UNINYTT. Utvidelser i Arktis UNINETT planlegger fi berforbindelse til Ny Ålesund. Velkommen til SUHS-konferansen UNINETT KONFERANSEN 2010

Transkript

1 UNINYTT Aktuelt Aktuelt fra fra UNINETT SUHS Nr Velkommen til SUHS-konferansen Utvidelser i Arktis UNINETT planlegger fi berforbindelse til Ny Ålesund TA TIDA TILBAKE ET GODT FELLES ADMINISTRATIVE IKT-SYSTEM SPARER TID I ALLE LEDD SYSTEMER I UH-SEKTOREN FRA IDÉSKISSE NYE TJENESTER TIL STOR GEVINST FRA UNINETT PROGRAM UNINETT SUHS 2014 KONFERANSEN 2010

2 4 Ta tida tilbake et godt IKT-system sparer tid i alle ledd Innhold 3 Leder Velkommen til SUHS-konferansen Aktuelt fra UNINETT SUHS 2014 n 2014 NINYTT Aktuelt Aktuelt fra fra UNINETT SUHS Nr arer tid i alle ledd 6Felles administrative systemer i UH-sektoren Velkommen til Utvidelser i Arktis 10 UNINETT planlegger fi berforbindelse til Ny Ålesund Program SUHS 2014 SUHS 16 Aktuelt: Feide-pålogging med høyere sikkerhet - KONFERANSEN 4 Ta tida tilbake Et godt IKT-system sparer tid i alle ledd 6 Felles administrative systemer i UH-sektoren UNINETTs tjenester og leveranser 8 Gjestespalte: Høgskulen i Volda Innføring av Public 360 o erfaring frå pulje 2 10 SUHS-konferansen 2014 Program 12 Den sikre siden: Styringssystemer for informasjonssikkerhet i UH-sektoren 14 ecampus: Tjenester fra UNINETT ecampus Digital eksamen Kontaktpersoner for administrative systemer 18 Plass til egne notater Uninytt utgis av UNINETT Ansvarlig redaktør: TIDA TILBAKE ET GODT A IDÉSKISSE Petter Kongshaug NYE 6TJENESTER IL STOR GEVINST FRA UNINETT uninytt@uninett.no NO-7465 Trondheim Telefon: FELLES ADMINISTRATIVE -SYSTEM SPARER TID I ALLE LEDD SYSTEMER I UH-SEKTOREN Trykk: Skipnes Kommunikasjon Layout: HK Forsidefoto: Tarchyshnik Foto: UNINETT om ikke annet er oppgitt Abonnement er gratis, bestill på uninytt@uninett.no Elektronisk utgave finnes på PROGRAM UNINETT SUHS 2014 KONFERANSEN 2010

3 LEDER Velkommen til SUHS-konferansen 2014 Ta tida tilbake et godt IKT system sparer tid i alle ledd er tema for årets SUHS-konferanse. Her ser vi nærmere på utfor dringene og mulighetene knyttet til administrative systemer i UHsektoren, både på et overordnet nivå og for det enkelte system. De administrative systemene ivaretar en rekke nødvendige, ofte lovpålagte, oppgaver. Dette skal de gjøre samtidig som de tilfredsstiller de viktige kravene til sikkerhet og integritet som må stilles til slike systemer. Utfordringen er å få til dette samtidig som systemene hver for seg og samlet gir verdifull styringsinformasjon og beslutningsunderlag til ledelse og eiere, uten å skape unødig plunder og heft. Plenumssesjonene på konferansen skal gi ny inspirasjon og innsikt, mens samlinger og workshoper på systemnivå gir mulighet til å gå mer i detalj. I kaffepauser og under festmiddagen er det rikelig anledning til å diskutere og utveksle erfaringer, både internt blant brukere av de ulike systemene og på tvers av fagmiljøene. Dette spesialnummeret av Uninytt er i sin helhet viet SUHSkonferansen og de emnene som tas opp der. Vi ønsker deg en god konferanse. Velkommen! Petter Kongshaug administrerende direktør Foto: Mattis Daae, UNINETT 3

4 ADMINISTRATIVE SYSTEMER Ta tida tilbake et godt IKT-system sparer tid i alle ledd Tekst: Lars Fuglevaag, UNINETT Utfordringene knyttet til administrative data systemer er mange i de fleste organisasjoner, også innenfor UHsektoren. Systemene skal ivareta en rekke nødvendige, ofte lovpålagte, oppgaver innenfor for eksempel økonomi, regnskap, lønn, personal og arkiv. Dette skal de gjøre samtidig som de tilfredsstiller de viktige kravene til sikkerhet og integritet som må stilles til slike systemer. 4

5 ADMINISTRATIVE SYSTEMER Hvordan få til dette samtidig som systemene hver for seg og samlet gir verdifull styringsinformasjon og beslutningsunderlag til ledelse og eiere, og de hjelper ansatte og studenter til en lettere hverdag, uten å skape unødig plunder og heft? Endringer på campus og i sektoren Teknologiutviklingen fører til endringer i måten det forskes og undervises på. Digitalisering av ressurser og prosesser legger til rette for fleksibilitet i tid og rom, og gir muligheter for kvalitetsheving. Men med flere valgmuligheter følger også gjerne økt kompleksitet. De administrative systemene må støtte opp under endrede arbeidsprosesser og organisering. Det pågår en langsiktig gjennomgående prosess i sektoren som skal sikre gode, framtidsrettede løsninger for de administrative systemene. Denne langsiktige prosessen handler like mye om endringsbehov i organisasjoner og arbeidsprosesser, som behov for nye IKT-systemer. En balansering av behovene til sektoren, den enkelte institusjon og brukerne vil bli viktig i denne sammenhengen. Gevinster på kort sikt jakten på tidstyvene Regjeringen og Kunnskapsdepartementet har et uttrykt ønske om at virksomhetene i sektoren skal arbeide aktivt med å fjerne tidstyver, gjennom forenklingstiltak og effektivisering av driften. Kunnskapsdepartementet legger vekt på at: Tidstyver skal elimineres. Digital kommunikasjon skal være hovedregelen internt og eksternt. Det skal tilbys helhetlige og brukervennlige digitale tjenester. Innlogging til nettjenester skal være enkel og sikker. Studenter og ansatte skal få hjelp til å finne fram til og bruke digitale tjenester. Hensyn til personvern og informasjonssikkerhet skal ivaretas. Digitaliseringstiltak som har betydning for flere tjenester skal samordnes. UNINETT er ett av flere sentrale organer som støtter virksomhetene slik at de kan oppfylle disse kravene, og tar sin del av ansvaret for IKT- infrastrukturen og støtte til gevinstrealiseringen. En bedre utnyttelse av nåværende systemportefølje vil hjelpe institusjonene med å nå regjeringens mål. Konkrete tiltak de nærmeste to årene For å berede grunnen for de mer langsiktige endringene Kunnskapsdepartementet forbereder i den administrative systemporteføljen, ser UNINETT på hva som kan gjøres rundt dagens portefølje de neste to årene ved å jakte på lavthengende frukter og søke pragmatiske løsninger. «Sektoren skal arbeide aktivt med å fjerne tidstyver.» Følgende områder er foreslått prioritert: 1. Bedret systemstøtte til bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet 2. Bedret systemstøtte til innkjøpsprosesser 3. Forbedret økonomirapportering 4. Forbedret selvbetjening for ansatte 5. Forbedret saksbehandling med integrasjon mot Public 360 o I tillegg prioriteres verktøy og organisering på tvers som støtter opp om dette. Det er en forutsetning at sektoren og UNINETT fortsetter samhandlingen på tvers av tjenestene for å få god effekt av tiltakene. Dette blir en oppgave for prioriteringsrådene og de tjenesteansvarlige i UNINETT. 5

6 ADMINISTRATIVE SYSTEMER Felles administrative systemer i UH-sektoren Foto: istock UNINETT bidrar til enklere og mer effektiv drift av administrative oppgaver på universiteter og høgskoler gjennom å etablere kostnadseffektive administrative IKT-løsninger av høy kvalitet, og samordne innkjøp og forvaltning av disse tjenestene for å oppnå stordriftsfordeler. Vi koordinerer, anskaffer, leverer, drifter og utvikler IKT-systemer til bruk innen økonomi og administrasjon. Alle systemene er tilknyttet forskningsnettet, som UNINETT er ansvarlig for. 6

7 ADMINISTRATIVE SYSTEMER Økonomisystem Agresso Økonomisystemet Agresso er anskaffet av Kunnskapsdepartementet, og leveres av UNINETT gjennom en driftsløsning som gir kunden døgnkontinuerlig tilgang til et operativt økonomi- og regnskapssystem. Systemet har meget høy kvalitet og en fleksibilitet som gjør at det enkelt kan tilpasses statens økonomimodell og rapporteringskrav fra Kunnskapsdepartementet og andre offentlige instanser. Det er den enkelte kunde som eier og har ansvaret for å registrere regnskapsdata og all annen tilknyttet informasjon i systemet. Bestillings- og fakturasystem (BFS) Basware Det elektroniske bestillings- og fakturasystemet som leveres av UNINETT består av en bestillingsmodul og en fakturamodul. Integrasjon mot tjenesten økonomisystem gjør at man har elektronisk flyt helt fra bestilling til bokføring. Fakturamodulen gir kunden en mer effektiv fakturabehandling enn ved manuell behandling. Når denne benyttes sammen med bestillingsmodulen, får kunden også god kontroll med at mottatt faktura stemmer med produktet eller tjenesten som faktisk er bestilt og mottatt. Lønns- og personalsystem (LPS) SAP Lønns- og personalsystem leveres av Direktoratet for økonomistyring (DFØ), og leveransen koordineres av UNINETT på vegne av kundene i UH-sektoren. Systemet gir kunden støtte til lønnskjøring, tidsregistrering, rapportering, stillinger etc. I mindre grad gir systemet også støtte til rekruttering, personaladministrasjon, kompetanseoppfølging, personalbudsjettering og oppfølging av organisasjonsstruktur. Tjenesten er basert på stor grad av selvbetjening ved at den enkelte ansatte selv leverer inn sine data. System for rekruttering (REK) Felles system for rekruttering anskaffes nå for virksomheter i UH-sektoren. Prosjektet ferdigstiller for tiden kontrakt med valgt leverandør. Utrulling av systemet starter medio november 2014, og prosjektet avsluttes og overføres til forvaltning medio mars Rekrutteringssystemet vil støtte virksomheten gjennom hele rekrutteringsprosessen, fra utlysning til ansettelse. Saksbehandlings- og arkivsystem Public 360 o UNINETTs tjeneste for elektronisk saksbehandling og arkiv tilbyr et komplett saksbehandlings- og arkivsystem som støtter Noark 5-standarden. Ved hjelp av systemet Public 360 o kan virksomheten opprette og behandle saker, journalføre inngående og utgående saksdokumenter, arkivere og gjenfinne saker og brev, samt utarbeide rapporter. Tjenesten er tilpasset statlige og vitenskapelige høgskoler og universiteter i Norge. Verktøy for prosjektgjennomføring (PSV) Artemis I tjenesten prosjektstyringsverktøy har UNINETT rollen som kundekoordinator, og har som oppgave å følge opp drifts- og applikasjonsleveransen, og sikre en god felles forvaltning av systemet på vegne av virksomhetene som benytter verktøyet. Prosjektstyringsverktøyet bidrar til bedre oversikt, kontroll og styring over prosjekter som gjennomføres i organisasjonen. Det er integrert med UNINETTs økonomisystem, og gjør det enklere å starte, følge opp, avslutte og rapportere fra prosjekter. Verktøy for konkurransegjennomføring (KGV) Amesto Solutions Konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV) bidrar til at kunden kan gjennomføre enkle, gode og sikre anskaffelser i tråd med gjeldende regelverk. Verktøyet støtter store og små anskaffelsesprosesser, og er en hjelp for å kunne oppdage eventuelle feil som gjøres i anskaffelsen. Tjenesten består av en modul for støtte til konkurransegjennomføring, samt en kontraktsmodul. Etter avsluttet konkurranse kan inngått kontrakt overføres direkte til systemets kontraktsmodul. Eventuelle kontraktsvedlegg kan også legges inn. Samarbeidsportal Agora Agora er en webbasert samarbeidsportal som alle ansatte i universitets- og høgskolesektoren har anledning til å benytte. Portalen Agora lar deg dele dokumenter og filer med andre, og tilbyr både åpne og lukkede grupper. Her kan du også dele informasjon og diskutere, både i forum og på en interaktiv tavle. Tjenesten er under UH-sektorens kontroll, og innhold behandles i henhold til personvernloven. Samarbeid i grupper forenkles ved at samarbeidsdeltakere får en strukturert behandling av dokumenter ut over det ordinær e-post og e-postlister gir. Mer informasjon: 7

8 GJESTESKRIBENT Innføring av Public 360 o - erfaring frå pulje 2 Høgskulen i Volda var del av pulje 2 i utrullinga av det nye saks- og arkivsystemet Public 360 o. Med oppstart 1. april i år er vi godt i gang med innføringa, og har no vorte utfordra til å dele våre erfaringar. Vi har samordna perspektivet frå systemadministrator, teknisk personale og brukarar, og vonleg vil vår tilbakemelding kome seinare puljer til gode. Tekst: Nina Cathrin Garshol, Hilde Skaare Fossheim, Oddhild Kalvatn, Mona Rossetvik og Stian Nedrelid, Høgskulen i Volda Foto: Høgskulen i Volda 8

9 GJESTESKRIBENT Forarbeid UNINETT har teke på seg ei stor og komplisert oppgåve ved å koordinere innkjøp av eit felles system for ein stor og samansett sektor. Det er gjort mykje godt arbeid både på førehand og undervegs av involverte partar, men samstundes sit vi med eit inntrykk av at det tidvis har gått fort i svingane. Kvar einskild institusjon hadde nok sine tankar og ynskje for korleis det nye saks- og arkivsystemet skulle vere, og i Public 360 o har ein funne eit system som har stort potensial og er mogleg å tilpasse individuelle ynskje. Det å skulle vere pilotverksemd for eit så omfattande system, i tillegg til daglege arbeidsoppgåver, har vi stor respekt for. At ikkje alle feil og manglar var luka ut då vi starta opp, kan nok skriva seg i frå dette. Det fekk nokre ringverknader for ressursbruken vår i starten. Implementering og bruk Som tidlegare nemnt, har Public 360 o stort potensial og inntrykket vårt av funksjonalitetane er positivt. Spesielt vil vi trekke fram god integrasjon med system som dei fleste brukar til dagleg, til dømes Outlook og FS. Sleppsonene i Outlook er svært tidsparande, likeeins kontaktene som vert overførd automatisk frå FS. I tillegg er vi svært nøgde med at vi kan definere tilgangsgrupper, noko som lettar og kvalitetssikrar informasjonsdeling i organisasjonen. Det er gode søkefunksjonar på t.d. kontakter, der ein enkelt får oversikt over alle saker og dokument ein kontakt er nemnt i. At uttestinga ikkje har gitt nok høve til å sjekke og sikre funksjonalitet i tilstrekkelig grad, medfører at institusjonane stundom må finne opp kruttet på eiga hand. Eit eksempel er brukarmanualar: leverandør sine brukarmanualar dekkjer ikkje alle de spesifikke behova våre. Difor har mange institusjonar laga sine eigne. Dersom sektoren skal ha tilpassa brukarmanualar, meiner vi at pilotane burde bidra aktivt slik at prøve og feile -aktiviteten i den enkelte institusjon vert minimert. Når det er sagt, må vi presisere at vi har opplevd berre god dialog mellom insitusjonane, og det er positiv i nnstiling til å dele både kunnskap, erfaringar og sjølvlaga kokebøker! Oppfølging og support Den offisielle kanalen for feilmeldingar er supportsystemet LiveTime. Feilen får ein karakter etter kor alvorlig han er, og dette igjen bestemmer kor raskt ein har rett til hjelp frå leverandør. I utgangspunktet ei grei ordning, men i startfasen har det vore vanskelig å vite kva som er manglar (som skulle virke i utgangspunktet) og kva som er feil (nye, ikkje forutsett eller i avtalen). Endringsønsker skal meldast til UNINETT gjennom Agora, og såleis kan styringsgruppa holde grep om utviklinga i systemet. I ei startfase er det vanskeleg å skilja mellom feil, manglar og endringsønsker, og då kan delinga i to kanaler oppleves som tungvint, tidkrevjande og fordyrande. Det er i alle si interesse at systemet virkar best mogleg, og i ei startfase bør leverandør aktivt fasilitere forbetringar og rettingar på eige initiativ. God dialog og smidigheit frå alle partar er ei f øresetnad for å utvikle eit godt kunde/leverandørforhold som skal vare i mange år. Dersom dette skal fungere best mogleg, må alle gode krefter dra i same retning. Tips og råd Oppsummert så meiner vi at Public 360 o er eit godt og framtidsretta system som vil bli svært brukarvenleg på sikt. Dersom vi skal gi råd til dei som skal rulle ut framover, kan det oppsummerast slik: Gjer eit grundig forarbeid og avklar behov for ressursar, opplæring, teknisk support osv. i samråd med ein institusjon som er i eit par puljer før. Bli kjend med kontaktpersonar hjå leverandør og UNINETT som kan guide dykk til rett mottakar og rett kanal ved ulike problemstillingar. Ver ikkje redd for å spørje. Få tak i brukarmanualar og malar frå andre institusjonar som har brukt tid og pengar på dette. Innstill dykk på ei travel, men kjekk tid; positiv haldning og humor gjer utfordringar lyst betonte. Og husk: ein unntakstilstand varer ikkje evig! Til slutt vil vi ønskje alle lukke til vidare i innføringsprosessen. Vi ser fram til godt samarbeid i mange Public-år framover. 9

10 Program onsdag 5. november 09:00-10:00 Registrering, mingling og kaffe for morgenfugler 10:00-10:30 Åpning i Trondheimssalen 1 Kulturelt innslag. Konferansier Marvin Wiseth gir oss praktiske opplysninger, detaljer i programmet, m.m. 10:30-11:00 Ta tida tilbake et godt IKT-system sparer tid i alle ledd Innledning rundt årets konferanse og hovedtema: Ta tida tilbake et godt IKT-system sparer tid i alle ledd Kunnskapsdepartementet UNINETT 11:00-11:15 Pause nr. 1 11:15-12:00 Halvveis til framtida digitale trender og impulser. Ved gründer og innovatør Truls Berg Med tittelen «Halvveis til framtida digitale trender og impulser» skal Truls Berg inspirere og utfordre deltakerne på SUHS-konferansen :00-12:25 Pause nr. 2 12:25-13:15 PARALLELLE SPOR (DEL 1) STARTER PÅ ULIKE GRUPPEROM: Spor 1.1 Agresso brukerforum Trondheimssalen 1 Web rapportering og webøkonomi i Agresso: Hva innebærer det? Spor 2.1 Sak/arkiv i fokus Trondheimssalen 2 Introduksjon og nyheter fra sak/arkiv-området. Spor 3.1 Digital ledelse Leangen Gård Ledelse og styring gjennom systemer. Spor 4.1 Digitalt læringsmiljø a) LMS i brukerperspektiv nåtid og framtid. Gamle Bybro b) Felles studentsystem (FS) integrasjoner, tjenester og videre utvikling Møllenberg Spor 5.1 Anskaffelse og innkjøp Strinda/Ilsvika Workshop i bruk av Amesto Sourcing (KGV): Inventuramaler, administratorfunksjoner mm. 13:15-14:15 Lunsj med sosialt påfyll 14:15-15:00 PARALLELLE SPOR (DEL 2) FORTSETTER PÅ ULIKE GRUPPEROM: Spor 1.2 Agresso brukerforum a) Workshop excelerator Trondheimssalen 1 b) Workshop merverdiavgift(mva) Tyholt c) Workshop prosjekt bidrags- og oppdragsprosjekter(boa) Torget d) Workshop Agresso superbrukere: Tips og triks Munkholmen Spor 2.2 Sak/arkiv i fokus Public 360 o fra prosjekt til forvaltning Spor 3.2 Digital ledelse Styringsinformasjon fra systemer eksempel fra NTNU. Spor 4.2 Digitalt læringsmiljø a) LMS i brukerperspektiv nåtid og framtid. b) Felles studentsystem (FS) integrasjoner, tjenester og videre utvikling Spor 5.2 Anskaffelse og innkjøp. Workshop bruk av Amesto Sourcing 15:00-15:20 Pause nr. 3 15:20-16:05 PARALLELLE SPOR (DEL 3) FORTSETTER PÅ ULIKE GRUPPEROM: Spor 1.3 Agresso brukerforum a) Workshop excelerator b) Workshop merverdiavgift(mva) c) Workshop prosjekt bidrags- og oppdragsprosjekter(boa) d) Workshop Agresso superbrukere: Tips og triks Spor 2.3 Sak/arkiv i fokus. Presentasjon Digipost Spor 3.3 Digital ledelse Statsbudsjettet Spor 4.3 Digitalt læringsmiljø a) LMS i brukerperspektiv nåtid og framtid. b) Felles studentsystem (FS) integrasjoner, tjenester og videre utvikling Spor 5.3 Anskaffelse og innkjøp Workshop bruk av Amesto Sourcing 16:05-16:25 Pause nr. 4 16:25-17:10 PARALLELLE SPOR (DEL 4) FORTSETTER PÅ ULIKE GRUPPEROM: Spor 6.1 CISO-workshop Styringssystem for Informasjonssikkerhet Gråkallen/Lade Gård Innledning Spor 6.2 CISO workshop Styringssystem for Informasjonssikkerhet Styrende del Rettslige krav og sammenhenger Akseptkriterier Sikkerhetsorganisering Spor 6.3 CISO workshop Styringssystem for informasjonssikkerhet Gjennomførende del

11 Spor 1.4 Agresso brukerforum a) Workshop excelerator b) Workshop merverdiavgift(mva) c) Workshop prosjekt bidrags- og oppdragsprosjekter(boa) d) Workshop Agresso superbrukere: Tips og triks Spor 2.4 Sak/arkiv i fokus Sikker informasjonsforvaltning ved bruk av Public 360 o. Spor 3.4 Digital ledelse Skytjenester hva er det? Hvordan bruke dem? Utvikling? Leangen Gård Spor 4.4 Digitalt læringsmiljø a) Presentasjon og dialog fra Nasjonalt prosjekt for digital eksamen. b) Felles studentsystem (FS) integrasjoner, tjenester og videre utvikling Spor 5.4 Anskaffelse og innkjøp Workshop bruk av Amesto Sourcing Spor 6.4 CISO workshop Styringssystem for informasjonssikkerhet Gruppearbeid 19:30-20:00 Apéritif Trondhjemssalen, velkommen! 20:00 Festmiddag Deilig mat og drikke, feststemte taler og ikke minst underholdning i regi av Apes & Babes. Marvin Wiseth er vår konferansier også på kveldstid. Antrekk: Pent Program torsdag 6. november 08:30-09:00 Registrering for nye deltakere 09:00-09:50 PARALLELLE SPOR PÅ ULIKE GRUPPEROM: Spor 1.5 Agresso brukerforum Oppsummering av workshopene Agresso excelerator og merverdiavgift(mva) Spor 2.5 Sak/arkiv i fokus I retning av saksflyt Spor 3.5 Digital ledelse Introduksjon til styringssystem for informasjonssikkerhet Spor 4.5 Digitalt læringsmiljø a) Presentasjon og dialog fra Nasjonalt prosjekt for digital eksamen. b) Felles studentsystem (FS) Tekniske presentasjoner, utvikling av webservicefunksjoner Spor 5.5 Anskaffelse og innkjøp Workshop Amesto Sourcing Spor 6.5 CISO-workshop Styringssystem for informasjonssikkerhet Kontrollerende del 09:50-10:05 Dagens første pause! 10:05-10:50 SISTE PARALLELLE SPOR FORTSETTER PÅ GRUPPEROMMENE: Spor 1.6 Agresso brukerforum Oppsummering av workshopene prosjekt/boa og superbruker-tips og triks Valg av nytt arbeidsutvalg Dialog i plenum: Økonomi og grensesnitt til andre systemer: Hvordan jobbe fram bedre prosesser? Hvordan hente inn og dele gode idéer og god praksis? Spor 2.6 Sak/arkiv i fokus Dialog i plenum: Nytt sak/ arkivsystem og grensesnitt til andre systemer: Hvordan jobbe fram bedre prosesser? Hvordan hente inn og dele gode idéer og god praksis? Spor 3.6 Digital ledelse Dialog i plenum: Systemutvikling og organisasjonsutvikling samme sak? Hvordan jobbe fram bedre prosesser? Hvordan hente inn og dele gode idéer og god praksis? Spor 4.6 Digitalt læringsmiljø a) Presentasjon og dialog fra Nasjonalt prosjekt for digital eksamen. b) Felles studentsystem (FS) Tekniske presentasjoner, utvikling av webservicefunksjoner. Varer til kl Spor 5.6 Anskaffelse og innkjøp Workshop Amesto Sourcing, dialog: Hvordan jobbe fram bedre prosesser? Hvordan hente inn og dele gode idéer og god praksis? Spor 6.6 CISO-workshop Digital post for offentlige virksomheter, en orientering fra Difi ved Bertil Tiusanen krav til offentlige virksomheter om innføring av digital post- planer fra Difi. 10:50-11:10 Dagens andre pause! Utsjekk? 11:10-12:00 Plenumssesjon med debatt i Trondhjemssalen Ta tida tilbake men hvordan? 12:00-12:20 Siste pause! 12:20-13:00 Avslutning i Trondhjemssalen Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) og UNINETT har ordet tar vi tida tilbake i UH-sektoren? 13:00-14:00 Lunsj og hjemreise Vi tar forbehold om eventuelle endringer i programmet etter trykking

12 den sikre siden Styringssystemer for informasjonssikkerhet i UH-sektoren UNINETT satte høsten 2013 i gang et prosjekt for å avdekke tilstanden med hensyn til styringssystemer for informasjonssikkerhet i sektoren, kartlegge behov og utfordringer som institusjonene står overfor, samt utarbeide en veileder for innføring av et slikt styringssystem. Tekst: Rolf Sture Normann og Øivind Høiem, UNINETT Styringssystemer var hovedtemaet på Sikkerhetsforum i Tromsø i juni, og vi følger opp temaet med en todagers workshop på SUHS-konferansen. Pålagt å innføre styringssystem Innføring av styringssystem for informasjonssikkerhet er et lovpålagt krav, og også et krav fra Kunnskapsdepartementet i tildelingsbrevet til institusjonene. Personopplysningsloven stadfester kravet om planlagte og systematiske tiltak som skal sikre tilfredsstillende informasjonssikkerhet ved behandling av personopplysninger. E-forvaltningsforskriften stiller også krav til styring og kontroll med informasjonssikkerheten, og presiserer at styringssystemet skal baseres på anerkjente standarder for styringssystemer for informasjonssikkerhet. I 2012 ga regjeringen ut Digitaliseringsrundskrivet, med krav om at offentlige virksomheter skal ha internkontroll på informasjonssikkerhetsområdet basert på anerkjente standarder for styringssystemer for informasjonssikkerhet. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) peker på ISO27001:2013 som anbefalt standard. Hva er et styringssystem? Et styringssystem for informasjonssikkerhet kan defineres som et system som basert på forretningsmessig risikotilnærming etablerer, implementerer, drifter, overvåker, evaluerer, vedlikeholder og forbedrer informasjonssikkerheten. Begrepet forretning skal ifølge ISO-standarden tolkes vidt, og forstås som de aktivitetene som utgjør kjernen i institusjonen ut fra institusjonens formål. Forretningsmessige risikofaktorer vil i UH-sektoren normalt være risiko knyttet til aktiviteter rettet mot å nå overordnede mål for forskning og utdanning. Det følger både av standarden og av den generelle oppfatningen at lover og regler for et slikt styringssystem skal overholdes. Styringssystemet består av et sett av prosesser, prosedyrer og dokumenter som er satt i en sammenheng for å oppnå kontinuerlig forbedring. Videre følger at de konkrete sikringstiltakene som velges gjennom bruken av styringssystemet skal være basert på syste matiske risikovurderinger og ledelsens uttrykte risikoaksept. 12

13 DEN SIKRE SIDEN Foto: istock Styringssystem tilpasset UH-sektoren Et av formålene med prosjektet er å lage et forslag til rammeverk for et styringssystem for informasjonssikkerhet basert på de funnene som er gjort i forskningsdelen av prosjektet. Selve styringssystemet er nå publisert i første versjon. Rammeverket inneholder forklarende tekster til de ulike aktivitetene og dokumentene, samt maler for disse. Vi har også sett behov for å gi noen eksempler i malene slik at det skal være enklere for institusjonen å komme i gang. Styringssystemet er delt inn i tre deler. Disse består av styrende dokumenter, gjennomførende dokumenter og til slutt kontrollerende dokumenter. Styringssystemet er tilpasset ISO27001:2013 og Datatilsynets veileder for internkontroll. Klart for pilotering I løpet av høsten kjøres piloter på Høgskolen i Telemark, Høgskolen i Oslo og Akershus og Høgskolen i Sør-Trøndelag. Der vil vi bistå institusjonene med å få på plass et styringssystem basert på veilederen. Samtidig får vi testet ut veilederen slik at vi får gjort eventuelle endringer. Etter at pilotene er gjennomført, vil det bli mulig for andre institusjoner å få bistand til implementering av sine systemer. Styringssystemer på SUHS-konferansen På SUHS-konferansen i vil vi arrangere en todagers workshop hvor vi vil gå gjennom hovedpunktene i veilederen, og se på hvordan et styringssystem bør implementeres og driftes. Målgruppen er ledere og informasjonssikkerhetsansvarlige på institusjonene. Vi har også i sporet Digital ledelse en sesjon med tittelen Styringssystem for informasjonssikkerhet Leders ansvar hvor vi vil gå gjennom hovedpunktene i et styringssystem for informasjonssikkerhet sett med en leders øyne. Mer informasjon: Kontaktpunkt: Rolf Sture Normann. rolfnor@uninett.no Tommy Tranvik, tommy.tranvik@jus.uio.no 13

14 ECAMPUS Tjenester fra UNINETT ecampus Webmøter: Adobe Connect Med webmøtetjenesten Adobe Connect kan du enkelt opprette og organisere flerparts webmøter med studenter og kolleger direkte fra din egen PC. Dere kan dele lyd, bilde, chat, dokumenter, skjerm og applikasjoner. Tjenesten kan brukes til nettbaserte møter, kollokvier og undervisning. Den er også velegnet for gjennomføring av webinarer, og kan brukes til å gjøre opptak. Tjenesten er tilgjengelig for ansatte og studenter. Personlig lagring og deling: Box Med Box kan du lagre alle typer filer i skyen og nå dem fra ulike enheter, som nettbrett, smarttelefon og PC, via nettleser, app eller synkroniseringsklient. Tjenesten gjelder alle typer filer, og det er ingen begrensninger i lagringskapasitet. Blant annet kan du lagre videofiler opp til 5 gigabyte, og med forhåndsvisning og avspilling i nettleseren som kan integreres mot for eksempel Fronter, slipper du å bruke lagringsplass i LMS-et til slike filer. Tjenesten gjør det også enkelt å dele filer med andre på tvers av institusjonsgrenser i Norge og resten av Norden. Dette skjer sikkert, med avtaleverk innenfor norsk lov. Filoverføring: FileSender Med filoverføringstjenesten FileSender kan du utveksle store filer med kolleger og studenter på en rask, enkel og sikker måte. FileSender er et sikkert og praktisk alternativ når filene er for store til at de bør sendes som e-postvedlegg. Filene kan overføres til én eller flere mottakere, enten de befinner seg innenfor eller utenfor universitets- og høgskolesektoren. Skal du overføre til noen utenfor UH-sektoren, får de en midlertidig tilgang samtidig som de mottar varsel om overføringen. Filene overføres via en server hos UNINETT, noe som ivaretar sikkerhet og integritet. Videoopptak: Techsmith Relay Med Techsmiith Relay kan du ta enkle opptak fra din egen PC eller smarttelefon for bruk i undervisningen. Systemet gjør opptak av det som skjer på skjermen sammen med lyd og bilde fra innebygd eller tilkoplet kamera og mikrofon. Det ferdige opptaket sendes til en sentral server. Her konverteres opptaket til et utvalg av formater etter behov, for avspilling på ulike enheter og i ulike programmer. Du mottar en e-post med lenke til de ferdige filene. Forelesningsopptak: Mediasite Med Mediasite kan du ta opp, lagre og publisere hele forelesninger. Mediasite er et komplett system for forelesningsopptak, og tilbyr opptak av det foreleseren sier synkronisert med en VGA-kilde, i de fleste tilfeller lysark. Opptaket gjøres normalt fra fastmontert utstyr i et auditorium og lagres på en sentral server. Avspilling av opptak kan gjøres på de fleste plattformer: Windows, Mac, Linux, IOS, Android og Blackberry. Tilleggsmodulen My Mediasite tilrettelegger for at enkeltpersoner kan produsere innhold på sin egen datamaskin og publisere dette til Mediasite, på lignende vis som med Techsmith Relay. Mer informasjon: Kontaktpunkt: kontakt@ecampus.no 14

15 ECAMPUS Prosjekt for digital eksamen Statlige universiteter og høgskoler i Norge skal i løpet av få år innføre digital eksamen. Det finnes i dag ingen løsning som tilfredsstiller behovet, og UNINETT har på vegne av UH-sektoren påtatt seg å koordinere en utviklingsog anskaffelsesprosess som skal føre fram til en optimal løsning for en digital eksamensprosess. Det er opprettet et felles prosjekt med representanter fra institusjonene. Anskaffelsen gjennomføres som en innovativ, offentlig anskaffelse i samarbeid med Nasjonalt program for leverandørutvikling, som er et samarbeidsprosjekt mellom NHO og KS. Dette er en annerledes måte å tenke anskaffelse på, der en utviklingsprosess i samhandling med leverandørene leder fram til en felles anskaffelse. Under selve hovedprosjektet er det opprettet en rekke arbeidsgrupper som arbeider med ulike deler av prosessen. Arbeidsgruppe digital arbeidsprosess En bredt sammensatt arbeidsgruppe fra UHsektoren skal etablere felles prosessbeskrivelser av hva som ligger i en digital vurdering. Prosessbeskrivelsen skal omfatte hele arbeidsflyten fra forberedelse til gjennomføring, sensur, begrunnelse og eventuell klage. Den skal omfatte ulike vurderingsformer og beskrive behovet sett fra ulike roller: studenter, faglærere, eksamensvakter, inspektører, eksterne og interne sensorer, administrativt ansatte og flere. Resultatet skal inngå i kravspesifikasjonen for en løsning for digital eksamen. I tillegg til arbeidsgruppa, er det nedsatt en utvidet referansegruppe som vil bli involvert ved behov. Arbeidsgruppe infrastruktur Arbeidsgruppa har utarbeidet første versjon av en fagspesifikasjon (UFS) med anbefalinger og krav til infrastruktur, som nå er på høring i aktuelle miljøer. Anbefalingen oversettes til engelsk slik at den kan inngå i en felles EU-standard i regi av GÉANT-samarbeidet. Arbeidsgruppe integrasjon Arbeidsgruppa har sørget for at nødvendige integrasjoner nå håndteres via UH-sektorens felles integrasjonsplattform. Utviklingsavtaler Prosjektet for digital eksamen har inngått en intensjonsavtale med Inspera AS, og samarbeidet har fått innvilget en søknad om midler fra Innovasjon Norge. Universitetet i Stavanger (UiS) og Høgskolen i Sør-Trøndelag (HiST) representerer UH-sektoren i utviklingssamarbeidet. UNINETT har også inngått en intensjonsavtale med Uniwise. Mer informasjon: Kontaktpunkt: Freddy Barstad freddy.barstad@uninett.no 15

16 AKTUELT Foto: HK Feide-pålogging med høyere sikkerhet Tekst: Lars Fuglevaag, UNINETT UNINETT har nylig startet et prosjekt der målet er å lage en pilotløsning for Feide-pålogging med høyere sikkerhet. For å logge på med Feide i dag, må sluttbruker oppgi brukernavn og passord. Stadig flere tjenester trenger et høyere sikkerhetsnivå for innlogging enn bare brukernavn og passord, og en løsning for dette etterspørres derfor i økende grad av vertsorganisasjoner som er tilknyttet Feide. Dette gjelder spesielt de administrative systemene. Tofaktorautentisering Løsningen vil innebære det som kalles en tofaktorautentisering. Når brukeren har logget på med sitt vanlige brukernavn og passord, mottar hun eller han et engangspassord per SMS som brukeren så må skrive inn for å bli logget inn på tjenesten. I tillegg til en ekstra faktor for pålogging, øker også kravene til den prosessen som knytter en persons identitet til påloggingsfaktorene. Løsningen utformes slik at det på sikt kan benyttes andre løsninger enn engangspassord per SMS for å høyne sikkerheten. Når det gjelder hvilke krav som skal stilles til verifisering av identitet, vil UNINETT ta utgangspunkt i eksisterende sikkerhetsnivåer fra regjeringens Rammeverk for autentisering og uavviselighet i elektronisk kommunikasjon med og i offentlig sektor. Fra pilot til permanent løsning? Piloten skal kjøre fra november 2014 til april 2015, deretter skal løsningen evalueres for å se om dette er noe som ønskes videreført som permanent løsning i Feide. Følgende vertsorganisasjoner er med i prosjektet: Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA) Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) Universitetet i Agder (UiA) Universitetet i Oslo (UiO) Det jobbes også med å få én eller flere kommuner eller fylkeskommuner med i prosjektet. I pilotprosjektet bestemmer vertsorganisasjonene selv hvilke tjenester og hvilke brukere som skal benytte pålogging med høyere sikkerhet. Mer informasjon: Kontaktpunkt: Hildegunn Vada, hildegunn.vada@uninett.no 16

17 AKTUELT Kontaktpersoner for administrative systemer i UNINETT ELIN KRISTINE OLSEN Leder for faggruppe administrative systemer Tjenesteansvarlig konkurransegjenn omføringsverktøy (Amesto Solutions) Tjenesteansvarlig lønns- og personalsystem (SAP) Tjenesteansvarlig prosjektstyringsverktøy (Artemis) ALF HANSEN Seniorrådgiver kundekontakt administrative systemer BERNT SKJEMSTAD Prosjektleder utrulling nytt saksbehandlings- og arkivsystem TERJE AANDALEN Tjenesteansvarlig økonomisystem (Agresso) Leif Kristiansen Tjenesteansvarlig forvaltning av arkivsystemer (ephorte, Public 360 o fra 2015) JØRGEN BERG LAUVSNES Tjenesteansvarlig bestillings- og faktureringssystem (Basware) Rådgiver utrulling nytt saksbehandlings- og arkivsystem Prosjektleder anskaffelse av rekrutteringssystem MARIT LILLETVEIT Tjenesteansvarlig rekrutteringssystem (fra mars 2015) LIV MYREN Rådgiver økonomisystem (Agresso) Rådgiver bestillings- og faktureringssystem (Basware) JON STRØMME Tjenesteansvarlig samarbeidsverktøy (Agora) Prosjektleder anskaffelse av nytt prosjektstyringsverktøy Foto: Mattis Daae, UNINETT 17

18 NOTATER 18

19 19 NOTATER

20 NOTATER 20

21 21 NOTATER

22 NOTATER 22

23 23 NOTATER

24 RETURADRESSE UNINETT NO-7465 TRONDHEIM Bli abonnent på Uninytt! Uninytt er UNINETTs kundemagasin, med aktuell informasjon primært rettet mot universitets- og høgskolesektoren. Magasinet kommer ut med fire ordinære utgaver per år. I tillegg gir vi ut spesialutgaver ved behov. Det er gratis å abonnere, og magasinet sendes fraktfritt til alle abonnenter. Ønsker du å abonnere på Uninytt? Send en e-post til uninytt@uninett.no