Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser. Anskaffelse av vektertjeneste i resepsjonen

Transkript

1 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Anskaffelse av vektertjeneste i resepsjonen 1

2 INNHOLD 1 ANSKAFFELSENS FORMÅL/ OMFANG ANSKAFFELSENS FORMÅL ANSKAFFELSENS OMFANG BESKRIVELSE AV ETTERSPURT YTELSE HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON LEVERANDØRENS KONTAKTPERSON SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE/ KUNNGJØRING ANSKAFFELSESPROSEDYRE KUNNGJØRING KONTRAKT OFFENTLIGHET KVALIFIKASJONSKRAV GENERELT SKATTEATTESTER HMS EGENERKLÆRING LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG TILBUD TILBUDET FORMELLE KRAV Språk Innpakning og merking Leveringsadresse FRISTER Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Fremdriftsplan LEVERANSEBESKRIVELSE VALG AV TILBUD

3 1 ANSKAFFELSENS FORMÅL/ OMFANG 1.1 ANSKAFFELSENS FORMÅL Sivilombudsmannen skal inngå avtale om uniformert vekter til resepsjon/publikumsmottak. Det skal inngås avtale med 1 (én) leverandør. 1.2 ANSKAFFELSENS OMFANG Avtalen skal inngås for en periode på 2 (to) år med opsjon på forlengelse i ytterligere 1,5 år. Dersom behov eller omstendigheter endrer seg i avtaleperioden, forbeholder Sivilombudsmannen seg muligheten til å si opp avtalen i avtaletiden. Avtalen skal etter planen løpe fra BESKRIVELSE AV ETTERSPURT YTELSE Sivilombudsmannen ønsker med dette å knytte til seg en uniformert vekter til å betjene vår resepsjon hver arbeidsdag i tidsrommet kl 08 til kl 16. Sivilombudsmannens resepsjon benyttes også av EOS-utvalget. Sivilombudsmannen undersøker klager på offentlig forvaltning om urett og feil som måtte være gjort mot borgerne. Sivilombudsmannen har om lag 60 ansatte. Det er relativt lite publikumskontakt ved kontoret, da klagesaksbehandlingen er skriftlig. Eventuelle besøk skal i utgangspunktet avtales på forhånd. Av beredskapshensyn er det imidlertid ønskelig å ha en uniformert, profesjonell vekter fra et vaktselskap til stede i resepsjonen i 3. etasje. I arbeidet inngår noen resepsjonsoppgaver og noen kontorstøtteoppgaver. Resepsjonsoppgavene omfatter å ta imot besøkende til Sivilombudsmannen og EOS-utvalget, både avtalte og uanmeldte besøk, ta imot bud/vare- og postlevering, og produksjon og kontroll av adgangskort. Vekteren skal holde oppsikt med, og så langt som mulig håndtere, sikkerhetssituasjonen i 3. etasje ved besøk. Post og aviser skal bringes videre til sentralt mottak. Kontorstøtteoppgaver omfatter bl.a. møteromsettersyn og evt. rydding og klargjøring av møterom i 3. etasje., samt rydding av spiserom mv. og rens av kaffemaskin i 3. etg. Vekteren bistår i dag med en relativt beskjeden avlastning av sentralbordet, men en økning av denne bistanden kan bli aktuelt på sikt. Andre kontorstøtteoppgaver kan også bli aktuelle på sikt. Sivilombudsmannen ønsker å forholde seg til én fast vekter. Det skal altså ikke tilbys en rullerende vaktordning. Ved behov for vikar må vikaren ha tilsvarende kompetanse som den faste vekteren. Den uniformerte vekteren som tilbys, skal ha de personlige egenskaper som er nødvendige for å utføre vektertjenesten. Foruten evne til å drive en resepsjon innebærer det å ha evne til å håndtere eventuelle krevende besøkende, samt fremstå med serviceinnstilling og god orden internt. I tillegg skal vedkommende ha de offentlige godkjenninger, sertifikater o.l. som er nødvendige for vektertjenesten. Sivilombudsmannen forbeholder seg retten til å kreve at vekteren byttes ut, såfremt vedkommende ikke anses egnet til å utføre vektertjenesten. 3

4 2 HENVENDELSER/ KOMMUNIKASJON 2.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Alle henvendelser vedrørende anbudsprosessen skal rettes til: Einar Fiskvik og Solveig Antila på e-post Epostens emnefelt skal fylles ut med «Konkurranse om anskaffelse av vektertjeneste i resepsjonen». Alle henvendelser skal være skriftlige. Leverandører skal ikke henvende seg til andre enkeltpersoner hos oppdragsgiver for å tilegne seg informasjon vedrørende anskaffelsen. 2.2 LEVERANDØRENS KONTAKTPERSON Leverandøren skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson (med tilhørende adresse, e-postadresse og telefonnummer) for anskaffelsen. Dersom kontaktperson endres, skal oppdragsgiver informeres. Sivilombudsmannen tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi eventuelle endringer av kontaktopplysninger ikke har blitt formidlet til oppdragsgiver. 2.3 SPØRSMÅL TIL KONKURRANSEN Spørsmål til konkurransen kan sendes oppdragsgivers kontaktperson (se punkt 2.1) fram til fredag 27. juni 2014 kl E-posten skal merkes med «Konkurranse om anskaffelse av vektertjeneste i resepsjonen. Spørsmål fra leverandørene anonymiseres og besvares samlet til alle leverandørene. Spørsmål som stilles etter fristen, kan leverandøren ikke forvente at blir besvart. 3 ANSKAFFELSESPROSEDYRE/ KUNNGJØRING 3.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres ved åpen anbudskonkurranse og omfattes av Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og av forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 del I og II. Sivilombudsmannen understreker at det i en åpen anbudskonkurranse ikke er anledning til forhandlinger. 3.2 KUNNGJØRING Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-databasen i uke 23. Kunngjøringen kan finnes på KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av vedlegg 1, Kontraktsvilkår. Kontrakten anses som akseptert av leverandøren, med mindre leverandøren inntar uttrykkelige forbehold. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold og/eller vesentlige avvik vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det foreligger forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 4

5 3.4 OFFENTLIGHET Tilbud og anskaffelsesprotokoll er unntatt offentlighet inntil valg av tilbud er bestemt. Ved eventuelle begjæringer om innsyn etter dette tidspunkt vil oppdragsgiver vurdere hvilke av opplysningene i tilbudet som er forretningshemmeligheter og således unntatt offentlighet. Leverandøren som har inngitt det aktuelle tilbudet, vil bli kontaktet i denne forbindelse. 4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 GENERELT Formålet med kvalifikasjonskravene er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå og hindre at ikke-kvalifiserte virksomheter får anledning til å delta i konkurransen. Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil leverandørens tilbud ikke bli vurdert nærmere. Hvis leverandøren har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjonen, kan oppdragsgiver kontaktes før tilbudsfristens utløp for å klarlegge om annen dokumentasjon kan aksepteres. Kontakten skal skje skriftlig i samsvar med konkurransegrunnlaget kapittel 2. Dersom leverandøren ønsker å godtgjøre at kvalifikasjonskravene oppfylles ved å henvise til kapasiteten i sammenslutninger eller virksomheter som leverandøren indirekte eller direkte er knyttet til, skal dette fremgå tydelig. I et slikt tilfelle må det godtgjøres at leverandøren reelt disponerer over disse sammenslutningers eller virksomheters ressurser. 4.2 SKATTEATTESTER Leverandører som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt/ikke Leverandøren skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er Norske leverandører skal legge frem skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (blankett RF-1244 fra Skattedirektoratet) i kommunen der tilbyder har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen utløpet av tilbudsfristen, og skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Leverandører fra andre EØS-land, land omfattet av GPAavtalen eller frihandelsavtale med EFTA/Norge skal vedlegge tilsvarende attester eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det land tilbyder har sitt hovedsete. 5

6 4.3 HMS EGENERKLÆRING Leverandører som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt/ikke Leverandøren skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Leverandører skal legge frem signert egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller eventuelt vil oppfylle ved tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Erklæringen kan hentes på nettadressen Erklæringen skal være datert, og den skal ikke være eldre enn seks måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. 4.4 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Leverandører som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt/ikke Leverandøren skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dette skal dokumenteres ved firmaattest eller eventuelt ved attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. 4.5 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET Leverandører som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt/ikke Leverandøren skal være kredittverdig. Som dokumentasjon skal det legges ved kredittvurdering fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn seks måneder. 4.6 LEVERANDØRENS FAGLIGE KVALIFIKASJONER Leverandører som ikke tilfredsstiller kravet, vil bli avvist. et bedømmes oppfylt/ikke Leverandøren skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal dokumentere firmaets evne til å levere i henhold til det omfang som er anslått i konkurransegrunnlaget samt firmaets erfaringer med lignende leveranser til andre kunder. Leverandøren skal dokumentere de viktigste relevante 6

7 leveranser leverandøren har utført de siste tre år inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. 5 KRAV TIL KVALIFISERINGSDOKUMENTASJON OG TILBUD 5.1 TILBUDET Det skal utarbeides et eget tilbudsbrev som skal presenteres som tilbudets førsteside. Tilbudsbrevet skal som minimum inneholde følgende: Leverandørens kontaktperson med tilhørende kontaktdata, jf. punkt 2.2 Leverandørens kontaktperson. Opplysninger om i hvilken periode tilbudet er bindende, jf. punkt Vedståelsesfrist. Tilbudsbrevet skal være signert av person som har fullmakt til å forplikte Leverandøren. Tilbudet leveres i en egen perm med skilleblad og struktureres og leveres i henhold til følgende inndeling: 1. Tilbudsbrev 2. Skatteattester 3. HMS-erklæring 4. Dokumentasjon på at foretaket er lovlig etablert 5. Dokumentasjon på kredittverdighet 6. Dokumentasjon på erfaring fra tilsvarende oppdrag 7. Pris og betalingsbestemmelser etter skjema vedlagt som vedlegg 2 (utfylt) 8. Leveransebeskrivelse, jf konkurransegrunnlaget punkt 5.4 Leverandøren kan ikke forvente at dokumentasjon som presenteres på annen måte enn denne, vil bli vurdert. 5.2 FORMELLE KRAV Språk Tilbudet samt øvrig kommunikasjon skal utformes på norsk. Der leverandøren har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon på det forespurte språk, kan oppdragsgiver kontaktes før tilbudsfristens utløp for å klarlegge om dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. Kontakten skal skje skriftlig, i samsvar med konkurransegrunnlaget kapittel Innpakning og merking Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse. Det innebærer at forsendelsen må være fysisk lukket med tape/lim. Tilbudet skal merkes «Tilbud vektertjeneste Sivilombudsmannen». 7

8 Tilbudsforsendelser som ikke er merket på riktig måte, og/eller ikke er sendt i lukket forsendelse, vil bli avvist Leveringsadresse Tilbudet skal sendes/leveres til: Ved levering på besøksadresse: Sivilombudsmannen Akersgata Oslo Ved postforsendelse: Sivilombudsmannen Postboks 3 Sentrum 0101 Oslo 5.3 FRISTER Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til kl Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på leveringsadressen, jf. punkt 5.2.3, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det leverandørens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Vedståelsesfrist Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til Fremdriftsplan Sivilombudsmannen har som mål at leverandør skal være valgt i løpet av uke LEVERANSEBESKRIVELSE Tilbudet skal inneholde en bekreftelse på at leveransen vil tilfredsstille krav i konkurransegrunnlagets punkt 1.3, sammen med en beskrivelse av den tilbudte ytelsens kvalitet, jf konkurransegrunnlaget kapittel 6. Denne beskrivelsen skal minimum inneholde navn på vekteren som tilbys (og eventuell vikar) med tilhørende CV. 6 VALG AV TILBUD Valg av tilbud vil skje etter en vurdering av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende tildelingskriterier: Pris (75 %) basert på ferdig utfylt prisskjema, se vedlegg 2. Kvalitet (25 %) basert på en vurdering av tilbyders beskrivelse av tilbudt personell og personellets erfaringer med tilsvarende oppdrag. Det bemerkes at leverandørens erfaring også inngår som en del av kvalifikasjonsvurderingen. For å oppfylle kvalifikasjonskravet kreves det at leverandøren har kapasitet og fagkyndighet 8

9 til å oppfylle kontraktsforpliktelsene. I tilbudsvurderingen som foretas i tildelingsfasen er det kvaliteten på de tilbudte tjenestene som skal vurderes, altså hvor gode tjenester den tilbudte leverandørens personell forventes å kunne tilby. 9