Nyheter og forbedringer Visma CRM

Transkript

1 Nyheter og forbedringer Visma CRM

2 Oslo, juni opplag All informasjon i denne dokumentasjonen vil kunne forandres uten varsel og representerer ikke en forpliktelse fra produsenten. Alt materiale i denne dokumentasjonen og de program som den omhandler er beskyttet av lov om opphavsrett og den særskilt inngåtte Avtale om bruksrett og vedlikehold. Alle rettigheter til dette materiell innehas av Visma Software AS. Enhver kopiering eller gjengivelse av materiell i denne boken, inkludert uten begrensninger, tekst, skjermbilde utseende, ikoner eller metoder, er forbudt. Som en del av den kontinuerlige utviklingen av systemet vil Visma Software AS kunne endre sammensetningen av pakkeløsninger, moduler og funksjoner. Visma Software AS fraskriver seg ethvert ansvar for eventuelle feil eller mangler i systemet, utover hva som uttrykkelig beskrives i den til enhver tid gjeldende Avtale om bruksrett og vedlikehold. Bruk av systemet på andre maskiner enn den systemet er lisensiert for, er ulovlig og medfører anmeldelse og krav om erstatning.

3 INNHOLD Innledning... 1 Les dette før installasjon... 2 Nyheter v Felles...4 Forbindelser...4 E-post...4 Dokumenter og maler...5 Potensielt salg...5 Prosjekt...5 Tilbud...6 Integrasjon med Microsoft Outlook...6 Integrasjon med Visma Business eller Visma Global...6 Integrasjon med Visma Business...7 Integrasjon med Visma Global...7 Huskeliste...7 Mapiconn...7 Forbedringer v E-post...8 Dokumenter og maler...8 Potensielt salg...8 Aktiviteter...8 Grunndata...9 Prosjekt...9 Tilbud...9 Integrasjon med Visma Business...9 Integrasjon med Visma Global...10 Bærbar...10

4

5 INNLEDNING Dette dokumentet beskriver endringene som er implementert i Visma CRM versjon Vi anbefaler at du tar deg tid til å lese igjennom alle punktene før du starter å bruke Visma CRM versjon Da er du sikker på at du ikke går glipp av nye og forbedrede rutiner som er nyttige for deg og din bedrift. Start med "Les dette før installasjon" nøye før oppgraderingen til ny versjon. Merk: Nyhetene er kort beskrevet i dette versjonsbrevet. Du kan lese mer om de enkelte rutinene i hjelpefilen. Korreksjoner og feilrettinger som er foretatt til denne versjonen er beskrevet etter nyhetene. Visma CRM - Nyheter og forbedringer: Innledning 1

6 LES DETTE FØR INSTALLASJON Generell informasjon Under installasjonen blir det automatisk startet en avinstallering først. Server-prosessen (rso_srv.exe) må være avsluttet før installasjon på server. Vi gjør oppmerksom på at SQL Server 7.0 ikke lenger er støttet i denne versjonen av Visma CRM. Det vil kjøres en oppdatering av databasen, slik at når du starter klienten for første gang etter installasjon av ny versjon, vil påloggingen ta lenger tid enn vanlig. Siden databasen oppdateres er det ikke mulig å reinstallere tidligere versjon av Visma CRM og kjøre denne mot oppgradert database. Ta derfor sikkerhetskopi av databasen FØR installasjon av 7.30, slik at tilbakekopiering av database og reinstallasjon av tidligere versjon kan være mulig å gjennomføre. Visma CRM 7.30 krever Microsoft.NET framework installert på server og alle arbeidsstasjoner. Installasjonsprogrammet vil selv ta seg av dette, men.net installasjon kan medføre behov for omstart av maskinen. Eventuelle bærbare klienter må du kopiere inn før oppgradering. Merk: Hvordan du installerer Visma CRM kan lese mer om installasjonsveiledingen. Visma Business integrasjon Merk: For å integrere Visma CRM 7.30 mot Visma Business må du ha Visma Business versjon Ved oppgradering er det viktig at du kjører en komplett installasjon av integrasjonen med det nye SetupVsoLnk programmet. Merk: Du skal ikke avinstallere eksisterende integrasjon. Tilbudsregistrering i Visma CRM I Visma Business er det utviklet et programtillegg, "UtilityService", som henter produktpriser fra Visma Business når en registrerer tilbud i Visma CRM. Dette programtillegget kan du installere når du installerer Visma Business versjon Integrasjoner mot Visma Global Når du skal integrere Visma CRM og Visma Global må begge programmene ha samme versjonsnummer. Når du oppgraderer til Visma CRM v må du også ha Visma Global versjon parts applikasjoner Hvis du kjører noen 3.parts applikasjoner, f.eks., webapplikasjoner, filinnlesing m.m., integrert mot Visma CRM, må disse kompileres og testes mot Visma CRM versjon Visma CRM Nyheter og forbedringer: Les dette før installasjon

7 Setup Hvis du velger "Server" under installasjonen, må du angi hvilken brukerkonto som serveren skal kjøre under, det vil si hvilken bruker som skal eie serverprosessen. Dette kan enten være den brukeren du er logget inn som eller en spesiell bruker som du ønsker skal eie serverprosessen. Du legger inn navnet til brukeren som "Domenenavn/Brukernavn" og du vil også finne igjen denne brukeren som "This user" på programmets DCOM-oppsett. Når du legger inn brukernavn og passord, vil operativsystemet oppfatte dette som om det er en ny bruker som forsøker å logge seg på. Du må derfor sette rettigheten "Act as part of the operating system" på denne brukeren, det vil si "This user"-brukeren. Dette gjør du via "Control Panel/Administrative Tools/Local Secutity Policy" og under "Security Settings/Local Policies/User Rights Assignments" finner du "Act as part of the operating system". RAC "Se-brukere" som benytter RAC må oppgradere denne til versjon 1.62, fordi det gjort endringer i programmet som krever dette. Det er gjort endringer på "batch-håndtering" i programmet. Dette krever følende endring: Den brukeren som eier serverprosessen (This user) må legges inn med "logon-rettigheter" på de firmaene som kjører "batch". I praksis vil dette si alle firmaer som er knyttet inn i RACbasen. Den enkleste måten å gjøre dette på er å legge inn denne brukeren som "RAC Administrator"..Net.Net er brukt i større grad enn tidligere. Det er blant annet gjort endringer i programmets "batchrutine". I den forbindelse er det viktig at programmet ikke kan kjøre under "delte mapper". Grunnen til dette er at.net oppfatter den delte mappen som en ekstern disk og behandler denne deretter. Filer som ligger på den delte mappen vil bli oppfattet som om de ligger på intranettsonen og ikke på lokal sone, selv om dette er en lokal disk. Batch "Batch-håndteringen" er endret. I denne versjonen vil alle "batch-" og "print"-jobber gå via en "job manager". Endringen vil ikke være synlig for sluttbruker. Det er laget et skjermbilde som viser de jobbene som er under prosessering. Det er gjort endringer rundt "call" og "callback". I denne versjonen har vi endret det slik at serveren ikke snakker med klienten, det vil si at vi har fjernet "callback". Serveren legger ut meldinger til serveren, som klienten henter. Det vil si at klienten holder kommunikasjon mot serveren. Visma CRM Nyheter og forbedringer: Les dette før installasjon 3

8 NYHETER V Felles Nytt brukergrensesnitt Til Visma CRM versjon 7.30 har vi gjort en større endring på hvordan programmet ser ut og oppfører seg. Målsettingen i denne omgangen har vært å gi brukerne en opplevelse av ro, og samtidig skape et mer moderne arbeidsmiljø. Dette har vi forsøkt å oppnå ved å lage et tydeligere design med mer vekt på strukturering av elementene i skjermbildet, samt en høyere kvalitet på ikoner og andre grafiske elementer. Det nye grensesnittet bygger på sølvgråe fargetoner med kontrastelementer i mørke farger. Dette for å skille arbeidsflate, navigering og verktøyfelt og samtidig skape en ramme rundt arbeidsflaten. I det hele har vi jobbet mye med detaljrikdommen i grafikken. For å få en best mulig helhet, må eventuelle tilpassede skjermbilder gåes igjennom for oppdatering eller justering til det nye grensesnittet. Vær også oppmerksom på eventuelle egendefinerte skjermbilder som er dratt inn på roller. Det er mulig at disse må slettes og lages på nytt hvis skjermbildet det er bygd på, ikke lenger finnes. Blå søkelinje Det er implementert blå søkelinje på fanene for prosjekt og tilbud i registrene for forbindelser, kontaktpersoner, ansatt og prosjekt. Forbindelser Opprette en ny forbindelse ved å kopiere opplysninger fra en eksisterende En kan opprette en ny forbindelse ved å kopiere opplysninger fra en som allerede er opprettet i Visma CRM, via menyen "Rediger/Kopier post". Alle felt blir kopiert til den nye, unntatt hovedkontakt og leveringsadresse. E-post Formatering av tekst Når en arbeider med manuell e-post kan en formatere teksten en skriver. Disse mulighetene er lagt inn: Skrive med fet, kursiv eller understreket skrift Sette farge på fonten en bruker Punktmarkere skrift Øke/minske innrykk Høyre-/midt-/venstrestille tekst Velge font og størrelse på skrift 4 Visma CRM Nyheter og forbedringer: Nyheter v

9 En kan bruke denne funksjonaliteten i disse skjermbildene: Sende e-post Medarbeider e-postoppsett Masseutsendelse av e-post E-post mal Velge hvilken kontakt en e-post skal overføres til Ved overføring av e-post fra Microsoft Outlook til Visma CRM, blir kontakter som har like e-postadresser i Visma CRM vist i en dialog. I dialogen kan en velge hvilken kontakt som en skal overføre e-posten til. E-postmal Når en skriver e-post i Visma CRM kan en bare bruke maler av type "Manuell e-post sending". Det er lagt inn formateringskontroller i e-postmalbildet, slik at en kan formatere topp- og bunntekst når en oppretter en mal. Svare på e-post Når du skal svare på e-post, kan du gjøre det på en av følgende måter: Fra MS Outlook med automatisk overføring til Visma CRM ved hjelp av nye knapper som er lagt til i MS Outlook verktøylinje. Fra Visma CRM ved hjelp av knappene "Svar" og "Svar alle". Du kan lese mer om dette i brukerdokumentasjonen. Dokumenter og maler Fletting av dokumenter Når en skal skrive ut dokumentet som skal flettes, ser en nå den skriveren som er standardskriver på den lokale maskinen. Fra nedtrekksmenyen for skrivere kan en velge andre installerte skrivere, både lokalt og i nettverket som en eventuelt er knyttet til. Potensielt salg Endringsloggen viser bare felt en vil skal bli vist Endringslogg for potensielt salg viser nå bare felt som er blitt markert i "Loggregler" med at de skal bli vist i endringsloggen. Prosjekt Integrasjon av time med Visma Global Når en har installert integrasjon med Visma Global, kan en på kartotekkortet "Timeinformasjon" i Visma CRM se opplysninger som er ført på prosjekter i Visma Global. En fører timer og vedlikeholder prosjektene i Visma Global og kan se dem i Visma CRM. Visma CRM Nyheter og forbedringer: Nyheter v

10 Tilbud Det er nå også mulig å sette hovedforbindelse på prosjektet. Er dette en integrert forbindelse, så blir den også integrert som kunde på prosjektet i Visma Global. I tabellen "Medarbeidere" kan en bare søke på medarbeidernummer på den blå søkelinjen. Tilbud blir sendt til kontaktpersonen i "Deres ref" Tilbud som blir sendt med e-post blir sendt til kontaktpersonen som står oppført i "Deres ref" på tilbudet. Mangler den, blir tilbudet sendt til forbindelsens e-postadresse. Sende tilbud som e-post Programmet bruker nå Visma CRM standard e-postdialog når en sender tilbud som e-post til kunden. Tilbudet følger e-posten som et vedlegg, enten som html eller pdf-fil. Integrasjon med Microsoft Outlook Se navnet på en involvert forbindelse i tittellinjen på en aktivitet På en avtale som er gjort i Visma CRM blir navnet på den forbindelsen som er involvert i aktiviteten lagt til etter tittelen på tittellinjen for aktiviteten. Denne tittel-linjen, med navn på forbindelsen, blir overført til kalenderen i Microsoft Outlook. Utsendelse av e-post til involverte deltagere i en aktivitet Deltagere i en aktivitet får en e-post tilsendt hver gang en ny deltager blir lagt til i aktiviteten. Det blir gjort for sikre at Microsoft Outlook-kalenderen og hver enkelt deltager alltid blir informert om endringer og er i samsvar med hverandre. Integrasjon med Visma Business eller Visma Global Registrere tilbud med kvantumrabatt Hvis Visma CRM er integrert med Visma Global eller Visma Business og integrasjonen er aktiv, kan en nå registrere tilbud med kvantumsrabatt. Når en registrerer eller endrer antallet på en tilbudslinje i Visma CRM, blir pris med kvantumsrabatt hentet fra Visma Global, eventuelt Visma Business. "Kun Visma CRM" er ikke tilgjengelig når prosjektet er integrert Når et prosjekt er integrert med Visma Business eller Visma Global, er ikke "Kun Visma CRM" tilgjengelig i detaljskjermbildet til prosjektet. 6 Visma CRM Nyheter og forbedringer: Nyheter v

11 Integrasjon med Visma Business Registrere tilbud i Visma CRM med priser fra Visma Business I Visma Business er det utviklet et programtillegg, "UtilityService", som henter produktpriser fra Visma Business når en registrerer tilbud i Visma CRM. Integrasjon med Visma Global Henter nye artikler fra Visma Global En artikkel som ikke eksisterer i Visma CRM, men eksisterer i Visma Global, blir opprettet i Visma CRM når en skriver inn et artikkelnummer i Visma CRM. Funksjonen er implementert i Visma CRM og Visma Global, versjon Huskeliste Tittel på en huskelisteoppgave inneholder navnet til forbindelsen som oppgaven er knyttet mot Når en skriver en ny huskelisteoppgave og knytter oppgaven mot en forbindelse, blir nå navnet til forbindelsen lagt til som siste del av tittelen på oppgaven. Ved integrasjon med Microsoft Outlook blir tittellinjen med navnet til forbindelsen (sammen med oppgaven) også overført dit. Eksisterende oppgaver vil ikke bli oppdatert med navnet til forbindelsen før en enten endrer tittelen eller forbindelsesnummeret på oppgaven. Mapiconn Test at MapiConn er satt opp riktig Det er implementert en test for å kontrollere at integrasjonen mellom huskelisten og tidsplanleggeren i Visma CRM er satt opp riktig med Microsoft Exchange Server. Rutinen kontrollerer at: Microsoft Exchange tjenernavn og overføringsprotokollen "SMTP" er riktige. en kan lese kalenderen til en annen bruker ved å bruke profiler i Microsoft Outlook. en kan lage en ny avtale med en deltager i Microsoft Outlook. filene "CDO.dll" og "Profman.dll" er installert. Rutinen flytter: MapiConn-innstillinger fra "registry" til "config"-fil. Visma CRM Nyheter og forbedringer: Nyheter v

12 FORBEDRINGER V E-post Sendt av ble blank "Sendt av" ble i noen tilfeller ikke satt ved eksport fra Microsoft Outlook, slik at den var blank når den kom inn i Visma CRM. Nå blir "Sendt av" overført korrekt. E-post ble overført til inaktive kontakter i Visma CRM E-post ble overført fra Microsoft Outlook til forbindelser, kontaktpersoner eller ansatte i Visma CRM dersom de var satt til inaktive. Dette er nå korrigert slik at E-post ikke vil bli overført dersom forbindelse, kontaktperson eller ansatte er inaktive. Endring på "Inn" og "Ut" markering av e-post. Tidligere ble e-post som ble koblet inn i Visma CRM markert med "Inn", selv om det var en e-post som var sendt ut. Det er nå endret slik at alle e-poster som er sendt blir markert med "Ut" og alle som er kommet inn blir markert med "Inn". Dokumenter og maler Ugyldig malkode i dokumenter Ved fletting av dokumenter ved masseutsendelse, får en feilmelding dersom malen inneholder en ugyldig malkode. Potensielt salg Utskrift av oppgaver Ved utskrift fra et potensielt salg, blir nå bare de oppgavene som er markert i det potensielle salget skrevet ut når en velger "Behovsanalyse" på menyen Fil/Utskrift". Opprette et potensielt salg fra knappen "Nytt potensielt salg" Når en oppretter et nytt potensielt salg fra knappen "Nytt potensielt salg" på prosessverktøylinjen, blir nå det potensielle salget opprettet på den forbindelsen, kontaktpersonen eller prosjektet som er aktivt. Aktiviteter Repeterende aktiviteter får stoppdato Repeterende aktiviteter som det ikke er satt stoppdato på, blir stoppet automatisk etter totalt 10 ganger. 8 Visma CRM Nyheter og forbedringer: Forbedringer v. 7.30

13 Involverte i en aktivitet i tidsplanlegger blir kopiert Ved kopiering av en aktivitet i tidsplanleggeren, blir også de involverte kopiert til den nye aktiviteten. Merk: "Repetisjon av aktiviteter", "Regelmessighet" og "Tidsrom for repetisjon" blir ikke kopiert. Grunndata Prosjekt Oppfrisking av tabellinnhold i artikkelregisteret Når en går inn i artikkelregisteret i tabellform, så blir tabellen nå vist automatisk uten å måtte oppfriske ved å trykke på "F 5". E-post som blir sendt blir knyttet mot aktuelt prosjekt Når en sender e-post fra et prosjekt i Visma CRM, ser en nå i tabellen under "Knytninger mot e-post" også knyting til det aktuelle prosjektet som en kobler e-posten til. Fyller ikke ut start- og stoppdato ved kopiering Start- og stoppdato blir nå ikke utfylt ved kopiering fra et prosjekt til et annet. Opprette et nytt prosjekt En har åpnet "Prosjekt" og står med felt pekeren i det første, ledige feltet i "Prosjekt navn". På menyen "Fil" velger en "Ny" og fyller inn navnet på prosjektet. Når en tidligere lagret prosjektet, ble det laget et tomt prosjekt i tillegg til det en skulle lage. Dette er korrigert. Tilbud Inaktiv tilbudsmal Når en tilbudsmal er satt til inaktiv, vil den ikke vises og en kan ikke velge malen i dialogen "Avslutt tilbud". Integrasjon med Visma Business Registrering av tilbud Enten en søker fram et produkt med F 12, eller registrerer produktet, så blir antallet automatisk satt til "1" når en registrerer et tilbud og har integrasjon med Visma Business. Visma CRM Nyheter og forbedringer: Forbedringer v

14 Overføring av artikkeltekst til ordre Dersom en krysser av i feltet "Overfør til ordre" på en artikkel i et tilbud, blir nå artikkelteksten overført til ordren i Visma Business. Integrasjon med Visma Global Mangler start- og stoppdato på et prosjekt i Visma CRM, bruker programmet datoer fra Visma Global Hvis det ikke blir satt start- og stoppdato på et prosjekt i Visma CRM, bruker programmet standardverdier fra Visma Global når et nytt prosjekt blir opprettet og overført fra Visma CRM til Visma Global. Bærbar Eksportere e-post fra Microsoft Outlook bærbar klient Når en har logget seg på den bærbare klienten så vil en nå ha mulighet til å eksportere e-post fra Microsoft Outlook til den bærbare klienten. Den bærbare klienten vises som CRM-klient i "Oppsett"-knappen i Microsoft Outlook. 10 Visma CRM Nyheter og forbedringer: Forbedringer v. 7.30

15 Visma CRM Nyheter og forbedringer: Forbedringer v