Birger Eggen, Vibeke Salvesen (ikke møtt)

Transkript

1 Møteprotokoll Tvedestrand kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 Sted: Møterom 3 etg. Arkivsak: 15/10154 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Svein Hansen (Ap), Arne Guddal (H) Birger Eggen, Vibeke Salvesen (ikke møtt) Assisterende rådmann Øyvind Johannesen Rådmann Jarle Bjørn Hanken Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes Sander Haga Ask Sakskart Side Møteinnkalling 4/16 15/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 4/16 15/ Godkjenning av protokoll Saker til behandling 21/16 16/ Oppfølging av sak 1/16 - Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Kommunens svar og rapport til fylkesmannen 5 22/16 16/ Dypvåg brygge - henvendelse om avtalen med Brødrene Knutsen 6 1

2 23/16 16/ AS Tvedestrand kommune sitt kjøp av Fagelektrobygget - Søsterdalen /16 16/ Prosjektplan Forvaltningsrevisjon: Barnevernet i østre Agder 8 25/16 16/ Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon Tvedestrand kommune /16 16/ Orienteringer fra revisor /16 16/ Eventuelt Tvedestrand, Svein Hansen Kontrollutvalgsleder Sander Haga Ask Sekretær 2

3 Møteinnkalling 4/16 Godkjenning av møteinnkalling Tvedestrand kontrollutvalg /16 Møteinnkallingen godkjennes. Møteinnkallingen godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 4/16 Godkjenning av protokoll Tvedestrand kontrollutvalg /16 Protokoll fra møtet godkjennes. Protokoll fra møtet godkjennes. 4

5 Saker til behandling 21/16 Oppfølging av sak 1/16 - Tilsynsrapport fra Fylkesmannen - Kommunens svar og rapport til fylkesmannen 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget ber om å bli holdt oppdatert i saken og om å få oversendt Fylkesmannens bekreftelse på av avvikene er lukket når den foreligger. Kontrollutvalget gikk igjennom kommunens svar og rapporten til Fylkesmannen. Assisterende rådmann orienterte om saken og at kommunen ventet på svar fra fylkesmannen. Kontrollutvalget vil bli orientert når fylkesmannens konklusjon foreligger. Kontrollutvalget ber om å bli holdt oppdatert i saken og om å få oversendt Fylkesmannens bekreftelse på av avvikene er lukket når den foreligger. 5

6 22/16 Dypvåg brygge - henvendelse om avtalen med Brødrene Knutsen AS 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar saken til etterretning og avventer KOFA sin behandling av saken. Kontrollutvalget ber om at administrasjonen orienterer utvalget om resultatet av KOFA sin behandling når det foreligger. Rådmannen og assisterende rådmann orienterte kontrollutvalget om saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Utvalget gikk igjennom den fremlagte informasjonen. Forslag til vedtaket fremsatt i møtet: Kontrollutvalget tar saken til etterretning og avventer KOFA og fylkesmannen sin behandling av saken. Kontrollutvalget ber om at administrasjonen orienterer utvalget om resultatet av KOFA og fylkesmannen sin behandling når det foreligger. Enstemmig for forslag til vedtak fremsatt i møtet. Kontrollutvalget tar saken til etterretning og avventer KOFA og fylkesmannen sin behandling av saken. Kontrollutvalget ber om at administrasjonen orienterer utvalget om resultatet av KOFA og fylkesmannen sin behandling når det foreligger. 6

7 23/16 Tvedestrand kommune sitt kjøp av Fagelektrobygget - Søsterdalen 16 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget er av den oppfatning at dette ikke er en sak for kontrollutvalget og velger å ikke se ytterligere på saken. Assisterende rådmann og rådmannen orienterte kontrollutvalget om saken. Kontrollutvalget diskuterte henvendelsen fra Killingmo og den fremlagte dokumentasjonen. Kontrollutvalget er av den oppfatning at dette ikke er en sak for kontrollutvalget og velger å ikke se ytterligere på saken. 7

8 24/16 Prosjektplan Forvaltningsrevisjon: Barnevernet i østre Agder 1 Tvedestrand kontrollutvalg /16 Prosjektplan for forvaltningsrevisjonen Barnevernet i østre Agder vedtas slik den foreligger, med forbehold om at kommunestyret godkjenner plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert gjennom prosjektets gang. Rapport til kontrollutvalget forventes våren 2017, i tråd med revisjonens anslag i prosjektplanen. Forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke presenterte prosjektplanen for forvaltningsrevisjonsprosjektet Barnevernet i østre Agder, og svarte på spørsmål fra utvalget. Tilleggsforslag til vedtak fremsatt i møtet: Kontrollutvalget ønsker at revisjonen også vurderer styringslinjene mellom kommunen og vertskommunesamarbeidet og at dette innarbeides i problemstilling to og tre. Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag fremsatt i møtet. Prosjektplan for forvaltningsrevisjonen Barnevernet i østre Agder vedtas slik den foreligger, med forbehold om at kommunestyret godkjenner plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert gjennom prosjektets gang. Rapport til kontrollutvalget forventes våren 2017, i tråd med revisjonens anslag i prosjektplanen. Kontrollutvalget ønsker at revisjonen også vurderer styringslinjene mellom kommunen og vertskommunesamarbeidet og at dette innarbeides i problemstilling to og tre. 8

9 25/16 Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon Tvedestrand kommune Tvedestrand kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2017 for kontroll, tilsyn og revisjon i Tvedestrand kommune med en ramme på kr Kontrollutvalget sitt budsjettforslag skal følge budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Sekretariatet presenterte sitt forslag til budsjett 2017 for kontroll, tilsyn og revisjon og svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget diskuterte budsjettet. Tilleggsforslag til vedtak fremsatt i møtet: Legge inn kr 6000 på posten møtegodtgjørelse for den forventede økningen på i antall medlemmer. Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag fremsatt i møtet. Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2017 for kontroll, tilsyn og revisjon i Tvedestrand kommune med en ramme på kr Kontrollutvalget sitt budsjettforslag skal følge budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. 9

10 26/16 Orienteringer fra revisor Tvedestrand kontrollutvalg /16 Ivar Aanonsen overtar som hovedrevisor etter Ketil Raknes i Tvedestrand kommune. Revisjonen vil i neste møte orientere om overordnet revisjonsstrategi 2016 for Tvedestrand kommune. 10

11 27/16 Eventuelt Tvedestrand kontrollutvalg /16 1. Kontrollutvalgets saker behandlet i kommunestyret. a. Kontrollutvalgets årsmelding Neste møte blir kl Eventuelt a. Arne Guddal tok opp sammenslåingsprosessen mellom IKT Agder og DDØ- IKT. Arne Guddal ble enstemmig erklært inhabil i saken og fratredde under diskusjonen om saken. 1 voterende igjen. Assisterende rådmann orienterte om saken. Kontrollutvalget kan ikke behandle eller ta stilling til saken siden kontrollutvalget ikke er vedtaksdyktige. b. Rådmannen orienterte om den økonomiske situasjonen i kommunen og planene for å komme av Robek. 11