Tilbudsinnbydelse busstransporttjenester

Transkript

1 Tilbudsinnbydelse busstransporttjenester i Ofoten 25. mars mars 2017 Siste endringer i brun skrift

2 2

3 Innhold 1. Innledning Tilbudsprosedyre Roller i tilbudsprosessen Informasjon i tilbudsprosessen Retningslinjer i tilbudsprosessen Kvalifikasjonskriterier Organisering av tilbudet Lovgrunnlag Valg av tilbyder Generell informasjon Om fylket og regionen og ruteområdet Produksjon Kort beskrivelse av ruteområdet Ansvarsfordeling mellom Operatør og Oppdragsgiver Daglig drift Ruteplanlegging Kostnadsansvar Inntektsansvar Billetteringssystem Takst Kontakt med skole og kommuner Ruteinformasjon Terminal Holdeplasser Hittegods Kontakt med tilstøtende transportselskap

4 4.13 Markedsansvar Reklamerettigheter Krav til gjennomføring av Oppdraget Formelle krav Krav til undertransportører Krav til regularitet Krav til sjåfører Krav til bussmateriellet Krav til renhold og av bussmateriellet Krav til vedlikehold av bussmateriellet Kontroll, opplysningsplikt og kvalitet Krav knyttet til kontroll og opplysningsplikt Avvikssystem Krav til kvalitetssystem Økonomisk godtgjørelse, reguleringsklausuler og sanksjoner Generelt Økonomisk godtgjørelse Reguleringsklausuler produksjon Dublering og bestillingskjøring Produksjonsendringer uten økonomisk virkning Produksjonsendringer med økonomisk virkning Force Majeure, streik og lockout Kompensasjon for pris og kostnadsutvikling Justering og fordelingsnøkkel Lønnskostnader Konsumpris

5 7.4.4 Drivstoffpris Offentlige avgifter eller andre forhold Sanksjoner Materiell Ruteavganger Oppdragsbeskrivelsen Billettering Økonomisk rapportering Incitament Generelt Beregning av grunnlag Tilbudets svarskjemaer

6 6

7 1. Innledning Nordland fylkeskommune gjennomfører i 2014 en åpen tilbudskonkurranse for bussdrift i Ofoten. Kontraktsperioden er Etter at kontraktsperioden på 2 år er utløpt har Oppdragsgiver ensidig opsjon på forlengelse av avtalen i måneder. Kontrakten mellom Oppdragsgiver og Operatør vil være en bruttokontrakt med incitament. Tilbudsinnbydelsen er kunngjort i DOFFIN/TED. 2. Tilbudsprosedyre 2.1 Roller i tilbudsprosessen Begrep Definisjon Oppdraget Tilbyder Oppdragsgiver Operatør Kontraktsinngåelse Oppstartdato Den ytelse som leveres av Operatør i henhold til Konkurransegrunnlaget med vedlegg Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som Operatør Nordland fylkeskommune. Oppdragsgiver vil være kontraktsmotpart for den Operatør som tildeles kontrakten Det selskap som tildeles kontrakten Den dag hvor partene har signert kontrakten Oppstart av kjøring innenfor Ruteområdet 2.2 Informasjon i tilbudsprosessen Konkurransen gjennomføres som en åpen tilbudskonkurranse. Forskrift om Offentlige anskaffelser, , del I og III, får anvendelse for denne anskaffelsen. Tilbudsdokumentet hentes via DOFFIN/TED. Sentrale datoer er: Dato Hendelse Siste frist for uthenting av Konkurransegrunnlaget Siste frist for spørsmål Tilbudsinnlevering (kl ) Tilbudsåpning (kl ) Til og med Vedståelsesfrist (6 mnd.) Kontrakts underskriving 7

8 2.3 Retningslinjer i tilbudsprosessen Det påhviler tilbyder å gjøre selvstendige vurderinger og beregninger av oppgitt produksjon i dette tilbudet. Tilbyder er selv ansvarlig for å gjennomgå og kontrollere produksjonsforutsetningene. Ved spørsmål angående tilbudskonkurransen som kommer fra tredjeparter skal det fremgå hvilken tilbyder tredjepart representerer. Eventuelle spørsmål kan rettes skriftlig til følgende e postadresse: bk@nfk.no. Spørsmålene vil besvares skriftlig og tilbakemelding vil gis via DOFFIN og TED. Tilbudet skal leveres/sendes i lukket og nøytral innpakning til: Nordland fylkeskommune Samferdsel Fylkeshuset (Prinsens gate 100) N 8048 BODØ Tilbudet merkes: Busstransporttjenester I Tilbudsåpning vil finne sted ved samferdsel, Moloveien 16 (møterom 5. etg.). Tilbydere kan møte med inntil 2 representanter. Tilbudet skal undertegnes av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyder, og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Tilbyder skal navngi en kontaktperson som fylkeskommunen kan kontakte for presisering av uklare forhold, konferering og kontroll av beregninger etc. i tilbudet. Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Dersom tilbyder ikke oppfyller kvalifikasjonskriteriene, eller at tilbudet ikke er levert i henhold til tilbudsinnbydelsen, har Oppdragsgiver rett til å avvise/forkaste tilbudet. Tilbyder skal ved utarbeidelse av tilbud ikke utøve prissamarbeid med andre tilbydere, jfr. Lov om konkurranse i ervervsvirksomhet 2.3. Tilbydere kan gi felles tilbud, men skal da gjøre det kjent hvilke Tilbydere de har samarbeid med, forut for og i tilbudsfasen, og hva samarbeidet innebærer. Manglende eller utilfredsstillende opplysninger kan føre til at tilbudet avvises. 2.4 Kvalifikasjonskriterier Bare den som fyller vilkårene for utøvelse av persontransport, gitt i Forskrift av 26. mars 2003 nr. 401 om yrkestransport innenlands med motorvogn og fartøy, kan delta i konkurransen. Det samme kravet gjelder for undertransportører. Dersom to eller flere Tilbydere ønsker å levere et tilbud i fellesskap, forutsetter Oppdragsgiver at Tilbyderne selv forsikrer seg om at dette ikke er i 8

9 strid med reglene i lov om konkurranse mellom foretak og kontroll med foretakssammenslutninger (konkurranseloven) av 5. mars 2004 nr. 12. Se også punkt 2.3. ovenfor. Tilbyder skal framlegge attest for betaling av merverdiavgift fra skattefogden (skjema RF 1244) i kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal framlegge skatteattest utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF 1244) i kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. For utenlandske Tilbydere må det fremlegges tilsvarende bekreftelse på at offentlige skatter og avgifter er betalt i landet der Tilbyder har forretningssted. Tilbyder skal framlegge en egenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Det kreves at tilbyder har et lovlig etablert foretak. Dette dokumenteres ved at tilbyder fremlegger firmaattest. Tilbyder skal fremlegge politiattest (vandelsattest) for daglig leder, ikke eldre enn 6 måneder. Tilbyder skal dokumentere at både egne ansatte eller ansatte hos undertransportører fyller vilkårene i FOR nr. 112: Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Som dokumentasjon kreves revisor bekreftelse. I tillegg til nevnte kvalifikasjonskriterier fremkommer det i vedleggene A F en rekke dokumentasjonskrav som skal innfris. 2.5 Organisering av tilbudet Tilbudet skal organiseres og innleveres etter følgende rekkefølge: Nr. A B C D E F Innhold Generell informasjon om tilbyder Tilbyders pristilbud Informasjon om tilbyders bussmateriell Informasjon om tilbyders driftserfaring og profesjonalitet Øvrig informasjon Kvalitetstyringssystem 9

10 Tilbyder skal også levere en elektronisk sladdet versjon som utleveres ved et eventuelt krav om innsyn. For nærmere opplysninger vedrørende organisering av tilbudet, se kapittel Lovgrunnlag Operatør skal holde seg informert om og rette seg etter de lover og forskrifter som til enhver tid gjelder for bussvirksomhet. Spesielt nevnes: Lov om Yrkestransport med motorvogn og fartøy 21. juni 2002 nr. 45. Forskrift om yrkestransport innenlands med motorvogn eller fartøy 26. mars 2003 nr Kjøretøyforskriften (4. oktober 1994)/ Bussdirektiv for EU (2001/85/EF av 20. november 2001). Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven), nr. 62. Krav og pålegg som er fastsatt av offentlige myndigheter. Operatør skal tilby lønns og arbeidsvilkår for de ansatte som minst tilsvarer tariffavtalen/overenskomsten for transportselskaper mellom LO og NHO. I henhold til Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter har Oppdragsgiver en plikt å kontrollere dette. Operatør skal i løpet av januar, det enkelte avtaleår, fremlegge revisorbekreftelse på dette. Se også kapitel 2, punkt 2.4. Operatør skal tilby pensjonsordning. Pensjonsordningen skal minimum være iht. Forskrift til lov av 24. november 2002 nr. 81 om innskuddspensjon i arbeidsforhold. Operatør må overta eksisterende personell som dagens operatør benytter til å gjennomføre aktuelle ruteproduksjon. Prosessen skal skje etter reglene om virksomhetsoverdragelse, se arbeidsmiljøloven kapittel 16. For ytterligere informasjon om, se vedlegg Valg av tilbyder Oppdragsgiver vil med bakgrunn i mottatte tilbud foreta valg av Operatør for kontraktsperioden. Det tilbud som gir lavest pris for Oppdragsgiver vil bli valgt. Valgt tilbyder vil bli tilskrevet. Alle øvrige tilbydere, vil i henhold til lov/forskrift bli gitt frist for innsigelse på mottatte informasjon om tildeling. 10

11 3. Generell informasjon 3.1 Om fylket og regionen og ruteområdet Nordland fylke er landets nest største fylke med et landareal på km2. Antall innbyggere 1. januar 2014 var ca Nordland grenser mot Nord Trøndelag fylke i sør og Troms fylke i nord. Fylket består av enkelte typiske innlandskommuner, mens den største delen av kommunene er lokalisert langs kysten. Middeltemperaturen i fylket varierer sterkt fra innlandet til kysten. Klimatiske forhold i vinterhalvåret setter tidvis særlige krav til utførelse av transportoppgaver. Oppdraget omfatter rutegående kollektivtrafikk og skoleskyss i nordre del av Nordland, innenfor Narvik, Ballangen, Tysfjord, Evenes og Tjeldsund kommuner. Befolkningstall for de ulike kommunene er: Kommune Befolkning pr. 1. januar 2013 Narvik Ballangen Evenes Tjeldsund Tysfjord Totalt

12 3.2 Produksjon Begrep Definisjon Inngangsnivå Antall kilometer i henhold til vedlegg 2 Bestillingsproduksjon Dubleringskjøring Undertransportør Produksjon som iverksettes med bakgrunn i kundebestilling Er utført produksjon som følge av uregelmessige trafikksvingninger når antall reisende krever det. Fast bestilling og oppsett av flere busser på spesifikke avganger anses som rutekilometer Et selskap/foretak Operatør benytter for å utføre deler av Oppdraget 3.3 Kort beskrivelse av ruteområdet Store deler av transportoppdraget er lagt opp i forhold til skoletransport. I tillegg ivaretas persontransport til region og kommunesentrene. I Narvik utføres byruter mellom sentrum og omliggende bydeler samt regionrute blant annet til Svolvær. Ruter i Tysfjord og Ballangen utfører skoleskyss til de ulike grunnskolene i kommunene. Fra Ballangen er det skoleskyss til videregående skoler i Narvik. Som en viktig del av rutetilbudet gjennom begge ovennevnte kommuner utføres det ruteturer mellom Kjøpsvik og Narvik. Ruter i Evenes og Tjeldsund utfører skoleskyss til de ulike grunn og videregående skolene i nabo kommunene samt skoleskyss til videregående i Harstad. I tillegg utføres det lokalruter i korrespondanse med andre ruter. 4 Ansvarsfordeling mellom Operatør og Oppdragsgiver Kontrakten mellom Oppdragsgiver og Operatør er en bruttokontrakt med incitament, der trafikkinntektene tilfaller Oppdragsgiver og der Operatør godtgjøres for utført leveranse. 4.1 Daglig drift Det kreves at Operatør etablerer stedlig representasjon med driftsmessig ansvar en eller flere steder i ruteområdet for blant annet å ivareta oppgaver som driftsplanlegging/ daglig drift, besvare telefonhenvendelser, ha kontakt med berørte parter samt delta i eventuelle rutekonferanser i området. Operatør skal utforme rutiner for bestillingsruter, se kapitel 9. Operatør er ansvarlig for eventuelle kostnader forbundet med administrasjon av bestillingsruter. 12

13 4.2 Ruteplanlegging Ruteplanlegging er Oppdragsgivers ansvar. Operatør skal ha løpende publikumskontakt og følge utviklingen i reisebehov og trafikkmønster samt foreslå tilpasninger i rutemønsteret til Oppdragsgiver. Operatør skal følge de frister for ruteforslag/ uttalelser som Oppdragsgiver bestemmer, herunder kvalitetssikring av fremtidige rutedatasett. Oppdragsgiver skal gi skriftlig bestilling/godkjenning av alle produksjonsendringer før de iverksettes. Godkjente endringer vil danne grunnlag for eventuelle endringer i godtgjørelse, se kapitel 7, punkt Kostnadsansvar Kostnadsansvar ligger hos Operatør. Det er Operatør sitt ansvar å utføre avtalt produksjon innenfor de økonomiske rammer som er fastsatt mellom partene. 4.4 Inntektsansvar Oppdragsgiver har inntektsansvaret. 4.5 Billetteringssystem Oppdragsgiver benytter Fara billetteringssystem. Utstyr som i dag benyttes innenfor tilbudsområdet vil videreføres i denne kontrakten. For øvrig informasjon se vedlegg 5. Oppdragsgiver kan kalle inn til superbrukerkonferanse for billettering 1 gang pr. år. Operatør plikter å stille med minimum 2 deltakere. Kostnader knyttet til ovennevnte møte dekkes i sin helhet av Operatør for sine ansatte og Oppdragsgiver for sine ansatte. 4.6 Takst Operatør skal benytte de til enhver tid gjeldende takster/takstbestemmelser fastsatt av Oppdragsgiver. Det er kun Oppdragsgiver som kan innvilge fri reiserett for passasjerer. Dersom Operatør tilbyr ansatte fri reiserett i henhold til tariff, settes kostnaden pr. kort til kr , eks. mva. pr. år. Oppdragsgiver vil fakturere Operatør fortløpende ved utstedelse av kort. 13

14 4.7 Kontakt med skole og kommuner Oppdragsgiver er ansvarlig for dialog med kommuner/skoler angående avvikling av skoleskyss samt utstedelse av skolekort. I den grad kommuner/skoler kontakter Operatør angående skoleskyss, skal dette umiddelbart meddeles Oppdragsgiver. Operatør plikter å være proaktiv i forhold til skyssmønster og lignende. 4.8 Ruteinformasjon Ruteinformasjon er Oppdragsgiver sitt ansvar. Operatør skal sørge for at ruteinformasjon gjøres tilgjengelig på holdeplasser og terminaler. Operatør har ansvar for at informasjonsmateriell som er utsatt for vind og vær, hærverk m.m. skiftes ut. Oppdatering av informasjon skal skje senest i løpet av 3 virkedager eller i henhold til særskilt frist satt av Oppdragsgiver. Operatør har ansvar for fortløpende å melde inn driftsforstyrrelser/avvik i rutene til 177Nordland og Oppdragsgiver. 4.9 Terminal Oppdragsgiver bestemmer hvilke terminaler som skal benyttes og inngår driftsavtaler med terminaleier Holdeplasser Det er Operatørs plikt å melde avvik/hærverk på holdeplasser og leskur til Oppdragsgiver. Oppdragsgiver har ansvar for kontakt med vegholder for vedlikehold av holdeplass/leskur med installasjoner Hittegods Håndtering av hittegods er Operatør sitt ansvar og Operatør plikter å etablere rutiner for ivaretakelse av hittegods, jfr. Lov om hittegods av 29. mai 1953, nr Kontakt med tilstøtende transportselskap Operatør har ansvar for nødvendig kontakt med tilstøtende trafikkselskap for å gjennomføre daglig drift. 14

15 4.13 Markedsansvar Oppdragsgiver har markedsansvaret. Eventuelle klager og henvendelser fra kunder skal ivaretas av Oppdragsgiver. Direkte henvendelser til Operatør, vedrørende ovennevnte, skal videreformidles til oppdragsgiver. Operatør skal likevel besvare forespørsler som vedrører daglig drift. Med daglig drift menes at forespørsler fra kunder skal besvares. Klager skal imidlertid oversendes oppdragsgiver. Henvendelser som ruteinformasjon bør henvises til 177nordland.no eller telefon 177. Oppdragsgiver vil kunne gjennomføre kundetilfredshetsundersøkelser i kontraktsperioden. Operatør skal legge til rette for at dette uten økonomisk kompensasjon. Operatør skal hver måned offentliggjøre statistikk knyttet til inntekt/passasjerutvikling for sine ansatte. Oppdragsgiver har rett til å delta på inntil to sjåførmøter for alle ansatt i løpet av hvert kalenderår. Dersom Operatør ikke avholder slik møte, har Oppdragsgiver rett til å kalle inn og samle alle sjåfører som kjører turer i tilbudsproduksjonen en dag i løpet av hvert kalenderår. Kostnader knyttet til ovennevnte møter dekkes i sin helhet av Operatør for sine ansatte og Oppdragsgiver for sine ansatte Reklamerettigheter Oppdragsgiver innehar alle rettigheter til eventuell reklame/kampanjer innvendig og utvendig på bussene. Dersom Oppdragsgiver skal benytte bussene til dette formålet, skal Operatør stille bussene til disposisjon for montering/demontering uten ytterligere kostnader for Oppdragsgiver. For innvendig opphenging/nedmontering av reklameplakater skal dette gjennomføres av Operatør uten ytterligere kostnad for Oppdragsgiver. For utvendig montering av kampanjefolie skal Operatør gjennomføre nødvendig rengjøring av bussen samt stille nødvendig garasjeplass til disposisjon, slik at arbeidet kan gjennomføres uavhengig av vær og temperatur. Kostnader knyttet til montering /demontering av utvendig kampanjefolie ivaretas av Oppdragsgiver. Montering/demontering skal skje utenfor ordinær rutedrift, eller når bussmateriellet ikke er i trafikk. Oppdragsgiver vil gi nærmere frister for kampanjeperioder inkludert frister for montering/demontering av kampanjemateriell. 15

16 5 Krav til gjennomføring av Oppdraget 5.1 Formelle krav Operatør skal fylle gjeldende krav til yrkesmessig persontransport, se også kapitel 2, punkt 2.6. Dersom tilbyder ikke har løyve, skal han dokumentere at krav til vandel, økonomi og kompetanse er oppfylt, jfr. Forskrift om yrkestransport innenlands med motorvogn eller fartøy 2003 nr Se også kapitel 2, punkt 2.4. Operatør er ansvarlig for i rett tid å innhente og opprettholde de godkjennelser og tillatelser som er nødvendig for utførelsen av leveransen. Operatør er ansvarlig for å tilfredsstille de krav myndighetene stiller til ansattes sertifikater, kompetanse m.m. Operatør plikter også å tilfredsstille de krav myndighetene stiller overfor selskapets administrasjon og ledelse, jfr. Forskrift om yrkestransport innenlands med motorvogn eller fartøyer 2003 nr Operatør er ansvarlig for å ha forsikringer for bussførere og passasjerer i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Jfr. Vegtrafikkloven 18. juni 1965 nr. 4. Dersom Operatørselskap avhendes, eller det oppstår vesentlige endringer i ledelse og eierforhold, skal dette umiddelbart meddeles Oppdragsgiver. Se Forskrift om yrkestransport innenlands med motorvogn eller fartøy 2003 nr og 11. Operatør plikter å stille bankgaranti for oppfyllelse av de kontraktsforpliktelser tilbudet gjelder. Bankgarantien skal tilsvare 15 % av kontraktens inngangsverdi (helårlig godtgjørelse). Bankgarantien kommer som et tillegg til de generelle krav som stilles for yrkesmessig persontransport samt kostnader for utstedelse av løyver. Det er i forbindelse med innlevering av tilbud tilstrekkelig med Villighetserklæring fra finansieringsinstitusjon som uten forbehold bekrefter at bankgaranti vil bli stilt senest ved kontraktsinngåelse. Se også kapitel 9. I kontraktsperioden kan Operatør ikke skifte bank/finansinstitusjon uten at Oppdragsgiver er informert om dette. Ved bytte skal det foreligge ny bankgaranti før eksisterende kan oppheves. Krav til lønns og arbeidsvilkår for de ansatte, se kapitel 2, punkt 2.6. Det er krav til at anbyder er godkjent som lærebedrift, godkjent av Yrkesopplæringsnemda jfr. Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa nr , eller kan fremlegge dokumentasjon som sikrer godkjenning som lærebedrift innen oppstart av tilbudet. Se også Forskrift om offentlige anskaffelser

17 5.2 Krav til undertransportører Alle undertransportører skal enten ha nødvendig løyve, eller gyldig fritak fra løyveplikten. Informasjon om eventuell(e) undertransportør(er) skal oppgis i Svarskjema kapitel 9. Endring i bruk av undertransportører skal rapporteres fortløpende. Det stilles samme kvalitetskrav til undertransportør for utførelse av tjenesten, som om Operatør selv hadde utført produksjonen. 5.3 Krav til regularitet Operatør er ansvarlig for at rutetider overholdes. Bussen skal ved rutestart stå klar for opplasting og billettering minimum 5 minutter før avgang. For regionruter minimum 15 minutter. Eventuell håndtering av kommersiell godsfrakt skal ikke skje innenfor ovennevnte tidsrom. Operatør skal utvikle rutiner for håndtering av forsinkelser samt etablere informasjonsprosedyrer knyttet til dette. Rutinene skal forelegges og godkjennes av Oppdragsgiver. Ved gjentatte forsinkelser og innstillinger som skyldes forhold Operatør bør ha kontroll over, skal det iverksettes korrigerende tiltak. Oppdragsgiver vil gjøre trekk i godtgjørelse for angjeldende avvik. Se kapitel 7, punkt 7.5. Operatør skal rapportere og begrunne avvik over 5 min. fra de oppsatte rutetider i kvalitetssystemet til Oppdragsgiver. Operatør skal disponere reservemateriell som sikrer driften ved tekniske problemer og ved behov for dubleringskjøring. 5.4 Krav til sjåfører Alle sjåførene skal benytte uniform i henhold til Operatørs uniformsprogram. Se kapitel 9. Sjåførene skal opptre korrekt og vennlig overfor publikum og aktivt medvirke til en positiv reiseopplevelse. Sjåførene skal yte ekstra service overfor personer med spesielle behov. Sjåførene skal beherske norsk språk. Sjåførene har ansvar for at bussen ved første daglige avgang er oppvarmet og rengjort i henhold til selskapets rengjøringsrutine. Løst søppel skal fjernes før hver avgang. Sjåførene skal annonsere holdeplasser i bussens høyttaleranlegg etter behov, og der Oppdragsgiver bestemmer dette. 17

18 Tomgangskjøring skal ikke foregå annet enn ved oppstart på stasjoneringssted eller ved på og avstigning m.m. (Jfr. Trafikkreglene 16.1). Sjåførene skal ha god kjennskap til rutenett, takst og billetteringssystem og registrere alt salg (all aktivitet) på billetteringsmaskinene. Sjåførene skal overholde røykeforbudet i bussene. Dette gjelder også når bussene ikke benyttes til rutetjeneste. Operatør skal gjennom opplæring og andre tiltak tilstrebe at flest mulig av sjåførene har fagbrev for tunge kjøretøy. 5.5 Krav til bussmateriellet Krav til materiell som skal benyttes er beskrevet i vedlegg 2. I vedlegget fremkommer både generelle krav til vognkategori og spesielle krav i den enkelte rute. Operatør står fritt til å benytte det antall busser en selv ønsker å benytte så lenge oppsatte ruteplaner kan gjennomføres i henhold til oppgitte kapasitet og kvalitetskrav. Operatør plikter å ha tilgjengelig nødvendig reservemateriell. Busser som benyttes i tilbudet, må oppfylle minstekravene i alle til enhver tid gjeldende lover og forskrifter som har gyldighet for busser/bussdrift. Alle oppgitte krav gjelder både i kontraktsperioden så vel som i eventuelle opsjonsperioder. Krav til bussmateriellets alder, se vedlegg 2. Krav til profilering av bussmateriellet, se vedlegg Krav til renhold og av bussmateriellet Generelle renholdskrav: Bussene skal til enhver tid fremstå som rene utvendig og innvendig. Operatør skal ha en periodisk vedlikeholdsplan som skal inneholde logg for når bussen er vasket og for bytte av filter til kupéventilasjonen. Det skal ikke benyttes rengjøringsmidler som inneholder forurensende og skadelige stoffer. Ved innkjøp av rengjøringsmidler skal det foreligge datablad som bekrefter produktenes innhold. Rutiner for renhold skal innarbeides i Operatørs kvalitetssystem. 18

19 Daglige renholdskrav: Bussene skal ha daglig renhold, før kl , både innvendig og utvendig. Tidspunkt for renhold skal loggføres. Med rengjøring menes i denne sammenheng at alle seter, gulvflater og vegger skal være rengjort og fri for tyggegummi, snus, tagging og lignende. Utvendig skal bussen fremstå som ren. Søppel skal fjernes ved første daglige avgang og i pauser mellom de enkelte avgangene i ruta. I perioder med streng kulde bortfaller kravet om daglig utvendig renhold. Periodiske renholdskrav: Samtlige vinduer skal vaskes minimum 2 ganger pr. måned, eventuelt oftere etter behov. 2 ganger pr. år skal det gjennomføres innvendig rundvask, herunder rens av setetrekk. 5.7 Krav til vedlikehold av bussmateriellet Alle busser skal vedlikeholdes slik at de til enhver tid fremstår som hele og pene, innvendig og utvendig. Innvendige skader skal repareres før bussen settes i rutetrafikk påfølgende dag. Mindre karosseriskader, punkterte vinduer og vinduer med riss skader skal utbedres snarest, bare begrenset av deleleveranser, dog ikke utover 15 dager. Operatørs kvalitetssikringssystem skal ivareta gode rutiner for deleleveranser. Ved større skader skal bussene tas ut av trafikk for utbedring. Reservemateriell skal i slike tilfeller settes inn. Busser med lakkskader skal utbedres fortløpende. 6 Kontroll, opplysningsplikt og kvalitet 6.1 Krav knyttet til kontroll og opplysningsplikt For løyvehavere som utfører rutetransport med bakgrunn i tilbudskonkurranse gjelder Yrkestransportloven og forskriftens bestemmelser om kontroll og opplysningsplikt. Operatør skal innen oppstart av tilbudet fremlegge dokumentasjon som beskriver gjeldene driftsopplegg i detalj. Av dokumentasjon skal minimum ruteproduksjon og posisjonskjørning fremgå. I tillegg plikter Operatør å oppgi opplysninger som Oppdragsgiver etterspør for drift, statistikk, inntekter mm. ved å benytte de skjemaer/formater som til enhver tid fastsettes. 19

20 Dersom opplysningene uteblir eller er mangelfulle, har Oppdragsgiver rett til å gjennomføre trekk i godtgjørelse. Se kapitel 7, punkt Avvikssystem Operatør plikter å rapportere avvik i Oppdragsgivers avvikssystem, i henhold til enhver tid gjeldende prosedyre. 6.3 Krav til kvalitetssystem Kvalitetssystemet skal være et styringsinstrument i Operatørs daglige utførelse av tjenesten. Operatør skal gjennom å fremlegge sitt kvalitetssystem, kunne dokumentere at foreliggende konkurransegrunnlag er ivaretatt. Oppdragsgiver har i avtaleperioden rett til å gjennomføre revisjoner av Operatørs kvalitetssystem. Revisjon vil bli gjennomført i henhold til en hver tid gjeldende standarder. Oppdragsgiver plikter å melde revisjon med 14 dagers varsel. Ivaretakelse av sikkerhetskrav har høyeste prioritet og overstyrer eventuelle konflikter med andre kvalitetskrav. Operatør skal kunne dokumentere ivaretakelse av de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter gjennom sitt kvalitetsstyrings og internkontrollsystem. I tillegg plikter Operatør å ha rutiner for: a) døgnbemannet telefonisk vakt og beredskapsordning b) håndtering av uhell eller ulykker c) vedlikehold/teknisk kontroll d) renhold e) håndtering av miljøspørsmål (daglig drift og verksted) f) oppfølging av utskifting av ruteinformasjon på terminaler/holdeplasser g) håndtering av avvik h) inntektsrapportering oversendelse av månedlige inntekter i) forholdet ledelse ansatt j) opplæring/kompetanseutvikling av sjåfører k) håndtering av hittegods l) elektronisk billettering m) oppfølging av terminaler/leskur n) bestillingstransport 20

21 7 Økonomisk godtgjørelse, reguleringsklausuler og sanksjoner 7.1 Generelt Kostnadsansvaret ligger hos Operatør. Oppdragsgiver har inntektsansvaret. 7.2 Økonomisk godtgjørelse Operatør godtgjøres i henhold til Tilbyders pristilbud, se kapitel 9. Operatør sender månedlig faktura til Oppdragsgiver, med forfall den 20. i hver driftsmåned. Gebyr for utstedelse av faktura aksepteres ikke. Oppdragsgiver fakturerer Operatør for inntekter en gang pr. mnd. Dette gjelder også kredittomsetning som skal dokumenteres med gyldig og lesbar rekvisisjon/voucher. Se vedlegg Reguleringsklausuler produksjon Alle endringer i produksjon skal gjøres skriftlig og skal protokolleres. Endringer i antall vognenheter og sjåfører kompenseres ikke særskilt Dublering og bestillingskjøring Dublering og bestillingskjøring godtgjøres særskilt og inngår ikke i årlige produksjonsavregninger. Operatør sender månedlig faktura til Oppdragsgiver, med forfall den 20 i påfølgende driftsmåned. Grunnlag for godtgjørelse settes til 90 % av Kontraktens årlige godtgjørelse dividert på produksjon (inngangsnivå). Grunnlaget er utførte rutekilometer (ikke posisjonskjøring) Produksjonsendringer uten økonomisk virkning Produksjonsendringer innenfor +/ 1 % målt i forhold til produksjon i Kontrakten (inngangsnivå) utløser ingen merutbetaling/trekk i godtgjørelsen Produksjonsendringer med økonomisk virkning For produksjonsendringer utover +/ 1,01 % settes grunnlag for godtgjørelse til 90 % av Kontraktens årlige godtgjørelse dividert på produksjon (inngangsnivå). Det er akkumulerte produksjonsendringer det enkelte avtaleår som danner grunnlag for eventuell avregning. Årlig avregning vil for alle avtaleårene referere seg til inngangsnivå Force Majeure, streik og lockout Ved Force majeure; krig, naturkatastrofe, brann, manglende tilgang av drivstoff osv. fritas Operatør fra forpliktelsene i kontrakten så lenge ovennevnte tilstander er til hinder for gjennomføringen av transportoppgavene. 21

22 Oppdragsgiver har rett til å redusere godtgjørelsen dersom Operatør ikke utfører kontraktfestet produksjon under Force majeure, streik eller lockout. Trekk vil bli beregnet ut fra antall ikke produserte rutekilometer. For ikke utført produksjon under disse forhold trekkes Operatør kr. 15, pr. kilometer. Årlig regulering jfr. Kapitel 7, punkt Første reguleringstidspunkt er 25. mars Kompensasjon for pris og kostnadsutvikling Justering og fordelingsnøkkel Oppdragsgiver skal senest den 1. mars, hvert avtaleår, oversende Operatør informasjon om fremskrevet godtgjørelse for inneværende avtaleår. Godtgjørelsen justeres årlig i henhold til lønns og prisutvikling. Årlig justering av godtgjørelsen skjer første gang 25. mars 2016, i henhold til følgende fordelingsnøkkel: ((0,55 x L) + (0,30 x K) +( 0,15 x D)) L = endring i lønnskostnader, K = endring i konsumpriser, D = endring i drivstoffkostnader Lønnskostnader2.4 Lønnskostnader måles med basis i indeks økningen fra lønnsstatistikk for samferdsel, indeks for gjennomsnittlig månedsfortjeneste pr. 3. kvartal hvert år, utgitt av Statistisk Sentralbyrå og tar utgangspunkt i Samferdsel i alt Basis for første regulering er indeks offentliggjort pr. 3. kvartal Ved senere reguleringer benyttes tilsvarende lønnsnivået pr. 3. kvartal forutgående år Konsumpris Konsumprisene representeres ved Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks (Konsumprisindeks kalkulator). Basis for 1. regulering er konsumprisindeksen offentliggjort desember 2014 i forhold til konsumprisindeksen desember Ved senere reguleringer benyttes samme prinsipp Drivstoffpris Drivstoffkostnadene måles i forhold til prosentvis endring i Statistisk sentralbyrås tabell 03013, Konsumprisindeks, med kriteriene varer og varegrupper, Autodiesel. Statistikkvariabel er månedsendring (prosent). Basis for første regulering er summasjon av alle månedsendringer 2015 dividert på 12. Sammenlignet med tilsvarende tall for Ved senere reguleringer benyttes samme prinsipp Offentlige avgifter eller andre forhold Dersom offentlig avgifter, eller ekstraordinære pålegg medvirker til at nye kostnader som ikke var kjent på avtaletidspunktet oppstår, skal partene innlede forhandlinger om dette hvis 22

23 årlige merkostnader overstiger 10 % av kontraktens årlige godtgjørelse. Tilsvarende vil det innledes forhandlinger med tanke på trekk i tilskudd dersom kostnadene reduseres mer enn 10 %. Kostnader knyttet til grunnopplæring og all etterutdanning av sjåfører dekkes av Operatør. 7.5 Sanksjoner Manglende oppfyllelse av de forpliktelser Operatøren har påtatt seg i henhold til tilbudsspesifikasjonen vil medføre sanksjoner i form av trekk fra Oppdragsgiver. Dette punkt medfører ikke noen innskrenkninger i Oppdragsgivers mulighet til å gjøre gjeldende kontraktsrettslige misligholdsforføyelser. Manglende oppfyllelse skal varsles Oppdragsgiver skriftlig. Ved systemrevisjoner skal Operatør innen 14 dager, etter mottatt varsel, presentere tiltak for å rette på forholdene. Avvik fra krav i dette kriteriesett vil bli sanksjonert i henhold til punktene nedenfor. Operatør kan bli sanksjonert med flere gebyrer pr. driftsavvik Materiell Alderskrav Når krav til maksimal /gjennomsnittsalder i innrapportert liste ikke er overholdt Når krav til maksimalalder ved stikkprøvekontroll ikke er overholdt Kr , Kr , pr. buss Feil materiell Renhold Profilmateriell Ved bruk av annet materiell enn vognkravet på den enkelte rute Når løst søppel ikke er fjernet ved første daglige avgang Når tagging ikke er fjernet ved første daglige avgang Når daglig innvendig og utvendig renhold ikke er gjennomført ved første daglige avgang Ved feil utført montering og skader på profil samt manglende profilering Kr. 3000, pr. ruteavgang Kr. 3000, pr. buss pr. tilfelle Kr. 3000, pr. buss pr. tilfelle Kr. 5000, pr. buss pr. tilfelle Kr. 5000, pr. buss pr. tilfelle Operatørlogo Ved feil utformet/montert operatørlogo Kr. 5000, pr. buss pr. tilfelle 23

24 Innstillinger Ruteavganger Når mindre enn 50 % av turen, målt i planlagt kjøretid/ eller kjørestrekning for turen ikke er kjørt Kr , pr. tilfelle Forsinkelse Når avgangen er mer enn ti (10) minutter forsinket etter avgang startholdeplass, i henhold til Fararapport fra billettmaskinen Kr. 5000, pr. tilfelle Avgangstidspunkt Når avgangen er kjørt for tidlig eller fem (5) minutter for sent fra startholdeplass, i henhold til kontroller. Fremmøte Når krav til fremmøte før avgang ikke er overholdt; minimum 5 minutter for nærruter og 15 minutter for regionruter Kr. 5000, pr. tilfelle Kr. 3000, pr. tilfelle Traséer Ved avvikende kjøremønster i forhold til oppsatt trasé Kr. 5000, pr. tilfelle Rapportering Ved manglende rapportering for nevnte forhold Kr. 5000, pr. tilfelle Skiltkasse Oppdragsbeskrivelsen Når destinasjonsangivelse i skiltkassen ikke er i henhold til Oppdragsgivers instruks. Instruks vil bli utlevert før anbudsoppstart. Kr , pr. buss Annonsering Kundeklager Reklame kampanjer Ruteinformasjon Når det ikke annonseres i bussens høyttaleranlegg etter Oppdragsgivers krav Ved manglende registering/rapportering av kundeklager innen 3 virkedager. Muntlige henvendelser skal besvares umiddelbart Ved manglende tilrettelegging for utvendig montering av kampanjefolie Ved manglende oppfyllelse av frister for montering eller demontering av innvendig kampanje materiell Ved manglende montering/demontering/vedlikehold av ruteinformasjon Kr , pr. tilfelle Kr , pr. tilfelle Kr , pr. buss Kr , pr. buss Kr , pr. holdeplass/terminal Kr , pr. 24

25 Rapportering Ved manglende innrapportering av driftsavvik til 177nordland.no. Ved driftsavvik menes innstilte avganger, avvik mer enn 10 minutter ift. ruteplan samt endring av traseer. Manglende eller forsinket rapportering i forhold til Oppdragsgivers til en hver tid gjeldende pålegg om rapportering tilfelle Kr , pr. tilfelle Uniform Brudd på uniformsreglementet Kr , pr. tilfelle Røyking Brudd på røykeforbudet Kr , pr. tilfelle Rapportering Billettering Når det foreligger manglende eller feil rapportering om installasjon/bytte av billettmaskin i buss Kr. 5000, pr. tilfelle Pålogging Når det foreligger feil pålogget tur og/eller rutenummer eller andre feil ved på / avlogging Kr. 3000, pr. tilfelle Avstemming Når det foreligger manglende avstemming av skift Kr. 3000, pr. tilfelle Validering Når det foreligger feil eller manglende billettering, eller manglende validering av reisekort Kr. 3000, pr. tilfelle Billettering Feil i henhold til billetteringsrutiner Kr. 3000, pr. tilfelle Forsinkelse Økonomisk rapportering Når det foreligger forsinket innsendelse av oppgjør (stemplet post) Kr. 3000, pr. kalenderdag Dokumentasjon Når det foreligger feil eller mangler ift. økonomiske retningslinjer Kr. 3000, pr. tilfelle 25

26 8 Incitament 8.1 Generelt Incitamentsordningen har som mål å opprettholde og utvikle et godt tilbud til publikum innenfor de kvalitetsrammer som er fastsatt i denne kravspesifikasjonen. 8.2 Beregning av grunnlag Operatør vil beholde 10 % av billettinntektene. Inntektsandelen på 10 % avregnes hver måned. Beregning av incitament vil skje på bakgrunn av inntektene den enkelte måned. Inntekter knyttet til skyssberettigede elever i grunn og videregående skole inngår ikke i beregningsgrunnlaget. Svikt i passasjergrunnlaget samt endringer i takst / rabattbestemmelser, som medfører inntektsreduksjon vil ikke bli kompensert. 26

27 9 Tilbudets svarskjemaer Tilbudet skal inneholde opplysninger om tilbyder. Alle punkt skal besvares og dokumenteres og ved innlevering organiseres etter følgende rekkefølge: Gruppe A Gruppe B Gruppe C Gruppe D Gruppe E Gruppe F Generell informasjon om tilbyder Tilbyders pristilbud Informasjon om tilbyders bussmateriell Informasjon om tilbyders driftserfaring og profesjonalitet Øvrig informasjon Kvalitetstyringssystem Gruppe A Informasjon a) Oppgi hvilken juridisk enhet som leverer inn tilbudet b) Legg ved oppdatert kopi av firmaattest for dette selskapet c) Legg ved bekreftelse på at den som signerer tilbudet har fullmakt til å binde Tilbyder dersom vedkommende ikke har slik rett i følge firmaattesten. d) Kontaktperson for spørsmål, presisering av uklare forhold og kontroll av beregninger i tilbudet e) Tilbyders adresse (post og besøksadresse), telefon, e postadresse f) Oppgi selskapets eierforhold g) Selskapets styreformann h) Selskapets daglige leder i) Dersom den juridiske enheten som gir inn tilbudet, er eid 50 % eller mer av et annet selskap, skal det gis opplysninger om morselskapets eierforhold, styreformann og daglige leder. j) Dersom det selskapet som gir inn tilbudet er et samarbeidsforetak (Joint Venture e.l.) skal kopi av den avtalen som regulerer samarbeidet vedlegges. Det stilles krav til at partene er solidarisk ansvarlig 27

28 k) Tilbyder skal angi hvor stor del av arbeidet som eventuelt vil bli utført av undertransportør(er). l) Revisorbekreftet regnskap og årsberetning for 2011 og 2012 for den juridiske enheten som gir inn tilbudet m) HMS egenerklæring n) Attest for betalte skatter og trygdeavgifter o) Bekreftelse fra finansinstitusjon på at bankgaranti vil bli stilt p) Bekreftelse hvor Tilbyder vedstår seg tilbudet i seks (6) måneder fra tilbudsåpningen q) Bekreftelse på at en har ruteløyve eller dokumentasjon på at en tilfredsstiller kravene til nyutstedelse av løyver. (Samferdsels departementets forskrift nr. 401 av 26. mars 2003 om yrkestransport innenlands med motorvogn eller fartøy) Gruppe B Tilbyders pristilbud a) Tilbyder skal oppgi pris eks. mva. på produksjon (jfr. tabell) Oppgitt tilbudssum for første driftsår (25. mars mars 2016) vil danne grunnlag for fremtidige årlige reguleringer og utbetaling Tabell 1: Pris (tall i NOK, eks. mva.) for produksjon år 1 Pris 25. mars mars 2016 Gruppe C Informasjon om tilbyders bussmateriell a) Hvilket bussmateriell, inkludert reservemateriell, som er planlagt benyttet b) Hvilket materiell eventuelle undertransportører planlegger benyttet Gruppe D informasjon om tilbyders driftserfaring og profesjonalitet a) Tilbyders nåværende og tidligere erfaring fra tilsvarende transportoppdrag b) Beskrive sitt administrasjonsapparat lokalt og sentralt 28

29 c) Beskrive lokalisering og bemanning av bemanning av lokal representasjon d) Beskrive sine etiske retningslinjer Gruppe E øvrig informasjon a) Oppgi eventuelle undertransportører som tenkes benyttet b) Beskrive på hvilke ruter undertransporter tenkes benyttet c) Beskrive system for bestillingsruter d) Fremlegge prosjektplan oppstart (milepælsplan) e) Rutine for forsinkelser i korresponderende ruter f) Uniformsreglement Gruppe F Kvalitetssystem a) Fremlegge sitt kvalitetssystem 29