SAKSFRAMLEGG. Arkivsaksnr.: 18/2544-1

Transkript

1 RINGERIKE KOMMUNE Formannskapet Kommunestyret SAKSFRAMLEGG Arkivsaksnr.: 18/ Arkiv: «Nye» Ringerike interkommunale legevakt, - intensjonsavtale Forslag til vedtak: 1. Status i forhold til byggeprosjektet «Nye Ringerike interkommunale legevakt», tas til orientering. 2. Med forbehold om godkjenning av «Intensjonsavtale mellom samarbeidskommunene og vertskommunen om drift av Ringerike interkommunale legevakt» i samtlige samarbeidskommuner, godkjennes vedlagte forslag til intensjonsavtale. Innledning / bakgrunn Kommunestyret i Ringerike kommune fattet den i sak 54/17 slikt vedtak: 1. Statusrapport for nye lokaler til interkommunal legevakt tas til etterretning. 2. Rådmannen får fullmakt til å ferdigprosjektere et nytt helsebygg på bygslet tomt ved Ringerike sykehus som skal inneholde lokaler til interkommunal legevakt og ambulansestasjon i tråd med saksframstillingen. Prosjekteringsarbeidet har nå kommet så langt at det vil være nødvendig å inngå intensjonsavtale med samarbeidskommunene om deltagelse og drift. Dette for å sikre samarbeidskommunene og vertskommunen nødvendig forutsigbarhet ved en såpass stor investering, og for å unngå at partene får uforutsette kostnader i fortsettelsen, dersom noen av dagens samarbeidkommuner vurderer andre løsninger for egen legevakt. Beskrivelse av saken Helse- og omsorgstjenesteloven beskriver i 3-1 og 3-2 kommunens ansvar for å tilby hjelp ved ulykker og andre akutte situasjoner, herunder legevakt. Dette spesifiseres i «Akuttmedisinforskriften» 6 som beskriver kommunens ansvar for å tilby en legevaktordning som sikrer befolkningens behov for øyeblikkelig hjelp, samt 12 og 13 som beskriver kommunens ansvar for døgnbemannet legevaktsentral. Avtalen om interkommunalt legevaktsamarbeid mellom kommunene Ringerike, Hole, Jevnaker, Krødsherad, Modum, Sigdal og Flå er hjemlet i Kommuneloven 28 a. Samarbeidet er et administrativt vertskommunesamarbeid etter 28 b med Ringerike kommune som vertskommune.

2 Ringerike interkommunale legevakt leier i dag lokaler for legevaktsdrift av Ringerike sykehus/vestre Viken HF. Legevaktlokalene ble bygd om og driften i de nye lokalene startet Lokalene er allerede marginale i forhold til dagens drift. Ringerike interkommunale legevakts leieforhold ved Vestre Viken HF opphører Sykehuset har varslet at de fra dette tidspunkt selv kommer til å benytte lokalene. Etter drøftinger basert på dagens framdrift av prosjektet, er det allikevel klart at legevakten fortsetter i dagens lokaler inntil de nye lokalene er ferdigstilt. Prosjekteringsarbeidet har så langt basert seg på vedtatt intensjonsavtalen mellom Vestre Viken HF og Ringeriks kommune, samt vedtatt leieavtale mellom samme parter: 1. Ringerike kommune bygger ny interkommunal legevakt på festet tom, på Vestre Viken HF sin eiendom Arnold Dybjords vei 1 (Gnr. 38, bnr. 88) i Ringerike kommune. Festeavtalen gjøres for 40 år og baserer seg på innhentet takst fra «BER Verdivurdering as» av og statens kalkulasjonsrente i rundskriv R109/14. Den nye interkommunale legevakten vil da i praksis ligge der den tidligere sykehusbarnehagen ligger i dag. Festeavtalen er godkjent, og kostnadene fordeles og legges inn i budsjett fra åpningsdato. 2. Bygningen skal også inneholde ambulansestasjon for prehospitale tjenester ved Vestre Vike HF, som skal leie disse i en periode over 30 år. Størrelsen på denne er definert til inntil 700 m2 eksklusivt areal. Leien administreres som «finansiell leasing», slik at Vestre Viken HF eier denne delen av bygningen etter 30 år. Ambulansestasjonen dimensjoneres i henhold til kravspesifikasjoner fra Vestre Viken HF. Husleieavtalen er i praksis godkjent av begge parter, basert på de kalyler som i dag foreligger. 3. Bygningen skal ha en overbygget gang/korridor fra legevakten og inn i sykehuset. Likeledes skal det etableres et felles møterom. For begge disse fasiliteter skal kostnadene fordeles mellom Vestre Viken HF og Ringerike kommune (50/50) og størrelsesmessig skal disse fellesarealene ikke overskride 400 m En driftsavtale som dekker det medisinske samarbeidet og andre tjenester som partene kan levere til hverandre, vil partene komme tilbake til senere i prosjektet. Disse avtalene er definert og rådmannen kostnadsberegner disse. Dimensjonering av legevakten (areal og kapasitet) Særlig to variabler vil påvirke areal og kapasitetsbehov; - lovkrav og befolkningsutvikling. Endringene i «Akuttmedisinforskriften» stiller nye krav til de akuttmedisinske tjenestene utenfor sykehus, herunder kommunal legevaktordning. Det stilles strengere krav til kompetansen hos leger i kommunal legevakt samt for helsepersonell/operatører av kommunale legevaktsentraler. Det vil være en overgangsordning på tre og fem år for å oppfylle disse kravene. Dette arbeider legevakten med for å være i mål innen fristenes utløp pr og Befolkningsvekst vil medføre et økt forbruk av legevakt. I planleggingen av ny legevakt er utfordringen hvilke prognoser som skal legges til grunn. Det er beregnet at befolkningen vil vokse i Ringerike kommune med innbyggere, fra dagens innbyggere til innbyggere i Usikkerheten i forhold til effekt av ny vei og jernbane er også stor. Både Jernbaneverket og kommunen selv tror at antallet innbyggere kommer til å fordobles de neste tretti årene. Etter bygging av Ringeriksbanen og ny E16 kan Ringerike (kommunene Ringerike og Hole), som nå teller innbyggere) ha innbyggere i Usikkerheten ligger også i hvilken befolkningsvekst som kan ventes i de øvrige kommunene som er tilknyttet

3 legevaktsamarbeidet. Likeens endrede trafikale forhold som igjen endrer innbyggernes oppfattelse av «nærhet» og «avstand». Som eksempel utløste den nye veien «Sokna- Ørgenvika» at Flå kommune ble en del av legevaktsamarbeidet. Økonomiske forhold Det er enighet mellom partene at etableringen skal skje etter «åpen bok-prinsippet» i. Den siste kostnadskalkylen, korrigert for interne kostnader, utstyr, prisvekst og justerte reserver og marginer, gir en samlet investeringskostnad P85 ii på kr ,- iii. Det gjøres oppmerksom på at dette beløpet inkluderer reserver/uforutsette utgifter, prisstigning samt moms. Etableringskostnadene i prosjektet fordeler seg slik: POST Sum (kr) 1 Felles kostnader Bygning inkl. byggutstyr VVS-installasjoner Elkraft-installasjoner Tele og automatisering Andre installasjoner :6 HUSKOSTNAD Utomhus :7 ENTREPRISEKOSTNAD Generelle kostnader Spesielle kostnader STYRINGSRAMME 831 Intern administrasjon SUM BASISKOSTNAD Margin forventede tillegg, 12% Lønns og prisstigning SUM KOSTNADSRAMME Reserve 10% PROSJEKTKOSTNAD Arealene fordeler seg slik: Lokalisering Sum areal Ringerike kommune Vestre Viken HF i Det er grunnleggende at alle parter har fullt innsyn i prosjektets økonomi til enhver tid. Det utarbeides en målpris i fellesskap i prosjekteringsfasen der alle faktorer er åpne. Åpen økonomi («åpen bok») er viktig for å skape tillit og motvirke spekulasjoner. For å motvirke tvister er det viktig at partene til enhver tid har anledning til å skaffe seg kunnskap om hvordan prosjektets økonomi utvikler seg og hvordan man ligger an i forhold til målpris og sluttkostnad. En slik oversikt vil motvirke ubehagelige overraskelser og bidra til at overraskelser kan håndteres så tidlig som mulig. ii Kostnadene er beregnet ut i fra standard modell og oppsett for prosjektkostnader. Verdien for P85 er anslått prosjektkostnad beregnet innenfor 85% sannsynlighet. Dette betyr eksempelvis at for P85 er det 85% sannsynlighet at kostnadene ikke vil øke utover denne rammen, og vi benytter derfor kalkylen for å beregne kapitalutgifter i en tentativ husleie i de nye lokaltetene. iii Alle kalkulerte kostnader er i 2020-kroner.

4 Legevakt Ambulansesentral Garderober inkl gang og trapp Felles teknisk areal Møterom og gjennomgang SUM I utgangspunktet definerte Vestre Viken HF at ambulansesentralen skulle disponere inntil 700 m 2 eksklusivt areal i tillegg til 400 m 2 overgang mellom bygningene og møterom. I tillegg til dette ville bygningens fellesareal som trapper, tekniske rom o.l. komme. Det har vært arbeidet meget grundig i prosjektgruppene, og ut i fra tabellen ser vi at arealene er «presset godt ned» i forhold til de øvre rammer som var skissert. Leieavtalen mellom Vestre Viken HF og Ringerike kommune konkluderer med at det kan bli behov for justeringer i arealomfanget, og at arealomfanget forutsettes endelig godkjent av leietaker før byggestart. De tallene prosjektet nå presenterer, bør ligge innenfor det som kan godkjennes. Andel fellesareale er noe økt, men dette kommer av at prosjektet realiserer et innsparingspotensiale ved å slå sammen garderober for hele bygningen. Dermed økte det arealet som må defineres som fellesareal. Når man vurderer å redusere kostnader ved et slikt prosjekt, er det naturlig å vurdere arealstørrelser. Det er ikke slik at det absolutt proporsjonalitet mellom areal og kostnader, og ved å redusere arealet vil som regel kostnadene/m 2 måtte aksepteres noe høyere. Hva vil etableringen koste partene? I mangel på detaljert kalkyle på dette stadiet legger vi til grun det maksimale beløpet som Vestre Viken skisserer i husleieavtalen. I forbindelse med forprosjektet vil det bli utarbeidet mer eksakte kalkyler, der vi får kostnadsberegnet de ulike deler av bygget. Kostnad Vestre Viken HF Kostnad Ringerike kommune Fordeling av prosjektkostnader , ,- Moms , ,- Grunnlag for kapitalkostnader i husleien , ,- Vestre Viken HF skal finansiere sin andel av bygningen gjennom leieavtalen over 30 år, og denne vil således ikke utgjøre noen kostnad for Ringerike kommune. Denne delen av bygningen omtales derfor ikke videre i denne saken. Tentativt budsjett og fordeling Selv om det er vanskelig å beregne endelige kostnadsøkninger i forhold til dagens budsjett (økningene ligger to år fram i tid og det er stor usikkerhet i forhold til framtidig rentenivå og lønns og prisstigning) oppfatter rådmannen at det vil være viktig for samarbeidskommunene allerede nå og ha et visst estimat av en beregnet kostnadsøkning. Dette ikke minst i forhold til arbeidet med handlingsplaner og fordi det vil være nødvendig å inngå ny intensjonsavtale. Slikt estimat framgår av nedenforstående tabell. Alle tall i beregnet 2020-kroner.

5 Legevankten disponerer i dag 409,2 m 2 areal ved Ringerike sykehus, fordelt på kontorer, behandlingsrom, venterom, toalett, inngangsparti, venteareal, garderobe, soveplass/hvilerom og tilgang til møterom. Legevakten betaler i dag kun for 279,2 m 2 (inkl. energi og renhold) og dagens husleie vil derfor ikke være representativt for framtidige kostnader ved nytt bygg. De nye lokalene for legevakten vil utgjøre totalt 1100 m 2. Samarbeidskommunene (Ringerike, Hole, Jevnaker, Krødsherad, Modum, Sigdal og Flå) er tidligere varslet om en økning av driftsutgiftene når legevakta etablerer seg i eget bygg. Takket være relativ massiv brukermedvirkning i planarbeidet, har arealene nå fått en slik utforming at det ikke vil bli behov for bemanningsøkninger, dersom ikke antall besøkende øker kraftig. Den påregnelige økning i driftsutgifter vil derfor være husleie, og i hovedsak representere kapitalkostnader for etableringen og følgekostnader av denne. Samlet husleie i forhold til vertskommunesamarbeidet estimeres til: Grunnlag Husleie Bakgrunn - Kapitalkostnader iv kr ,- Dekker Ringerike kommunes kapitalkostnader relatert til legevakten. - Bygslingsavgift - FDV-kostnader v kr ,- kr ,- Bygslingsavgiften er fordelt med 50% på Vestre Viken HF og 50% på Ringerike kommune. Forvaltning omfatter administrative oppgaver som kjøp og salg av eiendommer, utleie av bygninger og lokaler, husleieadministrasjon, utarbeiding av forsikringsavtaler, økonomisk planlegging og styring, personaladministrasjon med mer. Drift omfatter alle oppgaver og rutiner som er nødvendige for at bygninger og tekniske installasjoner skal fungere som planlagt. Dette omfatter blant annet betjening av installasjoner, forsyning av vann, energi samt renhold og renovasjon. Vedlikehold er arbeid som er nødvendig for å opprettholde kvaliteten på bygningen på fastsatt nivå, dvs. de tiltak som er nødvendige for å sikre at iv Bygningen er klausulert til helseformål og ligger på bygslet tomt inne på Vestre Vikens eiendom. Etter 30 år vil Vestre Viken HF eie ca halvparten av bygningen, og resterende etasje vil ikke kunne representere noen markedsverdi. Ringerike kommune velger derfor å nedskrive investeringen over 30 år. Dette, sammen med en rentefot på 2,5%, er grunnlaget for beregning av kapitalkostnadene. Beregnet rentefot kan synes noe lav i forhold til leieperioden, ikke minst på grunn av den usikkerhet vi ser i framtidens rentenivå. Denne risikoen elimineres derimot av inngått leieavtale, som sier: Utleier kan regulere leien pr 1.1 hvert år basert på endringer i forrige års kapitalkostnad på bygget. v FDV (forvaltning, drift og vedlikehold). Samlebetegnelse for aktiviteter og kostnader (FDV-kostnader) gjennom objektets totale levetid, fra overtagelse etter nybygging til utrangering eller riving.

6 Årlig husleie i nye lokaler kr ,- Årlig husleie i dagens lokaler (ref. budsjett 2018) omregnet til 2020-kroner kr ,- Økning i husleien ved kr ,- nyetablering bygningen som helhet fungerer etter hensikten. Det er vanlig å skille mellom løpende og periodisk vedlikehold Det gjøres oppmerksom på at dette på nåværende tidspunkt er tentative tall. Tallene vil være mer valide etter at anbudsrundene er ferdige, og endelige når byggeregnskapet og alle driftsavtaler er inngått. Det nærmeste konkrete sammenligningsgrunnlaget vi har må være Kongsberg interkommunale legevakt, som betaler husleie for 1093m 2 (Ringerike legevakt disponerer 1100 m 2 ). Her utgjør en samlet husleie kr ,-/år. Dette er 2018-kroner. Omregnet til 2020-kroner (5% prisstigning over 2 år) vil husleien framstå som kr ,-. Husleien vil i henhold til samarbeidsavtalen fordeles på samarbeidskommunene i forhold til folketall angjeldene år. Vi kan ikke annet enn å fordele kostnader på dette tidspunkt i forhold til folketall Hadde det vært mulig burde andel kostnader i 2020-kroner beregnes ut i forhold til folketall i Kapitalkostnader og følgekostnader i forhold til etablering av nye lokaler Kommune Ringerike Modum Sigdal Hole Krødsherad Jevnaker Flå Fordeling 46,8 21,5% 5,5% 10,6% 3,5% 10,4% 1,7% Kostnadsøkning Rådmannens vurdering Som vertskommune for den interkommunale legevakten, tilligger det Ringerike kommune å sørge for at legevakten har hensiktsmessige og tidsriktige lokaliteter. Kommunestyret i Ringerike har bedt om at slik bygningsmasse etableres i nybygg i sykehusets umiddelbare nærhet, når dagens leieavtale utgår. Den prosjekterte løsningen avviker fra tidligere forprosjekt ved at bygningen reduseres til to etasjer, der legevakten ligger i 1. etasje og ambulanssentralen i underetasjen. For å redusere kostnader er det prosjektert felles garderobeanlegg i underteasjen, noe som har ført til at fellesarealet er noe større enn forutsatt. Dette gjør det også enklere å tilpasse anlegget til kjønnsfordeling blant ansatte til enhver tid. Prosjektmessig har man nå kommet så langt at vedtak om bygging kan fattes november 2018 (se vedlagte plantegninger). For samarbeidskommunene vil dette være et økonomisk løft med en viss risiko. Dersom noen aktører finner andre løsninger og melder seg ut av samarbeidet, vil kostnadene måtte «veltes over» på de gjenværende kommunene. På samme måte vil eventuelt inkludering av flere kommuner føre til at det blir flere som deler kostnadene. Rådmannen har fått utarbeidet en foreløpig kalkyle for total prosjektkostnad for legevakt/ambulansesentral. Denne tar utgangspunkt i beregningene fra prosjektgruppa, tillagt interne kostnader, utstyr, prisvekst og justerte reserver og marginer (usikkerhet). Slik rådmannen ser det er de skisserte prosjektkostnader så riktige de kan bli på dette stadiet, og det er liten

7 sannsynlighet for at vi overskrider verdien for P85 (samlet prosjektkostnad inkludert byggherrens reserver). Dagens samarbeidsavtale i pkt. 1.3 Varighet, lyder som følger: Samarbeidsavtalen gjelder fram til Avtalen løper videre for ytterligere tre år om gangen dersom den ikke sies opp innen ett år før utløpsdato. Se for øvrig bestemmelse om uttreden av avtalen, punkt 6. Det vil være nødvendig å revurdere dette punktet nå når kommunen skal saksbehandle oppstart av byggeprosessen. Rådmannen har tidligere antydet en avtaleperiode på fem år for å sikre nødvendig forutsigbarhet i prosjektet og for å minimalisere framtidig risiko. Dersom noen av samarbeidskommunene skulle mene at en lengere avtaleperiode vil være riktig, har ikke vertskommunen innvendiger mot dette. Nytt pkt.1.3 vil dermed få slik ordlyd: Den nye samarbeidsavtalen gjelder fra innflytting i ny legevakt og fem år fram i tid. Avtalen løper videre for ytterligere fem år om gangen dersom den ikke sies opp innen ett år før utløpsdato. Se for øvrig bestemmelse om uttreden av avtalen, punkt 6. Forslag til ny samarbeidsavtale er vedlagt saken, og det bes om at denne i første omgang vedtas som en intensjonsavtale. Endelig avtale vil med bakgrunn i intensjonsavtalen kunne vedtas når endelige kostnader er kjent og bygningen taes i bruk. Rådmannen vil bemerke at prosjektet har vært grundig bearbeidet med stort fokus på kostnadsreduksjoner og kostnadseffektiv drift. Dette prosjektet er et samarbeid der selvkostprinsippet er bærende for alle kostnader som skal fordeles i årlige driftskostnader. Et slikt prosjekt utløser ikke investeringstilskudd fra Husbanken. Skulle deler av prosjektet kvalifisere for slikt tilskudd, måtte det legges et visst antall «kommunale øyeblikkelig hjelpplasser» inn i lokalitetene. Slik de samarbeidende kommuner har organisert disse, er dette ikke aktuelt. Dersom samarbeidskommunene slutter seg til ny samarbeidsavtale, ser rådmannen for seg følgende framdrift: Forprosjektet ferdig: 28/ Politisk vedtak: november 2018 Kontrahering entreprenør: januar 2019 Oppstart byggeplass: april 2019 Overlevering bygg: mai 2020 Åpning: juni 2020 Vedlegg 1. Forslag til intensjonsavtale mellom samarbeidskommunen og vertskommunen om drift av Ringerike interkommunale legevakt. Endringen gjelder kun oppsigelsestid. 2. Planskisser Ringerike kommune, Tore Isaksen rådmann leder: Chrsitine Myhre Bråthen, kommunalsjef saksbehandler: Sveinung Homme, seniorrådgiver tlf

8