Evaluering av vikartjenesten ved omsorgsseksjonen. Meløy kommune

Transkript

1 Evaluering av vikartjenesten ved omsorgsseksjonen Meløy kommune Rapport Januar 2011

2 FORORD Denne rapporten er en beskrivelse av gjennomført arbeid samt resultater fra evalueringen av vikartjenesten i Meløy kommune. For en nærmere beskrivelse av bakgrunn og formål henvises til mandatet for evalueringen. Evalueringen er bestilt av kontrollutvalget i Meløy kommune, etter kommunestyrevedtak. Vi vil takke alle som har bidratt med informasjon i undersøkelsen. Bodø, 19. januar Svein Erik Moholt ansvarlig forvaltningsrevisor Hilde Ingebrigtsen forvaltningsrevisor Salten Kommunerevisjon IKS 2

3 Innholdsfortegnelse: 0. SAMMENDRAG INNLEDNING Mandat Etablering av Vikartjenesten FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Formål Problemstillinger METODE OG GJENNOMFØRING FAKTA OG VURDERINGER Fungerer organiseringen av vikartjenesten på en god måte og i tråd med kommunestyrets vedtak? MÅLSETNINGER FOR VIKARTJENESTEN VIKARTJENESTENS DRIFT OG ORGANISERING VIKARTJENESTENS OPPFYLLELSE AV FASTSATTE MÅL OPPSUMMERING AV HOVEDFUNN BASERT PÅ VIKARTJENESTENS OG ENHETENES ERFARINGER Hvilke kostnadsmessige virkninger har vikartjenesten? ØKONOMISKE MÅLSETNINGER OG RETNINGSLINJER FAKTA VURDERING Vil en utvidelse av Vikartjeneste til andre områder være hensiktsmessig? UNDERVISNINGSSEKSJONENS VURDERING: REVISJONENS VURDERING KONKLUSJON OG ANBEFALING VEDLEGG NR. 1 Rådmannens uttalelse VEDLEGG NR. 2 Medarbeiderundersøkelse for ansatte i vikartjenesten Salten Kommunerevisjon IKS 3

4 0. SAMMENDRAG Vikartjenesten ved omsorgssektoren i Meløy kommune er en ordning hvor fast ansatt personell arbeider på vikarbasis. Alle ansatte er faglært helsepersonell som arbeider i % stilling. Pleie og omsorgssektoren har et stort behov for vikarer. Ordningen har hatt som formål å sikre kommunen tilgang til kvalifiserte vikarer og dermed et godt faglig tjenestetilbud til innbyggerne. Kommunen har fastsatt noen målsetninger som vikartjenesten skal bidra til: Redusere deltidsproblematikken, samt rekruttere og beholde personell Bedre tilgang på vikarer og frigjøre arbeidstid for lederen Redusere bruk av overtid og redusere sykefravær Evalueringen viser at utfordringene er knyttet til mangelfull måloppnåelse på følgende områder: Ingen betydelig reduksjon i antall deltidsstillinger. Lederne (soneledere og arbeidslagsledere) har ikke fått frigjort arbeidstid i forhold til vikarinnleie. De må vedlikeholde to systemer for å sikre vikarer. Vikartjenesten har ikke ført til merkbar reduksjon av overtidsbruk. I tillegg viser det seg en del utfordringer når det gjelder drift og koordinering av tjenesten, som heller ikke er helt i tråd med retningslinjene utarbeidet av kommunen: Vikartjenesten oppleves i liten grad å dekke de reelle vikarbehovene ute i enhetene. Enhetene har stort behov for vikarer på natt og helg, men vikartjenesten greier ikke å dekke behovet her, eller de tilbyr ikke tjenester i tidsrommet. Dette er spesielt sårbart i enheter som har brukere som krever god spesialisert kompetanse (demente, psykisk og fysisk utviklingshemmede) Tungvint ordning med fysiske møter for planlegging av vikarinnleie som krever mye ressurser både mht tid og personal. Sektoren ønsker heller en koordinering via datasystemet. Opplæring og samordning er da nødvendig Slik tjenesten fungerer nå opplever arbeidslagsledere i stor grad at de kan koordinere vikarinnleie selv. Langtidsplanlegging fører til at tjenesten blant annet oppleves som lite fleksibel. Mer fleksibilitet og fortløpende tildeling av vakter etter behov er ønskelig. Økonomisk går vikartjenesten med underskudd som følge av for liten produksjon. Samtidig viser statistikk at totale vikarkostnader har økt noe de siste årene. Bruken av andre vikarer utenom vikartjenesten har de foregående år ikke blitt redusert, men tallene viser en reduksjon i Prisene på vikarvaktene er høynet som et ledd i å redusere underskudd, og hvis man parallelt får vikartjenesten i full drift vil man kanskje oppleve et bedre økonomisk resultat. Det kan også anbefales å se videre på grep for å unngå underskudd, som å skille ut koordinators lønn fra budsjettområdet (etter Fauskemodell). Salten Kommunerevisjon IKS 4

5 Utvidelse til andre sektorer som skole og barnehage vil muligens ikke være hensiktsmessig i den formen tjenesten drives i nå. Det hersker en del misnøye angående vikartjenesten ute i sektoren, og det vil være hensiktmessig å forbedre driften før man ekspanderer. Det vises ellers til erfaringer hvor vikartjenester for skole og barnehage synes å fungere bedre enn i omsorgssektoren. Her unngår man turnusproblematikken. Det ser ut til at hovedutfordringen for vikartjenesten er organisering og drift. Revisjonen vil anbefale å unngå langtidsplanlegging og koordinering via fysiske møter, men vurdere om koordinering kan skje via datasystemet som brukes i sektoren. Dette for å sikre fleksibilitet. I tillegg kan det vurderes en løsning hvor vikartjenesten får ansvar for all innleie av vikarer, også de timebetalte. Da vil tjenesten fremstå som mer hensiktsmessig. I tillegg vil revisjonen peke på uforholdsmessige høye forventinger til tjenesten ute i enhetene. Det anbefales å klargjøre ambisjonsnivået fra sentralt hold, og kommunisere dette klart ut til virksomhetene. I tillegg kan man se på om målsetningene for tjenesten er realistiske, omfanget tatt i betraktning. Oppsummert virker det som vikartjenesten er en ønskelig ordning, men kommunen anbefales å gjøre visse forbedringer. Økonomisk viser det seg også at vikarkostnadene i forhold til timebetalte vikarer fra 2010 har blitt redusert. Salten Kommunerevisjon IKS 5

6 1. INNLEDNING Vikartjenesten i Meløy kommune ble opprettet i 2008 med bakgrunn i et stadig økende behov for vikarer innenfor alle avdelinger innen pleie- og omsorgstjenesten. Det var viktig å få tilgang til kvalifisert personell samt å kunne tilby stillingsbrøker på %. Det er et meget stort behov for vikarer innen omsorgstjenesten i Meløy. Det kan vises til store fraværstall innen sektoren. Et eksempel er uke 3 i januar 2010 hvor det var 265 ledige vakter som vikartjenesten kunne fylle opp. Det er ca ledige vakter (fravær) i året. Nedenfor er en oppsummering over antall vakter med fravær for våren og sommeren I dette er det både sykefravær, permisjoner, svangerskapspermisjoner, seniorfri, vakanser og ferier. Det er svært store fraværstall i tjenesten noe som medfører store utfordringer i forhold til å skaffe vikarer. Oppsummering av vikarbehov (fravær) vår og sommer Vår Sommer Nord vakter gjennomsnitt pr. uke (tilsvarer 50 hele stillinger) Sør vakter gjennomsnitt pr. uke (tilsvarer 21 hele stillinger) Nord vakter i gjennomsnitt pr. uke (tilsvarer 67 stillinger) Sør vakter i gjennomsnitt pr. uke (tilsvarer ca. 29 stillinger) Kilde: Registrering gjort av koordinator for Vikartjenesten etter oversikt i ressursplanleggeren (datasystemet) over alle enheters fravær. Salten Kommunerevisjon IKS 6

7 1.1 Mandat Vikartjenesten for omsorg i Meløy kommune ble vedtatt av kommunestyret I vedtaket ba kommunestyret om en evaluering av tjenesten etter ett års drift. Denne evalueringen skulle også inneholde en vurdering om utvidelse til andre områder. Etter dette mandat og på bestilling fra kontrollutvalget i kommunen har vi utarbeidet en rapport. Evalueringen skal gi en fremstilling av vikartjenesten slik den fremstår i dag mht drift og organisering/arbeidsform, hvor brukernes erfaringer vil være en del av denne kartleggingen. Videre skal den omfatte en gjennomgang av måloppnåelse i forhold til de målsetninger som ble satt av kommunestyret i Meløy. Også her vil brukernes erfaringer og synspunkter tas med i fremstillingen for å se hvordan tjenesten har blitt i praksis. Vi vil så definere de viktigste utfordringene Vikartjenesten står overfor, hvorpå revisjonen kan komme med anbefalinger i forhold til relevante tiltak. Vikartjenstens drift og organisering Brukernes erfaringer Vikartjenestens etterlevelse av fastsatte mål 1.2 Etablering av Vikartjenesten. Vikartjenesten i Meløy kommune ble først opprettet i 2006 med 1,5 stilling i sør og 3 stillinger i nord. Tjenesten hadde da ikke egen koordinator, men soneleder fungerte som både koordinator og leder. Den vedtok kommunestyret i Meløy en utvidelse av vikartjenesten. Prosessen frem til dette vedtaket skjedde meget raskt. 8. mai 2008 var kommunalsjef, seksjonsleder og en hovedtillitsvalgt på befaring på Fauske, for å se hvordan deres modell for vikartjenesten fungerte. Etter dette ble det jobbet frem et utkast til sak, hvor det ble laget retningslinjer for drift og organisering, og utarbeidet noen målsetninger vikartjenesten skulle bidra til. Allerede 3. juni ble det behandlet i administrasjonsutvalget og 26. juni vedtatt i kommunestyret. I denne prosessen ble det sendt ut ett høringsbrev til ansatte i omsorg. Hovedtillitsvalgt forteller at det var stor skepsis ute i organisasjonen til en Salten Kommunerevisjon IKS 7

8 vikartjeneste og det kan ha en sammenheng med at dialogen ut til de ansatte ikke var god nok ifølge både hovedtillitsvalgt og seksjonsleder. Flere plasstillitsvalgte kunne med fordel vært innlemmet i prosessen som gikk veldig fort. Både verneombud og tillitsvalgte presiserer at det har vært lite brukermedvirkning i planleggings- og etableringsfasen, og dårlig kommunikasjon ut til de ansatte. Vikartjenesten ble opprettet for å avhjelpe det store vikarbehovet innen pleie og omsorgssektoren. Tanken var altså at den kunne bidra til å rekruttere kvalifisert personell i og med at man kun skulle tilby store stillingsbrøker. Kommunen hadde fra før noen få ansatte i en vikartjeneste uten koordinator (fra 2006), og erfaringene med disse var positive. Alle hadde fått større stillinger, og man så at en utvidelse i større grad kunne avhjelpe både bruk av overtid og underbemanning. Ved å ansette en koordinator kunne de redusere arbeidspresset på de som måtte følge opp vikarene, og man ville slik frigjøre tid for ledere i forhold til innleie av vikarer. Vikarene skulle ha en fast turnus, men ville få tildelt arbeidssted fortløpende pr sms eller e-post i forhold til hvor behovet var størst ute i virksomhetene (kilde: kommunestyrevedtak og informasjon fra intervjuer). Vikartjenesten består i dag av 12,5 årsverk inkludert en koordinatorstilling. Det er 3 sykepleierstillinger. Per i dag er det ansatt en sykepleier fra 3. desember 2010 i 100 % fast stilling i nord. I den andre sykepleierstillingen er det ansatt en sykepleier (i sør), men som er i permisjon og miljøterapeut går i denne stillingen. Den siste sykepleierstillingen står ledig. Det er 7 helsefagarbeidere i 100 % stilling, hvorav 1 er sykemeldt pr. i dag. I tillegg er det to stillinger på 75 % som ikke er besatt. Sør i kommunen er det i praksis bare to stillinger i vikartjenesten som er i drift, og i nord har det også vært en del sykemeldinger og permisjoner siden oppstart. Det er også bare en sykepleier i drift per i dag. Vikartjenesten har altså ikke vært fulltallig siden oppstart. Dette fører til at man kanskje ikke har fått sett full effekt av tjenesten, og det må tas i betraktning i evalueringen. Salten Kommunerevisjon IKS 8

9 2. FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER 2.1 Formål Formålet med dette prosjektet er først og fremst å kartlegge hvordan vikartjenesten i Meløy kommune fungerer. Vi vil evaluere om tjenesten er en hensiktmessig ordning både for kommunen som helhet sett i forhold til økonomi, sykefravær, rekruttering m. m, og for brukerne av tjenesten. 2.2 Problemstillinger Av formålet har vi utledet følgende problemstillinger: 1. Fungerer organiseringen av vikartjenesten på en god måte og i tråd med kommunestyrets vedtak? 2. Hvilke kostnadsmessige virkninger har vikartjenesten? 3. Vil en utvidelse til andre områder være hensiktsmessig? (sett i lys av hvordan vikartjenesten i omsorg fungerer kan man vurdere om det vil være hensiktsmessig å utvide den til andre områder) 3. METODE OG GJENNOMFØRING Undersøkelsen er ikke gjennomført som en forvaltningsrevisjon. Dermed stilles det ikke krav til klare revisjonskriterier som faktagrunnlaget skal måles opp mot. Her skal vi vurdere en tjeneste i forhold til brukernes behov. Vi har likevel satt opp kommunestyrevedtaket og retningslinjene for tjenesten som en målestokk for å se om tjenesten innfrir i forhold til de politiske intensjonene. Evalueringen bygger først og fremst på informasjon fra intervjuer og dokumentstudier. Dokumentene består av statistikk som viser sykefravær, overtidsbruk, deltidsstillinger, samt bruk av vikarer både personell- og kostnadsmessig. Statistikken er hentet fra Statistisk sentralbyrå (SSB) og fra Meløy kommunes egen statistikk. Tallmaterialet kan inneholde feilkilder. Videre har vi sett på dokumenter som viser organisering, retningslinjer, stillingsinstrukser og mål for vikartjenesten, som blant annet kommunestyrevedtak. Det er også foretatt intervju med en rekke personer som her omtales som informanter. Disse representerer både ledernivå i administrasjonen, brukere av vikartjenesten og vikartjenesten selv (soneledere og arbeidslagsledere i enhetene i omsorg, verneombud i omsorg, hovedtillitsvalgte, kommunalsjef og seksjonsleder omsorg og koordinator og verneombud for vikartjenesten). I tillegg har kommunen ved omsorgssektoren gjennomført en medarbeiderundersøkelse blant de ansatte i vikartjenesten. Undersøkelsen har en svarprosent på 60 % (hvor 6 av 10 ansatte har svart). Man kan derfor ikke si at den er helt representativ, men gir et visst inntrykk av forholdene. Salten Kommunerevisjon IKS 9

10 5. FAKTA OG VURDERINGER 5.1 Fungerer organiseringen av vikartjenesten på en god måte og i tråd med kommunestyrets vedtak? MÅLSETNINGER FOR VIKARTJENESTEN Målsetningene med vikartjenesten i kommunestyrevedtaket: Redusere deltidsproblematikk, samt rekruttere og beholde personell Bedre tilgang på vikarer og frigjøre arbeidstid for ledere og andre Sikre kvalifisert arbeidskraft da mange går over til industrien Unngå at avdelinger må gå underbemannet, samt sikre kvalifiserte vikarer Redusere bruk av overtid, bakvakt og redusere sykefravær Retningslinjer for vikartjenesten i omsorg - utarbeidet av administrasjonen i Meløy kommune: 1. Vikartjenesten skal formidle fast ansatte vikarer til alle virksomheter i omsorgseksjonen. 2. Vikartjenesten er direkte underlagt omsorgsleder. 3. Vikartjenesten skal ha eget budsjettkapittel der lønnsutgifter og andre driftsutgifter til de faste vikarer og formidler skal fremgå. Vikartjenesten finansieres ved overføringer fra virksomhetene. 4. Alle ansatte i vikartjenesten skal ha en fast godkjent 6 ukers arbeidsplan/turnusplan. Vaktene er følgende: D: A: Virksomhetene forplikter seg til å melde inn behov og bruke vikartjenesten. Behov meldes inn fortrinnsvis pr. e-post. 6. Virksomhetene skal betale for formidlede vakter etter en fastsatt pris. 7. Vikartjenesten skal hver måned sende refusjonskrav til virksomhetene. Vikartjenesten skal hver måned rapportere den enkelte virksomhets bruk av vikartjenesten til omsorgsleder. 8. Vikarbehov som oppstår utenfor vikartjenestens kontortid må organiseres av den enkelte virksomhet. Vikartjenesten skal ha fortløpende melding(e-post) om inntaket. 9. Dersom alle fast ansatte vikarer er i tjeneste og det oppstår behov for vikar har den enkelte virksomhet selv ansvar for å leie inn vikar. Vikartjeneste skal ha fortløpende melding (e-post) om inntaket. 10. Tildeling av vakter skjer med tekstmelding til vikaren. Vikaren skal kvittere at melding er mottatt. Virksomhetene gis melding om hvem som skal være vikar fortrinnsvis pr. e-post. Kommunen stiller mobiltelefon til disposisjon for formidler. Fast ansatte vikarer i tjenesten tilstås en godtgjørelse for bruk av egen mobil på kr.100 pr. mnd. 11. Koordinering av vikartjenesten er lokalisert til lokaler på Ørnes sykehjem. Salten Kommunerevisjon IKS 10

11 5.1.2 VIKARTJENESTENS DRIFT OG ORGANISERING Ledelse og ansvar fakta: Vikartjenesten er direkte underlagt omsorgsleder. Retningslinjene sier at koordinator skal være daglig koordinator for alt personell i vikartjenesten, og ha det daglige ansvaret for de ansatte og avholde personalmøter. Personalansvaret er på den annen side fordelt mellom de ulike sonelederne, mens koordinator skal ha medansvar for medarbeidersamtaler og sykefraværsoppfølging. Videre skal koordinator i samarbeid med soneledere ivareta arbeidsgiveransvaret for vikartjenestens ansatte og skal tilse at gjeldende lovverk og avtaleverk følges, herunder ansvar for HMS. Rollefordeling og ansvarsfordeling for vikartjenesten virker noe uklart mener både koordinator og verneombud i vikartjenesten og enhetene i omsorg. En av informantene (ikke koordinator selv) mente at koordinator med dette kan ha fått en noe uheldig start ved å være leder for noe helt nytt, men likevel ikke gitt ansvar eller tatt med i prosesser på ansvarsområdet. Hun ble ikke involvert i ansettelsesprosesser i starten. Likevel er det hun som avholder personalmøter og har den daglige kontakten med de ansatte. Intervjuer viser at det kan være uklart for de ansatte i vikartjenesten hvem de skal henvende seg til hvis det oppstår spørsmål i forhold til arbeidssituasjon de ønsker å ta opp. Sonelederne på sin side har personalansvaret for de ansatte, men får ikke et like nært forhold til de i og med at de skifter arbeidssted. I sør gir man uttrykk for at vikartjenesten har skapt noe uro i systemet på grunn av uklarheten om ansvaret, spesielt siden koordinator fysisk er langt unna. De ansatte foretrekker ofte å gå til koordinator med ting de lurer på, og koordinator synes selv hun har et nært og godt samarbeid med de ansatte. I forhold til å ivareta arbeidsgiveransvaret mht lovverk, opplyser koordinator at det blir gjennomført. I personalmøter informeres det om ansvaret de ansatte har for å orientere seg i forhold til lovverk og HMS på de ulike arbeidsstedene. Koordinator har også kurset de ansatte i avvik. Medarbeidersamtaler er ikke gjennomført for noen av de ansatte, men koordinator har hatt uformelle samtaler med dem. Koordinator på sin side har ikke hatt sin nærmeste leder til stede siden oppstart. Seksjonsleder for omsorg har virket i en annen prosjektstilling hele perioden. Dette mener koordinator har vært vanskelig i en helt ny situasjon, og det har bidratt til at hun ikke har fått nødvendig oppfølging og opplæring. Koordinator ga uttrykk for ved oppstart at hun manglet datakunnskaper, men har fått minimal oppfølging på området. Soneledere mener også at situasjonen uten seksjonsleder har vært noe ustabil og tung, men føler nå at ting begynner å falle på plass igjen. Medarbeiderundersøkelsen for de ansatte i vikartjenesten viser at de ansatte er fornøyd med sin nærmeste leder. (Se tabell neste side). Salten Kommunerevisjon IKS 11

12 Nærmeste leder I hvilken grad opplever du at din nærmeste leder? *Tallene på høyre kolonne er poeng etter hvor fornøyd respondenten er med forholdene. Revisjonens vurdering: Revisjonen oppfatter koordinator som en god leder som har et godt samarbeid med de ansatte i vikartjenesten. Hun fungerer som daglig koordinator og har også ivaretatt de kravene som stilles mht HMS overfor de ansatte. Vi registrerer at når det gjelder personalansvaret som soneledere har hovedansvar for, har det sviktet noe i og med at medarbeidersamtaler ikke er gjennomført. For å få nye organisasjoner til å fungere og ikke minst til å bli implementert i helheten, er det viktig med en god og klar ledelse. Vi vurderer i første omgang at tidspunktet for innføring av vikartjenesten kan ha vært noe uheldig med fraværet av seksjonsleder. Koordinator har også fått en noe uheldig oppstart med svak opplæring og oppfølging, og manglende inkludering i ansvarsområder. For en daglig leder som koordinator reelt sett er, er det viktig å delta i avgjørelsesprosesser. Rollefordelingen er noe uklar, og det kan være en fordel å avklare dette nærmere. Personalansvaret kan med fordel samles til en hovedansvarlig. I Fauske- modellen er det en enhetsleder som har personalansvar for alle ansatte i vikartjenesten. Salten Kommunerevisjon IKS 12

13 Planlegging / koordinering - fakta: Utgangspunktet for vikartjenesten slik den var planlagt og tenkt, var at alle ansatte skulle ha en turnus å gå etter. Tjenesten skulle omfatte dag og kveldsvakter og det var en koordinator som skulle styre dette. De ansatte kunne maks få vite ei uke frem i tid hvor de skulle være, men måtte også regne med å få tildelt arbeidssted samme dag ut fra hvor behovet var størst. Vaktene skulle innmeldes og fordeles per e-post og sms (se retningslinjer). Alle ansatte i vikartjenesten har en fast grunnturnus. Denne er godkjent av fagforbundet. Koordinering av vikarbehov foregår i faste møter mellom koordinator og arbeidslagsledere og /eller soneledere. Møtene avholdes med ujevne mellomrom, det kan gå 14 dager til 3 6 uker mellom møtene. Da fordeles ledige vakter tilpasset vikarenes turnuser, ut fra det fraværet arbeidslagslederne vet om. Det planlegges ofte for 6 uker frem i tid, og da dekkes både sykefravær, ferier m.m. Koordinator opplyser at alle vikarene får nok vakter hele tiden og de er i jobb. Det har skjedd at vikarer har gått på topp, det vil si at de blir en ekstra bemanning, men det er svært sjeldent det har blitt resultatet sier hun. Det bekrefter også sonelederne. At vikarene kan få gå på topp en gang iblant kan også være en ressurs slik at man kan unngå for mye slitasje på et personell som ofte går underbemannet, mener de. Planleggingsprosedyren ble faste fysiske møter ved oppstart, forteller koordinator, i og med at ikke alle enheter var i drift på datasystemet deres. I tillegg følte koordinator at egne datakunnskaper ikke var tilstrekkelig. Da var dette den beste måten å få oversikt på. Det ble enighet om en slik løsning med arbeidslagslederne, men koordinator mener at tiden er moden for å gjøre endringer på dette. Datasystemet deres er ganske nytt, og koordinator fikk minimal opplæring i systemet. Koordinator har heller ikke greid å fylle en 100 % stilling med vikarkoordinering. Administrasjonen har derfor brukt henne til andre arbeidsoppgaver i tillegg. Ute i enhetene er det misnøye med hvordan vikartjenesten fungerer. Det oppleves ikke samsvar mellom behovene ute i enhetene og den ressursen og turnusen vikartjenesten kan tilby. Man kan ikke se hvor behovet er størst 6 uker frem i tid sier en av de tillitsvalgte. Når ansatte i vikartjenesten vet hvor de skal være 6 uker fremover kan man spørre seg om det er en vikartjeneste. Det er blitt noe ganske annerledes enn det som var tenkt i korte trekk, mener hovedtillitsvalgt. Tilbakemeldingene fra soneleder er i store trekk at ideen om en vikartjeneste er god i og med at det alltid vil være behov for vikarer. Organiseringen og driften er derimot ikke en smart løsning. Koordineringen med faste møter krever både tid og ressurser i form av personell, og arbeidslagslederne mener de likegodt kan gjøre denne koordineringen selv slik det fungerer nå. Misnøyen går videre ut på at vikartjenesten er lite fleksibel, både med tanke på faste turnuser, og at vikarene helst vil knyttes til faste enheter mener sonelederne. Liten fleksibilitet gjør at lederne ute i enhetene savner en ressurs som de kan bruke når fraværet er der. Ofte tenker de ikke på vikartjenesten i det daglige. Hver 6. uke legges en plan, mens det fortsatt er et stort behov for vikarer som ikke dekkes av vikartjenesten. Dette gjelder spesielt helger, natt og fravær som meldes inn samme dag. Salten Kommunerevisjon IKS 13

14 Enhetene opplyser at ikke alle vikarbehov blir meldt inn til koordinator fordi de ikke kan vente med å fylle opp vakter til de planlagte møtene. De føler seg heller ikke sikker på at vikartjenesten kan dekke opp fraværet fordi det kan være at det ikke stemmer overens med deres turnus. Derfor må de ofte prøve å fylle opp vaktene når de kan, og spesielt før helgene. De vakante helgestillingene blir ofte trukket frem som et problem av informantene. Det er mange som fremmer et synspunkt om å øke grunnbemanningen, og spesielt få dekket opp små stillinger i helgene. Da vil man lykkes bedre. Man kan f. eks ta utgangspunkt i de vakante helgene for en stilling, og arbeide resten i vikartjenesten slik at man til sammen har en % stilling, mener en av sonelederne. De fleste av informantene mener at koordineringen bør foregå gjennom datasystemet og gjerne i form av en slags shopping av vakter. Flere nevner også at å innføre ønsketurnus vil gjøre det lettere og mer hensiktsmessig. Koordinator mener at bruk og opplæring av datasystemet vil være en viktig faktor for å forbedre vikartjenesten. Det fordrer da også at alle har samme rutiner og behersker systemet, slik at alle ledige vakter blir lagt inn. Alt fravær innen sektoren blir i dag (eller bør bli) lagt inn i ressursplanleggeren i datasystemet. Problemet er at det ikke gjøres likt på alle enheter. Koordinator har tilgang til alle enhetene, og skal dermed ha oversikt over alt av fravær innen hele omsorg. I sør gir man uttrykk for at avstanden til koordinator er stor og dermed blir hennes kjennskap til behovene deres ikke like god. Her blir det ytret et ønske om en delt koordinatorstilling, mellom nord og sør (60-40 %). Med de store geografiske avstandene er det vanskelig å se kommunen under ett. Hovedtillitsvalgt opplyser at det er en tendens til at hjemmetjenesten ikke ønsker en vikartjeneste, men heller økt grunnbemanning, mens på sykehjemmene er man mer positiv til vikartjenesten. De ansatte i vikartjenesten er selv fornøyde med å ha fast turnus. Opplysninger fra intervjuer gir inntrykk av at de ansatte enkelte ganger kan oppleve det tøft i perioder å skifte arbeidssted. Det har også vært tilfeller av at ansatte i vikartjenesten har fått negative tilbakemeldinger i enkelte enheter, og noen har opplevd å bli brukt som assistenter i forhold til at de er faglært personell. Av og til kan det oppleves et manglende samarbeid med enheten om arbeidsoppgavene. Der det er krevende pasienter som fordrer kontinuitet, føler vikartjenesten at de fast ansatte kan ta seg av disse pasientene så langt det er mulig, for å sikre forsvarlighet og trygghet. Da kan de heller bidra med andre oppgaver. Her opplever vikarene av og til det motsatte. Medarbeiderundersøkelsen tyder på at de ansatte i vikartjenesten i stor grad er fornøyd med organisering av arbeidet som går på elementer som informasjon, mål m.m. (se figur). Salten Kommunerevisjon IKS 14

15 Organisering av arbeidet I hvilken grad? Oppsummert er synspunkter på drift og organisering følgende: Vikartjenesten oppleves i liten grad å dekke de reelle vikarbehovene ute i enhetene. Dårlig fleksibilitet og langtidsplanlegging av vikarinnleie er en svakhet. Enhetene har stort behov for vikarer i helgene og på natt, mens vikartjenesten ikke greier å dekke dette eller ikke tilbyr tjenester her. Ineffektiv ordning med fysiske møter for planlegging av vikarinnleie som krever mye ressurser både mht tid og personell Slik tjenesten fungerer nå opplever arbeidslagsledere i stor grad at de kan koordinere vikarinnleie selv. Datasystemet brukes ikke. Lettere med shopping av vakter. Opplæring i og samordning av systemet er nødvendig Salten Kommunerevisjon IKS 15

16 Revisjonens vurdering: Revisjonen oppfatter at det mangler et felles ambisjonsnivå når det gjelder vikartjenesten. Det vil være hensiktsmessig å klargjøre eksakt hva tjenesten skal bidra med, og hvor mye man kan forvente av den. Skal vikartjenesten oppfattes som hovedleverandør av vikarer, eller skal den forstås som et supplement. Med det omfanget tjenesten har i dag, vil den ikke kunne dekke vikarbehovet ute i enhetene, mens forventingene ute i virksomhetene er høye. Det oppleves ikke samsvar mellom behov og tilbud. I tillegg virker det ikke som driften er hensiktmessig slik det fungerer nå. Når det finnes misnøye på flere plan er det vanskelig å få implementert tjenesten til å være en naturlig del av systemet og få alle enhetene til å akseptere den. En svakhet ved tjenesten er langtidsplanleggingen som nå praktiseres. Dette er også i strid med retningslinjene og det som var planlagt i utgangspunktet. Ved å tildele vakter fortløpende kan man i større grad sikre fleksibilitet og behovsdekking. Hovedproblemet virker til å være formen på koordineringen med faste møter. Det tar for mye tid og ressurser og fører til en langtidsplanlegging. Nøkkelen for å forbedre vikartjenestens organisering og drift kan synes å ligge i datasystemet. Et hensiktsmessig teknologisk hjelpemiddel er viktig slik at all koordinering kan foregå her. Dette bør være mulig å gjennomføre via ressursplanleggeren (dataprogrammet) som kommunen har, og som alt er i bruk. Det fordrer da at både koordinator og alle enhetsledere får tilstrekkelig opplæring, og ikke minst at alle får innarbeidet samme rutiner. Prosessen med opprettelsen av vikartjenesten gikk fort, og det kan være en medvirkende årsak til den manglende opplæringen, spesielt når det gjelder koordinator. Det kan også vurderes å dele koordinatorstillingen mellom nord og sør hvis avstanden fortsatt oppleves som et hinder etter at datasystemet er tatt i bruk for fullt. Kommunen kan også vurdere å innføre et system med ønsketurnuser for å øke fleksibiliteten. Hvis man sammenligner vikartjenesten med modellen på Fauske, som tjenesten i noen grad skulle bygge på, er driften i Meløy blitt noe annerledes. På Fauske er det 7 ansatte og her har også alle en fast turnus. Forskjellen er at de får vite arbeidssted maks en uke i forveien og mange ganger samme dag, etter hvor behovet er størst. På Fauske fungerer det videre slik at alt planlegges gjennom datasystemet (notus). Enhetsledere legger inn alt fravær i dataprogrammet slik at koordinator kan samordne hvor de enkelte vikarene skal være. Koordinator står for all vikarinnleie, også det behovet som meldes inn samme dag. Det vil si at hun har kontakt med andre tilkallingsvikarer også, ikke bare de fast ansatte i vikartjenesten. Dette betyr at enhetsledere ute i enheten er fritatt alt ansvar for innleie av vikarer, som nå håndteres av vikartjenesten. De har en ressurs på 1,5 stilling, og nøkkelen for å få det til å fungere er bruk av datasystemet (kilde: fagansvarlig for vikartjenesten på Fauske). Etter revisjonens vurdering kan det virke hensiktsmessig å utvide koordinators arbeidsoppgaver til å ha ansvaret for all innleie av vikarer slik det gjøres på Fauske, da vil vikartjenesten oppleves som nødvendig. Vikartjenesten består av et begrenset antall ansatte og disse vil ikke kunne greie å dekke alt av vikarbehov innen omsorg. Når Salten Kommunerevisjon IKS 16

17 koordinator kun har ansvaret for utleie av de faste ansatte opplever ikke enhetene tjenesten som hensiktsmessig. Arbeidslagslederne må likevel stå for mesteparten av innleien selv. Dette vil vi komme nærmere innpå i neste kapittel. Revisjonens inntrykk er at det er ønskelig med en vikartjeneste innen sektoren, men man er ikke fornøyd med tjenestens praksis per i dag. Når det gjelder organisering og drift kan revisjonen anbefale kommunen å sette fokus på: Klargjøre ambisjonsnivået for vikartjenesten Ikke la faste fysiske møter være hovedarena for planlegging. Koordinering av vikarer bør skje via dataprogrammet. Opplæring i og bruk av datasystemet for registrering av fravær og koordinering av vikarer. Sikre like rutiner blant enhetene i omsorg når det gjelder fraværsregistrering Hindre langtidsplanlegging av vikarenes vakter. Vurdere å utvide koordinators funksjon (utvide oppgavene til å innbefatte all vikarinnleie). Vurdere å dele koordinatorstilling mellom nord og sør dersom forholdene ikke oppleves som bedre etter innføring av planlegging gjennom datasystem. Salten Kommunerevisjon IKS 17

18 5.1.3 VIKARTJENESTENS OPPFYLLELSE AV FASTSATTE MÅL Målsetningene med Vikartjenesten i kommunestyrevedtaket: Redusere deltidsproblematikk, samt rekruttere og beholde personell Bedre tilgang på vikarer og frigjøre arbeidstid for ledere og andre Sikre kvalifisert arbeidskraft da mange går over til industrien Unngå at avdelinger må gå underbemannet, samt sikre kvalifiserte vikarer Redusere bruk av overtid, bakvakt og redusere sykefravær Redusere deltidsproblematikk - fakta: Ett mål for vikartjenesten er at den skal bidra til å redusere antall deltidsstillinger i omsorg. Det har den ikke gjort i betydelig grad viser statistikk og opplysninger fra intervjuer. Vi ser av tabellene at det har vært en bedring når det gjelder 0-50 % stillinger, mens andelen stillinger mellom % har økt. I planleggingen og opprettelsen av vikartjenesten var det ikke laget noe plan for hvordan den skulle løse deltidsproblematikken, blir det opplyst i intervju. Seksjonsleder og koordinator opplyser at en del av de ansatte i vikartjenesten hadde små stillinger i omsorg fra før, og har nå fått % stilling. Slik har kommunen greid å redusere uønsket deltid for noen ansatte. Seksjonsleder sier videre at problemet er at de små stillingene fortsatt eksisterer, og problemet med å rekruttere folk inn i disse stillingene gjenstår. Antall deltidsstillinger er dermed ikke redusert. Her mener hovedtillitsvalgt det kan være nyttig å vurdere nye turnuser for å unngå dette problemet. Alle stillingene i vikartjenesten er nye stillinger. Noen soneledere mener at det har vært for lite fokus på den ufrivillige deltiden i arbeidet med opprettelsen og organiseringen av vikartjenesten. En mulig løsning som blir fremmet i intervjuer er å ta utgangspunkt i de små vakante stillingene som eksisterer, og deretter fylle opp med prosentandel i vikartjenesten. Men det var bestemt fra sentralt hold at dette ikke skulle være en løsning. Årsaken til at ikke små stillinger i helger (fast) ble utvidet til å ha en tilleggsdel i vikartjenesten var todelt. Mangel på vikarer i helgene var stor og hvis de ansatte i vikartjenesten skulle dekke faste stillinger ville de ikke være tilgjengelig for å dekke det store vikarbehovet i helgene. Videre å ha en ansettelse på én arbeidsplass i helger og så skulle fungere som vikar på flere arbeidsplasser de andre ukedagene ble vurdert som vanskelig opplyser seksjonsleder. Noen soneledere opplyser at de ikke har mye uønsket deltid i sine enheter. De som arbeider deltid ønsker det selv. Hovedtillitsvalgt har inntrykk av at det ikke er mye uønsket deltid, Salten Kommunerevisjon IKS 18

19 men det finnes noen ansatte som ønsker seg større stillingsprosenter. Disse vil helst beholde samme arbeidsplass og er ikke villig til å søke andre steder der det finnes større stillingsprosenter ledig. Noen av arbeidslagslederne sier at det er svært mange som ikke ønsker 100 % stilling. Oversikt over deltidsstillinger i omsorg Antall % Antall % 0-50 % stilling 59 23, , % stilling , ,5 100 % stilling 67 26, ,6 Kilde: Meløy kommune Oversikt over deltidsstillinger i de ulike enhetene i omsorg 2010 Arbeidssted 0 50 % % 100 % Adm. omsorg nord Kjøkken og renhold Ørnes sykehjem Hjemmetjenesten Ørnes Mosvoldtunet 1/Åsveien Meløytun 2 Mosvoldtunet Ørnes sykehjem Ørneshaugen Hjemmetjenesten Glomfjord Sum nord Adm. omsorg sør 3 1 Kjøkken og renhold Vall sykehjem Hjemmetjenesten sør Vall sykehjem Engavågen Bofellesskap/Akt.s Sum sør Sum Kilde: Meløy kommune Salten Kommunerevisjon IKS 19

20 Revisjonens vurdering: Måloppnåelse på dette området krever i stor grad en strategi for hvordan det skal løses. Det vil være en fordel om det foreligger en plan for hva som skal skje med de små stillingsprosentene som blir etterlatt av en eventuell rekruttering til vikartjenesten, og hvor mange deltidsstillinger man ønsker å redusere med. Verken strategi eller mål synes å være tilstrekkelig klarlagt. Et annet moment er å se på om målsetningen i seg selv er realistisk. Vikartjenesten med et begrenset antall stillinger kan nok bidra til å redusere deltidsstillinger for noen ansatte, men vil kanskje ikke være hjelpemiddelet for å løse denne problematikken. Vi merker oss at noen soneledere og hovedtillitsvalgt sier at det ikke er mye ufrivillig deltid blant de ansatte. Problematikken består kanskje hovedsakelig av deltidsstillinger som står ubesatt. Bedre tilgang til vikarer og frigjøre arbeidstid for ledere - fakta: De aller fleste soneledere og arbeidslagsledere opplever ikke at tilgangen til vikarer er bedret. Enkelte enheter i omsorg bruker vikartjenesten lite. Det er fortsatt store utfordringer ved å finne vikarer i helgene og på natt. Arbeidslagslederne bruker like mye tid som før på å innhente vikarer for å dekke det daglige og mer akutte behovet, og fylle opp for vakanser. Hvis man først og fremst fikk dekt opp de vakante helgene ville man kanskje sett en bedre effekt av vikartjenesten sier en av informantene. Samtlige soneledere og arbeidslagsledere mener at vikartjenesten ikke har bidratt til å frigjøre arbeidstid for ledere. Med en praksis hvor man planlegger for 6 uker frem i tid for noen få ansatte, gir lederne uttrykk for at de kan gjøre dette selv i tillegg til den ordinære vikarinnleien de uansett må gjøre. Om vi leier inn 18 eller 20 vakter så spiller det ikke så stor rolle. Nå bruker de dobbelt opp med tid ved at de må håndtere to systemer. De må avholde møter med koordinator for planlegging av vikartjenestens vakter, og i tillegg stå for egen innleie av det behovet vikartjenesten ikke dekker opp. Det skjer ofte at ansatte må bruke deler av vaktene på å ringe rundt for å skaffe vikarer. Når de ansatte i vikartjenesten er syk, må enheten selv dekke dette fraværet (de må selv skaffe vikar for vikaren). Det har vært noe fravær blant de ansatte i vikartjenesten, med sykemeldinger og permisjoner. Tjenesten har dermed gitt et redusert tilbud helt siden oppstart, og man har kanskje ikke fått sett en full effekt for å gjøre en reell vurdering i forhold til om tilgangen har blitt bedret, mener en av sonelederne. Revisjonens vurdering: Forventninger fra enhetene er en utfordring for vikartjenesten. Det blir stilt høye krav til tjenesten, tatt i betraktning at det er en tjeneste med et begrenset antall ansatte. Med 8 ansatte i drift bidrar de likevel til å bedre tilgangen til vikarer. Det er likevel en tendens til at ledere innen omsorg ikke opplever tjenesten som hensiktsmessig i og med at de fortsatt Salten Kommunerevisjon IKS 20

21 bruker like mye tid på innleie av vikarer ( å ringer til folk som vi egentlig ikke har sitat intervju). Dersom vikartjenesten skal avhjelpe dette problemet bør det vurderes en ordning hvor koordinator får ansvaret for all innleie av vikarer (innenfor kontorets åpningstid). Koordinator brukes i dag kun til å fordele vakter for de ansatte i vikartjenesten. En bedre løsning for å frigjøre arbeidstid for ledere innen omsorg, kan være at deltidsansatte på utøvende enheter som ønsker merarbeid kan stilles til vikartjenestens disposisjon, slik at koordinator står for innleie og koordinering av disse også. I tillegg kan vikartjenesten ha ansvar for å formidle vikarer fra eksterne vikarbyrå dersom det skulle være nødvendig. Dette vil også sette større krav til koordineringen slik at man fyller opp en 100 % stilling (og kanskje mer). Kanskje vil en slik utvidelse fordre en deling av koordinatorstilling mellom nord og sør for lettere å ha full oversikt. Fauskemodellen har en slik variant hvor vikartjenesten står for all innleie, og koordineringen skjer via dataprogrammet. De sender ut skjema til avdelingene i omsorg hvor deltidsansatte kan føre på hvilke vakter de kan arbeide. Dette samles inn til vikartjenesten som fordeler vakter. Her planlegger man heller ikke mer enn en uke frem i tid. Ved akutte fravær, ringer vikartjenesten/koordinator rundt til vikarer, eller sender sms til flere. Den som svarer først får tildelt vakta (kilde: fagansvarlig vikartjenesten Fauske). Sikre kvalifisert arbeidskraft (kvalifiserte vikarer) - fakta: Å rekruttere folk til omsorgsyrket i Meløy kommune er en utfordring. I tillegg til det generelle problemet med å rekruttere folk til distriktene må de også konkurrere med industrien som trekker folk ved å kunne tilby høyere lønninger sier seksjonsleder. Både hovedtillitsvalgt og seksjonsleder opplever at vikartjenesten er med å bidrar i positiv retning med hensyn til å rekruttere folk. Noen av de som har blitt tilsatt i vikartjenesten har gått over i faste stillinger i omsorg etter hvert opplyser hovedtillitsvalgt. Alle ansatte i vikartjenesten er faglært helsepersonell som nå arbeider i kommunen. I vikartjenesten kan man også tilby større stillingsprosenter ( %). Antall stillinger totalt i omsorgssektoren har økt. I 2008 var det totalt 250 stillinger, mens i 2010 er det 301 stillinger (se tabell over deltidsstillinger i sektoren s.19). I tillegg til disse kommer vikartjenesten med sine 12 stillinger (hvorav 9 er besatt per i dag men en sykemeldt). Med dette ser vi at det totale antall personell i sektoren har økt. Tatt i betraktning kommunens økonomi mener seksjonsleder at det neppe ville skjedd en tilsvarende økning i grunnbemanning dersom vikartjenesten ikke hadde blitt etablert. Det har imidlertid vært vanskelig å få folk inn i vikartjenesten, spesielt å dekke opp sykepleierstillinger ifølge koordinator. Per i dag er det en sykepleier i drift i vikartjenesten. Koordinator sier videre at det har vært få søkere til stillingene. Ved intern utlysing, som et tilbud til fast ansatte med små stillingsbrøker har det ofte ikke vært søkere. Et annet moment i forhold til rekrutteringsproblematikken er at søkerprosessene i kommunen er lange med ikke gode nok rutiner. Dette nevnes av flere informanter. Kommunen kan heller ikke tilby boliger til alle. Salten Kommunerevisjon IKS 21

22 Alle informantene, fra seksjonsleder til verneombud og soneledere, mener fast ansatte vikarer med kompetanse er positivt. Alle gir uttrykk for at de ansatte i vikartjenesten er dyktige folk som gjør en god jobb og det oppleves som trygt med kvalifiserte vikarer. Det gis også uttrykk for at det oppleves positivt med faste vikarer som er kjent i virksomhetene og som er bosatt i kommunen. Revisjonens vurdering: Et sterkt argument for å bevare vikartjenesten ligger nettopp i at den sikrer kvalifisert arbeidskraft. Alle nivå gir uttrykk for å være fornøyd med kvaliteten på vikartjenestens tilbud. De gir uttrykk for at det gir trygghet å ha kompetente, gode vikarer. Det gir også økt kvalitet på de tjenestene kommunen tilbyr sine innbyggere og gir mer forutsigbarhet. Redusere overtid og sykefraværet - fakta: Materialet viser at overtidsbruken innen omsorg ikke er merkbart redusert. Statistikken viser en tendens til nedgang fra Fortsatt er det mye bruk av overtid innen omsorg, og det overskrider budsjettet. Alle informantene som representerer ansatte i omsorg gir uttrykk for at det ikke har vært endringer i overtidsbruk etter opprettelsen av vikartjenesten. I hjemmetjenesten opplyser verneombud at situasjonen er den samme som i 2003 når det gjelder overtidsbruk. De ser lite effekt av Vikartjenesten når det gjelder dette aspektet. Vikartjenesten dekker opp en del, men de greier ikke å avskaffe bruk av overtid. Dette gjelder spesielt for fagfolk og sykepleiere. Disse har ofte 100 % stillinger i utgangspunktet og pga mangel på sykepleiere må de ta på seg ekstra vakter. I enkelte enheter er det svært mye overtid og dette gjør utslag på kostnader opplyser en av sonelederne. Figuren viser overtidskostnader i millioner kroner Overtid 4,7 4,7 3,9 4,2 1,6 0,4 0,4 0,5 0,5 0,7 0 0, Budsjett Regnskap Kilde: Meløy kommunes statistikk Salten Kommunerevisjon IKS 22

23 Bruk av overtid har sammenheng med arbeidsmengde. Vi ser av tabellene under at antall brukere av pleie- og omsorgstjenester har økt relativt mye for hjemmetjenesten, men holdt seg noenlunde stabil når det gjelder brukere i institusjon. Pleie og omsorg - etter region, statistikkvariabel og tid Meløy Mottakere av hjemmetjenester, pr innb år : Mottakere av hjemmetjenester, pr innb år : Mottakere av hjemmetjenester, pr innb. 80 år og over : Kilde: Statistisk sentralbyrå. Pleie og omsorg - etter region, statistikkvariabel og tid Meløy Plasser i institusjon i prosent av mottakere av pleie og : 24,1 22,8 16,8* omsorgstjenester Plasser i institusjon i prosent av innbyggere 80 år over 20,9 20,8 20,5 20,5 Kilde: Statistisk sentralbyrå. *Ny versjon av IPLOS medfører at resultater for 2009 ikke uten videre lar seg sammenligne med tidligere år Når det gjelder sykefraværet har det vært en nedgang siden 2007, mens det er oppadgående igjen i Sykefravær kv 2. kv 3. kv 4. kv Kilde: Meløy kommunes statistikk Salten Kommunerevisjon IKS 23

24 De fleste informantene mener nedgangen ikke kan tilskrives opprettelsen av vikartjenesten, men kan blant annet ha sammenheng med kvalitetskommuneprosjektet. Noen enheter har fortsatt svært høyt sykefravær. I tillegg har det vært en del sykefravær i vikartjenesten. Vi ser av tabell under at sykefraværet i Meløy kommune er høyere enn snittet for Nordland og sammenlignbare kommuner (se tabell under). Pleie og omsorg - etter region, statistikkvariabel og tid Meløy Andel legemeldt sykefravær av totalt antall kommunale årsverk i 9,4 12,4 9,2 9,8 brukerrettet tjeneste Gj.snitt landet utenom Oslo Andel legemeldt sykefravær av totalt antall kommunale 8,4 8,4 8,4 8,7 årsverk i brukerrettet tjeneste Gj.snitt Nordland Andel legemeldt sykefravær av totalt antall kommunale 8,8 9,0 9,0 9,2 årsverk i brukerrettet tjeneste Gj.snitt kommunegruppe 06 Andel legemeldt sykefravær av totalt antall kommunale årsverk i brukerrettet tjeneste 8,2 8,2 8,2 8,7 Kilde: Statistisk sentralbyrå Revisjonens vurdering: Tilgangen på vikarer i vikartjenesten er ikke dimensjonert for å dekke fraværet innen omsorgssektoren. Vikartjenesten avhjelper imidlertid situasjonen, og overtidsbruken viser en liten nedgang fra i år. Det kan tyde på at kommunen bør vurdere nødvendigheten av å oppjustere vikartjenestens tilbud eventuelt vurdere å dekke opp vakante stillinger for å redusere behovet for vikarer. Når det gjelder sykefravær, ser det ikke ut til at man har tatt høyde for at det også vil være sykefravær i vikartjenesten. Vi ser at sektoren har fått økt arbeidsmengde i form av flere brukere, spesielt innen hjemmetjenesten. Parallelt med dette har kommunen økt antall stillinger totalt i sektoren, men tallene tyder på at økningen ikke har vært tilstrekkelig for å avskaffe /redusere overtidsbruken. I tillegg har Meløy et noe høyt sykefravær som bidrar til å opprettholde bruk av overtid. Igjen vil revisjonen sette spørsmålstegn ved om fastsatt mål på området og forventinger til vikartjenestens virkninger er realistiske sett opp mot tjenestens omfang. Vikartjenesten har ikke vært fulltallig siden oppstart og derfor har nok ikke effekten på dette området heller blitt slik den kunne vært. Etter revisjonens oppfatning ser det ut til at etableringen av vikartjenesten ikke har hatt vesentlig betydning for verken overtidsbruk eller sykefravær. Salten Kommunerevisjon IKS 24

25 5.1.4 OPPSUMMERING AV HOVEDFUNN BASERT PÅ VIKARTJENESTENS OG ENHETENES ERFARINGER Område Hovedfunn Tiltak Ledelse og ansvar for vikartjenesten Noe uklar rollefordeling mht ledelse Samle lederskapet (personalansvaret) Medarbeidersamtaler Avklare rollefordeling gjennomføres ikke for Bedre oppfølgingen til vikartjenestens ansatte koordinator og gi Svak opplæring og nødvendig opplæring oppfølging av koordinator spesielt mht datakunnskaper Organisering /koordinering Vikartjenesten er ikke blitt slik den var planlagt Brukerne opplever ikke samsvar mellom behov og tilgang til resursene. Sprikende forventinger i kommunen delvis urealistisk høye forventinger fra virksomhetene. Ineffektiv koordinering Langtidsplanlegging av vikarers vakter Redusere deltid Ikke oppnådd målsetningen om å redusere antall deltidsstillinger Koordinering kan effektiviseres og foregå via datasystemet. Rutiner og bruk av datasystemet avklares med enhetene. Sikre like rutiner. Nødvendig opplæring Unngå langtidsplanlegging Vurdere nødvendighet av å dele koordinatorstilling mellom nord og sør Utarbeide en strategi for hvordan dette skal oppnås og hva målet skal være (hvilke prosentandel vil man redusere det til?) Frigjøre tid for ledere Vikartjenesten fører ikke til at arbeidslagsledere /soneledere får frigjort tid. Vikartjenesten er en begrenset ressurs ifht det totale vikarbruket. Fortsatt mye tid brukes på vikarinnleie i og med at lederne nå må håndtere to systemer. Salten Kommunerevisjon IKS 25 Koordinering via datasystem Utvide koordinators rolle til å omfatte all innleie av vikarer; både ansatte i vikartjenesten og andre vikarer. Først da vil en vikartjeneste (med koordinator) oppleves nødvendig. Dette er mulig dersom teknologiske hjelpemidler tas fullt i bruk.

26 Sikre kvalifisert arbeidskraft Alle er svært fornøyde med kvalifiserte faste vikarer. Positivt at vikarene er kjent og bor i kommunen. Har greid å rekruttere folk, viktig sett opp mot mangelen på folk, og at industrien tar arbeidskraften Videreføre vikartjenesten for å sikre tilgang til faglærte kompetente vikarer Redusere overtid og sykefravær Overtidsbruken er ikke redusert i sin helhet. Mange enheter har fortsatt mye overtid blant ansatte. Mangel på folk, spesielt helg og natt. Sykefravær gått ned, men uvisst om det er sammenheng med vikartjenesten. Dekke opp vakante stillinger (spesielt helg) - det vil si øke grunnbemanningen. Bedre tilgangen til vikarer ytterligere Salten Kommunerevisjon IKS 26

27 5.2 Hvilke kostnadsmessige virkninger har vikartjenesten? ØKONOMISKE MÅLSETNINGER OG RETNINGSLINJER Vikartjenesten skal ha eget budsjettkapittel der lønnsutgifter og andre driftsutgifter til de faste vikarer og formidler skal fremgå. Vikartjenesten finansieres ved overføringer fra virksomhetene. Virksomhetene skal betale for formidlede vakter etter en fastsatt pris. Vikartjenesten skal hver måned sende refusjonskrav til virksomhetene. Vikartjenesten skal hver måned rapportere den enkelte virksomhets bruk av vikartjenesten til omsorgsleder FAKTA Finansiering Vikartjenesten har eget budsjett hvor lønns- og driftsutgifter fremkommer i tråd med målsetningene (dokumentert). Av budsjettet fremgår også de totale refusjonene for vikarbruk fra enhetene. Budsjettet viser at tjenesten drives med underskudd. For 2009 hadde de et underskudd på 1,1 million, og det ser ut til at det vil bli omtrentlig det samme for 2010 opplyser seksjonsleder. Vikartjenesten skal finansieres ved overføringer fra virksomhetene (være selvfinansierende), men vikartjenesten har ikke greid å produsere nok vakter pga sykemeldinger og permisjoner, og dermed er ikke målet oppnådd opplyser seksjonsleder. Alle stillingene har heller ikke vært besatt siden oppstart, og dermed greier de ikke å tjene inn nok. Tjenesten skulle også dekkes av sykepenger som kom inn fra NAV ved sykefravær, men det har vært mye sykefravær i vikartjenesten og mye overtidsbruk slik at inntjeningen har sviktet, opplyser kommunalsjef. Nye ansatte må ha opplæring på flere av arbeidsarenaene ved oppstart. Det medfører at vikartjenesten ikke får refusjonskrav for de vaktene. Det var mange opplæringsvakter i 2009 ifølge vikartjenestens årsmelding Budsjettet for tjenesten var i utgangspunktet for lavt, hvor det ikke var tatt høyde for at ansatte skulle ha ferie, eller kunne bli syk sier både koordinator og seksjonsleder Dette var ment å justeres etter hvert. Et forsøk på å redusere underskuddet er at vaktprisene nå er høynet og differensiert. Seksjonsleder frykter at de kan ende opp med å prise seg så høyt at de blir like dyre som eksterne vikarbyrå og dermed en tjeneste som ikke kan forsvares økonomisk. Foreløpig holdes prisene på vakter rimeligere enn eksterne vikarbyråer som tar Salten Kommunerevisjon IKS 27

28 opp mot 500 kr/t. Prisene for vikartjenestens vakter per 1.juni 2010 er kr.2100 for dag og kr kr for kveld. Januar 2011 vil prisen på dagvakt justeres til kr Noen soneledere og verneombud gir uttrykk for at dette er en dyr tjeneste, hvor det blant annet brukes mye penger på ulempetillegg for vikarene. Disse pengene kunne med fordel vært brukt til å øke grunnbemanningen. Det kan i alle fall bli en dyr tjeneste dersom den ikke driftes godt nok mener de;. man må se på hvordan man bruker ressursene best mulig (sitat intervju) Kostnader som er inndekt i timespris: Alle vikarene får et kronetillegg på årlig som kompensasjon for uregelmessige arbeidsforhold. Lønnsutgifter til vikarer og koordinator skal dekkes av midlene, og mobiltelefonbruk for koordinator. Alt dette skal dekkes av overføringer fra virksomhetene. I tillegg må man ta hensyn til ferie og sykefravær i vikartjenesten. Totale vikarkostnader ( i mill.kr) 19 18,5 18 Regnskap 18,7 17,5 17, , ,5 16,3 16,8 15, Kilde: Meløy kommunes statistikk Vikartjenesten skulle også finansieres ved å redusere vikarbudsjettene på den enkelte arbeidsplass. Det har ikke skjedd i tilstrekkelig grad opplyser seksjonsleder. Statistikken viser også at de totale vikarkostnadene har økt over tid. Vi ser at statistikken viser svært høye vikarutgifter i Det ser ut til å skyldes at bruken av de ordinære vikarer ikke har blitt redusert i takt med etableringen av vikartjenesten. Bruken av vikartjenesten kommer altså i tillegg (se tabell neste side). Bruk av ekstrahjelp er imidlertid redusert etter innføring av vikartjenesten. For 2010 ser situasjonen så langt bedret ut i forhold til at man klarer å redusere kostnader i forhold til timebetalte vikarer. Salten Kommunerevisjon IKS 28

29 Vikarer Ekstrahjelp Intern kjøp vikartjeneste Ekstern vikartjeneste SUM VIKARKOSTNADER ,9 2, , ,5 2, , ,6 1,7 2,4 0 18,7 2010* 11,8 1,8 2,3 1,5 17,4 Kilde: Meløy kommune, Tall fra regnskapet i mill.kr. *Dette er tall beregnet til og med oktober måned Vikarkostnadene må også ses i sammenheng med lønnsutvikling. Ved lønnsøkning stiger vikarutgiftene selv om bruken av vikarer ikke øker. Figuren nedenfor viser lønnsøkningen i forhold til økningen i vikarkostnader. Utvikling lønn og vikarkostnader (mill.kr) ,8 69,2 66,7 81,2 76,8 87,2 Regnskap Budsjett 40 Vikarkostnad ,5 16,3 16,8 18,7 17, Kilde: Meløy kommunes statistikk Salten Kommunerevisjon IKS 29

30 Rapportering: Dagens system med rapportering av virksomhetenes bruk av vikarer, er et oversiktlig system som, ifølge koordinator, fungerer greit. Refusjonskrav fra vikartjenesten blir sendt enhetene hver måned. Koordinator har dermed en god oversikt og system over månedlig inntekt for alle ansatte i vikartjenesten. Hun har derimot ikke vært involvert i økonomisk utvikling på ansvarsområdet. Rapportering angående antall vakter vikartjenesten har gått, har derimot ikke fungert. Dette skulle sendes nærmeste leder som i perioden har vært kommunalsjef. Rapporteringsskjema er ikke mottatt riktig utfylt siden oppstart opplyser kommunalsjef. Dermed har man ikke hatt mulighet å benytte dette i en evaluering. Koordinator har ikke fått innføring i bruk av skjema som hun fant uoversiktlig VURDERING Vi ser at det er opprettet eget budsjett for vikartjenesten hvor ulike kostnader fremkommer jamfør målsetningene. Ordningen med refusjonskrav praktiseres også i tråd med retningslinjene. Finansiering med virksomhetenes overføringer viser seg derimot ikke å være tilstrekkelig i og med at tjenesten drives med underskudd. Mest sannsynlig vil man se en effekt av økte vaktpriser på budsjett for 2011 i forhold til underskuddet, men en viss bedring bør være tilstede for Problemet ligger kanskje i et noe urealistisk budsjett i utgangspunktet ved at det ikke var tatt høyde for sykefravær i vikartjenesten. For å redusere underskuddet, kan man også vurdere å skille koordinators lønn ut fra de kostnadene som skal dekkes fra virksomhetenes overføringer. Dette etter modell på Fauske. De totale vikarkostnadene virker så langt å være redusert fra 2009 til 2010, men samtidig økt i forhold til tidligere år. Dette kan ha flere årsaker som omfanget på fraværet, lønnsøkning og økt arbeidsmengde. Men det kan også tyde på at vikarkostnadene har blitt større etter opprettelsen av vikartjenesten (fra 2008). Dette på grunn av at man ikke har greid å oppnå en tilsvarende reduksjon i bruk av ordinære (timebetalte) vikarer før i En fast ansatt vikar vil koste mer enn vikarer som leies inn på timer. Den typiske timebetalte vikar vil være en deltidsansatt som arbeider ekstra ved behov. Økonomisk er det en bedre løsning, men ikke sett opp mot deltidsproblematikken. Ei heller sett opp mot å sikre og rekruttere fagpersonell. Rapportering i forhold til enhetenes bruk av vikarer til omsorgsleder (kommunalsjef) ser vi har sviktet. Dersom dette fortsatt er en ønskelig ordning for å bruke i eventuelle vurderinger, vil det kanskje være nødvendig med en klargjøring i bruk av skjema. Kommunen må kanskje foreta en helhetlig vurdering hvor kvalitet versus kostnad vil være en av faktorene, samtidig som man kan se på grep som kan hindre underskuddet (som f.eks. å skille ut lønn til koordinator) Det viktige her vil være at ikke kostnadene til sammen (både timebetalte vikarer og vikartjenesten) blir betraktelig høyere enn nivået har vært tidligere, når lønnsutviklingen er tatt med i betrakting. Salten Kommunerevisjon IKS 30

31 5.3 Vil en utvidelse av Vikartjeneste til andre områder være hensiktsmessig? (sett i lys av hvordan vikartjenesten i omsorg fungerer kan man vurdere om det vil være hensiktsmessig å utvide den til andre områder) UNDERVISNINGSSEKSJONENS VURDERING: Seksjonsleder for undervisning skriver i notat: I Meløy har det i mange år vært vansker med å få vikarer i både barnehage og skole. En av grunnene til det er lav arbeidsledighet. Det er en erkjennelse at det ikke lar seg gjøre å bruke uansett mulig arbeidssøker som vikar i barnehager og skoler. Det er strenge krav til minimumskompetanse for å kunne jobbe i barnehager og skole. I perioder får seksjonen meldinger fra enhetsledere om stort behov for vikarer, både på grunn av sykdom og permisjoner. Når vi ikke har vikarer å sette inn, og skoleledelsen må spørre andre lærere i skolen om å ta tilleggstimer, skaper det et arbeidspress på øvrige ansatte. I barnehagen kan konsekvensen i verste fall være færre ansatte på jobb i avdelingen. Alt dette fører til ansatte som får meroppgaver/-ansvar som går ut over egen helse. Jeg får tilbakemelding om at folk er slitne. Lederne i barnehage og skole sliter veldig med å finne vikarer for kortere og lenger tidsrom. Mye av deres arbeidstid går til å finne vikarer, og andre nødvendige oppgaver blir utsatt REVISJONENS VURDERING Vi oppfatter at vikarbehovet i Meløy kommune generelt er stort og at det er vanskelig å få tak i nok vikarer. Det gjelder også for skoler og barnehager. Det er flere faktorer som spiller inn i spørsmålet om en utvidelse av vikartjenesten vil være hensiktsmessig. Erfaringsmessig fra andre steder, (f. eks Trondheim) har en vikartjeneste for området skole/barnehage fungert bedre enn vikartjenesten for pleie og omsorg. Koordinering av vikarer vil være lettere, i og med at man ikke har turnusarbeid. Alle vikarer vil få dagvakter, og vil dermed være tilgjengelig for ledige vakter. Man unngår problematikken man har i pleie og omsorg hvor virksomhetene opplever vikarenes faste turnuser som et problem. Hvis man i tillegg greier å rekruttere kvalifisert arbeidskraft inn i en vikartjeneste som tilbyr % stilling, vil det også peke i retning av en hensiktsmessig utvidelse. Rekruttering er viktig for små kommuner, spesielt å få tilgang til kvalifisert personell for å kunne tilby gode tjenester. Et område som skole og barnehager er spesielt viktig å prioritere. Dersom en vikartjeneste realistisk sett er et virkemiddel for slik rekruttering vil det være et viktig hensyn å ta. For pleie og omsorgssektoren synes dette å ha virket positivt. Vi vil imidlertid ikke anbefale en utvidelse i den form som vikartjenesten arbeider i nå. Dersom vikartjenesten skal utvides til skole/barnehager, anbefales det først å få på plass en tjeneste som fungerer bedre enn dagens ordning. Salten Kommunerevisjon IKS 31

32 6. KONKLUSJON OG ANBEFALING Evalueringen viser at en del fastsatte mål for vikartjenesten ikke er oppnådd. Målsetningene er også noe ambisiøse og fører til høye forventinger. Vikartjenesten har til dels vært underlagt urealistiske rammer, spesielt økonomisk, og det har vært kort tid til planlegging og realisering av tjenesten. Sprikende forventinger og lite kommunikasjon har vært kilde til noe av misnøyen, men hovedproblemet virker til å være tjenestens arbeidsform. Nåværende drift virker ikke hensiktsmessig, spesielt ikke for enhetene i pleie og omsorg (brukerne). Her er det et forbedringspotensial. Enhetenes forventinger, rammebetingelser fra kommunen og arbeidstakernes rettigheter og hensyntagen, bidrar til at vi har å gjøre med en sammensatt problemstilling. Det vil være en fordel for kommunen å klargjøre hva eksakt en vikartjeneste skal bidra med (ambisjonsnivå), og utforme klare retningslinjer for organisering og arbeidsform. Ikke minst bør dette kommuniseres ut til enhetene og få deres aksept slik at det ikke blir sprikende forventinger. I tillegg er det nødvendig å vite hvordan man skal nå målene som er satt for vikartjenesten, for eksempel på hvilken måte skal den bidra til å redusere deltidsproblematikken. Evalueringen viser at en videreføring av vikartjenesten i nåværende form neppe er hensiktmessig da det finnes en del misnøye både fra kommunens ledelse, til brukere og vikartjenesten selv. I tillegg går tjenesten med underskudd. Man kan se for seg noen ulike alternativer for fremtidig drift: 1. Videreføre vikartjenesten som en sentral ordning 2. Splitte den opp i nord/sør 3. Nedleggelse av vikartjenesten og tilbakeføre alt ansvaret for vikaranskaffelser til enhetene Det synes imidlertid som en vikartjeneste er ønskelig, og i forhold til en videreføring vil revisjonen foreslå følgende vurdert: - Det bør være en klar felles forståelse av hvilke type fravær tjenesten skal dekke, og hvilke samarbeidsrutiner som skal gjelde og etterleves. Samarbeidet bør også drives med hensiktsmessige teknologiske hjelpemidler/datasystem som brukerne har fått opplæring i og dermed behersker. I noen tilfeller har vikartjenester andre steder, satt som betingelse at enhetene må ha fylt opp alle sine vakanser slik at grunnlaget som kunde blir reell, og utgangspunktet for vikarformidlingen blir best mulig. - Ordningen kan bestå av fast ansatte som dekker basisbehovet for vikarer, samtidig kan vikartjenesten også få tildelt ansvaret for å dekke akutte behov i enheten dersom tidsbesparelse for ledere skal være reell. Det betyr at de står for all innleie av vikarer. Deltidsansatte på utøvende enheter som ønsker merarbeid kan stilles til vikartjenestens disposisjon. I tillegg kan vikartjenesten ha ansvaret for å formidle vikarer fra eksterne vikarbyrå dersom det skulle være nødvendig. Salten Kommunerevisjon IKS 32

33 - Ordningen må harmoniseres ressursmessig og økonomisk ut fra ambisjonsnivå og de erfaringer man har gjort til nå. Avslutningsvis vil revisjonene anbefale kommunen også å se på helheten, altså både fravær og vakanser innen sektoren, i tillegg til å sørge for forbedring av vikartjenesten. Salten Kommunerevisjon IKS 33

34 VEDLEGG 1: RÅDMANNENS KOMMENTAR Rådmannen har hatt rapporten til gjennomlesing og bekreftet den uten ytterligere kommentarer. Salten Kommunerevisjon IKS 34

35 VEDLEGG 2 Oppsummering Svarprosent 60 Salten Kommunerevisjon IKS 35

36 Organisering av arbeidet I hvilken grad? Innhold i jobben I hvilken grad? Salten Kommunerevisjon IKS 36

37 Fysiske arbeidsforhold I hvilken grad? Samarbeid og trivsel med kollegene I hvilken grad? Salten Kommunerevisjon IKS 37

38 Mobbing, diskriminering og varsling I hvilken grad? Medarbeidersamtale Salten Kommunerevisjon IKS 38

39 Nærmeste leder I hvilken grad opplever du at din nærmeste leder? Overordnet ledelse I hvilken grad synes du den overordnede administrative ledelse? Salten Kommunerevisjon IKS 39

40 Faglig og personlig utvikling I hvilken grad? Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger I hvilken grad er du fornøyd med? Salten Kommunerevisjon IKS 40

41 Stolthet over egen arbeidsplass I hvilken grad? Medarbeiderundersøkelse 2010 (Vikartjenesten) Helhetsvurdering Salten Kommunerevisjon IKS 41