D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten årsmøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt.

Transkript

1 Protokoll fra ordinært årsmøte i Søndre Hundsund Garasjesameie Møtedato: Møtetidspunkt: Møtested: Hundsund Skole Til stede: 14 eiere, 88 representert ved fullmakt (Hundsund 1 med 37 fullmakter og Hundsund 2 med 46 fullmakter), totalt 102 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved John Mankarios. Møtet ble åpnet av Christian Bergan Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble John Mankarios foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent C Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble John Mankarios foreslått. Som protokollvitne ble Esben Wingerei. foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten årsmøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent Behandling av årsrapport for 2017 Styrets årsrapport ble behandlet. Vedtak: Godkjent Behandling av årsregnskap for 2017 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Godkjent. 4 stemmer imot.

2 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr Vedtak: Enstemmig vedtatt 5. Behandling av innkomne forslag og saker Sak A: 1) Ferdigstilling og overtakelse av garasjeanlegget Forlag til vedtak: Styret gir garasjeeiere/ eiere av parkeringsplass tilgang til elektronisk utgave av overtakelsesprotokoll og ferdigattester, samt brukstillatelser. Eventuelle avvik og utestående punkter, med status per dato omtales. Garasjeanlegget ble overtatt den Overtakelsesprotokoll ble signert etter utbedring av utestående punkter. Sameiets dokumenter er lagret på Styrerommet.net Styret oversender elektronisk kopi av relevante dokumenter til den enkelte sameier på forespørsel. 2) Drift av garasjeanlegget Forslag til vedtak: Styret presenterer oversikt over gjeldende serviceavtaler for tekniske systemer i dokumenter til årsmøtet (ventilasjonsanlegg, sprinkleranlegg, elektriske anlegg knyttet lading av EL biler, heiser porter) Oversikten skal inneholde navn på relevante firma og avtalte oppgaver knyttet til driften. Det presenteres også en oversikt over eventuelle identifiserte vedlikeholdsoppgaver for det kommende året. Lovpålagte ettersyn omtales i årsrapporten. Styret har løpende avtaler for reparasjon og vedlikehold av teknisk infrastruktur. Rapporterte avvik blir løpende utbedret etter godkjenning av styret Styret informerer i årsrapport og på H1 og H2 sine nettsider om service og vedlikeholdsavtaler. Styrets forslag vedtak: Det er styrets oppgave å forvalte dette, og det blir ivaretatt gjennom styrets daglige virksomhet.

3 3) Oppdrag knyttet til daglig drift Årsrapporten opplyser om anslått dato for regelmessig skifting av filtre, vasking og rydding av garasjen. Utplassering av containere organiseres slik at det passer med beboernes rydding av terrasser etc. og rydding i garasje for å sikre at flest mulig får glede av tilbudet. Utplassering av containere skal ikke skje i tilknytning til årets store høytider. Styret er ansvarlig for å sikre at garasjen holdes ryddig og benyttes etter formålet. Planlagt vask og feiing i garasjen, samt utplassering av container informeres via H1 og H2 sine nettsider. Det er styrets oppgave å forvalte dette, og det blir ivaretatt gjennom styrets daglige virksomhet. Vedtak: Årsmøtet støtter det innsendte forslaget. Innsendt forslag ble enstemmig vedtatt. 4) Oppdatert relevant informasjon Forslag til vedtak: Det etableres en egen nettside for garasjeanlegget med relevant, oppdatert informasjon og kommunikasjon med sameierne. Styret holder sameierne oppdatert ang styremøter, saker til drøfting og relevante beslutninger. Styret informerer via H1 og H2 sine hjemmesider. SAK B: Vedtak: Det innsendte forslaget fikk ikke nødvending flertall. Innsendt forslag ble ikke vedtatt. 1. Oversikt over garasjeplasser og boder Bakgrunn: Fornebu Utvikling AS, utbygger av Søndre Hundsund Garasjesameie («SHG»), var ansvarlig for tildeling og salg av garasjeplasser og boder i forbindelse med salg av boliger i boligsameiene H1B og H2B. Opprinnelig plan omfattet også H3B, inntil dette sameiet fikk sin egen løsning. Det er merket i alt 105 plasser i anlegget. I forbindelse med forberedelse til etablering av garasjesameiet i 2012/2013 utarbeidet utbygger v/william Berg og Vegard Storaune en oversikt over og angivelse av eierseksjoner av tildelte garasjeplasser og boder. I etterfølgende periode og fram til dags dato har det funnet sted en rekke salg av boliger og tilhørende garasjeplasser + boder. Ved angivelse av eierseksjonsnummer/mobil vil det være lett å finne fram til rette eier(e) ved behov; eksempelvis ved lekkasjer på vann- og avløpsrør. Forlag til vedtak: Styret utarbeider årlig, oppdatert oversikt over garasjeplasser og boder med angivelse av tilhørende eierseksjoner.

4 Styret har tilgang til et fungerende arkiv over eierforholdet til den enkelte seksjon (p-plass) på Styrerommet.net som driftes av OBOS. Arkivet oppdateres av OBOS v/forretningsfører hver gang salg gjennomføres. Styret order med at alle boder merkes med seksjonsnummeret til den tilhørende parkeringsplass, og oppdater tilsvarende på oversiktstegning over garasje og boder. Det er styrets oppgave å holde oversikt, og det blir ivaretatt gjennom styrets daglige virksomhet. 2. Sykkel bod Bakgrunn: I forbindelse med etablering av sykkel bod, ble det gjennomført ombytte av tidligere eieres boder «ute» i garasjeanlegget (ved plass nr 70 m. fl.) mot at eierne fikk tildelt «nye» boder som ble disponert av sameiet v/styret. Forslag til vedtak: Sameiets regnskap bør vise spesifiserte inntekter og andel av fellesutgifter for brukere av boden. Bytte av bod ble gjennomført som et rent makeskifte. De berørte sameiere betaler den samme andel av fellesutgifter som tidligere. Sykkelplass leies ut for kr. 250 per år. Det er 40 plasser for utleie. Alle sameiets inntekter og utgifter føres i henhold til forretningsførers etablerte kontoplan. 3. Ideelle eierandeler i SHG Bakgrunn: I forbindelse med salg av én garasjeplass + bod i desember 2018 ble det utstedt skjøte med angivelse av ideell andel som ble solgt. Skjøtet ble sendt Kartverket til tinglysning, basert på opplysninger mottatt fra megler. Skjøtet ble avvist pga feil angivelse av ideell andel. Megler hevder at ideelle andel var gitt på bakgrunn fra tinglyste opplysninger fremlagt av utbygger da sameiet ble etablert. Forslag til vedtak: Styret bes revidere ideelle eierandeler i SHG og rette opp evt feil. Styret har bedt OBOS oversende bergningsgrunnlag og utregnet ideell andel for hver parkeringsplass og bod. Styrets forslag: Styret deler mottatt informasjon om ideelle eierandeler på forespørsel.

5 SAK C: Fra: Familien Ottesen Vi foreslår følgende sak: - Tema: Vannoppsamling i sportsboden/e i garasjen. Det har ved flere anledninger samlet seg opp mye vann på gulvet i sportsboden i garasjen. - forslag til løsning/tiltak- kan styret undersøke om det er noe som kan gjøres for å forebygge vannoppsamling i garasjen som går inn i bodene? Kommentar: Dette er blitt utredet av tidligere styrer. Problemet skyldes manglende fall og sluk i garasjen. Gjenstander som ikke tåler vann bør ikke lagres på gulvet. SAK D: Fra: Bente og Tom Kirkenær 1) Styret bør sette av egnede plasser for motorsykler/scooter Dersom ikke eiere allerede eier/leier parkeringsplass, bør man markere plasser, eventuelt for 2-3 sykler på eventuelt forskjellige steder, uten at det blir til hinder for bilparkeringen. Dette har vært tatt opp tidligere og ikke akseptert. Styret fastlegger leie ut i fra kvadratmeterpris i garasjen. I forbindelse med makeskifte av boder, og etablering av sykkelparkering ble det frigitt en bod som styret har tiltenkt for MC/scooter parkering. Boden blir konvertert for MC/scooter parkering i løpet av våren. MC/scooterparkering på merket plass tilbys til pris tilsvarende som for leie av 4 sykkelplasser.

6 2) Gjesteparkering-forskriften må håndheves Oppfølging må gjennomføres av styret. Gjesteparkeringsplassen disponeres av H1 og H2. H3 har sine egne plasser. Dette må skiltes. Dette er ingen sak for SHG. H2 har etter avtale med H1 påtatt seg ansvaret for dette samt drift av SMS løsning: Innsenders forslag ikke vedtas. Vedtak: SHG har ikke mandat til å vedta forslaget. Innsendt forslag ble ikke vedtatt. 3) Styret pålegges å bestille vasking av garasje vår og høst med varsling i god tid. Det samme gjelder bestilling av container. Forslag om at container blir satt på juletretomten, siden bommen utenfor 29B Ikke skal være sperret for tilkomst av sikkerhetsgrunner. Tidligere styrer har fattet forskjellig vedtak rundt dette. Det er styrets oppgave å forvalte dette, og det blir ivaretatt gjennom styrets daglige virksomhet. 6. Valg av tillitsvalgte A Som 3 styremedlemmer for 2 år: Utpekt av Hundsund 1: Rune Skjold. Utpekt av Hundsund 2: Sverre Berstad. Representant for de øvrige garasjeeierne forslåes: Christian Bergan. Vedtak: Valgt ved akklamasjon B Som styreleder for Christian Bergan for 2 år, ble foreslått: Vedtak: Valgt ved akklamasjon

7 C Som varamedlemmer for 2 år: Utpekt av Hundsund 1: Atle Søvik Utpekt av Hundsund 2: Vidar Christiansen Ev. Representant for de øvrige garasjeeierne forslåes: Ingen meldte sin interesse. Vedtak: Valgt Møtet ble hevet kl.: Protokollen signeres av John Mankarios /s/ Møteleder og fører av protokollen Esben Wingerei /s/ Protokollvitne Ved valgene på årsmøtet og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: NB. Styret utpekte selv sin leder slik som beskrevet i vedtektene 10. Navn Adresse Valgt for Styreleder: Christian Bergan Langoddveien 29 B Styremedlem: Rune Skjold Langoddveien 25 B Utpekt av H1 Styremedlem: Sverre Berstad Langoddveien 7 Utpekt av H2 Varamedlem: Atle Søvik Langoddveien 31 Utpekt av H1 Varamedlem: Vidar Christiansen Langoddveien 15 Utpekt av H2