SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post:

Transkript

1 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: Innkalling Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtedato: Møtested: Møterom Garsjøen, Rådhuset Møtetid: 09:00-12:00 Ved eventuelt forfall, er representantene selv ansvarlig for å innkalle vara. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Kirkenes, Øvergaard, Nina Bordi Utvalgsleder

2 SAKSLISTE: Saksnr.: Sakstittel: Arkivsak: U.off: 001/18 ARBEIDSMILJØUTVALGET / /18 VELFERDSMIDLER / /18 RAPPORTERT SYKEFRAVÆR PR / /18 ÅRSBERETNING HOVEDVERNEOMBUDET /54 005/18 ÅRSRAPPORT AMU /79 006/18 PROSESS FOR IMPLEMENTERING AV INTERNKONTROLLSYSTEM - QM+. 17/ /18 ARBEIDSMILJØKARTLEGGING 17/ /fvl

3 SØR-VARANGER KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Siv June Tjelde Haga, tlf. Enhetsleder: tlf. Arkivsak: 18/108 Dato: ARBEIDSMILJØUTVALGET 2018 Kort sammendrag: Det er kommet inn forslag for nye medlemmer til AMU for I følge forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 3-7, peker arbeidsgiver ut sine representanter mens arbeidstaker velger siner representanter til arbeidsmiljøutvalget. Faktiske opplysninger: Følgende forslag til medlemmer foreligger: Leder Nina B. Øvergaard Medlem Eeva Maria Leinonen Medlem Line Kristoffersen Medlem Jorunn Sandhell Medlem Torgeir Skogan Medlem Trond Mikkola Medlem Astrid Hasselberg Medlem Sølvi Gullhav Medlem Terje Johansson Medlem Bernt Kvamme Personlig vara Håvard Lund Personlig vara Tor Arne Limstrand Personlig vara Svanhild Apeland Lande Personlig vara Lene Nilsen Holte Personlig vara Ane-Marie Hjelm Solli Personlig vara Simen Jørgensen Personlig vara Personlig vara Anita Mortensen Personlig vara Robert Nesje Personlig vara Anita Gade-Lundlie Faste medlemmer uten stemmerett: Bedriftshelsetjenesten HMS rådgiver, SVK Fagforbundet vil komme tilbake til hvem som skal være personlig vara for Astrid Hasselberg. Nina Bordi Øvergaard er foreslått til å være leder for utvalget i Postadresse: Telefonnr.: Bankgiro: Postboks 406, 9915 Kirkenes postmottak@svk.no

4 Forslag til innstilling: Arbeidsmiljøutvalget vedtas med de medlemmer som er foreslått og Nina Bordi Øvergaard fortsetter som leder for AMU i Nina Bordi Øvergaard rådmann Sør-Varanger kommune Arkivsak: 18/108 Side 2 av 2

5 SØR-VARANGER KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Siv June Tjelde Haga, tlf. Enhetsleder: tlf. Arkivsak: 18/101 Dato: VELFERDSMIDLER 2018 Vedlagte dokumenter: Kort sammendrag: Kommunestyret bevilger kr ,- til velferdstiltak for de ansatte i Velferdsbevilgningen skal bidra til å fremme velferdstiltak som settes i verk for å skape trivsel på arbeidsplassen. Ved tildeling av velferdsmidler skal det legges vekt på at tiltaket er av en slik karakter at flest mulig vil kunne ha glede av dem. Gjennom tildelingen bør en prove å skape grunnlag for et mest mulig variert trivselstilbud for de ansatte. Som velferdstiltak regnes: Sosiale og kulturelle aktiviteter Idrettsaktiviteter Andre trivselsfremmende tiltak Sør-Varanger Kommune har over flere år hatt årskort i Barentsbadet til fri bruk for våre ansatte. Dette er et tilbud som mange benytter seg av. Ansatte på Bugøynes har i liten grad mulighet for å benytte dette tilbud. Vi har derfor over flere år tildelt kr 6000,- til ansatte som går til klippekort ved Treningssenteret på Bugøynes. Deler av velferdsmidlene har også gått til vedlikehold av Brattli hytta. Det ble satt av kr ,- til Cinderella toalett i Av nødvendig vedlikehold i år er det behov for å skifte terrassebord på flere av plattingene og hytta trenger å beises. Det er behov for en ny kjøkkenbenk og vaskekum og ønskelig med innkjøp av vannpumpe og en grill samt en del inventar Totalt vil dette utgjøre en kostnad på ca. kr ,- Postadresse: Telefonnr.: Bankgiro: Postboks 406, 9915 Kirkenes postmottak@svk.no

6 Forslag til innstilling: Arbeidsmiljøutvalget tildeler: Kr ,- til vedlikehold og innkjøp av diverse inventar til Brattlihytta Kr 5 000,- til klippekort til treningssenter for ansatte på Bugøynes. Kr ,- til årskort ved Barentsbadet Nina Bordi Øvergaard rådmann Sør-Varanger kommune Arkivsak: 18/101 Side 2 av 2

7 SØR-VARANGER KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Siv June Tjelde Haga, tlf. Enhetsleder: tlf. Arkivsak: 18/126 Dato: RAPPORTERT SYKEFRAVÆR PR Vedlagte dokumenter: Statistikk sykefravær pr Kort sammendrag: Sykefraværet i Sør-Varanger kommune er pr på 8,2 %. Sykefraværet var pr på 9,4 % og pr på 9,2 %. Vi ser at fraværet svinger noe, fra 10,5 i februar til 8,0 i oktober. Egenmeldt fravær og fravær på grunn av barn/barnepassers sykdom har vært stabilt over mange år, det er det legemeldte langtidsfraværet som øker. Faktiske opplysninger: Det har vært jobbet mye med å redusere sykefraværet de senere år. NAV arbeidslivssenter har holdt både åpne og bedriftsinterne kurs med ulike temaer relatert til inkluderende arbeidsliv, herunder også konkret sykefraværsoppfølging, arbeidsgivers tilretteleggingsplikt og arbeidstakers medvirkningsplikt for å nevne noe. Det metodiske arbeidet fra sykefraværsarbeidet i barnehagene er gjort kjent både internt og i det offentlige. Det jobbes for å kunne overføre metodene også til andre virksomheter. Det har vært avholdt HMS dager med fokus på sykemeldinger og Sør Varanger Utvikling har invitert til sykefraværsprogram fordelt på tre seminarer, her har SVK ni ansatte med. Det er særlig innen pleie og omsorg og barnehager at fraværet har vært høyt, men det må jobbes med nærvær i alle ledd i organisasjonen. De nasjonale mål er at fraværet skal ned i 5,6 % legemeldt fravær pr Sør-Varanger kommune har mange ansatte med redusert funksjonsevne. Det vil derfor ikke være realistisk for oss å ha dette som mål, men målet om å komme ned på 7 % bør være mulig. Som de fleste andre større arbeidsgivere, tar også Sør-Varanger kommune det samfunnsansvar det er å sysselsette arbeidstakere med nedsatt arbeidsevne. Her gjelder det å finne en god balansegang der ansatte får brukt sin restarbeidsevne, samtidig som arbeidsgiver er klar på de forventninger som stilles. Vi er en ordinær tjenesteleverandør som Postadresse: Telefonnr.: Bankgiro: Postboks 406, 9915 Kirkenes postmottak@svk.no

8 har ansvar for noen av samfunnets viktigste oppgaver og må stille tydelige krav. Det er forsket mye både i Norge og internasjonalt for å forklare hva som gir økt sykefravær og hva som reduserer det. Av psykiske og sosiale faktorer i arbeidet finner de noen som helt klart er viktigere enn andre. Kombinasjonen av høye krav og liten kontroll med egen arbeidssituasjon bidrar til økt fravær. Det samme gjør trakassering. Kontroll over egen arbeidssituasjon og godt sosiale klima bidrar til å redusere fraværet. (Statens arbeidsmiljøinstitutt, STAMI) På landsbasis er det 10 % av de sykmeldte som står for 80 % av sykefraværet. Vi skiller oss trolig ikke mye ut fra denne statistikken. Avklaring av arbeidsevne og ansvarliggjøring av den enkelte er viktig med tett oppfølging i disse sakene. Det har vært jobbet mye med å styrke ledere, tillitsvalgte og verneombud i IA arbeidet. Ved en felles innsats der tillitsvalgte er likeverdig part i IA arbeidet, vil mye godt holdningsskapende arbeid gi resultater. Tiltak som kan bidra til en reduksjon i sykefraværet: Tydelig, tilstedeværende, tillitsskapende og involverende ledelse Omdømmebygging ut i praksis tema på hver enkelt arbeidsplass Godt samarbeid mellom ledere og tillitsvalgte som likeverdig part i IA arbeidet Møte med legene og NAV, sykmeldingspraksis og tilretteleggingsmuligheter Gode rutiner, oppfølging og avklaring av arbeidsevne ved høyt sykefravær Forslag til innstilling: AMU vedtar at følgende tiltak som nevnt under, fortsatt er nødvendig å ha fokus på og jobbe aktivt videre med. Tydelig, tilstedeværende, tillitsskapende og involverende ledelse Omdømmebygging ut i praksis tema på hver enkelt arbeidsplass Godt samarbeid mellom ledere og tillitsvalgte som likeverdig part i IA arbeidet Møte med legene og NAV, sykmeldingspraksis og tilretteleggingsmuligheter Gode rutiner, oppfølging og avklaring av arbeidsevne ved høyt sykefravær AMU anbefaler også at det fortsatt jobbes aktivt på alle nivå for å opprettholde godt arbeidsmiljø med fokus og dialog på hva som motiverer til høyere grad av nærvær på arbeidsplassen Nina Bordi Øvergaard rådmann Sør-Varanger kommune Arkivsak: 18/126 Side 2 av 2

9

10

11 Fravær virksomhetene Pros Pros Endring ADMINISTRASJON 1 0,8-0,2 SERVICEKONTORET 16,1 9,8-6,3 ØKONOMIAVDELINGA 2,1 7,7 5,6 PERSONALAVDELINGA 8,5 6,9-1,6 PLAN OG UTVIKLING 5,2 4-1,2 IT-AVDELING 6,9 3-3,9 KIRKENES BARNEHAGE 18,6 10,9-7,7 EINERVEIEN BARNEHAGE 21,2 24,3 3,1 HESSENG BARNEHAGE 7 7,6 0,6 SANDNES BARNEHAGE 23,4 5,6-17,8 PRESTØYA BARNEHAGE 5,8 6,6 0,8 RALLAREN BARNEHAGE PASVIK BARNEHAGE 5,5 14,2 8,7 KNAUSEN BARNEHAGE 6,9 7,9 1 SKYTTERHUSFJELLET BARNEHAGE 11 7,9-3,1 KIRKENES BARNESKOLE 10,6 7,5-3,1 BJØRNEVATN SKOLE 7,4 6,4-1 SANDNES SKOLE 6,1 4,5-1,6 PASVIK SKOLE 2,5 3,7 1,2 HESSENG FLERBRUKSSENTER 5,4 4,7-0,7 BUGØYNES OPPVEKSTSENTER 16,4 17,1 0,7 NEIDEN OPPVEKSTSENTER 14,9 12,7-2,2 JAKOBSNES OPPVEKSTSENTER 4,6 2,5-2,1 SKOGFOSS OPPVEKSTSENTER 10,3 5,3-5 JARFJORD OPPVEKSTSENTER 9,1 1,1-8 KIRKENES UNGDOMSSKOLE 9,1 3,5-5,6 PP-TJENESTEN 0,5 2,6 2,1

12 BARNEVERNET 17,9 57,6 39,7 FELLES, K.NES KOMP. SENTER 2,5 1,5-1 ALLMENN KULTUR 1,5 17,2 15,7 KULTURSKOLEN 5,2 3-2,2 SØR-VARANGER BIBLIOTEK 0,3 15,9 15,6 KOORDINERING, FAG OG FORVALTNINGSENHETEN 6,4 5-1,4 UTVIKLINGSSENTER FOR SYKEHJEM OG HJEMMET 0,8 FLYKTNING TJENESTEN 4 2,2-1,8 HELSETJENESTEN 31,6 15,6-16 HELSESTASJON 7,9 6,9-1 FYSIOTERAPI 1,2 17,4 16,2 ERGOTERAPI 0,9 3,3 2,4 PSYKISK HELSETJENESTE 16,7 12,6-4,1 DIAGNOSE, BEHANDLING OG LEGEVAKT 2,6 5,7 3,1 RUSTJENESTEN 23,1 NAV - ØKONOMISK SOSIALHJELP 4,3 2,7-1,6 PRESTØYHJEMMET 12,2 8,1-4,1 HJEMMEBASERT OMSORG 7,7 9 1,3 BUGØYNES OMSORGSSENTER 7,4 3,9-3,5 TJENESTEN FOR FUNKSJONSHEMMEDE 11,1 11,3 0,2 WESSELBORGEN SYKEHJEM 15,8 12,2-3,6 KJØKKEN- PLEIE OG OMSORGSTJENESTENE 8,4 3,9-4,5 DAGSENTER FOR DEMENTE 3 6,4 3,4 VANN AVLØP OG RENOVASJON 2,2 2,7 0,5 VEIER, PARKER OG IDRETTSANLEGG 3,6 7,5 3,9 FELLES MASKINPARK 0 2,1 2,1 FDV - KOMMUNALE BYGNINGER 11,5 7,2-4,3 RENHOLDERE 15,7 7,5-8,2 BRANN OG FEIERVESEN 1 3,3 2,3 FEIING - SELVKOST 4,3 16,4 12,1 SØR-VARANGER HAVNEVESEN 6 5,8-1,8

13 Fordeling av fravær Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Total fravær Barns sykdom Egenmeldt Legemeldt 1-16 dg Legemeldt 17 dager

14 SØR-VARANGER KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Siv June Tjelde Haga, tlf. Enhetsleder: tlf. Arkivsak: 18/54 Dato: ÅRSBERETNING HOVEDVERNEOMBUDET Vedlagte dokumenter: Årsberetning 2017 fra Hovedverneombudet. Faktiske opplysninger: Hovedverneombudet startet i vervet Han har laget en årsberetning og orienterer AMU om hvilke aktiviteter som er gjennomført og gir en liten oversikt over hvilke større saker han har jobbet med i året som er gått. Forslag til innstilling: Hovedverneombudets årsberetning tas til orientering. Nina Bordi Øvergaard rådmann Postadresse: Telefonnr.: Bankgiro: Postboks 406, 9915 Kirkenes postmottak@svk.no

15 Årsberetning for Hovedverneombudet Innledning: Hovedverneombudet har i 2017 hatt mye fokus på det organisatoriske innen HMS i Sør-Varanger kommune. HVO har vert i gruppa som skulle finne et elektronisk avvik/ internkontroll system. Qm-pluss er det systemet som svk. skal gå for og man har satt opp et løp angående opplæring av superbrukere som skal gjennomføres i løpet av I løpet av begynnelsen av 2018 skal alle enhetsledere/avd. ledere/verneombud fått opplæring. Sør-Varanger kommune hadde som mål og få tatt vold/trussel kartlegging på alle arbeidsplasser i løpet av november 2017, det har man ikke klart og fått gjennomført ute på alle enhetene/avdelinger, så dette arbeidet skal man ha fokus på i Hovedverneombudet er glad for at arbeidsgiver har satt av en pott i 2018 som skal eventuelt gå til tiltak/opplæring som omhandler vold/trussel. Hovedverneombudet er veldig fornøyd med at i 2017 så ser man at Amu er blitt et mere aktivt utvalg der både arbeidsgiver og arbeidstakersiden har jobbet bra med og løfte opp saker og fått behandlet saker der, så vi er på rett veg for å få et mere aktivt og organisk Amu. I februar skal Amu få en opplæring av alle medlemmene slik at man er bedre rustet til å utføre AMU sine oppgaver i framtiden. Hovedverneombudet har vert i nærværsgruppa i barnehagene der man ser at barnehagene har gjort tiltak som har fått ned sykefraværet. Hovedverneombudet mener at andre kan se på hva som blir gjort i barnehagene for å se om man kan gjøre de samme tiltakene i andre Enheter. Hovedverneombudet meldte inn behov for å se på en bedre organisering når det gjelder brannvernledere. Det viser seg at det ikke fungerer slik ordningen er nå og et ønske om en brannvernleder som har ansvar for alle høyrisiko objekter i svk burde man få på plass og som har hovedansvaret for opplæring, rutiner og øvelser hele året på alle de berørte arbeidsplassene. Hovedverneombudet meldte inn at svk har varslingsrutiner som bør se på. Rutiner for hvordan man varsler er godt beskrevet men ikke hvordan og hvem som skal behandle det som blir varslet. Hovedverneombudet mener at svk skal ha et verslingsutvalg/sekretariat for og raskt behandle det som blir varslet. Det

16 er opprettet en gruppe som personalsjefen leder, Hovedtillitsvalgt Fagforbundet og hovedverneombudet sitter i for og se på de rutinene. Gjennomførte aktiviteter: Hovedverneombudet og 3 andre verneombud var i Oslo den mars på verneombudskonferanse der det var mange gode temaer men hovedfokus på varsling. Hovedverneombudet var på HVO samling i Alta den oktober der man traff 13 Hovedverneombud fra forskjellige kommuner i Finnmark, veldig nyttig erfaringsutveksling om hvordan man jobber, noen har vert HVO i 15 år med lang erfaring. HMS dagen 2017 der hadde man Verge som hadde en veldig bra presentasjon /kursing angående vold/trussel. Fikk veldig mange gode tilbakemelding på dagen. Aktuelle saker: Det har vert 4 arbeidsmiljøkartlegginger i kommunen i 2017som HVO har vert involvert i, 1 fra eksternt firma, 1 fra Bedriftshelsetjenesten og to har man gjennomført selv, dette har man måtte gjøre pga. store utfordringer i arbeidsmiljøet. Ellers så har Arbeidstilsynet hatt noen tilsyn der de avdekker at det systematiske HMS arbeidet ikke er tilfredsstillende i Sør-Varanger kommune, men der er vi på god veg i og komme i gang med qmplus som er et HMS/ internkontroll system. Hovedverneombudet har vert med på å finne en bedre løsning på legesentret ang ombyggingen der legene og Helsestasjonen ble og psykiatrien flytta til spareland. Hovedverneombudet har vert i byggekomiteen til Bo og avlastningssenter TFF. HVO delegerte til Verneombudet Bjørnevatn skole til å sitte i byggekomite skole 9910 og har blitt oppdatert fra verneombudet i slutt prosessen.

17 Hovedverneombudet har vert med på noen vernerunder på noen avdelinger i kommunen. Ellers så har HVO hatt flere henvendelser og gitt noen gode råd og løftet saker videre opp i systemet som opp til Amu eller kommunalsjef. Stort sett virker det som om man rundt om i kommunen jobber godt med å løser saker på et lavest mulig nivå. Til slutt tenker Hovedverneombudet at man i 2018 må ha fokus på forebygging i et HMS perspektiv dette for at man så tidlig som mulig kan sette i gang tiltak, særlig viktig er det å ha fokus på det psykososiale arbeidsmiljøet som man ser i 2017 var en utfordring på enkelte arbeidsplasser i Sør-Varanger kommune. Mvh Trond Mikkola Hovedverneombud /Sør-Varanger kommune Tlf: / hvo@svk.no

18 SØR-VARANGER KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Siv June Tjelde Haga, tlf. Enhetsleder: tlf. Arkivsak: 18/79 Dato: ÅRSRAPPORT AMU 2017 Vedlagte dokumenter: Årsrapport for AMU 2017 Kort sammendrag: AMU skal utarbeide en årsrapport hvert år. Tidligere skulle dette rapporteres på eget skjema og oversendes Arbeidstilsynet. Kravet om oversendelse til tilsynet er ikke lenger noe krav, men kravet til innholdet i en slik rapport er de samme og den skal være tilgjengelig for tilsynet. Faktiske opplysninger: I følge Arbeidsmiljølovens 7-2 (6) skal arbeidsmiljøutvalget årlig avgi rapport om sin virksomhet til virksomhetens styrende organer og arbeidstakernes organisasjoner. Vedlagt følger årsrapport for AMU Forslag til innstilling: Arbeidsmiljøutvalgets årsrapport for 2017 godkjennes. Nina Bordi Øvergaard rådmann Postadresse: Telefonnr.: Bankgiro: Postboks 406, 9915 Kirkenes postmottak@svk.no

19 Sør-Varanger kommune Arkivsak: 18/79 Side 2 av 2

20 ARBEIDSMILJØUTVALGET ÅRSRAPPORT 2017 Denne rapporten gir deg et innblikk i hva Arbeidsmiljøutvalget er, hvem som er medlemmer og hvilke typer saker som blir behandlet.

21 Årsrapport Arbeidsmiljøutvalget Sør-Varanger Kommune 1. Innledning Arbeidsmiljøutvalget (AMU) har lovpålagte oppgaver beskrevet i arbeidsmiljøloven ( 7 2), og skal i henhold til 7-2 (6) «hvert år avgi rapport om sin virksomhet til virksomhetens styrende organer og arbeidstakernes organisasjoner». I følge Arbeidstilsynet bør rapporten inneholde fakta om utvalget og hovedpunktene i utvalgets arbeid. 2. Arbeidsmiljøutvalgets sammensetning og møter i 2017 AMU i Sør-Varanger Kommune (SVK) har 10 faste medlemmer med tale-, forslags- og stemmerett. Arbeidsgiver og arbeidstakerne har like mange representanter i utvalget. I tillegg møter faste medlemmer med tale- og forslagsrett, Sør-Varanger Bedriftshelsetjeneste samt kommunens HMSrådgiver og en sekretær. Ledervervet i utvalget alternerer mellom arbeidsgiver- og arbeidstakersiden. I 2017 hadde arbeidsgiversiden ledervervet ved rådmann Nina Bordi Øvergaard. AMU ble konstituert i møte og har i perioden hatt følgende sammensetning: Medlemmer: Arbeidsgiverrepresentanter: Nina Bordi Øvergaard (Rådmann) Line Kristoffersen (Personalsjef) Jorunn Sandhell (Enhetsleder) Torgeir Skogan (Enhetsleder) Ivar Kaski (Enhetsleder) Arbeidstakerrepresentanter: Trond Mikkola (Hovedverneombud) Astrid Hasselberg (Fagforbundet) Anita Mortensen (Fagforbundet) Terje Johansson (Utdanningsforbundet) Rikard Hansen (NITO) Varamedlemmer: Håvard Lund (Ass.rådmann) Svanhild Apeland Lande (Økonomisjef) Lene Nilsen Holte (Enhetsleder) Frode Buarø (Enhetsleder) Eivind Gade Lundlie (Enhetsleder) Oddleif Wara Aksel Andre Mikalsen Tore Morten Larsen Robert Nesje Bernt Kvamme Faste representanter med tale - og forslagsrett: Sør-Varanger Bedriftshelsetjeneste HMS rådgiver SVK, Arnhild Figenschou (jan- mai) Siv June Tjelde Haga (sep-des) Sekretær for AMU oppnevnt fra rådmannen.

22 Møter i 2017: AMU har avholdt åtte møter, seks ordinære og to ekstraordinære. BHT har deltatt på fem av åtte møter. 3. Arbeidsmiljøutvalgets saker i 2017 AMU har behandlet til sammen 16 saker i 2017 mot 15 saker året før. Saker er stort sett innmeldt fra arbeidsgiversiden med unntak av noen saker som er innmeldt fra hovedverneombud. Lovpålagte oppgaver for AMU: Nedenfor finner vi de viktigste oppgavene for Arbeidsmiljøutvalget og som viser et utdrag for hvilke områder som er behandlet i løpet av året. Behandle spørsmål som angår bedriftshelsetjenesten og vernetjeneste. AMU har vedtatt at HVO og AMU skal ha en mer aktiv og tydelig rolle i omorganisering og omstillingsarbeid i kommunen. Behandle spørsmål om opplæring og instruksjon på områder som kan ha betydning for arbeidsmiljøet. AMU har vedtatt HMS handlingsplan som omfatter flere opplæringstiltak som for eksempel IAkursrekken fra NAV Arbeidslivssenter, egen HMS- dag med tema «når konflikt blir til sykemelding» for kommunestyret, kommuneleger, verneombud, tillitsvalgte og ledere med personalansvar. HMS-dag med tema» vold og trusler på arbeidsplassen» for tillitsvalgte, verneombud og ledere på alle nivå. Konflikthåndteringskurs for ledere med personalansvar, verneombud og tillitsvalgte. Grunnleggende 40 timers HMS kurs. Behandle planer om nye lokaler, prosesser eller ombygginger som krever samtykke fra Arbeidstilsynet. Ingen saker under dette punkt. Behandle andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, som nye maskiner, rasjonaliseringstiltak, endringer i arbeidsprosesser og forebyggende vernetiltak. Ingen saker under dette punkt. Delta aktivt i virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Delta i kartlegginger, utarbeidelser av handlingsplaner og gi råd i forhold til prioriteringer og tiltak. Orientert om resultat fra medarbeiderundersøkelsen Orientert om arbeidsmiljøkartlegging på Wesselborgen. Etablering og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid AMU er orientert om prosess rundt etablering og innkjøp av internkontrollsystemet QM+. Gjort vedtak om risikovurdering på alle enheter i forhold til vold og trusler Vurdere helse- og velferdsaspekter ved arbeidstidsordninger. Ingen saker under dette punkt. Gjennomgå alle rapporter om ulykker, nestenulykker og sykdom som kan skyldes arbeidsmiljøet. Ha fokus på årsaken til hendelsen og se til at arbeidsgiveren gjør det som er nødvendig for å hindre at det skjer igjen.

23 AMU har vært orientert om sykefravær og diskutert tiltak for oppfølging og forbedring. Behandlet og gjort vedtak om oppfølging av arbeidsmiljøkonflikt og høyt sykefravær i Barnevernet. Gjennomgå alle rapporter om yrkeshygieniske undersøkelser og måleresultater. Ingen saker under dette punkt. Behandle spørsmål om tilrettelegging for arbeidstakere med redusert funksjonsevne. Orientert om hvordan tilrettelegging er gjort ute på enhetene. Utarbeide en årsrapport om arbeidet. HMS utvalg der det finnes, rapporter til AMU om sitt arbeid. HVO har egen årsberetning. HMS-dag er en årlig aktivitet initiert av AMU som engasjerer mange og har deltakelse fra verneombud, tillitsvalgte og ledere. Totalt var det i år over 100 deltakere. Godt HMS arbeid blir verdsatt gjennom nominering av kandidater til årlig HMS-pris, i år var det renholdsleder Eeva-Maria Leinonen som fikk prisen. Nina Bordi Øvergaard Leder for arbeidsmiljøutvalget

24 SØR-VARANGER KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Siv June Tjelde Haga, tlf. Enhetsleder: tlf. Arkivsak: 17/1287 Dato: PROSESS FOR IMPLEMENTERING AV INTERNKONTROLLSYSTEM - QM+. Kort sammendrag: Arbeidsmiljøutvalget ble i mars orientert om behovet for å anskaffe et elektronisk internkontrollsystem. SVK har som kjent valgt QM+ som leverandør, og prosessen med å implementere er godt i gang. Faktiske opplysninger: Sør-Varanger kommune har valgt QM+ som sin leverandør for nytt internkontrollsystem. Prosjektgruppen: Kontorsjef, Magnus Mæland HMS rådgiver, Siv June Tjelde Haga HVO, Trond Mikkola Fagforbundet, Astrid Hasselberg IT konsulent, Ørjan Jerijervi Trond Bernhardsen Lene Nilsen Holte Superbrukere fra fagområdene: Helse: Veronica Heitmann Kurthi Teknisk: Tor-Arne Limstrand /Kristin Skavhaug fra og med jan 2018 Oppvekst: Simen Jørgensen Adm: Siv June T Haga HVO: Trond Mikkola Det har vært avholdt flere møter mellom QM+ og superbrukere. I tillegg har QM+ gitt noe opplæring til superbrukere. QM+ har også vært invitert til å holde et informasjon og motivasjonsmøte for lederne i kommunen i desember. I møte 20. november ble prosjektgruppen og superbrukere enig om at prosjektgruppen kan opphøre og den nødvendige dialog innenfor fagområdene ivaretas av superbrukere. Postadresse: Telefonnr.: Bankgiro: Postboks 406, 9915 Kirkenes postmottak@svk.no

25 Superbrukere har møttes jevnlig for å jobbe med ulike problemstillinger knyttet til oppbygging av organisasjonsstrukturen. Det er viktig at denne blir mest mulig hensiktsmessig og funksjonell i forhold til rapportering og melding av avvik og uønskede hendelser. Dette har vært tidkrevende og er pr i dag ikke helt på plass. Gruppens forslag på hierarki er pr. i dag ikke formelt vedtatt. Det har vært noen utfordringer med å forstå systemet og hvordan vi skal bygge det opp og implementere det slik at vi ivaretar lov og forskriftskrav samtidig som at det blir brukervennlig for den enkelte ansatte. I den sammenheng har vi hatt kontakt med HMS-koordinator i Hammerfest kommune som har mange års erfaring med bruk og implementering av QM+. Vi planlegger videre med veiledning og bistand med HMS-koordinator fra Hammerfest og har satt av to dager i februar til dette. Det jobbes med å sende ut et informasjonsskriv om QM+ til de ansatte. Arbeidsmiljøutvalget vil få statusrapport på samtlige møter frem til vi tar systemet i bruk. Forslag til innstilling: Arbeidsmiljøutvalget tar informasjonen til orientering. Nina Bordi Øvergaard rådmann Sør-Varanger kommune Arkivsak: 17/1287 Side 2 av 2