adopsjonsplanen din. Vi har funnet ut at den vanligste og mest effektive løsningen for folk er å lære gjennom kolleger. Finn de naturlige lederne eller lærerne i organisasjonen, kontakt dem, og bruk dem som et utgangspunkt for å utvikle fellesskapet.

13 Sjekkliste for interessenter 13 Sjekkliste for interessenter Finn ut mer om de forskjellige rollene og ansvarsområdene i organisasjonen, og hvordan de bidrar til Microsoft 365-lanseringen Forstå hva som er en vellykket hovedsponsor Lag superbrukerprogrammet Få prosjektgruppen din med på laget, og få dem engasjert i å hjelpe kollegaene sine med å bli mer produktive med Microsoft 365

14 14 Scenarier Identifisering og definering av scenariene er et viktig trinn for å sikre at organisasjonen får en problemfri adopsjon og realiserer den fulle verdien av investeringen i Microsoft 365. Scenarier dekker hvordan de ansatte bruker Microsoft 365 til å løse forretningsutfordringer eller oppnå definerte mål. Med tydelige scenarier og suksesskriterier kan du effektivt måle oppnåelser og oppnå håndgripelige resultater etter lanseringen. Scenarier bidrar til at team forstår hvordan Microsoft 365 gjør det enklere å oppnå mer i hverdagsaktivitetene ved å sette produktene i sammenheng, slik at ansatte vet når og hvordan de skal bruke dem. OVERSIKT Hvordan identifiserer og prioriterer jeg scenarier? Hvordan definerer jeg suksesskriteriene for å gjøre det enklere å måle håndgripelige resultater? Hvordan kan jeg følge med på adopsjonen i organisasjonen?

15 Scenarier: Identifiser scenarier 15 Identifiser scenarier For å identifisere de riktige scenariene er det best å involvere folk som kommer til å drive og støtte endringen i hele organisasjonen. Det er lurt å kjøre noen workshops med avdelingsledere, prosjektledere, IT og andre interessenter som kan hjelpe til med å finne ut hvordan Microsoft 365 kan brukes i organisasjonen din. Følgende spørsmål er et flott utgangspunkt for å identifisere scenarier: Hva er noen av organisasjonens utfordringer relatert til kommunikasjon og samarbeid? På hvilke områder ønsker organisasjonen å forbedre seg? Hva er organisasjonens strategiske initiativer eller nåværende transformasjonsprosjekter som Microsoft 365 kan støtte opp om? Hvilke kommunikasjons- og samarbeidsmetoder mottas vanligvis bedre av organisasjonen enn andre? Hvordan ser prosessen for utarbeiding, distribuering og deling av informasjon ut? Office 365 leverer teknologien som trengs for å forbedre internasjonal kommunikasjon og samarbeid. Vi bruker videokonferanser, presentasjoner og skrivebordsdeling når vi jobber med partnerne våre. Klaus Huelsewiesche, sjef for IT-systemer for FoU, Vask og hjemmepleie hos Henkel

16 Scenarier: Finn scenariene med Produktivitetsbiblioteket 16 Finn scenariene med produktivitetsbiblioteket Vi har samlet mange forretningsscenarier i produktivitetsbiblioteket vårt for å hjelpe deg med å oppdage måter å bruke Microsoft 365 på som kan være effektive i organisasjonen din.

17 Scenarier: De seks kjernescenariene 17 De seks kjernescenariene For å hjelpe Microsoft 365-brukerne med å komme i gang foreslår vi disse seks kjernescenariene som samsvarer med de typene oppgaver som de ansatte gjennomfører hver dag. Dette omfatter oppgaver fra kommunikasjon via e-post og kalendere, til lagring og deling av filer, virtuelle møter og samarbeid i sanntid. Se de seks kjernescenariene nedenfor: Jobb via e-post, alene eller som en gruppe Microsoft Exchange Online er den grunnleggende e-post- og kalenderfunksjonen som gjør at du kan samarbeide det samme kjente Outlookmiljøet. Exchange Online lar deg utføre mer, og samarbeide mer effektivt med rike Outlook-erfaringer, på hvilken som helst enhet. Gjør det enkelt å møtes og samarbeide Kontakt i sanntid gjør det enklere å få ting gjort. Skype for Business gir deg en komplett møteløsning med én plattform for direktemeldinger, lyd- og videoanrop, konferanser og direktedeling, slik at du kan få svar raskt og sørge for at prosjektene er i rute. Sørg for et chat-basert arbeidsområde Microsoft Teams sørger for at teamene får informasjonen de trenger for å kunne jobbe effektivt og prestere maksimalt. I det mobilvennlige, chatbaserte arbeidsområdet samles chat, dokumenter, personer og verktøy på et trygt sted. Knytt sammen organisasjonen din Yammer gjør det enkelt å få tak i personer og informasjon fra overalt i organisasjonen. Diskuter ideer, del oppdateringer og få svar fra kolleger fra hvor som helst. Del områder og innhold SharePoint muliggjør deling og samarbeid på intranettet. Bygg områder og portaler som engasjerer de ansatte og gir dem tilgang til ekspertise, innhold, innsikt og kollektiv kunnskap. Samarbeid om å lage kvalitetsinnhold Med Office kan du få ting unnagjort raskere, så å si uansett hvor du er. Integreringen av OneDrive og SharePoint i Office gir deg mulighet til å åpne, dele og redigere dokumenter.

18 Scenarier: Ikke sikker på hvordan du kommer i gang? 18 Ikke sikker på hvordan du kommer i gang? For å begynne å forme dine egne scenarier bør du vurdere å bruke følgende rammeverk: Som noen i [TEAM] Jeg vil [BESKRIVELSE AV HVA JEG ØNSKER Å GJØRE] Med [SPESIFIKK BRUK AV TEKNOLOGIEN] Jeg vet dette er vellykket når [LØSNING MED SUKSESSMÅL] Som noen i... [Team] Jeg vil [Beskrivelse av hva jeg vil gjøre] Ved å bruke [Spesifikk bruk av teknologien] Jeg vet dette er vellykket når... [Løsning med suksessmål] Som noen i salgsledelse Jeg vil ha en enkelt versjon av forslaget som alle kan få tilgang til og redigere, i stedet for at det sendes forskjellige versjoner rundt omkring i teamet Bruk et SharePoint-område for sentral lagring og deling av en enkelt versjon av et tilbud, som teamet kan redigere sammen i sanntid ved bruk av samtidig redigering i Word og PowerPoint Jeg vet dette er vellykket når salgsteamet mitt enklere kan utarbeide tilbud, og derfor har mer tid til å fullføre avtaler

19 Scenarier: Støtt deg på andres erfaringer. Bli med i fellesskapet! 19 Støtt deg på andres erfaringer. Bli med i fellesskapet! Som en del av "Driving Adoption Community" i Microsofts teknologifellesskap kan du snakke med tusenvis av andre Microsoft-kunder og forstå hvilke scenarier som har fungert for dem. Hvordan gagner det meg? Produktoppdateringer Kom i kontakt med Engineering Samarbeid med andre med en lignende rolle Bygge relasjoner Flere brukerressurser Støtt deg på andres erfaringer Kunngjøringer for å tilrettelegge for adopsjon Se de nyeste kunngjøringene Fellesskapsside for driving av adopsjon Støtt diskusjoner og utveksling av anbefalt fremgangsmåte Bli med i Spaces Fokuserte diskusjoner om bestemte felleskapsemner Se de siste samtalene Se hva felleskapet snakker om Begynne å snakke med kolleger i dag bli med på å drive adopsjonsfellesskapet Fellesskap Se hvem som er en del av fellesskapet

20 Scenarier: Prioriter scenariene 20 Prioriter scenariene Siden Microsoft 365 kan ha positiv innvirkning på hele selskapet ditt, er det viktig at du prioriterer scenariene dine for å sikre at du forstår hvor du vil fokusere først. Husk at scenariene du identifiserer og prioriterer nå vil bidra til å informere om kommunikasjonsplanen under lanseringen. Sørg for at du ser gjennom scenariene når du lager kommunikasjonsplanen.

21 Scenarier: Hvordan prioritere scenariene 21 Hvordan prioritere scenariene Se i grafen nedenfor og plott inn scenariene dine på kartet i henhold til nivået av forventet innvirkning på organisasjonen, og hvor vanskelig det er å oppnå. Her kan du få forståelse for hvilke scenarier som vil gi den høyeste graden av påvirkning på kortest tid, og også bidra til å finne de vanskeligere prosjektene som kanskje er viktige, men som vil trenge mer planlegging. Høy Samarbeid med kolleger i et chat-sentrert arbeidsområde Implementer sikker, enkel pålogging med Azure Active Directory Bytt ut det tradisjonelle telefonisystemet med Cloud PBX Implementer dataklassifisering og beskyttelse Azure Information Protection Legg til rette for og engasjer ansatte gjennom et sosialt nettverk Innvirkning Med Gjennomfør opplæring for ansatte over hele verden Lav Hjelp nyansatte med å bli en del av teamet raskere Gjør det mulig for ansatte å arbeide smartere overalt med vertsbasert e-post Lav Med Høy Vanskelighetsgrad Tips og triks Det er nyttig å tenke på hva som kommer til å gi mest mulig verdi til folkene dine først. Noen av de tingene du kanskje kan gjøre umiddelbart (f.eks e-postmigrering), vil kanskje ikke levere umiddelbar, synlig verdi. Det kan være verdt å fokusere på å få raskere, synlige gevinster først (f.eks alle får tilgang til direktemeldinger).

22 Scenarier: Definer suksesskriterier 22 Definer suksesskriterier Når du utvikler de ideelle forretningsscenariene dine, er det viktig å finne et formelt sett med suksesskriterier for å måle effekten av Microsoft 365-utrullingen. Du må finne ut hva som skal måles, og hvordan du skal samle inn både kvantitative og kvalitative data. Bruk fremgangsmåten nedenfor for å definere suksesskriteriene: Identifiser nøkkelindikatorer (KPI-er) som kan forbedres basert på organisasjonens adopsjon av forskjellige scenarier (for eksempel reduserte kostnader, økt kundetilfredshet, bedre ansattengasjement, redusert tid til å behandle ordre) Vurder hvor du er før du implementerer Microsoft 365. Etabler KPI-standarder og se grunnlinjen av brukerens nåværende kunnskap om Microsoft 365 Velg kriterier som hjelper deg med å vise frem virkningen som Microsoft 365 har på organisasjonen din til lederteamet Tips og triks Bruk veiledningen til suksessmåling til å vurdere hvor effektiv lanseringen av Microsoft 365 har vært, og registrer din suksess. Maler for sluttbrukerundersøkelser Bruk undersøkelsesmalen for å måle tilfredshet og fremgang mot målet ditt.

23 Scenarier: Bruk SMART-huskeregelen som veiledning 23 Bruk SMARThuskeregelen som veiledning Bruk SMART-regelen som veiledning for å sette virkningsfulle mål mens du skisserer opp suksesskriteriene dine: Spesifikt: Klar og entydig; svar på spørsmålene: «Hva, hvorfor, hvem, hvor?» Målbart: Konkret, demonstrer framdrift tydelig. Attraktivt: Realistisk, ikke ekstremt. Relevant: Har betydning for interessenter. Tidsbestemt: Fastlagt til en spesifikk måldato, svar på spørsmålet "når?"

24 Scenarier: Eksempler på suksesskriterier 24 Eksempler på suksesskriterier For å hjelpe deg med å fastsette suksesskriteriene dine, kan du vurdere noen av eksemplene nedenfor: Suksessvilkår Metode/kilde Målinger Eksempelmål Økt adopsjon Økt bruk samsvarer med at brukerne har adoptert teknologien Kvantitativ Bruksrapporter for Office 365 Bruk av e-post SharePoint-bruk Skype for Business direktemeldinger og konferanser Minutter med Skype for Business-tale brukt Sammenligning av rapporter før og etter utrulling viser at adopsjonen øker med 10 % i måneden Effektiv opplæring Økt bruk samsvarer med mer effektiv opplæring Kvantitativ Bruksrapporter for Office 365 Kvalitativ Undersøkelser for sluttbrukere Samsvarsopplæring for nettbaserte Yammer-grupper og tilbakemelding Bruk av e-post SharePoint-bruk Skype for Business direktemeldinger og konferanser Minutter med Skype for Business-tale brukt Tilfredshet blant ansatte Fullføringsgrad for opplæring Sammenligning av rapporter før og etter opplæring viser at bruken øker hver måned. Netto brukertilfredshet for ansatte er 130+ basert på spørreundersøkelse ved fullført opplæring 100 % nettbasert fullføring av opplæring for samsvar for firmasikkerhet Reduserte driftskostnader Økt adopsjon betyr redusert bruk av tredjepartskonferanser, reisetid og ressursfordeling Kvantitativ Bruksrapportering for Office 365 Økonomi-/regnskapsrapporter Rapporter fra kundestøtte Reiseregninger og telefonutgiftsrapporter Måling av utdata Bruk av e-post SharePoint-bruk Lydkonferanser fakturering og bruk Reiseregninger og telefonutgifter Kundestøttesamtaler Post-utrulling bruk av tredjeparts telefonkonferanser bør ha avtagende bruk på 10 % per måned Forbedret sikkerhet Økt adopsjon fører til forbedret sikkerhet og samsvarer Kvalitativ Undersøkelser for sluttbrukere Tilgjengelighet/gjenoppretting for sluttbruker Tilfredshet blant ansatte Kundestøttesamtaler Sammenligning av brukertilfredshet før og etter Redusert antall brukerstøttesamtaler, tid brukt på gjenoppretting av data Økt produktivitet Økt bruk har sammenheng med raskere kommunikasjon og raskere beslutninger, samt kortere tid for fullføring av oppgaver Kvalitativ Undersøkelser for sluttbrukere Bruk av dataklassifisering Tiden det tar å fullføre prosjekter Antall dokumenter merket Tiden det tar å fullføre kundebestillinger reduseres med 15 % i løpet av 6 måneder Forbedret samarbeid Bedre kommunikasjon mellom team og avdelinger Kvalitativ Undersøkelser for sluttbrukere Yammer-grupper og tilbakemeldinger Tilfredshet blant ansatte Tid spart Team som arbeider fra flere steder vil rapportere om en bedre tilknytning til teammedlemmene innen 3 måneder fra utrullingen av Skype for Business. Forbedret medarbeidertilfredshet Fleksible arbeidsalternativer gir økt tilfredshet blant de ansatte gjennom økt engasjement, mindre stress,og bedre balanse mellom arbeid og fritid Kvalitativ Undersøkelser for sluttbrukere Yammer-grupper og tilbakemeldinger Tilfredshet blant ansatte Tilfredsheten blant de ansatte øker med 15 % i løpet av seks måneder

25 Scenarier: Følg med på organisasjonens adopsjon av Office Følg med på organisasjonens adopsjon av Office 365 I Office 365 Admin Portal finner du rapportene som er tilgjengelige for å indikere det nåværende brukerengasjementet ditt for de ulike arbeidsoppgavene. Registrer bruksberegninger før du lanserer, slik at du kan se virkningen av adopsjonsaktivitetene. Se gjennom disse rapportene for å måle mot suksesskriteriene og identifisere områder der adopsjonen kan forbedres. Aktive brukerrapporter Skype for Business-klienter brukt Office 365-gruppeaktivitet Innholdspakke for Office 365-adopsjon

26 Scenarier: Del suksess 26 Del suksess Suksesshistorier kan ofte være like nyttige som kvantitative mål når du skal demonstrere suksess med Microsoft 365. Gjennom utrullingen kan du få medlemmer i prosjektteamet og superbrukere til å finne eksempler som demonstrerer samarbeid på tvers av team og roller, og dele dem på Yammer. Når du deler en historie om erfaringene dine med Microsoft 365, bør du ta med disse detaljene: Tid. Historien bør begynne med en tidsmarkør, slik at publikum vet når den fant sted. Tegn. Historien bør inneholde navn, slik at målgruppen vet hvem som var involvert. Aktiviteter. Historien bør gjenfortelle aktiviteten som fant sted. Visuelt. Målgruppen bør kunne forestille seg hva som skjedde. Det er enkelt å dele historier om forretningsverdi internt via en Microsoft 365-gruppe for suksesshistorier på Yammer-nettverket. Du kan også dele suksesshistorier eksternt med det bredere Microsoft 365-fellesskapet via "Driving Adoption community". Tips og triks Ha det gøy! Å lage en konkurranse og generere positivitet rundt Microsoft 365 skal være interessant og engasjerende. Prøv å lage en følgerskare.

27 Sjekkliste for scenarier 27 Sjekkliste for scenarier Identifiser scenarier for å sikre at bedriften realiserer den fulle verdien av Microsoft 365 Bruk de seks kjernescenariene som en veiledning for å definere scenarier i bedriften Prioriter scenariene, og forstå hvor du må fokusere først Definer suksesskriteriene for å måle innvirkningen av utrullingen av Microsoft 365 Finn ut hvordan du overvåker organisasjonens adopsjon ved hjelp av Office 365-analyser Oppmuntre teamet til å samle på suksesshistorier under utrullingen

28 28 Bevisstgjøring Det er viktig å planlegge kommunikasjon før, under og etter utrullingen av Microsoft 365 for å holde organisasjonen begeistret og engasjert. Skap bevisstgjøring ved hjelp av en blanding av e-post, plakater, konkurranser og arrangementer som du kan skreddersy til firmakulturen. Bevisstgjøring i hele organisasjonen vil bidra til å få støtte for og langtidsadopsjon av Microsoft 365. OVERSIKT Hva skal jeg inkludere i Microsoft 365-kommunikasjonsplanen? Hvordan passer scenariene i kommunikasjonsplanen? Hvordan kan jeg fremme kontinuerlig engasjement og lagtidsadopsjon av Microsoft 365?

29 Bevisstgjøring: Lag kommunikasjonsplanen 29 Lag kommunikasjonsplanen Bruk en kommunikasjonsstrategi for å skape oppmerksomhet og spenning. Før tjenesten blir tilgjengelig vil du at folk skal bli spente på det faktum at den kommer, og deretter holde dem interessert i å bruke den etter at den er lansert. Sørg for at du tar hensyn til de ansatte når du setter sammen meldingene, ettersom du må hjelpe dem med å identifisere Hvordan gagner dette meg? Plukk en blanding av aktiviteter, inkludert e-post, plakater og fysiske hendelser (kanskje til og med Vi trenger ikke å innovere rundt Office 365. Det lar vi Microsoft gjøre. Jobben vår er å ta i bruk teknologien så raskt som vi kan, og å holde fokuset på å bruke den til å levere verdi til kundene våre. Darren Russell, Digital, Transformation Director, Mott MacDonald Mer informasjon: muffins!) og plott dem ut langs tidslinjen for prosjektet Planlegg arrangementer der folk kan ta på produktene og stille spørsmål Skreddersy aktivitetene dine med å drive oppmerksomhet til bedriften og kulturen din Å få en leder til å sende ut informasjon med kunngjøring om Microsoft 365, starter et lanseringsarrangement eller deler fordelene under et fellesmøte, vil forsterke betydningen og få alle med på å bruke den nye teknologien

30 Bevisstgjøring: Vurder scenariene 30 Vurder scenariene Ta deg tid til å se gjennom scenariene og finne ut hvilke som best kan brukes i organisasjonens lansering. Scenariene vil bidra til å informere om kommunikasjonsplanen. Bruk kjernescenariene som et utgangspunkt for å lage kommunikasjonsog opplæringsstrategien din. Oversett kjernescenariene til ting som løser reelle, forretningsmessige problemer Bestem hvilke scenarier som er fornuftige for bedriften din for å fremme Microsoft 365-lanseringen Bruk ressursene knyttet til hvert scenario for å implementere e-postmeldingene dine og opplæringsaktivitetene

31 Bevisstgjøring: Finn ressurser basert på scenarier 31 Finn ressurser basert på scenarier Hvert kjernescenario på FastTrack-nettstedet inneholder maler for e-post, plakater og brosjyrer, samt videoer og opplæringsressurser. Du kan tilpasse malene til kommunikasjonsplanen din.

32 Bevisstgjøring: E-postmaler 32 E-postmaler Hvert scenario inneholder tilpassede e-postmaler for de typiske kommunikasjonsoppgavene i hver fase av lansering og adopsjon av Microsoft 365. E-postene har direkte lenker til opplæring og ressurser som hjelper brukerne med å lære seg om Microsoft 365-funksjonene. Disse koblingene er utvalgt for hvert scenario. E-postmaler som er tilgjengelige inkluderer: E-posttype Fase Funksjon "Nedtelling" Før lansering Bruk denne meldingen til å skape spenning og informere de ansatte om ting de vil kunne gjøre med Microsoft 365. Én e-post per scenario. "Kunngjøring" Lansering Bruk denne meldingen til å sette i gang lanseringen og instruere nye brukere om hvordan de kommer i gang med Microsoft 365. Én e-post per scenario. "Tips og triks" Etter lansering Bruk disse tipsene og triksene til å introdusere flere Microsoft 365-funksjoner, og hjelpe brukerne med å bli mer produktive. Tre e-poster per scenario. E-postene er tilgjengelige som Word-dokumenter (DOCX) og Outlook-maler. Du kan velge hvilke maler du vil bruke, og deretter tilpasse dem fritt for å passe med kommunikasjonsmålene dine ved å justere teksten til å passe med selskapsstilen, legge til bedriftens logo, og fylle inn innholdet. Pass på å sende e-post fra en forhåndsbestemt avsenderkonto (f.eks en hovedsponsor fra ledelsen) til en bestemt målgruppe. Tips og triks Spre ordet på andre måter enn bare e-post! Du kan skape forventning rundt Microsoft 365-lanseringen i de fysiske kontorlokalene dine med teaser-videoer og utskriftsklare plakater som en del av kampanjen.

33 Bevisstgjøring: Flere ressurser for kommunikasjonsplanen 33 Flere ressurser for kommunikasjonsplanen Plakater, hefter og trykk Nedtellings- og kunngjørings-e-poster Tips og triks-e-postserien Windows 10 Business Introduction Kit

34 Bevisstgjøring: Lansering Arrangementer 34 Pass på at du inkluderer et lanseringsarrangement i kommunikasjonsplanen for å gjøre organisasjonen begeistret for Microsoft 365. Hvordan velge lanseringsarrangement Lansering Arrangementer Vurder målene dine for bruken av Microsoft 365. Hvordan kan lanseringen din støtte disse målene og disse spesifikke delene av virksomheten? Tenk på bedriftskulturen din. Hvilke typer aktiviteter vil resonere med lederskapet ditt, og medarbeiderne? Tenk på tiden og ressursene dine. Kan du mikse og matche ulike arrangementsaktiviteter for å planlegge noe som passer til behovene dine, og med timeplanen din? Vurder eksisterende firmaarrangementer. Finnes det et kommende selskaps-arrangement nær utrullingen av Microsoft 365 der du kan innlemme lanseringen? Ressurser og taktikk for effektiv lansering Vi har satt sammen noen ressurser, ideer og taktikker nedenfor, som kan hjelpe deg med å lage en effektiv Microsoft 365-lansering. Planleggingsteamet og superbrukerne bruker Office 365-t-skjorter, bestill på (bare amerikanske kunder) Bannere, plakater og brosjyrer vises i alle kontorene Demo-boder i kantina/lobbyen for å presentere de ulike Microsoft 365-verktøyene og -funksjonene, og for å gi en praktisk opplevelse Kjør online engasjementsarrangementer ved hjelp av Skype Meeting Broadcast for medarbeidere i eksterne kontorer

35 Bevisstgjøring: Oppmuntre til kontinuerlig engasjement 35 Oppmuntre til kontinuerlig engasjement Du kan bidra til å øke Microsoft 365-adopsjonen over tid med kontinuerlig bevisstgjøring og opplæringsvirksomhet. Bruk tips og triks-e-poster for å styrke kompetanseutviklingen: Opprett en Yammer-gruppe for å fortsette diskusjon om anbefalte fremgangsmåter og nye funksjoner Del suksesshistorier om hvordan folk bruker Microsoft 365 på innovative og virkningsfulle måter Hold arrangementer for å øke engasjementet i nettverket med jevne mellomrom, for eksempel fellesmøter eller opplæring med inkludert lunsj Sett utfordringer for folk og kjør konkurranser for å feire de beste måtene de har brukt Microsoft 365 på for å gjøre arbeidet sitt på en annen måte Teaser-video for Office 365 Spill av Office 365-teaservideoen på lanseringsarrangementet ditt, eller på faste tidspunkt i kantina eller i nærheten av heiser. Finn andre videoer på Tips og triks Deling av suksesshistorier som er registrert av prosjektteamet under utrullingen, er en flott måte å oppmuntre til kontinuerlig engasjement. Se tilbake på side 26 i avsnittet Scenarier, for å se hva du må ta med i suksesshistorien.

36 Sjekkliste for bevisstgjøring 36 Sjekkliste for bevisstgjøring Lag kommunikasjonsplanen med en blanding av e-post, plakater og arrangementer for å skape oppmerksomhet rundt lanseringen Se gjennom scenariene når du lager kommunikasjonsplanen Tilpass de tilgjengelige malene og ressursene til å passe for lanseringen din Inkluder aktiviteter etter lanseringen i kommunikasjonsplanen for å oppmuntre til kontinuerlig engasjement

37 37 Opplæring Opplæring er avgjørende for å sikre at nye brukere har kunnskapen de trenger for å få mest mulig ut av Microsoft 365. Utvikling av et opplæringsprogram før lanseringen, er en viktig del for å oppnå suksess. Ha som mål at opplæringen består av mer enn bare en praktisk innføring i hvordan oppgaver utføres. La sluttbrukerne vite hvorfor endringen skjer og hva den betyr for dem. Når du gir denne informasjonen til sluttbrukerne, vil det bidra til å tilrettelegge for langtidsadopsjon av Microsoft 365. OVERSIKT Hva må jeg hensyn til for organisasjonen når jeg setter sammen et opplæringsprogram? Hvilke viktige milepæler skal jeg inkludere i opplæringsprogrammet? Hvilke opplæringsressurser er tilgjengelige for meg når jeg lanserer Microsoft 365?

38 Opplæring: Lag opplæringsplanen 38 Lag opplæringsplanen Når du setter sammen opplæringsplanen, må du ta hensyn til: Den nåværende samhandlingsløsningen dere bruker Hvis dere bruker en samhandlingsløsning, må du kanskje legge ned økt innsats i opplæringstrinnet, ettersom det vil kreve en atferdsendring De ansattes teknologiske brukernivå Du må forstå hvor teknisk anlagt brukerne dine er når du planlegger opplæringen. Dette vil bidra til å fastslå hvor lett de kommer til å plukke opp nye måter å jobbe på Andre tiltak som kjøres samtidig i virksomheten Det er viktig å forstå hvilke andre programmer som kjøres i virksomheten for å sikre at du ikke overvelder de ansatte, og det ikke blir forvirring med læringen av nye arbeidsmåter Den beste leveringsmåten Det er viktig å forstå hva som er den beste leveringsmåten for spesifikk opplæring i organisasjonen, enten det er gjennom brukervennlig mikrolæring, kurs med fysisk deltagelse, assistert eller selvdrevne online-kurs. Husk organisasjonskulturen Alle bedrifter er forskjellige, og hvordan organisasjonen samhandler kan bidra til å utforme opplæringsprogrammet

39 Opplæring: Viktige milepæler for opplæringsprogrammet 39 Viktige milepæler for opplæringsprogrammet Riktig opplæringsplan er svært viktig siden de ansattes forståelse av Microsoft 365 vil utvikle seg i ulik hastighet for hver enkelt eller for hvert team. Vurder å ta med disse milepælene i opplæringsplanen: Opplæringskalender med regelmessige sesjoner for oppdatering av kunnskap Avdelingssesjoner for å dele hvor mennesker opplever å få verdi Åpne sesjoner for personer som trenger ekstra hjelp Sørg for at brukerstøtte kan svare på spørsmål av typen "Hvordan gjør jeg det?". Help Deskforberedelse Pass på at brukerstøtte har informasjonen de trenger for å støtte opplæringen. Bruk denne veiledningen for å få brukerstøtten din klar til å feilsøke eventuelle Office 365-problemer eller spørsmål som brukerne kommer med.

40 Opplæring: Få tilgang til opplæringsressurser 40 Få tilgang til opplæringsressurser Tilgang til nettbaserte opplæringsressurser uten ekstra kostnad, bidrar til lanseringen av Microsoft 365. Dun kan også inkludere opplæringsressurser for Microsoft 365 på ditt eget interne nettsted for opplæring. Produktopplæring Produktbasert opplæring for å hjelpe med å gjøre folk klare til å bruke tjenestene og appene effektivt. Produktivitetsopplæring Scenariobasert opplæring for å gjøre folkene dine klare til å maksimere produktiviteten med Microsoft 365. Tilgjengelig online Korte kurs Videoopplæring Svært enkelt Artikler Detaljert i tilnærmingen Scenariobasert Med vanlig språk Hurtigstartveiledninger for Windows 10 Finn veiledninger og opplæring som gjør det enklere for sluttbrukerne å bli kjent med grunnleggende og avanserte funksjoner i Windows 10 i et forretningsmiljø. Slik gjør du det for Windows 10: Fem tips om produktivitet Tilpass Windows 10-opplevelsen med apper, Start-menyen og mye mer. Følg disse fem tipsene for å gjøre mer med Windows

41 Sjekkliste for opplæring 41 Sjekkliste for opplæring Ta hensyn til organisasjonens bedriftskultur, kunnskap om teknologi, gjeldende systemer og andre initiativer, når du lager opplæringsprogrammet Inkluder viktige milepæler i opplæringsprogrammet Pass på at brukerstøtte er klar til å svare på alle spørsmål fra sluttbrukere før, under og etter lanseringen Utforsk de tilgjengelige ressursene for å bidra til at organisasjonen kommer raskt i gang

42 42 Planlegge, implementere og administrere Dette avsnittet veileder deg gjennom ytterligere planlegging av adopsjonsaktiviteter, program for tidlig adopsjon, gjennomføring av suksessplan og gjentagelser for å oppnå kontinuerlig forretningssuksess. Det er inkludert tidslinjer som bidrar til at du er i rute før lansering, under lansering og etter lansering av Microsoft 365. Husk på at de mest suksessfulle teknologiimplementeringene fokuserer 80 % av innsatsen sin på mennesker og bare 20 % på teknologi. Tenk på sluttbrukerne og atferden deres for å sikre en problemfri utrulling. OVERSIKT Hvorfor må jeg bruke tid på å planlegge adopsjonsaktiviteter? Hva er et program for tidlig adopsjon, og hvordan kan sørge for at mitt lykkes? Hvordan kan jeg fortsette å bruke aktiviteter for Microsoft 365 for å oppnå mer suksess?

43 Planlegge, implementere og administrere: Planlegg adopsjonsaktivitetene 43 Planlegg adopsjonsaktivitetene Når du planlegger adopsjonsinnsatsen din, er det viktig å ha et perspektiv som strekker seg forbi den første lanseringen. Mange organisasjoner ser på sluttbrukeradopsjon som en ettertanke, ettersom det er en vanlig oppfatning at ny teknologi bare blir brukt hvis den er tilgjengelig. Men, man må tenke på det som en grunnmur man kan bygge videre på. Folk kan være motvillige til endringer, noe som gjør dette trinnet kritisk å planlegge for og sette i gang parallelt med planlegging av teknologiimplementasjonen så fortsett med det! Felles tilnærming Sluttbrukerfokus er en attpåklatt. Eksempel: en e-post med en kobling til opplæring Ideell tilnærming Sluttbrukeradopsjon er en parallell, integrert arbeidsstrøm med implementasjon Utrulling av ressurser Utrulling av ressurser Tidslinje for utrulling Tidslinje for utrulling Planlegging og utføring av teknisk implementasjon Brukerfokusert planlegging og aktiviteter Adopsjonsmønster

44 Planlegge, implementere og administrere: Bruk Microsoft 365 til utrullingen 44 Bruk Microsoft 365 for å planlegge og gjennomføre utrullingen Bruk av de ulike Microsoft 365-appene og -tjenestene gjennom planlegging og gjennomføring av utrullingen kan bidra til suksess. Du bør vurdere å gjøre dette for å gjøre teamet kjent med tjenesten, slik at de effektivt kan spre budskapet til kollegene sine. Noen eksempler er: Bruk Office 365-grupper til å planlegge prosjektet og samarbeide om dokumenter knyttet til Microsoft 365-implementeringen Bruk Microsoft Planner for daglig oppgaveledelse i Microsoft 365-implementeringsprosjektet Bruk Yammer til å bygge, gjøre klar og støtte Microsoft 365-mesterfelleskapet ditt Bruk Skype for Business til å holde elektroniske møter med prosjektgruppen, og skrive møtereferat i Microsoft OneNote Jeg har vært mest fornøyd med måten hele organisasjonen kom sammen på, for å oppnå denne globale transformasjonen. Vi hadde dedikerte team som planla mye i forkant. Og Yammer har vist seg å være et perfekt verktøy for grasrotendringer. Teamene formes dynamisk og jobber sammen med implementeringsgruppene i hvert land. Samtaler kom kjapt i gang, og det viste seg å være en fantastisk kanal for brukerstøtte. Innen Office 365-implementasjonen var ferdig, lurte jeg på hvordan vi kunne ha fått det til uten dette verktøyet. Andy Tidd, CIO, ABB

45 Planlegge, implementere og administrere: Før lansering 45 Før lansering I de fem ukene fram til lanseringen din bør du ta deg tid til å samle organisasjonen rundt Microsoft 365-utrullingen ved å utvikle en kommunikasjonsplan, forberede opplæring og kjøre et program for tidlig adopsjon. Sjekk ut tidslinjen nedenfor den guider deg gjennom ukene dine frem til lanseringen. Avsnittet nedenfor vil veilede deg gjennom gjennomføringen av et program for tidlig adopsjon. Tidslinje Arbeidsflyt Beskrivelse Uke 1 Kommunikasjon Opplæring Utvikle kommunikasjonsplanen og arrangementsstrategien. Forbered materialer. Planlegg opplæringsprogrammet for sluttbrukere. Kommunikasjon Send en "nedtellings-e-post" for å opplyse målgruppen om hva som kommer, skape forventninger og interesse ved å fokusere på "Hvordan gagner det meg?" Uke 2 Program for tidlig adopsjon Begynn programmet for tidlig adopsjon ved å rekruttere og lære opp deltakerne, og etablere en Yammer-gruppe for de første brukerne. Finn ut mer med veiledningen for programmet for tidlig adopsjon: For å samle inn data om kjennskapen deres til Microsoft 365, sirkulerer du en grunnlagsundersøkelse kort tid før brukerne som deltar i piloten for aktiverte kontoer og enheter. Kundestøtte Gjør klar brukerstøtten din for å støtte sluttbrukere, og sørge for at de kjenner til feilsøkingsveiledningen for brukerstøtte. Kommunikasjon Sørg for at Microsoft 365 har en visuell tilstedeværelse i alle bedriftens kontorer, med plakater, løpesedler og teaservideoer. Uke 3 Opplæring Program for tidlig adopsjon Sett opp en intern teamside for å lagre opplæringsressurser, for eksempel oppstartsveiledninger og tips. Du kan også sende brukerne til Microsofts offentlige læringssenter. Se Office 365 Learning Center på Kontakt deltakerne i programmet for tidlig adopsjon for å få tilbakemelding. Send ut en spørreundersøkelse når du er halvveis gjennom pilotprosjektet for å samle data om brukernes erfaringer med Microsoft 365, og bruk resultatene til å foreta justeringer før den generelle utrullingen. Uke 4-5 Kommunikasjon Jobb med internkommunikasjon for å gjøre kunngjøringer på tvers av intranettet, IT-portalen og andre interne områder etter behov. Akkurat som med pilotgruppen din, distribueres undersøkelser til hele organisasjonen kort tid før de får kontoene og enhetene sine. Forbered lanseringsarrangement for å skape engasjement. Program for tidlig adopsjon Bruk en siste spørreundersøkelse like etter pilotperioden for å finne ut om du må gjøre flere endringer i opplærings- og bevissthetsmaterialet. FØR LANSERING LANSERING ETTER LANSERING

46 Planlegge, implementere og administrere: Få en pangstart på programmet for tidlig adopsjon 46 Få en pangstart på programmet for tidlig adopsjon For en vellykket lansering starter du Microsoft 365-utrullingen med et program for tidlig adopsjon for å få noen innledende tilbakemeldinger, og bruker deretter den erfaringen når du ruller ut programmet i hele organisasjonen. Når du skal fullføre den tekniske utrullingen til Microsoft 365, er det viktig å vurdere å kjøre et program for tidlig adopsjon med en nøkkelgruppe forretningsbrukere, samt medlemmer av IT-teamet som skal støtte brukerne. Ved å kjøre dette programmet kan du samle inn tilbakemeldinger om brukernes lanseringsopplevelse og få tidlige suksesshistorier som kan brukes når du ruller ut Microsoft 365 til hele organisasjonen. Et program for tidlig adopsjon vil også utvikle en gruppe brukere til å bli superbrukerne dine, og støtte den bredere lanseringen. Programmet gir deg muligheten til å teste med en pålitelig gruppe, som vil være mer fleksibel hvis noe går galt. Tips og triks Når du velger deltakere til et program for tidlig adopsjon, velg mennesker som vil at prosjektet skal lykkes. Programdeltakerne er viktige påvirkere, og de kommer til å dele erfaringene fra utrullingen med kollegene sine. Bruk programmet for tidlig adopsjon til å løse reelle problemer, ikke bare som en første test av teknologien. Oppfordre deltakerne til å bruke Microsoft 365 i scenariene du har prioritert. Se etter eventuelle endringer du trenger å gjøre i scenariene for å realisere forretningsresultater som du har definert som viktige for organisasjonens adopsjon av Microsoft 365.

47 Planlegge, implementere og administrere: Inkluder de riktige interessentene i programmet for tidlig adopsjon 47 Inkluder de riktige interessentene i programmet for tidlig adopsjon Valg av riktige personer som deltakere i pilotprosjektgruppen for programmet for tidlig adopsjon er svært viktig for å få erfaringer du kan bruke under lanseringen. Listen nedenfor kan bidra til å avgjøre hvem som skal inkluderes i programmet: Brukere fra forskjellige deler av virksomheten og forskjellige avdelinger, fortrinnsvis medarbeidere som samarbeider om et prosjekt eller en forretningsprosess Superbrukere eller ledere som kan bli talsmenn under den bredere lanseringen til hele organisasjonen Brukere som vanligvis sliter med teknologi. Det er viktig at du forstår behovene deres, og løser dem under lanseringen IT/støtteteammedlemmer som skal støtte brukerne under lanseringen Utelat administrerende direktør og øverste ledelse. Selv om det kan være fristende å be om involvering fra konsernsjefen, vil det å holde dem ute av programmet for tidlig adopsjon være en mulighet til å glatte ut eventuelle problemer før de eksponeres under utrullingen Tips og triks Se tilbake på side ti i avsnittet om interessenter for å se gjennom hvilke kvaliteter du skal se etter i en superbruker.

48 Planlegge, implementere og administrere: Viktige initiativer for et vellykket program for tidlig adopsjon 48 Viktige initiativer for et vellykket program for tidlig adopsjon Gi deltakere i programmet for tidlig adopsjon opplæring i de valgte scenariene, inkludert kjernescenariene. Sjekk ut de tilgjengelige kommunikasjonsmidlene og opplæringsressursene for scenarier som er tilgjengelig på FastTrack her: Begynn Microsoft 365-superbrukerprogrammet ditt. La superbrukerne du har valgt ut, få vite om programmet, og begynn å rekruttere og gjøre dem klare til å bli superbrukere Få tilbakemeldinger i sanntid fra deltakere i programmet for tidlig adopsjon, og juster adopsjonsplanen basert på dem. Prøv å opprette en Yammer-gruppe for deltakerne, slik at andre i programmet kan se tilbakemeldinger som legges ut og føle seg oppmuntret til å dele til sine egne tanker Vær tilgjengelig for å få tilbakemeldinger ved å være på Skype for Business og Yammer i virksomhetens kontortid, og svare på eventuelle spørsmål og dele tips Nå proaktivt ut til deltakerne i programmet for å få tilbakemeldinger. Stikk innom skrivebordet deres, send en direktemelding, eller ring dem. Husk at hvis ingen gir tilbakemeldinger, kan ikke programmet nå potensialet sitt Ta en titt på veiledningen for programmet for tidlig adopsjon Veiledningen for programmet for tidlig adopsjon inneholder enda flere tips og triks for et vellykket program for tidlig adopsjon. Ikke glem å takke deltakerne og samle inn tilbakemelding med e-postmalen for takk.

49 Planlegge, implementere og administrere: Lansering 49 Lansering Implementering av Microsoft 365-lanseringen din i hele organisasjonen er et stort øyeblikk. Det er nå på tide å bruke all den tidligere planleggingen og innsatsen din, og se det harde arbeidet ditt lønne seg. Tidslinje Arbeidsflyt Beskrivelse Uke 6 Kommunikasjon Gjennomfør et Microsoft 365-lanseringsarrangement for å engasjere sluttbrukerne. Send ut en "Kunngjørings-e-post" for å la brukerne vite hva som er tilgjengelig, hvordan de kommer i gang, og hvor de skal gå for å få hjelp og finne ressurser. Opplæring Avhold opplæring for sluttbrukere FØR LANSERING LANSERING ETTER LANSERING

50 Planlegge, implementere og administrere: Etter lansering 50 Etter lansering Nå som du har lansert Microsoft 365 i organisasjonen, er det viktig å fortsette å engasjere brukerne rundt Microsoft 365-opplevelsen deres. Sørg for å komme med ekstra tips og triks, og tilby løpende opplæring etter behov. Dette avsnittet beskriver hvordan du kan fortsette å fremme adopsjonen i organisasjonen og holde deg oppdatert om tjenesteoppdateringer og funksjoner. Tidslinje Arbeidsflyt Beskrivelse Kommunikasjon Del tips med sluttbrukerne med jevne mellomrom ved å bruke e-postmalene for tips og triks for å opprettholde fokus og utvide bruken av Microsoft 365. Uke 8-12 Etter utrullingen til hele organisasjonen, sirkulerer du en endelig undersøkelse for å vurdere sluttbrukernes kunnskap og erfaring med Microsoft 365. Opplæring Fortsett den pågående serien med opplæring for sluttbrukere etter behov. FØR LANSERING LANSERING ETTER LANSERING

51 Planlegge, implementere og administrere: Lag en suksessplan 51 Lag en suksessplan En suksessplan er avgjørende for utrullingen din, ettersom den gir deg et veikart for å realisere målene dine med Microsoft 365. Hvordan lage suksessplanen din 01. Logg inn på FastTrack-området med organisasjons-id-en for Microsoft Klikk på Start en ny plan 03. Fullfør veiviseren for opprettelse, og klikk på Fullfør 04. Velg scenariene i suksessplanen, og klikk på Lagre og fortsett 05. Velg scenariene i suksessplanen, og klikk på Lagre og fortsett 06. Angi interessentene i kontaktene, og klikk på Lagre og fullfør

52 Planlegge, implementere og administrere: Vi skal få deg dit med FastTrack 52 Vi skal få deg dit med FastTrack FastTrack omfatter et team med hundrevis av ingeniører som er forpliktet til å gi IT-teknikere og partnere over hele verden den beste Microsoft 365-opplevelsen. Kunder som kvalifiserer for Microsoft FastTrack kan be om utrulling for å få ekstern og personlig hjelp. FastTrack-ingeniørene våre hjelper deg med å planlegge Microsoft 365-prosjektet ditt, vurdere det tekniske miljøet, gi utbedringsveiledning, migrering av data til Office 365* og gi hjelp med brukeradopsjon. Vi skal få deg dit med FastTrack Kom i gang i dag Å ha en jevn endringstakt, uten å bryte den daglige virksomheten, var veldig viktig for oss. Partnerskapet vårt med FastTrack-teamet var fantastisk. De hjalp oss med å komme gjennom mange av utrullingsutfordringene våre, samt strategien rundt oppsett av forretningsprosesser og endringer i virksomheten. Omar Bhatti Senior Principal, CSC *Migrasjonstjenester er tilgjengelige for kunder med over 500 kvalifiserte lisenser

53 Planlegge, implementere og administrere: Fokuser på fortsatt suksess 53 Fokuser på fortsatt suksess Det å legge til rette for adopsjon er en kontinuerlig prosess og slutter ikke etter lanseringsdagen og heller ikke etter at du har målt innvirkningen av lanseringen. Fortsett å lete etter nye måter der Microsoft 365 kan tilføre forretningsverdi, for å holde tritt med de økende behovene hos brukerne og organisasjonen din. Bruk innsikten fra evalueringsprosessen til å sette i gang opplæring for å vise brukerne beste praksis og Microsoft 365-løsninger med høy verdi for organisasjonen. Planlegg flere økter for utvikling av forretningsscenarier og løsninger med flere avdelinger i organisasjonen. Etterpå avholder du opplæring for avdelingene der du forklarer hvordan Microsoft 365 kan bidra til suksess i forretningen Du kan bruke produktivitetsbiblioteket til å hjelpe deg med å identifisere nye scenarier for å få ytterligere verdi av Microsoft Sørg for å oppmuntre brukerne og superbrukerne til å utvikle ideer til hvordan Microsoft 365 kan forbedre forretningsprosesser og dele det med andre via arrangementer som skaper engasjement, felleskapsaktiviteter og en Yammer-gruppe. Bruk disse ideene til å generere nye løsninger og til å sette i gang nye opplæringer. Vi ønsker at de skal bli glad i dette verktøyet, og en del av dette handler ikke bare om å lytte til de ansatte, men å bruke slike tilbakemeldinger, ta hensyn til dem og implementere dem. Jeff Schuman, Nationwide

54 Planlegge, implementere og administrere: Administrer og forbered for endringer 54 Administrer og forbered for endringer Administrere endringer i Office Bedriften din og skyen er i konstant bevegelse. Mennesker er alltid på utkikk etter nye muligheter til å arbeide mer effektivt, og de kontinuerlig oppdaterte funksjonene i skyen gjør det mulig. Det er best å holde øye med det offentlige veikartet og bloggene for å få med deg potensielle nye tjenestefunksjoner og oppdateringer som du kan dra nytte av.

55 Planlegge, implementere og administrere: Offentlig veikart 55 Offentlig veikart Hold øye med veikartet for Windows 10 og Office 365 for å finne ut hvilke tjenesteoppdateringer organisasjonen kan dra nytte av for fortsatt å få mest mulig ut av Microsoft 365. Veikart for Windows 10 Filtrer funksjoner etter app, tjenester eller plattform for å identifisere hvilke funksjoner og oppdateringer du best kan dra nytte av. Veikart for Office 365 Funksjoner er gruppert etter utviklingsfaser, slik at du kan se kommende oppdateringer som rulles ut, og hva som allerede er tilgjengelig for kundene.

56 Planlegge, implementere og administrere: Blogger 56 Blogger Følg bloggen Windows for Business og Office-bloggene for å holde deg oppdatert om hvordan organisasjonen kan arbeide mer effektivt med de nye tjenesteoppdateringene og funksjonene. Bloggen Windows for Business Office-blogger Bli Insider-medlem for å få tilgang til flere ressurser Bli med i Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider for å få tidlig tilgang til nye versjoner og gi tilbakemelding om de nyeste funksjonene.

57 Planlegge, implementere og administrere: Administrer Office 365- oppdateringer 57 Administrer oppdateringer Oppdatering for Office 365: Med administrasjonssenteret for Office 365 kan du registrere deg for en tidlig versjon, slik at organisasjonen oppdateres umiddelbart. Hvis du heller vil det, kan du også angi at bare enkelte individer skal motta oppdateringene, eller velge å forbli på standard versjonsplan og motta oppdateringene senere. Finn ut mer om mulighetene dine her: Oppdateringer for Windows 10: Windows 10 utgjør en ny modell for organisasjoner for å implementere og oppgradere Windows ved å levere oppdateringer for funksjoner og egenskaper gjennom en kontinuerlig prosess. Denne nye modellen, referert til som Windows as a Service (WaaS), krever at du tenker nytt om hvordan du implementerer og oppgraderer Windows. Du kan du velge mellom forskjellige Windows-betjeningsgrener for å støtte ulike behov og brukstilfeller i organisasjonen: Current Branch (CB) er for tidlige brukere, IT-team og andre pilotprosjektgrupper. Den brukes til ytterligere validering av programkompatibilitet og nyutgivelser av funksjoner. Current Branch for Business (CBB) er for flertallet av personene i en organisasjon. Den gjør det mulig å gjennomføre implementasjon trinnvis over et langt tidsrom. Long-Term Servicing Branch (LTSB) er for svært viktige eller spesialiserte enheter. Den mottar ingen nye funksjoner, samtidig som den støttes med sikkerhetsoppdateringer og andre oppdateringer i lang tid. Bruk Windows Insider-programmet for å teste og implementere førproduksjonskode og få tidlig innblikk i funksjoner som lanseres i fremtidige Windows-oppdateringer.

58 Tidslinje for utrulling av Microsoft Arbeidsflyt Uke 1 Uke 2 Uke 3 Uke 4 Uke 5 Identifiser viktige interessenter og samle teamet Identifiser og rekrutter suksesseiere og prosjektledere Identifiser og rekrutter hovedsponsor(er), og fyll de gjenværende teamrollene Identifisere og prioritere scenariene Identifiser og utvikle scenariene Prioriter scenariene Definer suksesskriterier Definer suksesskriterier/ nøkkelindikatorer for ytelse (KPI-er) og fastsett KPI-standarder Skap en suksessplan Begynn å fange opp prosjektdetaljer i en suksessplan, på Sluttfør suksessplanen din Lag superbrukerprogrammet Identifisere og rekruttere superbrukere Opprett en Yammergruppe for å støtte superbrukerne dine Lær opp superbrukere og planlegg aktiviteter Bestem ansvarsområder for superbrukere Ferdigstill lanseringsaktiviteter for superbrukere Samle tilbakemeldinger og suksesshistorier som superbrukere kan bruke i lanseringen Program for tidlig adopsjon Rekrutter programdeltakere. Sett opp en Yammergruppe for å gjøre kommunikasjon og tilbakemelding enkelt Send ut en grunnlagsundersøkelse tildeltakerne dine. Gi deltakerne aktiverte kontoer for å formelt starte første del av programmet for tidlig adopsjon. Sjekk inn med deltakerne for å hente inn uformelle tilbakemeldinger Send ut en endelig undersøkelse, og bruk innsikten du samler inn til å gjøre justeringer i lanseringen din. Kommunikasjon og bevissthet Utvikle kommunikasjonsplan og strategi for engasjementsaktiviteter. Utvikle kommunikasjonsmateriale med de tilgjengelige malene Send en nedtellings-epost til ansatte Sørg for at Microsoft 365 har en visuell tilstedeværelse i bedriftens kontorer Annonser den kommende Microsoft 365-lanseringen på bedriftens intranett. Forbered lanseringsarrangement for å skape engasjement. Lag en Yammer-gruppe der sluttbrukere kan dele Office 365-suksesshistoriene sine. Sirkuler en grunnlagsundersøkelse til sluttbrukerne Opplæring Utvikle opplæringsplan for sluttbrukere Sett opp et internt opplæringsområde for å lagre opplæringsressursene Lær opp sluttbrukere Kundestøtte Gjør klar brukerstøtten for sluttbrukerne Øk brukerengasjementet og adopsjonen Administrer og forbered for endringer Mål, del, suksess og gjenta

59 For å hjelpe deg i gang med å planlegge Microsoft 365-utrullingen din, kan du vurdere tidslinjen under. Gjør de nødvendige justeringene for å bygge den rette tidslinjen for utrullingen din. 59 Uke 6 (mållansering) Uke 7 Uke 8 Uke 9 Uke 10 Uke 11 Uke 12 Få tilbakemeldinger fra superbrukere og gjenta programmet når det er nødvendig Send en kunngjøringse-post for å la brukerne få vite hva som er tilgjengelig. Utfør lanseringsarrangementet Send «Tips og triks» på e-post til sluttbrukerne Send «Tips og triks» på e-post til sluttbrukerne. Sirkuler en undersøkelse etter lansering Send «Tips og triks» på e-post til sluttbrukerne Lær opp sluttbrukere Sett opp kontinuerlig opplæringsserie Forbered og kjør konkurranser for å fortsette å oppmuntre brukerengasjementet Oppdater og vedlikehold et internt opplæringsområde Del suksesshistorier Hold arrangementer for å øke engasjementet med jevne mellomrom Følg med på det offentlige veikartet og bloggene Kommuniser til og gjør klar sluttbrukerne for lanseringen av nye funksjoner Samle informasjon og rapporter om Microsoft 365-suksesskriterier og nøkkelindikatorer for ytelse (KPI-er) Fang opp og del suksesshistorier Rull ut nye scenarier

60 Planlegge, implementere og administrere: Kundesuksesshistorie 60 Kundesuksesshistorie Da lederne hos Henkel konkluderte med at selskapets IT-systemer var utdaterte og umoderne, bestemte de seg for å ta grep og ta det store skrittet inn i skyen. Se videoen for å finne ut hvordan Henkel planla for en lanseringssuksess for Office 365. Henkel: Adopsjonsfortreffelighet Se hvordan Henkel planla for Office 365-suksess