BE Generell informasjon

Transkript

1 BE Generell informasjon Emnekode: BE-211 Emnenavn: Foretaksstyring Dato: Varighet: 09:00-12:00 Tillatte hjelpemidler: Norges Lover/lovsamlinger eller utskrift av lover eller forskrifter Revisor Håndbok God Regnskapsføringsskikk (GRFS) Etisk regelverk for regnskapsførere ISA 315 Merknader: Dersom oppgaven inneholder ufullstendige eller uklare opplysninger, må du selv ta nødvendige forutsetninger som går klart fram av besvarelsen Det forekommer av og til spørsmål om bruk av eksamensbesvarelser til undervisnings- og læringsformål. Universitetet trenger kandidatens tillatelse til at besvarelsen kan benyttes til dette. Besvarelsen vil være anonym. Tillater du at din eksamensbesvarelse blir brukt til slikt formål? Velg et alternativ Ja Nei 1 BE-211 Oppgave 1 (ca. 1 time) Du er nyansatt som regnskapsmedarbeider i regnskapsførerselskapet Excellent AS. Selskapet har mange regnskapskunder, deriblant Bleia Barnehage AS. Du har fått dette selskapet på din arbeidsliste, og har nå ført bilag for november. Siden du er nyansatt har oppdragsansvarlig Peder Ås som også er Daglig leder i Excellent AS, gjennomgått arbeidet ditt, og plukket ut to bilag som er ført som inngående faktura som han mener ikke kan bokføres. 1/7

2 Spørsmål a) Se vedlagte to bilag, og forklar med henvisninger til lovverk hvorfor disse to bilag ikke kan bokføres etter gjeldende regelverk. 2/7

3 Første bilaget merket med "regning" er utfylt for hånd, og mangler enkelte spesifikasjoner. I første omgang er det verdt å merke at nummereringen ser ut til å være et stempel; ikke forhåndsnummerert. Det følger av forskrift at et salgsdokument skal være forhåndsnummerert på trykt blankett eller få et maskinelt tildelt nummer, jf. bokføringsforskriften første ledd og første ledd, nummer 1. Hensikten er at dokummente lett skal kunne etterprøves og spores opp dersom det oppstår feil, eller fare for feil. Risikoen ved slik nummerering er at flere dokummenter kan ende opp med samme dokumentasjonsnummer, slik at sporing etterprøvelse kan bli mer krevende. Salgsdokumentet skal inneholde dokumentasjonsdato og tidspunkt og sted for levering av ytelse, jf. bokføringsforskriften første ledd, nummer 1 og 4. I den håndskrevede regningen er det kun oppgitt en dato (regner med at det er dato for utstedelse av salgsdokummentet altså dokumentasjonsdatoen). Det er ikke oppgitt hvor og når ytelsen ble utført/levert. Det mangler også en forfallsdato, jf. bokføringsforskrifte første ledd, nummer 5. Videre er ytelsens art noe uklar. Dersom det er snakk om kjøp av 100 liter vanilje is bør pris per liter være oppgitt i salgsdokumentet for så å vise til den totale summen kjøpet utgjør. Ideelt sett burde ytelsens omfang utgjort en egen "kolonne" i regningen. Ytelsens omfang, etter bokføringsforskriften første ledd, nummer 3 er oppgitt, men det kan vurderes nærmere hvorvidt måten dette er fremstilt på er forsvarlig. Ved oppgivelse av partene kunne det vært spesifisert om kjøper er mva. pliktig. ved å skrive mva. etter "Bæsj i Bleia Barnehage AS". Dessuten skal det oppgis sats på mva., dersom den er på 25% er beregningen feil og totalsummen ville blitt 1 562,50 kroner. (Mva. er også feil beregnet dersom satsen er 15%). Det skal oppgis sats og beregnes mva. på grunnlag av alle kostnader som er knyttet til kjøpet, jf. mval dersom noe er avgiftfritt skal dette også oppgis. Det andre bilaget er et ugyldig kjøpsdokument i forbindelse med bokføringen da det klart kommer frem at det ikke skal anses å være en kvittering for kjøpet. Det stilles visse krav til salgsdokummentet i bokføringsforskriften 5-3-2a, der inngår blant annet at kvittering og salgsdokumment brukes om hverandre. Da det i dette tilfellet kommer tydelig frem at utskriften ikke skal anses som "kvittering for kjøpet" er den ikke gyldig som et salgsdokument og kan dermed ikke bokføres i regnskapet. Det er ingen klar nummerering som ville gjort sporing av bilaget mulig, jf. bokføringsloven 6 der det stilles krav til sprobarhet av bokført data. Mva. sats, beløp eller eventuellt fritak fra mva. er ikke spesifisert. Dermed er dolkumentet ikke utfylt med henhold til lovgivning og forskrift og kan ikke bokføres som et gyldig bilag i regnskapet. 2 Oppgave 1 forts En annen kunde som også har havnet på din arbeidsliste, Snekker Andersen AS, har rot i papirene. Selskapet leverer alltid papirgrunnlag så seint til deg, at innsending av skattemelding for merverdiavgift og A-meldinger i forhold til lønn alltid blir levert for seint. Videre mangler det mye bilag, og du lurer på om daglig leder Arne Andersen driver med litt svart omsetning og «snusk». Du finner ut at selskapet nylig ble overtatt fra en annen ekstern regnskapsfører, og du skulle ønske at det hadde vært et system, slik at regnskapskontoret du jobber på hadde fått beskjed fra tidligere regnskapsfører om utfordringene med snekkeren. Spørsmål b) Finnes det et system der tidligere og ny regnskapsfører skal kommunisere med hverandre i et slikt regnskapsførerbytte? Vet et regnskapsfører-bytte skal ny regnskapsfører be om en uttalelse om oppdragsforholdet fra tidligere regnskapsfører. Detter er nærmere spesifisert og regulert i GRFS punkt 2.2 Innhenting av uttalelse om nytt oppdrag. I henhold til god regnskapsføringsskikk skal tidligere regnskapsfører, når ny regnskapsfører ber om det, opplyse om forhold som tilsier at ny regnskapsfører ikke bør påta seg oppdraget. Punkt 2.2 tar for seg både ny og tidligere regnskapsførers plikter ved overdragelse av oppdrag. Det meste i punktet er skrevet med uthevet skrift noe som betyr at det er SKAL momenter i slike tilfeller. Femte (siste) avsnittet i punkt 2.2 sier imidlertid også at tidligere regsnakspsfører KAN gi uttalelse angående oppdraget, til ny regnskapsfører, uten at det bryter taushetsplikten. Dette kommer også frem i regnskapsførerloven 10 tredje ledd. Hvis jeg hadde vært i en slik situasjon ville jeg kontaktet ny regnskapsfører. Det er også viktig å merke seg at innholdet i uttalelsen kan videreføres til oppdragsgiver. 3/7

4 3 Oppgave 1 forts. Ni ulike former for økonomisk kriminalitet er illustrert i denne figuren. Spørsmål c) Hva er økonomisk kriminalitet? Spørsmål d) Hvorfor er økonomisk kriminalitet et samfunnsproblem? Spørsmål e) Forklar kort minst fem av de ulike typene økonomisk kriminalitet og gi ett eksempel innen hver av disse kategoriene. 4/7

5 c) Økonomisk kriminalitet går ut på at noen beriker seg selv på bekostning av andre (samfunnet, ledelsen, foretaket en jobber for eller er i samarbeid med osv.), eller ved bevisst brudd på lov og forskrift. Dette kan komme til uttrykk i form av feil bokføring (bevisst) og manipulasjon av regnskapstall. d) Økonomisk kriminalitet kan gå utover samfunnet på mange måtet. Ved feil regnskapsrapportering vil myndighetene ikke kunne motta korrekt skattevederlag noe som kan gå utover hvordan samfunnet blir styrt samt hvordan samfunnsproblemer blir løst. Økonomisk kriminalitet vil direkte eller indirekte påvirke alle i samfunnet: det kan komme till utrykk i form av fristelser. Når en person ser at noen andre beriker seg selv på enkel måte, vil en i noen tilfeller ønske å gjøre noe tilsvarende til tross for at det vil være brudd på loven. Det oppstår et fristelsesmoment hos personer som ellers ikke ville gått inn for å handle på den måten (kriminelt, bryte loven). I enkelte tilfeller kan det tenkes at en blir presset til å handle kriminelt på vegne av et foretak eller en person (ledelse, forretningspartnere o.l). e) Korrupsjon: Går ut på at noen mottar eller tilbyr et uberettiget vederlag som er ment til å komme de involverte partene til gode, ofte på bekostning av andre. Detter et utbredt problem utenfor Norges grenser, men finnes også her i landet. Korrupsjon er spesielt viktig å tenke over når en vurderer å inngå inetrnasjonale kontrakter. Der bør ledelsen/foretaket analysere kulturen og forretningspraksis i et eventuelt land de vil inngå kontrakter med. Et eksempel på korrupsjon: Du blir sendt til et annet firma som din arbeidsgiver vil inngår en kontrakt med. Du vil da representere firma du jobber for. Når du kommer frem tilbyr motparten en kontrakt som ikke ser ut til å være spesielt lønnsom for ditt firma, men motparten tilbyr deg personlig et vederlag for at kontrakten skal inngås likevel. Da vil du ha muligheten til å motta en sum som kun tilhører deg, men det vil medføre at firmaet ditt blir bundet av en ugunstig kontrakt som kan medføre tap, eller fare for tap. Regnskapslovbrudd: dette kan for eksempel være utrykt i form av "kreativ regnskapføring/rapportering". Dette innebærer handlinger med hensikt å mislede regnsakpsbrukere. Vi har følgende brukere av et regnskap: ledele, ansatte (interne brukere), långivere, leverandører, kunder, eiere, myndighetene og samfunnet for øvrig. Ulike typer regnskapslovbrudd kan ha ulik hensikt. En kan føre feil regnskapsinformasjon for at foretaket skal, tilsynelatende, gi et godt bilde av sin økonomiske stilling. Et eksempel: dersom et selskap i utgangspunktet sliter litt med omsetningen, og resultatet gjerne skulle vært høyere. Hvis foretaket vil ta opp lån, men virksomheten går ikke som ønsket, vil manipulasjon av regnskapstall villede långivere til å gi ut større lån enn foretaket ellers kunne fått. Motsatt kan en tenkes at foretaket tillsynelatende gjør det nokså dårlig ved at lave overskudd, eller til om med underskudd blir utrykt i regnskapet. Myndigheten vil da sitte med misledende informasjon slik at skatteberegningen blir feil. Dette kan flettes inn med "skatte- og avgiftsunndragelse". Hvitvasking: slik kriminalitet er lovregulert i hvitvaskingsloven. Dette går ut på at noen tilegner seg verdier, enten i form av pengesummer eller i form av eiendeler (driftsmidler, anleggsmidler) på uærlig vis, men fletter det inn i regnskapet på feil grunnlag. For eksempel dersom en har mottatt store pengesummer (som resultat av korrupsjon) og vil innføre dette i regnskapet som en inntekt. Inntekten må da "hvitvaskes" slik at den gir mening i regnskapet. Da må inntekten knyttes opp mot et salg, inkluderes i regnskapet på andre måter. De ulike typene økonomisk kriminalitet kan, i enkelte tilfeller, gå ihverandre. Når en har brutt loven på et område blir en gjerne nødt til å gjøre det igjen for å skjule den første handlingen, som på eksempelet med regnskapslovbrudd der skatt- og avgiftsunndragelse kan trekkes inn. Da jeg har nevnt skatteundragelse tidligere vil jeg her ta for meg avgiftsunndragelse. Ved feil beregning, føring og rapportering av ulike avgifter som mva. eller avgifter for forurensning, unngår man å betale summer til staten som en i utgangspunktet er pliktig til å betale med hensyn til lovgivning. Slik unndragelse går utover statens inntekter og samfunnet for øvrig. Konkurskriminalitet: Eier/ledelse beriker seg selv for så å melde seg konkurs. Dette kan oppstå når en eier ser at det vil går dårlig med bedriften. Inntektene er lave, likviditeten er dårlig og mulighetene for nye lån er dermed også liten. Ved konkurskriminalitet dreier det seg om at eier "tømmer" selskapet for ressurser for så å si seg konkurs (melde konkursbo). 4 Oppgave 2 (ca. 1 time) Spørsmål Redegjør for begrepet intern kontroll i vid forstand og hvilken plass denne har i selskapet som en del av virksomhetens styringssystem og som ledelseverktøy for måloppnåelse. 5/7

6 Intern kontroll er en prosess iscene satt av eiere, ledelen og ansatte med hensikt til å sikre måloppnåelse på et ønsket nivå vedrørende driftsrelaterte, rapporteringsrelaterte og etterlevelsesrelaterte (overholdelse av lover og regler) mål. COSO 1 intern kontroll, et integrert rammeverk tar for seg intern kontroll som skal bidra til god og forsvarlig risikostrying. Kuben fremstiller hovedmålsettingene som jeg har nevnt (drift, rapportering, etterlevelse). Videre foreslår rammeverket 5 hovedkomponenter som skal bidra til å sikre målsettingenes måloppnåelse på et "tålelig" nivå. Hovedkomponentene er: Kontrollmiljø: utgjør grunnmuren (fundamente) som de andre komponentene bygger på. Kontrollmiljøet består av foretakets ledele og ansatte, deres holdinger og etiske verider spiller en stor rolle for hvordan bedriften opptrer og gjennomfører intern kontroll. En god struktur i organisasjonen bidrar også til å fremme gjennomføringen av intern kontroll. Risikovurdering: Går ut på at ledelsen skal kartlegge og vurdere risiko (hendelser med negativ virkning på målene som er vedtatt) som kan forhindre eller svekke måloppnåelsen. Sannsynlighet for at risiko oppstår skal vurderes og basert på dette vil en vurdere eventuelle tiltak for å håndtere denne på en best mulig måte. Da risiko ikke kan elimineres bør ledelsen bestemme risikotåleranse: hvor stort avvik, med hensyn til vedtatte mål, kan bedriften godta. Kontrollaktiviteter: henger nøye sammen med risikovurdering. Kartlagt risiko skal vurderes og kontrolltiltak som kan bidra til og redusere/unngå denne skal utarbeides og vedtas. Det stilles visse kvalitetskrav til de ulike målsettingene. Da det er ulik risiko knyttet til de ulike målsettingene vil kontrolltiltakene være forskjellige for hver av målsettingene. Det er for eksempel større risiko knyttet til kvalitetskravet fullstendighet ved rapporteringsrelaterte målsettinger enn ved driftsrelaterte. Kontrollaktivitetene må velges utfra hvilke risikoer de ulike målene kan berøres av i størst grad. Informasjons og kommunikasjon: Gode informasjons og kommunikasjonssystemer i bedriften vil gjøre det enklere å sikre god gjennomføring av intern kontroll. I tilfeller der det oppdages at kontrollaktiviteter og tiltak som gjennomføres ikke fungerer som de skal er det viktig å ha gide rutiner for formidling av informasjon. Det er viktig med rutinger som kan sikre at informasjon kommer til rett tid, rett person og i riktig mengder. Gode rutinger i denne komponenten kan sikre at eventuell uønsket/uetisk adferd blir rapportert. Ledelsen vil da ha muligheten til å foreta endringer for å forbedre situasjoner som både omhandler miljø i foretaket, men også avvik i implementerte systemer. Overvåking og oppfølging: For at feil og avvik skal kunne oppdages er det viktig med kontinuerlig oppfølging og overvåking. Det er ikke nok å vedta kontrolltiltak, det er også viktig at disse følges opp for å sikre at de fungerer som planlagt og at de gjennomføres slik de skal. Denne komponenten gjør det mulgi å oppdaget eventuelle feil eller mangler ved kontrollaktivitetene slik at selskapet kan ta hensyn til manglene og endre tiltak, dersom det blir nødvndig. I et foretak med en eksisterende generalforsamling, ledelse, daglig leder og andre ansatte, er det ledelsen som har hovedansvaret for å utarbeide og vedta tiltak for å sikre god internkontroll i hht. GRFS og lovgivning. Det er lovregulert at alle foretak skal ha gode rutiner for intern kontrollen. Revisor (ekstern) har som oppgave å påse at intern kontrollen hos oppdragsgiver er forsvarlig og forholder seg til lovgivning. Kontrolltiltakene som ledelsen vedtar skal implementeres av daglig leder og gjennomføres av de ansatte. God intern kontroll sikrer at bedriften når vedtatte mål på en forsvarlig måte og fungerer som det godt ledelsesverktøy mot å nå målene. 5 Oppgave 3 (ca. 1 time) Spørsmål a) Forklar hvilke regnskapsposter og målsettinger som er mest relevant for virksomhetsrutinen SALG. Spørsmål b) Forklar de mest vanlige aktivitetene (stegene) i rutinen. Spørsmål c) Identifiser 3 ulike risikomomenter som er vanlig i salgsprosessen (hva kan gå galt?) 6/7

7 og foreslå kontrolltiltak som på en effektiv måte vil bidra til å redusere risikoen. Begrunn svaret ditt. a) I virksomhetsrutinen salg er hovedmålsettingen å sørge for at foretaket mottar innbetalinger for alle varer og tjenester som er utført/levert til kunder. Regnskapspostene som blir berørt er på balansesiden: kundefordringer. I resultatregnskapet: salgsinntekt og tap på fordringer. Det stilles videre kvalitetskarv til inntektspostene: krav om fullstendighet, gyldighet og nøyaktighet/periodisering. For eiendeler stilles følgende krav: verdsettelse og eksistens og tilhørighet. Kostnadspostene: krav om gyldighet og nøyaktighet/periodisering. Det er høyst risiko knyttet til kravet fullstendighet i virksomhetsrutinen salg. Det er derfor vitkig at foretaket etablerer gode rutiner for å sikre kvaltitetskravet slik at de mottar betaling for leverte varer og tjenester og sikrer at disse blir behandlet korrekt under hele prossesen. Spesielt viktig at inntekter føres i riktig periode, med riktig beløp og på riktig konto. b) Mottar en order bestilling -> plukke varer med hht. bestillingen -> utarbeide faktura -> registrering av faktura - > utlevering av varer/tjenester -> bokføre godkjent faktura. c) Feil i fakturaen Risikomomenter - feil angivelse av kvantum og/eller pris Tap/ødeleggelse av data - mistet ordre - registrert ordre med feil i innholdet - manglende betalingsinformasjon Ikke mottatt betaling for leverte varer - kunder som ikke betaler i tide, eller ikke betaler i det hele tatt - mottatt feil innbetalingssum Kontrolltiltak - sjekke faktura mot ordre - rutiner for godkjenning av faktura - arbeidsdeling mellom de ulike stegene i prosessen. - begrenset tilgang til informasjon i datasystemer - sikkerhetskopiering av data (back-up) - innføre obligatoriske utfyllingspunkter ved utføring av bestilling og betaling slik at en ikke kan gjennomføre før all nødvendig informasjon er fylt ut. (digitalt). - innføre gode rutiner for oppfølging og purring på kunder - vurdering av kunder før en sender ut varer og tjenester av betydelig verdig. - kreve forhåndbetaling ved betydelige salgstørrelser og/eller av "dårlge" kunder. Risiko må i første omgang kartlegges, så vurderes. Hvor stor sannsynlighet er for at risikoen inntreffer, hva blir konsekvensene dersom den inntreffer? Da risiko ikke kan elimineres, men kun reduseres eller unngås (i noen tilfeller) er det viktig at ledelsen (som har ansvar for evaluering av risiko og vedta kontrolltiltak) vurderer hvilken risikotoleranse bedriften kan ha. Det vil si hvor store avvik bedriften kan tåle i med hensyn til vedtatte mål. På bakgrunn av sannsynlighet av at risikoinntreffer og vurdering av eventuelle konsekvenser vil en foreta vurdering av hvilke kontrollaktiviteter som kan bidra til å redusere risiko, eller om den kan unngså ved for eksempel en omorgansiering av driften. Her er det viktig å ikke glemme kost/nytte. Hva blir konsekvensene dersom en risiko inntreffer og hvor mye vil kontrolltiltaket koste sammenlingnet med det vi sparer ved å emplimentere dette. Dersom bedriften risikerer et tap på 3000 kroner er det ugunstig å innføre et tiltak som vil koste kroner for å redusere den risikoen. Blant kontrolltiltakene jeg har foreslått i tabellen er det både manuelle, maskinelle og automatiserbare kontroller. Jeg har valgt de ulike tiltakene med utgangspunkt i de nevnte risikoene. Tiltakene skal bidra til å øke sikkerhet (og redusere risikoene) på en forsvarlig måte. dvs. at tiltakene ikke er for kostbare eller urealistiske i forhold til risikoene. Dette er enkle tiltak som praktiseres i stor grad og bidrar til god risikostrying. 7/7