Kom i gang med Onix Work

Transkript

1 Innhold Introduksjon... 3 Start Onix Work... 3 Forside... 3 Moduler... 3 Innstillinger... 3 Registrering av firma... 4 Hva bør vi tenke på før vi setter i gang... 4 Opprette nytt firma... 4 Vedlikeholde firmainformasjon... 5 Registrering av utstyr... 5 Hva bør vi tenke på før vi setter i gang... 5 Anbefalinger ved registrering av utstyr... 6 Opprette nytt utstyr... 7 Opprette nytt utstyr med hovedenhet/underenhet... 7 Hvem eier nytt utstyr som blir opprettet?... 7 Hvem skal kontrollere utstyret?... 8 Endre enkelt utstyr... 8 Endre flere utstyr... 8 Endre dokumentasjon til utstyret... 8 Oppfølging av utstyr - generelt... 9 Oppfølging av eget utstyr... 9 Oppfølging av kunders utstyr... 9 Oppfølging av utstyr som ikke er i bruk (Inaktivt utstyr)... 9 Hva skjer med utstyr som blir kastet? Kontroll av utstyret Kontroll Kom i gang med kontroll Opprette ny kontroll Ordre Kom i gang med ordre Opprette ny ordre Side 1

2 Prosessér ordre Tilbakekalling av ordre Utleie Kom i gang med utleie Opprette utleieprosjekt Utleie prosjektstatus Registrering av artikler / utstyrs maler Hva bør vi tenke på før vi setter i gang Opprette ny artikkel for utstyrseiere Opprette ny artikkel for leverandører Varsel e-poster Side 2

3 Introduksjon Onix Work er en moderne skyløsning for registrering og oppfølging av arbeidsutstyr som har lovpålagte krav til dokumentasjon og oppfølging. Programmet brukes av utstyrseiere, utstyrsleverandører og sakkyndig kontrollører. Start Onix Work Velg prod.onixwork.com fra Internett Explorer og du vil få opp en dialog for pålogging. Brukernavnet må alltid være en gyldig e-post adresse. Dersom du ikke har tilgang ta kontakt med hovedbruker i ditt firma, eller i det firmaet som leverer utstyr til deg, for å få opprettet en brukerkonto. Dersom du har konto, men har glemt passordet ditt kan du i påloggingsdialogen velge «klikk her for hjelp til innlogging». Du vil da motta en e-post for videre hjelp/oppfølging. Forside Forsiden inneholder informasjon om ditt firma, diverse grafer for bedre oversikt over arkiverte kontroller, utstyr til forfall eller levert utstyr. Nyheter, driftsmeldinger og diverse lenker til aktuelt fagstoff vil og være tilgjengelig Moduler Følgende moduler er tilgjengelig i Onix Work: Firma Lister alle aktuelle firma dere har en relasjon til Utstyr Lister alt utstyr dere har tilgang til, Registrering og oppdatering av utstyr samt opprettelse av kontroller gjøres fra denne modulen Kontroll Alle kontroll listes her (åpne og arkiverte) Ordre Denne modulen bruker av utstyrsleverandører som har behov for en effektiv generering av sertifikater og annen utstyrsdokumentasjon i forbindelse med nysalg. Utleie Utleiemodulen lar deg håndtere utleieprosjekter for utleie av eget utstyr Dokumenter Lister siste sertifikat, kontrollkort og bruksanvisning samt annen dokumentasjon knyttet til eget utstyr, eller utstyr dere har tilgang til Artikler Lister artikler/«utstyr maler» som brukes ved opprettelse av nytt utstyr Administrator i ditt firma styrer hvilke moduler den enkelt bruker skal ha tilgang til, i samsvar med gjeldende lisenser. Innstillinger Under innstillinger settes grunninnstillinger for eget firma og man kan opprette nye brukere for eget firma For mer informasjon om Innstilliger se lenkene under support.onix.no : - Sjekkliste - Sett opp Firmaprofil Side 3

4 Registrering av firma Hva bør vi tenke på før vi setter i gang Firmamodulen inneholder alle firma som det finnes en relasjon til. Det kan være firma som: leverer utstyr til ditt firma utfører sakkyndig kontroll på utstyr som ditt firma eier ditt firma leverer utstyr til ditt firma utfører sakkyndig kontroll for Firmamodulen er primært bygget for firma som er medlemmer av Onix Work og som dere har en relasjon til. Men ikke alle dine firmaforbindelser er inne i Onix Work familien, så vi har også lagt til rette for registrering av andre firma dere har en relasjon til. Ditt firma bør utnevne en hovedbruker som følger opp at alle aktuelle firma dere har en relasjon til er opprettet og har rett tilgang. Opprette nytt firma For å opprette nytt firma må du først velge Firmamodulen. For å unngå at firma blir dobbelregistrert bør du gjøre et søk for å se om dette firmaet allerede er registrert før du oppretter et nytt. Det er to ulike måter å opprette/knytte et nytt firma på Firma er medlem av Onix Work Bruk tilkoblingsliste knappen i firmamodulen, eller gå til InnstillingerFirma med tilgang. Tilkoblingsliste styrer all tilgang mellom medlemsfirma, og her kan du både gi tilgang til andre, og be om tilgang hos et annet firma. Firmatilknytninger som kan opprettes fra firma A til firma B: o Levering: A kan registrere utstyr og overføre eierskap til B, i tillegg til å se og endre alt utstyr som A har levert direkte til B. o Lesetilgang: A kan se alt utstyr som B eier, med alle detaljer og siste dokumenter, uansett hvem som har opprettet og levert utstyret. Kun lesetilgang. o Full tilgang A kan se, endre og kontrollere alt utstyr som B eier, uansett hvem som har levert det, men bare de kontrollkategoriene som B har bestemt. For mer informasjon om hvordan dele utstyr med andre medlemsfirma se lenken under support.onix.no - Del utstyr med andre firma i Onix Work. Firma er ikke medlem av Onix Work Firma som ikke er medlem av Onix Work kan dere opprette selv. Det kan være kunder dere leverer utstyr til eller leverandører/sakkyndige kontrollører som leverer/kontrollerer deres utstyr. Det er viktig å merke seg at disse firma er det bare dere som ser. Det er dere som registrerer inn informasjon om kunden og vedlikeholder dette. For mer detaljer om hvordan dere oppretter nytt firma se lenken under support.onix.no Opprett nytt firma/ny kunde. Se eget dokument «Firma feltbeskrivelse» for mer detaljer om det enkelte felt. Side 4

5 Vedlikeholde firmainformasjon Firma som er medlem av Onix Work For firma som selv er medlem av Onix Work er det bare noen få felt som kan oppdateres, i tillegg til at dere kan legge til kontakter, lokasjoner og områder for eget bruk. Dersom relasjon til kunden skal endres gjøres det i Tilkoblingslisten. For mer informasjon se support.onix.no Del utstyr med andre firma i Onix Work. Firma er ikke medlem av Onix Work Firma som ikke er medlem av Onix Work må dere selv registrere og vedlikeholde, og de er ikke tilgjengelig for andre brukere. Se eget dokument «Firma feltbeskrivelse» for mer detaljer om det enkelte felt. Registrering av utstyr Hva bør vi tenke på før vi setter i gang Før dere setter i gang bør dere ha tenkt igjennom hva dere ønsker å benytte Utstyrsportalen til. Hva dere ønsker å bruke programmet til hos dere? o Registrering og oppfølging av eget utstyr o Registrering og oppfølging av eget utstyr som ikke medlemmer av Utstyrsportalen utfører sakkyndig kontroll på/leverer o Registrering og oppfølging av utstyr dere har sakkyndig kontroll på o Registrering av utstyr dere leverer til kunde Hvilke type utstyr skal vi registrere o Utstyr med krav om sakkyndig kontroll o Utstyr med krav om egenkontroll o Annet utstyr dere ønsker å registrere og samle informasjon om Er det bare årlig sakkyndig kontroll som skal dokumenteres på utstyret eller skal intern service utenom dette og registreres på utstyret Hvilke informasjon ønsker vi å registrere på utstyr og hvordan? Hvilke dokumenter ønsker vi å ha tilgang til på utstyret? Skal det knyttes bilder til utstyret, eventuelt hvilke type utstyr? Hvordan ønsker vi å registrere smått utstyr, f.eks. 50 sjakler med samme batch nummer Hvordan ønsker vi å håndtere utstyr som ikke er i bruk/plassert på lager. Hvordan ønsker vi å håndtere kassert utstyr Hvordan ønsker vi å angi utstyrets plassering for lettest mulig å finne aktuelt utstyr dere søker etter. Hvilke informasjon ønsker dere å hente ut av programmet, rapporter og lister. Hvordan dere registrerer fakta på utstyret vil påvirke hvordan rapportene/oversiktene dere tar ut av programmet blir seende ut Ønsker vi å benytte «utstyrsmaler» ved opprettelse av nytt Utstyr Utnevn en hovedbruker som følger opp at utstyr blir registrert og fulgt opp som dere ønsker Side 5

6 Anbefalinger ved registrering av utstyr Dersom du registrerer eget utstyr er det viktig å følge de retningslinjer som er gitt i eget selskap for hvilke informasjon dere ønsker å registrere og hvordan. Dette vil sikre at opplysningene er korrekte og ensartede på tvers av utstyrstyper og brukere. Dersom dere registrerer utstyr for deres kunder, som leverandør eller sakkyndig kontrollør, er det viktig å følge de retningslinjer som kunden deres ønsker for hvordan utstyr skal registreres. Registrer aktuell informasjon i aktuelt felt Det anbefales å registrere aktuell informasjon i aktuelt felt. I noen tilfeller ser vi at f.eks. kontaktperson til utstyret blir lagt inn i lokasjon, plassering eller område. Vi har eget felt for kontaktperson til utstyret og denne anbefales brukt. Andre legger antall inn i serie nr-, type- eller modell-feltet. Det er ikke noe felt for antall på utstyr, siden utstyr bør registreres individuelt for lettere å kunne følge opp utstyret i etterkant. Ved endringer/omstrukturering av programmet kan informasjon som er «feilplassert» gå tapt på utstyret. Husk at mange av feltene benyttes i rapporter og dokumenter og/eller er søkbare, og må derfor registreres korrekt. En rad per utstyrsindivid Det anbefales å opprette en rad per. utstyrsindivid. Vi ser at i noen tilfeller blir utstyr med stigende serienummer registrert på en rad. F.eks. «AB270 AB285» som id i serienummer feltet, gjerne etterfulgt av feilregistrering av type som «Fiberstropp 15 stk.» Ulempen med å registrere utstyret slik, er at vi ikke kan søke etter f.eks. utstyr AB279. Dersom noen av utstyrene blir kassert eller tilhører ulike avdelinger vil vi heller ikke ha mulighet for å indikere det på utstyret. Utstyr med samme batch bør også registrerer som enkeltindivider, selv om det da blir samme batchnr. på flere utstyr, så blir det enklere å finne, kontrollere eller forkaste utstyret i ettertid. Dobbeltregistrering av informasjon Dersom samme informasjon legges inn flere steder på et utstyr er sannsynligheten stor for at dette blir feil ved senere oppdateringer av utstyret. Informasjon blir oppdatert kun den ene plassen, og vi vil ikke vite hva som gjelder. Vi ser f.eks. ofte at type og modell inneholder samme informasjon. WLL/SWL informasjon blir og ofte lagt inn i type eller modell feltet. Se eget dokument «Utstyr feltbeskrivelse» for mer detaljer om det enkelte felt. Side 6

7 Opprette nytt utstyr For å opprette nytt Utstyr må du først velge Utstyrsmodulen. For å unngå at utstyr blir dobbelregistrert bør du først gjøre et søk for å se om dette utstyret allerede er registrert. Nytt utstyr kan opprettes på følgende måter: Manuell registrering Velg «Legg til» fra menyen. Data-området for utstyr tømmes, og du kan legge til relevant informasjon og lagre det nye utstyret. Bruk Artikkel (Utstyrsmal) Velg «Legg til» fra menyen, gå deretter til Artikkel-menyen og velg «Finn Artikkel». En dialog vil bli åpnet der du kan søke på artikler. Velg den best egnede Artikkelen, og den vil fungere som en mal for ditt nye utstyr, fylle ut alle relevante utstyrsfelt, egenskaper, bilder og dokumenter, og spare deg for mye tid og potensielle feil. Fullfør registreringen og lagre. Bruk av utstyrsmal anbefales. Det sikrer lik metode å registrere utstyret på, og samme navngiving i felter. Brukermanual, tegninger osv. vil også bli knyttet til utstyret automatisk dersom det er lagt inn på artikkelen. Se eget dokument «Utstyr feltbeskrivelse» for mer detaljer om det enkelte felt. For mer informasjon se også på support.onix.no Legg til nytt utstyr. Opprette nytt utstyr med hovedenhet/underenhet Noe utstyr ønsker vi å opprette som hovedenhet/underenhet. Det kan f.eks. være stort utstyr som en traverskran. Traverskran vil da være hovedutstyr, mens vinsj, løpekatt og løpebane vil være underutstyr. Underutstyr kan ha egne sertifikater som gjelder bare for disse. Sertifikatene må da knyttes til underutstyret før det knyttes sammen med hovedenheten. Det vil ikke være mulig å knytte egne kontroller til bare underenhetene, all kontroll foregår samlet på hovedutstyret. Det vil være en felles sjekkliste for hovedutstyret som eventuelt vil måtte inkludere underutstyret. Kontrolldokumetasjon utført på hovedutstyret vil også være tilgjengelig på underutstyret. Hvem eier nytt utstyr som blir opprettet? Når du registrerer nytt utstyr må du velge hvem som er eier av utstyret. Eier er eget selskap Dersom eget selskap blir valgt kan du senere endre dette til en av dine kunder. Eier er kunde som er medlem i Onix Work Dersom eier du velger er medlem i Onix Work vil utstyret vise i både dine lister og i eier sine lister når de logger på Onix Work. Ved endring av eier, vil ditt firma fremstå som Leverandør. Det er viktig å merke seg at det er bare eier av utstyret som får endre eier feltet. Eier er kunde som ikke er medlem i Onix Work Dersom du velger eier som ikke er medlem i Onix Work, så vil utstyret bare vise i dine lister. Siden utstyret eies av et ikke-medlem som du har opprettet, har du full kontroll over utstyret i eiers sted. Side 7

8 Dersom firma du ønsker å knytte utstyret til ikke finnes i listen over aktuelle eiere må du opprette dette firmaet eller opprette en kobling til det via Tilkoblingsliste. Hvem skal kontrollere utstyret? Eier av utstyret kan når som helst gi andre medlemsfirma tilgang til sitt utstyr. Alle samarbeidende Onix Work medlemmer som er gitt slik tilgang kan utføre kontroller på eierens utstyr. Endre enkelt utstyr I utstyrsmodulen kan du finne og endre alt eksisterende utstyr som ditt firma er gitt tilgang til å endre fra utstyrets eier, alt utstyr som ditt firma eier, samt alt utstyr som er eid av et ikke-medlem som dere har opprettet. Dette forutsetter at din brukerkonto har skrivetilgang. Feltene Eier og Leverandør vil bare i noe grad kunne endres. Dersom Eier er et Onix Work medlem, vil du ikke kunne endre disse feltene. Leverandør vil automatisk bli satt til firma som opprettet utstyret i Onix Work. Du kan bare endre dette feltet når du selv står som eier av utstyret. Det anbefales ikke å endre serienummer og annen essensiell informasjon på utstyret etter at dokumenter er knyttet til utstyret. Merk: Dokumenter som er knyttet til utstyret ikke kan endre innhold. De vil alltid inneholde de verdier som var registret på Utstyret når de ble opprettet. Endre flere utstyr Du kan velge flere utstyr i listen og gjøre endringer for alle de valgte utstyrene i én operasjon. Det følgende er mulig å endre for flere rader samtidig: Legge til dokument Legge til bilde Endre status - Aktivt/Inaktivt/Kassert Endre Eier og eventuelt og tilhørende lokasjon og kontaktperson Endre Utstyrsgruppe (dette er bare mulig for eget utstyr) Endre dokumentasjon til utstyret Det er ikke mulig å slette dokumenter som er knyttet til et Utstyr, dette for å ivareta sikkerhet og sporbarhet. Dersom det er gjort en feil kan man sette dokumenter inaktive, men de kan ikke slettes. Dokumentasjon manuelt knyttet til utstyret. Sett gammel dokumentasjon inaktiv og legg til ny dokumentasjon manuelt Dokumentasjon generert i Onix Work Eventuelle endringer på utstyret endres først. Kopier kontroll på utstyret som genererte aktuell dokumentasjon. Dersom aktuelt legg inn ordre nr., kundens ordre nr. og sjekkliste og gjør eventuelle endringer på kontrollen. Arkiver kontrollen, og ny dokumentasjon blir lagt til utstyret med samme dokument id. Gammel dokumentasjon som du ønsket å endre må manuelt settes inaktiv dersom det ikke er satt opp i firmasetting hos dere at det skal gjøres automatisk. Side 8

9 Oppfølging av utstyr - generelt Utstyrslisten inneholder status symbol som sier om utstyret er godkjent for bruk eller ikke, samt varslingsikon som viser status på forrige kontroll og forfallsdato for utstyret. Oppfølging av eget utstyr Onix Work gir mulighet for utsendelse av jevnlige e-poster som varsel utstyr som snart forfaller/har forfalt. E-post varsel kan sendes til hovedkontakt for firma og/eller kontaktperson på utstyrets lokasjon. Hovedbruker og hovedkontakt for lokasjon bør jevnlig ha en gjennomgang av eget utstyr: Har alt utstyr en utløpsdato registrert? Det er bare utstyr med utløpsdato som blir inkludert i e-post som varsler utstyr som forfaller snart. Dersom det mangler forfallsdato vil det ikke komme opp noen påminnelse om at utstyret ikke er gyldig for bruk. Er utstyr knyttet til lokasjon, eventuelt rett lokasjon? Det er lokasjonen som bruker/har utstyret som har sterkest tilknytning til utstyret. Personen som står som hovedkontakt på lokasjonen vil få en e-post som inneholder utstyr på aktuell lokasjon som forfaller snart. Er det utstyr som ikke er godkjent for bruk? (Varslingsikon for utstyrsstatus er rødt.) Iverksett tiltak eller sett utstyret inaktivt eller kassert Følg opp at utstyr blir registrert i henhold til selskapets retningslinjer. Dersom dere har utstyr som blir kontrollert av sakkyndig kontrollør som ikke er medlem i Onix Work, må forfallsdato og siste dokumentasjon registreres manuelt på utstyret. Dersom dere har utstyr med egenkontroll, påse at kontroll er dokumentert og gjennomført etter deres retningslinjer. Oppfølging av kunders utstyr Både de som leverer utstyr og de som utfører sakkyndig kontroll på utstyret vil ha tilgang til kunder sitt utstyr når de er pålogget Onix Work, forutsatt at korrekt tilkoblingsstatus er satt opp for selskapene. Leverandører For kunder dere leverer til er det ikke behov for noe videre oppfølging. Det er eier av utstyret som er ansvarlig for årlig oppfølging av utstyret. Sakkyndig kontrollør Sakkyndig kontrollørfirma får ingen varsel om at kunders utstyr har forfalt/forfaller snart, det er det bare utstyrseier som får. Eier av utstyr er ansvarlig for å gi kontrollerende firma tilstrekkelig tilgang via Tilkoblingsliste funksjonen, slik at kontroller på aktuelt utstyr kan gjennomføres i tide, og etter avtale med kontrollør. Oppfølging av utstyr som ikke er i bruk (Inaktivt utstyr) Utstyr som av ulike årsaker ikke er i bruk, kan settes inaktive. Det kan f.eks. være utstyr som settes på lager. Så lenge utstyret ikke er i bruk er det ikke behov for årlig kontroll. Ved å sette utstyret inaktivt vil det ikke bli listet sammen med annet aktivt utstyr og heller ikke bli inkludert i varsel om utstyr som forfaller. Det er en egen avkrysning i Søke-filter for å søke frem utstyr som er satt inaktivt. Når dere eventuelt ønsker å ta utstyret i bruk igjen kan det søkes frem i inaktiv-listen, endre utstyret til aktivt, og ny kontroll gjennomføres dersom utstyret ikke lenger er godkjent for bruk. Side 9

10 Hva skjer med utstyr som blir kastet? Utstyr som er ødelagt, utstyr du ikke finner eller som av andre årsaker ikke lenger skal benyttes, skal settes som Kassert. Det er ikke mulig å slette utstyr i Onix Work så lenge det har tilknyttede dokumenter. Dette på grunn av krav om å ha tilgang til dokumentasjon på utstyr, også kassert utstyr. Kassert utstyr vil ikke bli listet sammen med annet aktivt utstyr og heller ikke bli inkludert i varsel om utstyr som forfaller. Eventuelle planlagte kontroller på utstyret vil bli slettet når det settes kassert. Det er en egen avkrysning i Søke-filter for å søke frem utstyr som er kassert. Dersom utstyr er satt kassert ved en feiltagelse, f.eks. utstyr som en trodde var mistet dukker opp igjen kan vi sette utstyret aktivt igjen. Kontroll av utstyret Utstyr krever brukermanual, sertifikater og kontrolldokumentasjon for å være gyldig for bruk. Sertifikat og kontrolldokumentasjon opprettes i Onix Work for å dokumentere utført kontroll. For mer informasjon om hvordan opprette kontroller se support.onix.no Opprett ny kontroll. Se eget dokument «Kontroll feltbeskrivelse» for mer detaljer om det enkelte felt ved opprettelse av kontroll Kontroll Kom i gang med kontroll Alle kontroller opprettet av ditt firma er tilgjengelige i kontroll modulen. Opprette ny kontroll Nye kontroller blir vanligvis opprettet fra utstyrs modulen eller ordre modulen. Åpne jobber kan oppdateres og arkiveres fra kontroll modulen. For arkiverte kontroller kan du se dokumentasjonen som ble generert når kontrollen ble arkivert. Dersom du ønsker å endre dokumentet kan du velge «Lag kopi». En kopi av kontrollen som dokumentet ble generert ut fra vil bli opprettet. Du kan gjøre nødvendig endringer på kontrollen og eventuelt utstyret og deretter arkivere kontrollen. Et nytt dokument vil da bli opprettet. Vi anbefaler at det gamle dokumentet settes inaktivt. Se eget dokument «Kontroll feltbeskrivelse» for mer detaljer om det enkelte felt ved opprettelse av kontroll. Side 10

11 Ordre Kom i gang med ordre Denne modulen bruker av utstyrsleverandører som har behov for en effektiv generering av sertifikater og annen utstyrsdokumentasjon i forbindelse med nysalg. Opprette ny ordre Nye ordre kan opprettes manuelt eller overføres fra kundens ERP system. Manuell regsitrering Velg Ny fra ordre menyen. Registrer ordrenummer, velg aktuelle kunde og trykk Lagre. Ordren er opprettet og du kan legge til ordrelinjer fra aktuelle artikler. Order transferred form ERP system using Onix Transfer Onix Transfer kan installeres hos deres firma og ordrer fra deres ERP system kan overføres. Informasjon registrert på ordrelinjene blir brukt på sertifikatene som opprettes. Verifiser at all nødvendig informasjon er registrert og at informasjon er registrert korrekt. Registrer aktuelle serienummer/batchnummer fra Påfør ID. Se eget dokument «Ordre feltbeskrivelse» for mer detaljer om det enkelte felt ved opprettelse av Ordre. Prosessér ordre Når en ordre blir prosessert vil alle utstyr med registrert serienummer/batchnummer bli opprettet. Basert på aksjonstype vil følgende skje: Opprett utstyr: bare utstyr blir opprettet, ingen kontroll Opprett utstyr og kontroll: utstyr og kontroll blir opprettet. Kontrollen blir opprettet ut fra informasjon registrert i på ordrelinjen Opprett utstyr og arkiver kontroll: opprett utstyr, kontroll og tilhørende dokumentasjon ut fra kontrollen. Dokumentasjon opprettet fra ordre kan sendes til kontaktperson hos kunde. Tilbakekalling av ordre Nylig prosesserte ordre kan tilbakekalles dersom: - Utstyret har ikke blitt brukt/endret. - Ingen endringer I dokumentet enda. Etter at en ordre er tilbakekalt vil tilhørende utstyr og dokumentasjon bli slettet. Side 11

12 Utleie Kom i gang med utleie Utleie modulen benyttes for å holde kontroll over utstyr som er utleid til eksterne kunder, eller internt hos egne lokasjoner. Med utleieprosjekt kan du: - Registrere og håndterere utleieprosjekt informasjon - Håndtere status på utleieprosjekter - Beregne leie - Ta ut utleierapport Opprette utleieprosjekt Gå til Utleiemodulen og velg «Legg til» fra menyen for å registrere informasjon om utleieprosjektet. Utstyr kan enkelt legges til et utleieprosjekt som enkeltutstyr eller Utstyrsgruppe fra Utstyrs-fanen. Se dokumentet «Utleie feltbeskrivelse» for mer detaljer om utleieprosjekter. Utleie prosjektstatus Utleieprosjekter kan ha følgende 3 statuser: Planlagt: Prosjektet er opprettet, utstyr kan være lagt til, men ikke utlevert. Aktivt: Prosjektet er i utleiefase, utstyr er utlevert. Ferdig: Alt utstyr er returnert og prosjektet er fullført. Hvert enkelt utstyr har individuell leveringsstatus og ut-/innleveringsdato. Utstyr i samme utstyrsgruppe har felles utleveringsstatus og datoer. Du kan registrere utstyr/grupper for ut- og innlevering enkeltvis eller samlet. Ved utlevering må fradato settes. Tilsvarende må til-dato være satt ved tilbakelevering. Ved utlevering til eksterne firma, vil det opprettes en kopi av utstyret som leveres til mottaker. Alt utstyr som er utlevert vil merkes som «Utleid» både hos utleier og leietaker. Hovedprosesser for utleie: Fra Planlagt til Aktivt Når prosjektstatus endres fra planlagt til aktivt, vil alt utstyr som ikke allerede er utlevert foreslås utlevert, alternativt fjernes. Det er også mulig å la utstyret ligge som ikke utlevert. Ved utlevering er det også anbefalt å sette utstyrets lokasjon midlertidig til en egen «Utleid»- lokasjon. Fra Aktivt til Ferdig Når et aktivt prosjekt endres til Ferdig, vil alt utstyr foreslås endret til Tilbakelevert, og «Utleid» merkingen vil automatisk fjernes. Ved eksternutleie vil leietakers kopier av utstyr settes til status Kassert. Det er også mulig å velge å sette lokasjon tilbake til den opprinnelige. Side 12

13 Registrering av artikler / utstyrs maler Hva bør vi tenke på før vi setter i gang For å sikre best mulig kvalitet på utstyr og dokumentasjon som opprettes i Onix Work anbefales det å bruke artikler med standardverdier. Dette sikrer konsistente data og gjør at dere ikke er så avhengig av inngående detaljkunnskap hos den som oppretter utstyret og tilhørende dokumentasjon. Artikler benyttes som mal når nytt utstyr opprettes fra: Ordre Utstyr Onix Inspection Onix Transfer Onix Maker Utnevn en hovedbruker som følger opp at artiklene inneholder korrekt og tilstrekkelig informasjon. Hovedbruker må jevnlig gå gjennom artikler med status Kladd og verifisere disse. Opprette ny artikkel for utstyrseiere For å opprette ny Artikkel må du først velge Artikkel-modulen. For å unngå at artikler blir dobbelregistrert bør du først gjøre et søk for å se om artikkelen allerede er registrert Det er bare noen av feltene i artikkel-dialogen som er aktuelle for de som kun ønsker å benytte artikler for å opprette nytt utstyr fra utstyrsmodulen. Følgende foldere er ikke aktuelle - Formularer - Tekster - Felt under seksjonen Ordre relatert i Hovedskjermbildet Opprette ny artikkel for leverandører For leverandører er artikler nyttige i bruk både fra Utstyr og Ordre modulene. Nye artikler kan opprettes manuelt. Du kan også få nye artikler automatisk overføres fra ERP system via «Onix Transfer» (verktøy for overføring). For hver artikkel må det legges inn standardverdier om utstyret: Registrer informasjon om utstyret Hvilke formularer skal opprettes og innholdet i disse Skal det følge dokumentasjon med artikkelen? Nye artikler som opprettes får status Kladd. Dersom artikler som ikke finnes i artikkelregisteret overføres fra ordresystemet, vil disse automatisk bli opprettet med de verdier fra den aktuelle ordren. Disse får status Dynamisk. Hvilke felter som overføres fra ERP systemet deres settes opp sammen med teknisk konsulent fra Onix når dere setter opp «Onix Transfer» hos dere. Side 13

14 Hovedbruker må jevnlig gå gjennom artikler med status Kladd og Dynamisk, endre innholdet til ønsket verdi og endre status til Godkjent. Vurder hvilke status som er mest hensiktsmessig på bruke Godkjent Dette er den mest vanlige status å benytte. Innholdet i artikkelen er godkjent av en hovedbruker hos dere og vil ikke bli endret/påvirket med mindre administrator endrer innholdet i artikkelen. Dynamisk Innholdet i artikkelen endres hver gang en ordre med denne artikkelen blir prosessert. Innhold/verdier som da ble brukt blir lagret og kommer opp som standard neste gang denne artikkelen blir valgt. Se eget dokument «Artikkel feltbeskrivelse» for mer detaljer om det enkelte felt. Varsel e-poster Du kan sette opp varsel e-post vedrørende utstyr, kontroll og ordre i ditt firma. I innstillinger kan du sette opp varsel for ditt firma. Melingskontakt vil motta disse varslene: - Utstyr med utløpsdato som forfaller - Lisenser som utløper - Firmainvitasjoner/forespørsler I brukerinnstillinger kan du sette opp varsler for pålogget bruker: - Ordre mottatt fra leverandør - Ordre mottatt fra Onix Tag - Ordre mottatt fra Onix Transfer - Ordre fullført - Inspeksjon opplastet - Inspeksjon fullført Side 14