Prestasjonsinnkjøp - Best Value Procurement (BVP) prosjektleder BVP avdeling for offentlige anskaffelser

Transkript

1 Prestasjonsinnkjøp - Best Value Procurement (BVP) cecilie.blytt@difi.no prosjektleder BVP avdeling for offentlige anskaffelser

2 Tenk om vi kunne fått en.. Rask og smertefri konkurransegjennomføring Fremoverlente leverandører som føler eierskap til prosjektet Gode råd til oppdragsgiver Lavt konfliktnivå i prosjektperioden Prosjektet levert på tid, kostnad og med god kvalitet Fornøyde brukere Best Value Procurement er en metode for innkjøp og prosjektstyring som prøver å løse alt dette

3 Hva er Best Value Procurement (BVP)? 1. Metode for prosjektstyring 2. Utnytte leverandørens kompetanse 3. Tydelige prosjektmål 4. Kvalitet og kompetanse belønnes 5. Tilleggsverdi Tildeling av kontrakt Signering av kontrakt Forberedelse Tilbud Vurdering Konkretisering Utførelse

4 Hvorfor bruke BVP: Sikrer tidlig involvering og ansvarliggjøring av leverandør Effektiv tilbudsprosess for oppdragsgiver og leverandør reduserer ressursforbruk for oppdragsgiver og de leverandørene som ikke går videre Fokus på hvorfor tilbyder anbefaler dette tiltaket, ikke hvordan det skal løses Enklere å skille på kvalitet, kan legge mindre vekt på pris. Kvalitet teller reelt i konkurransen. Lønner seg å tilby den beste man har. Velge leverandøren som best bidrar til å oppfylle oppdragsgivers mål Tvinger oppdragsgiver og leverandøren til å ta stiling til totalomfanget oppdragsgivers makspris Reduserer ressursforbruk til kontraktsoppfølging Færre konflikter Mer innovasjon og bedre løsninger

5 BVP-oppdragsgiver Legger til rette for at leverandøren kan utnytte sin kompetanse: Funksjonsbaserte kravspesifikasjoner Klare mål i prioritert rekkefølge Oppdragsgiver lar leverandøren lede og finne løsninger Oppdragsgiver tar selv rollen som kvalitetsoppfølger Oppdragsgiver vise full åpenhet om risiko og løsninger

6 BVP leverandøren Kan dokumentere at han/hun er den rette eksperten Leverer på prosjektmålene Har kontroll på egen risiko Kartlegger og håndterer oppdragsgivers risiko, men bærer ikke ansvar for denne Leder konkretiseringsfasen Leverandøren viser full åpenhet om risiko og løsninger

7 Resultater i Nederland Rijkswaterstaat - Vegvesenet 15 % lavere tilbudspris 50 % reduserte transaksjonskostnader 50 % redusert tid til kontraktsoppfølging 25 % raskere prosjektgjennomføring Meget lavt konfliktnivå

8 Foreløpige erfaringer etter 16 kontrakter Opplæring hos begge parter viktig Færre endringsmeldinger Mindre konflikter, mer transparens og tillit Mindre ressurser til evaluering 50% (Nye Veier) Raskere prosess (Nye Veier)

9 BVP-prosess Tildeling av kontrakt Signering av kontrakt Forberedelse Tilbud Vurdering Konkretisering Utførelse Utarbeide funksjonskrav, makspris og overordnede mål Prekvalifisering: Krav til økonomi Krav til HMS og samfunnsansvar Krev til firma Dialogaktiviteter En til en møter Dialogkonferanse 6-siders tilbud Prestasjon Oppdragsgivers risiko Tilleggsverdi Intervju 2-3 nøkkelpersoner fra hver leverandør Evaluering Valgt tilbyder leder prosessen. Avklaring av roller og ansvar Detaljering av hva som skal gjøres, risiko og hvordan de skal løse oppgaven. Ikke forhandling. Oppdragsgiver deltar og følger opp Oppdragsgiver tar endelig valg Signering av avtale. Prestasjonsinnkjøp metodikk brukes også under utførelse Leverandør prosjekterer og bygger Risikostyringsplan med ukentlig risikorapport Evaluering Oppfølging av kvalitet Ca 3mnd Ca 3mnd Ca 1 mnd Ca 8-10 uker Ca 2-5 år

10 Tydelige prosjektmål Eksempler: o Minimere bygge- og levetidskostnadene gjennom samhandling og digitalisering o Bygget skal være endringsdyktig slik at det kan møte fremtidige utviklingscenarier basert på oppdragsgivers analyser o Minimere ulemper for alle trafikanter i anleggs- og driftsperioden

11 Tilbudet Sgælfkmælkm sdfgsdf sfdlkgmælk sfgsf ds Sgælfkmælkm sdfgsdf sfdlkgmælk sfgsf ds Sgælfkmælkm sdfgsdf sfdlkgmælk sfgsf ds Sgælfkmælkm sdfgsdf sfdlkgmælk sfgsf ds Sdfæglkmælknsædfg sfælkm Prestasjon: Påstander om hvilket resultat leverandøren tilbyr på de ulike prosjektmålsetningene. Entydig dokumentasjon på at løsningen gir effekt Sgælfkmælkm sdfgsdf Ado Sdfæglkmælknsædfg sfælkm Sgælfkmælkm sdfgsdf sfdlkgmælk sfgsf ds Sgælfkmælkm sdfgsdf sfdlkgmælk sfgsf ds Sfdglkmnæslkmndfgælk sfgsdfg Sgælfkmælkm sdfgsdf Ado Sdfæglkmælknsædfg sfælkm Sgælfkmælkm sdfgsdf sfdlkgmælk sfgsf ds Sgælfkmælkm sdfgsdf sfdlkgmælk sfgsf ds Sfgdlknælokdsfg dfgsæ dfg Sfdglkmnæslkmndfgælk sfgsdfg Sgælfkmælkm sdfgsdf Ado Sdfæglkmælknsædfg sfælkm Sgælfkmælkm sdfgsdf sfdlkgmælk sfgsf ds Sgælfkmælkm sdfgsdf Ado Sdfæglkmælknsædfg sfælkm Sgælfkmælkm sdfgsdf sfdlkgmælk sfgsf ds Sgælfkmælkm sdfgsdf Ado Sdfæglkmælknsædfg sfælkm Risiko: Hvordan vil leverandøren bidra til å redusere oppdragsgivers risiko? Entydig dokumentasjon på at tiltaket gir effekt Tilleggsverdi: Hva kan de tilby som bidrar til bedre måloppnåelse? Entydig dokumentasjon på at løsningen gir effekt Oppdragsgivers maksimumspris oppgis i konkurransen Pris for tilleggsverdiene Pris for å oppfylle kravspesifikasjon og mål

12 Tildelingskriterier - eksempel Prestasjon 20% Risikovurdering 15% Tilleggsverdi 10% (opsjon) Levert tilbud 6 sider Nøkkelpersoners kompetanse 30% Pris 25% Oppdragsgiver kvalitetssikrer at tilbudet oppfyller kravspesifikasjon og mål

13 Seleksjons -komite Utvelgelse - intervju Typiske spørsmål basert på tilbudet: Fortell om oppdragsgiver risikoene dere har presentert i tilbudet. Hvorfor er disse risikoene valgt? Hva gjør du hvis tiltakene ikke virker? Hva er suksessfaktorene i deres løsningsforslag? Hvorfor er du den rette til å lede dette prosjektet? Oppdragsgiver Utskrift av opptak inn i kontrakten Leverandør

14 Evaluering av dominant informasjon Tildele kontrakt til leverandørene som: Tilbyr det beste resultatet på byggherrens prosjektmål Viser at de kan identifisere og håndtere risiko Har erfaring og kan dokumentere prestasjon - forståelig for ikke eksperter Dominant informasjon for å dokumentere prestasjon: Ikke diskuterbar Verifiserbar Eksakt Målinger i form av tall, prosent, tid etc Viser høy sannsynlighet for å prestere like godt i fremtiden

15 Konkretiseringsfase med nr. 1 Detaljerer tilbudet og detaljplanlegger oppdraget Ledes av leverandøren Følgende produseres av leverandøren (eksempel): Kvalitets- og prosjektplan Risikostyringsplan Omfangsliste (avklarer hva som er innenfor og utenfor prosjektet) Sammendrag av ytelsen plan for å løse prosjektets overordnede mål (en side) Ukentlig risikorapport (leveres fra og med gjennomføringsfasen) Prestasjonsindikatorer måle leveransene underveis (kan inngå i ukentlig risikorapport) Detaljert budsjett og faktureringsplan Oppdragsgiver får bekreftet at tilbudet oppfyller kravspesifikasjon og mål på et mer detaljert nivå Forhandler ikke tilbudet, endrer ikke omfanget Resultatet legges inn i kontrakten

16 Best Value i utførelsesfasen Vi har et problem Hvordan foreslår dere å løse det? På denne måten. Vi har brukt det i andre prosjekt tidligere med godt resultat. Ja med denne dokumentasjonen her Hvordan vet dere at det vil være effektivt? Kan dere dokumentere det? Hva er plan B hvis dette ikke virker?

17 Hvordan forberede bruk av BVP? Begynn i god tid Introduksjonskurs med B eller B+ sertifisering Bruk A eller A+ sertifisert mentor fra Nederland Velg 2-4 prosjekter referanseprosjekter velges samtidig BVP-gruppe for erfaringsoverføring mellom prosjektene

18 Hva bør dere passe på: Kravspesifikasjonen må klart definere hva som omfattes av anskaffelsen. Du må gjennomføre en forutberegnelig konkurranse Beskriv hva som forventes av tilbudets innhold Bruk intervjuene til å evaluere nøkkelpersoners kompetanse og egnethet til å gjennomføre ditt spesifikke oppdrag. La leverandøren lede fra tildeling av kontrakt. Ikke ta styringen, men still oppfølgingsspørsmål. Leverandøren er eksperten. Risikostyringsplan tas i bruk i konkretiseringsfasen Ukentlig risikorapport tas i bruk ved oppstart av gjennomføringsfasen

19 Forutsetning for bruk av BVP Gode konkurransedokumenter, herunder en grundig og klar kravspesifikasjon, slik at hensynet til forutberegnelighet ivaretas. Oppdragsgiver tildeler kontrakt innenfor rammene av tilbud og intervjuer. Tildeling skjer altså før konkretiseringsfasen. Intervjuet skal kun benyttes til å evaluere tilbudte nøkkelpersoner og deres kompetanse. Konkretisering av leverandørens tilbud finner sted innenfor rammene lagt i det tilbudet som er evaluert. Tilbudt resultat på prosjektmål, nøkkelpersoners kompetanse og pris, kan ikke endres i konkretiseringsfasen. Kontrakt signeres når konkretiseringsfasen er gjennomført. Dette forutsetter at det ikke avdekkes forhold ved den konkretiserte løsningen som viser at den ikke er i samsvar med konkurransegrunnlagets krav og/eller leverandørens tilbud.

20 Forutsetninger for konkretiseringsfasen: Ikke endre egenskaper som var gjenstand for evaluering Ikke endre risikofordelingen mellom partene Ikke endre på oppdragsgivers minstekrav til gjennomføringen av oppdraget Konkretiser innenfor rammene av tilbudet Dokumenter aktivitetene i konkretiseringsfasen

21 Pilotering av BVP-metoden i Norge KOMMUNALTEKNIKK UTBYGGING Samarbeidspartnere:

22 Takk for oppmerksomheten! Cecilie Blytt Prosjektleder Difis pilotprogram for BVP Avdeling for offentlige anskaffelser