INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET. Tid / sted: Tirsdag 11. oktober kl kl på rådhuset, formannskapssalen.

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer Eirik Skogstad Nilsen (leder), Henning Helliesen (nestleder), Edita Schultz (medlem), Bjarne Birketvedt (medlem), Bente Hennestad (medlem) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid / sted: Tirsdag 11. oktober kl kl på rådhuset, formannskapssalen. SAKSLISTE SAK 10/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 11/16 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2017 SAK 12/16 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL OG FORVALTNINGS- REVISJON FASTE POSTER Nytt fra revisor: Informasjon om planlegging og interimrevisjon Nytt fra sekretær: Planlegging neste møte EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER Ref. 03/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 04/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet Ref. 05/16 Kommunestyret, søknad om fritak og valg av stedfortredere Ref. 06/16 Rådmannen, tilbakemelding etter krav om innsyn i vedtak fra Lindesnes Havn Ref. 07/16 Agder Sekretariat, tilbakemelding til Braadland Melhus, 3. oktober 2016 Eirik Skogstad Nilsen Leder Willy Gill Utvalgssekretær Inhabilitet og forfall bes meldt til Willy Gill, tlf / willy.gill@asekretariat.no Kopi sendt til: Ordfører, rådmann, revisor. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 10/16 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 10/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2

3 Møte nr. 02/16 Dato: kl Sted: Rådhuset, Tingtun LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Eirik Skogstad Nilsen, nestleder Edita Schultz, medlem Bente Hennestad, medlem Henning Helliesen, medlem Bjarne Benestvedt, møtte for Lysestøl Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Administrasjonen v/ Rune Stokke, Elin Rugland Falkum Kommunerevisjonen Vest v/ Irene Loka og Marianne Gustavsen, Monica Nilsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE SAK 05/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 06/16 ÅRSREGNSKAP 2015 LINDESNES KOMMUNE SAK 07/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL SAK 08/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON SAK 09/16 SAMMENSLÅING AV KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS OG ROGALAND REVISJON IKS - UTTALELSE FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER Ref. 02/16 Agder Sekretariat, protokoll fra fellesmøte Underskrift: Eirik Skogstad Nilsen Fungerende leder/nestleder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 3

4 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg SAK 05/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 06/16 ÅRSREGNSKAP LINDESNES KOMMUNE Administrasjonen presenterte hovedtrekkene i årsregnskapet og årsberetningen. Revisor kommenterte konklusjonene fra utført revisjonsarbeid. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: 1. Kontrollutvalget har behandlet Lindesnes kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen, samt revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. 2. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. 3. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetning datert 14. april 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til Lindesnes kommunes årsregnskap for

5 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2015 Årsberetningen for 2015 Revisjonsberetning, datert Revisjonsnotat, datert Saksopplysninger: Driftsregnskapet for Lindesnes kommune for regnskapsåret 2015 viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Årsregnskap med noter og årsmelding ble levert før fristene som er hhv. 15. februar og 31. mars. Revisor har avgitt standard revisjonsberetning. Revisor har ellers ingen kommentarer til regnskapet eller årsberetningen. Administrasjonen møter i kontrollutvalget for å presentere regnskapet og årsberetningen. Revisor vil også være tilstede i møtet. Behandling av årsregnskapet Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsberetning - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner regnskapet Vurderinger: Det foreligger ingen merknader fra revisor og jeg vil anbefale kontrollutvalget å avgi en standard uttalelse til kommunestyret angående årsregnskapet for Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: 5

6 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg 1. Kontrollutvalget har behandlet Lindesnes kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen, samt revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. 2. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. 3. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetning datert 14. april 2016, har kontrollutvalget ingen merknader til Lindesnes kommunes årsregnskap for SAK 07/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Revisor presenterte planforslaget. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Lindesnes kommune der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: 1. Lindesnesregionens Medisinske Senter (LRMS) 2. DDV Drift 3. DDV Strategi 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Forslag til plan for selskapskontroll datert Bakgrunn: Selskapskontroll er et middel for å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger, samt i henhold til aktuelle lover og regler. Kommuneloven 77 nr. 5 fastslår at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper mm. Forskrift om kontrollutvalg krever at det utarbeides en plan for selskapskontroll og at planen utarbeides minst en gang i 6

7 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg valgperioden. Selskapskontrollens innhold er beskrevet i 14 og rapportering om selskapskontroll er omtalt i 15 i samme forskrift. Selskapskontrollen kan deles inn i to deler; en obligatorisk eierskapskontroll og en frivillig forvaltningsrevisjon. Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresse, utøver myndigheten slik det er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven samt ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Eierskapskontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring, og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper, herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter 80 er begrenset til heleide kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht hvordan selskapskontrollen kan gjennomføres i heleide kontra deleide selskaper. Lindesnes kommune har i perioden gjennomført følgende selskapskontroller: Specto AS Gjennomført 2014 Brannvesenet Sør IKS- Gjennomført i 2012 Ved prioritering av selskapskontroll kan følgende kriterier være relevante i forbindelse med en risiko- og vesentlighetsvurdering: 1. Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere 2. Selskapets samfunnsmessige ansvar 3. Kommunens eierandel 4. Økonomisk gevinst- og tapspotensial 5. Kommunens motiv for eierskapet I forslag til plan for selskapskontroll peker revisjonen på følgende selskaper det kan være aktuelt å gjennomføre selskapskontroll i: - Lindesnesregionens Medisinske Senter (LRMS) - DDV Drift - DDV Strategi Dette forslaget bygger på en risiko- og vesentlighetsvurdering. Vurderinger: Kommunestyret vedtar planen etter innstilling fra kontrollutvalget. Det anbefales at kontrollutvalget gis fullmakt til å gjøre endringer i planen dersom det skulle oppstå behov for det. Budsjettrammen for Kontroll og tilsyn setter begrensningene for omfanget av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon som kan gjennomføres. De selskapene som kommunen eier sammen med andre kommuner, er også foreslått prioritert i de øvrige eierkommunenes planer. 7

8 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Lindesnes kommune der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: 1. Lindesnesregionens Medisinske Senter (LRMS) 2. DDV Drift 3. DDV Strategi 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. SAK 08/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Lindesnes kommune » der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjektnummer, jf. OA Prosjektområde/beskrivelse 1. 17/18 Mobbing Barnevern 3. 7 Sykefravær Dispensasjoner fra reguleringsplaner 5. 6 Refusjoner Selvkost Pålagte tilsyn etter plan- og bygningsloven Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til Plan for forvaltningsrevisjon for Lindesnes kommune Overordnet analyse Lindesnes kommune 8

9 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg Bakgrunn for saken: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har bestemmelser om at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens sin virksomhet ut fra en vurdering av risiko og hva som er vesentlig. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Formelt grunnlag: Forvaltningsrevisjon er definert i Lov om kommuner og fylkeskommuner 77 hvor det heter: Kontrollutvalget skal påse at kommunens og fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget ba i sitt møte den 12. november 2015 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse som skulle danne grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon. I sitt møte den 19. januar 2016 ga kontrollutvalget revisjonen innspill på områder som de mente var viktig å arbeide videre med i analysen. Revisjonen har nå gjennomført den overordnede analysen og denne peker på 25 ulike områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon. Tanken er at kontrollutvalget skal prioritere de mest aktuelle av disse områdene i plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget kan også prioritere andre områder som man mener er aktuelle. Områder som ikke prioriteres i planen, kan følges opp på andre måter, f.eks. ved orienteringer fra administrasjonen til kontrollutvalget. I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon for Lindesnes kommune foreslås disse områdene/prosjektene for forvaltningsrevisjon: Med de ressurser som er tilgjengelig for kontrollutvalget til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (om lag 250 timer pr. år), er det realistisk å få gjennomført 3 4 prosjekter i løpet av perioden. Antallet vil avhenge av omfanget på det enkelte prosjekt.. Dersom nabokommuner prioriterer ett eller flere prosjekter med tilsvarende områder/tema som Lindesnes kommune, vil det være aktuelt å samordne gjennomføringen av prosjektene for en mest mulig effektiv ressursutnyttelse. Forslag til innstilling: Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Lindesnes kommune » der følgende områder/prosjekter prioriteres: 9

10 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. SAK 09/16 SAMMENSLÅING AV KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS OG ROGALAND REVISJON IKS - UTTALELSE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse til forslag om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland revisjon IKS: Kontrollutvalget er positiv til at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS blir slått sammen med Rogaland Kommunerevisjon IKS til Sør-vest revisjon SA, da dette etter utvalgets vurdering vil gi revisjonen økt kompetanse og større fleksibilitet, og på den måten vil sammenslåingen styrke kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Rapport om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland Revisjon IKS 2. Særutskrift fra representantskapet i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS fra møte Saksopplysninger Representantskapet i Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS ga i møte den styret i selskapet mandat til å invitere nærliggende interkommunale revisjonsselskaper/fylkeskommunale revisjoner til et utredningssamarbeid om ny felles revisjonsordning. Formålet var å øke den samlede kompetanse og gi en bedre revisjon, mindre sårbarhet ved vakanser og lettere rekruttering, samt effektivisering av revisjons- og kontrollarbeidet. Pågående kommunereformarbeid hadde også betydning for veien videre. De interkommunale revisjonsselskapene i Aust-Agder, Vest-Agder og Rogaland ble invitert til å delta i et felles utredningsarbeid om etablering av ny revisjonsenhet. Rogaland Revisjon IKS takket ja til invitasjonen. Rapport fra utredningsarbeidet følger vedlagt. 10

11 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg Representantskapet i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har enstemmig anbefalt at selskapet blir slått sammen med Rogaland Revisjon IKS gjennom opprettelse av en ny revisjonsenhet, Sør- vest revisjon SA. Rapporten viser til en rekke fordeler ved å etablere en større revisjonsenhet. Det kan her nevnes: o Økt kompetanse og spesialisering o Økt fleksibilitet og kapasitet o Redusert sårbarhet o Bedre rekrutteringsmulighet o Styrket konkurransekraft o Økt mulighet til å revidere flere av kommunenes selskap Hovedfokuset for selskapet vil være å levere kostnadseffektive tjenester og være kommunenes naturlige valg av revisor For øvrig vises det til vedlagte rapport med forslag til vedtekter, stiftelsesdokument og åpningsbalanse i nytt selskap. Drøfting av kontrollutvalgets plikter ved innlemmelse i nytt selskap: Kapittel 12 i kommuneloven gir kontrollutvalget en viktig rolle og et omfattende ansvar for tilsyn, kontroll og revisjon av kommunens virksomhet. Kontrollutvalget skal på kommunestyrets/bystyrets vegne stå for det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Etter innstilling fra kontrollutvalget er det kommunestyret selv som avgjør hvilken revisjonsordning kommunen skal ha, og hvem som skal velges som kommunens revisor. Kommuneloven gir ikke kommunestyret anledning til å delegere til andre å fatte vedtak i disse sakene. Det har vært usikkerhet omkring forståelsen av kommunelovens 78 nr. 3 (endring av revisjonsordning) og nr. 4 (valg av revisor) når det gjelder det aktuelle forholdet hvor saken gjelder sammenslåing av interkommunale revisjonsselskaper. På grunn av usikkerheten er spørsmålet forelagt Norges Kommunerevisorforening (NKRF), som har gitt oss en uttalelse i saken. I sin uttalelse når det gjelder 78 nr. 3 heter det bl.a. følgende: Slik vi ser det, er overgang fra f.eks. en form for interkommunal revisjon til en annen form for interkommunal revisjon eller endring av medlemssammensetningen ikke å betrakte som skifte av revisjonsordning. I uttalelsen fremgår det videre (ang. 78 nr. 4) at: Det finnes her en praksis som går ut på at dersom en av enhetene opprettholdes og de andre enhetene går inn i denne, vil dette ikke innebære valg av revisor for kommunene i den første enheten, men det vil det for kommunene i den andre. I alle tilfelle vil det måtte inngås ny selskapsavtale, men dette kan skje uten medvirkning fra kontrollutvalgene, og innstilling er ikke aktuelt. Hva angår det forhold at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS blir slått sammen med et annet interkommunalt revisjonsselskap, synes det klart at dette ikke er å betrakte som skifte av revisjonsordning, og krever ikke innstilling fra kontrollutvalget. 11

12 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg Når det gjelder om den aktuelle omorganiseringen innebærer valg av revisor, jfr. 78 nr. 4 i kommuneloven, er vi tvilende til om den praksis som ifølge NKRF finnes fra tidligere, er den riktige forståelsen av lov og forskrift. I Ot.prp. nr. 70 ( ) står det: «Nr. 4 første setning fastslår at det er kommunestyret som skal velge revisor. Dersom kommunestyret har gjort en prinsippbeslutning, jfr. nr. 3, om at det skal gjennomføres konkurranseutsetting, vil det være kontrollutvalgets oppgave å sette revisjonen ut på anbud. Når anbudene er vurdert, må kontrollutvalget bringe resultatet inn for kommunestyret for valg av revisor. Annen setning her fastslår at det er kontrollutvalget som skal utarbeide saksframlegget om valg av revisor.» Vi kan vanskelig se at det skal foretas et valg av revisor når to interkommunale selskaper slår seg sammen. Hvilket valg av revisor skal kontrollutvalget innstille på? Revisor er jo valgt gjennom den ordningen som allerede eksisterer, og denne ordningen videreføres gjennom den selskapsrettslige omorganiseringen som nå foreslås og som skal vedtas av kommunestyret/bystyret. Etter vår vurdering er det i denne saken mer en omorganisering av samarbeid om revisjon, og ikke noen endring av revisjonsordning eller valg av revisor. Vurdering: Kontrollutvalget finner ikke at kontrollutvalget skal innstille til kommunestyret iht. kommuneloven 78 nr. 3 og 4. Kontrollutvalget vil allikevel gi en uttale som følger saken i den videre behandlingen i kommunestyret/bystyret, fordi kontrollutvalget har en særskilt rolle i forhold til revisjon av kommunens virksomhet, jf. Kommuneloven 77 nr. 4 og 5: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon).» «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m.» Kontrollutvalget vil mene at ut fra det som fremkommer i rapporten og foreslåtte vedtekter, vil kommunen fortsatt ha en forsvarlig revisjonsordning, og ser flere fordeler ved at et større selskap gir økt kompetanse, større fleksibilitet og kapasitet. Dette vil styrke det totale kontroll- og tilsynsarbeidet som er pålagt kontrollutvalg og kommunestyre/bystyre. Det legges opp til at det etableres kontorsteder i det nye selskapet som sikrer minst mulig dødtid i reiser samtidig som de er lett tilgjengelig for kundene. Forslag til vedtak: Uttale til forslag om sammenslåing av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS og Rogaland revisjon IKS: 12

13 Møtebok Lindesnes kontrollutvalg Kontrollutvalget er positiv til at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS blir slått sammen med Rogaland Kommunerevisjon IKS til Sør-vest revisjon SA, da dette etter utvalgets vurdering vil gi revisjonen økt kompetanse og større fleksibilitet, og på den måten vil sammenslåingen styrke kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. 1. Utvalget besluttet at neste møte avholdes 30. august kl Situasjon angående leder i kontrollutvalget sekretær orienterte om saken. 3. Godtgjørelse kontrollutvalget, jf. ulike satser nestleder følger opp dette. REFERATER Ref. 02/16 Agder Sekretariat, protokoll fra fellesmøte Nestleder orienterte fra møtet. Konklusjon: Referatet ble tatt til orientering. 13

14 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 11/16 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 11/16 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2017 Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, vedtatt for Agder Sekretariat, vedtatt for 2017 Kontrollutvalgssekretariatet Agder Sekretariat er sekretær for kontrollutvalget i Lindesnes kommune og for de øvrige femten eierkommuners kontrollutvalg. Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet et i møte og legger i sitt opp til at driftstilskuddet for den enkelte kommune økes fra kr i 2016 til kr i 2017, en økning på 2,5%. For ytterligere informasjon vises til styrets behandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Kommunerevisjonen Vest utfører revisjonsarbeidet for Lindesnes kommune og for de øvrige ti eierkommunene. Representantskapet behandlet et i møte og et innebærer som tidligere 460 timer til regnskapsrevisjon m.m. og 250 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Lindesnes kommunes tilskudd til revisjonen økes fra kr i 2016 til kr i 2017, en økning på 3,5%. For ytterligere informasjon vises til representantskapets behandling som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av et for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i forslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Denne posten har stått uendret i flere år. Det foreslås å øke posten med kr for å gi rom for at to av medlemmene kan delta på den årlige kontrollutvalgskonferansen. Budsjettforslaget: Det fremlagte forslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års ramme for kontroll og tilsyn 14

15 Vedtatt til for Kommunerevisjonen Vest for 2017 Vedtatt for Agder Sekretariat for 2017 Forslag til Kontroll og tilsyn 2017 Budsjettforslag 2017 Vedtatt 2016 Vedtatt 2015 Tilskudd til Kr Kr Kr revisjonsdistrikt Andel av Kr Kr Kr sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr Kr Kr utgifter Total Kr Kr Kr Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en ramme for kontroll og tilsyn for 2017 på kr Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. 15

16 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 16/2016 Representantskapet Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Års 2017 med utgiftsfordeling på kommunene. Økonomiplan Representantskapet gjorde følgende enstemmige vedtak: Det framlagte års for 2017 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene vedtas Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal ,1 % ,4 % ,1 % Farsund ,2 % ,5 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,5 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,3 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,4 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,5 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,3 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,4 % ,9 % Åseral ,3 % ,5 % ,3 % sum % ,4 % % Saksutredning: Vedlegg: Styresak 10/2016. Forslag til for Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er i skrivende stund i sluttfasen av sammenslåingsprosessen med Rogaland Revisjon IKS. Hvis alt går som planlagt, bør et nytt selskap være etablert og i drift fra Det gjenstår imidlertid flere kommunestyrebehandlinger før en kan slå fast at en ny revisjonsenhet vil bli etablert. Denne situasjonen gjør at styret legger fram for 2017 og økonomiplan for perioden som om selskapet fortsetter sin eksistens i dagens form, med behandling i styret og representantskapet. Det framlagte et er basert på samme driftsnivå som tidligere. 1 16

17 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS I henhold til lov om interkommunale selskaper 18 og 20 skal representantskapet vedta for kommende kalenderår og en gang i året vedta selskapets økonomiplan. Økonomiplanen skal legges til grunn ved selskapets arbeid og øvrige planleggingsarbeid. Økonomiplanen skal omfatte de fire neste år og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i perioden. Forskrift om års for interkommunale selskaper 2 angir at representantskapet innen årets utgang skal fastsette bindende økonomiske rammer for selskapets drift for kommende kalenderår og at styret for selskapet fastsetter den nærmere fordeling av de økonomiske rammene. I henhold til selskapsavtalens 6 og 10 tilligger det representantskapets myndighet å vedta og økonomiplan, herunder å bestemme den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt /økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før året for innarbeidelse i deltakerkommunenes års. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalg. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. Når det gjelder forutsetninger og rammer for et vises det til vedlagt styresak 10/2016. En forutsetter også samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2017, dvs. samme all er videreført. Økonomiplan i perioden : Re gnsk ap Buds jett Forslag års Forslag til økonomiplan Endring Sum driftsinntekter ,97 % Sum driftsutgifter ,04 % Brutto driftsresultat ,9 % Netto finansinntekter ,0 % Netto driftsresultat Netto avsetninger Årets mer/mindreforbruk Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner Inntekt fra andre kunder Utgiftsfordeling på kommunene: Inntekt fra kommunene er ert med kr I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i Fordelingsnøkkelen 2 17

18 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er basert på revisjonstimer planlagt for den enkelte kommune. I dette timeanslaget er timer til reiser og matpauser knyttet til oppdrag ikke inkludert. Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det erte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede - og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele erte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Styret foreslår at følgende utgiftsfordeling legges til grunn for 2017: Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal ,1 % ,4 % ,1 % Farsund ,2 % ,5 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,5 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,3 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,4 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,5 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,3 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,4 % ,9 % Åseral ,3 % ,5 % ,3 % sum % ,4 % % Representantskapet anbefales å gjøre slikt vedtak: Det framlagte års for 2017 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene vedtas Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: 3 18

19 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal ,1 % ,4 % ,1 % Farsund ,2 % ,5 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,5 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,3 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,4 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,5 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,3 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,4 % ,9 % Åseral ,3 % ,5 % ,3 % sum % ,4 % % Flekkefjord, Irene Loka revisjonssjef 4 19

20 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 10/2016 Styret Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Budsjett Økonomiplan Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til for 2017 og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal ,1 % ,4 % ,1 % Farsund ,2 % ,5 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,5 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,3 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,4 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,5 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,3 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,4 % ,9 % Åseral ,3 % ,5 % ,3 % sum % ,4 % % Saksutredning: Vedlegg: Forslag til års for Rammer for et Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er i skrivende stund i sluttfasen av sammenslåingsprosessen med Rogaland Revisjon IKS. Hvis alt går som planlagt, bør et nytt selskap være etablert og i drift fra Det gjenstår imidlertid flere kommunestyrebehandlinger før en kan slå fast at en ny revisjonsenhet vil bli etablert. Denne situasjonen gjør at vi legger fram for 2017 og økonomiplan for perioden som om selskapet fortsetter sin eksistens i dagens form, med behandling i styret og representantskapet. Det framlagte et er basert på samme driftsnivå som tidligere. 1 20

21 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Følgende forutsetninger er lagt for et: Når det gjelder bemanningssituasjonen, så er det ert med 7,8 årsverk (8 ansatte) i tillegg til noe kjøp av tjenester. Dette nivået fordrer en svært effektiv revisjon samt effektiv regnskapsavleggelse fra kommunenes side. Driftsutgifter driftsforutsetninger Lønnsutgifter Budsjett: kr Lønnen for 2016 er ert ut fra de forhold som i dag er kjent med hensyn til ansatte og stillingsstørrelser, samt at jeg forutsetter et ut fra 7,8 årsverk og at noe av personalbehovet vil bli dekket ved kjøp av tjenester fra andre. Jeg har beregnet lønnsutgiftene med et generelt lønnstillegg på 2,5 % fra 1.5. i Overtiden er ert med kr Dette er på samme nivå som overtidsbruken er i Pensjonskostnaden er beregnet ut fra en sats på 17 %. Jeg har ikke noe fra KLP å støtte meg til, så jeg har derfor lagt inn kr i et. Dette er noe lavere enn et for Nivået på et er usikkert, men fra fra erfaringer fra tidligere år bør dette være tilstrekkelig. Arbeidsgiveravgiften er beregnet med 14,1 %. Samlet er lønnskostnadene, med de forutsetningene som er skissert over, ert med en økning på 1,16 % fra Andre driftsutgifter Budsjett: kr Sum driftsutgifter er økt med kr Dette gjelder hovedsakelig kjøp av tjenester som er ert med kr , og noen reduksjoner av andre driftsposter bl.a. kurs og reise. Enkelte av postene som er ert gjelder bl.a.: Forsikring ansatte Kontingenter NKRF (medlemskontingent og premie for kvalitetskontroll) KS - medlemskap Lisenser Sticos (oppslag regnskap) Descartes (revisjonsprogram) Current timeregistreringssystem Hjemmekontorløsning (IT-tilgang avd.kontor Lyngdal) Gyldendal Rettsdata (oppslag lov/forarbeid/litteratur) Drifting IT

22 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Gjennomgang av inntektspostene: Inntekt fra kommuner Budsjett: kr Inntektene fra kommunene har en økning på 3,4 %. Inntekt fra andre kunder Budsjett: kr En har basert inntekten med en økning i timepris fra kr 750 til kr 790. Finans overføringer Renteinntektene er ert med kr I tillegg er det lagt inn en overføring til investering på kr for å dekke opp egenkapitalinnskudd til KLP. Utgiftsfordeling på kommunene Inntekt fra kommunene er ert med kr I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i Fordelingsnøkkelen er basert på revisjonstimer planlagt for den enkelte kommune. I dette timeanslaget er timer til reiser og matpauser knyttet til oppdrag ikke inkludert. Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det erte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede - og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele erte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal ,1 % ,4 % ,1 % Farsund ,2 % ,5 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,5 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,3 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,4 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,5 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,3 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,4 % ,9 % Åseral ,3 % ,5 % ,3 % sum % ,4 % %

23 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Økonomiplan: En forutsetter samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2017: Re gnsk ap Buds jett Forslag års Forslag til økonomiplan Endring Sum driftsinntekter ,97 % Sum driftsutgifter ,04 % Brutto driftsresultat ,9 % Netto finansinntekter ,0 % Netto driftsresultat Netto avsetninger Årets mer/mindreforbruk Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner Inntekt fra andre kunder Den videre prosessen: I henhold til selskapsavtalens 6 og 10, jfr. lov om interkommunale selskaper 7, tilligger det representantskapets myndighet å vedta og økonomiplan, herunder å bestemme fordelingen av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt /økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før året for å innarbeide dette i deltakerkommunenes års. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalget. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. Ut fra dette vil jeg tilrå at styret gir følgende innstilling: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til for 2017 og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: 4 23

24 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal ,1 % ,4 % ,1 % Farsund ,2 % ,5 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,5 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,3 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,4 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,5 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,3 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,4 % ,9 % Åseral ,3 % ,5 % ,3 % sum % ,4 % % Flekkefjord, Sign. Irene Loka Revisjonssjef 5 24

25 Driftsinntekter: Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Forslag til års 2017 Forslag års Års Regnskap Endring B2017-B Inntekt kommuner ,42 % Honorar o.l Inntekt fra andre ,26 % Refusjon sykepenger MVA.komp drift ,00 % Diverse refusjoner Refusjon telefon ansatte -558 Sum Driftsinntekter ,97 % Driftsutgifter: Lønn faste stillinger ,41 % Vikariater Ekstrahjelp ,00 % Overtid ,00 % Annen lønn Bilgodtgj. Skattepl./arb.g.avg ,11 % Godtgjørelse styremedl ,00 % Tapt arbeidsfortjeneste ,00 % Pensjon ,23 % Premieavvik Pensjon Arbeidsgiveravgift ,11 % Avsetn. Feriep. Arb.g.avg Sum Personalutgifter ,16 % Trykking/papir/rekvisita m.v ,00 % Faglitteratur,håndbøker m.v ,00 % Andre kontorutgifter ,00 % Møteutgifter, bevertning ,00 % Velferdstiltak ,00 % Andre varer og tjenester ,00 % Regnskapsføring ,00 % Telefon ,00 % Tjenestetelefon (ansatte) ,11 % Porto ,00 % Annonser ,00 % Kurs/opplæring ,90 % Reiseutg. Oppg.pl ,76 % Andre oppgavepl. Godtgj ,00 % Reiseutgifter, ikke oppg.pl ,43 % Forsikring ,00 % Kontingenter ,77 % It-lisenser ,21 % Inventar og utstyr ,00 % IT-utstyr ,00 % It-programvare ,00 % Driftsavtale IT ,00 % Revisjon ,00 % 25

26 Forslag års Års Regnskap Endring B2017-B Kjøp fra private MVA. pl. anskaffelser ,00 % Sum Andre driftsutgifter ,91 % Avskrivninger Sum driftsutgifter ,04 % Brutto driftsresultat ,86 % Netto renteutgifter Netto renteinntekter ,00 % Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Bruk av tidligere mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Avsetning til disposisjonsfond Overført til inv Regnskapsmessig mer/-mindreforbruk

27 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: UTSKRIFT AV MØTEBOK Agder Sekretariat - styret Møtedato: 1. september 2016 SAK 05/16 BUDSJETT FOR 2017 AGDER SEKRETARIAT Enstemmig vedtak: Det fremlagte forslag til for 2017 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 05/16 BUDSJETT FOR 2017 AGDER SEKRETARIAT Generelt: I vedtektene for Agder Sekretariat, 10, har styret ansvar for å gjøre vedtak om års. Årset skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultatet av driften. Årset skal fremmes for den enkelte kommune, slik at forslaget følger innstilling om års og økonomiplan til kommunestyret, jfr. forskrift for kontrollutvalg 18. Iflg. 3 i vedtektene skal sekretariatet drives i balanse, slik at inntekter fra kommunene dekker kostnadene er det 13. driftsåret i Agder Sekretariat. Tilskuddet fra den enkelte eierkommune har hatt følgende utvikling de siste fem årene: 2013: kr : kr : kr : kr () 2017: kr () Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 27

28 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Eierkommunene innbetalte totalt kr (kr pr. kommune) som kapitaltilskudd ved etablering av selskapet ( 5 i vedtektene). Pr hadde selskapet en egenkapital på kr Kommentarer: Det eres med en lønnsvekst med 3,5 % fra Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 2016-et. Andre kostnader økes med ca. 1.6%. Dette skyldes bl.a. indeksregulering av husleie, økt kontingent til NKRF, og den forventede prisveksten på kjøp av varer/tjenester. Totalt øker et med 2.5% i forhold til for Forslag til for driftsåret 2017 (i hele 1000 kr) Budsjettforslag Budsjett Regnskap Driftsinntekter: Tilskudd fra eierkommunene Øvrige inntekter 0 Sum driftsinntekter Driftsutgifter: Personalutgifter Andre driftsutgifter Sum driftsutgifter _ Brutto driftsresultat _ Finansinntekter Netto driftsresultat Bruk av disposisjonsfond

29 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Rett utskrift: Kjell Ivar Hommen 3 29

30 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lindesnes kommune Sak 12/16 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 12/16 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL OG FORVALTNINGSREVISJON 2016/2017 Vedlegg: 1. Utskrift av kontrollutvalgssak, forslag til plan for forvaltningsrevisjon Utskrift av kontrollutvalgssak, forslag til plan for selskapskontroll Saksopplysninger: Selskapskontroll. Plan for selskapskontroll for perioden er oversendt kommunestyret for endelig behandling. Kontrollutvalget har foreslått følgende prioriteringer: 1. Lindesnesregionens Medisinske Senter (LRMS) 2. DDV Drift 3. DDV Strategi Forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden er oversendt kommunestyret for endelig behandling. Kontrollutvalget har foreslått følgene prioriteringer: Prioritet Prosjektnummer, jf. OA Prosjektområde/beskrivelse 1. 17/18 Mobbing Barnevern 3. 7 Sykefravær Dispensasjoner fra reguleringsplaner 5. 6 Refusjoner Selvkost Pålagte tilsyn etter plan- og bygningsloven Gjennomføring av prosjekter i 2016 og Når det gjelder selskapskontroll er de foreslåtte selskaper eid sammen med øvrige kommuner. Selskapene er også relativt nyetablerte. Det antas at kontroll av disse selskapene vil være fornuftig å gjennomføre i samarbeid med øvrige eierkommuner tidligst høsten Når det gjelder gjennomføring av forvaltningsrevisjon, er det prosjektet «Mobbing» som er øverst på prioriteringslisten. Dette prosjektet vil sannsynligvis kreve endel ressurser å gjennomføre. 30

31 Vurderinger: Plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon er foreløpig ikke er vedtatt av kommunestyret. I bestillingen må det derfor tas forbehold om kontrollutvalgets innstilling blir vedtatt. Det foreslås ikke bestilling av selskapskontroller på nåværende tidspunkt. Kontroll av de foreslåtte selskapene bør skje i samarbeid med øvrige eierkommuner. Selskapene er også relativt nyetablerte og bør gis litt tid til å «gå seg til». Det foreslås bestilling av prosjektet «Mobbing». Det vises til både prosjekt 18 og 19 i den overordnede analysen. Prosjektet vil kreve en del ressurser å få gjennomført. I første omgang må det bestilles en prosjektplan for gjennomføring av prosjektet der problemstillinger (hvilke spørsmål som ønskes besvart), revisjonskriterier, ressurser, tidsplan etc. er sentrale elementer. Kontrollutvalget bør allerede nå gi signaler til revisjonen om hva som kan være aktuell problemstilling/hva som ønskes undersøkt i prosjektet. Prosjektplanen skal godkjennes av kontrollutvalget før selve prosjektet kan påbegynnes. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Mobbing» i 2016/2017 under forutsetning av at kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Forslag til prosjektplan for prosjektet «Mobbing» fremlegges for kontrollutvalget til godkjenning. 3. Det bestilles ikke gjennomføring av selskapskontroll på nåværende tidspunkt. 31

32 UTSKRIFT AV MØTEBOK LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Tirsdag 3. mai 2016 SAK 07/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Revisor presenterte planforslaget. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Lindesnes kommune der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: 1. Lindesnesregionens Medisinske Senter (LRMS) 2. DDV Drift 3. DDV Strategi 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Forslag til plan for selskapskontroll datert Bakgrunn: Selskapskontroll er et middel for å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger, samt i henhold til aktuelle lover og regler. Kommuneloven 77 nr. 5 fastslår at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper mm. Forskrift om kontrollutvalg krever at det utarbeides en plan for selskapskontroll og at planen utarbeides minst en gang i valgperioden. Selskapskontrollens innhold er beskrevet i 14 og rapportering om selskapskontroll er omtalt i 15 i samme forskrift. Selskapskontrollen kan deles inn i to deler; en obligatorisk eierskapskontroll og en frivillig forvaltningsrevisjon. 32

33 Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresse, utøver myndigheten slik det er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven samt ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Eierskapskontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring, og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper, herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter 80 er begrenset til heleide kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht hvordan selskapskontrollen kan gjennomføres i heleide kontra deleide selskaper. Lindesnes kommune har i perioden gjennomført følgende selskapskontroller: Specto AS Gjennomført 2014 Brannvesenet Sør IKS- Gjennomført i 2012 Ved prioritering av selskapskontroll kan følgende kriterier være relevante i forbindelse med en risiko- og vesentlighetsvurdering: 1. Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere 2. Selskapets samfunnsmessige ansvar 3. Kommunens eierandel 4. Økonomisk gevinst- og tapspotensial 5. Kommunens motiv for eierskapet I forslag til plan for selskapskontroll peker revisjonen på følgende selskaper det kan være aktuelt å gjennomføre selskapskontroll i: - Lindesnesregionens Medisinske Senter (LRMS) - DDV Drift - DDV Strategi Dette forslaget bygger på en risiko- og vesentlighetsvurdering. Vurderinger: Kommunestyret vedtar planen etter innstilling fra kontrollutvalget. Det anbefales at kontrollutvalget gis fullmakt til å gjøre endringer i planen dersom det skulle oppstå behov for det. Budsjettrammen for Kontroll og tilsyn setter begrensningene for omfanget av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon som kan gjennomføres. De selskapene som kommunen eier sammen med andre kommuner, er også foreslått prioritert i de øvrige eierkommunenes planer. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Lindesnes kommune der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: 33

34 1. Lindesnesregionens Medisinske Senter (LRMS) 2. DDV Drift 3. DDV Strategi 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Rett utskrift: Willy Gill Utvalgssekretær Utskrift sendt elektronisk til: Postmottak, ordfører, rådmann, revisor 34

35 UTSKRIFT AV MØTEBOK LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Tirsdag 3. mai 2016 SAK 08/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Lindesnes kommune » der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjektnummer, jf. OA Prosjektområde/beskrivelse 1. 17/18 Mobbing Barnevern 3. 7 Sykefravær Dispensasjoner fra reguleringsplaner 5. 6 Refusjoner Selvkost Pålagte tilsyn etter plan- og bygningsloven Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til Plan for forvaltningsrevisjon for Lindesnes kommune Overordnet analyse Lindesnes kommune Bakgrunn for saken: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har bestemmelser om at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens sin virksomhet ut fra en vurdering av risiko og hva som er vesentlig. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Formelt grunnlag: Forvaltningsrevisjon er definert i Lov om kommuner og fylkeskommuner 77 hvor det heter: 35

36 Kontrollutvalget skal påse at kommunens og fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget ba i sitt møte den 12. november 2015 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse som skulle danne grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon. I sitt møte den 19. januar 2016 ga kontrollutvalget revisjonen innspill på områder som de mente var viktig å arbeide videre med i analysen. Revisjonen har nå gjennomført den overordnede analysen og denne peker på 25 ulike områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon. Tanken er at kontrollutvalget skal prioritere de mest aktuelle av disse områdene i plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget kan også prioritere andre områder som man mener er aktuelle. Områder som ikke prioriteres i planen, kan følges opp på andre måter, f.eks. ved orienteringer fra administrasjonen til kontrollutvalget. I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon for Lindesnes kommune foreslås disse områdene/prosjektene for forvaltningsrevisjon: Med de ressurser som er tilgjengelig for kontrollutvalget til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (om lag 250 timer pr. år), er det realistisk å få gjennomført 3 4 prosjekter i løpet av perioden. Antallet vil avhenge av omfanget på det enkelte prosjekt.. Dersom nabokommuner prioriterer ett eller flere prosjekter med tilsvarende områder/tema som Lindesnes kommune, vil det være aktuelt å samordne gjennomføringen av prosjektene for en mest mulig effektiv ressursutnyttelse. Forslag til innstilling: Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Lindesnes kommune » der følgende områder/prosjekter prioriteres: Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. 36

37 Rett utskrift: Willy Gill Utvalgssekretær Utskrift sendt elektronisk til: Postmottak, ordfører, rådmann, revisor 37

38 REFERATER Ref. 03/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 04/16 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapet Ref. 05/16 Kommunestyret, søknad om fritak og valg av stedfortredere Ref. 06/16 Rådmannen, tilbakemelding etter krav om innsyn i vedtak fra Lindesnes Havn Ref. 07/16 Agder Sekretariat, tilbakemelding til Braadland 38

39 39

40 40

41 INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS REPRESENTANTSKAPET INNKALLING TIL Tirsdag, , kl. 18:00 Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. Lyngdal rådhus Kommunestyresalen 41

42 INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE KOMMUNEREVISJON VEST, VEST-AGDER IKS REPRESENTANTSKAPET Følgende medlemmer er innkalt: Bodil Stensrud Johnny Deisz Frank Øverland Kirsten Svensson Judith Kvelland Rogstad Eirik Skogstad Nilsen Bård Melvin Bulæg Øystein Rui Kristoffersen Gunnar Skaar Anne Grethe Liland Alexander Skeibrok Monica Nilsen Helge Elle Irene Loka Audnedal kommune Farsund kommune Flekkefjord kommune Hægebostad kommune Kvinesdal kommune Lindesnes kommune Lyngdal kommune Mandal kommune Marnardal kommune Sirdal kommune Åseral kommune Ansattes representant Styreleder Revisjonssjef SAKSLISTE: 14/2016 Godkjenning av innkallingen og saksliste til representantskapet 15/2016 Valg av to representanter til å underskrive protokoll fra møtet 16/2016 Budsjett Økonomiplan MELDINGER M-08/2016 Protokoll fra representantskapsmøte M-09/2016 Protokoll fra styremøte M-10/2016 Protokoll fra styremøte Evt. forfall meldes til revisjonssjef på telefon eller e-post Varamedlemmer mottar sakspapirer, men møter bare etter særskilt innkalling. Flekkefjord, For styret Irene Loka revisjonssjef 42

43 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 16/2016 Representantskapet Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Års 2017 med utgiftsfordeling på kommunene. Økonomiplan Vedlegg: Styresak 10/2016. Forslag til for Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er i skrivende stund i sluttfasen av sammenslåingsprosessen med Rogaland Revisjon IKS. Hvis alt går som planlagt, bør et nytt selskap være etablert og i drift fra Det gjenstår imidlertid flere kommunestyrebehandlinger før en kan slå fast at en ny revisjonsenhet vil bli etablert. Denne situasjonen gjør at styret legger fram for 2017 og økonomiplan for perioden som om selskapet fortsetter sin eksistens i dagens form, med behandling i styret og representantskapet. Det framlagte et er basert på samme driftsnivå som tidligere. I henhold til lov om interkommunale selskaper 18 og 20 skal representantskapet vedta for kommende kalenderår og en gang i året vedta selskapets økonomiplan. Økonomiplanen skal legges til grunn ved selskapets arbeid og øvrige planleggingsarbeid. Økonomiplanen skal omfatte de fire neste år og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i perioden. Forskrift om års for interkommunale selskaper 2 angir at representantskapet innen årets utgang skal fastsette bindende økonomiske rammer for selskapets drift for kommende kalenderår og at styret for selskapet fastsetter den nærmere fordeling av de økonomiske rammene. I henhold til selskapsavtalens 6 og 10 tilligger det representantskapets myndighet å vedta og økonomiplan, herunder å bestemme den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt /økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før året for innarbeidelse i deltakerkommunenes års. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalg. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. Når det gjelder forutsetninger og rammer for et vises det til vedlagt styresak 10/2016. En forutsetter også samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2017, dvs. samme all er videreført. 1 43

44 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Økonomiplan i perioden : Re gnsk ap Buds jett Forslag års Forslag til økonomiplan Endring Sum driftsinntekter ,97 % Sum driftsutgifter ,04 % Brutto driftsresultat ,9 % Netto finansinntekter ,0 % Netto driftsresultat Netto avsetninger Årets mer/mindreforbruk Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner Inntekt fra andre kunder Utgiftsfordeling på kommunene: Inntekt fra kommunene er ert med kr I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i Fordelingsnøkkelen er basert på revisjonstimer planlagt for den enkelte kommune. I dette timeanslaget er timer til reiser og matpauser knyttet til oppdrag ikke inkludert. Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det erte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede - og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele erte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Styret foreslår at følgende utgiftsfordeling legges til grunn for 2017: 2 44

45 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal ,1 % ,4 % ,1 % Farsund ,2 % ,5 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,5 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,3 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,4 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,5 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,3 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,4 % ,9 % Åseral ,3 % ,5 % ,3 % sum % ,4 % % Representantskapet anbefales å gjøre slikt vedtak: Det framlagte års for 2017 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene vedtas Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal ,1 % ,4 % ,1 % Farsund ,2 % ,5 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,5 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,3 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,4 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,5 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,3 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,4 % ,9 % Åseral ,3 % ,5 % ,3 % sum % ,4 % % Flekkefjord, Irene Loka revisjonssjef 3 45

46 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 10/2016 Styret Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Budsjett Økonomiplan Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til for 2017 og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal ,1 % ,4 % ,1 % Farsund ,2 % ,5 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,5 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,3 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,4 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,5 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,3 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,4 % ,9 % Åseral ,3 % ,5 % ,3 % sum % ,4 % % Saksutredning: Vedlegg: Forslag til års for Rammer for et Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er i skrivende stund i sluttfasen av sammenslåingsprosessen med Rogaland Revisjon IKS. Hvis alt går som planlagt, bør et nytt selskap være etablert og i drift fra Det gjenstår imidlertid flere kommunestyrebehandlinger før en kan slå fast at en ny revisjonsenhet vil bli etablert. Denne situasjonen gjør at vi legger fram for 2017 og økonomiplan for perioden som om selskapet fortsetter sin eksistens i dagens form, med behandling i styret og representantskapet. Det framlagte et er basert på samme driftsnivå som tidligere. 1 46

47 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Følgende forutsetninger er lagt for et: Når det gjelder bemanningssituasjonen, så er det ert med 7,8 årsverk (8 ansatte) i tillegg til noe kjøp av tjenester. Dette nivået fordrer en svært effektiv revisjon samt effektiv regnskapsavleggelse fra kommunenes side. Driftsutgifter driftsforutsetninger Lønnsutgifter Budsjett: kr Lønnen for 2016 er ert ut fra de forhold som i dag er kjent med hensyn til ansatte og stillingsstørrelser, samt at jeg forutsetter et ut fra 7,8 årsverk og at noe av personalbehovet vil bli dekket ved kjøp av tjenester fra andre. Jeg har beregnet lønnsutgiftene med et generelt lønnstillegg på 2,5 % fra 1.5. i Overtiden er ert med kr Dette er på samme nivå som overtidsbruken er i Pensjonskostnaden er beregnet ut fra en sats på 17 %. Jeg har ikke noe fra KLP å støtte meg til, så jeg har derfor lagt inn kr i et. Dette er noe lavere enn et for Nivået på et er usikkert, men fra fra erfaringer fra tidligere år bør dette være tilstrekkelig. Arbeidsgiveravgiften er beregnet med 14,1 %. Samlet er lønnskostnadene, med de forutsetningene som er skissert over, ert med en økning på 1,16 % fra Andre driftsutgifter Budsjett: kr Sum driftsutgifter er økt med kr Dette gjelder hovedsakelig kjøp av tjenester som er ert med kr , og noen reduksjoner av andre driftsposter bl.a. kurs og reise. Enkelte av postene som er ert gjelder bl.a.: Forsikring ansatte Kontingenter NKRF (medlemskontingent og premie for kvalitetskontroll) KS - medlemskap Lisenser Sticos (oppslag regnskap) Descartes (revisjonsprogram) Current timeregistreringssystem Hjemmekontorløsning (IT-tilgang avd.kontor Lyngdal) Gyldendal Rettsdata (oppslag lov/forarbeid/litteratur) Drifting IT

48 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Gjennomgang av inntektspostene: Inntekt fra kommuner Budsjett: kr Inntektene fra kommunene har en økning på 3,4 %. Inntekt fra andre kunder Budsjett: kr En har basert inntekten med en økning i timepris fra kr 750 til kr 790. Finans overføringer Renteinntektene er ert med kr I tillegg er det lagt inn en overføring til investering på kr for å dekke opp egenkapitalinnskudd til KLP. Utgiftsfordeling på kommunene Inntekt fra kommunene er ert med kr I forslaget til utgiftsfordeling på kommunene har jeg brukt samme fordelingsnøkkel som ble brukt i Fordelingsnøkkelen er basert på revisjonstimer planlagt for den enkelte kommune. I dette timeanslaget er timer til reiser og matpauser knyttet til oppdrag ikke inkludert. Utgangspunktet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kommunene vil derfor sannsynligvis få avvik i sine revisjonsutgifter i forhold til det erte. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling, samt eventuelle bemanningsproblemer i kommunerevisjonen. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Da vi har avgrensede - og personalrammer å forholde oss til, vil dette kunne innebære at kommuner ikke får det antallet timer som er oppsatt i fordelingen. Dette vil for det meste gjelde andre oppdrag. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele erte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal ,1 % ,4 % ,1 % Farsund ,2 % ,5 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,5 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,3 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,4 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,5 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,3 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,4 % ,9 % Åseral ,3 % ,5 % ,3 % sum % ,4 % %

49 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Økonomiplan: En forutsetter samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2017: Re gnsk ap Buds jett Forslag års Forslag til økonomiplan Endring Sum driftsinntekter ,97 % Sum driftsutgifter ,04 % Brutto driftsresultat ,9 % Netto finansinntekter ,0 % Netto driftsresultat Netto avsetninger Årets mer/mindreforbruk Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner Inntekt fra andre kunder Den videre prosessen: I henhold til selskapsavtalens 6 og 10, jfr. lov om interkommunale selskaper 7, tilligger det representantskapets myndighet å vedta og økonomiplan, herunder å bestemme fordelingen av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt /økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før året for å innarbeide dette i deltakerkommunenes års. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalget. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. Ut fra dette vil jeg tilrå at styret gir følgende innstilling: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til for 2017 og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: 4 49

50 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal ,1 % ,4 % ,1 % Farsund ,2 % ,5 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,5 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,3 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,4 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,5 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,3 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,4 % ,9 % Åseral ,3 % ,5 % ,3 % sum % ,4 % % Flekkefjord, Sign. Irene Loka Revisjonssjef 5 50

51 Driftsinntekter: Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Forslag til års 2017 Forslag års Års Regnskap Endring B2017-B Inntekt kommuner ,42 % Honorar o.l Inntekt fra andre ,26 % Refusjon sykepenger MVA.komp drift ,00 % Diverse refusjoner Refusjon telefon ansatte -558 Sum Driftsinntekter ,97 % Driftsutgifter: Lønn faste stillinger ,41 % Vikariater Ekstrahjelp ,00 % Overtid ,00 % Annen lønn Bilgodtgj. Skattepl./arb.g.avg ,11 % Godtgjørelse styremedl ,00 % Tapt arbeidsfortjeneste ,00 % Pensjon ,23 % Premieavvik Pensjon Arbeidsgiveravgift ,11 % Avsetn. Feriep. Arb.g.avg Sum Personalutgifter ,16 % Trykking/papir/rekvisita m.v ,00 % Faglitteratur,håndbøker m.v ,00 % Andre kontorutgifter ,00 % Møteutgifter, bevertning ,00 % Velferdstiltak ,00 % Andre varer og tjenester ,00 % Regnskapsføring ,00 % Telefon ,00 % Tjenestetelefon (ansatte) ,11 % Porto ,00 % Annonser ,00 % Kurs/opplæring ,90 % Reiseutg. Oppg.pl ,76 % Andre oppgavepl. Godtgj ,00 % Reiseutgifter, ikke oppg.pl ,43 % Forsikring ,00 % Kontingenter ,77 % It-lisenser ,21 % Inventar og utstyr ,00 % IT-utstyr ,00 % It-programvare ,00 % Driftsavtale IT ,00 % Revisjon ,00 % 51

52 Forslag års Års Regnskap Endring B2017-B Kjøp fra private MVA. pl. anskaffelser ,00 % Sum Andre driftsutgifter ,91 % Avskrivninger Sum driftsutgifter ,04 % Brutto driftsresultat ,86 % Netto renteutgifter Netto renteinntekter ,00 % Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Bruk av tidligere mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Avsetning til disposisjonsfond Overført til inv Regnskapsmessig mer/-mindreforbruk

53 M-08/

54 54

55 55

56 56

57 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Protokoll fra styret Møte nr. 2/2016 Sted: Lyngdal rådhus Dato: Tid: 09:30-10:30 Til stede: Forfall: Helge Elle Svein Røynesdal Wenche Storaker Else Pedersen Rafoss Monica Nilsen Irene Loka Olav Skagestad Stine Skagestad styreleder nestleder styremedlem styremedlem representant fra ansatte revisjonssjef Saksliste Saksnr. Sakstittel 06/2016 Godkjenning av møteprotokoll fra møte /2016 Økonomirapport per april 2016 Referatskriv: M-02/2016: Protokoll fra møte i representantskapet M-03/2016: Firmaattest 57

58 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak 06/2016: Godkjenning av møteprotokoll fra møte Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Møteprotokoll fra styrets møte godkjennes. Sak 07/2016: Økonomirapport per april 2016 Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret tar økonomirapporten til etterretning. Lyngdal, Helge Elle styreleder Svein Røynesdal nestleder Wenche Storaker styremedlem Else Pedersen Rafoss styremedlem side 2 58

59 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Protokoll fra styret Møte nr. 3/2016 Sted: Lyngdal rådhus Dato: Tid: 09:30-11:00 Til stede: Forfall: Helge Elle Svein Røynesdal Olav Skagestad Else Pedersen Rafoss Alf Morten Normann Monica Nilsen Irene Loka Wenche Storaker styreleder nestleder styremedlem styremedlem varamedlem representant fra ansatte revisjonssjef Saksliste Saksnr. Sakstittel Sak 08/2016 Godkjenning av protokoll fra møte Sak 09/2016 Økonomirapport per august Sak 10/2016 Budsjett Økonomiplan Sak 11/2016 Intern kvalitetskontroll. Referatskriv: M-04/2016: Firmaattest per

60 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak 08/2016: Godkjenning av protokoll fra møte Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Møteprotokoll fra styrets møte godkjennes. Sak 09/2016: Økonomirapport per august Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret tar økonomirapporten til etterretning. Sak 10/2016: Budsjett Økonomiplan Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslag til for 2017 og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag antall timer totalt %-fordeling 2017 fordeling av 2017 endring i fra i fjor fordeling av 2016 %-fordeling 2016 Utgif tsfordeling 2015 Timer avregnet 2015 Audnedal ,1 % ,4 % ,1 % Farsund ,2 % ,5 % ,2 % Flekkefjord ,1 % ,5 % ,1 % Hægebostad ,8 % ,3 % ,8 % Kvinesdal ,4 % ,4 % ,4 % Lindesnes ,9 % ,5 % ,9 % Lyngdal ,7 % ,3 % ,7 % Mandal ,2 % ,4 % ,2 % Marnardal ,4 % ,5 % ,4 % Sirdal ,9 % ,4 % ,9 % Åseral ,3 % ,5 % ,3 % sum % ,4 % % side 2 60

61 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak 11/2016: Intern kvalitetskontroll (unntatt off.het, 14). Saken sendes kun styremedlemmer. Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Rapporten fra revisjonssjefen etter gjennomførte kontroller i henhold til selskapets kvalitetskontrollsystem, tas til etterretning. Lyngdal, Helge Elle styreleder Svein Røynesdal nestleder Olav Skagestad styremedlem Else Pedersen Rafoss styremedlem Alf Morten Normann varamedlem side 3 61

62 LINDESNES KOMMUNE Servicekontoret SAKSMAPPE: 2015/334 ARKIVKODE: LØPENR.: SAKSBEHANDLER: Sign. 5526/2016 Margrethe Engeland UTVALG: DATO: SAKSNR: Kommunestyret /16 Søknad om permisjon fra politisk verv og valg av stedfortredere Rådmannens forslag til vedtak: Svein Lysestøl innvilges permisjon som omsøkt. 1.vara til Kontrollutvalget rykker opp som fast medlem og nestleder blir fungerende leder fram til slik at utvalgets sammensetning blir følgende: Nestleder, Henning Helliesen (KrF) Medlem, Edita Schultz (Ap) Medlem, Bjarne Birketvedt (Ap) Leder, Eirik Skogstad Nilsen (V) Medlem, Bente Hennestad (H) 1.vara, Rune Juliussen (KrF) 2.vara, Signe Håland (Sp) 3.vara, Marry Kleiven (KrF) 1.vara, Lisbeth Tredal (H) 2.vara, Nils Ulstrup (Pp) 3.vara, Aud Bogen Wilhelmsen (H) Som medlem i representantskapet til Kommunerevisjonen Vest velges.. Som medlem i representantskapet til Agder Sekretariat velges. Saksprotokoll i Kommunestyret Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt med slik tilføyelse i 2 siste avsnitt: «leder med nestleder i Kontrollutvalget, som vararepresentant.» Vedtak: Svein Lysestøl innvilges permisjon som omsøkt. 62