Til kontrollutvalgets medlemmer Bodil Stensrud leder, Anne Reidun Pytten nestleder, Ingrid L. Refsnes, Jens Ågedal, Hans Gunnar Sveindal.

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer Bodil Stensrud leder, Anne Reidun Pytten nestleder, Ingrid L. Refsnes, Jens Ågedal, Hans Gunnar Sveindal. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Torsdag 30. oktober 2014 kl i kommunestyresalen SAKSLISTE: ORIENTERING Presentasjon av teknisk etat, uteseksjonen. Tema: Arbeidsoppgaver, organisering, økonomi, bemanning, utfordringer, internkontroll/hms, effektivitet SAK 11/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE SAK 12/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 Fast post: Informasjon fra revisor: Planlegging Informasjon fra sekretær: Møteplanlegging EVENTUELT REFERATER Ref. 05/14 Agder Sekretariat, styret Byremo, 23. oktober 2014 Bodil Stensrud Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall/inhabilitet meldes snarest mulig til utvalgssekretær. Kopi sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann, revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Audnedal kommune Sak 11/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 11/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2

3 AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 04/14 Dato: kl Sted: Kommunehuset, møterom 4 Tilstede: Bodil Stensrud, leder Anne Reidun Pytten, nestleder Jens Ågedal, medlem Hans Gunnar Sveindal, medlem Andre til stede (hele eller deler av møtet): Revisor Helene Egeland Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Ingrid Liland Refsnes, vara kunne ikke møte Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: Informasjon: Kontrollutvalgets hovedoppgaver v/ Agder Sekretariat SAK 09/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE SAK 10/14 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON BYGGESAKSBEHANDLING OG TILSYN Fast post: Informasjon fra revisor: Informasjon fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/14 Kommunerevisjonen Vest, representantskapet Ref. 02/14 Agder Sekretariat, styret Ref. 03/14 Uavhengighetserklæring, oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Ref. 04/14 Uavhengighetserklæring, oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Underskrift: Bodil Stensrud Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1 3

4 Møtebok Audnedal kontrollutvalg ORIENTERING Tema: Kontrollutvalgets hovedoppgaver. Utvalgssekretær orienterte utvalget om kontrollutvalgets oppgaver. Konklusjon: Orienteringen ble tatt til etterretning. SAK 09/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 10/14 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON BYGGESAKSBEHANDLING OG TILSYN Revisor presenterte prosjektplanen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Byggesaksbehandling og tilsyn godkjennes. 2. Prosjektet forutsettes gjennomført innenfor tildelte budsjettrammer. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til prosjektplan, datert

5 Møtebok Audnedal kontrollutvalg Bakgrunn for saken: Dette prosjektet ble bestilt av kontrollutvalget i møte den Prosjektet er prioritert i plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av kommunestyret etter innstilling fra kontrollutvalget. Hensikten med prosjektet er å gjennomgå utvalgte områder av regelverket for byggesaksbehandlingen i 2014, samt se på utøvelse av kommunens tilsyn med byggesaker. Det foreligger nå forslag til prosjektplan og denne vil bli presentert i møtet av forvaltningsrevisor. Det vises til prosjektplanen for nærmere informasjon om prosjektet. Kontrollutvalget kan gjøre endringer/tilpasninger i planen/prosjektet i møtet. Forslag til vedtak: 1. Forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Byggesaksbehandling og tilsyn godkjennes. 2. Prosjektet forutsettes gjennomført innenfor tildelte budsjettrammer. FASTE POSTER Informasjon fra revisor: Orientering om planlegging av revisjonen tas i neste møte. Informasjon fra sekretær: Møteplan for resten av året: kl og kl EVENTUELT Bestilling av orienteringer: Utvalget drøftet hvilke orienteringer som kan være aktuelle. I neste møte den ønskes presentasjon av teknisk etat, uteseksjonen. Tema: Arbeidsoppgaver, organisering, økonomi, bemanning, utfordringer, internkontroll/hms, effektivitet REFERATER Ref. 01/14 Kommunerevisjonen Vest, representantskapet Ref. 02/14 Agder Sekretariat, styret Ref. 03/14 Uavhengighetserklæring, oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Ref. 04/14 Uavhengighetserklæring, oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. 5 3

6 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Audnedal kommune Sak 12/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 12/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, vedtatt budsjett for Agder Sekretariat, vedtatt budsjett for 2015 Kontrollutvalgssekretariatet Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte I budsjettet legges det opp til at driftstilskuddet økes fra kr i 2014 til kr i 2015, en økning på 2,63%. For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Kommunerevisjonen Vest utfører revisjonsarbeidet for Audnedal kommune og for de øvrige ti eierkommunene. Representantskapet behandlet budsjettet i møte og budsjettet innebærer som tidligere 340 timer til regnskapsrevisjon m.m. og 100 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Audnedal kommunes budsjetterte tilskudd til revisjonen reduseres fra kr i 2014 til kr i 2015, en nedgang på 0,7%. For ytterligere informasjon vises til representantskapets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme for kontroll og tilsyn Vedtatt budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2015 Forslag til budsjett for Agder Sekretariat for

7 Budsjettforslag 2015 Vedtatt budsjett 2014 Vedtatt budsjett 2013 Tilskudd til Kr Kr Kr revisjonsdistrikt Andel av Kr Kr Kr sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr Kr Kr utgifter Totalbudsjett Kr Kr Kr Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 på kr Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. 7

8 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: UTSKRIFT AV MØTEBOK Agder Sekretariat - styret Møtedato: 3. september 2014 Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Det fremlagte forslag til budsjett for 2015 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015 Generelt: I vedtektene for Agder Sekretariat, 10, har styret ansvar for å gjøre vedtak om årsbudsjett. Årsbudsjettet skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultatet av driften. Årsbudsjettet skal fremmes for den enkelte kommune, slik at forslaget følger innstilling om årsbudsjett og økonomiplan til kommunestyret, jfr. forskrift for kontrollutvalg 18. Iflg. 3 i vedtektene skal sekretariatet drives i balanse, slik at inntekter fra kommunene dekker kostnadene er det 11. driftsåret i Agder Sekretariat. Tilskuddet fra den enkelte eierkommune har hatt følgende utvikling: 2005: kr : kr : kr Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 8

9 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder 2008: kr : kr : kr : kr : kr : kr : kr (budsjett) 2015: kr (budsjett) Eierkommunene innbetalte totalt kr (kr pr. kommune) som kapitaltilskudd ved etablering av selskapet ( 5 i vedtektene). Pr hadde selskapet en egenkapital på kr Kommentarer: For 2015 budsjetteres det med en lønnsvekst med 4,0 % fra Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 2014-budsjettet. Andre driftsutgifter budsjetteres med en økning med kr 6.000, eller 3,3%. Totalbudsjettet øker med ca. 2,6% i forhold til budsjett for Forslag til budsjett for driftsåret 2015 (i hele 1000 kr) Budsjettforslag Budsjett Regnskap Driftsinntekter: Tilskudd fra eierkommunene Øvrige inntekter 0 Sum driftsinntekter Driftsutgifter: Personalutgifter Andre driftsutgifter Sum driftsutgifter _ Brutto driftsresultat _ Finansinntekter Netto driftsresultat

10 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Bruk av disposisjonsfond Rett utskrift: 3 10

11 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 09/2014 Representantskapet Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Årsbudsjett 2015 med utgiftsfordeling på kommunene. Økonomiplan Representantskapet gjorde følgende enstemmige vedtak: Det framlagte årsbudsjett for 2015 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Fordeling av andre budsjett antall oppdrag timer totalt %-fordeling budsjett 2015 fordeling av budsjett 2015 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2014 %-fordeling budsjett 2014 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2013 Timer avregnet 2013 Audnedal ,1 % ,7 % ,1 % Farsund ,2 % ,6 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,6 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,5 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,6 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,5 % ,7 % Mandal ,2 % ,6 % ,2 % Marnardal ,4 % ,8 % ,4 % Sirdal ,9 % ,6 % ,9 % Åseral ,3 % ,7 % ,3 % sum % ,6 % % Saksutredning: Vedlegg: Styresak 9/2014. Forslag til budsjett for I henhold til lov om interkommunale selskaper 18 og 20 skal representantskapet vedta budsjett for kommende kalenderår og en gang i året vedta selskapets økonomiplan. Økonomiplanen skal legges til grunn ved selskapets budsjettarbeid og øvrige planleggingsarbeid. Økonomiplanen skal omfatte de fire neste budsjettår og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i perioden. Forskrift om årsbudsjett for interkommunale selskaper 2 angir at representantskapet innen årets utgang skal fastsette bindende økonomiske rammer for selskapets drift for kommende kalenderår og at styret for selskapet fastsetter den nærmere fordeling av de økonomiske rammene. 1 11

12 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS I henhold til selskapsavtalens 6 og 10 tilligger det representantskapets myndighet å vedta budsjett og økonomiplan, herunder å bestemme den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt budsjett/økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før budsjettåret for innarbeidelse i deltakerkommunenes årsbudsjett. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalg. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. For at selskapet skal klare å utføre oppdragene i henhold til krav i lover, forskrifter og revisjonsstandarder, må vi ha en viss minimumsbemanning. Årsoppgjørsperioden er den tiden som er mest kritisk ift om bemanningen er tilstrekkelig til å få gjennomført revisjonen. Sykefravær eller vakans i denne tiden fører til ekstra belastning på de øvrige ansatte ut over det som må forventes av overtid hos revisorene. På grunn av mindre oppdrag når overformynderiene går over til fylkesmannen, samt at vi ser at vi nå kan hente ut en effektivitetsgevinst, er det lagt opp til en lavere bemanning fra juni Når det gjelder forutsetninger og rammer for budsjettet vises til vedlagt styresak 09/2014. En forutsetter også samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2015, dvs. samme budsjettall er videreført. Økonomiplan i perioden : Regnskap Budsjett Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Endring Sum driftsinntekter ,10 % Sum driftsutgifter ,98 % Brutto driftsresultat ,0 % Netto finansinntekter ,0 % Netto driftsresultat Netto avsetninger Årets mer/mindreforbruk Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner Inntekt fra andre kunder Utgiftsfordeling på kommunene: Inntekt fra kommunene er budsjettert med kr Dette er samme nivå som I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i

13 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det budsjetterte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede budsjett- og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele budsjetterte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Styret foreslår at følgende utgiftsfordeling legges til grunn for 2015: Fordeling av andre budsjett antall oppdrag timer totalt %-fordeling budsjett 2015 fordeling av budsjett 2015 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2014 %-fordeling budsjett 2014 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2013 Timer avregnet 2013 Audnedal ,1 % ,7 % ,1 % Farsund ,2 % ,6 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,6 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,5 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,6 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,5 % ,7 % Mandal ,2 % ,6 % ,2 % Marnardal ,4 % ,8 % ,4 % Sirdal ,9 % ,6 % ,9 % Åseral ,3 % ,7 % ,3 % sum % ,6 % % Representantskapet anbefales å gjøre slikt vedtak: Det framlagte årsbudsjett for 2015 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene vedtas Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: 3 13

14 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Fordeling av andre budsjett antall oppdrag timer totalt %-fordeling budsjett 2015 fordeling av budsjett 2015 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2014 %-fordeling budsjett 2014 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2013 Timer avregnet 2013 Audnedal ,1 % ,7 % ,1 % Farsund ,2 % ,6 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,6 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,5 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,6 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,5 % ,7 % Mandal ,2 % ,6 % ,2 % Marnardal ,4 % ,8 % ,4 % Sirdal ,9 % ,6 % ,9 % Åseral ,3 % ,7 % ,3 % sum % ,6 % % Flekkefjord, Irene Loka ref 4 14

15 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 09/2014 Styret Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Budsjett Økonomiplan Styret gjorde følgende enstemmige vedtak (4 styremedlemmer til stede): Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til budsjett for 2015 og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Fordeling av andre budsjett antall oppdrag timer totalt %-fordeling budsjett 2015 fordeling av budsjett 2015 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2014 %-fordeling budsjett 2014 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2013 Timer avregnet 2013 Audnedal ,1 % ,7 % ,1 % Farsund ,2 % ,6 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,6 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,5 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,6 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,5 % ,7 % Mandal ,2 % ,6 % ,2 % Marnardal ,4 % ,8 % ,4 % Sirdal ,9 % ,6 % ,9 % Åseral ,3 % ,7 % ,3 % sum % ,6 % % Saksutredning: Vedlegg: Forslag til årsbudsjett for Rammer for budsjettet Budsjettet for kommende år er lagt opp etter noe lavere ramme enn for Det er per fast ansatte personer, hvorav 2 stillinger er budsjettert med redusert arbeidstid i perioden utenom årsoppgjøret pga små barn. I tillegg er det budsjettert med en vikar i 5 måneder for å dekke opp årsoppgjøret. Samlet er det budsjettert med 8,15 årsverk. Fra juni er det budsjettert med 8 faste stillinger. Dette er en stilling mindre enn nåværende budsjett. Imidlertid er oppdragsmengden redusert da vi ikke lenger skal revidere overformynderiene. I tillegg begynner flere kommuner å få bedre dokumenterte regnskap/årsoppgjør, samt at vi har som målsetting å kunne ta ut ytterligere effektivisering på enkelte oppdrag. Videre antas 1 15

16 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS bistandsbehovet å bli noe lavere. I tillegg vil vi fra 2015 ha våre to revisorer tilbake i full jobb igjen etter avviklet fødselspermisjon. Samtidig ser vi at våre ansatte er stabile (med unntak av fødselspermisjonene) og lojale til selskapet og at vår kontinuerlige fokus på intern effektivitet og kompetanseutvikling for den enkelte ansatte nå gir seg utslag i større effektivitet. Derfor har vi nå foreslått å redusere bemanningen. Når det gjelder fordeling av utgiftene på kommunene i budsjettet har jeg ikke foretatt noen endringer av timefordelingen mellom kommunene. Jeg vil forøvrig presisere at innbetalinger i budsjettåret blir avregnet mot den enkelte kommunes faktiske forbruk av timer og motregnet mot kravet som utsendes i andre termin. Nedenfor gjennomgås de forutsetningene som er lagt til grunn for årsbudsjettet Driftsutgifter driftsforutsetninger Lønnsutgifter Budsjett: kr Lønnsoppgjøret for 2014 lokalt i selskapet er ikke gjennomført på tidspunktet for budsjettering. Derfor har jeg i budsjettet tatt utgangspunkt i forutsetningen som ligger i budsjettet. Lønnen for 2014 er budsjettert ut fra de forhold som i dag er kjent med hensyn til ansatte og stillingsstørrelser, herav tatt hensyn til to revisorer med redusert stilling pga barn. Jeg har lagt til et generelt tillegg på 4 % per og tatt høyde for ansatte som har rett til tillegg (ansiennitet, lojalitet, kompetanse) som dermed påvirker lønnsveksten. I 2015 har jeg lagt inn en lønnsøkning fra 1.5. på 3,25 %. Dette gir en vekst i gjennomsnittslønn fra på 2 %. SSB har i sine konjunkturtendenser per antatt en vekst i gjennomsnittlig årslønn på 3,5 %. Posten for lønn til faste stillinger har en reduksjon på 4,2 % i forhold til budsjett for Denne reduksjonen er knyttet til lavere bemanning i 2015 og ingen særskilte nye tillegg som kommer til utbetaling fra Overtiden er budsjettert med kr Dette er mer i tråd med utbetaling i 2014, men en økning fra Pensjonskostnaden er beregnet ut fra en sats på 18 %. Jeg har ikke noe budsjett fra KLP å støtte meg til, så jeg har derfor lagt inn kr i budsjettet. Dette er et høyere beløp enn 2014, men signaler om økning av premie gjør at jeg har økt posten. Nivået på budsjettet er usikkert. Arbeidsgiveravgift er beregnet med 14,1 %. Samlet er lønnskostnadene, med de forutsetningene som er skissert over, budsjettert med en reduksjon på 8,3 % i forhold til budsjett for Andre driftsutgifter Budsjett: kr Sum driftsutgifter er økt med 2,9 % fra budsjett for Det er foretatt visse justeringer av de enkelte postene. 2 16

17 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Faste utgifter som ligger i posten er Forsikring ansatte Kontingenter NKRF (medlemskontingent og premie for kvalitetskontroll) KS - medlemskap Lisenser Sticos (oppslag regnskap) Descartes (revisjonsprogram) Current timeregistreringssystem (nytt 2013) Hjemmekontorløsning (IT-tilgang avd.kontor Lyngdal) Drifting IT Mandal kommune Regnskapsføring Flekkefjord Gjennomgang av inntektspostene: Inntekt fra kommuner Budsjett: kr Inntektene fra kommunene er på samme nivå som i Jfr. nærmere forklaring nedenfor. Inntekt fra andre kunder Budsjett: kr Inntektsanslaget er på samme nivå som i Inntekten vil avhenge av om det er særskilte forhold i noen av selskapene som påvirker tidsforbruket vårt. Det foreslås å øke timeprisen fra kr 720 til kr 735, en økning på 2,1 %. Finans overføringer Renteinntektene er budsjettert med kr , en økning på kr fra i fjor. I tillegg er det lagt inn en overføring til investering på kr for å dekke opp egenkapitalinnskudd til KLP. Utgiftsfordeling på kommunene Inntekt fra kommunene er budsjettert med kr Dette er samme nivå som i I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det budsjetterte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i 3 17

18 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede budsjett- og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele budsjetterte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Forslag til utgiftsfordeling i 2015: Fordeling av andre budsjett antall oppdrag timer totalt %-fordeling budsjett 2015 fordeling av budsjett 2015 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2014 %-fordeling budsjett 2014 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2013 Timer avregnet 2013 Audnedal ,1 % ,7 % ,1 % Farsund ,2 % ,6 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,6 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,5 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,6 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,5 % ,7 % Mandal ,2 % ,6 % ,2 % Marnardal ,4 % ,8 % ,4 % Sirdal ,9 % ,6 % ,9 % Åseral ,3 % ,7 % ,3 % sum % ,6 % % Økonomiplan En forutsetter samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2015, dvs med lavere bemanning ift tidligere år. Regnskap Budsjett Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Endring Sum driftsinntekter ,10 % Sum driftsutgifter ,98 % Brutto driftsresultat ,0 % Netto finansinntekter ,0 % Netto driftsresultat Netto avsetninger Årets mer/mindreforbruk Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner Inntekt fra andre kunder Den videre budsjettprosess: I henhold til selskapsavtalens 6 og 10, jfr. lov om interkommunale selskaper 7, tilligger det representantskapets myndighet å vedta budsjett og økonomiplan, herunder å bestemme 4 18

19 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt budsjett/økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før budsjettåret for å innarbeide dette i deltakerkommunenes årsbudsjett. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalget. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. For at selskapet skal klare å utføre oppdragene i henhold til krav i lover, forskrifter og revisjonsstandarder, må vi ha en viss minimumsbemanning. Årsoppgjørsperioden er den tiden som er mest kritisk ift om bemanningen er tilstrekkelig til å få gjennomført revisjonen. Sykefravær eller vakans i denne tiden fører til ekstra belastning på de øvrige ansatte ut over det som må forventes av overtid hos revisorene. Vi vil i kommende årsoppgjør ha 9 ansatte disponible og mener at dette vil være tilfredsstillende bemanning for å få utført oppdragene. Ut fra dette vil jeg tilrå at styret gir følgende innstilling: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til budsjett for 2015 og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Fordeling av andre budsjett antall oppdrag timer totalt %-fordeling budsjett 2015 fordeling av budsjett 2015 endring i budsjett fra i fordeling av fjor budsjett 2014 %-fordeling budsjett 2014 Regnskapsrevisjon Utgiftsfordeling 2013 Timer avregnet 2013 Audnedal ,1 % ,7 % ,1 % Farsund ,2 % ,6 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,6 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,5 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,5 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,6 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,5 % ,7 % Mandal ,2 % ,6 % ,2 % Marnardal ,4 % ,8 % ,4 % Sirdal ,9 % ,6 % ,9 % Åseral ,3 % ,7 % ,3 % sum % ,6 % % Flekkefjord, Irene Loka Revisjonssjef 5 19

20 Driftsinntekter: Forslag årsbudsjett Årsbudsjett Regnskap Endring B2015-B Inntekt kommuner ,61 % Honorar o.l Inntekt fra andre ,00 % Refusjon sykepenger MVA.komp drift ,00 % Refusjon telefon ansatte -723 Sum Driftsinntekter ,10 % Driftsutgifter: Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Forslag til årsbudsjett Lønn faste stillinger ,23 % Vikariater Ekstrahjelp ,67 % Overtid ,23 % Annen lønn Bilgodtgj. Skattepl./arb.g.avg ,29 % Godtgjørelse styremedl ,00 % Tapt arbeidsfortjeneste ,00 % Pensjon ,00 % Premieavvik Pensjon Arbeidsgiveravgift ,58 % Avsetn. Feriep. Arb.g.avg Sum Personalutgifter ,27 % Trykking/papir/rekvisita m.v ,33 % Faglitteratur,håndbøker m.v ,00 % Andre kontorutgifter ,00 % Møteutgifter, bevertning ,00 % Velferdstiltak ,00 % Andre varer og tjenester ,00 % Regnskapsføring ,38 % Telefon ,67 % Tjenestetelefon (ansatte) ,00 % Porto ,14 % Annonser ,00 % Kurs/opplæring ,00 % Reiseutg. Oppg.pl ,00 % Andre oppgavepl. Godtgj ,00 % Reiseutgifter, ikke oppg.pl ,00 % Forsikring ,33 % Kontingenter ,65 % It-lisenser ,25 % Inventar og utstyr ,00 % IT-utstyr ,33 % It-programvare ,00 % Driftsavtale IT ,00 % Konsulenttjenester Revisjon ,14 % Kjøp fra private

21 Forslag årsbudsjett Årsbudsjett Regnskap Endring B2015-B MVA. pl. anskaffelser ,00 % Sum Andre driftsutgifter ,91 % Avskrivninger Sum driftsutgifter ,98 % Brutto driftsresultat ,00 % Netto renteutgifter Netto renteinntekter ,00 % Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Bruk av tidligere mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Avsetning til disposisjonsfond Overført til inv Regnskapsmessig mer/-mindreforbruk

22 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: AGDER SEKRETARIAT - styret MØTEBOK Dato: Onsdag 3. september 2014 kl Sted: Sekretariatets kontor i Kvinesdal Tilstede: Malin Stokkeland, nestleder Ebba Farre Roksvold Harald Lande Bjarne Johansen hadde forfall Andre: Kjell Ivar Hommen, daglig leder Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Saksliste Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015 Eventuelt UNDERSKRIFTER: Malin Stokkeland Ebba Farre Roksvold Harald Lande Utskrift sendes: Styrets medlemmer samt kontrollutvalgsleder, ordfører og rådmann i deltakerkommunene. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 22

23 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Møtebok 3. september 2014 Agder Sekretariat Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Det fremlagte forslag til budsjett for 2015 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015 Generelt: I vedtektene for Agder Sekretariat, 10, har styret ansvar for å gjøre vedtak om årsbudsjett. Årsbudsjettet skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultatet av driften. Årsbudsjettet skal fremmes for den enkelte kommune, slik at forslaget følger innstilling om årsbudsjett og økonomiplan til kommunestyret, jfr. forskrift for kontrollutvalg 18. Iflg. 3 i vedtektene skal sekretariatet drives i balanse, slik at inntekter fra kommunene dekker kostnadene er det 11. driftsåret i Agder Sekretariat. Tilskuddet fra den enkelte eierkommune har hatt følgende utvikling: 2005: kr : kr : kr : kr : kr : kr : kr : kr : kr : kr (budsjett) 2015: kr (budsjett) Eierkommunene innbetalte totalt kr (kr pr. kommune) som kapitaltilskudd ved etablering av selskapet ( 5 i vedtektene). Pr hadde selskapet en egenkapital på kr Kommentarer: For 2015 budsjetteres det med en lønnsvekst med 4,0 % fra Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 2014-budsjettet. Andre driftsutgifter budsjetteres med en økning med kr 6.000, eller 3,3%. Totalbudsjettet øker med ca. 2,6% i forhold til budsjett for

24 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Forslag til budsjett for driftsåret 2015 (i hele 1000 kr) Budsjettforslag Budsjett Regnskap Driftsinntekter: Tilskudd fra eierkommunene Øvrige inntekter 0 Sum driftsinntekter Driftsutgifter: Personalutgifter Andre driftsutgifter Sum driftsutgifter _ Brutto driftsresultat _ Finansinntekter Netto driftsresultat Bruk av disposisjonsfond Eventuelt 3 24