Til kontrollutvalgets medlemmer: Lars Odin Engeli (leder), Inger Lise Austrud (nestleder), Arild Forgard (medlem)

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer: Lars Odin Engeli (leder), Inger Lise Austrud (nestleder), Arild Forgard (medlem) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET Onsdag 22. oktober 2014 kl ca , møterom Monn. SAKSLISTE ORIENTERING Tema: Offentlige anskaffelser - Tilbakemelding etter gjennomført forvaltningsrevisjon, (jf. f.eks. innkjøp av vikartjenester innen pleie og omsorg) - Oversikt fra administrasjonen over gjennomførte anskaffelser i 2013 og hvordan anskaffelsene er fulgt opp i henhold til gjeldende regelverk. SAK 12/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 13/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 SAK 14/14 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON POLITISKE VEDTAK SAK 15/14 SLUTTREGNSKAP PROSJEKT 231 OMBYGGING OG TILBYGG, SKULEN Faste poster: Nytt fra revisor: Planlegging Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 02/14 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 03/14 Agder Sekretariat, styreprotokoll Åseral den 14. oktober 2014 Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Lars Odin Engeli Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill, tlf Kopi av innkallingen er sendt til: Ordfører, rådmann, revisor 2

3 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Åseral kommune Sak 12/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 12/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen

4 Møte nr. 03/14 Dato: kl Sted: Rådhuset, Arenevet ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK Tilstede: Lars Odin Engeli, leiar Inger Lise Austrud, nestleiar Arild Forgard, medlem Forfall: Andre til stede: (Hele eller deler av møtet) Åseral kommune: Kjell Gunnar Olsen, Svein Ove Nepstad, Jan Oddvar Lineikro, Øyvin Moltumyr Kommunerevisjonen Vest: Marianne Gustavsen, Irene Loka Agder Sekretariat: Willy Gill Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE SAK 07/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 08/14 RAPPORT OM KOMMUNENS FINANSFORVALTNING SAK 09/14 SLUTTRAPPORT HÅVORSTADVEGEN SAK 10/14 SLUTTRAPPORT ENØK SKULEN SAK 11/14 SLUTTRAPPORT TORSLAND BRU Faste poster: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/14 Kommunerevisjonen Vest, protokoll representantskapsmøte UNDERSKRIFTER Lars Odin Engeli Leiar Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor

5 Møtebok 11. juni 2014 Åseral kontrollutval SAK 07/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 08/14 RAPPORT OM KOMMUNENS FINANSFORVALTNING Revisjonen presenterte rapporten. Administrasjonen presenterte sine merknader. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapport om kommunens finansforvaltning til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen følge opp revisors merknader i rapporten. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: 1. Rapport fra Kommunerevisjonen Vest datert Brev fra rådmann/økonomisjef datert Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har tidligere bestilt årlig gjennomgang av kommunens finansforvaltning. Hensikten med gjennomgangen er å kontrollere om finansforvaltningen er i samsvar med forskrift om finansforvaltning og lokalt reglement vedtatt av kommunestyret. 2

6 Møtebok 11. juni 2014 Åseral kontrollutval Revisjonssjef vil fremlegge rapporten for kontrollutvalget. Administrasjonen har kommet med noen merknader til revisors rapport i brev som følger vedlagt. Merknadene vil bli gjennomgått i møtet. Vurderinger: Det er en viss uenighet mellom revisjonen og administrasjonen om noen av punktene i rapporten. Jeg regner med at disse forholdene avklares i møtet. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapport om kommunens finansforvaltning til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen følge opp revisors merknader i rapporten. SAK 09/14 SLUTTRAPPORT HÅVORSTADVEGEN Administrasjonen presenterte sluttrapporten. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har ingen spesielle merknader til sluttrapport med regnskap for investeringsprosjektet Håvorstadvegen. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: 1. Sluttrapport prosjekt Håvorstadvegen 2. Revisjonsrapport prosjekt Håvorstadvegen datert 26. mai Rutine for oppfølging av investeringsprosjekter Saksopplysninger: Kommunens økonomireglement sier at sluttrapport/prosjektregnskap fra investeringsprosjekter skal behandles av kontrollutvalget og revisjonen før endelig behandling i kommunestyret. Administrasjonen har utarbeidet sluttrapport med regnskap som vil bli presentert i møtet. Revisjonen har foretatt en gjennomgang av sluttregnskapet. Revisoruttalelsen vil bli gjennomgått i møtet. Revisor har kontrollert at: 1. Utgifter og inntekter bokført på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet. 2. Det er samsvar mellom prosjektregnskapet og kommunens regnskap. 3. Sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett. 3

7 Møtebok 11. juni 2014 Åseral kontrollutval Revisor har ingen merknader etter gjennomført kontroll. Vurderinger: Kontrollutvalget må i stor grad bygge sin uttalelse på det arbeidet som revisor har utført når det gjelder prosjektregnskap. Utover dette kan selvsagt kontrollutvalget på eget initiativ peke på svakheter eller mulige forbedringspunkter i sluttrapporten. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har ingen spesielle merknader til sluttrapport med regnskap for investeringsprosjektet Håvorstadvegen. SAK 10/14 SLUTTRAPPORT ENØK-TILTAK SKULEN Administrasjonen presenterte sluttrapporten. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget viser til revisors kommentar om et merforbruk på ca.kr. 0,7 mill. som er nærmere redegjort for i sluttrapporten. Utover dette har kontrollutvalget ingen spesielle merknader til sluttrapport med regnskap for investeringsprosjektet ENØK-tiltak skulen. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: 1. Sluttrapport ENØK-tiltak skulen 2. Rapport ENOVA pr. e-post 3. Termisk responstest - pr. e-post 4. Revisjonsrapport datert 26. mai Rutine for oppfølging av investeringsprosjekter Saksopplysninger: Kommunens økonomireglement sier at sluttrapport/prosjektregnskap fra investeringsprosjekter skal behandles av kontrollutvalget og revisjonen før endelig behandling i kommunestyret. Administrasjonen har utarbeidet sluttrapport med regnskap som vil bli presentert i møtet. Revisjonen har foretatt en gjennomgang av sluttregnskapet. Revisoruttalelsen vil bli gjennomgått i møtet. Revisor har kontrollert at: 1. Utgifter og inntekter bokført på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet. 4

8 Møtebok 11. juni 2014 Åseral kontrollutval 2. Det er samsvar mellom prosjektregnskapet og kommunens regnskap. 3. Sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett. Revisor har følgende kommentar vedrørende punkt 3: «Prosjektet viser et merforbruk på ca. kr. 0,7 mill. som er nærmere redegjort for i sluttrapporten.» Vurderinger: Kontrollutvalget må i stor grad bygge sin uttalelse på det arbeidet som revisor har utført når det gjelder prosjektregnskap. Utover dette kan selvsagt kontrollutvalget på eget initiativ peke på svakheter eller mulige forbedringspunkter i sluttrapporten. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget viser til revisors kommentar om et merforbruk på ca.kr. 0,7 mill. som er nærmere redegjort for i sluttrapporten. Utover dette har kontrollutvalget ingen spesielle merknader til sluttrapport med regnskap for investeringsprosjektet ENØK-tiltak skulen. SAK 11/14 SLUTTRAPPORT TORSLAND BRU Administrasjonen presenterte sluttrapporten. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget viser til revisors kommentar om at byggeregnskapet viser føringer både i driftsregnskapet og investeringsregnskapet. Utover dette har kontrollutvalget ingen spesielle merknader til sluttrapport med regnskap for investeringsprosjektet Torsland bru. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: 1. Sluttrapport datert 2. Revisjonsrapport datert 26. mai Rutine for oppfølging av investeringsprosjekter Saksopplysninger: Kommunens økonomireglement sier at sluttrapport/prosjektregnskap fra investeringsprosjekter skal behandles av kontrollutvalget og revisjonen før endelig behandling i kommunestyret. Administrasjonen har utarbeidet sluttrapport med regnskap som vil bli presentert i møtet. 5

9 Møtebok 11. juni 2014 Åseral kontrollutval Revisjonen har foretatt en gjennomgang av sluttregnskapet. Revisoruttalelsen vil bli gjennomgått i møtet. Revisor har kontrollert at: 1. Utgifter og inntekter bokført på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet. 2. Det er samsvar mellom prosjektregnskapet og kommunens regnskap. 3. Sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett. Revisor har følgende kommentar etter gjennomgang av regnskapet: «Vedr. pkt. 1-3: Byggeregnskapet viser føringer både i driftsregnskapet og investeringsregnskapet. Vi har etter avtale med administrasjonen kun revidert utgiftene og inntektene ført i investeringsregnskapet. Dette er i henhold til økonomireglementet. Vi har ellers ingen kommentarer.» Vurderinger: Kontrollutvalget må i stor grad bygge sin uttalelse på det arbeidet som revisor har utført når det gjelder prosjektregnskap. Utover dette kan selvsagt kontrollutvalget på eget initiativ peke på svakheter eller mulige forbedringspunkter i sluttrapporten. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget viser til revisors kommentar om at byggeregnskapet viser føringer både i driftsregnskapet og investeringsregnskapet. Utover dette har kontrollutvalget ingen spesielle merknader til sluttrapport med regnskap for investeringsprosjektet Torsland bru. Faste poster: Nytt fra revisor: Revisjonssjef orienterte om selskapets strategiarbeid Nytt fra sekretær: Sekretær orienterte om foretatte utredninger om revisjonsordning/konkurranseutsetting i Lindesnes og Mandal. EVENTUELT REFERATER Ref. 01/14 Kommunerevisjonen Vest, protokoll representantskapsmøte Konklusjon: Referatet ble tatt til etterretning. 6

10 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Åseral kommune Sak 13/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 13/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, vedtatt budsjett for Agder Sekretariat, vedtatt budsjett for 2015 Kontrollutvalgssekretariatet Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandler budsjettet i møte Forslag til budsjett legger opp til at driftstilskuddet økes fra kr i 2014 til kr i 2015, en økning på 2,63%. Protokoll fra styrets budsjettbehandling følger vedlagt. Kommunerevisjonen Budsjettet er vedtatt av representantskapet i møte den Som tidligere år budsjetteres det med 350 timer til regnskapsrevisjon og 100 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Totalt sett reduseres Åseral kommunes tilskudd til revisjonen fra kr i 2014 til kr i 2015, en reduksjon på 0,7%. For ytterligere informasjon vises til representantskapets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme Vedtatt budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2015 Forslag til budsjett for Agder Sekretariat for 2015 Budsjettforslag 2015 Vedtatt budsjett 2014 Vedtatt budsjett 2013 Tilskudd til Kr Kr Kr revisjonsdistrikt Andel av Kr Kr Kr sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr Kr Kr utgifter Totalbudsjett Kr Kr Kr

11 Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 på kr ,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg.

12 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: UTSKRIFT AV MØTEBOK Agder Sekretariat - styret Møtedato: 3. september 2014 Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Det fremlagte forslag til budsjett for 2015 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015 Generelt: I vedtektene for Agder Sekretariat, 10, har styret ansvar for å gjøre vedtak om årsbudsjett. Årsbudsjettet skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultatet av driften. Årsbudsjettet skal fremmes for den enkelte kommune, slik at forslaget følger innstilling om årsbudsjett og økonomiplan til kommunestyret, jfr. forskrift for kontrollutvalg 18. Iflg. 3 i vedtektene skal sekretariatet drives i balanse, slik at inntekter fra kommunene dekker kostnadene er det 11. driftsåret i Agder Sekretariat. Tilskuddet fra den enkelte eierkommune har hatt følgende utvikling: 2005: kr : kr : kr Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

13 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder 2008: kr : kr : kr : kr : kr : kr : kr (budsjett) 2015: kr (budsjett) Eierkommunene innbetalte totalt kr (kr pr. kommune) som kapitaltilskudd ved etablering av selskapet ( 5 i vedtektene). Pr hadde selskapet en egenkapital på kr Kommentarer: For 2015 budsjetteres det med en lønnsvekst med 4,0 % fra Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 2014-budsjettet. Andre driftsutgifter budsjetteres med en økning med kr 6.000, eller 3,3%. Totalbudsjettet øker med ca. 2,6% i forhold til budsjett for Forslag til budsjett for driftsåret 2015 (i hele 1000 kr) Budsjettforslag Budsjett Regnskap Driftsinntekter: Tilskudd fra eierkommunene Øvrige inntekter 0 Sum driftsinntekter Driftsutgifter: Personalutgifter Andre driftsutgifter Sum driftsutgifter _ Brutto driftsresultat _ Finansinntekter Netto driftsresultat

14 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Bruk av disposisjonsfond Rett utskrift: 3

15 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 09/2014 Representantskapet Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Årsbudsjett 2015 med utgiftsfordeling på kommunene. Økonomiplan Representantskapet gjorde følgende enstemmige vedtak: Det framlagte årsbudsjett for 2015 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Fordeling av andre budsjett antall oppdrag timer totalt %-fordeling budsjett 2015 fordeling av budsjett 2015 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2014 %-fordeling budsjett 2014 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2013 Timer avregnet 2013 Audnedal ,1 % ,7 % ,1 % Farsund ,2 % ,6 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,6 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,5 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,6 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,5 % ,7 % Mandal ,2 % ,6 % ,2 % Marnardal ,4 % ,8 % ,4 % Sirdal ,9 % ,6 % ,9 % Åseral ,3 % ,7 % ,3 % sum % ,6 % % Saksutredning: Vedlegg: Styresak 9/2014. Forslag til budsjett for I henhold til lov om interkommunale selskaper 18 og 20 skal representantskapet vedta budsjett for kommende kalenderår og en gang i året vedta selskapets økonomiplan. Økonomiplanen skal legges til grunn ved selskapets budsjettarbeid og øvrige planleggingsarbeid. Økonomiplanen skal omfatte de fire neste budsjettår og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i perioden. Forskrift om årsbudsjett for interkommunale selskaper 2 angir at representantskapet innen årets utgang skal fastsette bindende økonomiske rammer for selskapets drift for kommende kalenderår og at styret for selskapet fastsetter den nærmere fordeling av de økonomiske rammene. 1

16 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS I henhold til selskapsavtalens 6 og 10 tilligger det representantskapets myndighet å vedta budsjett og økonomiplan, herunder å bestemme den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt budsjett/økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før budsjettåret for innarbeidelse i deltakerkommunenes årsbudsjett. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalg. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. For at selskapet skal klare å utføre oppdragene i henhold til krav i lover, forskrifter og revisjonsstandarder, må vi ha en viss minimumsbemanning. Årsoppgjørsperioden er den tiden som er mest kritisk ift om bemanningen er tilstrekkelig til å få gjennomført revisjonen. Sykefravær eller vakans i denne tiden fører til ekstra belastning på de øvrige ansatte ut over det som må forventes av overtid hos revisorene. På grunn av mindre oppdrag når overformynderiene går over til fylkesmannen, samt at vi ser at vi nå kan hente ut en effektivitetsgevinst, er det lagt opp til en lavere bemanning fra juni Når det gjelder forutsetninger og rammer for budsjettet vises til vedlagt styresak 09/2014. En forutsetter også samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2015, dvs. samme budsjettall er videreført. Økonomiplan i perioden : Regnskap Budsjett Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Endring Sum driftsinntekter ,10 % Sum driftsutgifter ,98 % Brutto driftsresultat ,0 % Netto finansinntekter ,0 % Netto driftsresultat Netto avsetninger Årets mer/mindreforbruk Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner Inntekt fra andre kunder Utgiftsfordeling på kommunene: Inntekt fra kommunene er budsjettert med kr Dette er samme nivå som I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i

17 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det budsjetterte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede budsjett- og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele budsjetterte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Styret foreslår at følgende utgiftsfordeling legges til grunn for 2015: Fordeling av andre budsjett antall oppdrag timer totalt %-fordeling budsjett 2015 fordeling av budsjett 2015 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2014 %-fordeling budsjett 2014 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2013 Timer avregnet 2013 Audnedal ,1 % ,7 % ,1 % Farsund ,2 % ,6 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,6 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,5 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,6 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,5 % ,7 % Mandal ,2 % ,6 % ,2 % Marnardal ,4 % ,8 % ,4 % Sirdal ,9 % ,6 % ,9 % Åseral ,3 % ,7 % ,3 % sum % ,6 % % Representantskapet anbefales å gjøre slikt vedtak: Det framlagte årsbudsjett for 2015 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene vedtas Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: 3

18 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Fordeling av andre budsjett antall oppdrag timer totalt %-fordeling budsjett 2015 fordeling av budsjett 2015 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2014 %-fordeling budsjett 2014 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2013 Timer avregnet 2013 Audnedal ,1 % ,7 % ,1 % Farsund ,2 % ,6 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,6 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,5 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,6 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,5 % ,7 % Mandal ,2 % ,6 % ,2 % Marnardal ,4 % ,8 % ,4 % Sirdal ,9 % ,6 % ,9 % Åseral ,3 % ,7 % ,3 % sum % ,6 % % Flekkefjord, Irene Loka ref 4

19 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 09/2014 Styret Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Budsjett Økonomiplan Styret gjorde følgende enstemmige vedtak (4 styremedlemmer til stede): Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til budsjett for 2015 og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Fordeling av andre budsjett antall oppdrag timer totalt %-fordeling budsjett 2015 fordeling av budsjett 2015 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2014 %-fordeling budsjett 2014 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2013 Timer avregnet 2013 Audnedal ,1 % ,7 % ,1 % Farsund ,2 % ,6 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,6 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,5 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,6 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,5 % ,7 % Mandal ,2 % ,6 % ,2 % Marnardal ,4 % ,8 % ,4 % Sirdal ,9 % ,6 % ,9 % Åseral ,3 % ,7 % ,3 % sum % ,6 % % Saksutredning: Vedlegg: Forslag til årsbudsjett for Rammer for budsjettet Budsjettet for kommende år er lagt opp etter noe lavere ramme enn for Det er per fast ansatte personer, hvorav 2 stillinger er budsjettert med redusert arbeidstid i perioden utenom årsoppgjøret pga små barn. I tillegg er det budsjettert med en vikar i 5 måneder for å dekke opp årsoppgjøret. Samlet er det budsjettert med 8,15 årsverk. Fra juni er det budsjettert med 8 faste stillinger. Dette er en stilling mindre enn nåværende budsjett. Imidlertid er oppdragsmengden redusert da vi ikke lenger skal revidere overformynderiene. I tillegg begynner flere kommuner å få bedre dokumenterte regnskap/årsoppgjør, samt at vi har som målsetting å kunne ta ut ytterligere effektivisering på enkelte oppdrag. Videre antas 1

20 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS bistandsbehovet å bli noe lavere. I tillegg vil vi fra 2015 ha våre to revisorer tilbake i full jobb igjen etter avviklet fødselspermisjon. Samtidig ser vi at våre ansatte er stabile (med unntak av fødselspermisjonene) og lojale til selskapet og at vår kontinuerlige fokus på intern effektivitet og kompetanseutvikling for den enkelte ansatte nå gir seg utslag i større effektivitet. Derfor har vi nå foreslått å redusere bemanningen. Når det gjelder fordeling av utgiftene på kommunene i budsjettet har jeg ikke foretatt noen endringer av timefordelingen mellom kommunene. Jeg vil forøvrig presisere at innbetalinger i budsjettåret blir avregnet mot den enkelte kommunes faktiske forbruk av timer og motregnet mot kravet som utsendes i andre termin. Nedenfor gjennomgås de forutsetningene som er lagt til grunn for årsbudsjettet Driftsutgifter driftsforutsetninger Lønnsutgifter Budsjett: kr Lønnsoppgjøret for 2014 lokalt i selskapet er ikke gjennomført på tidspunktet for budsjettering. Derfor har jeg i budsjettet tatt utgangspunkt i forutsetningen som ligger i budsjettet. Lønnen for 2014 er budsjettert ut fra de forhold som i dag er kjent med hensyn til ansatte og stillingsstørrelser, herav tatt hensyn til to revisorer med redusert stilling pga barn. Jeg har lagt til et generelt tillegg på 4 % per og tatt høyde for ansatte som har rett til tillegg (ansiennitet, lojalitet, kompetanse) som dermed påvirker lønnsveksten. I 2015 har jeg lagt inn en lønnsøkning fra 1.5. på 3,25 %. Dette gir en vekst i gjennomsnittslønn fra på 2 %. SSB har i sine konjunkturtendenser per antatt en vekst i gjennomsnittlig årslønn på 3,5 %. Posten for lønn til faste stillinger har en reduksjon på 4,2 % i forhold til budsjett for Denne reduksjonen er knyttet til lavere bemanning i 2015 og ingen særskilte nye tillegg som kommer til utbetaling fra Overtiden er budsjettert med kr Dette er mer i tråd med utbetaling i 2014, men en økning fra Pensjonskostnaden er beregnet ut fra en sats på 18 %. Jeg har ikke noe budsjett fra KLP å støtte meg til, så jeg har derfor lagt inn kr i budsjettet. Dette er et høyere beløp enn 2014, men signaler om økning av premie gjør at jeg har økt posten. Nivået på budsjettet er usikkert. Arbeidsgiveravgift er beregnet med 14,1 %. Samlet er lønnskostnadene, med de forutsetningene som er skissert over, budsjettert med en reduksjon på 8,3 % i forhold til budsjett for Andre driftsutgifter Budsjett: kr Sum driftsutgifter er økt med 2,9 % fra budsjett for Det er foretatt visse justeringer av de enkelte postene. 2