Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: , kl 19:00 Sted: Næringsbygget, 3. etasje, møterom Newtontoppen

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: , kl 19:00 Sted: Næringsbygget, 3. etasje, møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Arild Olsen lokalstyreleder

2 Saksliste Utv.saksnr. PS 24/18 PS 25/18 PS 26/18 PS 27/18 PS 28/18 Tittel Godkjenning av protokoll fra forrige møte Klage på avslag på søknad om skjenkebevilling Isbjørnbutikken AS Budsjettkorrigeringer vedlikeholdsprosjektet (VHP) Energiverket Renovasjonstjenesten Utløp av avtale og videre utvikling av tjenester Utplassering av avfallscontainere i Naustområdet - renovasjonsavgift Orientering fra lokalstyreleder og administrasjonssjef: - Oppfølging av initiativdebatten om reiselivet den 22/3-2018

3 PS 24/18 Godkjenning av protokoll fra forrige møte

4 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Tone G. Sandnesaunet U63 Klage på avslag på søknad om skjenkebevilling - Isbjørnbutikken AS Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Lokalstyret 25/ Anbefaling: Lokalstyret opprettholder sitt vedtak av i sak 18/10. Klagen tas ikke til følge. Saken oversendes Sysselmannen for endelig klagebehandling. Saksopplysninger: I 2016 søkte Isbjørnbutikken om skjenkebevilling. Lokalstyret avslo den gangen søknaden i sak 73/16, med den begrunnelse at konseptet og lokalene falt inn under beskrivelsen gatekjøkken slik det er brukt i ruspolitisk handlingsplan og at kriteriene for å få tildelt skjenkebevilling dermed ikke var oppfylt. Etter at det ble gjort noen endringer i lokalene sammenlignet med det som lå inne i søknaden i 2016, ble det søkt om ny skjenkebevilling. Lokalene er nå blitt litt større, skille til kioskdelen noe klarere og innredningen har mer preg av restaurant. Den i sak 18/10 avslo lokalstyret igjen søknad om skjenkebevilling i Magnum Bistro. Vedtaket var slik: «Søknaden fra Isbjørnbutikken AS om skjenkebevilling i Magnum Bistro avslås, da lokalene ikke oppfyller kravene i Ruspolitisk handlingsplan/skjenkebestemmelsene til utforming av skjenkelokalene.» Isbjørnbutikken har i brev datert påklaget vedtaket. Vurdering: I brev datert ble lokalstyrets vedtak om avslag sendt over til Isbjørnbutikken. Klagefristen er derfor overholdt og klager har klagerett, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Klager anfører at det er begått en saksbehandlingsfeil ved at søknaden er behandlet som en søknad til et gatekjøkken og ikke et spisested. Klager anfører videre at de ikke har blitt likebehandlet i forhold til tilsvarende skjenkesøknader i Longyearbyen. I ruspolitisk handlingsplan fremgår det at steder som har preg av kiosk/gatekjøkken normalt ikke vil få skjenkeløyve. Det er ikke nærmere definert i planen hva som ligger i definisjonen kiosk og gatekjøkken. Administrasjonssjefen er fortsatt av den oppfatning, selv etter ombygging som er utført på Magnum Bistro, at lokalene har preg av kiosk og gatekjøkken. Etter ruspolitisk handlingsplan skal det derfor normalt ikke gis skjenkeløyve.

5 2017/ Side 2 av 3 Det er riktig som klager anfører at prinsippet om likebehandling står sterkt i norsk rett. Likebehandlingsprinsippet er et ulovfestet prinsipp om at like tilfeller skal behandles likt i den grad ikke relevante hensyn begrunner forskjellsbehandling. Utgangspunktet for likhetsprinsippet er at både fakta og rettslige forhold er det samme. Klager viser blant annet til Fruene, Svalbardkiosken og Galleri Svalbard som alle har skjenkebevilling. Klager viser til at det heller ikke på noen av disse stedene er noe skille mellom der det kjøpes alkohol og andre varer fra butikken/kiosken. Administrasjonssjefen bemerker at Galleri Svalbard ikke servere mat og ikke er en kiosk. Galleri Svalbard har derfor ikke samme fakte grunnlag som omsøkte bevilling i Magnum Bistro. Når det gjelder Fruene er dette å anse som en kafe og ikke en kiosk selv om det selges både garn, strikkeprodukter og sjokolade der. Hoveddelen av lokalet er kafe. Administrasjonen mener derfor at heller ikke Fruene kan sammenlignes med omsøkte Magnum Bistro, der bare en mindre del er området er avsatt til bespisning. Hoveddelen av lokalene Magnum Bistro er en del av, er avsatt til kiosk. Når det gjelder Svalbardkiosken var det et omstridt spørsmål rundt denne bevillingen da den ble gitt første gang i Svalbardkiosken er et konsept som ligner Isbjørnbutikken ved at kiosk og skjenking av alkohol skjer fra samme sted. Det er likevel en forskjell og det er at Svalbardkiosken ligger i en avgangshall på en flyplass og det er vanlig med skjenkebevilling på en flyplass. Avgangshallen på flyplassen er et lokal med en funksjon som ikke direkte kan sammenlignes med omsøkte lokaler, blant annet ved at kun reisende har adgang. Administrasjonssjefen mener derfor at ingen av de tre stedene som klager har nevnt kan sammenlignes med omsøkte lokale. Det er derfor ikke et brudd på likhetsprinsippet at lokalstyret har avslått søknad om skjenkebevilling på Magnum Bistro. Sysselmannen har ingen merknader til søknaden fra Magnum Bistro Administrasjonssjefen kan etter dette ikke se at klagen tilføyer nye momenter til saken, og anbefaler derfor at klagen ikke tas til følge. Alternativ anbefaling Om lokalstyret likevel finner at klagen skal tas til følge og at søknaden oppfyller kriteriene for å kunne få skjenkebevilling, vil administrasjonssjefen legge fram to alternative anbefalinger. Alternativ 1 er en vanlig skjenkebevilling, mens alternativ to er for sluttede selskaper (dvs. lukkede arrangement). Alternativ 1: Isbjørnbutikken AS gis skjenkebevilling i Magnum Bistro for perioden fram til 30/ Skjenketider: Øl/vin kl Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Leif-Arne Plather Vera Albrigtsen Forskrift/reglement: Bevillingen må utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras.

6 2017/ Side 3 av 3 Alternativ 2: Isbjørnbutikken AS gis skjenkebevilling for sluttede selskaper i Magnum Bistro for perioden fram til 30/ Skjenketider: Øl/vin kl Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Leif-Arne Plather Vera Albrigtsen Forskrift/reglement: Bevillingen må utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras Vedlegg: 1 Klage på avslag om skjenkebevilling Isbjørnbutikken AS Magnum Bistro 2 Søknad om skjenkebevilling Isbjørnbutikken AS 3 Søknad om skjenkebevilling Isbjørnbutikken AS, Magnum Bistro 4 Skjenkeområde Magnum Bistro Andre vedlegg (ikke vedlagt):

7

8

9

10 Innsendt: :34 Ref.nr: HGPORY Longyearbyen lokalstyre Næringsbygget Postboks Longyearbyen Telefon: E-post: Hjemmeside: Søknad om skjenkebevilling i Longyearbyen Virksomhet Org.nr Navn - virksomhet ISBJØRNBUTIKKEN AS Navn - skjenkelokale Magnum Bistro Postadresse Postboks 437 E-post happyleif63@gmail.com Postnr Poststed LONGYEARBYEN Mobilnr Tlf Skjenkebestyrer og stedfortreder Skjenkebestyrer: Fornavn Leif-Arne Postadresse Postboks 736 E-post happyleif63@gmail.com Etternavn Plahter Postnr Poststed Longyearbyen Mobilnr Tlf. Fødselsnr XXXXX Stedfortreder for styrer: Fornavn Vera Postadresse Postboks 56 E-post vealbri@online.no Etternavn Albrigtsen Postnr Poststed Longyearbyen Mobilnr. Tlf. Fødselsnr XXXXX Type alkohol Det søkes om bevilling av: Øl/vin T Inne o Uteservering o Nattklubb o Utvidet skjenketid Brennevin o Inne o Uteservering o Nattklubb o Utvidet skjenketid 2111_6, Sem & Stenersen Prokom AS Side 1 av 2

11 Søknad om skjenkebevilling i Longyearbyen Tilleggsopplysninger og vedlegg Eventuelle kommentarer Vi ønsker å søke skjenkebevilling til Longyearbyens siste tilvekst av spisested, Magnum Bistro, som ligger inne i Isbjørnbutikken sine lokaler. Dette for å kunne tilby en total gastronomisk opplevelse i forhold til det som blir etterspurt av våre gjester, og for å kunne konkurrere på like vilkår som andre spisesteder i byen. Det har det siste året blitt gjort betydelige innvesteringer i bedriften, og antall årsverk er doblet fra 5 til 10 gjennom denne satsingen. Skjenking søkes kun innenfor spisedelen, se vedlagt tegning. Vedlegg: Mattilsynets godkjennelse av skjenkestedet (nye skjenkesteder) Mattilsynet - Isbjørnbutikken.pdf Tegning av skjenkearealet Skjenkeområde Magnum Bistro.pdf 2111_6, Sem & Stenersen Prokom AS Side 2 av 2

12 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Svein Olav Ween U63 Søknad om skjenkebevilling Isbjørnbutikken AS, Magnum Bistro Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 14/ Lokalstyret 10/ Behandling i Lokalstyret Stein-Ove Johannessen (H) ba om vurdering av sin habilitet da han er medeier i Isbjørnbutikken AS. Med henvisning til forvaltningslovens 6 første ledd bokstav a) og e) ble Johannessen enstemmig erklært for inhabil. Begrunnelsen for dette er at Johannessen er en av eierne i firmaet som står som søker. Johannessen fratrådte undet behandlingen av habilitetsspørsmålet og under behandlingen av saken. Trond Erik Johansen møtte som vara. Administrasjonsutvalgets innstilling ble vedtatt med 12 mot 2 stemmer. Vedtak i Lokalstyret Søknaden fra Isbjørnbutikken AS om skjenkebevilling i Magnum Bistro avslås, da lokalene ikke oppfyller kravene i Ruspolitisk handlingsplan/skjenkebestemmelsene til utforming av skjenkelokalene. Behandling i Administrasjonsutvalget Kjetil Figenschou (H) satte fram forslag om at alternativ anbefaling 1 i saksutredningen skulle vedtas: Isbjørnbutikken AS gis skjenkebevilling i Magnum Bistro for perioden fram til 30/ Skjenketider: Øl/vin kl Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Leif-Arne Plather Vera Albrigtsen Forskrift/reglement: Bevillingen må utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras. Figenschous forslag ble satt opp mot administrasjonssjefens forslag. Administrasjonssjefens anbefaling ble vedtatt med 4 mot 1 stemme.

13 2017/ Side 2 av 4 Saken går videre til behandling i lokalstyret. Vedtak i Administrasjonsutvalget Søknaden fra Isbjørnbutikken AS om skjenkebevilling i Magnum Bistro avslås, da lokalene ikke oppfyller kravene i Ruspolitisk handlingsplan/skjenkebestemmelsene til utforming av skjenkelokalene. Anbefaling: Søknaden fra Isbjørnbutikken AS om skjenkebevilling i Magnum Bistro avslås, da lokalene ikke oppfyller kravene i Ruspolitisk handlingsplan/skjenkebestemmelsene til utforming av skjenkelokalene. Saksopplysninger: Lokalstyret har etter delegasjon fra Sysselmannen myndighet til å avgjøre søknader om skjenkebevillinger innen Longyearbyen planområde. Ved behandling av søknader og utøvelse av skjenkebevillinger skal skjenketidsbestemmelsene for Longyearbyen og Forskrift om alkoholordningen for Svalbard legges til grunn. Skjenketidsbestemmelsene inngår i Ruspolitisk handlingsplan , som ble vedtatt av lokalstyret den , i sak PS 16/16. Skjenkebevillingene kan gis for en periode på inntil 4 år, men bevillingene utgår senest 30. juni året etter at nytt lokalstyre har tiltrådt og det må da søkes om fornyet bevilling. Isbjørnbutikken AS har søkt om skjenkebevilling for øl og vin i Magnum Bistro som ligger inne i Isbjørnbutikkens lokaler. Søknaden gjelder kun for spisedelen (bistro), slik det er merket av på vedlagt tegning. Sysselmannen har avgitt uttalelse til søknaden, se vedlegg. Her opplyses det at det har vært et møte mellom søker og Sysselmannen for en avklaring av noen problemstillinger rundt en eventuelle skjenkebevilling. Isbjørnbutikken har tidligere søkt om skjenkebevilling for en hamburgerrestaurant i de samme lokalene. Søknaden ble den gang avslått. Kopi av saken følger vedlagt (lokalstyresak 73/16). Vurdering: I vurderingen skal det tas utgangspunkt i den vedtatte ruspolitisk handlingsplan, forskrift om alkoholordningen på Svalbard samt tidligere praksis i lignende saker. I skjenkebestemmelsene i ruspolitisk handlingsplan er det satt krav om utforming av skjenkested: For at et skjenkested skal kunne innvilges skjenkebevilling må stedet ha en tilfredsstillende kvalitet og alle formelle krav i lover og forskrifter for overnattings-, serverings-, og spisesteder skal være oppfylt før bevilling gis. Når det gjelder utforming av skjenkesteder skal disse ha preg av pub/restaurant/ overnattingssted. Steder som har preg av kiosk/gatekjøkken vil normalt ikke få skjenkeløyve.

14 2017/ Side 3 av 4 Da den forrige søknaden ble behandlet i 2016 ble det vurdert at konseptet og lokalene falt inn under beskrivelsen gatekjøkken slik det er brukt i ruspolitisk handlingsplan, og at kriteriene for å få tildelt skjenkebevilling dermed ikke var oppfylt. Det er gjort noen endringer i lokalene sammenlignet med det som lå inne i den forrige søknaden. Blant annet er lokalene slik de nå framstår blitt litt større, skille til kioskdelen noe klarere og innredningen har mer preg av restaurant. Etter administrasjonssjefens vurdering er disse endringene likevel ikke nok til at lokalene det søkes om skjenkebevilling for ikke fortsatt oppleves som en del av gatekjøkkenet/kiosken. Administrasjonssjefen mener at søknaden dermed heller ikke oppfyller kriteriene for å tildelt skjenkebevilling i henhold til den ruspolitiske handlingsplanen og skjenkebestemmelsene og anbefaler derfor at søknaden avslås. Alternativ anbefaling Om lokalstyret likevel finner at søknaden oppfyller kriteriene for å kunne få skjenkebevilling, vil administrasjonssjefen legge fram to alternative anbefalinger. Alternativ 1 er en vanlig skjenkebevilling, mens alternativ to er for sluttede selskaper (dvs. lukkede arrangement). Alternativ 1: Isbjørnbutikken AS gis skjenkebevilling i Magnum Bistro for perioden fram til 30/ Skjenketider: Øl/vin kl Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Leif-Arne Plather Vera Albrigtsen Forskrift/reglement: Bevillingen må utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras. Alternativ 2: Isbjørnbutikken AS gis skjenkebevilling for sluttede selskaper i Magnum Bistro for perioden fram til 30/ Skjenketider: Øl/vin kl Skjenkebestyrer: Stedfortreder: Leif-Arne Plather Vera Albrigtsen Forskrift/reglement: Bevillingen må utøves etter Forskrift om alkoholordningen på Svalbard og Skjenketidsbestemmelser i Longyearbyen. Dersom skjenking ikke skjer i samsvar med disse formål, kan retten til å skjenke inndras. Vedlegg: 1 Uttalelse til søknad om skjenkebevilling Isbjørnbutikken AS Magnum Bistro 2 Søknad om skjenkebevilling Isbjørnbutikken AS 3 Skjenkeområde Magnum Bistro

15 2017/ Side 4 av 4 4 Isbjørnbutikken - Skjenkesøknad 2016 Andre vedlegg (ikke vedlagt): 1 Forskrift om alkoholordningen på Svalbard 2 Ruspolitisk handlingsplan Longyearbyen lokalstyre

16

17 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2018/ Kristian Angen Budsjettkorrigeringer - vedlikeholdsprosjektet (VHP) Energiverket Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 26/ Lokalstyret 26/ Behandling i Administrasjonsutvalget Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Saken går videre til behandling i lokalstyret. Vedtak i Administrasjonsutvalget Lokalstyret vedtar foreslåtte budsjettendringer. Budsjettkorrigeringen er på totalt kr. 2,9 mill og finansieres av vedlikeholdsfondet på energiverket. Budsjett 2018 korrigeres tilsvarende. Anbefaling: Lokalstyret vedtar foreslåtte budsjettendringer. Budsjettkorrigeringen er på totalt kr. 2,9 mill og finansieres av vedlikeholdsfondet på energiverket. Budsjett 2018 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Kostnadene til tiltak i henhold til vedlikeholdsplanen i 2017 ble 10,8 mill. kr. lavere enn budsjettert. Det skyltes at det ikke ble behov for å benytte reserven som var avsatt til uforutsette kostnader og at enkelte tiltak som var tenkt utført i 2017 er utsatt til 2018 bl.a. pga. ubesatte stillinger og interne omrokkeringer, samt behov for å gjennomføre ytterligere prosjekteringer. Beløpet ble satt av til fond. I forbindelse med prosjektrapportering av , er det flere prosjekter som må budsjettkorrigeres for Totalt er det behov for å tilføre prosjektene kr. 2,9 mill. Følgende tabell viser prosjekter korreksjonsbehov: Prosj. Årsbudsjett Budsjettkorrigering Nytt budsjett Forklaring 1402 VHP energiverk Kjeler Kr Kr Kr Det er knyttet stor usikkerhet knyttet til omfanget og kostnadene for overhaling/fornying/in nkjøp av nye ristgir -

18 2018/265-6 Side 2 av VHP energiverk Turbintog 1414 VHP energiverk Øv komp: Ventilasjon 1420 VHP energiverk Øv komp: Vannbehandlingsanlegg dette vil være avhengig av funnene som blir gjort av leverandør. I tillegg er det ikke budsjettert tilstrekkelig midler for rengjøring og periodisk vedlikehold av kjele. Kr Kr Kr Det er ikke satt av tilstrekkelig midler for utbedring og optimalisering av kontroll- og overvåkningssystemet Kr Kr Kr Det er ikke satt av midler i budsjettet til å gjennomføre oppgraderingen av SD-anlegget, men Energiverket anser det som svært viktig for videre stabil tjenesteproduksjon. Kr. 0 Kr Kr Det er planlagt å gå til innkjøp av ett sett ionebyttermasse for beredskap, samt at det vil gjøres modifikasjoner på anlegget for å tilfredsstille mydighetskrav og sikre regulariteten. Vurdering: Vedlegg: Andre vedlegg (ikke vedlagt):

19 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2018/ Kjersti Olsen Ingerø M50 Renovasjonstjenesten - Utløp av avtale og videre utvikling av tjenesten Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Teknisk utvalg 26/ Administrasjonsutvalget 28/ Lokalstyret 27/ Behandling i Administrasjonsutvalget Teknisk utvalg sin innstilling ble enstemmig vedtatt med flg. endring i første setning: "fra tidligst " erstattes med "så snart som mulig" Saken går videre til behandling i lokalstyret. Vedtak i Administrasjonsutvalget I lys av dagens usikre rammebetingelser med uavklarete planer for bygging av ny miljøstasjon på Hotellneset, utøver LL renovasjonstjenesten i egenregi så snart som mulig. Administrasjonen forhandler dagens avtale med nåværende leverandør for å forlenge avtalen utover opsjon med hensikt om å ta over til egendrift. Det tas opp 6 mill kr i lån til kjøp av diverse maskiner og containere. Lånene avdras i hhv. 8 og 10 år. Budsjett 2018 korrigeres tilsvarende. Renovasjonstjenesten skal vurderes utkontraktert så snart forutsetningene for planlagt miljøstasjon er klare. Behandling i Teknisk utvalg Driftsingeniør Karine Hauan orienterte nærmere om saken. Ingrid Vinje (V) satte fram følgende forslag: I lys av dagens usikre rammebetingelser med uavklarete planer for bygging av ny miljøstasjon på Hotellneset, utøver LL renovasjonstjenesten i egenregi fra tidligst Administrasjonen forhandler dagens avtale med nåværende leverandør for å forlenge avtalen utover opsjon med hensikt om å ta over til egendrift. Det tas opp 6 mill kr i lån til kjøp av diverse maskiner og containere. Lånene avdras i hhv. 8 og 10 år. Budsjett 2018 korrigeres tilsvarende. Renovasjonstjenesten skal vurderes utkontraktert så snart forutsetningene for planlagt miljøstasjon er klare.

20 2018/364-1 Side 2 av 5 Administrasjonssjefens anbefaling ble satt opp mot Vinjes forslag. Vinjes forslag ble enstemmig vedtatt. Saken går videre til behandling i AU og lokalstyret. Vedtak i Teknisk utvalg I lys av dagens usikre rammebetingelser med uavklarete planer for bygging av ny miljøstasjon på Hotellneset, utøver LL renovasjonstjenesten i egenregi fra tidligst Administrasjonen forhandler dagens avtale med nåværende leverandør for å forlenge avtalen utover opsjon med hensikt om å ta over til egendrift. Det tas opp 6 mill kr i lån til kjøp av diverse maskiner og containere. Lånene avdras i hhv. 8 og 10 år. Budsjett 2018 korrigeres tilsvarende. Renovasjonstjenesten skal vurderes utkontraktert så snart forutsetningene for planlagt miljøstasjon er klare. Anbefaling: LL utøver renovasjonstjenesten i egenregi fra Administrasjonen forhandler dagens avtale med nåværende leverandør for å forlenge avtalen utover opsjon med hensikt om å ta over til egendrift. Det tas opp 6 mill. kr i lån til kjøp av diverse maskiner og containere. Lånene avdras i hhv. 8 og 10 år. Budsjett 2018 korrigeres tilsvarende. Saksopplysninger: Bakgrunn Siden 2006 har Reno-Vest Bedrift AS (leverandør) levert renovasjonstjenester til LL. Per i dag eier LL bygget og behandlingsanlegget for avfallet samt noen av maskinene (truck og gravemaskin). Leverandør stiller med mannskap og noen av maskinene. Det er ingen som er ansatt i LL fast tilstede på miljøstasjonen. På fastlandet har avfallsbransjen vært i en rivende utvikling siden Avfallsmottak har blitt et serviceyrke, hvor kundene skal veiledes til å sortere riktig. Det skal alltid være ansatte tilstede, slik at kunden har noen å spørre. Dette fører også til mindre arbeid for de ansatte, da avfall kastes på riktig sted med en gang. Det er også stort fokus på at avfallsanleggene skal holdes ryddige og rene. Dette forhindrer forsøpling fra anlegget samt bidrar til at kundene også holder området ryddig. Avtalen med Reno-Vest går ut (alle opsjoner er løst ut). Et eventuelt nytt anbud må derfor legges ut så fort som mulig. Legges renovasjonstjenesten ut på anbud i løpet av 2018 er det stor risiko for store tilleggsregninger de neste 6 årene (normal avtalelengde). Det er utfordrende å beskrive alle framtidige behov i et anbud, når det ikke er bestemt når eller om miljøstasjonen skal flyttes. I den forbindelse har administrasjonen utredet om det kan være fordelaktig å ta over renovasjonstjenesten i egenregi. Beskrivelse av dagens løsning I dag er driften av renovasjonsordning utkontraktert (satt ut på anbud). Det er vanlig at kommuner kjøper inn deler av kommunaltekniske oppgaver, hovedsakelig for å løse mest mulig kostnadseffektivt og på grunn av manglende kapasitet. LL v/ tekniske tjenester har i dag tjenesteutsatt drift av vann, avløp, veivedlikehold og renovasjon.

21 2018/364-1 Side 3 av 5 Kjøp av eksterne tjenester legger særlig til rette for bedre og mer effektiv bruk av kommunale midler der det eksisterer et velfungerende privat marked i nærområdet. Samtidig har også mange kommuner renovasjonstjenesten i egenregi. Det er i dag vanskelig å sammenligne gebyrnivået i kommuner med privat og kommunal innhenting, ettersom det er for mange ulike ordninger til at sammenligningen blir korrekt. Analyser fra Avfall Norge viser ikke noe entydig bilde, hverken på hvilken modell som er mest kostnadseffektiv eller hvilken som gir best kvalitet. Man finner gode og dårlige eksempler på begge sider. Benchmarking foretatt av EDC AS viser også at det ikke er noen statistisk sammenheng mellom grad av utsetting av innsamlingsaktivitet og driftseffektivitet (Kretsløpet, desember 2017 s. 20). Det betyr at høy driftseffektivitet kan oppnås ved begge modeller. De siste to årene har to private renovasjonsaktører gått konkurs. Det er lite trolig at det vil skje igjen i samme takt, men det viser at tjenesteutsetting er forbundet med risiko. Det er kommunen som sitter med problemet i situasjoner hvor leverandøren ikke er i stand til å løse oppgavene. Vurdering: Når renovasjonstjenesten settes ut på anbud, må den jobben som skal utføres de neste årene være detaljert definert i anbudsgrunnlaget. Selv om det er mulig med opsjoner på endringer vil jobben i grove trekk være «låst» i anbudsperioden. Det er utfordrende å spesifisere slike endringer i et anbudsdokument flere år i forveien. Ved egenregi kan man fase inn endringer når de er vedtatt, og fokuset kan være på endringene og mindre på det juridiske. Kontraktsperioden må minimum være på 6 år for å muliggjøre en lønnsom kontrakt for leverandør. På de 6 årene kan det skje store endringer: - Miljødirektoratet og Sysselmannen reviderer dagens avfallsregelverk for Svalbard. Her kan det komme nye krav og rammebetingelser LL ikke kjenner til i dag. - Ny miljøstasjon som er planlagt på Hotellneset vil føre til endringer av driften som vi ikke har oversikt over per i dag, da miljøstasjonen ikke er ferdig planlagt eller prosjektert. - Miljøstasjonen er planlagt å flyttes 10 km fra byen dette kan kreve en helt ny innsamlingsløsning med komprimator i stedet for at en og en container blir kjørt til avfallsanlegget, som igjen vil kreve en annen type utstyr og bil enn vi har i dag. Det er mulig å legge dette inn i et anbud, eller som opsjon i kontrakten. Begge løsninger krever at man må bestemme hva slags innsamlingsløsning som skal brukes uten å ha planlagt miljøstasjonen, samt uten å vite hva slags teknologi som kan være utviklet når miljøstasjonen står ferdig. Risikoen er stor for at dette vil føre til en mindre effektiv og dyrere løsning for LL. - Når miljøstasjonen flyttes vil det bli mer effektive arbeidsforhold, det er mulig at dette kan føre til en reduksjon i bemanningen, samt endring i kompetansen som trengs blant de ansatte. - Det er en mulighet for at LL starter med avfallsforbrenning, dette må i så fall legges inn som en opsjon i kontrakt med leverandør. Her har LL kommet så kort i prosessen at det er utfordrende å beskrive hva slags tjeneste som ønskes av leverandør. Fordeler og ulemper med begge driftsmodellene (sett fra LLs ståsted) Fordeler tjenesteutsatt renovasjonstjeneste Forutsigbare utgifter (følger inngått kontrakt) Mindre administrativ oppfølging fra LL som følge av at det er færre egne ansatte, LL slipper personalsaker og rekruttering. Ulemper tjenesteutsatt renovasjonstjeneste Risiko for høye ekstrautgifter ved endring av kontrakt i kontraktsperioden. Dagens leverandør har hatt erfaring at det er svært utfordrende å skaffe kvalifiserte vikarer på/til Svalbard, samt bolig til disse. Det har ført til at de ved sykdom og ferieavvikling har vært færre personer. Dette har

22 2018/364-1 Side 4 av 5 Risiko på investert utstyr ligger på tjenesteleverandør. ført til lavere kvalitet på tjenesten og mye overtid, også over arbeidsmiljølovens bestemmelser. Med totalt 4 ansatte på Svalbard er det ingen stordriftsfordeler for leverandøren som leverer renovasjonstjenester. Det finnes ingen firmaer som allerede er etablert på Svalbard som har renovasjonskompetanse. Boligsituasjon gjør det svært utfordrende og dyrt for nye bedrifter å etablere seg, og vil sannsynligvis gi utslag i høyere pris på avfallstjenesten for LL. Spesialkompetanse hos leverandør Renovasjon er kritisk infrastruktur. I Longyearbyen er det ikke mulig å få hjelp av nabokommunen, eller få en annen privat aktør raskt inn ved en eventuell konkurs hos tjenesteleverandør. Fordeler egenregi Langt større fleksibilitet i årene som kommer. Gjør det mulig å optimalisere renovasjonstjenesten ut ifra de vedtak som blir gjort og den nyeste teknologien som er tilstede når avgjørelsene blir tatt. Større synlighet og bedre omdømme for LL, LL er i direkte kontakt med kunden. Mer effektiv kundeservice for næringskunder. LL er i dag ikke tilstede nede på avfallsanlegget, men LL er den som har myndighet til å avgjøre tilbud på mottak av spesielle avfallstyper, kvantumsrabatt osv. Ulemper med egenregi LL har ikke historikk på å drive denne tjenesten. Krever avfallsfaglig kompetanse. LL er avhengig av å ansette en administrativ person i 100% stilling med avfallsfaglig kompetanse (mot 50% i dag) LL må inngå avtale for avhending av avfall. Mulighet til å finne gode løsninger for spesielt avfall (ref. sand fra vaskehall) i stedet for å være bundet av høye enkeltpriser i kontrakt. Mindre slitasje og bedre vedlikehold på anlegg, bygg og maskiner som er LL sine. Tjenesteleverandør tar ikke kostnaden på dette, og har derfor ikke samme motivasjon til å vedlikeholde utstyret. Maskiner som i dag eies av leverandør må erstattes ved at LL kjøper inn nye. LL har tilgang på boliger til vikarer. Personell og maskiner kan roteres internt i LL ved korttidsfravær.

23 2018/364-1 Side 5 av 5 Kostnadsestimat egenregi i året Kostnader som LL allerede betaler i dag er ikke tatt med i fremstillingen. Dette er altså kun en sammenligning av kostnadene ved å ta over oppgavene som er satt ut på anbud i dag. Dagens kontraktspris er 2011-priser med indeksregulering. Sannsynligvis vil kontraktspris bli minimum 10% dyrere. Dette skyldes boligsituasjonen i Longyearbyen, økte priser i bransjen siden 2011, mindre gode og ineffektive arbeidsforhold pga. gammelt anlegg og usikkerhet om endringer i kontrakten. Administrasjonen ser flere fordeler ved å ta over driften av renovasjon i egenregi. Dagens usikre rammebetingelser gjør risikoen stor for å måtte endre kontrakten med leverandør i kontraktsperioden, noe som vil påføre LL økte kostnader. Å ta over renovasjon i egenregi vil gi økt fleksibilitet, bedre kvalitet på tjenesten og større mulighet til å nå målene som er satt i den vedtatte avfallsplanen. Ved egenregi kan man fase inn endringer når de er vedtatt, og fokuset kan være på endringene og mindre på det juridiske. Administrasjonen forhandler dagens avtale med nåværende leverandør for å forlenges utover opsjon med hensikt om å ta tjenesten over i egenregi. En økonomisk oversikt over normal drift i egenregi kontra tjenesteutsetting er vist i vedlegg. Totalt er det estimert at en sparer 4 millioner på 5 år på å ta tjenesten i egenregi Vedlegg: 1 Kopi av Insourcing renovasjon

24 Økonomisk oversikt over normal drift i egenregi kontra outsourcing (flytting av anlegg er ikke inkludert i oversikten). Oppstart (mulig investering/kostnad 2018) Totale kostnader 2023 over 5 års drift Drift Kostnader Direkte kostnader Driftsleder Medarbeider Medarbeider Vikar (50%) Frakt av containere til Tromsø Levering av avfall til behandlingsanlegg i Tromsø Sum direkte kostnader Administrasjon LL 4,5 % Kapitalkostnader (avskrivninger og kalkulatoriske renter) 1,68 % Indirekte kostnader Rekrutteringskostnad Kurs/kompetanseutvikling Sum indirekte kostnader % usikkerhetsmargin TOTALE KOSTNADER EGENREGI VED NORMAL DRIFT Dagens kostnad outsourcing (gj.snitt 3 år) ved normal drift Estimert 10% økning i pris ved videre outsourcing renovasjon % usikkerhetsmargin Estimert pris for videre outsourcing renovasjon Estimert besparelse over normal drift i egenregi Investering Containere 24 containere 20 fots væsketette fots Avskrivning 10 år Maskiner Hjullaster Lastebil krokløft Varebil Avskrivning 8 år Finansieringsbehov ved oppstart Kapitalkostnader Saldo Tilgang Saldo før avskrivinger Avskrivinger Saldo Kalkulatorisk rentesats (5 års swap-rente + 0,5 %-poeng) 1,68 % 1,68 % 1,68 % 1,68 % 1,68 % Kalkulatorisk rente Kapitalkostnader (avskrivninger og kalkulatoriske renter)

25 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2018/ Kjersti Olsen Ingerø Utplassering av avfallscontainere i Naustområdet - renovasjonsavgift Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Teknisk utvalg 27/ Administrasjonsutvalget 29/ Lokalstyret 28/ Behandling i Administrasjonsutvalget Teknisk utvalg sin innstilling ble enstemmig vedtatt. Saken går videre til behandling i lokalstyret. Vedtak i Administrasjonsutvalget Lokalstyret vedtar at det kreves inn renovasjonsgebyr for godkjente hytter/fritidsboliger innenfor tettstedet Longyearbyen (Området innenfor Isdammen, Bykaia og Nybyen) etter leilighet sats i gebyrregulativet. Det innkrevde renovasjonsgebyret vil finansiere deler av utsett av renovasjonscontainer i Sjøområdet og på Sjøskrenten. Gebyret innkreves når ordningen er på plass. Behandling i Teknisk utvalg Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Saken går videre til behandling i AU og lokalstyret. Vedtak i Teknisk utvalg Lokalstyret vedtar at det kreves inn renovasjonsgebyr for godkjente hytter/fritidsboliger innenfor tettstedet Longyearbyen (Området innenfor Isdammen, Bykaia og Nybyen) etter leilighet sats i gebyrregulativet. Det innkrevde renovasjonsgebyret vil finansiere deler av utsett av renovasjonscontainer i Sjøområdet og på Sjøskrenten. Gebyret innkreves når ordningen er på plass. Anbefaling: Lokalstyret vedtar at det kreves inn renovasjonsgebyr for godkjente hytter/fritidsboliger innenfor tettstedet Longyearbyen (Området innenfor Isdammen, Bykaia og Nybyen) etter leilighet sats i gebyrregulativet. Det innkrevde renovasjonsgebyret vil finansiere deler av utsett av renovasjonscontainer i Sjøområdet og på Sjøskrenten. Gebyret innkreves når ordningen er på plass.

26 2018/364-2 Side 2 av 4 Saksopplysninger: Teknisk utvalg har følgende vedtak fra møtet 20. mars 2018: PS 18/22 Utplassering av avfallscontainere i naustområdet - renovasjonsavgift Behandling i Teknisk utvalg Utvalgsleder Robert Nilsen la fram følgende sak: "Fra å være et rent område for sjøboder har naustområdet utviklet seg til et område med fritidsbebyggelse og nå gjennom siste arealplan et område hvor man ønsker boligbebyggelse. Det er allerede prosjekter i gang for dette, og det oppholder seg folk i godkjente boliger mange dager i året. Det er også søkt om oppsetting av midlertidig brakkerigg ved området (se sak 18/18). Renovasjon har lenge vært et problem for de som oppholder seg i området, og dette vil trolig øke i tiden som kommer. Det er også et behov for bedre avfallshåndtering i friområdet ved Seilforeningen. Lokalstyret pålegges å utplassere renovasjonscontainere på område P2 i naustområdet. Fra den dato dette er på plass inndrives renovasjonsavgift fra fritidsboliger innenfor Longyearbyen planområde med sats for hybelleilighet. Det skal fortsatt ikke kreves inn renovasjonsavgift for hytter utenfor byen." Saken ble diskutert og det ble gjort enstemmige vedtak om å be administrasjonen om å legge fram egen sak. I henhold til Forskrift om miljøgifter, avfall og gebyrer for avløp og avfall på Svalbard 9 skal planansvarlig innenfor hvert av planområdene sørge for at det etableres et tilstrekkelig tilbud for innsamling og mottak av husholdningsavfall. I avfallsforskriften som kun gjelder for Longyearbyen (Forskrift om sortering og innsamling av avfall, avfallsgebyrer og byggavfall i Longyearbyen planområde) er avfall fra hytter også regnet som husholdningsavfall, i henhold til definisjonen. «Husholdningsavfall: avfall fra private husholdninger, hytter og fritidshus, herunder større gjenstander som inventar og liknende.» Forskriftens 5. slår også fast at det en leveringsplikt for husholdningsavfall. Brukerne er også pliktige til å betale gebyr for tjenesten i henhold til 8. Bruker av boenhet som er omfattet av denne forskriften, skal betale gebyr for avfallsordningen. Gebyrplikten inntrer fra det tidspunktet boenheten tas i bruk eller når bygningsmyndighetene gir midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest. Det kan fastsettes graderte gebyrsatser. Gebyrene settes slik at de fullt ut dekker kostnadene ved investering og drift av avfallsordningen, men samlet ikke overstiger disse kostnadene. For øvrig fastsettes satsene slik at de skal fremme avfallsreduksjon, kildesortering og gjenvinning. Gjennom gebyrregulativer har altså LL mulighet til å ilegge renovasjonsgebyr for hytter og fritidsboliger. Dette gebyret dekker levering av avfall på Miljøstasjonen samt henting av husholdningsavfall. Bruken av sjøområdet har gjennom de siste 15 år endret seg drastisk, og det er i dag et renovasjonsproblem i området. De som benytter hytter/fritidsboligene må i dag ta med seg avfallet sitt og kaste dette på Miljøstasjonen eller i en annen container i byen. Dette har ført til forsøpling i området, samt at containere til bedrifter i området har blitt brutt opp. I sak PS18/22 står det «.. det inndrives renovasjonsavgift fra fritidsboliger innenfor Longyearbyen planområde med sats for hybelleilighet. Det skal fortsatt ikke kreves inn

27 2018/364-2 Side 3 av 4 renovasjonsavgift for hytter utenfor byen.». Administrasjonen forstår ut fra forklaringen at det er renovasjonsavgift fra fritidsboliger innenfor Longyearbyen tettsted som skal inndrives, definert av tettstedsskilt (Området innenfor Sjøskrenten, Bykaia og Nybyen se bilde 2). Bilde 1: Longyearbyen planområde

28 2018/364-2 Side 4 av 4 Bilde 2: Tettstedet Longyearbyen. Området innenfor Isdammen, Bykaia og Nybyen. De fleste godkjente hyttene/fritidsboligene i dette området ligger i Sjøområdet, og det dreier det seg om omtrent 20 stk. Dette vil gi inntekter på ca kr i året. Problemene med varig opphold i naust har vært kjent over tid og disse vil fortsette å være «gratispassasjerer» etter den endringen som denne saken anbefaler, da lokalstyret bare kan ilegge gebyrer i henhold til godkjent bruk. Vurdering: Sjøområdet nord vest (Naustområdet) og øst (Sjøskrenten) har hatt flere ulike prosesser angående tilrettelegging av infrastruktur i området. Det er til nå lagt inn fjernvarme ned til nest nederste naustrekker i Naustområdet, samt vann og avløp til nesten samtlige. Det samme gjelder Sjøskrenten. Det er ikke opparbeidet vei i tilstrekkelig kvalitet i hele Naustområdet, det blir heller ikke brøytet til annet enn avløpspumpestasjon på baksiden av brannstasjonen. Utsettelse av containere i sjøområdet vil minimere forsøpling i området. Administrasjonen ser på beste plassering i området og plasserer ut containere. Det kan komme ekstrautgifter som følge av utbedring av vei og område. Containere settes ut i Naustområdet og Sjøskrenten og fritidsboligene i området faktureres i etter leilighet-sats i henhold til gebyrreglement når ordningen er på plass. Veien oppgraderes sommeren 2018 hvis behov.