POSTPENSJONISTENE PÅ SUNNMØRE REFERAT FRA STYREMØTE

Transkript

1 POSTPENSJONISTENE PÅ SUNNMØRE REFERAT FRA STYREMØTE Dato: , kl. 11:00 Sted: Postterminalen, Digerneset Til stede: Karl Gudmund Helland sekretær Arnt Halsen kasserer Geir Gjelsten styremedlem Nelly Ytterlid styremedlem Ingunn Svenvik 1 varamedlem Knut Søvik 2 varamedlem Forfall: Ingunn Sand nestleder SAK-LISTE: 021/2017 Referat og innkomne skriv. 022/2017 Bruken av eposten [sunnmore@postpensjonistene.no]. 023/2017 Gjennomgang og endrinmger av»styrets arbeidsfordeling». 024/2017 Gjennomgang og endringer av andre lokale regler. 025/2017 Gjennomgang av Danmarks-turen. 026/2017 Gjennomgang av medlemsmøtet /2017 Planlegging av turen med «Borgundknarren» /2017 Økonomisk oversikt. 029/2017 Lederkonferansen i Drammen /2017 Eventuelt. I lederen sitt fravær ble KG valgt til ordstyrer under møtet. Han ønsket de nye i styret hjertelig velkomne. 021 Referat og skriv Referet fra forrige møte er tidligere ut sendt til styret. Enstemmig vedtatt. Det forelå ellers bare et par medlemsblad fra andre avdelinger. 022 Bruken av eposten [sunnmore@postpensjonistene.no] Dette var ikke med på den opprinnelige sakslista, men ble vedtatt tatt inn under møtet. KG forklarte litt om hvordan han har tenkt dette systemet brukt, bl.a. at alle meldinger til

2 styret nå vil bli sendt som eposter til nevnte epostadresse. Det ble også presisert at det er veldig viktig at alle i styret sjekker i epostsystemet jevnlig. Hyppigheten på minst annenhver dag er nå regelfestet i «Styrets arbeidsfordeling». Når man har lest en melding skal man tilkjennegi dette ved å svare på meldingen med f.eks. «Ingen kommentar. KG». På denne måten vet de andre i styret at man har lest meldingen, og at man f.eks. er enig i innholdet slik eksempelet viser. Spesielt viktig er dette for meldinger som gjelder forslag til saker, og invitasjoner til styremøter, medlemsmøter o.l. Dette er eneste måten andre i styret kan vite synspunktene til de enkelte styremedlemmer i saker. Dette er også eneste måten et varamedlem kan vite om vedkommende skal møte opp på et styremøte e.l., ved at noen har meldt fravær i forbindelse med en møteinnkalling. Det var enighet om at man svarer på den opprinnelige eposten, og ikke på svaret som andre i styret har gitt. Det ble presisert av styremedlemmene først og fremst må sjekke innholdet i både «Innboks» og «Sendt». Andre saker som er til observasjon, skal ligge i mappa «Saker til observasjon». Når eposter i mappene «Innboks», «Sendt» og «Saker til observasjon» ikke lengre er «aktuelle», vil KG enten slette disse eller flytte de til sin logiske plassering i mappestrukturen ellers. Saker med tilknytning til et bestemt styreverv, vil da bli lagret i mappa «Styret» der det er undermapper for alle styrevervene. Man ble ellers enige om at eposter som sendes både til og fra epostadressa, og som dermed blir lagret både i mappa «Innboks» og «Sendt», skal slettes fra mappa «Sendt». Dette er det KG som tar seg av. Ingen andre må verken slette eller flytte meldinger som er i systemet. Det ble også bestemt at alle i styret kan sende eposter fra sitt eget epostsystem, til postpensjonistenes epostadresse, men ikke dersom det gjelder eposter fra Postpensjonistene på Sunnmøre. I sistnevnte tilfelle skal man alltid sende slike eposter fra [sunnmore@postpensjonistene.no]. KG har lagt inn alle lokale lover og regler i mappa «Lover og regler», så styremedlemmene kan når som helst gå inn her for å finne disse. Det ble ellers konstatert at om man går inn på epostsystemet fra et Ipad nettbrett så vises bare hovedmappene og ikke undermappene. Dette virker på Android-mobiler. Man bør derfor bruke en pc med Windows som operativsystem på, for å sjekke denne eposten.

3 023 Gjennomgang og endringer av»styrets arbeidsfordeling» Styret gikk gjennom reglene punkt for punkt. Det tas inn et nytt punkt for lederen, om bestilling av krans ved postfolks dødsfall. Sekretærens oppgave med å sende ut ajourholdt medlemsliste pr 01.01, ble vedtatt overført til kasserer fordi det er han som har ansvaret for det sentrale medlemssystemet. Ellers ble reglene enstemmig vedtatt. 024 Gjennomgang og endringer av andre lokale regler Begravelser og bisettelser Der kom ingen merknader til forslaget. Lokalt tillegg til Basisvedtekter for foreninger Der var ingen forslag til endringer. Kasserer har oversikt over jubilanter med «runde» år, og sender gratulasjoner til disse ved passende høve. Lederen får også slik oversikt fra kasserer. Begravelser og bisettelser Styret gikk gjennom reglene. Der kom ingen merknader til forslaget. Administrative regler for betaling på møter, turer og kurs m.m Der var ingen forslag til endringer. Retningslinjer for arkivarbeidet for Postpensjonistene på Sunnmøre

4 Der var ingen forslag til endringer. 025 Gjennomgang av Danmarks-turen. Styret hadde den sendt ut en interesseforespørsel om en eventuell Danmarkstur, til alle medlemmer. Dette ble også orientert om på årsmøtet. Styret har pr dato ikke fått inn en eneste konkrét interessemelding fra medlemmene. Vi har kun fått inn en muntlig forespørsel om det kan la seg gjøre å få til en ekstra dag i Danmark. Styret drøftet hva vi skal gjøre videre med denne saken. Det tidligere oppsettet endres, og sendes ut på ny sammen med invitasjonen til neste medlemsmøte. Saken avgjøres på neste styremøte. 026 Gjennomgang av medlemsmøtet KG hadde på forhånd sendt ut et forslag til møteinvitasjon. Arnt sa fra om at han ikke kunne komme på møtet, og han hadde derfor avtalt med Ingunn Sand om innkjøp av gevinster, mat o.l. Forslaget til møteinvitasjon ble enstemmig vedtatt, med vedlegg om «Kontakt med styremedlemmene», «Medlemmer i Postpensjonistene på Sunnmøre og om Danmarks-turen. 027 Planlegging av turen med «Borgundknarren» Arnt har hatt kontakt med Øyvind Remme som både er vårt medlem og er aktiv ved Sunnmøre Museum. Han har opplyst at en slik tur vil koste kr 3000 for første time og deretter kr 1500 pr time. Dette inkluderer båtleie med båtfører. Museet har sertifisering for å gå forskjellige turer, men om vi ønsker en tur i Ellingsøyfjorden, må denne gå via Steinvågsundet pga at Nørvasundet er så grunnt østover. Styret mente at en tur på 3 timer til kr 6000 var realistisk. Vi må ha med litt enkel mat og kaffi på termoskanner. Turen bør omtales på neste medlemsmøtet, med oppfordring om rask påmelding etter «først til mølla»-prinsippet. Hvor turen skal gå kan vi bestemme seinere. Deltakerne må betale kr 200 for turen inkl snitter eller baguetter fra Bentes Catering. Dette tilsvarer 30 deltakere. Kaffi kan vi oppfordre turdeltakere om å ta med selv. Pappkrus tas med fra avdelingen. Arnt bestiller knarren til kl KG lager til en info som sendes ut med påmeldingsfrist satt til Hvem som skal ordne med kaffi og mat fastsettes på styremøtet

5 028 Økonomisk oversikt. Arnt hadde på forhånd sendt ut en regnskapsoversikt pr Han ga styret en grei orientering om regnskapsgrunnlaget. For Postpensjonistene sentralt, og dermed også delvis lokalt, er ikke de økonomiske fremtidsutsiktene spesielt lyse. Regnskapsoversikten ble enstemmig tatt til etterretning. 029 Lederkonferansen i Drammen Det eneste vi nå vet om denne konferansen, er tidspunktet. Sakliste skal visstnok sendes ut seinere. Ingunn Sand som fungerende leder reiser på denne lederkonferansen. 030 Eventuelt Der var ingen saker her. Møtet var slutt ca kl Neste styremøte: Tirsdag Møtested: Postterminalen Digerneset.