Kostnadseffektiviserende verktøy for drift og forvaltning av næringseiendom

Transkript

1 Kostnadseffektiviserende verktøy for drift og forvaltning av næringseiendom Kort om inattika Gresk Attika = region i Hellas, Agora = møteplass Etablert: nov 2008 Operativt i drift like lenge I dag forvaltes over 350 eiendommer i Agora Største brukere idag: Union Eiendomskapital Fabritius Fazenda Pareto Business Management

2 FORVALTNING DRIFT KONSULENT DUE DILLIGENCE Samhandling medfører redusert tidsforbruk og raskere tilgang til relevant eiendomsinformasjon i alle situasjoner ved oppfølging av en næringseiendom. FORVALTNING DRIFT KONSULENT DD Dokumentert drift og utvikling ivaretar eiendommens nåverdi samt fremtidige verdier og gir mer effektiv drift ved den enkelte eiendom. Ved hjelp av effektive arbeidsmetoder oppnås god og oppdatert dokumentasjon, større effektivitetsgevinst samt tidsbesparelser i drift og forvaltningsfasen.

3 FORVALTNING DRIFT KONSULENT DD Alltid salgsklar eiendom Due Diligence Kjøper Utviklingsfasen Drift og forvaltning Due Diligence Selger Agora inattika Kostnadseffektiviserende verktøy for drift og forvaltning av næringseiendom Agora inattika innbyr til samhandling rundt alle aspekter av eiendomsforvaltning. Som medfører redusert tidsforbruk og raskere tilgang til relevant eiendomsinformasjon på tvers av fagområder. Forsikringsmeglere Takstmann Risikorådgiver Byggherre Forvaltning Leietakere Prosjektleder Eiendomsforvalter Teknisk personell Effektivitetsgevinsten oppnås i alle ledd når systemet har blitt et sentralt verktøy i organisasjon (og mot eksterne premissleverandører).

4 Web portal + tilgjengelig overalt + Ingen installasjon på egen pc + oppdateres kontinuerlig + dokumenter lagres en plass alltid siste versjon Bredt funksjonsspekter for aktører som er involvert i næringseiendom Eksterne aktører Driftspersonell Hente ut arbeidslister og ukeplaner Kvittere ut arbeidsoppgaver Føre timer og utgifter relatert til driftsoppgavene Skrive ut sjekklister og arbeidsbeskrivelser Planlegge og fordele driftsoppgaver Dokumentere tekniske installasjoner Forvaltere / byggherrer Registrere feil og mangler Foreslå og følge opp tiltak Forvalte drifts og serviceavtaler Arkive dokumenter og tegninger Registrere og analysere eiendommens risiko områder Etablere underprosjekter for tekniske rådgivere. Leietakere Registrere egen omsetning Tilgang til oppdatert leietakerinstruks og brannbøker Utleiere Registrere leieavtaler og arealer Ha kontroll på leieinntekter, felleskostnader og arealer Motta varsling når avtaler skal reforhandles og reguleres Analysere leietakeres omsetning Leverandører: Laste opp FDV dokumentasjon Tekniske rådgivere / konsulenter: Registrere avvik / risiko områder etter befaring Forsikringsmeglere: Innhente opplysninger fra forsikringsobjekt og megle tilbud med forsikr. selskap. DD Selgers representanter: Fremlegge dokumentasjon ihht. request liste DD Kjøpers representanter: Vurdere verdi opp i mot fremlagt dokumentasjon Prosjektmodellen A / S (eier) Eiendom Forvaltningsprosjekt Prosjektleder Prosjektdeltakere Eksterne bidragsytere Bygg til salgs Dokumenter DD prosjekt DD prosjekt Avvik og tiltak Overføring av dokumenter til/fra DD Avtaler Meldinger Risiko Oppgaver og sjekklister Frittstående eller som drift under forvaltning Driftsprosjekt Gunstig ved tekniske befaringer (typisk konsulent / rådgiver) Underprosjekt A / S (kjøper) A / S (kjøper) Oppgaver Timer A / S (driftsselskap) Utgifter Tekn. anlegg I de tilfeller drift er outsourcet frittstående prosjekt

5 Noen nøkkelelementer i Agora inattika Fleksibel lisensiering Modulbasert : Funksjoner (moduler) aktiveres etter behov (prises etter aktiverte moduler). Betyr at man kan starte i det små og vokse inn i totalsystemet ihht. behov Lisens pr. eiendom fritt antall brukere kan knyttes til et prosjekt (samhandling er fokus) Få kontroll over eiendommens tekniske tilstand Feil og mangler registreres som avvik og følges opp til feilen er rettet og kvittert ut. Lag vedlikeholdsplaner i budsjett modulen Dokumenter tekniske anlegg og last opp vedlikeholdsveiledninger o.l. til hvert av anleggene Viktig dokumentasjon lagres og kommuniseres elektronisk Gi alle byggets brukere tilgang til den til enhvert tid oppdaterte Brannboka Spar miljøet og kopieringskostnader ved å kommuniser leietaker instruksen gjennom systemet Få kontroll over drifts og serviceavtaler. Bli varslet når avtalen er i ferd med å løpe ut. Kontrollere utleie situasjonen Samle leiekontrakter i det sentrale arkivet Få oversikt over leiearealer og ledig kapasitet (trekk ut arealskjemaer ihht. Norsk Standard) Håndtere leiepriser og felleskostnader Egenregistrering av leietakers omsetning Korte ned Due Diligence prosessen og unngå kaotisk papir distribusjon All dokumentasjon samles og distribueres gjennom systemet Alle involverte parter fra Kjøper OG Selger vil laste opp og vurdere dokumenter i systemets mappestruktur Prosjektet avsluttes ved å ta ut DD Sluttrapport som oppsummerer DD teamets vurderinger Håndtere driftsrelaterte aktiviteter Registrere og fordele driftsoppgaver og sjekklister som driftspersonell får tilgang til gjennom Min Side Utfylte sjekklister lagres i Arkivet under den utkvitterte oppgaven Rapportering i alle moduler Ta ut nyttige og oversiktlige rapporter, f.eks. Avviksrapport, 5 års budsjett, Utleiearealer, Risikoanalyse, Leietakers omsetning mm. Skjermbilder: Eiendomsinformasjon

6 Skjermbilder: God oversikt over avvik og tiltak Oversiktlige rapporter gir et godt bilde av tingenes tilstand Intuitivt grensesnitt for å registrere avvik og tiltak Skjermbilder: Planlegge driftsoppgaver

7 Skjermbilder: Kommuniser vha. elektroniske permer Skjermbilder: Risikoanalyse Byggherre / forvalter vurderer riskio områder ved å analysere økonomisk eksponering opp i mot kostnader med risiko reduserende tiltak for å finne ut hvilke områder som krever umiddelbar oppfølging og hvilke som kan vente.

8 Skjermbilder: Rapporter genereres i systemet Eksempel på rapport som gir oversikt over areal fordeling blant byggets leietakere. Hver modul kommer med en eller flere predefinerte rapporter som gir god oversikt over registrerte data for hver enkelt eiendom. FORVALTNING DRIFT KONSULENT DD Dokumentert drift og utvikling (løpende forvaltning) ivaretar eiendommens verdier. Systematisk gjennomført due diligence vil bidra til økte verdier. Datafangst av konsulentenes leveranser mot eiendommen sikrer bedre kvalitet og mer nøyaktige beskrivelser med budsjettering. Fleksibel driftsmodul med timeføring øker kontrollen på eiendommen. Eier, forvaltning og drift Konsulenter, leietakere

9 Økte verdier gjennom dynamisk informasjonshåndtering Uansett hvilke deler av systemet du bruker, sikrer du verdiøkende sentralisert dokumentflyt. Eiendommen vil i prinsippet alltid være salgsklar selv om salg nødvendigvis ikke er tema i dag. Du vil oppnå gevinst hele veien stikkord: Utleie, areal og avtale Avvik og tiltak Kommunikasjon og samhandling Konsulent Forsikring Rapporter Permer Historikk Med mer. Hvem er brukere? Brukere av systemet er alle som er deltakere ved gjennomføring av due diligence eller forvaltning av næringseiendom. Dette er blant annet: Advokater Revisorer Rådgivere Kontrollører Takstmenn Næringsmeglere Forvaltere Eiendomsutviklere Byggherrer Vaktmestere mfl.