Konkurransegrunnlagets. administrative bestemmelser. Gjennomsnittsfartsmåler med og uten video. Doculivenr Juni 2013

Transkript

1 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Gjennomsnittsfartsmåler med og uten video Doculivenr Juni 2013 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 1

2 INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL ANSKAFFELSENS OMFANG TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ALTERNATIVE TILBUD ANTALL LEVERANDØRER DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON HENVENDELSER TILBYDERKONFERANSE TAUSHETSPLIKT KONTRAKT KVALIFIKASJONSKRAV LOVPÅLAGTE KRAV TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING FRISTER TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST FREMDRIFTSPLAN TILDELINGSKRITERIER PRIS (50 %) KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (50 %) INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING... 9 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 2

3 1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. 1.2 OPPDRAGSGIVER Politiets data- og materielltjeneste (PDMT), heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av Politiog lensmannsetaten inngå rammeavtale for anskaffelse av gjennomsnittsfartsmåler med og uten video. For mer informasjon om oppdragsgiver: ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er å inngå rammeavtale for leveranse av gjennomsnittsfartsmåler med og uten video, for ettermontering i politiets kjøretøy. Instrumentet skal benyttes til å fremskaffe bevis for at en fører i kjøretøy har holdt en bestemt gjennomsnittsfart. Utstyret skal kunne benyttes under norske terreng-, vei-, vær- og føreforhold ved skiftende temperatur og klima. Det skal tåle alle de miljøer som det benyttes i under politioperativ drift i Norge, og tåle de påvirkninger som man kan forvente i denne anledning. Det må tåle høy og lav bruksfrekvens over tid. Utstyret skal kunne tilpasses motorvogner med både 1, 2 og 4 hjulsdrift. Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i Vedlegg A Kravspesifikasjon. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG Det er stor usikkerhet knyttet til forventet behov. På grunnlag av tidligere års anskaffelser kan det, uten forbindtlighet for oppdragsgiver, estimeres et antall på ca.: 100 gjennomsnittsfartsmålere til bil 10 gjennomsnittsfartsmålere til MC 10 gjennomsnittsfartsmålere med video til bil 1 opplæringsenhet gjennomsnittsfartsmålere til bil 1 opplæringsenhet gjennomsnittsfartsmålere til MC (hvis annen enn opplæringsenhet til bil) 1 opplæringsenhet gjennomsnittsfartsmåler med video til bil eventuelt service og reservedeler i løpet av avtaleperioden. Opsjon på forlengelse Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med år slik at total mulig avtalelengde blir 4 år. Opsjon på gjennomsnittsfartsmåler med video til MC (ikke-eksklusiv opsjon) Oppdragsgiver ønsker å ha mulighet til å avrope gjennomsnittsfartsmåler med video for MC på avtalen. Tilbyder kan velge å ikke gi tilbud på denne opsjonen. Opsjonen er valgfri for begge parter. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 3

4 Opsjon på bærbar gjennomsnittsfartsmåler (ikke-eksklusiv opsjon) Oppdragsgiver ønsker å ha mulighet til å avrope bærbar gjennomsnittsfartsmåler på avtalen. Tilbyder kan velge å ikke gi tilbud på denne opsjonen. Opsjonen er valgfri for begge parter. Avtaleperioden Avtaleperioden løper fra produktene er klare til levering (ferdig tilpasset kravene i kravspesifikasjonen, testinnmontert i oppdragsgivers kjøretøy og godkjent av uavhengig tredjepart), men senest 22 uker etter kontraktssignering. Produktene anses klare til levering når henholdsvis prototype for gjennomsnittsfartsmåler og prototype for gjennomsnittsfartsmåler med video, samt brukermanual(er) og undervisningsmateriell, er godkjent. Dersom produkt i det ene delområdet er klar til levering tidligere enn for det andre delområde, vil avtalene ha ulik oppstarts- og utløpsdato. 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Tilbyder har adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, det vil si tilbud på ett eller begge av følgende delområder: Delområde 1: Gjennomsnittsfartsmåler til bil og gjennomsnittsfartsmåler til MC (1, 2 og 4 hjulsdrift) Opplæringsenhet (komplett) gjennomsnittsfartsmåler til bil og til MC Delområde 2: Gjennomsnittsfartsmåler med video til bil (2 og 4 hjulsdrift) Opplæringsenhet (komplett) gjennomsnittsfartsmåler med video Hvert enkelt delområde vil bli evaluert separat. Mer detaljerte beskrivelse av hva delområdene omfatter samt krav og preferanser fremkommer i Vedlegg A Kravspesifikasjon. 1.6 ALTERNATIVE TILBUD Alternativt tilbud aksepteres ikke. 1.7 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå 1 (en) avtale per delområde. Det vil derfor inngås avtale med 1 (en) eller 2 (to) leverandør(er). Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 4

5 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: Administrative bestemmelser Vedlegg 1 - Tilbudsskjema DEL 1 DEL 2 (Kontrakt) Kontraktsvilkår Vedlegg A Kundens kravspesifikasjon Vedlegg B Pris og levering Vedlegg C Forbehold Vedlegg D - Annen dokumentasjon fra tilbyder Vedlegg E Endringskatalog Vedlegg F Leverandørens besvarelse av kundens kravspesifikasjon Del 1 skal styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Anita Snellingen Arvesen Adresse: Rognebakken 8, N-2770 Jaren e-post: anita.arvesen@politiet.no 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til post.pdmt@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer ( ) i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Henvendelser kan sendes innen utgangen av Spørsmål vil bli besvart sporadisk i ukene grunnet ferie. Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og legges ut sammen med svarene via DOFFIN. 3.3 TILBYDERKONFERANSE Det vil ikke bli avholdt tilbyderkonferanse. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 5

6 3.4 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontraktsvilkår samt alle vedlegg i Del 2. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Vedlegg C Forbehold, og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt ) ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke bli vurdert. I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Erklæringen kan hentes på nettadressen html). Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 6

7 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Krav Tilbyder skal ha en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Tilbyder skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring. 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Dokumentasjonskrav Tilbyder skal dokumentere system for kvalitetssikring/ -styring (for tilbyder/kontraktspart). Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring/-styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. Dersom tilbyder ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal minimum omfatte prosedyrer/rutiner for: Avviks- og reklamasjonsbehandling Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. leveres/oversendes i lukket forsendelse og merkes «Tilbud Gjennomsnittsfartsmåler med og uten video, referansenr. DL ». 3. leveres direkte/sendes med post (bedriftspakke) til leveringsadressen: Politiets data- og materielltjeneste, v/innkjøpsleder Anita S. Arvesen, Rognebakken 8, 2770 Jaren. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 4. utformes på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5. leveres med: kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i hver sin ringperm, i 1 (ett) eksemplar, altså 2 (to) permer totalt. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsskjema. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 7

8 ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Dersom det er plass til all dokumentasjon på samme medium, kan det leveres ett eksemplar. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 7 FRISTER 7.1 TILBUDSFRIST Tilbudsfrist er satt til mandag kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til kl FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt innen Produktene skal være klare til levering (ferdig tilpasset kravene i kravspesifikasjonen, testinnmontert i oppdragsgivers kjøretøy og godkjent av uavhengig tredjepart) senest 22 uker etter kontraktssignering. Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje i møte mellom partene umiddelbart etter kontraktssignering. 8 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 50 % Vedlegg B Pris og levering per delområde (henholdsvis celle E15 og E26) Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper 50 % Besvarelse av preferansene, kapitel 3 og 5 i Vedlegg A Kravspesifikasjon Hvert enkelt delområde vil bli evaluert for seg. 8.1 PRIS (50 %) Evalueres med bakgrunn i priser oppgitt i Vedlegg B Pris og levering. Pris multiplisert med estimert uttak per 4 år legges til grunn ved evalueringen, ref. Vedlegg B Pris og levering celle E15 for delområde 1 og celle E26 for delområde 2 (totalpris per 4 år). Nettoprisliste med rabattsatser for alle relevante reservedeler skal vedlegges tilbudet. Timepris for reparasjoner/service som valgt leverandør eventuelt skal utføre i avtaleperioden skal også oppgis i Vedlegg B Pris og levering. Dersom tilbyder kan levere gjennomsnittsfartsmåler med video for MC og bærbar gjennomsnittsfartsmåler, skal også prisene på disse produktene oppgis i Vedlegg B Pris og levering. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 8

9 8.2 KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (50 %) Tildelingskriteriet Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper er delt inn i underkriterier/ preferanser, ref. kapitel 3 og 5 i Vedlegg A Kravspesifikasjon. Dette tildelingskriterium evalueres på bakgrunn av beskrivelsen/dokumentasjonen/tilbudsprøvene som er gitt i forhold til hvordan preferansene i Vedlegg A Kravspesifikasjon kapitel 3 og 5 er oppfylt. Preferansene står oppført i prioritert rekkefølge for hvert kapitel. 9 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det vil være en karensperiode på 10 kalenderdager etter meddelelsen, hvor tilbydere har mulighet til å klage på tildelingen. Når karensperioden er utløpt, har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. å inngå kontrakt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 9