SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post:

Transkript

1 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: Tilleggsliste Utvalg: Formannskapet innkalles til ekstraordinært møte etter kommunelovens 13 Møtedato: Møtested: Ordførers kontor Møtetid: 18:00 Ved eventuelt forfall, er representantene selv ansvarlig for å innkalle vara. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Kirkenes, Hansen, Cecilie ordfører

2 SAKSLISTE: Saksnr.: Sakstittel: Arkivsak: U.off: 034/15 ETABLERING AV TRANSITTMOTTAK I 15/3109 KIRKENES 2015 Saksordfører: Cecilie Hansen 2

3 SØR-VARANGER KOMMUNE Boks 406, 9915 Kirkenes Tlf Fax E-post: SAKSFRAMLEGG Sak til politisk behandling Saksbehandler: Øvergaard, Nina Bordi Enhetsleder: Øvergaard, Nina Bordi, tlf Arkivsak: <arkivsaksnr> Saksordfører: Dato: Utvalg Saksnummer Dato Formannskapet 034/ ETABLERING AV TRANSITTMOTTAK I KIRKENES 2015 Vedlagte dokumenter: ETABLERT KRISELEDELSE MED ANSVARSOMRÅDE - TRANSITTMOTTAK 2015 PRESSEMELDING FRA ORDFØRER Dokumenter i saken: INNKALLING TIL MØTE I BEREDSKAPSRÅDET I SØR-VARANGER KOMMUNE UDI TRANSITTMOTTAK Kort sammendrag: På bakgrunn av henvendelse fra Utlendingsdirektoratet vedrørende opprettelse av transittmottak, ber rådmannens formannskapet ta stilling til hvorvidt Sør-Varanger kommune å gå i forhandlinger med Utlendingsdirektoratet (UDI). Faktiske opplysninger: Sør-Varanger kommune mottok fredag en henvendelse fra Utlendingsdirektoratet (UDI) om etablering av et komplett Transittmottak som den eneste transitt i Nord-Norge. Sør-

4 Varanger kommune er forespurt om å være driftsoperatør (DRO) for et transittmottak. Et eventuelt transittmottak er planlagt drevet og lokalisert i Fjellhallen og har en tidsbegrenset periode. Signalene fra UDI er at det i førsteomgang er til nyttår. Henvendelsen fra UDI gjelder asylsøkere som kommer over grensen fra Russland til Norge, via Storskog. Rådmannen ber formannskapet om delegasjon til å gjennomføre forhandlinger med UDI om drift av komplett transittmottak. Sør-Varanger kommune har erfaring med etablering og drift av transittmottak basert på håndtering av Kosovo-krisen i Det er fortsatt kompetanse og erfaring på drift av mottak i kommunen. DRO-oppgaver innebærer innkvartering, mat, helse, aktiviteter og annet utfra behov. All registrering vil foregå i Fjellhallen og samarbeidsparter er orientert. Ved et transittmottak av denne type vil asylsøkeren oppholde seg i maksimum 3 døgn. Det er ikke anledning til å la asylsøkere bo lengre i slike transittmottak. Etter status er avklart vil asylsøkeren bli videresendt til ordinære mottak eller midlertidige opprette mottak. Fylkesmannen i Finnmark og UDI har ansvar for å finne ledig plass i flyktningmottak. Sør-Varanger kommune og Fylkesmannen/UDI vil i en tett dialog fra ansvar for avreise og bestilling av billetter etc. Dersom status for asylsøkeren blir midlertidig bosetting kan Sør-Varanger kommune tilby seg å bosette asylsøker i ordinær bolig. Kommestyret har gjort vedtak kom 80 bosettinger i 2015 og 80 i Hittil i år har vi bosatt 30 flyktninger. Bosetting foregår i et tett samarbeid med IMDI. Rådmannen har i sakens anledning satt kriseledelse og planverk for kriseledelse følges. Dette med bakgrunn i at kommunen gjennom etablering av slikt transittmottak vil benytte det planverk som finnes for transittmottak og massetilstrømning av flyktninger. Følgende kriseledelse er gjeldende; Tittel Navn Ansvar

5 Ordfører Cecilie Hansen Mediahåndtering Rådmann Nina Bordi Leder av Kriseledelsen Øvergaard Plan og utviklingssjef Håvard Lund Ass.leder av Kriseledelsen Leder av flyktningetjenesten Solbjørg Mikkola Overordnet leder av etablering av transittmottak Personalsjef Randi Kubban Personellansvarlig internt Økonomisjef Svanhild Lande Økonomiansvarlig Ansvarlig for de økonomiske forhandlingene med UDI Kontorsjef Marit Haugseth Beredskapsansvarlig Loggføringsansvarlig Informasjonsansvarlig Kommunalsjef Anne Brit Røst Personell ansvarlig ved omdisponeringer innen helse og omsorg Beredskapskoordinator Hermann Bjørhusdal Mottaksleder Ansvar for innkjøp Ansvar for etablering av mottak i Fjellhallen. Kommuneoverlege Mona Søndenå Ansvarlig og kontaktperson for helse tjenester og smittevern Rådmannen har videre nedsatt et forhandlingsutvalg som skal ivareta forhandlingene med UDI. Dette ledes av rådmannen i et samarbeid med økonomisjef, mottaksleder og leder for flyktningetjenesten. Det tas sikte på at grunnlaget for forhandlingene skal være ferdig innen onsdag 16 september og at UDI vil gjennomføre forhandlinger med kommunen torsdag 17 september. Eventuell iverksettelse vil skje umiddelbart etter avtaleinngåelse. Fylkesmannen holdes løpende orientert om kommunens arbeid med etablering av transittmottak. Rådmannen har innkalt til møte i Beredskapsrådet tirsdag 15 september kl Her er både politi, fylkesmann, sykehuset, forsvaret, Røde kors, Sivilforsvaret, mattilsynet mfl innkalt. Her vil det blir en gjennomgang av kommunens planer for etablering som skal foregå i et tett samarbeid med de øvrige etater og frivillige organisasjoner. Det er innkalt til informasjonsmøte med de tillitsvalgte på onsdag 16 september. Kommunens øvrige organisasjon informeres gjennom ordinær informasjonslinjer. Rådmannen vil i løpet av kort tid utarbeide en informasjonsplan for etableringen av transittmottak og formannskapet bør diskutere sin informasjonsrolle. Rådmannen anbefaler at saken behandles etter kommunelovens 13.Utvidet myndighet i haste-saker. 1. Kommunestyret og fylkestinget kan selv bestemme at formannskapet eller

6 fylkesutvalget, et fast utvalg, kommunerådet eller fylkesrådet skal ha myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. 2. Melding om vedtak truffet i medhold av denne paragraf forelegges vedkommende organ i dettes neste møte Kommuneplanens hovedmål: Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør kommunen attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv. Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i forhold til følgende satsingsområder: Næringsutvikling: Infrastruktur: Barn og ungdom: Kompetansebygging: Økonomi: Transittmottaket skal i sin helhet fullfinansieres av UDI. Rådmannen vil gå i forhandlinger med UDI om opprettelse av transittmottak. Universell utforming, jfr bestemmelser i plan og bygningslov: Alternative løsninger:

7 Forslag til innstilling: Formannskapet i Sør-Varanger vedtar etter kommunelovens bestemmelser Utvidet myndighet i haste-saker følgende : Sør-Varanger kommune vedtar å gå i forhandlinger med Utlendingsdirektoratet (UDI) vedrørende opprettelse av transittmottak i Sør-Varanger kommune. Rådmannen delegeres myndighet og ansvar for å inngå forhandlinger med UDI. Nina Bordi Øvergaard kst. rådmann - Dette dokumentet er godkjent elektronisk i Sør-Varanger kommune og har derfor ingen signatur. -

8 SØR-VARANGER KOMMUNE RÅDMANNEN Mottakere: Svanhild Apeland Lande Cecilie Hansen Håvard Lund Marit Haugseth Randi Kubban Solbjørg Mikkola Anne Brit Røst Mona Søndenå Hermann Bjørhusdal Ane-Marie H. Solli Vår ref.: Saksnr.: 15/3118/3 Saksbehandler: Øvergaard, Nina Bordi Dato: Telefonnr.: Epostadresse saksbehandler: NOTAT: ETABLERT KRISELEDELSE MED ANSVARSOMRÅDE - TRANSITTMOTTAK 2015 Rådmannen etablerer med dette den formelle Kriseledelse for organisering for etablering av transittmottak Rådmann Nina Øvergaard Leder av kriseledelsen Ordfører Cecilie Hansen Ansvarlig for media Ass. leder av kriseledelsen Håvard Lund Kommuneoverlegen Mona Søndenå Kontorsjef Marit Haugseth Beredskapsansvarlig Informasjonsansvarlig Ansvarlig for etablering av transittmottak Solbjørg Mikkola Personalsjef Randi Kubban Personellansvarlig Økonomisjef Svanhild Lande Økonomiansvarlig Kommunalsjef Anne-Brit Røst Mottaksleder Hermann Bjørhusdal Materiell ansvarlig

9 Tittel Navn Ansvar Ordfører Cecilie Hansen Mediahåndtering Rådmann Nina Bordi Øvergaard Leder av Kriseledelsen Plan og utviklingssjef Håvard Lund Ass.leder av Kriseledelsen Leder av flyktningetjenesten Solbjørg Mikkola Overordnet leder av etablering av transittmottak Personalsjef Randi Kubban Personellansvarlig internt Økonomisjef Svanhild Lande Økonomiansvarlig Ansvarlig for de økonomiske forhandlingene med UDI Kontorsjef Marit Haugseth Beredskapsansvarlig Loggføringsansvarlig Informasjonsansvarlig Kommunalsjef Anne Brit Røst Personell ansvarlig ved omdisponeringer innen helse og omsorg Beredskapskoordinator Hermann Bjørhusdal Mottaksleder Ansvar for innkjøp Ansvar for etablering av mottak i Fjellhallen. Kommuneoverlege Mona Søndenå Ansvarlig og kontaktperson for helse tjenester og smittevern Det er etablert et forhandlingsutvalg overfor UDI som består av følgende: Rådmann Nina Økonomisjef Svanhild Mottaksleder Hermann Leder Solbjørg Økonomisjefen er ansvarlig for å fremskaffe forhandlingsgrunnlag budsjett i samarbeid med Solbjørg. Overordnet leder for etablering av mottak, Solbjørg Mikkola, har utvidede fullmakter til etablering av transittmottak. Endringer og utvidelse av kriseledelsen vurderes fortløpende. Rådmannen er ansvarlig for innkalling av kommunens Beredskapsråd. Øvergaard, Nina Bordi Rådmann

10 SØR-VARANGER KOMMUNE RÅDMANNEN Vår ref.: Saksnr.: 15/3109/3 Saksbehandler: Haugseth, Marit Dato: Telefonnr.: Epostadresse saksbehandler: NOTAT: PRESSEMELDING FRA ORDFØRER PRESSEMELDING. SØR-VARANGER KOMMUNE HAR FÅTT HENVENDELSE FRA UDI OM Å OPPRETTE TRANSITTMOTTAK FOR FLYKTNINGER SOM KOMMER OVER STORSKOG. Sør-Varanger kommune mottok i dag fredag 11/ henvendelse fra UDI om etablering av et komplett Transittmottak i Sør-Varanger som den eneste transitt i nord. Ordfører innkaller på dette grunnlag formannskapet inn til hastemøte førstkommende mandag for å behandle saken etter kommunelovens 13. Sør-Varanger kommune har erfaring på etablering og drift av transittmottak basert på håndteringen av Kosovo krisen i Jeg understreker at denne henvendelsen gjelder de flyktninger som i dag kommer over tollstasjonen på Storskog, ved grensen mot Russland. Som ordfører mener jeg det er viktig at vi som kommune tar ansvar og håndterer denne henvendelsen skikkelig. Min anbefaling til formannskapet er at vi sier ja til å gå inn i forhandlinger med UDI om opprettelse av et slikt mottak. Sør-Varanger kommune vil komme tilbake med ytterligere opplysninger og holde media og befolkning oppdatert gjennom hele prosessen. For ytterligere spørsmål er det Ordfører Cecilie Hansen som er kontaktperson. Haugseth, Marit Kommunalsjef