Frokostmøte Leverandørutviklingsmodul. Oslo

Transkript

1 Frokostmøte Leverandørutviklingsmodul Oslo

2 Agenda Registrering og enkel servering Hensikt og bakgrunn for leverandørutviklingsmodulen Leder Kontrakt og marked Petter Heide Larsen Praktisk demonstrasjon av modulen Rådgiver Synergi og læring Egil Vågsvoll Presisering/ veileder til lønns- og arbeidsvilkår Fagansvarlig Lønns- og arbeidsvilkår Tina Jaspal Hvordan brukes dette i kommende anskaffelser Leder Kontrakt og marked Petter Heide Larsen Spørsmål 2

3 LEVERANDØREVALUERING Frokostmøte den 16. januar 2017

4 Leverandørevalueringsmodul AGENDA: Introduksjon Hensikt og bakgrunn Praktisk demonstrasjon av modulen Gjennomgang av evalueringsspørsmålene Presisering av evaluering på lønns- og arbeidsvilkår Hvordan brukes modulen i kommende anskaffelser Spørsmål 4

5 Hensikt og bakgrunn Gode og vellykkede prosjekter Vi stiller Krav til egen organisasjon Krav til leverandører Stor aktivitet Flere kontrakter, Flere leverandører Hva fungerer bra? Hva fungerer mindre bra? Hva kan vi bli bedre på? 5

6 Hensikt og bakgrunn Behov for å evaluere For å lære For å forbedre Systematisk, metodisk 6

7 Hensikt og bakgrunn forts. Synergi er et avviksbehandlingssystem, en database med grunnlag for måling av sikkerhetsnivået og trender, og en kilde til erfaringsdata for risikovurderinger Gjennom AF-Gruppen ble vi satt på sporet av en modul i Synergi som kunne brukes til evaluering. En teknisk løsning 7

8 Evaluering / forbedring / utvikling Utgangspunkt i den enkelte kontrakt Hva har fungert bra - hva har fungert dårlig Basis i spørsmål fra DiFi tilpasset vår bruk Tilbakemelding til leverandørene Uenighet - legges inn, dialog Forbedringsmulighet Frist for å kommentere Evalueringene legges inn i modulen 8

9 Evaluering Ikke matematikk Poeng Viser en tendens Svært bra eller svært dårlig Vanskelig å skille i mellomsjiktet Vi ønsker å få oversikt over de gode gjennomføringene (6 poeng) Hvorfor gikk det bra? Hva kan vi lære av det? 9

10 Evaluering forts. Hva gikk mindre bra?..og hvorfor? Strukturelle problemer mangler kvalitetssystem Dårlig organisert Uheldige omstendigheter Sykdom Force majeure Personavhengig personkjemi Byggherren Oppdraget, beskrivelsen Dårlig planlagt Personer 10

11 11

12 Leverandørevaluering Synergi Egil Vågsvoll

13

14 Hvem deltar i evalueringen? Prosjektleder Byggeleder SHA / YM / Kvalitet Kontraktsrådgiver VIKTIG! Det er de enkelte fagmiljøene som skal sette karakterene.

15 Etablere sak i Synergi

16 Nøkkelinformasjon

17 Hvor og hva

18 Sjekkliste

19 Vedlegg og kommentarer

20 Oversendt til uttalelse

21

22 Avsluttet sak med kommentarer

23

24

25 Spørsmål 9 Hvordan har leverandøren ivaretatt oppfølgingen av krav til lønns- og arbeidsvilkår Tina Jaspal, Fagansvarlig lønns- og arbeidsvilkår tar oss videre. «Utfordringer med å samle god og dårlig erfaring i et seriøsitetsperspektiv»

26 Informasjonsmøte Leverandør utviklings modul Utfordringer med å samle god og dårlig erfaring i et seriøsitetsperspektiv

27 Hva ønsker vi å oppnå på sikt når dere gir viktig input og evaluerer? Mål: Bane NOR som byggherre vil slik skape bedre oversikt ved å samle alle leverandørvurderinger i en felles database får vi et kraftfullt verktøy for å utvikle leverandørene og fokusere egne ressurser mot leverandørstøtte innenfor enkeltområder. Hvordan: å metodisk hente ut rapporter på de siste evalueringene som er gjort på en leverandør la oss ikke lete oss i hjel! Kommer tilbake til et nærliggende eksempel. Når: Underveis i prosjektet / kontrakt perioden og senest ved en sluttevaluering/ sluttrapport skriving. 27

28 Hvorfor er outputen så viktig? Vi skal bruke databasen som en referansesjekk på tidligere leveranser til Bane NOR og slik også unngå at leverandører gjentakende kan bryte våre vilkår og Dette gjelder spesielt brudd på sikkerhet, lønns- og arbeidsvilkår og korrupsjon. Det forutsetter en «kritisk masse» over alle leverandørene som er inne i ulike prosjekter og kontrakter. På en enkel måte hente ut andres erfaring, kompetanse og vurdering av den enkelte leverandør. 28

29 Utfordringen i dag er å hente ut dokumentasjon relevant dokumentasjon erfaringsgrunnlag og evaluering på ulike kriterier på 1 enkelt leverandør: Spørsmål: Hvor har leverandøren vært på kontrakt, når, hva har de levert på kontrakt, hvor er dokumentasjonen og hvem sitter i dag på dokumentasjonen? Et dypdykk var nødvendig for å sikre god dokumentasjon på både god og dårlig erfaring,da mistanken var en useriøs leverandør som bryter med lønns og arbeidsvilkår og vi sto ovenfor en mulig fornyelse av opsjon og eller ny kontraktsinngåelse. Undersøkelsen tok for seg 3 år med historikk, undersøkelsen utartet seg slik; 29

30 Tidsforløp: 4 6 uker på heltid å samle, gå gjennom og finne riktig dokumentasjon som kunne vurderes objektivt! 1 leverandør! Ringe rundt til ulike kontraktrådgivere Søke på sluttrapporter i saksrom Høre med ulike nøkkelroller på «ryktebørsen». Uttrekk av søk i rammeavtaler kontakte alle som har inngått avtaler om deres erfaring. Lete i synergi på sluttrapporter Kontakte juridisk for bistand Kontakte internrevisjonen og «høre med prosjektledere». Utfall: konkursbegjæring, dobbelfakturering, høyt konfliktnivå, gjentatte brudd på arbeidstid, domfellelse skatteunndragelse, fratagelse av lisens, sikkerhetsbrudd ved spor m.m. 30

31 BRUK AV LEVERANDØREVALUERINGSMODULEN I FREMTIDIGE ANSKAFFELSER

32 Oppsummering Gjennomført evaluering Bane NOR s oppfatning av kontraktsgjennomføring Kommunisert med leverandøren Et insitament til forbedringer Kan være uenigheter Mulig dialog mellom partene om gjennomføringen forbedringer Evalueringen legges inn i modulen med kommentarer Bane NOR har en oversiktlig dokumentasjon som er lett å finne tilbake til 32

33 Bruk i fremtidig anskaffelser Ja, vi vil bruke evalueringene i fremtidige anskaffelser Hvordan vil vi bruke opplysningene i fremtidige anskaffelser? 33

34 Kort om anskaffelsesprosessen Bane NOR sender ut et konkurransegrunnlag Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Kvalifikasjonskrav Krav til leverandøren som foretak Tildelingskriterier Krav til oppdraget hvordan vil løse oppdraget Dokumentasjon Krav til dokumentasjon av opplysningene som leverandøren gir om kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier «bevis for godheten i opplysningene» 34

35 Kort om anskaffelsesprosessen forts. Bane NOR s vurdering Har vi full tillit til de opplysningene som oppgis? Hvordan setter vi opplysningene fra de forskjellige leverandørene opp mot hverandre? Evalueringene i leverandørevalueringsmodulen gir oss indikasjon på godheten av opplysningene Opplysningene fra modulen må vi veie opp mot de opplysningene vi får, og den dokumentasjonen vi får fra tilbyderne 35

36 Kvalifikasjonskrav foretakets forhold Har vi en evaluering med svært god score Kan bekrefte opplysninger gitt av tilbyder om kvalifikasjonskrav Har vi en evaluering med svært dårlig score Må vi veie de opplysningene vi har fått i konkurransen opp mot de vurderingene vi har gjort i evalueringen Er evalueringen relevant for denne konkurransen? Skal vi be om ytterligere opplysninger? Hvis evalueringen er relevant og vi ikke får andre opplysninger så vil en dårlig evaluering få betydning for vår vurdering av kvalifikasjonskravene 36

37 Tildelingskriterier - oppdragsopplysninger Evalueringen må rette seg mot forhold som er relevant for dette konkrete oppdraget Evalueringen vil bekrefte eller svekke de opplysningene tilbyder har gitt Vi vil søke en avklaring Dersom vår evaluering er dårlig Er evalueringen relevant? Er forholdene rettet opp? Er andre tiltak aktuelle? Hvis evalueringen er relevant og vi ikke får andre opplysninger så vil en dårlig evaluering få betydning for vår vurdering av tildelingskriteriet 37

38 Hva får vi ut av modulen? Kommer i dialog med leverandører for felles utvikling Vi får et system for å vite hvem som er gode leverandører og hvem som er dårlige leverandører Internt i Bane NOR får vi kommunisert med hverandre om våre erfaringer med leverandørene Men dette er et verktøy som ikke gir et entydig svar, men som må brukes i en skjønnsmessig sammenheng 38

39 SPØRSMÅL?