Styringsdokument DIGITAL INFRASTRUKTUR DATASENTER

Transkript

1 Styringsdokument DIGITAL INFRASTRUKTUR DATASENTER Prosjektnummer: ArkivsakID WebSak: 17/15068 Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: Styringsgruppe/Harald Hjelde Jan Branæs, Kine Kærum-Hoff og Lars H. Ringvold, Kjernegruppe Datasenter Beslutning: Anbefaler leveranse til Digitaliseringsrådet for godkjenning av BP3 Bemanning av neste fase Prosjektleder: Jan Branæs Andre: DigIT nøkkelpersonell, Kine Kærum-Hoff Lars H. Ringvold og leverandør av ny datasenter løsning Signatur ved godkjenning (BP3): (prosjekteier) Neste fase ferdig: April 2019 Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 1

2 [Styringsdokumentet er obligatorisk og godkjennes i BP3]. Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Generell innledning Datasenter Telefoni Kommunikasjonsknutepunkt Fremtidig digital infrastruktur Prosjektets mål Mål Anskaffelsen Gevinstoversikt Beskrivelse av arbeidspakker Beskrivelse av arbeidspakkene Produktnedbrytningsstruktur (PNS) Interessenter Kommunikasjonsstrategi Rammebetingelser Føringer for prosjektet Prosjektets avgrensninger Rettslige reguleringer Prinsipielle spørsmål Organisering, roller og ansvar Prosjektorganisering Rollebeskrivelser Strategi for gjennomføring Prosjektets avhengigheter og forutsetninger Avhengigheter Forutsetninger for en vellykket gjennomføring Prosjektplan Hoved-leveranser (arbeidspakker) og fremdriftsplan Relevant informasjon og erfaringer fra tidligere prosjekter Periodisert budsjett og investeringsplan Vurdering av prosjektets risiko Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 2

3 9.5. Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer Toleranser Veiledning - Styringsdokument... Feil! Bokmerke er ikke definert. Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 3

4 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Endring Produsent Godkjent BP3 v Oppjustering fra BP2 til BP3 Lars H. Ringvold BP3 v Oppdatering Jan Branæs BP3 v Finjustering Lars H. Ringvold BP3 V Finjustering og oppdatert risikoanalyse Jan Branæs BP3 V Gjennomgang og Oppdatering Harald Hjelde BP3 V Mindre justeringer og kommentarer Jan Branæs BP3 V Oppdateringer ift pol sak Harald Hjelde DISTRIBUSJONSLOGG Versjon distribuert Dato Navn På prosjektportalen Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 4

5 1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET 1.1. Generell innledning Bærum kommune har besluttet at Kommunegården skal rehabiliteres. Dette innebærer at all tjenesteproduksjon, herunder all IT drift i bygget må opphøre og flyttes til andre lokasjoner innen en tidsfrist gitt av byggeprosjektet, som iht. seneste informasjon er satt til Dette medfører at den eksisterende, sentrale IT-infrastrukturen som i dag befinner seg i bygget må flyttes til andre lokasjoner. Dette omfatter vårt primære datasenter, ett av to kommunikasjonsknutepunkter samt telefonsentralen. Gjennomføringen skal fortrinnsvis skje uten opplevd nedetid for brukerne og med lavest mulig gjennomføringsrisiko. Det betyr at Ny digital infrastruktur må først bygges opp og deretter flyttes den løpende IT-tjenesteproduksjonen til de nye lokasjonen. Bærums kommunestyre vedtok digitaliseringsstrategien «ETT Bærum digitalt førstevalg» den 29. mars Denne strategien representerer et taktskifte mht. hva ansatte, innbyggere og næringsliv kan forvente i årene fremover, innen områder som dialog, samhandling, saksbehandling samt planlegging, gjennomføring og dokumentasjon av tjenesteproduksjonen. Kommunens politikere har bekreftet retning og stilt midler til disposisjon gjennom fastsettingen av kommunens Handlingsprogram , så vel som DigITs Handlingsplan Vedtak om gjennomføring vil være gjenstand for fortløpende politisk behandling. Formannskapet fikk 23. februar 2018 en orientering om planene for kommunens digitale infrastruktur, og saken relatert til overgang fra konsept- til planleggingsfasen av prosjekt for Fremtidig Digital Infrastruktur ble vedtatt i Formannskapet «ETT Bærum digitalt førstevalg» representerer følgende konkrete krav til den sentrale ITinfrastrukturen. Ut fra forventet behovsutvikling vil de største endringene være: Dreining mot «alltid åpent» - 24/7/365 Flere brukere/brukertyper Økt grad av applikasjoner som bare er tilgjengelige som skytjenester (SaaS 1 ) Økt grad av hybride leveransemodeller (for alle logiske lag inkludert IaaS 2 ) Økt grad av pålegg om bruk av eller valg av nasjonale komponenter som medfører dreining bort fra lokale løsninger/drift Økt behov for samordning og samhandling med offentlig sektor slik som i felles meldingssystemer i helse, velferdsteknologisk knutepunkt ol Økt grad av IoT (sensorteknologi) særlig som del av tjenesteproduksjonen Bratt økning av datatrafikk og lagringsbehov Stort behov for fleksibilitet og skalerbarhet (volum, kostnader, teknologi) Fortsatt sterke føringer mht. gevinstrealisering og kostnadseffektivitet Rehabiliteringen av Kommunegården som starter i 2019 er således ikke bare et flytteprosjekt men et naturlig tidspunkt der kommunen foretar en totalvurdering av sin IT-infrastruktur for å bygge et infrastrukturplattform som understøtter digitalisering og modernisering. I valget mellom å kopiere dagens løsninger eller å skape en plattform for realisering av «ETT Bærum digitalt førstevalg» er det bred støtte hos toppledelsen for å følge sistnevnte. 1 SaaS Software-as-a-Service, f.eks. showbie «en klar til bruk» applikasjon for elever og lærere 2 IaaS Infrastructure-as-a-Service, f.eks. tilgang til regnekraft og lagring - infrastruktur klar til å ta imot applikasjoner og data Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 5

6 Kommunens organisasjon for digitalisering og IT («DigIT») er gi tt et kommuneovergripende mandat for å sikre gjennomføringen av strategien. Dette innebærer bla. å ta ansvaret for fremtidens infrastruktur; arkitektur, investeringer og løpende drift (FDVU). Spesi elt med tanke på infrastruktur er det forventet en ytterlig ere dreining bort fra egenproduksjon mot et mer blandet produksjonslandskap der egen og 3. parts produksjon må eksistere i parallell. Det forventes at infrastrukturen kan styres som ett leveranseregime dette i motsetning til dagens situasjon der utstyr o g drift er mer som «øde øyer». Endringene som er beskrevet i dette styringsdokumentet munner ut i et målbilde som gjør det mulig å realisere måle ne som er nedfelt i digitaliseringsstrategien, herunder «Vi s kal bli god på å drive kommune». I tillegg legge s det til rette for at egne ansatte kan få frigjort tid til å fokusere på oppgaver som gir økt verdiskapning for kommunen, samt ønske om å produsere permanente driftsoppgaver med egne ansatte eller alternativt tjenesteutsette hele/deler av tjenester på et senere tidspunkt. «ETT Bærum digitalt førstevalg» innebærer også en digitalisering av arbeidsprosessene internt i DigIT, hvilket vil innebære økt grad av standardisering, forenkling og automatisering. Vi har lagt vekt på at alle investeringer og endringer som følge av utflytting fra Kommunegården b idra r til å skape en robust plattform for årene som kommer mht. arkitektur, utstyr og drift - /forvaltningsform Datasenter Fremtidens hybride datasent er skal bestå av egendrift, d rift hos 3. part med dedikerte tjenester for Bærum kommune samt tilgang til generelle infrastruktur tjenester. Det legges opp til en standardisering, en «hyperkonvergert» løsning inkludert fremtidsrettet løsning av sikre soner. Dette skal være bygget på SDDC - arkitektur (Software Defined Data Center) basert på VMware og ACI (Application Centric Infrastructure) i en helhetlig arkitektur. For datasentrene, som i dag befi nner seg i Kommunegården og på Rud, betyr utflyttingen fra Kommunegården at det i be gge nye lokasjoner (Rådhuset og Rud) skal etableres ny fysisk og logisk Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 6

7 infrastruktur for å løse fremtidens datasenterbehov. Videre skal det etableres kommersielt og teknisk opplegg for fremtidig bruk av dedikerte datasenterressurser hos 3. part. Det skal også legges til rette for bruk av generelle markedstilgjengelige datasenterressurser som Microsoft Azure, Amazon Web Services eller tilsvarende med tilpasset regelverk og styresystem for hvordan de ulike ressursene tildeles og brukes. Utgående teknologi og applikasjoner som er under avvikling skal ha sin primære lokasjon på datasenter Rud, og dersom det kreves to-lokasjons oppsett skal sekundærlokasjonen være Rådhuset. Behovene de fremtidige datasenter skal tilfredsstille kan grovt sett beskrives slik: Sørge for informasjonstilgjengelighet og informasjonssikkerhet i tråd med beste praksis og forventningen om at risikobildet vil inneholde flere og tøffere utfordringer mht. krevende behov og nytt trusselbilde. Sørge for tilstrekkelig fysisk sikkerhet gjennom løsninger og alternative lokasjoner Sørge for at Bærum kommune virksomheten og ansatte/elever har tilgang på relevante interne og eksterne applikasjoner og data Sørge for fleksibel og effektiv bruk av egne, dedikerte og generelt tilgjengelig datasenter ressurser Sørge for effektiv skalering og variabilisering av kostnader og redusere behovet for egne investeringer for å håndtere toppbelastninger eller periodiske behov. Sørge for effektivt bruk/gjenbruk av utstyr for også å sette datasenter Rud i stand til å fylle rollen for utgående teknologi og applikasjoner. I den grad det er absolutt nødvendig, sørge for nødvendige kapabiliteter ved sekundærlokasjon Rådhuset. Det overordnede arkitekturgrepet for datasenter omfatter også føringer for telefoni og nettverk. Av hensyn til helheten er det gjengitt en kort beskrivelse av Telefoni og Kommunikasjonsknutepunkt i de følgende punktene Telefoni Det legges opp til at dagens delvis analoge/digitale telefonsentral blir transformert til en hel digital løsning (IP-telefoni). Dette skal bla. sikre forenklet overgang til mobilitet og IP-basert telefoni på den midlertidige lokasjonen samt forenkle tilbakeflytting til Kommunegården etter ferdigstilt rehabilitering. Telefoniløsningen skal designes for å dekke alt behov for tale og levende bilde kommunikasjon for alle kommunens virksomhetsområder og lokasjoner. Telefoniløsningen skal muliggjøre en sømløs totalitet av det som per dato er fast og mobiltelefoni. Behovene for fremtidig telefoniløsning kan grovt sett beskrives slik: Sørge for informasjonssikkerhet i tråd med beste praksis samt forventning om at risikobildet vil inneholde flere og tøffere utfordringer mht. uønsket oppførsel og ondartet virksomhet Sørge for tilstrekkelig fysisk sikkerhet gjennom løsninger og alternative lokasjoner Sørge for at Bærum kommunes virksomhet og ansatte har tilgang på relevant intern og ekstern kommunikasjon i første omgang tale og over tid levende bilder Muliggjøre fullintegrasjon av tale og levende bilder med annen digital informasjon i enhver applikasjon, f eks som dokumentasjon Muliggjøre «ett regime» teknisk, logisk og finansielt for telefoni som per dato omtales som fast- eller mobiltelefon På denne måten vil «telefoni» bevege seg mot å bli en ordinær applikasjon og flyttes til ny digital infrastruktur som de andre applikasjonene. Det legges til grunn at denne transformasjonen er fullført for alle medarbeidere med kontor i Kommunegården før oppstart av rehabiliteringen. Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 7

8 1.4. Kommunikasjonsknutepunkt Delprosjekt «Kommunikasjonsknutepunktene» skal også inneholde videreføringen av dagens brannmurløsning. For kommunikasjonsknutepunktene, som i dag befinner seg i Kommunegården og på Rud, betyr utflyttingen fra Kommunegården at det på begge lokasjoner skal etableres ny fysisk og logisk infrastruktur for å løse fremtidens kommunikasjons- og informasjonssikkerhetsbehov. Kommunikasjonsknutepunktet skal muliggjøre og sikre informasjonsflyt mellom interne og eksterne brukere, ulike konfigurasjoner av datasenter. Behovene de fremtidige kommunikasjonsknutepunktene skal tilfredsstille kan grovt sett beskrives slik: Sørge for informasjonstilgjengelighet og informasjonssikkerhet i tråd med beste praksis og forventning om at risikobildet vil inneholde flere og tøffere utfordringer mht. uønsket oppførsel og ondartet virksomhet. Sørge for tilstrekkelig fysisk sikkerhet gjennom løsninger og alternative lokasjoner. Sørge for sikker intern kommunikasjon mellom ansatte, elever, applikasjoner, IoT, osv. Sørge for at Bærum kommunes virksomhet og ansatte/elever er koblet til «verden utenfor» samt at innbyggere, næringsliv, eksternt driftede IoT og andre interessenter kan komme i kontakt med kommunen Sørge for muliggjøring og effektiv bruk av beskrevet datasenter- og telefonioppsett Sørge for effektiv sammenkobling og trafikk på kommunens interne nettverk mellom de ca byggene kommunen benytter for sin virksomhet, de ca ansatte, ca elevene og en sterk økning av antall sensorer innen mange av kommunens tjenesteområder Fremtidig digital infrastruktur De tre delprosjektene datasenter, telefoni og kommunikasjonsknutepunkt skal sikre at den nye digitale infrastrukturen understøtter «ETT Bærum digitalt førstevalg», der flytting ut av Kommunegården er første steget i etablering av den nye digitale plattform. Det pågår dessuten nok et tredje delprosjekt som dreier seg om digitalt personlig og felles brukerutstyr. Dette er knyttet til etablering av aktivitetsbasert arbeidsform og løsninger i midlertidig bygg og tilbakeflytting til ferdig rehabilitert Kommunegård noen år fram i tid. Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 8

9 2. PROSJEKTETS MÅL 2.1. Mål Prosjektets resultatmål er å: Etablere et hybrid Datasenter Anskaffe utstyr og rettigheter til bruk av programvare, samt 3. parts IaaS drift 24/7/365 Konvertere applikasjoner på bl.a. HyperV plattform til VMware plattform Migrere alle VMware applikasjoner til ny hybrid datasenter plattform basert på VMware Sørge for fristilling av lokalene der dagens primære datasenter er lokalisert i Kommunegården slik at tidsplanen for rehabilitering kan etterleves Prosjektets effektmål er å gi: Effektiv og fleksibel drift Forutsigbare og lavere kostnader over tid Oppsett av digitale fellesressurser/datasenter som konsekvens av digitaliseringsstrategien «ETT Bærum digitalt førstevalg» Prosjektets omfang er «Infrastructure-as-a-Service» noe som inkluderer Facility, Network, Storage og Compute lagene i NIST referansearkitektur. Mao. omfanget inneholder ikke anskaffelse, drift eller forvaltning av operativsystem, applikasjoner eller databaser. Prosjekts «søsterprosjekt»; kommunikasjonsknutepunkt er en nødvendig forutsetning. Infrastrukturen vil kunne benyttes av svært mange applikasjoner, bl.a. dersom er definert som kritisk for liv og helse eksempelvis: legevakt, pleie og omsorg og vannforsyning. Realisering av målbildet innebærer at kommunen: får en konsolidert (basert på VMware), hyperkonvergert, programvaredefinert, skalerbart og fremtidsrettet datasenter mht. infrastrukturplattform (IaaS lagene) revidert opplegg av sikre soner første steg i implementering av ACI, i kombinasjon med NSX fra VMware. økt grad av vedlikehold på dagtid tjenesteutsetter drift og overvåking av IaaS laget i den nye hybride datasenter løsningen lokalisert i Rådhuset og på Rud. utgående applikasjoner vil bli lokalisert på Rud og driftes av egne ansatte 08-16, eller iht. andre SLA (Service Level Agreement) krav nedfelt i SLA avtaler mellom DigIT og det enkelte kommunalsjefs område. beholder egendrift av Facility laget i Rådhuset og på Rud (fysisk rom, strøm, kjøling, batteridrift, reservestrøm) inkludert drift og overvåking Får et grønnere IT-fotavtrykk Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 9

10 Gjennomføringsfasen vil bli basert på: Nytt fysisk datasenter i Rådhuset Mindre modifikasjoner av datasenter på Rud Utstyr, programvare og etablering av nytt kommunikasjonsknutepunkt i Rådhuset I gjennomføringsfasen vil dette prosjektet gjennomføre anskaffelsene av: Utstyr Programvare Etablering av nytt datasenter i Rådhuset og nødvendig modifikasjoner på Rud Etablering av nytt driftsmiljø tilpasset den nye hybrid datasenter løsningen Fortsette konvertering fra «Ikke VMware Plattformer» til VMware plattform Migrering fra eksisterende plattformer til ny hybrid VMware plattform Definere og etablere nye roller i DigIT som bl.a. skal dekke bestillerkompetanse, leverandørog leveranseoppfølging, mm. Løsningen inkluderer videre bruk av det utstyret og den programvaren kommunen allerede har anskaffet (innen samme type utstyr og programvare). Dette medføre at kommunen eier utstyret og rettighetene til bruk av aktuell programvare som vil bli plassert i Rådhuset og på Rud. Løsningen inkludere også tilgang til valgt leverandørs datasenter, levert av leverandørens underleverandør.. I første omgang vil slik løsning være basert på dedikert utstyr og programvare for kommunen. Det antas at det over tid vil være mulig å benytte delt utstyr og programvare med leverandørens andre kunder, noe som sannsynligvis vil øke fleksibiliteten og senke kostnadene. Videre er det forutsatt at den valgte leverandøren tilbyr tilgang til markedstilgjengelig infrastrukturtjenester som f.eks. Microsoft Azure eller Amazon. Målet «ETT logisk datasenter» innebærer at kommune fritt kan velge hvor applikasjoner plasseres; på interne datasentre, hos 3. part eller i markedstilgjengelige datasentre. Slik plassering skal kunne endres for korte perioder f.eks. pga. kapasitet eller langsiktig pga. kostnader eller behov for fleksibilitet. Dette konseptet legger til rette for følgende dimensjonering og bruk av datasentrene: Datasenter Rådhuset/Rud Hos 3. part Markedstilgjengelig Type driftsoppgaver (eksempler) Microsoft AD (Katalogtjeneste) Sikkerhet Beredskap Telefoni Volumstabile og forutsigbare applikasjoner Applikasjoner som variere i volum Vekst på nye områder f.eks. IoT Utvikling Test Maskinlæring Big Data analyse/lagring av anonymiserte data Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 10

11 2.2. Anskaffelsen På grunn av beredskapsmessige hensyn ble det tidlig i prosjekt beslutte at kritiske applikasjoner skulle driftes på datasentrene i kommunens lokaler. Dette ga klare føringer for anskaffelsen av utstyr og programvare. Valgt leverandør skal levere ferdig installert og testet utstyr kl ar til drift. Videre skal valgt leverandør bistå og sluttføre transformasjonen fra «ikke VMware baserte plattformer» til VMware og deretter migrere applikasjonene til ny hybrid plattform I planleggingsfasen har prosjektet hatt dialog med mange mulige leverandører og gjennomført en anskaffelsesprosess med følgende logikk hvor to alternativer ble vurdert : Alternativ 1 utstyr eies av leverandør, rettigheter til bruk av programvare anskaffes av kommunen og drift utføres av leverandør. Dette ble det be sluttet ikke å gå videre med. Styringsgruppen Alternativ 2 utstyr eies av kommune, rettigheter til bruk av programvare anskaffes av kommunen, drift utføres av valgt leverandør. Tegningen til venstre illustrerer flyten i oppgavene og hvilke avtaler som regulerer hvilket område. Dette alternativet skal gjennomføres med EN leverandør for alle leveranser. Leveransene blir regulert gjennom 4 sett standardavtaler ref. difi og anskaffelse.no. Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 11

12 Avtalenes omfang er slik: SSA-K avtalen regulerer kjøp av utstyr og programvare SSA-T avtalen regulerer transformasjon/migrering til ny hybrid datasenter løsning SSA-D avtalen regulerer etablering an den hybride datasenter løsningen, samt drift av den nye løsningen i Rådhuset og på Rud. SSA-V avtalen regulerer support, vedlikehold og fremtidig støtte for videreutvikling Gitt beløpene størrelse og forpliktelsen over tid har anskaffelsene resultert i et fremlegg for Formannskapet der alternativ 2 blir anbefalt for godkjenning som del av at prosjektet oppnår BP3 godkjenning Gevinstoversikt Gevinstoversikten fra Konseptfasen er opprettholdt, da det ikke har fremkommet forhold som har gitt grunn til å endre planlagte gevinster. Gevinster Robust digital infrastruktur som kan håndtere den forventede utviklingen som følge av økende grad av digitalisering av dialog, samhandling, saksbehandling samt planlegging, gjennomføring og dokumentasjon av tjenesteproduksjonen Skalerbar infrastruktur Forvaltning og drift på dagtid. Bedre bruk av ansatte og mindre press på bruk av kvelder og netter. Unngå problemet med at «det ikke ble tilstrekkelig tid i løpet av vedlikeholdskvelden til å gjennomføre alle planlagte endringer» Beredskapsorientert løsning av telefoni og kommunikasjonsknutepunkt lokalisert og driftet i datasenter Rådhuset og Rud Sikker «siste skanse» mht. intern kommunikasjon i tilfelle av uønskede situasjoner For hvem, og hvordan fremkommer gevinsten? Bærum Kommune som organisasjon og for innbyggere og næringsliv For kommunens virksomhet, f.eks. Big Data, IoT, kunstig inteligens, svingende behov og lignende Primært for DigIT, men indirekte for hele kommunen. F.eks. er skkerhetsoppdateringer er kritisk for alle brukere og funksjonelle er viktig for de aktuelle brukergruppene Primært til nytte for brukere (omsorg, helse, osv), vann og avløp og andre samfunnskritiske funksjoner. Deretter for innbyggere/næringsliv så vel som kommunens ansatte som skal nås, gjøre oppgaver eller være informert Forutsetninger for at gevinsten skal kunne realiseres Gjennomføre foreslåtte tiltak Gjennomføre foreslåtte tiltak Gjennomføre foreslåtte tiltak Gjennomføre foreslåtte tiltak Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 12

13 Robust digital infrastruktur med mulig flytting av applikasjoner mellom kommunens to og leverandørens to datasenter på en relativt enkel måte Bærum Kommune som organisasjon og for innbyggere og næringsliv vil faren for driftsavbrudd (over lengre tid) bli sterkt minimalisert Gjennomføre foreslåtte tiltak 3. BESKRIVELSE AV ARBEIDSPAKKER 3.1. Beskrivelse av arbeidspakkene Ved slutten av gjennomføringsfasen ser prosjektet for seg følgende arbeidspakker. Arbeidspakke Sluttføre konvertering fra Hyper-V til VMware Sluttføre flytting av Fysiske MSSQL Servere til VMware Flytting av utgående plattformer Flytting av Oracle VM og EPOS løsninger Flytting til Office 365 Mottak fra Hyper-V og MSSQL servere til VMware Sluttføre kontraktsforhandlinger Datasenter Installere HW og SW Operasjonalisere nytt driftsopplegg for IaaS laget Flytting av VMware til nye datasenter Opplæring Revidere DigIT tjenestekatalog Beskrivelse Transformasjon av applikasjoner (som kommunen skal beholde over tid) og servere fra Hyper-V til VMware (basis SW for den nye plattformen) Flytting av databaser fra fysiske servere i Intern og sikker sone til virtuelle servere i VMware. Flytting av utgående plattformer til Rud Flytting av Oracle VM og EPOS løsninger Flytting av Office 365, for bl.a. å frigjøre plass til å gjennomføre Hyper-V til VMware konvertering før nytt HW blir installert Ta imot konverterte Hyper-V og MSSQL løsninger til VMware på dagens utstyr, for å lette flytting til ny IaaS plattform Sluttføre forhandlinger med valgt IaaS driftsleverandør, inkl. utstyr (som skal eies av kommunen) og nødvendig tilleggsprogramvare, samt plan for etabling av datasenter og ny driftsplatform basert på hybrid IaaS driftsplattform. Installere ny HW og SW i RH og Rud Etablere nytt driftsmønster som inkludere samhandling mellom DigIT og valgt IaaS driftsleverandør. Det legges til grunn at implementering skjer med basis i ITIL prosessene, som må avstemmes mot driftsprosessene til valgt IaaS drifts leverandør. I tett samarbeid med valgt IaaS leverandører, gjennomføre transisjon og transformasjon, flytte produksjon ved bruk av egne ansatte og leverandørens personale Opplæring i ny drift og nye rutiner, samt ny SW Revidere DigITs tjenestekatalog og intern pris/finansieringsmodell Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 13

14 Nedstengning av datasenter Kommunegården i henhold til tidsplan definert av Kommunegårdsprosjektet Nedstengning av drift og fjerning av resterende utstyr senest på den dato den til enhver tid gjeldende tidsplanen foreskriver dvs. senest pr. slutten av mai Produktnedbrytningsstruktur (PNS) Prosjektets hovedleveranser (produkter) er beskrevet i detalj på prosjektportalen. Det er den Leveranseansvarlige som oppdaterer disse planen jevnlig, og rapporterer status til delprosjektleder for Datasenter ukentlig. 4. INTERESSENTER Prosjektet har følgende interessenter: Navn og linjerolle Kommunestyre og Formannskap Rådmannen og Rådmannens ledergruppe Prosjektleder for rehabilitering av Kommunegården Rådhusforvalter Ansatte i kommunen DigIT Publikumstjenester i BK Vil kunne påvirke prosjektet, på hvilken måte? Beslutte konsept og stille finansielle midler til rådgihet Skal kunne forstå, forklare og forsvare prosjektet Har tidsfrister for oppstart av rehabiliteringen Har fått et datasenter i kjelleren i Rådhuset Vil kunne bli påvirket av prosjektet, på hvilken måte? Hvis katastrofe i gjennomføringen, tap av omdømme Hvis katastrofe i gjennomføringen, tap av omdømme Dersom Datasenter Kommunegården fremdeles understøtter applikasjoner ved angitt tidsfrist kan ikke datesentret stenges og rommet tømmes. Dette kan gi rekkefølge eller tids/kostnadsmessige utfordringer for rehabiliteringen Må ta hensyn til at datasentret har drift 24/7/365 mht. vedlikehold og ettersyn av bygning Det vil kunne oppstå nedetid under flyttingen. Vil måtte akseptere endringer i arkitektur og arbeidsoppgaver. Det vil kunne oppstå nedetid under flyttingen Kommunikasjonsstrategi Vellykket gjennomføring av prosjektet så vel som etterfølgende gevinstrealisering er nært koblet med involvering, reell evne til å lytte, forankring av målbilder og endringsaktiviteter samt håndtering av de innvendinger som ikke kan innfris. Løpende involvering og transparent kommunikasjon er et virkemiddel som fortsatt vil bli brukt. Prosjektet vil fortsette å holde en åpen og tilgjengelig logg mht. alle innspill og håndtering av disse. Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 14

15 5. RAMMEBETINGELSER 5.1. Føringer for prosjektet Muliggjøre rehabilitering av Kommunegården ved å ha nye datasentre Maksimal gjenbruk av anskaffede programvarelisenser Bidra til realisering av «ETT Bærum digitalt førstevalg» Bidrag til ny forvaltnings- og driftsmodell for digitale løsninger Benytte anskaffelsesregelverket 5.2. Prosjektets avgrensninger Avgrensinger for prosjektet: Tidspunkt for utflytting fra Kommunegården er 1. juni Tidspunkt for innflytting i midlertidig kontorlokasjon er antatt å være i løpet av 1. halvår Verken Kommunikasjonsknutepunkt eller Telefoni er en del av dette delprosjektet, men det er klare logiske, fysiske og praktiske avhengigheter som vil medføre behov for koordinering av arkitektur, løsninger, utstyr, anskaffelse, installasjon, testing og fremdrift. I den grad det er mulig skal eksisterende rammeavtaler for HW/SW og tjenester respekteres og benyttes. Annen pågående prosjektaktivitet som berører DigIT både i linje- og prosjektorganisasjonen Rettslige reguleringer Lover og forskrifter: o Arbeidsmiljøloven o Loven om offentlige anskaffelser. o Personsikkerhet 5.4. Prinsipielle spørsmål Prosjektet er ikke klar over andre prinsipielle spørsmål enn dem som er drøftet i dette styringsdokumentet. Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 15

16 6. ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR Prosjektet inngår i en struktur hvor til sammen fire prosjekter utgjøre Fremtidens Digitale Infrastruktur. Skissen under viser denne totaliteten: Organiseringen av prosjektet er satt opp i eget dokument i Prosjektportalen. Der er alle roller beskrevet for alle løpende delprosjekter innen FDI - prosjektet. For delprosjekt Datasenter har vi utarbeidet et eget dokument som beskriver rollene i detalj. Dette dokumentet er nå i ferd med å bli oppdatert med alle roller som den valgte leverandøren skal ha for resterende del av prosjektet Prosjektorganisering Prosjektorganiseringen under planleggingsfasen har bestått av ansatte i kommunen og innleid ( bl.a. prosjektleder, senior ledelsesrådgiver og delprosjektleder). Prosjekt organiseringen i gjennomføringsfasen vil utvides i forhold til planleggingsfasen med nøkkelpersoner og utførere fra valgt leverandør. Det detaljerte oppsettet vil bli klart i løpet av uke 42/43, som del av kontrakten Rollebeskrivelser Styringsgruppen Rolle Navn Tittel Prosjekteier Harald Hjelde Direktør Digitalisering og IT Virksomhetsarkitekt Tristan Rolstad Virksomhetsarkitekt Tjenesteleveranser Terje Lindstad Enhetsleder Prosjektleder Jan Branæs Senior ledelsesrådgiver Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 16

17 Strategi Lars H. Ringvold Senior ledelsesrådgiver Hovedansvarlig Leverandør NN NN For øvrig prosjektroller og bemanning kan det refereres til Prosjektportalen delprosjekt Datasenter 7. STRATEGI FOR GJENNOMFØRING Anskaffelsesstrategi Det gjennomføres anskaffelse med forhandlinger, i nært samarbeid mellom Anskaffelsesenheten og DigIT. Se pkt. 2.2 Utviklingsstrategi og valg av metode Gjennomføringen planlegges i henhold til kommunens felles prosjektmetodikk. Det blir ikke utviklet noen applikasjoner i dette prosjeket, men en automasjonsplattform som vil brukes av noen utvalgte roller i DigIT samt leverandøren. Kvalitetsstrategi Prosjektets leveranser er detaljert beskrevet i alle kontraktene (SSA-K, D, T og V) i tillegg til det som allerede ligger på Prosjektportalen. Det er klare krav til leverandørens planer for etablering av datasenter dette fremkommer av SSA-D bilag 4, mens løsningen som leveres er beskrevet i Bilag 2 Det er klare krav og målebestemmelser mht. driftsleveransene dette fremkommer i SSA-D bilag 5. Det er videre avtalt klare regler for vederlag under de ulike kontraktene med tilhørende straff om leveransene ikke er som forutsatt/avtalt. Strategi for implementering og overføring til linjen Det oppfattes vesentlig for innholdet så vel som eierskapet til resultaet at linjen i DigIT (enhet Tjenesteleveranser) er tett og hel tiden involvert i planlegging og gjennomføring av prosjektet. Dette understreks også ved at DigIT skal eie løsning for datasenter. Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 17

18 8. PROSJEKTETS AVHENGIGHETER OG FORUTSETNINGER 8.1. Avhengigheter Avhengigheter for delprosjekt Datasenter: Forankring og fremdrift mht. generell digitalisering av Bærum kommune Stabilitet over tid av arkitekturmålbildet Øvrige prosjekter internt i DigIT opp mot Kommunegårdsprosjektet Øvrige prosjekter som til sammen utgjør Fremtidig Digital Infrastruktur: o Kommunikasjonsknutepunkt o Telefoni o Digitalt brukerutstyr 8.2. Forutsetninger for en vellykket gjennomføring Forutsetningene for gjennomføring av flytting av digital infrastruktur fra Kommunegården er: Tilstrekkelig tilgang på nødvendige DigITs ressurspersoner, alternativt anledning til tilsvarende bruk av 3. parts konsulenter Tilstrekkelig tilgang på nødvendige valgt leverandørens ressurspersoner navngitt i kontrakt som nøkkelpersoner Tilgang på tilstrekkelige investeringsmidler o for gjennomføring av prosjektet og nødvendige investeringer Tilgang på tilstrekkelige driftsmidler Beslutninger for å sikre veivalg og videre fremdrift Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 18

19 9. PROSJEKTPLAN Styrings gruppen har 3. oktober fastsatt følgende hovedplan for gjennomføring av prosjektet: Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 19

20 9.1. Hoved-leveranser (arbeidspakker) og fremdriftsplan Milepæl (BP3-BP5 og Dato Referanse til arbeidspakkene i kapittel 3 andre viktige leveranser) BP 3 Oktober 2018 Formannskapsbeslutning BP-4 Mai 2019 Klargjøre (reviderte) ITIL prosesser, samspill med leverandør ACI mikrosegmentering Del 2 Gjennomføre konvertering fra Hyper-V til VMware og fra MSSQL server til VMware Mottak fra Hyper-V og MSSQL servere til VMware Flytte utgående systemer til Rud Flytte VMware løsninger fra KG til RH og Rud Flytte Oracle VM/EPOS Installering av ny HW og SW Avklare nye roller for leveranse og leverandøroppfølging Opplæring i ny driftsplattform Oppstart ny driftsmodell Revidere DigITs tjenestekatalog BP-5 Juni 2019 Nedstenging av KG og avslutte prosjektet Dokumentasjon endelig godkjennelse, men løpende godkjennelse underveis i prosjektet 9.2. Relevant informasjon og erfaringer fra tidligere prosjekter DigIT har ikke gjennomført lignende prosjekt tidligere. Derfor har vi lagt vekt på å lytte til markedets løsningsforslag og gjennom erfaringsinnhenting fra andre kompliserte prosjekter og gjennom bruk av eksterne konsulenter Periodisert budsjett og investeringsplan Investeringer Det anbefalte alternativet er en hydrid løsning der kommunen kan videreføre nylig anskaffet utstyr og mange av dagens programvarelisenser. Kommunen må likevel anskaffe ytterligere utstyr og rettighet til bruk av programvare. Det er lagt opp til 30% årlig vekst i behov for regnekraft og lagring for å kunne sammenligne de ulike leverandørene. De faktiske investeringene over de kommende år vil være avhengig av den reelle veksten. Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 20

21 Kalkylemodellen gav under konsept og planleggingsfasen et kostnadsnivå på MNOK/år. Usikkerheten i planleggingsfasen er +/-15%. Kostnadene inneholder: Kalkylemessige avskrivninger av prosjektkostnadene Andel av kommunens egen drift av datasenter Rådhuset/Rud Leverandørens kostnader (som øker over tid gitt planforutsetningen om årlig vekst) Detaljkalkylen basert på kontrakten vi nå har fått av leverandøren viser seg å ligge på ca MNOK i snitt over de kommende 5 år - med andre ord innenfor det kostnadsestimatet vi hadde i konseptfasen. Styringsgruppen har besluttet å videreføre dagens modell der Bærum kommune eier både maskinvare og programvare i datasentrene i Rådhuset og på Rud. Dette vil innebære en høyere investeringskost enn snittet på mill for 2018, men noe lavere i de etterfølgende år. Prosjektkostnadene frem til nedstengning av dagens primære datasenter i Kommunegården er estimert til MNOK. (Estimatet fra konseptfasen var 8-10 MNOK). Dette tallet stammer fra personinnsats fra følgende parter med anslagsvis lik fordeling på DigITs egne ansatte Eksterne konsulenter som bistår DigIT Personell fra valgt leverandør som bistår under flytting av applikasjonene Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 21

22 9.4. Vurdering av prosjektets risiko Risikovurderingen følger malen som er gitt i Prosjektportalen. Kopi av denne er vist nedenfor. Den forutsetter signert kontrakt med valgt leverandør 9.5. Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer Prosjektet rapporterer regelmessig til sin styringsgruppe. Prosjektet bruker prosjektportalens funksjonalitet for standard og løpende rapportering. For sensitivt materiale er det blitt opprettet et eget område på K:. Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 22

23 10. TOLERANSER [Toleranser er det tillatte avviket i positiv og negativ retning før avviket må eskaleres prosjekteier. Prosjekteier beslutter hvilket nivå disse toleransene skal ligge på.] Toleranse Tillatt avvik i positiv og negativ retning Tid Kostnad Omfang Usikkerhet Gevinster Vedlegg: Øvrig dokumentasjon finnes på prosjektportalen. Bærum kommunes mal for Styringsdokument FDI Datasenter 23