EDCs metodikk for renovasjonsbenchmarking: Balansert, rettferdig, nøyaktig og effektiv. Energidata Consulting AS Erland Staal Eggen

Transkript

1 EDCs metodikk for renovasjonsbenchmarking: Balansert, rettferdig, nøyaktig og effektiv Energidata Consulting AS Erland Staal Eggen

2 sammendrag Formålet med presentasjonen er å redegjøre for EDCs benchmarkingsmodell for driftseffektivitet og hvordan EDC kan gjennomføre en effektiv benchmarking som kan danne grunnlag for læring og samarbeid. EDCs effektivitetsmålingen er rettferdig, tilstrekkelig nøyaktig og forståelig Effektivitetsmodellen er basert på sammenlikning av enhetskostnader pr. aktivitet i verdikjeden Den er benyttet i hundrevis av benchmarkinger siden 1991 og kvalitetssikret tre ganger av uavhengige og kompetente organer Rammebetingelser for regional/ kommunal renovasjon hensyntas ved hjelp av en detaljert modell av kostnadsdriverne Det skilles mellom samlet effektivitet, systemeffektivitet og driftseffektivitet (produktivitet) Påvirkningen fra resultatområder miljøstandard, tjenestestandard, arbeidsmiljø, kundetilfredshet og ulike prioriteringer hensyntas i analysen Renovasjonsmodellen er kvalitetssikret og videreutviklet av en styringsgruppe av fagpersoner fra renovasjonsbransjen Nøyaktigheten er tilfredsstillende selv med forenklet inndata Det er utviklet en prototypemodell som beregner fullstendige inndata på basis av et sterkt forenklet inndatasett Bruk av forenklede inndata er testet ut på 11 ulike renovasjonsvirksomheter og viser tilfredsstillende overensstemmelse med resultatene som fremkommer med fullstendige inndata Kontroll og mindre justeringer i det beregnede inndatasettet vil bidra til enda bedre overensstemmelse EDC har den nødvendige erfaring og verktøy til å levere nyttige analyser har assistert 35 regionale renovasjonsvirksomheter med 2 dagers inndatafangst og resultatgjennomgang for ledelsen har utført analyser for grupper av samarbeidende virksomheter i flere sektorer med sikte på læring og evaluering av samarbeidsmuligheter Renovasjonsmodellen er grundig kvalitetssikret i 10 gruppebenchmarkinger, og nesten 200 enkeltanalyser av regionale renovasjonsvirksomheter siden 2001 Strukturert analyse avdekker nåtilstand og utviklingsmuligheter og understøtter alle faser av strategisk, resultatorientert ledelse Individuelle, kvalitetssikrede rapporter sikrer objektivitet, god kommunikasjon av resultatene og solid basis for videre samarbeid

3 tema 1. Bakgrunn 2. Metodikk 3. Inndata 4. Resultater 5. Gruppebenchmarking

4 tema 1.Bakgrunn 2. Metodikk 3. Inndata 4. Resultater 5. Gruppebenchmarking

5 1 bakgrunn - renovasjon Behov fastslå status objektivt bli bedre lære av andre motivere endringer målorientert ledelse Krav rettferdig sammenlikning balansert sammenlikning nyttige og forståelige analyser effektiv gjennomføring åpenhet uten misbruk av info. Utforming hensyntar rammebetingelser og virksomhetsområder inkluderer alle viktige resultatdimensjoner tydelig presentasjon av relevant informasjon hensyntar inndatatilgjengelighet inndataforenklinger for å senke brukerterskelen brukerstyring og spilleregler for datasikkerhet

6 1 bakgrunn Energidata Energidata etablert i 1984 av Sintef-forskere analyse og ledelse av infrastrukturvirksomhet styring og ledelse av FoU systematisk sammenlikning/ referansetesting (benchmarking) Erfaringsbakgrunn systemutvikling prosesstyring i ulike sektorer ekspertsystem for energirådgivning ledelse av infrastrukturvirksomhet utvikling og bruk av benchmarkingssystem for elnett, gassnett, eiendom, vannkraftproduksjon, nettprosjekter, u-hjelpsprosjekter, VA-system og renovasjon gjennomføring av et stort antall gruppebenchmarkinger i flere land og sektorer gjennomføring av en rekke enkeltbenchmarkinger for bl.a McKinsey & co gjennomføring av renovasjonsbenchmarking 10 ganger siden Til sammen 191 enkeltanalyser og inndataassistanse/ resultatworkshop/ styrepresentasjon for 35 virksomheter. assistert en gruppe selskaper vedr. vurdering av utvidet regionalt samarbeid

7 tema 1. Bakgrunn 2.Metodikk 3. Inndata 4. Resultater 5. Gruppebenchmarking

8 2 metodikk mye å velge i innen effektivitetssammenlikning Partial methods Total methods Performance Indicators Frontier methods Index methods Total Factor Productivity (TFP) Non-parametric Parametric Data Envelopment Analysis (DEA) Stochastic Frontier Regression EFFOMETER Systematisk sammenlikning/ referansetesting/ benchmarking brukes i både infrastruktur - og konkurranseorienterte bedrifter. Det finnes en rekke metoder for sammenlikning av kostnadseffektivitet med ulike egenskaper og anvendelser. NVE bruker DEA for å fastsette makspriser for norske nettselskap, kraftprodusenter bruker TFP for å lære av hverandre, og Energidata har utviklet EFFOMETERet.

9 2 metodikk Effometermetoden dekker behovene best Effometermetoden ble utviklet for å finne en bedre balanse mellom nøyaktighet og kompleksitet og understøtte læring og forbedring kompleks upraktisk DEA, CSV nøyaktig EFFOMETER: parametrisk modell med de viktigste kostnadsdrivere pr. aktivitet alle selskapstyper sammenliknbare mulig å forklare forskjeller nøyaktighet kvalitetssikret av 1. Econ/ Pöyry: E.ON Energie: McKinsey & co: 2009 TFP transparent uforståelig unøyaktig tilnærmet

10 2 metodikk modellen omfatter hele renovasjonsvirksomheten A v f a l l s k i l d e r A v f a l l s h å n d t e r i n g A v f a l l s b e h a n d l i n g Husholdningsavfall Oppsamling hos kunde og på returpunkt Innsamling t r a n s p o r t Ombruk Materialgjenv. Biologisk gjenv. Næringsavfall Mottak på gjenv.stasjon Sortering, foredling, omlasting Energigjenv. Deponering kunder & service oppsamling innsamling gjenv.- stasjoner sentralsortering sluttbehandling støtte Virksomhetsmodellen omfatter alle oppgaver forbundet med husholdnings- og næringsavfall - fra avfallet oppstår til det er sluttbehandlet. Den er delt inn i 6 primæraktiviteter og en sekundæraktivitet, støtte.

11 2 metodikk enhetskostnad er en indikator på effektivitet område A område B område C A B C Oppgave (1000tonn) Kostnad (Mkr) Enhetskostnad (kr/tonn) beste Enhetsforskjell (kr/tonn) Kostnadsforskjell (Mkr) 1 0 4,5 Teoretisk potensial (Mkr) 0,8 0 3,6 0,8 andel Med tre områder som har samme struktur og renovasjonssystem, kan oppgaven regnes i tonn og sammenliknbare enhetskostnader kan regnes i kr/ tonn.

12 2 metodikk hensyntar alle kostnader og viktige rammebetingelser Faktisk årskostnad fra regnskapet kostnad Den oppgaven det er å drifte det etablerte renovasjonssystemet - målt som forventet årskostnad gitt av systemets kostnadsdrivere, dvs. antall beholdere, tømmefrekvens, henteavstand, transportavstander, behandlingsform osv. driftsoppgave Den oppgaven det er å betjene det området virksomheten har ansvaret for - målt som forventet årskostnad gitt av områdets kostnadsdrivere, dvs utstrekning, befolkningstetthet, avstand til behandlingsanlegg osv. systemoppgave

13 2 metodikk sammenliknbare enhetskostnader lav kostnad / driftsoppgave høy driftseffektivitet - en indikator på hvor effektivt det etablerte systemet drives. lav driftsoppg. / systemoppg. høy systemeffektivitet - en indikator på hvor effektivt det etablerte systemet håndterer renovasjonsoppgaven i området. lav kostnad / systemoppgave høy effektivitet - en indikator på samlet kostnadseffektivitet Enhetskostnadene beregnes pr. aktivitet for alle deltakerne og sammenliknes for å avdekke forskjeller i effektivitet. De som har høye kostnader i forhold til den driftsoppgaven de løser, blir vurdert som mindre effektive på drift. De som benytter et system med lav driftsoppgave i forhold til oppgaven gitt av området, blir vurdert som mer effektive på system osv. Den mest effektive virksomheten har det laveste forholdet mellom kostnad og systemoppgave.

14 2 metodikk kostnadsdrivere sluttbehandling antall tonn som skal behandles behandlingsform transportavstand til behandling oppgave = enhetskostnad minus inntekt * antall tonn + enhetskostnad transport gitt transportlengde * antall tonn Bidrag til oppgaven summeres over alle behandlingsformer og transportetapper, transportkostnadene varierer som en ulineær funksjon av km og tonn

15 2 metodikk kostnadsdrivere avfallsinnsamling antall beholdere som tømmes type beholdere og størrelse antall hentinger pr. år kjørelengde i innsamlingsrunden kjørelengde til/fra innsamlingsrunden antall stopp, innsamlingsbil henteavstand til beholdere hindringer ved henting/ tilbakesetting type henting veiforhold trafikk- og føreforhold FLERE? oppgave = (km til innsamlingsrunden / hastighet + km i innsamlingsrunden / hastighet + mertid pga vei- og trafikkforhold + hentetid pr. stopp * antall stopp + mertid pga hindringer og fremkommelighet) * kostnad/time osv

16 2 metodikk prioritering er avgjørende for resultatet 18 år med renovasjonsbenchmarking viser at en viktig årsak til godt resultat er at resultatområdet har blitt prioritert over tid - ofte på bekostning av andre. Fokus har vært på miljøstandard ikke på driftseffektivitet For å bedømme årsakene til forskjeller og forstå forbedringsmulighetene er det ikke nok bare å sammenlikne driftseffektivitet de andre 6 resultatområdene må også vurderes.

17 2 metodikk alle resultatområder må inkluderes for å få et balansert bilde 1,0 = høyest/"best" 0 = lavest/"svakest" driftseffektivitet 1,0 miljøstandard arbeidsmiljø 0,7 0,4 0,1-0,2 systemeffektivitet gebyrnivå Denne virksomheten har prioritert kostnadseffektivitet på bekostning av standard. tjenestestandard kundetilfredshet RVA17 middel RVA15 Fullstendig resultatanalyse krever ikke mer inndata, men gjør at standard rapporteringsformater kan benyttes og sikrer god forankring av resultatene slik at de kan benyttes i det videre arbeidet. De øvrige resultatområdene er definert i vedlegg.

18 2 metodikk brukerstyring, kvalitetssikring, datasikkerhet og spilleregler Benchmarkinger er utført siden 2001 til sammen 191 analyser Fra 2005 har kvalitetssikring og videreutvikling vært styrt av en faggruppe oppnevnt av Avfall Norge med deltakere fra SIM, BIR, IRIS, REMIX, REN, ROAF, NGIR og ASH. Andre deltakere har gitt viktige bidrag i forbindelse med inndata- og resultatworkshop Erfaringene etter hver benchmarkingsrunde har blitt kartlagt og analysert og det er utført årligere parameteroppdateringer og mer enn 100 modellforbedringer i starten fokus på nøyaktighet, i det siste på forståelighet. Siden 2009 har modellen vært så stabil at sammenlikning over tid og dermed beregning av resultatutvikling i tidsrommet er mulig Databasen omfattet i virksomheter som forsyner 183 kommuner og 3,24 mill. innbyggere. Inndatakvalitet sikres gjennom gode inndatadefinisjoner, grenseverdi- og samsvarskontroll i inndataskjemaet, samsvarskontroll av analyseresultatene, formell samsvarserklæring fra deltakerne og utvidet kontroll av de beste. Betingelsene for deltakelse er fastsatt av Avfall Norge i samråd med brukergruppen. Deltakerne eier egne data og skriver under på at resultatene bare skal benyttes på en måte som gagner alle deltakerne i benchmarkingen. EDC behandler både inndata og resultater som konfidensiell informasjon.

19 2 metodikk et ekspertsystem for renovasjonsanalyse Inndata modellparametre Digital tvilling for renovasjonsvirksomheten kunder & service oppsamling innsamling gjenv.- stasjoner sentralsortering sluttbehandling støtte Sammenlikning med de beste og analyse av forbedringsmuligheter Konsekvensvurdering/ simulering av forbedringsmuligheter Objektiv resultatpresentasjon på ulike detaljerings- og kompleksitetsnivå 18 års erfaring er innarbeidet i modeller, algoritmer og presentasjoner

20 tema 1. Bakgrunn 2. Metodikk 3.Inndata 4. Resultater 5. Gruppebenchmarking

21 3. inndata modell med fullstendig inndatasett Beregningsparametre - priser, vekter Fullt Inndatasett økonomi, kostnadsdrivere, arbeidsmiljøindik., kundemåling Komplett modell basert på empiriske sammenhenger HovedKPIer, under- KPIer, intern-/ eksternanalyse, konsekvensanalyse Et omfattende inndatasett pr. deltaker benyttes sammen med faste parametre til å beregne nøyaktige KPIer pr. resultatområde, som deretter kan sammenliknes med de andre deltakerne. Modellen og resultatene understøtter alle faser av virksomhetsstyring. inndataomfang resultatomfang resultatanvendelse og nytte ca 60 timer første gang, ca 30 timer neste gang, ca kr for kundemåling høy presisjon på hovedkpier og underkpier støtter alle faser av virksomhetsstyring fra strategiutvikling til oppfølging, endringsprosesser, trend- og bransjeanalyser

22 3. inndata deltakernes vurdering av inndataarbeidet 2018 tek litt tid, men er vel verdt innsatsen har fungert greit. Ingen store problemer Ein del arbeid, men stort sett greit har vært med noen år, gikk greit Fungerte bra på to effektive dager tungt å få data fra eksterne leverandører arbeidskrevende men sikrer kvaliteten på sml. ukomplisert men omfattende bedre i år, enklere nå enn tidligere omfattende men god assistanse Utsagnene er hentet fra en brukerundersøkelse som ble utført etter siste renovasjonsbenchmarking i regi av AN, RBM18

23 3. inndata modell med forenklet inndatasett Sterkt forenklede inndata hovedtall for økonomi, aktivitet, kundemåling HovedKPIer, noen underkpier, grov intern-/ eksternanalyse, Beregningsparametre, priser, vekter Fullt Inndatasett basert på empiriske relasjoner Komplett modell basert på empiriske relasjoner Alt. virksomhetsstrukturer og regler for valg inndataomfang resultatomfang resultatanvendelse og nytte uten korreksjon Et sterkt forenklet inndatasett pr. deltaker benyttes sammen med et sett av generiske virksomhetsstrukturer til å beregne et fullt inndatasett og relativt nøyaktige KPIer pr. resultatområde. ca 9 timer pr. gang samt ca kr for kundemåling høy presisjon på hovedkpier, underkpier vil kunne være unøyaktige støtter planlegging, strategiutvikling og resultatoppfølging på et overordnet nivå, men ikke alltid konsekvensanalyser av alternativer, oppfølging av underkpier og beregning av fraksjonskostnader

24 3. inndata forenklet inndataskjema bare 75 opplysninger Forsyningsområde innbyggere Antall husholdninger som betjenes Antall fritidsboliger som betjenes Antall næringskunder som betjenes med innsamling Antall slamtanker som ble tømt Betjent areal i forsyningsområdet (km2) De fleste kundene bor i 1=urbane strøk; 3=spredt bebyggelse; 2=blanding av 1 og 2 Antall tettsteder med mer enn innbyggere i området Lokalisering (østlandet=1, innlandet=2, vestlandet=3, Nordland=4; Troms/Finnmark=5) Antall dager i året med dårlig fremkommelighet (både permanente og forbigående årsaker) antall antall antall antall antall km2 kode antall kode antall Sum driftskostnader som skal benchmarkes (ikke rentekostnader; inkl. evt. påslag fra kommunene) mill kr. - herav slaminnsamling mill kr. - herav næringsaktiviteter mill kr. Kundebetaling fra husholdninger og hytter (obligatorisk gebyr og betaling for tilleggstjenester mv) Kundebetaling fra næringskunder for renovasjonstjenester (gjelder også kommunal virksomhet) Salgsinntekter vedrørende eget salg av verdifraksjoner (bokførte inntekter fra eget salg av verdifraksjoner) Andre inntekter fra annen renovasjonsvirksomhet som skal benchmarkes (bl.a. slaminnsamling) Bokført verdi (avskrevet rest av investeringer som gjelder aktiviteter som benchmarkes) mill kr. mill kr. mill kr. mill kr. mill kr. Avfallsmengde samlet inn (egen innsamling fra kunder og returpunkter) 1000 tonn Mengde slam samlet inn 1000 tonn Avfallsmengde mottatt på gjenvinningsstasjoner (levert av kundene) 1000 tonn Andel av innsamlet avfallsmengde som ikke er privatavfall (og ikke slam) % Andel av mottatt avfallsmengde som ikke er privatavfall % Avfallsmengde sluttbehandlet 1000 tonn - herav sluttbehandlet ved ombruk 1000 tonn - herav sluttbehandlet ved materialgjenvinning (ikke biologisk gjenvinning) 1000 tonn - herav sluttbehandlet ved biologisk gjenvinning 1000 tonn - herav sluttbehandlet ved energigjenvinning 1000 tonn - herav deponert 1000 tonn Farlig avfall sluttbehandlet (sum alle typer) 1000 tonn Restavfall sluttbehandlet (sum alle typer) 1000 tonn Sluttbehandlet avfallsmengde som er fremmedavfall - angi mengden og type for de to største 1000 tonn - fremmedavfall type 1 - velg navn på type fra liste og angi mengden i 1000 tonn - fremmedavfall type 2 - velg navn på type fra liste og angi mengden i 1000 tonn

25 3. inndata forenklet inndataskjema lett tilgjengelige data Fraksjoner som samles inn fra privatkunder Rest og optibag Papir, papp og (drikke)kartong (blandet) Våtorganisk Plastemballasje Glass-, metallemballasje Farlig avfall Kunden kan selv velge tømmefrekvens intil maksgrensen- evt. prisøkning overstiger ikke selvkost Kunden kan selv velge bringeavstand - evt. prisøkning overstiger ikke selvkost Kjørte km i forbidelse med innsamlingen fra beholdere og returpunkter Kjørte km i forbidelse med innsamlingen av slam 1=fra priv. beh.; 2=optibag; 3=returpkter beholdervolum pr. kunde (liter) nei=0; ja=1 nei=0; ja=2 km km Antall gjenvinningsstasjoner Kapasitet gjenvinningsstasjoner - maks. antall biler pr. time Personell og arbeidsmiljøindikator Antall årsverk (ett årsverk er 230 dager) Antall årsverk som dekkes av indikatorene under (ett årsverk er 230 dager) Langtidsfravær (mer enn 16 dager) (inkl. fravær med sykt barn) Korttidsfravær (inntil 16 dager) (inkl. fravær med sykt barn) Antall arbeidsuhell som medfører fravær Antall arbeidsuhell som ikke medfører fravær Antall nestenulykker i arbeidssammenheng (avvik som kunne ha medført risiko for personskade) Omfang av overtid Omfang av arbeid utenom normal dagtid (Normal dagtid i henhold til bedriftens definisjon) Antall personer som ble ansatt (ikke interne overføringer pga organisasjonsendringer) Antall ansatte som sluttet (ikke interne overføringer pga organisasjonsendringer) Egen organisasjon (aktiviteter som benchmarkes) Organisasjon hos tjenesteytere på minst to års kontrakt, lokalt

26 3. inndata god nøyaktighet med forenklet inndataskjema miljøstandard tjenestestandard 90 % 90 % 80 % 80 % 70 % 70 % 60 % 60 % 50 % 50 % 40 % 40 % 30 % % komplett modell modell basert på anslått struktur komplett modell modell basert på anslått struktur driftseffektivitet 100 % 95 % 90 % 85 % 80 % 75 % 70 % komplett modell modell basert på anslått struktur En prototypmodell er testet på 11 virksomheter med resultater som vist her. Enda bedre samsvar kan oppnås ved manuell korreksjon av beregnet inndatasett.

27 3. inndata nøyaktighet kan evt. forbedres med inndatakorreksjon Sterkt forenklede inndata hovedtall for økonomi, aktivitet, kundemåling Fullt Inndatasett som i komplett modell anslått virksomhetsstruktur HovedKPIer, underkpier, int./-ekst./ konsekvensanalyse Beregningsparametre, priser, vekter Komplett modell basert på empiriske sammenhenger Manuell korreksjon av det beregnede inndataskjemaet kan enkelt utføres hvis beregningsresultatene vurderes som unøyaktige automatisk genererte inndata avviker fra de faktiske på vesentlige punkter

28 tema 1. Bakgrunn 2. Metodikk 3. Inndata 4.Resultater 5. Gruppebenchmarking

29 4. resultater nyttig informasjon i individuelle rapporter pr. deltaker 1. Analyseforutsetninger, metodikk, sammenlikningsgrunnlag 2. Praksissammenlikning prioriteringer, renovasjonsløsning og driftsopplegg 3. Resultatsammenlikning 7 resultatområder 4. Sterke og svake sider 7 renovasjonsaktiviteter 5. Muligheter for utnyttelse av analysen og modellen: Evaluere utviklingen og endringene siden sist Anslå teoretisk forbedringspotensial Lære av de beste Sammenlikne med en utvalgt virksomhet Konsekvensanalysere endringer Finne måltall (KPI) for resultatoppfølging Støtte målrettet ledelse og objektivt innsyn Styrke posisjonen for husholdningsrenovasjon 6. Anbefalinger Dette er disposisjonen for samtlige rapportformater

30 4. nyttige resultater praksissammenlikning, utsorteringsgrad plastemballasje metall glass- og metallemballasje papir, papp og drikkekart. kg pr. privatkunde Mengde utsorterte verdifraksjoner pr privatkunde pr. år - kan sammenholdes med innsamlingsordningene og kostnadseffektivitet for å finne ut hva som ser ut til å virke best

31 4. nyttige resultater praksissammenlikning, kildesortering feilsortert andel av innsamlet restavfall 80% hentes både hjemme og på returpkt hentes hjemme hentes på returpunkt 70% hentes hjemme i optibag 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Andelen av innsamlet avfall som har blitt lagt i feil beholder sammenholdes med innsamlingssystem og kostnader for å utforske beste praksis. Fraksjonskvaliteten sammenliknes også for de som har data.

32 4. nyttige resultater sterke og svake sider hvor har virksomheten sine sterkeste og svakeste prestasjoner? hvilke aktiviteter er sterke og hvilke har muligheter for forbedring? teoretisk potensial for kostnadseffektivisering pr. aktivitet? Oppsamlingssystem 1,0 = høyest/best 0 = lavest/svakest driftseffektivitet 1,0 Innsamling 1,0 = høyest/best 0 = lavest/svakest driftseffektivitet 1,0 Gjenvinningsstasjon 1,0 = høyest/best 0 = lavest/svakest driftseffektivitet 1,0 0,7 0,7 0,7 miljøstandard 0,4 systemeffektivitet miljøstandard 0,4 systemeffektivitet miljøstandard 0,4 systemeffektivitet 0,1 0,1 0,1-0,2-0,2-0,2 tjenestestandard gebyrnivå tjenestestandard gebyrnivå tjenestestandard gebyrnivå Sentralsortering 1,0 = høyest/best 0 = lavest/svakest kundetilfredshet driftseffektivitet 1,0 O11 Middel O9 Behandling 1,0 = høyest/best 0 = lavest/svakest kundetilfredshet driftseffektivitet 1,0 O11 Middel O9 Kunder & service 1,0 = høyest/best 0 = lavest/svakest kundetilfredshet driftseffektivitet 1,0 O11 Middel O9 0,7 0,7 0,7 0,4 0,4 miljøstandard 0,4 systemeffektivitet 0,1 miljøstandard 0,1 systemeffektivitet 0,1 miljøstandard -0,2 systemeffektivitet -0,2-0,2 tjenestestandard gebyrnivå gebyrnivå O11 Middel O9 kundetilfredshet gebyrnivå O11 Middel O9 kundetilfredshet O11 Middel O9 Balansert målskive for hver av primæraktivitetene. Ikke alle resultatdimensjonene er relevante for samtlige aktiviteter.

33 4. nyttige resultater endringer siden sist. mer kostnadseffektivt oppsamling mer kostnadseffektiv innsamling gjenvinningsstasjoner mer kostnadseffektiv sentralsortering mer kostnadseffektiv behandling mer kostnadseffektiv kunder&service mer kostnadseffektiv støtte 0% 10% 20% 30% 40% 50% Hvordan endringen i driftseffektivitet fordelte seg på aktivitetene. Eks: 47% av endringen skyldes mer kostnadseffektiv sentralsortering osv

34 4. nyttige resultater utviklingen over tid 1,0 0,9 score 0,8 0,7 0,6 0,5 0,4? miljøstandard tjenestestandard arbeidsmiljø kundetilfredshet gebyrnivå driftseffektivitet 0,3 0,2 0,1 0, Resultatutviklingen siden 2011.

35 4. nyttige resultater teoretisk mulighet for effektivisering oppsamlingssystem innsamling* gjenvinningsstasjoner sentralsortering behandling kunder&service støtte driftspotensial systempotensial 0,0 % 0,2 % 0,4 % 0,6 % 0,8 % 1,0 % 1,2 % potensial i % av sum. kost Teoretisk effektiviseringspotensial i forhold til beste observerte kostnadseffektivitet fordelt på renovasjonsaktiviteter og på driftseffektivitet (produktivitet) og systemeffektivitet (renovasjonsløsningens effektivitet i forhold til området som betjenes). For å finne det virkelige potensialet må realiserbare tiltak identifiseres og virkningen må anslås.

36 4. nyttige resultater lære av andre, konkurranseutsetting 100 % 95 % 90 % effektivitet 85 % 80 % 75 % 70 % 65 % 60 % 55 % 50 % 0,0 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 0,9 1,0 korrelasjon 0,00 utsettingsgrad Det er mulig å lære av hele gruppen ved se etter sammenhenger mellom system- og driftsløsninger (praksis) og oppnådde resultater. Slike analyser viste bl.a. at det ikke er graden av konkurranseutsetting som avgjorde effektiviteten (figuren), og at kundetilfredsheten samvarierte med miljøstandard, men ikke med gebyrnivå.

37 4. nyttige resultater lære av andre, driftseffektivitet 25 % 20 % oppsamlingssystem innsamling gjenvinningsstasjoner sentralsortering behandling kunder&service støtte 15 % driftspotensial 10 % 5 % 0 % Sammenlikningen viser både HVEM som er best pr. resultatområde og gir en indikasjon på HVORFOR

38 4. nyttige resultater nærmere sammenlikning med utvalgt virksomhet 1,0 = høyest 0,0 = lavest miljøstandard driftseffektivitet 1,0 0,8 0,6 0,4 0,2 0,0-0,2 RVA17 RiG17 xxx systemeffektivitet arbeidsmiljø gebyrnivå tjenestestandard kundetilfredshet I eksempelet var RVA sterkere enn xxx på effektivitet og gebyr, men svakere på standard og tilfredshet

39 4. nyttige resultater konsekvensvurdere alternativer: Nåtilstanden opprinnelig modell kunder & service oppsamling innsamling støtte gjenv.- stasjoner sentralsortering sluttbehandling 1,0 = høyest/best 0 = lavest/svakest miljøstandard driftseffektivitet 1,0 0,7 0,4 0,1 systemeffektivitet I benchmarkingen etableres en matematisk modell av virksomheten som benyttes til å anslå prestasjonene i nåtilstanden. -0,2 arbeidsmiljø gebyrnivå tjenestestandard kundetilfredshet RVA17 middel RVA15

40 4. nyttige resultater konsekvensvurdere alternativer: Alt. A modifisert modell kunder & service oppsamling innsamling gjenv.- stasjoner sentralsortering sluttbehandling støtte 1,0 = høyest/best 0 = lavest/svakest miljøstandard driftseffektivitet 1,0 0,7 0,4 0,1 systemeffektivitet Ved å justere inndataskjemaet kan vi beskrive en alternativ tilstand og modellen vil beregne hvordan prestasjonene endres -0,2 arbeidsmiljø gebyrnivå tjenestestandard kundetilfredshet RVA17 middel alt. A

41 4. nyttige resultater konsekvensvurdere alternativer: Eksempler Følgende alternative drift-, system- og organisasjonsløsninger er blitt vurdert ved hjelp av renovasjonssimulatoren: hjemmehenting av glass- og metallemballasje hjemmehenting av våtorganisk avfall overgang fra optibag til separate beholdere for våtorganisk avfall forenkling av innsamlingsordningen og overgang til ettersortering tiltak for økt utsorteringsgrad for plast- og våtorganisk avfall endring av tjenestetilbud, servicenivå og gebyr for fritidsboliger omlegging av innsamlingsordningen og reduserte kostnader til energigjenvin. kostnadsutvikling under ulike forutsetninger kontroll av anbud selvkost ved håndtering av kommunalt næringsavfall overføring av kundebetjening og fakturering fra kommuner til IKS sammenslåing av fire regionale virksomheter uttreden av en kommune fra et IKS - utføres av EDC på kort varsel til kostnaden av et fåtall timers arbeid.

42 4. nyttige resultater finne måltall (KPI er) for resultatoppfølging - pr. aktivitet, f.eks. oppsamlingssystem og innsamlingsordning Aktivitet 2017 middel 2) % av middel Referanse xxx RiG17 Oppsamlingssystem Enhetskostnad beholdervolum (kr/ m3) % 607 Enhetskostnad tømt volum (kr/ tonn) % 413 Innsamling Enhetskostnader kjørelengde: Innsamling fra oppsamlingsenheter som tømmes på stedet (kr/ km) % 128 Innsamling fra oppsamlingsenheter som hentes inn for tømming (kr/ km) % Innsamling av slam (kr/ km) % Enhetskostnader tømt volum: Innsamling fra oppsamlingsenheter som tømmes på stedet (kr/ m3) % 90 Innsamling fra oppsamlingsenheter som hentes inn for tømming (kr/ m3) % Innsamling av slam (kr/ m3) % Enhetskostnad innsamlet mengde (kr/ tonn) % 1801 Enhetskostnad pr. tømming (kr/ stk) % 14 Gjenvinningsstasjoner Enhetskostnad mottaksskapasitet 3) (kr/ besøk) 15,7 32,7 48 % 15,2 Et utsnitt av regnearket som beregnes pr. deltaker, omfatter et stort antall KPIer og viser resultatet i forhold til middel, i forhold til en valgt referanse og i forhold til tidligere år.

43 4. nyttige resultater støtte målorientering og strategisk ledelse MÅL STRATEGI DRIFT Forretningside Målorientert ledelse starter med å formulere målsettinger, deretter utvikles aktuell strategi for å nå målene og til slutt overvåkes resultatoppnåelsen med resultatindikatorer (KPIer) Måloppfatning ikke godtatt Ressursplan Interne forhold Eksterne forhold Nåværende strategi Mål, strategi Operativ plan Budsjett Strategiformulering Konsekvensanalyse godtatt Resultat- Oppfølging samtlige ledelsesaktiviteter støttes av benchmarkingsopplegget

44 4. resultater skreddersydde rapportformat pr. målgruppe 1. Eiere, styre, ansatte, omverden: Forenklet sammendragsrapport word-dokument på 8 sider 2. Virksomhetsledelsen: Oppsummeringsrapport word-dokument på 10 sider 3. Ledelsesstøtte/ stab: Resultatpresentasjon power-point presentasjon på ca 100 sider nøkkeltall excel-arbeidsbok med 11 ark 4. Analytikere: Full dokumentasjon power-point presentasjon på ca 200 sider W W PP PP + Excel Samtlige rapporter omhandler din virksomhets egenskaper og resultater

45 4. resultater forståelig og relevant informasjon pr. målgruppe Prestasjon For svak? God God Svært god Svært god God Resultatområde miljøstandard kundetilfredshet tjenestestandard gebyrnivå driftseffektivitet arbeidsmiljø Resultatoppsummering i forenklet sammendragsrapport: Absolutt resultatskala, enkel grafikk, ikke systemeffektivitet og robuste konklusjoner. Her er prestasjonen klassifisert etter en fastlagt skala for hva som ansees som svært godt, godt og usikkert. Hvorvidt et resultat er FOR svakt må vurderes av virksomheten selv i forhold til egne mål og rammer.

46 4. resultater styrke posisjonen for husholdningsrenovasjon resultatorientert og strategisk ledelse oppfattes som profesjonell viktig å vise at de mange regionale enhetene samarbeider systematisk om å finne - og utnytte de beste løsningene gir objektivt innsyn i monopolvirksomhet gir kvantitativ kunnskap om kostnader og kostnadsdrivere som er en forutsetning for riktige politiske rammebetingelser Husholdningsmonopolet er ikke uangripelig benchmarking kan være et viktig tiltak for å sikre stabile og rettferdige rammebetingelser.

47 tema 1. Bakgrunn 2. Metodikk 3. Inndata 4. Resultater 5.Gruppebenchmarking

48 5. Gruppebenchmarking fremgangsmåte 1. Oppstartmøte / kunnskapsoverføring 2. Forenklet eller fullstendig datainnsamling (fritt valg for den enkelte) 1. Datainnsamling 2. Evt. generering av fullstendig inndatasett basert på forenklet rapportering 3. Foreløpig analyse 4. Evaluering av nøyaktighet 5. Korreksjon av inndata om nødvendig 3. Analyse 4. Individuell rapportering 5. Rapportering for gruppen 6. Resultatgjennomgang og -drøfting Med denne fremgangsmåten vil man kunne benytte standard modell og rapportgeneratorer slik at det ikke påløper merkostnader til modellutvikling og lite til rapportering (bare fellesrapporten). Resultatene blir dessuten godt sammenliknbare med øvrige virksomheter i databasen.

49 5. Gruppebenchmarking - Datainnsamling Forenklet datainnsamling utsending av forenklet skjema på excel-format utfylling med brukerstøtte kontroll av innsendt skjema Fullstendig datainnsamling utsending av fullstendig skjema på excel-format utfylling (med workshop lokalt hvis ny deltaker) Beregning av fullstendig skjema foreløpig resultatanalyse identifisering av problemområder om nødvendig korreksjoner Godkjenning av fullstendig skjema. Om nødvendig ytterligere korreksjon av inndata Inndata godkjent for videre analyse

50 5. Gruppebenchmarking Fullstendig datainnsamling, inndataworkshop For virksomheter som ikke har deltatt i Renovasjonsbenchmarking tidligere og som ønsker å benytte fullstendig datainnsamling utføres en 2-dagers inndataworkshop der nøkkelpersoner deltar sammen med en person fra Energidata: Dag 1: 1. Gjennomgang av metodikken og nyttevirkninger av deltakelse 2. Spesifikasjon av inndata 1. Fordeling av regnskapstall på de 7 aktivitetene 2. Beskrivelse av forsyningsområdet 3. Spesifikasjon av mengdetall, innsamlet, mottatt og behandlet 4. Spesifikasjon av beholderparken og innsamlingsordningen 5. øvrige data Dag 2: 3. Spesifikasjon av inndata fortsetter; evt. med anslag for å oppnå et komplett datasett 4. Analyse og gjennomgang av foreløpige resultater

51 5. Gruppebenchmarking Individuell rapportering Individuell rapportering pr. deltaker er grunnlag for kvalitetssikring av resultatene med korrigering av feil i inndata og i analysen kommunikasjon av resultatene internt aksept for at analysen gir et korrekt bilde av virksomheten og selve fundamentet for videre samarbeid i gruppen rapporteringen omfatter: Forenklet sammendrag for styre, eksterne Sammendrag for ledelsen (executive summary) Opsjon 1: Presentasjon for intern workshop Opsjon 2: Nøkkeltall Opsjon 3: Dokumentasjon av alle analyseresultatene Opsjon 1 er nødvendig hvis man ønsker å utføre en intern resultat/ strategiworkshop eller presentere resultatene for styre, ansatte osv. Nøkkeltallene er interessante for de som vil benytte KPI er i resultatoppfølgingen, for budsjettering osv

52 5. Gruppebenchmarking Grupperapportering Innhold: Vurdering av den beste pr. resultatområde Vurdering av den beste pr. aktivitet De bestes posisjon i forhold til «resten av Norge» Nærmere analyse av driftseffektivitet Alternativer for videre utnyttelse av analyseresultatene kjennetegn ved beste praksis pr. aktivitet konsekvensanalyse av samarbeid i gruppen evt. kjennetegn ved beste praksis pr. resultatområde? Nøkkeltall for gruppen

53 Takk for oppmerksomheten! Synspunkter og spørsmål mottas nå eller på telefon eller epost the benchmark

54 VEDLEGG Utfyllende detaljer.

55 2.2 Praksis avfallshåndtering, virkningsgrad innsamling 0,12 innsamlet mengde / tømt volum 0,10 0,08 kg / liter 0,06 0,04 0,02 0,00 Figuren viser innsamlet mengde i forhold til det samlede beholdervolumet som tømmes pr år (tømmevolum = beholdervolum x antall tømminger). Samlet for alle avfallstypene hadde RVA17 en teknisk virkningsgrad på hele 131% av middelet for gruppen.

56 2.2 Praksis avfallshåndtering, kapasitetsutnyttelse mottak 0,08 mottatt mengde/ kapasitet 0,07 0,06 0,05 kg / stk 0,04 0,03 0,02 0,01 0,00 * kapasiteten er målt som teoretisk maksimalet antall besøk pr år Figuren viser mottatt mengde i forhold til gjenvinningsstasjonenes mottakskapasitet målt i maks antall besøk pr. år. RVA17 hadde under middels kapasitetsutnyttelse.

57 2.2 Praksis avfallshåndtering, utsortering av innsamlet og mottatt mengde 100% 90% 80% 70% andel av mengde 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Verdifraksjoner Andre gjenvinningsfraksjoner Farlig avfall Deponerbare fraksjoner Restavfall Figuren omfatter innsamlet og mottatt avfallsmengde minus slam og viser fordeling på utsorterte avfallstyper og rest. RVA17 hadde en utsorteringsgrad på 44%. Dette var under middelet for gruppen av deltakere. Andelen av verdifraksjoner var 81% av middelet. Andelen av andre gjenvinningsfraksjoner var også under middelet for gruppen.

58 2.3 Praksis sluttbehandling, kostnadsfordeling på behandlingsformene behandlingskostnad, kroner/ tonn ombruk materialgjenvinning biologisk gjenvinning energigjenvinning deponering Her ser vi behandlingskostnaden samlet pr. tonn og fordelingen pr. behandlingsform. RVA hadde en middels behandlingskostnad. Hvis vi i stedet ser på behandlingsformenes kostnad pr. tonn, var det RVA sin materialgjenvinning som hadde høyest enhetskostnad med -396 kr/tonn mens biologisk gjenvinning lå lavest med 272 kr/tonn.

59 2 metodikk effektivitet, kostnad og oppgave kostnadene er de samlede årlige kostnadene som går med til å utføre aktiviteten: personalkostnader: Kostnader til eget personell bortsettingskostnader: Kostnader til underleverandører på lange kontrakter andre driftsutgifter: Utstyr, reservedeler, tjenester osv kapitalkostnader - avskrivninger og standard kapitalavkastning (for tiden 3%) oppgaven er valgt slik at den beskriver størrelsen på den jobben som gjøres målt som en årskostnad ved midlere enhetskostnader på kostnadsdriverne pr. aktivitet. Det skilles mellom systemoppgaven gitt av eksterne rammebetingelser/ kostnadsdrivere med vekt på forhold som ikke - eller i liten grad kan påvirkes slik som område- og befolkningsstruktur samt vær- og føreforhold driftsoppgaven gitt av det valgte renovasjonssystemets kostnadsdrivere slik som antall gjenvinningsstasjoner, innsamlingsordningen, behandlingsform etc oppgavebeskrivelsen er basert på tre deler Inndata fra det enkelte selskap om kostnadsdrivere Parametere som benyttes til å vekte sammen kostnadsdriverne og enhetskostnader Funksjoner som benyttes for denne vektingen; fra summering til mer kompliserte funksjoner

60 2 metodikk effektivitet, realistisk beregning av teoretisk eff.potensial pr. aktivitet pr. årsak sum sum drift pr. oppsamling pr. årsak aktivitet innsamling drift gjenv.stasj. sentralsort. behandling kunder & støtte system drift system I en parametrisk modell vil effektiviseringspotensialet beregnet pr. aktivitet og pr. årsak alltid være større enn potensialet beregnet ved å sammenlikne indikatorene for sum kost/ sum oppgave. Dette skyldes unøyaktigheter i oppgavemodellen og i data om kostnadsdriverne ikke helt representative kostnader pga ulik fordeling, periodisering, høyt/ lavt aktivitetsnivå EFFOMETERmetoden omfatter derfor en normering av enhetskostnadsforskjellene.

61 3 tjenestestandard modell, vekter Tjenesteindikator del av vekt børverdi beholderkapasitet 16 % maks hentehyppighet 27 % maks bringeavstandavstand for kunder 17 % min tjenestefleksibilitet 10 % maks kapasitet gjenv. stasjon 15 % maks kundedialog* 5 % maks svarkapasitet 5 % maks antall klager 5 % min sum 100 % *kundedialog bestemmes av følgende indikatorer vekat - Alle renovatørene forstår og snakker norsk 10 % - Virksomhetens profil og farge er på alle kjøretøyene 15 % - Ett gratis telefonnummer 10 % - Ėn epostadresse for spørsmål '- blir besvart raskt 15 % - Ett oppdatert websted der spørsmål kan legges inn og blir besvar 10 % - SMS benyttes både for meldinger til kunder, spørsmål / svar 10 % - Årlig bruk av fokusgrupper, kundebarometer eller liknende 10 % - Opplæringstilbud som omfatter alle grunnskoleelever i området 20 % Tjenestestandard er en veid sum av utvalgte kvalitetsindikatorer. Alle gjelder privatkunder; dvs. husholdninger og hytter. Hver indikator kan gi et maksimalt bidrag til tjenestestandarden som angitt i tabellen. Dersom prestasjonen er den svakeste av alle i gruppen, reduseres bidraget til null. Hentehyppighetene er aktuell hyppighet pluss en andel av differensen opp til maksimal mulig verdi ved fleksibel henting.

62 4 miljøstandard modell, vekter Miljøindikator del av vekt børverdi gjenvinningsgrad 33 % maks CO2-utslipp 30 % min mengde farlig avfall 20 % maks mengde ombruksavfall 5 % maks andel undergrunnsbeholdere 5 % maks deponistandard 7 % maks sum 100 % Miljøstandard er en veid sum av utvalgte miljøindikatorer. Hver indikator kan gi et maksimalt bidrag til miljøstandarden som angitt i tabellen. Dersom prestasjonen er den svakeste av alle i gruppen, reduseres bidraget til null. Indikator deponistandard del av vekt børverdi sigevannhåndtering 2 % ja gasshåndtering 2 % ja lukt og støy 1 % nei mengderegistrering 1 % ja etterbruksfond 1 % ja sum 7 %

63 5 arbeidsmiljø arbeidsmiljømodell Arbeidsmiljøindikator del av vekt børverdi langtidsfravær (mer enn 16 dager) 6 % 0 % korttidsfravær (inntil 16 dager) 17 % 0 % antall arbeidsuhell som medfører fravær 11 % 0 % antall arbeidsuhell som ikke medfører fravær 10 % 0 % antall nestenulykker i arbeidssammenheng 10 % 5 % omfang av overtid 6 % 0 % omfang av arbeid utenom normal dagtid 3 % 0 % antall personer som ble ansatt 6 % 6 % antall ansatte som sluttet 6 % 6 % ansattes gjennomsnittsalder 8 % 42,5 andel kvinner 5 % 50 % andel av årsverk som overvåkes vedr. arb.miljø 13 % 100 % Sum 100 % Målt arbeidsmiljø er en veid sum av utvalgte miljøindikatorer. Hver indikator kan gi et maksimalt bidrag til tjenestestandarden som angitt i tabellen. Dersom prestasjonen er den svakeste av alle i gruppen, reduseres bidraget til null. Opplysninger om arbeidsmiljøet forutsettes kjent både for egen organisasjon og langsiktige underleverandører. Antall årsverk hos underleverandører beregnes på basis av kostnad, midlere andel av kostnader som er personell og middelkostnad pr. årsverk.

64 6 kundetilfredshet - metode Kundetilfredshet gjelder bare husholdningskunder. Sammenliknbare resultater sikres gjennom Telefonintervjuer etter samme dialogmal i samme tidsperiode Samme informasjonsbyrå for samtlige deltakere Tilfeldig utvalg av minst 200 respondenter Gjenoppringing Både ureflektert tilfredshet, reflektert tilfredshet, tilfredshet med tjenestene og årsaker til misnøye kartlegges. Reflektert tilfredshet benyttes som indikator på kundetilfredshet

65 7 gebyrnivå - metode Gebyrnivået beregnes ved å beregne samlet betaling fra husholdningskunder (inklusive hytter) pr. privatkunde etter følgende metode: samlet betaling = inntekter fra privatgebyr + inntekt fra privatkundenes levering av avfall til gjenvinningsstasjoner antall privatkunder = antall husholdningskunder + vekt x antall hyttekunder Gebyrnivå = samlet betaling / antall privatkunder eksempel: gebyrinntekt 30 mill. kroner mottaksavgift 5 mill. kroner inntekt 35 mill. kroner antall husholdningskunder antall hyttekunder 2000 vekt for hytter 0,50 antall privatkunder gebyr 2188 kroner høyeste gebyr 2951 kroner laveste gebyr 1587 kroner gebyrnivå = ( ) / ( ) = 0,56 score

66 3. inndata mulige alternativer for RBM Ny deltaker Tidligere deltaker Komplett inndata (m. inndataassistanse for nye) Forenklet inndata 3 Forenklet inndata 2 Supplere om nødv. Komplett inndatasett Komplett leveranse av analyser og modellanvendelse modell basert på tidligere struktur er utviklet og testet av EDC modell basert på anslått struktur foreligger som prototype

67 5.2 Muligheter anslå potensial, kundetilfredshet sv gebyrnivå 50 % 100 % 76 % 95 % 90 % kundetilfredshet 85 % 80 % 75 % 70 % 65 % 60 % 55 % 50 % 0,0 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 0,9 1,0 korrelasjon -0,141 gebyrnivå husholdning Resultatene i 2017 viste blant annet at virksomheter med Næring- og husholdningsavfall på samme rute fremstod med høyere kostnadseffektivitet, mens virksomhetens størrelse og omfanget av (konkurranse)utsetting ikke så ut til å samvariere med effektiviteten i positiv retning. Høy standard sammenfallt i noen grad med høy kundetilfredshet, mens gebyrnivået ikke syntes å påvirke tilfredsheten (se figuren).

68 5.2 Muligheter anslå potensial, kundetilfredshet vs. miljøstandard 110 % 105 % kundetilfredshet 100 % 95 % 90 % 85 % y = 0,0605x + 0,9625 R² = 0, % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % miljøstandard korrelasjon 0,36 Virksomheter med høy miljøstandard tenderte til også å ha høyere kundetilfredshet.

69 5.2 Muligheter anslå potensial, effektivitet og kost.andel oppstrøms 120 % 100 % langsiktig effektivitet 80 % 60 % 40 % 20 % y = 0,1387x + 0,7295 R² = 0, % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % korrelasjon 0,39 håndteringsandel De som bruker en stor andel av kostnadene oppstrøms (oppsamling, innsamling, gjenv.stasjoner og sentralsortering) tenderer til å ha høyere effektivitet..

70 2 metodikk resultatutvikling tjenestestandard kundetilfredshet systemeffektivitet 100 gebyrnivå

71 2 metodikk resultatutvikling arbeidsmiljø Resultatområde endring i relativ score miljøstandard 92 % tjenestestandard 34 % arbeidsmiljø 22 % kundetilfredshet 37 % gebyrnivå -4 % driftseffektivitet -7 % systemeffektivitet -16 %