Forprosjekt nytt skoleadministrativt system. Vedlegg 4: Prosessbeskrivelse Voksenopplæring

Transkript

1 Forprosjekt nytt skoleadministrativt system Vedlegg 4: Prosessbeskrivelse Voksenopplæring

2 Innledning Dette dokumentet utgjør grunnlaget for den foreløpige funksjonelle krspesifikasjonen for anskaffelsen nytt skoleadministrativt system (SAS). Dokumentet beskriver de aktivitetene et nytt skoleadministrativt system skal dekke innenfor voksenopplæring. 2

3 Prosesskart nytt SAS - Voksenopplæring Hva er voksenopplæring SAS skal dekke funksjonalitet for tre skoletyper innenfor voksenopplæring Spesialundervisning, for elever med spesielle behov som ikke dekkes normal voksenopplæring Norskopplæring, for elever som har rett og plikt til opplæring i norsk og samfunnskunnskap Videregående opplæring, for elever som tidligere ikke har fullført grunnskole og/eller videregående skole. Forutsetninger Denne prosessbeskrivelsen gjelder kun for Voksenopplæring. Utarbeidelsen er gjort med utgangspunkt i prosessbeskrivelsen for videregående opplæring, og på overordnet nivå har VO de samme behov som i den videregående skolen. Avvik og nye funksjonelle behov som kun gjelder for VO er beskrevet i denne prosessbeskrivelsen. Aktivitetene.4,.5,.6 og gjelder kun for VO og vil følgelig bare bli beskrevet i dette dokumentet. Voksenopplæring 3

4 Overordnet beskrivelse voksenopplæring Formål Beskrivelse Formålet med prosessen er å planlegge og gjennomføre opplæring for voksne. Aktuelle kandidater søker om voksenopplæring manuelt ved inntakskontor eller ved opplæringssenter. Søknad behandles saksbehandler. Hvis søker ønsker realkompetansevurdering gjennomføres dette. Prosess for behandling voksne 4

5 tilbud Beskrivelse Voksenopplæringen gir elevene tilbud basert etterspørsel og det opprettes derfor tilbud gjennom hele året. Videregående opplæring Følger kodeverket som kommer fra Vigo, men tidsperioden for undervisningen viker. Faggrupper etableres med ulik tidsperiode hengig bl.a. nivå, deltagere og undervisning (dag eller kveldstid). Faggrupper kan derfor strekke seg over flere skoleår, flere terminer, eller være kortere enn en termin sammenliknet med normale løp i videregående skole. Det må derfor være mulig å definere aktivitetsperioder fritt mellom to datoer for faggrupper. Norskopplæring og spesialundervisning Har behov for å definere egne koder. Norskopplæringen og spesialundervisningen tilbyr en rekke kurs for ulike nivå, og oppretter kurs fortløpende etter behov. VO kurs eller fag følger ikke samme tidsperiode for undervisning som i den videregående skolen. Fagene eller kursene kan ha varighet som er både kortere eller lengre enn en termin i vanlig skolesammenheng. Videregående opplæring Tar utgangspunkt i samme læreplan som i den videregående skolen og GREP-kodeverket, men hver enkelt elev kan ha forskjellige kompetansemål iht. fagets læreplan. Norskopplæringen Tilbyr en gitt pakke med kurs, men har behov for å endre basisinformasjon som for eksempel lærer, tid, rom, lærebok og start-/sluttdato. Spesialundervisning Tilbyr kurs på ad-hoc basis og har behov for å registrere all kursinformasjon manuelt ved opprettelse nye kurs. Resultat Definerte aktivitetsperioder og tilbud. 5

6 tilbud (forts.) Beskrivelse I VO sammenheng er det lite hensiktsmessig å benytte klasser siden alle elever har forskjellig behov og knytninger mot ulike fag. Som følge at VO ikke organiserer utdanningen ved bruk klasser må det være mulig å hente ut en oversikt over utdanning som blir gitt i en definert tidsperiode. Voksenopplæring organiserer ikke elever i klasser, men knytter hver enkelt elev inn mot en faggruppe. Noen fylker organiserer voksenopplæring selv, mens andre sender eleven til eksterne kursleverandører eller skoler. Det er behov for å ha oversikt over hvor eleven mottar opplæring. Det må være mulig å registrere eksterne tilbud, inkludert skole, deling, fag, timetall og karakter. Resultat Eleven er tilknyttet faggrupper og undervisningssted. 6

7 Time- og Behovene samsvarer med den videregående skolen. 7

8 Inntaks og.4 Gjennomføring karriereveiledning.5 Registrering søknad.6 Saksbehandling søknad Formål Gi kandidaten informasjon om hvordan han gjennom voksenopplæring kan oppnå ønsket kompetanse. Trigger Kandidat ber om karriereveiledning. Beskrivelse Kandidaten kan møte til karriereveiledning før søknad og opptak til voksenopplæring. Her kan det gjennomføres en samtale med fagperson, og det skal være mulig å utarbeide en opplæringsplan basert på kandidatens ønsker om utdanning. Opplæringsplanen skal være mulig å oppdatere underveis basert på progresjon og endring i ønsker. I noen tilfeller sluttes kandidatens forhold til voksenopplæringen her. Resultat Gjennomført kartlegging og karriereveiledning. 8

9 Inntaks og.4 Gjennomføring karriereveiledning.5 Registrering søknad.6 Saksbehandling søknad Formål Formålet er å registrere en søknad til voksenopplæring. Trigger Kandidat bestemmer seg for å søke voksenopplæring. Beskrivelse Generelt For registrering søknad kan det tas utgangspunkt i utarbeidet opplæringsplan fra karriereveiledning. Hvis det ikke finnes noen opplæringsplan fra tidligere blir denne utarbeidet under registrering søknad eller søknad. For VO må det kunne registreres pårørende eller andre kontaktpersoner. Det er ikke behov for registrering samtykke til deling opplysninger med foresatte/pårørende. Det skal være mulig å registrere søknader og knytte de til kurs etter kursstart. Videregående opplæring og spesialundervisning Kandidaten søker om opptak til voksenopplæring manuelt eller elektronisk. I søknaden kan kandidaten oppgi ønsket sluttkompetanse, registrere CV, utdanning og praksis, samt laste opp vedlegg. Kandidaten kan også søke om karriereveiledning. Elever som søker om videregående opplæring kan også søke om realkompetansevurdering. Norskopplæring Søkere til norskopplæring møter oftest personlig. De får veiledning til utfylling søknad som fylles ut elektronisk eller manuelt. Elevopplysninger skal kunne kontrolleres ved importeres fra NIR (Nasjonalt Introduksjons Register). Dette inkluderer adresse, rettigheter, 5 års frist, nn, DUF-nr/fødselsnr. og historikk fra andre skoler/kommuner. Resultat Gjennomført registrering søknad. 9

10 Inntaks og.4 Gjennomføring karriereveiledning.5 Registrering søknad.6 Saksbehandling søknad Formål Formålet er å gjennomføre behandling søknader til voksenopplæringen og bestemme kandidatens videre løp. Trigger Søknad om voksenopplæring må behandles for å utarbeide korrekt opplæringsløp. Beskrivelse Generelt Basert på innsendte opplysninger vurderer saksbehandler mottatt søknad fra kandidat, gjennomfører rettsvurdering, registrerer kurs eller programområde, fag og fagkompetanse. Registrering fag inkluderer fag kandidaten allerede har og som han/hun eventuelt mangler, og tilknytning enkeltfag til valgt programkode. I samråd med eleven utarbeides en IP (individuell plan) til det enkelte fag. IPen skal være tilgjengelig i løsningen for lærer og elev. VO har i flere tilfeller løpende opptak og har behov for å overføre grupper elever til et kurs eller utdanning når det finnes et tilstrekkelig antall søkere. Når er gjennomført distribueres vedtaksbrev, og eventuelt informasjon om kurs eller opplæring som kandidaten er påmeldt. Norskopplæring Systemet skal kunne importere og registrere nivåvurdering nye kurskandidater fra systemet som benyttes til å teste kandidatene (nivåvurderingen skal følge det europeiske rammeverket). Testene gir svar på kandidatens nivå slik at korrekt opplæring blir gitt. Frem til eleven kan dokumentere at de har kr på norskopplæring må de betale. Dette må følges opp i SAS slik at kr om betaling stoppes når på rettigheter er fremlagt. Innbetalinger som allerede er gjort skal ikke refunderes. Det skal kunne registreres kursgift for kursene. Avgiften varierer på kursene basert på tidspunkt (dag/kveld) og varighet. Kursgift skal beregnes fra tidspunktet kandidaten begynner på kurset. Hvis kandidaten skal betale skal det kunne registreres at: betaling er gjennomført med kortterminal på skolen eller hos voksenopplæringen. kandidaten skal faktureres og fakturagrunnlag skal overføres til økonomisystemet. Resultat Saksbehandling er gjennomført, og kandidat får svar på søknad om opplæring med definert anbefalt opplæring. 10

11 .1 Vurdering realkompetanse Formål realkompetansevurdering voksne elever for å se om dette kan gi grunnlag for bestått i en eller flere fag innenfor videregående opplæring. Trigger Kandidat søker om realkompetansevurdering. Beskrivelse Ønsket utdanning knyttes mot kandidaten slik at det kan gjennomføres en vurdering mot kompetansemålene i læreplanen. Eleven skal kunne gjennomføre en egenvurdering i løsningen mot kompetansemålene. En egnet fagperson utpekes til å gjennomføre realkompetansevurderingen. Vurderingen gjennomføres med samtaler eller praktiske prøver. Fagpersonen registrerer hvilke mål i læreplanen som kan godkjennes. Resultat Gjennomført realkompetansevurdering med registrering resultat. 11

12 Generelt IPen i et fag må være tilgjengelig for elev og lærer i løsningen slik at den kan følges opp underveis. Alle endringer i IPen skal signeres lærer og elev. Når undervisning er sluttet overføres IPen til saks- og arkivsystemet. Systemet skal gi en oversikt over frist for registrering frær. Når fristen nærmer seg skal læreren varsles (parameterstyrt i SAS). Det er behov for en samtalelogg hvor det kan noteres merknader med dato og tidspunkt slik at taler med eleven blir logget. Norskopplæring Det er behov for å innhente elevens fagønsker i valgfrie fag og det kan være behov for å gi eleven tilgang til løsningens grensesnitt for frær og karakterer. Elevens rettigheter iht. NIR endres kontinuerlig og det er derfor behov for å ha tilgang til elevens historiske rettigheter. Det er behov for å se historiske rettigheter i sammenheng med tidligere prøver og prøveresultater. Det er behov for å registrere elevens status med en annen tilnærming enn for vgs-elever: Fullført: utdanning er gjennomført og bestått, kan ikke gjennomføres flere ganger. Sluttet: utdanning er sluttet uten bestått, og kan om eleven har rettigheter til det fortsettes. Rettigheter utgått: eleven har mottatt undervisning i 5 år/3000 timer eller fullført norskprøve 3. Det skal genereres en varsling til elev og lærer når antall egenmeldinger eller velferdspermisjoner har nådd et definert nivå. Det skal være mulig å få oversikt over elevenes frær i prosent og timer i hvert enkelt kurs, eller for en hvilket som helst periode fordelt på elevens rettigheter. Slik kan skolen vurdere å kreve betaling om eleven ikke overholder sine plikter for gratis undervisning. Resultat skal registreres for alle norskprøver, inkludert elevens timeforbruket frem til prøvedatoen. For deltagere i Basis (norskopplæring i kombinasjon med ikke srettet grunnskolefag) kan lærerne registrere dato for når en deltager har oppnådd et gitt nivå, på en skala fra 1 til 6, innen fagene matematikk, naturfag, samfunnsfag eller engelsk. Nivå 6 utløser en rettighet til inntak på srettet grunnskole. Det må være mulig å oppdatere norsknivå på enkeltelever eller grupper fortløpende, samt valg læreverk for gruppen. Lærere må kunne søke om behovsprøvet opplæring, permisjoner med mer på vegne elevene. Administrasjonen innvilger, registrerer og arkiverer vedtak. Programoppfølgere, eksterne tilbydere kurs må kunne gis tilgang til definerte deler systemet Endringer elevers registrerte rettigheter i NIR må kontinuerlig overføres til SAS. Rettighet kan endres fortløpende gjennom skoleåret. Elevens rettighet og tilhørende timeforbruk må følges opp og registreres. Spesialundervisning Spesialundervisning har ikke karakterer men registrerer elevens status i utdanningen. 12

13 Behovene samsvarer med den videregående skolen. 13

14 Behovene samsvarer med den videregående skolen. 14

15 Generelt Det skal være mulig å dokumentere timetallet eleven har fått tildelt i et fag/kurs og antall timer han/hun deltar i undervisningen. Beregning antall timer må ta hensyn til elever som begynner etter kursstart og eventuelt frær. Videregående opplæring Voksenopplæring følger opp på en annen måte enn den videregående skolen. Faggruppenes omfang er basert på elevenes nivå og eksisterende kompetanse. Det betyr at noen faggrupper gjennomføres med mindre timer enn fagets omfang iht. GREP basen. Fagets omfang iht. GREP skal allikevel benyttes på utskrift. Norskopplæring Det skal være mulig å eksportere elevtimer (tilstede og frær) til NIR. Systemet skal ved definerte grenseverdier varsle om at eleven må søke om flere timer (behovsprøvet læring). Opphør utdanning eller tilbud bergenstest: Systemet må varsle når eleven ikke har kr på ytterligere undervisning, dvs. 3000t eller hatt tilbud i 5 år (absolutt) og bestått norskprøve 3. Timer blir tildelt i hele timer, men undervises i 45min. Det skal være mulig å telle hvor mange 60min timer eleven har brukt. Timeføring/frærsføring skjer i hele timer. Varsel ved for mye frær og sluttføring med sluttårsak og norsknivå skal kunne bestilles lærer og utføres administrasjon. Spesialundervisning Systemet skal gi oversikt over antall timer som er brukt på undervisning. For elever som er tildelt en pott timer ønsker man en oversikt over hvor mange timer som er tildelt og hvor mange de som er brukt og tilgode. For elever som er tildelt kredittimer for å nå et læringsmål ønsker man å ha oversikt over hvor mange timer som er brukt og hvor mange kredittimer som er tildelt til enhver tid. Om eleven har behov for flere timer for å nå læringsmålet får han/hun tildelt flere kredittimer underveis. Slik får man også oversikt over hvor mange kredittimer som var nødvendig for å nå læringsmålet. Det skal være mulig å dokumentere timebruk i spesialundervisning som ikke er timeplanfestet (kartlegging, intervju, undervisning, reisetid, veiledning, utvikling materiell, møte). Registrering gjøres lærer og godskrives lærerens timesaldo. Timer blir tildelt i hele timer, men undervises i 45min. Det skal være mulig å telle hvor mange 60min timer eleven har brukt. 15

16 Norskopplæring Lærer melder elevene opp til norskprøve etter gitte frister. Det skal være mulig å kontrollere oppmeldte elever mot tidligere prøver slik at han/hun ikke meldes opp til en prøve som allerede er gjennomført. Det skal være mulig å eksportere nødvendige data til NIR og FU i forbindelse med oppmelding til norskprøve. Det skal være mulig å kontrollere oppmeldingslister og gjøre endringer før overføring til NIR/FU. Mottaker påmeldingslister henger elevtype: Kandidater med rettigheter som skal ta norskprøve eksporteres i Excel iht. NIR mal. Kandidater som ikke har rettigheter iht. NIR (uten adresse, skjermet, betalende eller grunnskole med basis) skal eksporteres i Excel iht. FU mal. Det skal være mulig å importere resultater fra FU og NIR i forbindelse med norskprøve (kandidatlister og resultater). Det skal være mulig å importere justerte resultater ifm klagebehandling sresultater inn i SAS. 16

17 Beskrivelse Elevene i voksenopplæring kan være tilknyttet flere skoler og det vil være behov for å samle inn fag fra flere skoler ved utstedelse, bekreftelser og vedtak. Frær og ordens- og oppførselskarakter føres ikke på, men det skal være mulig å velge at det skal inkluderes. Generelt Systemet må kunne utstede opplæringsbevis på de fag/aktiviteter som eleven har gjennomført. Hvilke fag/aktiviteter som skal inkluderes må være valgfritt. Systemet skal kunne registrere om kursdeltaker får medhold i klage på testresultat. Det skal være mulig å kontrollere resultater på prøver i SAS mot resultater registrert i NIR mht. godkjente klager som kun blir registrert i NIR. Resultat Korrekt utskrevet vitnemål/kompetansebevis. 17