Møteprotokoll. Porsgrunn kontrollutvalg. 1/18 18/ Godkjenning av møteinnkalling

Transkript

1 Møteprotokoll Porsgrunn kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 12:30 Sted: Porsgrunn Rådhus møterom 3. etg. Arkivsak: 18/00013 Til stede: Leder Erik Bystrøm, nestleder Karl Erik Høegh, medlem Bente Tangen, medlem Ingrid Brubakken, medlem Henning Yven, sekretær Marianne Lundeberg, oppdragsrevisor Ingebjørg N. Vibeto. Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Rådmann Per Wold, virksomhetsleder serviceavdelingen Stian Stiansen, byutviklingssjef Annette Finnerud, Virksomhetsleder økonomiavdelingen Per Ivar Eidem Marianne Lundeberg Sakskart Side Møteinnkalling 1/18 18/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 1/18 18/ Godkjenning av protokoll Saker til behandling 1/18 18/ Porsgrunn kommunes alkoholpolitiske handlingsplan. 5 1

2 2/18 18/ /18 17/ Porsgrunn kommunes håndtering og myndighet i henhold til masterplan og reguleringsplan på Frednes brygge. Oppfølging av Kontrollutvalgets ansvar i forbindelse med misligheter - Porsgrunn kommune 6 7 4/18 17/ Prosjektplan - Føringer for eierskap og gjennomføring av eierstyring 8 5/18 18/ Orientering fra revisor /18 18/ Årsmelding for kontrollutvalget Porsgrunn kommune 10 7/18 18/ Uavhengighetserklæring Forvaltningsrevisjon - Porsgrunn kommune 11 8/18 18/ Referatsaker /18 18/ Eventuelt Porsgrunn, Kontrollutvalgsleder Erik Bystrøm Sekretær Marianne Lundeberg 2

3 Møteinnkalling 1/18 Godkjenning av møteinnkalling Porsgrunn kontrollutvalg /18 Møteinnkalling godkjennes. Møteinnkalling ble lagt frem for godkjenning. Møteinnkalling godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 1/18 Godkjenning av protokoll Porsgrunn kontrollutvalg /18 Protokoll godkjennes. Protokoll ble lagt frem for godkjenning. Protokoll godkjennes. 4

5 Saker til behandling 1/18 Porsgrunn kommunes alkoholpolitiske handlingsplan. 1 Porsgrunn kontrollutvalg /18 Ingen forslag til vedtak. Rådmann Per Wold og virksomhetsleder serviceavdelingen Stian Stiansen møtte og ga en orientering om Porsgrunn kommunes alkoholpolitiske handlingsplan med fokus på kapittel 12 kontrollvirksomheten. Lysarkpresentasjonen som ble gitt i møtet og 3 utdelte vedlegg, legges ved saken. Vedlegg: -etablissement med tellende prikker -Code og Conduct spesielt ved salg og skjenkekontroller -Handlingsplan for ansvarlig alkoholhåndtering i Grenland brosjyre, ikke elektronisk vedlegg. 5

6 2/18 Porsgrunn kommunes håndtering og myndighet i henhold til masterplan og reguleringsplan på Frednes brygge. 1 Porsgrunn kontrollutvalg /18 Ingen forslag til vedtak. Rådmann Per Wold og byutviklingssjef Annette Finnerud møtte og orienterte om administrasjonens håndtering og myndighet i henhold til Porsgrunn kommunes masterplan og reguleringsplan på Frednes brygge. Samt kommunikasjon med arkitekter i planprosesser. Lysarkpresentasjonen som ble gitt i møtet, legges ved saken. 6

7 3/18 Oppfølging av Kontrollutvalgets ansvar i forbindelse med misligheter - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /18 Rådmann Per Wold og Virksomhetsleder økonomiavdelingen Per Ivar Eidem møtte og la frem en årsoversikt over økonomiske uregelmessigheter og kommunens internkontroll for å forhindre misligheter. 7

8 4/18 Prosjektplan - Føringer for eierskap og gjennomføring av eierstyring 1 Porsgrunn kontrollutvalg /18 Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan «føringer for eierskap og gjennomføring av eierstyring» fra Telemark kommunerevisjon IKS som den foreligger. Sekretariatet v/ Marianne Lundeberg og oppdragsrevisor Ingebjørg N. Vibeto la frem prosjektplan Føringer for eierskap og gjennomføring av eierstyring Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan «føringer for eierskap og gjennomføring av eierstyring» fra Telemark kommunerevisjon IKS som den foreligger. 8

9 5/18 Orientering fra revisor Porsgrunn kontrollutvalg /18 Oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto orienterer om revisjonen sitt arbeid i Porsgrunn kommune. 9

10 6/18 Årsmelding for kontrollutvalget Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /18 «Kontrollutvalgets årsmelding 2017 Porsgrunn kommune» godkjennes og oversendes bystyret. Innstilling til bystyret: «Kontrollutvalgets årsmelding 2017 Porsgrunn kommune» godkjennes som den foreligger. Sekretariatet la frem forslag til årsmelding for kontrollutvalget «Kontrollutvalgets årsmelding 2017 Porsgrunn kommune» godkjennes og oversendes bystyret. Innstilling til bystyret: «Kontrollutvalgets årsmelding 2017 Porsgrunn kommune» godkjennes som den foreligger. 10

11 7/18 Uavhengighetserklæring Forvaltningsrevisjon - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /18 Dokumentet «Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet forvaltningsrevisjon» ble lagt frem. 11

12 8/18 Referatsaker Porsgrunn kontrollutvalg /18 Sakene tas til orientering. Neste møte Sak «og møteoffentlighet» kommer opp i neste møte. Da ordfører var forhindret til å møte i dette møtet. Oppfølging av Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Prosjektstyring - investeringsprosjekt - Porsgrunn kommune. «Kontrollutvalget ønsker en orientering fra administrasjonen om nytt anskaffelsesreglement, etter at dette er vedtatt i bystyret». Denne ventes med til de andre 6 kommunene har vedtatt dette. Videre oppfølging av «forvaltningsrevisjonsprosjekt tilpasset opplæring - Porsgrunn kommune.». Administrasjonen er ikke klart til oppfølging i dette møtet. Utsatt til et senere møte. Temark sin Vårkonferanse i Kristiansand Studietur , foreløpig informasjon Sakene tas til orientering. 12

13 9/18 Eventuelt Porsgrunn kontrollutvalg /18 Ingen saker 13