TILBUDSFORESPØRSEL I TØNSBERG KOMMUNE.

Transkript

1 TILBUDSFORESPØRSEL ANSKAFFELSE ( LEASING ) AV 5 TJENESTEBILER TIL VIRKSOMHET BARN OG UNGE I TØNSBERG KOMMUNE. ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE Kunngjort på DOFFIN hamh Side 1 av 6

2 1. INNLEDNING 1.1 Kommunens bakgrunn for denne anskaffelsen. Tønsberg kommune v/ Virksomhet Barn og unge skal anskaffe fem leasing- biler til sin transporttjeneste i virksomheten. Bilene skal fortrinnsvis benyttes til kjøring i bynære strøk, men også noe langkjøring vil finne sted for alle bilene. Kommunen har fastsatt et maksimalt totalt beløp på inntil Kr inkl. m.v.a. for å dekke de totale leasing - kostnadene i 36 måneder for disse fem bilene. Dette totalbeløpet utgjør 3-årsverdien av kommunens totale anskaffelseskostnader der alle kostnader ved kommunens leasing, garanti- avtaler og service- avtaler for disse 5 bilene inngår. Levering av alle bilene ferdig registrerte i Tønsberg kommune skal inngå i pristilbudet. Et totaltilbud (tilbud på 5 biler) fra tilbydere med en total 3-årskostnad over Kr inkl. m.v.a. for disse fem bilene samlet der alle kostnadene inngår vil bli avvist. 1.2 Anskaffelsens art og omfang Anskaffelsens art og omfang fremgår også av vedlegg 3: Kommunens absolutte krav til anskaffelse av fem leasing- biler. For at tilbud fra tilbydere skal anses som gyldige, må tilbyder i vedlegg 3: Kommunens absolutte krav bekrefte at samtlige kravspesifikasjoner er innfridd i tilbyders tilbud. Tilbud der dette ikke fremgår vil bli avvist. Vedlegg 3 innholder absolutte krav for alle bilene. I tillegg har hver biltype (sedan, kombi og 7 seter) egne absolutte kravskjemaer se vedlegg 4, 5 og Leasingavtale-varighet. Garantiavtale-varighet. Serviceavtale-varighet Kommunen vil inngå leasingavtale for 3 år for hver av de fem bilene. Kommunen vil inngå garantiavtale for 3 år for hver av de fem bilene. Kommunen vil inngå serviceavtale for 3 år for hver av de fem bilene. Serviceavtalene kan sies opp med 6 måneders varsel Kommunens maksimale kostnad ved denne anskaffelsen Kommunen har i pkt. 1.1 ovenfor redegjort for at denne anskaffelsens totale kostnader kan beløpe seg inntil Kr inkl. m.v.a.. for kommunen. Dette beløpet utgjør 3-årsverdien av kommunens totale kostnader ved anskaffelsen. Et totaltilbud (tilbud på 5 biler) fra tilbydere med en total 3-årsverdi over Kr inkl. m.v.a.. vil bli avvist. Deltilbud (deltilbud på færre biler enn 5) med en total 3 årsverdi som overstiger beløpet som anvist i korrekt vedlegg 7 vil også bli avvist Tilbyders utforming av sitt pristilbud I tilbyders tilbud om pris skal fremgå i vedlegg 7 : Obligatorisk skjema for innlevering av tilbud om pris : Tilbyders tilbudte totalpris i NOK inkl. m.v.a. Tilbyders tilbudte totalpris skal utgjøre 3-årsverdien av kommunens totale kostnader ved anskaffelsen. Følgende kostnader for kommunen skal inngå i tilbyders tilbud om totalpris: 1. Leasingavtale for bilene i 3 år inklusive garanti-avtale i 3 år for alle bilene 2. Serviceavtale i 3 år for alle bilene på inntil antall km pr. År pr. bil som beskrevet i kravskjema vedlegg 4, 5, og Tilbudsfrist Tilbud må være mottatt av Tønsberg kommune senest kl Side 2 av 6

3 ( se mer om tilbud i vedlegg 8 ) 2. KRITERIER FOR VALG AV LEVERANDØR 2.1 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil velge den tilbyder som tilbyr det beste helhetlige tilbud. Tildelingskriteriene som ligger til grunn for denne anskaffelsen er: Tildelingskriterier 1. Totalpris og betingelser for bilen/e som inngår i tilbyders tilbud - samlet ( kommunens kostnad ved leasing av bilene der registrering, levering, garantiavtaler og service-avtaler for bilen/e inngår ) 2. Egnethet - (Bilen/es Co2-utslipp, kommunens vurdering av bilen/es kjøreegenskaper, sin benyttelse av bilen/es medfølgende utstyr samt sin benyttelse av bilen/es øvrige forhold og kapasitet m.v.) 3. Service-nivå for bilen/e samlet (nærhet til merkeverksted, tilgjengelighet og servicetid) Vekt 50 % 20 % 20 % 4. Leveringstid- for bilen/e samlet - regnet fra evt. inngåelse av leasingkontrakt 10 % SUM 100 % I denne tilbudsforespørselen med vedlegg har kommunen redegjort for bakgrunn og spesifikasjoner for denne anskaffelsen. Tilbyders tilbud skal være basert på disse redegjørelsene. Det er tilbyders tilbudsbeskrivelser som legges til grunn ved kommunens vurdering av tilbyders innfrielse av tildelingskriteriene i tilbyders tilbud. Vennligst merk at tilbydere har anledning til å gi tilbud på hele eller deler av den totale anskaffelsen. Det vil si at tilbyder kan gi tilbud på 1 bil ( kombi eller 7-seter ), 2 biler ( kombi og 7-seter ), 3 biler ( 3 sedan ), 4 biler ( 3 sedan + kombi eller 7-seter ) eller alle 5 bilene. Vennligst merk også at det er et absolutt krav at alle de 4 små bilene skal være hybrid. Det er kun 7- seter-bilen der det ikke er et absolutt krav at bilen er hybrid, men kun benytter diesel eller bensin. Kommunen har i vedlegg 2 satt som ett av sine kontraktskrav at tilbud fra tilbydere anses som gyldige kun når tilbyder i sitt tilbud har bekreftet, akseptert og beskrevet innfrielsen av samtlige krav slik det bl.a fremgår av vedlegg 1, 3, 4, 5 og 6. Tilbyder skal besvare og beskrive innfrielsen av kommunens absolutte krav formulert i vedlegg 3, 4, 5 og 6. Dette skal gjøres på en slik måte at kommunen kan vurdere tilbyders innfrielse av kravene som er stilt. Tildelingskriteriene er nærmere omtalt nedenfor Total anskaffelseskostnad i 3 år og betingelser Tilbyder skal tilby fast pris for anskaffelsen nevnt i tilbudsforespørselen og alle forhold nevnt i vedlegg til tilbudsforespørselen. Tilbyder kan etter tilbyders tilbudslevering ikke kreve prisøkning/er p.g.a. forhold hos tilbyder, tilbyders samarbeidspartner/e eller andre forhold i eller utenfor kommunens konkurransedokumenter med vedlegg samt forhold i eller utenfor tilbyders tilbud. Tilbudt pris skal være tilbyders brutto Side 3 av 6

4 pris inklusive tilbyders eventuelle bruk av egen og andres tid, forberedelser, møtetid med kommunen i kommunens lokaler, eventuelle reisekostnader og reisetid. Kommunen skal ikke påføres kostnader utover kostnadene som fremgår av tilbyders pristilbud. Tilbyders tilbudspris/er skal være inklusiv m.v.a. Betalingsbetingelse skal være per 30 dager etter mottatt faktura. Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller andre former for tilleggspriser Egnethet Tønsberg kommune legger stor vekt på miljøhensyn i sin virksomhet, herunder at det skal være lavt Co2- utslipp på kommunens tjenestebiler. Lavt Co2-utslipp hos de tilbudte bilene vil derfor bli vektlagt høyt og være en viktig del av kommunens vurdering av tilbyders innfrielse av dette tildelingskriteriet i tilbyders tilbud om biler. 4 av bilene (sedan + kombi) skal være hybrid biler, se vedlegg 4 og 5. Kommunens vurdering av bilenes kjøreegenskaper, sin benyttelse av bilenes medfølgende utstyr samt sin benyttelse av bilenes øvrige forhold og kapasitet, herunder ergonomisk tilrettelegging som sittekomfort, gode inn/utstigningsmuligheter og justerbart ratt vil også bli vurdert under dette tildelingskriteriet. Kort tid etter tilbudsfristens utløp forbeholder kommunen seg rett til å prøvekjøre de tilbudte bilene eller tilsvarende biler som de tilbudte som en del av kommunens vurdering av tilbyders tilbud. Tilbyder må raskt etter kommunens henvendelse med ønske om prøvekjøring tilby prøvekjøring i løpet av kort tid i Tønsberg kommune. Tilbyder har ikke anledning til å gi supplerende informasjon før, under eller etter kommunens evt. prøvekjøring Service-nivå (nærhet til merkeverksted, tilgjengelighet og servicetid) Kommunen vil legge stor vekt på at tilbyder tilbyr et høyt servicenivå for bilene. Tilbyders tilbudte merkeverksted skal ligge i Tønsberg kommune. Verkstedet skal innen 8 arbeidstimer fra kommunens henvendelse tilby dag og klokkeslett for rask service, vedlikehold og/eller reparasjon på bilene der dag og klokkeslett angis. Service, vedlikehold og/eller reparasjon skal utføres på samme dag som avtalt. Tilbakelevering til kommunen skal skje samme dag Leveringstid ( regnet fra inngåelse av leasingkontrakt ) Kommunen legger ved denne anskaffelsen vekt på rask levering av bilene det blir inngått leasingkontrakt for. Leveringstiden etter kontraktsinngåelse må derfor være kort. Side 4 av 6

5 3. GRUNNLEGGENDE KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN I henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser 3.1 Generelt om grunnleggende kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørene, herunder krav til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Vurdering av leverandørenes tekniske kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, erfaring og pålitelighet. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Omfanget av de krav som stilles skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Oppdragsgiver skal ta hensyn til leverandørens berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak Obligatoriske og ufravikelige krav Krav 1: Det kreves at leverandøren har innbetalt skatt og merverdiavgift Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) der tilbyder har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal ikke ha restanser relatert til lov- eller avtalebrudd. Krav 2: Egenerklæring HMS Tilbydere til offentlig sektor skal ved egenerklæring bekrefte at virksomheten arbeider systematisk med å implementere et HMS system som er i overensstemmelse med gjeldene HMS lovgiving. HMS-attesten skal ikke være eldre enn 12 måneder Organisatorisk og juridisk stilling Krav 3: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Tilbyder må fremlegge firmaattest / attest for registrering i faglig register som bestemt ved lovgiving i det land hvor tilbyder er etablert. Attesten skal ikke være eldre enn 12 måneder Økonomisk og finansiell stilling, kapasitet m.v. Krav 4: Det kreves at tilbyder har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Tilbyder skal ha en tilstrekkelig økonomisk soliditet og finansieringsevne dokumentert gjennom siste års eksternt utførte regnskap, vedlagt styrets beretning og revisjonsrapport der dette er et krav. 3.2 Mangelfull dokumentasjon Dersom tilbyder ikke vedlegger dokumentasjon slik det fremgår av kvalifikasjonskravene, kan oppdragsgiver vurdere tilbyderen som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Pass derfor på at all dokumentasjon er vedlagt. Oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbydere som ikke har sendt inn pålagte attester innen de angitte frister. Oppdragsgiver vil avvise tilbydere som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver har krevd. Dersom skatteattest og/eller merverdiavgiftsattest og/eller HMS-erklæring ikke er levert innen tilbudsfristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom tilbyder har sendt inn pålagte attester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagere i konkurransen. Oppdragsgiver starter ikke vurdering av innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. Side 5 av 6

6 4. ØVRIGE KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN M.V. Øvrige obligatoriske kvalifikasjonskrav stilt av Tønsberg kommune ved denne anskaffelsen Kommunen har satt som krav at tilbyder i egne vedlegg skal redegjøre for ett forhold ved tilbyders tilbudte produkter og tre forhold ved tilbyders tilbudte tjenester og hos tilbyder. Vennligst merk at disse fire forhold ikke fremgår av egne vedlegg til denne tilbudsforespørselen. 4.1 Følgende forhold ved tilbyders produkter skal fremgå av tilbyders tilbud Tilbyder skal redegjøre for miljø- og sikkerhets-spesifikasjoner for bilene. Tilbyder skal i eget dokument/egne dokumenter redegjøre for miljø- og sikkerhets-spesifikasjoner m.v. for bilene. Hvilke miljøhensyn, utslipps-verdier, drivstoff-forbruk og kollisjons-tåleevne som bilene innfrir skal fremgå av beskrivelsene. 4.2 Følgende tre forhold ved tilbyders tjenester og hos tilbyder skal fremgå av tilbyders tilbud Tilbyder skal redegjøre for hvilke miljøkrav som blir innfridd ved tilbyders servicetjenester, vedlikeholdstjenester og reparasjonstjenester på bilene. Tilbyder skal redegjøre for hvilke miljø-krav som tilbyder innfrir ved sine servicetjenester, vedlikeholdstjenester og reparasjonstjenester på bilene. Denne redegjørelsen skal fremgå i et eget vedlegg/egne dokumenter som en tydelig del av tilbyders tilbud Tilbyder skal redegjøre for sine kvalitetssikrings-, kvalitetsstyrings- og kvalitetskontrollsystem/er Tilbyder skal redegjøre for tilbyders kvalitetssikrings-, kvalitetsstyrings- og kvalitetskontroll-system/er. Denne redegjørelsen skal fremgå i et eget vedlegg/egne dokumenter som en tydelig del av tilbyders tilbud Tilbyder skal redegjøre for sin etiske standard Tilbyder skal redegjøre for tilbyders etiske standard. Denne redegjørelsen skal fremgå i et eget vedlegg/egne dokumenter som en tydelig del av tilbyders tilbud. 5. KONTRAKTSKRAV ( KRAV SOM SKAL VÆRE INNFRIDD ) Kontraktskrav er krav som må være på plass senest ved kontraktsinngåelse. Eventuelle forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. Kontraktskravene ved denne anskaffelsen fremgår i vedlegg KOMMUNENS VEDLEGG TIL DENNE TILBUDSFORESPØRSELEN Vedlegg 1 Obligatorisk skjema for tilbyders bekreftelse på kommunens øvrige kvalifikasjonskrav ( pkt.4) Vedlegg 2 Obligatorisk skjema for tilbyders bekreftelse på kommunens kontraktskrav (pkt. 5) Vedlegg 3 Obligatorisk skjema for tilbyders bekreftelse og redegjørelse for kommunens absolutte krav Vedlegg 4 Obligatorisk skjema for tilbyders bekreftelse og redegjørelse for kommunens absolutte krav Vedlegg 5 Obligatorisk skjema for tilbyders bekreftelse og redegjørelse for kommunens absolutte krav Vedlegg 6 Obligatorisk skjema for tilbyders bekreftelse og redegjørelse for kommunens absolutte krav Vedlegg 7 Obligatorisk skjema for tilbyders innlevering av sitt pristilbud (7 utgaver) Vedlegg 8 Konkurransens gjennomføring Vedlegg 9 Tønsberg kommune: Generelle kontraktsvilkår Vedlegg 10 Obligatorisk mal ved tilbyders redegjørelse/r ved evt. Forbehold Vedlegg 11 Egenerklæring om HMS Side 6 av 6