NYE VEIERS ERFARINGER MED BVP SÅ LANGT. Presentasjon for RIF Bjørn Børseth Direktør kontrakt og anskaffelser Nye Veier AS

Transkript

1 NYE VEIERS ERFARINGER MED BVP SÅ LANGT Presentasjon for RIF Bjørn Børseth Direktør kontrakt og anskaffelser Nye Veier AS

2 Hvorfor BVP i Nye Veier? Metode som passer til totalentreprise med funksjonskrav. Metode som sikrer tidlig involvering og ansvarliggjøring av leverandøren. Metode som fokuserer mer på hvordan tilbyder vil kunne forebygge byggherrens risiko enn tilbyders egen risiko. Metode som i stedet for «stilskriving» av hvordan tilbyder skal løse oppgaven ser på hvorfor tilbyder velger foreslåtte tiltak. Metode som fokuserer på å velge tilbyder som best bidrar til å nå byggherrens overordnede mål. Metode som begrenser tidsbruken for de fleste av tilbyderne (de som ikke blir valgt) ved at det går kort tid fra innlevering av tilbud til evaluering er gjennomført. Metode som tvinger byggherren til å tenke på totalomfanget av prosjektet før tilbyder spørres byggherrens makspris.

3 Konkurransegrunnlaget Grunnleggende forutsetninger Overordnede mål Funksjonskravene og Kontraktkravene er definert av Nye Veier Tilbyderne blir prekvalifisert for å sikre at de kan gjennomføre prosjektet egne prekvalifiseringskrav som sikrer seriøse og gode tilbydere Vi forventer at de prekvalifiserte tilbyderne kan levere i henhold til funksjonskravene, og vil forholde seg til kontraktkravene

4 Eksempel på overordnede mål E18 Rugtvedt-Dørdal: Minimere ulemper for trafikantene i byggeperioden Minimalisere behovet for vedlikehold som medfører ulemper for trafikantene Realisere nullvisjon om ulykker i byggeperioden forårsaket av totalentreprenøren Realisere nullvisjon om brudd på samfunnsansvar i byggeperioden og vedlikeholdsperioden Null uoppgjorte tvister etter avsluttet byggeperiode

5 Fasene i BVP - anskaffelse Klargjøringsfasen - Utarbeidelse av funksjonskrav og overordnede mål - Prekvalifisering Tilbudsfasen - Utvalgte tilbydere arbeider med tilbudet -Infomøter og avklaringsmøter Evalueringsfasen - Evaluerer tilbudene - Gjennomfører intervjuer - Sammenstiller og velger Konkretiseringsfasen - Valgt leverandør utarbeider kontrakten - Endelig signering av avtale Ca 3 mnd Ca 4 mnd Ca 1 mnd Ca 1-1,5 mnd «Alle» kan søke om å bli prekvalifisert - Krav til økonomi - Erfaring fra tilsvarende arbeider - Krav til HMSK og samfunnsansvar - Krav til firma og skatt Prekvalifiserte tilbydere kan levere tilbud (anonymisert) - 2 sider prestasjonsbegrunnelse - 2 sider risikovurdering (BH) - 2 sider tilleggsverdi - Fremdriftsplan (overordnet) - CV nøkkelpersoner (for intervju) - Pris på arbeidspakker/ parseller - Pris innenfor BMP (byggherrens makspris som er oppgitt) Alle som har levert tilbud blir evaluert opp mot prosjektets overordnede mål: - Prestasjonsbegrunnelse - Risikovurdering - Tilleggsverdi - Svar fra intervjuer - Pris (ukjent for evalueringsteamet) Pris må ikke være over BMP Forbeholdene må ikke være vesentlige Beste tilbyder (høyest score) velges til å konkretisere sitt tilbud frem mot en kontrakt: - Valgt tilbyder leder prosessen - Konkretiserer alle risikoer og detaljerer beskrivelsen av hvordan de skal løse oppgaven - BH deltar og følger opp - BH tar et endelig valg - Signering av avtale Tidsplan synliggjør at de har en realistisk plan

6 Evalueringskriterier Eksempel E18 Rugtvedt-Dørdal: Alle må være under BMP (byggherrens makspris) Evalueres opp mot de overordnede målene Intervju av 3 nøkkelpersoner egen intervjuer

7 Tilbudenes 6 sider 2 sider med hva de skal gjøre for å nå målene hvorfor og begrunnelse med målbare tall. 2 sider med forslag til tillegg som ikke er inkludert i funksjonskravene eller kontraktkravene, og som bidrar til å løse prosjektets overordnede mål. Større nytte enn kostnad. 2 sider med de viktigste risikoene for byggherre og hvordan de kan bidra til å forebygge disse

8 Gjennomføring av intervjuene 3 nøkkelpersoner fra hver tilbyder er intervjuet i inntil 1 time (enkeltvis) En egen intervjuer har gjennomført intervjuene Harald Solvik Evalueringsteamet har evaluert svarene som er gitt gjennom intervjuene (intervjueren deltar ikke i evalueringen) Intervjuene er tatt opp på «bånd» og transkribert underlag til kontrakten

9 Sluttevaluering Poeng fra evaluering av de 6 sidene (se bokser K1 til K3 til høyre) K1-Prestasjonsbegrunnelse (25%) K2- Risikovurdering (15%) K3 -Tilleggsverdi (10%) K1 K2 Poeng fra evaluering av intervjuene (se forrige slide på poeng) K4-3 personer som får en samlet score (25%) K3 Pris med opsjoner (se formel T til høyre) T- Må være under BMP (25%) T

10 Konkretiseringsfasen Avsluttes med signering av kontrakt gitt at man blir enig

11 Erfaringer så langt april 2017 Metoden er godt egnet for å finne beste tilbyder Godt tatt i mot av både evalueringsteamet og tilbydere Evalueringsskalaen må justeres Gjennomført endring på E6 Arnkvern-Moelv Kan være utfordrende å finne riktig BMP Stor prisvariasjon i første konkurranse Konkretiseringsfasens innhold Entreprenøren skal styre denne prosessen utfordring når dette ikke er gjort før Viktig å legge til rette med struktur for dokumentdeling Kunnskapen må økes Ulik kompetanse hos tilbyderne Trenger mer opplæring og forståelse både hos byggherre og entreprenør Evalueringsteam og intervjuer E18 Rugtvedt-Dørdal

12 Fordeler BVP metoden 1. Ressursbruken til den enkelte tilbyder er vesentlig redusert både før og etter tilbudsinnlevering Vesentlig mindre skriving og detaljering enn en tradisjonell konkurranse før tilbudsinnlevering Tradisjonell konkurranse tar over 2 mnd for alle tilbyderne mot 3-4 uker i en BVP konkurranse kun 1 tilbyder må bruke tilsvarende mye tid. 2. Evalueringen av tilbudene etter BVP metoden er enklere og har et riktigere fokus evaluerer 6 sider i stedet for flere hundre tilbudet har fokus på måloppnåelse og kontroll på risikoen for byggherre, herunder hvordan tilbyder vil bidra til å redusere denne intervjuer sentrale nøkkelpersoner som skal være med i prosjektet som en del av evalueringen 3. NV har bedre kontroll på prosjektets kostnader ved at det utarbeides en øvre makspris gjøres kjent for tilbyderne, og dermed har NV bedre kontroll opp mot rammene i veiutbyggingsavtalen øvre ramme og ferdigstillelse avklares før tilbudene leveres sikre at vi får tilbud innenfor rammene

13 Ulemper med BVP metoden 1. Teknisk løsning til leverandøren vil ikke fremkomme før i konkretiseringsfasen en risiko for at teknisk løsning ikke er «ønsket» valgt tilbyders løsning dekker ikke kravene må gjennomføre konkretiseringsfasen på nytt 2. Priser for tilleggsverdier og korrigerende tiltak som fremgår av tilbudet kan ikke forhandles før etter kontrakt risikerer å ikke løse ut tilleggsverdier fordi det er vanskelig å vite om prisene er «markedspriser» ikke sammenlignbare priser. priser på korrigerende tiltak kan prises taktisk høyt fordi det ikke er en del av evalueringen. Usikkert om prisene er «markedspriser» ikke sammenlignbare priser. 3. Risikerer å måtte gjennomføre konkretiseringsfasen på nytt dersom valgt leverandør ikke er i stand til å møte kravene i kontrakten må konkretiseringsfasen gjennomføres på nytt og dermed en tidsforsinkelse på 4-6 uker.

14 Foreløpig konklusjon Har for lite underlag til å kunne trekke en endelig konklusjon, men foreløpig så virker metoden bedre enn en tradisjonell metode. Fordelene med metoden oppveier ulempene 1. Funksjonsmetoden tilsier at vi ikke skal fokusere på tekniske løsninger, men gi leverandøren frihet til å velge sine tekniske løsninger som løser funksjonen best 2. Usikkerhet rundt prisingen av tilleggsverdier og korrigerende tiltak kan møtes med å be om underliggende kalkyler for disse. Skaper en større trygghet for at prisene er «markedsmessig riktig» 3. Den valgte leverandøren til konkretiseringsfasen er «riktig» i 95% av tilfellene. Det er dermed en liten risiko for å velge feil. Anbefales å benytte BVP metoden på flere konkurranser for å høste mer erfaring