Rutiner for møte- og utvalgssaker i utvalgsmodulen. Avdeling for personal og organisasjon Seksjon for arkiv /

Transkript

1 Rutiner for møte- og utvalgssaker i utvalgsmodulen Avdeling for personal og organisasjon Seksjon for arkiv /

2 Innhold 1. Innledning Forutsetninger for bruk av utvalgsmodulen Hvem gjør hva? Autorisasjoner og rettigheter Saksforberedelser Opprette saksframlegg Nummerering av saksframlegg Ferdigstille saksframlegg Referatsaker og orienteringssaker for utvalg Referatsaker og orienteringssaker sammenstilt i ett nytt saksframlegg Referatsaker og orienteringssaker lagt direkte til utvalgsbehandling Møtebehandling Registrering av møter og medlemmer Sakskart og møteinnkalling Sakskartet Møteinnkallingen Legge til saker etter at møteinnkallingen er produsert Om publisering og offentlig møteinnkalling Møteavvikling Møteprotokoll Avvikende behandling Saken utsettes Saken sendes tilbake for ny behandling Publisering av møteprotokoll Avslutning og etterarbeid Etterarbeid og vedtaksoppfølging...9 Vedlegg 1:Oversikt over styrer og utvalg ved UiT per Vedlegg 2: Oversikt over statuser i utvalgsmodulen...14 Vedlegg 3: ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær...15 Vedlegg 4: ephorte brukerveiledning for saksbehandler

3 1. Innledning Denne brukerveiledningen skal gi saksbehandlere, utvalgssekretærer og arkivarer oversikt over rutiner for oppsett og gjennomføring av møtebehandling i utvalgsmodulen i ephorte. Utvalgsmodulen tas i bruk Oversikt over hvilke utvalg som har tatt den i bruk finnes i vedlegg 1. Rutinene for de som ikke bruker utvalgsmodulen er omtalt i Retningslinjer for arkivering av møte- og utvalgssaker, første gang godkjent av Universitetsdirektøren i Utvalgsmodulen er en egen modul i ephorte som ivaretar møtebehandling i styrer og utvalg. Universitetsstyret er pålagt å bruke denne modulen. Andre styrer og utvalg kan etter ønske, forespørsel og vurdering bruke utvalgsmodulen. Utvalgssekretær er en rolle dedikert til utvalgsmodulen og alle utvalg og styrer må ha en utvalgssekretær (møtesekretær). Vi gjør oppmerksom på at all behandling i styrer, utvalg, komiteer og råd omtales som utvalgsbehandling og alle styrer, utvalg komiteer og råd omtales som utvalg. 2. Forutsetninger for bruk av utvalgsmodulen 2.1 Hvem gjør hva? Brukerrolle Systemansvarlig (arkivar) Saksbehandler Leder Utvalgssekretær Beskrivelse Legger inn grunnlagsdata og vedlikeholder basistabeller i administrasjonsmodulen Registrere utvalg, administrerer maler, Skriver saksframlegg og legger disse fram til behandling i ett eller flere utvalg Godkjenner saksframlegg der det er påkrevd Utarbeidelse og utsendelse av møteinnkalling Registrerer frammøte, skriver saksprotokoll Vedlikeholde grunnlagsdata som møtedatoer, medlemmer, ev. faste oppsett av møtedatoer og innkallinger Registrerer medlemmer, varamedlemmer m.v. 2.2 Autorisasjoner og rettigheter Enkelte saker som skal behandles i utvalget kan være beskyttet av en tilgangskode. Sekretæren vil derfor autoriseres for en spesiell tilgangskode MU som overstyrer alle andre tilgangskoder. Dette er nødvendig for at sekretæren skal kunne utføre oppgavene knyttet til utvalgsbehandlingen. Tilgangskoden MU overstyrer kun andre tilgangskoder under utvalgsbehandlingen. Utvalgssekretær har også utvidede rettigheter som arkivar som også er nødvendig for å kunne utføre oppgavene knyttet til utvalgsbehandlingen mest mulig effektivt. 3. Saksforberedelser VEDLEGG 4 - BRUKERVEILEDNING FOR SAKSBEHANDLERE 3.1 Opprette saksframlegg Saksbehandler oppretter saksframlegg (S) i ephorte på den konkrete saken som den omhandler. Der slik sak ikke finnes fra før, lages ny sak med saksframlegg som første dokument. Det lages en beskrivende tittel på dokumentet. Det er ikke nødvendig å ta med hvilket utvalg denne skal behandles i eller det interne saksnummeret i utvalget. 3

4 Dersom dokumentet er unntatt offentlighet må det påføres tilgangskode og hjemmel og ev. skjerme de opplysninger som er unntatt offentlighet i tittelen. Alle vedlegg som skal følge med må legges ved, enten ved å tilknytte andre dokumenter i ephorte eller legge til nye. Deretter legges det til en utvalgsbehandling. Dette gjøres ved å knytte til saksframlegget til det utvalget som skal behandle saken. Videre må sakstypen defineres og utvalgsbehandlingen gis en status, for eksempel om det er under saksbehandling eller er klar for utvalgsbehandling. Se vedlegg 2 for oversikt over statuser 3.2 Nummerering av saksframlegg Det er ikke nødvendig for saksbehandler å påføres nummer på saksframlegg. Dette gjøres automatisk av utvalgssekretær idet sakene settes opp på sakskartet. 3.3 Ferdigstille saksframlegg Før saken kan sendes til utvalget for behandling må saksframlegget ferdigstilles. Dokumentflyt må også være ferdigstilt dersom det er to som har signert dokumentet og/ eller har vært på godkjenning. Saksframlegget er nå klart til å sendes utvalget og dette gjøres ved å endre status på i utvalgsbehandlingen. Se vedlegg 2 for oversikt over statuser Saken blir ikke behandlet av utvalget for saksframlegget er ferdigstilt og utvalgsbehandlingsstatus er endret. Huskeliste for saksbehandler - Produksjon av saksframlegg til utvalg og styrer som bruker utvalgsmodulen: 1) Opprette saksframlegg ved å velge dokumenttype S 2) Vurdere offentlighet 3) Påføre hvilket utvalg som skal behandle saken og velge riktig status/sakstype 4) Velge riktig mal (saksframlegg eller orienteringssak for utvalgsmodul) 5) Legge til ev. vedlegg 6) Sende saksframlegget på dokumentflyt der det kreves (ved to underskrifter) og/eller som godkjenning til leder 7) Ferdigstille saksframlegget og sende saksframlegget til utvalget (gjøres ved å endre status) 3.4 Referatsaker og orienteringssaker for utvalg Det enkelte utvalg bestemmer selv hvordan de vil legge fram referatsaker og orienteringssaker. Med orienteringssaker menes det her et dokument som saksbehandler har produsert til det formål å orientere et utvalg. Orienteringssaker produseres som et saksframlegg og opprettes på lik linje som ordinære saksframlegg (dokumenttype S og egen mal). Det er to måter å gjøre dette på: Referatsaker og orienteringssaker sammenstilt i ett nytt saksframlegg Saksbehandler sender referatsaker og orienteringssaker til utvalgssekretær via e-post eller lenke i ephorte. Utvalgssekretær vil produsere et nytt saksframlegg som inneholder referatsakene eller orienteringssakene. Dersom dokumentene skal følge med møtebehandlingene, legges de som vedlegg til orienteringssaken eller referatsaken Referatsaker og orienteringssaker lagt direkte til utvalgsbehandling Saksbehandler kan sende hvilket som helst dokument som referatsak til et utvalg ved å påføre utvalgsbehandling i fanen Behandlinger fra journalposten. Utvalgssakstype må settes til Referatsak (RS). Orienteringssakene produseres som et saksframlegg (se ovenfor) og påføres utvalgssakstype Orienteringssak (OS). Sakene vil da legges i kø til valgte utvalg. 4

5 OBS. Disse to huskelistene gjelder ikke for utvalg der referatsaker og orienteringssaker sammenstilles i et nytt saksframlegg slik som beskrevet i kap Huskeliste for saksbehandler Orienteringssak til utvalg som bruker utvalgsmodulen 1) Opprette saksframlegg ved å velge dokumenttype S og velg egen mal: Orienteringssak 2) Vurdere offentlighet og legge til ev. vedlegg 3) Påføre hvilket utvalg som skal behandle saken og velge riktig sakstype OS 4) Sende saksframlegget på dokumentflyt der det kreves (ved to underskrifter) og/eller som godkjenning til leder 5) Ferdigstille saksframlegget og sende saksframlegget til utvalget (gjøres ved å endre status) Huskeliste for saksbehandler - Referatsak til utvalg som bruker utvalgsmodulen: 1) Søke opp aktuelt dokument i ephorte 2) Legge til utvalgsbehandling og definere sakstype (referatsak) 3) Sende referatsaken til utvalget (gjøres ved å endre status) 5

6 4 Møtebehandling VEDLEGG 3 - BRUKERVEILEDNING FOR UTVALGSSEKRETÆRER Dette kapittelet omhandler oppgavene tillagt utvalgssekretær. Møtebehandlingen består av følgende oppgaver: Gå igjennom køliste over saker til behandlinger og overføre disse til sakskartet Generere møteinnkalling og saksdokumenter for oversendelse til medlemmer av utvalget Protokollering av vedtak i saksprotokoll for hver sak Generer møteprotokoll med alle vedtak Produksjon av offentlig versjon av møteprotokoll der det er påkrevd Produksjon av samlet saksframstilling/møtebok for saker behandlet i møte 4.1 Registrering av møter og medlemmer Før utvalgsbehandlingen starter må utvalgssekretær registrere medlemmer som er i utvalget. Hvert medlem må være innlagt i brukerregister. Utvalgssekretær må derfor melde inn til ephorte-rådgiver dersom nye medlemmer skal registreres inn. Alle medlemmer registreres med en funksjon og ev. hvem/hva de representerer. Videre opprettes det enkelte møte. 4.2 Sakskart og møteinnkalling Innledningsvis må utvalgssekretær sette opp en mal for hvordan og hvilke saker utvalget skal behandle. Dette gjøres i oppsettet for sakskartet. Her må det blant annet legges inn hvilke sakstyper utvalget skal behandle, hvordan man administrerer referat- og orienteringssaker og hva som skal vises på møteinnkallingen og hvilke dokumenter som skal legges til. Utvalgssekretær kan også legge inn faste saker på sakskartet, for eksempel Referatsaker, Orienteringssaker og Godkjenning av protokoll fra forrige møte. Referatsaker/orienteringssaker kan defineres som en samlesak, dvs. at alle saker satt opp på møte som referatsak samles under denne overskriften. Se kap 3.4 Dette gjøres kun en gang for hvert utvalg Sakskartet I kølisten til utvalgssekretærens utvalg vil man finne alle saksframlegg som er lagt frem av saksbehandlere. Utvalgssekretærer må være obs på at saksframlegg der dokumentet er ferdigstilt men status ikke endret, kan være en forglemmelse av saksbehandler og derfor ta kontakt for avklaring. Saksframleggene må så gjennomgås og overføres sakskartet. Når alle aktuelle saker er overført til sakskartet viser, må utvalgssekretæren sette sakene i riktig rekkefølge. Deretter nummereres sakene. Hvis det kommer inn saker etter at sakskartet er laget, kan disse legges til og sakene kan nummereres på nytt Møteinnkallingen Når sakskartet er ferdig må møteinnkallingen klargjøres. Dette er en prosess som oppretter møteinnkallingen. Deretter må utvalgssekretærer redigere møteinnkallingen. Den vil da åpnes i et i et utforskerformat og kan redigeres herfra. Til slutt opprettes den endelige møteinnkallingen Møteinnkallingen distribueres til medlemmene etter ønsket forsendelsesmåte Legge til saker etter at møteinnkallingen er produsert Hvis det dukker opp en ny sak som ikke er med på innkallingen kan du gå tilbake til kølisten og overføre denne til sakslisten på samme måte som beskrevet under pkt , men sakskartet må da renummereres. Etter at sakslisten er renummerert må innkallingen klargjøres og redigeres på nytt som under pkt 4.2.2, med unntak av at dokumentet ikke skal opprettes på nytt, men flettes på nytt. 6

7 4.2.4 Om publisering og offentlig møteinnkalling Når møteinnkallingen er produsert må den endres status til godkjent. Dette gjør at møteinnkallingen blir tilgjengelig for andre brukere i ephorte. Hvis møteinnkallingen inneholder dokumenter eller andre opplysninger som er unntatt offentlighet må utvalgssekretær sette på graderingskode MU (møtedokumenter unntatt offentlighet). Utvalgssekretær må også påse at tekst er skjermet der det er påkrevd. Deretter lages en ny offentlig møteinnkalling og endrer status til godkjent. Det vil være denne som er synlig for andre ephortebrukere. Møteinnkalling som inneholder personopplysninger og øvrig taushetsbelagt informasjon skal ikke sendes på e-post. Det bør også vises varsomhet med dokumenter som er unntatt offentlighet. Huskeliste for utvalgssekretær - Forberedelse til møte: 1) Opprett møte dersom det allerede ikke er gjort 2) Overfør saker fra kølista til sakskartet og nummerer sakene (sakene må være ferdigstilt og ha status KL) 3) Klargjør og rediger innkallingen 4) Genere samlet møteinnkalling og pdf-versjon 5) Legge til graderingskode MU dersom saker er u.off. 6) Opprett offentlig møteinnkalling dersom det er nødvendig 7) Godkjenne (publisere) og sende innkallingen 7

8 5 Møteavvikling Når utvalget har avviklet møtet skal følgende oppgaver gjennomføres: - Registrere fremmøte - Lage møteprotokoll - Skrive inn/protokollere vedtak i saksprotokollen - Publisere møteprotokoll Før møteprotokoll kan produseres må alle frammøtte deltakere registreres. 5.1 Møteprotokoll Møteprotokollen klargjøres og redigeres, dvs. gjøres klar for protokollering. Alle sakspapirene som tilhører møtet vises i en utforsker. For de sakstyper hvor det skrives vedtak, vil det bli opprettet et eget dokument for dette kalt saksprotokoll. Her føres inn behandlingen. Du kan også i innstillingene si at protokollen skal ta med seg forslag til vedtak slik at det ikke er nødvendig å skrive disse inn i saksprotokollen. Kontakt ephorte-rådgiver. Når alle sakene er behandlet, genererer man en samlet møteprotokoll. Dokumentet gjennomgås med tanke på redigering av tekst og sideskift/sidetall. 5.2 Avvikende behandling Saken utsettes Av forskjellige årsaker kan det skje at en sak ikke blir behandlet i møtet, men at det bestemmes at saken skal behandles i et senere møte. Saken som utsettes protokolleres med at den utsettes og status på saken endres til utsatt og det lages en ny oppføring til nytt møte i samme utvalg hvor saken settes klar til behandling. Dette gjør at saken kommer opp i kølista til neste møte Saken sendes tilbake for ny behandling Hvis utvalget mener saken er for dårlig utredet eller at det er kommet fram nye momenter som må tas inn i saksforberedelsene kan utvalget bestemme at saken sendes tilbake for ny behandling. Dette betyr at saksframlegget er sluttbehandlet og det må gjøres en protokollering i henhold til dette. Saksbehandler må deretter i samme saksmappe lage en ny saksfremstilling som meldes opp til behandling i utvalget. 5.3 Publisering av møteprotokoll Når møteprotokollen er produsert må den endres status til godkjent. Dette gjør at den blir tilgjengelig for andre brukere i ephorte. Hvis møteprotokollen inneholder dokumenter eller andre opplysninger som er unntatt offentlighet må utvalgssekretær sette på graderingskode MU (møtedokumenter unntatt offentlighet). Utvalgssekretær må også påse at tekst er skjermet der det er påkrevd. Deretter lages en ny offentlig møteprotokoll og endrer status til godkjent. Det vil være denne som er synlig for andre ephorte-brukere. 5.4 Avslutning og etterarbeid Når protokollen er godkjent (publisert) må sakskartet og protokollen låses. 8

9 Huskeliste for utvalgssekretær Møteavvikling: 1. Registrere fremmøtte møtedeltakere 2. Klargjøre og redigere møteprotokoll 3. Påføre vedtak i saksprotokollen (protokollere) 4. Genere samlet møteprotokoll og pdf-versjon 5. Opprett offentlig møteprotokoll dersom det er nødvendig 6. Godkjenne (publisere) møteprotokollen 7. Låse sakskart og møteprotokoll 6 Etterarbeid og vedtaksoppfølging Hvert utvalg må utarbeide rutiner og praksis om hvordan vedtaksoppfølging skal skje. 9

10 Vedlegg 1: Oversikt over styrer og utvalg ved UiT per Tilknytning Navn/forkortelse Forkort Utvalgsmodul UDIR Universitetsstyret S UiTs høyeste organ. Styret ledes av rektor og universitetsdirektøren er sekretær for styret Arbeidsmiljøutvalget AMU Forskningsetisk utvalg Universitetets klagenemnd Læringsmiljøutvalget LMU Tilsettingsutvalget TU Tilsettingsrådet for administrasjonen og enheter under styret TR Kunstfak Fakultetsstyret FS Høsten 2014 FOU-utvalg/programstyre PHD Programstyret ved musikkonservatoriet Formidlingsutvalget ved musikkonservatoriet *felles Tilsettingsutvalg for tek/adm. stillinger ved HSL, Kunstfak og Jurfak BFE-fak Fakultetsstyre FS-BFE Ingen konkret tilbakemelding Tilsettingsråd TR-BFE Tilsettingsutvalg TU-BFE Forskningsutvalget FU-BFE 1 programstyre AMB 3 programstyrer HHT 2 programstyrer NFH NT-fak Fakultetsstyre FS-NTF Instituttstyre IS-IK Instituttstyre IS-IMS Instituttstyre IS-IIS Instituttstyre IS-IFT Instituttstyre IS-IG Instituttstyre IS-IFI Studieutvalget SU-NTF Forskerutdanningsutvalget FU- NTF Tilsettingsutvalget TU-NTF Tilsettingsrådet TR-NTF 10

11 Programstyre for lektorutdanningen Programstyre for Energi, klima og miljøstudiet UB Bibiliotekstyret Høsten 2014 Styret for RESULT TMU Museumsstyret M Jurfak Fakultetsstyre FS-JURF Høsten 2014 Studieutvalg SU-JURF Forskningsutvalg FU-JURF Helsefak Fakultetsstyret FS-HELSEF Felles utdanningsutvalg Helsefak/UNN FUU-Helsefak/UNN Felles forskningsutvalg Helsefak/UNN FU-Helsefak/UNN Tilsettingsutvalget TU- Helsefak Tilsettingsrådet TR-Helsefak Programstyret for medisin Programstyret for forskerutdanning Opptakskomiteen for ph.d.- programmet OK-Helsefak Dekanmøtet i medisin Nei Det nasjonale utdanningsmøtet Nei i medisin USAM (universitetssamarbeidsorganet) Instituttstyret ved IHO IS-IHO Instituttstyret ved IPS IS-IPS Instituttstyret ved IKO IS-IKO Instituttstyret ved RKBU NORD IS-RKBU NORD Ulike programstyrer Innstillingsutvalget ved IHO? Programstyret ved IPS PS-IPS Programstyret ved IHO PS- IHO HSL-fak Fakultetsstyre FS-HSLF Utsatt inntil videre Barentsinstituttstyret BAI Sesamstyret 11

12 Kvinnforskstyret Tilsettingsrådet TR-HJK Tilsettingsutvalg TU-HSL Ph.d.-utvalget PHD-U Instituttstyre IS-ILP Instituttstyre IS-IFF Instituttstyre IS-IS Utdanningsutvalget UU-HSLF Instituttstyret IS-IHR Instituttstyre IS-IKL Instituttstyre IS-ISS Instituttstyret IS-IAS Instituttstyre IS-CPS Programstyret for russlandsstudier PS-RUSS Programstyret for bachelorgradsprogrammet i språk og økonomi PBS Programstyret for humanistiske fag PHF Programstyret for lektorutdanning i språk og samfunnsfag IMAL-SPRSA Programstyre for arkeologi PS- ARK Programstyre for sosialantropologi PS-SOA Programstyre for historie Programstyret for fagområdet universitetspedagogikk UNIV.PED Programstyret IFF? Programstyret for religionsvitenskap Programstyret for samfunnsplanlegging og kulturforståelse PS-SPL Programstyret i sosiologi PS- SOS Programstyret for visuelle kulturstudier PB-VCS Programstyret for Master of Philosophy in Peace and Conflict Transformation MPCT Programstyret for filosofi Programstyre for kjønnsstudier Felles tilsettingsråd HSLfak, Jurfak og Kunstfak Gjelder flere studier 12

13 Programstyret for statsvitenskap Mastergradsprogram I urforlkstudier (MIS) Finnmarksfakultetet Fakultetsstyret Interrimstyre fram til Tilsettingsutvalget Tilsettingsrådet

14 Vedlegg 2: Oversikt over statuser i utvalgsmodulen Behandlingsstatuser: BE Saken er ferdigbehandlet av utvalget IV Vedtaket er iverksatt KL Klar fra saksbehandler og godkjent av leder RE Registrert som sak for utvalget, saksbehandling pågår SK Saken er satt opp på sakskartet SU Saksframlegget er ferdig utarbeidet men ennå ikke godkjent TB Saken er sendt tilbake til foregående utvalg UT Saken er utsatt til nytt møte i samme utvalg Automatisk status ved opprettelse av utvalgsbehandling Dokumentmaler: FI Forside møteinnkalling FP Forside møteprotokoll MI Møteinnkalling MP Møteprotokoll OL Offentlig saksliste S Saksframlegg SL Saksliste SP Saksprotokoll Opprettes en protokoll for hvert saksframlegg for påføring av vedtak Utvalgssakstyper: S Universitetsstyresak FS Fakultetsstyresak IS Instituttstyresak TR Tilsettingsrådssak TU Tilsettingsutvalgssak AMU Arbeidsmiljøutvalgssak RE Referatsak OS Orienteringssak DS Administrativt vedtak Ikke i bruk FO Forespørsel/interpellasjon Ikke i bruk VS Vedtakssak Ikke i bruk Utvalgstyper: AU Annet utvalg FO Folkevalgt organ Ikke i bruk KO Komite LO Lovbestemt utvalg Ikke i bruk PA Partssammensatt utvalg Ikke i bruk RÅ Råd ST Styre UV Utnevnt av folkevalgt organ Ikke i bruk 14

15 Vedlegg 3: ephorte brukerveiledning for utvalgssekretær Se eget dokument Vedlegg 4: ephorte brukerveiledning for saksbehandler Se eget dokument 15