KOM I GANG MED UTSTYRSPORTALEN. Versjon

Transkript

1 KOM I GANG MED UTSTYRSPORTALEN Versjon

2 K O M I GAN G M E D UTSTYRSPORTALEN 2

3 INNHOLD Innhold... 3 Innledning... 6 Start Utstyrsportalen... 7 Glemt passord... 8 Velkommen til utstyrsportalen!... 9 Venstre del:... 9 Midtre del:... 9 høyre del:... 9 Bli kjent med arbeidsflaten i Utstyrsportalen Funksjoner i Listen Sortering Gruppering Flytte kolonner Utvide/krympe kolonner Antall rader pr side Bla i Rader Firma Opprett Firma Feltforklaring Firma Menylinjen - Firma Opprette kundekoblinger til andre medlemsfirma Utstyr Opprett Utstyr Feltforklaring Utstyr utstyrsvindu Kontroller utstyrsvindu Dokumenter utstyrsvindu Bilder utstyrsvindu - Menylinje Kontroll Åpne kontroll Feltforklaring Kontroll Standardverdier for kontroll Kontrollvindu Utstyr kontrollvindu - Menylinje Opprette samleliste kontroll Menylinje - Samleliste Tilordne kontroll til utstyr Arkivér valgte kontroller Slett kontroll Varsling via e-post Rapporter Prosjekt Opprette prosjekt Knytte utstyr til prosjekt Kontroller, Dokumenter og Prosjektrapport

4 utleieprosjekt opprette utleieprosjekt utleieprosjekt utstyrsliste og funksjoner utleieprosjekt - status konflikthåndtering rapport Ordre Opprett Ordre Ordrelinje Prosesser Ordre Slett Ordre Vis dokumenter Send til Firmaprofil Innstillinger kontakter og brukere Sjekklister Formular Feltbeskrivelse Kontrollkategorier Articles Custom report Innspill til hva du må gjøre for å komme i gang En god plan er det viktigste Opplæring Brukerstøtte Innlegging av data Fremdrift

5 5

6 INNLEDNING Dette dokumentet er en kortfattet gjennomgang av ting du bør sette deg inn i før du tar Utstyrsportalen i bruk. Dokumentet gir deg en oversikt over hvordan hovedfunksjonene i Utstyrsportalen virker. Dette vil være nyttig for deg når du planlegger hvordan du skal sette løsning i drift. Rekkefølgen i dokumentet er ikke tilfeldig og bør følges. Utstyrsportalen er et moderne og svært brukervennlig system. Har du brukt web applikasjoner vil du fort kjenne deg igjen. Før du begynner bør du skrive ut dette dokumentet slik at du kan ha det ved siden av deg når du går gjennom ting på skjermen. Noen vinduer og valg vil være forskjellige avhengig av om du er inne som eier eller leverandør. Forskjellene vil bli forklart underveis. 6

7 START UTSTYRSPORTALEN 1. Åpne Internet Explorer 2. Gå til 3. Velg Logg inn 4. Fyll inn e-post og passord. E-post adressen er brukernavnet ditt. Klikk Logg inn eller trykk Enter. 5. Hvis det er første gang du logger inn vil systemet be deg om å angi ditt passord. Det anbefales også legge inn et passordhint. Trykk deretter på Opprett bruker. 7

8 Etter første pålogging vil du få opp en liste med aktive invitasjoner. Aktivér den invitasjonen som er aktuell, og klikk Godta. GLEMT PASSORD Dersom du har glemt passordet ditt kan du bestille et nytt via Glemt passord linken i påloggingsdialogen. Du får da en epost med en lenke som åpner passorddialogen for å angi et nytt passord. 8

9 VELKOMMEN TIL UTSTYR SPORTALEN! Etter pålogging kommer du inn til Forside. Forsiden består av tre deler: Venstre, midtre og høyre del. Venstre Midtre Høyre VENSTRE DEL: Her finner du informasjon om ditt firma og enkelte personopplysninger. I tillegg vil du få en oversikt over kontaktpunkter til Onix brukerstøtte og programversjon. For vanlige brukere: MIDTRE DEL: - Antall arkiverte kontroller pr mnd, gjeldende år i forhold til i fjor. - Antall utstyr som forfaller til kontroll pr mnd, gjeldende år i forhold til i fjor. For Expressbrukere: Antall dokumenter levert av leverandør pr mnd, med inneværende år og tilsvarende for perioder i fjor. Under grafen vil det komme nyheter som også publiseres på Onix sine hjemmesider. HØYRE DEL: Her finner du overordnet informasjon om Utstyrsportalen, lenker til myndigheter, lover og forskrifter, tilleggsapplikasjoner samt driftsmeldinger. 9

10 BLI KJENT MED ARBEIDSFLATEN I UTSTYRSPORTALEN Toppmeny for nettleser Hovedmeny i portalen Søk & Filtrering Verktøylinje for valgt modul Varslingsikon for utstyr Tilgangsnivå til andre firma Valgt modul / Modul-meny Liste (etter søk) Topmeny i nettleser Alle de valgene du finner øverst er en del av nettleseren og fremstår slik du den er satt opp på din PC. Denne delen av skjermbildet har ingenting med selve Utstyrsportalen å gjøre. Hovedmeny Her velger du mellom forside, hovedside og firmaprofil (dersom du har tilgang). Hovedsiden inneholder det du trenger for vanlig bruk av Utstyrsportalen. Firmaprofil gir mulighet til å endre oppsett, firmaopplysninger, legge inn egne kontaker/brukere, sjekklister etc. På forsiden vil du finne relevante nyheter, nyttige linker og generell info. Søk & Filtrering Her kan du angi søkekriterier for å finne de dataene du ønsker. Hver modul har eget oppsett for søkekriteriene, men noen er felles, og disse søkeverdiene blir stående når du bytter modul. NB! Alle søk vil gå raskere dersom du først angir hvilken kunde (utstyrseier) det gjelder. I versjon 5.4 vil ingen av modulene vise noe data i resultatlisten før du har angitt søkekriterier og trykket på Søk-knappen. Verktøylinje lar deg velge funksjoner som ny, åpne, slett osv. Merk at de fleste funksjonene utføres for den linjen du har valgt i listen. Modul-meny Her velger du hva du skal jobbe med i portalen, dvs. Firma, Utstyr, Kontroller osv. Prosjekt og Ordre er tilleggsmoduler, og vil bare synes for kunder der disse er aktivert i programlisensen. 10

11 SØK & FILTRERING UTSTYR Nullstill søk. Angitte søkekriterier blir husket inntil du velger å nullstille søk. Velg avdeling / kontakt: Disse henspeiler på dine egne avdelinger/kontakter dersom det er angitt Ansvarlig avdeling/kontakt på Lokasjoner tilhørende dine kunder. Åpner et vindu for å søke på utstyr fra én leverandør Åpner et vindu for søke på utstyr for én kunde (utstyrseier) Både Lokasjon, Område, Kontakt og Prosjekt hentes fra kunde/utstyrseier. Disse nedtrekksmenyene vil være tomme inntil du har valgt kunde i søkefeltet over Eksempler på søk i fritekst: Wire Wire 475 gir rader som inneholder wire i ett eller annet felt gir rader som har wire og 475 i ett eller flere felt Wire 475 gir deg rader der frasen wire 475 finnes i et felt Velg periode finner utstyr som er forfalt eller forfaller i angitt periode. Velg status lar deg søke etter kontrollstatus for utstyret. Søk i inaktive innebærer at søket kun skal inkludere inaktive kunder, utstyr eller kontroller. Søk i kasserte (i utstyrsmodulen) innebærer at søket kun skal inkludere kassert utstyr. Fritekst søk opsjoner: Et klikk på pilen til høyre for fritekst-feltet åpner en dialog der du kan velge hvilke av systemets søkefelt som skal være aktive. Jo færre felt som er avkrysset desto raskere går søket. 11

12 FUNKSJONER I LISTEN Listen viser data du har søkt frem. Du kan vise detaljer for den enkelte raden ved å dobbeltklikke på den eller ved å velge åpne fra verktøylinjen. Merk at listene ikke alltid er komplette. For at Utstyrsportalen skal være rask i bruk er det satt en begrensning på hvor mange rader som skal vises i listene. Normalt er grensen satt til maks. 50 elementer. Via firmaprofil kan du selv øke denne maksgrensen. Husk at å hente mange elementer tar lengre tid! SORTERING I listen er det mulig å sortere ved å klikke på den kolonnen du ønsker å sortere på. Et svart pil-ikon til høyre i overskriften indikerer at sortering er aktivert. Klikk igjen for å veksle mellom stigende synkende rekkefølge. GRUPPERING Du kan også gruppere listene. Det er tre valg på verktøylinjen for dette: 1) Vis/skjul gruppering. Dette valget slår gruppering av eller på. Klikk og dra i ønsket kolonne-overskrift og slipp den i grupperings-panelet. Du kan gruppere på flere nivå om du vil. For å fjerne en gruppering, klikk, hold og dra den fra grupperingspanelet og slipp den tilbake i listen. 2) Slå sammen alle. Dette valget kollapser alle grupperingsnivåer 3) Utvid alle. Utvider alle grupper, og viser alle rader i hver gruppe. 4) Feltvelger. Dette valget gir deg mulighet til å legge til eller fjerne kolonner i listen. 12

13 5) Lagre/fjern visning. Dette valget gjør at du kan lagre din egen visning av listen. Velg først sortering/gruppering og felt du vil skjule/vise. Når du er fornøyd med hvordan listen ser ut velg lagre visning. Skulle du senere ønske å se listen på standard format, velg fjern visning. 6) Eksporter liste. Du kan eksportere de framsøkte radene i listen til 4 forskjellig format: FLYTTE KOLONNER Det er også mulig å flytte rundt på kolonner i listen. Klikk på den kolonneoverskriften du vil flytte, dra til ønsket posisjon og slipp. UTVIDE/KRYMPE KOLONNER Du kan utvide eller krympe kolonner ved å holde musepekeren over skillelinjen mellom to kolonner. Klikk og dra for å endre kolonnebredden. 13

14 ANTALL RADER PR SIDE På verktøylinjen oppe til høyre kan du endre antall rader du ønsker å vise pr side: Her gjør vi oppmerksom på at dersom man velger å vise 40 rader pr side, Kan valgene for å endre modul (helt til venstre på siden) forsvinne utenfor synsfeltet på skjermen, hvis skjermen er for liten. Skulle dette skje, stiller du antall rader pr. side tilbake til et lavere nivå. BLA I RADER Hvis søket gir treff på flere rader enn det man kan se på én side, kan man bla til neste side ved å trykke på høyre pil, eller direkte på sidetallet. Tilgangsnivå til andre firma Firmamodulen: Firma uten symbol er ikke medlemmer i portalen Fiolett pil angir Leveringstilgang Grå angir Lesetilgang Grønn angir Full tilgang Når pilen peker fra firmanavnet, så er dette firmaet gitt tilgang til ditt firma Når pilen peker mot firmanavnet, så har ditt firma fått tilgang hos det angjeldende firmaet Dersom det er gitt tilgang begge veier mellom ditt firma og et annet, vises det med en to-veis pil. 14

15 Varslingsikon for utstyrsstatus Grønt betyr at utstyret er godkjent for bruk Rødt betyr at utstyret er forfalt Gult innebærer forfall innen 30 dager Spørsmålstegn betyr at det ikke er satt noen forfallsdato på utstyret. Varslingsikon for siste kontroll (Gjelder for modulene Utstyr og Kontroll ) NC Ikke godkjent. RC Godkjent med krav MO Godkjent med merknad C Godkjent med kommentar OK Godkjent U Ikke utført M Ikke funnet Eksempler på kombinasjoner: Kontroll ikke utført/ingen forfall. Ikke godkjent etter kontroll/utstyr forfalt Kontroll OK / Forfall innen 30 dager Kontroll OK utstyr godkjent for bruk. 15

16 FIRMA Klikk Firma i modul-menyen nede til venstre. Aktiv modul endres til Firma. Angi ev. søkekriterier og trykk på Søk for å vise treff. Fra verktøylinjen kan du opprette en ny kunde, åpne valgt kunde, lage/endre kundekoblinger, vise dokumentliste eller skrive ut rapporter for valgt kunde. 1. Klikk Ny Rapportens innhold hentes fra trefflisten. Bruk søkemulighetene i Søk & Filtrering for å begrense innholdet før rapportering. OPPRETT FIRMA Et eget, blankt skjermbilde for firma åpnes og du kan starte registreringen. 16

17 Legg merke til at noen av ledetekstene i skjermbildet er uthevet. Det betyr at disse feltene må fylles ut før du kan lagre. 2. Legg inn organisasjonsnummer og trykk TAB tasten for å gå til neste felt. Dersom du ikke kjenner organisasjonsnummeret kan du søke etter dette i Brønnøysund registeret. Klikk ikonet til høyre for feltet for tilgang på søk i Brønnøysund. 3. Legg inn firmanavn og ev. kort firmanavn. Kort firmanavn blir det samme som firmanavn dersom du ikke skriver noe. Firmanavnet er det offisielle navnet på kunden. Kort firmanavn er det navnet som vil brukes i lister og skjermbilder i systemet. For lange navn kan det være greit med en forkortelse for enklere å kunne identifisere kunden. 4. Fyll ut de opplysningene som er relevante for din bruk av systemet. FELTFORKLARING FIRMA I felt for Hovedkontakt kan du legge inn kontaktperson hos kunden. Kontaktperson oppretter du via ellipseknappen til høyre for feltet. Mengde utstyr er et statistikk-felt som viser hvor mye utstyr som er registrert på firmaet. Klikk på knappen til høyre for feltet for å se utstyrslisten gruppert pr. kontrollkategori. 17

18 STANDARDVERDIER FOR NYE KONTROLLER For at jobben med å lage kontroller skal være så effektiv som mulig, kan du angi standardverdier for hver firma. Disse verdiene knyttes opp mot et eller flere formular, slik at når en kontroll opprettes for et bestemt formular, vil sammenfallende felt i kontrolldialogen være ferdig utfylt. Vår kontakt kan du bruke for å angi hvem av dine kontrollører som er ansvarlig for kunden. Ordrenummer: Ordrenummer vil komme på alle kontroller som blir utført på denne kunden. Dette kan endres når ordre er utført. Ved behov kan ordrenummer redigeres manuelt i kontrollen. Kundens Ordrenr: Kundens ordrenummer vil komme på alle kontroller som blir utført på denne kunden. Dette kan endres når ordre er utført. Ved behov kan ordrenummer redigeres manuelt i kontrollen. Ansvarlig avdeling kan du benytte dersom ditt firma har flere avdelinger. Du kan enkelt søke frem kunder eller tilhørende utstyr som en av dine avdelinger eller en bestemt kontrollør har ansvar for, vha det som er lagt inn Vår kontakt og Ansvarlig avdeling. Kommentar kan brukes til merknader om firma. Feltet er ikke synlig for firma som bruker utstyrsportalen. Når du merker en firma som Inaktiv, fjernes både firmaet og dets tilhørende utstyr og kontroller fra listene i systemet, med mindre valg for Søk på Inaktive er aktivert. La brukere se leverandørens dokumenter er et valg der du som leverandør til kunden tillater kundens brukere av portalen å se dokumenter som du (leverandøren) har opprettet på kundens utstyr. 5. Klikk Lagre før du lukker vinduet, eller legger til Lokasjoner, Områder og Kontakter for kunden. MENYLINJEN - FIRMA Lagre lagrer dataene i databasen. Ny Lokasjon/Område/Avdeling. For å opprette en ny lokasjon, et nytt område eller en ny avdeling må du først velge angjeldende fane i vinduet. 18

19 Du kan da opprette en eller flere lokasjoner/områder/avdelinger på firmaet. Hver enkelt lokasjon kan ha sin ansvarlige kontrollør. Vanlig bruk av lokasjon er også skip og rigger. Utstyr knyttes til kunde og lokasjon. Områder er frittstående geografiske begreper som også benyttes for lokalisering av utstyr. Områder kan også knyttes til en Lokasjon, slik at man kan bygge en hierarkisk geografi med Lokasjoner og tilhørende underområder. Avdelinger benyttes ikke for lokalisering av utstyr, men ved behov for å plassere firmaets ansatte i ulike avdelinger. Dokumenter gir mulighet til å knytte et ubegrenset antall dokumenter til kunden. Eksempel på enkel bruk er serviceavtaler. Dokumenter kan distribueres via e-post direkte fra utstyrsportalen. Størrelsen på dokumentet er begrenset til 4 Mb. Dokumentene kan være PDF er eller bilder. Statusrapport lister alt utstyr kunden har og kontrollstatus på disse. Kontakter og brukere gir deg mulighet til å opprette og vedlikeholde kontaktpersoner for et firma og derfra opprette brukerkontoer direkte. Når en kontakt er registrert med epost-adresse, kan vedkommende aktiveres som bruker ved å klikke på brukerstatus-ikonet på høyresiden av listen, eller med den tilhørende Inviter som bruker i kontaktvinduet. 19

20 Brukeren vil da motta en epost-invitasjon fra Ustyrsportalen der det fremgår hvem som har invitert ham, og med en lenke for pålogging. Hvis en invitert bruker (Expressbruker) får problemer med påloggingen, kan du raskt sende en ny og oppdatert invitasjon ved å deaktivere ( ) og så aktivere brukerkontoen på nytt. En Express bruker kan logge seg på hos flere leverandører som har Express. På nettsidene til leverandørene ligger det linker som sørger for at kundene kommer riktig inn fra hver leverandør. Dersom en Express bruker logger seg på via Onix sine nettsider vil han komme til den leverandøren han var pålogget sist. Dersom du merker Sett fokus til mitt firma, vil det være dere som er foretrukket neste gang Express brukeren logger på. Slett firma: Bare firma som ikke har lokasjoner, områder, utstyr, kontakter eller dokumenter kan slettes. Tilgang: Hvis du ønsker å åpne for tilgang til alle ansatte hos en kunde, men ikke ønsker å legge inn alle kontaktene, kan du også legge inn en generell (åpen) invitasjon her. Skriv inn domeneadressen til firmaets epost, og klikk Legg til. Alle som logger seg inn på portalen og har dette som del av sin epost-adresse vil da kunne opprette en brukerkonto tilknyttet dette firmaet. OPPRETTE KUNDEKOBLINGER TIL ANDRE MEDLEMSFIRMA Medlemmer i Utstyrsportalen kan etablere samarbeid ved å opprette koblinger som gir eller ber om tilgang til hverandres utstyr på et av tre nivå: Levering, Lesetilgang eller Full tilgang. Kundekoblinger styres av den som gir tilgangen. For å se eller opprette kundekoblinger, klikk på den tilhørende knappen i verktøylinja: 20

21 TILKOBLINGSLISTE Alle koblinger til andre medlemsfirma ligger i tilkoblingslisten. Her kan du også opprette, endre og slette kundekoblinger. Levering Lesetilgang Full tilgang Kundekoblinger har retning, relativt til ditt eget firma: Tilgang til: Når pilen peker til høyre mot firmanavnet i lista, betyr det at ditt firma har fått tilgang til dette firmaet og dets utstyr Tilgang fra: Når pilen peker til venstre bort fra firmanavnet i lista, betyr det at ditt firma har gitt dette firmaet tilgang til ditt firma og dets utstyr. Kundekoblinger har tre tilgangsnivåer: Levering: Tilgang til å levere utstyr. Lesetilgang: Tilgang til å se, men ikke endre eller kontrollere utstyr. Full tilgang: Tilgang til å se, endre og opprette kontroller på utstyr, med mulig begrensning på valgte kontrollkategorier. 21

22 OPPRETTE/ENDRE KUNDEKOBLING Hvem: Legg inn navn på samarbeidende medlemsfirma i det relevante feltet for å gi eller be om tilgang. Tilgangsnivå: Kryss av for hvilket tilgangsnivå som gis/ønskes. Tilgang til å levere utstyr er laveste mulige nivå, og vil alltid være inkludert. Feltet for Full tilgang aktiveres først når Lesetilgang er gitt. Dette for å tydeliggjøre at Full tilgang alltid inkluderer Lesetilgang i tillegg til Levering. Kontrollkategorier: Når Full tilgang velges blir også alle Kontrollkategorier aktivert, men her står man fritt til å velge et smalere utvalg om ønskelig. Når dialogen er ferdig utfylt, trykk på Bekreft (gi tilgang), eller Send forespørsel (be om tilgang) Hvis kundekoblingen er opprettet av et annet firma som ber om tilgang hos ditt firma, vil Bekreft-knappen få følge av en Avslå-knapp. Både Send forespørsel, Bekreft og Avslå genererer en epost-melding til motparten i forespørselen. 22

23 UTSTYR Klikk Utstyr i modul-menyen nede til venstre. Aktiv modul endres til Utstyr, og du kan nå legge in søkekriterier og trykke Søk for å hente opp ønsket utstyr i listen. Fra verktøylinjen kan du også opprette utstyr, åpne utstyr eller vise dokumentliste for utstyr. Du kan også opprette ny kontroll for utstyr, liste kontrollhistorikk eller slette utstyr. For Søk & Filtrering, se Søk & Filtrering Utstyr side 11 23

24 OPPRETT UTSTYR Du kan enten opprette et utstyr med blanke ark, eller velge å bruke verdier fra en artikkel. Artikkelens innhold blir da kopiert til det nye utstyret. 1. Klikk Ny 2. Hvis du vil bruke standardverdier fra en artikkel klikk Velg Artikkel : På siden som dukker opp kan du da søke i artikkelregisteret for å finne den artikkelen som du ønsker å bruke som mal for utstyret. Markér artikkelen du vil bruke ved å klikke på den, og trykk deretter på «Velg og lukk»: Når du kommer tilbake til siden for å registrere utstyr vil feltene fra den valgte artikkelen kopieres til utstyret slik at det blir mindre å registrere. FELTFORKLARING UTSTYR Der feltnavn er skrevet med uthevet skrift i vinduet må feltet alltid fylles ut! Kontrollkategori: Bestemmer sjekklister og testet ihht. på kontroller. Brukes også for styring av tilgang til utstyr hos andre firma. Type: Tekstfelt for å oppgi utstyrets type. Modell: Modellbeskrivelse av utstyret. Det er ikke nødvendig å ta med produsent i angivelse av modell. Eiers utstyrs-id: Dette er utstyrseiers identifikasjon på utstyret. 24

25 Serienr./Batch: Serienummer på utstyr/produksjonsserienummer Du kan bevege deg fra et felt til det neste med TAB-tasten. Shift + TAB vil gå til forrige felt. WLL/SWL: WLL (Work Load Limit) angir største tillatte arbeidslast ved en løftevinkel på 45 grader. SWL (Safe Work Limit) angir største tillatte arbeidslast ved en løftevinkel på 30 grader. Neste Inspeksjon: Datoen utstyret er godkjent til. Det er dette datofeltet som styrer varsling. Datoen kan redigeres. Når kontroller på utstyret er gjennomført og arkivert blir nytt forfall automatisk oppdatert. Absolutt utløpsdato: Utløpsdato for Sertifisering. Leverandør: Hvem var siste leverandør av utstyret Produsent: Hvem har produsert utstyret. Prod iht/prod år: Referanse til standard. Du kan selv opprette de standardene du trenger / Produksjons år. Sertifikat: Id-nummer på sertifikat. Oppdateres automatisk ved sertifisering. Kan overskrives. Sert. Dato: Dato for når sertifisering ble utført. Sertifikatdatoen oppdateres automatisk ved sertifisering. Sertifisert av: Hvilket firma som sertifiserte utstyret. Kommentar: Her er det god plass til relevant tilleggsinformasjon. Eier: Hvem er nåværende eier av utstyret. Lokasjon: Liste med kundens/eierens tilgjengelige lokasjoner, som benyttes for å angi hvor utstyret befinner seg Område: Supplement til Lokasjon for å angi lokalisering av utstyr. Kan være frittstående begreper/områder, eller områder underlagt Lokasjon. Plassering: Fritekstfelt for beskrivelse av utstyrsplassering innenfor angitt Lokasjon og Område. Kontaktperson: For å angi hvem som er primær kontaktperson for utstyret. Utstyrsgruppe: Grupperingsfelt/kategorisering av utstyr. Dette feltet er reservert for bruk av utstyrseier. Hovedenhet kan benyttes for stort utstyr der ulike moduler av utstyret har avvikende serienummer eller utstyrsegenskaper. Registrering av slikt utstyr skjer normalt ved at en legger inn hovedenhet/hovedutstyr først og deretter underenhetene. For å endre på hovedenhet velg hovedenhet fra meny. For 25

26 mer informasjon om dette, se Hovedenhet under Menylinjen Utstyr (nedenfor). Utstyrsegenskaper - Du kan legge til spesielle egenskaper på utstyr. Det skjer via Endre (til høyre for utstyrsegenskaper). Egenskapene blir tatt med på sertifikater og kontrollkort. Inaktiv er utstyr som ikke er i bruk og som det derfor ikke er krav om kontroll på. Inaktivt utstyr kommer ikke med på lister Kassert er utstyr som ikke finnes lenger, eller som du tror ikke eksisterer lenger. Kassert utstyr vises ikke på lister. Samlelisten kasserer automatisk utstyr som mangler eller ikke er godkjent. Ikonet for status siste arkiverte kontroll gir deg informasjon om siste kontroll av utstyret UTSTYRSGRUPPER Utstyrsgrupper er et tekstfelt som kan brukes for lettere å håndtere utstyr som hører sammen, men som ikke er fastmontert eller evigvarende samlet. Det er et vanlig tekstfelt når man registrerer utstyret, men i tillegg finnes det funksjoner for å finne og vise utstyr som ligger i samme utstyrsgruppe, og for bruk i Utleieprosjekter. Hvert utstyr kan kun tilhøre én utstyrsgruppe av gangen. For å finne hvilke utstyrsgrupper som er i bruk, klikk på pil-knappen til høyre for feltet, og du får opp en dialog der du kan søke på utstyrsgruppenavn. 26

27 For å se hva som ligger i en utstyrsgruppe som er i bruk, klikk på ellipseknappen til høyre for feltet etter at gruppen er valgt, og du får opp en liste med utstyrsgruppens innhold. Her kan du også administrere gruppene med følgende funksjoner: Legg til: Her vil du få opp en søkedialog for å finne og legge flere utstyr til den valgte Utstyrsgruppen. Åpne: For å åpne og se detaljer om det valgte utstyret. Slett: Fjern det valgte utstyret fra gruppen Søk: Skriv inn hele eller deler av Utstyrsgruppenavn i feltet til venstre og klikk søk for å inspisere en annen gruppe. Endre: Merk det eller de utstyr som du vil endre/flytte til en annen Utstyrsgruppe, skriv det nye navndet i feltet til høyre og klikk deretter Endre. 27

28 UTSTYRSVINDU KONTROLLER Gir oversikt over utførte kontroller og neste planlagte kontroll på utstyret. Planlagte kontroller kan du slette ved trykke på til høyre i listen. For å åpen en kontroll trykk på åpne ikonet For utfylling av kontrollfelt se Åpne Kontroll under kontroll. UTSTYRSVINDU DOKUMENTER Dokument arkfanen lister alle dokumenter som er knyttet til utstyret. Du kan legge til PDF dokumenter som f. eks bruksanvisinger, sertifikater, osv. Aktiv kolonnen viser om dokumenter er aktivt/inaktivt. Veg ikon for å åpne dokumentet. Velg e-post ikon for å sende dokumentet som vedlegg til e-post Velg egenskaper ikon for å endre dokument egenskaper. For eksempel sette dokumentet inaktivt/aktivt, endre dokumenttype, osv. 28

29 UTSTYRSVINDU BILDER Bilde arkfanen lister bilder som er knyttet til utstyret. Et utstyr kan ha flere bilder. Du kan legge til bilder v.h.a. Legg til knappen og slette bilder v.h.a. Slett knappen. UTSTYRSVINDU - MENYLINJE Lagre: lagrer dataene i databasen. Velg Artikkel: Denne er kun aktive etter at man har opprettet et nytt utstyr. Innholdet fra valgt Artikkel brukes som mal for det nye utstyret. Lag Kopi: Oppretter et nytt utstyr. Utstyret du har i vinduet brukes som mal for det nye utstyret. Ny kontroll: Her kan du opprette nye kontroller på utstyret. Du må under opprettelse av ny kontroll angi hva slags type formular kontrollen skal benytte. Hovedenhet: Kan benyttes for stort utstyr der ulike moduler av utstyret har avvikende serienummer eller utstyrsegenskaper. Registrering av slikt utstyr skjer normalt ved at en legger inn hovedutstyret først og deretter underenhetene. Via feltet hovedenhet kan en endre hovedenhet for en underenhet. Kontrollen av utstyr med underenheter legges alltid på hovedenheten. Både hovedenhet og underenhet blir tatt med på sertifikatet og kontrollkort. Underenheter: Lar deg opprette og vedlikeholde underenheter. Sjekklister: Lar deg knytte sjekklister til det valgte utstyret. 29

30 KONTROLL 1. Klikk Kontroll nede til venstre. Aktiv modul endres til kontroll. Legg inn dine søkekriterier i Søk & Filtrering og klikk på Søk. Fra verktøylinjen kan du opprette samlelister, tilordne kontroll til utstyr, åpne eksisterende kontroller, masse-arkivere kontroller, vise dokumentliste for utstyr og slette kontroller. For å opprette en kontroll på et utstyr gå inn i utstyrsmodulen, søk fram utstyret du vil opprette kontroll på og velg Ny kontroll fra menyen. (se Ny Kontroller under Menylinjen Utstyr ). Feltbeskrivelse følger nedenfor under Åpne Kontroll. ÅPNE KONTROLL 2. Klikk Åpne eller dobbeltklikk på valgt kontroll i listen. Eget skjermbilde for kontroll åpnes og du kan starte redigeringen. NB! Kontrollmodulen vil kun vise kontroller som ikke er ferdige/arkiverte. For historiske kontroller kan du se nøkkelinfo/kontrolldetaljer og tilhørende dokumenter hvis du åpner Kontrollfanen fra et Utstyr i utstyrsmodulen. 30

31 FELTFORKLARING KONTROLL Kontrollnummer: Dette må være unikt. Dersom du ikke fyller ut feltet hentes neste nummer automatisk når du lagrer kontrollen første gang. Du kan hente nytt nummer med ellipse-knappen til høyre for feltet. I din firmaprofil kan du selv sette opp nummerserier. Vi anbefaler at du bruker én enkelt nummerserie, - gjerne med prefiks. Hensikten med kontrollnummeret er kun å identifisere en bestemt kontroll. Kontrollnummeret blir sertifikatnummer ved fullført sertifisering. Kunde: Angir eier av utstyr. Hentes fra utstyr, og kan ikke endres. Prosjekt: Dette feltet er tilgjengelig når du har kjøpt tilgang til prosjektmodulen. Feltet angir hvilket prosjekt kontrollen tilhører. Kontrolldato: Dagen kontrollen ble utført. Feltet vises på kontrollkort og sertifikater. Du kan enten skrive dato direkte ved å skrive på format(dd.mm.yyyy), eller ved å klikke på pilen, da får du opp en kalender du enkelt kan navigere i for å finne ønsket dato. Formular: Angir hvilket formular som skal produseres ved arkivering. Jobbtype: Her skiller du mellom ulike typer kontroller. Typene er basert på standarder. 31

32 Testet ihht.: Refererer til hvilken standard som er brukt i test. Kontrollør: Angir personen som skal utføre kontrollen. Ansvarlig: Dette er faglig leder. Det er dennes underskrift som vises på kontrollkort og sertifikater. Kun personell som kan signere kontrollkort og sertifikater vises i listen. Kommentar: Her kan du legge til mer informasjon relatert til kontrollen. Normalt vil det være en bedre løsning å bruke sjekklister for å dokumentere innholdet i kontrollen. Kommentaren kommer med på sertifikatet. Gult Informasjonsfelt: Her vises informasjon fra utstyr som ikke kan endres fra kontroll. Informasjon i dette feltet endres alt etter hva slags formular man har valgt. Ordrenummer: Hvis det er registrert ordrenummer på angjeldende kunde, så kan kan ordrenummeret hentes derfra ved å klikke på -knappen Kundens ordrenummer: Her kan kundens ordrenummer hentes på samme måte. Sjekkliste: Her velger du hvilken sjekkliste som skal brukes for kontrollen. Sjekklistene er knyttet til de ulike kontrollkategoriene, så det er utstyrets kontrollkategori som avgjør hvilke sjekklister du har lov å velge. Jobbstatus: Denne er i utgangspunktet satt til U Ikke utført. Når jobben er gjort og skal arkiveres, må denne endres til en av de gyldige ferdig-statuser: NC Avvik RC Pålegg MO Merknad C Kommentar OK Ingen kommentar M Ikke funnet. Verdiene er basert på NORSOK standarder. Et trykk på ellipseknapp til høyre for jobbstatusfelt vil hente den laveste gyldige statusen fra tilhørende (utfylte) sjekkliste. Gjentas hver(t): Intervall som styrer når kontrollen skal utføres neste gang. Opprett neste: Hvis denne er avkrysset vil en ny kontroll automatisk generes på bakgrunn av verdier satt i Gjentas hver(t). Neste kontroll: Denne settes automatisk til kontrolldato + den perioden som er spesifisert i gjentas hver(t) feltet. Dersom kontrolldato endres i ettertid må du selv endre gyldig til dato. Egenskaper etter formular: Her får du opp aktuelle tilleggsopplysninger knyttet til valgt formular. 32

33 STANDARDVERDIER FOR KONTROLL Du kan angi standardverdier som effektiviserer utfyllingen av en kontroll. For å angi standardverdier, må du ha systemtilgang som kontoadministrator. Se under firmaprofil for informasjon om hvordan standardverdier for kontroll angis. Følgende felter kan bli automatisk utfylt: Kontrolldato Testet ihht. Ansvarlig Kontrollør Ordrenummer Kundens ordrenummer Sjekkliste Opprett neste KONTROLLVINDU UTSTYR Noen typer formularer kan inneholde flere utstyr pr. kontroll. Man kan bruke utstyrsfanen for å legge til eller fjerne utstyr som inngår i kontrollen. Hvis det formularet som er valgt er av en type som kun kan inneholde ett utstyr, vises bare ett utstyr i arkfanen, uten mulighet til å legge til eller slette. KONTROLLVINDU - MENYLINJE Lagre: Lagrer dataene i formularet. Fyll ut sjekkliste: Åpner et eget bilde for utfylling av sjekkliste. Her listes alle sjekkpunktene som den valgte sjekklisten består av. Du kan sette status, legge inn kommentar og eventuelt bilde(r) på hvert punkt i sjekklisten. 33

34 Kommentar legges inn direkte i kommentarfelt eller via egen dialog (Blyantknapp) Tidligere kommentarer. Se beskrivelse nedenfor Bilde(r) knyttes til sjekkliste - punktet. Alle historiske kommentarer til sjekkpunkt. Listen kan grupperes på seksjon eller status. Slå sammen alle. Dette valget lukker alle grupperingsnivåer. Utvid alle. Åpner alle grupper og viser alle rader i hver gruppe. Eksporter til Excel. Eksporterer sjekklisten til Excel. Status kan settes direkte på punktet eller statuser kan settes på valgt seksjon, velg da aktuell seksjon og trykk Påfør statuser. Tidligere kommentarer er en sjekkboks som automatisk blir fylt ut når du har valgt å overføre sjekkliste-data fra forrige kontroll (se overføre nedenfor). Dette punktet har kun betydning for prosjektrapporten. 34

35 Prosjektrapporten differensierer mellom kommentarer fra forrige kontroll og kommentarer fra denne kontroll. Når dette punktet er avkrysset vil punktet i sjekklisten grupperes under kommentarer fra forrige kontroll. Dersom du velger å endre kommentarer slik at det ikke er naturlig at sjekkpunktet blir gruppert under kommentarer fra forrige kontroll, må du selv fjerne krysset. Sjekklisten har også et menyvalg Overfør valgte. Ved å velge dette får du opp en dialog som gir deg en oversikt over alle punktene fra forrige kontroll. Du kan her velge å overføre kommentarene fra sjekklistepunktene fra forrige kontroll. Punktene velges enten ved å overføre alle, eller ved å krysse av de individuelle punktene du vil overføre. Er det ikke noe å overføre fra forrige kontroll vil følgende dialog vises når overføre er valgt. NB! De punktene du har valgt å overføre vil overskrive det som eventuelt måtte være lagt inn i sjekklisten fra før. Legg til utstyr: Dette valget er kun gyldig for formularer som kan inneholde mer enn ett utstyr f.eks. oppdrettsformularet. Du kan fra dette valget legge til utstyr på kontrollen. 35

36 Tilleggstester: Dette er kun aktuelt for formular 3 og 9. Du kan spesifisere mange slike tester pr. kontroll. Forhåndsvisning: Her kan du se hvordan formularet vil se ut dersom du arkiverer kontrollen nå. NB! Forhåndsvisninger er merket med et Utkast -vannmerke i dokumentet. 36

37 Det er lagt inn QR koder på de fleste formularer som kan leses av smarttelefoner. Det gir deg rask tilgang på utstyrsdokumentasjon. Det er og lagt inn mulighet for å skrive ut klisterlapper med QR kode for et utvalg utstyr. En kan derved merke utstyr med QR koder. Dokumenter: Denne fanen viser alle dokumenter som du har tilgang til, og som ert knyttet til utstyret i kontrollen. Du kan legge til pdf- og bilde-filer manuelt ved menyvalg Nytt dokument. NB Maksimal størrelse på et dokument er 4 MB Arkivér: Dette valget låser historikken og klargjør neste kontroll. Funksjonen genererer samtidig de formularene som er inkludert i kontrollen, dvs. valgt formular og eventuell sjekkliste. 37

38 Forklaring av fargekoder på dokumentene: - Rød pdf Dokumenter som er generert av Utstyrsportalen - Blå pdf Eksterne dokumenter som er lagt inn manuelt OPPRETTE SAMLELISTE Hensikten med samlelister er å dokumentere kontroll av mange utstyrsenheter på ett felles formular. 1. Klikk Ny samleliste Et eget skjermbilde for samleliste åpnes og du kan starte registreringen. 2. Fyll ut feltene i skjermbildet. Feltene kjenner du igjen fra kontroll. Kontrollnummer, dato, kunde, ansvarlig osv. har samme funksjon som på en vanlig kontroll. 38

39 KONTROLL MENYLINJE - SAMLELISTE Lagre: Lagrer dataene i formularet. Legg til utstyr: Åpner en dialog for valg av utstyr som skal legges til. Forhåndsvisning: Viser hvordan formularet vil se ut dersom en arkiverer kontrollen i nåværende stand. Arkivér: Låser historikken og klargjør neste kontroll. Det blir generert kun ett dokument. Dette dokumentet er tilgjengelig i dokumentlistene til alt utstyr som er med på samlelisten. Status oppdateres på det enkelte utstyr og får følgende konsekvens for forfallsdato på utstyret: Status Konsekvens/utstyr Forfall NC Avvik Kassert Lik Kontrolldato RC Pålegg Uendret Kontrolldato + intervall MO Merknad Uendret Kontrolldato + intervall C Kommentar Uendret Kontrolldato + intervall OK Ingen kommentar Uendret Kontrolldato + intervall U ikke utført Uendret Uendret M Ikke funnet Kassert Uendret 39

40 TILORDNE KONTROLL TIL UTSTYR Hensikten med funksjonen er å opprette en bestemt type kontroll for en mengde utstyr. Klikk på knappen Tilordne kontroll til utstyr. Et eget skjermbilde åpnes og du kan starte registreringen. Øverste del av skjermbildet er Søk og Filtrering. 1. Legg inn søkekriterier og finn frem det utstyret du vil lage kontroller for. 2. Angi verdier for kontrollen i den nederste delen. Her legger du inn dato, formular, jobbtype osv. 3. Velg det utstyret du vil lage kontroller på. Dette skjer ved at du merker av utstyret i boksen til venstre for hvert utstyr i listen. For at du skal bli fortrolig med funksjonen, kan det være smart å velge kun ett utstyr første gang. Da er det enkelt å sjekke nøyaktig hva som skjer og hvordan kontrollen for utstyret vil se ut. 40

41 Dette ikonet vises helt til høyre i utstyrslisten dersom det allerede er opprettet en kontroll for et bestemt utstyr. Normalt skal du kun opprette kontroller for utstyr som ikke har dette ikonet. 4. Klikk Opprett kontroller for å opprette en kontroll for hvert utstyr du har valgt/merket. 5. Lukk skjermbildet og sjekk resultatet. Det skal nå være opprettet en kontroll for hvert utstyr som ble valgt. ARKIVÉR VALGTE KONTROLLER Hensikten med funksjonen er rask arkivering av en mengde kontroller i en operasjon. Kontrollene som tas med får status godkjent og arkiveres med komplette sjekklister. 1. Søk frem og merk de kontrollene du vil arkivere. 2. Klikk Arkivér valgte Hvis noen av kontrollene ikke lar seg arkivere vil en melding komme fram i hovedsiden som dette: Skjul melding ved å trykke på Skjul, rett opp feilen(e) og prøv på nytt. 41

42 SLETT KONTROLL Alle typer kontroller kan slettes. Historikken på utstyret berøres ikke av at du sletter en kontroll. 1. Velg de radene (kontrollene) du vil slette ved å krysse av i listen. 2. Klikk på ikonet for å slette VARSLING VIA E-POST Du kan sette opp utstyrsportalen slik at den varsler om utstyr som må kontrolleres. Dersom du benytter deg av denne funksjonaliteten slipper du å tenke på om utstyr er godkjent for bruk. Velg Firmaprofil og deretter Innstillinger. Kryss av for varsling av hovedkontakt og/eller kontaktpersoner pr. lokasjon. Velg om du vil ha ukentlig eller månedlig varsling. Velg hvor lenge før utstyrets forfallsdato du vil bli varslet. E-post adresse for de personene som skal ha varsel må være registrert. 42

43 Varsel mottas som ordinær e-post. Utstyr som forfaller til kontroll er listet i et vedlegg til e-posten. Utstyret som forfaller er gruppert pr. lokasjon (dersom det er flere lokasjoner). Ansvarlige for lokasjoner får kun utstyr knyttet til egen lokasjon. RAPPORTER Kontrollmodulen har følgende rapporter: Formularer og sjekkliste skrives ut for valgte kontroll. Arbeidslistene er den dokumentasjon kontrolløren tar med seg for å utføre selve kontrollen. Listene kan tas ut for en mengde kontroller. Utplukk av kontroller som skal inkluderes gjøres via søk og filtrering. Du kan selv velge 43

44 om du vil ha arbeidsliste med eller uten sjekklister. NB! Samlelister er ikke inkludert i arbeidslistene. Slik tar du ut arbeidslister: 1. Bruk søk og filtrering til å angi hvilke kontroller du vil ha med. Du må gjerne ta ut alle kontroller for din lokasjon som skal gjøres denne måneden, denne uken eller lignende. Du kan enkelt ta ut kontroller for en kontrollør. Du kan ta ut kontroller denne måneden for en bestemt kunde osv. 2. Velg rapport dvs. arbeidsliste eller arbeidsliste uten sjekklister. 3. Klikk vis rapport ikonet i verktøylinjen. Rapporten vises deretter på skjerm. Du kan bla i den, sende den til skriver eller sende den som e-post. Arbeidslistene er sortert etter kontrollør, kunde og deretter utstyr. Anmerkninger fra forrige kontroll listes sammen med ny kontroll. Årsrapporter viser antall kontroller som er utført pr. type og utstyrskategori for en gitt periode for den sakkyndige virksomheten. Inspeksjonsrapport viser alle inspeksjoner siste år, gruppert pr. inspektør. 44

45 PROSJEKT Prosjektmodulen er en tilleggsmodul i utstyrsportalen. Det er ikke alle som har tilgang til denne. Dette er en spesialmodul som er utviklet sammen med kunde. Modulen gjør det enklere å samle spesifikt utstyr pr. prosjekt, for å kunne gjennomføre kontroller og rapportere en arbeidspakke under ett. Prosjekt er mest aktuelt for kontroll av større utstyr. 1. Klikk Ny OPPRETTE PROSJEKT 2. Eget skjermbilde for prosjekt åpnes og du kan starte registreringen. Fyll ut feltene i skjermbildet. Feltene som er uthevet må fylles ut før du har mulighet til å lagre. Først når du har lagret får du tilgang til menyen i toppen. 45

46 - Prosjektnr: Fritekst, skriv inn prosjektnummer. - Rapportnr/rev: Fritekst, skriv inn rapportnummer/revisjonsnr - Utstedt dato: Sett utstedt dato på prosjektet - Beskrivelse: Fritekst, kort prosjektbeskrivelse - Bestillingsnummer: Fritekst, skriv inn kundens bestillingsnummer - Kontrollør: Velg kontrollør - Verifikatør: Velg person som skal verifisere kontrollen - Ansvarlig: Velg den som skal arkivere og avslutte prosjektet. - Egen avdeling: Velg egen avdeling. - Kunde: Velg kunde - Kunde lokasjon: Velg kundens lokasjon. - Fra dato: Sett startdato på prosjektet - Til dato: Sett sluttdato på prosjektet. - Distribusjon: Dokumentklassifisering - Prosjektstatus: Oppdater status på prosjektet. - Sammendrag: Fritekst som skal på rapport. 3. Klikk lagre når feltene er fylt ut KNYTTE UTSTYR TIL PROSJEKT 4. For å knytte utstyr til prosjektet klikker du på Utstyr i menyen. Du får opp en liste over utstyr som er knyttet til prosjektet. Ved å klikke Legg til utstyr åpnes et eget skjermbilde for å legge til utstyr. Dette vil fungere på samme måte som ellers i Utstyrsportalen. Vil du opprette nytt utstyr kan du gjøre det ved å trykke på Nytt utstyr. 46

47 KONTROLLER, DOKUMENTER OG PROSJEKTRAPPORT 5. Menyvalget Kontroller viser en liste over kontrollene som er knyttet til prosjektet. 47

48 6. Dokumenter viser prosjektets dokumentliste. 7. Forhåndsvisning er en samlerapport og viser generell prosjektinformasjon og liste over alt utstyr som er knyttet til prosjektet (kontrollert og ikke kontrollert) 8. Lagre revisjon fryser prosjektrapporten i den status prosjektet har og legger den nåværende rapportversjonen til i dokumentlisten. Det er viktig at du oppdaterer revisjonsnummer før du lagrer en revisjon. 9. Arkiver kontroller arkiverer alle kontrollene som er knyttet til prosjektet. I tillegg legges den endelige prosjektrapporten til i dokumentlisten. 10.Lag Kopi vil lage nytt prosjekt med gjeldene prosjekt som mal. Prosjektet låses og ferdigstilles når Ansvarlig har satt prosjektstatus til Fullført og Trykket på Lagre. 48

49 UTLEIEPROSJEKT Utleiemodulen benyttes for å håndtere utstyr som er utleid til egne lokasjoner eller eksterne kunder. Med denne modulen kan du: - Håndtere alle opplysninger og vilkår tilknyttet et utleieprosjekt - Følge opp status på alt utleid utstyr - Beregne leie - Produsere utleierapport med all utstyrs- og prisinfo. 1. Klikk Ny OPPRETTE UTLEIEPROSJEKT 2. Et nytt vindu åpnes, der du kan registrere opplysninger om utleieprosjektet. Alle felt med uthevet skrift i vinduet må fylles ut. - Utleieprosjekt nr.: Skriv inn et prosjektnummer - Prosjektperiode: Start- og stoppdato for utleieprosjektet. 49

50 - Ansvarlig: Angi hvem som er ansvarlig. - Lokasjon: Velg en Lokasjon, hvis det er et internt utleieprosjekt. - Ekstern utleie: Kryss av her for å angi at det er en ekstern kunde. - Leietaker: Velg leietaker. For interne utleieprosjekter er dette eget firma. - Kontakt: Dette er valgfritt for interne utleieprosjekter. - Kommentar: Fritekstfelt for kommentar til utleieprosjektet. - Prosjektpris: o Dagrate for prosjekt: Angi prosjektpris pr. dag. Antall dager kalkuleres automatisk fra prosjektperioden. o Fast pris for prosjekt: Bruk denne for å legge til en fast pris / oppstartspris for prosjektet o Pris for utstyr: Denne beregnes fra priser og datoer i utstyrslisten. o Totalt for prosjekt: Summen av ovenstående delpriser. UTLEIEPROSJEKT UTSTYRSLISTE OG FUNKSJONER Enkeltutstyr Utstyrsgruppe Både enkeltutstyr og Utstyrsgrupper kan legges til i utstyrslisten. KNAPPERAD I UTSTYRSLISTEN 1. Legg til utstyr: For å legge til et eller flere enkeltutstyr Når du legger til utstyr får du opp en søkedialog der du kan selektere utstyr på Lokasjon, Område og fritekst søk på type, modell, eiers ID, serienr. og batchnr. 50

51 2. Legg til utstyrsgruppe: Hvis utstyr er gruppert med utstyrsgruppe, kan du legge til en hel gruppe. Gruppen må håndteres samlet med hensyn til fradato, til-dato og utlevert/returnert status. Pris kan settes individuelt. 3. Åpne utstyr: Åpner valgt utstyr fra lista i et eget vindu. 4. Slett utstyr: Fjerner valgt utstyr fra lista. 5. Påfør fra-dato: Sett en fra-dato på utstyret som er avkrysset. 6. Påfør fra-dato: Sett en til-dato på utstyret som er avkrysset 7. Angi som utlevert: Setter status på avkrysset utstyr som Utlevert. Man kan også angi fra-dato i samme dialog, for utstyr som ikke allerede har dette. For eksterne utleieprosjekt vil utstyrseier settes til leietaker. 8. Angi som returnert: Setter status på avkrysset utstyr som Returnert. Tildato kan også settes i samme dialog. Utstyrseier settes tilbake til opprinnelig eier, dersom leietaker er en ekstern kunde. NB!: Husk å kryss av ønsket utstyr i listen før du bruker noen av funksjonene i pkt. 5. til 8. UTLEIEPROSJEKT - STATUS Utleieprosjektet kan ha en av 3 mulige statuser: o Planlagt: Startstatus når et nytt utleieprosjekt opprettes o Aktivt: Status når minst ett av utstyrene er utlevert. o Ferdig: Status når alt utstyr er returnert. PLANLAGT AKTIV Når status endres fra planlagt til aktiv, vises følgende dialog for valg av endringer på ikke-levert utstyr: Hvis alt utstyret allerede har status Utlevert, vil ikke dialogen vises. 51

52 AKTIV FERDIG Når status endres fra aktiv til ferdig, må alt utstyr som har utlevert-status settes som returnert. Brukeren kan velge å endre lokasjon på det returnerte utstyret standardverdi er den opprinnelige lokasjonen utstyret hadde. Du må også sette en returdato for utstyr der denne ikke allerede er angitt. Dette for å få korrekt leiepris for utstyr som er priset med dagrate. AKTIV PLANLAGT Status kan også settes tilbake fra aktiv til planlagt. Da må du ta stilling til om utlevert- og returnertstatus, fra- og til-dato skal slettes. FERDIG AKTIV Hvis status må endres fra ferdig til aktiv er det kun returnert-status og tildato du kan velge å fjerne. 52

53 KONFLIKTHÅNDTERING For å unngå mulig dobbeltregistrering av utleid utstyr bruker utleiemodulen utstyrets Utlevert-status. Utstyr som har status som Utlevert kan ikke bli lagt til i, eller utlevert fra et utleieprosjekt. Så snart utstyret er i status Returnert, kan det leies ut på et annet prosjekt. NB! Systemet gjør ingen vurdering av fra- og til-datoer i forbindelse med konflikthåndteringen, da planlagte datoer ofte vil avvike fra faktisk, fysisk utlevering og retur av utstyret. RAPPORT Utleierapporten oppsummerer all utstyrs- og prisinformasjon for utleieprosjektet, i tillegg til opplysninger om leietaker og leieperiode. 53

54 ORDRE Ordremodulen er i likhet med prosjektmodulen en tilleggsmodul i utstyrsportalen. Ordremodulen blir brukt av leverandører som har behov for effektiv generering av sertifikater og annen utstyrsdokumentasjon i forbindelse med nysalg. Ordredata overføres fra leverandørens ordresystem, og sertifikater genereres deretter med et minimum av registrering i utstyrsportalen. Klikk Ordre. Aktiv modul endres til Ordre. Dersom det finnes ordre vises disse i listen. Fra verktøylinjen kan du opprette eller åpne en ordre. Du bruker Søk & Filtrering til å finne en ordre. Fritekstfeltet er nyttig for søk på ordre nr. eller kundens ordre nr. OPPRETT ORDRE For manuelt å opprette en ny ordre trykk på Ny-knappen på verktøylinjen, skjermbildet ordrestatus vil åpnes og du kan der legge inn informasjon om ordren. Denne siden gir oversikt over ordrelinjer samt statusinformasjon, for eksempel hvor mye av ordren som er ferdig dokumentert og hvor mye som er i rest. Når det er en ny ordre, start med å skrive inn ordre nummer og finn kunden som skal ha utstyret du skal selge. Trykk deretter lagre. Etter at ordren er blitt lagret kan du fortsette med å opprette ordrelinjer. 54

55 For å opprette ordre linjer må ordre først være lagret, klikk deretter på ikonet «Ny Ordrelinje»: På siden som åpnes kan du registrere detaljer for ordrelinjen. Det som registreres her blir igjen grunnlaget for utstyr og kontroller som opprettes når ordren blir prosessert. 55

56 ORDRELINJE I vinduet for ordrelinjer registrerer du informasjon som: Arkfane Ordrelinje o o o Detaljer for utstyr Aksjon, hva skal ordren generere: Opprett utstyr Opprett utstyr og kontroll Opprett utstyr og arkiver kontroll Antall, hvor mange utstyr skal opprettes på bakgrunn av ordrelinjen Arkfane Formular o o o o o Ett eller flere formularer som skal genereres Ansvarlig og kontrollør Ansvarlig på sertifikat Jobbtype Dato på kontroll 56

57 Arkfane Egenskaper her kan du legge til egenskaper og tilhørende verdier som blir generert på bakgrunn av ordrelinjen. Arkfane dokumenter Knytte dokument til ordrelinjen. Arkfane Faste Tekster Dersom du har noen faste tekster som skal være med på kontrollen, kan du her angi hvilke som skal bli tatt med. Dersom du har en artikkel som du ønsker å benytte istedenfor å legge inn all informasjon selv, kan du velge denne på samme måte som når du oppretter et utstyr. Å ha et gjennomtenkt og komplett artikkelregister gjør det enkelt å registrere nye ordrelinjer, utstyr og kontroller. 57

58 Nye artikler som overføres fra ordresystemet til utstyrsportalen blir automatisk opprettet. Verdiene du registrer inn for den første ordren kan bli gjenbrukt neste gang du leverer samme vare. Når alle data er oppgitt velger du lagre og deretter lukk. Du kommer nå tilbake til Ordrestatus siden, som gir deg full oversikt over status, og om ordren er klar til å prosesseres eller ikke. PROSESSER ORDRE Når du ser på ordrelinjene vil disse ha et statusikon helt til høyre. Dette angir om linjen er klar til prosessering eller ikke. Om linjen er klar til å prosesseres vil avhenge av hvilken type aksjon som er angitt. En ordrelinje som bare skal generere utstyr trenger for eksempel ikke kontrolldata. Det vil bare bli opprettet utstyr og/eller kontroll/dokumenter dersom serienr/batch nummer er registrert. For eksempel dersom antall registrert er 10 og det bare er lagt inn serienummer på 5 av disse vil det blir opprettet 5 utstyr med tilhørende sertifikat, de andre 5 vil bli stående igjen som rest på ordrelinjen og kan prosesseres senere. Dersom haken på en ordrelinje er rød kan du holde muspekeren over den røde haken, og du vil da få beskjed om hva som hindrer deg i å prosessere ordrelinjen. Når ordren er prosessert vil utstyr, kontroll og dokumentasjon bli opprettet, og bli tilgjengelig i Utstyrsportalen. 58

59 SLETT ORDRE På verktøylinjen kan du klikke på «Slett Ordre». Dette valget gir deg mulighet til å slette en ordre som ikke er blitt prosessert. VIS DOKUMENTER På verktøylinjen kan du klikke på «Vis dokumenter». Dette valget lister ut all dokumentasjon som er relatert til en ordre. Dette kan være nyttig for å skrive ut og eller sende denne på annet vis til kunde eller andre interesserte. På verktøylinjen kan du klikke på «Send til». Dette valget gir deg mulighet til å sende dokumentasjonen som er blitt generert på en ordre til en kontaktperson. Dersom kontaktpersonen ikke finnes kan du både opprette og gi ekspress tilgang til vedkommende. SEND TIL 59

60 FIRMAPROFIL 1. Fyll ut eventuelle manglende opplysninger. 2. Valg av sertifiseringsorgan gir riktig logo på dokumenter. 1. Velg hovedkontakt INNSTILLINGER 2. Maks. antall i liste bestemmer maksimum antall rader i de ulike listene i portalen. Normalt bør denne settes til 50. Lange lister tar lengre tid å laste ned til din PC og systemet vil virke tregt. Hvis du får flere treff enn maks. antallet, kan det være en god idé å spesifisere søket ditt bedre. 3. Velg om dagens dato automatisk skal settes på kontrolldato ved opprettelse av ny kontroll. KONTAKTER OG BRUKERE Du kan opprette et ubegrenset antall kontakter. En kontakt trenger ikke å være en bruker av utstyrsportalen. Men de som er brukere vil ha fordelen av å kunne rapportere, oppdatere utstyrsinformasjon og selv ta ut arbeidslister. 60

61 1. Klikk Ny kontaktperson for å opprette kontakt. 2. Legg inn navn på kontakt og andre opplysninger du har behov for. 3. Merk at kontrollkategorier dokumenterer hva kontrolløren kan kontrollere. 4. Velg rettigheter for å bestemme brukerrettighetene til kontakt. Signeringsrettene avgjør hvem som kan stå som ansvarlig på ulike kontroller. Alle kan være kontrollører. Å vedlikeholde perifere verdier gir lov til å opprette og endre kontrollkategorier og andre oppslagsfelt. Denne rettigheten bør begrenses til én administrator. Arkivere andres kontroller innebærer at brukeren kan arkivere kontroller som andre har utført. Denne rettigheten vil være nyttig for en back-office / sekretær medarbeider. Kontoadministratoren kan opprette brukere og bestemme rettighetene til disse. 61

62 Du kan selv legge inn dine egne sjekklister. Sjekklister knyttes til kontrollkategori. Du kan bruke samme sjekkliste til forskjellige kontrollkategorier. Du kan ôg ha flere sjekklister for samme kontrollkategori. Sjekklister kan kopieres. Arbeidet med å opprette nye sjekklister blir enkelt når du kan kopiere fra en lignende, eksisterende sjekkliste. Sjekklister som ikke er i bruk kan slettes. 1. Klikk Ny sjekkliste SJEKKLISTER 2. Legg inn navn på sjekklisten i Sjekklistebeskrivelse 3. Klikk Lagre Sjekklisten er nå opprettet og du kan opprette grupper og sjekkpunkt under hver gruppe. 4. Klikk Ny gruppe 5. Gi gruppen en beskrivelse og en sortering og klikk deretter OK. Sortering kan være et nummer, en bokstav eller en kombinasjon. Det er vanlig å bruke 1 for første gruppe og 1.1 for første sjekkpunkt i denne gruppen. Neste gruppe blir da 2 med 2.1 som første sjekkpunkt. 62

63 Skal en sjekkliste ha mer enn 9 grupper bør du bruke to siffer i sorteringen dvs. 01, 02, 09, 10 osv. 6. Registrer første sjekkpunkt dvs. sortering og sjekkpunkt 7. Klikk Legg til 8. Registrer flere sjekkpunkt og klikk legg til for hvert av dem. Sjekkpunktet er tekst som beskriver hva som skal kontrolleres. Når du bruker sjekklisten på en spesifikk kontroll kan hvert enkelt sjekkpunkt få ulik status eksempelvis OK Godkjent eller NC Avvik. Dersom du ønsker å spesifisere sjekkpunktet nærmere, kan du registrere en utvidet prosedyre ved å klikke på notat-ikonet i listen. 9. Velg kontrollkategori fra verktøylinjen for å bestemme for hvilke kontrollkategorier sjekklisten kan brukes. Du kan også knytte sjekklisten til et spesifikt utstyr fra utstyrsdialogen. Merk at sjekklisten må knyttes til kontrollkategori eller utstyr for å kunne brukes på kontroller. 10.Lagre og lukk skjermbildet når du er ferdig med sjekklisten. TELLERE Tellere er navngitte nummerserier som kan benyttes i ulike deler av systemet for å sikre unik nummerering av elementer. I tillegg til Beskrivelse (navn på telleren) så må man angi en numerisk startverdi. Man kan også legge til faste prefix og/eller suffix for lettere å identifisere tildelte nummer. Etter hvert som tellerne blir benyttet, sørger systemet for at neste verdi blir oppdatert. NB! Hvis man skal endre på en teller, husk at verdien aldri skal settes til et lavere tall da det kan gi duplikater. 63

64 FORMULAR Under formular kan du endre hvordan formularene skal oppføre seg for ditt firma. FELTBESKRIVELSE Teller: Skal det være mulig å bruke et formular må den ha en teller for å generere unike dokumentnumre. Velg en navngitt teller fra nedtrekksmenyen. Beskrivelse: Tekst som benyttes istedenfor standard formular tekst. Standardtekster: Egendefinerte, faste tekster for Bunntekst, Formularnavn, Overskrift og Underoverskrift som skal skrives ut på formular. Aktiv: Aktiviserer formular. Auto: Er denne satt vil avkryssingsboksen, Opprett neste i kontrolldialog være avkrysset ved opprettelse av ny kontroll med angjeldende formular. I tillegg til feltene i lista, kan du også åpne formulardefinisjonen med Åpneknappen lengst til høyre. 64

65 I dette vinduet kan da også legge inn: Std. ansvarlig: Her kan du oppgi en standardverdi for Ansvarlig for formular i kontrolldialog. Std. kontrollør: Her kan du oppgi en standardverdi for Kontrollør for valgte formular i kontrolldialog. Valget Hent fra Firma/Avdeling vil hente kontrollør angitt på firma som kontrollen gjelder for. Std. ansvarlig import: Her kan du oppgi en standardverdi for ansvarlig for importerte data. Std. kontrollør import: Her kan du oppgi en standardverdi for kontrollør for importerte data. De to ovennevnte gjelder når data kommer inn i portalen fra et eksternt delsystem/modul, f.eks. OrderImport og App for Inspeksjon. Her vil det ikke være en faktisk pålogget bruker, og det blir derfor et poeng å velge en navngitt kontakt for disse alternativene. Navn på formular: Flere språkversjoner av formularnavn kan også angis. KONTROLLKATEGORIER Kontrollkategorier er en standard for å kategorisere utstyr. For å angi hvilke kontrollkategorier ditt firma benytter, velger du dette fra «firmaprofil» ved å klikke på ellipse-knappen til høyre for feltet : På den påfølgende siden krysser du av/på de kontrollkategoriene du trenger. Det er kun de valgene du har krysset av her som er tilgjengelig i nedtrekksmenyer der man kan velge kontrollkategori. 65

66 KONTROLLKATEGORIER - ALTERNATIVER For å definere alternativene for en kontrollkategori må du fra verktøylinjen under firmaprofil velge «Kontroll kategorier»: På den påfølgende siden kan du velge den kontroll kategorien du ønsker å konfigurere ved å klikke på Åpne-ikonet til høyre: Her kan du velge hvilke sjekklister som skal benyttes for kontrollkategorien, angi standard sjekkliste, legge inn en standard «testet ihht.»-verdi og avgjøre om logo til sertifiseringsorgan skal inkluderes på sertifikat/kontrollkort. 66

67 ARTIKLER Artikler inneholder standardverdier for nytt utstyr, og benyttes for enklere å kunne generere nytt utstyr fra utstyrsmodul eller ordremodul. I Firmaprofil Artikler ligger hele artikkelregisteret hvor du kan søke på, opprette, endre og slette artikler i systemet. Dobbeltklikk på en artikkellinje for å åpne den og gjøre ev. endringer. Klikk på «Ny artikkel» for å lage ny, og «Slett artikkel» for å slette. NB! Artikler som har vært benyttet for å generere utstyr kan ikke slettes, men du kan alltid sette en artikkel Inaktiv, og sørge for at den ikke kan brukes lenger. Status: I det en artikkel opprettes, får den status Kladd, og vil ikke være synlig for bruk noe sted i portalen. Ved import av ordre fra ERP-systemer (OrdreAdapter) vil det ofte være nødvendig å generer artikler automatisk. Disse får status Dynamisk, og legges samtidig ut som Nye artikler på Forsiden i portalen, slik at de ansvarlige enkelt kan hente opp, komplettere og godkjenne dem. Når status settes til Godkjent, er den tilgjengelig i portal og Inspeksjonsapp. 67

68 Hver artikkel defineres med standardverdiene for utstyr, utstyrsegenskaper, dokumenter og faste tekster. Alle angitte standardverdier vil kopieres til nytt utstyr som benytter artikkelen som mal. Man står deretter fritt til å endre disse på det faktiske, nyopprettede utstyret. Noen av feltene/fanene i Artikkel benyttes når utstyret genereres fra en ordrelinje i ordremodulen: - Prefix/Suffix: Standard prefix/suffix for når en ordrelinje skal generere serienummer på opprettet utstyr. - Aksjon: Standard aksjon ved prosessering av ordrelinje, hhv.: Ingen aksjon, Opprett utstyr, Opprett utstyr og kontroll, Opprett utstyr og arkiver kontroll. - Kommentar på kontroll: Standardverdi for kommentar på kontroll opprettet fra ordrelinje. (Forutsatt at Aksjon er satt til å generere kontroll) 68

69 - Formularer: Standard oppsett for formularer for kontroll. - Faste tekster: Standard tekster som skal med på kontrollkort. EGENDEFINERTE RAPPORTER Det er i versjon 5.4 laget en ny funksjon i Firmaprofil for egendefinerte rapporter. Dermed får man enklere tilgang til standard rapporter som angår egne data i portalen. Det er også mulig å bestille skreddersydde rapporter. 69