Konkurransegrunnlagets. administrative bestemmelser. Hurtiguniformering. Doculivenr

Transkript

1 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Hurtiguniformering Doculivenr Versjon 2 av endringer er merket i rødt Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 1

2 INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL ANSKAFFELSENS OMFANG TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ALTERNATIVE TILBUD FLERE TILBUD ANTALL LEVERANDØRER DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON HENVENDELSER TILBYDERKONFERANSE TAUSHETSPLIKT KONTRAKT KVALIFIKASJONSKRAV LOVPÅLAGTE KRAV TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING BEHANDLING AV TILBUDSPRØVER FRISTER TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST FREMDRIFTSPLAN TILDELINGSKRITERIER PRIS (55 %) KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (45 %) INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING... 8 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 2

3 1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III (over nasjonal terskelverdi). 1.2 OPPDRAGSGIVER Politiets fellestjenester, heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av Politi- og lensmannsetaten samt Politiets sikkerhetstjeneste (PST) inngå rammeavtale for anskaffelse av hurtiguniformering. For mer informasjon om oppdragsgiver: ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er å ivareta politiets behov for rask uniformering i sivile oppdrag. Oppdragsgiver har utviklet et nytt hurtiguniformeringskonsept som består av Vendbar Jakke, Vest og Caps, alle med refleks. Behovet for hurtiguniformering vil være relevant både for de enhetene som jobber permanent i sivil, og de som benytter sivil tilnærming sporadisk, i tillegg til uniformert tjeneste. Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i Vedlegg A Kravspesifikasjon. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG Avtaleperioden er 2 (to) år fra det tidspunkt når utfallsprøvene er levert, jf Kontraktens Bilag 1 Fremdriftsplan. Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med år slik at total mulig avtalelengde blir 4 år. På grunnlag av forventet uttak fremover kan det, uten forbindtlighet for oppdragsgiver, estimeres en verdi på NOK 2 millioner ekskl. mva. i løpet av avtaleperioden. Anskaffelsen omfatter produkter som tidligere ikke har vært i oppdragsgivers sortiment. Det er derfor vanskelig å estimere forventet uttak. Estimatet er uforpliktende for oppdragsgiver. 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.6 ALTERNATIVE TILBUD Alternativt tilbud aksepteres ikke. 1.7 FLERE TILBUD Oppdragsgiver ønsker i utgangspunktet kun tilbyders beste tilbud. Dersom tilbyder allikevel velger å gi flere tilbud (pga f.eks. alternative tekstiler eller sømtekniske løsninger), skal dette gjøres i separate tilbud. Se punkt 6 for tilbudets utforming. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 3

4 1.8 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med én (1) leverandør. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: Administrative bestemmelser Vedlegg 1 - Tilbudsskjema DEL 1 Kontraktsvilkår Vedlegg A Kravspesifikasjon Vedlegg A1-A3 Tekniske kravspesifikasjoner Vendbar Jakke, Vest og Caps Vedlegg B Pris og levering Vedlegg C Forbehold Vedlegg D Annen dokumentasjon fra tilbyder Vedlegg E Endringskatalog Vedlegg F - Kontrollplan Del 1 skal styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. DEL 2 (Kontrakt) 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Anita Snellingen Arvesen Adresse: Rognebakken 8, 2770 Jaren e-post: Anita.arvesen@politiet.no 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til post.fellestjenester@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Henvendelser kan sendes innen utgangen av Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og legges ut sammen med svarene via DOFFIN. 3.3 TILBYDERKONFERANSE Det vil bli avholdt tilbyderkonferanse med samtlige tilbydere den , kl 13:00, hos Politiets fellestjenester, Rognebakken 8, Jaren. På tilbyderkonferansen vil det blant annet bli en fremvisning av prøveeksemplarene/prototypene av de tre produktene fra forprosjektet. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 4

5 Påmelding til tilbyderkonferansen må gjøres innen til oppdragsgivers kontaktperson. Påmeldingen skal inneholde navn på de som skal delta på konferansen. Tilbyderne anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål innen slik at oppdragsgiver får anledning til å forberede sine svar. Spørsmål vil bli anonymisert. Anonymisert referat fra tilbyderkonferansen legges ut på DOFFIN uten ugrunnet opphold etterpå. Utgifter mv. i forbindelse med tilbyderkonferansen dekkes av den enkelte tilbyder. 3.4 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontraktsvilkår samt alle vedlegg i Del 2. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Vedlegg C Forbehold, og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt ) ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke bli vurdert. I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. NB! Med tilbyder menes her den som er ansvarlig for tilbudet/kontraktspart/salgsledd, og med underleverandør menes den som produserer sluttproduktet. Dette kan også være ett og samme firma. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 5

6 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Erklæringen kan hentes på nettadressen html#map035). 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Krav Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten, med det menes en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Tilbyder skal ha erfaring fra minimum ett tilsvarende oppdrag, herunder distribusjon av refleksprodukter. Alternativt skal tilbyder ha erfaring/kompetanse innenfor de forespurte produktkategorier. Tilbyder skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn, tlf.nr. og e-post adresse). Alternativt skal tilbyder vedlegge dokumentert kompetanse/erfaring innenfor de forespurte produktkategorier. Referanser vil bli kontaktet ved behov. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 6

7 Krav Tilbyder skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring. Tilbyder skal dokumentere system for kvalitetssikring/ -styring (for tilbyder/kontraktspart/salgsledd). Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring/-styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt sertifikat vedlegges. 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Dersom tilbyder ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal minimum omfatte prosedyrer/rutiner for: avviks- og reklamasjonsbehandling godkjenning av underleverandør Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. leveres/oversendes i lukket forsendelse og merkes «Tilbud Hurtiguniformering, referansenr. DL ». 3. leveres direkte, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets fellestjenester, v/anita Snellingen Arvesen, Rognebakken 8, 2770 Jaren. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 4. utformes på norsk, svensk eller dansk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5. leveres med: kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i hver sin ringperm, i ett eksemplar, altså to permer totalt. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsskjema. Dersom tilbyder velger å levere flere tilbud, se punkt 1.7, skal det leveres tilbudsdokumenter i hver sin ringperm, per tilbud. Det skal ikke leveres kvalifiseringsdokumenter for hvert tilbud. ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Dersom det er plass til all dokumentasjon på samme medium, kan det leveres ett eksemplar. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. Tilbudsprøver, ref. Vedlegg A Kravspesifikasjon pkt Se for øvrig punkt 7 under. Dersom tilbyder velger å levere flere tilbud, må det leveres tilbudsprøver per tilbud. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 7

8 7 BEHANDLING AV TILBUDSPRØVER Tilbudsprøver skal fremskaffes og sendes for tilbyders regning. Disse vil bli evaluert/testet dersom tilbyder i sitt tilbud dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene. Tilbudsprøvene vil ikke bli returnert etter endt konkurranse. 8 FRISTER 8.1 TILBUDSFRIST Tilbudsfrist er satt til mandag kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 8.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til kl FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt i juni Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktssignering. 9 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Pris 55 % Besvarelse av Vedlegg B Pris og levering Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper 45 % Besvarelse av preferansene i Vedlegg A Kravspesifikasjon kap PRIS (55 %) Evalueres med bakgrunn i totalpris i Vedlegg B Priser, celle E KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (45 %) Tildelingskriteriet Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper er delt inn i underkriterier/ preferanser, ref. Vedlegg A Kravspesifikasjon kap INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Det vil være en karensperiode på 10 kalenderdager, regnet fra dagen etter meddelelsen er sendt, hvor tilbydere har mulighet til å klage på tildelingen. Når karensperioden er utløpt, har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 8