FAKTA OM FROST EIENDOM:

Transkript

1

2 FAKTA OM FROST EIENDOM: Frost Holding AS er familieeid. Startet opp i 1943 av murmester Ola Frost. I dag omfatter konsernet Frost Holding AS ca boliger og hybler til leie, og i tillegg ca 12000m2 med utleie av kontor og næringslokaler. Omsetning 2014: 111 millioner Antall ansatte: 14

3 Boligutleie Ola Frosts veg på Tempe og Frostgården i Innherredsveien Ca. 600 leil. Hybelutleie Voll Studentby på Vegamot Ca. 700 hybler Næringslokaler Teglgården og omkringliggende eiendommer i Fossegrenda

4 Vår bruk av Uni Eiendom 24 Frost Eiendom bruker Uni FDV og UE24. Saker meldes direkte inn i Uni, og fordeles internt. Vaktmestre jobber via UE24 for gjennomføring av oppgavene. Arbeidsflyt mellom vaktmestre og administrasjon foregår kun via Uni og UE24. Vår overgang til UE24 har frigitt svært mye arbeidstid for vårt driftspersonell. Dette gjelder særlig på sommeren når det er mange inn- og utflyttinger. Driftsleder kan nå bruke det meste av arbeidsdagen ut på bygg.

5 Sjekklister Ved innflytting opprettes det 3 lister: innflytting, utflytting og kontrolliste. All kontroll av inn- og utflytting foregår via kontrollister på UE24

6 Innflytting Leietaker gir oss en status på bolig sjekkliste Sjekklisten fungerer da som en inventarliste, og vi slipper nå å signere dette papiret som skal kopieres til hver part mer effektiv innflytting. Fullført liste kommer inn i oversiktsbildet, og vi lager en aktivitet på den. Alle innleverte lister vil derfor bli gått gjennom. Ikke mulighet for at et papir forsvinner. Feil / mangler som leietaker oppdager lagres i Uni ingen muntlige beskjeder. Etter oppstart av sjekklister har vi ikke fått noen klager på at oppgaver ikke er fulgt opp.

7 Utflytting Leietaker sjekker selv hybelen sin mot sjekklisten her står tips om hva leietaker skal utføre Vaktmester kontrollerer til slutt hybel sammen med leietaker «kontrollisten» ved bruk av UE24 ipad eller telefon. Sjekklisten ligger da tilgjengelig for administrasjon med en gang rask og enkel kundebehandling.

8 Utflyttingskontroll Lett tilgjengelig i UE24 under «utflyttingskontroll». Liste kan mellomlagres for eventuelt ny kontroll. Listen kan sendes direkte fra UE24 til leietaker. Dette brukes som huskeliste for leietaker som skal utbedre rengjøring, eller dersom en leietaker som har flyttet sender en klage på depositumstrekk. Vaktmester legger inn en økonomipost dersom bolig ikke er godkjent. Dette sjekkes av administrasjon ved registrering av utflytting. Administrasjon tar siste avgjørelse på hva trekk skal bli unngå konflikter.

9 Klarmelding av bolig Bolig kan klarmeldes under utflyttingskontroll direkte fra kontrolliste, eller klarmeldes senere. Renholder / vaktmester går inn på aktuell bolig / leietaker fra utflyttingskontroll og finner der en oppsummering av feil og mangler (aktivitet som lages fra kontrolliste). Alle andre aktiviteter vil også finnes her. Bolig klarmeldes for ny innflytting via UE24 ved bruk av ipad eller telefon ute på byggene.

10 Verktøy for vaktmester og administrasjon UE24 er et verktøy for driftspersonell som gjør at registrering, dokumentering og mange deler av den administrative delen av jobben kan utføres med en gang ute på bygg. All dokumentflyt på arbeidsoppgaver skjer nå via UE24 og Uni Eiendom. Saker / aktiviteter meldes inn når vi er på et objekt. Bilder kan legges ved. Leietakere kan varsles eller kontaktes via UE24 innlåsing, klage ved dårlig rengjøring, er bolig bebodd / ledig osv.

11 Verktøy for vaktmester og administrasjon Oversikt over hva som har blitt gjort tidligere på dette objektet Saker blir ikke notert på en lapp og avglemt. Aktiviteter som meldes inn fra administrasjon til vaktmestre blir ofte tatt samme dag uten en forstyrrende telefonsamtale vaktmester sjekker aktiviteter på det aktuelle bygget han er på. ipad og UE24 har nå blitt et viktigere verktøy enn pc for driftspersonell.

12 UE 24 på ulike enheter Vi benytter 3 ulike enheter til daglig: Android telefon IOS-telefon (iphone) ipad

13 Hva kan bli bedre? En del av utfordringene vi har meldt inn etter denne sommeren har Uni allerede utbedret. App er tilpasset driftspersonellets bruk i stor grad. Grunnet store mengder data kan programmet stå å laste litt for lenge. Her må kanskje utviklere se på hvilke data som er viktig for drift ute på bygg, og hva som kan tas bort fra UE24. (Eks. Dokumenter) Vi erfarte at lange grundige sjekklister ble for tunge å laste ned. Hold det til et minimum. Også enklere å lage / endre. Lange lister ble også for tidkrevende for vaktmester i hektiske sommermåneder. Andre tekniske feil vi har oppdaget gjennom det siste året er nå overlevert til Uni Pluss for retting.