Til kontrollutvalgets medlemmer: Kirsten Svensson (leder), Alf Magne Skeime (nestleder), Kjell Rune Klungland (medlem)

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer: Kirsten Svensson (leder), Alf Magne Skeime (nestleder), Kjell Rune Klungland (medlem) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid/sted: Mandag 8. oktober 2018 kl , møterom Snartemo Quality. Foreløpig SAKSLISTE Redegjørelse om Snartemo Quality Products AS 1. Fra kommunen som eier med fokus på eierstyring og strategier 2. Fra selskapet med fokus på presentasjon av selskapet, vedtekter, oppgaver, økonomi og utfordringer. Bedriftsbesøk SAK 11/18 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 12/18 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2019 SAK 13/18 UAVHENGIGHETSERKLÆRINGER FRA REVISOR SAK 14/18 FORVALTNINGSREVISJON PROSJEKTPLAN TILDELING AV HELSE- OG OMSORGSTJENESTER TIL DEMENTE PASIENTER FASTE POSTER Nytt fra revisor: Videre arbeid i kontrollutvalget: EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER Ref. 02/18 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskap Ref. 03/18 Agder Sekretariat, styreprotokoll Birkeland, 28. september 2018 Kirsten Svensson Leder Willy Gill Utvalgssekretær Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

2 Forfall og inhabilitet bes meldt til Willy Gill, tlf / willy.gill@asekretariat.no Kopi til: Ordfører, rådmann, revisor, 1. vara 2

3 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Hægebostad kommune Sak 11/18 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 11/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 3

4 HÆGEBOSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 03/18 Tid: , kl Sted: Møterom servicekontoret. Tilstede: Kirsten Svensson, leder Alf Magne Skeime, nestleder Sigurd Orthe, møtte for Klungland Andre til stede: Kmmunerevisjonen Vest v/ Sebastien Miraglia Hille Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Kjell Rune Klungland, medlem Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE SAK 08/18 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 09/18 FORVALTNINGSREVISJON DRØFTING OG BESTILLING SAK 10/18 MØTEPLAN HØSTEN 2018 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Videre arbeid i kontrollutvalget: Planlegging EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER Underskrift Kirsten Svensson Leder Utskrift til: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann, revisor. 4

5 Møtebok Hægebostad kontrollutvalg SAK 08/18 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 09/18 FORVALTNINGSREVISJON DRØFTING OG BESTILLING Forvaltningsrevisor presenterte mulige problemstillinger for et prosjekt innen pleie- og omsorg. Kontrollutvalget drøftet hvilke problemstillinger som er mest aktuelle for det lokale prosjektet. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget har fått fullmakt av kommunestyret til å omprioritere prosjekter eller sette i gang et nytt prosjekt dersom det er behov for det. Kontrollutvalget benytter seg av denne fullmakten og bestiller nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt innen Pleie- og omsorg med fokus på tildeling av tjenester til demente (system og saksbehandling). Forslag til prosjektplan fremlegges for kontrollutvalget til godkjenning. Når det gjelder ressurser til prosjektet, legger kontrollutvalget til grunn av prosjektet gjennomføres innenfor en budsjettramme på om lag 150 timer (gjenværende budsjettmidler for 2018 og budsjettrammen til forvaltningsrevisjon for 2019). Rapport bes fremlagt for politisk behandling før sommeren

6 Møtebok Hægebostad kontrollutvalg På et senere tidspunkt ønsker kontrollutvalget å vurdere et oppfølgingsprosjekt som kan se på om virkelige tjenester samsvarer med tildelte tjenester (vedtak). Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Særutskrift fra kontrollutvalgets sak 03/18 Bakgrunn for saken: I forrige møte drøftet kontrollutvalget muligheten for å gjennomføre forvaltningsrevisjon innen Pleie- og omsorgssektoren med fokus på tildeling av tjenester, herunder om tildelte tjenester leveres som forutsatt. Vedlagt følger utskrift av sak 3 fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget har fått fullmakt av kommunestyret til å omprioritere prosjekter eller sette i gang et nytt prosjekt dersom det er behov for det. Forvaltningsrevisor vil delta på møtet for å bistå kontrollutvalget med utformingen av problemstilling m.m. dersom dette nye prosjektet blir bestilt. Forslag til vedtak: SAK 10/18 MØTEPLAN HØSTEN 2018 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Det avholdes møte i kontrollutvalget 8. oktober og 3. desember. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Bakgrunn for saken: Normalt sett avholdes det to møter i kontrollutvalget om høsten; ett i slutten av september/begynnelsen av oktober og ett i november/desember. Mitt forslag er at det avholdes møte 8. oktober og 3. desember. Forslag til vedtak: Det avholdes møte i kontrollutvalget 8. oktober og 3. desember. 6 3

7 Møtebok Hægebostad kontrollutvalg FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Planlegging av videre arbeid i kontrollutvalget: Møte : Snartemo Quality Products AS. Be om redegjørelse fra kommunen som eier med fokus på eierstyring og strategier. Presentasjon av selskapet, vedtekter, oppgaver, økonomi, utfordringer. Møte : Mulige temaer for orientering: Oppfølging av vedtak, personalarbeid EVENTUELT Saker til eventuelt meldes til leder på forhånd eller ved begynnelsen av møtet. REFERATER 7 4

8 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Hægebostad kommune Sak 12/18 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 12/18 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2019 Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, vedtatt budsjett for Agder Sekretariat, vedtatt budsjett for 2019 Saksopplysninger: Kontrollutvalgssekretariatet. Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr i 2018 til kr i 2019, en økning på om lag 3,1%. For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling som følger vedlagt. Kommunerevisjonen. Representantskapet behandlet budsjettet i møte den Budsjettforslaget innebærer 320 timer til regnskapsrevisjon og 100 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll m.m. Hægebostad kommunes budsjetterte utgifter til revisjonen økes fra kr i 2018 til kr i 2019, en økning på 2,3 %. Avregning skjer etter virkelig timeforbruk. For ytterligere informasjon om budsjettet vises til vedlagte utskrift av budsjettsaken. Kontrollutvalgets utgifter. Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. Budsjettforslaget. Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på forrige års budsjettramme samt vedtatte budsjett for Agder Sekretariat og vedtatt budsjett for Kommunerevisjonen Vest. Tabell: Forslag til budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Budsjettforslag 2019 Vedtatt budsjett 2018 Vedtatt budsjett 2017 Tilskudd til Kr Kr Kr revisjonsdistrikt Andel av Kr Kr Kr sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr Kr Kr utgifter Totalbudsjett Kr Kr Kr

9 Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2019 på kr ,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. 9

10 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: UTSKRIFT AV MØTEBOK Agder Sekretariat - styret Møtedato: 6. september 2018 SAK 06/18 BUDSJETT FOR 2019 FOR AGDER SEKRETARIAT Enstemmig vedtak: Det framlagte forslag til budsjett for 2019 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Generelt: I vedtektene for Agder Sekretariat, 10, har styret ansvar for å gjøre vedtak om årsbudsjett. Årsbudsjettet skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultatet av driften. Årsbudsjettet skal fremmes for den enkelte kommune, slik at forslaget følger innstilling om årsbudsjett og økonomiplan til kommunestyret, jfr. forskrift for kontrollutvalg 18. Ifølge 3 i vedtektene skal sekretariatet drives i balanse, slik at inntekter fra kommunene dekker kostnadene er det 15. driftsåret i Agder Sekretariat. Tilskuddet fra den enkelte eierkommune har hatt følgende utvikling de siste fem årene: 2014: kr : kr : kr : kr : kr (budsjett) 2019: kr (budsjettforslag) Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 10

11 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Eierkommunene innbetalte totalt kr (kr pr. kommune) som kapitaltilskudd ved etablering av selskapet ( 5 i vedtektene). Pr hadde selskapet en egenkapital på kr inklusive regnskapsmessig mindreforbruk fra Kommentarer: Det budsjetteres med en lønnsvekst på ca. 3 % fra For øvrig er det tradisjon i selskapet for å følge rammen i kommuneoppgjøret. Årets ramme utgjorde en lønnsvekst på 2,8%. Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 2018-budsjettet. Andre kostnader økes også med ca. 3%. Tilskuddet fra den enkelte eierkommune økes fra kr i 2018 til kr i Totalt øker budsjettet med i overkant av 3,1% i forhold til budsjettet for Forslag til budsjett for driftsåret 2019 (i hele 1000 kr) Budsjettforslag Budsjett Regnskap Driftsinntekter: Tilskudd fra eierkommunene Øvrige inntekter 0 Sum driftsinntekter Driftsutgifter: Personalutgifter Andre driftsutgifter Sum driftsutgifter _ Brutto driftsresultat _ Finansinntekter Netto driftsresultat Bruk av disposisjonsfond

12 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Forslag til vedtak: Forslag til budsjett for 2019 for Agder Sekretariat vedtas. Rett utskrift: Willy Gill Kst. daglig leder 3 12

13 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 7/2018 Representantskapet Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Årsbudsjett 2019 med utgiftsfordeling på kommunene. Økonomiplan Representantskapet gjorde følgende enstemmige vedtak: Det framlagte årsbudsjett for 2019 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Saksutredning: Vedlegg: Styresak 06/2018. Forslag til budsjett for I henhold til lov om interkommunale selskaper 18 og 20 skal representantskapet vedta budsjett for kommende kalenderår og en gang i året vedta selskapets økonomiplan. Økonomiplanen skal legges til grunn ved selskapets budsjettarbeid og øvrige planleggingsarbeid. Økonomiplanen skal omfatte de fire neste budsjettår og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i perioden. Forskrift om årsbudsjett for interkommunale selskaper 2 angir at representantskapet innen årets utgang skal fastsette bindende økonomiske rammer for selskapets drift for kommende 1 13

14 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS kalenderår og at styret for selskapet fastsetter den nærmere fordeling av de økonomiske rammene. I henhold til selskapsavtalens 6 og 10 tilligger det representantskapets myndighet å vedta budsjett og økonomiplan, herunder å bestemme den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt budsjett/økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før budsjettåret for innarbeidelse i deltakerkommunenes årsbudsjett. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalg. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. Når det gjelder forutsetninger og rammer for budsjettet vises det til vedlagt styresak 06/2018. En forutsetter også samme aktivitetsnivå i årene framover som det en har lagt opp til i 2019, dvs. samme budsjettall er videreført. Økonomiplan i perioden : Regnskap Budsjett Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Endring Sum driftsinntekter ,13 % Sum driftsutgifter ,01 % Brutto driftsresultat ,0 % Netto finansinntekter ,0 % Netto driftsresultat Netto avsetninger Årets mer/mindreforbruk Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner Inntekt fra andre kunder Utgiftsfordeling på kommunene: Inntekt fra kommunene er budsjettert med kr Utgiftsfordelingen mellom kommunene er i budsjettet revidert da flere kommuner over tid har brukt en del mer timer enn det som tidligere har ligget til grunn for timebudsjett, mens en kommune har brukt færre. I tillegg har vi økt antall timer til forvaltningsrevisjon for Åseral kommune. Timefordelingen er ikke inkludert reisetid og matpauser. Den endelige utgiftsfordelingen og avregning for den enkelte kommune vil bli foretatt i årsregnskapet etter det faktiske timeforbruket i den enkelte kommune. Utgangspunktet for budsjettet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Selv om vi har foretatt en revidering av timefordelingen, vil det sannsynligvis være avvik mellom budsjettert timeforbruk og faktisk timeforbruk. Faktorer 2 14

15 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele budsjetterte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. Styret foreslår at følgende utgiftsfordeling legges til grunn for 2019: Representantskapet anbefales å gjøre slikt vedtak: Det framlagte årsbudsjett for 2019 med utgiftsfordeling mellom kommunene, og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Flekkefjord, Irene Loka revisjonssjef 3 15

16 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 06/2018 Styret Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Budsjett Økonomiplan Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslaget til budsjett for 2019 og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag Økning forv.rev budsjett antall timer totalt %-fordeling budsjett 2019 fordeling av budsjett 2019 endring i budsjett fra i fjor fordeling av budsjett 2018 %- fordeling budsjett 2018 Økning regnskprev. Utgiftsfordeling 2017 Timer avregnet 2017 Audnedal ,6 % ,3 % ,9 % Farsund ,3 % ,3 % ,9 % Flekkefjord ,5 % ,0 % ,8 % Hægebostad ,4 % ,2 % ,7 % Kvinesdal ,3 % ,0 % ,1 % Lindesnes ,1 % ,3 % ,6 % Lyngdal ,9 % ,3 % ,4 % Mandal ,2 % ,3 % ,8 % Marnardal ,3 % ,5 % ,2 % Sirdal ,2 % ,8 % ,5 % Åseral ,3 % ,4 % ,1 % sum % ,8 % % Saksutredning: Vedlegg: Forslag til årsbudsjett for Følgende forutsetninger er lagt for budsjettet: Budsjettet er basert på en bemanning på i underkant av 9,5 årsverk. Dette er en økning på 0,6 årsverk innen regnskapsrevisjon. Bemanningsnivået bygger på økt forventet mengde revisjonsoppdrag og oppdrag med forvaltningsrevisjon og overordnet analyse ut fra det omfanget som har vært siste år. Vi ser også en viss risiko for at pågående arbeid med kommunesammenslåing vil medføre ekstra arbeid for revisjonen. Spesielt gjelder dette forhold knyttet til regnskapet i kommuner som skal legges ned og nye som skal opprettes. Ut fra disse betraktningene har vi så basert oss på det nevnte bemanningsnivå. Bemanningsøkningen er dekket opp av et engasjement fram til kommunesammenslåingen er gjennomført, dvs. til våren

17 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Driftsutgifter driftsforutsetninger Lønnsutgifter Budsjett: kr Fast lønn er beregnet med en lønnsvekst i 2019 på 3,3 %, som er et snitt av prognosen til SSB og Norges Bank. 1 En har lagt til grunn en lønnsvekst i 2018 på 2,8 %, som er resultatet fra de sentrale lønnsforhandlingene i kommunesektoren. Overtiden er budsjettert med kr Dette er på samme nivå som budsjettet for Pensjonskostnaden er beregnet ut fra en sats på 15 %. Jeg har ikke noe budsjett fra KLP å støtte meg til, så jeg har derfor lagt inn kr i budsjettet. Nivået på budsjettet er usikkert, men ut fra erfaringer fra tidligere år bør dette være tilstrekkelig. Arbeidsgiveravgiften er beregnet med 14,1 %. Samlet er lønnskostnadene, med de forutsetningene som er skissert over, budsjettert med en økning på 7,1 % fra Økningen skyldes i tillegg til ordinær lønnsvekst, også en økning i personalressurser. Andre driftsutgifter Budsjett: kr Sum driftsutgifter er økt med kr fra Dette gjelder hovedsakelig momskompensasjon (kr ) og økning i avgifter og lisenser. Enkelte av postene som er budsjettert gjelder bl.a.: Kontingenter NKRF (medlemskontingent og premie for kvalitetskontroll) KS - medlemskap Lisenser Sticos (oppslag regnskap) Descartes (revisjonsprogram) Current timeregistreringssystem Gyldendal Rettsdata (oppslag lov/forarbeid/litteratur) Acrobat Adobe Questback program for gjennomføring av spørreundersøkelser Drifting IT, DDV Gjennomgang av inntektspostene: Inntekt fra kommuner Budsjett: kr Inntektene fra kommunene har en økning på 7,8 %. Basert på kommunenes behov for revisjonstimer de siste årene samt forventninger om kommende oppdragsomfang, har vi foretatt en revidering av timebudsjettet for kommunene Kvinesdal, Flekkefjord, Sirdal og Marnardal. Siden flere av kommunene i flere år har hatt et høyere timeforbruk enn det som 1 Basert på prognose fra Norges Bank og SSB, Konjunkturtendensene 2018/

18 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har vært budsjettert, har vi for disse foretatt en økning i antall timer, mens vi for Marnardal har redusert antall timer. Dette gir et bedre samsvar mellom forventet forbruk og faktisk forbruk av timer. Kostnadsfordelingen mellom kommunene endres dermed på bakgrunn av timejusteringen. Det kan være flere årsaker til at timeforbruket har økt de siste årene. Blant annet har noen kommuner fått en stor økning i antall attestasjoner som må bekreftes av revisor. En annen grunn er økt bruk av bistand fra revisjonen samt at særskilte forhold i den enkelte kommune krever mer timer til revisjonsoppdraget. Samlet er antall timer økt med 360. Økningen i timer er avtalt med rådmannen i de kommunene det gjelder. Antall timer til forvaltningsrevisjon er også økt for Åseral kommune etter anmodning fra kontrollutvalget. Økningen i samlet inntekt fra kommunene skyldes i tillegg til vanlig lønns- og prisstigning, også en økning i personalressurser. Inntekt fra andre kunder Budsjett: kr En har budsjettert inntekten med en økning i timepris fra kr 830 til kr 855, en økning på 3 %. Budsjettert timeomfang ble økt i Det er ikke gjort endringer i dette anslaget for Antall timer vil være påvirket av timer som medgår til revisjon, attestasjoner og bistand. Finans overføringer Renteinntektene er budsjettert med kr I tillegg er det lagt inn en overføring til investering på kr for å dekke opp egenkapitalinnskudd til KLP. Utgiftsfordeling på kommunene Utgiftsfordelingen mellom kommunene er i budsjettet revidert da flere kommuner over tid har brukt en del mer timer enn det som tidligere har ligget til grunn for timebudsjett, mens en kommune har brukt færre. I tillegg har vi økt antall timer til forvaltningsrevisjon for Åseral kommune. Timefordelingen er ikke inkludert reisetid og matpauser. Den endelige utgiftsfordelingen og avregning for den enkelte kommune vil bli foretatt i årsregnskapet etter det faktiske timeforbruket i den enkelte kommune. Utgangspunktet for budsjettet er å betjene alle eierkommunene ut fra deres behov for våre tjenester. Timefordelingen må derfor sees på som et utgangspunkt for antatt ressursbruk. Den endelige faktureringen og årsavregningen vil bli etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Selv om vi har foretatt en revidering av timefordelingen, vil det sannsynligvis være avvik mellom budsjettert timeforbruk og faktisk timeforbruk. Faktorer som kan påvirke den endelige regningen er tidsforbruket på regnskapsrevisjon, bruk av bistand, antall attestasjonsoppdrag, særskilte revisjonsprosjekter som kommer opp og som trenger rask behandling. Modellen det er lagt opp til fordrer en viss fleksibilitet hos kommunene. Jeg finner det også nødvendig å nevne at oppsettet nedenfor ikke representerer kommunerevisjonens kostnad per time brukt på kunder, men er en fordelingsnøkkel for å fordele budsjetterte utgifter per kommune basert på revisjonstimer planlagt brukt i den enkelte kommune. 3 18

19 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag Økning forv.rev budsjett antall timer totalt %-fordeling budsjett 2019 fordeling av budsjett 2019 endring i budsjett fra i fjor fordeling av budsjett 2018 %- fordeling budsjett 2018 Økning regnskprev. Utgiftsfordeling 2017 Timer avregnet 2017 Audnedal ,6 % ,3 % ,9 % Farsund ,3 % ,3 % ,9 % Flekkefjord ,5 % ,0 % ,8 % Hægebostad ,4 % ,2 % ,7 % Kvinesdal ,3 % ,0 % ,1 % Lindesnes ,1 % ,3 % ,6 % Lyngdal ,9 % ,3 % ,4 % Mandal ,2 % ,3 % ,8 % Marnardal ,3 % ,5 % ,2 % Sirdal ,2 % ,8 % ,5 % Åseral ,3 % ,4 % ,1 % sum % ,8 % % Økonomiplan: Flere av våre kommuner er i gang med kommunereformen og forbereder sammenslåing til nye kommuner. Ny kommunelov trer i kraft fra Herunder er det bestemt at revisor skal gjennomføre en ny lovfestet tilleggsoppgave til finansiell revisjon. Oppgaven gjelder en forenklet etterlevelsesrevisjon av økonomiforvaltningen med rapportering til kontrollutvalget innen 30. juni. Denne oppgaven vil kreve ekstra ressurser. Vi har valgt å forutsette samme driftsnivået i hele økonomiplanperioden, men antar at en vil få en nærmere avklaring av nivået i kommende budsjettår. Regnskap Budsjett Forslag årsbudsjett Forslag til økonomiplan Endring Sum driftsinntekter ,13 % Sum driftsutgifter ,01 % Brutto driftsresultat ,0 % Netto finansinntekter ,0 % Netto driftsresultat Netto avsetninger Årets mer/mindreforbruk Inkludert i sum driftsinntekter: Inntekt fra kommuner Inntekt fra andre kunder Den videre budsjettprosessen: I henhold til selskapsavtalens 6 og 10, jfr. lov om interkommunale selskaper 7, tilligger det representantskapets myndighet å vedta budsjett og økonomiplan, herunder å bestemme fordelingen av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt budsjett/økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før budsjettåret for å innarbeide dette i deltakerkommunenes årsbudsjett. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS er etablert med det formål å utføre revisjon og ha tilsyn med deltakerkommunene i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalget. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. Jfr. selskapsavtalens 4. Alle selskapets oppdrag kan dermed knyttes til deltakerkommunenes interesser. 4 19

20 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Ut fra dette vil jeg tilrå at styret gir følgende innstilling: Styret innstiller til representantskapet at det framlagte forslaget til budsjett for 2019 og økonomiplan for årene vedtas. Budsjettet er basert på følgende utgiftsfordeling mellom kommunene: Regnskapsrevisjon Fordeling av andre oppdrag Økning forv.rev budsjett antall timer totalt %-fordeling budsjett 2019 fordeling av budsjett 2019 endring i budsjett fra i fjor fordeling av budsjett 2018 %- fordeling budsjett 2018 Økning regnskprev. Utgiftsfordeling 2017 Timer avregnet 2017 Audnedal ,6 % ,3 % ,9 % Farsund ,3 % ,3 % ,9 % Flekkefjord ,5 % ,0 % ,8 % Hægebostad ,4 % ,2 % ,7 % Kvinesdal ,3 % ,0 % ,1 % Lindesnes ,1 % ,3 % ,6 % Lyngdal ,9 % ,3 % ,4 % Mandal ,2 % ,3 % ,8 % Marnardal ,3 % ,5 % ,2 % Sirdal ,2 % ,8 % ,5 % Åseral ,3 % ,4 % ,1 % sum % ,8 % % Flekkefjord, Irene Loka Revisjonssjef 5 20

21 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Forslag til årsbudsjett 2019 Driftsinntekter: Forslag årsbudsjett Årsbudsjett Regnskap Endring B2018-B Inntekt kommuner ,8 % Inntekt fra andre ,0 % Refusjon sykepenger Refusjon feriepenger sykelønn MVA.komp drift ,0 % Diverse refusjoner Refusjon fra private -554 Sum Driftsinntekter Driftsutgifter: Lønn faste stillinger ,1 % Ekstrahjelp Overtid ,0 % Annen lønn og trekkpl. godtgj ,7 % Godtgjørelse styremedl ,0 % Tapt arbeidsfortjeneste ,0 % Pensjon ,0 % Skattepl. forsikringsordn ,0 % Arbeidsgiveravgift ,8 % Sum Personalutgifter Kontormateriell ,8 % Andre kontorutgifter Abonnementer, aviser og fagtidsskrift ,0 % Servering møter ,4 % Samlepost annet forbruksmateriell, råvare ,0 % Utgiftsdekning egne ansatte Velferdstiltak ,0 % Regnskapsføring ,7 % Porto ,0 % Telefoni ,0 % Annonser Kurs/opplæring ,0 % Reiseutg. Oppg.pl ,0 % Reiseutgifter, ikke oppg.pl. (lønn) ,0 % Reiseutgifter, ikke oppg.pl Forsikring ,0 % Kollektiv ulykkes-/gr.livsforsikring ,0 % Avgifter, gebyrer, lisenser ,8 % Lisenser på dataprogram ,0 % Inventar og utstyr ,0 % IT-utstyr ,0 % Driftsavtale IT ,3 % Revisjon ,0 % Kjøp fra private ,0 % MVA. pl. anskaffelser ,0 % Sum Andre driftsutgifter Avskrivninger Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Netto renteutgifter Netto renteinntekter Netto driftsresultat Bruk av tidligere mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Avsetning til disposisjonsfond Overført til inv Regnskapsmessig mer/-mindreforbruk

22 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Hægebostad kommune Sak 13/18 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 13/18 UAVHENGIGHETSERKLÆRINGER FRA REVISOR Vedlegg: Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisorer Irene Loka og Lene Rugland Saksopplysninger Oppdragsansvarlig revisor skal i henhold til revisjonsforskriften 15 hvert år avgi en skriftlig egenvurdering om sin uavhengighet til kontrollutvalget. Kontrollutvalget må vurdere om revisors egenvurdering tilsier at revisor tilfredsstiller de krav til uavhengighet som fremgår i kommuneloven og revisjonsforskriften. Forslag til vedtak: Basert på revisors egenvurdering av sin uavhengighet mener kontrollutvalget at det kan konkluderes med at revisor tilfredsstiller kommuneloven og revisjonsforskriftens krav til uavhengighet. 22

23 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Hægebostad kommune Sak 14/18 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 14/18 PROSJEKTPLAN TILDELING AV HELSE- OG OMSORGSTJENESTER TIL DEMENTE PASIENTER Vedlegg: Kommunerevisjonen Vest, V-A IKS, Forslag til prosjektplan datert Saksopplysninger: Kontrollutvalget bestilte 4. juni et nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt innen pleie og omsorg med fokus på tildeling av tjenester til demente /system og saksbehandling). Kontrollutvalget har fått fullmakt av kommunestyret til å omprioritere prosjekter i plan for forvaltningsrevisjon eller å sette i gang et nytt prosjekt dersom utvalget ser behov for det. Kommunerevisjonen Vest har laget et forslag til prosjektplan som legges frem for godkjenning. Problemstilling: Revisjonen foreslår følgende problemstilling for prosjektet: I hvilken grad følger Hægebostad kommune gjeldende regler for tildeling av helse- og omsorgstjenester etter søknad fra demente pasienter? For å besvare problemstillingen vil følgende temaer være aktuelle å se nærmere på: - At forvaltningslovens bestemmelser om krav til utredning følges, herunder at det foretas nødvendige undersøkelser for å sikre at vedtak og tjenester bygger på en konkret og individuell kartlegging av den enkelte pasientens behov. - At pasientens og pårørendes rett til medvirkning blir ivaretatt ved gjennomføring av helseog omsorgstjenester, jf. lov om pasient- og brukerrettighetsloven At bestemmelser om skriftlighet, begrunnelse og klagerett blir fulgt, herunder at kommunen fører en venteliste over pasienter og brukere som venter på langtidsopphold på institusjon. Revisor foreslår videre at en mer nøyaktig avgrensning og formulering av underproblemstillinger foretas i forbindelse med gjennomføring av forvaltningsrevisjonen. Ressurser og tidsplan: Det tas sikte på å gjennomføre prosjektet innenfor en tidsramme på 150 timer. Rapport fra prosjektet planlegges fremlagt før sommeren våren For nærmere beskrivelse av prosjektet vises det til selve prosjektplanen. Vurdering: Revisjonen vil presentere prosjektplanen i møtet og vil kunne svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Eventuelle endringer i prosjektplanen bør gjøres i forståelse med revisjonen. 23

24 Kontrollutvalget har årlig 100 timer tilgjengelig til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Dette prosjektet gjennomføres delvis i 2018 og delvis i 2019 og utvalget har derfor ressurser til å gjennomføre prosjektet som er anslått til 150 timer. Forslag til vedtak: Forslag til prosjektplan tildeling av helse- og omsorgstjenester til demente pasienter datert vedtas. 24