Håndbok for estimering av kostnader for investeringstiltak

Transkript

1 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 1 av 18 Innhold 1. Introduksjon Innføring i kostnadsestimering Hva er kostnadsestimering? Estimering i prosjektets levetid Oppbygning av kostnadsestimat Beskrivelse av kostnadsestimering prosess og metodikk Planlegging av estimeringsprosessen Innhenting, vurdering og dokumentasjon av mengder Innhenting, vurdering og dokumentasjon av priser Utarbeidelse av kostnadsestimatet Kvalitetssikring av basiskalkylen Gjennomføre usikkerhetsanalyse og ferdigstill kostnadsestimatet Eventuell prosjektuavhengig kvalitetssikring Ledelsens gjennomgang og godkjenning Registrering av erfaringsdata Estimeringsteori Analogestimering Nedenfra og opp estimering Ressursbasert estimering Referanser Liste over forkortelser Forkortelse FD MNOK NTP PA PNS PL SSB UPB UPG TEU Betydning Finansdepartementet Millioner norske kroner Nasjonal Transportplan Prosjektansvarlig Prosjektnedbrytningsstruktur Prosjektleder Statistisk Sentralbyrå Utrede, planlegge, bygge - prosjektprosess Uavhengig prosjektgjennomgang Twenty-foot equivalent unit

2 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 2 av Introduksjon Denne håndboken inneholder en komplett oversikt over de prosesser og metoder som kreves når man skal utarbeide kostnadsestimater i Bane NOR. Håndboken gjelder for alle typer investeringsprosjekter ved etablering av nye kostnadsestimater og ved oppdatering av eksisterende. Målgruppen for håndboken er prosjekteiere, oppdragsansvarlige, prosjektledere, prosjektstyrere, estimere og andre som er involvert i kostnadsestimering. Merk at PL i Bane NOR er den som har primært eierskap til kostnadsestimatet og som kvitterer det ut, uavhengig om estimeringsjobben gjøres internt eller av ekstern rådgiver. Håndbokens formål er å sikre: gode kostnadsoverslag et godt beslutningsunderlag et godt underlag for styring av prosjektene fra analyse/utredning til ferdig levert anlegg. Kapittel 2 gir en kort innføring i kostnadsestimering og beskriver hvordan et estimat utvikles i takt med et prosjekts livssyklus i Bane NOR. Kapittel 3 beskriver estimeringsprosessen i detalj og utdyper hvilke oppgaver som skal gjøres skritt for skritt. Kapittel 4 tar for seg ulike typer estimeringsteknikker og metoder. 2. Innføring i kostnadsestimering 2.1. Hva er kostnadsestimering? Kostnadsestimering kan defineres som det å fastslå den sannsynlige kostnaden eller verdien av noe basert på tilgjengelig informasjon. Avhengig av detaljeringsgraden på prosjektet, kan estimatet være relativt nøyaktig eller beheftet med en viss usikkert. Krav til nøyaktighet er fastsatt i UPBprosessen og vil bli nærmere beskrevet i senere kapitler i denne håndboken. Kostnadsestimering er en av kjerneprosessene i Bane NORs beslutningssystem da estimatene legges til grunn for de beslutninger som skal fattes. Gode kostnadsestimater er dermed en forutsetning for riktige beslutninger. Kostnadsestimater skal også utgjøre en basis eller referanse for kostnadsoppfølgingen på et prosjekt, dvs. påse at de anvendte ressursene holdes innenfor de rammer som ble lagt til grunn ved evaluering av prosjektet Estimering i prosjektets levetid Et prosjekt utvikler seg over flere faser. Figur 1 på neste side illustrerer hvordan et typisk investeringsprosjekt i Bane NOR går fra konseptstadiet til detaljprosjektering og videre til produksjon/bygging.

3 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 3 av 18 Figur 1: Bane NORs prosjektmodell Kostnadsestimatet utvikler seg i takt med prosjektet. Ettersom prosjektets tekniske innhold og markedsmessige forhold blir bedre kjent, vil også kostnadsestimatet bli mer sikkert. Kostnadsestimatet legges til grunn for: Konseptvalg inngår som en del av den samfunnsøkonomiske analysen Løsningsvalg inngår som investeringskostnader ved livssyklusbetraktninger Investeringsbeslutning I tillegg er estimatet en viktig referanse i avtaler med Jernbanedirektoratet og ved kontraktsinngåelser med entreprenører før prosjektet går over i produksjon. For å foreta kostnadsoppfølging må estimatene brekkes om til budsjetter og legges inn som budsjett i kostnadsstyringssystemet (ISY Prosjektøkonomi). Dette må gjøres før oppstart av produksjonsfasen Oppbygning av kostnadsestimat Kostnadsestimatet skal bygges opp i henhold til strukturen nedenfor. Forventet tillegg og andre usikkerhetsavsetninger fastsettes av ledelsen på bakgrunn av en usikkerhetsanalyse. Produksjonskostnader + Prosjektering + Byggherrekostnader = Basiskalkyle (grunnkalkyle inkl. uspesifisert) +/- Forventet tillegg = Styringsramme (forventet kostnad) +/- Usikkerhetsavsetning = Kostnadsramme (P85)

4 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 4 av 18 Grunnkalkyle er den deterministiske summen av sannsynlig kostnad for alle spesifiserte kalkyleelementer. Uspesifiserte kostnader er kostnader man av erfaring vet vil komme, men som ikke er kartlagt på grunn av manglende detaljeringsgrad. Uspesifiserte kostnader skal oppgis som et generelt påslag eller et tillegg per disiplin. De skal kunne beskrives, men ikke kvantifiseres på annen måte enn som påslag eller tillegg. Basiskalkyle er summen av grunnkalkylen og uspesifiserte kostnader, og representerer en komplett kostnad og et mest sannsynlig estimat før eventuelle usikkerhetsvurderinger. Forventet tillegg er det forventede kostnadsbidraget fra estimatusikkerhet eller hendelsesusikkerhet. Forventet tillegg fastsettes på bakgrunn av en usikkerhetsanalyse. Det må skilles klart mellom uspesifisert, som er en del av basiskalkylen, og forventet tillegg som er en del av usikkerhetsavsetningen. Forventet kostnad er summen av basiskostnaden og de forventede tilleggene. Uttrykker den statistisk forventede kostnaden for prosjektet, dvs. et vektet snitt av alle mulige prosjektutfall. Styringsramme settes gjerne lik den forventede kostnaden for prosjektet. Styringsmål angir hvilken kostnad PL skal styre prosjektet mot. Usikkerhetsavsetning er en avsetning for å oppnå ønsket sikkerhet mot overskridelse av kostnadsrammen. Det er ikke forventet at denne posten brukes i prosjektet. Kostnadsrammen er summen av forventet kostnad og usikkerhetsavsetningen. Kostnadsrammen definerer hvor stor finansiering som er satt av for å gjennomføre prosjektet. I offentlige investeringsprosjekter er denne gjerne fastsatt til P85.

5 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 5 av 18 Figur 2 illustrerer sammenhengen mellom basiskalkyle, styringsramme og kostnadsramme for et prosjekt, samt styringsnivåene som typisk gjelder. For en nærmere beskrivelse av usikkerhetsanalyser av estimater, se STY : Instruks for gjennomføring av usikkerhetsanalyser. Figur 2: Sammenhengen mellom begreper i kostnadsestimering og styringsnivåer (fra FDs veileder no. 2) 3. Beskrivelse av kostnadsestimering prosess og metodikk Kostnadsestimering er en systematisk tilnærming bestående av flere prosesser. Dette kapitlet gir en grunnleggende innføring i estimeringsprosessen i Bane NOR og beskriver hvilke aktiviteter som inngår i hvert steg i prosessen. Referanse til relevant avsnitt i kapitlet er angitt i figuren. Andre kilder til pris- og erfaringsdata Prisdatabase av innkomne tilbud iht. prosesskode Nøkkeltallsdatabase «Som bygget» kostnader, mengder, Registrering av erfaringer 3.9 Planlegging av estimeringsprosessen 3.1 Mengder: Prosjektomfang Spesifikasjoner Tegninger Tidsplan Kvantiteter Utarbeidelse av basiskalkylen Priser: Innhenting Utvelgelse Vurdering og dokumentasjon Kvalitetssikring av basiskalkylen Usikkerhetsanalyse Usikkerheter: Marked Prosjektorg. Grunnforhold Løsninger osv. Evt. ekstern kvalitetssikring Ledelsens gjennomgang og godkjenning Tilbudspriser Faktiske kostnader Gjennomføring Figur 3: Skisse av estimeringsprosessen

6 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 6 av Planlegging av estimeringsprosessen Kartlegg hensikten med estimatet I utredningsfasen er hensikten med estimatet å angi kostnadene for de ulike konseptene på et overordnet nivå. Estimatet skal fungere som et underlag for konseptvalg og gi informasjon til arbeidet med NTP (12års-perspektivet). I hovedplanfasen er formålet med estimatet å angi kostnadene for valgt konsept og være underlag for løsningsvalg. Hovedplanen er, avhengig av størrelsen, innspill til Stortingsproposisjon 1 og videre arbeid med NTP og Bane NORs Handlingsprogram. I detaljplan- og byggeplanfasen skal estimatet angi kostnadene for den valgte løsningen og være underlag for endelig investeringsbeslutning. I byggeplanen vil estimatet brekkes om til budsjett slik at det kan fungere som basis for kostnadsoppfølging. Videre skal budsjettet benyttes som referanse ved kontrahering av entreprenør. I produksjonsfasen skal estimatet fungere som en basis eller referanse for kostnadsoppfølging. Etter prosjektavslutning skal estimatet benyttes til å evaluere prosjektet. Når entrepriser avsluttes skal erfarte kostnader og «som-bygget» mengder legges inn i nøkkeltallsdatabasen. Dette for å ha mest mulig oppdaterte erfaringstall i databasen og best mulig grunnlag for estimering i planfasene. Forstå prosjektet, herunder fysiske karakteristika, grensesnitt til andre prosjekter m.m. Estimator må forsikre seg om at alle kostnadselementer blir tatt med i estimatet fra byggherrekostnader og prosjekteringskostnader til byggekostnader. I tillegg må alle tiltak som er en konsekvens av prosjektet også identifiseres og inkluderes i estimatet, f.eks. omlegging av trafikk, områdestabilisering etc. En tidlig oppgave er derfor å få en god oversikt over prosjektet. Dette innebærer blant annet å gå gjennom prosjektets fysiske karakteristika og dets grensesnitt til andre prosjekter. I tillegg må estimator sette seg inn i prosjektets gjennomføringsstrategi og kontraktsstrategi dersom dette er utarbeidet. Vurder om estimeringsgrunnlaget er tilfredsstillende For at estimatet skal kunne utarbeides, må en del elementer være avklart i prosjektet. Dette er styrt av UPB-prosessen og kontrollert gjennom sjekklister. For å få en bedre oversikt over hvilke aktiviteter og leveranser som inngår i de ulike prosjektfasene vises det til Bane NORs Prosjekteringsveileder, som er åpent tilgjengelig på nettet. Dokumenter antagelser, forutsetninger og særskilte avgrensninger I et hvert prosjekt er det nødvendig å dokumentere antakelser, forutsetninger og eventuelt særskilte avgrensninger som kostnadsestimatet skal baseres på. Disse må være omforent med prosjektet og PA før utarbeidelsen av estimatet begynner. De fleste antakelser, forutsetninger og avgrensninger er ulike fra prosjekt til prosjekt, men noen er generiske og vil gå igjen. Disse kan for eksempel være relatert til utvikling i markedet, gjennomføringsperiode, prosjektorganisering og liknende. Usikkerhet i inflasjon, lønnsutvikling og valutakurser skal ikke vurderes.

7 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 7 av 18 Velg estimeringsmetodikk Valg av estimeringsmetodikk er i høy grad avhengig av prosjektets modenhet, dvs. om det befinner seg i utredning-, hovedplan- eller detaljplan/byggeplanfasen. Bane NOR har innført estimatklassene 0, 1 og 2 for å skille prosjektene i forhold til modenhet, presentert i Tabell 1. Klasse 0 Utredning Nøkkeltall og mengder på overordnet nivå. Analog og parametrisk estimering. Klasse 1 Hovedplan Nøkkeltall på overordnet nivå. Prosjekteringsunderlaget er mer bearbeidet og mengdene mer detaljert beskrevet Analog og parametrisk estimering. Klasse 2 Detaljplan/Byggeplan Enhetspriser og mengder. Nedenfra og opp og/eller ressursbasert estimering. Typisk +/- 40 % nøyaktighet Typisk +/- 20 % nøyaktighet Typisk +/- 10 % nøyaktighet Tabell 1: Klasseinndeling av estimater og typisk nøyaktighet Det settes krav til at klasse 2 estimater skal beregnes ved «nedenfra og opp»-estimering og/eller ressursbasert estimering. Bruken av estimeringsmetodene analog og parametrisk kan variere avhengig av type prosjekt. For eksempel vil et typisk stasjonsprosjekt ha mer detaljert informasjon om stasjonsutformingen i planfasen enn hva en tilsvarende stasjon vil ha i en planfase på en lang jernbanestrekning. I sistnevnte tilfelle vil for eksempel kostnadene for stasjonen bli fastsatt analogt ved å sammenlikne med andre liknende prosjekter, mens det for et stasjonsprosjekt beregnes parametrisk.

8 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 8 av 18 Fastsett estimatstruktur For klasse 0 estimater skal STY : Mal for nøkkeltallstruktur benyttes. Dette er en overordnet struktur som tar for seg de viktigste kostnadselementene i estimatet, se Figur 4 under. Strukturen har til fordel at den kan benytte erfaringsdata på overordnet nivå. Prosjektkostnad Byggekostnad Byggherrekostnad Grunnerverv Prosjektering Produksjon Jernbanebruer Tunneler Underbygning Konstruksjoner Jernbaneteknikk Stasjoner Figur 4: Nøkkeltallsstruktur på overordnet nivå For klasse 1 og klasse 2 estimater skal STY : Mal for Prosjektnedbrytningsstruktur for estimering benyttes. Denne har en noe annen inndeling av elementene, samt at den har flere detaljeringsnivåer, som vist i Figur 5. Prosjektkostnad 0. Byggherrekostnad Grunnerverv 8.0 Felleskostnader entreprenør 8.1 Underbygning 8.2 Overbygning 8.3 Elektro 8.9 Øvrige kostnader 0.1 Ledelse 0.2 Planlegging Ufordelt felles Felles riggkostnader Forberedende arbeider Sprengning og masseflytting Forberedende arbeider Spor KL Lavspenning Øvrige kostnader 0.3 Prosjektering Felles lab Tunneler Sprveksler Signal Etc. Etc. Etc. Etc. Etc. Figur 5: Prosjektnedbrytningsstruktur for estimater klasse 1 og 2

9 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 9 av 18 Estimator må vurdere hvor langt ned i detaljeringen det er hensiktsmessig å gå for klasse 1 estimater. For klasse 2 estimater skal alle elementer defineres og prises på nederste nivå så langt dette er mulig. Figur 6 viser eksempel på videre nedbrytning av kostnadspost Sprengning og masseflytting Ufordelte kostnader Vegetasjon, matjord, fjellrensk Sprengning i dagen Rensk og sikring i dagen Grunnforsterkning Masseflytting av jord Masseflytting av sprengt stein Sikring av eksisterende vegetasjon Sprenging i linjen Rensk av skjæringer i berg Spesiell komprimering Jordmasser i linjen Sprengt stein fra skjæring Vegetasjonsryddi ng Tiltak ved krav til kontur Bolter Fortrengning bløte masser Jordmasser til motfylling Sprengt stein til fyllplass Avtaking av vegetasjonsdekke og matjord Sprenging i sidetak Sikring ved bånd og nett Fjerning av forbelastning Sikring med sprøytebetong Figur 6:Prosjektnedbrytningsstruktur på detaljert nivå Det er viktig å være klar over at et mer detaljert estimat ikke nødvendigvis betyr et mer eksakt eller bedre estimat. Dette innebærer at estimering på detaljnivå ikke skal foregå før løsningen er godt definert. Bruk av nøkkeltallstruktur og prosjektnedbrytningsstruktur bidrar til å sikre at hele prosjektomfanget blir tatt med i estimatet, samtidig som det blir enklere å innhente, sjekke og lagre erfaringsdata. Klassifiser objekter For å kunne innhente så konkrete erfaringstall som mulig, skal det foretas en klassifisering av objektene. For klasse 0 estimater kan man velge om man gjør en snittbetraktning for alle typer objekter eller om man vurderer hvert objekt hver for seg. For klasse 1 og klasse 2 estimater skal objektene klassifiseres hver for seg. Dette betyr at man skal beregne kostnadene for hvert enkelt objekt basert på brutype, tunneltype, grunnforhold, antall osv.

10 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 10 av 18 Tabell 2: Klassifisering av objekter/kostnadselementertabell 2 viser eksempel på klassifiseringen av objekter/kostnadselementer i klasse 1 og klasse 2 estimater. Objekt/Kostnadselement Klassifisering Beskrivelse Jernbanebruer Spor Enkelt-, dobbelt Spenn Under 20m, over 20m Tunneler Spor Enkelt-, dobbelt Tverrsnitt Sikring Tetting Ø1: Service tunnel/tverrslag under 50 m2 Ø2: Enkeltsportunnel under 100 m2 Ø3: Dobbeltsportunnel over 100 m2 S1: Svært god til eksepsjonelt god bergkvalitet: Spredte bolter S2: Svært dårlig til god bergkvalitet: Systematisk bolting, sprøytebetong S3: Eksepsjonelt dårlig til ekstremt dårlig bergkvalitet: Forbolting/sprøytebetong, ribber eller full utstøping T1: Sporadisk/ingen tetning T2: Halv injeksjonsskjerming T3: Full injeksjonsskjerming Underbygning daglinje Spor Enkelt-, dobbelt Grunnforhold Fast dekke, fylling, leire Øvrige konstruksjoner Krysninger Undergang, overgang, annet Bygg Teknisk bygg Overbygning Spor Enkelt-, dobbelt Elektrifisering Elektrifisert, ikke elektrifisert Stasjoner Størrelse Stor, liten, holdeplass Særskilte forhold Ingen klassifisering Tabell 2: Klassifisering av objekter/kostnadselementer

11 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 11 av 18 Utarbeid tidsplan og fordel ansvar og roller Det skal utarbeides en tidsplan for estimeringsaktiviteter og leveranser som skal samsvare med den overordnede tidsplanen for prosjektet. Planen må inkludere oversikt over de ressurser som skal bidra i estimeringsprosessen, se rollebeskrivelser i Tabell 3 under. Posisjon Estimator Fagansvarlig PL Prosjekteier Fagansvarlig estimering, stab Rolle Ansvarlig for å utarbeide kostnadsestimat for sitt fagfelt, eventuelt i samarbeid med rådgiver. Bidra ved tverrfaglig gjennomgang av estimatet og i usikkerhetsanalyse. Ansvarlig for kvaliteten på kostnadsestimatet for sitt fagområde. Ansvarlig for at prosjektets kostnadsestimat blir utarbeidet i henhold til estimeringshåndboka. Overordnet ansvar for det totale kostnadsestimatet. Bidra ved tverrfaglig gjennomgang av estimatet og usikkerhetsanalyse. Registrere erfaringsdata i prosjektets gjennomføringsperiode. Ansvarlig for å godkjenne kostnadsestimatet på vegne av Bane NOR. Ansvarlig for at kostnadsestimatet er kvalitetssikret før godkjenning. Bistå prosjektene med råd og støtte i estimeringsprosessen. Ansvarlig for innhold i prisdatabase og nøkkeltallsdatabase. Ansvarlig for å vedlikeholde estimeringshåndbok og annen estimeringsmetodikk. Tabell 3: Posisjoner og roller i estimaringsprosessen 3.2. Innhenting, vurdering og dokumentasjon av mengder Innhent informasjon om mengder Prosjekt- eller prosjekteringsleder er ansvarlig for å fremskaffe prosjekteringsunderlag for angivelse av korrekte mengder. Etter hvert som prosjektet blir mer modent, vil mengder også kunne leses ut fra plangrunnlag og tegninger. Det er imidlertid nødvendig med tett kommunikasjon mellom estimator gjennom prosjekt-/prosjekteringsleder og eventuell prosjekterende rådgiver under hele estimeringsprosessen for å sikre god kvalitet på de mengdene som skal inn i estimatet. Vurder og dokumenter mengder Bane NORs prosjekteringsveileder definerer tydelig hvilke dokumenter som skal produseres for ulike disipliner i ulike planfaser. Tegninger og planer er den primære kilde til mengdeberegningene, og denne dokumentasjonen definerer på mange måter hvor nøyaktig kostestimatet kan bli. Det er viktig at hver enkelt post representerer et komplett bilde av mengdene. For klasse 1 og klasse 2 estimater vil dette innebære at estimator må legge til kvantiteter som ikke er spesifisert på tegninger og lignende. Slike uspesifiserte mengder skal vurderes for hvert enkelt kostnadselement i PNS, og ikke legges inn som et usikkerhetsmoment på toppen av grunnkalkylen. Mengdene dokumenteres i KTR-arkene, se egen mal.

12 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 12 av Innhenting, vurdering og dokumentasjon av priser Innhent priser og erfaringsdata Priser og erfaringsdata i, eventuelt direkte fra markedet dersom Bane NOR ikke har tilstrekkelig prisinformasjon. Sistnevnte kan være dersom prosjektet inneholder ny teknologi, nye krav e.l. Merk at Bane NORs priser og erfaringsdata ikke skal deles med eksterne parter uten stabens samtykke. Prisdatabasen inneholder priser fra Bane NORs siste mottatte tilbud og inngåtte kontrakter. Pris per mengde per prosesskode er angitt sammen med en kvalitativ beskrivelse av referanseprosjektet. Nøkkeltallsdatabasen inneholder erfaringstall fra gjennomførte prosjekter ( som bygget ). Det er primært kun for klasse 0 estimater at nøkkeltall skal benyttes som kilde for kostnadsestimeringen. For klasse 1 estimater kan nøkkeltallsdatabasen benyttes for prosjekter hvor det er naturlig å benytte nøkkeltall. Når prisene samles inn, skal de arkiveres på en formålstjenlig måte slik at sporbarheten beholdes. Det er viktig at man har full oversikt over hvilke priser som er innhentet på hvilket tidspunkt og i hvilken versjon av kostnadsestimatet de er blitt benyttet. Det skal også holdes oversikt over de forutsetninger/avgrensninger som gjelder for de innhentede prisene. Man må kunne generere rapporter fra prisdatabase for å kunne dokumentere sporbarhet og prisforutsetninger. Vurder gyldigheten av priser Etter at prisene er innhentet må de analyseres og vurderes i forhold til det nye estimatet. En viktig del av analysen er å undersøke hvilke elementer som er inkludert/ikke inkludert i prisen. Normaliser og indekser prisene For at prisene skal kunne benyttes må de normaliseres for eventuelle spesielle forhold som ligger til grunn i erfaringsprosjektet. Dersom et kostnadselement som er inkludert i erfaringstallet ikke skal med i estimatet, trekkes dette elementet ut. Priser skal indekseres til estimatets gjeldende prisnivå, «dagens krone», basert på SSBs årlige indekser for indeks nr : Byggekostnadsindeks for veganlegg. Siste utgitte indeks legges til grunn helt til neste års indeks utgis av SSB. Etter indeksering kan det være relevant å gjøre tilpasninger til det gjeldende omfanget. Tilpasningen kan være relatert til tekniske forhold, krav til standard, sikkerhet, miljø osv. Vurder korreksjonsfaktorer Ved utarbeidelse av klasse 0 og klasse 1 estimater skal det vurderes om kostnadene skal justeres med korreksjonsfaktorer. Korreksjonsfaktorer tar hensyn til særegne forhold som vil ha relativt stor innvirkning på prosjektets kostnad.

13 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 13 av 18 Disse kan for eksempel være knyttet til: Nærføring Kompleksitet i trafikkavvikling Banestandard Tilkomst Merk at bruk av korreksjonsfaktorer hovedsakelig finner sted kun i klasse 0 og klasse 1 estimater. I klasse 2 estimater vil disse forholdene bli ivaretatt gjennom estimeringsmetodikken (nedenfra og opp og/eller ressursberegninger). For eksempel trenger ikke estimatet lenger å bli justert for nærføring i like stor grad, da kostnaden for antall sikkerhetsmenn samt ulempekostnader vil være inkludert Utarbeidelse av kostnadsestimatet Opprett kalkyle i Microsoft Excel Det stilles krav til at estimatet utarbeides i henhold til nøkkeltallstruktur for klasse 0-estimater og prosjektnedbrytningsstruktur for klasse 1 og 2 estimater. Verktøyet som skal benyttes er Microsoft Excel. Egen Excel-mal er laget og skal benyttes for klasse 1 og klasse 2 estimater, se STY : Mal for kostnadsestimering. Legg inn mengder og foreta kostnadsberegninger Legg inn mengder og priser i regnearket og foreta kostnadsberegninger. Gjør kontrollberegninger underveis for å sikre riktighet. Dokumenter hva som inngår i hvert kostnadselement inkludert forutsetninger, avgrensinger og antakelser Det er mange grunner til å dokumentere hva som inngår i hvert kostnadselement. For det første vil det bidra til å sikre at alle kostnadselementer blir tatt med i beregningene. For det andre vil det bli enklere å oppdatere estimatet dersom prosjektets omfang eller priser blir endret, og for det tredje vil det sikre sporbarhet mellom estimators vurderinger og estimatet. Særlig viktig er det å dokumentere/kommentere eventuell bruk av korreksjonsfaktorer. STY : Mal for dokumentasjon av kostnadsestimat skal brukes sammen med merknadsfeltet i kalkylen. For å dokumentere prosjektets omfang, dets priser og mengder på en oversiktlig og strukturert måte, skal det utarbeides KTR-ark. KTR-arket skal blant annet inneholde informasjon om: Arbeidsomfang Spesielle grensesnitt Forutsetninger, avgrensinger og antakelser (normalisering og korreksjonsfaktorer) Basiskalkyle Fullstendig mal for KTR-ark er gitt i STY : Mal for KTR-ark. Dersom det oppstår endringer i omfang, tid, kostnader eller ressurser, skal de aktuelle KTR-arkene revideres. Det skal lages KTR-ark for alle klasseestimater. Krav til detaljeringsgrad vil imidlertid avhenge av prosjektets modenhetsklasse.

14 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 14 av Kvalitetssikring av basiskalkylen Foreta referansesjekk mot prosjektets tidligere estimater og erfaringer i andre prosjekter Estimater i hovedplan-/detaljplan-/byggeplanfasen bør sammenlignes med foregående estimat. Endringer i kostnader skal kunne forklares og dokumenteres, for eksempel ved å vise til endringer i omfang, priser eller forutsetninger. Referansesjekk kan også foretas ved å oppdatere foregående estimater i henhold til dagens informasjon om priser, mengder, trender etc., og se om nytt og gammelt estimat avviker mer enn forventet. Sammenlikn også estimatet mot beregninger på liknende prosjekter, både pågående og avsluttede (benchmarking). Nyttige sammenlikninger kan for eksempel være pris per lm tunnel, bru, overbygning, underbygning og lignende. Resultatet av sammenlikningen skal vedlegges kostnadsestimatet. Gjennomgå sjekkliste for estimeringshåndboken Som et ledd i å kvalitetssikre kostnadsestimatet, skal estimator og PL i Bane NOR i fellesskap gå gjennom sjekklisten gitt i STY : Mal for dokumentasjon av kostnadsestimat. Foreta kvalitetskontroll av basiskalkylen Basiskalkylen skal kvalitetssikres gjennom tverrfaglig gjennomgang, sidemannskontroller og tilslutt utsjekkes av estimator og PL i Bane NOR. Følgende skal gjennomgås: Er helheten og avgrensninger ivaretatt i estimatet? Er det konsistens i oppbygningen av estimatet hva angår sammenhenger, logikk, og innbyrdes avhengigheter? Er beregningene riktige? Er eventuelle korreksjonsfaktorer og normaliseringer som er gjort realistiske og hensiktsmessige? Er estimatet realistisk? (Gjøres ved referansesjekk, evt. sjekk mot nøkkeltallsdatabasen) Oppdater kostnadsestimat i henhold til funn i kvalitetssikringen Dersom det er avdekket noen feil under kvalitetssikringen som har innvirkning på kostnadsestimatet skal dette oppdateres før usikkerhetsanalysen Gjennomføre usikkerhetsanalyse og ferdigstill kostnadsestimatet En usikkerhetsanalyse vil avdekke hvordan usikkerhet vil kunne påvirke prosjektets kostnader. For en nærmere beskrivelse av usikkerhetsanalysen, se STY Instruks for gjennomføring av usikkerhetsanalyser. Kostnadsestimatet skal ferdigstilles med de siste oppdateringer fra usikkerhetsanalysen. Usikkerhetsavsetningen som fremkommer av analysen brukes til å fastsette forventet kostnad for prosjektet.

15 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 15 av Eventuell prosjektuavhengig kvalitetssikring Dersom prosjektet vurderes til å overstige 750 MNOK, skal det kvalitetssikres eksternt i henhold til FDs kvalitetssikringsordning (KS-ordningen) Ledelsens gjennomgang og godkjenning Prosjekteier skal foreta en gjennomgang av kostnadsestimatet, usikkerhetsanalyse og eventuell rapport fra ekstern kvalitetssikring. Endelig budsjett fastsettes og godkjennes formelt av prosjekteier. Kostnadsestimatet skal behandles konfidensielt frem til godkjenning av prosjekteier dersom ikke annet er avtalt Registrering av erfaringsdata Legg inn data i prisdatabasen Når prosjektet har innhentet tilbud fra leverandører skal tilbudene overføres til prisdatabasen. PL er ansvarlig for at dette gjøres. PL kan be om bistand fra fagansvarlig for estimering til registrering av prisdata. Tilbudsprisene vil utgjøre datagrunnlaget for estimering i klasse 2 estimater. Legg inn data i nøkkeltallsdatabasen For hver kontrakt som avsluttes skal erfaringsdata ( som bygget ) registreres i nøkkeltallsdatabasen. PL er ansvarlig for at dette gjøres. PL kan be om bistand fra fagansvarlig for estimering til registrering av erfaringsdata. Nøkkeltallene vil benyttes til kvalitetssikring av estimater og til overordnede kostnadsoverslag. For å sikre en oppdatert database skal kontrakter/entrepriser legges inn i databasen løpende etter hvert som de avsluttes. Dette skyldes at byggeplanfasen/ produksjonsfasen går over så lang tid og det kan være nyttig for andre prosjekter å få denne informasjonen før prosjektet er avsluttet.

16 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 16 av Estimeringsteori 4.1. Analogestimering Analogestimering innebærer å benytte de virkelige kostnader fra tidligere utførte, lignede prosjekter som basis for å estimere kostnaden til det aktuelle prosjektet. Analogestimering krever mye erfaring. Denne metodikken benyttes i klasse 0 estimater for å estimere den totale prosjektkostnaden og i klasse 1 estimater for å estimere objekter/deler av prosjektkostnaden hvor man ikke har tilstrekkelig informasjon til å foreta parametrisk estimering. Eksempel Godsterminal Ganddal godsterminal er estimert til 550 MNOK. Maks kapasitet er TEU. (1 TEU er ekvivalent til én 20 fots container). Drammen godsterminal skal ha en kapasitet på TEU, altså ca. 90 % av Ganddal. Dette tilsvarer en pris på 90 % x 550 MNOK = 495 MNOK. 4.2 Parameterestimering Parameterestimering er en teknikk som benytter en statistisk relasjon mellom historiske data og andre variable (for eksempel kostnader pr. km tunnel, bru, jernbane el.) for å estimere kostnaden for en arbeidspakke/aktivitet. Denne metodikken kan benyttes i alle typer klasseestimater, men er mest vanlig i klasse 0 og 1 estimater og til kvalitetssikring av klasse 2 estimater. Eksempel 1 Jernbanestrekning Strekningen Sandvika Asker kostet ca kr/m (alt inkludert). Farriseidet - Porsgrunn ansees som et sammenlignbart prosjekt og har en lengde på 22,7 km. Estimert pris blir kr/m x 22,7 km = 9,8 mrd NOK. Eksempel 2 Tunneler Figur 7 under viser et eksempel hvor km er valgt som en parameter for å beregne kostnader for tunneler. Tidligere gjennomførte prosjekter plottes inn i diagrammet og man kan lese ut en trendlinje/funksjon til å beregne liknende tunneler. Figur 7: Erfaringstall for tunnelutbygginger for bruk i parametrisk estimering

17 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 17 av Nedenfra og opp estimering Nedenfra og opp estimering innebærer å estimere kostnadene til de enkelte arbeidspakker eller aktiviteter på det laveste detaljnivå. Disse detaljkostnadene summeres opp til et høyere nivå for rapportering og oppfølging. Denne typen estimeringsmetodikk benyttes i klasse 2 estimater Ressursbasert estimering Ressursbasert estimering innebærer å fastsette enhetsrater for hver ressurs for å estimere kostnaden for aktiviteten (timerater for personell, materialpris/lyssignal, monteringstimer/lyssignal etc.). Hvis man mangler erfaringstall i prisdatabasen, kan man innhente pristilbud fra underleverandører/entreprenører. Denne type estimeringsmetodikk benyttes hovedsakelig i klasse 2 estimater.

18 Retningslinje Godkjent av: Steffensen, Birger Side: 18 av Referanser 1. STY Mal for dokumentasjon av kostnadsestimat 2. STY Mal for nøkkeltallstruktur 3. STY Mal for prosjektnedbrytningsstruktur for estimering 4. STY Mal for KTR-ark 5. STY Sjekkliste for terminologiliste, estimering 6. STY Mal for kostnadsestimering 7. STY Instruks for gjennomføring av usikkerhetsanalyser 8. Bane NORs prosjekteringsveilelder (åpen nettside) Revisjonsoversikt Rev nr. Dato Hovedendring