MØTE/UTVALG Behandlingsprosessens verdikjede

Transkript

1 MØTE/UTVALG Behandlingsprosessens verdikjede Digitale prosesser gir kvalitet i alle ledd Fra henvendelsen kommer til endelig vedtak og vedtaksoppfølging er gjort Hvem gjør hva, når og hvordan? Anne Grethe Hovde og Hilde Haughem

2 Verdikjeden ble først fremstilt av Michael Porter i 1985 Michael E. Porter (født 1947) er professor ved Harvard Business School, og leder for dens instituttet for strategi og konkurranseevne. Han er en meget anerkjent bidragsyter innenfor fagfeltet strategi, og spesielt innenfor konkurranseevne.

3 Kvalitetsledelse Målrettet arbeid gir: Bedre oversikt over prosessene Redusere forsinkelser Bedre ressursstyring Færre klager Færre avvik med store konsekvenser Forebygging av uhell og feil Målet (resultatet): Alt går på skinner 3

4 Fra henvendelsen kommer til endelig vedtak 1. Ta status på forarbeid Hva fungerer/fungerer ikke mht. til rutiner og frister 2. Ta status på etterarbeid og vedtaksoppfølging Hvem gjør hva - når og hvordan? 3. Tiltak/endringer framover Elektronisk godkjenning av saksframlegg og vedtaksoppfølging Ansvar for ledelsessystemet

5 Verdikjede En verdikjede fungerer på mange måter som en stafett der hver enkelt aktør har ansvar for sin etappe. Det er imidlertid umulig å vinne stafetten uten at man er god på vekslingene; overgangene er nødt til å fungere for at man skal utgjøre et vinnerlag.

6 Saksutredning ferdig og sendt til godkjenning fra saksbehandler: Frist: jf. interne vedtatte rutiner Juridisk kvalitetskontroll: Frist: jf. interne vedtatte rutiner Godkjenning fra enhetsleder: Frist: jf. interne vedtatte rutiner Godkjenning fra virksomhetsleder: Frist: jf. interne vedtatte rutiner Verdikjeden til sakslista: Godkjenning av saklisten: Hvem: Virksomhetsleder/enhetsleder, møtesekretær og styre-/utvalgsleder Når: jf. interne vedtatte rutiner Saklisteutsendelse: Når: jf. interne vedtatte rutiner Saksliste på web og ipad: 8 dager før jf. lovverk eller lokalt vedtak

7 Verdikjeden gjøres om til digital arbeidsflyt Med en arbeidsflyt menes en prosedyre med underliggende oppgaver som kan kobles til en sak eller journalpost for å støtte saksbehandler i utførelse av saksbehandlingen. Tips for bygging av arbeidsflyt Før du oppretter arbeidsflyt bør det foreligge et utkast / plan for utforming av arbeidsflyten som skal lages. Hvis mulig hold deg til færrest mulig nivåer f. eks et overordnet nivå og plasser alle deloppgaver under denne. Når arbeidsflyt er kvalitetssløyfe, dvs. oppgaver som skal utføres av forskjellige personer. La det alltid ligge en oppgave i slutten av arbeidsflyten slik at den som iverksetter arbeidsflyten får et varsel når oppgaver er utført.

8 1. etappe - Saksutredning Ansvarlig: Saksbehandler Avklar uklarheter i god tid Opprett saksutredning Legg ved vedlegg Registrer saksparter (de som skal ha melding om vedtak) Send på godkjenning elektronisk

9 2. Etappe Juridisk kvalitetskontroll Ansvarlig: Jurist e.l. Saksbehandler sender saksutredningen til juridisk kvalitetskontroll Etter kvalitetskontrollen sendes den videre til enhetslederleder eller virksomhetsleder for endelig godkjenning.

10 3. Etappe: Godkjenning Ansvarlig: Enhetsleder/Virksomhetsleder Faginnhold kontrolleres Kontroll av vedlegg Godkjenning = klar for sakslista Ikke godkjent = Retur saksbehandler, må da på ny godkjenningsrunde

11 4. etappe Godkjenning av saksliste Ansvarlig: Virksomhetsleder, møtesekretær og styre-/utvalgsleder Tips! Avtale faste «sakslistemøter»= Sette av tid

12 5. etappe Sakliste lages og sendes ut Ansvarlig: Utvalgssekretær Kølista til utvalget er utgangspunktet Status = Godkjent og klar for sakskart

13 6. etappe - Saksliste på web og på nettbrett Ansvarlig: Utvalgssekretær Status på møteinnkallinga er godkjent og klargjort for eksport til internett/nettbrett

14 Informasjonsbildet Nettbrett Politikere / styrer utvalgsmedlemmer Internett emøte Utvalgssekretær Møtedokumenter Historiske saksdokumenter Saksframlegg Egne dokumenter Intranett Saksbehandlere ESA/ePhorte/ Elements Politiske saker Postlister Innbyggere, næringsliv, journalister

15 Etter møtet er gjennomført Etterarbeid utvalgssekretær Ferdigstille protokoll Godkjenning av protokoll Samlet saksutredning til saksmappen Informere saksbehandler om endelig vedtak fattet Igangsetting av vedtaksoppfølging 15

16 Etter møtet er gjennomført Etterarbeid saksbehandler: Vedtaksoppfølging: Partsbrev/melding om vedtak Effektuering av vedtaket Kvittering av utført oppgave når? Hvis oppgaven har mange aksjonspunkt kan det være lurt å ha en egen arbeidsflyt (sjekkliste) for oppgaven 16

17