Øvrige prosedyrer Denne prosedyren vil erstatte enkelte andre prosedyrer. Dette er i de aktuelle tilfellene omtalt under hvert enkelt punkt under.

Transkript

1 Forfatter: Jon Søland Gyldig fra: Revisjon: 1.2 Godkjent av: Jon Søland Revisjonsfrist: ID: 2433 Prosedyre vedr samfunnsansvar og arbeidslivskriminalitet Formål Formålet med prosedyren er sikre at alle kravene som er stilt til foretaket vedr samfunnsansvar og arbeidslivskriminalitet, herunder sosial dumping, blir oppfylt. Det finnes det en rekke ulike bestemmelser i lover, forskrifter og krav fra Oslo kommune vedr arbeidslivskriminaliteten. Foretaket har tidligere hatt flere prosedyrer for å ivareta disse bestemmelsene, men har nå valgt å samle bestemmelsene i en prosedyre. Prosedyren angir hvem som er for at de enkelte kravene oppfylles. Omfang Prosedyren gjelder på alle anskaffelser hvor det kan forekomme arbeidslivskriminalitet. Så lenge det verserer kontrakter som er eldre enn seriøsitetsbestemmelsene, må man sjekke den enkelte kontrakt for å avklare i hvilke grad de ulike bestemmelsene er omfattet av kontraktsforholdet man kontrollerer. Nærmere om kommunens seriøsitetskrav og OBYs prosedyrer Ved anskaffelser av varer, utvalgte tjenester og bygg og anlegg over kr eks. mva. er det obligatorisk for foretaket å benytte en av Oslo kommunes vedtatte standardkontrakter dersom en av kontraktenes bestemmelser dekker det aktuelle anskaffelsesområdet. Enkelte av kravene som er nevnt under vil gjelde uavhengig av bransje og anskaffelsens verdi. I disse tilfellene er dette angitt innledningsvis under det aktuelle punktet. Øvrige prosedyrer Denne prosedyren vil erstatte enkelte andre prosedyrer. Dette er i de aktuelle tilfellene omtalt under hvert enkelt punkt under. I enkelte tilfeller, hvor det anses hensiktsmessig, vil det fortsatt foreligge relaterte dokumenter / prosedyrer som gir en mer utførlig beskrivelse av oppgaven. I disse tilfellene vil det bli henvist dit fortløpende. Arkivering I foretakets arkiv opprettes det en hovedmappe (Arbeidslivskriminalitet) med undermapper. I utgangspunktet skal korrespondanse og informasjon / dokumentasjon vedr kontroller lagres i disse mappene. ar/myndighet Alle som foretar innkjøp er for at prosedyren etterleves. Juridisk og anskaffelsesfaglig avdeling skal sikre at foretaket har kontraktsfestet alle kommunens seriøsitetsbestemmelser, og at disse fremgår av kunngjøringer, konkurransegrunnlag og kontrakter. Tabellen under oppsummerer de enkelte kravene som er stilt til foretaket i forbindelse med arbeidet mot arbeidslivskriminalitet, samt hvem som er i foretaket for at oppgavene løses / kontrollene gjennomføres. Hvem som skal utføre oppgaven fremgår ikke i tabellen, men er tatt inn under hvert enkelt punkt. Den e kan delegere selve utførelsen av oppgaven (altså ikke ansvaret) til andre internt ansatte eller det kan bestemmes at foretaket alene eller i samarbeid med andre eiendomsforetak i Oslo kommune skal dekke oppgaven gjennom innkjøp av tjenester fra eksterne (for eksempel gjennom samkjøpsavtale vedr kontraktsoppfølging lønns- og arbeidsvilkår og / eller samkjøpsavtale vedr kontraktsoppfølging av etiske krav. EIE TF / DL Pkt Krav JAA Kontr.eier EANS /DA Kontr.forv PL BL / 1 Lønns- og arbeidsvilkår Vurdere kontrollbehovet (ved kontraktsinngåelse og løpende) A A A PRO SHA rådgiver 1/16

2 Gjennomføre nødvendige kontroller A A A 2 Underleverandører Godkjenne all bruk av UE A A A Maks to ledd med leverandører A A A Mannskapsliste / oversiktsliste A A A Oppføring av alle UE på fakturaen A A 3 Lærlinger Kontrollere andel lærlinger A A A 4 Bruk av fast ansatte, innleide, faglærte Hovedsakelig fast ansatte, i min 80% stilling A A A Bemanningsbyrå tarifflønn mellom oppdrag A A A Faglærte utføre minst 50% av oppdrag A A A 5 HMS kort Gyldig HMS kort A A 6 Internkontroll mv Leverandøren skal ha et internkontrollsystem Nøkkelpersoner - forstå / gjøre seg forstått på norsk A A A Utførende norsk / engelsk og resten av arbeidslaget A A A 7 Lønnsutbetaling Lønnsutbetaling til bankkonto A A A 8 Betalinger fra leverandør Utbetalinger fra leverandøren til bank (ikke kontant) 9 Startbank el. tilsvarende StartBANK eller i tilsvarende leverandørregister arlig innkjøper (ved anskaffelsen) A A A 10 Utvidet skatteattest Innhente fullmakt for utvidet skatteattest, både ved kontraktsinngåelse og halvårlig. A A A A 11 Yrkesskadeforsikring Dokumentere at arbeiderne er dekket av yrkessk.fors. A 12 Grunnleggende menneskerettigheter Opprinnelseskontroll / etterlevelse av kontraktskrav A A A 13 HMSREG Leverandøren skal gi tilgang til registrert info A A Avvik i HMSREG skal følges opp A A A Registrering av grunnlagsdata i HMSREG A A A 14/15og Revisjoner / sanksjoner / lovlighetsteam negativ 16 egenerfaring Rutiner som sikrer mulighet for revisjoner og sanksjoner i kontrakt, samt kontakt m lovlighetsteam og registrering av negativ egenerfaring A 2/16

3 3/16

4 1 Lønns- og arbeidsvilkår 1.1 Innledning Alle som utfører arbeid for Oslo kommune skal ha akseptable lønns- og arbeidsvilkår. Leverandører til kommunen må sørge for at arbeidstakerne har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som fremgår av tariffavtaler. Kravet tar utgangspunkt i Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, men er utvidet til å gjelde alle kommunens tjeneste- og bygg og anleggskontrakter uavhengig av bransje og kontraktssum. På arbeidsområder som ikke dekkes av allmenngjøringsforskrifter eller landsdekkende tariffavtaler skal en se hen til lokale tariffavtaler eller til allmenngjorte eller landsdekkende tariffavtaler for lignende arbeidsområder, og fastsette lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn disse. Punktet erstatter Dokument 2082 Prosedyre for kontroll av lønns- og arbeidsvilkår. 1.2 Oppgaver / ansvar Foretaket skal i forbindelse med kontraktsinngåelse og i forbindelse med godkjenning av UE vurdere PA / PL behovet for å kontrollere lønns- og arbeidsvilkår hos hovedleverandører og underleverandører (risikoanalyse). Vurderingene skal dokumenteres og Utf SHA-rådgiver Kontraktsforv. arkiveres i egen mappe i foretakets arkivsystem..innkjøper i avdelingen Foretaket skal løpende vurdere behovet for å kontrollere lønns- og arbeidsvilkår hos hovedleverandører og underleverandører gjennom kontraktsperioden. Vurderingene skal dokumenteres og arkiveres i egen mappe i foretakets arkivsystem. Se punkt for mer informasjon. Foretaket skal gjennomføre nødvendige kontroller av lønns- og arbeidsvilkår hos hovedleverandører og underleverandører gjennom kontraktsperioden. Kontrollene skal dokumenteres og arkiveres i egen mappe i foretakets arkivsystem. PA / PL Utf SHA-rådgiver Kontraktsforv. PA / PL Utf SHA-rådgiver Kontraktsforv..innkjøper i avdelingen.innkjøper i avdelingen 1.3 Beskrivelse Definisjoner Med lønns- og arbeidsvilkår menes bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Med underentreprenører menes virksomheter som fysisk utfører arbeid på byggeplassene. Dette medfører at det ikke er nødvendig å kontrollere lønns- og arbeidsvilkår hos vareleverandører eller hos «administrativt» personell som Prosjektledere og Byggeledere Vurdere behovet for kontroll av lønns-og arbeidsvilkår (risikovurdering) I forbindelse med kontrahering og / eller godkjenning av ny underleverandør må avdelingen som signerer kontrakten / godkjenner UE`en foreta en overordnet risikovurdering av den nye kontraktsparten / den innmeldte underentreprenøren, for å vurdere behovet for eventuell kontroll av lønns- og arbeidsvilkår. Det skal også løpende i kontraktsperioden foretas en risikovurdering av kontraktsparter og underleverandører. Risikoen kan vurderes på bakgrunn av bl.a. Egenrapporteringsskjema (som oversendes fra Innkjøper til SHArådgiver/kontraktsforvalter ref pk 13.3), Utvidet Skatteattest, Startbank, Offentlig Elektronisk Postjournal ( ), virksomhetens bransje, tilgjengelig informasjon i media og eventuelle kontroller utført av andre eiendomsforetak i Oslo Kommune. Selv om man setter risikovurderingen til «høy risiko» vil det være mulig å signere kontrakt. Det må konkrete begrunnelser til for ikke å akseptere en leverandør/underleverandør. Ved høy risiko vil kontroll måtte gjennomføres raskt. Risikovurderingen lagres på saken i /16

5 1.3.3 Gjennomføring av kontroll I alle kontroller av lønns- og arbeidsvilkår bør følgende dokumentasjon innhentes og kontrolleres; - Arbeidskontrakt - Lønnsslipper med tilhørende timelister o I utgangspunktet innhentes lønnslipper og timelister for 2 til 4 navngitte personer for 2 til 3 måneder. Andre forhold som kan være aktuelt å kontrollere er f.eks. - Yrkesskadeforsikring (jf punkt 11) - Forskuddsutbetalinger - Lønnstrekk, f.eks. arbeidsklær, verktøy, bil eller bolig o boligkontroll bør foretas ved mistanke om sosial dumping, og arbeidsgiver holder / tar betalt for bolig. Antall personer som bor i boligen må vurderes i forhold boligens størrelse, og kostnad må vurderes mot størrelse og kvalitet. - Dokumentasjon på utbetaling Resultatet av kontrollen arkiveres i egen mappe i foretakets arkivsystem. Informasjon om den enkelte ansattes lønnsvilkår skal i utgangspunktet slettes etter at saken er avsluttet, men skal arkiveres, med begrenset tilgang, dersom det besluttes å sanksjonere. Avdekkes avvik / brudd på vilkårene om lønns- og arbeidsvilkår skal sanksjoner (iht kontraktsbestemmelsene) vurderes i samråd med JAA. Videre må det vurderes hvorvidt saken skal sendes videre til Arbeidstilsynet, Kemneren, Skatt Øst eller Politiet. Det må informeres internt i kommunen, til UKE, som vurderer om virksomheten skal plasseres på kommunens OBS-liste. 1.4 Referanser Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett Lov om allmenngjøring av tariffavtaler m.v. Informasjon fra Oslo kommune, bl.a. Byrådens sak 1057/17 og veileder Oslomodellen (UKEs intranettsider). Dokument 2318 Prosedyre for kontroll av ID på byggeplass for EIE, 2319 Mal ID kontroll byggeplass, 2271 Prosedyre for byggeplasskontroll og 1984 Mal byggeplasskontroll Se også pkt 7 som følges opp i sammen med pkt 1. 2 Bruk av underentreprenører / underleverandører, herunder krav om mannskapslister 2.1 Innledning Godkjenning av UE Med underentreprenør / underleverandør menes her kun foretak som fysisk utfører arbeid på byggeplassene. Dette medfører at det ikke er nødvendig å søke godkjenning av rene vareleverandører (eksempelvis Maxbo, Byggmaker). All bruk av underleverandører skal godkjennes av foretaket før underleverandører begynner å utføre sitt arbeid. Søknad om godkjenning og godkjenning av underleverandører gjøres gjennom bruk av HMSREG. Punktet erstatter Dokument 2083 Prosedyre for godkjenning av underleverandør / underentreprenør og Dokument 2084 Mal Søknadsskjema for godkjenning av underentreprenører. Maksimalt to ledd leverandører Som hovedregel skal det være maksimalt to ledd leverandører i vertikal kjede ved oppfyllelse av bygge- og anleggs- og tjenestekontrakter med foretaket. Dette betyr at hovedleverandør kun kan ha ett ledd underleverandører i vertikal kjede under seg. Dette må i en overgangsperiode sjekkes mot den enkelte kontrakt. Med underleverandører menes her leverandører, inkludert enkeltpersonforetak og innleid arbeidskraft, som har påtatt seg utførelsen av en del av de arbeider som omfattes av hovedleverandørens kontrakt med foretaket. Begrensningen gjelder ikke på vareleveranser. Det kan gjøres unntak fra kravet i forkant av konkurranse av markedsmessige hensyn og underveis i kontrakten i tilfeller der uforutsette eller spesielle omstendigheter gjør det nødvendig for å få gjennomført kontrakten, men ikke i større grad enn det som er strengt nødvendig. 5/16

6 Mannskapslister Før oppstart av arbeidet, skal Leverandøren oversende foretaket en liste over hvilke personer som vil utføre arbeid på byggeeller anleggsplassen, med fødsels- eller D-nummer (11 siffer). Ved endringer i arbeidsstokken, skal Leverandøren sende foretaket oppdatert mannskapsliste uten ugrunnet opphold. Oppdragsgiver skal til enhver tid ha rett til innsyn i oversiktsliste over alle som utfører arbeid på bygge- eller anleggsplassen. Oversiktslisten skal føres og kontrolleres daglig i henhold til forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- eller anleggsplasser. På de oppdragene hvor HMSREG benyttes dekker systemet vårt behov for mannskapslister og løpende oversendelse. Der hvor HMSREG ikke benyttes må leverandøren selv sørge for oversendelse av denne informasjonen. Dette gjøres gjennom at leverandøren i forkant skal sende Oppdragsgiver oversikt over det personell som skal benyttes til oppdraget. Ved endringer skal disse varsles i forkant gjennom oversendelse av oppdaterte lister over personell. Kopi av mannskapslistene som Leverandøren fører daglig, skal sendes over til Oppdragsgiver ukentlig. Spesifisert fakturagrunnlag kontroll med underleverandører Samtlige fakturaer til foretaket må overholde bestemmelser i bokføringsloven, forskrift om bokføring og god bokføringsskikk. I tillegg krever Oslo kommune at fakturaer skal leveres elektronisk på standarden Elektronisk handelsformat (EHF). For å bedre oversikten over bruk av underleverandører skal fakturaene innen bygg og anlegg, samt innleide konsulenter, i tillegg angi bruk av underleverandører. Av fakturaens forside skal følgende informasjon fremgå: Innleide konsulenter føres opp på varelinje med følgende data: Leverandørens egendefinerte varenummer/artikkelnummer, navn på konsulenten, time, pris, antall, beløp (sum). Entreprise/kontrakt føres opp på varelinje med følgende data: For hovedleverandør: Leverandørens egendefinerte artikkelnummer/kontrakts-nummer(entreprise), varelinjetekst (Spesifikasjon av ytelsen/varen), enhet, pris, antall, beløp (sum). For alle underleverandører: Leverandørens egendefinerte artikkelnummer/kontraktsnummer, varelinjetekst (navn på underleverandør og organisasjonsnummer), enhet, pris, antall, beløp (sum). Det vises for øvrig til dokument 1226 Sjekkliste for fakturakontroll avrop på rammeavtaler håndverker under Oppgaver / ansvar All bruk av underleverandører, og innleid personell, skal godkjennes av foretaket før disse begynner å utføre sitt arbeid på byggeplassen. Med mindre særskilte forhold foreligger, skal det kun være to ledd med leverandører i vertikal kjede. Dette kontrolleres i forbindelse med søknad om UE. PA / PL.innkjøper i avdelingen Søknad og godkjenning skal skje via HMSREG. Utf SHA-rådgiver PL / kontr.forvalter Dokumentasjon på godkjenningsprosessen ivaretas av informasjon lagt inn i HMSREG 6/16

7 Før oppstart av arbeidet, skal Leverandøren sørge for at foretaket har oversikt over hvilke personer som vil utføre arbeid på bygge- eller anleggsplassen (mannskapslister). Dette skal skje gjennom: 1. HMS-reg, eller 2. Innsending av mannskapslister, samt oppdatering av disse i forkant av alle endringer. Det må påses at foretaket har mottatt dekkende informasjon (via HMSreg / innsendte lister). For sanksjoner og oppfølging se «Rutine for oppfølging og avvik i HMSREG» Leverandører som benytter underleverandører i oppdrag for Foretaket skal spesifisere disse underleverandører på forsiden i fakturaen til Foretaket 1 PA / PL 2 Ikke relevant Utf 1 PA / PL PL / kontr.forvalter Utf 2 Ikke relevant PL / kontr.forvalter / utf.innkjøper i avdelingen.innkjøper i avdelingen Fakturabehandl. Fakturabehandl. Fakturabehandl. Det vises for øvrig til eget punkt vedr oppgaver / ansvar i forbindelse med utvidet skatteattest. 2.3 Referanser Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) Forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- eller anleggsplasser (byggherreforskriften) Informasjon fra Oslo kommune, bl.a. Byrådens sak 1057/17, rundskriv 20/2014 og veileder Oslomodellen (UKEs intranettsider). Rutiner for: Oppfølging og avvik i HMSREG (Oslo kommune) Dokument 2083 Prosedyre for godkjenning av underleverandør, med relaterte dokumenter 3 Krav vedr bruk av lærlinger 3.1 Innledning I bransjer med behov for lærlingeplasser skal det stilles krav om konkret bruk av lærlinger ved utførelsen av oppdraget der varigheten er over 3 måneder og kontraktens verdi overstiger 1,1 millioner kroner. 10 % av utførte arbeidstimer på fagområder med et klart definert behov for læreplasser skal være utført av lærlinger. I tillegg stilles det krav om at leverandøren er tilknyttet en lærlingordning. Lærlingekravet skal også stilles i tjenestekontrakter hvor det ikke er vedtatt standardkontrakt. 3.2 Oppgaver / ansvar 7/16

8 Foretaket skal løpende gjennomføre kontroller av at kravene til bruk av lærlinger etterleves. Dokumentasjon på gjennomførte kontroller skal arkiveres på den aktuelle kontrakt, med betegnelsen «kontroll av kontraktsvilkår lærlinger» PA / PL.innkjøper Kravet anses som en ren kontraktsoppfølging som bør utføres av PL/ PA i PRO. Avvik må følges opp. Dokumentasjon på løpende oppfølging anses ivaretatt gjennom opplysningene som ligger i HMSREG. Utf *) PA / PL RA: Kontr.forv.innkjøper *) Oppgaven med å utføre kontroll kan delegeres. 3.3 Referanser Informasjon fra Oslo kommune, bl.a. Byrådens sak 4/2014, Byrådens sak 1057/17 og veileder Oslomodellen (UKEs intranettsider). 4 Krav vedr bruk av fast ansatte, innleide og faglærte 4.1 Innledning Fast ansatte De som skal utføre kontraktsarbeid for foretaket skal i all hovedsak være fast ansatte i minst 80 % stilling. Innleid personell Ved innleid personell / personell fra bemanningsforetak skal disse ha arbeidskontrakter som sikrer tarifflønn eller lignende mellom etterfølgende oppdrag - enten oppdragene er for foretaket eller andre - så lenge kontraktsperioden mellom leverandøren og oppdragsgiver varer. Faglærte Det kreves videre minst 50 % faglærte ved utførelse av oppdrag for Oslo kommune innen bygg og anlegg og risikoutsatte tjenesteområder. Utdanningsetaten kan kontaktes ved vurdering av hva som er faglært arbeidskraft fra utlandet. 4.2 Oppgaver / ansvar De som skal utføre kontraktsarbeid skal i all hovedsak være fast ansatte i minst 80% stilling Dokumentasjon på gjennomførte kontroller skal arkiveres i egen mappe i foretakets arkivsystem. (Inntil HMSREG eventuelt vil gi informasjon om ansettelsesforholdet må det gjennomføres stikkprøver.) Ved bruk av innleid personell / personell fra bemannings-foretak skal arbeidstaker ha kontrakt som sikrer tarifflønn mellom etterfølgende oppdrag. Dokumentasjon på gjennomførte kontroller skal arkiveres i egen mappe i foretakets arkivsystem. Utf SHA-rådgiver Kontraktsforv. Utf SHA-rådgiver Kontraktsforv. 8/16

9 Minst 50% av oppdrag innen bygg og anlegg og risikoutsatte tjenesteområder skal utføres av faglærte. Dokumentasjon på gjennomførte kontroller Utf *) skal arkiveres i egen mappe i foretakets arkivsystem. *) Oppgaven med å utføre kontroll kan delegeres. 4.3 Referanser 5 Krav om HMS kort 5.1 Innledning Alle som utfører arbeid for foretaket på bygge- og anleggsplasser skal bære lett synlig og gyldig HMS-kort utstedt av Arbeidstilsynet. Ordrebekreftelse, søknadsskjema o.l. aksepteres ikke som HMS-kort. Personer uten gyldig HMS-kort skal i utgangspunktet bortvises. Dersom personen ikke bortvises skal leverandøren (evt vår kontraktspart dersom det er en underentreprenør) umiddelbart informeres om avviket med beskjed om å rette forholdet (skaffe gyldig kort eller bortvise) innen 24 timer. Punktet erstatter dokument 2318 Prosedyre for kontroll av ID på byggeplass for EIE. Det henvises for øvrig til dokument 2271 Prosedyre for byggeplasskontroll og HMS kort. 5.2 Oppgaver / ansvar Alle som utfører arbeid for foretaket på byggeog anleggsplasser skal bære lett synlig og gyldig HMS-kort utstedt av Arbeidstilsynet. Personer uten gyldig kort skal i utgangspunktet bortvises. Annet skal begrunnes. EANS Kontrollen gjennomføres ved bruk av funksjonen «til stede kontroll» i HMS-REG. For rammeavtaler i EIE skal hver bestiller gjennomføre minimum 1 kontroll i måneden. For øvrig gjelder ID 2271 Prosedyre for byggeplasskontroll og HMS kort. (I tillegg til ovennevnte kontroll på byggeplass skal HMSREG kontrolleres og avvik følges opp. Det vises i den forbindelse til eget punkt om HMSREG pkt 13.) Utf SHA-Rådgiver Tekn.forvalt / Driftsleder 5.3 Referanser Forskrift om HMS-kort på bygge- og anleggsplasser (FOR ) Informasjon fra Oslo kommune, bl.a. Byrådens sak 1057/17 og veileder Oslomodellen (UKEs intranettsider). Dokument 2271 Prosedyre for byggeplasskontroll og HMS Kort og 1984 Mal Byggeplasskontroll (PRO) 6 Krav til internkontroll, sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) 6.1 Innledning 9/16

10 Leverandørene til foretaket har en plikt til å ha et internkontrollsystem og å jobbe kontinuerlig og systematiske med SHA. Kravet skal bl.a. sikre at den enkelte arbeider kan forstå aktuelle krav til SHA. Videre skal leverandørens nøkkelpersoner i prosjekt forstå og kunne gjøre seg godt forstått på norsk, samt at minst en av det utførende personell på et prosjekt skal forstå og gjøre seg forstått på norsk eller engelsk og kunne kommunisere med de øvrige på arbeidslaget. 6.2 Oppgaver / ansvar Leverandøren skal ha et internkontrollsystem, kontrolleres ved kontraktsinngåelse (ikke ved det enkelte avrop). / utf PA Kontraktseier arlig bestiller / innkjøper Leverandørens nøkkelpersoner i prosjektet skal forstå / gjøre seg forstått på norsk. Minst 1 person på hvert arbeidslag skal forstå / gjøre seg forstått på norsk eller engelsk, og skal kunne kommunisere med de øvrige på arbeidslaget. Utf Utf Kontroller gjennomføres samtidig med kontroll av HMS kort, med samme og utførende. Kontroller gjennomføres samtidig med kontroll av HMS kort, med samme og utførende. 6.3 Referanser 7 Krav om betaling til bank 7.1 Innledning Lønn, oppgjør og annen godtgjørelse til egne ansatte, ansatte hos underleverandører, innleide og selvstendige oppdragstakere skal utbetales til den enkeltes konto i bank. Kravet tas inn i alle foretakets anskaffelseskontrakter vedr tjenester og bygg og anlegg, uavhengig av bransje og kontraktens verdi. 7.2 Oppgaver / ansvar Lønnsutbetalinger og annen godtgjørelse skal skje til den enkelte arbeiderens bankkonto. Kontroller gjennomføres sammen med kontroll av lønns- og arbeidsvilkår, jf pkt 1 ved å forespørre dokumentasjon på utbetaling av lønn til arbeiderens bankkonto, herunder sammenlignes med (netto) lønn ihht kontrakt og lønnsslipp. Kontrollene skal dokumenteres og arkiveres i egen mappe i foretakets arkivsystem. Utf SHA-rådgiver Kontraktsforv. 7.3 Referanser 8 Krav om betaling med elektronisk betalingsmiddel / forbud mot kontant betaling 8.1 Innledning Manglende sporbarhet på pengetransaksjoner en utfordring i risikoutsatte bransjer. Ved bruk av kontant betaling øker risikoen for hvitvasking av penger. Det er derfor innført en kontraktsbestemmelse som krever at all betaling leverandøren foretar i forbindelse med utførelse av kontraktsarbeid for foretaket, skal betales med elektronisk betalingsmiddel. 10/16

11 Kravet tas inn i alle foretakets anskaffelseskontrakter vedr tjenester og bygg og anlegg, uavhengig av bransje og kontraktens verdi. 8.2 Oppgaver / ansvar Krav Avd arlig All betaling leverandøren foretar i forbindelse med utførelse av kontraktsarbeid for foretaket skal betales med elektronisk betalingsmiddel. Det anses mest hensiktsmessig at kontrollen av ovennevnte krav gjennomføres på tvers av avdelingene i foretaket. aret legges derfor sentralt. Kontrollen gjennomføres stikkprøvemessig ved å be om dokumentasjon på at utvalgte innkjøp er betalt via bank, og be om innsyn i hovedbok for å sjekke kontantbetalinger. Det skal gjennomføres minst 10 kontroller årlig. Kontrollene skal dokumenteres og arkiveres i egen mappe i foretakets arkivsystem. Alle Prosjektøkonom 8.3 Referanser 9 Krav om pliktig medlemskap i StartBANK el.l. 9.1 Innledning Startbank er et frivillig leverandørregister for å fremme seriøsitet i bygge- og anleggsbransjen. Leverandøren skal ved kontraktsinngåelse oppgi StartBANK ID eller fremlegge kopi av registreringsbevis fra StartBANK eller tilsvarende leverandørregister som inneholder oppdatert og kontrollert leverandørinformasjon. 9.2 Oppgaver / ansvar Foretaket skal kontrollere at leverandørene er medlem i StartBANK eller i tilsvarende leverandørregister. Kontrollen gjennomføres ved bruk av HMSREG. Kommunikasjon i forbindelse med avvik arkiveres i egen mappe i foretakets arkivsystem. Utf SHA-rådgiver Kontraktsforv. 9.3 Referanser 10 Fullmakt til å innhente utvidet skatteattest 10.1 Innledning Oslo kommune har i samarbeid med Skatt Øst utarbeidet et fullmaktsskjema for innhenting av taushetsbelagte leverandøropplysninger (utvidet skatteattest) i risikoutsatte bransjer. Innen risikoutsatte bransjer er det et krav at leverandører til Oslo kommune, herunder underleverandører, leverer signert fullmakt for å kunne delta i en konkurranse eller for å kunne søkes om å brukes som underleverandør. Fullmakten gir kommunen rett til å innhente opplysninger om leverandørens skatte- og avgiftsmessige forhold, innrapporteringer til Sentralskattekontoret for Utenlandssaker vedrørende oppdraget og hvilke arbeidstakere det er 11/16

12 innrapportert lønn på iht a-meldingen. Fra våren 2017 skal foretaket jobbe for at alle søknadene sendes via HMSREG. Dette punktet erstatter dokument Fullmakt informasjon om skatte- og avgiftsforhold MAL Forenklet søknadsskjema for godkjenning av underentreprenør 10.2 Oppgaver / ansvar I forbindelse med 1) kontraktssignering eller ved 2) søknad om bruk av UE skal leverandøren levere signert fullmakt for innhenting av taushetsbelagte leverandøropplysninger (utvidet skatteattest). Skjemaet skal sendes Skatt Øst, og mottatt informasjon fra Skatt Øst skal vurderes. Fullmaktene skal brukes til å innhente utvidet skatteattest i forbindelse med kontraktsignering og ved søknad om bruk av UE. Dokumentasjon i form av innhentet fullmakt og skatteattest arkiveres i egen mappe i foretakets arkivsystem. Fullmaktene brukes til å innhente oppdatert utvidet skatteattest halvårlig for alle foretakets leverandører og underleverandører. 1 og 2 Utf 1 JAA JAA JAA Utf 2 SHA-rådgiver Kontraktsforv. Utf SHA-rådgiver Kontraktsforv Referanser Informasjon fra Oslo kommune, bl.a. Byrådens sak 1057/17 og 11/2015, samt veileder Oslomodellen (UKEs intranettsider). Dokument 2197 Fullmakt informasjon om skatte- og avgiftsforhold. 11 Krav til dokumentert yrkesskadeforsikring 11.1 Innledning Leverandør skal før kontraktsoppstart, og senere på forespørsel, dokumentere at alle arbeidere som utfører kontraktsarbeid for foretaket, er dekket av yrkesskadeforsikring Oppgaver / ansvar Leverandør skal etter tildeling, og før kontraktsignering, dokumentere at alle arbeidere er dekket av yrkesskadeforsikring gjennom å legge ved kopi av forsikringsavtale. Utf JAA Forholdet anses dokumentert gjennom anskaffelsesprosessen Referanser Lov om yrkesskadeforsikring (yrkesskadeforsikringsloven) 12/16

13 12 Krav vedr grunnleggende menneskerettigheter / opprinnelseskontroll 12.1 Innledning I de tilfellene hvor det anses å være risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og ILOs kjernekonvensjoner i kommunens leverandørkjeder til varekontrakter, skal det stilles kontraktskrav knyttet til aktivt arbeid for å ivareta grunnleggende menneskerettigheter og ILOs kjernekonvensjoner i leverandørkjeden. Det er også vedtatt at det i disse tilfellene skal stilles kvalifikasjonskrav som skal sikre at leverandøren er i stand til å følge opp de sosiale kontraktsvilkårene Oppgaver / ansvar Foretaket skal gjennomføre opprinnelseskontroller for å sikre at kontraktskravene etterleves. Kontrollene gjennomføres på tvers av avdelingene i foretaket, og foreslås derfor sentralisert. Kontrollene skal dokumenteres og arkiveres i egen mappe i foretakets arkivsystem. Utf SHA-rådgiver SHA-rådgiver SHA-rådgiver 12.3 Referanser Dokument 2431 Prosedyre for opprinnelseskontroll av byggevarar 13 HMSREG / Tilgang til og overføring av data fra leverandør 13.1 Innledning Oslo kommune har som mål å redusere risikoen for arbeidslivskriminalitet og sosial dumping gjennom systematisert kontroll og analyse av leverandører og deres mannskap på alle oppdragslokasjoner der Oslo kommune er byggherre. Dette inkluderer oppdrag under rammeavtaler og samkjøpsavtaler. Leverandøren skal på alle foretakets eiendommer, tilknyttet HMSreg, gi foretaket tilgang til den registrerte informasjonen som foreligger i leverandørens system for registrering. Leverandøren skal kontinuerlig overføre opplysninger til et elektronisk kjernesystem for oppfølging av leverandører (HMSREG). Systemet er utviklet for å motta, lagre, kontrollere og analysere mannskapsdata, samt gi data om leverandørenes ivaretakelse av økonomiske forpliktelser til skatte- og avgiftsmyndighetene. For å sikre best mulig effekt er det i Oslo kommune utarbeidet et felles sett med rutiner for hvordan avvik funnet i HMSREG skal håndteres Oppgaver / ansvar Foretaket skal sørge for at samtlige aktuelle leverandører benytter HMSREG. EANS For å sikre at alle leverandørene benytter HMSreg skal man sjekke når man gjennomfører stedlig kontroll (dekkes av pkt 5.2), samt ved fakturakontroll sjekke at leverandøren er registrert og godkjent i systemet. Utf 13/16

14 Foretaket skal følge opp avvik i HMSREG i samsvar med veiledning utarbeidet av Oslo kommune Korrespondanse i denne forbindelse arkiveres i egen mappe i foretakets arkivsystem. Grunnlagsdata (leverandør, oppdragslokasjon, samt gi tilgang til leverandør mv) skal registreres i HMSREG rett etter kontraktsinngåelse, jf punkt 13,3 Foretaket skal sørge for at de riktige personene med relevante roller på vegne av OBY til enhver tid er lagt inn på oppdragslokasjonene i HMSreg. Utf Kontraktsforv. Utf SHA-rådgiver Kontraktsforv Registrering av grunnlagsdata i HMSreg Inngåtte kontrakter, herunder lokasjon, kontaktdetaljer hos leverandør mv, skal registreres i HMSREG. Kontraktsforvalter (EIE) og SHA-rådgiver (PRO) har ansvaret for å legge denne informasjonen inn i HMSreg. I den forbindelse må innkjøper (JAA / kontraktseier / PA) oversende følgende informasjon til vedkommende; 1. Navn og mailadresse til den hos leverandøren som skal registrere mannskapslister og følge opp HMSreg 2. Navn på kontrakt/prosjekt 3. Kontraktspart med Org.nr. 4. Oppdragslokasjon/adresse 5. Varighet på kontrakt, fra dato-til dato. 6. Eventuelt krav til andel lærlinger og fagarbeidere i kontrakten. 7. Eventuelt liste over tilbudte og godkjente UEer med org. nummer. Ovennevnte info skal oversendes så snart som mulig og i god tid før arbeider skal påbegynnes Referanser Oslo kommunes rutine for «Oppfølging av avvik i HMSREG» 14 Krav om revisjon 14.1 Innledning At brudd på kontraktskrav har konsekvenser for leverandørene er av avgjørende betydning for å sikre etterlevelse av kontraktskravene. Det tas derfor inn en bestemmelse i kontraktene som gir foretaket, eller en eventuell tredjepart kommunen utpeker til å opptre på vegne av seg, rett til innsyn i de opplysningene som er nødvendige for oppfølging og kontroll av kontraktskravene. Bestemmelsen gjelder alle kommunens seriøsitetskrav. Retten til innsyn omfatter også kontrakter og dokumentasjon i underliggende leverandørledd Oppgaver / ansvar Krav JAA Foretakets rutiner skal sikre at informasjon om Jur. direktør ovennevnte krav fremgår av kunngjøringer, konkurransegrunnlag og kontrakter. Utf Jur. rådgiver 14.3 Referanser 14/16

15 15 Mislighold konsekvens for senere kontrakter, samt brudd på konkurranselovgivningen 15.1 Innledning Mislighold I henhold til ny forskrift om offentlige anskaffelser kan kommunen avvise en leverandør som tidligere har begått et vesentlig kontraktsbrudd med en offentlig oppdragsgiver. Avvisningsretten gjelder kun dersom det tidligere kontraktsbruddet har medført heving, erstatning eller lignende sanksjoner overfor leverandøren. I kommunens standardkontrakter er det derfor tatt inn en bestemmelse som synliggjør den muligheten oppdragsgiver har til å avvise leverandører i senere konkurranser basert på tidligere kontraktsbrudd fra leverandørens side. At en leverandør kan avvises som hovedleverandør på ovennevnte grunnlag, kan brukes som saklig grunn til å nekte leverandøren godkjent som underleverandadør. Brudd på konkurranselovgivningen Dersom det er klar sannsynlighetsovervekt for at en leverandør har brutt konkurranselovens 10 (konkurransebegrensende avtaler mellom foretak) eller 11 (utilbørlig utnyttelse av dominerende stilling) eller tilsvarende bestemmelser, kan oppdragsgiver heve kontrakten dersom dette etter en konkret vurdering anses for å være forholdsmessig Oppgaver / ansvar Krav JAA Foretakets rutiner, samt bruk av maler, skal sikre Jur. direktør at informasjon om ovennevnte krav fremgår av kunngjøringer, konkurransegrunnlag og kontrakter. Utf Jur. rådgiver 15.3 Referanser Lov om konkurranse mellom foretak og kontroll med foretakssammenslutninger (konkurranseloven) Informasjon fra Oslo kommune, bl.a. Byrådens sak 11/ Lovlighetsteam og negativ egenerfaring 16.1 Innledning Lovlighetsteam Utviklings- og kompetanseetaten er, i samråd med Byrådsavdeling for finans, operativt for Lovlighetsteamet, et av Oslo kommunes tiltak mot arbeidslivskriminalitet. Etaten sørger for at Lovlighetsteamet ble en nyttig arena for å utveksle og spre informasjon vedrørende arbeidslivskriminalitet. Etaten var også for OBS-listen, en liste over leverandører som kommunen ønsket at innkjøperne er ekstra oppmerksomme på. Mandatet for Lovlighetsteamet er å dele informasjon og erfaring mellom statlige etater og kommunale virksomheter, å identifisere risiko og bidra faglig til virksomhetenes risikovurderinger og å identifisere og dele beste praksis. Foretaket skal på denne bakgrunn innhente og dele relevant informasjon som er av stor betydning for å motvirke arbeidslivskriminalitet. Negativ egenerfaring I de tilfellene hvor Leverandørene opptrer så kritikkverdig at foretaket vurderer om den negative handlingen bør få konsekvenser for leverandøren i en senere anskaffelse skal det utarbeides et notat om forholdet som arkiveres. I eventuelle senere konkurranser skal det vurderes hvorvidt negativ egenerfaring skal være av betydning ved anskaffelsen Oppgaver / ansvar Krav JAA PRO EIE Andre 15/16

16 Foretaket skal innhente relevant informasjon som er av stor betydning for å motvirke arbeidslivskriminalitet. Jur. direktør Utf Jur. rådgiver Foretaket skal dele relevant informasjon som er av stor betydning for å motvirke arbeidslivskriminalitet. Jur. direktør Informasjon gis til JAA som har ansvaret for å vurdere / kvalitetssikre informasjonen og eventuelt videreformidle til UKE Foretaket skal loggføre / utarbeide notat i de tilfellene en leverandør opptrer så kritikkverdig at handlingen kan tenkes å få konsekvenser for senere anskaffelser. Utf Jur. rådgiver Jur. direktør JAA sørger for arkivering og at det eksisterer rutiner som sikrer vurdering av om negativ egenerfaring skal brukes i anskaffelsen. Utf Jur. rådgiver Det vises i denne forbindelse til KRV`s rapport 16/2016 Referanser 1. Se referanse under hvert enkelt punkt over 16/16