Til kontrollutvalgets medlemmer: Inger Lise Austrud (leder), Alexander Skeibrok (nestleder), Thomas Ropstad (medlem)

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer: Inger Lise Austrud (leder), Alexander Skeibrok (nestleder), Thomas Ropstad (medlem) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET Onsdag 18. november 2015 kl i møterom 2. etasje SAKSLISTE SAK 09/15 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2016 SAK 10/15 FORVALTINGSREVISJON BESTILLING OVERORDNET ANALYSE SAK 11/15 SELSKAPSKONTROLL BESTILLING AV PLAN ORIENTERINGER: Presentasjon av Agder Sekretariat, Presentasjon av Kommunerevisjonen Vest Arbeidet i kontrollutvalget PRAKTISK Møteplan 2016 (dager, tidspunkt, tema etc.), Kurs og konferanser Kontaktinformasjon kontrollutvalget (adresse, telefon, e-post) FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 06/15 Agder Sekretariat, protokoll fra styret Åseral den 9. november 2015 Inger Lise Austrud Leder Willy Gill Utvalgssekretær Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

2 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill, tlf Kopi av innkallingen sendes til: Ordfører, rådmann, revisor Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. 2 2

3 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Åseral kommune Sak 09/15 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 09/15 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2016 Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, vedtatt budsjett for Agder Sekretariat, vedtatt budsjett for 2016 Kontrollutvalgssekretariatet Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandler budsjettet i møte Budsjettet legger opp til at driftstilskuddet økes fra kr i 2015 til kr i 2016, en økning på 2,5%. Protokoll fra styrets budsjettbehandling følger vedlagt. Kommunerevisjonen Kommunerevisjonen Vest utfører revisjonsarbeidet for Åseral kommune og for de øvrige ti eierkommunene. Representantskapet behandlet budsjettet i møte og budsjettet innebærer som tidligere 350 timer til regnskapsrevisjon m.m. og 100 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Åseral kommunes tilskudd til revisjonen økes fra kr i 2015 til kr i 2016, en økning på 3,4%. For ytterligere informasjon vises til representantskapets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme Vedtatt budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2016 Forslag til budsjett for Agder Sekretariat for

4 Budsjettforslag 2016 Vedtatt budsjett 2015 Vedtatt budsjett 2014 Tilskudd til Kr Kr Kr revisjonsdistrikt Andel av Kr Kr Kr sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr Kr Kr utgifter Totalbudsjett Kr Kr Kr Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2016 på kr ,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. 4

5 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: UTSKRIFT AV MØTEBOK Agder Sekretariat - styret Møtedato: 2. september 2015 Sak 06/15 BUDSJETT FOR 2016 Generelt: I vedtektene for Agder Sekretariat, 10, har styret ansvar for å gjøre vedtak om årsbudsjett. Årsbudsjettet skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultatet av driften. Årsbudsjettet skal fremmes for den enkelte kommune, slik at forslaget følger innstilling om årsbudsjett og økonomiplan til kommunestyret, jfr. forskrift for kontrollutvalg 18. Iflg. 3 i vedtektene skal sekretariatet drives i balanse, slik at inntekter fra kommunene dekker kostnadene er det 12. driftsåret i Agder Sekretariat. Tilskuddet fra den enkelte eierkommune har hatt følgende utvikling: 2005: kr : kr : kr : kr : kr : kr : kr : kr : kr : kr : kr (budsjett) 2016: kr (budsjett Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 5

6 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Eierkommunene innbetalte totalt kr (kr pr. kommune) som kapitaltilskudd ved etablering av selskapet ( 5 i vedtektene). Pr hadde selskapet en egenkapital på kr Kommentarer: For 2016 budsjetteres det med en lønnsjustering med 4,0 % fra Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 2015-budsjettet. Totalbudsjettet øker med ca. 2.5% i forhold til budsjett for Forslag til budsjett for driftsåret 2016 (i hele 1000 kr) Budsjettforslag Budsjett Regnskap Driftsinntekter: Tilskudd fra eierkommunene Øvrige inntekter 0 Sum driftsinntekter Driftsutgifter: Personalutgifter Andre driftsutgifter Sum driftsutgifter _ Brutto driftsresultat _ Finansinntekter Netto driftsresultat Bruk av disposisjonsfond

7 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Rett utskrift: Kjell Ivar Hommen 3 7

8 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 09/2015 Representantskapet Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Årsbudsjett 2016 med utgiftsfordeling på kommunene. Økonomiplan Representantskapet gjorde følgende enstemmige vedtak: Det framlagte årsbudsjett for 2016 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Fordeling av andre oppdrag budsjett antall timer totalt %-fordeling budsjett 2016 fordeling av endring i budsjett budsjett fra i 2016 fjor fordeling av %-fordeling budsjett budsjett Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2014 Timer avregnet 2014 Audnedal ,1 % ,5 % ,1 % Farsund ,2 % ,4 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,4 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,4 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,4 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,4 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,5 % ,9 % Åseral ,3 % ,4 % ,3 % sum % ,4 % % Saksutredning: Vedlegg: Styresak 6/2015. Forslag til budsjett for I henhold til lov om interkommunale selskaper 18 og 20 skal representantskapet vedta budsjett for kommende kalenderår og en gang i året vedta selskapets økonomiplan. Økonomiplanen skal legges til grunn ved selskapets budsjettarbeid og øvrige planleggingsarbeid. Økonomiplanen skal omfatte de fire neste budsjettår og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i perioden. Forskrift om årsbudsjett for interkommunale selskaper 2 angir at representantskapet innen 1 8

9 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS årets utgang skal fastsette bindende økonomiske rammer for selskapets drift for kommende kalenderår og at styret for selskapet fastsetter den nærmere fordeling av de økonomiske rammene. I henhold til selskapsavtalens 6 og 10 tilligger det representantskapets myndighet å vedta budsjett og økonomiplan, herunder å bestemme den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt budsjett/økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før budsjettåret for innarbeidelse i deltakerkommunenes årsbudsjett. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalg. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. Når det gjelder forutsetninger og rammer for budsjettet vises det til vedlagt styresak 06/2015. En forutsetter også samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2016, dvs. samme budsjettall er videreført. Økonomiplan i perioden : Re gnsk ap Buds jett Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Endring Sum driftsinntekter ,31 % Sum driftsutgifter ,04 % Brutto driftsresultat ,8 % Netto finansinntekter ,3 % Netto driftsresultat Netto avsetninger Årets mer/mindreforbruk Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner Inntekt fra andre kunder Utgiftsfordeling på kommunene: Inntekt fra kommunene er budsjettert med kr Dette er en økning på 3,44 % i forhold til budsjettet for I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene er det brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det 2 9

10 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS budsjetterte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede budsjett- og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele budsjetterte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Styret foreslår at følgende utgiftsfordeling legges til grunn for 2016: Fordeling av andre oppdrag budsjett antall timer totalt %-fordeling budsjett 2016 fordeling av endring i budsjett budsjett fra i 2016 fjor fordeling av %-fordeling budsjett budsjett Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2014 Timer avregnet 2014 Audnedal ,1 % ,5 % ,1 % Farsund ,2 % ,4 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,4 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,4 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,4 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,4 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,5 % ,9 % Åseral ,3 % ,4 % ,3 % sum % ,4 % % Representantskapet anbefales å gjøre slikt vedtak: Det framlagte årsbudsjett for 2016 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene vedtas Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: 3 10

11 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Fordeling av andre oppdrag budsjett antall timer totalt %-fordeling budsjett 2016 fordeling av endring i budsjett budsjett fra i 2016 fjor fordeling av %-fordeling budsjett budsjett Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2014 Timer avregnet 2014 Audnedal ,1 % ,5 % ,1 % Farsund ,2 % ,4 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,4 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,4 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,4 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,4 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,5 % ,9 % Åseral ,3 % ,4 % ,3 % sum % ,4 % % Flekkefjord, Irene Loka revisjonssjef 4 11

12 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 06/2015 Styret Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Budsjett Økonomiplan Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til budsjett for 2016 og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Fordeling av andre oppdrag budsjett antall timer totalt %-fordeling budsjett 2016 fordeling av endring i budsjett budsjett fra i 2016 fjor fordeling av %-fordeling budsjett budsjett Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2014 Timer avregnet 2014 Audnedal ,1 % ,5 % ,1 % Farsund ,2 % ,4 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,4 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,4 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,4 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,4 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,5 % ,9 % Åseral ,3 % ,4 % ,3 % sum % ,4 % % Saksutredning: Vedlegg: Forslag til årsbudsjett for Rammer for budsjettet Det er tre forhold som påvirker planleggingen og budsjetteringen av driften framover. Den første er kommende kommunereform med kommunesammenslåinger, den andre er pågående 1 12

13 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS utredning om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS med andre revisjonsenheter, og til sist er det bemanningssituasjonen i selskapet. Det synes ganske klart at det vil bli en sammenslåing av kommuner i løpet av kommende år. Et alternativ kan gi en sammenslåing iverksatt allerede fra 2018, mens andre først vil komme i Hvor nye kommunegrenser vil gå er vanskelig å si noe om nå, men vi må ta utgangspunkt i at våre 11 eierkommuner vil bli redusert til et betydelig mindre antall. Det vil imidlertid være en overgangsfase når flere kommuner blir til en og da vil det mest sannsynlig bli behov for ekstra bistand fra revisjonen. Når det gjelder utredningsarbeidet så er dette igangsatt sammen med Rogaland Revisjon IKS. Her vil jeg ta utgangspunkt i at vi vil bli del av en større offentlig revisjonsenhet med et sterkere og bredere fagmiljø enn det vi i dag har. Den nye revisjonsenheten må tilpasse sin drift og eksistens til et nytt kommunekart. Den siste forutsetningen knyttes til selskapets bemanning. Vi har i vår mottatt oppsigelser fra to av våre revisorer. En regnskapsrevisor og en forvaltningsrevisor. Foreløpig har vi ansatt to revisorer i engasjement fram til sommeren Spørsmålet er hvordan selskapet bør bemannes gitt de usikre forholdene vi står overfor. Vi må anta at det i overgangsperioden vil måtte brukes ekstra ressurser for å sikre at avslutningen av kommuner og oppstarten av ny kommune blir gjennomført på en ordentlig måte. Jeg har valgt å budsjettere ut fra disse forutsetningene: Det blir kommunesammenslåing og dermed vil vår kundeportefølje bli redusert. Samtidig vil det bli behov for ekstra bistand i sammenslåingsperioden når flere regnskap skal samordnes til ett. Der vil det bli mange forhold som må avklares og dokumenteres. Dette tilsier at vi har behov for minst nåværende bemanningsnivå av regnskapsrevisorer. Selskapet blir del av en ny større revisjonsenhet og vil måtte tilpasse seg kommunenes behov for tjenester. Vi bør derfor starte tilpasningen til denne situasjonen nå når vi har muligheten til å gjøre det på en smidig måte. Vi hadde i inneværende års budsjett lagt opp til å ta ut en effektiviseringsgevinst fra sommeren av. Da hadde vi forventninger om at også kommunene ville levere årsregnskap med avstemminger og nødvendig dokumentasjon innen fristen for regnskapsavleggelse. Imidlertid fikk vi av ulike årsaker merarbeid i flere av kommunene, og har måttet gjennomføre revisjonen med 7 revisorer (planen å redusere til 6 fra sommeren) i tillegg til en god del overtid. I det bildet kan det også nevnes at to av kommunene leverte ekstra tidlig, noe som gjorde det mulig for oss å utføre revisjonen over en lengre periode. Når vi nå har muligheten til å se på bemanningsnivået på nytt, er det tid for å vurdere dette opp mot de endringene som må forutsettes å ville komme. Jeg foreslår derfor at vi holder en fast bemanning med 8 ansatte (herav noe redusert arbeidstid pga mindre barn) og kjøper tjenester fra andre revisjonsenheter for gjennomføring av enkeltprosjekter innen forvaltningsrevisjon. Det vil si at vi velger å ikke ansette en ny fast forvaltningsrevisor nå. Dette fordi vi antar at samlet vil behovet for denne typen revisjonstjeneste blir redusert om et par år og at det i år og neste år vil gjennomføres overordnet analyse og plan for selskapskontroll, noe som kan gjennomføres med det personalet vi har i selskapet i dag. I tillegg kan vi gjøre noen interne justeringer og overføre noen av ressursene fra regnskapsrevisjon til forvaltningsrevisjon. Jeg har dermed videreført bemanningsnivået omtrent som budsjettet for 2015 med 8,4 årsverk. 2 13

14 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Driftsutgifter driftsforutsetninger Lønnsutgifter Budsjett: kr Lønnsoppgjøret for 2015 lokalt i selskapet er ikke gjennomført på tidspunktet for budsjettering. Det har vært et mellomårsoppgjør med lite tillegg sentralt, så jeg baserer budsjettet ut fra en marginal økning på 1 % i Lønnen for 2016 er budsjettert ut fra de forhold som i dag er kjent med hensyn til ansatte og stillingsstørrelser, samt at jeg forutsetter budsjettet ut fra 8,35 ansatte, men at en del av personalbehovet vil bli dekket ved kjøp av tjenester fra andre. Jeg har beregnet lønnsutgiftene med et generelt tillegg på 3 % fra 1.5. SSB har i sine konjunkturtendenser per en prognose med antatt lønnsvekst på 3,0 %. Posten for lønn til faste stillinger har en økning på 4,2 % i forhold til budsjettet for Det er budsjettert med 8,4 årsverk, omtrent som budsjettert for Overtiden er budsjettert med kr Forhåpentligvis er dette tilstrekkelig ut fra at vi ikke gjennomfører tenkt reduksjon av bemanningen av regnskapsrevisorer. Pensjonskostnaden er beregnet ut fra en sats på 18 %. Jeg har ikke noe budsjett fra KLP å støtte meg til, så jeg har derfor lagt inn kr i budsjettet. Dette er samme nivå som budsjettet for Nivået på budsjettet er usikkert. Arbeidsgiveravgift er beregnet med 14,1 %. Samlet er lønnskostnadene, med de forutsetningene som er skissert over, budsjettert med en økning på 3,58 % fra Andre driftsutgifter Budsjett: kr Sum driftsutgifter er økt med 4 % fra budsjett for Det er foretatt visse justeringer av de enkelte postene. Vi har kjøpt en lisens på tilgang til Gyldendal Rettsdata. Vi har behov for en effektiv tilgang til lovtekst og forarbeid, samt litteratur og dommer i forbindelse med spørsmål fra kunder samt ved forvaltningsrevisjon. Dette forklarer den store økningen på posten for lisenser. Faste utgifter som ligger i posten er Forsikring ansatte Kontingenter NKRF (medlemskontingent og premie for kvalitetskontroll) KS - medlemskap Lisenser Sticos (oppslag regnskap) Descartes (revisjonsprogram) Current timeregistreringssystem (nytt 2013) Hjemmekontorløsning (IT-tilgang avd.kontor

15 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Lyngdal) Gyldendal Rettsdata (oppslag lov/forarbeid/litteratur nytt 2014) Drifting IT Regnskapsføring Flekkefjord Gjennomgang av inntektspostene: Inntekt fra kommuner Budsjett: kr Inntektene fra kommunene har en økning på 3,44 %. Inntekt fra andre kunder Budsjett: kr Inntektsanslaget er på økt opp for å få den mer i samsvar med siste års regnskap. Inntekten vil avhenge av om det er særskilte forhold i noen av selskapene som påvirker tidsforbruket vårt. Det foreslås å øke timeprisen fra kr 735 til kr 750, en økning på 2,1 %. Finans overføringer Renteinntektene er budsjettert med kr I tillegg er det lagt inn en overføring til investering på kr for å dekke opp egenkapitalinnskudd til KLP. Utgiftsfordeling på kommunene Inntekt fra kommunene er budsjettert med kr Dette er en økning på 3,44 % i forhold til budsjettet for I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det budsjetterte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede budsjett- og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele budsjetterte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Forslag til utgiftsfordeling i 2016: 4 15

16 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Fordeling av andre oppdrag budsjett antall timer totalt %-fordeling budsjett 2016 fordeling av endring i budsjett budsjett fra i 2016 fjor fordeling av %-fordeling budsjett budsjett Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2014 Timer avregnet 2014 Audnedal ,1 % ,5 % ,1 % Farsund ,2 % ,4 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,4 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,4 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,4 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,4 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,5 % ,9 % Åseral ,3 % ,4 % ,3 % sum % ,4 % % Økonomiplan En forutsetter samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2016: Re gnsk ap Buds jett Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Endring Sum driftsinntekter ,31 % Sum driftsutgifter ,04 % Brutto driftsresultat ,8 % Netto finansinntekter ,3 % Netto driftsresultat Netto avsetninger Årets mer/mindreforbruk Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner Inntekt fra andre kunder Den videre budsjettprosess: I henhold til selskapsavtalens 6 og 10, jfr. lov om interkommunale selskaper 7, tilligger det representantskapets myndighet å vedta budsjett og økonomiplan, herunder å bestemme den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt budsjett/økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før budsjettåret for å innarbeide dette i deltakerkommunenes årsbudsjett. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalget. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning 5 16

17 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. Vi har i år laget et budsjett som er preget av kommende endringer i kommunestrukturen blant våre eierkommuner. Budsjettet og bemanningen er tilpasset denne kommende tiden samtidig som vi skal betjene kommunene ut fra dagens behov for revisjon, kontroll og analyser. Overgangsperioden fra vedtak om kommunesammenslåing er fattet og til ny storkommune er oppe å gå, vil kreve ekstra oppmerksomhet og fokus for å sikre en god og smidig gjennomføring av prosessen. Vi har derfor brukt mulighetene som oppsigelsene har gitt oss, til å forme en revisjon som kan møte dette på en forberedt og god måte. Ut fra dette vil jeg tilrå at styret gir følgende innstilling: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til budsjett for 2016 og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Fordeling av andre oppdrag budsjett antall timer totalt %-fordeling budsjett 2016 fordeling av endring i budsjett budsjett fra i 2016 fjor fordeling av %-fordeling budsjett budsjett Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2014 Timer avregnet 2014 Audnedal ,1 % ,5 % ,1 % Farsund ,2 % ,4 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,4 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,4 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,4 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,4 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,5 % ,9 % Åseral ,3 % ,4 % ,3 % sum % ,4 % % Flekkefjord, Irene Loka Revisjonssjef 6 17

18 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Forslag til årsbudsjett 2016 Driftsinntekter: Forslag årsbudsjett Årsbudsjett Regnskap Endring B2016-B Inntekt kommuner ,44 % Honorar o.l Inntekt fra andre ,76 % Refusjon sykepenger MVA.komp drift ,00 % Diverse refusjoner Refusjon telefon ansatte -265 Sum Driftsinntekter ,31 % Driftsutgifter: Lønn faste stillinger ,21 % Vikariater Ekstrahjelp ,00 % Overtid ,09 % Annen lønn Bilgodtgj. Skattepl./arb.g.avg ,00 % Godtgjørelse styremedl ,00 % Tapt arbeidsfortjeneste ,00 % Pensjon ,33 % Premieavvik Pensjon Arbeidsgiveravgift ,65 % Avsetn. Feriep. Arb.g.avg Sum Personalutgifter ,58 % Trykking/papir/rekvisita m.v ,00 % Faglitteratur,håndbøker m.v ,00 % Andre kontorutgifter ,00 % Møteutgifter, bevertning ,00 % Velferdstiltak ,00 % Andre varer og tjenester ,00 % Regnskapsføring ,00 % Telefon ,00 % Tjenestetelefon (ansatte) ,00 % Porto ,67 % Annonser ,00 % Kurs/opplæring ,00 % Reiseutg. Oppg.pl ,00 % Andre oppgavepl. Godtgj ,00 % Reiseutgifter, ikke oppg.pl ,45 % Forsikring ,00 % Kontingenter ,00 % It-lisenser ,39 % Inventar og utstyr ,00 % IT-utstyr ,00 % It-programvare ,00 % Driftsavtale IT ,00 % Konsulenttjenester

19 Forslag årsbudsjett Årsbudsjett Regnskap Endring B2016-B Revisjon ,33 % Kjøp fra private MVA. pl. anskaffelser ,00 % Sum Andre driftsutgifter ,11 % Avskrivninger Sum driftsutgifter ,04 % Brutto driftsresultat ,82 % Netto renteutgifter Netto renteinntekter ,33 % Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Bruk av tidligere mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Avsetning til disposisjonsfond Overført til inv Regnskapsmessig mer/-mindreforbruk

20 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Åseral kommune Sak 10/15 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill Sak 10/15 FORVALTNINGSREVISJON - BESTILLING OVERORDNET ANALYSE Bakgrunn: I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 fremgår det at kontrollutvalget minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Vurdering: Formålet med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det er mulig for kontrollutvalget å legge en plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I begrepet risiko og vesentlighet ligger det at det gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til vedtak, regelverk, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Det er viktig i arbeidet med analysen at en sikrer bred involvering når en innhenter informasjon. Kontrollutvalget bør spille en aktiv rolle underveis i arbeidet med analysen. En finner det naturlig at den overordnede analysen gjennomføres av kommunens revisor, selv om den etter forskriften også kan utføres av andre. Sekretariatet utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon basert på analysen og eventuelle innspill fra utvalgets medlemmer og/eller rådmannen. Kontrollutvalget kan allerede nå komme med innspill til områder som ønskes vurdert i analysen. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse av kommunens virksomhet for å kunne identifisere hvilke sektorer og områder hvor det kan være behov for å gjøre forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget ønsker å være en aktiv medspiller underveis i dette arbeidet. 20

21 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Åseral kommune Sak: 11/15 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 11/15 SELSKAPSKONTROLL BESTILLING AV PLAN Bakgrunn: Kontrollutvalget har plikt til å påse at det føres tilsyn med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Formålet er å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fremgår det i 13 at: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunenes eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. I 14 heter det: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som omfattes av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Kontrollutvalget skal, med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll, avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatet av disse. I forrige periode var det Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS som utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å utarbeide forslag til plan for selskapskontroll for perioden

22 Referatsaker: Ref. 06/15 Protokoll fra styret AS

23 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrolluwalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: AGDER SEKRETARIAT - styret MØTEBOK Dato: Onsdag 2. september 2015 kl Sted: Sekretariatets kontor i Kvinesdal Tilstede: Bjame Johansen, leder Malin Stokkeland, nestleder Ebba Farre Roksvold Harald Lande Andre: Kjell Ivar Hommen, daglig leder Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Saksliste Sak 06/15 BUDSJETT FOR 2016 Eventuelt UNDERSKRIFTER:,4.*1.dg$'-.ov; Harald Lande Utskrift sendes: Styrets medlemmer samt kontrollutvalgsleder, ordfører og rådmann i deltakerkommunene. Eierkommuner: Ansatte: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Daglig leder Kjell lvar Hommen Saksbehandler Willy Gill Homnes, Farsund, Flekkefiord, Telefon: Telefon Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Mobiltelefon: Mobiltelefon Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral E-post: kjell.ivar@asekretariat.no E-post: willy.gill@asekretariat.no 23

24 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrolluwalg i Agder Møtebok 2. september 2015 Agder Sekretariat Sak 06/15 BUDSJETT FOR 2016 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Det fremlagte forslag til budsjettfor2016 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 06/15 BUDSJETT FOR 2016 Generelt: I vedtektene for Agder Sekretariat, $ 10, har styret ansvar for å gjøre vedtak om årsbudsjett. Årsbudsjettet skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede Økonomiske resultatet av driften. Årsbudsjettet skal fremmes for den enkelte kommune, slik at forslaget følger innstilling om årsbudsjett og økonomiplan til kommunestyret, jfr. forskrift for kontrollutvalg 5 l-8. lfle. 5 3 ivedtektene skal sekretariatet drives i balanse, slik at inntekterfra kommunene dekker kostnadene. 20L6 er det 12. driftsåret i Agder Sekretariat. Tilskuddet fra den enkelte eierkommune har hatt følgende utvikling: 2005: kr : kr :kr : kr : kr : kr LL:kr OI2: kr : kr L4: kr ,5: kr (budsjett) 2O16: kr (budsjett Eierkommunene innbetalte totalt kr (kr pr. kommune) som kapitaltilskudd ved etablering av selskapet (5 5 i vedtektene). Pr.31, hadde selskapet en egenkapital på kr

25 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrolluwalg i Agder Kommentarer: For 2Ot6 budsjetteres det med en lønnsjustering med 4,0 %fra 1'' Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 20l5-budsjettet. Totalbudsjettet øker med ca. 2.5%i forhold til budsjett for Forslag til budsjett for driftsåret 2015 (i hele 1000 kr) Budsjettforslag Budsjett Regnskap Driftsinntekter: 20t t4 Tilskudd fra eierkommunene 1,920 t 872 1,824 Øvrige inntekter 0 Sum driftsinntekter Driftsutgifter: Persona lutgifter Andre driftsutgifter tt t Sum driftsuteifter L 897 1,799 Brutto driftsresultat Fina nsinntekter Netto driftsresultat 53 Bru k av disoosisionsfond 0 SAK O7l15 GODKJENNING AV MØTEBOK Enstemmig vedtak: Møteboken fra møte ble godkjent. Eventuelt 25

26 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder INVITASJON KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2016 Torsdag 14. januar 2016 kl på Rosfjord Strandhotell i Lyngdal Agder Sekretariat ivaretar sekretariatsfunksjonen for 16 kontrollutvalg i Agder. Som ledd i opplæringen av nye politikere vil vi med dette invitere til Kontrollutvalgskonferanse Målet med denne dagen er å gi deltakerne en grundig innføring i kontrollutvalgets oppgaver. Program: Registrering (kaffe, te, rundstykker) Velkomst ved Agder Sekretariat Tilsyn og kontroll, Kontrollutvalgets oppgaver (Bodil Laastad) Lunsj Tilsyn og kontroll, Kontrollutvalgets oppgaver (Bodil Laastad) Tema: Å være medlem av kontrollutvalget Kommunal sektor Styring og kontroll i kommunal sektor Rammeverk for tilsyn og kontroll Kontrollutvalgets oppgaver (regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) Målgruppe: Medlemmer av kontrollutvalg, sekretærer, revisorer og ordførere. Foredragsholder Bodhild Laastad er seniorrådgiver i Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) og har lang praksis fra kommunal sektor. Hun er registrert revisor og cand. mag. Deltakeravgift kr ,- faktureres etter påmelding. For kontrollutvalgsmedlemmer dekkes deltakeravgiften av kontrollutvalgets budsjett. Påmeldingsfrist: Snarest og senest torsdag 7. januar Påmelding er bindende etter påmeldingsfristen Velkommen! E-post: willy.gill@asekretariat.no Telefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Telefon: