INNKALLING TIL STYRE/RÅDSMØTE I FOSEN REGIONRÅD. Med dette innkalles styrets og rådets medlemmer til styre- og rådsmøte i Fosen Regionråd.

Transkript

1 FOSEN REGIONRÅD Styre- og rådsmedlemmer i Fosen Regionråd VÅR REF.: Torun DERES REF.: DATO: INNKALLING TIL STYRE/RÅDSMØTE I FOSEN REGIONRÅD Med dette innkalles styrets og rådets medlemmer til styre- og rådsmøte i Fosen Regionråd. Fredag kl 10:00 Møterom «Kantina, LIV-bygget» Vanvikan, Indre Fosen kommune Saksliste: SAK 18/18 Oppfølging av styrets vedtak SAK 19/18 efagråd Fosen- mandat og budsjett 2019 SAK 20/18 Driftsbudsjett samarbeidsordningene orienteringssak SAK 21/18 Driftsbudsjett Fosen Regionråd 2019 SAK 22/18 Møteplan Fosen Regionråd 2019 Drøftingssak: Innledning ved Knut Sundet, daglig leder Fosenvegene AS, oppfølging av styresak 11/18 Videreføring av Fosenvegene AS Orienteringer: Politiråd Orientering om evalueringsrapport Fosen barneverntjeneste Orientering fra rådmannsgruppen Informasjon og orienteringer med oppfølging av drøftingssaker fra sekretariatet. Forfall meldes til sekretariatet snarest. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling! Med hilsen Fosen Regionråd Ogne Undertun styreleder

2 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa Arbeidsutvalget TB Styret 18/ TB Navn på saken Oppfølging av styrets vedtak SAKSNR. SAKSNAVN TILTAK Drøftingssak Organisering av regionsamarbeidet og styringsmodell 13/18 Retningslinjer regionalt næringsfond Fosen Rådmannsgruppen og arbeidsutvalget arbeider videre med saken og orienterer styret løpende. Næringsfondet er kunngjort på regionalforvaltning.no Kunngjøres i forbindelse med styre- og rådsmøte 9.november 15/18 Utviklingsprisen for Fosen 2017 Prisen og gavesjekken ble tildelt Aqua Seawork AS under felles formannskap for Fosenkommunene den 3.oktober 2018, tildelingen er meddelt lokalavisa. 16/18 Regionalt næringsfond Fosen reviderte vedtekter 17/18 Sak 17/18 Videreføring av TalentLab Fosen Reviderte vedtekter samt sak sendes til kommunene for behandling i kommunestyrene. Daglig leder i regionrådet er til disposisjon for å delta i kommunestyremøtene med en orientering om det regionale næringsfondet. Kulturskolene er orientert om vedtaket om videreføring. Arbeidsutvalgets innstilling: Saken tas til orientering. Styrets vedtak:

3 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.datobeh.: Møte- Saks- Navn på saken Rådmannsgruppa 16/ TB efagråd Fosenregionen- mandat og Arbeidsutvalget TB budsjett Styret 19/ TB Bakgrunn: I vedtatte ekommunestrategi for Fosenregionen er Fagrådet benevnt spesifikt som et viktig ledd i regional samhandling. Grunnprinsippene for rådet er: Fagrådet må ha en (eller flere) koordinator(er) som er tildelt tilstrekkelig definerte ressurser og med tilstrekkelig delegert kompetanse til å drive fagrådet Fagrådet består i tillegg av ansatte fra hvert fagområde. Disse må ha en posisjon og legitimitet til å opptre på vegne av ansatte i regionen innenfor sitt fagområde Alle endringer eller innføring av nye IKT-løsninger (etter forslag fra kommunene eller leverandør av teknologitjenester) skal legges frem for fagrådet og behandles etter nærmere bestemte retningslinjer Slike saker skal diskuteres og veies opp mot hverandre på tvers av fagområder Fagrådet skal utarbeide innstilling til valg og prioriteringer Innstilling skal legges fram for rådmennene for endelige beslutning før de iverksettes Saksfremstilling: E-fagråd Delegert myndighet for strategiske valg fra rådmann Forankringsmyndighet og kommunikasjonsnettverk mellom kommuner og rådet God kjennskap til det helhetlige digitaliseringsarbeidet i kommunene Prioritering av tiltak ved knapphet på ressurser Bestiller og kontrollråd til Fosen IKT på utvikling Kvalitetssikrer prosesser o designdrevet brukerfokus o kompetanseheving o gjennomføring o gevinstrealisering Regionalt fagansvarlige Fagkunnskap og behovsformidler fra brukerperspektiv opp til e-fagråd Forankringspunkt og informasjonskanal i utvikling av konkrete fagområder Opplæringsansvar i bruk og utnyttelse av fagsystem Delt systemansvar på fagsystemer sammen med Fosen IKT Sammen med e-fagråd sikrer gevinstrealisering Trenger ressurstilgang gjennom felles mal for avsetning o Godtgjøring, frikjøp gradert etter omfang Leder e-fagråd/digitaliseringsråd Saksforbereder til rådet Saksforbereder til rådmannsforum via sekretariatsleder Sikrer god kommunikasjon mellom rådet, fagansvarlige og Fosen IKT o Ansvarlig for drift av rådet o Deltager i porteføljestyring, strategiske drøftinger og prioriteringer med utviklingsavdeling ved Fosen IKT

4 o Oppfølging av regionalt fagansvarlige Prosessaktør i kartlegging og oppstart av digitaliseringstiltak Kontrollaktør i gjennomførings- og implementeringsfasen Funksjon under Fosen regionråd åremål? For å sikre at oppgaver løses videre etter at prosjekt for DDF avsluttes ved årsskiftet, må det settes av driftsressurser til å dekke drift og ledelse av efagrådet. I tillegg ser en behov for å få mer utvikling på den digitale transformasjonen gjennom gode samarbeidsløsninger og felles innsats på Fosen. Regionale faggrupper og e-fagrådet, sammen med Fosen IKT, er viktige elementer. For å sikre utvikling på disse nøkkelpunktene, sørge for bred og sikker forankring, og ikke minst sikre brukerperspektivet, kreves det ressurser til å føre denne prosessen videre. Det anbefales en leder for e-fagrådet for både å sikre uavhengighet, men også for å respondere overfor regionen og ikke enkeltkommuner. I praksis vil rollen ha tett samarbeid med Fosen IKT sin utviklingsavdeling, men også enkeltkommuner via regionansvarlige og efagrådet. Fysisk arbeidssted vil derav ikke være særlig relevant for rollen. Leder efagråd bør opprettes som en 50% stillingsressurs, i tillegg kommer reiseutgifter og møter/arrangement for efagrådet og regionale faggrupper. Det er også satt av en sum til kurs og konferanser til medlemmer av efagrådet, der de representerer Fosenregionen og Fagrådet. Fastlønn ,00 Pensjonsinnskudd 73000,00 Arbeidsgiveravgift 65000,00 Diverse materiell/utgifter 15000,00 4 e-fagsrådmøter, 1 faggruppemøte pr år. Servering, materiell. Opplæring/kurs 12000,00 3*2 turer på kurs/seminar med overnatting Oppholdsutgifter kurs 20000,00 seminarutgifter ink kost 3*2 flyturer pr år for kurs/seminar. Evt representanter for e- fagrådet drar på kurs/seminar på vegne av rådet. 12 turer for året Transport/reiseregning 25000,00 på fosen for oppfølging. Resten på videokonferanse. SUM ,00 Rådmannsgruppens vedtak: 1. Rådmannsgruppen i Fosen Regionråd vedtar saken med budsjett som framlagt. 2. efagrådet organiseres under daglig leder i sekretariatet Fosen Regionråd og driftsbudsjett for 2019 innarbeides. 3. efagrådet legger fram strategier for digital transformasjon for rådmannsgruppen i løpet av første kvartal Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Styret i Fosen Regionråd vedtar saken med budsjett som framlagt. 2. efagrådet organiseres under daglig leder i sekretariatet Fosen Regionråd og driftsbudsjett for 2019 innarbeides. 3. efagrådet legger fram strategier for digital transformasjon for rådmannsgruppen i løpet av første kvartal Styrets vedtak:

5 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 15/ ØG/TB Arbeidsutvalget ØG/TB Styret 20/ ØG/TB Navn på saken Driftsbudsjett samarbeidsordninger orienteringssak Notat om budsjett for samarbeidsordningene B2019: Ansvaret for budsjett og drift av samarbeidene ligger formelt hos den enkelte vertskommune. De enkelte samarbeidsordningenes budsjetter er utarbeidet i samarbeid med økonomisjef i aktuell vertskommune. Deretter er alle budsjettene gjennomgått og behandlet i økonomigruppen der alle økonomisjefene er representert. I rådmannsgruppen ble det i 2017 vedtatt at som hovedregel skal utgifter fordeles mellom kommunene 50 % fast pr kommune og 50 % etter folketall. Det er flere av samarbeide som har andre fordelingsnøkler, f.eks etter medgått tid eller andre faktorer. Budsjett 2019 Osen Roan Åfjord Bjugn Ørland Indre Fosen B2019 B2018 endring Andre innt. Fosen regnskap Bjugn Agresso - kostnader Bjugn Fosen lønn Åfjord Kemner Indre-F Fosen IKT Indre-F IKT utvikling Indre-F Fosen barnevern Indre-F Fosen inkasso Indre-F Fosen GIS/Kart Åfjord Fosen sak/arkiv Indre-F Helse og omsorgspr Åfjord Sum Bruk fond Investeringer Fosen regnskap Fosen IKT - investering Rissa Sum investeringer Kommentarer til budsjettet: Fosen regnskap: Utgifter fordeles etter medgått timeforbruk. Det er i tillegg forutsatt å fakturere kr for arbeid med to sammenslåingsprosesser i Det arbeides med innsparingstiltak, men dette anses som urealistisk uten at det gjøres en større jobb med digitalisering og at eventuelt kommunene utfører en større del av jobben selv. Investeringer gjelder prosjekter for digitalisering som vil bli iverksatt hvis det kan sannsynliggjøres at dette gir gevinster på sikt. Agressokostnader

6 Gjelder utgifter til drift, vedlikehold og brukerstøtte av regnskapsprogrammet. Fordeles etter 50 % fast og 50 % etter folketall. Fosen lønn: Utgifter fordeles etter medgått tid. Det er i tillegg forutsatt å fakturere kr for arbeid med to sammenslåingsprosesser i Kemnerkontoret Utgifter fordeles med 8,5 % og resten fordeles med 80 % etter folketall og 20 % etter antall arbeidsgivere. For å saldere budsjettet brukes det i 2019 kr i fond. Etter dette vil enheten fortsatt ha et fond på ca kr Det antas at i 2020 vil kostnadene gå ned, slik at da kan fondsbruken tas bort uten at prisen til kommunene øker. Fosen IKT Utgiftene fordeles i hht vedtatt fordelingsnøkkel: - Alle kommuner må bidra med en grunnkostnad for å delta i samarbeidet. - Alle tjenester, fagprogram, applikasjoner, brukere osv. prises pr bruker/enhet/kommune. - Den enkelte kommunes IKT-kostnader vil utvikle seg i takt med mengden tjenester som kjøpes av Fosen IKT. For 2019 brukes det kr av fond til dekning av drift. Investeringer er lagt inn med 13,7 % av de totale driftskostnadene. Digitaliseringsrådgivere Etter vedtak i rådmannsgruppen ble digitaliseringsrådgiver ansatt fra april Denne ressursen er avhengig av utviklerressurser som er i driftsbudsjettet. Det tekniske miljøet for robotisering, RPA, er satt opp og vil kunne vise til gevinster allerede i Det er lyst ut stilling som innkjøpsrådgiver etter vedtak i rådmannsgruppen. Planen er at denne er på plass fra januar 2019 og tas derfor inn i budsjett Målet er at disse to stillingene skal bidra til besparelser ellers i organisasjonen som mer enn dekker inn deres kostnader, utviklingsbudsjettet. Robot-lisensen koster i underkant av kr ,- pr stk. Videre er det satt av kr ,- til ekstern eksperthjelp. Vi er så heldige at slik eksperthjelp finnes i Trondheim. Alle utviklingsprosjektene går i hovedsak mot kommunene. Derfor fordeles utviklingskostnadene på kommunene. Småkundene må eventuelt betale for slike tjenester etter medgått tid. Utgiftene er fordelt med 50 % fast og 50 % etter folketall. Fosen Barnevern Utgiftene fordeles i hht antall barn i kommunene. Utgifter stiger med lønns- og prisvekst og det er lagt inn samme årsverk som tidligere. Fylkesmannen gir tilskudd til 6,8 årsverk i barneverntjenesten. Kommunene dekker selv sine utgifter til tiltak innenfor barnevern. Angående oppgave med besparelse på 5% av totalrammen, så vil dette for barnevernet tilsvare ett årsverk. Det er gjort følgende ifm digitalisering: - Innføring av elektronisk arkiv Oppstart digital utsendelse av post sept Innkjøp av bærbare PC er med sikker sone og smartelefoner med tilgang til mail for mer effektiv arbeidshverdag - Stillingsannonser utlyses kun digitalt og gratis (kuttet budsjettet 2019 med her) - Vi tenker innføring av GAT for egne ansatte når det er klart i Indre Fosen

7 - Vi jobber for å finne løsning på flere videomøter, interne drøftinger vi nett. Utfordring her er sikkerhet. Arbeidsprosessene i barnevern kan ikke bli så mye mer digitalisert, og det har over år blitt varslet om et behov på to årsverk for å gjøre lovpålagte oppgaver. Det er pr nå 20 barn som står uten saksbehandler, venter på tiltak. Det er også fosterhjem som har sagt opp avtalen, dette delvis på grunn av at barnevernet ikke har hatt kapasitet til tett nok veiledning. Fosen Inkasso Utgifter fordeles med 30 % likt for alle kommuner og 70 % etter antall utsendte betalingsoppfordringer. Alle inntekter som kommunene får i gebyrer og forsinkelsesrenter går uavkortet inn til kommunene. Fosen Gis/kart Budsjettet for 2019 holdes på samme nivå som B2018. Utgifter går med til å dekke lisenskostnader i forbindelse med kartløsning på internett og internt i kommunene. Utgifter er fordelt med 50 % fast og 50 % etter folketall. Fosen sak arkiv Har en økning på 6,0 % fra Utgifter er fordelt med 50 % fast og 50 % etter folketall. Helse og omsorgsprogram Refusjon fra kommuner holdes uendret fra Utgifter er fordelt med 50 % fast og 50 % etter folketall. Satsingsområder: - Elektronisk samhandling - Kvalitetssikret dokumentasjon fokus IPLOS - Oppjustere /justere slik at brukervennligheten blir bedre og mer effektiv - Øke samhandlingen med flere kommunikasjonspartnere - Korrigere maler legge inn nye

8 BUDSJETT 2019: Fosen IKT (Vertskommune: Indre Fosen Kommune) DRIFTSBUDSJETT Konto Tekst Regnskap 2017 Budsjett 2018 Budsjett Lønnsutgifter kr kr kr Sosiale utgifter kr kr kr Kjøp av varer og tjenester kr kr kr Serviceavtaler kr kr kr Utviklingstiltak/Konsulenttjenester kr kr kr Moms - kompensasjonsordning kr kr - kr Avsetning til fond *) kr kr - kr - SUM DRIFTSUTGIFTER kr kr kr Sykepenger, fødselspenger kr kr - kr Lærlingtilskudd kr kr Ref av moms kr kr - 650/690 Betaling fra kommuner/firma kr kr kr Ref. fra kommuner tilleggstjenester kr kr - kr - Ref. fra kommuner, MS-lisenser kr kr - Ref. fra staten/nav kr kr Ref fra private kr Bruk av fond til drift/ekstra inntekt kr - kr kr Andre inntekter kr SUM DRIFTSINNTEKTER kr kr RESULTAT: Kommunevis fordeling: Fordelingsprinsipper: I ekstraordinært rådmannsmøte ble blant annet følgende vedtatt som omhandler Fosen IKT s økonomi: Fosen IKT utarbeider en ny tjenestekatalog/økonomimodell innen utgangen av Følgende grunnleggende prinsipp legges til grunn: a) Alle kommuner må bidra med en grunnkostnad for å delta i samarbeidet. b) Alle tjenester, fagprogram, applikasjoner, brukere osv. prises pr bruker/enhet/kommune. c) Den enkelte kommunes IKT-kostnader vil utvikle seg i takt med mengden tjenester som kjøpes av Fosen IKT. Denne tjenestekatalogen var på plass fra 2015 og ligger til grunn for budsjettet. Småkundene har fått en tilknytningskostnad på kr ,- hver. Tilknytningskostnaden ble vedtatt i rådmannsmøtet 28. august Kommunevis fordeling av driftsbudsjett:

9 Fordeling drift og tilleggtjenester: Budsjett 2018 Budsjett 2019 Endring Bjugn Kommune kr kr kr Indre Fosen Kommune kr kr kr Osen Kommune kr kr kr Roan Kommune kr kr kr Ørland Kommune kr kr kr Åfjord Kommune kr kr kr Fosen Brann og Redning kr kr kr Fosen Helse kr kr kr Fosen Kommunerevisjon kr kr kr Fosen Regionråd kr kr kr Fosen Renovasjon kr kr kr Indre Fosen Kirkelige Fellesråd kr kr kr Kontrollutvalget kr kr kr 939 Kultur Compagniet kr kr kr - Osen Kirke kr kr kr Sum kr kr kr Forklaring av driftsbudsjettet For budsjettet 2019 er det lagt inn bruk av budne driftsfond på kr ,- og forventede andre inntekter på ,-. Indre Fosen Kommune betaler på siden av budsjettet for en 80% stilling som er lokalisert i Leksvik. Sammenslåingen til Indre Fosen Kommune medførte reduksjon av antall brukere og fjerning av unødvendige tilganger til fagsystemer. Indre Fosen Utvikling er nå en enhet i Indre Fosen Kommune og de to er derfor slått sammen i budsjettet. Bruk av fond gir størst utslag og reduksjon på de største kommunene. Fosen Brann & Redning får tilknytningsavgiften på kr ,- som økning da denne tidligere har falt ut. (FBRT ble tidligere regnet som en del av Ørland Kommune.) Indre Fosen Kirkelig fellesråd får en reduksjon grunnet at de har flyttet de fleste av sine fagsystemer til kirkepartner og står igjen med drift av klienter, skrivere, brukere og infrastruktur vil bli et svært hektisk driftsår grunnet store prosjekter der 4 kommuner skal slås sammen til 2. Driftsbudsjettet er økt med 2 stillinger etter vedtak i rådmannsgruppen om å ansette digitaliseringsrådgiver og innkjøper. Etter vedtak i rådmannsgruppen ble digitaliseringsrådgiver ansatt fra april Det tekniske miljøet for robotisering, RPA, er satt opp og vil kunne vise til gevinster allerede i Det er nylig ansatt en innkjøpsrådgiver etter vedtak i rådmannsgruppen. Innkjøpsrådgiveren er på plass fra 1. mars Målet er at disse to stillingene skal bidra til besparelser ellers i organisasjonen som mer enn dekker inn deres kostnader. Effekten og besparelsene kommer ute i organisasjonene og det blir der gevinstrealisering må gjøres. Robot-lisensen koster i underkant av kr ,- pr stk. Videre er det satt av kr ,- til ekstern eksperthjelp. Vi er så heldige at slik eksperthjelp i verdensklasse finnes i Trondheim.

10 Lisensene til RettPåSak og hjemmesidene på kr ,- årlig er nytt av året da disse tidligere har blitt finansiert gjennom prosjektet DDF. Alle utviklingsprosjektene går i hovedsak mot kommunene. Derfor fordeles disse 2 nye stillingene, ACOS- og robot-lisenser på kommunene etter fordelingsmodellen 50/50. Småkundene må eventuelt betale for utviklingstjenester etter medgått tid. Uten alt over som er ny leveranse fra Fosen IKT fra 2019 ville driftsbudsjettet vært 0,5 % høyere enn 2018-budsjettet før justering for generell lønns- og prisvekst. Med fondsbruk og ekstrainntekter er det en reduksjon på 10%. INVESTERINGSBUDSJETT Konto Tekst Regnskap 2017 Budsjett 2018 Budsjett Investeringer materiell datacenter Utviklerressurser MinSide mm SUM INVESTERINGSUTGIFTER Overføring fra kommuner Tatt fra tidligere avsetninger fra fond SUM INVESTERINGSINNTEKTER Investeringsbudsjettet er 13,7% av de totale driftskostnadene uten fratrekk av andre inntekter. Disse investeringsmidlene fordeles på alle kundene ut fra sin andel av de totalt driftskostnadene, dvs uten kostnader knyttet til stillingene som digitaliseringsrådgiver og innkjøper. Prosjektet Digital Døgnåpen Forvaltning med hjemmesider og RettPåSak avsluttes I snitt har kommunene bidratt med kr 2,6 mill årlig i prosjektperioden for DDF fra 2015 og ut For å kunne ta løsningen inn i framtiden avsettes kr 1,1 mill til utviklerressurser som finansieres med investeringsmidler fra kommunene. Besparelsen vi gjør her skyldes i hovedsak betydelig mer utvikling i eget hus og bruk av eksisterende robot er der integrasjoner med tredjeparter blir for dyre. Disse kostnadene fordeles kun på kommunene. Småkundene må eventuelt betale for sine integrasjoner etter medgått tid. Det er et ønske fra flere hold om at det gradvis går over i en form for Min side med ytterligere funksjonalitet enn kun søknadshåndtering. Eksempler på ny funksjonalitet kan være: oversikt over innbyggerne sine eiendommer med dokumentasjon fra tidligere byggesøknader kommunale avgifter fakturering brev til/fra kommunen barnehage/sfo skole Gevinsten er at innbyggerne får langt bedre tjenester med tilgang 24/7. Det vil igjen føre til mindre henvendelser til kommunene sine ansatte om dokumentasjon i arkivet ol. Videre vil automatisering på innsiden av disse løsningene frigjøre saksbehandlingsressurser i kommunene.

11 Med utviklerressurser kan vi redusere kostnader knyttet til fagsystemer. Eksempelvis bruker kommunene ,- i lisenser på kvalitets og avvikshåndteringssystem. I tillegg brukes årlig i snitt mellom kr ,- til ,- for videreutvikling og tilpasninger. Slike løsninger er forholdvis enkle å utvikle selv til en langt lavere kostnad årlig. Denne løsningen alene vil dekke inn ca halvparten av å ha egne ressurser. 2 Denne investering vil føre til økt trykk og ytterligere kompetanse innen følgende områder: Robotprogrammering Hjemmeside RettpåSak RiskManager Nytt intranett Arbeid med Min side Integrasjoner med framtidig velferdsteknologi Kommunevis fordeling av investeringsbudsjett: Fordeling investering Budsjett 2018 Budsjett 2019 Endring Bjugn Kommune kr kr kr Indre Fosen Kommune kr kr kr Osen Kommune kr kr kr Roan Kommune kr kr kr Ørland Kommune kr kr kr Åfjord Kommune kr kr kr Fosen Brann og Redning kr kr kr Fosen Helse kr kr kr Fosen Kommunerevisjon kr kr kr Fosen Regionråd kr kr kr Fosen Renovasjon kr kr kr Indre Fosen Kirkelige Fellesråd kr kr kr Kontrollutvalget kr 440 kr kr Kultur Compagniet kr - kr kr Osen Kirke kr kr kr Sum kr kr kr

12 Rådmannsgruppens vedtak; Fosen IKT: 1. Hele disposisjonsfondet i Fosen IKT legges inn i budsjett 2019, og utgiftene til hver enkelt kommune reduseres tilsvarende. Budsjettet for Fosen IKT vedtas for øvrig som framlagt. 2. Ut fra innspillene i felles formannskap 3. oktober og drøftingene i flere møter i rådmannsgruppen, bestilles en oversikt fra Fosen IKT over hva som ligger i satsingen i 2019 og hvilke besparelser / økt verdier som kan estimeres. Dette legges fram for rådmannsgruppen til møtet den 7. desember og til styret 14. desember og skal kunne nyttes i formidling om satsingen i hver enkelt kommune. 3. En vurdering av organisering av Fosen IKT og forankring av arbeidet i Fosen IKT i Fosenkommunene settes på dagsorden i rådmannsgruppen, i lys av kommunesammenslåingene på Fosen. Fosen barneverntjeneste: 4. Budsjettet for Fosen barneverntjeneste vedtas som framlagt. 5. Etter at evalueringsrapporten er gjennomgått og vurdert av Fosen barneverntjeneste, kommunenes kontaktpersoner og rådmannsgruppen, vurderes budsjettet for 2019 på nytt. Øvrige samarbeidsordninger: 6. Budsjettene for de øvrige samarbeidsordningene vedtas som framlagt.

13 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.: Møte-dato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 17/ TB Arbeidsutvalget TB Styret 21/ TB Navn på saken Fosen Regionråd budsjett 2019 A. Budsjetteringskriterier: Rådmannsgruppa har ikke fastsatt budsjetteringskriterier for Fordelingsnøkkel som er lagt til grunn for budsjettet er 50 % fast og 50 % fordelet etter folketall i kommunene. Folketallsgrunnlag pr 1.januar 2018 er lagt til grunn for beregningene. Det er vedtatt å opprettholde en annen modell for fordeling av driftsbudsjett Fosen Regionråd, hvor det beregnes et kronebeløp fast pr medlemskommune på kr ,- som sammenlagt fratrekkes totalsummen som fordeles etter folketall i medlemskommunene: B. Kommunale egenandeler budsjett 2019 sammenlignet med budsjett 2018: Prosjekt nr Samarbeidsordning Ørland Indre Fosen Bjugn Åfjord Roan Osen SUM 2019 SUM 2018 Endring Fosen Regionråd - drift Tiltaksmidler Næringsalliansen Digital døgnåpen forvaltning Regionkonsulent oppvekst DYRK Fosen efagråd Fosen SUM drift SUM drift 2019 SUM drift 2018 Økning/reduksjon Samarbeid Egenandelene er beregnet i hht. vedtatte fordelingsnøkler for hver av ordningene, med unntak av Dyrk Fosen som er stipulert skjønnsmessig sum fra fylkeskommunen. For å opprettholde aktivitetsnivået har det vært nødvendig å inntektsføre kr ,- fra ulike fond. Endringer fra 2018 til 2019 framgår av oppsettet, prosjekt Digital døgnåpen forvaltning avsluttes , efagrådet blir fra organisert i sekretariatet for regionrådet som et prosjekt. Sekretariatet består av fire stillinger, daglig leder og utviklingsleder, regionkonsulenten og prosjektleder DYRK Fosen (50%). Regionkonsulenten og prosjektleder DYRK Fosen er i budsjettert i egne prosjekter. I 2018 ble deler av lønnsbudsjettet for sekretariatet omdisponert til å videreføre prosjektet DDF, dette har medført at stillingen som utviklingsleder har vært vakant i Det legges frem et forslag til budsjett for sekretariatet i 2019 som innbefatter to stillinger på samme nivå som i I flere år har aktiviteten latt seg opprettholde på grunn av at vi har hatt fondsmidler å ta av til saldering av budsjettet. Vi er imidlertid nå kommet dit at «reservebeholdningen» begynner å tømmes. Spesielt er det de siste årene inntektsført mye til prosjektet Digital døgnåpen forvaltning fra oppsparte fondsmidler avsatt til regional utvikling.

14 2 C. Budsjettkommentarer: Prosjekt 4900 Fosen Regionråd drift: Med hensyn til arbeidsmål og utviklingsoppgaver i 2019 så vil hovedfokuset fortsatt være samfunnsutvikling, samferdsel, strategisk næringsplan og videreutvikling av samarbeidsordningene. I tillegg de nye satsingene DYRK Fosen, STYRK Fosen og reiseliv. Det foreslås å inntektsføre kr fra bundet fond Regional utvikling til finansiering av utviklingsarbeid. Videre foreslås det å inntektsføre kr ,- fra sekretariatets disposisjonsfond til finansiering av drifta. Det er budsjettert med kr 0,- i lønns og prisvekst for sekretariatet lik praksis i Kommune Innbyggertall 2018 Fast Innbyggerfordeling Totalt 2019 Totalt 2018 Diff Fordelt sum 2019 Ørland Indre Fosen Bjugn Åfjord Roan Osen Totalt Prosjekt 4901 Tiltaksmidler: Det foreslås at tiltaksmidlene tilføres kr i Det ble i 2018 brukt ,- på tiltaksmidler til finansiering av Fosenteltet på matfestivalen. Kommune Folketall Andel av 50% fordelt 50% fordelt totalen etter folketall likt Fordelt sum Bjugn , , ,00 kr Indre Fosen Komm , , ,00 kr Osen 961 0, , ,00 kr Roan 956 0, , ,00 kr Ørland , , ,00 kr Åfjord , , ,00 kr Fosen , , , ,00 Sum til fordeling kr , Prosjekt 4904 Næringsfondet Fosenregionen: Fordelingen mellom kommunene ble vedtatt i forbindelse med behandlingen av budsjettet for Vi foreslår at denne fordelingsnøkkelen videreføres til 2019 men at budsjettrammen tilføres det regionale næringsfondet som disponeres av styret.

15 3 Kommune Folketall Totalt 2019 Totalt 2018 Ørland Indre Fosen Bjugn Åfjord Roan Osen I alt I styremøte den 10. juni 2016 behandlet styret to saker ang arbeidet i Næringsalliansen på Fosen; sak 07/16 - SNP Fosen 2016 til 2020, sak 08/16 - Regionalt Næringsfond for Fosen Søknad fra Næringsalliansen for Fosendelfinansiering av ByR fase 2 Prosjekt 4950 Regionkonsulent for oppvekst: Prosjekt 4950 har de siste årene blitt delfinansiert ved bruk av fondsmidler på disp. fond. Regionkonsulenten. Pr var det regnskapsført kr ,- på dette fondet. I regnskapsåret 2018 er det beregnet brukt ca ,- kr av disp. fondet som finansiering av prosjekt Dette betyr at ved å budsjettere med kr ,- fra disp. fondet i 2019, må kommunene fra og med 2020 forvente noe økte kostnader tilknyttet prosjekt 4950, ettersom disp. fondet ved utgangen av 2019 vil være redusert til ca. kr ,-. Det budsjetteres med kr ,- i skjønnsmidler fra Fylkesmannen for I forbindelse med fylkeskommunesammenslåingen var det usikkert om skjønnsmidler til regionkonsulentene ville bli videreført. For 2018 ble det bevilget kr ,- i skjønnsmidler pr. region. Fylkesmannen har ikke signalisert at dette er skjønnsmidler vi kan regne med i mange år fremover, men på grunn av store endringer i hvordan etterutdanning for ansatte i skolene skal finansieres og organiseres, hvor mye ansvar er flyttet fra stat til kommune, er det sannsynlig at regionene vil motta skjønnsmidler for regionkoordinatorer i en liten periode fremover. Budsjettet er derfor satt opp med en forutsetning om skjønnsmidler i Prioriterte innsatsområder for regionkonsulenten 2019: a) Kompetanseutvikling for ansatte i barnehage og grunnskole innenfor områder regionen vil prioritere ut fra behov, ønsket utvikling og statlige føringer. b) Barnehagesatsingen innebærer først og fremst implementering av den statlige strategien Kompetanse for fremtidens barnehage. Revidert kompetansestrategi for kompetanse og rekruttering Strategisk kompetanseplan for barnehageområdet på Fosen skal revideres og gjelde for perioden I begge overnevnte strategiplaner skal barnehagene arbeide barnehagebasert med kompetanseutviklingen. For å lykkes med å drive utviklingsprosesser hvor alle ansatte er med, kreves det tydelig og god ledelse. Kommunene på Fosen har siden 2016 satset på veiledning av ledelse av utviklingsprosesser i barnehagene, kalt BAKOM-prosjektet. Dette prosjektet avsluttes

16 i 2018, men regionkonsulenten har søkt og fått tilsagn på kr ,- i OU-midler for årene Disse midlene vil brukes for å forsterke lederkompetansen som er utviklet gjennom BAKOM-prosjektet gjennom følgende tiltak: - Videreføring av lærende nettverk for barnehagemyndighetene, styrerne og de pedagogiske lederne i barnehagene - Oppstart av pilotprosjektet «Ekstern barnehagevurdering og veiledning» i samarbeid med DMMH c) Skoleutvikling: I Stortingsmelding 21 Lærelyst - tidlig innsats og kvalitet i skolen (2017) står det beskrevet en ny desentralisert modell for kvalitets- og kompetanseutvikling i skolesektoren (DEKOM). Denne ordningen innebære at statlige midler kanaliseres til kommunene via Fylkesmannen, og betinger interkommunalt samarbeid om disponering av midlene. I 2018 fikk Kompetansenettverk Fosen tildelt kr ,-, og det er signalisert fra Fylkesmannen at det forventes noe økning i årlig tildeling i årene fremover. Tiltakene som kommunene på Fosen prioriterer innenfor denne ordningen står beskrevet i «Rammeverk for desentralisert kompetanseutvikling for Kompetansenettverk Fosen», og gjelder i første omgang: - Fosennettverket, et lærende nettverk for skoleeier, skoleledere og ressurslærere i alle skolene å Fosen, i tillegg til at alle PPT-kontorene er representert i nettverket. OFO danner styret for nettverket, og har nylig utvidet planperioden til Ekstern skolevurdering og veiledning i samarbeid med NTNU. For at kommunene skal få tildelt DEKOM-midler kreves det en egenandel tilsvarende 30% av det statlige tilskuddet. Denne egenandelen kan benyttes til å finansiere en regional koordinator, og bør dermed sees i sammenheng med lønnskostnader knyttet til regionkonsulenten. 4 f) Andre satsingsområder: Inkludering og tilpasset opplæring Skolemiljø/psykososialt miljø: Kvalitetssikringssystemet Olweus. Kvalitetssikring: Kommunen som barnehagemyndighet, samarbeid om tilsyn med barnehagene (jfr. Regional plan for tilsyn med barnehager på Fosen). Veiledning av nytilsatte lærere og barnehagelærere; NY-tiltak Lokalt gitt muntlig eksamen Ekstern skolevurdering OFO vedtok i møte at det våren 2019 skal gjennomføres vurdering på en ekstra skole for å hente inn et etterslep i oppsatte plan. Det ble også vedtatt at dette skal gjennomføres ved å leie inn en ekstra skolevurderer denne våren, og at dette skal finansieres av midler på bundet fond «Ekstern skolevurdering»

17 5 Fordeling av kostnader knyttet til kommunenes egenandeler: Kommune Folketall Andel av 50% fordelt 50% fordelt totalen etter folketall likt Fordelt sum Bjugn , , ,00 kr Indre Fosen Komm , , ,00 kr Osen 961 0, , ,00 kr Roan 956 0, , ,00 kr Ørland , , ,00 kr Åfjord , , ,00 kr Fosen , , , ,00 Sum til fordeling kr , efagråd Viser til sak 16/18 om mandat og funksjon efagråd for Fosenkommunene. Budsjettet er innarbeidet i fellesoppstillingen og fordelingen er som tabell under: Kommune Folketall Andel av 50% fordelt 50% fordelt totalen etter folketall likt Fordelt sum Bjugn , , ,00 kr Indre Fosen Komm , , ,00 kr Osen 961 0, , ,00 kr Roan 956 0, , ,00 kr Ørland , , ,00 kr Åfjord , , ,00 kr Fosen , , , ,00 Sum til fordeling kr , Prioriterte satsingsområder hvor sekretariatet i samarbeid med styret og rådmannsgruppen har et særskilt oppfølgingsansvar: o Strategisk Næringsplan for Fosen o Regionalt næringsfond Fosen o DYRK Fosen o STYRK Fosen o efagrådet Sekretariatets innstilling: 1. Forslag til budsjett for Fosen Regionråd vedtas som fremlagt. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen.

18 6 Rådmannsgruppens innstilling: 1. Forslag til budsjett for Fosen Regionråd vedtas som fremlagt. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Forslag til budsjett for Fosen Regionråd vedtas som fremlagt. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. Styrets behandling: Styrets vedtak: Budsjett Fosen Regionråd 2019 Konto Tekst Budsjett 2018 Budsjett Lønnsutgifter , , Sosiale utgifter , , Kjøp av varer og tjenester , , Lisenser , , Utviklingstiltak/Konsulenttjenester , , Kjøp av andeler 5 000, ,00 SUM DRIFTSUTGIFTER kr , ,00 kr Betaling fra kommuner kr ,00 Kr , Bruk av fond, renter kr ,00 kr , SUM DRIFTSINNTEKTER kr ,00 kr ,00 RESULTAT: 0 0

19 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Behandlet av: Saksnr.datobeh.: Møte- Saks- Navn på saken Rådmannsgruppa 19/ TB Møteplan 2019 rådmannsgruppen, styret og Arbeidsutvalget TB rådet. Styret 22/ TB Vedlegg: Forslag til møteplan for 2019 Saksfremstilling: Sekretariatet har utarbeidet forslag til møteplan for rådmannsgruppen, styret og rådet. Det er ikke satt opp forslag til møtedatoer for arbeidsutvalget, det er behov for fleksibilitet på møtedager for dette utvalget. Det fremlagte forslag avviker litt i forhold til de tidsfrister som er satt i vedtektene. Årsmøtet skulle vært avholdt innen utgangen av mai og budsjett skulle vært behandlet innen utgangen av september. De siste års erfaringer har vist at dersom vi skal følge prosedyren med behandling både i rådmannsgruppe og arbeidsutvalg, så er det problematisk å klare å avvikle årsmøtet i mai. Med de vedtatte budsjettrutiner som er lagt for samarbeidsløsningene vil det også være vanskelig å få lagt frem samlet budsjett innen utgangen av september. Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Styret i Fosen Regionråd vedtar det fremlagte forslag til møteplan for styret, rådet samt møter i rådmannsgruppen, for Arbeidsutvalgets innstilling: 1. Styret i Fosen Regionråd vedtar det fremlagte forslag til møteplan for styret, rådet samt møter i rådmannsgruppen, for Styrets vedtak:

20 Møteplan for Fosen Regionråd 2019 Dato Møtested Møtetype Endret plass. Endret dato Saker Åfjord Rådmannsmøte Ørland Styremøte/Rådsmøte Åfjord Rådmannsmøte Indre Fosen Styremøte Åfjord Rådmannsmøte Konferanse for formannskapene Osen Styremøte / Årsmøte Dato og møtested besluttes av AU Åfjord Rådmannsmøte Budsjettdrøft. FR + samarbeidsordn Roan Styremøte Åfjord Rådmannsmøte Budsjett Åfjord Styremøte/Rådsmøte Budsjett Åfjord Rådmannsmøte Bjugn Styremøte *AU møtene tas ut av møteplan