POSTPENSJONISTENE PÅ SUNNMØRE STYREINTERNT REFERAT FRA STYREMØTE

Transkript

1 POSTPENSJONISTENE PÅ SUNNMØRE STYREINTERNT REFERAT FRA STYREMØTE Dato: , kl. 11:00 Sted: Postterminalen, Digerneset Til stede: Geir Gjelsten leder Ingunn Svenvik styremedlem Ingrid Vadset styremedlem Knut Søvik styremedlem Karl Gudmund Helland sekretær Jennfrid Steinset 2 varamedlem Forfall: Arnt Halsen økonomiansvarlig Lars Inge Ringseth 1 varamedlem SAK-LISTE: 019/2019 Referat fra forrige styremøte, skriv, og aktuelle saker. 020/2019 Økonomisk oversikt. 021/2019 Program for neste medlemsmøte. 022/2019 Gjennomgang av jubileumsturen. Utsjekk av invitasjon og evt andre ting. 023/2019 Oppfølging/utsjekk av tidligere vedtak. Vurdere om det skal være fast post på styremøter. 024/2019 Nytt nettbasert arkivsystem. Testpersoner fra styret. 025/2019 Web-sida. Oppfølging. 026/2019 Informasjonspakke fra Postpensjonistene. Tredje gangs gjennomgang. 027/2019 Eventuelt. 019/2019 Referat fra forrige styremøte, skriv, og aktuelle saker. Geir ønsket velkommen til styremøtet. Referat fra forrige styremøte er tidligere utsendt til styret, og opprettet med de innkomne merknader. Enstemmig godkjent. Avdelingen har fått i retur et brev angående medlemskontingenten. Brevet sendes ut på nytt med korrekt adresse. Vi har fått noen papireksemplarer av andre foreningers medlemsblader.

2 I ett av bladene var det skrevet at avdelingen hadde fått kr fra «Onkel-fondet». Dette er visstnok et fond som skal yte bidrag til velferds- og sosiale tiltak som fremmer sosial aktivitet og trivsel blandt postens nåværende og tidligere ansatte. Geir forespør Harald Ekroll om mulighetene til å kunne søke midler fra dette fondet også for vår avdeling. Arnt hadde foreslått at referater fra styre- og medlemsmøter ikke gjøres så omfattende og detaljert som hittil. Han hadde fått signaler fra medlemmer på at spesielt referatene fra medlemsmøtene var for lange og omfattende. Vi har praktisert begrepet «referat» som skal gjengi noenlunde det som har foregått på et møte. Ønsker man ikke et utfyllende referat, har man begrepet «Protokoll» der man i i utgangspunktet bare skal angi hva saken gjelder og saksvedtaket. Styret drøftet disse tingene ut fra både fordeler og ulemper. Fordelen med et utfyllende referat er at de som ikke er til stede på f.eks. et medlemsmøte, etterpå kan få god informasjon om hva som foregikk på møtet. Ulempen er kanskje at det blir for omfattende og tidtrøytende å gjennomlese referatet på medlemsmøtene. Styret mener at møtereferatene skal være en informasjonskanal ut mot medlemmene, og langt på veg erstatte f.eks. et medlemsblad. Slike referater blir med tiden også historiske dokumenter der man kan finne aktuell informasjon i. Styret ser til at sekretærens referatforslag ikke blir for omfattende når dette er utsendt til styret for merknader, men styret mener at vi fortsatt skal lage fyllestgjørende møtereferater. I steden for å lese opp referatene på medlemsmøtene kan møteleder lese opp saklista fra møtereferatet og oppgi at referatene både er forhåndsutsendt til medlemmer med epostadresser, samt at referatene i tillegg blir lagt ut på vår nettside slik at medlemmene kan finne referatene der når de måtte ønske å lese de. Er det da noen som vil ha ytterligere informasjon, så får de det der og da. 020 /2019 Økonomisk oversikt. Arnt hadde på forhånd sendt ut en epost med regnskapet pr Etter dette er det lite som har skjedd regnskapsmessig. Styret merket seg at innkommet medlemskontingent er en del lavere enn budsjettert med. Økonomisk oversikt tatt til etterretning. 021/2019 Program for neste medlemsmøte. Geir har fått Jon Per Rødseth til å fortelle litt fra noen av sine mange turer til, og opphold på, Postkom sine hytter og leiligheter. Dette blir hovedunderholdningen på møtet.

3 Etter kåseriet har vi som vanlig mat og kaffi med loddsal og trekning. Vi skal også ha en enkel quiz, og til slutt en kort gjennomgang av nettsida. KG lager til spørsmål til vår faste quiz-konkurranse. KG hadde laget til et forslag til en møteinvitasjon. Forslaget ble enstemmig vedtatt. 022/2019 Gjennomgang av jubileumsturen. Utsjekk av invitasjon og evt andre ting. KG hadde laget et forslag til turinvitasjon. Forslaget inneholdt bl.a. avgangstider for båtene både fra og til Ålesund og Sæbø. Forslaget inneholdt også hva for mat som blir servert, og hva turen koster for medlemmer og ikke-medlemmer henholdsvis til og fra Ålesund og til og fra Søbø. Invitasjonen ble enstemmig vedtatt, og sendes ut med påmeldingsfrist innen Turen legges allerede nå ut på nettsida. Styret reklamerer for turen på medlemsmøtet I styresak 003/2019 ble det bestemt at når Geir var tilbake, så skulle styret bestemme om vi skal invitere lederen i Arbeidsutvalget med ledsager, til jubileumsturen. Etter en del drøftinger, landet styret på følgende vedtak: Vi inviterer Arbeidsutvalgets leder Kjellaug Kristiansen Jota med ledsager til vår jubileumstur. Geir sender formell invitasjon. Skulle det dukke opp ting styret må ta stilling til, ordner vi det via epost eller i neste styremøte den

4 023/2019 Oppfølging/utsjekk av tidligere vedtak. Vurdere om det skal være fast post på styremøter. Styret har registrert at vi ikke har noe system for å sikre at tidligere styrevedtak blir fulgt opp. Styret drøftet derfor om vi skulle innføre en slik sjekk/gjennomgang som et fast punkt på hvert styremøte. Oppfølging/utsjekk innføres som fast post på etterkommende styremøter. Etter dette ble alle styrereferat f.o.m. styremøtet utsjekket. Følgende saker ble anmerket: Styresak 052/2018: Geir skulle undersøke med Buskerud o.a. om hvordan de har kommet med i bingo-ordningen. Geir følger opp dette så snart som mulig, og rapporterer resultatet til styret. Styresak 052/2018: Det skulle undersøkes om der er legat eller fond man kan søke midler fra. Her var det avglemt hvem i styret som skulle gjøre dette. Jf bl.a. «Onkel-fondet» nevnt i styresak 019/2019. Arnt følger opp dette, og rapporterer resultatet til styret. Styresak 009/2019: KG skulle gjøre en del ting på nettsida. Sjekket som utført. Styresak 014/2019: Arnt skulle melde foreningen inn i «Frivillighetsregisteret» i Brønnøysundregistrene. Arnt følger opp dette så snart som mulig, og rapporterer resultatet til styret.

5 Styresak 015/2019: Ingunn fikk ansvaret for å legge opp til sosiale- og fysiske aktiviteter.. Ingunn følger opp saken og organiserer en enkel tur f.eks. på Tueneset og Atlanterhavsparken etter sommerferien. 024/2019 Nytt nettbasert arkivsystem. Testpersoner fra styret. KG orienterte om at Landsstyret og Arbeidsutvalget nå har vedtatt at dette skal innføres. Der er oppnevnt en brukerstøtte-gruppe som skal ta seg av opplæring og hjelpe til med innføringen av dette systemet. KG har vært testperson for systemet før det ble vedtatt innført, men fikk ikke testet hvordan systemet fungerer f.eks. mellom andre styremedlemmer. Derfor trenger han nå en annen person for å teste bl.a. dette. Geir hjelper KG med denne uttestingen. KG gir Geir beskjed om når og hva han vil ha hjelp til. 025/2019 Web-sida. Oppfølging. Styret drøftet om ting skal slettes, endres eller legges til på avdelingens nettside. «Invitasjon til årsmøte» endres til en kort orientering om årsmøtet. Artikkelen om Jubileumsturen omarbeides i henhold til turinvitasjonen. Artikkelen «Kontingent for æresmedlemmer» flyttes til fana «Dokumenter». Artikkelen «Et nytt tilbud fra Posten» omarbeides litt og flyttes til fana «Dokumenter». Lederen ønsker å ha en artikkel der han kan skrive om forskjellige aktuelle ting som han ønsker å informere medlemmene om. Artikkelen skal ha bilde av Geir og overskriften «Lederen har ordet». Geir skriver ned det han ønsker, og sender det til KG som legger dette inn på nettsida. Alternativt kan Geir få opplæring slik at han kan legge artikkelen inn selv.

6 Dersom artikkelen etter en viss tid skulle bli «uaktuell» så gir Geir beskjed til KG om å «skjule» artikkelen til nytt stoff ønskes innlagt. 026/2019 Informasjonspakke fra Postpensjonistene. Tredje gangs gjennomgang. Styret har i styresak 058/2018 vedtatt at for å sikre at handlingsplanen blir en viktig del av verktøyet vårt i lokallaget vårt, skal det være fast tema på alle styremøter. I styresak 015/2019 drøftet styret dette med å være med i kommunale- og fylkeskommunale eldreråd. Vi har registrert at det et par steder i landet er lansert kandidater til kommunale eldreråd, men vi kjenner ikke til hvordan de lokale avdelingene der har grepet denne saken an. Vi mener fortsatt at det er naturlig å gå via lokallagene i Pensjonistforbundet dersom vi har aktuelle kandidater. Når det gjelder fylkeskommunale eldreråd så skal vel disse foreslås av lag og organisasjoner som er fylkesdekkende i det aktuelle fylket. Endelig vedtak gjøres først etter at Geir har fått sjekket med avdeling Sogn og Fjordane hvordan de eventuelt har løst dette. Geir sjekker dette til styremøtet I styresak 015/2019 utnevnte styret Ingunn Svenvik til å organisere turer o.l. Vi tar sikte på å få til én tur etter sommerferien. Turen kunngjøres på vår nettside og i epost til medlemmene. Styret har pr nå drøftet t.o.m. side 6 i «Informasjons-pakken, Del 1: Interne arbeidsmål», og vil drøfte etterfølgende punkter på seinere styremøter. 027/2019 Eventuelt. KG oppfordret styret å ikke svare på en epostmelding på et svar som en annen har gitt, enten til samme sak, og spesielt ikke om svaret fra den andre gjelder en helt annen sak enn den man skal svare på. Det var også en del forskjellige meninger om sending og svar fra styrets private epostadresser, vedrørende eposter som gjelder «sunnmore@postpensjonistene.no». I utgangspunktet skal alle (etter våre egne interne regler) i styret kun sende og svare på eposter fra adressa «sunnmore@postpensjonistene.no». Gjør man dette fra sin private epostadresse kan følgende ulemper oppstå:

7 Sender noen en epost fra sin private epostadresse, og styret forøvrig skal svare på en slik epost, vil dette svaret kun gå til avsenders private epostadresse, og forbli ukjent for resten av styret. Dersom man kun sjekker mottatte eposter i sin private epostadresse, og ikke i «sunnmore@postpensjonistene.no», kan eposter ha havnet i «søppelbøtta» og ikke bli lest. Når Lars Inge kan delta på et styremøte, setter Geir opp på saklista, at styret skal ha et enkelt «datakurs» for styret, der spesielt dette med bruken av epostsystemet, samt «Styrets arbeidsfordeling», og hvordan man finner og «manøvrerer» på nettsida vår, blir gjennomgått. Møtet var slutt ca kl Neste styremøte: Tirsdag Møtested: Møterommet, 2dre etasje, Postterminalen Digerneset.