Utgave 2.0 November 2004

Transkript

1 Utgave 2.0 November 2004

2 PERSONALHÅNDBOK FOR SIFO SIFO er et statlig forvaltningsorgan med særskilte fullmakter underlagt Barne- og familiedepartementet. Personalhåndboken er utarbeidet i tett samarbeid med organisasjonene og er gjenstand for kontinuerlig vurdering. Ved større endringer utgis ny revisjon. Instituttets ansatte er statstjenestemenn underlagt Tjenestemannsloven. De ansatte avlønnes i henhold til Statens lønnssystem nedfelt i Hovedtariffavtalen i staten. Instituttet skal følge Arbeidsmiljølovens bestemmelser, og legge Statens Personalhåndbok til grunn for sin personalpolitikk. Hovedavtalen i staten, som skal bidra til et best mulig samarbeidsgrunnlag mellom arbeidsgiver, skal følges. Denne Personalhåndbok er et supplement til de angitte avtaler og lover og gir bestemmelser og tilpasninger på områder hvor lovene forutsetter eller gir adgang til det.

3 Innhold: DEL I 1. Generelt (side 4) Styring og organisering SIFOs virkeområde 2. SIFOs personalpolitikk (side 5) 3. Stillingsstruktur (side 6) 4. Medarbeidersamtaler (side 7) 5. Kompetanseutvikling (side 6) 6. Lønnspolitikk (side 11) DEL II 7. Personalreglement (side 13) 8. Opprykksregler (side 23) 9. Andre bestemmelser: (side 38) - Arbeidstid - Overtid - Tjenesetreiser DEL III 10. Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS) (side 40)

4 DEL I 1. Generelt Styring og organisering SIFO er et forvaltningsorgan med særskilte fullmakter underlagt Barne- og familiedepartementet. SIFO har et styre som har det overordnede ansvaret for den faglige og administrative ledelsen av instituttet. SIFOs direktør forestår den daglige administrative og faglige ledelse av instituttet og står ansvarlig overfor styret. Instituttet er organisert i tre avdelinger; i) fagavdelingen ledet av forskningssjef, ansvarlig for det faglige og avd.sjef ansvarlig for det økonomiske administrative ii) informasjons- og IT-avdelingen ledet av en informasjonssjef og iii) en administrativ avdeling ledet av en administrasjonssjef. De tre avdelingssjefene og forskningssjefen rapporterer direkte til direktør. SIFO sitt virkeområde SIFO skal være et ledende fagmiljø med formål å drive forskning, utredning og testvirksomhet ut fra hensyn til forbrukernes stilling og rolle i samfunnet. Instituttet har ansvar for å utvikle og frembringe ny kunnskap på områder av relevans for forbrukerne. Instituttets arbeid skal videre ha et vitenskapelig og praktisk siktemål der nytteverdien for de aktuelle brukerne og for forbrukerne tillegges vekt.

5 2. SIFOs personalpolitikk Personalpolitikken skal bidra til at SIFO har de nødvendige personalmessige ressurser til å løse sine oppgaver og at arbeidet tilrettelegges, organiseres og utføres under hensyn til den enkelte medarbeiders kvalifikasjoner og behov for videre utvikling, velferd og trygghet. Lønnspolitikken er en integrert del av personalpolitikken ved SIFO og er derfor formulert med bakgrunn i de målsettinger og strategier som er valgt i forhold til rekruttering og utvikling av medarbeidere. Som forskningsinstitutt er det både viktig å sikre seg nye kunnskaper gjennom ny-rekruttering av dyktige medarbeidere, så vel som å sikre seg en kjerne av erfarne og oppdaterte medarbeidere som kan stå for stabilitet og kontinuitet og videreutvikling av instituttets satsningsområder. Det betyr i praksis at SIFO må ha en lønnspolitikk som både kan tiltrekke seg ny-utdannet personell så vel som motivere til høy innsats og gjøre det attraktivt for etablerte medarbeidere å satse på en karriere ved SIFO. Både begynnerlønninger, og lønnsutviklingen over år må være tilfredsstillende for den type medarbeidere SIFO ønsker å rekruttere og beholde. Lønnspolitikken skal stimulere til kompetanseutvikling og omstilling for hele SIFOs personale.

6 3. Stillingsstruktur Tilknytninger til Statens lønnsplaner, Forskerstillinger Forskningssjef kode 1111 Forsker 0 kode 1183, Forsker I kode 1110 Forsker II kode 1109 Forsker III kode 1108 Stipendiater kode 1017 Vitenskapelig ass. kode 1020 Andre stillinger Lederstillinger kode 1057,1058, 1407, 1062 Fagansvarlig kode 1083, 1408, 1072, 1178, 1087 Fagkonsulent kode 1408, 1113 Fagmedarbeider kode 1409, 1070, 1098 Rådgiver kode 1434 I tillegg kommer stillinger som Forskningsleder, som er en utnevnelse for 4 år med egen innstruks (se vedlegg) og prosjektleder som er av varierende varighet og omfang med egens instruks (se vedlegg).

7 4. Bruk av medarbeidersamtaler Medarbeidersamtaler gis som tilbud til samtlige ansatte ved SIFO. En medarbeidersamtale er en planlagt, systematisk og personlig samtale mellom medarbeider og leder. Medarbeideren er hovedpersonen i samtalen. På SIFO understrekes betydningen av en løpende og god tilbakemelding på arbeidsmåte og arbeidsresultater i det daglige arbeid i alle linjeforhold. For ytterligere å styrke disse linjeforholdenes kvalitet, skal medarbeidersamtaler gjennomføres jevnlig. Medarbeidersamtalen skal bidra til større åpenhet. Den skal videre bidra til felles forståelse av oppgaver, problemer og krav til resultater. Samtalen skal også øke forståelsen for endrings- og utviklingsbehov i organisasjonen. Medarbeidersamtaler avholdes minimum en gang pr år og på samme tid av året hver gang. Det bør settes av rimelig tid til forberedelser, så vel som til selve samtalen. En god samtale bygger på trygghet og gjensidig tillit. Derfor er åpenhet fra begge parter en nødvendighet. Det er lederens ansvar å invitere medarbeiderne til samtale. Avdelingssjefene har det overordnede ansvaret for gjennomføringen av samtalene innen egen avdeling. For SIFO skal medarbeidersamtalene bidra til: å sikre at instituttet bruker sin kompetanse på riktig måte og utvikler den i ønsket retning, og derigjennom oppnå best mulige resultater å oppnå mer effektive og stimulerende samarbeidsforhold, samt mellommenneskelig trygghet og tillit å bedre informasjonsutvekslingen på instituttet For den ansatte skal medarbeidersamtalen: gi mulighet til å få gjennomdrøftet og vurdert arbeidsmåter og arbeidsresultater i foregående periode gi en klar forståelse for hvordan lederen og SIFO vurderer arbeidsprestasjoner og arbeidsmåte gi gjensidig tilbakemelding om forhold som påvirker arbeid og prestasjoner og forholdet mellom leder og medarbeider identifisere egne sterke sider og de viktigste utviklingsbehov medarbeideren har gi konkrete utviklingsmål og få presentert ønsker om videreutvikling for perioden frem til neste medarbeidersamtale munne ut i en konkret handlingsplan for perioden frem til neste medarbeidersamtale gi informasjon om nye muligheter og kommende oppgaver legge en plan for videre kompetanseheving med henblikk på neste søknad om opprykk For lederen vil medarbeidersamtalen gi anledning til å: få informasjon og gi tilbakemelding om hvordan oppgavene utføres få informasjon om hvordan medarbeideren trives gi/få en tilbakemelding fra medarbeideren om hvordan hun/han blir vurdert som identifisere problemområder og bidra til å gjøre noe med dem avklare at medarbeider og leder har en felles forståelse av må1 og planer fremover, og at disse er forpliktende for begge parter planlegge medarbeiderens fremtidige utvikling, posisjon og oppgaver klargjøre behov og tiltak for forbedring av samarbeid frem til neste medarbeidersamtale

8 Leder og medarbeider blir i fellesskap enige om hva som bør gjennomføres og eventuelt gjøres av endringer. Noen av de tingene som tas opp vil kunne kreve at lederens overordnede involveres. Slike saker identifiseres og man enes om på hvilken måte de skal bringes videre. Gjennomføring av handlingsplaner for perioden frem til neste medarbeidersamtale har leder og medarbeider i fellesskap ansvaret for. Det bør skrives referat fra samtalen som underskrives og forplikter begge parter.

9 5. Kompetanseutvikling 1. Innledning SIFO ønsker å gi sine ansatte mulighet for å utvikle seg både i den daglige jobbsituasjonen og utenfor instituttet. Dette er nødvendig for å beholde kvaliteten på den kompetanse som kreves i en forskningsinstitusjon. Forskningssjefen har overordnet ansvar for SIFO's strategiske faglige utvikling i fagavdelingen. I tillegg til den opplæring og utvikling det aktuelle prosjektet må ta ansvar for, er det opprettet et fond som skal styrke kompetansen for ansatte ved SIFO. Dette er for at SIFO må kunne beholde og videreutvikle den kompetansen de ansatte utgjør, og instituttet må kunne tiltrekke seg nye ressurser med interessant kompetanse. Fondet kan brukes både til generell heving av kompetanse, rettet mot grupper av ansatte, og til heving av individuell kompetanse. De direkte prosjektrelaterte behov må imidlertid dekkes av prosjektmidler. Kriterier for bruk av fondet er utarbeidet (se vedlegg). Kompetansemidler skal kunne brukes til å utvikle den enkelte ansatte både på et faglig og personlig plan. Hovedtyngden skal være på et faglig plan, men det skal også gis mulighet til å utvikle kunnskaper som på en positiv måte vil ha innvirkning på videre arbeid ved SIFO. De ansatte skal kunne tilegne seg kunnskaper i forhold til ny teknologi og språk, og skal også kunne få midler til kurs som styrker motivasjon og selvtillit. Det er videre viktig at den enkelte ansatte arbeider for å sikre instituttet inntekter, samt utvikle en bred kjennskap til forskningssektoren, og utvikle relevante samarbeidsrelasjoner innen de ulike fagområder. 2. Metoder for å heve kompetansen På instiututtet: Ved generell arbeidserfaring og deltakelse i ulike prosjekter. Ved prosjekt- og personalledelse. Ved å delta i og lede utredninger. Ved gjesteforskere. Korte intense perioder hvor innenlandsk og utenlandsk ekspertise trekkes inn. Et alternativ er å benytte professor II vikariater, hvor eksterne forskere trekkes inn i en deltidsstilling over en periode. Ved instituttets løpende kursvirksomhet. Ved å oppmuntre til artikkelskriving, deltakelse i bokprosjekter, gjennomføring av konferanser, og til å lede interne seminarer og lignende. Utenfor instituttet: Ved å delta i ulike kurstilbud, konferanser og seminarer. Under dette ligger både faglige samlinger og kurs som går på egen kunnskapstilegnelse, motivasjon og selvtillit. Det vil bli arbeidet med å finne relevante metodekurs i inn- og utland. Videre vil instituttet arbeide med å finne relevante språkkurs, samt relevant dataopplæring. Ved hospitering i andre forskningsinstitusjoner, spesielt i andre institusjoner som forsker på forbruk. Dette vil gi instituttet en grunnkompetanse som vil være viktig for å kunne snu seg raskt rundt i forhold til hva som etterspørres innen vårt felt. Hospitering er også aktuelt for fagmedarbeidere som ikke arbeider i forskergruppen. Ved studiepennisjoner/sabbatstid. Dette vil gi ansatte tid til å utvikle seg faglig og personlig. I tillegg vil det kunne gi muligheten for å slippe presset ved å skulle utgi rapporter i en kortere eller lengre periode.

10 Ved å delta i undervisning/forelesninger. Ved å delta i faglige kurs på et høyere nivå 3. Initiering Kompetanseutvikling skal kunne initieres på fire plan. Den enkelte søker gjennom sin linjeleder om midler til faglig og personlig utvikling han/hun synes nødvendig. I linjen gjennom medarbeidersamtaler. I fellesskap utformes behov for den enkelte og gruppen. Ved at det er en automatikk i opplæring. Ved opprykk eller enkelte andre endringer i arbeidsforholdet skal visse formelle rutiner følges. Ved at ledergruppen ser behovet for utvikling og ny kompetanse. Her skal det ikke være tvang, men det skal startes en dialog om aktuelle opplæringsbehov. 4. Hvem godkjenner og bevilger penger? Myndigheten til å avgjøre hvem som skal få penger fra prosjekt eller fond avhenger av kostnadene og konsekvensene av fraværet fra SIFO. Ledelsen godkjenner bruk av fondsmidlene. Midlene utlyses 2 ganger pr. år: 1. mai og 1. november. Se for øvrig vedlagte kriteriedokument. Avgjørelse kan også tas etter drøftinger mellom tjenestemannsorganisasjonene og ledelsen. Den ansattes leder, ev. prosjektleder, avgjør deltakelse i løpende ekstern prosjektrettet kursvirksomhet.

11 6. Lønnspolitikk 1. Målsetting SIFO vil tilstrebe og ha en stillingsstruktur som er tjenlig for instituttets formål og virke og som kan bidra til at SIFO kan tilsette og beholde personell med riktige kvalifikasjoner og erfaring. Stillingsstrukturen må være slik at arbeidet i de ulike avdelinger utfyller hverandre på en formålstjenlig måte, og som reflekterer at SIFO gjennomfører sitt fagarbeide i form av tidsbegrensede prosjekter. SIFO er underlagt statens lønnssystem. Innplassering skjer ved tilsetting, og lønnsendring skjer i sentrale eller lokale forhandlinger. Hver stillingskategori gir innplassering i ramme eller lønnsspenn. Innplassering i ramme gir automatisk lønnsopprykk i forhold til ansiennitet på den enkelte stige. Skifte til alternativ stige innen en ramme må skje ved forhandlinger. De fleste rammer gir også mulighet for direkte lønnsinnplassering i de høyeste alternativene. Stillingskategorier med lønnsspenn krever direkte lønnsinnplassering innenfor spennet. Lønnsopprykk skjer i sentrale eller lokale lønnsforhandlinger. Lønnspolitikken ved SIFO må både være stabil og forutsigbar slik at både den enkelte medarbeider og instituttet kan planlegge på sikt, samtidig som politikken må være så dynamisk at den tillater tilpasning til instituttets løpende behov. De dokumenter som spesielt beskriver system og målsetting for lønnspolitikken vil være: Vedtekter for SIFO Hovedtariffavtalen i staten Personalhåndbok for SIFO 2. Prinsipper for lønnsfastsettelse SIFO vil tilstrebe å ha en stillingsstruktur som er tjenlig for instituttets formål og virke og som kan bidra til at SIFO kan tilsette og beholde personell med riktige kvalifikasjoner og erfaring. Stillingsstrukturen vil være slik at arbeidet i de ulike avdelinger utfyller hverandre på en formålstjenlig måte, og som reflekterer at SIFO gjennomfører sitt fagarbeide i form av tidsbegrensede prosjekter. SIFOs lønnspolitikk skal sette instituttet i stand til å konkurrere om ønskede kandidater innenfor relevante fagområder. SIFO skal tilstrebe å tilby en konkurransedyktig begynnerlønn, samt sikre en relativt god lønnsutvikling for godt kvalifiserte medarbeidere. SIFO stiller store krav til medarbeiderenes kompetanse. Vitenskapelig og ikke vitenskapelig personale som innehar tilstrekkelig kompetanse gis muligheter for opprykk med lønnstillegg. SIFOs lønnspolitikk skal bidra til at den enkelte medarbeider motiveres til å utvikle egne evner og utnytte sin kompetanse på en måte som er i instituttets interesse. Lønnsutviklingen til den enkelte medarbeider skal reflektere den enkeltes egnethet, ferdigheter og ytelser. Differensiert lønn innenfor samme stillingskategori er et akseptabelt virkemiddel. Lønnsforskjeller skal reflektere både de ulike stillingers formelle krav til kompetanse, og hvor godt stillingsinnehaver fungerer i stillingen. Det er viktig at det foreligger instruks/stillingsbeskrivelse, med oppgaver og krav, for den enkelte stilling eller stillingsgruppe.

12 3. Induviduell fastsettelse av lønn for den enkelte. Dette skjer på følgende måte: 1. fastsettelse av lønnsspenn ved utlysning Ved utlysning orienteres de tillitsvalgte om den aktuelle lønnsplassering. 2. lønnsplassering av den enkelte ved tilsetting (som er arbeidsgivers styringsrett) 3. lønnsendring i tilsettingsperioden (skjer ved sentrale eller lokale forhandlinger, samt som følge av kompetanse oppryk). 4. Lønnstilleg ved forhandlinger Lønnstillegg kan tilstås som et resultat av forhandlinger ført sentralt, eller lokalt på SIFO. A. Lønnstillegg ved de sentrale forhandlinger kan være: Generelt tillegg på hovedlønnstabellen (prosent- eller kronetillegg) Justering av lønnstrinn innen en eller flere stillingskategorier Justering av lønnsrammer for en eller flere stillingskategorier B. Lokale forhandlinger: Lokale forhandlinger skal ta utgangspunkt i SIFOs omforente lønnspolitikk. Før de lokale forhandlingene starter, skal ledelsen invitere fagforeningene til et forberedende møte (jf. Hovedtariffavtalen 2.3.1). I møtet diskuteres kriteriene for oppgjøret (hva man vil legge vekt på i år, dvs. forhandlingsgrunnlaget). I tillegg tas bl.a. rammene for oppgjøret opp (pottens størrelse), samt prosessen for forhandlingene (bl.a. frist for innsendelse av krav). De lokale forhandlinger vil ha til hensikt: - å bidra til avlønning basert på individuelle resultatvurderinger eller resultatvurderinger for grupper av ansatte. - å rette opp skjevheter som er i strid med den generelle lønnspolitikken - å bidra til realiseringen av ønsket stillingsstruktur

13 DEL II 7. Personalreglement 1 Virkeområde og definisjoner Dette reglementet gjelder for alle stillinger ved SIFO, er et supplement til tjenestemannsloven og gir bestemmelser på områder hvor loven forutsetter eller gir adgang til det. Dette reglement benytter følgende definisjoner: i) Tilsettingsmyndighet er de som formelt tar beslutning i tilsettingssaker, ii) Styret eller Tilsettingsrådet opptrer som tilsettingsmyndighet ved SIFO, avhengig av hvilken stilling det gjelder. iii) Innstillende myndighet vil være direktør eller en avdelingsleder, avhengig av hvilken stilling det gjelder. iv) Med bedømmelseskomité forstås den gruppe av personer, interne og/eller eksterne, som innstillende myndighet benytter som støtte i sitt vurderingsarbeid. v) Med administrasjonen forstås direktøren eller den som han delegerer arbeidsoppgaver til, i tilknytning til en tilsetting. vi) Med personalfunksjon forstås de personer som utfører personaladministrative oppgaver ved SIFO. 2 Unntak fra reglementsbestemmelsene Kommentar: "Reglene om kunngjøring i pkt 3-5 gjelder ikke for tilsettinger for inntil ett år. Reglene om innstilling i 6-11 gj elder ikke for tilsettinger for 6 måneder eller kortere." 3 Kunngjøring av stillinger Ledige stillinger skal som hovedregel kunngjøres offentlig i Norsk Lysingsblad, dagsaviser, eventuelt fagpresse i samsvar med reglene i Kgl. Res. av 18. mai Alle stillinger skal i tillegg kunngjøres ved SIFO. Interne utlysninger skal gjøres tilgjengelig for tjenestemenn som ikke er til stede på SIFO i den aktuelle perioden, også tjenestemenn som SIFO har arbeidsgiveransvar for, som er i permisjon, har sabbatstid eller lignende. Midlertidig tjeneste for kortere tid enn 12 måneder behøver ikke kunngjøres. Kunngjøringer skal gi en beskrivelse av stillingen, opplysninger om tittel og arbeidsområde, om stillingen er fast, midlertidig eller tidsbegrenset, samt hvilke krav som stilles til søkeren med hensyn til utdannelse og praksis. Av kunn gjøringen skal det dessuten fremgå om det finnes betenkning eller instruks for stillingen og hvor forespørsler om denne, og om arbeidsmiljøet mv. kan rettes. Søknadsfristen skal som hovedregel være minst to uker. Innstillingsmyndighet skal drøfte utlysningsteksten med tjenestemannsorganisasjonene før kunngjøring (jf. Hovedtariffavtalen pkt ).

14 Merknader Bruk av midlertidige stillinger Midlertidig tilsetting kan bare nyttes (jf. tjenestemannslovens 3): for et bestemt tidsrom for å utføre et bestemt oppdrag under en pågående eller ventet organisasjonsendring under et vikariat utdanningsstilling åremål Rettigheter Den som tilsettes midlertidig kommer inn under tjenestemannsloven og har rettigheter iht denne. Drøftinger Drøfting av utlysningsteksten skjer normalt ved at den sendes tjenestemannsorganisasjonene som har fire virkedagers frist for å kreve drøftinger. 4 Fornyet kunngjøring Fra AADs personalreglement - 5 Vilkårene for fornyet kunngjøring En stilling skal lyses ut på nytt dersom det ikke har meldt seg et tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere og det må forventes at en ny utlysning kan endre dette forholdet. Dersom tilsettingsmyndigheten på et vesentlig punkt ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen, skal også stillingen utlyses på nytt. Det samme gjelder om det har gått uforholdsmessig land tid siden kunngjøringen ble foretatt, eller om forholdene har endret seg vesentlig. Det kan også forekomme at det ikke finnes kvalifiserte søkere og at instituttet ønsker å endre utlysningsteksten. I det siste tilfellet skal ny utlysningstekst drøftes med tj enesteorganisasj onene. 5 Behandling av søknader og vurdering av søkere Ved utløp av søknadsfristen utarbeider personalfunksjonen offentlig søkerliste som inneholder søkerens navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune, jf. offentlighetsloven 6 nr. 4, og utvidet søkerliste med opplysninger om navn, alder, utdanning og tidligere offentlig og privat praksis jf. 2 i forskrift til forvaltningsloven. Opplysninger om en søker kan unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette. Det skal fremgå av søkelisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har. Innstillende myndighet vurderer søknadene, og de søkere som vurderes best kvalifisert innkalles til personlig intervju. Ved intervjuet skal innstillende myndighet, og medlemmer av en eventuell bedømmelseskomite delta. Tjenestemannsorganisasjonene skal inviteres til å delta i intervjuet med en observatør med talerett. Ved tilsetting i forskerstillinger oppnevnes en bedømmelseskomite til støtte for arbeidet. Kommer det under intervjuet frem nye opplysninger av betydning, skal disse nedtegnes og vedlegges saksdokumentene. Det skal ikke innhentes opplysninger fra en søkers nåværende eller tidligere arbeidsgiver dersom søkeren ber om at man unnlater dette.

15 Administrasjonen kan velge å ta søknader under behandling selv om søknadsfristen er overskredet. I så fall skal samtlige slike søknader tas i betraktning." Merknader Prosedyrer Ved tilsetting i forskerstilling forelegger vedkommende avdelingsleder søknadene for en bedømmelseskomite til vurdering. Komitéens sammensetning skal gjenspeile nivået til den utlyste stillingen og skal bestå av minst tre medlemmer. Komiteens innstilling er rådgivende for avdelingsleder som innstiller overfor tilsettingsrådet. Organisasjonene gis anledning til å diskutere komiteens sammensetning. For stillinger hvor styret er tilsettingsmyndighet, jf. 8, oppnevner direktør medlemmene i bedømmelseskomiteen etter diskusjon med organisasjonene. Intervju Interne søkere skal innkalles til intervju på lik linje med eksterne søkere. Foreningene kan delta under intervjuene, men vedkommende kan ikke være medlem eller varamedlem i tilsettingsrådet. Prinsipper for utvelgelse Prinsipalt er det kvalifikasjonene som avgjør hvem som skal tilsettes i en ledig stilling. Med kvalifikasjoner menes summen av den relevante utdannelse og praksis som søkeren har, samt vedkommendes egnethet, vurdert i forhold til de krav som er satt i kunngjøringen av stillingen. 6 Innstillinger Direktør avgir innstilling for de stillinger hvor styret er tilsettingsmyndighet. For stillinger som behandles i SIFOs tilsettingsråd avgir avdelingsleder innstilling. Er det flere kvalifiserte søkere til en stilling, skal vanligvis tre søkere innstilles i den rekkefølge de bør komme i betraktning, jf. tjenestemannslovens 4 nr. 4. Merknader Oversendelse til tilsettingsråd Når den avdeling som har kunngjort stillingen er ferdig med sin behandling av saken skal innstillingen sendes tilsettingsrådet. Oversendelsen skal inneholde følgende: Kopi av kunngjøringen. Søkeroversikt (utvidet søkerliste) som inneholder opplysninger om alle søkernes navn, alder, utdannelse og praksis. Alle søknader, med eventuelle vitnemål og attester. En omtale av alle søkerne vurdert i forhold til de krav til utdannelse og praksis som er satt i kunngjøringen, dog kan søkere som åpenbart ikke fyller kravene omtales summarisk. Som avslutning på omtalen av søkerne skal det gis en innstilling som skal omfatte tre søkere dersom tre eller flere søkere finnes kvalifisert for stillingen. Med færre enn tre kvalifiserte søkere

16 skal kun de kvalifiserte innstilles. Det skal gis en begrunnelse for hvorfor de innstilte foreslås i den rekkefølge som er gjort. Det skal fastsettes en prøvetid på seks måneder. 7 Innsynsrett Søkernes (partenes) innsynsrett i en formell innstilling reguleres av forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning. Søkerne skal ha den samme innsynsrett i et forslag til tilsetting. 8 Tilsettingsorgan Merknader SIFOs styre er tilsettingsmyndighet for følgende stillinger; Direktør, forskningssjef, avdelingssjef fagavdeling, informasjonssjef og administrasjonsjef. SIFOs tilsettingsråd er tilsettingsmyndighet for alle andre stillinger ved SIFO. Tilsettingsrådets oppgave er å foreta en kvalitativ god og rettferdig utvelgeseprosess i samsvar med gjeldende lov- og regelverk og å se til at den formelle behandling og tilsettingsprosess sikrer at den best kvalifiserte blir valgt. I god tid før en medarbeider har vært midlertidig ansatt ved SIFO i 12 måneder, skal tilsettingsforholdet fremlegges for tilsettingsrådet. Saker som er unntatt for behandling av tilsettingsorganet: Forholdene nedenfor avgjøres av administrasjonen og er unntatt for behandling av tilsettingsorganet, dog skal tilsettingsrådet orienteres: i. Forlengelse av en tidsbegrenset tilsetting foretas administrativt når det ved første tilsetting ble fulgt vanlig tilsettingsprosedyre. ii. Når en fast stilling har vært kunngjort for midlertidig tilsetting, men med mulighet for fast tilsetting, og tilsettingsmyndigheten har vedtatt det midlertidige forhold, skal det gis fast tilsetting uten videre når stillingen blir ledig for dette. iii. Administrasjonen behandler oppsigelse/avgang etter egen søknad, eller avgang i henhold til Lov om aldersgrense iv. Tilsetting av tjenestemenn for kortere tid enn 12 måneder foretas administrativt. v. Tilsetting i arbeidsforhold med kortere arbeidstid enn 15 timer pr. uke foretas administrativt. Saker som behandles av tilsettingsorganet: Alle andre tilsettinger, også midlertidige utover 12 måneder, suspensjoner, oppsigelser og avskjed skal behandles av tilsettingsorganet.

17 9 Tilsettingsråd Tilsettingsrådet skal ved hver tilsettingssak bestå av tre medlemmer. Administrasjonen oppnevner to, hvorav den ene skal være tilsettingsrådets leder. Det tredje medlemmet skal være fra tjenestemannsorganisasjonene og representere den stillingskategori det skal tilsettes i. NTL, Akademikerne og 2FO oppnevner hver sin representant til Tilsettingsrådet, med en personlig vara til hver. De tre organisasjonene blir enige om hvilken av disse tre representantene som møter i hvilke saker. Disse oppnevnelsene skjer i samsvar med regler som er avtalt mellom staten og hovedsammenslutningene. Det forutsettes at organisasjonene blir enige seg imellom om hvem som skal oppnevnes som medlem og varamedlem. For hvert medlem skal det oppnevnes personlig varamedlem. Lederen for den avdelingen som har kunngjort stillingen kan ikke være medlem av rådet. Merknader Administrasjon/korrespondanse Tilsettingsrådet administreres av personalfunksjonen som skal sørge for møtelokale, innkalling av medlemmene i samråd med lederen etc. All korrespondanse til og fra tilsettingsrådet skal skje direkte fra personalfunksjonen og til tilsettingsrådet og tilbake. Korrespondansen skal skje i henhold til regler for håndtering av personalsaker. 10 Representasjon i Tilsettingsråd Merknader Oppnevningen gjelder for inntil 3 år av gangen. Medlemmenes kvalifikasjoner Ved oppnevningen skal det søkes å finne medlemmer og varamedlemmer som samlet dekker instituttets arbeidsområder og funksjoner på en tilfredsstillende måte. Dette skal bidra til at tilsettingsrådet for den enkelte sak kan settes sammen av medlemmer eller varamedlemmer på en slik måte at rådet har nødvendig kompetanse til å fatte vedtak. Nye medlemmer i løpet av oppnevningsperioden Hvis et av de medlemmer eller varamedlemmer som er oppnevnt av administrasjonen skal slutte, skal nytt medlem (varamedlem) oppnevnes straks av administrasjonen. Hvis organisasjonene i perioden oppnevner et nytt medlem (varamedlem), skal de straks underrette administrasjonen skriftlig om dette. Underretningen skal inneholde fullt navn og stilling på det nye medlem (varamedlem). Dersom det har inntrådt vesentlige endringer i grunnlaget for organisasjonenes representasjon i oppnevningsperioden, kan organisasjonene ta opp representasjonen. Taushetsplikt og instruksjonsmuligheter

18 Når den enkelte tilsettingssak fremmes for tilsettingsmyndigheten anses drøftingene omkring behovet for stillingen som avsluttet. Det betyr at direktør, avdelingsledere eller organisasjonene ikke kan instruere noen av de oppnevnte representantene. Alle medlemmene av tilsettingsrådet skal ivareta SIFOs interesser og møte med ubundet mandat. Alle medlemmene av rådet har taushetsplikt med hensyn til personalopplysninger (jf. forvaltningsloven 13, og offentlighetsloven 6 nr. 4). 11 Saksbehandling i tilsettingmyndigheten Tilsettingsrådet/styret skal behandle tilsettingssaker og andre saker i samlet møte. Et fulltallig tilsettingsråd deltar i rådets avgjørelser. Tilsetningsrådet må være fulltallig for å fatte bestlutninger. Deltakelse i tilsettingsråd er tjenesteplikt. Medlemmene av rådet kan således ikke hindre vedtak i rådet ved å utebli fra behandlingen eller å nekte å underskrive møteprotokoll. Rådets leder forbereder sakene og legger dem frem i møte. Rådets leder kan frita et medlem fra å delta i behandlingen av en sak når medlemmet gjør gjeldende at det av personlige grunner ikke finner det riktig å delta i behandlingen av saken. Merknader Rådets beslutningsgrunnlag Den utvidete søkerlisten med opplysninger om navn, alder, utdanning og en kort oversikt over praksis, skal tjene som holdepunkt for tilsettingsrådets medlemmer under selve behandlingen. I tillegg skal alle søknader, attester, vitnemål etc. gjøres tilgjengelige for rådets medlemmer, som har p1ikt til å sette seg inn i sakens dokumenter. Deltakelse i rådet Personalfunksjonen skal sende sakens dokumenter til tilsettingsrådet før møtet, slik at medlemmene får tid til å sette seg inn i saken. Samtlige rådsmedlemmer skal delta i rådets avgjørelser og har p1ikt til å delta i avstemningen. Habilitet og fritakelse Tilsettingsrådet treffer selv avgjørelse i habilitetsspørsmål. 12 Fravikelse av innstilling Vil tilsettingsmyndigheten tilsette noen som ikke er innstilt, skal skriftlig uttalelse om vedkommende innhentes fra innstillende myndighet. Dersom tilsettingsmyndigheten fastholder sin mening, skal uenigheten forelegges styret for endelig avgjørelse. Merknader Tilsettingsmyndigheten har ikke adgang til å tilsette noen annen enn en av de innstilte. Anser tilsettingsmyndighet (et flertall eller et mindretall) at en søker som ikke er innstilt er bedre kvalifisert enn de innstilte og således ønsker å tilsette denne søkeren i stillingen, skal saken returneres innstillende myndighet med anmodning om ny vurdering. Tilsettingsmyndigheten skal da angi de momenter som ligger til grunn for anmodningen slik at innstillende myndighet spesielt kan to disse momenter med i sin

19 revurdering av tidligere gitte innstilling. For stillinger som er til behandling i tilsettingsrådet skal sakene sendes gjennom personalkontoret. Finner innstillende myndighet ikke å kunne endre sin innstilling og tilsettingsmyndigheten (et flertall eller et mindretall) fremdeles anser en av de ikke innstilte søkere for å være best kvalifisert, skal saken fremlegges styret for endelig avgjørelse. Hvis tilsettingsmyndigheten velger en annen av de tre innstilte enn nr 1, skal avgjørelsen begrunnes. Denne begrunnelse skal klart angi hvorfor tilsettingsmyndigheten anser vedkommende bedre kvalifisert og meddeles administrasjonen sammen med underretningen om vedtaket. 13 Uenighet i tilsettingsmyndigheten Blir det i tilsettingsrådet ikke enighet om en tilsettingssak, kan hvert medlem kreve saken forelagt styret til avgjørelse. Krav må fremsettes innen møtets avslutning (dvs før protokollen er undertegnet). Saken sendes i tilfelle styret og være begrunnet. Jf. for øvrig 5 pkt. 2 i tjenestemannsloven. 14 Tilsettingsmyndighetens drøftinger Tilsettingsmyndigheten skal føre protokoll hvor alle innstillinger, voteringer og avgjørelser føres inn. Hvert medlem kan kreve innført sin mening om saken. Drøftingene er fortrolige, og medlemmene har taushetsplikt så vel når det gjelder opplysninger om søkere som selve innstillingen. Tilsettingsmyndigheten kan ikke meddele resultatet av behandlingen til andre enn administrasjonen. Merknader Bruk av protokoll Det skal føres protokoll som undertegnes av alle rådets medlemmer. Endringer eller tilføyelser til protokollen skal ikke forekomme etter at den er undertegnet. Finner rådets medlemmer det ønskelig og mulig, kan protokollen bli skrevet mens medlemmene venter på å undertegne den skrevne original. Alle papirer returneres personalfunksjonen sammen med underretningen om vedtaket. Personalfunksjonen skal beholde et eksemplar av kunngjøring, søkeroversikt og innstilling. Følgende mal på protokoll skal benyttes av tilsettingsrådet: Protokoll nr xxx Fra møte i tilsettingsrådet for tjenestemenn ved SIFO. Møte satt den... (dato, måned, år, klokkeslett og sted) Til stede: Leder: Medlem: Medlem: A B (ev. møtte som varamedlem for) C Til behandling forelå: Sak l: Fast tilsetting

20 Sak l: Fast tilsetting i stilling som...ved SIFO Det var innkommet...søknader ved søknadsfristens utløp den Administrasjonen har i skriv av...fremmet følgende innstilling: 1. Søker nr...xx 2. Søker nr YY 3. Søker nr......zz Kopi av kunngjøring samt de nødvendige papirer fulgte med saken. Etter å ha drøftet saken gjorde rådet følgende enstemmige vedtak: XX tilsettes som ved SIFO med seks måneder prøvetid og med YY som første og ZZ som annen reserve. Møtet sluttet den dag, måned, år, klokkeslett. AA (sign) BB (sign) CC(sign) Den enkelte søker har ikke krav på å få vite rådets vurderinger, jf. merknad om offentlighet til Underretning om tilsetting Når administrasjonen mottar saksdokumenter i retur med tilsettingsmyndighetens vedtak skal det utarbeides tilbudsbrev og arbeidsavtale. Når den tilsatte har gitt positivt svar underretter administrasjonen alle søkerne om hvem som er tilsatt. Offentlighet De opplysninger som kan (skal) gis i forbindelse med tilsettingssaker i offentlig forvaltning, er det fastsatt bestemmelser om i offentlighetsloven og i forvaltningslovens forskrifter om partsoffentlighet. Etter offentlighetsloven er dokumenter i saker angående tilsetting eller forfremmelse i den offentlige tjeneste unntatt fra alminnelig dokumentoffentlighet, dvs. at representanter for pressen og andre interesserte ikke vil ha krav på å få se dokumentene. Såkalt begrenset søkerliste er unntatt fra denne regel. Den begrensete søkerlisten inneholder kun søkerens navn, alder, stilling/yrkestittel og bosteds-/arbeidskommune (jf. offentlighetsloven 6 nr. 4). Samtlige søkere oppgis uansett om det er bedt om fortrolig behandling av søknaden eller ikke. Dog gis det opplysning om denne anmodning. Opplysninger en part har rett til å få vite: Utvidet søkerliste Faktiske opplysninger og de rent faglige vurderinger om seg selv. Søknader med vedlegg fra den/de søkere som er innstilt og/eller tilsatt i stillingen. Innstillingen, dvs. hvem som er innstilt, og rekkefølgen. Den begrunnelse som er gitt for innstillingen har partene ikke rett til å bli kjent med.