At Work Time Brukerveiledning

Transkript

1 At Work Time Brukerveiledning Innhold Om At Work Timeregistrering... 3 Bruk av At Work Time... 4 Logge inn... 4 Registrere timer, tillegg og varer... 4 Felter for registrering... 5 Funksjoner... 6 Registrere tillegg... 6 Registrere varer... 6 Levering av timeliste... 8 Funksjoner... 8 Timebank... 8 Favoritter... 8 Endrede timer... 9 Rapport over mine timer... 9 Rapporter og behandling Generelt om rapporter Ansattrapport - lønnsgrunnlag Timestatuser Godkjenning av timer Endring av leverte timelinjer Godkjente timer Prosjektrapport - faktureringsgrunnlag Fakturere i At Work Fakturering (X) Bruk av andre ordre-/faktureringssystemer Kunderapport faktureringsgrunnlag At Work Systems AS av 31

2 Ordre Aktiviteter Overtid Sykefravær Timebank Ferie Drill-down Tillegg Rapportgenerator Interaktive rapporter Varer Stemplingsur Oversikt Innlogging Stemple inn Registrere detaljer og kommentarer Starte på neste ordre Fortsette med en ordre du har jobbet på før Stemple ut før du går hjem Rette opp feil Utstempling etter normal arbeidstid Arbeidsplaner Funksjonalitet knyttet til arbeidsplan Arbeidsoppgaver/Ordre Innstillinger og oppsett Brukeradministrasjon Vedlikehold av brukerinformasjon og bytte av passord Legg til ny timebruker Tildele brukerrettigheter (roller) Eksportoppsett (lønnsarter) Oppsett og bruk av timebank At Work Systems AS av 31

3 Om At Work Timeregistrering At Work Timeregistrering (AWS Time) er en løsning som på en unik måte kombinerer fleksibilitet og avansert oppsett med enkelhet i bruk for de ansatte. Systemet har svært mange bruksområder, og passer for de fleste behov og bransjer. AWS Time er web-basert (fra begynnelsen av), og kan brukes med alle de vanligste nettleserene. At Work Time kommer som standard med egne moduler for mobiltelefon/smarttelefon og stemplingsur (for nettbrett) inkludert i lisensen. Bedriften velger selv hvordan man vil registrere, alle data kommer til samme sted og behandles likt uansett opprinnelse. Systemet er ikke avhengig av bestemte typer maskinvare (f.eks. spesielle mobiltelefoner)og blir dermed meget rimelig både i anskaffelse og drift, samtidig som det sikrer fleksibilitet for framtidige behov. På grunn av de mange mulighetene for å enkelt tilpasse systemet til bedriftens behov (eller å endre det etter hvert som behovet forandrer seg) har vi i brukerdokumentasjonen valgt å beskrive de mest vanlige situasjonene og kombinasjonene. Brukerdokumentasjonen distribueres i Word-format, slik at det er enkelt å redigere/tilpasse den for bedriftens oppsett og formål. AWS Time kan brukes som enkeltstående løsning, integrert med eksterne systemer (lønns-, ordreog faktureringssystemer) eller med andre moduler i vår produktportefølje: - Ordre for den som trenger registrere timeforbruk per ordre på en enkel måte, gjerne ved bruk av stemplingsurfunksjonen i systemet - Fakturering gjør om registrerte timer til varelinjer på en faktura og send dem til enten AWS Fakturering eller et annet faktureringssystem - Prosjekt der timebruk er et viktig element sammen med oversikt/registrering av tid brukt på aktiviteter i prosjektet - CV/Kompetanse registrerte timer kommer automatisk over til den ansattes kompetanseprofil og inngår i planleggingen av opplæring ideelt for bedrifter som har lærlinger. - CRM for å vite om du bruker tid på de riktige kundene Kapittel 2. Bruk av At Work Time er laget med tanke på å kunne sendes ut til sluttbrukerne. På grunn av at systemet er så fleksibelt, anbefaler vi å redigere før det sendes ut slik at skjermbildene som vises og funksjonene som er beskrevet stemmer over ens med det bedriften faktisk har satt opp. At Work Systems AS av 31

4 Bruk av At Work Time Logge inn Skriv inn eller trykke på link i mottatt mail. Du kommer til hjemmesiden: Etter innlogging kommer man til enten sin personlige arbeidsliste eller bedriftens intranett avhengig av hva som er satt opp. Registrere timer, tillegg og varer Etter pålogging trykker du på Timeregistering. eller velger Timeregistering i nedtrekksmeny for å komme til I dette skjermbildet kan du: - Registrere timer og levere timeliste - Se hvor mange timer du har jobbet, hvilke kunder/prosjekter og hva du har gjort - Se eget fravær, antall feriedager brukt/til gode og følge med timebanken din (timer til avspasering) At Work Systems AS av 31

5 Registering av timer skjer i regionen under overskriften Ansatt/Dato. Ditt brukernavn er forhåndsvalgt. Systemet foreslår alltid dagens dato og viser også ukenummer. Før du registrerer en timeline, sjekk at du står på riktig dato. Med pilene og hopper du en dato frem eller tilbake. Med pilene og hopper du en uke frem eller tilbake. Du kan også velge dato fra kalenderen. Når du har valgt riktig dag, kan du lagre en timelinje. Fyll ut sum antall timer, prosjekt (og/eller kunde), aktivitetsgruppe, aktivitet og ev. kommentar. Lagre med å trykke på diskett eller Enter etter at Aktivitet/Kommentar er fylt ut. Da vil linjen bli lagret nedenfor registreringsfeltet. Kontroller at det blir opprettet en ny linje under feltet for registrering. Felter for registrering Følgende registreringsalternativer er tilgjengelige (bør redigeres før utsendelse så det stemmer med bedriftens oppsett): Felt Obligatorisk Beskrivelse Tidspunkt fra til Rediger totalt antall timer Rediger fakturerbare timer Pause Avdeling Ordre Oppgave Kunde Prosjekt Delprosjekt Registrer tidspunkter fra til. Sum timer vil bli automatisk beregnet. Tillater at totalt antall timer beregnet (i tidsrom fra til) overstyres av bruker Bruker kan legge inn annet antall timer for fakturering enn det som er registrert Registrer antall minutter pause. Dette kommer til fradrag på den registreringen (timelinja) du registrerer. Om det er satt opp, vil systemet foreslå både lengde på pause og tidsrom. Angi hvilken avdeling i bedriften du jobber for Velg ordre du registrerer timer på Velg hvilken oppgavedu registrerer timer på Velg kunde du registrerer timer på. Dersom kunden ikke finnes og du ikke har brukerrettigheter til å opprette ny skriv inn kundenavnet i kommentarfeltet. Velg prosjekt. Dersom prosjektet ikke finnes og oppsettet tillater det, kan bruker opprette nytt prosjekt. Velg delprosjekt. Forutsetter at prosjekt er valgt og at prosjektmodulen i At Work er i bruk. Aktivitetgruppe X Velg aktivitetgruppe At Work Systems AS av 31

6 Aktivitet X Velg aktivitet Kommentar Tekstfelt for detaljer omkring registreringen. Anbefalt brukt. Det kan være satt på krav om at felter må fylles ut før lagring. Hvis du prøver å lagre før alle obligatoriske felter er utfylt, vil du få feilmelding som viser hvilket felt som må fylles ut. Funksjoner Lagrer registrert informasjon direkte Lagrer registrert informasjon og åpner for å registrere tillegg (overtid, kjøring etc.) og varer Lagrer registreringen som favoritt. Lager en favoritt med alle felter unntatt dato, tid og kommentar og viser dette som et hurtigvalg for registrering. Rens skjemaet nullstiller alle felter for registrering. Registrere tillegg Det kan registreres tillegg på timelinja, f.eks. overtid, bastillegg, innarbeiding, reise-gangtid, kjøring osv. Da registreres første timelinjen som normalt, men i stedet for å lagre med, trykker du på. Da lagres timelinjen og et nytt vindu åpnes for å registrere tillegg. Flere tillegg kan knyttes til en timelinje. Husk å registrere antall og lagre. Registrere varer Det kan registreres varer på timelinja. Registrer en timelinjen som normalt, men i stedet for å lagre med, trykker du på. Da lagres timelinjen og et nytt vindu åpnes for å registrere varer. Flere varelinjer kan knyttes til en timelinje. Husk å registrere antall og lagre. At Work Systems AS av 31

7 Masseregistrering av timer Desom du har gjort nøyaktig det samme (eller skal gjøre det samme) i en lengre periode kan du bruke funksjonen for Masseregistrering. Denne funksjonen er praktisk i en rekke sammenhenger: - Brukere som gjør (eller skal gjøre) det samme i lang tid, f.eks. kontorjobber, faste prosjekter, lange rotasjonsplaner/skift f.eks. i Nordsjøen eller på anlegg - Ferie og ferieplanlegging Denne krever at registreringene er nøyaktig like (dvs. samme antall timer, samme kunde/prosjekt og samme aktivitet). Oppe til høyre i skjermbildet er det nå et valg Masseregistrering Trykker du på dette får du opp et registreringsskjema Det er viktig å fylle inn følgende felter i tillegg til de vanlige: - Dato Fra- Til (systemet tar med både fradato og tildato) - Ikke helg dersom du ikke har jobbet i helgene Husk å trykk (lagre) når du er ferdig. Hver dag blir nå registrert som egen timelinje og legges ut i ukesoversikten i registreringsskjemaet. Husk å levere timene på vanlig måte. At Work Systems AS av 31

8 Levering av timeliste Etter hvert som du lagrer nye timelinger bygger det seg opp et timeskjema som du kan levere (på samme måte som en papirbasert timeliste). Se over timelista og korriger ved behov. Velg hvilke timer som skal leveres (huket av) og trykk Send for å levere. Funksjoner Rediger før du sender. Kun tilgjengelig for timer som ikke er levert. Kopierer en linje til en ny registrering. Dette er tilgjengelig også for å kopiere timelinjer som allerede er levert. Sletter linja med alle tilhørende registreringer (varer og tillegg) Timebank Dersom systemet er satt opp med timebank kan du registrere både innskudd og uttak til timebanken for avspasering. For å sette timer inn i timebanken lager du først en vanlig registrering med antall timer arbeidet. Lagre ved hjelp av avspasere seinere. og legg inn hvor mange av timene arbeidet du vil legge til timebanken for å Velg tillegget (settes opp for den enkelte kunde) for å sette inn timer. For å ta timer ut av timebanken velger du aktivitetgruppe og aktivitet (settes opp for den enkelte kunde). Favoritter For å lette registrering av timer, kan favoritter brukes både på selve timelinjen og på tilleggene. Hvis du trykker på i registreringsbildet, så vil innholdet i feltene Prosjekt, Aktivitetsgruppe, Aktivitet og Kommentar lagres i en favoritt. Du kan selv angi navn på favoritten. At Work Systems AS av 31

9 Når du trykker på en lagret favoritt, vil innholdet komme i registeringsboksen. Dato og antall timer må alltid fylles ut på nytt. NB: Husk å velg dato før du trykker på en favoritt. Tilsvarende kan du lage favoritter av tillegg. Endrede timer I registeringbildet vil du få en oversikt over timer som er endret etter at du har levert dem, se forrige skjermbile. Når du trykker på Endrede timer før du en oversikt over de timelinjene som er endret og hva endringen er. Sett musepeker over boblene under endret og endringen vil vises. Det er ikke mulig å gjøre om disse endringene hvis timene er levert eller godkjent, men du kan jo ta kontakt med nærmeste leder for å få en forklaring. Rapport over mine timer For å få en oversikt over alle timer du har registert, Velg rapporter i blå menylinjer. Velg rapport Mine timer. At Work Systems AS av 31

10 Her vises dine timer for inneværende år. Du vil også kunne søke på tidligere år eller ett begrenset tidsintervall. For å se antall timer på ett prosjekt, velger du prosjekt fra prosjekliste. Endringer som er gjort i timer etter at de er sendt til godkjenning vil også vises her i egen logg på timelinjen. Rapporter og behandling For å få tilgang til godkjenning og behandling av timer etter at de er registrert, må brukeren har fullmakt til dette. Trykk på pilen som peker nedover bak fanen Rapporter. Da kommer listen over rapporter frem. For godkjenning av timer kan det jobbes fra Ansattrapport, Kunderapport eller Prosjektrapport. Generelt om rapporter De fleste rapporter har søk/filtrering som bildet over viser. I tillegg viser resultatlisten bare det antall rader som er definert i rapporten (øverst til høyre). Merk: Enkelte nettlesere kan være litt gjenstridige i å vise alle linjene, forsøk da å velge Nytt vindu i menyen rett under den mørkeblå hovedmenyen. Filter: At Work Systems AS av 31

11 Periode År Søk Fra - Til Vis alle Vis inaktive Viser valgt måned Viser inneværende år, kan velge andre år eller alle Fritekst søk innenfor de øvrige filtrene (dvs. er år satt til 2014 vil fritekstsøket kun gjelde innenfor dette året. Angi datoer selv; dette vil overstyre eventuell periode/år som er valgt før Viser totalsummer for timer registrert (sum for alle statuser). Viser prosjekter, ordrer eller kunder som har status som avsluttet og det ikke lenger registreres nye timer på. Ansattrapport - lønnsgrunnlag For å få oversikt over timer på ansatte velges ansattrapport. Her vises en totaloversikt over alle timer i inneværende år. For å begrense/endre søket kan det velges månded i Periode, ev. annet årstall kan legges inn eller det kan søkes på Fra og Til dato. I feltet Søk, kan du søke på ansatte, f.eks. ved fornavn eller etternavn. Timestatuser Rapporten viser også oversikt over alle timer en ansatt har på ulike statuser. Totalt viser totalt antall timer i perioden Lagret viser antallet timer som er lagret, men ikke sendt til godkjenning. Levert viser antallet timer som er sendt for godkjenning, men enda ikke godkjent. Når timene er godkjent fra status levert, vil de ligge på status Godkjent. Når timer er Godkjent kan man gå inn på dem og merke dem som fakturert ev. ikke fakturerbare. Da flytter de status til Fakturert eller Ikke Fakt. Godkjenning av timer Når timene er levert, er de klar for godkjenning. Klikk på timene som ligger på status Levert for en ansatt (ev. prosjekt eller kunde). Følgende bilde kommer da opp: At Work Systems AS av 31

12 Her vises alle timelinjer for den ansatte som er levert, enten på en eller flere sider. For å godkjenne timene velges Godkjenn. Alle timelinjer på skjermen du ser med hake bak linjen blir da godkjent og får status Godkjent. Merk at timelinjer som ligger på side 2 og videre ikke blir godkjent. De kommer nå opp på side 1 og må godkjennes seperat. Tas haken bak timelinjen bort, blir ikke denne linjen godkjent. For å fjerne alle hakene på linene, velg sjekkboks over alle timelinjene. Sett inn hake og ta bort hake. Det kan også settes som standard at alle boksene skal være tomme i utgangspunket. Hvis du vil se registerte Kommentarer, Tillegg og Varer på timelinjene, må disse boksene i det grå feltet over timelinjene være huket av. Dette kan ev. være standard visning for selskap, dvs. da vises dette på timelinjene. Hvis du krysser av boksen Mine prosjekter i dette bildet, så vil bare timer til den ansatte hvor du er prosjektleder vises. Når timelinjene er levert, må du trykke på knappen Tilbake. Endring av leverte timelinjer Hvis du vil endre på en timelinje, trykk på foran linjen. At Work Systems AS av 31

13 Du får nå opp timelinjen i et eget vindu. Her kan du redigere det som er lagret, også tillegg og varer. Husk og lagre. Du kan også sende linje tilbake til den som har registert. Når det er gjort endring på en timelinje, vil den ansatte få melding om endringen, men kan ikke overprøve den. Endringen blir logget slik at den vises når timelinjen åpnes igjen. Godkjente timer Timer som er blitt godkjente, ligger under status Godkjent. Nye Godkjente timer er også klar for eksport til lønn. Se egen beskrivelse av det. Når timene er godkjent, kan de brukes til å lage Faktura eller Fakturagrunnlag. Dette gjøres normalt ikke fra Ansattrapport, men fra Kunderrapport eller Prosjektrapport. Prosjektrapport - faktureringsgrunnlag For å få oversikt over timer fordelt på prosjekt, velge Prosjektrapport. Timene følger har samme status som beskrevet for Ansattrapport, men nå fordelt på prosjekt i stedet for ansatt. Hvis du skal lage fakturagrunnlag, klikker du på antallet timer på et prosjekt som ligger som Godkjent, eks. prosjekt, 2 Pengebingen, med 45,06 timer. At Work Systems AS av 31

14 Her vises timelinjene som tilsammen blir 45,06 timer. Tillegg og kommentarer på linjen vises også. Systemet viser antall timer registert i kolonne Totalt. I tillegg legges det ut en kolonne, Fakturerbart. Den foreslår å fakturerer like mange timer som det er registert, men har kan antallet timer endres. Til høyre er valget Merk som fakturert. Da flytter timene seg fra status Godkjent til Fakturert, ev. Ikke fakturerebart. Sistnevnte hvis det er avvik mellom registrerte og fakturerbare. Fakturere i At Work Fakturering (X) Bruk av andre ordre-/faktureringssystemer Fakturerbare timer kan overføres til andre ordre- eller faktureringssystemer. Når timene blir eksportert, merkes de samtidig som fakturerte. Kunderapport faktureringsgrunnlag Timer som ligger i kolonnen Godkjent er fakturagrunnlaget som skal behandles videre. Velg kunde som skal faktureres ved å trykke på antallet godkjente timer i kunderaden. Rediger antall timer som skal faktureres (ved behov) ved å endre antallet i feltet Fakturerbart. At Work Systems AS av 31

15 Dersom det finnes timer i oversikten som ikke skal faktureres i denne omgang, fjern krysset helt til høyre for å hoppe over dem. Dersom du bruker eksternt faktureringssystem, kan du velge Skriv ut eller Tilpasset utskrift for å lage et vedlegg til fakturaen. Tilpasset utskrift gir mulighet for å gruppere timelinjene mens Skriv ut skriver ut rapporten som vises i skjermbildet. Kunder som bruker At Work Fakturering kan sende timene direkte til fakturering ved å velge 1. Lag faktura (aktivitet summert). Denne lager en faktura der alle linjer med samme aktivitet slås sammen. 2. Lag faktura (aktivitet med ansatt). Denne lager egne fakturalinjer per ansatt, men legger sammen like aktiviteter for den ansatte. 3. Lag faktura (detaljer) lager fakturalinjer av alle timelinjene som man ser det i rapporten. Merk: For å sette opp for fakturering i At Work Fakturering må aktiviteter som er fakturerbare knyttes opp mot en vareart. Dersom det finnes timer til fakturering som ikke er knyttet til en vareart vil det komme opp en advarsel, og man kan koble time vare og deretter fortsette. Ordre For kunder som har satt opp timeregistrering med Ordre (eventuelt i kombinasjon med stemplingsur). Velg en ordre, se detaljer og kjør fakturering per ordre. Det er også mulig å eksportere ordre til eksterne ordresystem. Aktiviteter Denne rapporten viser hvilke aktiviteter som er utført. At Work Systems AS av 31

16 Ved å klikke på timer i rapporten, filtreres resultatene automatisk i forhold til dette valget. Arbeidsoppgaver lages som egen rapport med funksjonalitet tilsvarende Prosjekt. I eksisterende rapporter (Kunder, Prosjekter) vises arbeidsoppgaver som egen kolonne og blir søkbar på tilsvarende måte som andre verdier. Arbeidsoppgaver legges også ut i Interaktive rapporter på samme måte som prosjekter. Overtid Denne rapporten viser hvor mange timer overtid ansatte har jobbet i henhold til Arbeidsmiljøloven som som standard regner dette basert på 40 timers arbeidsuke. Rapporten regner ikke basert på innrapporterte tillegg. Utgangspunktet for rapporten er måneden valgt oppe til venstre, og vil automatisk justere seg i forhold til denne. Sykefravær Denne rapporten tar utgangspunkt i/summerer for alle aktiviteter som er satt opp som Sykefravær. Den har to nivåer, bedrift og ansatt. For å se fraværet for en enkelt ansatt, klikk på ansattnavnet (link). Rapporten er laget for å gi en hurtig og informativ oversikt over både den totale fraværssituasjonen i bedriften og for den enkelte. At Work Systems AS av 31

17 At Work har laget et sett med forslag og anbefalinger for oppfølging av sykefravær basert på mange års erfaring med dette blant både skoleelever og arbeidstakere i Norge og Danmark. Disse programmene er tilgjegnelige ved henvendelse til At Work. Generelt vil vi anbefale å være spesielt oppmerksom på følgende situasjoner både for bedriften totalt og for enkeltansatte: - Fraværet øker sammenlignet med tidligere år - Økende langtidsfravær se etter mulige farer i arbeidsmiljøet - Høyt fravær på onsdager indikerer et tredagers-problem, dvs. en mulig ukultur i bruk av egenmeldinger - Høyt fravær på mandag/fredag indikerer et langhelg-problem, men kan også tyde på rusproblemer så dette er et område man bør være både spesielt oppmerksom på og åpen i oppfølgingen av Timebank Merk: Systemet må være satt opp for timebank for å håndtere dette på en god måte. Timebankrapporten viser en oversikt over antall timer som de enkelte ansatte har registrert: Innarbeidet Tatt ut Overført Totalt til gode Brutto antall timer satt inn i timebanken av den ansatte i perioden Brutto antall timer tatt ut av timebanken i perioden Antall timer overført til timebanken fra tidligere år Netto antall timer til gode i timebanken for avspasering Ferie Merk: Systemet må være satt opp for ferie for å håndtere dette på en god måte. At Work Systems AS av 31

18 Rapporten viser antall feriedager den ansatte har til disposisjon i valgt år inkludert overførte dager fra året før. Drill-down Drill-down er en avansert rapport som gjør det mulig å bevege seg oppover/nedover i data på en meget fleksibel måte. Rapporten er særlig godt egnet for enten mer tilfeldige undersøkelser der man bare vil se over tidsbruken i bedriften generelt, men den er også velegnet dersom man ønsker å se på flere sider av registreringene samlet. Man navigerer ved å klikke på den verdien man ønsker å se mer på: Kunde, ansatt, status, avdeling, aktivitetgruppe, aktivitet eller tillegg. Rapporten er konfigurerbar for den enkelte bruker, og man kan velge hvilke regioner man ønsker å se ved hjelp av Tilpass -funksjonen i hvit menylinje. At Work Systems AS av 31

19 Tillegg Rapporten brukes for å vise f.eks. overtid, kjøring og andre typer tillegg. Rapporten er begrenset til å vise ti kolonner med tillegg. Hvilke tillegg som skal vises og rekkefølgen på dem settes opp i Administrasjon Tillegg ved å klikke på rediger og deretter velge kolonne i Tillegg rapport Rapportgenerator Interaktive rapporter Interaktive rapporter er et meget kraftig rapportverktøy der man kan lage egne rapporter: - Velge ut data - Gjøre beregninger og kalkulasjoner - Merke data - Lage grafer f.eks. til presentasjoner At Work Systems AS av 31

20 Man kan også lagre rapporter (nærmest som en mal) for seinere bruk, der man også enkelt kan endre hvilke verdier man ønsker å ha med. Se egen dokumentasjon for bruk av interaktive rapporter. Varer Dette er en interaktiv rapport (se egen beskrivelse) som viser varer solgt/registrert sammen med timer. Stemplingsur Oversikt Stemplingsklokke er en tilleggsfunksjonalitet til modul for timeregistrering. Basisfunksjonaliteten er at brukere kan markere seg som på jobb, men viktig tilleggsfunksjonalitet er at de også kan benytte stemplingsuret til å hente arbeidsordrer som skal utføres. Modulen virker alltid sammen med vanlig innlogging i Timeregistrering, men timer som registreres via stemplingsklokke registreres alltid som levert slik at den ansatte selv ikke har adgang til å redigere dem. Modulen består av et enkelt grensesnitt (med lav sikkerhet) med en skjerm som viser en oversikt over alle ansatte i enheten normalt ved at det vises et bilde av den ansatte. Dersom kun stempling av til stede er aktuelt, gjøres dette ved at den ansatte berører sitt bilde på skjermen og bekrefter innstempling/utstempling. Til forskjell for Dersom arbeidsordre skal benyttes vil berøringen åpne neste meny med tilhørende valg. Innlogging Gå til Logg inn med Brukernavn: Passord: At Work Systems AS av 31

21 Stemple inn MERK: Innstempling skjer når du velger en oppgave å arbeide med, du skal ikke stemple inn når du kommer om morgenen. Trykk/Klikk innenfor rammene omkring din bruker. Dersom bruker er tilknyttet en arbeidsplan og stempler inn før starttidspunktet, får man opp et spørsmål om å starte arbeidstiden med det samme eller til planlagt tid. Se eget avsnitt om arbeidsplaner for ytterligere informasjon om dette. Velg arbeidsoppgave fra menyen nedenfor: Klikk på på oppgavelinja for å velge Klikk på for å se beskrivelse av oppgaven (vises bare der beskrivelse er lagt ved) viser at andre jobber på denne oppgaven Dersom du er lagt inn som ordreansvarlig kan du avvise ordren ved å trykke eller registrere den som ferdig ved å trykke helt til høyre i ordrelinja For å registrere arbeid på noe annet enn ordre (f.eks. fravær, forefallende arbeid etc.) kan du velge Registrer annen aktivitet eller velge direkte fra hurtigmeny (favoritter) helt til høyre i skjermbildet. At Work Systems AS av 31

22 Registrere detaljer og kommentarer Etter å ha valgt ordre, får du opp et skjermbilde for å legge inn mer informasjon. Hvilke data som vises er avhengig av oppsett, men skal brukes slik Arbeidsplan: Dersom du jobber skift/rotasjon og er på et annet skift enn det som vises Oppgave (er alltid valgt oppgave, men det er mulig å endre dersom du har valgt feil) Aktivitetgruppe grovsortering av arbeidsoppgaver Aktivitet mer detaljert beskrivelse av arbeidsoppgave Kommentar melding/notat fra deg i forbindelse med ordren Tillegg til lønn for å legge inn f.eks. overtid, avspasering etc. Varer for å legge inn vareforbruk ut over det som allerede er registrert i ordre Når du har valgt verdier, trykk Lagre og lukk for å avslutte skermen går da tilbake til Velg bruker Når du har trykker Lagre og lukk vil din bruker vises som tilstede i oversikten. At Work Systems AS av 31

23 Starte på neste ordre Neste gang du stempler inn for å velge en ny ordre, får du opp en tidslinje som viser jobber du har gjort tidligere samme dag/dagen før (den nyeste først): Du kan fremdeles redigere valgene du gjorde da ordre ble åpnet ved å trykke på blyantene i skjermbildet. Når du velger en ny ordre å arbeide med, vil forrige ordre automatisk bli lukket og tiden du brukte på denne ordren blir registrert. Fortsette med en ordre du har jobbet på før På tidslinja er det et ikon helt til høyre for å kopiere alle verdier (unntatt kommentar) fra en annen linje. Dette er en enkel måte å registrere at du gjenopptar arbeidet med en ordre f.eks. etter pause, dagen etter når du kommer på jobb eller ved andre avbrudd. Stemple ut før du går hjem Når du er stemplet inn på en ordre, kan du avslutte den (og alle andre registreringer) ved å velge Avslutt alle fra menyen. Dette valget vises kun når du er innstemplet på en ordre. Dersom du er tilknyttet en arbeidsplan og stempler ut etter at arbeidstiden er over, får du spørsmål om du vil avslutte registreingen til normal arbeidstid eller nå. Du kan også registrere overtid. Se avsnitt om arbeidsplaner for nærmere beskrivelse. Rette opp feil Alle registreringer leveres fortløpende til leder, og som ansatt har du ingen mulighet til selv å korrigere timelistene før de leveres. Du må ta kontakt med nærmeste leder som er Utstempling etter normal arbeidstid I tillegg til normalfunksjonaliteten som er å markere en ansatt som til stede/fraværende har stemplingsklokke en del tilleggsfunksjonalitet som kan benyttes: 1. Arbeidsplan håndterer normalarbeidstid for den ansatte a. Gruppearbeidsplaner (kan ha flere) viser f.eks. de tilgjengelige skiftplaner med start/sluttidspunkt b. Individuell arbeidsplan er for ansatte som har egen arbeidstid (f.eks. starter 5 minutter tidligere og går litt tidligere) At Work Systems AS av 31

24 2. Automatisk utstempling (settes i innstillinger til klokkeslett for automatisk utstempling 3. Varsling ved manglende innstempling Arbeidsplaner En arbeidsplan er en innstilling for arbeidstid som definerer normal arbeidstid. Arbeidsplanen må knyttes opp mot og angi arbeidsdager, og kan også angi rotasjonsplaner der arbeidstid kan variere innenfor en angitt periode. En enhet kan ha en eller flere ulike arbeidsplaner. I stemplingsursystemet velger den ansatte (dersom det finnes flere planer) hvilken arbeidsplan han/hun stempler inn for i forbindelse med innstempling. Arbeidsplaner knyttes alltid opp mot en lønnsart for arbeidsplanen, og denne vil bli gjeldende for alle ansatte som er på timelønn (vil ikke gjelde for fastlønnede). Eksempler på arbeidsplaner: Kontorbedriften : Mandag Fredag kl 0800 til 1600 Fleksitidsbedriften : Den ansatte skal levere 37,5 arbeidstimer i løpet av uka (dersom fleksitid settes til uke; kan også settes til dag, måned eller flytende dvs ingen begrensning som er situasjonen dersom ingen arbeidsplan settes opp). Snekkerbedriften har to planer: Kontor og Snekker som er Mandag Fredag kl 0700 til 1500 Offshore-bedriften har i tillegg til Kontor en plan for hver rotasjon/skift: Kl 0700 til 1700 de første 14 dagene i planen, deretter 14 dager fri; rotasjonen starter dato/år Funksjonalitet knyttet til arbeidsplan Som hovedregel skal alle ansatte følge arbeidsplanen. Derfor er følgende standardinnstillinger satt opp: Dersom den ansatte stempler inn før arbeidstiden starter, beregnes oppstarttidspunkt for den ansatte = starttidspunkt for arbeidsplanen o Den ansatte kan overstyre dette ved å velge Avvik Dersom den ansatte stempler inn etter at arbeidsplanen har startet, ber systemet om en kommentar (kan unnlates). o Den ansatte kan legge til evt arbeidet tid før innstempling ved å bruke innlogging og legge til tid. Dersom den ansatte stempler ut etter at normal arbeidstid er ferdig, må den ansatte velge om ekstratiden skal regnes med (faktisk arbeidet tid) og om det skal høre med overtid eller anndre tillegg. Hvis ikke noe velges, settes ut-tid til sluttidspunkt for arbeidsplan. o Det forventes at en del ansatte regelmessig vil glemme å stemple ut. Systemet har derfor funksjonalitet for automatisk utstempling til normaltid på klokkeslett som angis i oppsett av systemet. Arbeidsoppgaver/Ordre En arbeidsoppgave eller ordre er noe som skal utføres av en eller flere ansatte og som det skal registreres tid på. At Work Systems AS av 31

25 I våre systemer kommer alle arbeidsoppgaver fra vår prosjektmodul, men denne igjen kan ha mottatt arbeidsoppgavene fra f.eks. et ordresystem (det er i stor grad samme type verdier som håndteres). En arbeidsoppgave kan være enten personlig (dvs. tildelt en bestemt person) eller åpen (dvs. alle kan plukke den). Synkronisering av arbeidsordre blir enveis det vil si fra ordresystem til At Work på grunn av at ordresystemer generelt håndterer varer og ikke egentlig timer. For ordresystemer som primært håndterer timer (dvs. timer har varekode ) og har mulighet for å motta oppdateringer fra eksterne systemer kan det settes opp toveis integrasjon. Registrerte arbeidsoppgaver (ordrer) legges ut i en liste over valgbare oppgaver til brukerne når de er registerert og publisert. Timeregistreringen på arbeidsoppgaven starter når den blir valgt av bruker, og stanses når Bruker velger en annen arbeidsoppgave Bruker stempler ut for dagen Bruker velger å stoppe tiden på oppgaven Når bruker stopper tiden på en oppgave får bruker opp valg om å angi oppgaven som Ferdigstilt. Dersom oppgaven er ferdig, skjules den fra listen over aktive oppgaver. Oppgaver som er markert som Ferdig kan til enhver tid hentes opp via søk for å registrere ytterligere timer på (f.eks. reklamasjonsarbeid etc.). Leder/Administrator kan også fjerne Ferdigstilt -statusen på oppgaven i så fall legges den tilbake i oppgaveliste igjen. Innstillinger og oppsett Endringene i dette dokumentet forutsetter at følgende moduler/funksjoner lages: 1. Oppsett: Bruk Arbeidsoppgave som registreringsenhet 2. Oppsett: Bruk Stemplingsklokke 3. Oppsett: Normalarbeidstid og automatisk utstempling når 4. Prosjektmodul: Importfunksjon for arbeidsoppgaver 5. Oppsett Arbeidsplaner a. Kollektive arbeidsplaner legge inn funksjonalitet for rotasjonsplaner b. Individuelle arbeidsplaner 6. Rapport for inn/utstempling (for tidlig/for seint) OPSJON Brukeradministrasjon Gå til Logg på med brukernavn og passord som du har mottatt enten via epost eller fra systemadministrator. Avhengig av hvilke At Work-moduler som er i bruk kommer du enten til din personlige arbeidsliste, bedriftens intranett eller direkte inn i stemplingsur. For stemplingsur se egen brukerveiledning. For å komme til Timeregistrering trykker du på eller velger Timeregistering i nedtrekksmeny. At Work Systems AS av 31

26 Pålogging via mobil (smarttelefon): Gå til: - logg på med brukernavn og passord. NB. Bruk standard nettleser som følger med mobilen. Skjermbildene vil være noe annerledes via mobilgrensesnitt i forhold til det som beskrives her. Vedlikehold av brukerinformasjon og bytte av passord Vi anbefaler at passord byttes til ett du ønsker å bruke, spesielt hvis dette er oppgitt av andre. Klikk på brukernavnet, se rød ring rundt bruker: Donald Duck. Du får nå opp følgende skjermbilde: Klikke på bak Min bruker og deretter Bytt passord. Skriv inn nytt passord to ganger og Lagre. Du kommer nå tilbake til: For å komme tilbake til oppgaveliste igjen trykker du på nedtrekksmeny på nytt. eller velger Oppgaveliste i For å velge Timeregistrering trykker du på eller velger Timeregistering i nedtrekksmeny. Legg til ny timebruker For å få tilgang til Kontakter for å opprette nye timebrukere, må du ha Admin-rolle i At Work Timeregistrering. At Work Systems AS av 31

27 Stå i At Work Timeregistering. Velg Administrasjon -> Kontakter -> Ny kontakt. Du kommer nå til Kontaktkort for brukeren. Under kontaktkort må du registrere verdier i følgende felter: Fornavn - obligatorisk, ev. mellomnavn registeres også her. Etternavn - obligatorisk Ansattnummer - obligatorisk hvis timer skal eksporteres til lønnssystem (ev. andre system). Fyll gjerne ut øvrige felter også. Trykk Lagre. Du kan da få opp følgende bilde: Her må du gjøre 3 ting: At Work Systems AS av 31

28 1. Sjekk at Kontakttype er Employee (kommer automatisk hvis ansattnummer er angitt ved lagring). Hvis ikke må du gå og legge til Employee og lagre. NB: Hvis det kun er innleid personell, kan du bruke Employee (external) som kontakttype. 2. Register opplysninger under Innstillinger for timeregistrering. - Angi arbeidstimer pr dag. Brukes til bl.a. å beregne egenmeldinger og feriedager. - Register pausetid hvis dette inngår i timeregisteringen. - Register antall feriedager. Dett antallet legges til ved årsskiftet. - Hvis timer skal eksporteres, registrer hovedlønnsart, dvs. lønnsart ordinære arbeidstimer føres mot. - Motregning - dette feltet krysses normalt av hvis den ansatte har fast lønn. Det lages da en motregningslinje for lønnsarten som er knyttet til den ansatte. R0egnskapssytemet får oppdaterte kostnader på prosjekt og ev. avdeling, samtidig som den ansatte ikke får timelønn i tillegg til fastlønn. Hvis du har opprettet en ansatt/innleid som noen skal registrere timer på vegne av, er du ferdig med registreringen nå. Brukeren vil nå være tilgjengelig i Registeringsbildet i At Work Time. Som regel er det ønskelig at bruker registerer timer selv og/eller har oversikt over sine egne timer. Da må bruker ha en At Work brukerid. 3. Lag At Work brukernavn for kontakten. Trykk på. Du får nå opp følgende bilde: Systemet foreslår noen brukernavn. NB! Viktig at dere er konsekvent i selskapet ved valg av brukernavn. De bør være logisk og lett å huske. Vi anbefaler: fornavn.etternavn (ev. fornavn.mellomnavn.etternavn, men det blir fort langt). Hvis brukernavn er opptatt, får dere ikke registert det. Merk at Passord settes til det samme som Brukernavn, men med små bokstaver. Brukernavnet kan også brukes med små bokstaver. Passord kan byttes etter pålogging, se eget avsnitt for dette. Du har nå opprettet en ny ansatt og laget en At Work bruker for vedkommende. For at brukeren skal kunne registrere timer, ev. godkjenne timer og se rapporter, må det knyttes en full til brukeren. Det gjøres i Kontrolpanel (Controlpanel). Hvis du vil har oversikt over alle kontakter, velger du: Administrasjon -> Kontakter. At Work Systems AS av 31

29 Her vises alle typer kontakter som er registrert i systemet. Du kan sortere stigende og fallende på kolonneoverskrifter. Du kan også f.eks. filtrere for kun å se ansatte ved å trykke på Type og velge Employee. Du kan også opprette ny kontakt direkte fra dette bildet. At Work Systems AS av 31

30 Tildele brukerrettigheter (roller) Velg Kontrollpanel (Controlpanel) eller trykk på ikonet bak navnet på bedriften på blå linje. For å tildele fullmakter må du ha Admin-fullmakt i Kontrollpanel. Det er to måter å tildele fullmakter på. 1. Direkte på den ansatte. Velg foran aktuell ansatt. Her velger du hvilken Modul og hvilken rolle den ansatte skal ha. Husk å trykk Lagre. Under vises alle roller den ansatte har og hvem som har tildelt disse. 2. På den enkelte Modul som selskapet har i At Work. Velg Timeregistrering under Moduler i drift. At Work Systems AS av 31

31 Her får du en oversikt over alle ansatte og deres roller. Kryss av aktuell rolle og Lagre Roller. Er det mange ansatte slik at visningen går over flere sider, lagres kun den siden du står på. Du kan søke ved å skrive navn eller deler av navn i feltet Søk bruker. Enduser - tilgang til å registrere og levere timer, samt oversikt over egne timer. Manager og Leader - gir i tillegg til Enduser tilgang til å godkjenne timer og til rapporter. I tillegg eksport av timer. Planen er å utvikle systemet slik at disse rollene kan brukes på hhv. Avdelingsledere og Prosjektledere. Admin - Administrasjonsbruker har i tillegg til ovennevnte tilgang til å administere kontakter, redigere registre mm. Eksportoppsett (lønnsarter) Oppsett og bruk av timebank At Work Systems AS av 31