Saksframlegg til styret

Transkript

1 Saksframlegg til styret Møtedato: Sak nr: 013/2018 Sakstype: Orienteringssak Saksbehandler: Prosj. dir. Tom Einertsen Rapportering Tønsbergprosjektet Hensikten med saken: Hensikten med saken er å gi styret en overordnet status for Tønsbergprosjektet; rapportering gjelder for januar måned. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Tønsberg, Stein Kinserdal administrerende direktør Side 1 av 9

2 Faktaopplysninger 1. Sammendrag 1.1 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA Det har ikke vært fraværsskader i perioden. Det foreligger 71 rapporter om uønskede hendelser, behandlet og lukket. Fokus på 5 topp-risikoer; henholdsvis arbeid i høyden, løfteoperasjoner, menneske/maskin-konflikter, fallende gjenstander og ytre omstendigheter som vintervær. Tatt i bruk «Start cards» som hjelpemiddel for sikkerhetsfokus i arbeidslederes planlegging og gjennomføring av dagens oppgaver. 1.2 Fremdrift og milepeler Prosjektering: For psykiatribygget har hovedfokuset i januar vært levering av arbeidstegninger og utvikling av BIM modell. Merarbeider for CURA som tidligere er rapportert, hvor en større andel av leverandørenes detaljprosjekteringen overføres CURA samt sene beslutninger rundt leveransepakker, har per januar medført et fremdriftsavvik på ca timer. Avviket vil øke til rundt timer /4,5 MNOK i slutten av mars. Leveransen av arbeidstegninger er nå på kritisk linje og vil fortsatt ha hovedfokus i tiden som kommer. Det utføres nå en gjennomgang av budsjett for resterende prosjekteringsarbeid hvor det blir lagt opp til en vesentlig forbedring av effektiviteten på somatikkbygget. Det er knyttet til dels stor usikkerhet til budsjetterte timer og det er forventet at overforbruket av timer vil øke. For somatikkbygget har det pågått brukermøter, det er etablert milepælsplan for prosjektering i 2018, det er gjort evaluering rundt bruk av prefabrikkerte innervegger og det er videre foregått studier av eventuell tidligere rivning av K1 og K2. Bygging: Psykiatri ligger to uker etter planen. Avviket er økt med én uke siste periode som følge av mye snøvær som har medført utfordringer for sluttføring av betongarbeider for F2. Dette har igjen medført forsinkelser for bærestruktur og ytterveggselementer. Det jobbes med replanlegging av veggelementmontasje med mål om å redusere avviket med én uke. 1.3 Kostnader Prognose sluttkostnader per januar er lik budsjett på 2.810,1 MNOK (budsjett rev. 2 per oktober 2017). Økonomisk status per januar 2018 Tabell 1: Status kostnader nivå 1 Side 2 av 9

3 Budget original Approved Changes Revision Budget Revision TOTAL Prognosis Target Cost Deviation Contingency [Prognose - Budget Revision] Budget revision to date Earned value ACCUMULATED Actual Cost deviation Schedule deviation Budget deviation 1. IPD Total 2 136,2 54, , , ,3 8,6 77,0 336,7 333,6 338,5 4,9 3,1 1,7 348,6 02 TARGET COST 1 983,4 50, , , ,8 31,2 77,0 336,7 333,6 338,5 4,9 3,1 1,7 333,7 2. Equipment 150,2 0,0 150,2 150,2 150,2-3,9 2,7-2, ,6 2,1 3. Client 171,2-1,3 169,9 169,9 169,9-5,5 36,1-35, ,9 33,3 4. Spesielle kostander - 2,9 2,9 2,9 2, ,9-2, ,9 5. Feasibility study 208,4 6,3 214,7 214,7 214, ,2-209, ,5 207,1 6. TP Contingency 82,0-0,3 81,7 73,2 81,7-8,6 73,2 2, ,0 - Total 2 748,0 62, , , ,7-159,5 591,6 333,6 588,3 4,9 3,1-3,3 593,9 Billed Budsjettavvik: På konto 1 IPD Total har vi per januar et avvik på 8,6 MNOK. Avviket består av godkjente endringer til kontrakten etter budsjett revisjon 2. Endringene er belastet konto 6 TP Contingency. I rapporteringen er det på grunn av ulik periodisering for IPD kontrakten tatt med godkjente endringer etter cut-off på til sammen 7,1 MNOK slik at det i denne rapporten inngår godkjente endringer på til sammen 16,6 MNOK (8, MNOK). Faktisk godkjente endringer per januar utgjør 9,5 MNOK. Forskjellen påvirker ikke prognosen siden den også tar høyde for uavklarte endringer. I neste periode vil denne type avvik unngås. Da vil både IPD-gruppen og byggherren hente disse opplysningene fra samme database som vil eliminere slike forskjeller. Det er ingen avvik på andre budsjettposter. Avvik innenfor IPD-kontraktens målpris (konto 02 Target Cost og lavere) er nærmere forklart nedenfor. 1.4 Avvik og korrigerende tiltak Avvik innenfor IPD-kontrakten: Per januar er det et avvik fra prognose på konto 02 Target Cost på til sammen 31,2 MNOK. Avviket som er nærmere forklart i tabell 3 nedenfor fordeler seg med: 21,2 MNOK på kontrakts- og estimatavvik (6,8 + 14,4 MNOK) 10,0 MNOK på godkjente og uavklarte endringer (7,9 + 2,1 MNOK) Godkjente endringer på 7,9 tillagt ICL med 0,7 MNOK utgjør 8,6 MNOK og øker IPD Total. Resterende avvik på 22,6 MNOK (31,2 8,6 MNOK) belastes ICL. Avviket fra målpris på 22,6 MNOK gir ikke konsekvens for prognose for konto 1 IPD Total. Hele målprisavviket belastes ICL som per januar er blitt redusert til 115,6 MNOK mot opprinnelig budsjettert 152,7 MNOK et negativt avvik på 37,1 MNOK. Det må her nevnes at reserven innenfor IPD kontrakten er økt fra 52,7 MNOK ved inngåelse av kontrakt til 77,0 MNOK per utgangen av januar I tillegg var det uavklarte endringer på 8,9 MNOK som ble innbakt i budsjettrevisjon 2. Dette medfører at netto avvik er mindre. Det er i perioden også identifisert områder som bidrar til press på kostnadene innenfor IPD kontrakten som ikke er medtatt i denne rapporten. Utover identifiserte og tallfestede avvik på 22,6 MNOK, er det som nevnt over forventet et ytterligere overforbruk av prosjekteringstimer i tillegg til at det er avdekket utfordringer med gjennomføringsplanen for somatikkbygget som vil medføre tids- og kostnadskonsekvenser. Det er for tidlig å tallfeste konsekvensene, men studier for å analysere konsekvensene er iverksatt og vil tas med i kommende rapportering. Videre er det forventet merkostnader på grunn av forurensede rivemasser i bygg A og B som foreløpig ikke medtatt i prognosen. Det pågår kartlegging også av dette forholdet. Side 3 av 9

4 Vurdering av kostnadsstatus og usikkerhet per januar Til prognosen per januar kan det i tillegg til ovennevnte tilføyes følgende punkter som er positivt for utviklingen: 1. Utover IPD gruppens ICL inngår udisponerte reserver i prognosen med 77,0 MNOK. Reservene er foreløpig ikke disponert, men i stedet økt siden oppstart av kontrakten 10. mars 2017 hvor de lå på 52,7 MNOK. 2. Det forventes et netto positivt bidrag fremover gjennom indeksregulering av kontrakt (og kostnadsramme) ettersom en del innkjøp er gjort til faste priser. 3. Endelig viser det første året at identifisert endringsomfang per januar foreløpig bare utgjør 0,5 % av kontrakten. I forkant av budsjett revisjon 3 som skal foreligge i april, gjennomføres ny usikkerhetsanalyse av kostnadene som vil gi et fornyet svar på hva som vil være et nødvendig nivå på reservene for å kunne overholde målpris og budsjett. Avviksforklaringer Tabell 3 nedenfor viser fordeling av budsjettavviket på 31,2 MNOK under IPD-kontrakten splittet opp på a) kontrakts- og estimatavvik og b) avvik som skyldes endringer til kontrakten. Tabell 2: Avvik innenfor IPD-kontrakten (beløp eks. ICL) 02 TARGET COST - excl. ICL Deviation (Prognose - Budget revision) MNOK inkl. OH and VAT Contract deviation Adjustment s Sum deviations Changes approved Changes unresolved Sum changes Sum deviations 020 Target Rigg og drift Target Somatic ,3-4,3 4,3 022 Target Psyciatric 6,8 2,0 8,8 2,0-2,0 10,8 023 Target Site - 6,8 6,8-0,4 0,4 7,2 024 Target engineering - 5,6 5,6 1,6 1,7 3,3 8,9 Sum Target Cost - current period 6,8 14,4 21,2 7,9 2,1 10,0 31,2 Sum Target Cost - last period 1,2 13,2 14,4 Deviations (current-last) 5,6 1,2 6,8 Direkte kontrakts- og estimatavvik i forhold til Target Cost utgjør 21,2 MNOK og har økt med 6,8 MNOK siden periode desember. Dette skyldes: +1,2 MNOK: Økt prognose for forventet økt timeforbruk hos CURA per mars for prosjektering psykiatribygg (økt fra timer estimert desember til timer estimert januar) +4,6 MNOK: Høyere kontraktspriser enn forutsatt for balkonger, trapper og ekstern fasade (envelope-package) +1,0 MNOK: Økte kostnader for boring og forankring som følge av grunnforholdene Godkjente og uavklarte endringer, etter at budsjett revisjon 2 forelå, utgjør per januar 10,0 MNOK. Av dette er 7,9 MNOK godkjent og bestilte endringer som bidrar til at prognose og Target Cost for IPD-kontrakten øker. Tillagt ICL utgjør disse godkjente endringene 8,6 MNOK. Side 4 av 9

5 Det skal bemerkes at det på grunn av ulik periodisering mellom basis for denne rapporten og foreliggende endringslogg for IPD kontrakten, er det i rapporten tatt med godkjente endringer etter cut-off på til sammen 7,1 MNOK slik at det i denne rapporten inngår godkjente endringer på til sammen 16,6 MNOK (8, MNOK). Faktisk godkjente endringer per januar utgjør 9,5 MNOK. Forskjellen påvirker ikke prognosen for dette forholdet siden prognosen også tar høyde for uavklarte endringer som er blitt godkjent etter cut-off. I neste periode vil dette avviket være lukket. Da vil både IPD-gruppen og byggherren hente disse opplysningene fra samme database og som vil eliminere slike forskjeller. Kategorisering av endringstyper Endringer i prosjektet er nå kategorisert etter type endring og hvordan de finansieres. Så langt er alle endringene blitt belastet budsjett-konto 62 TP Contingency unntatt utstyrsrådgivning til 0,5 MNOK og et SIV-tiltak som skal finansieres utenfor TPs budsjettet. (DCR-076 Broforbindelse mellom E- og J bygget med beløp 12,8 MNOK). Tabell 4: Kategorisering av endringstyper og hvordan de finansieres Funding Account Approved Unresolved Sum TP-Contingency 62 Reserve prosjektdirektør 6,7 2,3 9,0 TP-Equipment 211 Utstyrsrådgivning 0,5-0,5 SiV Change Order 61 Reserve prosjekteier 2,2 6,5 8,7 SiV-IKT 61 Reserve prosjekteier 0,1 0,3 0,4 Sum MNOK 9,5 9,1 18,6 SiV-tiltak SIV - 12,8 12,8 Sum MNOK 9,5 21,9 31,4 I avsnitt 1.5 nedenfor viser en oversikt over hvordan byggherrens reserver er disponert hittil i prosjektet. I forbindelse med kommende budsjettrevisjon i april vil endringer som er kategorisert som SIV Change Order og SIV-IKT da bli belastet TP Contingency level 1 (konto 61 prosjekteiers reserve). Avvik mellom Billed og Earned Det er per januar et avvik mellom «Billed» og «Earned» for IPD Total på 15 MNOK. Avviket skyldes at ICL ikke tas med i «Actual» og «Earned» samt delfakturering for inngåtte forpliktelser for ekstern produksjon av baderomskabiner og vinduer. Øvrige budsjettposter Ingen nye avvik. 1.5 Disponering av byggherrens reserve Ved beslutningspunkt B4 og forprosjektkalkylen fra desember 2016 lå det inne en reserve på 69 MNOK (prisnivå desember 2016). Ved fastsetting av byggebudsjett revisjon 1 av , økte byggherrens samlede reserve til 82 MNOK. Prisregulert kostnadsramme per desember 2016 utgjorde da 2.748,024 MNOK. I budsjettet er reserven fordelt med 61 MNOK til prosjekteier (nivå 1) og 21 MNOK til prosjektdirektør (nivå 2). Disponering av byggherrens reserver fremgår av tabellene nedenfor. Tabell 5: Disponering av byggherrens reserver hittil (TP Contingency) Side 5 av 9

6 Prosjekteiers reserve (nivå 1) Indeks Ut Inn Reserve jfr. budsjett rev. 1.0 Des Budsjettendring rev. 1.0 til rev Reserve jfr. budsjett rev. 1.1 Des Tilførte midler ifm. budsjett rev. 2 Juli Disponeringer hittil: 0 Saldo reserve nivå 1 - hittil Prosjektdirektørs reserve (nivå 2) Indeks Ut Inn Reserve jfr. budsjett rev. 1.0 Des Budsjettendring rev. 1.0 til rev Reserve jfr. budsjett rev. 1.1 Des > Godkjente endringer IPD-kontrakten 1 : > P-plasser Chr. Fredriks gt. - erstatningsbeløp Saldo per oktober på budsjett revisjon Tilførte midler ifm. budsjett rev. 2 Juli Reserve jfr. budsjett rev. 2.0: Juli > Godkjente endringer IPD-kontrakten 1 : > Øremerking for s luttoppgjør pros jektkontor Saldo reserve nivå 2 hittil Samlet er det per januar godkjent endringer for til sammen kroner. 1.6 SiV tiltak Parallelt med Tønsbergprosjektet har SIV behov for å gjennomføre enkelte bygg-tiltak som bestilles som endring til IPD-kontrakten. Tiltakene finansieres utenfor TPs budsjett. Per januar er det avtalt ett slikt tiltak: SIV opsjoner Spesifikasjon Indeks NOK DCR-076 Bro mellom E- og J bygget SIV tiltak Juli Sum SIV opsjoner - NOK, inkl. mva Samhandling med sykehuset og andre aktører TP gjennomførte en informasjonspresentasjon for alle ansatte på SIV den 17. og 18. Januar. 1.8 Omdømme. Kommunikasjon SiV og TP arbeider med en kommunikasjonsstrategi for prosjektet i januar/februar. Ingen ytterligere negativ presseomtale. 1.9 Fokusområder og risikoforhold Risk 10 på topp Pos Beskrivelse 1 Grunnforhold: uforutsette forhold inkl. uforutsette funn i grunnen 2 Oppstart somatikk J bygg er avhengig av flytteprosess for psykiatrien og kontorareal (u-bygget). Stor sannsynlighet for at uforutsette funn i grunnen kan forsinke Konsekvens Kritisk for gjennomføringsplan Er på kritisk linje og kan føre til Side 6 av 9

7 byggeprosessen. Nåværende byggeprosess for somatikkbygget (E- og J bygget) er ikke rasjonell. vesentlig økte kostnader 3 Uavklarte grensesnitt Tid og kostnader 4 Helikopterlandingsplass: Omregulere nåværende helikopterlandingsplass til permanent landingsplass Kritisk for omdømme 5 Miljøgifter og rasjonell drift ved rivning av bygg Økte kostnader 6 Forsinkelser i forbindelse med brukerprosesser. Få til et Økte kostnader godt samarbeid og være i stand til å ta beslutninger til rett tid. Det må også være lojalitet til beslutningene som er tatt. 7 Tønsberg kommune; utstedelse av rammetillatelse og Kritisk for tidsplan. igangsettingstillatelse til rett tid 8 Avhengigheter mot IKT-prosjektet. Kan forsinke ferdigstillelse 9 Evt. forsinkelser i valg av logistikkløsninger for sykehuset som kan hindre oppstart på E bygget for somatikken. Kan forsinke ferdigstillelse 10 Byggherrekontrollerte IT systemer, blant annet systemer som ikke er ferdig utviklet. Økte kostnader 2 Utstyr Hovedaktiviteter i perioder Planlagt medvirkningsmøterunde nr. 3 Utlyst første anbudspakke på åpen anbudskonkurranse senger psykiatri Mottatt anbud fra Skanska på dekontaminatorer Fått opp kobling mellom drofus og modell både på rom og utstyr. Dette er nå et meget godt verktøy for mange i prosjektet og på SIV. Fremdrift og milepæler Framdrift er på plan. Det er viktig at man blir enige om en samordnet plan med Skanska for ferdigstillelsesfasen på psykiatri. Dette gjelder felles forståelse for behovene til utstyrsprosjektet mht. ferdigstillelsesgrad ved levering og periode for levering av utstyr. Dette er ikke i mål. Kostnader Kostnader er ca. 3 MNOK høyere enn budsjettert på utstyr. Det er utarbeidet et forslag til prioritering som er framlagt for ledelsen slik at utstyrsprosjektet får et budsjett som går i balanse innenfor 150,23 MNOK og som har ca. 3 mill. kr i reserver. Det er avholdt et møte med SiV der det ble enighet om at utstyrsprosjektet lager en oppsummering over områder man mener det kan kuttes på. Denne leveres tidlig mars. Avvik og korrigerende tiltak ingen Hovedaktiviteter neste periode Side 7 av 9

8 Gjennomføre Medvirkningsmøterunde 4. Gjennomføre opprettinger etter møteserie 4 i drofus Starte evaluering av innkjøpspakke dekontaminatorer for psykiatri og Somatikk Fortsette etablere mottaksplan sammen med Skanska slik at utstyr sine behov blir planlagt inn i mottaksfasen på byggeplass. Satt i gang prosess for å detaljere utstyr som skal henge i tak med simulering av utstyr i modell. Målet er å avdekkeoptimal plassering i rom på et tidlig stadium og eventuelt avdekke om utstyr er programmert der det ikke er behov og kan tas ut. 3 IKT Hovedaktiviteter i perioden Faste ukentlige IKT samhandlingsmøter med SiV / IKT hvor problemstillinger og oppgaver settes på agendaen. Møte med SP vedr. grensesnitt, hvem leverer hva. Gjennomgått prosjektets framdriftsplan med SiV IT og SP. WiFi dekning også i heisstolene. Løsning avklart med SP. Fortsetter gjennomgang av IT- og teleløsninger i psykiatribygget med brukerne. Innstilling på valg av adgangskontroll og overfallsalarmanlegg i psykiatribygg. Løpende arbeid med innkjøpspakker / leveranser IT og tele. Arbeid med signalkvalitet telemetri og WiFi ved bruk av metalloverflater i vegger. Fremdrift og milepeler Det er utarbeidet koordinert framdriftsplan IKT som viser avhengigheter mellom TP milepeler og SiV / IT / SP. Det er derved synliggjort tidsrom i prosjektets framdriftsplan for klargjøring og levering av IKT leveransene. Det er etablert god kontakt med Skanska sin framdriftsplanlegger. Avvik og korrigerende tiltak Det er ikke registrert avvik. Hovedaktiviteter neste periode Arbeide videre med IT- og teleløsninger i psykiatribygget. Beslutte leverandør adgangskontroll og overfallsalarm i psykiatribygg i samråd med SD og bruker. IKT løsninger i somatikk i dialog med brukere. Løsning infrastruktur IKT mellom bygg, plan og snitt gjennomgås med SiV / IT. 4 Andre områder Prosjektkontoret I tvist om sluttoppgjøret med entreprenøren for prosjektkontoret er status uendret. Saken skal opp i Tønsberg tingrett i månedsskiftet april/mai. Side 8 av 9

9 Det er reklamert på utettheter i fasadene som medfører høyt strømforbruk, samt byggefeil og utettheter som medfører vanninntrenging i bygget når det i kombinasjon med regnvær er mye vind. En teknisk kontroll har blant annet avdekket mangler ved beslagsløsninger som gjør at regnvann enkelte steder ikke ledes ut av fasadene. Entreprenøren har meldt tilbake at de vil utbedre feil, men tar forbehold om å hvordan utbedring skal utføres. Side 9 av 9