POSTPENSJONISTENE PÅ SUNNMØRE STYREINTERNT REFERAT FRA STYREMØTE

Transkript

1 POSTPENSJONISTENE PÅ SUNNMØRE STYREINTERNT REFERAT FRA STYREMØTE Dato: , kl. 11:00 Sted: Postterminalen, Digerneset Til stede: Ingunn Svenvik nestleder, fungerende Arnt Halsen kasserer Karl Gudmund Helland sekretær Ingrid Vadset styremedlem Knut Søvik 1 varamedlem Jennfrid Steinset 2 varamedlem Forfall: Geir Gjelsten leder Ingrid Vadset kom ca kl pga diverse private omstendigheter. SAK-LISTE: 001/2019 Referat og skriv, og aktuelle saker. 002/2019 Økonomisk oversikt. 003/ års-jubileet. Utnevnelse av jubileumskomite og mandat. Lokale og transport. 004/2019 Leieavtale med Herd. 005/2019 Matavtale med Bentes Catering. 006/2019 Informasjonspakke fra Postpensjonistene. 007/2019 Program for neste medlemsmøte. Foredragsholdere (Jon Per Rødset, Lars Ringseth)? 008/2019 Årsmøtepapirer. Første gjennomgang. 009/2019 Web-sida. Oppfølging. 010/2019 Eventuelt. Etter ønske fra nestleder Ingunn Svenvik, ledet sekretæren Karl Gudmund Hellanbd dette styremøtet. 001/2019 Referat og skriv, og aktuelle saker. Referat fra forrige styremøte er tidligere utsendt til styret, og opprettet med de innkomne merknader. Enstemmig godkjent. Ut over referatet fra forrige styremøte, var der ikke kommet noen andre referatsaker.

2 002/2019 Økonomisk oversikt. Arnt hadde på forhånd sendt ut en epost med regnskapet pr Regnskapet for 2018 er akkurat levert til revidering, og vil bli ferdig revidert i god tid før styremøtet der styret skal sluttvedta alle saker vedrørende kommende årsmøte. Arnt sa at foreningens økonomi er fortsatt god. Alle regninger er betalte pr dags dato. Det ble også nevnt, at siden foreninga har en så pass god økonomi, kan dette komme medlemmene til god i form av ekstra rabattering for deltakelse i vår kommende jubileumstur til Trandal og Hjørundfjorden. Regnskapsoversikten tatt til etterretning, og også dette med subsidiering av jubileumsturen. Økonomiansvarlig får i oppdrag å ta hensyn til dette i utarbeidelsen av budsjett for / års-jubileet. Utnevnelse av jubileumskomite og mandat. Lokale og transport. KG leste opp momenter fra forrige jubileumsfest, som styret burde drøfte og vurdere i dag. Styret vedtok i styresak 055/2018 at 30-års-jubileet skal foregå i forbindelse med en båttur til Hjørundfjorden. Styret ringte til Christian Gaard under møtet, og avtalte opphold med et godt måltid den ca kl Vi spurte om de hadde kapasitet til å servere til deltakere, og dette ble bekreftet av Christian Gaard. Vi sender nærmere opplysninger til Christian Gaard, om antall deltakere m.m. så snart dette er klarlagt. 30-årsjubileet og båttur på Hjørundfjorden slås sammen, og arrangeres med et jubileumsmåltid m.m. på Christian Gaard på Trandal. Styret drøftet videre om det er hensiktsmessig å oppnevne en egen jubileumskomite denne gangen. Styret mener at dette ikke er særlig hensiktsmessig, og mener at Geir er en selvskreven kandidat som leder av styret som jubileumskomite. Styret fungerer som jubileumskomite, med leder Geir Gjelsten som hovedansvarlig. Ved 25-års-jubileet ble det laget og fremført et såkallt «attersyn». Dette bør kanskje føres ajour, og fremføres som et 30-års-attersyn. Styret fattet ikke noe vedtak her. Ved 25-års-jubileet ble en representant med ledsager fra nabo-foreningene innbudt, og likedan et medlem fra Arbeidsutvalget i Postens Pensjonistforbund med ledsager, og styret drøftet om dette burde gjøres også denne gangen. Styret var av den formening, at et 30- års-jubileum ikke kan sidestilles med et 25- og 50-års-jubileum.

3 Lederen vurderer seinere (i samråd med styret) om vi skal invitere et medlem fra Arbeidsutvalget i Postens Pensjonistforbund med ledsager. Vi inviterer imidlertid ingen fra våre naboforeninger. Styret sender skriftlig invitasjon til våre æresmedlemmer. Vi sender ut en foreløpig orientering til medlemmene med epostadresse. Stikkord her er: Dato, reisetidspunkter (også fra Sæbø), feststed, uforbindtlig tilbakemelding om man kan tenke seg å være med, datofrist for en slik tilbakemelding. KG lager et forslag til en slik epost, og styret får bare 1-en dags merknadsfrist, for eposten må sendes ut snarest, slik at vi kan få tilbake de første uforbindtlige «påmeldingene» til neste medlemsmøte den Vi legger ut en foreløpig orientering til medlemmene på vår nettside. Denne artikkelen skal speile innholdet i den styrevedtatte orienterings-eposten. Vi orienterer medlemmene på de neste medlemsmøtene, om fremdriften i jubileumssaken, og sender rundt en påmeldingsliste til de som er på medlemsmøtene. Det ble også drøftet noen praktiske ting i forbindelse med denne turen. Skyssbåten går fra området Storneskaia sør for Rutebilstasjonen i Ålesund kl Den ankommer Trandal kl Festmåltidet starter kl 15.00, og varer ca 2-2,5 timer. Båten går videre innover Hjørundfjorden fra Trandal kl , og er tilbake på Trandal med avgang i retning Ålesund kl 18.30, og er tilbake i Ålesund kl Hele rundturen koster kr 585 pr person. Denne turen må vi bestille så snart vi vet hvor mange deltakere som skal reise fra Ålesund. Firmaet «Visit Flåm» har nettadresse [ og telefon [ ]. For de som ønsker å reise til Trandal fra Sæbø, ordner Christian Gaard båtskyss tur og retur til en personkostnad på kr 200. Avgangstider her må vi avtale nærmere med Christian Gaard seinere. Christian Gaard sin kontaktperson er Lenita Storeide med telefon

4 Linda Storeide kan fortelle fra Trandal og Hjørundfjorden under festmåltidet. Bør bruke ca minutter. Styret foreslo at det sendes påminnelse/opplysninger om jubileumsturen, både i forbindelse med invitasjoner til medlemsmøter, men også ved et «oppslag» på nettsida vår. 004/2019 Leieavtale med Herd. Styret viser til det avtaleutkastet som Geir har oversendt til Herd, og vi undrer oss over hvorfor Herd ikke har tatt hensyn til våre argumenter for å beholde punktene i den eksisterende leieavtalen. Dette ut fra Herd sine egne begrunnelser for hvorfor de ønsker avtalen endret, jf epost fra Herd datert Styret kjenner ikke til om Geir har fått noen reaksjon fra Herd ved Marianne Aambakk, på vårt siste avtaleforslag, eller om de har hatt noe møte om en ny leieavtale. Ut fra denne usikkerheten, mener styret at vi må ta skritt for å sikre at vi kan avholde medlemsmøte den og årsmøte den Så får Geir sørge for å få i havn en ny leieavtale snarest etter at han er tilbake fra sin reise. Knut tar snarlig kontakt med Herd ved Marianne Aambakk, for å få avklart om vi kan få holde møter på datoene og Helst ønsker vi også å få dette bekreftet ved en epost. 005/2019 Matavtale med Bentes Catering. I 2017 inngikk foreninga en matavtale med Bentes Catering. Denne avtalen ble videreført for 2018 ved epostbekreftelse fra firmaet datert Vi må ta kontakt med firmaet for å høre om nåværende leveringsavtale kan videreføres også for 2019, eller om de ønsker noe endret. Ingunn ringer firmaet og ber om en videreføring av eksisterende avtale, og opplyser at vi vil bekrefte dette ved epost. 006/2019 Informasjonspakke fra Postpensjonistene. Styret har i styresak 058/2018 vedtatt at for å sikre at handlingsplanen blir en viktig del av verktøyet vårt i lokallaget vårt, skal det være fast tema på alle styremøter.

5 Styret gikk gjennom punktet om «Medlemsutviklingen». Der vi skal kartlegge potensiale og drive aktivt vervearbeid. Dette har avdelingen lenge hatt som en del av reglene i «Styrets arbeidsfordeling» der dette er et felles ansvar for hele styret. Vi oppfordrer på medlemsmøtene, folk til å ta kontakt med tidligere postfolk som de vet ikke er medlemmer, for å få de til å bli medlemmer. Vi mener derfor at dette er ivaretatt i vår avdeling. Styret gikk så videre gjennom punktet om «Medlemsutviklingen». Der vi skal arbeide for å etablere underutvalg som kan ha ansvar for å øke deltakelsen i det daglige arbeidet med f.eks. Rekruttering, behandle/levere forslag i saker som PPF arbeider med m.m.. Vår avdeling har diskutert om vi skulle forsøkte dette med underutvalg for mange år siden. Vi fant dengang ut at dette ikke var formålstjenelig hos oss.. Vi mener fortsatt at dette punktet ikke er aktuelt for vår avdeling. Styret gikk så gjennom punktet om «Økonomi for Postens Pensjonistforbund». Her skal avdelingen søke om støtte fra de ordninger som er tilgjengelige lokalt og regionalt, samt å vurdere om det finnes egnede oppgaver som kan gi inntekter i avdelingen. Styret viser her til styresak 052/2018 der Geir fikk i oppdrag å sjekke ut forskjellige ting. Denne saken utsettes til styremøtet da Geir er tilbake. Når det gjelder «bingo» som noen avdelinger har hatt gode inntekter fra, ser det nå ut til at slike inntekter «stuper». Bingo er sannsynligvis uaktuelt for vår avdeling. Styret har pr nå drøftet t.o.m. side 8 i «Informasjons-pakken», og vil drøfte etterfølgende punkter på seinere styremøter. 007/2019 Program for neste medlemsmøte. KG har snakket med Jon Per Rødseth, og han er villig til å holde et foredrag med bildevisning fra de mange av Postkom sine hytter og leiligheter han har besøkt gjennom årene.

6 Styret har også sendt en epostforespørsel til Kulturskolen i Ålesund om de har noen som kan underholde oss med f.eks. musikk, sang, dans e.l i ca minutter. Er dette aktuelt for de, ønsker vi at de underholder på medlemsmøtet 05.02, men går ikke dette, er de aktuelle også på medlemsmøtet den Vi satser først og fremt på å få til et underholdningsinnslag ved elever fra Kulturskolen, men har Petter Hole Drabløs og kanskje også Lars Ringseth, som reserve til dette møtet. Kan ingen av disse delta, får KG fortelle posthistorier fra det virkelige postliv. KG har også snakket med Lars Ringseth, og han er villig til å holde et foredrag med bildevisning fra en av sine turer. Han er imidlertid syk for tiden, så dette må vi prøve å få til seinere i år. KG viser hvor og hvordan medlemmene finner invitasjoner til medlememøter. KG lager til spørsmål til vår faste quiz-konkurranse. KG lager til forslag til møteinvitasjon etter standard oppsett. Hva mener dere med «liste»? 008/2019 Årsmøtepapirer. Første gjennomgang. Etter aktivitetskalenderen for 2019 er det styremøtet den som er avsatt til endelige styrevedtak i årsmøtesakene. Likevel drøftet styret sekretærens forslag til årsmelding for 2018, arbeidsplan for 2019 og styrets forslag til møteleder, referent og protokollunderskrivere, som tidligere er utsendt til styret. Tilsvarende gjelder for regnskapet for Her henvises det til styresak 002/2019. De årsmøtesakene vi i dag ikke kan vedta, er budsjett for 2019, og selvsagt valgkomiteens forslag. Årsmeldingen, arbeidsplanen, forslaget til møteleder m.m. og regnskapet for 2018 ble enstemmig styrevedtatt.

7 Arnt lager et forslag til budsjett for 2019, der det spesielt blir innarbeidet inntekter og utgifter til 30-års-jubileumsturen. Arnt sender dette budsjettforslaget til styret i god tid før neste styremøte Valgkomiteen har meldt fra om at de er i arbeid, men mangler kandidat som nestleder. Styret drøftet dette med de tillitsverv som skal besettes på kommende årsmøte, og Ingunn ble overtalt til å stille som nestleder for nye 2 år, og skal melde fra om dette til valgkomiteen. KG har sagt seg villig til å gå på ytterligere 2 år. Jennfrid er også på valg for 2 nye år, men melder fra til valgkomiteen om hun tar gjenvalg eller ikke. Tatt til etterretning 009/2019 Web-sida. Oppfølging. Styret drøftet om ting skal slettes, endres eller legges til på avdelingens nettside. Det legges inn en liten påminnelse om å registrere seg i «Grasrot-andelen» slik at foreninga kan få litt ekstra inntekt fra tippemidlene. Vi legger ut en foreløpig orientering til medlemmene om jubileumsturen på vår nettside. Her bør et passende bilde av Trandal eller fra Hjørundfjorden tas inn. Denne artikkelen skal speile innholdet i den styrevedtatte orienterings-eposten. «God jul og godt nytt år» tas vekk. «Da er julemøtet 2019 også historie» tas vekk. Der er konstatert feil i oversikten over jubilanter. KG retter opp lista snarest.

8 «Aktivitetsplan for 2018» tas vekk. «Referat fra lederkonferanser» tas vekk. 010/2019 Eventuelt. KG orienterte litt om at Landsstyret i forbundet har vedtatt å innføre et nettbasert arkivsystem. KG skal være med på dette arbeidet. Møtet var slutt ca kl Neste styremøte: Tirsdag Møtested: Møterommet, 2dre etasje, Postterminalen Digerneset.